導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇合同檔案管理方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

很多醫院仍舊是采用傳統的合同檔案管理辦法，使得管理工作存在很多的問題，讓醫院的合同檔案管理工作落后、效率和質量都不高，檔案的管理是醫院工作的基礎，因此面對這種情況，必須對其的管理辦法進行創新，不斷的提高管理工作的水平。

1、合同檔案的含義

其是指從合同的簽訂到終止，在這個時間段內形成的體現了簽訂合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相關的具有保存的價值的其它文件材料。

2、醫院合同檔案管理工作存在的問題

2.1合同檔案保管機制不完善，缺乏合理的規章制度

醫院中每個科室都有自己的工作職責，需要遵守相應的規章制度，但是在合同檔案管理上雖然有相關的管理體系，但是卻仍然有一些問題，具體表現在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責范圍也不完善，缺乏明確的規劃和劃分標準，這些都讓醫院的管理機構設置不統一，管理上也沒有統一，沒有發揮出其應有的功能，對信息資源的整理和分類的工作無法有效的展開，這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類的工作都無法做好，信息資源就更加無法實現共享，這些都為科學化的合同檔案管理工作帶來了難度，也無法滿足醫院發展對于檔案管理的需求。

2.2缺少專業的管理人員，對醫院合同檔案管理的重要性認知不足

信息化技術在其他領域中的廣泛應用，在醫院的合同檔案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和質量，但是還有一些人對于合同檔案管理的信息化建設缺乏正確的認識，重視程度也不夠，他們的思想過于陳舊，還在使用傳統的卷宗檔案的管理方法，而且管理人員中缺乏專業的人員，檔案管理人員通常也都是別的科室來兼職的，他們缺乏專業的管理知識、方法，對于檔案的管理也沒有足夠的意識，讓醫院的合同檔案管理工作變成了一種形式，缺乏實質性，讓醫院的合同檔案管理工作停步不前，與時代的發展脫節，阻礙了醫院的發展[2]。

2.3合同檔案利用率較低

信息資源在當今的社會中也是一種十分重要的資源，也關系著行業的發展。醫院內建立合同檔案，就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料，但是還是有很多醫院并沒有重視到檔案的重要性，知識將檔案收集整理后就結束了，并沒有真正的發揮其價值，檔案存在利用率低下的問題，沒有對檔案信息資源進行合理的開發，比如一些對醫療、教學、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用，過了檔案保管的期限就急于清理和銷毀檔案資料，讓一些很有價值的合同檔案信息資料浪費了[3]。合同檔案如果沒有充分的利用，就會讓其失去它應有的價值，讓醫院的合同檔案管理工作止步不前，合同檔案信息無法物盡其用，長期如此會讓醫院的合同檔案管理工作得不到進步，影響醫院的長遠發展。

3、有效提高醫院合同檔案管理工作創新性的策略

3.1完善合同檔案管理制度

創新是需要建立在完善的基礎上，因此首先應該做的就是完善醫院合同檔案管理的管理系統，只有完善好管理系統才能在此基礎上進行創新，否則只會根基不穩。雖然我國的醫療技術一直都在發展，對于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強，但是因為管理方法陳舊，使得在其管理工作中還是存在一些不足，且管理工作比較落后，因此需要先完善管理體系， 讓其能夠滿足實際的檔案管理的需求。在完善時，應該要先明確合同檔案部門的職責，制定統一的管理標準以及評價標準，對醫院內的不同類別的載體實行統一的管理和評價，讓檔案管理和醫療服務共同發展。另外還需要擴大檔案管理的范圍，對于醫療市場改革時進行的各項活動的資料等也要進行收集和整理工作，讓采購和招標工作能夠孫經理的進行，總之要把醫療有關的信息都要記錄在檔案中，再教給專門的合同檔案管理人員進行管理。

3.2加強檔案管理信息化建設

合同檔案管理是醫院各項工作的基礎，其重要性不言而喻，體現了醫院的經濟活動，記錄了醫院的發展歷史，在醫院的檔案管理中非常重要。對于其的管理效率有效這醫院的整體管理工作。以人為本理念的提出，也對醫院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術的發展，對于其的應用越來越多，醫院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術，讓管理工作信息化是必不可少的，在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術，可以提高合同檔案資源的開發效率，信息化的管理可以讓醫院合同檔案管理工作得到極大的發展，因此醫院要重視信息技術的應用，加大對硬件設備以及醫療管理軟件的資金投入，加強信息化[4]。足夠的資金也是對其進行創新的基礎，另外，還需要規范檔案管理工作內容，保障檔案管理的信息化建設。

3.3提高合同檔案管理人員隊伍素質

信息化的合同檔案管理也對工作的質量提出了更高的要求，檔案的管理人員也不例外，管理人員除了要掌握專業的知識以外，還需要掌握信息化技術，需要具備多方面的知識和技能，滿足合同檔案管理工作對管理人員的需求。因此醫院需要為管理人員提供培訓，提高他們的專業知識以及信息技術的能力，加強他們的職業素養和道德水平，讓他們能夠明確自己的只能，用認真、嚴謹的態度面對合同檔案管理工作，提高管理工作的水平和質量。

3.4探索合同檔案管理新領域

創新是發展的動力，因此醫院的合同檔案管理工作也要進行創新，樹立創新的意識和理念，拓展合同檔案管理的新領域，要根據醫院的實際情況以及時代的變化，對工作的原理、方法進行改革和創新，通過創新和信息技術促進醫院的發展。醫院個合同檔案管理工作也要改變以往傳統的管理辦法，主動的去改變，不斷的優化管理模式，讓醫院的合同檔案管理工作能夠順利的發展。

結束語：

當今社會，信息也是一種很重要的資源，信息的保存其中一種就是建立檔案，且合同檔案管理工作是醫院其他工作的基礎，因此醫院必須要重視對合同檔案的管理工作，充分發揮醫院檔案的價值，充分利用這一種資源，促進醫院的發展，也對整個醫療科研事業具有積極的影響，醫院要為管理人員提供培訓，加強他們的知識和技能以及職業道德，讓他們用認真、嚴謹的態度去面對合同檔案管理工作，完善合同檔案管理的機制，不斷的創新管理理念、方法等，滿足社會對醫療事業的需求，讓醫療工作能夠順利進行。

參考文獻：

[1]梁初蟬.信息化時代醫院檔案管理工作的創新分析[J].科技展望.2015（15）

篇2

一、農村經濟合同檔案的現狀和存在的問題

從以上延慶縣境內調查的數據中可以看出，農村經濟合同檔案有三個特點：一是數量大，二是合同執行期限長，三是個人承包經營的多。這說明，幾年來農村經濟的發展政策是穩定的，經濟秩序、投資環境、管理方法具有一定的吸引力，并盤活了農村的資產，取得了一定的資金收益，這些資金對于農村社會穩定，促進經濟發展，興辦公益事業起到了非常大的作用。同時，也表明村級檔案室確實把絕大多數農村經濟合同保管起來了。但是，就在大量合同簽訂保管過程中，也存在著重大安全隱患。如：

1、有些村經濟合同長期不歸檔，散存在個人手中，嚴重違反了我國檔案法的有關規定，它直接影響合同的正常履行與合同約定內容的監管，如丟失或損毀，可能造成經濟損失和社會不穩定。

2、有的村經濟落后，村檔案室保管條件差，不具備永久保存的條件。檔案保管情況達不到國家要求，絕大多數是一個卷柜或木箱，放在村辦公室，有的村沒有值班人員，檔案只好放在檔案員或村干部家里。

3、有的鄉鎮、村干部對檔案工作認識及重視程度不高，對檔案工作經費投入不足，缺少檔案保管保護設施。

4、有的農村經濟合同的歸檔不全，存在散失、損毀、丟失等現象，將影響村經濟秩序的正常運轉，可能引發社會的不穩定，進而導致嚴重的后果。

二、農村經濟合同檔案管理工作應采取的措施

針對以上農村經濟合同檔案的現狀和存在問題，筆者認為：各級檔案部門應結合本地實際，根據《中華人民共和國檔案法》第十六條規定，“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案的所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施。”

國家檔案局《鄉鎮檔案工作試行辦法》第六條第七款規定鄉鎮檔案部門“根據自愿和可能代管直屬企業、事業單位及村委會具有永久、長期保存價值的檔案”等有關要求，達到村經濟合同檔案妥善保管的目的。筆者建議各級鄉鎮檔案部門應采取以下措施：

1、要求各鄉鎮黨委政府要提高對檔案工作的認識，認真理清村級經濟合同的管理情況。嚴格按照檔案法規定，采取有效措施，實行村級農村經濟合同檔案鄉鎮管理的方法，加大收集散存在個人手中的合同檔案及其他未歸檔的重要材料，確保合同檔案的安全保管和有效利用。

2、把村檔案室的經濟合同檔案及合同附件（會議記錄、村民代表會議記錄、代表簽字簿、公證書、有關批示、測量圖等）全部移交到鄉鎮檔案室代為保管，鄉鎮為村提供合同復印件，以便日常利用。

3、縣鄉鎮有關部門在指導村簽訂經濟合同時，至少簽訂一式三份，甲乙雙方各一份，第三份交鄉鎮檔案室保管，形成長效機制。

4、加大對檔案工作的投入，村檔案室均應盡快配備鐵制檔案柜，提高村級檔案的管理水平。

市場經濟條件下的經濟合同關系是最基本的法律關系，現代社會也因此被稱為合同社會。合同是一種契約，是當事人之間依法確定、變更、終止民事權利義務的協議，是經濟交往活動中的重要工具。合同是重要的證據，按照我國法律規定的“誰主張，誰舉證”原則，丟失證據不能舉證，因此而造成經濟損失是很難挽回的。

篇3

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經把合同檔案單純設置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設置，查找方便。

后發制人：如合同數量不是很多、比較零散時，可不單獨設置模塊，將其歸入對應門類便可；如合同數量較多也相對集中，最好另設一個模塊單獨管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統中建立合同數據庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細著錄。既保證原有檔案間聯系，維護其完整性和系統性，又實現了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統，將相應的條目或者數字檔案放到對應的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應入其相關行政管理類、經營管理類。國家檔案局已經出臺了企業檔案實體分類整理規則，應該依照規則結合本企業實際貫徹執行。作為企業，國家為之出臺的分類暫行規則，是本單位制訂分類方案的基本依據。企業應該以此為基本框架，結合單位實際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應歸入相應類別，并區分不同價值來保持文件間有機聯系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內容歸入相關類別即可。如合同檔案再單設一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應的主管職能部門、規章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經區分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當。

郭東升：在企業檔案整理中，同一類目的合同數量多，應該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設類。屬于不同類目的合同，應該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據關鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨設類，主要看是否方便查找利用，不要機械地用傳統管理模式來約束它。對于產生合同數量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應根據具體情況具體對待。機關事業單位往往合同比較少，大都依據《規則》按文書檔案整理方法進行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業單位，往往企業合同比較多，可把合同單獨設為一類，便于更好地為企業服務。比如，我們為一民營企業指導，在幫助其制訂分類方案時發現，企業的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關規則、規定，但得到了企業的認可。

Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區分開，我單位采用的是“復印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產權檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設類，屬于不同類目的合同，應歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統、特殊單位，就應單獨設置類目對合同檔案進行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應該根據實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產技術管理類、產品類、設備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數量比較多，可專門劃為一類；如數量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關，則放入該項目檔案之中，這還是傳統的管理手段。如實現了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標簽而已。如找某個檔案，通過標題、編號、年度、責任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內容相關的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現實的合同管理問題。要求匯總全部合同目錄，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當詳細。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓曉華：據了解，有些單位對部分應歸檔的合同、協議、房屋產權文件等經濟類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經辦人或單位負責人手中，甚至還有的認為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認為，須做到以下五點：1.加強合同檔案歸檔的宣傳工作，規范合同的文本格式，增強職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關口，確保合同協議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進行科學、細致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經辦部門專（兼）職資料員負責對由我方先蓋章的合同跟進直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發生合同糾紛，承辦人員應將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內按時間順序排流水件號，并按件號進行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結構中，用數字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內容；（3）填寫檔號章里的內容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進行掃描。8.裝盒。（1）統一年度統一保管期限檔案裝一盒，數量多的可以分盒裝，但是件號保持連續；（2）每一盒內部合同檔案裝盒順序：卷內備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

篇4

關鍵詞 檔案管理 物業檔案 規范

我國在推進城市化進程中，提出發展小城鎮，由此引發大量農村人口向大城市和中小城鎮集中，城市形成越來越多、越來越大的社區，物業管理公司應運而生。物業公司應有一套詳盡的物業檔案管理方法，加強物業檔案管理利用。

依據檔案法規定，物業檔案是指企業在物業管理活動中直接形成的對國家、社會、業主有保存和查考利用價值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。

物業檔案管理是物業的基礎工作，其基本任務是對轄區內的物業檔案進行科學、規范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業管理水平，為業主生活提供服務。

一、物業檔案的內容

（一）房產開發公司移交的基建檔案和設備檔案

2007年國務院頒布《物業管理條例》二十九條規定：“物業公司在辦理物業承接驗收手續時，開發建設單位應向物業服務公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網竣工圖；（2）設施設備的按裝、使用、維護保養等材料；（3）物業質量保修和的物業使用說明文件；（4）物業管理必須的的其他文件”。

（二）物業合同檔案

（1）開發企業與物業公司簽訂的物業管理服務合同；

（2）房屋及設備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。

（三）業主及住戶檔案

物業公司應“一戶一檔”分開記錄業主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復印件、業主房屋入住驗收單、業主車庫車位驗收單、業主和物業簽訂的各項協議、房屋鑰匙交接驗收單等。

（四）物業管理清冊

反應各樓單元、房屋數量、戶數、面積、戶型、房屋使用性質、公共區域情況及所有權狀況的物業管理清冊。

（五）物業經營、租售檔案

包括物業開展經營和延伸服務時形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業產權證明、同意出租的文件、公證書等。

（六）業主報修、物業保養維修檔案

包括業主報修登記情況、物業維修情況、維修基金使用情況、維修計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、工程預結算材料等。

（七）物業服務檔案

物業在各項服務中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。

（八）物業其他檔案

物業收費檔案、清潔工人及保安的發放工資記錄、社區衛生情況、保安值班情況、監控運轉情況、社區的公共秩序管理記錄，收繳物業費、車位使用租金、清潔工人及保安的發放工資記錄等檔案。

（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區組織各項活動的檔案等其他檔案

只有理清物業檔案包含內容，才能提高物業管理水平，提高物業服務質量，創造物業品牌價值。

二、物業檔案管理現狀

（一）物業檔案管理意識不強，存在重視物業外在業務工作輕視物業檔案管理利用；物業公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個業務部門，無法規范整理，檔案管理分散利用不方便。

（二）物業檔案管理制度不健全，無統一標準，有的單位沒有相關物業檔案管理制度，檔案分類無統一標準，檔案隨處堆放，丟失嚴重。

（三）兼職物業檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質低，加上管理的物業項目多、任務重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業檔案整體管理水平不高。

三、優化物業檔案管理、規范物業檔案管理制度

（一）物I檔案管理的基本屬性

（1）物業檔案管理具有基礎性，物業檔案是物業服務公司工作活動的原始記錄，是物業管理的基礎工作，物業檔案是物業維修、更新、改造的重要依據，；物業檔案是業主維護合法權益的原始憑證；物業檔案是物業公司各項工作的真實記錄，是物業公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業檔案具有動態性，物業服務是動態的、不斷發生變化，因此物業檔案也應及時反應物業公司的變化情況，為物業管理提供檔案依據；業主需求的動態性，物業公司提供的服務要不斷適應業主的要求，提供讓業主滿意的服務，創新服務方式，提升物業服務層次；（3）物業檔案具有服務性，物業管理本身就是服務行業，以提供令人滿意的服務為宗旨，堅持以人為本，各項管理措施應人性化；滿足業主的利用物業檔案的要求，為業主提供查詢檔案的服務。

（二）優化物業檔案管理措施

（1）提高物業公司領導及檔案管理人員的檔案意識，制定合理的檔案管理制度，加強管理，責任落實到人，組織員工參加檔案知識學習、培訓，將檔案管理列入考核項目，提升全體人員檔案意識，推進檔案工作。引進檔案專業人才，實現檔案專業化管理，還要加強計算機知識的培訓，以適應信息化的檔案管理。

（2）創新服務理念，物業檔案保管應以方便利用為宗旨，一服務業主為導向，物業檔案管理的內容要滿足業主需要、物業公司工作兩個方面。加大檔案宣傳力度，增強社會對檔案的關注，監督物業服務公司的檔案管理工作。物業公司應重點加強物業服務檔案管理。

（3）推進物業檔案信息化管理，利用計算機存儲物業檔案信息，方便查找檔案，節省檔案利用人員的時間，推進物業檔案的數字化建設。做好社區監控圖像檔案、物業組織各項活動的錄像檔案的收集保存工作。

（4）物業檔案管理是動態的，社區物業公司會發生更換，因此新的物業接收社區工作要及時進行檔案移交清點，及時掌握業主因買賣、交換、繼承等動態變更信息，將原物業公司形成的檔案與本公司檔案形成一個新的全宗，以保證物業檔案的完整性。

四、物業檔案利用服務

加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識，對于公開檔案要充分發揮其檔案價值，通過借閱、展覽等方式為業主和其他工作人員提供檔案利用

物業檔案管理貫穿于物業服務工作的全程，提高物業檔案管理水平，可以提升物業服務的整體水平，更好的服務社區居民，為改善民生、建設和諧社區做出貢獻，同時樹立公司形象，加強行業競爭力。

參考文獻：

[1] 李清華.論加強檔案管理的重要性[J].蘭臺世界，2015.S5.

篇5

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）25-0151-02

檔案是人們用來記錄歷史的一種有效方式，通過檔案人們能夠了解和掌握事情發展規律。據研究表明：成功的企業都善于運用企業的檔案資源，比如通過歷史檔案記錄，回望企業一路的實踐發展過程，從中累積成功與失敗的經驗，從而制定一套完善的企業檔案管理制度，使企業邁向更高領域。同樣，電力企業若能有效管理企業檔案，就能從中獲取有利經驗，以便剔除不利于企業發展的因素，從而促進企業的未來發展。因此為了更好地立足于社會，電力企業必須順應新時代的發展，對企業檔案進行現代化管理，提高企業效益。

1 電力企業檔案管理工作的主要內容

目前我國的電力企業檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。經過調查發現，出現這些問題的主要原因有兩個：一是檔案管理人員對管理工作內容的不明確；二是企業缺乏一套完善的工作內容管理制度。下文列出了三點電企檔案管理工作的主要內容，列出該內容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內容，并有針對性地進行檔案管理工作。

1.1 電力企業資料案卷

我國企業文書立卷的有關規定指出，各個企業必須及時對本企業在某一時期產生的文書資源進行整理，并將其組成規范的案卷。案卷一方面能夠反映企業的成長歷史、真實反映企業的社會面貌，另一方面有利于國家的監督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實現企業檔案的功能和方便電力企業的各部門工作人員使用檔案資源這兩點目的，電力企業檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進行采集，標上注明。再者對重要內容進行重點管理。最后對檔案進行系統化分類安置，進行一一歸檔。

1.3 對檔案的保護

很多電力企業由于歷史久遠，檔案會隨著時間變化而發生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業檔案進行管理，保證企業檔案的長久性和有效性。

2 對電力檔案安全風險的評估

2.1 在部門內建立專門的評估小組

高度重視電力檔案安全風險的評估工作，為了認真落電力實檔案安全工作的進行，應該進行必要的監督，要在部門之內建立專門的評估小組，小組成員要嚴格挑選，每一個組員的責任意識都需要達到非常高的水平，保證對電力檔案進行安全風險評估工作的時候認真負責，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細節都安排好，每一個人的責任都落實。

2.2 制定合理的評估標準

在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標準，才能保證評估工作科學與合理的進行，在制定評估標準的時候要依據我國法律和行業要求，比如在制定電力行業的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進行制定，電力檔案資料的保護和保管，對環境和基礎設備都有嚴格的要求，所以想要構建良好的檔案安全體系，就必須依據我國法律和法規制定合理的措施，以達到保護檔案的目的和要求來進行評估。

2.3 加強對保證評估工作的監督，以確保工作的順利進行

明確評估的目的和方式，按照要求嚴格進行評估，對建設電力檔案館的必備要求進行評估，并且比對現實，以便知曉電力檔案管理中的缺點，對電力檔案安全體系的優化和完善是十分有效的。

3 加強電力企業檔案的現代化管理

如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業想知道這個問題的答案。下面我們結合現代化需求，提出四點優化電力企業檔案管理的措施。

3.1 優化檔案管理人員隊伍

其一，電力企業檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業檔案管理局面，因此要想實現企業檔案的現代化管理，首先要提高檔案管理人員的創新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業現狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業可以通過會議形式定期對企業檔案管理人員進行新知識傳遞，培養他們的創新意識。或者通過活動的形式宣傳創新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓，提高檔案人員的創新意識。

其二，一群高素質的檔案管理人員能夠對企業的檔案進行專業、誠實管理。因此提高檔案管理人員的職業道德素質也是實現檔案現代化管理的重要步驟。電力企業可以在公司內部制定相關獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態度和責任意識，訓練他們的樂觀、堅強意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質和職業道德素質。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業檔案管理工作質量的主要因素之一。因此，強化檔案人員的工作技能是優化檔案管理人員隊伍的另一項重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設置管理情況。或者進行定期的檔案人員技能培訓，提高企業檔案管理效率和質量。

3.2 運用科技對企業檔案進行信息化管理

其一，檔案的資源網絡體制建設是實現檔案信息化管理的基礎條件。因此電力企業應該使用網絡對各個部門的檔案資源進行分類登錄，并對管理流程進行重組，使得企業資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業績考核記錄的網絡體制建設，可以在民主、公開的條件下，用網絡編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務，同時記錄員工的工作業績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責，還方便企業監督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢下的電力企業檔案管理必須以科技理念指導思想，只有這樣才能最大限度開發利用企業檔案資源，使其檔案資源服務于企業的一切生產和發展，促進企業的經濟效益。因此，電力企業應當善于運用科技比如網絡計算機等科技設備，對企業的檔案進行有效長期管理。或者通過其他的電子科技設備，整體記錄和管理電力企業的工作發展歷程，并強化資源的選取，從而改變舊式的筆記企業檔案管理模式。

3.3 通過合同的形式強化電力企業檔案的現代化管理

在當前這個法制社會體制下，合同是一項重要的、具有強制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權益的有效形式。同時，合同是當今電力企業行業約束和明確雙方責任和義務的現代化依據和手段。因此電力企業在與其他單位進行工程建設合作或者其他工作合作時，應當結合法律以及企業的經濟利益，簽訂相關的合同，并到相關的權威部門進行蓋章和確立，以保障其項目的相關檔案的統一性、權威性和準確性。同時，電力企業還應通過經濟手段對兩者之間的義務、責任、利益進行明確規定，通過經濟促進合同的有效履行。除此之外，企業還應該與企業內部的合同檔案管理工作人員進行勞動合同權利義務的簽訂，使其在法律的強制約束下，認真、用心、盡職盡責保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實保護電力企業檔案資源

遵照國家相關檔案保護的規定對企業機密檔案進行保護。首先，電力企業應當加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災、防毒蟲等等這些保護設備，避免意外事故造成企業檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業必須采取加密保護舉措，比如設置專門的安置地點、加防護鎖、身份證驗證、進行檔案備份、法律保護、設置多層密碼等措施進行加強保護。除此之外，電力企業還應當重點落實好檔案中牽連到企業知識產權和企業機密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學管理保護方法或者實行電子科技監督技術，以杜絕機密向外泄露的情況發生，保障企業檔案系統的安全。

4 結語

一方面，一個電力企業只有充分認識到檔案管理的重要性，才能加強企業管理人員的管理，從而提高企業工作效率。另一方面，一個電力企業必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現企業檔案的有效管理，促進企業又快又穩發展。

參考文獻

[1] 孫志梅.電力檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國電力教育，2010，（1）：259-260.

篇6

1 電力企業檔案管理工作的主要內容

目前我國的電力企業檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點電企檔案管理工作的主要內容，列出該內容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內容，并有針對性地進行檔案管理工作。

1.1 電力企業資料案卷

我國企業文書立卷的有關規定指出，各個企業必須及時對本企業在某一時期產生的文書資源進行整理，并將其組成規范的案卷。案卷一方面能夠反映企業的成長歷史、真實反映企業的社會面貌，另一方面有利于國家的監督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實現企業檔案的功能和方便電力企業的各部門工作人員使用檔案資源這兩點目的，電力企業檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進行采集，標上注明。再者對重要內容進行重點管理。最后對檔案進行系統化分類安置，進行一一歸檔。

1.3 對檔案的保護

很多電力企業由于歷史久遠，檔案會隨著時間變化而發生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業檔案進行管理，保證企業檔案的長久性和有效性。

2 對電力檔案安全風險的評估

2.1 在部門內建立專門的評估小組

高度重視電力檔案安全風險的評估工作，為了認真落電力實檔案安全工作的進行，應該進行必要的監督，要在部門之內建立專門的評估小組，小組成員要嚴格挑選，每一個組員的責任意識都需要達到非常高的水平，保證對電力檔案進行安全風險評估工作的時候認真負責，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細節都安排好，每一個人的責任都落實。

2.2 制定合理的評估標準

在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標準，才能保證評估工作科學與合理的進行，在制定評估標準的時候要依據我國法律和行業要求，比如在制定電力行業的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進行制定，電力檔案資料的保護和保管，對環境和基礎設備都有嚴格的要求，所以想要構建良好的檔案安全體系，就必須依據我國法律和法規制定合理的措施，以達到保護檔案的目的和要求來進行評估。

2.3 加強對保證評估工作的監督，以確保工作的順利進行

明確評估的目的和方式，按照要求嚴格進行評估，對建設電力檔案館的必備要求進行評估，并且比對現實，以便知曉電力檔案管理中的缺點，對電力檔案安全體系的優化和完善是十分有效的。

3 加強電力企業檔案的現代化管理

如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業想知道這個問題的答案。下面我們結合現代化需求，提出四點優化電力企業檔案管理的措施。

3.1 優化檔案管理人員隊伍

其一，電力企業檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業檔案管理局面，因此要想實現企業檔案的現代化管理，首先要提高檔案管理人員的創新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業現狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業可以通過會議形式定期對企業檔案管理人員進行新知識傳遞，培養他們的創新意識。或者通過活動的形式宣傳創新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓，提高檔案人員的創新意識。

其二，一群高素質的檔案管理人員能夠對企業的檔案進行專業、誠實管理。因此提高檔案管理人員的職業道德素質也是實現檔案現代化管理的重要步驟。電力企業可以在公司內部制定相關獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態度和責任意識，訓練他們的樂觀、堅強意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質和職業道德素質。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業檔案管理工作質量的主要因素之一。因此，強化檔案人員的工作技能是優化檔案管理人員隊伍的另一項重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設置管理情況。或者進行定期的檔案人員技能培訓，提高企業檔案管理效率和質量。

3.2 運用科技對企業檔案進行信息化管理

其一，檔案的資源網絡體制建設是實現檔案信息化管理的基礎條件。因此電力企業應該使用網絡對各個部門的檔案資源進行分類登錄，并對管理流程進行重組，使得企業資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業績考核記錄的網絡體制建設，可以在民主、公開的條件下，用網絡編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務，同時記錄員工的工作業績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責，還方便企業監督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢下的電力企業檔案管理必須以科技理念指導思想，只有這樣才能最大限度開發利用企業檔案資源，使其檔案資源服務于企業的一切生產和發展，促進企業的經濟效益。因此，電力企業應當善于運用科技比如網絡計算機等科技設備，對企業的檔案進行有效長期管理。

3.3 通過合同的形式強化電力企業檔案的現代化管理

在當前這個法制社會體制下，合同是一項重要的、具有強制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權益的有效形式。同時，合同是當今電力企業行業約束和明確雙方責任和義務的現代化依據和手段。因此電力企業在與其他單位進行工程建設合作或者其他工作合作時，應當結合法律以及企業的經濟利益，簽訂相關的合同，并到相關的權威部門進行蓋章和確立，以保障其項目的相關檔案的統一性、權威性和準確性。同時，電力企業還應通過經濟手段對兩者之間的義務、責任、利益進行明確規定，通過經濟促進合同的有效履行。除此之外，企業還應該與企業內部的合同檔案管理工作人員進行勞動合同權利義務的簽訂，使其在法律的強制約束下，認真、用心、盡職盡責保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實保護電力企業檔案資源

遵照國家相關檔案保護的規定對企業機密檔案進行保護。首先，電力企業應當加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災、防毒蟲等等這些保護設備，避免意外事故造成企業檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業必須采取加密保護舉措，比如設置專門的安置地點、加防護鎖、身份證驗證、進行檔案備份、法律保護、設置多層密碼等措施進行加強保護。除此之外，電力企業還應當重點落實好檔案中牽連到企業知識產權和企業機密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學管理保護方法或者實行電子科技監督技術，以杜絕機密向外泄露的情況發生，保障企業檔案系統的安全。

4 結束語

一方面，一個電力企業只有充分認識到檔案管理的重要性，才能加強企業管理人員的管理，從而提高企業工作效率。另一方面，一個電力企業必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現企業檔案的有效管理，促進企業又快又穩發展。

參考文獻

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關鍵詞：電力設計 檔案管理 數字信息化

key words:Electric power design Records management Digital informationization

電力設計檔案是電力系統建設的重要資源庫和無形資產，它是指在電力工程建設過程中的工程開工竣工報告、用電環網引接、變壓器施工容量、勘察設計合同、設計變更等檔案資料。這些檔案能為工程的竣工驗收、交付使用、維護管理、改建擴建和解決經濟糾紛提供重要的依據。因此，做好電力設計檔案管理在電力工程建設中具有十分重大的意義。

一、電力設計檔案的特點

1. 工程設計種類多。隨著電力工程的發展，其種類在不斷的增加。除了常見的水力發電站、火力發電站、變電站和輸送線路工程設計外，越來越多的電力工程設計單位涉足核電常規島、風力發電站、環境評估、工程監理等多個方面。與此同時，所產生的設計檔案種類和數量也都隨之增加，呈現出多樣性特點。

2. 涉及專業面廣，專業性強。除了機務、電氣、熱工自動化、采暖通風、輸變電外等以外，還涉及建筑結構、計算機技術、巖土工程、水文氣象、環境工程、技術經濟等多個專業。

3. 工程檔案管理形式多樣。隨著市場變化的需要，電力工程設計院所充當不僅是一個工程設計者的角色，還經常會充當業務工程師、合作伙伴或是技術咨詢師等角色。

二、現階段電力設計檔案管理中存在的問題

1.管理體系的不健全。檔案管理工作具有管理性、科學性的特點，需要一套科學、完整、可操作性強的管理規章制度。但是目前很多的工程設計院卻對檔案管理的重視程度不夠，忽視檔案資料的形成和整理，管理的手段扔停留在經驗管理和手工操作。并且在工程設計書或是大綱中也沒有明確的規定不同工程項目的歸檔范圍，對不歸檔或是歸檔不及時的現象也沒有指定相應的獎懲制度。

2.檔案管理不及時、不準確。電力設計工程檔案的歸檔應該始終貫穿于工程項目的整個過程。但是在實際操作中，往往都是等整個項目完成以后才進行整理歸檔。一方面會造成檔案管理工作的滯后，另一方面，可能會導致資料遺失或是漏掉，造成檔案資料的不準確、不規范。

3.檔案管理工作中數字信息化程度不高。隨著信息技術和辦公自動化技術的不斷發展，電力工程設計的成品越來越多的采用電子文檔的形式，電子文檔的歸檔也隨之增多。但是目前檔案管理的數字信息化建設仍處在探索和發展的階段。信息管理系統、資源管理系統CAD/CAM方面的建設還比較滯后。并且在保存下來的設計檔案中還含有大量紙質的原始底圖、專題圖、各種地形圖、相關文獻資料。這些紙質的材料都還沒有經過數字化的處理，無法在需要的時候為人們提供準確快捷、全面直觀的服務。

三、關于加強檔案管理的建議。

1.健全電力設計檔案管理機制。為了加強檔案的管理，國家制定并頒布了一系列相關的法律法規，如《檔案法》《企業檔案管理規定》《工業企業檔案分類試行規則》等。電力工程設計單位可以參考這些法律法規并結合單位自身的發展水平和實際需要，建立和健全有關電力設計檔案管理制度和實施規范。利用約束機制、激勵機制和監督機制有效的進行檔案管理。并且要著重落實領導責任制。

2.加快推進數字信息化進程。電力設計檔案數字信息化不僅包括信息資源的有序整理和開發利用、數據庫的建立、網絡建設和人才隊伍的建設，而且還包含著為做好以上各項工作制定的標準、規范。要加快推進數字信息化進程，首先要制定出相關的章程，詳細的規定出在數字化建設中每一項工作的操作、管理方法。要做好電力檔案管理數字化的基礎工作，包括：修復受損的檔案、對沒有加工的檔案進行補充，然后進行統一的掃描和數字化入庫。利用現有的較為成熟的軟件和網絡技術，建立文件、檔案和文檔交換三方面安全與管理體系。并且實行統一登錄和用戶權限管理，用戶隨時隨地都可以方便快捷的查找所需的檔案資料。

3.加強檔案管理人員隊伍的建設。定期的組織設計檔案管理人員進行專業培訓，使他們在認識檔案管理工作重要性、增強責任心的同時，掌握設計檔案在接受和整理方面的質量要求及竣工圖紙的編制方法。要特別加強相關人員的信息數字化培訓，保證高質量的進行電力設計檔案信息的收集、開發和傳遞。同時由于電力設計檔案管理所涉及的專業面廣、專業性強，因此也要主要計算機、外語等其他相關專業的人才，實現其他專業人才同檔案管理專業人才的知識互補，為更好的進行檔案管理工作服務。

電力設計檔案管理工作是一項綜合性的工作、涉及到信息化、系統論等諸多領域的知識。隨著電力設計業務的不斷拓展，開展有效的檔案管理工作也會不斷面臨新的問題和挑戰，這需要檔案管理人員在實際工作中不斷的探索和解決。

參考文獻：

篇8

 

隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。 

一、社會保險檔案管理現狀分析 

（一）社會保險的參保人數增長迅速 

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。 

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃 

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。 

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散 

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。 

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核 

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。 

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大 

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。 

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題 

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視 

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。 

（二）社會保險檔案管理體制不規范 

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。 

（三）社會保險檔案存檔的條件差 

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。 

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范 

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法 

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔 

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。 

（二）根據社保檔案類別進行分類管理 

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。 

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準 

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、it基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。 

（四）在全國統一管理下設分支機構 

篇9

隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現狀分析

（一）社會保險的參保人數增長迅速

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2.23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1.2億，工傷保險參保人數超過1.4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定（草案）》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視？

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準？

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統一管理下設分支機構

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一、檔案體制及管理制度的建立

華能**水電水利樞紐工程的檔案工作按照統一領導，分級管理的原則，建立了相應的機構，配備了專職人員。建設初期，本著建設單位要對水利工程檔案負全責的指導思想，公司在辦公室設立了資料室，配備了專職人員，負責工程資料的管理工作。其它設計、監理、施工單位也都明確了專職檔案資料管理人員，各負其責。

二、要按照檔案工作的要求，認真抓好檔案改革。

水利工程檔案部門應加強對改革檔案工作的監督、指導保存，有條件的地區可同時將一套原件移交同級國家綜合檔案館保存；要做好檔案的利用服務。縣級水利工程改革檔案除確需保密的之外，應當按照有關水利水電工程檔案管理總則進行處理。詳細制定的水利水電工程檔案管理總則如下：

第一條為加強水利水電工程的檔案管理，實現檔案工作科學化、標準>標準化、規范化、積極保護和有效利用檔案信息資源，為工程建設和管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案條例》、《基本建設項目檔案資料管理辦法》及有關的規范和標準，結合工程實際，特制定本辦法。

第二條水利水電工程檔案是在工程建設和管理活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計算機軟件等不同形式的歷史記錄，是國家的寶貴財富，各單位必須切實加強檔案工作的領導，把檔案工作列入單位目標管理崗位責任制，實行集中統一管理。在工程建設與管理中要劃出檔案工作專項經費，以保障檔案工作的正常開展。

第三條檔案工作要積極探索現代化管理方法，積極采用計算機等現代化設備和技術，不斷提高檔案管理水平，努力實現“一流工程，一流檔案”。

第四條檔案工作要確保檔案的完整準確、安全保管和有效利用。

第二章檔案機構及其職責

第五條要根據工作需要配備政治條件好、業務能力強、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其主要職責是：集中統一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關的辦法、制度，負責接收、保管、統計、鑒定、提供利用等工作，并對文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進行檢查、指導，保證檔案的完整、系統、準確和案卷質量的標準化。

第六條檔案工作在業務上受上級和同級檔案管理部門的監督、指導。

第七條檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具備專業知識，具有從事檔案工作的資格和規定學歷，身體健康，嚴守秘密，遵紀守法。要保持檔案人員的相對穩定。

三、加強管理狠抓落實群策群力做好檔案工作

**水電站位于云南省普洱市和瀾滄縣交界處的瀾滄江下游干流上，是瀾滄江中下游河段八個梯級規劃“兩庫八級”的第五級電站。是瀾滄江梯級中裝機容量最大的電站。電站總裝機容量585萬kW,是云南省繼小灣電站之后又一巨型水電工程;是我國“西電東送”、“云電外送”的重點工程項目；建成后是云南省境內最大的水電站；在全國排名第四，裝機容量僅次于三峽、奚落渡、向家壩水電站。

**水電工程項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。**水電工程檔案既是重點水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，也是全體建設者智慧和勞動的結晶。所以做好檔案管理工作是工程項目工作中的重中之重，以下是我近兩年來的檔案培訓的體會認識：

（一）、根據DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、DL/T5123-2000《水電站基本建設工程驗收規程》和《**水電站工程項目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》對水利工程竣工資料編制內容及竣工圖紙資料編制都有明確的規定和要求。**水電站前期工程項目檔案在歸檔過程中普遍存在以下問題：

1、紙張不標準

原始資料用紙不符合歸檔要求，紙張不同大小不一，給整理和裝訂工作造成不便，致使竣工資料案卷質量無法得到保證。

2、書寫不規范

常見的毛病有：原始資料的文字書寫有的是用穩定性差的圓珠筆和純蘭墨水筆寫的，甚至還有復寫的；原始資料字跡潦草，不清晰，有錯別字；隨意用涂改液涂改，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字。

3、資料不齊全

有的差開工報告，有的差工程技術要求、施工組織設計、施工方案、施工計劃；有的差竣工驗收資料（竣工驗收鑒定書，竣工驗收報告等），有的差施工總結等等。各參建單位資料收集、整理跟工程進度不同步，很多單位都是工程全部完工才開始收集、整理資料，從而造成歸檔資料不齊全，不完整。

4、整理不規范

有的原始資料不按資料分類要求成冊，成冊的又無卷內目錄，有的卷內目錄不準確，卷內目錄文件編號、責任者、日期填寫不準確；案卷題名跟卷內文件內容不相符等。

5、資料內容不準確，甚至不完善

竣工圖與實際不相符，無竣工圖編制說明，有的無竣工章；工程名稱與合同上不一致（無變更依據）；竣工資料上的合同編號跟合同上的編號不一致；蓋章簽字不符合要求（單位工程驗收應蓋單位印章，有的蓋部門印章，有的沒有蓋章），備考表上竣工文件章、檢查人簽名有的立卷人代簽;設計變更審批簽字不完善;有好幾個標段出現重要的、該歸檔的資料未歸，不該歸檔的資料歸檔了，沒有掌握工程資料歸檔范圍。

6、移交不及時

竣工檔案沒有按照竣工驗收3個月內移交檔案的規定執行，竣工檔案管理控制措施在執行時間上滯后，導致工程竣工資料丟失，歸檔竣工資料出現大量復印件現象。

前期工程項目檔案出現這么多問題，主要原因各參建單位領導對檔案工作重視不夠；檔案人員大多數都是剛從學校畢業的臨時聘用人員，流動性大，沒有參加過正規檔案業務知識培訓，專業知識欠缺，管理水平不高，服務意識差，工作往往處于一種被動應付狀態；籌建處檔案管理人員對各參建單位工程項目檔案工作的指導力度不夠。建議公司以后在其它工程建設中檔案人員在工程開工就介入到工程管理工作中，了解工程工作內容、特點、工作目標，及時對各參建單位歸檔工作進行指導，保證工程竣工檔案完整性、準確性、系統性。

（二）、**水電站主體工程又好又快推進的同時，搞好檔案管理工作刻不容緩。加強**水電工程項目檔案管理工作的建議：

1、統一思想、提高認識，加強領導

加大對《檔案法》及相關檔案工作法律法規的宣傳力度，增強各參建單位領導干部的檔案意識，促使領導干部和檔案管理部門達成共識，切實提高對檔案工作重要性的認識，這是抓好建設項目檔案管理工作的前提條件和有力保證。

2、充分發揮監理作用

在抓工程質量同時，把好工程資料質量關，檢查驗收施工單位形成的歸檔文件材料是否齊全、完整、準確。協同檔案管理部門對施工文件實行跟蹤建檔，參與工程檔案檢查驗收。

3、建立切實可行的項目檔案管理控制措施，由籌建處竣工辦牽頭，組織相關單位及相關人員定期對各參建單位的項目檔案管理工作進行檢查，發現問題限期整改。

4、加強培訓，主動指導

針對各參建單位檔案管理人員業務水平不高、流動性大的實際，每年至少舉辦一期基本建設項目檔案業務知識培訓，提高檔案管理人員的業務素質，為做好工程檔案工作，提高管理水平、檔案質量打好基礎。還可以在適當時候召開工程檔案管理工作座談會，邀請有關領導、職能部門、各參建單位領導和檔案管理人員參加，就如何抓好工程項目檔案工作進行探討，增進相互間的經驗交流，群策群力，共同做好**水電工程檔案工作。與此同時，籌建處檔案管理人員應加強對各參建單位項目檔案工作的指導力度，經常深入各工程現場進行實際指導，在檔案收集、整理過程中遇到一些實際問題在業務指導中加以及時解決，以確保檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證**水電工程項目順利通過驗收。