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中圖分類號:F27 文獻標志碼:A 文章編號:1003-949X(2015)-08-0032-01
崗位廉政風險防范教育是一種以崗位為單元,以防范廉政風險為核心,以廉政行為規范和崗位職責為基礎的新型廉政教育模式。這種教育的最大好處是貼近工作實際,具有貼近性強、針對性強、實效性強的特點。
一、開展崗位廉政風險防范教育遵循的原則
(一)教育對象從群體走向個體。在崗位廉政風險防范教育實施過程中,首先對企業所有工作崗位進行梳理分類,形成完整的崗位目錄,實現崗位廉政風險排查全面覆蓋。在此基礎上,將排查對象落實到個人,從重點崗位、關鍵崗位入手,梳理出經理、項目管理部負責人、施工管理員、材料設備采購員、合同管理員、預結算員、財務負責人等崗位的職責和權力清單,理清各崗位權力邊界、責任邊界和廉政邊界,將崗位廉政風險防范教育的對象落實到具體的崗位和個人。
(二)教育的內容從抽象走向具體。崗位廉政風險防范教育的內容與各崗位的工作職責、工作事項息息相關,崗位人員在職責范圍內查找可能潛在的風險源,分析各自崗位可能觸犯哪些法律法規,并提出防范廉政風險的措施。這種形式的教育內容更加具體,更加貼近廣大干部職工的思想和工作實際。
(三)教育的體系從零散走向系統。崗位廉政風險防范教育需要形成涵蓋所有崗位的立體化教育體系,通過建立健全機制制度,把崗位廉政風險防范教育貫穿于業務工作的全過程,貫穿于干部職工上崗、選拔、晉職、晉級的全過程,與評優評先、績效管理相結合,在企業內部構建起嚴密的防范體系,使得崗位廉政教育不斷規范化、制度化、系統化。
二、開展崗位廉政風險防范教育的方法
(一)風險排查,查準找全廉政風險點。查找風險點必須追溯到引發風險發生的源頭,即風險源。在施工企業崗位廉政風險防范教育活動中,各崗位工作人員對照崗位職責,結合以往履行職責、執行制度的情況,通過個人查、小組幫、部門議、領導審、會議定等各種方式,深入細致地查找個人在履行職責、開展業務、社會交往、處理個人重要事項等方面的廉政風險點,特別是招標、合同管理、編制及審核預結算、資金撥付、材料采購、機械設備租賃等關鍵崗位人員,要在職責范圍內深入查找、分析可能潛在的風險源,加強廉政風險點的識別和排查。
如,通過排查,項目管理部負責人的崗位廉政風險點有:向合格分供方泄露項目標底信息;將整體工程項目劃分為小工程,使單項工程規模低于法定招標規模標準,直接發包,規避招標;對合格分供方資質審核把關不嚴,導致不符合條件的單位進入合格供方隊伍。
在風險排查過程中,可以運用一些比較新穎的方式,如:將領導干部和關鍵崗位排查的廉政風險點進行公示,接受公眾的鑒別和監督。通過這種形式,可以增強廣大職工參與崗位廉政風險防范教育活動的積極性,可以更深入、更廣泛地查找各崗位尤其是關鍵崗位的廉政風險點。
(二)風險評估,從源頭控制廉政風險。崗位廉政風險源發生危害的幾率越大或者危害損失程度越大,其崗位的廉政風險等級就越高。根據各崗位排查的風險源,結合業務流程、內控制度等方面的因素,分析風險發生的條件(包括內、外部條件)、控制目標、控制措施(包括可控部分和不可控部分),確定崗位廉政風險可以分為高風險、中度風險、低風險,在此基礎上將崗位廉政風險等級設定為紅色、橙色、黃色幾個等級。
如,施工企業項目管理部負責人,在選擇合格供方、分包招標等工作上發生廉政風險的內外部條件為“極可能”,在控制措施上還存在人為操作的可能。經綜合評估,項目管理部負責人發生崗位廉政風險的可能性很高,崗位廉政風險等級可以確定為紅色。
(三)采取措施,控制崗位廉政風險。根據各崗位工作實際情況,可采取的風險控制措施一般有避免、緩解、控制或轉移等方式。避免主要指取消或暫停當前的項目或活動;緩解主要指減輕危害發生的程度或危害發生的可能性;控制主要指制訂輔助的防范措施,實時監控崗位工作在廉政風險情形中的狀態;轉移主要指借助第三方來減輕廉政風險的發生。
如,施工企業項目負責人崗位廉政風險等級為紅色,可以采取緩解、控制、轉移等措施來控制工程分包過程中的廉政風險。可采取的緩解措施有:建立統一規范的工程專業分包、勞務分包制度,保證分包過程的合法合規,減少人為操作的可能性;可采取的控制措施有:對工程專業、勞務分包的實施過程開展業務流程符合性監察,避免不符合法律法規及規章制度行為的出現;可采取的轉移措施有:招標過程中引進社會上的專業機構和專業人員作為第三方,從招標條件、評委選聘等環節,提前介入實施評估和監督,實現“防患于未然”。
三、建立崗位廉政風險防范教育的長效機制
(一)編制崗位廉政風險防范教育教案。在查找風險、評估風險、控制風險的基礎上,根據單位、部門的業務,將業務流程中的崗位廉政風險和防范措施以流程圖的形式進行圖解說明,并將流程圖公示于眾,使崗位職責、廉政風險、防范措施一目了然,既接受群眾的監督,又時刻提醒履職人員風險的存在。同時,還可以結合崗位職責、風險提示、情景案例等內容,編制“崗位廉政風險防控教案”,作為任職教育、履職教育、日常教育的活教材,把崗位廉政教育作為任職者的必修課,作為干部日常教育管理的重要內容,使崗位廉政意識內化成干部職工廉潔從業的自覺行動。
(二)建立動態崗位廉政教育機制。在企業改革發展的過程中,崗位工作職責會隨著機構改革而發生變化,崗位的廉政風險點也會隨之改變。在開展崗位廉政風險防范教育的過程中,要結合企業發展、職能轉變和預防腐敗新要求,以職責梳理和風險排查為重點,從教育、制度、監督等方面入手,理清業務調整過程中的職責職權,及時調整崗位廉政風險內容、等級和防控措施,修訂不適應業務發展的各項制度,建立動態的、長效的廉政風險防控機制。
(三)完善崗位廉政風險防范內部控制制度。一是建立權力運行的監督制度。針對領導干部在重大事項決策、重要人事任免、重大項目安排及大額度資金使用等方面容易產生的廉政風險,訂立相應的“三重一大”決策監督制度,通過電子監察等科技手段,分解權力運行的流程,從立項開始,將項目決策的可行性分析、上會決策、審核備案、公示公開等各環節納入電子監察系統,強化日常監控、適時預警,打造權力運行的監督防線。二是完善各項具體業務的管理制度及工作流程。針對查找出來的崗位廉政風險點,對現有管理制度進行梳理,重點對合格供方選擇、材料設備采購、工程款撥付等方面的審核審批制度進行查漏補缺,進一步規范工作流程,加強對關鍵崗位日常工作運行的約束,促使企業更加科學規范實施管理,切實做到用制度管人管事。
參考文獻:
[1]李科利/梁麗芝.第三方評價與廉政風險防控實效提升 [J].廉政文化研究,2015,1.
[2]周秀華.廉政風險防控管理的評價與修正.[J].淮南師范學院學報,2012,5.
,市招標辦建設啟用了以“集約辦事流程,明確崗位職責,規范監管標準,提升服務形象”為主要目的的招標投標“一站式”辦公平臺,構建起了“集中服務、陽光操作、有效制約、規范有序”的高效扁平化招標投標監管和服務模式,使招標投標管理事項備案監管和服務工作發生了根本性變化。招標投標“一站式”辦公平臺的使用,統一了辦事程序、規則、時限和工作標準,實現了前臺13項即時辦理事項與后臺7項集中辦理事項的有效分離,使管理事項高度集約,服務高效快捷;實現了招標備案管理從“一人負責到底”到受理、審查、決定、告知四個辦理環節既有機銜接又有效制衡的轉變,隔開了具有審查權和決定權的工作人員與前來辦事人員的直接接觸,統一了審查標準,有效限制了自由裁量權的濫用,從制度上保證了監管工作的公正廉潔,保證了招標投標管理事項辦理全過程的公開透明;“一站式”網絡辦公平臺接入了市紀委監察局的監督系統,市監察局可以通過網絡直接監督前臺工作情況,對服務質量可及時進行評價和考核;貫徹了服務至上的辦公理念,大廳內集中融合了18項辦理事項,設置了服務工作平臺、服務區、咨詢臺、查詢臺、自動叫號、手機信息通知、大屏信息顯示、網上填報、電腦填寫、服務標準、便民手冊、服務熱線等服務設施;實現了前后臺管理網絡無縫銜接,“一站式”辦公、信用監管、專家抽取、指紋識別、計算機輔助評標、合同履約管理等系統有機銜接,形成閉合監管體系。在此基礎上,他們還逐步推進網上受理、網上審查、網上決定、網上告知,為建立“四大一全”即“大交易、大平臺、大監管、大服務”和“信息齊全”的招標投標監管和合同履約監管模式奠定了基礎。
二、全面推行計算機輔助評標
為提高評標質量和效率,減少評標專家的工作量,推進評標工作的公平、公正,市招標辦與市發包承包交易中心以信息化手段為依托,聯合開發了計算機輔助評標系統。計算機輔助評標系統嵌入“一站式”監管平臺,上游接信用信息系統,下游連合同履約監管平臺。計算機輔助評標系統的模塊同屏比較和清單對比功能,實現了評標專家在有限的評標時間內從重總價評審向清單單價評審的深化,切實提高了評標的內在質量,在此基礎上形成的合同對施工現場變更洽商管理、減少合同糾紛起到了積極的預控和指導作用;計算機輔助評標系統可以實現專家的獨立評審,系統對不同投標文件模塊隨機分配到不同的評標室,評標專家在不同評標室即可完成同一項目的評標工作,杜絕了專家在評審工作中的相互影響,通過專家獨立評標結果的上傳,及時掌握每位專家的評標情況,促進評標專家的客觀公正;計算機對招標文件約定的評標辦法的鎖定功能,規范了評標專家的評標程序和行為,減少了評標專家的自由裁量權;計算機系統的匯總功能,避免了專家故意或過失出現評分錯誤,確保了評審程序的科學性和計算統計的準確性;招標投標文件的電子化,降低了招標投標成本,形成的招標投標電子化成果為招標投標檔案的電子化管理打下了基礎;簽訂的電子合同實現了監管人員在施工現場的“零門檻”查閱,提升了監管水平。
三、實施合同履約全過程監管
一、構建招投標“一站式”辦公平臺
,北京市招標辦建設啟用了以“集約辦事流程,明確崗位職責,規范監管標準,提升服務形象”為主要目的的招標投標“一站式”辦公平臺,構建起了“集中服務、陽光操作、有效制約、規范有序”的高效扁平化招標投標監管和服務模式,使招標投標管理事項備案監管和服務工作發生了根本性變化。招標投標“一站式”辦公平臺的使用,統一了辦事程序、規則、時限和工作標準,實現了前臺13項即時辦理事項與后臺7項集中辦理事項的有效分離,使管理事項高度集約,服務高效快捷;實現了招標備案管理從“一人負責到底”到受理、審查、決定、告知四個辦理環節既有機銜接又有效制衡的轉變,隔開了具有審查權和決定權的工作人員與前來辦事人員的直接接觸,統一了審查標準,有效限制了自由裁量權的濫用,從制度上保證了監管工作的公正廉潔,保證了招標投標管理事項辦理全過程的公開透明;“一站式”網絡辦公平臺接入了北京市紀委監察局的監督系統,市監察局可以通過網絡直接監督前臺工作情況,對服務質量可及時進行評價和考核;貫徹了服務至上的辦公理念,大廳內集中融合了18項辦理事項,設置了服務工作平臺、服務區、咨詢臺、查詢臺、自動叫號、手機信息通知、大屏信息顯示、網上填報、電腦填寫、服務標準、便民手冊、服務熱線等服務設施;實現了前后臺管理網絡無縫銜接,“一站式”辦公、信用監管、專家抽取、指紋識別、計算機輔助評標、合同履約管理等系統有機銜接,形成閉合監管體系。在此基礎上,他們還逐步推進網上受理、網上審查、網上決定、網上告知,為建立“四大一全”即“大交易、大平臺、大監管、大服務”和“信息齊全”的招標投標監管和合同履約監管模式奠定了基礎。
二、全面推行計算機輔助評標
為提高評標質量和效率,減少評標專家的工作量,推進評標工作的公平、公正,北京市招標辦與市發包承包交易中心以信息化手段為依托,聯合開發了計算機輔助評標系統。計算機輔助評標系統嵌入“一站式”監管平臺,上游接信用信息系統,下游連合同履約監管平臺。計算機輔助評標系統的模塊同屏比較和清單對比功能,實現了評標專家在有限的評標時間內從重總價評審向清單單價評審的深化,切實提高了評標的內在質量,在此基礎上形成的合同對施工現場變更洽商管理、減少合同糾紛起到了積極的預控和指導作用;計算機輔助評標系統可以實現專家的獨立評審,系統對不同投標文件模塊隨機分配到不同的評標室,評標專家在不同評標室即可完成同一項目的評標工作,杜絕了專家在評審工作中的相互影響,通過專家獨立評標結果的上傳,及時掌握每位專家的評標情況,促進評標專家的客觀公正;計算機對招標文件約定的評標辦法的鎖定功能,規范了評標專家的評標程序和行為,減少了評標專家的自由裁量權;計算機系統的匯總功能,避免了專家故意或過失出現評分錯誤,確保了評審程序的科學性和計算統計的準確性;招標投標文件的電子化,降低了招標投標成本,形成的招標投標電子化成果為招標投標檔案的電子化管理打下了基礎;簽訂的電子合同實現了監管人員在施工現場的“零門檻”查閱,提升了監管水平。
三、實施合同履約全過程監管
我院新校區建設是市里的重點項目工程,也是腐敗現象的易發多發重點領域,由于時間緊、任務重,加上一些客觀因素,項目的土地使用證、工程規劃許可證、工程施工許可證尚在辦理過程,但都有發證機關出據的相關證明后進行招標和施工。做到了申報手續清楚完備,各類證件逐步完善。在廉政風險排查中,學院新校區的各項工程建設項目都是嚴格按照物資采購招標法,委托市政府招標處,履行招標程序,實行公開招標。對中標單位我院認真與其簽訂施工合同,在招標和施工過程中,我院尚未發現有關部門和人員有不廉潔問題。
(一)主要做法:我院制定了《關于工程建設領域突出問題專項治理工作的意見》,認真做好“五個預防,一個堅持”的六項工作。一是預防插手干預新校區工程建設,擅自改變土地用途、提高建筑容積率;二是預防在招標過程中招標人和投標人,虛假招標、圍標串標、轉包和違法分包,透露機密;三是預防和制止在工程建設過程中可能出現的索賄受賄行為;四是預防在工程建設中,建筑質量和安全責任不落實,損害學院利益;五是預防在工程建設中,違背科學決策、民主決策的原則;六是堅持“四制”,即招投標制度、合同管理制度、工程監理制度、竣工驗收審計制度。同時,學院還與中標施工單位簽訂了《建設工程廉政協議書》。每月指揮部召開的工作例會學院領導都強調要加強工程領域里的廉政建設,由于措施得力,預防了在建設工程領域中容易發生的吃請、行賄、索賄的腐敗現象。
(二)具體措施:廉政風險防控要堅持教育、制度、監督、亮權等多重并舉的措施,做到預防在先,防患于未然。
一是加強教育,提高規避廉政風險的能力。在教育對象上要突出針對性,在教育內容上要突出實效性,在教育形式上要突出多樣性。通過教育降低黨員干部腐敗發生的心理條件,讓黨員干部不愿腐敗、不敢腐敗。
二是完善制度,不斷提高制度執行力。結合正在開展的黨務、政務公開,清理整合,進一步完善制度體系,真正形成用
制度管人、管權、管事的長效機制,加大制度執行和督查力度,維護制度的權威性和嚴肅性。
三是強化監督,進一步強化對權力的制衡。要強化黨內監督、內部監督、社會監督和輿論監督,通過民主生活會、政務公開、廉政承諾、問卷調查、群眾測評、設立舉報電話等方式方法,加強對重點崗位、重點環節權力的監控和制約,適時通報查處違規違紀的人和事。
四是新校區建設的重大事項,必須在指揮長和政委的統一領導下,由副指揮長召集指揮部成員,集體討論研究決定。
二、資金分配環節的廉政情況
新校區資金來源于三個方面,一是通過市政府擔保向國家開發銀行貸款1億元;二是省市政策扶持資金(國債、地債);三是學院辦學結余。資金分配中可能存在的廉政風險有:一是爭取資金時的請客送禮或提供各種消費、娛樂、健身等活動;二是私下承諾,濫用自由裁量權,收受施工單位賄賂,包括禮金禮券、貴重物品等;三是人為的設置障礙,索要中標單位好處。
(一)主要做法:新校區建設指揮部專門制訂了《安徽蕪湖技師學院新校區工程量增加報批流程》有效地規范和控制了資金的分配使用,杜絕了四種現象的發生:一是資金申報單位為了確保資金爭取到手,不惜采用一些不正當手段,主動行賄送禮;二是由于資金有限,主客觀原因造成在分配上不平衡;三是申報單位擔心工作人員設置障礙,被動采取賄賂、提供娛樂活動等不正當手段;四是極少數工作人員故意設置障礙,利用手中的權力索要錢財。
(二)具體措施:一是加強教育,提高規避廉政風險的能力。在教育對象上要突出針對性,在教育內容上要突出實效性,在教育形式上要突出多樣性。通過教育降低黨員干部腐敗發生的心理條件,讓黨員干部不愿腐敗、不敢腐敗。二是完善制度,不斷提高制度執行力。在學院已有的各項規章制度基礎上,清理整合,進一步完善制度體系,真正形成用制度管人、管權、管事的長效機制,加大制度執行和督查力度,維護制度的權威性和嚴肅性。三是強化監督,進一步強化對權力的制衡。要強化黨內監督、內部監督、社會監督和輿論監督,通過民主生活會、政務公開、廉政承諾、問卷調查、群眾測評、設立舉報電話等方式方法,加強對重點崗位權力的監控和制約,適時通報查處違規違紀的人和事。四是嚴格遵守學院《專項資金使用管理規定》:一要遵守各項資金使用的一般程序,二要嚴格遵守規劃內使用、項目帶資金、集體研究等原則,杜絕一切暗箱操作的行為,對需要聘請專家論證的項目必須及時論證。
三、公務接待環節的廉政情況
二、談判后的補償金額多數高于政府的補償標準
否則談判無法進行、工程無法實施。由于青苗補償不構成電力安裝工程的成本,加之基層管理薄弱和重視程度不夠,青苗補償存在管理寬松的現象,經營風險和黨風廉政風險凸顯。近年來,國網安徽淮北供電公司通過財務管理、稅務管理和工程管理三管齊下,加強集體企業電力安裝工程中的青苗補償管理,防范經營風險和黨風廉政風險。在具體實施過程中,淮北供電公司通過完善制度、落實責任、檢查督導,推進集體企業在財務管理、稅務管理和工程管理三個方面,加強電力安裝工程的青苗補償管理。首先,通過工程管理中的責任細化,加強青苗補償管理的關鍵環節。通過設置專門的民事協調員,專門負責工程中的青苗補償談判,并明確每次談判至少有兩人參加,即工程項目部另派一人配合民事協調員談判。
引言
近些年來,國家為適應市場經濟發展的要求,培養應用型合格人才,對高職院校辦學加大了投資力度,促進了高職院校的發展。在政策的扶持下,高職院校得到了更多建設資金,在教學設備、儀器、辦公設施等方面的物資采購日益增多。盡管高職院校按照《政府采購法》來執行物資采購,但是在部分零星物資采購的過程中依舊存在著一些問題,特別是零星物資采購合同管理的規范性不夠,制約了采購來的設備物資發揮其應有的作用,而且也容易產生廉政風險[1]。高職院校必須認真研究,采取有效措施來加強零星物資采購合同管理,提高采購合同管理的規范性。
1高職院校零星物資采購的特點與方式分析
1.1高職院校零星物資采購的概念
高職院校零星物資的采購是指國家創辦的高職院校為滿足學校教學、管理等工作需求,依據一定的程序開展對教學、實驗、實習和辦公等過程中一些耗材、設施、維修等零星物資和服務的購買,其單次采購的總費用一般不高于10萬元。這種采購的主體是高職院校,采購的內容是高職院校辦學或者辦公所需設備物資以及相關服務等。除了設備設施的采購外,高職院校中的一些服務項目(如物資的報廢處理、設備的搬遷、咨詢服務等)也屬于零星物資采購的范疇[2]。
1.2高職院校零星物資采購的特點
高職院校零星物資采購雖然也屬于政府采購的范疇,但是與一般的政府采購相比,有著不同的特點。(1)單次采購的物資價值小。高職院校采購的零星物資大都是價值不大,單次采購一般在10萬元以下,有的采購甚至只有一、兩萬元或甚至幾千元。這就容易造成投標方的投標興趣不大,特別是在設備及維修工程上,參加采購的企業不多,有時還會造成公開招標的失敗。(2)高職院校的零星物資采購計劃性不強。雖然高職院校資金使用大都納入了地方的財政預算,其物質采購的資金需要在年度預算中體現,但是由于零星物資采購大都是一些臨時性和突發性的物資需求,難以在前一年制定下一年度預算時加以準確確定[3],這就容易造成年度預算中很難完全體現出零星的物資需求,也就不好科學地安排零星物資的采購計劃,使得其采購的計劃性不強。
1.3高職院校零星物資采購的方式
高職院校零星物資采購由于其單次采購的價值較小,往往達不到《政府采購法》及地方采購規定中公開招標的標準;同時,它又需要利用國家資金,因此必須符合《政府采購法》的要求。采購方法一般是邀請招標、競爭性談判或者詢價以及單一來源采購。其中單一來源采購是在只有一家供應商的情況下高職院校才選用的零星物資采購方式[4]。
2高職院校零星物資采購合同管理存在的問題
2.1高職院校零星物資采購的合同管理
高職院校的零星物資雖然單次采購的價值不高,但是長期累計的數量較多,其最終形成的價值也是可觀的。例如,一個部門的打印機所使用的打印紙雖然不多,但是全校各個院系和部門一年累計使用的打印紙就非常多了,累計價值也較大。為了對這些零星物資加強管理,需要按照國家的法律法規和高職院校的制度,對這些零星物資采購的立項、采購方式的選擇和合同的訂立及歸口管理、合同履行等環節實施嚴格的管理[5],以保證采購合同的合法性與規范性,確保合同得到有效執行。
2.2高職院校零星物資采購合同管理規范性欠缺及原因分析
從我國高職院校開展零星物資采購的實踐來看,采購合同管理在整體上欠缺規范性(如表1所示)。高職院校零星物資采購缺乏規范性的原因,有以下幾點:(1)重視度不夠,缺少對合同的統一管理。由于零星物資單次采購的價值小、計劃性不強,造成了人們對其重視程度不足,認為能夠買來使用即可,忽視對其規范性管理。在實際操作中,缺少合同歸口管理部門,也未對零星物資采購合同進行統一的分類和連續編號管理。(2)零星物資采購制度不夠完善。高職院校簡單地遵循一般的《政府采購法》的規定來開展零星物資的采購工作,往往造成不適應現實情況的難題[6]。如選擇公開招標方式進行采購,因單次采購的合同價值太小,供貨商往往不愿意參與公開投標。(3)對采購合同的前期準備工作缺乏管理。高職院校缺少對零星物資采購的立項論證,工作準備不足,對采購的必要性以及相關采購的內容、物資的技術規格參數等研究不透徹,合同要求不明確。(4)采購合同的內部控制機制不完善。高職院校采購主管部門與監管部門對零星物資采購合同的管理沒有形成完善的管理體系,內部控制機制不規范,管理職責不清,合同風險控制不力,對合同的審核存在漏洞。對于影響重大或法律關系復雜的合同文本,未經組織業務部門、法律顧問、財會部門等相關部門進行聯合審核。
3加強高職院校零星物資采購合同管理規范性的對策研究
高職院校零星物資的采購合同管理不僅關系到采購物資的有效使用,以及院校的教學與科研工作,而且也是高職院校反腐倡廉制度建設中的一項重要內容,關系到校風、黨風建設,應該從黨風廉政建設的高度來認識高職院校零星物資采購的合同管理,認真研究和采取有效措施來實現合同管理的規范性。
3.1高職院校要從全校廉政建設的高度來認識零星物資采購的合同管理工作
高職院校應加強領導,明確零星物資采購管理的歸口部門。為了便于實施統一管理,可由校國有資產管理部門或者單獨設立的招標采購管理部門來統一負責零星物資的采購工作。
3.2建立與完善零星物資采購的合同管理制度
從零星物資采購的立項、技術論證和采購過程管理以及合同驗收、物資使用等各個環節完善制度建設,聽取各院系、部門、社會采購管理部門和供貨商以及招標機構的意見,集思廣益,對不適合高職院校實際情況的采購與合同管理制度進行修改,使得采購合同管理制度能夠適用于高職院校的零星物資采購。明確相關制度規定,要求各部門、院系提前做好各項零星物資的采購計劃,并將其列入年度預算。
3.3采購主管部門須強化零星物資采購的合同管理工作
由高職院校的零星物資采購主管部門統一零星物資的采購公告,實施統一公開招標,以避免各院系單獨采購零星物資因合同價值過低,供貨商投標意愿不強的弊端。主動與供貨商溝通交流,合理選擇采購方式,根據情況規范使用競爭性談判和邀請招標以及詢價等方式,盡量避免采用單一來源的采購方式[7]。
3.4采購監管部門應加強對零星物資采購的監督檢查力度
高職院校的紀委、監察部門以及效能建設管理部門都是零星物資采購合同的監管部門,應認真履行內部控制職責,加強采購立項、招投標、驗收等環節的合同監管工作[8]。在重要和價值較高的零星物資采購中,監察部門或者校招標采購管理辦公室要牽頭組織采購部門、國資管理部門、財務部門等,邀請相關專家共同提前審核招標文件與評分辦法,防止采購中出現違法肢解、規避招標以及評分歧視等行為。同時,監管部門要積極參與零星物資招投標和進場驗收環節的監督,發現采購不符合規范要求或者采購物資不符合合同條款,要立即指出并要求相關單位及時予以整改,以確保零星物資采購合同管理的規范性。
3.5合同的歸口管理
各高職院校的專業與發展歷史不同,管理機制也不一致,所設立的部門也不相同,這使得對零星物資采購的合同管理部門也有差異性。有的學校由采購管理辦公室管理零星物資采購合同,有的學校由校長辦公室管理,也有的院校由監察或審計部門管理。為便于統一歸口管理,可設立校采購管理辦公室來負責校零星物資采購合同的管理;同時采購申請部門要負責合同的執行情況管理,組織對物資進校后的檢查和驗收,并邀請校采購管理辦公室、財務部門、國有資產管理部門等共同參與,各部門均同意驗收合格后方可按照合同規定進行付款。
中圖分類號:F810.6 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2017)001-0000-02
行政事業單位發生的經濟業務包括設備購置、工程建設、技術咨詢、技術服務、房屋租賃以及對外租車和購買車輛保險等,都需要簽訂經濟合同。經濟合同管理貫穿于行政事業單位日常活動中,涉及資金管理、工程管理以及單位履行職責和事業發展的各項業務。2012年財政部出臺了《行政事業單位內部控制規范(試行)》,自2014年1月1日起施行。內部控制規范包括合同管理控制,進一步提高行政事業單位內部管理水平,規范內部控制,加強廉政風險防控機制建設。行政事業單位內部控制逐步規范,合同管理制度逐步健全、程序逐步完善,然而仍有一些行政事業單位合同管理面臨著諸多問題,經濟活動的風險依然較大。對此,本文闡述了行政事業單位合同管理存在的問題,分析了合同管理各個環節存在的主要風險,提出了加強行政事業單位合同管理的對策與建議。
一、行政事業單位合同管理存在的問題
(一)領導重視不夠
單位領導者經營意識和法律意識淡薄,不重視經濟合同管理,未加強合同管理工作的領導,沒有建立相關合同管理制度,也沒有建立起“以制度引導人,以制度約束人”的管理理念,出現合同管理不規范、簽訂的合同條款不完整、合同控制薄弱等問題,直接導致經濟合同糾紛甚至經濟犯罪案件。
(二)內部控制機制不健全
單位管理設置不明確,未確定或單獨設置合同歸口管理部門,無法對本單位合同實行統一管理。也未從制度上明確合同歸口部門、承辦部門以及其他職能部門等在合同管理各個環節中的管理職責。另外,未建立健全合同管理制度和責任制度,對違反規定簽訂和履行合同管理者沒有進行權利約束和責任追究,更不能從源頭上防止腐敗和權利的濫用。合同管理程序不規范,沒有規定合同運行各個環節的工作程序。
(三)合同管理混亂
由于合同管理主體不明確,各個職能部門職責不清,合同管理行為不規范,存在合同簽訂隨意,簽訂范圍、內容和形式未規范。合同簽訂主體不符合《合同法》以及相關法律法規,在未取得授權的情況下部門或個人對外簽訂合同。合同簽訂之后,合同經辦人或責任人未對合同進行跟蹤和督導,導致合同當事人未按照合同約定履行權利和義務。
二、行政事業單位合同管理的主要風險
(一)合同簽訂環節
簽訂合同前,沒有根據自身的需求進行充分的市場調查,無法判斷合同當事人是否具備承擔合同經濟行為能力,也無法審查合同當事人的誠信,導致合同違約風險。對于部分合同還需要特殊的資質要求,比如采購政務內網設備的保密資質、環境影響評價資質等等,如未調查清楚直接影響違法相關法律、法規和規章制度,導致經濟合同無效或引發潛在的風險。
沒有設置合理的內部控制機制,合同文本未經各職能部門、單位領導審查和審批,重大合同未按照三重一大要求履行集體決策。沒有經過單位法定代表人授權或者超越權限進行簽訂合同。
簽訂的合同事項不符合財政資金支付方向和范圍,合同金額超出政府部門預算或工程概算。屬于政府集中目錄內或限額標準以上的貨物、工程和服務的采購事項,合同簽訂前也沒有履行《政府采購法》及其相關履行法律法規。合同簽訂依然存在一次性付款或者超過工作進度付款,可能導致單位違反相關規定或利益受損。
(二)合同履行環節
未對經濟合同進行有效管理,未能按照合同約定履行合同的權利和x務,沒有督促合同當事人提交合同成果,未按照合同約定進行付款或者查過工作進度付款,導致單位利益受損或被訴訟。
未對合同進行有效的跟蹤和監控,出現合同依據的法律法規和規章政策修改或者廢止、簽訂合同時的客觀情況發生重大變化、合同當事人經營狀況嚴重惡化和喪失商業信譽等重大影響時,未及時與合同當事人進行合理溝通,也沒有向合同歸口管理部門和單位領導報告,未及時處理或處理不當影響單位合法權益。
合同簽訂部門違反合同約定,未按照合同規定的期限、金額或方式付款,在支付合同款項時沒有提交付款依據或者長時間沒有催收到期的合同款項。
(三)合同驗收環節
合同當事人未按照合同約定提交合同成果,合同提交的成果不符合合同約定,合同成果得不到合理的運用。導致合同糾紛或者財政資金損失浪費。
三、行政事業單位合同管理的對策與建議
(一)建立健全合同管理制度
行政事業單位應當依據財政部《內部控制》根據本單位實際情況,健全本單位合同管理辦法。要做到從制度規范人、從制度約束人。制度內容不僅要側重基礎性管理,也要關注防范風險和提高財政資金效益。
(二)明確合同歸口管理部門和相關部門職責
行政事業單位應當明確合同歸口管理部門,對單位的合同實行統一管理,負責合同全過程管理。建立合同歸口管理部門與財務部門、承辦部門、法律部門以及其他各職能部門的協調和溝通機制。明確各職能部門在合同管理過程中的職責,使其各司其職、各盡其責。
(三)管控合同關鍵環節
1.合同簽訂環節
對單位合同在納入年度預算時履行合同集體決策,審核對外簽訂的合同是否符合本單位職責或事業發展目標。對于重大經濟合同,按照三重一大決策程序,詳細匯報基本情況、委托理由、經費測算、委托方式、預期成果等事項。
要加強合同調查,詳細了解合同當事人的資信情況,包括營業執照是否有效、委托的內容是否在對方當事人的營業范圍內、是否具有履約能力、是否具有委托內容所需要的特殊資質要求。合同調查之后,要組織技術、財會、審計、法律等方面的人員與合同當事人進行談判,對影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同還應當聘請律師或外部專家參與合同談判。政府采購目錄內或達到政府采購限額標準的合同,應當執行政府采購相關規定。
擬定合同文本后,要加強合同審簽管理,合同文本經合同各職能部門、律師審核后,提交單位主管領導審定。要加強合同簽署管理,合同應當由單位法定代表人或其授權委托人進行簽署,嚴禁無權限或超越權限簽署合同。
2.合同履行環節
要加強合同的會計控制,嚴格按照合同約定辦理合同價款支付手續,不得超進度支付款項。合同資金支付手續要符合資金管理相關規定。在合同履行過程中,要加強合同過程管理,對合同履行情況實施有效監控,督促對方當事人按合同約定開展工作,按期提供合同成果。對履行過程中出現合同事項需要調整或無法履行的,應當履行合同審批程序,簽訂補充、變更合同或者解除合同,防范合同糾紛。
3.合同驗收環節
1概述
水利水電工程物資審計是指依據有關法律、法規、政策、制度及相關標準,按照一定的程序和方法,對水利水電工程物資管理各部門和環節的經營活動和內部控制等所進行的監督和評價活動。
1.1審計的目的和意義
水利水電工程投資額度大、建設周期長,所涉及物資種類多、數量大、資金多、流程環節多,管理的跨度和難度都比較大。通過全過程專項工程物資審計可以改善物資供應質量,降低采購成本,維護項目單位的合法權益,也是促進依法治企、規范企業經營管理、降低廉政風險的有效手段。
1.2審計的主要內容
水利水電工程物資審計內容主要包括:計劃管理、招標采購管理、合同管理、物資驗收與倉儲、廢舊物資管理和物資檔案等多個環節。
1.3審計模式
水利水電工程物資管理審計模式有2種:①項目管理式審計,是指有重點、有目的地將某物資管理部門、環節納入年度審計計劃,形成為特定審計項目,并實施相應審計程序的審計模式。大、中型規模的組織適合采用該模式。②過程參與式審計,是由專職內部審計人員參與監督物資采購的全過程或者部分重要過程,實現物資管理審計的日常化。小規模組織可以采用該模式。
2水利水電工程物資審計主要內容
2.1計劃管理
計劃管理的審計內容主要包括項目單位當年度采購計劃的編制、批復情況,采購計劃所列設備、材料明細是否符合設計文件和建設計劃,能否滿足工程質量和進度要求;是否存在人為肢解工程項目,規避招投標的現象;是否存在年度計劃外自行采購項目等。
2.2招標采購管理
招標采購管理的內容主要包括招投標文件的規范性;招標程序的合法合規性;采用邀請招標是否按照有關規定履行審批手續;檢查招標文件中合同條件是否明確、完整、規范;合同主體是否具備簽訂合同的主體資格。
2.3合同管理
2.3.1合同規范性
合同規范性管理的審查內容主要包括供貨商是否具有簽約資格,合同的簽訂程序是否合規,檢查簽訂合同情況,有無授權簽訂合同或超權限的情況等。
2.3.2合同內容
合同內容方面主要包括是否有悖于中標單位投標文件的實質性內容,合同關鍵要素是否完整,內容是否合理、合規,權利義務關系是否約定清晰,前后內容是否存在不一致的地方,合同中支付條款是否合理、合規。
2.3.3合同變更
合同變更方面主要審查依據是否充分、合理,是否存在以合同變更形式規避招標的現象;施工及技術服務類合同的重大變更及一般變更是否及時按規定報批或備案;合同變更是否及時簽訂補充協議;檢查合同終止是否符合法律法規規定的合同終止條件;檢查合同解除是否按規定的程序進行;檢查是否存在未處理完的合同糾紛;檢查單方面中止合同的,是否已經達成并履行了違約、索賠等事項。
2.3.4合同結算
合同變更方面主要審查實際到貨數量、品種、規格等與采購合同、發票、運單是否相符,驗收記錄和相關手續是否齊全;運輸物資途中損耗是否合理;設備材料驗收是否按規定進行質檢,是否符合質量標準和合同要求;有無取得供貨商合格的檢驗證明,合同中是否規定了必要的質保內容等多方面問題。
2.4物資驗收、倉儲管理
2.4.1物資驗收
物資驗收與倉儲主要審查到貨是否履行驗收手續,驗收手續是否規范,到貨物資是否符合合同約定;檢查到貨驗收現場簽證資料是否準確、真實、完備;檢查設備、材料相關出廠、進場試驗檢測材料是否及時歸檔;檢查工程物資驗收、出入庫手續是否完備,審批、簽字是否完整。
2.4.2物資倉儲
物資出、入庫是否及時錄入信息系統并更新物資臺賬;物資標示牌是否清晰、完整,更新及時;物資是否按其儲存要求的環境和擺放方式進行存放,并定期保養、維護;危險品、毒害品是否遵守國家和地方的有關規定,統一存放在危險品庫等。
2.4.3物資清查盤點
檢查是否建立工程物資盤點制度并定期實施物資盤點,盤點記錄是否完整,賬、卡、物是否相符(每年2次);有無報廢積壓,損失浪費的情況;物資盤盈、盤虧物資的批準程序是否規范,處理是否及時、規范等問題。
2.5廢舊物資管理
廢舊物資管理審查主要內容包括廢舊物資鑒定程序是否完整、規范;工程余料及廢舊物資是否及時回收;物資回收是否作價沖減工程投資;廢舊物資臺賬的建立是否準確完整、更新及時;廢舊物資有無存放,是否進行了適當防護,以避免損失。
3做好水利水電工程物資管理的建議
3.1重視水利水電工程物資管理機構建設
水利水電工程物資管理是整個工程管理的重要內容,需要管理方的領導高度重視,加強物資機構建設,通過引進人才,提高待遇,提升物資管理團隊的層次和水平。
3.2充分發揮有關各方協同力量
水利水電工程物資管理業務特點,需要各參建單位在各個環節做好溝通協調。通過有效協同配合、科學管理,保證工程保質保量如期竣工投產。
3.3加強物資管理制度的建設與貫徹落實
規范水利水電工程的各項物資管理必須有完善的規章制度,各水利水電工程參建單位要根據項目特點,制訂各種物資管理制度,規范物資計劃、采購、倉儲、合同等業務管理。此外,有關項目單位要認真學習和領會這些制度和要求,嚴格按照制度、標準開展各項工作,確保各項物資工作合規、有序進行。
3.4開展物資管理隊伍的技能培訓
為應對物資專業人員短缺現狀,各單位可采取“師帶徒”現場培訓、專題討論、專業資格考試等方式開展培訓。通過物資管理的全流程業務培訓,提高從業人員素質,及時發現不足,吸取教訓,提高物資管理隊伍技能和風險控制能力。
工程投資、物資采購、服務項目涉及資金大,管理幅度、管理難度大,程序多又復雜,是煙草行業規范建設的重點和難點。通過開展內控制度體系建設,建全和完善“制度、決策、運作、監督”的長效機制,有利于保證經營管理規范運作,企業健康發展。建立健全重點領域和重點環節的內控機制,有利于加強權力運行的監督制約,防范廉政風險,從源頭上預防和治理腐敗。
1.保山煙草內控制度體系建設現狀分析
1.1保山煙草現行內控制度體系的主要特點
內控組織完善,監管體系健全。以三項工作管理委員會作為決策機構,建立完善了“三項工作”組織架構、議事決策機制。對工程招標、物資采購等重大經營行為,全程參與到“三項工作”各個環節的監督,出具審計意見書、紀檢監督報告以及內部整頓督查報告。全面推行企業辦事公開民主管理工作,規范公開項目和內容,規范辦事程序、辦事結果,接受職工群眾監督。
運作程序規范,風險防范到位。物資采購嚴格遵循“需求的不詢價、詢價的不談判、談判的不簽約、簽約的不付款”原則,實行采購合同匯審制,嚴格采購程序和審批制度,采購結果每半年在公司管理體系平臺上公示,推行陽光采購。工程投資項目實行履約保證金制度,在施工合同中約定設立“共管帳戶”,作為投資項目的結算賬戶,單獨核算,重點監管。
制度文化并舉,軟硬件同步建設。項目管理運作方面,修訂完善了投資項目管理、物資采購管理、服務項目管理等一系列規章制度,涵蓋了項目分類、前期準備、審批、實施與調整、招投標及合同管理等管理環節。在加強制度建設的同時,保山煙草堅持秉承“國家利益至上、消費者利益至上”的行業共同價值觀和“利國惠民、至愛大成”的價值理念,大力推進“大成.永子”文化建設。致力于打造以“國家、社會、員工、煙農、零售戶、工業企業”為服務對象的“七彩.永子”服務品牌。企業文化建設深入人心,廣大干部職工自律意識和規范意識不斷增強。
推行現代企業管理,實施目標管理和流程化控制。建立了以流程為基礎的質量、環境、職業健康安全“三標一體”管理體系,建立起煙葉生產、卷煙營銷、專賣管理“十大管理體系”及其支持性流程526個,修改完善涵蓋企業生產經營管理各個方面的制度文件424份,把制度管理轉變為流程管理,把工作流程作為制度執行的關鍵,實現了同步控制向事前控制轉變,為實施流程內部控制奠定了基礎。
1.2保山煙草現行內控制度體系存在的問題
綜合問卷調查、訪談調研和資料研究情況。保山煙草現行內控制度體系存在的問題主要包括以下方面:
一是內控制度設計缺乏科學統籌和不規范。由于缺少科學合理的規劃設計,有的制度相互交叉,甚至矛盾。二是內控組織架構不盡合理。“三項工作”管理委員會機構人員配置沒有體現監督、決策和執行相分離的原則。監察、審計、整頓辦等部門相互間職責權限劃分界定不夠明確,一定程度存在交叉錯位和重復監督的情況。三是制度執行過程走樣。程序執行不嚴格,有的雖然有程序性要求,但先做再補手續的情況時有發生。有規不依、有令不行、隨意變通的現象仍然不同程度存在。四是監督運作機制有待完善。權力點和廉政風險點還缺乏系統的識別和控制措施。監督的力量不足,過程控制、程序監督等監督手段綜合應用的力度不夠,影響了監督的效率、效果。五是內控目標有所偏離。從調查情況看,公司內部控制偏向于監督和控制,一定程度上忽略了有利于企業效率提高和價值增值的服務功能。六是風險識別和控制還不夠充分有效。調查顯示,公司內部控制體系風險識別和評估環節薄弱有可能造成潛在的管理風險。七是物資采購內部控制還存在薄弱環節。供應商評價管理措施不夠有效,對供應商評價的認識理解和運用還存在差距,供應商的評價管理一定程度存在簡單化、形式化。五種采購方式適用范圍界定還不夠清晰。八是外部干擾不同程度存在。領導干部對工程項目、物資采購招投標活動或明或暗插手干預的現象仍然存在,致使招標單位不能獨立自主地進行工程項目或物資采購招投標活動,破壞了招投標工作正常秩序。
2.健全完善保山煙草內控制度體系的對策和建議
2.1構建內控制度體系的基本思路和框架
內控制度體系建設是一項系統工程,需要從管理理念、機制、制度、手段等方面加以創新和改進,才能真正形成“制度程序完備、權力規范運行、操作公開透明、監督管理到位”的科學化、系統化、規范化的內控制度體系,通過構建“1552”內控制度框架,即:明確一個目標;堅持五個原則;實施五個步驟;打造兩個平臺,實現對“三項工作”經營管理活動的實質性的有效控制。
明確一個目標。以規范權力運行,操作公開透明,確保監管到位,打造陽光煙草作為內控工作目標。
堅持五個原則。內控制度體系建設,應遵循五個基本原則,從而達到實現內部控制目標的目的。五個原則即:全面性原則;關鍵性原則;適應性原則;制衡性原則;成本效益原則。
實施五個步驟。運用內部控制的理論和方法,實現保山煙草企業工程投資、物資采購和服務項目管理體系的內控化。一是開展風險識別和評估。辯識權力運行中各個環節、各個崗位風險點。二是制定防范措施。風險點排查工作結束后,按照“有風險點必有防范措施”的要求,針對每個風險點制定相應的防范措施。三是完善制度規范,健全內控長效機制。既制定管理辦法、控制程序,又完善監督辦法。四是完善崗責體系,明確權責分配。五是構建內控制度評價機制,從內控環境、風險識別與評估、內控措施、監督評價與糾正、信息交流與反饋等方面分別進行規定,科學評估,嚴格考核,促進內控機制不斷完善。
打造兩個平臺。一是打造辦事公開民主管理信息平臺。把公開作為監督的重要方式,以辦事公開民主管理信息平臺為載體,在工程投資、物資采購、服務項目系統增設公開節點,實現與辦事公開民主管理網站的自動實時對接。二是打造信息化監管平臺。借助信息技術的程序性和控制性,使規章制度具體化、程序要求流程化、操作權限固定化,使規范管理、透明操作和嚴格監管統一于信息系統之中。開發和運用好懲防體系信息監管平臺,發揮信息監管平臺實時監控、預警糾錯等功能,實現監督的常態化。
2.2建立完善的供應商、承包商、服務商管理評價體系
推行分類管理、專家評審、動態評價、黑名單制度“四位一體”的供應商、工程承包商、服務商管理評價體系。一是對供應商實行分類管理。對于分類后的供應商有針對性地采取不同的策略進行評價管理。二是建立評審專家庫。根據企業現狀,先在市級煙草系統層面建立物資采購評審專家庫。同時建立相配套的專家隊伍建設和管理制度。三是完善評價指標體系,實行準入資格評審和動態評價。建立供應商、服務商、施工單位動態評價考核體系。在加強對潛在和新進準入資格評審的同時,對入圍的供應商、承包商、服務商實行動態評價考核。引導供應商、承包商、服務商公平有序競爭。四是實行“黑名單制度”,完善誠信機制。進一步堅持完善并嚴格執行公司已建立的“黑名單制度”,把黑名單制度的實施與檢察機關犯罪行賄檔案查詢系統相結合,完善誠信機制。
2.3科學配置權力,優化權力流程,完善運作機制
完善決策運行機制。進一步明確“三項工作”管理委員會工作邊際,科學制定工作流程、工作標準、工作責任,圍繞審核、計劃、論證、評估關鍵環節,按照“流程順暢、節點恰當、標準明確、責任清晰”的原則設計管理委員會運行機制,充分發揮管理委員會的作用。
完善工程投資、物資采購、服務項目的執行機制。明確每項工作、每個環節的執行和監督主體、以嚴格的責任制確保項目實施的嚴格規范。逐項確認權力行使的依據、程序、時限以及相應責任,編制工作流程圖。實施績效考核,通過過程執行及結果執行進行評價考核,做到持續改進,不斷完善內部控制制度。突出對采購方式的有效控制,清晰界定公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源五種采購方式的適用范圍,分別設立不同流程。
完善公開機制和科技手段防腐機制。充分運用和完善現有信息系統,構建辦事公開民主管理和工程投資、物資采購、服務項目工作網上運行平臺,把內控制度及重要權力節點監控與信息化技術結合,實行業務處理信息化內部控制。對“三項工作”項目運作全過程進行實時動態監測、監督和分析評價。
健全完善權力制約機制。深入推行工程項目、物資采購廉政承諾和廉政合同“雙簽”制度,逐步完善廉政合同履行考評機制,對重大項目試行 “廉政保證金”制度。實行重大工程和大宗物資采購廉政約談制度。實行工程項目建設和大宗物資采購回避制度。逐步探索建立物資采購制,實行“采管分離”。 完善監督機制,推進監督要素整合,形成監督合力。
2、管控匹配原則。法律風險管控應成為企業經營管理的有機組成部分,應與企業“板塊化管理”為核心的管控改革相適應,并融入各項經營管理活動。
3、合法效益原則。法律風險管控方法應當規范、科學、系統,措施還應具有可操作性、可執行性。操作過程中,我們還應充分考慮采用成本與效益最優化原則。
4、全員參與原則。法律風險源自企業經營管理的各個環節,為加強風險防范,要求企業各部門、各個員工積極樹立風險防范意識,并積極履行相應的風險管理職責。
5、持續改進原則。法律風險管控是一個動態管理過程,隨著企業內外部環境的不斷變化,法律風險管控體系也應當不斷地調整、完善、改進,從而確保風險管控機制的有效性。
二、當前國有企業法律風險管控存在的問題和不足
近幾年,國有企業法律風險管控工作持續推進。有數據顯示:至2014年初,中央企業全系統有2560戶建立了總法律顧問制度,集團和重要子企業總法律顧問專職率分別達到64%和50%,中央企業集團及重要子企業規章制度、重要決策、經濟合同三項法律審核率分別達到96.7%、98.1%和98.6%。但是,我們也必須看到,國有企業法律風險管控工作起步較晚,在工作實踐中,主要存在下列問題:
1、法律風險防范意識不強。在很多人的固定思維中,法務工作就是“打官司”,法律顧問、律師就是事后的“救火隊員”。許多企業的管理人員法律風險意識薄弱,怠于執行制度、決策、合同須經法律顧問審核的基本要求,對于事件的法律風險估計不足或處置不當,有時所造成的后果會非常嚴重。諸如:安達信、中航油(新加坡)事件給我們的啟示。
2、法律風險管控融合度不高。由于法律風險管理有別于傳統意義上的安全風險、財務風險、廉政風險等,作為一項新的風險管理,當前的法律風險管控要么進行事后救濟,要么在具體業務管理流程中參與,卻又很難找到一個好的切入點,也就是當前俗稱的“法務業務兩張皮”。
3、法律風險管控融方法單一。作為新興的管理方式,法律風險管控的方式比較單一、薄弱。比如法律風險辨識、分析、評價、應對方法,甚至法律意見書的出具,從內容、結構上似乎沒有一個完全統一的要求,容易形成工作上的隨意性。
4、法律風險管控融資源配置不足。當前,盡管大多數國有企業總部建立總法律顧問制度并設置法務部,但在下屬子企業的法務工作人員大部分為兼職人員,法務人員的資源配置遠遠不足,在企業法律事務、法律風險管控上無法很好地發揮作用。
三、加強國有企業法律風險管控的措施和方法
1、加強對國有企業核心事務決策的參與。所謂核心事務主要是指企業的重大決策事項,例如重大投資、融資、重大合同簽訂等。在當前,國有企業的投資、融資、改制、并購重組、租賃等資本運作方式方法越來越多,存在的法律風險也越來越大。企業法務部門以及外聘法律顧問應積極參與其中,對于這些核心業務規則把握、合同條款、風險把控上能夠做出充分了解和評估,并出具法律意見書,真正形成“決策先問法”的良好習慣。
2、加強合同管理。合同是企業經營管理的基礎性工作,也是法律風險管控的核心工作之一。有數據表明,合同管理存在典型的“二八定律”,即大約80%的經濟糾紛都是由于合同中20%以內的風險因素沒有控制好發生的。合同管理是一個系統工作,企業的日常經營活動都與合同戚戚相關。合同管理要實行管理制度化,通過制度來規范流程、明確職責;合同文本要標準化,企業要編制示范文本或者格式文本,保證合同條款的合法性和嚴密性,從而防范和化解法律風險;合同訂立要專業化,合同重要條款設定、權利義務約定、違約責任界定都必須專業、清晰、完整。也是法律風險防范實質所在;合同履行要規范化,要規范管理,全面履行合同訂立的目的和要求,積極進行合同閉環管理;合同管理信息化,要全面推行合同管理信息系統,實現合同管理的全程監控及信息化數據分析。
3、加強國有企業制度建設。通過參與各項制度修訂,建立完善的制度體系和規范運作的流程架構,并積極監督制度執行情況。有了制度的保障,才能從根本上防范法律風險的產生。