導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案工作精細化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

精細化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工精細化以及服務質量精細化對現代管理的必然要求。現代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。這個概念最早被應用在企業管理上，對傳統粗放型管理理念，進行集約化和規范化的管理。隨著時代的不斷進步，在高校檔案管理工作中，精細化管理內容也得到了有效應用，為高校事業的改革與發展起到了巨大的推動作用。信息化時代的到來，也使得檔案管理工作變得愈加重要，如何在當前這個大環境中，對高校檔案中的相關信息內容進行精細化的管理，也是高校領導需要重視的內容。

1高校檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理方法落后

在實際的調查中發現，盡管高校檔案管理工作推行信息化已經許久，但是在部分高校中，由于對檔案管理工作缺乏重視，所以采用的仍舊是傳統型的檔案管理方法，沒能引入相應的檔案管理人才對檔案內容進行信息化的改進。信息技術的缺乏，導致檔案內容的時效性的特點未能進行及時的應用，一些重要的檔案在查找過程中極為不便既降低了工作效率，同時也難以在各個部門之間形成有效的溝通，甚至是這些檔案還存在著一定的丟失風險。

1.2管理體制不夠完善

在當前的高校管理工作中，由于校領導對于檔案管理工作缺乏重視，所以容易對檔案管理工作存在著忽視的情緒，導致部分高校未能根據實際的情況，制定出一套較為完善化的檔案管理體制來，在實際的調查中發現，有一些學校甚至并未設置相應的檔案管理人員，檔案室也是和其他辦公區域合用，導致檔案管理工作存在著較大的管理風險。檔案整理不及時，存檔缺乏規范，檔案信息出現遺漏問題，還有一些檔案并未及時歸還等問題也是層出不窮。

1.3管理設施建設滯后

檔案管理的成敗也和檔案管理設施的建設情況有關。但是由于高校對于檔案管理工作存在著誤解，導致檔案管理工作的資金嚴重不足，檔案管理的硬件建設方面存在著較大的滯后性。在實際的調查中發現，一些檔案在存儲的環節上，檔案室的設施破舊，存儲的環境過于惡劣，給一些重要的檔案文件造成了嚴重的破壞，甚至出現了無法挽回的損失。還有一些檔案管理人員缺乏必要的安全意識，將重要的檔案資料和危險品放置在一起，對檔案資料的管理造成了較大的威脅。

2精細化管理理念的應用內涵

精細化管理理念本質上也是一種管理文化。在實施管理工作的時候，要堅持“精”、“準”、“嚴”和“細”等方面的原則內容。“精”，主要就是對檔案管理工作要做到最優化的管理；“準”，是確保檔案管理工程中，不出現一些錯誤的交接問題；“嚴”，主要指的是對于檔案管理的相關制度、工作流程進行嚴格化的執行，加強管控措施；而“細”，主要值得是把檔案管理工作做細，流程管細。在高校的檔案管理工作匯總，精細化的管理措施要求在每一個細節上做到精益求精，爭取營造出一個最佳的檔案管理環境，對檔案管理的環境、細節、成績進行有效的營造和提升。精細化管理理念是一種對管理態度、意識和理念的結合，強調在管理過程中做到盡善盡美，將管理思想落實到管理的各個細節之中，在檔案管理細節上，做到嚴謹、認真；精細化管理強調規則意識，任何一項操作都應該做到有規可循、違章必究，按照循環管理的思想，將檔案管理制度系統化，人員管理責任明確化，對高校檔案管理工作中的責任推諉、隨意無序的工作狀態進行改觀，使得整個管理系統朝著更為協調化的方向發展。

3精細化管理內容在高校檔案管理工作中的具體應用

3.1在高校學生檔案管理中的應用

針對高校學生的檔案進行精細化管理的時候，主要可以從以下這幾個方面來進行：第一，在新生入學的時候，對于從各個省市招辦郵寄過來的檔案，要做好入檔前的準備工作，避免出現疏漏。接收檔案的時候做好相應的登記工作，并且根據新生名冊情況，在其檔案袋上標明院系、專業信息、學號，然后再按照學生所報考的院系進行整理存放；在進行裝檔工作的時候，要用黑色簽字筆，將學生的相關信息內容，用正楷書寫上去，避免不統一的情況出現。專業的簡稱要按照正式的規范格式進行書寫，不能隨意進行縮寫；要通知院系的相關檔案管理人員，并以書面的形式進行告知，約定歸檔的時間，注意歸檔中可能會涉及的問題。第二，在新生入學之后，各個院系要對學生自帶的檔案內容進行及時收取，并裝入預先準備的檔案袋中，按照院系、專業，學生的學號，來對檔案進行分類存放；之后，還應該進行二次檢查，看看檔案中是否有錯裝、未報到者、夾帶的問題，如果發現檔案不全，要及時進行補齊。第三，學生在學校學習期間，可能會有一些新的資料需要歸檔，像入黨資料、出國資料、社會實踐活動資料、學籍變動情況以及相關的獎懲資料，這些內容也要及時進行歸檔，避免出現遺失的情況；在檔案管理過程中，發現學生缺乏檔案材料，那么要以書面的形式，令學生補齊檔案。第四，在學生畢業離校之前，學校的檔案管理部門應該和教務部門、就業管理部門加強聯系，對應屆畢業生的相關數據內容進行對照，確保畢業生的檔案信息無誤。對于那些休學、出國、退學的學籍異動情況，要將其檔案單獨抽出，進行微調化的處理；在學生畢業離校之后，則應該講學生的檔案進行歸檔、封存，檔案管理部門應該下發檔案裝檔通知說明，幫助學生對畢業材料的有關注意事項進行了解。

3.2在高校實物檔案管理中的應用

在對學校的實物檔案進行管理的時候，主要可以從以下幾個方面入手：首先，建立其一套適合本單位的實物檔案管理制度，將實物檔案管理的工作內容，列入到單位和檔案管理的部門職責中來。同時，根據相關的職校實物檔案管理制度，對各院系的檔案管理情況進行點評，對于表現優異的院系和個人，要進行必要的獎勵。其次，要對專職檔案人員的業務素質進行提升，幫助他們在精細化管理的內容之上，了解更多的專業知識，同時在檔案管理室中，要解決檔案管理人員兼職過多的問題，并爭取創造更多的條件來，為學校檔案管理人員的職稱評定、薪酬待遇、福利水平進行有效的提升，為檔案管理人員提供更多的保障。最后，學校實物檔案管理要做到有規可循，對實物檔案的管理方法進行細化處理，以件為立檔單位，統一編號，一件一號，進行裝盒、上柜的集中管理操作；對于那些不能裝盒的實物檔案，可以存放在檔案柜之中；對各類的實物要進行拍照保管，同時將其相關的材料內容整理起來，完善整個檔案材料，確保它們之間能夠具備有機聯系。保管檔案材料的庫房必須要具備整潔、干燥的環境條件，定期進行除塵，對溫度、濕度等內容進行控制，避免環境對實物檔案造成影響。一些貴重的實物檔案不能輕易對外展示，盡可能以照片的形式進行提供。

3.3在高校教學檔案管理中的應用

高校教學檔案的管理區別于其它類型的檔案管理內容，其具有較強的專業化和多樣化特點，產生于教學管理活動中的多項環節內容之中。在對教學檔案進行管理的時候，首先需要按照業務工作的內容，對其展開工序化的流程操作，并且進行必要的優化和改進策略。像流程內容的設定，就可以采用線性流程、責任矩陣流程、時間矩陣流程和空間矩陣流程的內容來記性。在實際的操作管理過程中，教學檔案上的管理人員，可以通過職校的網絡化管理內容，制定出教學檔案管理流程，并按照相關的標準內容來進行考核和檢查工作的進行。教學檔案的管理也要順應信息化時代的要求，以信息資源為核心，建立起電子教學檔案數據庫，將教學中的相關數據、文件以及所需要的師生檔案整理為一個資源庫，這樣更方便廣大師生對教學檔案資源進行查閱。在教學檔案的管理制度建設上，應該由學校里面一位分管這方面工作的校領導來帶頭，由高校檔案室牽頭草擬相關的制度，這樣才能體現出專業性和科學性的特點來。

4結束語

精細管理的本質，就是其能夠讓高校的檔案管理工作，可以進行有效發揮和貫徹，并對檔案管理工作進行切實的提升。在實際的應用過程中，高校的相關領導需要按照“精細化”的管理發展思路，對檔案管理中存在的關鍵問題、薄弱環節，分階段進行查找和解決，每階段性完成一個體系，便實施運轉、完善一個體系，并牽動修改相關體系，只有這樣才能將精細化管理的功能、效果、作用，進行全方位的發揮。

參考文獻：

[1]張學.基于精細化管理模式下的職校檔案管理探究[J].檔案天地，2014(7):52-53.

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(一)檔案管理格局混亂、機構不健全各級防疫機構管理機制不健全,由于檔案特點平時不起眼,有些機構沒有把檔案統一的習慣,各科室對工作中形成的檔案單獨進行管理,由于沒有統一的管理標誰,檔案分散在各科室或者個人手中,各科室根據自已主觀的理解和實踐進行管理。由于檔案的經濟效益往往不能直接在社會上反映出來,使得許多應納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內人動或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴重的信息資源浪費,對今后查看歷史檔案帶來諸多不便。

(二)檔案意識不強、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對歷史防疫經驗的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對整個疾控工作學術科研和涉及到疾控執法標誰都是重要的參考依據。而在當前的疾控工作中,缺乏相關的法律法規和標誰支持,檔案管理人員缺乏專業知識和經驗,大多存在著重經營、輕檔案的意識,也由于這種思想的影響,沒有認識到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對各類檔案分界不清,認為存檔只是例行公事,可有可無,對形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識面窄、知識老化等,尤其是部分領導干部對檔案管理意識不強,導致檔案研究、利用率較低。

(三)檔案管理工作硬件建設不完善根本談不上專業的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對檔案的存檔和保護工作帶來了很大的困難。近年來,科學技術的進步,計算機及網絡技術在各行各業中得到廣泛應用,而運用計算機及網絡技術管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲存信息量小,不利于檔案的利用和開發。

二.信息化環境下的疾控檔案管理工作研究

由于全球信息化高速發展,我們應該清醒地認識到,檔案信息化將成為未來趨勢。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強重視對檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發揮檔案這一重要歷史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對于在信息環境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點意見供其他疾控檔案管理人員參考:

(一)建立健全檔案管理工作網絡機制

疾控站檔案管理,也是一項科學管理,在疾控系統還是新的技術工程,亞需建立和完善管理長效機制。俗話說得好,“沒有規矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設計出檔案管理的規劃,具體制定檔案管理的各項制度,讓疾控檔案管理發生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對業務過程中形成的檔案材料無須進行繁瑣的紙質登記整理,甚至無須進入庫區,可通過網絡可以實時上傳至網絡服務器中。應用各種方法進行科學管理,使檔案管理的各個環節緊密相聯,形成一個系統化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區或國家的檔案信息,打破傳統檔案管理的地域限制,對一些病因的學術研究和突破都有很好的推進作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發展過程及其規律性,批判地繼承前人的研究成果,總結與吸取經驗教訓,繼續新的研究創造所必須參考的寶貴材料。各項疾控檔案利用規章制度的條文即要應非常嚴謹,同時更要便于執行,要不斷在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。

(二)提高檔案標誰化、規范化水平

目前雖然有些機構也試圖通過信息化系統來管理疾控檔案,但由于缺乏統一的檔案管理標誰和規范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統一平臺,甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴重影響檔案保存的質量。要明確獎罰條例,對“失誤”、“失職”責任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對其管理內容進行分類,例如:環境衛生包括公共場所、水、大氣等,免疫規劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設施的缺乏,而是沒有制定統一的檔案保存標誰和規范,因此系統沒有發揮出應有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統一的檔案管理標誰,并真正實施才能達成。搞好疾控檔案的管理對保障疾控工作正常運行,對保障疾控事業持續健康發展極為重要。在建立統一的檔案管理標誰后,可適當組織疾控工作人員進行培訓,加強全員對檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔負著重任,防疫檔案隨時發揮著不可估量的社會效益,逐步使檔案管理走上制度化、規范化、科學化的道路。

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隨著時代的發展與現代化的建設，信息化已經成為主要的發展趨勢之一，加強信息化的建設已經涵蓋在了我國的各個行業中，文書檔案的管理工作也不例外，在新時期的發展環境下，文書檔案的管理工作應該朝著信息化的方向發展，這樣才能實現資源共享的效果。因此本文主要從信息時代下的文書檔案管理問題展開了論述，探究其是如何實現的，并且提出了開展信息化的文書檔案管理所具有的優勢及其存在的問題，并且提出了有效的解決方法，希望在今后的發展過程中，文書檔案的管理水平可以得到進一步的提升，更好的為發展我國的現代化建設做出積極的貢獻。

1 信息化背景下文書檔案管理的現實要求

在信息時展的過程中，計算機已經深入應用到方方面面中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現代化的發展要求，在這種情形下，就需要進一步將文書檔案管理與信息化有機結合在一起，這樣才可以促進文書檔案管理朝著更加先進的水平發展。與此同時，文書檔案管理還要在工作流程上加以進一步的優化，不斷提高人員素質，實現人機交互機制，這對工作水平的提高是很有幫助的，這是現代化發展的必然要求，也是實現文書檔案管理水平提高的必然途徑，加強信息化的發展是十分重要的。

信息化條件下的文書檔案管理還需要在管理隊伍方面多下功夫，文書檔案管理是政府機關以及事業單位等工作的重要內容之一，所以加強文書檔案管理過程中的管理人員素質是很有必要的，必須要進一步建立起一支高素質化的管理隊伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時效性等問題，所以管理文書檔案的部門應該進一步認識到當前的發展趨勢，并且實現電子化的管理，這對促進管理水平的進一步提升有著重要的意義。高素質管理團隊的建立應該是由內至外的，并且是從上而下的，這是現代化管理的必然要求。

文書檔案管理工作的現代化和信息化進程，需要充足的資金保障，以及相應的信息化設備和技術軟件的支持。既要考慮人員配備和繼續教育培訓等開支，又要考慮館藏基礎設備的完善和館藏空間的擴建等資金的花費。這就需要有專門的檔案信息管理軟件，每一個文書檔案管理人員都應該進行相應的培訓，確保文書檔案轉化成信息檔案的準確分類、編目和檢索。

2 信息化背景下文書檔案管理的幾點思考

在信息化的時代背景下，加強對文書檔案管理，首先就應該進一步提高管理理念，因為活動的開展需要正確的理念作為指導，文書檔案要想實現信息化的管理就必須要符合現代化的管理理念，這樣才能滿足計算機網絡下的需要，為實際的工作帶來一定的便利，這是相關檔案管理單位領導必須要意識到的，只有在思想上具備了深刻的認識，才能進一步的指導實際工作，創新意識是令工作得以進一步發展的首要前提，傳統的管理觀念顯然已經不能滿足當前工作的要求了，所以就必須要開展創新管理，意識上的創新可以指導行為上的創新，文書檔案管理應該有計劃的、循序漸進的開展，相關部門應該在人力、物力以及基礎設施方面加大投入力度，采用機械化的方式逐漸取代人力操作，在收集資料、編目以及歸檔的規程中加以進一步的簡化，使數字化逐漸代替傳統的管理方式，這樣才能真正的實現信息化的管理。

其次，還應該繼續搭建一個有關文書檔案管理的平臺，這一平臺的建立主要是為了滿足文書檔案的現代化發展進程，在傳統的文書檔案管理中，主要是以紙質檔案為主的，并且需要大量的人力才能完成復雜的工作內容，在信息化的發展下，這一管理方式的弊端逐漸凸顯了出來，所以采用計算機等手段可以進一步降低工作難度，提高管理工作的效率與水平，在搭建這一平臺的同時，也是文書檔案管理改革的一個過程，在搭建這一平臺的過程中，主要包含以下幾方面的子系統。一是文書檔案的加工系統，這一系統是對文書檔案進行初步加工的系統，可以降低管理時間，實現自動化的發展。二是文書檔案的存儲系統，在這一系統中，運用計算機的方式可以將初步加工之后的檔案進行更加規范的管理，這樣做可以便于今后的查找，還能實現資源共享的效果。三是文書檔案的保密以及查詢系統，這一系統的重要性在于可以實現對文書檔案的保密工作，不同類型的軟件可以實現不同方式的保密，在個人對檔案進行查詢的過程中，需要具備一定的訪問權限，這樣才能實現文書檔案保密性的實現，更好的開展資源共享工作。

再次，需要建立起一支高素質的文書檔案管理人才隊伍，這是衡量文書檔案管理水平的重要標志之一，只有管理伍的水平得到了提升，那么文書檔案的管理工作才能更加有序的進行，對于管理人才而言，應該具備專業化的知識，采用科學化的手段對文書檔案進行管理，能夠熟練的使用計算機的相關技能，并且具備較高的信息化意識，這樣才可以滿足現代化的管理需要。具體來說，主要有以下兩方面的內容。一是要對檔案管理隊伍進行科學化的規劃，在隊伍中不但需要具備管理方面的專業人才，還需要具備信息方面的專業人才，因此復合型人才就顯得十分重要了，這樣才可以滿足現代化的發展需要。二是應該重視起對檔案管理隊伍的培訓工作，只有不斷掌握新的知識，新的技能，才可以隨時滿足現代化的管理需要，建設起一支高素質的人才隊伍，在今后的工作中，每一名檔案管理者都應該朝著這一目標而努力。

結束語

綜上所述，文書檔案管理是具有一定優勢的，不但可以促進檔案的查閱速度，還能滿足工作效率提升的要求，所以在現代化的發展過程中，應該更進一步的提高這方面的管理工作，這樣才可以滿足文書檔案管理工作的要求，為企業、事業單位以及其他部門開展工作帶來一定的便利，希望在本文的論述下，能夠引起相關人士的重視，并且進一步完善管理工作，以實現我國檔案管理事業信息化的發展。

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[文章編號]：1002-2139（2016）-21--01

檔案管理是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管等提供利用服務活動的總稱，是國家檔案在事業單位最直接的表現形式。目前，工作是事業單位現代化管理中的重要組成部分，并對事業單位工作效率產生重要影響。但在實際上，受多種因素影響，事業單位在開展單位檔案管理時存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業單位各項工作的開展。本文將以此為背景，對事業單位檔案管理工作的相關內容進行分析。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

1.信息化水平較低

隨著現代科學技術的發展，信息技術已經被廣泛一應用在各項工作中，并有效提高了社會生產能力。但從事業單位檔案管理工作來看，信息化水平較低時事業單位檔案管理中普遍存在的一種問題，其突出表現為以下幾方面：（1）信息化技術的應用水平有限。在檔案管理中，一大批新的技術被應用，包括edoc文檔管理系統、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統具有強大的文檔管理能力，但事業單位在系統應用過程中，只是開發應用了這些系統的基礎部分，包括檔案儲存信息登記、檔案查找等，系統中很多新的功能沒有得到應用，在一定程度上影響了事業單位檔案管理的整體水平。（2）檔案管理人員的信息水平不高。事業單位的檔案管理人員均接受過系統的檔案管理培訓，但是對于檔案管理系統，很多檔案管理人員不能熟練的對系統進行操作；系統運行過程中存在的問題也得不到及時解決，最終影響了事業單位檔案管理的信息化水平。

2.檔案管理體系不完善

當前很多事業單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現象，導致所制定的檔案管理體系不能滿足事業單位檔案管理要求，產生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規定展開工作，對整個檔案管理工作產生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當前管理人員在工作中不能按照相關規定將收集到的資料進行歸檔、保存，在檔案整理過程中，檔案沒有按照按照擺放，導致檔案日常管理工作異?；靵y。

二、事業單位開展檔案管理的策略分析

1.制定科學的事業單位檔案管理體系

對事業單位而言，制定科學的事業單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開展的保證，因此在檔案管理過程中需要優先制定科學的管理制度，保證各項檔案管理工作順利進行。根據上文分析的內容，本文認為在制定事業單位檔案管理制度時需要注意以下問題：（1）應該充分分析本事業單位在檔案管理中存在的問題，了解本單位檔案管理的實際情況，并以此為基礎制定管理體系，確保管理制度的科學性。（2）在制定管理體系過程中，為了保證管理體系具有良好的實用性，需要充分聽取檔案管理人員的建議，通過分析檔案管理人員的建議，并結合本單位管理工作的相關要求制定管理體系。（3）要確保檔案管理制度能有效的約束各個員工的工作，并且能對領導干部的行為產生影響，必要時要鼓勵領導干部發揮模范帶頭作用，率先遵守管理規定，進而帶動其他人員遵守規定。

2.重視對檔案管理人員的培訓

開展檔案管理人員的培訓工作，這在提高其工作能力中發揮著重要作用，也可以為事業單位未來檔案管理工作產生重要影響。因此在工作中，需要積極開展人員再學習活動，全面提高檔案管理人員的綜合素質。

在工作中，要采取自學與培訓兩種形式，一方面，鼓勵全體檔案管理人員在閑暇之余能學習與檔案管理系統有關的知識，了解本單位檔案管理系統的功能、操作方法，進而對整個系統運行做到心中有數。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓制度，為員工創造良好的外出學習環境，以進一步提高員工的整體素質。

3.優化管理手段

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1檔案管理的重要性

隨著經濟發展和社會進步，市場經濟的腳步加快，我國企業開始對自身發展方向和要求進行了調整，同時對檔案工作的重視程度加強。做好檔案管理工作對企業發展帶來了巨大經濟效益，起到了重要作用。企業的平穩運行，離不開檔案管理這個重要組成部分的保障，檔案管理已經滲透到企業的各項工作中，所以加強對檔案管理工作的創新具有十分重要的意義。一個企業的發展，尤其是更好更快發展，需要各項工作互相配合進行，不僅需要做好工作管理，還需要綜合考慮到其他各方面的狀況，良好的檔案管理是企業經濟效益的催化劑和助推器，也就是說有效進行檔案管理工作保證了企業的經濟效益，同時也使企業滿足了時代的發展趨勢。當前，企業檔案管理工作處于創新、改革、轉型的重要階段，同時也充滿了挑戰。所以對企業而言，要有效地收集和整理檔案，并對檔案進行分析，根據時代的發展情況對企業進行合理評估，提供企業未來發展方向，使企業與時展同步。良好的檔案管理還能提供良好的企業環境和制度保障，進一步增強企業整體水平，最終保障企業的經濟效益[1]。

2企業檔案管理現狀

2.1創新意識不強

在我國企業工作中，尤其是檔案工作中，管理人員的大局觀缺失，不能充分重視檔案管理工作，將檔案管理工作交給檔案部門后就撒手不管，這些檔案管理人員綜合素質并不高，缺少經濟相關知識，這顯然不能將企業與當前的經濟發展情況相結合，與我國的經濟發展脫節，不能將企業檔案合理的用于企業建設，提高企業創新意識。當前很多企業都對此問題認識不足，導致相關工作在企業中的進展緩慢。

2.2對檔案工作屬性認識不足

檔案人員不能對當前時期檔案部門的本質有充分的認識，同時錯誤理解檔案工作的屬性，這會造成企業對信息的整理和編排出現錯誤，混淆詳細信息，分類不合理，最終給企業帶來額外的損失，這類損失完全是不必要的。

2.3檔案管理機制不完善

當前我國企業的檔案管理工作水平不高，處于相對初級的階段，有些企業僅僅是設置了相關部門，但是該部門并不能良好的發揮部門職能，缺少相應的管理機制和獎懲制度，不能滿足不斷發展的經濟和社會需要。對企業而言，檔案管理應該做到當前不斷發展的信息化要求，以發展的眼光完成相關工作，對檔案管理工作提供充足的政策和物質支持，保證檔案工作良好穩定發展，然而大多企業并不能做到以上要求，這大大地影響了企業的發展。

2.4檔案人員整體水平不高

企業的檔案人員綜合素質不高，專業技能不足，缺少對檔案工作的創新，造成檔案工作的放緩甚至停滯，弱化了企業檔案管理窗口作用。有人認為檔案管理工作內容簡單、操作簡便，這樣的誤解也是檔案管理工作長期以來難以得到足夠重視的一個原因。從企業層面考慮，相關領導對檔案工作的重視情況是檔案人員能某進行有效創新的影響因素之一[2]。

3檔案管理工作的創新辦法

3.1增強創新意識

（1）創新工作不可憑空想象，不是“空中樓閣”，必須在我國上半個世紀形成的理論、方法和經驗的基礎上進行，在原來的工作體系上進行，這些對我們當前的創新都有較強的指導意義，也是進行創新的根基，所以要求我們要認真學習、研究的基礎上，結合社會和經濟發展形勢，尋求突破。

（2）創新的根本來源是學習，同時通過借鑒經驗和方法為創新提供階梯，學習是創新的動力和目的學習是創新的基礎，借鑒是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創新。

3.2普及檔案工作創新的本質屬性認識

做到這一點最根本的方法是增強檔案人員的對檔案工作創新的本質屬性認識，提高其對檔案管理的創新技能。在相對枯燥的工作中，選拔有責任心和歸屬感強的檔案人員，普及檔案工作創新的相關知識，使其一方面熟悉相關工作，另一方面展示工作基礎。

3.3建立新的管理機制

檔案管理工作必須在科學的環境，尤其是管理環境中進行，企業管理人員需要制定一套合理的監督和管理機制，使檔案人員在一個完整的體系中發揮工作熱情，開拓創新，提高檔案管理的效率，適應不斷發展的形勢。可以建立“電子檔案數據中心”并與企業負責信息管理部門加強配合，該中心設在企事業單位檔案館，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。主要負責集中管理整理收集各單位所歸檔的電子文件，同時可以提供查詢、篩選等服務，實現信息共享，加大其覆蓋面和利用率。

3.4強化責任意識，提高自身素質

檔案工作折射了企業的整體發展水平和管理情況，因此對于企業來說進行高效的檔案管理十分非常必要的，具有重要意義。相關檔案人員要強化責任意識，增強專業技能，可定期開展培訓或小型比賽增強其熟練度，同時還需要擺脫保守的思想，提高其社會意識和責任意識。隨著科學技術和社會的發展，人們進行的科學研究和相應的生產以及行政管理活動逐漸變得復雜，檔案人員要滿足其需要，為企業和社會做好服務。

創新是科學進步的助推器，在任何行業和領域，創新都具有重要意義，要想使檔案事業不斷發展，同樣要進行創新。因此創新是檔案事業更好服務社會的必要條件。檔案人員要隨時緊跟時代腳步，與時俱進，建立正確的心態與工作方法，積極主動學習新的理論知識和先進思想，更好地促進檔案工作的創新發展與進步，最終提升企業整體水平。

參考文獻

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1.1 有效節省資源

就傳統的衛生檔案管理而言，往往采用的是保存紙質材料的方式，而在具體的管理過程當中需要把這些紙質檔案信息進行歸類、裝訂、裝盒等，這些復雜的工序不僅僅會耗費大量的時間以及人力，而且在一段時間之后檔案資料就會積累到較大的數量，在存儲過程當中更是需要極大的空間，后期管理特別是信息的調用需要大量的人力支持。而在信息化背景下，衛生檔案管理工作可以通過信息技術的應用而實現信息化從紙質管理變成電子管理，無論是錄入還是管理保存都有著極大的優越性，節約存儲空間的同時，極大節省了資源，讓檔案調用更加方便[1]。

1.2 提高工作效率

衛生檔案管理工作以往會選用手動歸檔的方法，而在這其中需要耗費大量的人力物力，同時也需要在其中投入較多的管理資金，特別是在手動歸檔當中出現錯誤的可能性較大，工作效率明顯較低。如今，隨著人們健康意識的增強，衛生檔案的信息數據逐步增多，如果仍然選用手動歸零和管理的方法難度會越來越大，而且在這其中如果出現錯誤的話，會出現難以，會出現難以。在信息化的衛生檔案管理當中，則能夠確保工作效率，而且出現錯誤的可能性會極大降低，也減輕管理人員的負擔。

1.3 優化醫療資源

在面對突發性醫療事件發生的過程當中，衛生檔案管理的信息化顯得更加的關鍵。這些危害深遠的醫療事件有著突發性的特點，而且一旦發生會以迅猛的速度迅速擴展，如果是傳統的檔案管理模式的話，數據的處理以及準確性都不能夠得到保障，很容易錯過最佳處理時機。在衛生檔案的信息化管理實現之后，可以讓相關部門及時迅速的掌握第一手資料，相關研究機構也可以抓住有利時機來總結疾病規律，并且提出控制和解決辦法，使得醫療資源得以優化和有效利用。

1.4 促進整合共享

社會在向前推進，科技而是以人類難以想象的速度向前發展，那么信息量也在逐步擴大，無論是哪一個部門都無法把全部信息進行有效收集管理和應用，那么打破傳統管理模式，有效構建信息化的衛生檔案管理系統，成為當前的工作重點以及必經之路，只有這樣才能夠使得檔案資源可以進行有效的整合和共享，進一步凸顯出信息管理的整體性優勢。除此以外，衛生檔案的信息化管理是讓我國能夠迅速與國際接軌的一個有力舉措，有效推進全球公共衛生事業的發展[2]。

2 信息化背景下衛生檔案管理工作實施策略

2.1 加強衛生檔案信息化管理隊伍建設

信息化背景下的衛生檔案管理工作需要加強對信息技術的應用，而在先進技術的推廣實施當中不單單要求檔案管理人員具有豐富的檔案管理知識，更為主要的是要掌握先進的信息管理技術，并且能夠把檔案管理和信息技術管理進行有效的整合，這樣才能夠讓信息化的檔案管理得以實現，檔案管理的質量才可以得到切實保障。在這樣的情況下，衛生檔案的管理工作隊伍必須要進行有效的培訓，強調檔案管理者除了要掌握先進以及完善衛生檔案的管理專業知識之外，還需要對信息技術等相關技術進行熟練應用。由此可見，人才建設是衛生檔案信息化管理的重點以及關鍵資源。因此，要對檔案管理工作人員進行全方位的教育培訓，使得他們的專業技能和信息技術得到綜合發展。與此同時，還需要注重外部人才的引進，使得他們能夠逐步充實到信息化的檔案管理隊伍當中，為衛生檔案的信息化管理注入活力。

2.2 加大檔案信息化管理基礎設施投入

如果說人才建設是衛生檔案信息化管理工作實施的軟件的話，那么與之相配套的基礎設施則是不可或缺的硬件條件，所以需要加大對信息化管理基礎設施的投入，有效完善衛生檔案管理的硬件系統，更好的是用信息化的背景?；A設施是衛生檔案信息化的保障以及基礎，但是當前檔案基礎設施落后和不完善的問題是十分突出的，特別是基層機構設施更是缺乏，與檔案信息化管理工作還存在著很大的差距。對此，衛生單位必須要對基礎設施建設提起較高的重視程度，并且結合單位檔案管理的實際需求和切實能力來配備完善的基礎設施，如果單位條件允許的話，可以結合衛生檔案的信息化管理需求來開發研究專門的管理軟件，優化信息化檔案管理的技術，使得衛生檔案信息化管理可以逐步走向正軌[3]。

2.3 構建標準規范檔案信息化管理系統

就目前而言，有關于衛生檔案管理的規范和規定還有待健全，這使得衛生檔案管理工作的難度大大增加，并且得不到完善的制度和規范作為支持與保障。另外，在檔案管理的信息化工作推進當中，會涉及多個環節以及部門，要想讓這些工作有條不紊地進行，強化部門之間的協調運轉，需要通過制度建設和規范性的管理體系來發揮約束作用。因此，構建標準規范的檔案信息化管理系統成為目前的重中之重，只有這樣才能夠明確各方的責任，使得各個部門以及工作人員可以做到各司其職，把每一個管理環節緊緊聯系起來。另外，為了滿足信息檢索交換等多個方面的需求，需要構建有著很強兼容性和通用性的信息交換以及存儲的標準，并將其在制度當中進行體現，提高管理系統的規范性和完整。

2.4 推進實現衛生檔案信息電子網絡化

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，盡管數碼照片數量持續增加，在社會各領域的應用范圍也越來越廣，但就數碼照片檔案管理的現狀來看，卻顯得有些不盡人意。實踐中我們能夠發現，當前國內并沒有推行相對而言較為統一的管理標準和規范，從而導致數碼照片管理水平始終得不到提升，此類檔案信息的應用價值也大打折扣。所以，在信息化時代，建立科學、完善的數碼照片檔案管理制度勢在必行。

1 數碼照片檔案特點分析

數碼照片的范圍相對來說比較廣泛，即所有利用數碼照相機和掃描儀產生的信息資料均可視為數碼照片。此類信息資料的存儲多以光盤、磁盤和磁帶為載體，通過計算機系統將其數據讀出來，經處理后在通信網絡上形成靜態的圖像文件格式。與傳統檔案照片相比，數碼照片檔案無論是成像、處理、傳輸，還是編輯、查閱、歸檔，其操作方法都比較簡單、方便，而且存儲時間較長，不會出現褪色和變形等問題。但數碼照片與傳統檔案照片相比，也存在一些不足之處，比如說，對軟、硬件具有較強的依賴性；信息數據存在易改性以及數據標準欠缺等。

2 信息化時代數碼照片檔案的管理方法

大量的數碼照片信息資料給檔案管理人員帶來的巨大的挑戰，想要做好此類信息資料的管理工作，掌握科學、有效的管理方法是非常必要的。對于數碼照片檔案的管理，管理人員可以從以下幾個方面入手：

2.1 數碼照片檔案分類與編號

在對數碼照片進行收集的時候，為了保證材料質量，需要遵循以下幾項原則：首先是剔除沒有價值的數碼照片。在諸多數碼照片中，必定有多張照片反映的是同一場景，對于此類照片，一般只收集最具代表性的一張；其次是確定照片保管期限，并根據照片保管期限形成季度分類和年度分類，對其進行分別整理。最后是嚴格按照編號結構對數碼照片進行編號，即：年度+流水號。一般來說，年度和流水號均為4位阿拉伯數字，如果不足4位，則在前補“0”。比如說：所需歸檔的數碼照片是“2015年檔案工作會議Dsc00039.jpg”的數碼照片，此照片的編號為13，那么在對其命名的時候，則應該在13前加兩個“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 編制照片檔案文件級目錄

文件級目錄的編制是為了便于照片檔案的查找，就目前照片檔案文件級目錄的編制來看，大致包括以下幾個方面的內容，即全宗號、紙質目錄號、案卷號、照片號、照片題名、拍攝者、拍攝時間、保管期限、盤號、數碼照片號以及備注等。上述內容中，數碼目錄號、盤號和數碼照片號僅用于著錄數碼照片。在編制過程中，檔案管理人員需要嚴格按照目錄內容對數碼照片進行整理、歸檔。只有這樣，才能夠為日后的查找工作提供便利，確保數碼照片的價值能夠最大限度發揮出來。

2.3 光盤刻錄

光盤刻錄大多以年為單位，每一年度的數碼照片都要刻錄在一個或多個光盤中，光盤應為只寫光盤，避免出現不同年度的數碼照片刻錄在同一光盤的情況，這樣會導致數碼照片放置混亂，不宜查找。此外需要注意，數碼照片光盤的刻錄需一式兩份，一份供查閱利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考慮將光盤刻錄三份。光盤的保管期限應該根據盤內刻錄的數碼照片保管期限來設定，確保光盤保管期限能夠滿足盤內照片的應用時限，避免出現使用數碼照片時，相應光盤過期的情況。

2.4 儲存與保管

數碼照片的儲存與保管直接關系數碼照片信息材料的使用效率，所以，一定要對此項工作給予足夠重視。對于數碼照片檔案的儲存，應該選用質量好的光盤進行刻錄，比如柯達、惠普、明基等，保證光盤刻錄的質量和保存期限滿足要求。而對于數碼照片檔案的保管，則應該制定一套科學、完善的管理制度，對于不使用的光盤，應該妥善保管到包裝物中，待到使用時再取出，使用后及時放回原處，如需觸摸光盤，應該帶無紡棉質手套；如果光盤有污漬，應及時用酒精或中性清潔劑清洗，應做好《數碼照片檔案遷移登記表》的記錄，作為數碼照片檔案管理材料予以保存。

3 如何準確采集數碼照片信息

當從按下拍攝快門的一刻，每一張照片相關信息記錄已經形成，具有不可修改的特點，在歸檔工作中，檔案管理員可點擊右鍵查詢“詳細信息”，了解相片相關信息，便于準確做好信息采集記錄。

4 結 語

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隨著網絡應用人群的逐步增加及通過網絡獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會管理與社會服務功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務，更為便利的、系統的為社會發展提供便利，在這一過程中相關的檔案管理部門及工作人員應拋棄傳統的檔案實體管理模式，發展傳統檔案管理與信息化檔案管理相結合的檔案管理模式，在發展信息化檔案管理的過程中要注意對各系統檔案資料的整合，通過以各級綜合檔案館為主，各類內部檔案管理機構為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統、不同行業。本文主要圍繞在信息化社會背景下深入研究檔案信息化管理改革的內涵，探明社會信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進我國檔案管理工作及檔案事業的發展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務的效率及服務質量。

一、社會信息化背景下傳統檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統的檔案信息管理是檔案歸屬于當地所在檔案館或相關檔案管理機構內，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發揮檔案信息服務社會的作用，另外也很難為群眾服務。根據國家的相關規定，我國縣級以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級機構的檔案和有代表性的二、三級機構的檔案，這就造成很多的二級、三級檔案無法進館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網絡技術快速發展的背景下，以數字化的傳播手段，結合檔案館、系統內、企業、社會等多方的檔案信息資源，以數字檔案館為信息平臺，使該平臺成為檔案信息的匯集，從而為社會、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計算機、網絡、存儲器等軟硬件設備構成的數理化檔案管理實現檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統的實物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級、各部門、各單位的檔案管理機構應在履行傳統的檔案管理工作的基礎上，利用便利的互聯網技術，搭建信息平臺、信息交流平臺，豐富網絡檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數據庫，拓寬服務渠道，滿足公眾對檔案信息的需求，同時要注意確保檔案管理系統的安全性。

二、信息化背景下傳統檔案管理工作改革的原因

（一）適應社會信息化發展的需求

進入新世紀以來伴隨我國經濟的快速發展，我國大力建設網絡及通信等基礎設施，目前我國網絡普及率達到50.3%，過半數中國人已經接入互聯網。網絡基礎設施逐漸完善，移動網絡的速度也在提高，截至2015年12月，手機網民中通過手機無線上網的比例高達90%。因此公眾通過網絡所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習慣。

（二）擴大檔案信息利用范圍的需要

傳統的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關資料管理部門查詢，在實際的應用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過信息技術手段不斷實現檔案信息的便利化、數字化，同時檔案資料在進行數字化、信息化的過程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數字信息平臺所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進行的，通過網絡傳輸技術將分散在各個檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺上，便于公眾查詢、使用。

（三）便于檔案資料信息的整合

如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進行的就是檔案信息的數字化、信息化建設，在檔案信息數字化建設的過程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時規范檔案資料的分類、效益等。在進行檔案資料數字化、信息化的過程中不能一味的追求速度，應在保證資料信息的真實性的前提下逐步將檔案資料信息化、數字化。傳統的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機構的檔案管理部門按照自己的管理方式進行檔案管理，從而造成各個部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級、各檔案管理部門在符合保密和開放的前提下，根據社會及公眾的需要采用以數字化、網絡化等形式對各級、各部門的內部檔案管理機構的檔案信息進行整合，做到對檔案信息的相對集中管理、查詢，從而為社會、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。

三、社會信息化背景下傳統檔案檔案管理改革的原則

（一）信息技術應用與檔案資料資源整合相協調

在信息技術背景下，通過網絡信息技術將各個檔案館的檔案資料進行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統一管理，也有利于加強各檔案館及管理機構之間的聯系，建立相關的查詢平臺，便于公眾查詢。隨著網絡技術的快速發展，信息間傳遞的速度越來越快、傳遞時間越來越短，在此背景下國家檔案館、省檔案館或相關檔案管理部門應首先對目前各自的檔案保管情況的相關信息進行相互交流，并對如何構建合理的資源平臺進行探討，對各自的檔案信息化平臺進行統一的規劃建設，并使各系統平臺之間能夠順暢的進行信息交流，最終達到以點帶面，逐漸形成一個檔案館群，形成一個互利共贏的公眾服務機構。

（二）擇優分類與循序漸進并重

在對檔案信息信息化、數字化的分類過程中，檔案信息的分類應按照保密程度、公眾需求程度、社會反響等方面進行有針對性的分類，對于公眾與社會需求較大的檔案信息資料，應優先對這部分資料進行信息化、數字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進行數字化信息化分類的過程中，檔案管理部門也應該對所有檔案資料進行預測，對將來一段時間可能需求量較大的檔案信息進行優先分類。在檔案資料信息化的過程中要明確紙質檔案的信息類型，由于檔案都是原始數據或信息的最真實憑證，在提供利用時要保障其完整性和真實性。

（三）區分緩急與先易后難兼顧

檔案數字化最大的優點之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護原版檔案資料，通過查閱電子檔案減少對原版資料的查閱次數，從而減少人為的對檔案原件的損害。因此在進行數字化檔案的初期，就應該先對珍貴的資料進行數字化。對于原來就是數字化的檔案資料，在經過前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開放的數字化信息資料可通過網絡上傳到相應的查詢平臺供用戶查詢、使用。而對于紙質、膠片、聲像等檔案就需要先進性數字化轉換。在轉換的過程中就需要各級根據檔案信息轉換的難易程度分別進行上傳，對于較為容易上傳的資料，應優先上傳。對于不同類別的檔案資料要根據其類別逐步實現數字化、信息化。

四、信息化背景下傳統檔案管理改革策略

（一）正確運用與檔案管理相關的法律法規，可以有效地促進各檔案管理部門間的協調發展

就目前來看，各級部門、各系統內的檔案管理部門分別屬于不同的系統、部門，對檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點，在工作中正確、靈活地運用相關法律法規可以有效的協調各部門、系統間的檔案交流工作，并可以及時調節他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。

（二）制定統一的檔案信息化、網絡化管理制度及執行標準

在檔案資料數字化、信息化的發展初期，難免會出現諸多的問題，究其根源就是大家在數字化、信息化建設的過程中沒有統一的建設標準。據相關數據統計，目前已經建成使用的檔案網站中竟然有將近30%的網站無鏈接。因此，制定統一的檔案信息化建設標準是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級檔案管理部門就檔案管理也制定了相關的規章制度及執行標準，但制定的各類制度與標準都是其系統內自己的標準，就執行標準來看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標準之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續存在，檔案數字化信息的統一管理就無從談起了。因此，制定統一的、規范的管理制度及執行標準不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。

（三）逐步構建數字檔案信息服務平臺

數字檔案信息服務平臺包含高速的網絡傳輸功能、健全的安全保障體系、先進的軟硬件設施等，利用各網絡站點的信息互聯技術將各個站點的檔案信息資料進行匯總，以國家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內的檔案資料進行匯總，用戶即可以通過該平臺進行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。

（四）提升檔案工作者的信息技術應用水平

隨著科學技術的快速發展，對檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統的檔案管理專業知識外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術、信息管理技術等相關信息化知識。如在對電子文件進行資料管理的過程中就需要檔案管理工作者掌握數據庫及網絡知識等，在進行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應用技術技能，利用信息化技術提升檔案管理水平。隨著科學技術的迅猛發展，檔案作為社會信息資源的重要組成部門，必然要融入到數字化新媒體當中，檔案目前也以多種載體形式呈現在大眾的面前，無線傳輸技術、快速掃描技術對檔案網絡管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過程中要不斷地加強學習，不斷地提高自身的信息化素質，在工作中要敢于創新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業素養，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢必會經歷一個漫長發展的完善過程，在這一過程中不僅需要國家相關部門對檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發展中充分認識信息化檔案管理改革的必要性，積極推動檔案工作的信息化建設。

作者:許長春 單位:山東省體育訓練結算中心

參考文獻：

[1]張銳.檔案信息資源管理社會化建設模式,作用績效與措施對策[J].山西檔案2007．

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一、信息化背景下事業單位文書檔案管理的優勢

在信息技術快速發展的今天，人們越來越重視信息技術的運用。信息技術的應用給傳統的文書檔案管理工作帶來了很多的便利，與傳統的管理工作比較，信息技術的應用顯然更具有很多優勢。

1.完整性

信息化技術因為便捷智能，所以能夠對文件和檔案統一進行管理。另外，因為信息技術具有很強的記憶性，所有檔案的修改都會存有記錄，從而保證了文書檔案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

傳統事業單位文書檔案管理都是依靠人工完成的，這種人工管理方法花費的時間比較多，并且效率也比較低，顯然不能夠適應如今時代的變化。在如今的信息化背景下開展文書檔案管理工作，不僅減少了人工數量，因為自動化的管理還減少了時間，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和資源共享

只要檔案整理好了，就可以隨時拿來在如今的網絡環境下運用。傳統的單位文書檔案管理工作因為管理有局限，所以當需要檔案資料運用時查找十分的不方便，從而不能實現資源共享。新時期檔案綜合管理系統很好地解決了這一問題，因為系統對所有檔案資料進行了整合，在查找相關檔案時也十分方便，方便了交流和資源的共享。

二、信息化背景下事業單位文書檔案管理存在的問題

1.對于信息化管理認識不足

在事業單位檔案管理工作中，文書檔案管理占據了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技術來管理文書檔案，是文書檔案管理工作的重要手段。但是，目前很多事業單位對信息化的檔案管理工作認識不足。造成這個原因大多是因為管理者的管理理念過于陳舊，還依賴于傳統的人工管理，很多管理者沒有正確分析傳統管理工作存在的弊端。所以，依然使用傳統的管理模式進行文書管理工作，這極大地拉低了文書管理工作的效率。由于管理者對信息化管理工作認識不足，所以對信息化管理工作不重視，阻礙了信息化管理檔案工作的發展進程。

2.管理人員信息素養比較低

雖然目前事業單位的文書檔案管理部門都配備了計算機等設備，但是因為管理人員信息素養比較低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因為很多管理人員受到了傳統觀念的影響，對信息設備了解不足，導致在使用設備時存在許多的問題。特別是在將紙質檔案資料轉換為電子文檔時，很多管理人員覺得比較困難，導致文書檔案管理工作的效率不高。

3.數字化文書檔案保密性低

在處理電子文書檔案的過程中，因為電子文本資料的管理形式比較不固定，所以電子文書檔案的保密工作存在一定的風險。同時，電子檔案很容易遭受黑客的入侵，造成檔案的損失或者更換，從而不能保證檔案的安全、正確性。但是如果為了保證電子文書檔案的安全性，不將檔案共享出來，又會直接影響文書檔案的利用率。

三、信息化背景下事業單位加強文書檔案管理工作的策略

文書檔案管理工作對社會和國家來說都是十分重要的，它是一個社會性和服務性比較強的工作。文書檔案管理工作是檔案管理工作中的重要一項，因此，如何在信息化背景下加強文書檔案管理工作是當前的重要問題。要想在信息化背景下加強文書檔案管理工作，需要從這幾點開始入手。

1.創新管理理念

事業單位文書檔案信息化管理工作，首先要創新管理理念。文書檔案信息化管理工作是根據時代的變化而進行的，因此，事業單位必須跟上時代的步伐，針對信息化管理創新管理理念。首先，應該對文書檔案管理進行正確的認識，此外，還應該深刻認識到信息化管理給文書管理工作帶來的變化，這樣才能意識到信息化管理對文書管理的重要性。其次，事業單位應該加大對文書檔案信息化管理的資金投入，確保信息設備的充足，從而為文書檔案信息化管理工作的開展奠定基礎。

2.制定科學的管理制度

因為事業單位的自身性質，導致文書檔案管理工作方面與企業文書檔案管理工作相比存在很大的差距。因此，針對這種情況，事業單位對文書檔案管理工作必須制定科學的管理制度。只有制定了科學的管理制度，管理人員在工作中才會規范地遵守制度，提高工作效率。此外，對文書檔案管理工作的安全性問題也應該引起重視，減少安全風險。

3.提高管理人員的綜合素質

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）16-0320-02

檔案工作是一門科學，有著自身的規律、特點，這就需自覺以科學發展觀為統領，以檔案學理論為指導，以科學的方式方法認真研究、準確把握，具有科學的態度、科學的精神。同時，檔案工作是一項事業，是維護黨和國家歷史真實面貌、服務黨和國家大局、服務社會、惠及民生的崇高事業，是為建設作貢獻、為時歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學務實、真抓實干。

一、抓好檔案管理的基礎工作

（一）抓好基礎制度規范建設，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據管理目標作用于管理客體以實現管理職能的方式、原則、工具和手段。同時，由于信息網絡的發展，企業管理會更注重于員工的培訓和學習，甚至強調自學和集體學習，以確立員工的共同目標和協調員工的整體行動。因此，我們要根據企業生產和服務的要求，由企業信息部門制定企業的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責任制，并在會后與企業各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關制度，并開始具體實施。其次，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作得十分輕松。因此，我們要把企業、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據企業的實際需要及相關檔案管理規定進行收集、整理和歸檔。

（二）加強重點建設，提高檔案管理水準。重點根據實際情況的發展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產生的檔案資料歸檔問題，應專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態跟蹤新增審核審批事項情況，及時調整歸檔內容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。

（三）加強隊伍建設，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學習培訓的同時，重點組織各處室檔案管理人員進行多樣化、經?；膶ｎ}學習培訓。一是請進來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業務檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進經驗。二是召開現場會“評”。結合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發現的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設的目標要求，組織檔案管理人員學習檔案法規制度，交流檔案資料收集、整理的經驗，提出加強和改進檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設

（一）加快檔案信息化進程，提高工作效率。計算機網絡是實現檔案數字化管理和網絡化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化，并在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

（三）檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。21世紀對檔案管理人員的素質要求越來越高。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。要實現檔案工作的基礎地位，就必須建設一支忠誠事業、機構合理、業務精良、相對穩定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務，加強檔案人員隊伍建設，加強檔案隊伍素質至關重要。

三、實現檔案管理科學化分析

（一）檔案管理科學化工作是一項系統工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規，檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。二是機關單位自身層面。要構建科學化檔案管理機制，只要符合國家檔案法規，做到科學利用信息化手段，并實行集中統一管理原則，就會不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全。

（二）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會大眾提供專項服務。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務，為中心工作提供服務。因此，應積極主動的將檔案管理納入中心，方能做到成績斐然。在前期應做好充分準備，樹立科學發展意識，進行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當前形勢的不斷發展變化趨勢，重視研究國情、地區發展狀況與公司企業的現實狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識，全局意識以及安全責任意識。應明確著力點，在抓好常態工作的基礎上，應有效的把握并調節階段工作的核心重點，提升檔案服務管理針對性以及綜合效率。

（三）加強基礎建設，提高管理水平。對于檔案管理科學化建設的路徑之一，信息技術已成為當前檔案管理不可缺少的技術基礎，在某種程度上，信息技術應用程度的高低與檔案管理科學化水平的高低具有重要且密切的聯系。因此，提高檔案管理科學化水平，必須加強硬件及軟件基礎建設，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學化水平提供技術支持；加強軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網站、信息共享平臺等軟件系統的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運用各項檔案管理載體，使用現代化技術手段，不斷完善電子檔案信息內容。

加快檔案管理標準化建設進程，改變傳統檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構建，實現信息、資料統一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責；加強檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權限及移交明細，使所有文件都能夠有據可查。做好檔案的動態管理，特點是資料上發生變動的，應及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱、規范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發現并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學化水平。

（四）加強檔案的服務建設。檔案服務工作上，應積極的從以往封閉式形式發展轉變為開放型模式。當前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現為較強的全民性以及服務性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護合法權益而來到圖書館，主動應用網絡系統查詢想要的資料、文獻。為此，創建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統變成現代化檔案管理工作區別于傳統檔案工作的核心環節。新時期，檔案管理只有全面聯系社會實際，深入大眾，提供優質服務，方能拓寬發展空間，提升科學化水平。應積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動，確保各界人員更全面的了解以及有效的應用。服務管理措施應進一步優化，便于大眾應用查閱。

（五）提高事業單位檔案管理人員業務素質。要建立事業單位檔案管理人員的業務培訓體系，使事業單位檔案管理人員全員接受業務培訓和繼續教育，也可以將檔案管理的相關專家和學者請到事業單位中來，通過理論講述、實際指導、經驗傳授等方式來切實提升事業單位檔案管理人員的業務素質。

（六）加快事業單位檔案管理的更新。要對事業單位傳統的檔案加強更新管理，建立起及時收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對傳統類型的信息與資料進行深入加工，滿足事業單位的職能和服務等功能需要。要加強檔案數據庫建設，將各種音頻、視頻、圖像資料機制加入事業單位檔案數據庫，以達到對事業單位檔案庫的及時更新和整理。

四、注重電子檔案的發展

隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為有用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

（一） 轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

（二）建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。二是子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

（三）提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現代化管理技術，科學地管理檔案。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。