導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇工程檔案管理方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

1 工程項目檔案概述

項目檔案，指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、采購、施工、監理及竣工驗收等全過程中形成的，具有保存價值的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。

工程項目檔案管理工作應當堅持“三同時”原則，在簽訂合同（協議）時，應同時明確項目檔案所包括的內容、要求及各相關單位對項目檔案的職責；檢查工程進度與施工質量時，應同時檢查項目文件材料的收集、整理情況；在進行工程驗收時，應同時審查、驗收項目文件的歸檔情況。

2 燃氣工程檔案管理內容

燃氣工程檔案管理是對燃氣工程建設檔案文件進行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發的工作。一個現代化的燃氣企業，對燃氣工程的檔案管理應做到管理水平專業化、文件材料規范化、歸檔程序制度化、數據管理現代化、服務利用人性化。只有這樣才能使燃氣工程檔案信息得到充分利用，才能真正體現檔案的價值，實現檔案為現實服務的根本目的。

3 燃氣工程檔案管理方法

3.1 科學系統分類，實現專業化管理

將檔案科學系統地分類，是保證檔案系統后續整理、編排、使用及信息化管理的基礎。目前，企業檔案管理的重點已從過去的文書檔案管理轉移到以燃氣工程建設為主的科技工程檔案管理。

根據國家檔案局制訂的《企業檔案分類規則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結合燃氣公司檔案的自有特征，將燃氣工程檔案分成以下四類：天然氣工程建設類、基建類、設備類、科研類。根據燃氣公司業務發展的重點，天然氣工程建設類最為重要，包括分廠站建設類（其中包括門站、儲配站、調壓站、加氣站建設）及管道工程建設類（其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網改造工程建設）。實現這些分類后，就可以有效地對工程檔案進行后續的專業化管理。

3.2 編制檔案標準，實現規范化管理

結合國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328―2001）及住建部頒布的《城鎮燃氣輸配工程施工及驗收規范》（CJJ33―2005）、《城鎮燃氣室內工程施工與質量驗收規范》（CJJ94―2009）的標準要求，燃氣公司應結合公司實際情況，編制企業內的檔案管理標準規范，對燃氣工程建設竣工資料中歸檔文件材料的內容進行調整、補充，確定燃氣工程文件的歸檔范圍，并對歸檔的文件質量做出明確要求。在工程竣工驗收時，力求做到歸檔的燃氣建設工程文件內容真實、系統齊全，其歸檔的文件質量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。

3.3 落實檔案規章制度，實現制度化管理

3.3.1 建立的規范化

企業歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規范化、制度化。首先把文件材料的編制、累積、整理、歸檔作為實際工作貫徹到燃氣工程建設管理中，然后再編制貫徹中的相關制度。它們與工程建設同步進行，即“工程立項開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步”。只有把它納入到工程建設和管理的規章制度中，并使其規范化，才能為工程提供完整的竣工資料。

其次，把文件材料管理納入到設計單位、建設單位、監理單位及各施工單位的職責范圍內，并納入到各工程計劃、施工技術、質量管理的制度中。在進行工程驗收時，文件材料是否完整、準確、真實是工程技術監督檢查、質量檢查、管理的一個重要環節，是保證工程驗收合格的重要因素。最后，把文件材料管理納入到工程技術人員崗位責任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設計人員、工程監理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔負的責任，并進行考核。

3.3.2 管理的制度化

檔案的歸檔，移交，使用都應有相應的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工資料的歸檔控制：為確保已竣工的檔案資料按時歸檔，可制定財務部門必須在得到檔案室關于竣工資料已歸檔的簽章后方可進行工程尾款結算這一內部制度，來保證工程檔案資料的完整及時歸檔。（2）檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，一式兩份。（3）檔案的使用：在檔案利用過程中嚴格執行檔案的借閱制度，認真履行簽字手續。對涉及燃氣企業生產、經營活動核心內容的商業機密設置使用權限。

3.4 加強信息化建設，實現現代化管理

為提高燃氣設施的監控及管理水平，科學、準確、有效地掌握燃氣管網信息，可建立SCADA系統、GPS衛星定位系統、GIS燃氣管網地理信息系統。檔案部門則根據實際情況，配置了主要以管理工程建設檔案為主的檔案管理系統。通過以上定位系統收集到相關數據并移交檔案管理，定期對移交到城建檔案館的管網數據光盤更新處理。對已竣工的燃氣工程檔案，利用檔案管理系統軟件對歸本單位保管的燃氣工程檔案進行微機管理，并對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導入、掃描、攝影等數碼技術將一些重要文件的內容通過系統中原文管理功能存入檔案管理系統數據庫。為使燃氣工程檔案管理更有序、查詢更方便及時，提高查全率和查準率，應合理認真使用檔案管理軟件。

3.5 加強培訓學習，實現檔案人員多元化管理

天然氣是一種易燃易爆產品，而燃氣工程建設做為一項專業性較強的建設項目工程，不僅要求燃氣行業的檔案人員必須掌握檔案專業知識和計算機管理檔案的操作技能，而且要有燃氣方面的專業知識。從而使燃氣行業檔案人員在對燃氣工程文件材料形成過程中的監督、指導、管理有的放矢、有理有據。

為了適應新形勢和新技術對檔案工作的要求，促進城建檔案規范化、標準化，切實落實住建部頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》等法律法規，檔案部門、施工部門、監理部門、工程管理部門的相關人員參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理的培訓。通過學習，使相關部門的技術人員了解了從工程的立項到工程竣工驗收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監理人員在工作中的脫節，造成工程管理與資料管理互相推托的現象。實現檔案管理人員的多元化發展，可以提高工程檔案管理水平，確保燃氣工程檔案的歸檔質量。

3.6 積極提供服務，實現人性化管理

篇2

1、工程建筑檔案的特點

工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內容資料，它不但包括工程項目的方案設計，各項合同和協議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現場的水文地質和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設中主要資料，如施工中使用材料的質量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設計變更和技術交底等;同時還有監理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結等重要文件。建筑工程資料的特點包括：⑴一次性：因建筑工程項目自開始到結束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結束都只有一套;⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況;⑶實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴建的主要依據，而且也可作為同類型的項目建設參考的依據，故其實用性較強。

2、工程建筑檔案管理的現狀

（1）信息化建設緩慢

盡管我國已經逐漸加快建筑工程建設檔案信息化的建設步伐，但是對其的關注及投資力度還較小，不能滿足社會經濟的發展需求。在工程建筑檔案的信息化建設中，因大部分工程建筑檔案均源于不同的地方，所以信息比較分散，無法對其實行統一、規范的管理。另外，盡管工程建筑檔案管理信息化建設已經受到越來越多的人的關注，但是多數工程建筑檔案管理單位在實際工作中，依然存在側重于實體工程建筑的檔案管理，而忽視檔案信息化建設的問題，對工程建筑檔案的信息化，并未采取積極的措施進行完善，導致信息化建設緩慢的現狀。

（2）信息化建設動力不足

現階段，工程建筑檔案信息化建設一直處在起步階段，因此，在實際的信息化操作過程中，還會出現諸多的不足，這是由于工程建筑檔案在實際的信息化建設中，并未出現針對性較強的群體，從而導致工程建筑檔案管理信息化建設比較緩慢。另外，缺乏信息化建設人才也是導致工程建設檔案管理信息化建設動力不足的主要原因。加上檔案管理者不重視工程建筑檔案管理的信息化建設，因此，在具體操作中出現不盡心或者不關心的現象，導致工程建筑檔案管理信息化建設在實際工作中無法發揮出真正的功用，缺乏真實性及可靠性。

二、基于信息化的工程建筑檔案管理方法

隨著我國工程建筑行業的不斷發展，越來越多的建筑單位認識到工程檔案管理信息化建設的重要性，如規范檔案資料的儲存方式、方便檔案資料的查詢等，因此，加大工程建筑檔案管理信息化建設的關注力度，并完善工程建筑檔案管理的信息化基礎配置，能提高我國工程建筑檔案的管理能力。

1、增強工程建筑檔案管理的現代化意識

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質量安全和工程進展等。但我國的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設速度比較緩慢，因此，與實際建筑工程的發展脫軌，跟不上時代的發展，實用性和有效性得不到充分發揮，無法為工程建筑提供時效性較強的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設中添加部分現代化的元素，如借鑒網絡技術，建立電子信息庫，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設實行有機結合，改變傳統工程檔案管理中手抄寫和書架儲存的模式，從而避免實物保存中破損、腐蝕后無文件參考的局面。建立一套科學合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2、加大對管理人員的培訓力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業務技術、綜合素養和職業操守等，均會對工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學性產生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過程中，依舊沿用傳統的管理模式，管理方式比較落后，已經不能滿足我國社會經濟的發展需求。因此，加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度，轉變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實現我國工程建筑檔案管理信息化的關鍵環節。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學習信息化技術的機會，或者定期派遣專業的信息化管理人才對管理人員實施技術培訓，提升管理人員的信息化管理能力;管理單位還需引進先進的管理理念和方式，強化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設一支專業技術強、信息化操作熟練、綜合素質高的人才隊伍，為工程檔案管理的信息化建設的成功奠定基礎。

3、加強工程建筑檔案庫的信息化管理

想要對工程建筑檔案管理工作實施規范化、系統化的管理，實現信息的共享，就要加強工程建筑檔案庫的信息化管理建設。將需實施歸檔的工程建筑檔案，按照統一格式向檔案管理系統提交，并由系統實施自動歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數據庫的平臺內，確保工程建筑檔案信息化建設系統具備統一性，讓檔案資源能實現共享。另外，檔案管理數據庫還需實現自動化，并在數字化系統中將檔案資料標明其存放位置，從而實現快速檢索。

4、強化信息化管理的安全意識

篇3

一、建筑工程技術檔案傳統管理模式的優劣勢分析

建筑工程項目分為很多種，其建筑工程規模的大小也不盡相同，而那些規模較小的建筑工程的技術檔案管理，可以采用普通管理方式，而那些規模比較大且又復雜的工程，其技術檔案管理則應采用多重角度思考管理的方法。現階段，建筑工程技術檔案的傳統管理模式應當從以下幾個方面分析：（1）、技術維。其主要包括信息技術和網絡管理系統。（2）、人文維。其包含了工程檔案管理制度以及組織文化。（3）、管理維。其主要包括了戰略規劃、人力資源管理、組織結構。（4）、經濟維。其主要包括了相關市場的開發、資金的投入使用以及產品服務等等。隨著新時代的來臨，建筑工程技術檔案的管理方式也越來越現代化，傳統檔案管理模式中優秀的地方是值得繼承與發展的，但其老式的管理方法將會被時代所淘汰，其管理模式將會朝著越來越科學化的方向發展。本文對某個大型建筑工程的技術管理中存在的問題，進行了研究與分析，此工程采用手工的方法將檔案的目錄編制成word錄入到電腦中，其工作效率極為的低，如若需要尋找或分析相關的數據，都需要耗用很多的人力、時間。改傳統下的管理模式存在著許多的問題，其主要表現為以下幾個方面；（1）只意識到了保管的重要性，而忽視了其利用價值，過于的對技術檔案進行保管，導致技術檔案與“外界隔絕”，其相關的價值不能夠及時的被利用，偶爾進行利用，也只是提供有關技術文件資料的復印件或者原件，而缺乏對技術檔案內容的深入分析與研究；（2）在全過程當中缺乏相應的控制，在工程項目建設的過程中，有些檔案管理處在無關緊要的地位，不會提前進入工程的文件管理，對檔案信息數據的有關疑問也沒有提出建議與疑問的權利；（3）技術檔案在進行收集、整理資料，保存和被利用等整個過程中，也僅僅是關注到了技術檔案的經濟價值，而忽視了對技術檔案管理的質量以及效率的關注。

二、建筑工程技術檔案如何進行科學化管理的相關分析

通過上文對建筑工程技術檔案傳統管理模式優勢與不足的研究與分析，我們可以通過上文我們可以了解到建筑工程技術檔案傳統模式中存在的問題以及優勢，但是存在的不足并不會影響技術檔案管理將會向著科學化的方向發展。所以在技術檔案科學化管理過程中要加強重視項目管理，以促進技術檔案相關價值的發揮。

(一)進行全過程的控制

我國的建筑工程技術檔案不僅是工程施工過程中的一個項目，而是存在于整個工程的施工過程中。1.為了確保技術檔案內容完整不缺，就要及時收集工程在施工過程中形成的有關技術文件，對此，可以采用甘特圖方法，檔案的收集要緊跟工程的進度，例如某個建筑工程的進度規劃在以=一月至十二月，一月上旬進行編輯設計任務書，一月下旬選擇建設地址，二月進行工程勘測，二月下旬和三月上旬進行組織設計，三月上旬計劃進行年度建設計摘要：技術檔案在建筑工程技術管理方面發揮著巨大的作用，而在工程領域中對于技術檔案管理方法一直都存有爭議。所以本片文章就簡單的研究與分析了技術檔案管理內容，通過了解傳統管理的優點與不足，進而從現代化管理的角度給出了科學合理的意見。關鍵詞：建筑工程；技術檔案；科學管理劃，三月下旬進行建設準備，四月至十二月進行工程施工，十二月完工進行驗收。采用甘特圖方法，在進行技術檔案相關資料的收集時，可以結合實際制定科學合理的管理方法以及發展方向。2.技術檔案中的相關文件。項目在進行申報的過程中，工程前期的技術文件起著至關重要的作用，其中包含的文件有對于項目的相關建議書、項目在批復過程中的相關文件、項目是否可行的有關報告、項目在進行評估過程中的形成的相關文件等等；在設計階段過程中形成的相關技術文件有:項目初步進行審批過程中形成的有關文件、征地拆遷以及后續安排的相關文件、招標投標過程中形成的文件等等。工程在進行施工的過程中以及完工后形成的相關文件，以某個工程作為案例進行分析，比如該工程在進行施工的過程中，首先要做的是審批開工報告，并及時記錄和整理施工過程中的相關資料，同時施工當中的有關工程的總結、竣工圖、工程的驗收等相關文件及資料也要進行收集與整理。

(二)加強對檔案管理的質量控制

我國對檔案管理制定了相關的法律條例，但絕大多數都只是進行宏觀方面的規定。在實際的技術檔案管理過程中，對技術文件檔案提出了更高了要求與標準，如果缺乏對應的規定，其控制效果將很難實現。1.有關需求特征的分析。在整個工程管理過程中技術檔案的管理都要以相關利益者的需要作為內容，并將無縫服務理念貫穿整個工程過程中，進而提高信息資源的利用效率。同時要注重提高檔案管理者的服務意識，并及時跟蹤服務技術檔案形成的過程，一直到工程完工。2.完善反饋制度。要想技術檔案內容完善，就要及時做好反饋信息的收集工作。其相應的方法就是以技術檔案使用者的需要及愿望作為依據，進而不斷完善和提高技術檔案管理。

三、結束語

通過上文的論述，我們可以得知建筑工程技術檔案在實現科學化管理的過程中，要不斷的加強收集和整理施工過程中形成的有關技術資料及文件，并以需求的特點、制度反饋及計劃實行等作為出發點，以保障并提高技術檔案管理的質量。通過上述文章的研究我們可以得知技術檔案在進行科學化管理中，由于不同的工程技術檔案在進行管理中的需求也不盡相同，所以上述的方法在其他工程管理應用過程中，要考慮到實際情況，予以合理的應用。

參考文獻

[1]李艷紅,劉萬瑞.建筑工程檔案管理的重要性分析及科學化管理措施[J].門窗,2014,10:150.

篇4

1 水利工程檔案管理在水利工程建設中的重要性

水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設的全過程，并把所有建設施工的企業、材料、設計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設的信息資源完成，具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是水利工程檔案管理的核心內容，要遵循水利工程的特點和規律，將檔案有序化建檔，統一管理，提高檔案的可利用價值。

檔案管理的標準化和規范化是水利工程?n案管理的目標，要達到這一目標就必須將檔案管理與水利工程建設保持同步，甚至要優先于工程建設，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目施工、項目監理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設和后期管理的全過程，所以每一個小的參數的準確性都是項目成敗的關鍵，因此在檔案管理中，細節尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發現問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質量與效率。

2 水利工程檔案管理過程中存在的問題

目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項目中都已經納入計劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項目建設信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時有發生。

2.1 水利工程檔案管理質量問題

水利工程檔案的質量與水利工程的質量具有直接的聯系，水利工程檔案是質量監督與檢查的重要參考依據，通常水利工程都是由若干個子工程構成，根據施工進度，每完成一項工程都需要進行質量等級評定和驗收，這時水利工程檔案則是重要的評定依據，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設不同步，往往都是工程完成后，集中對工程檔案進行采集和分類，這導致檔案內容與工程建設的內容不完整，工程施工數據不準確，這加大了工程的質量評定難度。同時，檔案的分類與案卷形式不規范，在對工程進行針對性分析時，檔案無法起到有效的參考價值，甚至一些施工單位不能及時上報檔案材料，導致部分工程無法找到評定依據。

2.2 水利工程檔案管理人員配置問題

水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對水利工程的施工建設足夠熟悉，能夠將檔案科學分類，根據項目的施工過程進行有序的管理。而現實檔案管理人員往往都是臨時抽調的非專業人員，他們的工作具有被動性特點，都是由施工企業將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項目建設之中，這往往會導致出現內容缺項、漏項等問題，對一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對應，嚴重影響了工程的質量驗收。

2.3 水利工程檔案管理規范性問題

水利工程檔案的管理與領導的重視程度有直接的關系，由于領導的重視程度不夠，對于檔案管理規定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，導致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續問題的出現。加之水利工程人員流動比較大，參與單位眾多，對于檔案的調用沒有明確的制度約束，導致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學的和強制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。

3 提升水利工程檔案管理水平的方法

水利工程檔案管理的水平直接關系到工程的建設、監理、評級與后期的應用與維護，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創新、不斷發展，使水利工程檔案管理工作發揮其應有的價值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實際應用的角度出發，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規范化的水利檔案管理體制；其次，加強檔案管理的重視力度，建立層級負責的檔案人員管理組織結構；最后，提高檔案管理的技術水平，將計算機技術、網絡技術應用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。

3.1 建立水利工程檔案管理規范化體制

水利工程檔案管理的規章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導，要建立符合工程檔案自身發展規律的規范化體制，從檔案管理的操作、監督和使用三個方面建立具體的申報審批制度，保證檔案的及時采集與整理歸檔，并有效地進行監督。在使用過程中，必須主管部門領導審批才能夠調用水利工程檔案，對檔案進行跟蹤，按照檔案使用期限及時收回檔案，保證檔案不會丟失。

3.2 建立層級責任制檔案管理組織結構

檔案管理要由專門的部門進行管理，由工程項目的主要領導具體抓檔案管理業務，通過層級的責任任務分配，提高檔案管理的統籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監督，保證檔案的完整性和有效性，在項目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對應，為工程項目的質量保駕護航。此外，要加強檔案管理人員能力水平的培養，使其檔案管理水平與實際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項目建設在同一水平線上，能夠真實地展現水利工程建設的全過程。

3.3 建立信息化檔案管理體系

篇5

基建檔案正確地分類,是保證卷宗內檔案系統整理、編目、利用及運用計算機管理的基礎。高校檔案管理的重點從過去的文書檔案、教學檔案、會計檔案管理轉移到以基建工程建設為主的科技檔案管理。

根據國家檔案局制訂的《企業檔案分類規則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》,結合基建工程檔案的自然形成規律和特點,在保持檔案本身所固有的內在聯系和系統性、便于保管和利用的原則下,將科技檔案分成4大類:基礎工程建設類、建筑類、設備類、科研類。根據高校基本建設發展的重點,將基礎工程建設類作為其中第一大類。其檔案資料屬于所有檔案中最重要的一部分。

2依據國標、行標,使歸檔基建工程文件材料規范化

結合國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-2001)及住建部頒布的《城鎮基建工程施工及驗收規范》(CJJ33-2005)、《城鎮基建室內工程施工與質量驗收規范》(CJJ94-2009)的標準要求,制訂《基建工程文件歸檔規定》,對基建工程建設竣工資料中歸檔文件材料的內容進行調整、補充,確定了基建工程文件的歸檔范圍,并對歸檔的文件質量做出明確要求。在工程竣工驗收時,力求做到歸檔的基礎建設工程文件內容真實、齊全、系統,其歸檔的文件質量符合要求。只有這樣,才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。

3文件的內容要求

3.1 基建工程文件材料歸檔內容

(1)工程依據文件。

①工程項目建議書、申請報告及審批文件、批準的設計任務書、初步設計、技術設計文件、施工圖和其它建設文件;②工程項目建設合同文件、招投標文件、設計變更通告單、工程量清單等;③建設工程規劃許可證、施工許可證、質量監督注冊文件、報建審核書、報建圖、竣工測量驗收合格證、工程質量評估報告;④財務文件(預算書)。

(2)交工技術文件。

①施工資質證書;②圖紙會審記錄、技術交底記錄、工程變更單(圖)、施工組織設計等;③開工報告、工程竣工報告、工程保修書等;④重大質量事故分析、處理報告;⑤材料、設備、儀表等的出廠的合格證明,材質書或檢驗報告;⑥施工記錄:隱蔽工程記錄、焊接記錄、管道吹掃記錄、強度和嚴密性試驗記錄、閥門試驗記錄、電氣儀表工程的安裝調試記錄等;⑦竣工圖紙:竣工圖應反映隱蔽工程、實際安裝定位、設計中未包含的項目、工程管道與其它市政設施特殊處理的位置等。

(3)驗收合格記錄。

①測量記錄;②隱蔽工程驗收記錄;③溝槽及回填記錄;④防腐絕緣合格記錄;⑤焊接外觀檢查記錄和無損探傷檢查記錄;⑥管道吹掃合格記錄;⑦強度和嚴密性試驗合格記錄;⑧設備安裝合格記錄;⑨儲配與調壓各項工程的驗收及整本驗收合格記錄;⑩電氣、儀表安裝測試合格記錄;在施工中受檢的其它合格記錄。

(4)竣工圖。

竣工圖有:①總平面圖:比例為1∶2000或1∶5000;②平面(帶狀)圖:比例為1∶500或以標準地形圖繪制;③縱斷面圖:比例為橫向X∶1∶500,縱向Y∶l∶50或l∶100;④工程及特殊部位(重要的隱蔽工程)施工圖。

(5)工程竣工驗收文件(各項工程的程序驗收及整體驗收記錄)。

①工程竣工總結;②竣工驗收記錄;③財務決算文件(決算文件及交付使用財產總表和財產明細表)。

(6)監理文件。

①監理規劃;②監理月報中的有關質量問題;③監理會議紀要中的有關質量問題;④進度控制;⑤質量控制;⑥造價控制;⑦分包資質;⑧監理通知;⑨監理工作總結。

3.2 基建工程文件材料歸檔內容

(1)設計文件及設計變更文件;(2)設備、管道組成件、主要材料的合格證、檢定證書或質量證明書;(3)施工安裝技術文件:焊工資格備案、閥門試驗記錄、射線探傷檢驗報告、超聲波試驗報告、隱蔽工程記錄、基建管道安裝工程檢查記錄;(4)質量事故處理記錄;(5)城鎮基建工程質量驗收記錄:基建分項工程質量驗收記錄、基建分部(子部分)工程質量驗收記錄、基建單位(子單位)工程竣工驗收記錄;(6)其它相關記錄。

4文件的質量要求

(1)歸檔的工程文件應為原件。

(2)工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

(3)工程文件的內容必須真實、準確,與工程實際相符合。

(4)工程文件應采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

(5)工程文件應字跡清楚,圖樣清晰、圖表整潔,簽字蓋章手續完備。

(6)工程文件中的文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。

(7)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖復印件。

(8)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。

①竣工圖章的基本內容應包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。②竣工圖章尺寸為80mm×80mm;③竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方空白處。

(9)利用施工圖改繪竣工圖,必須標明變更修改依據;凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過1/3的,應當重新繪制竣工圖。

(10)不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊》方法(GB/1O6O9.3－89)統一折疊成A4(297mm×210mm),圖標露在外面。

5落實規章制度、使基建工程文件從形成到歸檔利用制度化

高校基建歸檔制度的建立是確保各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規范化、制度化。在基建工程檔案管理方面制定相應的規章制度,從而使基建工程文件從形成到整理歸檔直至保管利用都有了一整套管理控制措施。

首先把文件材料的形成、積累、整理、歸檔作為工作程序納入到基建工程建設、管理的各項規章制度中。且它們是與建設的進程同步,即“工程立項開工與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步”。只有把它納入到工程建設和管理的規章制度中,并使其規范化,才能為工程提供完整的竣工資料。其次、把文件材料管理納入到設計單位、建設單位、監理單位及各施工單位的職責范圍內,并納入到各工程計劃、施工技術、質量管理的制度中。在進行工程驗收時,文件材料是否完整、準確、真實是工程技術監督檢查、質量檢查、管理的一個重要環節,是保證工程驗收合格的重要因素。沒有完整、準確的文件材料就不算完成計劃,沒有質量合格的文件材料,工程就不算達標,驗收就不能通過。

第二,把文件材料管理納入到工程技術人員崗位責任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設計人員、工程監理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔負的責任,并進行考核。竣工資料的歸檔控制:為了確保已竣工的檔案資料按時歸檔,確定了財務部門必須在得到檔案室關于竣工資料已歸檔的簽章后方可進行工程尾款結算這一內部制度,保證了竣工資料的歸檔率達100%。檔案的移交:工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄,按目錄清單向檔案室歸檔,雙方簽章,各持一份,以示憑據。

6加強信息化建設,實現基建工程數據管理現代化

為了提高基建工程及其設施的監控及管理水平,科學、準確、有效地掌握全市基建管理信息,可以建立SCADA系統、GPS衛星定位系統、GIS基建地理信息系統。檔案部門配置主要以管理工程建設檔案為主的檔案管理系統。

(1)基建信息管理:為了準確把握地下管線信息,GIS部門在每項管線工程竣工后,根據管線竣工圖現場測量并結合GPS坐標定位,形成詳細、準確數據后輸人到GIS系統,形成了一套完整的基建管網分布圖。對于管網改造GIS部門也及時修改,從而實現了對地下基建管線信息的全面的數據化管理。并定期對移交到檔案館的管網數據光盤覆蓋更新。確保為高校基本建設提供第一手基建信息。

(2)基建工程檔案管理:對已竣工的基建工程。

檔案一套移交檔案館,一套由本單位保管。利用檔案管理系統軟件對歸本單位保管的基建工程檔案進行微機管理,并實現了對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導入、掃描、攝影等數碼技術將一些重要文件的內容通過系統中原文管理功能存入檔案管理系統數據庫。檔案管理系統軟件的運用使基建工程檔案管理更有序、查詢更方便,利用更及時。并且提高了檔案的查全率和查準率(我們依據《城市建設檔案著錄規范》中基建工程著錄項目完善了檔案管理系統,使錄入的信息更適應基建工程檔案管理的需要)。

綜上所述,高校基建在基建工程建設中只有嚴格執行了基建工程管理的各項規章制度,實行規范化管理,并通過工程技術人員辛勤負責工作、才能保證基建工程檔案從形成到歸檔按質按時、井然有序,才能體現基建工程的整體管理水平和質量。檔案工作者只有對基建工程檔案的科學管理、辛勤用心服務,才能實現檔案資源的有效開發利用,才能為高校的工程建設、決算審計、基本建設管理、領導決策提供最準確的資料及最詳實的數據,才能更好地為學院的基本建設服務。

參考文獻

[1] 李紅云.做好建筑工程檔案管理工作[J].科技資訊,2008(10).

[2] 董宏理,韓振華.規范基建工程建設行為提高基建工程管理水平[J].城市基建,2009(1).

篇6

中圖分類號：F270/224.33 文獻標識碼：A 文章編號：1008-4428（2012）11-130 -02

隨著中國石化工程建設事業的不斷發展，中國石化內部資源開始了重新組合，原石化系統內部的建設公司和設計院，根據中國石化集團總公司的統一部署，將原單一的建設單位和設計單位組合成新的以設計、工程項目總承包（EPC）和核心專業施工為主體的工程公司，因為單位性質的改變，如何適應新的檔案管理方式，加快應用電子檔案管理已經是擺在我們面前迫在眉睫的任務。所以，根據工程公司檔案管理特點，開發的檔案管理軟件除滿足通用的檔案管理要求之外，還必須充分考慮工程檔案特點。

一、工程檔案管理工作流程圖

工程公司的檔案管理是由文件收集、整理、歸檔、驗收、整編、入庫、管理、利用等幾項工作組成。

首先是工程設計文件的收集、積累。工程設計文件分為項目文件和非項目文件兩類。項目文件包括項目管理文件與設計文件，非項目文件是指與項目相關，但不是在項目活動中產生的文件資料，如科研、標準及設計參考資料。文檔人員在文件收集、積累完成后，進行整理編目，交付檔案室歸檔，檔案室在接到歸檔文件后，按照檔案管理規定檢查驗收，然后整編登記，歸入檔案庫房中相應的柜架進行保管。對庫存檔案進行管理是檔案室的重要工作，它包括整理檔案資料，編制檔案目錄和索引工具，檔案的鑒定與銷毀，根據用戶的不同的需求提供檔案利用服務。

二、系統結構

根據檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統劃分為文件整理過程，歸檔驗收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統管理工程等幾個部分。

（一）文件整理過程

項目文檔管理人員在獲得的分配的項目后，即可進行項目文件的收集整理理工作，在本人負責的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗收。項目文件整理過程包括a、項目立項（包括項目申請、項目登記、項目計劃、項目組成員等）；b、項目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統監控。d、非項目文件的存檔準備。

（二）歸檔文件驗收過程

檔案人員和文檔人員歸檔文件驗收過程是靠“歸檔申請單”和“驗收通知單”進行聯系的。文檔人員在進行文件歸檔時應向系統發出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據其中所列目錄調閱對應的文件進行檢查驗收，驗收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發出“驗收通過通知”，否則，向系統發出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程

檔案管理過程包括以下幾項工作：a、對庫存檔案進行整理編排　組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護管理；c、定制報表，生成報表數據；d、檔案日常管理數據統計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程

系統應向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統計，檔案的修改與復制，對外發圖管理。

（五）系統管理過程

系統管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數據的導入導出管理；c、制作檔案數據光盤；d、定義檔案數據類型及數據結構；e、審批過程的管理。

三、檔案管理軟件軟件模塊的劃分

系統共包括8個模塊：項目管理、歸檔管理、驗收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統計管理、系統管理。如下圖所示：

（一）項目管理功能模塊對應現在文檔組采用的項目管理軟件，包括項目的立項、項目配置、項目進度、項目查詢這四個功能

（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導入，可連接掃描的PDF電子文件，可發送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態”。

（三）驗收管理功能模塊包括：項目驗收與歸檔驗收。項目驗收主要是驗收項目立項是否正確，數據是否正確齊全。歸檔驗收主要功能是歸檔數據的驗收、入庫是否完備齊全，對驗收結果評論，并發出“出錯信息修改單”。

（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護管理（對已有的檔案數據增減修改）。

（五）檔案利用管理

利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽　復制　打印管理。2、實體檔案的利用：包括利用實體檔案審批手續，實物檔案條碼管理，實物檔案借閱歸還記錄。

（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權限管理等。

（七）檔案統計管理：統計管理的主要功能是完成各種統計工作，包括項目統計，歸檔統計，利用統計，電子檔案匯總統計，實物檔案匯總統計等。

（八）檔案系統管理：主要功能是完成系統的全部定制工作及監控系統的運行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權）；在線監控功能：可查詢所有登錄過系統用戶的詳細信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統的使用日志，可將日志導入導出。

基礎數據維護功能：可對檔案系統的基礎數據進行編輯，基礎數據包括，檔案分類碼，檔案密級、圖紙設計階段，歸檔整編數據修正。

數據備份與修復功能，如遇異常情況數據系統遭到破壞，可及時恢復系統數據。

工程檔案管理系統除以上的基本功能之外，還需要考慮增加單獨的數字化管理接口模塊，隨著電子技術的不斷發展，檔案管理工具和手段也發生了日新月異的變化。包括掃描儀，數碼相機、打印機、條形碼設備在檔案部門不斷應用，故在設計工程檔案管理軟件時必須預留能調用這些數碼設備和專業軟件的接口。

工程檔案管理系統的總體目標是實現圖文自動歸檔，電子編目、曬圖、復用、查詢審批、利用統計、工程領號的自動化管理。

隨著電子信息的不斷發展，檔案管理手段也發生巨大的轉變，從傳統的檔案管理向數字化檔案管理過程已不可逆轉。如何在新的形勢下，加強檔案信息化管理，充分開發和應用檔案管理軟件，我們必須予以重視。

參考文獻：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].中國人民大學出版社.

篇7

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

由于檔案建設缺乏規劃性，沒有對檔案的重要性引起足夠的重視，大部分的檔案流于形式化，火力發電廠檔案管理工作存在著很大的問題，所做的檔案工作也只是為了應對上面的檢查而開展的。在這種意識之下，所做到檔案當然是不完善的了，檔案甚至是用了很多編造的資料，缺乏起碼的真實性。在這種影響之下，檔案工作長期受到了很大的制約。所以要建立完善火力發電工程建設中的檔案管理，就要針對解決以下問題。

1.工程檔案的完整、準確、系統性

1.1文件的形成。

檔案管理職責中，做到早期介入，中間檢查。制定工程檔案現場檢查制度和工程檔案資料管理辦法。本著“誰施工誰負責編制”的原則，建設單位、設計單位、施工單位、監理單位根據各自承包的工作內容、范圍和職責，盡早分別進行歸檔范圍規定的文件材料和圖紙的收集、分類、整理組卷。

1.2文件的收集。

一個完整的基建工程項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等許多部門。

建設單位主要負責根據上級文件精神，制定本項目文件材料歸檔制度；收集、整理在項目管理中設備材料的招、投標文件、訂貨合同及變更、協調、索賠等文件材料；收集、積累在生產技術準備和試運行中形成的文件。

項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況；審核、簽署竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。

施工單位負責收集、積累、整理各承包工程范圍內的檔案文件，并在規定的時間內向建設單位移交。

1.3項目文件整理與歸檔。

根據文件的形成階段規律和查找規律分別組卷，管理性文件按問題、時間組卷，圖紙按單位工程或者專業組卷；綜合性文件主要是指在項目準備階段形成的涉及范圍廣泛的文件，立卷應按問題前后時間的順序進行；施工文件的組卷要符合各自的形成規律，一般來說，原材料、構件的出廠證明是按批量形成，試驗報告按結構形成，質量檢查、評定記錄是先形成分項、分部工程評定記錄，最后形成單位工程評定記錄。照片檔案的整理中，單張照片說明的填寫順序格式，如題名、文字說明、人物、時間、地點、攝影者等。

1.4竣工文件編制要求。

竣工文件編制。項目施工及調試完成后，施工單位、監理單位應根據工程實際情況按國家和行業標準以及合同規定的要求編制項目竣工文件。結合建設項目實際情況，對施工文件、施工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實，并按要求修改或補充標注到相應的文件上。

竣工圖的編制。項目竣工圖完整、準確、清晰、規范、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。竣工圖內容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符合。所有竣工圖由編制單位逐張加蓋簽署竣工圖章，竣工圖章中的內容填寫齊全、清楚。竣工圖編制完成后，監理單位應督促和協助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發現不準確或短缺時及時修改和補齊。

2.探討火力發電企業檔案管理工作的途徑和方法

2.1加快電子檔案管理人員培養和人才儲備步伐

社會發展和科學技術的不斷進步，使檔案管理工作的任務、工作環境、服務對象、管理模式都發生了很大的變化。我們可以注意到，檔案管理工作由以前的保管、記錄活動的證據，演變為目前這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案管理人員也因此由以前的文獻記錄者、保存者、變為檔案遺產的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者、整理者、演變為在檔案形成過程中，明確歷史責任感的積極干預者。這一系列的巨大變化，迫使我們盡快地調整自己的工作思路和方式，來迎接電子時代帶來的挑戰。如何迎接這一歷史性的變革，關鍵是要提高當前檔案管理工作者如何掌握和應用新的科技知識，更好的服務于社會。各級政府、企業領導者以及檔案館的領導也越來越意識到，電子文件檔案管理人才在信息化管理工作中的重要性，紛紛投入資金，引進先進的電子文件檔案管理程序和人才，同時也清醒地認識到目前的檔案人員知識結構方面存在的問題。為此，加強檔案館現有人員的繼續培訓是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作。如何提高現有人員的業務能力，這就要靠我們的管理者，根據人員的知識結構水平，全面制定并明確每個人的培訓計劃和目標，定期進行全面業務知識的考評。建立和完善館與館之間的技術交流平臺，從中發現、培養、儲備電子文件檔案管理的人才。

2.2進一步推進檔案標準化、規范化管理

目前，檔案信息自動化系統的要求是檔案標準化、規范化，滯后的管理理念和應用軟件的魚目混雜，直接影響了電子文檔檔案管理系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是管理環境沒有充分得以提高和發揮。筆者認為，對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次跨越，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化建設，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2.3抓好數據庫建設是關鍵

目前，火力發電廠檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機、工作站。服務器性能的提高，網絡技術的成熟與否，直接影響到數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合實際。因此，要避免發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

2.4建立完善發電廠電子文件全過程管理制度

火力發電廠電子文件全過程管理中有關維護其信息安全方面的措施，首先要加強對電子文件制作和管理人員的管理。電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況，確保電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

3.結束語

火力發電廠檔案工程建設的重要性是顯而易見的，需要相關的企業引起重視，把檔案工作當成一項必要的工作來抓。檔案的工作者則應該本著負責的態度，扎扎實實做好每一步的工作。以求真務實的工作作風，與檔案管理的其它方面一起與時俱進，有效地控制這項工作，從而更好地利用這項資源。

參考文獻

篇8

一、《文書與檔案管理》教學方法改革的必要性

隨著社會發展、學校擴招，大批畢業生涌向市場。市場上出現了“就業難、招工難”的現象，為何？因為企業缺的是技能人才，而應屆畢業生實踐技能水平低。隨著計算機技術的普及以及新型辦公設備的出現、公文和檔案電子化，傳統模式的辦公室文書、檔案工作方法得到改進。這些對技工學校文秘專業學生處理文書、管理檔案的技能提出了新要求。

另外，技工學校的學生學習基礎相對薄弱，自我控制能力較弱，缺乏學習興趣。只有通過改變教學方法，提高學生學習興趣，培養他們的動手能力，提高專業技能。

二、《文書與檔案管理》教學中存在的問題

1.教學方法單一

以往該課程教學以理論講授為主，教學方法老套，上課枯燥，嚴重制約了學生的學習積極性和創新性。

2.教學中理論脫離實踐

教學中，主要講授知識點，甚至有些實踐內容都改為口頭傳授。比如，講授關于電腦處理公文、檔案等知識時，學生基本上接觸不到電腦、檔案辦公環境、文書處理的辦公設備等。學生的動手能力得不到鍛煉，只能紙上談兵。

3.教材落后

我國公文處理、檔案管理在逐步優化，不斷發展。傳統的教材沒有與時俱進，知識陳舊。比如，計算機輔助管理在檔案管理中的地位日益突顯。教材中闡述這方面的內容比重太少，不足以讓學生深入了解該知識點。又如教材理論知識多，內容很少涉及到實踐環節、工作情景模擬等，不能為學生提供工作環境所要求的知識。

三、《文書與檔案管理》課程教學改革方法

《文書與檔案管理》課程要改變以往教學中的弊端，除了采用傳統的講授方式之外，可采取以下教學方式：

1.案例分析法

案例分析法是以學生為中心、對現實問題進行交互式探討的過程，改變了過去教師“滿堂灌”、學生被動學習的局面。在案例分析教學的過程中，可靈活使用講授法、討論法和角色互換法等進行教學，以取得更好的教學效果。

比如，講解檔案庫房管理要求時，要求學生分析一個新建檔案館內照明條件的案例，大家討論、分析這個檔案館設計是否有問題，運用所學知識發表見解，教師總結，得出此檔案館設計違背了防光原則。又如播放北京衛視《檔案》欄目中的紀錄片《溥儀新生記》，片中有證明清朝末代皇帝溥儀如何改造成功的檔案資料。要求學生討論分析紀錄片中出現了何種類型的檔案，以及分析檔案利用的途徑和重要性問題。這些方法能讓學生鞏固所學知識，提高實踐運用能力，培養分析能力、判斷能力、解決問題的能力。

2.課堂專題討論法

課堂專題討論是針對教學重點和難點內容開設的參與式教學環節，能以學生為中心，讓學生多參與課堂，培養他們獨立思考、解決問題的能力以及創新性思維。

《文書與檔案管理》教學中，首先，教師要選擇好難度適中、值得討論的選題；選題要考慮技工學校學生的知識積累，能讓學生結合理論聯系實際展開討論，避免討論冷場。比如采用“比較紙質檔案、新型載體檔案保管，并舉例說明各自的優缺點”的選題。這兩種檔案的很多原始資料是學生經常在生活中接觸的，如文件、照片、錄像帶等，學生容易理解。

其次，是課堂分小組討論，一般以5人左右為宜。技校的學生自我控制能力有待加強，學習主動性不夠高。人數過多，個別學生濫竽充數或者干私事。人數過少，達不到集思廣益的效果。在討論會上，每個學生都有機會暢所欲言，甚至那些平時不愛發言的學生在比較輕松的課堂氣氛中也能加入小組討論中來。在學生討論期間，教師要巡堂指導，起到監督、指導作用。

討論結束，每組派代表發言，促進各組交流意見，擴大他們的思考角度，保證討論效果。最后，教師小結。

3.講練相結合

《文書與檔案管理》課程知識是技工學校文秘專業學生必考證――秘書資格證的重要內容。教師要結合考證內容，布置適合學生做的練習，讓學生多思考，鞏固所學知識，為文秘專業學生考證打下良好的基礎。同時，教師可從學生做練習中掌握學生的學習情況，改進教學方法。

4.專題講座法

文秘專業教師的知識面、實踐能力有限，需要請一些企事業單位的檔案管理人員不定期地做有關文書與檔案管理的專題講座。通過講解他們的工作體會，學生能更多地了解工作實際情況，從而借鑒他們寶貴的經驗，在今后的學習、工作中少走彎路。

5.實踐教學法

實踐教學法，即安排一定課時組織學生在校內檔案室、辦公室或校外實習基地從事具體的文書處理、檔案管理環節，將理論知識直接運用于實踐工作，培養動手操作能力，增加工作體驗感。實習期間，學校還可聘請檔案專家講課、現場指導，進一步提高學生技能。

6.情境模擬教學法

教學中可加大實訓比重，進行角色扮演、情景模擬等形式的情景模擬教學。比如，設定一個收文、發文的工作情景，學生扮演各種角色，模擬收發文的工作流程，完成情景中所要求的文書寫作內容。學生能深刻理解收發文的流程以及文書的寫作格式，培養他們的團隊合作能力。教師還可將學生的情景模擬錄成視頻文件，播放給學生看，學生找出情景模擬中出現的問題，教師及時指正，達到最終教學效果。

又如，教師指導學生模擬進行檔案紙質分類，擬寫案卷標題，編制立卷類目、檔號、目錄、備考表等。教師還可提供部分新型載體文件，讓學生上機房模擬管理電子文件、對新型載體文件歸檔。這培養學生熟練應用現代信息技術、從事文件與檔案管理和各類信息處理的能力。

7.參觀調查法

教學中，教師不定期組織學生參觀檔案管理部門，比如檔案館、檔案室、辦公室等。讓他們實地了解檔案部門的工作現狀以及不同種類檔案管理方法等。要求學生結合所學專業知識，撰寫調查報告。參觀調研能培養學生的職業素養和調查研究能力，讓他們深刻理解檔案管理實際情況。

除了以上七種教學方式之外，還可以通過更新教學內容、改變考核方式等來改變《文書與檔案管理》課程傳統的教學模式。該課教師可與校外文書檔案實訓基地共同制定教學大綱、授課計劃、實訓計劃和方案，編寫適合技校學生學習且與時俱進的校本教材。考核方式上，將實訓成績、測驗成績、課堂提問、課后作業、調研報告、課堂練習、期末閉卷考試相結合，促進學生技能操作能力的提高，以適應社會對文秘人才的要求。

參考文獻：

[1]梁健平.淺析技校《文書與檔案管理》的教學[J].職業教育研究，2007，（7）.

[2]沈蕾，孫愛萍.《文書學》課程改革的思考與實踐[J].檔案學通訊，2009，（3）.

篇9

Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.

Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;

中圖分類號：TU74文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)

地理信息系統從50年代開始提出概念到現在，不斷得到發展和完善，并廣泛得到應用。日益發展起來的城市信息系統作為地理信息系統的一個重要部分，已被視為現代城市建設管理的一項重要指標。80年代，城市地理信息系統開始在我國“登陸”，其影響和作用不斷擴大。現在，我國有十幾個城市已建立具有一定規模的城市地理信息系統。各個城市建立起來的城市地理信息系統在規模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎信息數據庫為核心，以服務于建設各行各業為目的而進行開發建立的。

(圖一) 一個完善的城市地理信息系統

一個完善的城市地理信息系統包含的功能內容大致可以用(圖一)進行說明。

城建檔案館作為城市建設檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統的一個重要的數據源。城市地理信息系統可以在城建檔案管理中充分得到運用發展，并可以把城建檔案管理帶入全新領域。雖然目前國內充分利用城市地理信息系統來管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統在城建檔案管理中的廣泛應用已是一種勢不可擋的潮流，是大勢所趨。而且，與現在大多采用的檔案管理系統相比，具有極大優越性，在許多方面是一般檔案管理系統不可能做到的。

城建檔案館現在對城建檔案的管理是按檔案三級分類進行的，微機自動化檔案查詢檢索管理系統也是基于檔案分類分級管理方法而開發設計的。城建檔案的分類分級管理方法，確實使城建檔案進入了科學有序的管理階段，應該說是一個較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點，筆者在長期的檔案管理過程中，發現檔案的分類分級管理及微機自動化檢索查詢在管理、操作上有一定難度。地理信息系統應用于城建檔案管理不僅對傳統管理方法是一個有益補充，而且可以把城建檔案事業建設引向一個全新領域。

城建檔案按門類劃分為十八個大類，一百多個屬類。但是，如果對城建檔案按性質劃分，大體可以分為三方面：

①城市基礎信息的檔案資料(如規劃、地形勘測、道路管線等)；

②城市建設業務管理檔案資料；

③工程性質檔案資料(含聲像)。

對于城市基礎信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統具有強大的圖形功能，不僅能建立圖形數據庫，而且能建立圖形要素的拓撲關系，具有較強的多層次空間疊置分析統計功能，既可以保持對城市歷史基礎信息資料的查詢、統計、分析功能，又可以保持城市基礎信息資料的現時性，實現城市信息資料的動態管理，及時、準確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統無法實現的。

對于城市建設業務管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設的各個部門，有一定的時間順序，條目清楚，只需建立一個相應的數據庫(最好在地理信息系統的支持下)，就可以方便地對有關資料進行管理查詢。

城建檔案材料中量最多、最復雜的就是工程檔案。現在城建檔案館對工程檔案按門類進行劃分，利用微機，基本上能夠完成檔案的科學有序、自動化迅速檢索的管理過程。就這一點而言，由于地理信息系統強調側重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊。可是，現在檔案目錄分類分級的管理方法及微機自動化檢索管理方法在操作上有時不好把握，而利用地理信息系統恰恰可以彌補這一方面的不足。

城建檔案傳統管理方法在管理操作過程中不好把握之處，體現在以下幾方面：

一、城建檔案按大類、屬類、小類進行劃分，有時在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。

二、城建檔案按門類進行管理，庫房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預留空間，既浪費庫房、空調，同時還不可避免地要經常發生倒柜現象，增大工作量。

三、更為嚴重的是，微機自動化檢索問題。微機自動化管理檢索就是要達到方便、快速、準確、可靠的效果，必須注意避免微機檢索出現陰差陽錯、張冠李戴.及“死”檔現象。然而，基于使用分類分級管理方法而開發的管理數據庫軟件，往往不可避免地出現這種現象。

常規工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號檢索法、時間檢索法、地點檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號檢索法，要求分類正確而不含糊；時間檢索法，要求能提供確切的時間，然而隨著時間的推移，經辦人員的調離，不可能知道得很確切；地點檢索法，由于地點范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。

工程從報建到竣工以及管理過程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統、不規范等原因，就給檔案管理、微機自動化檢索造成困難和麻煩。其表現在：·

①工程名稱更改問題

工程從報建到竣工及其管理過程中，歷經時間長，由于一些客觀需要，名稱說法會有所變化，若建設管理單位沒有及時作出有關說明，勢必給檔案管理造成混亂。尤其是小區建設中，一期商品房的幢號到二期建設，常有隨便更改現象。

②工程名稱的含糊、籠統、重復問題

例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學校的教學樓、綜合樓，甚至出現xx房地產開發公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時間的推移，就會出現重復、混亂現象。

③單位名稱問題

單位名稱也是五花八門，全稱與簡稱、機構的調整增減、歸口隸屬關系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來困難。單位名稱編碼，雖可靠準確，但不直接。

④名稱寫法輸入的規范性問題

篇10

我國國內的檔案管理水平，雖然與國外的先進管理水平還有著不小的差距，但是已然采用了較多的管理方法和管理設備，整體的管理狀況也有了很大地改變。在很長的一段時間里，我國的檔案管理水平處于十分低的狀態，而其中的原因主要在于工作內容地缺失上，很多的企事業單位，在最初的發展階段，并沒有太多的工作內容，相應地，也不會有太多的信息數據產生，因而不需要進行檔案信息管理。但隨著時代地變化，我國的檔案管理逐漸成為了提升整體工作效率的重要內容，進而人們加大了對其的重視，并采用了相關的先進管理設備和辦法，以提高整體的管理效益，優化工作進程。但是，并不是所有的先進管理辦法，都適合國內的企事業單位，不同的企事業單位，在檔案管理的內容和機制上，也會存在較大的不同。于是，很多的企事業單位，雖然實時地引進了其他優秀企業的檔案管理方法，但是所產生的效益十分小，許多時候甚至不能滿足當前工作的真實需求，與企業的實際發展狀況相違背。現階段，我國的企事業單位檔案管理，不應該隨意地引入檔案管理方法，如果不根據自身的實際狀況，進行檔案管理水平科學化的方法選擇，很容易產生諸多不良的影響。為此，在新時期的經濟社會建設下，國內的企事業單位，應當加大檔案管理方法的創新和優化，著重關注自身的發展方向和實際狀況，進而選取最為科學合理的管理方法，提升工作效益。

一、現階段我國國內檔案管理的發展狀況

在時代的迅速發展中，國外的許多企業，紛紛進行了工作方面的優化和創新，對檔案管理工作進行了全面地整改。與此同時，國內的企事業單位也不甘示弱，迅速引進了一些先進的管理機制和管理辦法，同時加大了對檔案信息管理工作的重視，對檔案管理部門進行了結構上的細化。現階段的我國，企事業單位的檔案管理，有了全新的發展，整體的工作效益相當高，不僅萌生了一些全新的檔案信息數字化建設功能，更加在服務內容上進行了全方面地拓展，不再拘泥于傳統的檔案數據搜集整理，開始拓展到檔案信息的利用和服務。這樣的功能，吸引了更多客戶的目光，并使得企事業單位的服務對象有了全新的印象。但是，與國外的檔案管理水平相比，我國的檔案管理水平依舊處于較低的狀況。在這個時候，許多的企事業進行了實時地探索，發現在管理設備上已然與國外沒有太大的差距，但是管理辦法的適用性，存在一定的問題。國外的檔案管理辦法選擇，與實際的企業管理有著很大程度上的銜接，能夠為企業各項工作的開展提供良好的檔案信息基礎。國內的檔案管理方法，雖然已經有了一定的先進性和優越性，但是并沒有實際的效用。而這樣的狀況蔓延了較長的時間，如果想要從根本上進行治愈，必然需要深入地了解當前國內檔案管理存在的問題，采取針對性地管理方法優化，以產生相當高的工作效益。

二、現階段我國國內檔案管理存在的問題

（一）整體的重視度十分低

我國的檔案管理，一直都沒有得到較為完善的創新和優化，很大程度上的原因在于傳統管理思想的阻礙。在我國的企事業單位工作中，有很多的工作內容，并不需要進行檔案記錄和管理，主要原因在于這些工作內容相對較為簡單，沒有記錄的必要，并且也不會對以后的工作或者決策產生任何的影響，因而企事業單位的檔案管理人員，并不會著重重視檔案管理內容，而將更多的心思放在了主體工作效率和質量的提升上。這樣的狀況和思想，意味著我國的企事業單位檔案管理，沒有明確的地位，與主體工作內容相脫節。于是，很多的企事業單位，并沒有給予檔案管理部門相應的權利，僅僅讓相關的人員搜集和整理檔案管理內容和資料，其他的服務內容則嚴重匱乏。一些企事業單位，甚至沒有完善的檔案管理部門，將其中的檔案管理工作交由相關的部門完成。這項的工作思路，在最初的工作中有一定的可行性，但隨著時代的不斷變遷，它已經無法較好地面對當前工作的需要。現階段的國內企事業單位，所面臨的檔案管理工作是相當復雜的，需要進行的事業工作也越來越多，每一張工作都較為繁雜，其中的內容需要明確地記錄下來，便于以后的工作_展。而相當一部分的部門沒有完善的檔案管理機制和方法，于是在整體的工作中，出現了較多的問題。面對這樣的狀況，許多企事業單位進行了實時的改革，并加大了對檔案管理部門的重視。但是，這部分重視僅僅是對于企事業單位的高層管理人員而言，由于長期的習慣依舊存留，企事業單位的其他人員，對檔案管理工作的重要性依舊沒有全新的認識，甚至檔案管理人員，都將自己的工作內容視為可有可無的部分，缺乏工作的積極性和認真的工作態度。

（二）檔案管理部門的投入十分低

在企事業單位的工作中，人們首先看重的是主體的工作內容和工作質量，對于檔案管理部門，并不會進行太多地關注，即使在新時期的沖擊下，依舊有很多的部門沒有認識到檔案管理的價值所在。為此，當前的檔案管理部門，無論在權利上，還是資金配置上，都有著很大的不足。首先是檔案管理的權利和職責內容。一直以來，企事業單位對于檔案管理部門，都沒有賦予較為完善的權利，主要原因在于檔案管理部門的職業，在很長的一段時間都是簡單的檔案搜集整理，并不需要消耗太多的成本，因而也不需要具有太多的工作權利。隨著時代的變化，檔案管理部門的工作內容不斷地增加，職責上也有了全面地拓展，從最初的檔案分類管理變成了現如今的檔案利用服務，甚至形成了全新的檔案數據庫。但是，在權利的賦予上，檔案管理部門依舊沒有得到太大的提升，始終堅持著以往的工作機制。于是，在對某些檔案信息的處理上，需要經過多個部門的審核和批準，檔案管理部門并沒有太多的權利，而其中所消耗的時間十分長，一旦客戶對這份檔案信息的需求十分緊，將會直接導致提供時間上的研究，使得客戶產生諸多的不滿。其次，在檔案管理部門的資金投入上，企事業單位一直將較少的資金投入到其中。一開始，企事業單位所給予的檔案管理資金十分少，主體原因是因為檔案管理部門本身屬于一個簡單的工作部門，其中的工作流程和工作流程都十分地少，不需要進行較多地投入。但隨著時代的變化，檔案管理部門的工作變得相當多，每天還需要面臨多種壓力，而所配置的資金無法實質性地解決檔案管理部門的各項支出問題，這也是導致檔案管理水平難以獲得有效改善的重要原因。

三、提升檔案管理水平科學化的方法選擇及實踐

（一）因地制宜，選取最為科學的檔案管理方法

在整個企事業單位的檔案管理中，檔案管理方法的選擇起著最基礎的作用，而且能夠影響到整體的檔案管理質量。因而在提升檔案管理的水平上，需要優先選取最為科學的檔案管理方法。而如何實現檔案管理方法選擇的科學化呢？必然需要根據企事業單位的實際狀況進行。現如今，我國的經濟建設速度不斷加快，越來越多的企事業單位萌生出來，它們的工作內容是不一樣的，如果在檔案管理的方法上，選擇的方法過于單一，會因為這些方法的不適用性，產生較多的發展阻礙。為了提高檔案管理方法的適用性，檔案管理部門應當著重分析企業內部存在的各種問題，并對各種問題進行多方面地思考和探討，接著再根據檔案管理部門的真實需要，選擇最為切實的檔案管理方法，并對它的適用性進行檢驗和分析，一旦出現某一方面的問題，應當進行迅速地調整和改善。同時，對于檔案管理方法的科學性，需要根據實際的檔案管理需求進行調整，在檢驗的過程中，要做到切實有效，不能盲目地進行，如果選擇的方法缺乏可行性，很容易對整個檔案管理，產生多方面的影響。

（二）加大對檔案管理部門的資金投入

對于檔案管理部門而言，開展高效的檔案管理，首先需要的是足夠的資金，如果資金不到位，其他的管理方法和管理機制即使十分優越，也難以產生實際的管理效益。當前國內的檔案管理，工作內容已然得到了全方面地拓展，不僅需要對工程項目進行信息搜集和記錄，還需要對檔案進行科學有效地管理并提供相應的服務，其中的工作流程，所需要消耗的成本十分高，如果沒有資金上的支持，整體的工作效率十分低。同時，當前的檔案管理部門，已然有了全新的工作結構，在檔案管理部門中，設置了相當多的下屬部門，每個部門分擔了不同的工作內容和職責，因而所需要的資金也會相對較多。此外，檔案管理人員的工作積極性，與其薪酬有著最為直接的聯系。現如今的檔案管理薪資并不高，但是他們的工作內容卻在不斷地增長，因而整體的工作積極性嚴重下降，不愿意從事其中的工作，導致相當多的專業檔案管理員出現了流失的狀況，整體的檔案管理水平也迅速地下降。因此，在新時代的發展中，我國的企事業單位應當迅速加大對檔案管理部門的資金投入，滿足其實際的工作需求，進而產生較高的工作效益。

結束語

總而言之，新時期的檔案管理工作，面R著多重的挑戰，本身的管理機制和方法上，也存在較多的問題。為了改變這樣的狀況，提升現有的檔案管理水平，企事業單位需要正確審視當前檔案管理存在的問題，并采取科學有效的措施進行應對，選取最為科學的管理方法，相應地投入一定量的資金，進而使得整體的工作效率大幅度提升，更好地為人們提供優質服務。

參考文獻：

[1] 陳芳. 檔案管理現代化的意義[J]. 管理觀察. 2016（33）

[2] 廖思蘭. 提升檔案管理效率的措施分析[J]. 城建檔案. 2016（11）

[3] 吳新華. 芻議勞動保障檔案管理工作中存在的問題與解決對策[J]. 才智. 2016（32）