導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇財務流程自動化，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

關鍵詞：

網絡技術；辦公自動化；財務核算

自20世紀70年代會計電算化引入我國以來，計算機技術在會計核算中的應用得到了長足發展，已經完全替代了人工記賬、算賬、報賬等工作，部分替代了對會計信息的分析、預測、決算等流程。財務軟件的開發在經歷了自由開發、滿足個體內部核算的基礎上，已經實現了財務軟件的通用化和標準化，并延伸到管理電子化的層面。

一、目前會計電算化應用現狀及存在的問題

會計電算化的廣泛應用，在減輕財務人員的勞動強度、提高會計信息質量等方面起到了很好的作用，其基本能夠滿足小規模組織機構的核算和管理需求。但在財務控制方面，只涉及到對財務內部不相容崗位的控制，如軟件對在審批流程方面的控制尚停留在人工核算階段。手工會計信息系統中，內部控制主要圍繞人來開展，在各環節建立了相應的稽核制度、審核制度以及各級主管的審核、簽名蓋章等審批制度。這些制度基本能夠滿足小規模組織機構內部監督和控制的要求，但隨著組織機構的不斷壯大，組織機構內部管理層次的復雜化，在大中型組織機構內部，單系統的會計電算化和簽名、蓋章審批流程已經遠遠不能滿足財務核算與管理的需求，舊的審核控制制度往往把控制的終極責任定格在某一主要領導者的身上，而主要領導者在各部門、各單位往往擔負重要的規劃、決策任務，因此，找領導審批簽字就成了一件相當不容易的事情，為找相關部門的領導簽署意見，往返數次甚至數十次是很常見的現象，走完整個流程需要花費大量的時間和人力。因此，建立一種既不削弱內部控制的力度，又能減少人力、時間的浪費，能夠打破時間和地域的限制，將業務流程和審批流程打通的新型業務審核控制模式就成為這些機構的迫切需求，高等院校財務核算也同樣面臨這一難題。縱觀目前國內的會計電算化應用軟件，還沒有哪一款軟件能夠滿足上述要求，目前來說，不太現實的想法是：依靠單一的系統既能滿足會計核算的要求，同時，又能滿足簡化審批流程的要求。所以，這就需要我們具有創新思維，引入、融合各種新型的業務處理系統，尋求新型的業務審批流程模式。3G、移動終端的普及、電子商務模式的建立，引領了辦公自動化的快速發展和應用，也為高校財務審核流程的創新提供了新的思維模式,通過財務軟件的拓展、開發、運用和辦公自動化，尋求解決目前問題的方法。

二、高等教育事業的迅猛發展對會計核算提出的新要求

進入21世紀以來，隨著教育體制改革的深入，高等教育事業迅速發展，事業經費、科研經費呈現井噴式增長，經營活動也越來越呈現多元化趨勢，財務人員雖超負荷勞作，但難以應付越來越多的報賬工作。師生因報賬等候時間長、為找領導簽名跑斷腿等原因而怨聲四起，舊的業務流程和審批程序已經嚴重制約了高等教育事業的發展。高校目前的資金來源大概分為三個部分：財政資金（包括正常經費、專項經費和各級縱向科研經費）、科研橫向經費資金和部分經營性收入。財政資金是主要來源，管好、用好這部分資金是高校會計核算的中心業務，因此，各高校在預算控制的基礎上，對這部分資金的使用制定了較為嚴格的審批程序。以實驗室固定資產采購審批流程為例，其需經過以下程序：使用部門提出需求申請-組織專家論證-各審批部門審批-簽訂合同、安裝調試驗收-付款。其中，論證、招投標、簽訂合同、驗收環節需要機構內各部門、院部及專家的積極配合，這一過程如果靠人力協調完成，將是一個漫長的過程。目前，在各高校廣泛使用的辦公自動化系統（協同辦公），不但具有完成公文運轉的功能，還整合了辦公、信息共享、管理與決策的功能，已經成為一個協調的辦公平臺。辦公自動化的應用已經完全顛覆了以往跑部門審批、找領導簽字的辦公模式，并且這種快速、高效、不受地域和時間限制的辦公審批模式已經逐步得到了廣泛的認同和應用。但在高校財務審核控制中，普遍還沿用圍繞人而展開的控制模式，一個在協同辦公平臺上已經完成的流程，到了財務報賬這一環節，就又回到了跑部門蓋章、找領導簽字的舊模式，再一次走進報賬速度慢、報賬審批程序多的困局。我們知道，會計核算是從審核原始憑證開始的，財務人員在原始憑證審核中應堅持的完整性、程序性、特許性原則都強調了逐級責任劃分和責任具體落實到每一環節、每一個人的重要性，因此，要求相關的業務關聯部門經手人、責任人、審批人、關聯領導在原始憑證上簽字就成為控制的手段，而且，這一控制手段一直被廣大財務人員接受和認同，這種在原始憑證上簽字的方式也便于在會計檔案保存的過程中保留原始的審核程序；而在各高等院校廣泛應用的辦公自動化（協同辦公）審批程序都是在網絡上進行的，因其整個審批流程在原始憑證上得不到體現，因此，還不能被財務人員接受，造成了辦公自動化審批流程在財務報賬環節得不到認同和應用，阻礙了計算機技術和網絡技術在會計核算中更加廣泛的應用。

三、對策和建議

既然單一功能財務軟件不能解決財務審批流程中存在的審批難、報賬速度慢、浪費人力和財力等問題，那就需要我們拓寬思路，以現有條件為基礎，把其他辦公自動化業務流程加以變通改進，使之成為可以被會計核算認同和應用的審批流程。下面就怎樣將辦公自動化業務流程和會計流程相融合及將移動電子商務模式引入財務報賬談談看法。

（一）辦公自動化流程和會計流程相融合

辦公自動化系統能在高等院校被廣泛推廣和應用，就表明辦公自動化順應了市場發展的需求，代表了社會發展的趨勢，它不會因為在某一環節暫時得不到認同而停滯發展，因此，會計核算在堅持核算原則的基礎上，只有積極尋求與辦公自動化審批流程相融合的辦法才能適應需求，解決審批難、浪費人力等問題。辦公自動化系統中的每一流程，都是一個由需求部門發起業務，各關聯部門簽署意見并經主要領導審核同意，合理的、符合控制要求的業務申報與審批過程，具有真實性、唯一性、完整性、明確性和程序性的特點，和會計核算的審核思維程序一致，與目前會計核算沿用的業務審批流程的不同之處在于流程保存介質的不同，即虛擬化與現實化的沖突，怎樣使虛擬化中的流程同樣被財務人員認同和接受成為解決問題的關鍵。我認為，將辦公系統中涉及財務核算的流程以表單的形式進行打印、并由發起部門（或最終審批部門）加以確認，輔以辦公系統業務流程信息，替代以前由關聯部門在原始憑證上簽字的審批程序，可以解決虛擬流程現實化的問題。這種處理方法既體現了整個業務審批的過程，又符合會計核算的真實、完整、明確和程序性要求，可以被財務人員接受和認同。

（二）借鑒移動電子商務模式，開展網絡自助報賬

目前，在高等院校內部，師生報賬基本上還是由報賬人員攜帶審批后的原始單據到財務部門，等候財會人員審核報賬，在報賬過程中，因原始單據欠缺相關人員的簽字、審批流程不規范等原因，往往需要報賬人員多次、反復往返，即使審核流程無欠缺，等候財會人員分類計算等原因也往往耗費了師生相當多的時間。移動電子商務的開發應用，引領了辦公自動化的變革，使用人受益不少，財務報賬也可以開發終端系統，利用移動終端開展網上自助報賬，來一場報賬自動化的變革。那么，如何開展網上自助報賬呢？初步設想如下：開發財務軟件應用系統——自助報賬終端，自助報賬終端系統應具備查詢功能、填報功能、流程指引功能、溝通功能。將該系統與財務核算系統對接，由報賬人將需報賬的單據分門別類在申報系統中填寫好，然后發送給財務部門，同時，上傳辦公自動化審批流程打印件，財務部門在收到網上送審單據后進行初步流程審核，如發現問題就退回申報人的補充材料；如審核無誤則通知申報人提交書面申報材料予以報賬。網上初審可以節約報賬人因流程不規范而反復往返送審的問題，申報人的初步分類申報也節約了財務人員審核書面材料的核算時間，另外，申報人在接到財務部門報送書面材料的通知后，可以根據自己的時間安排，自由選擇送審書面材料的時間。自助報賬終端的使用，對減少人力、時間浪費都將會起到很好的作用。網絡技術、電子商務、移動終端技術的發展，為會計電算化的深度開發應用提供了基礎。會計核算制度也應順應市場要求，依時順勢開拓新思路，才能為會計核算帶來新變革、新局面。

篇2

[關鍵詞] 工作流；集團協同；集團型企事業單位；OA系統；辦公自動化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 040

[中圖分類號] TP317.1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0074- 03

目前，相對完善的信息整合系統已在社會上的各類組織中得到初步建立，不僅極大促進了企事業單位工作效率的提高，也為我國現代化建設事業的穩定發展發揮了積極作用，而這與快速發展的科學技術，特別是不斷提高的信息技術與互聯網技術水平有著很大關系。企事業單位通過使用辦公自動化OA系統可在一定程度上直接提高管理水平，從而促進其核心競爭能力的日益提高，尤其是現代集團型企事業單位都必須依賴信息技術及互聯網技術實現經營與管理。

1 辦公自動化系統

辦公自動化也就是我們俗稱的OA，其是在通信技術與計算機技術的推動下衍生出的一種新型的辦公方式，結合了包括計算機、通信與互聯網等現代化技術在內多種功能。而辦公自動化系統是指通過計算機網絡與通信技術，達到辦公自動化的人機交互系統。其早在20世紀70年代就在西方發達國家出現，而我國的辦公自動化發展大致可分為起步、應用與發展三個階段。每個階段的主要功能、開發技術以及設計理念均有所不同。社會的快速發展，讓簡單的自動化辦公需求已無法上OA系統滿足，特別是互聯網技術的日新月異，更是對企事業單位、單位內各部門以及各成員提出了更高的要求，要求其能實現異地協同辦公。因此，互聯網時代的OA系統需立足信息安全，為多組織、多終端以及多維度的信息共享提供支持，使集團內各企業、各部門和人員之間能夠及時交流與共享相關數據，其特點主要有以下幾點：

1.1 支持集團協同

OA系統需同時具備兩種功能，即集團統一管理功能和集團分權管理功能，集團型企事業單位可借助同一套OA系統達到協同辦公的目的。利用集團統一管理功能，集團層面可實現包括跨組織機構的業務流程協同、集團管控以及信息共享等在內的多項內容；而集團總部與下屬單位在集團分權管理功能之下，則可實現其內部的流程管理與共享內部信息。

1.2 支持多移動終端

快速發展的互聯網移動應用，促使現代企事業單位急需借助各種移動化手段來服務于其戰略發展或價值實現，其中居于首位的便是OA系統。因而，OA系統需在移動終端中施以規范化、流程化以及高效化的管理，企事業單位的各層人員可利用移動終端在不同的地點通過碎片時間審批業務流程，進而促進組織整體的業務流程執行與管理效率的提高。

2 基于工作流技術的辦公自動化系統構建

2.1 構建方法

2.1.1 業務流程分析

業務流程分析作為一項基礎條件，將決定辦公自動化系統在工作流技術背景下是否能將企事業單位的工作效率提高，具體而言主要體現以下兩個方面：第一，需充分的分析與把握辦公自動化系統的使用需求，充分了解辦公自動化系統使用單位的內部組織架構、全面分析業務開展的具體流程與主要經歷的程序、細致了解業務開展過程中所需信息資源的來源以及具體流向。其次，在對相關需求有一大致分析與了解夠，便開始設計與之相關的系統，但設計需充分結合使用單位與部門的工作具體流程，進而整合工作流的集合，以便在之后的系統設計中能夠發揮作用。

2.1.2 流程節點資源設計

在對流程節點資源進行設計時，應分析、設計描述程序的開始、終止條件、內部存在的活動關系網絡和相關聯的個體行為的信息。在具體設計時，第一步便要對工作流予以選擇，所x工作流必須要有代表性，并立足于使用需求的原則設計流程節點資源。當然也可以分類或分組設計的形式呈現系統內所有功能近似的節點資源。比如，財務部人員負責執行或審批財務事務、行政部人員則負責執行或審批行政事務，最后歸類統計企業里所有的財務或行政相關事務，如此方可讓節點資源設計看起來更加專業，且更容易維護。但在具體實踐過程中，需要充分的把握統一原則，不管哪一種設計均要在滿足使用部門的需求為根本理念的指導下進行。與此同時，在設計流程節點資源時，需要將終端用戶的使用界面設計出來，其中又以流程節點的表單為重點。

2.2 實施機制

2.2.1 引擎設計

若要實現辦公自動化，就必須要依靠工作流技術為辦公流程提供的多項服務，其引擎運作的實現，利用了單個或多個不同的引擎組內部相互聯系、交叉作用，作用在于協調和合理分配不同辦公資源。該引擎的性能眾多，包括對辦公流程各個組成部分的運作進行調度、對各項活動的進程展開合理分配，維持工作流及其相關數據正常運轉等。

引擎運轉過程：第一步，引擎外部接口將控制信息接受下來，并把所接收的信息傳送至引擎主控制中心；第二步，由引擎針分配接收到的訊息，例如，開始對過程進行管理，接受辦公自動化控制要求開始活動以及結束活動等；第三步，按照控制信息的不同開始對相應的任務進行處理，并展開相關操作。在這一過程中，可將引擎當作接收器與傳輸器，其負責具體控制接收到的信息，以免使整個自動化流程的正常運作受到影響。

2.2.2 訪問接口設計

各個接口會在工作流引擎運作時向其傳輸信息，因此，其所擁有的外部接口眾多，但接口不同，其傳輸的信息也有很大差別，而不同接口所定義的數據交換規則均是相同的。以Java和其他相似的接口為例，其所傳輸的信息均直接從數據庫中傳導出來，而各個引擎能否協調工作就由其提供的信息所決定。

3 結 語

綜上所述，辦公自動化技術可使工作流技術得到有效應用，有助于企事業單位工作效率的全面提高，也在現代化建設發展方面發揮了積極作用，其為我國社會組織的工作能力與工作水平同國際接軌提供了技術保證。希望借助本文幫助各類企業組織管理者有效應用工作流技術，為集團型企事業單位革新管理手段提供借鑒，讓社會組織的工作流程均帶有時代特征，全面提高其業務開展效率，以讓我國現代化建設事業的發展得以穩步推進。

主要參考文獻

篇3

作者：李彤屈濤（作者單位：元年科技股份有限公司）

一、“互聯網＋”時代傳統財務共享難以為繼

在“互聯網+”時代，傳統企業通過線上線下數據的整合，可以提高整體供應鏈運營的效率。這種變革不僅僅是把前端銷售、物流線上化，更要考慮把后端的財務、采購、內部資源配置與前端的新型商業模式進行匹配。如果前端已經應用了線上線下融合的新思想，但財務、采購支撐體系、財務共享中心等后端還是以拿到發票后的事后管理為核心的處理模式，顯然不能匹配前端快速響應的要求?！盎ヂ摼W+”模式下對后臺支撐管理的要求無外乎三點：財務組織扁平化、流程簡化、數據體系化。顯然，這三點要求在傳統財務共享管理模式下難以實現。這是因為：

一是傳統財務管理的組織模式一般是分層級的，有總部、大區、各業務單元，組織層級較多。

二是傳統財務管理模式由于財務流程與交易相脫節，導致很多冗余的流程環節。

三是傳統數據支撐體系存在以下一些問題：erp系統為流程操作服務，不是為管理服務；財務數據以事后記錄為主；記賬以發票內容為主體，財務數據與業務實質脫離等。

二、智能財務共享的核心價值

筆者認為，智能財務共享是實現財務組織扁平化、流程簡化、數據體系化的有效路徑。與傳統財務共享相比，智能財務共享的核心價值有四點：

一是重構傳統財務處理流程。通過構建內外部融合的交易平臺，實現流程自動化，消除繁瑣、低效、冗長、不增值的財務環節。

二是實現財務組織扁平化。組織扁平化是指通過減少企業的管理層級、壓縮職能部門和機構、裁減冗員，從而提高管理效率。而在智能財務共享服務中心模式下，那些共性的、重復的、標準化的會計核算等業務被集中在財務共享中心進行統一、自動化的處理，在簡化審批流程、提升效率的同時，也實現了財務組織的扁平化發展。

三是實現企業交易端的信息完全透明化。將日常采購和支出的業務活動置于財務共享中心的支撐和管控之下，讓財務人員的視野延伸至業務的全流程，進而理解每一筆賬背后的業務邏輯，還原一本“最真實的賬”；讓業務人員懂得他們的每項工作都會對財務產生結果；讓管理者心中有一本“明白賬”；真正實現業務與財務的深度融合。

四是為管理會計更好地發揮規劃、預測、決策、控制、評價等功能提供了大量真實、可靠的信息，進而讓分析更精準、管理更高效。

三、智能財務共享平臺的構建

構建智能財務共享平臺需要做好以下兩方面的工作：一方面，要把外部的供應商、客戶、分銷商、經銷商、工商、稅務等都納入平臺，打通和連接內外，讓財務管理回歸企業運營的本質；另一方面，要把內部的人財物等資源配置管理起來，通過虛擬內部交易進行資源獲取、資源配置、商品交易這樣一個完整的內部價值鏈條，借助“互聯網+”實現以電子交易票據為媒介的業務流（借助信息化實現所有業務環節的業務信息全流通）、票據流（伴隨業務環節，產生多種業務票據，作為交易的原始憑證）、信息流（打通業務鏈各環節，借助互聯網構建無邊界信息平臺）的“三流合一”，搭建起一個開放的后端支撐平臺，也稱之為互聯網運營支撐平臺模式下的財務共享平臺。

在智能財務共享平臺的前端，通過建立企業內部商城的模式，把企業外部的標準供應商納入體系，也可以把商旅服務商、供應商納入體系，還可以把內部存量的房產設備等作為商品到這個平臺上。

在智能財務共享平臺上，所有業務部門不管是使用外部采購還是內部資源配置，均遵照此流程：業務人員申請——管理者審批——定單推送至供應商和電商平臺——記賬、對賬、結算自動化。

筆者認為，智能財務共享平臺的構建給企業帶來三大管理價值：

一是建立橫向聯通、縱向貫穿的扁平化組織模式。原來以管控為核心的平臺變成了以服務為核心，在這個平臺上，通過建立商城體系，可以讓業務單元直接在平臺上進行商品的申請采購、比價采購，而不需要再做層層申報，進而實現組織扁平化。

二是在交易閉環中實時獲取各類管理數據。平臺中的實時交易信息、管理口徑信息、會計口徑的數據等，可以幫助管理者回答為了戰略決策、不同產品不同項目投入了多少資源、由哪些部門投入的、從外部和內部分別獲取了什么樣的商品和服務等問題。

三是打造智能財務核算引擎，實現會計核算自動化。智能財務共享平臺把管理的重心延伸到交易端，交易和發票數據都在系統中，可以做到會計核算過程自動化，同時通過消費在線化，實現交易前端的管控。

四、借助新技術實現財務共享業務處理的自動化和智能化

隨著電子發票、移動應用、電商平臺、云計算、人工智能等新技術的應用，數據采集前端化、核算處理自動化、財務檔案無紙化、會計職能服務化、會計核算智能化成為可能，這為財務共享中心的轉型提供了技術條件。而語音識別、圖像識別、智能會計引擎以及基于自然語言的流程、預算、標準控制引擎等智能化技術的應用，讓財務共享平臺系統變得越來越“聰明”。

篇4

中圖分類號：F713.1 文獻標識碼：A 文章編號：1003-5192(2008)05-0019-08

The Empirical Study of Informationization on Performance

in China Pharmaceutical Distribution Industry

SONG Hua, WANG Lan, WANG Xiao-liu

(Business School of Renmin University of China, Beijing 100872, China)

Abstract:Based on the literature review and unique feature of pharmaceutical distributors (Hereafter short for PDs) in China, this study proposed a model to explore the relationship among the key factors of informationlization, S&OP (sales and operation planning) and firm performance. Grounded on the survey of more than 120 PDs, the paper has evaluated the impact of 3 key functional factors, information acquiring & mining, information integrating & sharing, and information automating & monitoring on firm performance of PDs with the path analysis. The outcome of study unveils that information acquiring & mining is positively related with financial performance, but information automating & monitoring is negatively related with financial performance. Information integrating & sharing plays a positive impact on financial performance only after the mediate factor, S&OP, works. In the end, this paper analyzes the problems existing in the informationlization process of PDs and advances constructive suggestions for the PDs to improve the level of their informationization and performance.

Key words:informationization； pharmaceutical distribution； performance

1 引言

目前，隨著人們對醫藥產品需求的大幅增加，醫藥行業正處于一個快速增長的時期［1］。行業增長伴隨著國際國內競爭的加劇，面對經濟全球化和醫藥流通領域對外資開放，中國醫藥流通企業所處的形勢更加嚴峻。全國醫藥商業的平均流通費用率為12.5%，而銷售利潤率卻小于1%；美國醫藥批發商的利潤率為1.5%，而醫藥流通費用率僅為2.9%［2］，可見醫藥商業企業的競爭力亟待提高。這些都在客觀上要求醫藥分銷企業必須在完善內部管理的基礎上，降低流通成本，提高流通效率，提升服務水平。正是由于信息技術和網絡能夠大大提高信息流通的效率，并具備降低流通成本、優化庫存管理、拓展覆蓋領域、全面提高管理效率的巨大潛力［3］，通過信息化和網絡化來改進管理已經成為當前我國醫藥流通企業不約而同的選擇。企業信息化不僅給中國醫藥分銷企業帶來了提高流通效率的機會，也中國醫藥分銷企業提供了在國際市場競爭中贏得后發優勢的機會［4，5］。

但從目前我國醫藥分銷企業的信息化實施效果來看，并不樂觀。盡管企業投入了大量人力、物力進行GSP認證和信息化改造，卻并沒有取得預期的效果，結果導致有的企業放棄信息化建設，有的企業閑置設備，造成了能源的浪費，在一定程度上甚至阻礙了企業的發展［6］。因此，對醫藥分銷企業信息化進行深入系統的研究，尤其是探索信息化對醫藥分銷企業績效的影響機制和關鍵影響因子，找準醫藥分銷企業信息化的著力點和關鍵點，切實有效地推動企業信息化進程，進而促進企業績效的改進和競爭力的增強。

2 文獻回顧和理論假設

現有文獻對信息化關鍵要素的研究主要有兩種不同的角度，一是從信息化成功實施的外部因素角度探討信息化成功必須具備的組織、管理以及技術等條件要素；還有一種思路是從信息化本身出發，研究成功的信息化必須具備的功能要素。信息化的成功必須具備有利的條件、科學的管理方法和落實措施，但這些還不夠，信息系統作為企業管理的一個工具和方式，不會直接提升物流和供應鏈管理能力，“信息化”只有發揮了它應發揮的關鍵功能才能促進企業績效的改進。醫藥分銷鏈中涉及的經濟主體多，性質復雜，范圍廣層級多，而且由于政府對于醫藥流通企業的規制和監管，對于藥品這種特殊產品要求嚴格的批次管理,信息化的實現對于醫藥流通企業的規范和發展至關重要?；谙嚓P文獻和醫藥流通企業特點，本文從信息獲取和挖掘、信息整合與共享、信息自動化處理和監控這三個維度來測量企業信息化水平［7~9］，探討信息化水平對醫藥分銷過程中的供需協調和企業績效的影響。

2.1 企業信息化與供需協調

隨著現代供應鏈物流管理和信息技術的發展，90年代早期，供需的匹配和整合（Sales and Operation Planning，簡稱S&OP）,作為一種新型的管理模式和平臺進入到供應鏈物流管理的視野，其目標是促使供應鏈各企業開展更深層次的合作，將銷售預測整合到企業運營的流程中，以實現供需整合和匹配［10,11］。Wing和Perry針對醫藥行業的情況提出，S&OP是企業規劃的核心，是一個由戰略規劃、銷售計劃、訂單承接、生產計劃、運輸管理、供貨商規劃等一系列職能活動構建的工作流程［12］。

信息化在供應鏈中發揮的典型作用是，通過低成本的信息流通減少了供應鏈成員之間的交易摩擦［13］；然而，信息化更重要的作用被認為是實現了供應鏈成員之間的信息共享和整合，促進了供需協調，例如Lee and Whang把信息化看作是緩解供應鏈“牛鞭效應”的關鍵因素［14］；此外，信息化還能為科學決策提供支持［7］。供應鏈成員之間信息共享、整合將有效緩解醫藥分銷供應鏈中的“信息孤島”現象［2］，減少了供應鏈中需求和預測的不確定性，使供應鏈成員對相關環節的庫存和需求有了更明確的了解,從而使訂單執行更具效率［15］；其次，供應鏈成員的信息共享和整合還將促進供應鏈成員協同計劃的制定，據此協調各成員的經營目標，實現對分銷渠道更高效的管理和協作,提高供需協調性并最終促進企業績效的改進［16,17］。因此，本文假設：

H1a 信息獲取和挖掘能力對供需協調性有正效應。

H1b 信息共享和整合能力對供需協調性有正效應。

H1c 信息自動化處理和監控能力對供需協調性有正效應。

2.2 企業信息化、供需協調性與企業財務績效

信息和人力資源、固定資產、業務流程一樣是企業的重要資源［18］，信息化無疑將增強企業獲取信息這種資源的能力。在客戶導向或市場導向的推動下，獲取、追蹤、預測客戶信息已成為企業管理的關鍵因素，信息的獲取和挖掘使企業得以及時跟蹤顧客選擇的變化，并及時反饋給決策系統，進而提高預測的準確性和企業對市場需求變化的響應速度，進而改進關鍵因素，促進銷售目標和盈利率的實現［19］。對企業內部運營資料的收集和挖掘將有利于企業更加了解自身的缺陷，為不斷改進提供線索和依據，降低營運成本、提高營運效率。企業信息化實現企業全部生產經營活動的運營自動化、管理網絡化、決策智能化，信息技術的采用和公司生產效率的提高有顯著性的關系［20］。

因此，本文假設：

H2a 信息獲取和挖掘能力對財務績效有正效應。

Grover 和Malhotra等人認為信息整合和共享提高了企業傳遞、加工信息的能力，并進而使同步決策成為可能，而同步決策是供應鏈管理的基石。Nada 和Robert通過實證資料研究證明,信息共享和整合技術有利于實現公司內部整合及企業間的外部聯合［21］。分銷渠道成員通過信息共享系統，實現上下游企業資料順暢交換，信息實時共享，尤其是客觀真實的反映客戶需求資料及時共享和挖掘，將提升對客戶需要的響應能力，并據此協調各成員的經營目標，建立成員間的互相信任，進而激發戰略聯盟關系的形成，實現對分銷渠道更高效的管理［16］。有研究表明，醫藥供應鏈成員之間信息的整合和共享將增強醫藥分銷企業內部的渠道覆蓋、渠道管理能力［22］，進而改善醫藥分銷企業績效。因此，本文假設：

H2b 信息共享和整合對財務績效有正效應。

Berger［23］研究報告中指出思科公司借助于信息化和網絡技術，重構了公司的內部流程及完成了與供貨商、客戶的整合，最終實現了5億美元的開支節省。2001思科公司就有90%的銷售在網上實現，信息化和Intel使思科得以用自動化的訂單處理取代數百訂單處理員工［24，25］。信息技術給企業帶來的最深刻的變化是對企業成本的影響，包括生產成本、管理成本以及交易成本都出現了相對收縮即邊際成本遞減［26］。在醫藥分銷企業，成本管理尤其是庫存成本的管理占有重要位置，信息技術如及時補貨技術，提高了企業自動化信息處理和監控的能力，對于庫存具有替代效應，信息化使企業減少了庫存量，降低了庫存管理成本［27］。因此，本文假設：

H2c 信息自動化處理和監控能力對財務績效有正效應。

供需的匹配和整合（S&OP）是分銷企業財務績效最基本的保證［28］。供需匹配和整合的優化，將促進企業的銷售、營銷、財務和運營各部門共同制定最貼近需求的年度預測和計劃，從而更好地實現業務目標。因此，本文假設：

H2d 供需協調性對財務績效有正效應。

3 資料收集與測量

3.1 樣本及其特性

本研究是在問卷調查的基礎上進行的。所有問卷于2005年7月到2006年3月投放并收回。問卷通過兩個渠道投放，一是海虹平臺的參與用戶，二是中國人民大學醫藥MBA班。兩個渠道共投放666份問卷，回收225份，其中有效問卷119份。其中年銷售額在3000萬元以下的小型企業30家，占25.2%；年銷售額在3000萬到3億元之間的中型企業52家，占總數的43.7%，年銷售額在3億元以上的大型企業37家，占總數的31.1%。

3.2 變量的測量

本研究變量的所有問題使用李克特（Likert）從“非常差”到“非常好”的5點量表，要求被調查者表明他們對每個題目認可的程度。在獲取量表和數據的基礎上，我們按照所構建的理論模型，運用SPSS軟件進行因子分析和多元回歸分析，以探測信息化三要素：信息獲取和挖掘、信息自動化處理和監控、信息共享和整合對企業財務績效和潛在競爭力的影響。在量表的效度方面，運用正交旋轉的因子分析法對模型構念進行了探索性檢驗，結果表明本問卷設計的指標較好體現了研究模型的構念。關于量表的信度，在信息獲取和挖掘能力指標（IF1）方面，測量了相應3個方面的問題，題項包括“供求信息的獲取能力”，“所獲信息的準確性”以及“對信息的分析和挖掘能力”，Cronbach’s α值為0.8180；在信息共享和整合能力指標（IF2）方面我們測量了5個方面的問題，分別是“按需下單能力”、“分銷配送的控制能力”、 “信息在本企業內部的分享程度”、 “信息在上下游企業之間的分享程度”以及“給上下游企業提供有用信息的能力”，Cronbach’s α值為0.8925；在信息自動化處理和監控能力指標（IF3）方面，測量了4個問題，題項為“信息處理的自動化水平”、“倉庫管理系統（WMS）建立的狀況”、 “需求信息結構的完整性”以及“對信息的監控能力”，Cronbach’s α值為0.8798；在供需協調性指標（S&OP）方面，測量了4個指標，分別是 “市場需求預測的準確性”、“采購與分銷計劃的平衡程度”、“人財物資源安排的合理性”以及“分銷供需計劃的完成程度”，Cronbach’s α值為0.8877；在財務績效指標（FP）方面測量了4個問題，分別是“最近3~5年終端純銷售增長率”，“最近3~5年商業調撥銷售增長率”，“最近3~5年間凈利潤”以及“最近3~5年資產報酬率”，Cronbach’s α值為0.7660。

4 實證分析結果

根據問卷調查數據，我們利用通徑分析進行模型檢驗，表1為數據的描述性統計和變量的相關系數矩陣。表2是關于信息化三要素對供需協調影響的回歸分析（模型1）。從方程的檢驗結果看，模型1解釋了26.7%的企業供需協調的變化。

（1）H1a得到證實。在參考模型1.2中，方程的F檢驗在P=0.05條件下顯著，并且信息獲取和挖掘的容忍度（tolerance）和方差膨脹因子（VIF）分別為0.836和1.197，方程不存在多重共線性。信息獲取和挖掘在α＝0.05條件下對醫藥分銷企業的供需協調性具有顯著影響，并且信息獲取和挖掘對供需協調性的變動增加了解釋效度（ΔR2=0.199, P< 0.05），其效應表現為如果其他因素不變，信息獲取和挖掘與供需協調性之間存在較強線性關系，信息獲取和挖掘能力提高一個百分點，供需協調性變化率為48.8%。

（2） H1b得到證實。在參考模型1.3中，方程的F檢驗在P=0.05條件下顯著，且信息共享和整合、信息獲取和挖掘、信息自動化處理和監控的（tolerance，VIF）值分別為（0.662,1.512）、(0.658,1.519)、(0.395,2.5327)，說明方程不存在多重共線性。信息共享和整合在α＝0.05條件下對供需協調具有顯著影響，并且增加了對供需協調變化的解釋效度（ΔR2=0.047, P

（3） H1c沒有得到數據的支持。在P=0.1條件下，回歸檢驗結果并不顯著（參考模型1.4，P=0.304），可以認為信息自動化處理和監控對供需協調性幾乎沒有作用。

表3是信息化三要素和供需協調對財務績效的回歸分析（模型2），其中，信息獲取和挖掘（IF1）、供需協調（S&OP）對企業財務績效的正效應得到驗證，但數據顯示信息共享和整合、信息自動化處理和監控對財務績效的作用不顯著。從檢驗結果來看，模型2解釋了44.8%的財務績效的變化。

（1）H2a得到證實。在參考模型2.2中，方程的F檢驗在P=0.05條件下顯著，信息獲取和挖掘的tolerance和VIF分別為0.827和1.212，方程不存在多重共線性，且信息獲取和挖掘能力對財務績效的變化解釋度高（ΔR 2為0.121），其效應表現為在其他條件不變的情況下，信息獲取和挖掘能力每提升一個百分點，企業的財務績效的變化率為38.3%（P=0.000）。

（2）H2b沒有得到證實。在參考模型2.3中，方程的F檢驗在P=0.05條件下顯著，信息獲取和挖掘、信息共享和整合的(tolerance, VIF)值分別為(0.656,1.524)、（0.688，1.453），說明方程不存在多重共線性。但該變量的增加并沒有在多大程度上增強解釋度（ΔR2為0.003），其效應表現為在其他條件不變的情況下，信息共享和整合對財務績效的改善沒有影響（β=0.065，P=0.552）。

（3）H2c沒有得到證實。在參考模型2.4中，方程的F檢驗在P=0.05條件下顯著，信息獲取和挖掘、信息共享和整合、自動化處理和監控的(tolerance,VIF)值分別為(0.524,1.908)、（0.596，1.677）、（0.415，2.410），說明方程不存在多重共線性。但信息自動化處理和監控對財務績效變動的解釋度也較弱（ΔR2 為0.011），且出現了在統計上不顯著的β值(β=-0.164,P=0.247),可以理解為信息自動化處理對財務績效的改善沒有影響。

（4）H2d得到了證實。在參考模型2.5中，方程的F檢驗在P=0.05條件下顯著，信息獲取和挖掘、信息共享和整合、自動化處理和監控以及S&OP的(tolerance,VIF)值分別為(0.468,2.138)、（0.586，1.707）、（0.413，2.423）以及（0.643，1.555），說明方程不存在多重共線性。且供需協調對財務績效的變化有較強的解釋度（ΔR2 為0.448），該效應表現為，在其他條件不變的情況下，供需協調和企業財務關系存在強相關關系，供需協調提升一個百分點企業財務績效變化率為53.4%（P=0.000）。

由表4可知，信息獲取和挖掘對財務績效的通徑系數為0.380，且同時具有顯著的直接作用和間接作用，在其他條件不變的情況下，信息獲取和挖掘每提高一個百分點財務績效變動率為38%；信息共享和整合對財務績效的通徑系數為0.116，說明信息共享和整合對財務績效有正的作用，在其他條件不變的情況下，信息共享和整合每提高一個百分點財務績效變動率為11.6%；但信息共享和整合對財務績效的直接作用不顯著，即從數據分析結果來看，可以認為信息共享和整合對財務績效沒有直接影響，其原因可能是我國醫藥分銷供應鏈并沒有真正建立，而信息共享和整合若僅局限于某一企業內部，其對財務績效的影響是有限的。

信息自動化處理和監控對財務績效的通徑系數為-0.214，說明信息自動化處理和監控對財務績效有直接負面影響作用，在其他條件不變的情況下，信息自動化處理和監控投入增加一個百分點財務績效將變動-21.4%。同時該要素通過供需協調性對財務績效產生的間接作用不顯著。說明目前我國醫藥分銷企業作為一個整體而言，對信息自動化處理和監控的投入并沒有帶來財務績效的改善，反而降低了財務績效。本文研究的概念模型路徑分析如圖1所示。

5 結論與進一步的研究

本研究通過通徑分析，檢驗了概念模型和假設，分析結果表明我們提出的模型假設基本上得到了數據上的支持。本研究通過實證分析，檢驗了信息獲取和挖掘、信息共享和整合、信息自動化處理和監控功能對醫藥流通企業財務績效之間的因果關系。根據研究結果，可得到如下結論：（1）企業信息化能否促成企業財務績效的改進，不取決于上了什么信息系統，應用了那種信息技術軟件，也不在于是否建立了現代化的醫藥物流中心，而在于信息化建設是否真正實現了信息獲取和挖掘、信息共享和整合、信息自動化處理和監控功能，并確保這些功能得以充分發揮。這三個方面也是我國醫藥分銷企業信息化過程中需要重點關注的三個要素，也是構建醫藥電子供應鏈的必備條件。（2）信息自動化處理和監控因子對財務績效的負作用（-21.4%）充分說明了中國當前醫藥分銷領域對自動化方面的巨額投資沒有帶來相應的收益。信息技術的采用和公司生產效率的提高沒有顯著性的關系。本文研究的結果和Elliot的研究結論一致［29］。他認為實施企業信息化的時候，要考慮到現行的企業運營流程以及客戶訂制化等因素，如果忽略這些因素，可能導致對企業績效并無顯著的作用，甚至有負面的作用。中國現代化醫藥物流中心的建設缺乏規劃，存在著盲目性和閑置率高的狀況，只有“倉庫”，沒有“物”流，信息技術的采用并未真正提高醫藥分銷信息自動化處理和監控能力。其根本原因不在于信息技術本身的局限，而是信息化實施小組或部門在沒有弄清信息自動化和業務流程的情況下過分地關注技術本身而不是企業的業務流程，也削弱了信息技術的實施效果。信息自動化處理和監控通常需要前期大量的資金投入，如建立自動化立體倉庫和現代化物流中心，開發相應信息交換平臺等，但信息自動化處理和監控的基礎設施建成后，若沒有相應的商流和物流支持，相反卻會成為了醫藥分銷企業的包袱。在本研究所采用的問卷資料中可以看出，120家企業中，有82家（占70%）企業已有或正在建設醫藥物流中心，這無疑不利于醫藥物流的規?；图s化，而醫藥分銷企業通常認為建立現代化物流中心就具備了信息的自動化處理和監控能力，事實上，由于商流不足以支持物流中心的運作，具備信息自動化處理和監控能力的現代化物流中心只是一副高貴的腳銬。（3）醫藥分銷領域的信息共享和整合并沒有真正實現。供應鏈成員之間的信息共享有助于提高成員企業的供需協調、庫存管理、渠道管理、市場響應等關鍵能力和素質，促成供應鏈成員之間的聯合和協作，并最終改善成員企業績效表現［21］。但當前中國醫藥分銷企業信息共享和整合對財務績效的正向作用十分微弱，只有6.5%，且在統計上不顯著，說明當前醫藥分銷企業信息化并沒有實現信息共享和整合的功能，這也證明了前人關于中國醫藥電子供應鏈沒有真正形成的判斷［2］。

結合實證分析結果和我國醫藥分銷企業信息化和運營現狀，我們可以得出如下結論:（1）信息化建設必須和優化內部流程、提升管理理念緊密結合。流程再造的支持者們認為，信息化要轉化為企業績效，必須在信息化的同時進行企業流程的再造［30~32］，如果只是單純地應用信息技術，例如“開票自動化”技術的實施不太可能導致企業績效的提高［33］。本研究也證實了醫藥分銷企業信息化對財務績效的改進作用有很大一部分是通過促進企業流程因素的完善如供需協調而實現的。由此可見企業信息化建設不僅僅是一個應用現代信息技術、建設現代物流中心的過程，還應該是一個更新管理理念不斷優化企業流程的過程。（2）繼續加強GSP、ISO9000等質量管理措施的落實和改進，重視對企業基礎數據的收集和利用。從實證研究可以看出，我國醫藥分銷企業的數據獲取和挖掘對企業財務績效有十分明顯的改進作用，這與我國近年來強制推行GSP和ISO9000等質量管理體系有十分密切的關系。這兩者都強調對流程和運營的質量管理，尤其是ISO9000質量管理體系，要求對企業的任何業務操作都留有記錄，從而推動企業重視基礎運營和管理數據的收集和挖掘，再借助于現代信息化手段實現該功能，最終促進財務績效的改善。（3）加強醫藥行業的聯合與兼并，促進供應鏈成員之間信息整合和共享。信息整合和共享的內容必須是廣泛和充分，不僅僅只是訂單和確認單等業務信息，更重要的是實現對運營、物流甚至戰略計劃信息的共享和整合。此外，信息化只是實現信息整合和共享的手段，信息整合和共享的實現更大程度上取決于企業之間的聯合、合作協議的達成，并進行相應的流程、組織和戰略上的調整［34］。（4）加強醫藥行業物流標準化建設。行業標準化程度低也是制約醫藥分銷企業信息自動化處理和監控能力的重要原因。只有實現了藥品物流的標準化才能使物流中心數據庫成為真正意義上的實時的、動態資料集合，物流的效率、質量才能真正得到提高。

本研究有三個方面仍需要進一步強化和關注，這也是本論文存在的局限性：信息化績效的體現通常有較長的時滯［35］，而研究資料主要是中短期的（主要原因是我國信息化起步較晚，醫藥行業尤其如此），因此，未來可以對信息化帶來的績效進行追蹤研究。另外，信息化對財務績效的影響除了通過優化供需協調最終影響財務績效外，還有其他影響路徑有待進一步探索，這些都需要在未來的研究中加以考慮。

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篇5

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2011)14-3343-02

隨著計算機技術和網絡的飛速發展，人們對計算機的使用范圍越來越廣泛，網上辦公的優勢越來越明顯，各行業對審批系統的要求也不斷增強，使用傳統的方法辦理審批時存在諸多不便，為解決此問題，筆者在現有的校園辦公網中植入出差審批系統，實現出差審批電子化、網絡化、自動化。

1 需求分析

本系統主要是結合校園辦公網實現出差申請網上審批操作，并將整個操作過程詳細展現出來。傳統的出差審批經常會因審批環節某人不在校導致審批中斷，無法繼續，延誤出差時間。在校園辦公網內添加此項功能，不僅能節省時間提高效率，還能為人事和財務部門提供完實的備案和報銷依據，同時也為有效推行政務公開提供了一個良好的平臺。因此，在校園辦公網中添加出差審批系統是相當必要的。

2 系統實現與關鍵技術

2.1 數據庫物理結構表

部分數據庫物理結構表如表1所示。

2.2 系統流程圖

系統流程圖如圖1所示。

2.3 系統功能的實現

出差審批系統包括出差申請系統與出差任務反饋系統[1]。本系統利用ASP+ACCESS進行開發，采用C/S(客戶端/服務器)模式進行建設[2]。嚴格根據流程圖進行逐級執行，每級執行標志為否表示等待該級執行，下一級無法對該項數據進行相應操作，利用“datediff”函數可以獲得處理（等待處理）時間，財務部門報銷需待申請人費用反饋完畢后，再根據反饋情況及學校出差報銷規定進行費用核對，最后完成費用報銷工作。

2.4 關鍵技術

通過校園辦公網可以準確獲取人員組織結構關系，為提高系統性能、精簡數據庫操作、實現自動化處理，在提交出差申請的同時，對申請人的職位進行判斷，選擇對應的流程分支，生成對應審批人名單，同時利用“datediff(“d”,#出差開始日期#,#出差結束日期#)+1”計算出出差天數，故出差人在填寫出差申請時，只需錄入 “出差事由”、“出差開始日期”和“出差結束日期”即可，無需選擇對應的審批人及錄入出差天數。

3 結束語

通過筆者所在單位近兩年對本系統的使用，本系統不僅能達到大大提高工作效率的目的，還能為財務部門報銷及政務公開提供詳實記錄。本系統自使用以來，深受單位員工、人事部門、財務部門好評，完全達到預期目的，可供借鑒。

參考文獻：

篇6

一、現代文秘工作的特點

隨著企業信息化的到來，現代文秘工作較以往傳統文秘工作有了較大的變化。許多事務工作，如速記、謄寫、發文等已經由人為的手工作業向計算機網絡管理轉變，伴隨著（Word、Excel 、Powerpoint等計算機辦公軟件）的廣泛使用，使得大量的財務報表、會議安排、辦公文件等具體繁雜的日常管理工作趨于簡單化、規范化和智能化。在信息高速膨脹的今天， 網絡通信技術和計算機技術的融入，信息的搜集與利用顯的越來越重要，如何作好信息化社會大環境中的秘書工作，如何使秘書工作人員在本職崗位上發揮自身應有的作用，已經成為一個不可爭議的話題。因此，辦公自動化已成為現代文秘工作者的最大特點，文秘工作已經進行了高速發展的辦公自動化時代。

二、辦公自動化的內涵、功能與作用

辦公自動化，簡稱 OA，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，由各種辦公設備和人機信息系統來協助完成各種常規的人的辦公業務活動，完成辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達到提高生產率的目的。辦公自動化的概念，70年代未80年代初已經出現，近20年的發展使得辦公自動化的內涵不斷地豐富和發展?，F如今辦公自動化是一個包含數據、文字、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。

1.使得內部信息交流更方便、暢通。通過在單位內部建立局域網，使得內部通信、制度信息、文件傳閱、會議安排等信息交流更加方便和暢通，避免了文秘工作者人為傳遞時的費時費力。

2.使得信息具有時效性。通過公司內部局域網的信息，使得諸如重要通知通告、文件精神、新聞簡訊等重要事項，能夠在公司范圍內得到廣泛而及時地的傳播，為文秘工作減輕了壓力。

3.工作流程的自動化、規范化。主要體現在對公文的起草、處理、收發文、各種審批、請示、 匯報流程等方面，較以往人為繁雜的程序，通過網絡快速的實現工作流程的自動化、規范化，不僅規范了各項工作流程，還大大提高了文秘工作者的工作效率。

4.文檔管理程序化?？墒垢黝愇臋n能夠按權限、時間、分類等性質進行保存、共享和使用，快速的文檔查找，使得文秘工作更加細致和嚴謹。

三、辦公自動化給文秘工作帶來的影響

辦公自動化使傳統的抄抄寫寫式的文秘工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。

1.信息處理的快捷、簡便化。通過辦公自動化信息系統，文秘工作者可以通過公司內部網絡和信息系統，快速的閱讀和下載自己所需的文件資料、規章制度、會議安排，及時接收領導通過OA系統審批和傳閱的文件，并按照相關要求及時進行修改和處理。

2.各種財務、人事報表和相關數據處理方面。文秘工作者可以直接從公司內部相關信息平臺上采集、提取數據，避免了以往人為收集和統計數據時，時間、精力的耗費，以及人為測算數據時的產生的誤差。辦公自動化系統可以快速、高效、準確地處理各種統計數據。并且能夠按照人的意愿將數據轉換成各類圖表，使得數據分析更具直觀化、準確化。

3.收發文件和檔案管理方面，依據企業對文件管理的流程，可以在辦公系統中設置文件審批流程，按照辦公發文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要離開辦公室就可以直接將文件點發給相關領導進行審批，審核修改后的文件可由領導電子簽發，同時系統依據文件性質自動存檔，方便今后的管理和查閱，整個收發文過程非常的簡便和流暢，也大大的減少和避免了過去手動操作時人為地推諉和拖延，利用網絡高效率傳遞，極大地的提高了辦公效率。

4.辦理會務工作方面。企業會務工作看似簡單實則復雜，涉及面多，一旦考慮不周全，就會影響整個會議的開展，通過辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，能使繁雜的會務工作變的簡單、規范，能使文秘工作者輕易應付大量會議。

四、提高文秘工作水平，實現文秘工作現代化

1.建立規范而詳實的文秘工作崗位職責。制定辦公自動化條件下科學、規范、詳實的崗位職責，能嚴格規范文秘工作者的工作內容和流程，明確崗位職責。實現文秘工作的辦公自動化，尤其是像公文處理、檔案管理等工作，具有較強的工作流程，即使采用了各類辦公自動化系統，也要嚴格按照制度要求，進行審批和規范處理，最總達到辦公自動化與傳統文秘工作的真正結合。

2.提高文秘工作者個人的素質和修養。首先在日常的工作中要不斷地積累和完善本崗位專業知識和業務技能，文秘工作者不僅要掌握計算機、傳真機、復印機、打印機等現代辦公設備，尤其要熟悉計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用（ Word、Excel 、Powerpoint）等辦公自動化軟件；其次，注重文秘所需相關知識的積累，公文寫作知識、文秘專業素質、社會科學等知識的學習，不僅能陶冶情操，還能創新工作方法，提高工作效率；第三，注重個人修養。言行舉止、穿衣打扮都要與自己的氣質和身份向符合，從細節體現文秘工作者的工作態度。

3.從思想上識到辦公自動化實現的必要性和長遠性。在辦公自動化環境中，從容高效地處理業務工作，使文秘工作者有更多的時間和精力思考工作的改進和創新，真正意義上提高工作效率。

文秘工作的現代化不是一蹴而就，是一個不斷積累和逐步改進和提高的過程。如果文秘工作者仍然按照傳統的工作方式開展工作，不懂得使用現代化辦公信息系統，就會影響和制約企業的發展。跟不上時展的要求，必然會被時代所淘汰，只有建立完善的辦公自動化體系，才能使文秘工作呈現快節奏、高效率的嶄新局面

參考文獻：

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篇7

摘 要：自動化辦公系統是電子政務建設的基礎和重要組成部分，是提高政府工作效率，促進政府轉型的有效手段。文章結合林業廳實際情況，探索了如何在自治區林業廳搭建符合工作實際的自動化辦公系統。

關鍵詞 ：內蒙古；林業廳；辦公自動化

中圖分類號：TP317.1

文獻標識碼：B

收稿日期：2015-06-11

作者簡介：段菁（1962-），女，北京市人，林業高級工程師．

1 引言

電子政務建設是政府信息化工作的重中之重，主席強調，沒有網絡安全就沒有國家安全，沒有信息化就沒有現代化。2014年成立的中央網絡安全和信息化領導小組辦公室，大力支持電子政務的發展。強化電子政務水平才能建設服務型政府，實現經濟的跨越式發展。

辦公自動化是電子政務系統的一個重要組成部分，實現辦公自動化是提高辦公質量和效率，促進政務公開的一個重要手段。為提高林業電子政務發展水平，推進辦公自動化、無紙化，建設節約、高效型的政府機關單位，林業廳大力推進自治區林業廳自動化團建系統。

自治區林業廳信息中心與廳機關相關處室進行多次深入溝通調研后，梳理了廳機關相關工作流程，開發部署了林業廳自動化辦公軟件系統。該系統采用先進成熟的計算機和通信技術手段建成，具備高質量、高效率、智能化的特點，為領導決策和機關辦公提供信息服務，提高辦公效率，減輕工作人員工作負擔，節約寶貴的辦公經費，從而實現行政機關的辦公自動化、辦公無紙化、資源信息化、決策科學化。

2 總體規劃

建設廳機關的自動化辦公系統，是實現全區林業系統辦公自動化邁出的第一步。后面還有第二步、第三步。其目的是通過“云”技術手段，將辦公自動化覆蓋到全區各個盟市、旗縣林業機關。

3 技術解決方案

3.1 軟件總體架構

自治區林業廳自動化辦公軟件系統在設計時，采用3層架構的軟件體系架構。3層架構由展現層、業務邏輯層、數據訪問層組成。3層架構系統在后期維護的時候，極大地降低了維護成本和維護時間。

表現層(UI)：通俗講就是展現給用戶的界面，即用戶在使用一個系統的時候他的所見所得。

業務邏輯層(BLL)：針對具體問題的操作，也可以說是對數據層的操作，對數據業務邏輯處理。

數據訪問層(DAL)：該層所做事務直接操作數據庫，針對數據的增添、刪除、修改、查找等。

總體架構如下圖所示：

3.2 功能框架

自治區林業廳自動化辦公軟件系統全部的功能模塊都采用動態配置，由系統框架解析代碼生成可變功能框架。換言之，就是系統的各個功能模塊是可插拔式，可以任意增加、屏蔽功能模塊，以滿足不同的業務要求，可以對林業廳的實際需求進行定制開發，添加到系統框架中，而不影響其他功能的應用。當發生業務調整的時候，可以避免大規模的升級改造，節約了經費、時間，保證了系統的可擴展性。

3.3 流程技術

有些業務功能存在不同部門和工作人員之間的數據流轉，實現這部分流轉的技術稱為流程引擎。系統采用動態可配置式流程引擎，用戶可根據自身具體情況配置符合實際情況的業務流程，這部分流程大致上有信息管理流程、行政管理流程、公文管理流程、資產管理流程、財務處理流程等。

數據流程的引進，在最大程度上保障了系統的靈活性，不管人員、業務流程如何變化，都能保證系統的實用、適用、易用、好用。

數據流程引擎具備以下幾個特點：

直觀性：無論在流程配置界面和業務處理流程上，采用圖形化方式，用戶可以直觀操作或直觀查看到實際情況模擬。

簡單性：流程配置采用常規圖形拖拉方式，無需學習。

動態性：流程配置可以靈活更改，隨業務變更任意調整，不受時間和功能限制。

適應性：流程框架與部門、角色、人員三者數據為依托，根據不同的數據而進行數據流轉。

自動性：系統自動識別需要使用的流程配置，自動識別流程環節人員身份，自動流轉數據。

4 系統功能設計

4.1 整體設計

OA辦公管理系統功能可以根據業務的變化進行調整，在目前林業廳業務范圍內，設置了如圖5所示的功能。

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我國石油和化工自動化經過50年的發展,通過技術引進,消化吸收和不斷創新,自動化水平取得了長足進步。隨著我國經濟建設的快速發展,我國的石油化工工業遇到了前所未有的發展機遇,同時也面臨著越來越嚴峻的挑戰。與先進國家相比,我國的石油化工工業還普遍存在著能耗大、產品質量差、生產過程工藝落后、自動化水平低、管理水平低、信息集成度低、綜合競爭力弱等問題。而企業綜合自動化系統是將先進的工藝裝備技術、現代管理技術和以先進控制與優化技術為代表的信息技術相結合,將企業的生產過程控制、優化、運行、計劃與管理作為一個整體進行控制與管理,提供整體解決方案,以實現企業的優化運行、優化控制與優化管理,從而成為提高企業競爭力的核心高技術。

國外大型流程企業、特別是石油化工企業均重視信息集成技術的應用,紛紛以極大的熱情和精力,構架工廠級、公司級甚至超公司級的信息集成系統。1995年美國、日本、西歐等國已有100多家煉油、化工企業在實施CIMS計劃,推動了流程工業綜合自動化技術在實際生產中的應用,如日本三井石油化學工業公司、美國德曹達公司、高爾公司等化工企業都相繼建立了綜合自動化系統。

二、石油化工綜合技術的結構構成

一般而言,流程工業企業對綜合自動化技術的需求主要關注4方面的問題。(1)安全:即需要用高可靠性的控制系統、檢鍘和執行機構對設備與裝置的運行提供保證,進而對關鍵裝置進行故障診斷與健康維護。(2)低成本:通過先進的工藝及工藝參數以降低能耗和原料消耗,以及通過先進的建模技術、控制技術和實時優化技術來提高產品的合格率和轉化率。(3)高效率:通過先進的計劃調度與排產技術和流程模擬技術來提高設備利用率和勞動生產率。(4)提高競爭力:通過數據和信息的綜合集成,如先進的管理技術(包括ERP、CRM、SCM等)、電子商務、價值鏈分析技術等,以促進企業價值的增值,最終提高企業的綜合競爭力。

根據國內外綜合自動化技術的發展趨勢和網絡技術的發展現狀,流程工業綜合自動化技術的總體結構可以分成3層結構。

(1)以PCS(過程控制系統)為代表的基礎自動化層。主要內容包括先進控制軟件、軟測量技術、實時數據庫技術、可靠性技術、數據融合與數據處理技術、集散控制系統(Dcs)、現場控制系統(FCS)、多總線網絡化控制系統、基于高速以太網和無線技術的現場控制設備、傳感器技術、特種執行機構等等。

(2)以MES(生產過程制造執行系統)為代表的生產過程運行優化層。主要內容包括先進建模與流程模擬技術(AMT:Advanced Modeling Technologies)、先進計劃與調度技術(APS:Advanced Planningand Scheduling)、實時優化技術(RTO:Real-time Opfimization)、故障診斷與健康維護技術、數據挖掘與數據校正技術、動態質量控制與管理技術、動態成本控制與管理技術等等。

(3)以ERP(企業資源管理)為代表的企業生產經營優化層。主要內容包括企業資源管理(ERP)、供應鏈管理(scM)、客戶關系管理(cRM)、產品質量數據管理(PqDM)、數據倉庫技術、設備資源管理、企業電子商務平臺等等。

通過研究生產過程制造執行系統(MES)及相關技術,可以實現在線成本的預測、控制和反饋校正,以形成生產成本控制中心,保證生產過程的優化運行,可以實施生產全過程的優化調度、統一指揮,以形成生產指揮中心,保證生產過程的優化控制;可以實現生產過程的質量跟蹤、安壘監控,以形成質量管理體系和設備健康保障體系,保證生產過程的優化管理。

三、企業綜合自動化所需要的關鍵技術

(1)信息的集成、挖掘和增值

信息集成是綜合自動化的核心,而數據庫管理系統則是信息集成的基礎。由于流程工業的特點,有大量的反映生產過程狀態的實時海量數據需要處理,管理和有效地應用,因此實時數據庫管理系統是采用實時數據對生產過程進行監督與控制,對生產狀態進行分析與評價的基礎。因而流程工業信息集成環境中需要同時設置關系數據庫和實時數據庫系統。作為整個系統信息的集散地。這兩個數據庫既可獨立地操作,又可協同動作,及時并行或交叉地處理來自全廠的各種信息。真正做到信息集成與共享。信息挖掘和增值的目的是充分、有效地利用信息。

(2)科學的決策支持

生產經營決策是企業生產經營活動中的重要內容。但是,傳統的生產管理模式還處于經驗決策、具有較大的隨意性、而科學的決策支持則是企業經營成敗的關鍵。成本效益分析是指對企業生產經營活動應用財務分析方法進行分析評價、以得到壘企業綜合經濟指標的過程。在煉油企業綜合自動化中,成本效益分析是煉油企業生產管理中的重要環節,也是煉油企業生產經營決策中的必需步驟。

成本效益分析以企業獲得最大利潤為目標。對企業生產經營進行成本效益分析、并在此基礎上進行生產方案的盈虧分析,為企業領導提供實際生產經營過程和生產計劃的經濟指標,以提高企業決策水平,加強企業在市場中的競爭能力。

為了達到公司預先制定的利潤目標,就必須協調好企業各部門的工作,即原油采購、生產計劃的制定、生產調度和產品的銷售等。由于原油是煉油廠生產的主要原料,原油成本占了產品總成本的80-90%,因此,為了實現利潤目標,必須首先控制原油成本,即控制原油的采購價格。

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2.作為一種需要在較高頻率上進行審計的方式，持續審計必須要實現審計程序的自動化。所以，內部審計部門無論是從實現持續監控的需要，還是為了滿足審計的需要，都需要在審計模塊或持續監控系統融入更多的現有審計程序，實現會計流程中嵌入審計流程[1]。

二、審計流程在會計流程中嵌入的基本思路

1.對審計程序中具備自動化潛力的審計部分進行規范。手工審計程序根據自動化可能實現的程度分為具有能夠實現自動化潛力的審計程序、可以直接實現自動化的審計程序和不能實現自動化的審計程序三大類?？梢灾苯訉崿F自動化的審計程序主要是用來完成常規并可重復的結構化工作，這類審計程序能夠實現自動化。所謂不能實現自動化的程序，是指那些必須由人工來完成的程序部分，或者是審計職業判斷無法用計算機來模擬判斷，也不能分理處可自動化的程序部分。所謂的具有能夠實現自動化潛力的審計程序，是指某些可以通過進行重構實現規范化的審計程序，這類審計程序需要審計人員通過計算進行模擬并運用自己職業進行邏輯判斷。而對審計程序中具備自動化潛力的審計部分進行規范，就需要審計部門建立一種統一的審計方式，保證審計程序執行的準確和一致性，規范不同審計人員對具體審計程序在理解上和運用上的差異。這種規范化，是指在不把審計職業判斷的空間進行全面清除的情況下，通過考慮各種不同的審計環境之下，審計人員在執行審計程序過程中遇到的各種可能情形，并將其歸納入計算機審計程序中統一執行，達到將人工審計程序轉換為計算機可執行程序的目的。

2.基于有些審計程序在實現規范化上技術難以達到或者成本要求太高時，可以采用基線監控的方法。基線監控，是指在業務流程的某個時點系統設置一個基線參照，并將后續時點與這個基線參照相互比較，從而自動識別其偏離基線的情況。基線控制方式實施容易且成本較低，但僅適用于那些限制性控制的設置，審計覆蓋面較為狹窄。同時，基線還需伴隨企業經營環境的改變而做出與之相對應的調整，其有效性更需要通過大量的手工工作加以驗證。此外，最初設置基線時，未達到系統平穩之前，需要運行一段時間，對其監控結果進行分析，慎重決定當前基線值的添加或刪除工作[2]。

3.從實時或接近實時的對詳細交易的評價到對快照、詳細交易或者綜合數據的周期性評價，這是持續審計活動的頻率范圍。鑒于自動化的持續審計測試可以控制確認的成本和降低執行風險評估，相較于傳統審計而言，持續審計可以在一個相對比較高的頻率上執行。而高頻率的持續審計留給不符合要求的調整或交易的時間有限，同時，還能減少依賴那些不能實現自動化的審計程序，因此，較高頻率的持續審計同樣可以提供相對比較高的認證水平。

4.為防止形成重大風險或重大控制缺陷，在審計流程中一旦出現控制異?；蛘唢L險增加的特殊情況，持續審計系統將會自動警報，并將異常通過短信、自動電話或者電子郵件的方式通知審計人員或企業內部相關責任人，提醒他們及時發現問題并糾正問題。持續審計的警報管理需要審計人員先行將警報的審計結果進行排序，按照警報的緩急順序加以執行。當審計系統中發送警報的控制參數的設定發生錯誤或者過于保守時，可能會出現警報涌現的現象，這種情況，可能會導致相關人員決定全部忽略警報或強迫關閉警報開關，因而沒法處理審計流程中出現的異常問題。出現這種現象，審計人員應先行調查例外報告，再調整相應的控制參數，進而不斷完善警報管理系統。此外，當企業經營環境發生變化，而引起警報涌現的問題時，企業需要對原有的控制參數重新做出評估和調整，達到強化持續審計系統警報管理的效果[3]。

5.在會計的信息化建設中嵌入審計流程。目前，持續審計已經被許多大公司的內部審計部門所采納。這種將審計流程嵌入會計流程，通過實時監控會計流程、業務流程和內部控制，從而實現持續審計的方案，無不體現了企業需要重視實現企業內部控制、企業內部控制的評價報告和審計等各方面信息化的要求。

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中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）28-6798-03

范化管理平臺[]。ERP核心功能模塊包括：財務、人力資源管理、物資管理等核心模塊。ERP系統集中了信息技術與先進的管理思想，主要對公司內部業務流程和管理過程進行規范化和優化，對其主要業務進行自動化和規范化管理[]。ERP系統可以全面降低了企業的管理和運行成本，實現了企業精細化管理目標，在企業內部發生了新的變化及產生顯著效益。ERP的引入規范了企業的業務流程，提供了有效的管理決策，獲利分析，該文設計開發一套通用的ERP物資管理系統，將使企業競爭力得到大幅度提升，面對市場的響應速度大大加快，客戶的滿意度也將顯著提高。

1 技術路線

目前主流的ERP系統大多采用B/S體系架構來設計。B/S架構將ERP系統中的三要素（數據、功能、行為）分離，分別對應了三層架構中的前端的表示層（UI）、中間的業務邏輯層（BLL）和后端的數據訪問層（DAL）。三層架構極大地減輕了Client端電腦的負載，減輕了系統維護和升級的成本和工作量，降低了編程開發人員的開發成本和用戶的總體成本[]。區分層次的目的即是為了“高內聚、低耦合”的軟件編程思想，這樣開發人員就可以只關注于整體結構的其中某一層，降低了層與層之間的依賴關系，有利于各層之間的復用和標準化。將軟件設計劃分三層設計的優勢在于即使其中某一層發生了改變，也不會影響其它層，因為每一層都具有相對獨立的職責和功能，從而確保了架構的穩定性[]。

2 系統體系結構設計

2.1 開發平臺

隨著ERP應用內容的不斷擴展，ERP技術也在不斷發展，就B/S結構的具體開發技術又有多種選擇，如：JSP+J2EE、ASP+IIS、 + Microsoft .NET Framework、PHP + Apache等，它們各具有不同的優缺點。本系統運行平臺為Windows XP，開發目標是通用型ERP系統，應用環境相對簡單，所以采用了 + Microsoft .NET Framework技術。

2.2 任務概述

基于WEB的簡單ERP管理系統軟件主要實現了各個部門、跨地域之間進行信息和數據的傳遞以及實時數據更新處理。根據實際工作流程設計了流程模擬圖如圖1所示。

根據上圖的工作流程及工作需要分析設計了如下功能：

1） 系統管理：管理員可以對本公司用戶進行添加，刪除，密碼的管理及用戶模塊的授權。

2） 物料需求管理：根據部門匯總需求數據，對采購單進行維護，包括錄入、修改、查詢等功能；并且提供對供應商信息的維護。

3） 銷售執行計劃：客戶的信息及公司訂單的維護。

4） 人力資源管理：對部門人力資源進行維護，包括對部門員工的信息錄入、修改、工作狀況、工資信息結算等相關信息的維護。

5） 生產計劃管理：根據生產計劃安排生產任務，對產品進行庫存管理、入庫管理以及合理調度生產任務。

6） 財務預算：財務出入賬的分析與查詢，報銷憑證的生成，以及各本門的計劃預算的審批。

2.3 系統的總體設計

根據ERP管理系統在現實工作中的功能需求，總體可分為以下幾個功能模塊：財務模塊、行政模塊、生產模塊、銷售模塊和物流模塊。其功能和模塊架構圖如圖2所示。

基于WEB的ERP物資管理系統的整體設計、具體事務管理、決策支持功能都在整個供應鏈的業務處理流程中實現。各個模塊基本功能的實現，體現著ERP系統各模塊的緊密協同工作關系。如銷售部的訂單下達到生產計劃和物流的合理發運，整個流程明確有序的體現了幾個部門的協同工作。各部門協同工作流程圖如圖3所示。

3 系統數據庫設計

數據庫設計是基于WEB的ERP物資管理系統的核心和基礎。數據庫設計的根本目的是數據共享。數據庫模型設計的合理性對系統使用性能和體驗影響極大，因此在設計數據庫時必須要考慮安全性、實用性和拓展性等。根據本系統的需求分析，該系統的數據庫實體主要有“用戶”、“部門”和“憑證”等。另外，每個部門都有各自不同的權限，不同的部門具有不同的權限功能，與用戶之間是1：n的關系。為此，必須設置權限控制機制，管理員可以為不同的用戶設置不同的用戶權限，用戶所在部門不同其權限也不同，根據具體情況設計系統的權限控制功能[]。

本系統采用SQL Server 2008 作為數據庫，數據庫包含用戶、部門類別、訂單、發運、憑證、倉庫、供應商、員工信息、員工考勤、原料、報銷種類、報廢表等11張表。這11個表在整個系統中關系緊密，覆蓋了整個工作流程的主要內容。

4 結束語

此ERP管理系統是一個基于B/S結構的工作流系統，實現了依據已制定流程進行原料的采購、生產加工、物流發運、財務出入賬的ERP系統，以滿足企業辦公中的基本需求，通過實時的信息更新與處理，提高了工作的效率，具有一定的實用性。今后將從差錯檢測、安全控制、數據庫可恢復性等方面進一步改進系統功能，為企業的資源管理和規劃提供更可靠的保障。

參考文獻：

[1] 馬婷婷.基于ERP的A公司財務管理模式的研究[D].武漢：華中科技大學，2011.

[2] 邰楠，屈層子，唐巍.協同辦公自動化系統的設計與研究[J].辦公自動化，2008（8）：8-11.