導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理風險防控措施，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）加強組織領導，精心安排部署。一是及時召開動員大會，對開展廉政風險防控機制建設工作進行動員部署，成立了由局長任組長，副局長、為副組長，各科室負責人員為成員的檔案局廉政風險防控機制建設工作領導小組，負責對整個活動的組織領導、檢查督導及協(xié)調(diào)保障工作。確保了活動按要求扎實推進。二是研究制定并印發(fā)了《檔案局廉政風險防控機制建設工作實施方案》，明確了廉政風險防范管理工作的指導思想、對象、范圍、內(nèi)容和具體要求等。為廉政風險防控機制建設工作的順利推進提供了制度保障。

（二）扎實深入開展廉政風險防范管理工作

1、注重前期預防

為增強干部職工的廉政風險防控意識，每周利用政治學習的時間，采取聽講座、外出參觀、觀看反腐倡廉光盤、進行心理調(diào)適和自學等方式開展學習教育活動，并做好學習記錄。這些學習教育活動的開展，提高了黨員干部的整體素質(zhì)，增強了大局意識、責任意識、法制意識和廉政意識，激發(fā)了愛崗敬業(yè)、積極進取、廉政勤政的熱情。

2、強化中期監(jiān)管

為將崗位廉政風險防控管理落到實處，各科室圍繞行政管理環(huán)節(jié)、檔案管理環(huán)節(jié)對每個崗位、每位干部的工作職責進行認真梳理，填寫了《行政職權目錄表》，通過采取自己找、群眾提、互相查、領導點、組織評等方法，全面查單位、科室、個人存在的或潛在的崗位廉政風險點，并按照危害程度和發(fā)生頻率等進行分析評估，確定不同的風險等級，全面推行崗位廉政風險防控管理，圍繞收費管理、監(jiān)督檢查、行政許可、人財物管理等重點環(huán)節(jié)，完善了檔案利用制度、行政執(zhí)法公式制度、首問負責制度、廉政談話制度及人事管理、車輛管理等方面的制度，逐步形成了用制度管人、用制度管事、用制度管權的監(jiān)督制約機制，切實做到辦事效率提高，服務能力增強。

3、完善后期考核

為使廉政工作規(guī)范化，我局建立了廉政風險防范監(jiān)督考核制度，通過階段檢查、單位內(nèi)部評估、風險控制、定期考核方式，對局廉政風險防范各項措施落實情況進行考核評估，把檔案管理中的行政許可、檔案利用收費等重點工作都置于廉政風險防范管理監(jiān)督之中，使全局工作運轉更加制度化、規(guī)范化、程序化、高效化。

二、取得的成效

通過開展廉政風險防范管理工作，初步形成了覆蓋機關的廉政風險防范管理工作網(wǎng)絡，逐步建立了比較完善的廉政風險防范管理長效機制，有效防范和化解廉政風險，促進機關工作人員廉政高效，推動檔案工作的高效健康發(fā)展。

篇2

食品安全監(jiān)管是指國家食品相關部門對食品生產(chǎn)、上市行使監(jiān)督、檢測的職能。一般情況下是負責生產(chǎn)食品、加工食品、食品流通等的日常監(jiān)管，進而由相關部門許可實施、檢驗、生產(chǎn)等食品質(zhì)量過關，然后準入市場的制度，除此之外，還需要對不過關的食品進行查處、檢測、等質(zhì)量不關的違法行為。而食品安全監(jiān)測檔案的管理就是指之前和現(xiàn)在的食品相關部門進行食品安全的生產(chǎn)、監(jiān)督、檢測等對社會有評估價值的文字、表格、質(zhì)量等記錄。而之所以相關食品部門建立食品安全監(jiān)管檔案，一來是為了加強對食品安全的檢測進而防控食品安全風險[1]；二來因為“民以食為天”，所以食品安全一直以來都是老百姓心中永遠都關心的話題，從來都沒有變過。所以，建立規(guī)范的食品安全監(jiān)管檔案，對食物安全進行規(guī)范管理，進而防控食品風險的產(chǎn)生，提高廣大消費者對食品安全的信任度，對我國經(jīng)濟發(fā)展有重大意義，并且對一些企業(yè)食品安全的規(guī)范生產(chǎn)也有重要的作用。

2 食品安全監(jiān)管檔案的管理過程

（一）建立檔案

我國各大城市正在建立食品安全監(jiān)管的檔案，其中包含食品生產(chǎn)過程中的安全監(jiān)管、食品檢測中的安全監(jiān)管、食品上市過程中的監(jiān)督執(zhí)法等等總體的檔案分類。后續(xù)連續(xù)建立起關于藥品、餐飲、食品原料的種植、食品原料的養(yǎng)殖甚至其食品生產(chǎn)所在的環(huán)境都建立了相關的食品安全監(jiān)管檔案，并且將檔案歸類整理，相關食品部門也建立了相應的備案，以此規(guī)范食品安全的管理[2]。

（二）管理檔案

我國關于食品安全的監(jiān)管部門的建立，完善了食品安全檔案管理的系統(tǒng)。之后就是檔案的管理，首先是查驗記錄，所謂查驗記錄就是將每次購買的食品名稱、數(shù)量、保質(zhì)期、送貨日期等等內(nèi)容進行記錄，可以采取賬簿登記、計算機建檔等方式進行記錄，并且將食品保質(zhì)期做出醒目標記，定期管理過期、腐敗等不合格的食品進行處理；其次進行庫房管理，在建立食品安全檔案的時候，將食品與非食品分開管理，定期通過檔案管理清理不符的食品，另外管理檔案的人員應當穿著整齊衛(wèi)生才行[3]；最后將紙質(zhì)的記錄檔案通過計算機進行錄入保存，從而實現(xiàn)食品安全檔案的安全化、信息化的管理，通過遠程監(jiān)控進行管理，提升檔案管理的精準度和水平。

（三）使用檔案

我國食品安全檔案通過數(shù)字化管理，將死檔案靈活化，國家各市的工商部門在前幾年就已經(jīng)有一半的食品企業(yè)將自己的紙質(zhì)食品檔案進行數(shù)字化管理，使食品企業(yè)計算機查詢系統(tǒng)進行實施，食品工作負責人可以方便隨時查詢食品的安全性，這樣一來，不僅能提高老百姓的信任度，而且也增加了食品企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。另外，通過檔案數(shù)字化管理，使用食品安全檔案，對于工商部門辦案、監(jiān)管、查處等都有著重要的作用，不僅提高了工商局查案的效率，而且也提升了工商局對食品的監(jiān)管，減少食品安全案件的發(fā)生。

3 規(guī)范食品安全監(jiān)管檔案防控食品安全風險

（一）成立專門機構，保障建檔質(zhì)量

我國食品種類包含很多種類，有農(nóng)產(chǎn)品的糧食、蔬菜、水果等，有養(yǎng)殖類的豬、羊、牛等的肉類、甚至還有一些進口的食品等等。因為種類繁多，所以在建立食品安全檔案的時候會非常的繁??，因此建檔的質(zhì)量無法得到保障[4]。對于這一點，可以建立專門負責記錄登記的部門機構，通過分類管理進行食品安全檔案的建立，比如肉類的管理，可以將其分為羊肉類、豬肉類、牛肉類、魚肉類等一次類推下去，然后再按照生產(chǎn)基地進行分類，最后將綜合質(zhì)量進行管理；另外人員工作的配置也是一樣，成立的專門機構可以將人員分為分類、檢測、記錄等，還可以將檢測人員分為重量檢測、產(chǎn)地環(huán)境監(jiān)測以及營養(yǎng)檢測等等，然后每個人都有自己專屬負責的地方。所以成立專門負責的機構，以此確定食品安全檔案管理的質(zhì)量。

（二）多方面監(jiān)管，檔案部門參與監(jiān)督

我國對于食品安全采取多方面的監(jiān)管措施，也就是說，不只上文提到的工商局，還包括了衛(wèi)生局、出入境檢驗檢疫局、食品藥品監(jiān)督局等等，但是不同的機構運行的法制也是不一樣的，所以對于食品安全的建檔要求也是各管各的，導致食品安全的建檔標準不同；另外檔案部門只有執(zhí)行權卻沒有參與權，他們在制定食品安全檔案的時候，有的檔案管理有自己的想法卻沒法提出來，導致建立的檔案沒法完全統(tǒng)一[5]。所以，對于這一點，需要各個食品部門之間進行協(xié)調(diào)、發(fā)揮自身特色、融合他人技巧，進而建立更完全的食品安全檔案，比方說，工商局沒有考慮到分類管理，但是衛(wèi)生局卻考慮到這點了，那么可以雙方進行協(xié)調(diào)商討，確定更完美的食品安全檔案，促進食品安全檔案管理的工作逐漸步入規(guī)范化、完善的發(fā)展軌道。

（三）發(fā)揮檔案作用，防控食品安全風險

篇3

受貿(mào)易環(huán)境等因素影響，港口物流企業(yè)在經(jīng)營及發(fā)展中面臨多重挑戰(zhàn)，此背景下，進一步做好港口物流企業(yè)稅務風險防控為港口物流企業(yè)的經(jīng)營及發(fā)展創(chuàng)造有利條件成為當務之急。本文將對港口物流企業(yè)稅務風險防控策略展開探究。

1港口物流企業(yè)稅務風險含義

港口物流企業(yè)稅務風險，是指港口物流企業(yè)在開展稅務相關工作時沒有做到“依法納稅，合法避稅”，最終可能導致港口物流企業(yè)出現(xiàn)損失。港口物流企業(yè)稅務風險主要包括兩方面:一是未依法納稅，簡單來講是港口物流公司在理解或執(zhí)行稅收政策時出現(xiàn)錯誤，沒有嚴格按照稅收政策規(guī)定進行納稅，此時港口物流企業(yè)可能會面臨高額罰款;二是未合理進行稅收籌劃，就是企業(yè)對稅收政策理解不夠透徹，稅收籌劃工作質(zhì)量與效率偏低，導致港口物流企業(yè)錯失本可享受的稅收優(yōu)惠政策。

2港口物流企業(yè)稅務風險的特點分析

港口物流企業(yè)稅務風險有四個特點:特點一，損益性。是指稅務風險發(fā)生會導致港口物流企業(yè)出現(xiàn)利益損失，比如未合理進行稅收籌劃致港口物流企業(yè)多繳納稅款、未依法納稅導致港口物流企業(yè)面臨高額罰款等，都是稅務風險具備損益性的常見表現(xiàn)。特點二，客觀性。是指港口物流企業(yè)稅務風險是客觀存在的，無論企業(yè)采取何種措施該風險也不會消失。特點三，普遍性。是指稅務風險普遍存在于港口物流企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展過程中。特點四，不確定性。盡管港口物流企業(yè)可通過采取管理措施對稅務風險進行防控，但依舊難以準確預料到稅收風險出現(xiàn)的時間、地點與后果。

3港口物流企業(yè)在進行稅務風險防控時主要存在的問題

3.1涉稅事項工作流程缺乏完整性

導致涉稅事項工作流程缺乏完整性的原因在于部分港口物流企業(yè)多沿用舊制進行管理，會計人員只負責納稅申報、會計核算與記賬等流程，未對港口物流企業(yè)的會計信息進行進一步梳理與審查，導致整體工作質(zhì)量較低，最終增加了港口物流企業(yè)稅務風險，對企業(yè)長遠發(fā)展較為不利。

3.2稅務風險預警機制不能有效識別稅務風險

導致稅務風險預警機制不能有效識別稅務風險的原因有兩個:一是部分港口物流企業(yè)的稅務風險預警機制不夠完善;二是稅務風險本身具備不確定性。稅務風險預警機制不能幫助港口企業(yè)有效識別稅務風險，會增加稅務風險防控工作難度，港口物流企業(yè)不能提前對稅務風險進行較為準確的預測，無法提前制訂出有效的稅務風險應對方案，可能令稅務風險導致的損失進一步擴大。

3.3稅務政策未能得到有效執(zhí)行

部分港口物流企業(yè)可能存在稅務政策未能得到有效執(zhí)行的情況，令稅務風險防控工作難度增加。比如，港口物流企業(yè)對當?shù)氐亩愂諆?yōu)惠政策未充分了解，在進行稅收籌劃時忽略了某些優(yōu)惠政策的執(zhí)行，最終繳納了本不必繳納的稅收，在一定程度上損害了港口物流企業(yè)的自身利益。

3.4忽視稅務資料管理

部分港口物流企業(yè)忽視了稅務資料管理，未對稅務資料進行整理與保存，可能會導致企業(yè)稅務風險增大，比如，某些港口物流企業(yè)在開展稅務相關工作時未保留納稅申報表等稅務憑證，后續(xù)在開展內(nèi)部審計、核查工作時，因缺乏稅務憑證，會降低內(nèi)部審計、核查等效率與質(zhì)量。

3.5稅務風險自查不到位

在開展稅務風險防控時，港口物流企業(yè)可建立一套自查體系，借助自查體系對港口物流企業(yè)日常經(jīng)營進行監(jiān)管，以此預防、控制企業(yè)稅務風險。然而結合實際情況來看，部分港口物流企業(yè)并未建立有效自查體系，導致這部分港口物流企業(yè)對稅務風險預防和控制能力較差。

4關于提升港口物流企業(yè)稅務風險防控能力的策略研究

4.1嚴格遵守港口物流企業(yè)稅務風險防控原則

要提升港口物流企業(yè)稅務風險防控能力，港口物流企業(yè)必須遵守稅務風險防控原則。主要原則如下:原則一，遵照“內(nèi)容完整”原則。稅務風險防控范圍應包括所有涉稅風險。原則二，遵照“重點控制”原則。必須對常見危害大的涉稅風險進行嚴格防控。原則三，遵照“相互監(jiān)督”原則。若完成某工作內(nèi)容時容易遭遇稅收風險，則由兩人同時負責該工作內(nèi)容并互相監(jiān)督。原則四，遵循“成本效益”原則。在不侵害港口物流企業(yè)正當利益前提下開展稅務風險防控工作。

4.2加強稅務風險防控意識

加強稅務風險防控意識是港口物流企業(yè)做好稅務風險防控工作的前提，加強稅務風險防控意識，主要可從兩方面入手:一是港口物流企業(yè)管理層必須對稅務風險防控有一定了解，且清醒認識到做好稅務風險防控對企業(yè)長期發(fā)展有利;二是將稅務風險防控意識進一步融入港口物流企業(yè)的實際管理當中，通過落實稅務風險防控工作，進一步增強相關人員稅務風險防控意識。

4.3提高稅務崗位專業(yè)能力

提高稅務崗位專業(yè)能力是港口物流企業(yè)做好稅務風險防控工作的基礎，在提高稅務崗位專業(yè)能力時，主要可從兩方面入手:一是在崗位人才招聘時提高招聘門檻，通過筆試、面試等方式重點考察應聘人員稅務專業(yè)能力;二是港口物流企業(yè)要重視對稅務相關崗位上員工進行專業(yè)培訓，比如可在稅收政策發(fā)生變動時請專業(yè)人士介入，幫助員工深度解讀新稅收政策。

4.4提高稅收籌劃活動的水平

伴隨稅收籌劃活動水平提升有助于港口物流企業(yè)“依法納稅，合法避稅”，減少稅務風險威脅，此時，港口物流企業(yè)可采取以下措施:一是時刻關注籌劃方案時效性，提高港口物流企業(yè)對稅務風險中政策風險的應對能力;二是在合理合法的基礎上進行稅收籌劃，同時考慮多個稅種，追求港口物流企業(yè)整體利益最大化。

4.5強化涉稅政策執(zhí)行

通過加強涉稅政策執(zhí)行進一步提高港口物流企業(yè)的稅務風險防控能力具體做法如下:將港口物流企業(yè)內(nèi)部的稅務政策執(zhí)行情況與績效考核體制、獎懲體制聯(lián)系起來，通過績效考核與合理獎罰促進涉稅政策執(zhí)行，進而減少港口物流企業(yè)稅務風險。比如，在根據(jù)當?shù)囟愂照哌M行稅務籌劃時，將稅收籌劃方案質(zhì)量與績效考核聯(lián)系起來，若稅收籌劃方案可合理、合法幫助港口物流企業(yè)避稅，即該籌劃方案質(zhì)量較好，則績效考核評定為優(yōu)，并將績效考核評定結果與稅務籌劃人員的獎金掛鉤。

4.6加強涉稅檔案管理

加強涉稅檔案管理是提高港口物流企業(yè)稅務風險防控能力的手段之一，通過保存、整理涉稅檔案，可進一步保障會計信息的真實性與可靠性，降低港口物流企業(yè)的稅務風險。在加強涉稅檔案管理時，港口物流企業(yè)可采取以下措施:在港口物流企業(yè)內(nèi)部設立專門的檔案管理機構，并將涉稅檔案納入管理范圍進行統(tǒng)一的、規(guī)范的流程化管理，嚴格對涉稅檔案中的信息進行采集和核查，以保障涉稅檔案信息真實性。

4.7加強稅務信息傳遞與溝通

篇4

檔案信息的信息化技術中的安全保障

幾乎所有的檔案管理都會經(jīng)歷手工管理、信息化管理、知識化管理這三個階段，這是檔案信息在網(wǎng)絡時代體現(xiàn)利用價值的內(nèi)在需求。從手工管理過渡到信息化管理和知識化管理，使檔案信息價值得到了全方位的體現(xiàn)，但是同時針對檔案信息安全所帶來的法律風險也會越來越多，所以要確保檔案信息系統(tǒng)的運行安全，加強對提供利用載體的管理，加強對檔案信息的拷貝與利用管理，對不同層級的信息使用者有所區(qū)別，通過技術手段防止拷貝資料再復制，措施如下：第一，利用企業(yè)自主開發(fā)或引進的加密軟件對檔案信息進行加密，只有在企業(yè)辦公環(huán)境及企業(yè)配備的電腦上才能正常打開使用，一旦脫離企業(yè)環(huán)境，對檔案信息的操作要提前進行申請，申請通過后，方可由技術人員解密；第二，所有對企業(yè)外部提供的檔案信息都必須是經(jīng)過轉化的PDF或者TIFF格式的文件，原始的DWG文件不能直接提供，以保證檔案信息的不可更改性。提供給內(nèi)部設計參考的檔案信息可以是DWG的，但是必須加密，統(tǒng)一在企業(yè)環(huán)境中使用，防止外泄。

人員管理中多級別權限和密碼管理的安全保障

為了保證檔案信息系統(tǒng)的安全，有必要加強對系統(tǒng)使用者的管理，加強對系統(tǒng)使用者使用權限的審核，并采用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術對其網(wǎng)絡操作進行跟蹤與記錄。加強對使用過程中各種保密措施的管理，采用多級別權限和密碼管理，防止黑客或他人對檔案信息管理系統(tǒng)帶來的安全隱患：第一，支持檔案信息系統(tǒng)的電子文件在線閱覽功能，但是閱覽范圍和下載權限受限，要經(jīng)過文件產(chǎn)生部門和檔案管理部門的審批才能解限；第二，對企業(yè)高尖端技術類別的檔案信息，必須要經(jīng)過企業(yè)專門的保密委員會進行風險評估，審批同意后方可利用，并實行責任人負責制；第三，實行用戶登錄驗證制度，登錄檔案管理系統(tǒng)時，員工需要輸入自己的密碼進行驗證，驗證通過后才能進行事先設定好的權限范圍內(nèi)的相關操作；第四，控制臺超時注銷，控制臺訪問用戶超過一段時間沒有對系統(tǒng)進行交互操作，設備將自動注銷本次操作臺配置任務，并切斷連接；第五，離職、退休人員離開工作崗位時，要進行檔案資料和使用設備交接手續(xù)，相關部門和責任人確認檔案資料交接完成、使用設備上交后，方可同意該人員離開；第六，所有淘汰電腦，必須經(jīng)過格式化，確保電腦內(nèi)資料不可復原后，才可回收利用。

以管理為重點，建立檔案信息安全保障體系，加強法律風險的防控

在企業(yè)的管理上，檔案信息安全保障體系建立的重要意義是對法律風險隱患的“防”與法律風險發(fā)生后的及時“控”。

1.建立法律風險防控體系，從部門設置上確保檔案信息安全保障體系的牢固企業(yè)必須建立法律風險防控體系，即：成立專門的法律風險防控歸口管理部門，引進專門的法律專業(yè)人才，負責法律事務的評審和咨詢服務，定期提供企業(yè)范圍內(nèi)的法律知識培訓和專題講座。聘請法律界資深律師作為專門的法律顧問，隨時參與和控制突發(fā)的重大法律問題；各部門配備兼職法律風險管理員，負責代表部門向法律歸口部門進行法律事務傳送。

2.突出管理重點，加強對合同法律風險的防控針對合同法律風險，在建立檔案信息安全保障體系時，以管理為重點，應采取以下措施：第一，收繳散落在各部門的合同印章，由法律歸口管理部門統(tǒng)一管理，法律歸口管理部門配備專門的人員負責合同印章的使用和安全；第二，建立規(guī)范的合同印章使用流程，企業(yè)上下必須嚴格按照此流程申請使用合同印章；第三，建立合同印章使用臺賬，每一個流程結束、合同印章使用完成后，當事合同必須完整歸檔一份合同原件，合同原件最終由法律歸口管理部門向檔案部門統(tǒng)一移交；第四，法律歸口管理部門以年度為單位，各種類合同的標準格式，并在企業(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一使用，因特殊情況不能使用格式合同的，法律部門要對非標準格式合同進行評審；第五，不同類型的合同，確定由不同的評審部門參與評審，實行責任人責任制。

3.管理手段與時俱進，注重前端控制和過程管理檔案信息系統(tǒng)、企業(yè)協(xié)同辦公（OA）及門戶系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等信息化知識管理方式的引進，使企業(yè)的文件形態(tài)不斷從紙質(zhì)向電子轉化，文件數(shù)量與日俱增、文件保存形式呈現(xiàn)立體多樣化的發(fā)展趨勢。在此背景下，檔案前端控制管理理論和實踐操作應運而生。前端控制管理提出將檔案的控制環(huán)節(jié)提前到文件生命周期的最初階段形成階段，并貫穿于文件生命周期的整個過程，這十分有利于減少企業(yè)合同電子文件信息和載體的安全隱患，對企業(yè)合同法律風險起到很好的防止和控制功能。

4.以人為本，加強員工的安全意識、法律意識、安全技能的培訓對員工的安全意識、法律意識、安全技能的培訓十分關鍵。人員的安全意識是與其所掌握的安全技能有關，而安全技能又與其所接受安全技能培訓有關。因此，人員的安全意識是通過培訓，以及技能的積累才能逐步提高。第一，定期開展企業(yè)信息安全、保密管理的相關培訓，加強管理人員的安全保密意識；第二，適時進行法律知識的宣傳和普及工作，例如：針對日益興起的海外合同，舉行《海外合同簽訂的注意事項和合同文本資料的保存》講座，促使員工形成良好的法律意識和收集保管資料的良好工作習慣；第三，進行相關的計算機網(wǎng)絡知識培訓，定期預報病毒信息和預防措施，定期企業(yè)IT運營周報，分析存在的問題和解決方法。

以法規(guī)標準為依托，建立檔案信息安全保障體系，加強法律風險的防控

首先，根據(jù)《GB/T22240-2008信息系統(tǒng)安全等級保護定級指南》和《GB/T22239-2008信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》，結合檔案信息系統(tǒng)的重要程度，確定檔案信息系統(tǒng)安全等級和安全需求，采取相應的安全技術和安全管理措施；同時依據(jù)《GB/T20984-2007信息安全風險評估規(guī)范》在檔案信息系統(tǒng)生命周期的不同階段進行過程風險評估，全面實現(xiàn)動態(tài)防御。其次，建立完善的檔案管理制度。從企業(yè)級制度和標準、QHSE管理體系、項目管理體系、部門內(nèi)部詳細作業(yè)指導這5個方面建立起檔案管理制度保障體系。再次，從法律角度上，必須建立完善合同管理體制，從制度上對企業(yè)合同法律風險進行防控。制定相關的《合同印章管理規(guī)定》、《合同評審管理辦法》、《合同管理規(guī)定》等。

檔案信息安全保障體系建設存在的問題

雖然我國企業(yè)的檔案信息安全保障體系建設在技術、管理、和規(guī)范標準上已經(jīng)取得明顯的成效，但還存在以下問題：1.檔案信息安全保障體系建設意識沒有得到全面重視。一方面，檔案信息安全保障體系建設比較明顯的體現(xiàn)在現(xiàn)代企業(yè)總部，對企業(yè)下屬的分子公司等控制力度不夠。2.目前檔案信息安全保障體系構建主要依賴于信息安全技術，且缺乏有效的安全管理和安全監(jiān)督機制，檔案信息系統(tǒng)隨時存在安全風險，只有通過科學、有效的管理和規(guī)范才能構建真正的檔案信息安全保障體系。

篇5

中圖分類號：S851 文獻標識碼：B 文章編號：1007-273X（2016）02-0057-02

動物重大疫病存在幾大明顯特點，即傳播速度快、危害性高、破壞性高等[1]。為了動物及人類的健康，采取有效防控措施，并在防控過程中實現(xiàn)規(guī)范化管理便顯得極為重要。本文重點對動物重大疫病防控規(guī)范化管理模式進行了探討。

1 資料與方法

1.1 一般資料

對2011年3月至2012年3月犍為縣動物疫病預防控制中心在動物重大疫病防控管理中的相關資料進行了回顧性分析，同時對2012年4月至2013年4月縣動物疫病預防控制中心在動物重大疫病防控管理中的相關資料進行了回顧性分析，發(fā)現(xiàn)兩份資料在畜類、疫病種類等基本資料方面無明顯差異（P>0.05），具有可比性。

1.2 方法

1.2.1 動物重大疫病防控管理存在的問題分析 對2012年3月至2013年3月縣動物疫病預防控制中心在動物重大疫病防控管理中的相關資料進行了回顧性分析，其主要存在的問題如下。

對于動物疫病來說，潛在三大危害性：①由于養(yǎng)殖規(guī)模大，因此，傳染病的傳播速度非常快。②在人畜共患的情況下，會對人類的身心健康構成極大的威脅，甚至威脅人類的生命。③在疫病發(fā)生而得不到有效防控的情況下，會大大降低經(jīng)濟效益，同時大大降低社會效益。針對動物重大疫病存在的這些危害性，采取有效防控管理便顯得極為重要。而縱觀近年來動物重大疫病防控管理以及結合本次研究結果發(fā)現(xiàn)，犍為縣動物重大疫病防控管理還存在一些較為明顯的問題，主要表現(xiàn)為：①制度缺失，主要表現(xiàn)為畜禽相關管理制度不完善，如畜牧獸醫(yī)中心站動物防疫督查制度、調(diào)入畜禽隔離觀察制度以及動物防疫消毒制度等均不完善[2]。②動物防疫檔案管理不規(guī)范，該方面工作做不好，將會加大動物流行病的發(fā)生率，同時難以搜集到有效的防控信息。③專供疫苗缺乏規(guī)范化管理。其后果是疫苗的管理松散，從而發(fā)生疫苗亂放、隨意丟棄等狀況。④出入境動物缺乏規(guī)范化管理。此方面管理的缺失會導致外來疫病入侵。⑤宣傳工作不到位，對于相關防控人員缺乏技術培訓，從而加大了管理的風險。

1.2.2 動物重大疫病防控規(guī)范化管理模式 成立小組，由小組成員對解決動物防控管理的問題提出建設性意見，進一步制定規(guī)范化管理模式，并將其實施于2013年4月至2014年4月的縣動物重大疫病防控管理工作中，規(guī)范化管理模式如下。

（1）構建完善的規(guī)范化管理制度。制度是各項工作開展的保證和依據(jù)。對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)畜牧獸醫(yī)中心站來說，對相關制度加以完善顯得非常重要。如畜牧獸醫(yī)中心站動物防疫督查制度、調(diào)入畜禽隔離觀察制度以及動物防疫消毒制度等，均需要加以完善，并根據(jù)所制定的制度，保證各項工作開展的嚴謹性及流暢性，進一步為動物重大疫病防控實現(xiàn)規(guī)范化管理提供保障依據(jù)。

（2）動物防疫檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理。防疫規(guī)范化管理并不是一項簡單的工作，需從多方面加以完善。對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)畜牧獸醫(yī)中心站來說，要對各項文件進行構建和完善，如防疫通知書、免疫回執(zhí)卡以及免疫檔案等。將這些文件資料統(tǒng)一起來，進行存檔，并做好各類檔案的分類工作，從而為動物重大疫病的預防及控制提供充分有效的依據(jù)。

（3）針對強制免疫專供疫苗進行規(guī)范化管理。為了使強制免疫專供疫苗管理更具規(guī)范性，需要對疫苗的相關信息進行嚴格記錄，如疫苗的名稱、生產(chǎn)日期及批號等。對于養(yǎng)殖場（戶）來說，在對畜禽進行引進的過程中，需具備動物檢疫合格證，在通過各級審核后，方可引進。并在引進的同時做好免疫實施工作，借助信息化手段，實行程序免疫。對于對強制免疫專供疫苗倒買倒賣的現(xiàn)象需嚴厲打擊。

（4）加強出入境動物規(guī)范化管理。除已有的檢疫申報制度外，還需要對隔離觀察制度加以構建，使畜產(chǎn)品的質(zhì)量及安全得到充分有效的保障。

除此之外，為了使動物重大疫病防控管理更具規(guī)范性，還需加大宣傳力度，同時做好相關工作人員的培訓，如針對獸醫(yī)進行動物重大疫病防控方面的知識培訓，在培訓過程中需注重技術的強化及操作的規(guī)范性，以此為動物重大疫病防控管理規(guī)范化的實現(xiàn)提供保障和依據(jù)。

1.3 統(tǒng)計分析

本研究應用SPSS13.0統(tǒng)計學軟件進行處理，數(shù)據(jù)以“平均數(shù)±標準差”表示，組間比較采取χ2檢驗，P

2 結果與分析

2.1 規(guī)范化管理實施前后相關問題發(fā)生情況對比

實施規(guī)范化管理后，制度缺失、檔案管理薄弱、專供疫苗缺失以及出入境動物管理缺失而引發(fā)的管理風險發(fā)生率降低，僅為3.63%；而實施前發(fā)生率為22.94%。實施規(guī)范化管理后管理風險發(fā)生率顯著低于實施前（x2=12.349，P

2.2 規(guī)范化管理實施前后各項指標評分對比

采取自制調(diào)查問卷，包括制度建設、檔案管理、專供疫苗管理、出入境動物管理以及宣傳培訓管理五項指標，設百分制、分數(shù)越高，表示管理越規(guī)范。

規(guī)范化管理實施前，制度建設（68.3±1.9）分、檔案管理（72.4±0.6）分、專供疫苗管理（63.8±1.4）分、出入境動物管理（61.9±2.6）分；宣傳培訓管理（63.2±2.8）分。

規(guī)范化管理實施后，制度建設（94.6±2.1）分、檔案管理（98.2±0.4）分、專供疫苗管理（93.2±1.8）分、出入境動物管理（91.8±3.4）分；宣傳培訓管理（96.8±2.3）分。

實施規(guī)范化管理后，各項指標評分均顯著高于實施規(guī)范化管理前（P

3 小結與討論

動物重大疫病防控管理存在一些較為明顯的問題，主要包括：制度缺失、動物防疫檔案管理不規(guī)范、專供疫苗缺乏規(guī)范化管理、出入境動物缺乏規(guī)范化管理以及宣傳工作不到位。鑒于此，需要構建完善的制度，并加強檔案管理、專供免疫管理及出入境動物管理等。結合本文研究結果，可得出結論：實施動物重大疫病防控規(guī)范化管理，明顯改進了管理模式，進而使動物重大疫病防控的質(zhì)量得到有效提高，也進一步保障了出入境動物管理的安全性。

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說到電子文件檔案，其發(fā)展勢頭是十分迅猛的，隨著自動化的發(fā)展，電子技術應用在檔案的管理過程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發(fā)展不僅體現(xiàn)在載體的變化上，如紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉移，同時也體現(xiàn)在相應技術手段的創(chuàng)新上，并且與檔案相關的軟件也隨之出現(xiàn)，為這項工作的進一步發(fā)展起到了積極的意義。但是電子檔案的發(fā)展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應的劣勢更應該引起人們的關注，讓檔案朝著更好的方向發(fā)展。

1.電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有的優(yōu)越性

相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案是具有一定優(yōu)越性的，其集中體現(xiàn)在以下幾個方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負擔，讓工作效率得到進一步的提升，在當前的科學發(fā)展環(huán)境下，科技手段的創(chuàng)新進一步簡化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環(huán)節(jié)上也降低了難度，對于檔案文件，可以實現(xiàn)更長時間的保存。

其次是對檔案進行整理以及檢閱的過程中，可以讓檔案中的文字更加準確，語句也相對流暢，實現(xiàn)對檔案的進一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運用計算機的相關技術對問題查缺補漏，起到了高效便捷的效果，同時也可以避免檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。

第三是在保密性方面更勝一籌。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，經(jīng)常會容易讓他人窺見其中的秘密，而在現(xiàn)代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個檔案都是單獨存放的，并不會出現(xiàn)檔案外泄的現(xiàn)象，這樣也就進一步提高了檔案文件的保密性。

最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進行閱讀以及查閱。在進行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理過程中，主要是采用人工的方式對檔案進行編輯以及進一步整理的，而在立卷的過程中，通常都是建立起個人的意志基礎上，所以主觀意愿比較強烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關的檔案信息，就會具有一定的難度，因為不同的人在主觀意識方面是不同的，他們對于事物的理解也會存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負擔，另外一方面，也可以將更多的精力放在對檔案進行二次開發(fā)的工作上，進一步提高了檔案管理的工作效率以及相應的利用率，將檔案自身所具有的價值真正的發(fā)揮出來。

2.電子檔案存在的風險

雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來了極大的便利，但是在實際的工作中，還是存在一定風險的。這些不安全的因素嚴重威脅了電子檔案的進一步發(fā)展，造成電子檔案存在不真實的隱患，無法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進一步對電子檔案存在的風險隱患進行研究，并且加以有效的預防。

2.1 計算機和網(wǎng)絡技術方面存在著不安全因素

由于網(wǎng)絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網(wǎng)絡，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務水準參差不齊，因此經(jīng)常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

3.風險防控措施

3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核，根據(jù)各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級層次進行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實性進行鑒定。

3.3 應優(yōu)化專業(yè)結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4.結束語

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風險性，我們不僅要充分利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應時代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會大眾服務。

參考文獻：

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1.1樹立科學管理意識

會計信息化水平提升是建立在會計工作得到充分重視與配合的基礎之上的，但目前看來，仍然有為數(shù)不少的企業(yè)管理者因為陳舊落后的管理意識而忽視了不能直接為企業(yè)獲得經(jīng)濟收益的管理部門，尤其是不能真正了解財務會計工作對企業(yè)的重要意義。所以企業(yè)管理者首先必須端正態(tài)度，明確會計工作的重要性，其次還要加強具體的會計知識及理論學習，這樣才能在具體工作中真正起到指導與管控的作用，同時還要對當前應用于會計工作的信息化手段進行充分了解，避免加強會計信息化流于形式、無法發(fā)揮實際作用。

1.2推行會計檔案管理雙模式

所謂會計檔案管理雙模式就是紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的模式，這樣一方面能夠有效提升會計檔案在調(diào)閱與信息使用方面的效率與質(zhì)量，另一方面也能夠避免因人為或非人為原因造成的數(shù)據(jù)遺失、錯漏與篡改，提升會計檔案管理工作的質(zhì)量。在會計檔案管理雙模式推行的具體方面，首先要進行會計管理軟件的及時開發(fā)與應用，現(xiàn)在市面上的會計檔案管理軟件五花八門，主要有定制軟件與成品軟件兩種，成品軟件的優(yōu)點在于能夠適應企業(yè)一般化的管理工作需要并且在價格方面也相對便宜，其缺點是無法進一步實現(xiàn)功能拓展以及難以完全契合企業(yè)的管理要求。定制軟件能夠按照企業(yè)的管理工作需要進行功能模塊設計，是為企業(yè)管理工作量身定制的專門化軟件，其缺點是如果想要移植會表現(xiàn)較差甚至出現(xiàn)不可兼容的問題，同時會產(chǎn)生從設計開發(fā)到人員培訓等一系列支出，所以選擇何種軟件需要企業(yè)通過詳細的自我分析及市場定位后做出決定，但不管是何種軟件的使用都應該遵從科學合理適度的原則，切不可盲目攀比、好高騖遠。

1.3加強績效管理

會計信息化的應用與推廣其最終目的仍然是提高企業(yè)的會計工作質(zhì)量，因此在績效考核工作方面也應該進行相應的創(chuàng)新與加強。具體來說，除了需要鞏固原有的在會計人員道德修養(yǎng)、會計工作基礎實務技能方面的考核之外，還要針對會計信息化及軟件操作方面進行內(nèi)容增添，從而體現(xiàn)出績效考核工作的實際作用，在績效考核體系建設過程中不僅要關注被考核人員的考核成績，更要加強考核結果的分析研究以及與被考核人員的溝通交流，及時獲取一線信息，不斷改革考核工作的內(nèi)容及手段，確保績效管理工作能夠始終適應企業(yè)的具體管理需要。

2加強風險控制的對策

會計信息化在企業(yè)會計工作效率提升及全面管理質(zhì)量提升方面做出了卓越貢獻，但隨著信息化水平的提升以及在網(wǎng)絡環(huán)境下管理工作方式的轉變，出現(xiàn)了新的風險防控問題。如果無法做好風險管控，那么會計信息化在給企業(yè)帶來推進的同時也將造成更大程度的制約與破壞。在會計信息化日益發(fā)展的今天，想要切實發(fā)揮會計信息化的優(yōu)勢，我們必須在風險防控方面狠下功夫。

2.1加強監(jiān)控機制建設

人為風險是指因為會計工作人員職業(yè)道德缺失或者工作技能偏低而造成的數(shù)據(jù)錯漏、遺失、篡改等，從而給正常的管理工作帶來阻礙與影響。為了最大限度地避免人為因素給企業(yè)造成直接破壞的風險，應該加強監(jiān)控機制建設，監(jiān)控機制建設的主要內(nèi)容就是設置以會計信息化人員風險防控為核心的內(nèi)部審計小組，通過審計人員的監(jiān)管來加強對人員意識及行為的約束，在審計人員的任用方面應該推行內(nèi)外結合的模式，即內(nèi)部財務管理人員與社會專門審計人才共同參與，這樣一方面能夠實現(xiàn)審計工作與企業(yè)在會計人員監(jiān)督約束具體要求方面的契合，另一方面能夠幫助企業(yè)更加全面地進一步規(guī)范內(nèi)部審計工作流程及會計信息化應用流程，確保會計信息化推廣更加合理與科學。

2.2加強制度建設

制度風險是指缺乏與會計信息化相適應的制度而讓管理工作無章可循，從而出現(xiàn)管理漏洞及問題。在制度建設方面首先要進一步完善會計管理制度，明確崗位責任制，嚴格貫徹職務不相容原則，同時在條件允許的情況下推行崗位輪替制度，這樣一方面能夠避免長期任職同一職務而滋生利己意識的危險，另一方面也能夠幫助財務會計人員熟悉相關職務的具體工作內(nèi)容，幫助其形成全局意識，從而更好地做好本職工作。此外要針對網(wǎng)絡化條件下的會計工作推進網(wǎng)絡安全管理制度，加強網(wǎng)絡環(huán)境下的數(shù)據(jù)保護及安全管理等級，規(guī)范網(wǎng)絡操作的行為，加強對各種硬件設備的保養(yǎng)與管理。

2.3建立健全風險預警機制

風險預警機制建設是確保會計信息化風險防控工作切實開展的重要手段，風險預警機制建立健全應該包括3個方面內(nèi)容。首先是建立風險防控數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的信息不僅應該包括企業(yè)歷史發(fā)展過程中所遇到的風險信息及解決對策，同時還要在全行業(yè)范圍內(nèi)加大經(jīng)驗積累與數(shù)據(jù)收集力度，確保數(shù)據(jù)庫信息能夠最大限度覆蓋已知風險。其次是要就會計數(shù)據(jù)信息運行進行安全、預警、危險3個等級設置，并根據(jù)不同等級做出相應的應對反應。最后也是最關鍵的一點就是要定期開展風險預警及管理工作成效的分析與研究，就現(xiàn)階段的風險防控成績和問題進行深入分析，及時發(fā)現(xiàn)問題與解決問題，同時對下一階段風險防控工作進行目標設定，這樣才能確保風險預警機制始終適應企業(yè)會計信息化發(fā)展及全面發(fā)展需要。

2.4加強人才隊伍建設

不論是為了提升企業(yè)的會計信息化應用水平還是為了加強企業(yè)會計信息化風險的防控力度都必須建立屬于企業(yè)自己的優(yōu)秀人才隊伍，因為管理工作和具體操作不論制度如何嚴密最終都要落實到具體的工作人員頭上，因此隊伍建設刻不容緩。現(xiàn)代企業(yè)的人員隊伍素質(zhì)建設不僅應該關心如何用好人，更要關注如何培養(yǎng)人。在人才培養(yǎng)方面首先要實行新型人員檔案管理制度，從職工進入公司開始就為其建立專門化的人員檔案，檔案內(nèi)容不僅應該包括基本的工作績效、日常表現(xiàn)、出勤率以及績效考核成績，同時還要增加人性化方面的內(nèi)容，增加與被管理人員的交流時間及內(nèi)容，不僅要關注他們在本職工作方面的能力與意識，更要關注他們其他方面的技能、專長及創(chuàng)新意識。通過這樣的資料收集，一方面能夠幫助企業(yè)更好地了解自己的隊伍及工作人員，能夠更合理地進行崗位調(diào)配與調(diào)度，同時也能夠讓工作人員獲得更加適合自己的崗位、發(fā)揮更大的作用，從而穩(wěn)定他們的工作情緒，激發(fā)他們的工作熱情。

2.5加強企業(yè)文化建設

企業(yè)文化建設是現(xiàn)代企業(yè)鞏固管理工作質(zhì)量的有效手段，現(xiàn)代社會由于社會意識及人員素質(zhì)的不斷提升，機械粗糙的管理手段已經(jīng)不適應實際需要。通過文化建設能夠讓會計信息化及風險防控從制度轉變?yōu)闈撘颇钠髽I(yè)文化，能夠通過日常的滲透及影響讓企業(yè)員工更加全面細致地了解何為會計信息化以及會計信息化推廣能夠給企業(yè)帶來的好處和風險，進而促使他們更為積極主動地配合各項管理工作，形成管理配合、人人有責的良性環(huán)境，幫助會計信息化水平提升及風險防控工作更加有序地開展下去。

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關鍵詞：電子文件檔案；優(yōu)越性；風險防控措施

檔案在國家的發(fā)展中是極其關鍵的，關系著我們的基本信息和國家的機密。隨著信息技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足人們的基本需要，人們對檔案的要求在逐漸的增加，電子文件檔案已經(jīng)成為了檔案的主要方式，利用電子文件檔案可以減少檔案面臨的風險、也可以減少工作中的強度，可以說電子文件檔案有著極大的優(yōu)越性。

一、電子文件檔案的優(yōu)越性

電子文件檔案是相對于紙質(zhì)檔案而言的，利用電子文件檔案可以加快檔案工作的效率，對檔案有著極其重要的作用，在電子文件檔案使用的過程中，可以簡化很多的程序，僅僅需要在計算機上完善所有文件的歸檔工作，也便于文件的保存，對于檔案工作人員是非常有利的，作為檔案工作人員在相同的時間內(nèi)可以完成更多的工作量，對于檔案工作者來說是非常快捷的，提高了工作的效率。現(xiàn)代社會是一個信息化的社會，電子網(wǎng)絡在逐漸的普及，為電子文件的歸檔和是整理提供了科學的依據(jù)，在整理的過程中，減少了立卷。檢查、尋找的難度，僅僅將關鍵詞輸入到相應的檔案系統(tǒng)中就可以將需要的信息檢索出來，利用虛擬的信息網(wǎng)絡，電子文件檔案可以減少檔案占用的空間，只需要使用先進的存儲設備就可以將電子文件進行存檔，如果是紙質(zhì)的文件，則需要大量的空間，在存儲的過程中對環(huán)境的要求也較高，隨著時間的推移，容易受到潮濕環(huán)境的影響，也不需要頻繁的進行檔案的搬動，減少了檔案出現(xiàn)遺漏、丟失和破損等現(xiàn)象，保證檔案可以科學合理的利用。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在使用的過程中，需要對檔案進行檢查，檔案工作人員在檢查的過程中需要逐字逐句的進行檢查，保證文字的準確性，章節(jié)之間的連貫性，檔案要健全，在排查完成之后，還要進行查缺補漏，對紙質(zhì)檔案進行完善，還要對修改的檔案進行拆封，對這些文件進行重新的訂裝，但是電子文件檔案就不需要這么多的環(huán)節(jié)，利用計算機進行管理，可以在計算機上直接對相應的檔案進行修整，做到查缺補漏，利用計算機進行修改，這樣就可以有效的保證電子文件檔案順利使用，在利用電子文件檔案的過程中，在計算機上直接對相應的電子檔案進行檢查，如果出現(xiàn)了問題就可以及時的進行補漏增缺，如果出現(xiàn)了其他的問題也可以及時的發(fā)現(xiàn)，對整個電子檔案的利用有著極大的好處，不需要進行反復的拆卷，也不需要進行檢查裝訂，這樣就可以減少很多的環(huán)節(jié)，對檔案的管理有著極大的好處。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在使用的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)各種個樣的問題，尤其是在保密性上，傳統(tǒng)的方式有發(fā)掘密道，后來又檔案館，但是這些檔案保密的方式都費時費力，對人們的利用也沒有好處，在使用的時候也有著很大的影，但是電子文件檔案在使用的時候是不需要進行這些繁雜的環(huán)節(jié)進行保密的，只需要在計算機上設置一個密碼鎖，這樣就可以對計算機內(nèi)的文件檔案進行保密，在利用的過程中是極其便捷的，為了提高保密性，不會導致檔案的丟失，對檔案可以設置分部閱讀，人們在查找的時候只能夠查到需要的那一部分，在使用的過程中是極其便捷的，作為修改人員也僅僅能夠看到所要修改的那一部分，不能看見全部檔案，對檔案的管理有著很大的好處，保證檔案的保密性，檔案不會被輕易的泄露。

二、電子檔案存在的風險

文件檔案的電子化一方面節(jié)省了人們對文檔進行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在著諸多不安全因素，導致電子檔案的不真實、不完整和不可靠，影響其效力的發(fā)揮。那么文件檔案的電子化究竟存在哪些風險呢？

（一）計算機和網(wǎng)絡技術方面存在著不安全因素

由于網(wǎng)絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網(wǎng)絡，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

（二）制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務水準參差不齊，因此經(jīng)常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

（三）電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

三、風險防控措施

（一）應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核，根據(jù)各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級層次進行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據(jù)，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

（二）要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實性進行鑒定。

（三）應優(yōu)化專業(yè)結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

四、結論

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無法比擬的優(yōu)越性。我們不僅要充分利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，加強各個環(huán)節(jié)的溝通管理。

篇9

打造全新運營管理模式

無錫農(nóng)商行自2005年6月正式組建農(nóng)商行至2008年的三年間，結合自身實際，以操作風險管控為重點，在運營管理方面組織了一系列嘗試性的改進，如推行內(nèi)勤副行長坐班制和會計主管委派制等，對基層網(wǎng)點實現(xiàn)了一定程度上的運營控制。但以下幾方面的弊端仍未有效解決：基層網(wǎng)點功能龐雜，難以保證服務質(zhì)量；風險控制手段單一，難以有效防控風險；部門職責不夠清晰，難以確保運營效率。

流程銀行建設中，為全面提升運營服務效能，有效解決原有運營模式弊端，無錫農(nóng)商行確立了運營管理體系建設目標：通過再造運營管理流程，成立專門的運營管理部門，建立業(yè)務運營管理平臺，實現(xiàn)對業(yè)務授權、業(yè)務監(jiān)督、清算、現(xiàn)金管理、對賬、賬戶管理、會計檔案管理、放款審查等的總行集中化管理模式，逐步實現(xiàn)中后臺的集中運營，提升基層支行及前臺業(yè)務部門的專業(yè)服務能力，降低運營成本，提高運營效率，有效防控操作風險。

確定好目標后，隨著2012年6月新一代綜合業(yè)務系統(tǒng)的上線，無錫農(nóng)商行開始全面實施運營管理體系建設項目。項目建設內(nèi)容主要包括運營流程優(yōu)化、組織架構再造、制度崗責完善、運營管理系統(tǒng)建設四個方面。

以服務業(yè)務流程為宗旨，優(yōu)化運營管理流程。為使運營管理流程更好地服務各項業(yè)務流程，無錫農(nóng)商行以客戶需求為中心，組織了對授權、對賬、出納交接、業(yè)務監(jiān)督、差錯處理、賬戶、現(xiàn)金、業(yè)務印章、會計檔案等運營管理流程的系統(tǒng)再造，積極探索建立后臺集中式處理運營模式，并建立了48個一級流程。

以支持運營流程為核心，再造運營組織架構。為更好地支持運營流程運作，形成專業(yè)化運營管理，2011年4月，無錫農(nóng)商行專門成立了運行管理部，負責全行的運營管理，并組織開展運營管理體系的建設工作。為規(guī)范操作、明確職責，無錫農(nóng)商行還在運行管理部下設了現(xiàn)金管理中心、清算中心、業(yè)務監(jiān)督中心和對賬中心。

在運營管理配套機制方面，為實現(xiàn)對所有營業(yè)網(wǎng)點的有效管理，無錫農(nóng)商行于2012年第四季度啟動試點，在3家支行先行推行運營主管制。運營主管由一級運營主管、二級運營主管和三級運營主管組成，獨立考核的支行（分理處）、營業(yè)部配備一名一級運營主管，其下轄的二級機構按需配備二級運營主管一名；僅辦理對私業(yè)務的網(wǎng)點由柜員兼任三級運營主管。今年以來，運營主管制已在該行全面推行。

以規(guī)范操作管理為目的，完善部門與崗位職責。在優(yōu)化運營管理流程、再造組織架構的基礎上，無錫農(nóng)商行明確了運行管理部及下設四個中心的職責，同時明確和細化各崗位職責，健全各項規(guī)章制度。新核心系統(tǒng)上線后，無錫農(nóng)商行精心編制了《新核心系統(tǒng)操作手冊》，確定新操作手冊以綜合業(yè)務系統(tǒng)交易碼為依據(jù)，包括流程圖、交易界面、輸入要素等內(nèi)容，其中流程圖由流程、主體、操作內(nèi)容、風險提示四部分組成，大大增強了操作指導性，同時也增加了必要的風險提示。

以防控操作風險為目標，建設運營管理系統(tǒng)。為有效防控操作風險，近年來，無錫農(nóng)商行持續(xù)加強對相關運營管理信息系統(tǒng)的建設和改造工作。2009年10月上線事后監(jiān)督風險預警系統(tǒng)；2012年分別上線了新一代綜合業(yè)務系統(tǒng)、對賬管理系統(tǒng)、驗印管理系統(tǒng)、指紋管理系統(tǒng)。而事后監(jiān)督風險預警系統(tǒng)在原有風險預警、檔案管理、授權審批、交接管理、日常監(jiān)督、查詢統(tǒng)計等模塊的基礎上，新上線了印章管理模塊及員工資金監(jiān)控模塊等。2013年，無錫農(nóng)商行還新建了回單自助服務系統(tǒng)、運營管理系統(tǒng)等，逐步推行集中配送制。

運營管理體系建設成效初顯

經(jīng)過幾年的努力，目前，無錫農(nóng)商行已有效地解決了原有運營模式下的弊端。

篇10

二、檔案管理信息化中安全風險評估的作用

人們在進行檔案信息管理的過程中受到認識能力以及實踐能力的限制，不能夠保證信息管理的完全安全性，所以檔案信息管理系統(tǒng)在一定程度上存在著脆弱性，這種情況導致在使用檔案信息的過程中面臨著一些人為或者是自然條件的破壞，所以檔案信息管理存在安全風險具有必然性。因此，對檔案信息管理進行安全風險評估具有重要的意義，信息安全建設的前提是，基于對綜合成本以及效益的考慮，采取有效的安全方法對風險進行控制，保證殘余風險降低在最小的程度。因為，人們追求實際的信息系統(tǒng)的安全，是指對信息系統(tǒng)實施了風險控制之后，接受殘余風險的存在，但是殘余風險應該控制在最小的程度。所以，要保證檔案信息系統(tǒng)的安全可靠性，就應該實施全面、系統(tǒng)的安全風險評估，將安全風險評估的思想以及觀念貫穿到整個信息管理的過程中。通常情況下，信息安全風險主要指的是在整個信息管理的過程中，信息的安全屬性所面臨的危害發(fā)生的可能性。產(chǎn)生這種可能性的原因是系統(tǒng)脆弱性、人為因素或者是其他的因素造成的威脅。用來衡量安全事件發(fā)生的概率以及造成的影響的指標主要有兩種。然而，危害的程度并不只取決于安全事件發(fā)展的概率，還與其造成的后果的嚴重性的大小有著直接的關系。安全風險評估具有很多的特點。首先，它具有決策支持性，這個特點在整個安全風險評估周期中都存在，只是內(nèi)容不相同，因為安全評估的真正目的是供給安全管理支持以及服務的。在系統(tǒng)生命周期中都存在著安全隱患，所以整個生命周期中都離不開安全風險評估。其次，比較分析性，這個特點主要體現(xiàn)在對安全管理和運營的不同的方案能夠進行有效的比較以及分析；能夠對不同背景情況下使用的科學技術以及資金投入進行比較分析；還能夠對產(chǎn)生的結果進行有效的比較分析。最后，前提假設性，對檔案信息進行管理的過程中所使用的風險評估會涉及到各種評估數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠被分為兩種。其中一種數(shù)據(jù)的功能是對檔案信息實際情況的描述，通過這些數(shù)據(jù)就可以了解整個檔案管理信息中的情況；另一種數(shù)據(jù)是指預測數(shù)據(jù)，主要是根據(jù)系統(tǒng)各種假設前提條件確定的，因為在信息管理的整個過程中，都要對一些未知的情況進行事先的預測，然后做出必要的假設，得出相關的預測數(shù)據(jù)，再根據(jù)這些預測數(shù)據(jù)對系統(tǒng)進行風險評估。

三、檔案管理不同階段

進行不同的風險評估信息系統(tǒng)的開發(fā)涉及到很多的模型，而且隨著科學技術的快速發(fā)展，各種模型都在不斷的升級。從最早期的線性模型到螺旋式模型再到后來的并發(fā)式的模型，這些系統(tǒng)模型的開發(fā)都是為了滿足不同的系統(tǒng)需求。然而，風險評估卻存在于整個信息系統(tǒng)的生命周期中，但是由于信息系統(tǒng)的生命周期中有很多的階段，而且每一個階段活動的內(nèi)容都有所差別，因此信息管理的安全目標以及對安全風險評估的要求也是不同的。

（一）對于分析階段的風險評估。其真正的目的是為了實現(xiàn)規(guī)劃中的檔案信息系統(tǒng)安全風險的獲得，這樣才能夠根據(jù)獲得的信息來滿足安全建設的具體需求。分析階段的風險評估的重點是抓住系統(tǒng)初期的安全風險評估，從而有效的滿足對安全性的需求，然后從宏觀的角度來分析和評估檔案信息管理系統(tǒng)中可能存在的危險因素。

（二）設計階段的安全風險評估。這個階段涉及到的安全目標比較多，所以能夠有效的確定安全目標具有重要的意義。應該采取有效的措施，通過安全風險評估，保證檔案信息管理系統(tǒng)中安全目標的明確。

（三）集成實現(xiàn)階段。這個階段的主要目的是要驗證系統(tǒng)安全要求的實現(xiàn)效果與符合性是否一致，所以，應該通過有效的風險評估對其進行驗證。需要注意的是，在進行資產(chǎn)評估的時候，如果在分析階段以及設計階段已經(jīng)對資產(chǎn)進行了評估，那么在這個階段就不需要再重新做資產(chǎn)評估的工作，防止重復性工作的發(fā)生。所以，可以直接用前兩個階段得出的資產(chǎn)評估的結果，但是如果在分析階段和設計階段都沒有進行資產(chǎn)評估，則需要在此階段先進行這項工作。威脅評估依然著重威脅環(huán)境，而且要對真實環(huán)境中的具體威脅進行有效的分析。除此之外，還應該對檔案信息管理系統(tǒng)進行實際環(huán)境的脆弱性的有效分析，重點放在信息的運行環(huán)境以及管理環(huán)境中的脆弱性的分析。

（四）運行維護階段。對檔案管理系統(tǒng)不斷的進行有效的風險評估，從而確保系統(tǒng)的安全、可靠性，這樣才能夠保證檔案管理系統(tǒng)在整個生命周期中都處于安全的環(huán)境。

四、檔案信息安全風險評估存在的不足

我國在檔案信息安全風險評估方面已經(jīng)取得了很大的成就，積累了一些寶貴的經(jīng)驗。但是，由于我國檔案信息安全風險評估工作起步晚，還存在一些不足之處，主要表現(xiàn)在以下幾點。

（一）管理層對于信息安全風險評估缺乏一定的重視，而且缺少一些專業(yè)評估技術人員。當前評估技術人員的專業(yè)技能不高也是現(xiàn)階段存在的問題。所以，應該對評估人員進行定期的培訓，提高他們的專業(yè)技能，保證風險評估工作有效的進行，同時還應該采取有效的措施來提高工作人員對于風險評估的重視，是檔案管理信息化環(huán)境處于安全的運行環(huán)境中。

（二）風險評估的工作流程還不夠完善，而且一些風險技術標準也需要進一步的更新。檔案信息化管理的風險評估，不僅僅是一個管理的過程，也是一個技術性的過程，所以應該根據(jù)實際情況來科學合理地制定工作流程和技術標準。如果所有的環(huán)境和情況都套用一種工作流程和一個技術標準，就會導致不匹配現(xiàn)象的出現(xiàn)，不僅影響風險評估的效果，而且在一定程度上還影響信息系統(tǒng)的安全性。

（三）評估工具的發(fā)展比較滯后，隨著科學技術的快速發(fā)展，信息安全漏洞會逐漸顯露出來，所以對信息系統(tǒng)的威脅逐漸增加。應該采用先進的評估工具對其進行風險評估，從而滿足檔案管理信息化的需求。