導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇采購部合同管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

我國鋼材流通企業受鋼鐵市場運營模式和流通秩序的影響，具有多元性、分散性、多層次性，這間接導致我國鋼材流通企業集中度偏低，市場化運作強，加劇了鋼材市場競爭。鋼材流通企業在日益激烈的市場環境中，需要面對隨時變化的市場行情、較高的加工成本、持續增長的經營成本等問題，這使得鋼材流通企業發展日益困難。基于此點，企業應當改變傳統的經營模式，以內部控制與績效管理契合的經營模式為主，從內部控制和加強企業績效管理兩方面來整頓企業，有效改善鋼材流通企業現狀，為促進企業持續增長創造條件。

1.鋼材流通企業內部控制現狀分析

1.1風險管理觀念落后

風險管理是現代企業管理的重要理念，但我國大多數鋼材流通企業并沒有意識到風險管理的重要性。鋼材流通行業由于資金需求量大，再加上市場行情不穩定、競爭激烈等因素的存在，致使其經營需要承擔較大的風險。合理運用風險管理可以有效的降低或規避風險，避免企業受到重創。然而，大部分鋼材流通企業管理者缺乏風險管理意識，將所有的精力都投入到鋼材采購及銷售上，過分看重銷售規模和產品價格，忽視了鋼材產品經營中所面臨的各種風險。例如，一些鋼材流通企業盲目貸款，擴大產品購銷量，一旦鋼材市場動蕩，大量的庫存可能會因惜售而滯銷。一方面企業要承擔產品價格倒掛的風險，另一方面不斷增加的資金成本將使企業不堪重負，給企業帶來經濟損失的同時，影響后續經營活動的正常開展。更有甚者，有些企業在資金深套后利用虛假倉單、重復質押等手段獲貸以期走出困境，結果反而泥足深陷。

1.2內部控制制度不完善

盡管當前我國大多數鋼材流通企業已經陸續進行內部控制制度的建立和實施，但就目前現狀來看，企業內控制度過于形式化，其作用并沒有在實際經營中充分體現出來。究其緣由，其一是我國企業內部控制大環境形成較晚;其二是鋼材流通企業對管理工作重視程度不夠;其三是鋼材流通企業負責人對內部控制了解不夠具體和系統。以上因素的存在，最終導致鋼材流通企業內部控制制度的建立和實施仍存在一定的缺陷和弊端。

1.3內部控制執行不嚴

盡管有些企業的內控制度已建立條理清晰的工作流程、明確的職責分工、相應的內部授權、以及內部監督等措施，但由于內部控制執行不嚴，企業在對各項活動進行控制的過程中仍存在較多的漏洞或控制缺陷，致使內部控制效果不盡理想。

1.4內控監督機制缺乏

內部控制監督機制的建立，可以促進鋼材流通企業內部控制有效執行。內部控制監督機制通過整合企業資源、規范內部環境、強化內部控制關鍵人員，促使內部控制監督工作有效落實于企業管理之中。但當前鋼材流通企業的內部控制監督機制并不完善，一方面是缺乏獨立的審計部門，另一方面是相關監督制度的制定并沒有結合企業實際情況以及相關法律法規，實用性不強，其中一些內容缺乏實質性的應用效果。

2.對企業績效管理的解讀

2.1整體解讀

在企業層級管理形態下，各職能部門承擔著特定的工作內容，并完成既定的工作成果。這充分的說明了，績效管理整體層面是以職能部門為代表。職能部門應當根據鋼材市場體系，整個行業特點，鋼材流通企業現狀等相關方面，制定一系列的指標考核標準，對鋼材流通企業各部門工作任務完成情況進行考核和評價，促使企業領導了解當前企業工作實力，經營現狀，為后續合理的規劃鋼材產品經營活動創造條件。

2.2局部解讀

激發員工工作熱情是績效管理的重要任務之一。績效管理的局部層面以部門人員為代表。鋼材流通企業中績效管理的有效應用之一是制定獎懲機制，通過獎懲對表現優異的員工予以適當的獎勵，對出現錯誤的員工進行懲罰。另外，應當建立有效的績效獎金發放機制，以激勵員工為企業做出更多的貢獻。

3.構建內部控制與績效管理契合的模式

3.1完善企業內部控制制度

在鋼材流通企業中構建內部控制與績效管理契合的模式，首要的任務就是構建完善的內部控制制度，通過內控制度防范風險、規范企業經營行為，同時也能促進績效管理合理、有效的實施。對于鋼材流通企業來講，內控制度應當圍繞主業――鋼材產品的經營，并兼顧績效管理的要求合理編制。以內部控制制度提升企業的績效管理，強調流程規范、授權有度、各負其責。具體內容如：

3.1.1建立健全的鋼材采購制度。鋼材質量、采購定價直接決定經營收益及后續經營活動的開展。所以，在建立鋼材采購制度的過程中應當對采購各個環節予以分析和考慮，如采購預算如何制定、付款方式如何選擇、鋼材質量如何檢測、各環節具體操作人員如何授權審批等，從而制定切實可行的鋼材采購制度。

3.1.2建立庫存管理制度。完善的庫存管理制度可以促使鋼材數量、質量等相關方面規范落實，通過強化庫房登記記錄、定期盤點等工作，提高鋼材存儲的安全性。由于大多數流通企業自身并不一定配備相應的倉儲設施，因此對于優質第三方倉儲企業的甄選尤為重要。這里同樣強調，優質倉庫選擇標準、選擇方法、選擇流程及權限的明確。

3.2優化績效評價機制

從管理學的角度來講，績效評價機制的構建是非常必要的，其可以促進企業管理工作科學、規范、合理開展。對于績效評價機制的建立，應圍繞公司戰略目標，結合企業內部控制制度、企業實際情況，通過績效管理手段，合理設置評價指標、評價標準及權重，建設一整套科學有效的績效評價機制。同時，要象內控制度一樣，對績效管理加強過程控制管理，以體現管理者對員工的幫助和員工的績效改進。同時，應該對內控制度的實施以及設計的各流程的重要控制點納入績效管理計劃，實施全過程的管理，并不斷完善流程，提高內控制度的執行力。通過流程的不斷優化，反過來提高公司整體的績效。人力資源部門也應將內控制度的執行納入績效考核的量化指標，以推動內控制度的不斷完善。

3.3健全與完善企業的監督體系

審計監督是企業內部控制的重要組成部分。在鋼材流通企業中實施內部控制與績效管理契合的經營模式，建立完善的監督體系是非常必要的，可以強化企業內部控制與績效管理的契合度，促使兩者在企業管理中充分發揮作用，推動鋼材流通企業的進一步發展。那么，如何構建完善的審計監督體系？

首先，結合企業審計監督實際情況和監督要求，對企業審計監督機制進行完善和創新，促使審計監督工作能夠找出企業內部控制工作存在的不足，完善內控體系，強化企業內部控制的合理性與健全性。

其次，提高企業內部控制執行效力，通過借助外部監督并加強內部審計監督，促使企業各項經營活動均在監督之下實施。提高企業財務會計工作透明度，為規范企業內部行為、樹立企業形象創造條件。

4.結束語

在日益激烈的市場環境中，鋼材流通企業需要面對十分嚴峻的形勢，如隨時變化的市場行情、不斷增加的加工成本、持續增長的經營成本、惡意打壓的競爭對手等。此種情況下，鋼材流通企業應當通過完善企業內部控制制度、優化財務管理的績效評價機制、健全與完善企業的監督體系等措施的實施，構建內部控制與績效管理契合的經營模式，強化企業內部管理，提高企業經營活動效果，促進鋼材流通企業更好的發展。

參考文獻：

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一、前言

非獨立法人運作工廠（以下簡稱“工廠”）一般是總公司（法人）組織構架中一個重要部門，法人在組織構架中一般賦予“工廠”一定金額內的財務自，部分財務指標需要獨立核算。公司（法人）標準和合同在“工廠”沿用，實際操作中常常出現一些問題。比如超法人合同范圍外的物品采購，不能完全執行公司合同價格；未按規定辦理價格上漲變更程序，存在違規風險。這些現象與公司相關采購管理、合同管理制度、財務制度不符，存在違規風險，影響工作效率，同時不利于采購成本費用控制。

二、工廠采購業務中存在的常見問題

（一）采購人員不熟悉合同簽訂程序，對合同條款理解不透徹。工廠采購中經常選擇與公司簽訂合同的供應商，以避免同一類型采購反復招標，影響業務效率。采購過程中，業務部門經常對合同理解不夠全面，認為采購總額在預算范圍內，至于供應單個項目商報價變化情況理解不夠到位，結算內容價格超過公司合同清單價格。采購部門一般理解為合同在有效期內，由于市場價格上漲，供應商現今已無法執行，供應商按當前市場價格結算。此種情況，一般來說還有深層次原因。合同簽訂部門建議由采購部門與供應商簽訂補充協議，采購部門認為合同的簽訂部門是公司簽訂合同歸口部門，價格變更程序應由原合同簽訂部門發起。采購部門對因部分價格變化簽訂補充合同程序復雜，沒有達到沿用上級合同，簡化流程和手續目的。

（二）超合同約定范圍采購物品。“工廠”自行采購物品具有價值低、種類多的特點。公司級合同不能兼顧到“工廠”的全部需要，合同清單不能囊括所有需要采購物品。針對個別物品，單價低，金額不大的合同外采購，考慮成本和效率因素，采購部門一般不再簽訂新的專項合同。采購中，采購部門常引用合同的條款中“如采購合同清單外的物品，供應商按市場價格給予一定優惠，按雙方協商后的價格執行”這類條款。此類條款應用需要相應規范制度和文件支撐，采購物品不在合同價格清單內的，采購部門以供應商報價作為結算依據，缺少定價依據，單用此條款進行非合同范圍內采購存在違規風險。

（三）即時結清交付完畢且金額較小的經濟業務理解和執行存在偏差。公司經濟業務中，原則上均應簽訂書面合同。但為了提高效率，及時滿足生產需求，對于能夠即時結清交付完畢且金額較小的經濟業務，可以不簽訂書面合同。在實踐中，對于哪些采購屬于“金額較小”理解存在認識上的偏差，進而在財務管理中引發爭議。例如工廠經常涉及到的計量檢驗、特重設備檢定，常因檢定周期、檢定標準等差異，引起財務管理風險。原因主要是計量檢驗通常由幾家計量檢測機構來完成，這些機構有政府機構、有民營企業，設備檢測收費國標有政府收費標準，非標檢測是企業自行定價。這些差異的存在，檢測結算依據往往只有對方的收費通知單執行，業務部門無法出具統一規范收費標準。另外一種相近情況是、文宣費用，費用雖是歸口管理，但因業務涉及業務部門個性化需求、業務零散，業務部門采購供應商不固定，出現結算同一類物品價格不統一的現象。以上兩種情況，單項采購審視完全符合“即時結清交付完畢且金額較小的經濟業務”標準。但在整個財務周期內歸集，金額仍然較為可觀，且容易出現采購價格差異，不符合財務規范要求現象。

（四）采購實施人員財務規范認識不夠，給財務票據帶來時效性風險。在一些采購業務中，因采購物品特殊性，客觀上存在審批手續復雜，采購周期長等因素。這其中有些采購物品又是生產所急需的，為了滿足需要，存在個別先采購后完善立項、預算上報、投產通知、結算手續現象。在實際工作中，業務人員因對財務規范認識不夠，完成采購后，認為主要采購工作已經完成，對程序規范性和完整性業務主動性不足，造成采購業務完成周期延長。另外，一些業務部門對票據規范性要求認識不足，結算開票清單注明的物品名稱、規格型號與合同并不完全一致，造成退票等情況發生，可能造成票據過期等財務風險。

三、財務風險防控

（一）嚴格執行合同文件，減少違規風險。一是采購前應主動了解公司費用歸口部門是否與供應商簽訂有同類價格合同，如有優先采用公司合同價格；二是杜絕先供貨后結算現象，降低供應商漲價風險，避免退票扯皮風險，提高工作效率；三是如公司無采購合同，采購部門應根據公司管理標準中的采購價格確定的方式對應程序辦理價格審批；四是供應商要求變更原合同采購價格的，采購人員應根據公司采購價格管理相關標準變更程序辦理變更審批。

（二）嚴格控制超合同外采購。原則上不能超合同采購清單外進行采購，超范圍采購的，要求按公司采購價格管理相關標準中的采購價格確定程序辦理價格審批，根據合同管理標準規定簽訂合同或補充協議。明確合同條款中“合同清單外的雙方協商價格”，不是指業務部門與供應商的協商，而是合同簽訂部門牽頭成立的談判小組與供應商的協商，經合同審批部門審批后的協商價格，確保程序合規性。

（三）整合同類型采購業務，聚零星為整體。對于有部門歸口管理，使用部門分散零星物品采購，進行必要梳理。達到一定金額，符合應用合同進行管理的，按程序由歸口部門簽訂框架類合同。各部門直接從合同供應商處采購，避免各部門采購供應商不固定、同一類物品結算價格不統一的現象。同時，歸口部門按合同約定定期結算，通過銀行轉賬，按費用管理規定，減少現金報銷不規范問題。

（四）明確職責分工，確保票據實效。對于金額較大類物品采購，督促采購實施部門嚴格采購程序，嚴格執行立項、預算上報、投產通知、結算采購流程，避免先采購后補手續現象發生，采購程序、采購實物與票據按要求節點完成。對于發票物品名稱與合同物品名稱不一致，結算價格與合同價格一樣差異，采購部門應加強把關，落實責任，確保發票清單物品名稱與合同名稱一致性票，降低稽核風險。

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中圖分類號：F23

文獻標識碼：A

doi：10.19311/ki.16723198.2017.12.053

1科研設備采辦經費風險分析

1.1采購計劃不合理，資金利用率較低

科研設備的采購存在多而散的特性，部分科研設備根據研究項目而計劃性采購，部分常用的科研設備，比如試管、燒杯、計算機等則會根據計劃適量進行儲存。科研單位的設備采購通常由采購部門的人員負責，對于采購需求則主要由科研項目人員根據科研計劃提出。這種情況下，一方面，采購人員缺乏科研設備方面的專業知識，對科研設備的采購情況主要依據科研人員的需求而定，采購計劃設定較為被動；另一方面，科研計劃可能會因為一些外在或內在的原因發生需求變動，在項目招標、采購到完成的過程中存在著因需求變動給采購計劃準確性帶來一定的風險，使得采購物資要么不滿足科研需要，要么物資采購與項目進度不匹配，造成科研費用使用的不合理現象。

1.2經費管理不透明，費用去向難掌握

采購費用的設定會根據市場環境的變化而變化。盡管現在部分科研單位的物資采購采取網上公開招標的模式，使采購供應商范圍擴展到全國，不再局限在本地區采購供應商范圍內。從招標模式上分析，采購確實做到了一定程度的公開化，但是采購的物資仍存在質量劣質、不符合用物標準的情況，僅憑投標標書難以準確地判定物資的質量是否符合標準，采購人員對競標對象的實地考察，同樣存在著責任風險和道德風險。采購經費的高效管理需要一個龐大的體系，將采購部門、財務部門、科研部門等緊密聯系起來。科研機構獨立的、缺乏透明性的經費管理模式，使得部分經費存在違規使用或低效使用的風險。

1.3流程管理不完善，采購合同存風險

采購合同涉及諸多采購細節和法律風險。對于采購合同的管理，科研機構一方面在人力資源方面缺乏專業性的合同管理人員，從而難以識別合同條款中存在的風險責任條款；另一方面合同管理的水平較低，且未形成合同閉環式管理模式，使得合同中存在的風險難以被及時識別和規避。當前，在科研設備采辦過程中，合同風險主要為欺詐風險和法律風險，比如：乙方以虛假合同主體身份與甲方簽訂合同，最后出現采購設備無法及時準確地供貨，或者后續的服務問題難以保障等；合同條款中存在難以察覺的細微法律漏洞，給購買方造成資金損失等。科研機構在對合同管理不完善，核不嚴格的情況下，在采購過程中必然存在對合同簽訂中的風險難以及時識別和規避問題，進而給采購經費管理帶來較大的資金損失。

2優化科研院所科研設備采辦經費風險管理途徑

2.1設立項目采購人員，最大化控制資金效率

要全面控制科研設備采購計劃制定過程中出現的風險，需要將采辦部門與項目組緊密聯系起來，讓采購人員融入科研項目需求制定及實施的全過程，保障兩個部門之間的信息能夠及時有效地溝通。對此，一方面采購人員相對科研設備的專業知識還存在一定的欠缺，因此，需要科研項目人員對采購人員針對具體項目進行科研設備知識的培訓與講解，讓采購人員能夠準確判別所需采購的科研設備的質量；另一方面采購部門可以靈活地根據科研項目安排項目采購人員全程跟蹤項目起始過程，對科研項目所需要采購的物品和存在的采購風險及時給予專業化意見，同時及時保持與采購項目組的有效溝通，對科研項目中出現的因項目需求變動而導致的采購計劃變動，及時予以反饋和終止相應的采購計劃，將因變動造成的損失降低到最小化，保障閑置資金不被積壓，確保能最大化利用采購經費。

2.2建立部門聯動機制，準確管理經費去向

采購招標方式無論是采取線上公開招標，還是線下邀請招標，均需要建立公開透明并與其他部門緊密相連的聯動機制，并利用信息技術建立聯合各相關部門的管理工作的信息系統。線上招標在電子商務平臺上的整體操作過程可以由相應的平臺提供相應的采購依據，采購人員必須將相關依據、發票、合同等上傳至信息系統中，按公司管理制度，待相關負責人審核通過后，財務部門才可支付相關采購費用。同時，對招標中的技術文件編制、開標評標、定標和合同簽訂等環節必須嚴格按照公開公平公正透明的要求，來對供應商進

行選擇。并將各個環節中必要的信息在相關平臺中進

行公開、保存，便于后期查看和審核，以及及時對不符合要求的信息予以駁回，確保采購經費的合法合規使用。

2.3完善合同管理流程，規避合同簽訂風險

采辦部門對于在采購環節中頻繁出現的合同簽訂工作，往往由于頻繁性和暫時沒有體現出的風險，而忽視了合同內容的嚴謹性和風險性。在合同簽訂過程中，對內容規定不細致，對合同組成部分中的費用明細、稅務責任、知識產權分配、提交成果等缺乏明確具體的規定，導致后期在合同執行過程中易出現相關糾紛。同時，在各種糾紛產生之后，采購部門為了和部分存在長期合作關系的供應商（或者強勢供應商）繼續保持合作的狀態，而采取掩蓋問題、犧牲單位利益的方式來化解矛盾。因此，對于合同的簽訂過程，需要專業人士對其進行審核，最大化規避合同中存在的矛盾和風險，同時明確合同風險責任追究制度，以責任倒逼合同簽訂及審核人員嚴格制定及審核合同內容。對于后期合同中產生的糾紛等，需建立完善的閉環機制，將糾紛和問題合理解決，避免糾紛和問題給采辦經費帶來進一步的損失。

3結束語

在非電子商務或互聯網還未普及的時代，采購環節中的經費時長存在較大的風險，市場風險、道德風險、責任風險、法律風險等都時時圍繞著采購工作，其中道德風險在部分單位內部成了一種潛在的規則。信息技術和電子商務普及之后，科研單位可以建立公開透明的信息平臺，讓采購的每一個環節都曬在陽光下，經費的使用去向可以較好地被系統記錄、合同內容能實時地被查詢、采購價格能夠在市場價格的指導下進行對比分析、供應商不再局限于本地區范圍內等，這些都使得科研單位能夠更好地規避科研設備在采辦過程中出現的經費風險問題，使得財務部門能夠更加有效地控制預算經費的使用情況。

參考文獻

[1]張志軍，項目管理視角下科研經費風險識別與防控措施研究[J].科技進步與對策.2016，（4）：18.

[2]王金妹，王愛華，朱霖昊，高校科研經費管理風險分析及評估[J].財務與金融.2016，（5）：40.

篇4

一、采購管理在供應鏈管理中的地位

采購管理位于供應鏈管理的上層，它是一個動態、持續性的過程，主要包括戰略采購、采購執行和供應商管理三層業務。采購架起了企業和供應商之間的橋梁，連接著產品供應和生產。它在降低成本、提高效益、增強企業競爭實力方面有著不可估量的作用。無論在生產易耗消費品、耐用消費品，還是復合制造產品的過程中，采購成本對產品價值的貢獻率均能達到30%，最高可以達到70%，足以見得，采購管理、服務質量的高低將直接影響企業的競爭實力，并最終影響整條供應鏈的運作效率。采購在供應鏈管理中，對于成本的控制則表現的更加明顯，杜邦分析結果顯示，采購支出每節省2%，便可以使凈資產收益率增加15%。因此，采購作為企業的“第三方利潤源泉”，必須受到重視。采購管理作為企業的重要一環，其走在企業的最前沿，消費者需求的變化和競爭對手的反應都會通過采購直接反應到企業，企業在迅速反應的同時，無形中加密了與供應商、客戶之間的關系，在加速資金周轉，提高產品服務與質量的過程中，提升企業在競爭中的地位。

二、供應鏈管理環境下的采購管理面臨的挑戰

（1）企業采購分散，尚未實現集中采購。目前企業在選擇供應商的時候多以價格談判為主，忽略了供應商的規模、生產能力、質量控制等方面的因素，并且企業各部門多獨自聯系供應商，分散采購資料，并建有部門內獨立的供應商數據庫，企業內部的分散采購導致一個企業內建有多個有交叉的供應商數據庫，這對于企業對供應商的管理以及與其建立長久的合作來說是極為不利的。（2）采購合同在管理和執行方面問題嚴重。企業在采購合同的管理和執行方面存在一定問題。表現在：一方面，企業經理的法律意識較差，對于簽訂和履行采購合同的風險意識比較薄落，僅僅把采購管理當做買賣關系來對待，而沒有將合同管理納入采購管理當中去。另一方面，由于企業在一定時間內要簽訂大量的采購合同，通常情況下，采購人員和項目經理不能及時溝通，導致合同執行的情況無法及時上傳，以致賬目混亂，與供應商之間的合作無法順利結束。（3）采購部門尚未與供應商建立良好的合作管理體系。公司采購部門在供應商的選擇和開發過程中，只是將其當做一種交易，將與供應商之間的關系看的非常單薄，他們從顧客的角度出發，認為只要價格合適，供應商可以隨時換，但忽略了一點，維護與原有的供應商之間的關系，比建立一個新的供應商所需要的成本要小很多。并且公司在采購管理過程中，沒有詳盡的收集供應商的資料，沒有建成供應商評價體系，僅靠采購人員和分公司經理的主觀判斷對供應商進行評價，這對于企業選擇合適的供應商，建立與維護供應商之間的關系帶來了一定難度。

三、供應鏈管理環境下采購管理的優化措施

（1）企業加緊轉變采購模式，變“分散采購”為“集中采購”。集中采購對于企業來說，可以將企業各個部門所需要的物資進行統計，集中進行采購，發揮整體采購優勢，這樣不僅可以減少信息失真，還可以降低企業的庫存成本，更重要的是可以提高企業的經濟效益，增強企業的競爭優勢。最后，可建立有效的約束機制，避免腐敗行為發生。采購部可以通過明確的分工，保證采購環節的公正公平。（2）加強企業采購合同的管理。首先，以合同管理為重點，強化法律風險防范意識。為防止企業與供應商之間產生合同問題上的糾葛，企業在合同管理過程中，采購管理部門、項目管理部門要加強對采購合同的執行情況進行匯報跟蹤，深入一線了解采購合同的履行情況，以便有效化解企業的經營風險。其次，加強合同管理人員的培訓教育，逐步使采購合同規范化、科學化、法律化，建立規章制度，把好合同審查關。最后，搭建合同管理信息化平臺，規范合同管理。（3）加緊構建良好的供應商管理體系。要本著“質量優先、效率優先、規避風險、新老結合”的原則選擇供應商，這是因為，第一，質量是企業的生命線，企業可以與供應商在共同合作的基礎上，一塊提高采購產品的品質，以獲取雙贏；第二，物資采購是企業生產運營的前提，選擇高效的供應商，對于企業實現經濟利益十分有益；第三，企業在選擇供應商時，要對其進行細致的考察，確保合作可以順利進行，避免不必要的經濟風險；第四，企業在選擇供應商時候，要不斷開拓思路，提高對供應商的要求，淘汰不能適應要求的供應商，選擇新的質優價廉的供應商。在供應商精心選擇的基礎上，才能建立良好、高效運作的供應商管理體系。

參 考 文 獻

篇5

自從2012年鋼貿危機爆發以來，伴隨鋼鐵不如白菜價的鋼鐵慢跌行情，鋼貿企業經營變得越來越困難。據中國物流與采購聯合聯合會等四單位所作的《2014-2015鋼鐵貿易行業調研報告》顯示，據不完全統計，上海地區近70%的鋼貿企業，全國其它地區近30%的鋼鐵貿易企業已經退出鋼貿行業，全國鋼貿企業數量從近20萬家縮減到近10家，有一半企業正在退出市場，且這種趨勢還在繼續。

眾所周知，由于中國鋼鐵領域巨大的交易量，中國可算是擁有鋼貿企業最多的國度之一。即便目前近一半的鋼貿企業已經逐步退市，但由于長久以來所形成的中國特色鋼材流通領域的運營方式下，依舊活躍著不少中小規模的鋼貿企業，以此適應著中國特色的多層次性，多元性的鋼貿需求。上文述及的《2014-2015鋼鐵貿易行業調研報告》中有數據顯示，年銷售規模在10萬噸以下的貿易企業占整根調研企業戶數的達37%，10萬噸--100萬噸的企業戶數占比約為47%，由此可見中小規模的鋼貿企業依舊有著不小的生存空間，對于這些中小鋼貿企業來說，普遍的貿易特點是市場份額較小、銷售策略多變，基本上在貿易商之間以鋼鐵產品快速轉讓以贏取利潤，在上擠下壓的空間中得以生存。因此這些中小鋼貿企業在采購環節更是呈現出決策快，渠道分散，規模不大，頻率多等諸多特點。

面對越來越復雜的鋼貿經營外部環境，交易信息越來越透明，鋼貿領域微利甚至虧損的新常態下，諸多的中小鋼貿企業，面臨資金不足，規模有限等問題，更要從采購環節開始在內部控制方面有所作為，以此來降低采購成本，防范采購領域的各種風險。

一、中小鋼貿企業采購環節內控現狀

中小鋼貿企業的交易量小，周轉速度快等特點決定了其在采購環節的短平快特征更加明顯，這種采購速度快，供應商選擇范圍廣，缺乏長期供應商的經營特色一方面雖然凸現了其決策上的高效性，但高效的另外一面也往往意味著重大的內控制度存在不足。

（一）由于中小鋼貿企業業務單一，經營規模小，采購環節人員配置不可能像大型企業那般崗位設置精細化，專門化，一人多崗現象十分普遍。有的企業采購環節根本無法做到不相容職位的分離，以采購和驗收環節來說，原本屬于互相制約的雙崗在中小鋼貿企業內往往一人負責到底，如此一來內控制度的擬定和執行形同虛設，內控的制約作用無從談起。

（二）在中小鋼貿企業采購環節，內控不足的重要表現在于合同管理的缺失，市場經濟環境下，合同的重要地位毋庸置疑。從外部來說，合同是明確買賣雙方責權利的重要憑據；在企業內部，合同管理的種種環節也是內部控制的重點領域。但是相當多的中小鋼貿企業在合同管理方面表現極為不足。就采購合同而言，有些企業在采購合同管理方面極為隨意，由于相對于銷售環節來說，中小鋼貿企業由于采購規模小，批次多，品種雜，在面臨一些大型的供應商來說，缺乏話語權，面對供應商的強勢地位，只有全盤接受供應商的固定合同條款，長此以往對合同管理難免疏漏，加之法律知識的欠缺，對于合同中的種種不利條款也無法識別，合同風險不言而喻。

（三）此外，中小鋼貿企業在采購環節還存在驗收環節的不足。從專業角度來說，鋼材的檢驗是一項專業性較強的工作，除了常規的重量，件數等驗收標準外，鋼材的規格尺寸甚至化學元素都是檢驗的要素，但很多鋼貿企業采購時疏于驗收管理，往往導致在銷售后引起質量糾紛，不得不花費更多的人力物力去解決質量問題。

二、中小鋼貿企業采購環節內控缺失甚至失靈的原因

（一）由于鋼鐵流通行業的入門門檻較低，多數時間只要資金，采購及銷售的渠道后就可以成立鋼貿企業進行運作，無需固定資產、無需專業技術，正是如此，導致行業集中度較低，鋼貿領域里的“夫妻店”、“兄弟店”、“父子店”家族型企業占據大半壁江山，很多企業里，丈夫管理銷售、妻子管理財務、兒子負責采購的運營體系必然導致內部人控制現象產生，長期以往，管理弱化無可避免，在采購領域更是如此，有渠道采購到已屬不易了，談何有關采購內控制度的建設和落實？

（二）采購環節作為傳統意義上的成本中心，其控制重點應著眼于對可控成本的控制，但基于鋼鐵產品一日一價演繹過山車行情的現狀，大多數中小鋼貿企業對于采購預算，標準成本擬定很難落實，因此對于采購環節的績效考評也無從談起，正是因為如此，采購環節績效考評的缺失也導致這些中小鋼貿企業采購環節內部控制措施難以為繼。

（三）中小鋼貿企業文化的缺失。企業文化作為企業的靈魂，在共同價值觀、企業愿景、管理及服務理念下形成的企業文化有助于減少企業內部矛盾，增強企業各部門間的凝聚力。但是相關數據顯示中國中小企業的平均壽命在2.9年，鋼貿領域更是如此，如此短期的壽命預期，建立有歸屬感、認同感的企業文化并非易事。在許多鋼貿企業內部，由于鋼貿采購入門門檻的簡單化，導致人員流動頻繁，在此環境下，渴求建立有效的內部控制是有著許多現實困難的。

三、中小鋼貿企業采購環節內控改進的方式

雖然中小鋼貿企業采購環節內部控制在上述原因之下存在許多不足，但在經濟新常態下，鋼貿企業的轉型升級無法避免，特別近些年以來，許多鋼貿企業在轉型升級方面已經開始了不少新的做法，依靠供應鏈管理，提高管理水平，在管理信息化方面做出了有益的嘗試，作為企業經營的起始環節，對于采購領域的內控改進勢在必行，對此，筆者建議中小鋼貿企業在采購環節做好如下改進措施：

（一）從公司治理角度入手，改善采購領域內控環境

雖然大多數中小鋼貿企業成立之初，就沒有建立完善的公司治理結構，導致經營權和所有權高度一致，一言堂現象在企業日常經營中較為突出。但隨著鋼貿領域風險環境的惡化，中小鋼貿企業必須在加強企業治理結構上入手，一面要在企業組織上杜絕一言堂現象，二來要在機構、人員的授權和分工環節上對采購領域加以改造。做到采購環節有計劃、有執行、有監督、有改進。

（二）完善和優化采購流程環節

內部控制從某種程度上說就是一種流程控制，就采購領域而言，規范的采購業務流程應該包括請購和審批、購買、驗收和付款三大環節，其中每個環節又分成若干小環節。對中小鋼貿企業來說，如何根據自身特點選擇和構建合適的采購內控制度，如何對采購業務上述三大環節加強過程管理是重中之重。以供應商的選擇為例來說，在鋼貿領域向供應商采購貨物，供應商都要求款到發貨，因此選擇優質的供應商就顯得尤為重要，中小鋼貿企業由于訂貨規模的原因在面對大型供應商時存在種種不利因素，但隨著鋼貿市場不斷下行的趨勢，整個市場有賣方市場向買方市場的轉變，中小鋼貿企業應該在采購環節建立起自己的發言權，對于一些重點產品的采購一定要從供應商的資質，質量保證、交貨期限、供貨條件、售后服務、經營狀況及付款方式等多方面來選擇供應商，雖然無法采用招投標的方式，但選擇2-3家供應商來比較是完全可行的。同時在采購流程優化過程中，加強對采購業務的分權管理，保證不相容職務的分離，如請購和審核的分離，請購和驗貨的分離等，杜絕出現內控失靈現象。

（三）加強中小鋼貿企業采購環節合同控制

合同作為市場經濟環境里最常見的契約形式，對于企業的經營管理有著極為重要的意義。但是許多中小鋼貿企業里往往忽視合同管理，采購環節里尤其如此，因此在采購環節加強合同管理對于中小鋼貿企業防范合同風險，促進企業長期可持續發展。具體來說，中小鋼貿企業在采購合同管理中應該做到：（1）重視對采購合同的分級授權管理，中小鋼貿企業應該根據采購業務的性質和規模建立健全合同組織機構設置和管理層級，確保實施合同分級管理制度；（2）強化采購合同過程管理。嚴把采購合同審查關作為合同管理的主要內容，強化采購合同談判、起草、審核、會簽、委托授權、用印、合同執行檔案等全方位管理，努力實現采購合同管理系統化。（3）強化財務部門對采購合同的監督管理，我們知道出于成本效益考慮，許多中小鋼貿企業未必會設立專門的企業法務部門來管理合同，因此就需要在合同管理中發揮財務部門對合同的監督管理職責，采購部門在采購合同簽約后應該交由財務部門備案，財務部門在向供應商付款時應審查采購合同的簽約和履行情況、以及付款對象是否屬于合同簽約方，凡供應商未按合同條款履約的，或所交付貨物驗收未通過的業務，以及付款對象非合同簽約方的業務，財會部門有權拒絕付款。對于有鋼貿出口業務的企業而言，采購合同更是出口退稅必備單據，因此中小鋼貿企業必須充分發揮財務崗位對采購合同的監管職責，提高合同管理水平。

（四）提升中小鋼貿企業人員內控素質

雖然很多中小鋼貿企業呈家族化管理態勢，但在新常態下，家族化的管理已經很難適應現代企業管理的需要，再加上鋼貿企業入門門檻低，人員流動頻繁，相應許多員工的文化水平參差不齊，而企業內部控制對于員工隊伍的素質有著較高的要求，因此中小鋼貿企業必須在人才選用及培養上雙管齊下，提高采購部門員工的法律、專業、財務、談判、驗貨等基本素養，使得采購部門人員對于內控職責的領會更加深刻，適應新常態下企業的經營管理手段，唯有如此方能將有關采購環節的內控手段落到實處，發揮其應有作用。

綜上所述，雖然在經濟新常態下鋼鐵行業產能嚴重過剩大背景下，中小鋼貿企業遭遇到很嚴重的經營困難，但隨著許多鋼貿企業的洗牌后，生存下來的鋼貿企業如果能在提升管理水平、開拓新市場上多下功夫，發展前景仍舊樂觀。但從當下開始，有必要從采購開始加強內部控制管理水平，從采購中提升效益，讓企業經營的第一步走的更加堅實和穩重。

參考文獻：

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[2]中國物流與采購聯合聯合會《2014-2015鋼鐵貿易行業調研報告》.

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物資管理是現代化管理科學中重要內容，醫院物資管理是醫院為完成醫療、教學、科研等工作，對所需物資進行計劃、采購、保管、供應等組織管理工作。醫院物資管理主要研究對象是物資在醫院內的流轉過程和科學管理，包括醫院物資分類，物資供應計劃編制，物資的采購運輸，物資倉庫的管理和組織領導等。物資管理系統是指醫院后勤物資管理的計算機應用程序，主要以庫存管理的形式進行管理，也包括為醫院進行科室成本核算和管理決策提供基礎數據的功能。

1.醫院物資管理系統技術指標要求

1.1信息的完整性

信息系統的基礎是信息，只有正確詳實的信息才能保證管理人員作出正確的決策。因此軟件設計方面必須加強信息完整性方面的工作，采用值約束、缺省、數據字典等多種方法確保信息的完整性。一旦使用人員錄入或修改導致數據錯誤，系統必須明確地給出警告信息，提示使用者。

1.2系統先進性

軟件的開發必須是建立在先進的關系型數據庫的基礎之上，同時采用客戶機-服務器體系結構，進行數據維護，以保證系統平臺的先進性，軟件開發工具必須是目前主流工具。

1.3系統實用性

此物資管理系統是一個面向實際應用的軟件系統，它的建成將取代手工的低效率工作，因此在進行系統建設的同時必須考慮到人員的使用習慣。

1.4系統可擴展性

信息系統是一個復雜的信息流管理系統。在開發完成后，系統必須保證在用戶有新的需求時能方便地增加一些功能或模塊，及時解決用戶實際問題，同時還要與系統的其他部分能夠保持風格一致，不改變管理人員的使用習慣，使得軟件具有較好的可擴展性。

1.5系統安全性

用戶進入系統時，應先經過嚴格的身份驗證，根據其權限級別，使用系統的某些功能和數據。

2.醫院物資管理系統需求

物資管理系統的總體需求為：建立一套有自己特色的(管理嚴格、配送方便的現代化物資管理系統：實現整個醫院物資數據的統一管理，使物資從需求到采購，到入庫，直至進入醫院的各個部門，都可以在計算機上進行處理、查詢，而且可以做到帳帳相符、帳物相符、物型以及外部型號與實物相符；醫院領導可查閱整個醫院的數據，對醫院物資的全部管理過程進行實時監督和領導。。要求系統結構先進，數據處理迅速準確，能夠使工作人員大大提高工作效率，并改善醫院的運營環境。

根據醫院物資管理要點，按照計劃人員、采購人員、保管人員、會計人員和科室人員的不同工作職責，對Forte-HIS加以借鑒并結合Forte-HRP的實際情況，將醫院物資管理系統分為申請計劃管理、采購計劃管理、物資帳務管理、物資合同管理、物資倉儲管理5大模塊。

（1）申請計劃管理申請計劃管理是物資管理的起點，它是各科室根據采購部門制訂的采購周期并結合本科室的實際需要，向采購部門提出的本科室在某個時間段所需要的物資。申請計劃是采購部門制訂采購計劃的重要依據。

（2）采購計劃管理物資管理要做到低成本高效率地為醫院服務，采購要涉及到醫院的各個部門。采購的功能是以合適的來源、價格、送貨方式獲取醫院各部門所需的一定數量的物資。采購功能引起物資向醫院內部流動，它是醫院與供應商相連接的環節。總的來說，醫院采購的目標可分四個方面：以最低成本獲取醫院所需一定數量和質量的產品和服務；確保供應商提供最好的服務；鞏固與供貨商之間良好的供需關系，尋求替補供貨商。為達到這些目標，采購部門必須實施以下基本功能：制定采購計劃、說明書；確定適當的采購質量、數量、送貨要求(時間、地點)標準；選擇供應商(適當的來源)；商談采購條款和條件(適當的價格)；制定和簽發采購訂單。

醫院中物資采購部門采購計劃管理的工作流程如下：

采購部門首先根據醫院采購的時間段制訂若干個采購計劃周期，然后由醫院各個科室制訂物資申請計劃，各個部門的申請計劃在審核后經匯總生成某個計劃周期的總的物資需求。物資需求同現存量以及安全庫存量比較，得到物資的采購計劃，然后根據采購計劃日期所在的采購周期進行匯總生成一定周期內的采購計劃。采購計劃經審核后即可進行采購任務。

系統的主要功能是生成指定物資庫房的采購計劃單，在此過程中可讀取已確認的申請計劃單。

（3）物資合同管理

醫院從市場采購的物資，凡是采購量大，供應條件比較復雜的，一般都采用合同形式，使供需雙方的經濟關系固定下來，物資訂貨合同是供需雙方為實現物資購銷，明確相互權利和義務而簽訂的具有法律效力的書面協議。

合同的管理貫穿于從簽訂合同開始到合同執行完畢的整個過程，包括對合同執行過程的組織、檢查和監督。

物資訂貨合同是物資計劃管理的延伸，也是為物資計劃管理服務的，計劃人員根據計劃管理輸出的采購參考信息，制定采購計劃，與供貨單位簽訂訂貨合同。合同管理的輸出又反饋給計劃管理，為后者提供預計到貨信息，從而又為物資計劃的制定提供必要的依據。合同管理從本身看，主要用途是對訂貨合同的統計、查詢和合同執行、監督、輸出必要的表格。

合同管理模塊主要包括合同信息的錄入、修改、刪除、查詢、合同的執行維護、合同的執行情況等。

（4）物資倉儲管理物資倉儲管理是醫院物資管理的重要組成部分，也是現代物資管理成敗的關鍵，做好倉儲管理是保證醫院完成各項任務的基礎；倉儲管理決策與醫院物資系統的其他決策密切相關，它不僅對倉儲系統，而且對整個醫院的物資系統都起著十分重要的作用。

醫院物資倉庫的種類包括文具雜品庫房、易燃易爆及放射性物資危險品庫房、建筑維修材料庫房、總務庫房、工具和配件庫房及科室的備用品小庫房：倉庫工作內容主要有：入庫物資的驗收，庫存物資的保管，維護保養，物資的出庫發放，物資的盤點等。

系統倉儲管理的功能如下：

l)庫存初始化：對本庫房物資進行初始化，可錄入物資的批號、有效期、數量、購進價、零售價等。

2)入庫：完成本庫房物資入庫，生成相應的入庫單據；入庫方式可包括采購入庫、贈送入庫、調撥入庫、科室退庫入庫，對采購入庫可導入采購計劃單，對科室退庫入庫可導入科室退庫單。

3)出庫：完成本庫房物資出庫，出庫方式包括領用出庫、調撥出庫、退貨、報損、報廢。

4)盤點：對本庫房物資的數量進行清點，生成盤點單據。

5)庫存查詢：用于查詢管理當前庫房物資的庫存。

6)單據確認：對當前庫房還未確認的單據進行確認。

7)反確認：對當前庫房已確認的單據進行反確認。。

（5）物資帳務管理醫院物資帳務管理主要涉及到各種單據審核入帳及對帳目查詢的業務處理。

系統帳務管理功能如下：

1)帳目初始化：完成當前庫房帳目初始化，帳目初始化確認后不能再修改。。

2)明細帳薄：查詢和打印本庫房物資的明細帳。

3)分類帳：查詢和打印本庫房物資的分類帳。

4)單據登帳：對本庫房未登帳的單據進行登帳。

5)期末結轉：對本庫房物資的各類分類賬目進行期末結轉，生成物資賬目。

6)反登帳：在必要的情況下可對本庫房已登帳的單據進行反登帳。

7)反結轉：對本庫房最后一次結轉的數據進行反結轉。

3.結論

醫院資源計劃系統是指利用計算機軟硬件技術等現代化手段，對醫院及其所屬各部門的人流、物流、財流進行綜合管理，對在醫療活動各階段中產生的數據進行采集，存貯、加工生成各種信息，從而為醫院的整體運行提供全面的、自動化的管理，醫院資源計劃系統是現代化醫院建設中不可缺少的基礎設施與環境。醫院日常管理包括醫院物資的管理，由于醫院物資種類繁多，流通頻繁，經常造成信息不準確、家底不明、積壓浪費。做好醫院物資管理工作，對醫院節約成本，加強核算有重要意義，因而醫院物資管理系統是醫院資源計劃系統的重要組成部分。

參考文獻

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[3]中國企業管理百科全書[M].企業管理出版社，2005，5

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一、前言

目前企業財務管理中普遍現象是，財務人員只是簡單的核算員，在整個合同管理過程中從前期合同談判，到合同簽定、合同履行，以及最后合同結算，財務人員都很少參與更沒有主動參與的意識。財務人員在管理過程中只負責報銷、核算、統計，監督控制職能薄弱，隨著市場競爭的加劇，建立合同管理責任和風險控制措施變得尤為重要。財務人員如何參與到合同管理中來，如何在財務管理中更好的實施合同管理職能是財務人員必須考慮的問題。

二、財務管理與合同管理

合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等系列活動的總稱。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。合同管理是企業管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。因此合同管理是財務管理必不可少也不容忽視的一部分。財務管理和合同管理緊密聯系，好的財務管理是實現合同管理的保證，他們共同促進企業嚴格遵守內部規范，完成預期的經濟效益目標。目前企業在合同管理中存在很多問題，例如：先施工后簽訂合同，隨意解除合同，合同變更不規范，合同履行內容和簽訂內容不一致，陰陽合同等。特別對于一些建筑安裝企業合同管理問題尤為突出，現在建筑市場是買方市場，施工隊伍為了在激烈的競爭中獲得勝利，采取各種不規范、不合法的運作手段，而企業單純追求利潤指標忽視合同中存在的潛在風險，合同管理人員法律意識淡薄，合同糾紛、索賠層出不窮，無形中造成企業成本的增加。隨著人們法律意識的增強，為進一步規避各種各樣的合同管理風險，財務管理中加強合同管理變得越來越重要。

三、在財務管理中如何加強合同管理

（一）財務部門對合同實行全過程管理

財務是整個管理系統中的一個關鍵環節，是經濟管理的核心。做好合同管理要充分發揮關鍵環節的作用，通過合同訂立前的風險預測，風險辨析；執行中的資金支付控制；合同收尾階段的驗收和履約監督等，保證合同管理程序的良好運行，實現全過程的財務管控。

1、合同訂立前的風險預測，風險辨析

風險指的是損失的不確定性；風險量反應不確定的損失程度和損失發生的概率。在合同簽訂前財務部門要配合相關部門做好風險預測、風險辨析工作，認真分析要進行的合同活動可能存在的風險。在這個過程中財務人員要格外謹慎，仔細調查對方的資信情況、履約能力，把可能的風險逐一分析，確定風險的類型，制定風險對策。合同風險一個重要的來源是合同本身，財務人員要重點關注：格式文本，合同類型，變更事項，合同糾紛等。這就要求會計人員配合，仔細審核合同內容、合同文本。盡量選用由國家統一頒發的通用性合同文本，條款不漏項，文字表達清晰，無含糊不清詞語。同時充分利用法律資源中的擔保制度、保險制度以及糾紛法律制度等，來降低和轉移合同條款所帶來的風險。加強風險預測職能，尤其要注意對方轉嫁的風險，例如：企業在進行投標時，一般都會按照招標文件的要求繳納投標保證金，其實質是招標企業為了避免投標有效期內投標人隨意撤回。撤銷投標或中標后不能提及履約金等行為造成的損失而進行的風險規避。對投標人來說合同訂立越遲，資金成本則越高。總之，對風險的界定要有超前意識，及時收集和分析與風險有關的各種信息，預測可能發生的風險，并對其進行監控提出預警。

2、合同執行過程中的財務控制

首先，對合同生效后可能涉及的稅收政策、收入情況、成本費用情況、資金使用情況以及合同執行情況密切關注，制定嚴格的合同管理流程及審核辦法。例如：凡對外簽訂的經濟合同，一律經財務主管審核并簽署意見，再由財務部蓋具合同專用章，并交由財務部統一存檔。對于銷售合同凡利潤指標在規定比例范圍的，且現款現貨的合同，由財務主管最終審批；利潤指標低于公司規定的，或有欠款信用不良情況的，財務主管簽署意見后提交公司領導審批；銷售人員最后須持審批手續齊全的合同到財務部蓋具合同專用章，辦理發票相關事宜。其次，加強合同執行過程中資金管理。資金管理應遵循集中管理、統籌安排、綜合平衡、優化投向的原則。資金管理由財務部負責和具體操作。對照合同履約實際，把好資金的使用和費用的結算。對于合同款的支付要求做到：制定《預算管理制度》，企業各項合同支出都必須履行計劃申報，批準下達的程序，并嚴格以批準的預算定額為依據。財務部門負責預算指標的審定，嚴格審批程序。

3、在合同的收尾階段，加強合同的驗收和履約監督。落實人員加強對甩項項目的管理，完備手續、資料，確保資金安全。財務人員要嚴格按照合同要求，清理債權債務，做好合同款的催收工作。同時編制財務決算報告，對合同履行情況進行評估。

4、抓好合同的變更和索賠工作。索賠是合同管理的繼續，貫穿于合同履行的全過程。財務人員要提高的變更索賠意識，明確變更和索賠職責，把工作貫穿于經營活動的全過程。財務人員及相關部門認真制定合同變更索賠工作流程和相關注意事項，做到有章可循，照章辦事。在合同變更索賠過程中財務人員應積極發揮監督檢查職能。監督重點如下：首先，合同變更理由必須符合法律、法規和政策，以及相關相關文件的規定；其次，原始記錄、原始資料保管是否完整，合同資料的歸檔應分類進行，及時、系統、連續，無遺漏；最后，對相關費用進行審查。

（二）抓住經濟活動的重要環節加強合同管理

1、加強采購合同的日常管理。在日常的管理中，突出合同管理人員的審核職能是降低風險的一個有效策略。首先，對合同文本的審查，簽訂前財務人員認真審查合同條款，對其中可能引起糾紛的地方予以刪除或改進。杜絕含義模糊的條款出現在正式文本中，使條款的可操作性強。其次，督促監督采購部門制定相應的采購標準、質量標準及合理的價格標準，在保證產品質量不受影響的前提下，制定相應的質量加減價條款使合同款貼近生產工藝。再者，定期檢查采購部門是否做好供戶的資質審查，為合同的簽訂把好關。其中包括供戶的確定的依據審查、資格和信用審查、簽訂人的審查。采購部門每年應對供戶進行系統評價，對達不到要求的供戶進行淘汰，形成新的供戶清單。對于新供戶嚴格按組織考察，試用試供等環節合格后納入合格供方。資質主要包括：生產許可、經營范圍、特許進入、資質等級等。信用主要指的是誠信度，包括守約能力、納稅狀況、售貨服務狀況、承諾兌現等。簽訂合同時要求對方將各類資質證書進行復印并加蓋單位公章，以保證供方提供的資質具有法律效率。單位內部人員應嚴格按照授權范圍簽訂合同，杜絕超越權限或無權限人員簽訂合同。

2、加強合同的綜合管理，實現成本控制。堅持程序管理，擇優選擇分包商。財務及相關人員對各分包單位做細致的調查，對其資質信用進行評價，將有關資料建檔保存，擇優選擇分包商。確定合理的成本控制目標，合同文件和成本計劃是成本控制的目標。企業必須有一套健全的財務管理制度，在成本分析成本核算的基礎上，系統的研究成本變動的因素，參考企業的經濟效益指標，確定合理的成本計劃，指導企業的投標報價及其分包合同簽訂。合同簽訂后，為了把費用控制在合同金額以內，財務人員要進一步對合同的履行情況實行監督檢查：一、杜絕違反合同條款的行為發生，發現合同履行異常，及時調查原因采取防范措施避免不必要的損失；二、運用經濟指標進行成本分析，通過實際值與預算值，實際值與目標值的比較，對合同履行情況進行評價，了解成本總量的構成比例和成本管理的薄弱環節，采取對應的增收節支措施，避免超支，為今后的發展提供經驗和教訓。

（三）財務部門要做好合同管理工作就要加強對合同管理人員的培訓

合同管理人員的業務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。建立科學的培訓制度，全面實行全過程考試、考核、檢查。激活培訓方式，提高培訓的成效性。通過各種方法有針對性和重點的組織好學習，向相關人員介紹最新的《合同法》、《招投標法》、《擔保法》等相關法律法規。定期組織合同系統專業管理人員進廠培訓，把合同相關法規的學習納入繼續教育日程，從思想上引起財務人員的高度重視。健全考核，激勵、責任追究機制，對合同訂立、執行過程中違法違規或給企業造成損失的行為追究責任。

合同管理工作是企業經營管理的一項重要工作，它不只是簡單的要約、承諾，而是一個全過程、全方位、科學的管理。財務部門要充分發揮自己在合同管理中的監督、檢查職能，運用科學的管理方法參與到合同管理中來，通過運用自身特有的方法對合同履行情況進行分析評價，事前預防，事中控制，事后補救，同時為今后企業的發展所借鑒，財務管理對合同管理具有現實的重要應用價值，必將越來越得到企業的重視和認可。

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二、引進會商機制強化管理銜接

合同管理涉及的部門多、業務廣，需要多個部門步調一致才能實現管理銜接。該局從廣東江門供電局引進合同會商機制，定期組織相關部門討論解決合同管理問題。至今，該局已組織相關部門進行7次會商，有效解決了合同資料歸檔、采購與合同簽訂銜接、合同辦理時間跟蹤等問題。同時，采取法律歸口部門和采購部門聯合開展培訓、邀請審計部門開展專題講座的方式，加強合同相關業務部門的溝通與協調，努力實現管理“無盲點”、“無死角”。

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1 采購信息系統對EPC總承包項目的意義及作用

EPC總承包是一項非常復雜的系統工作，是將整個工程的采購、建設、試行以及驗收全部承包的活動，這其中就會涉及到供應商、工程建設企業、業主等很多參與者，因而信息傳遞及共享系統的建設就顯得非常必要和重要了。具體來說，采購管理信息系統對總承包項目的作用主要有以下幾點：

1.1 采購管理信息系統可以提高物資采購的效率。電力工程總承包項目所需要的物資信息可以通過信息系統及時提供給采購部門，采購部門通過信息系統將物資采購數量、種類等提供給供應商，供應商也可以在最短時間內將供貨情況反饋給采購部門，與傳統采購過程相比，將大大縮短采購時間，提高采購效率。另外，收到采購物資之后，如果出現什么問題，采購部門也可以通過采購管理信息系統和供應商及時溝通交流，同時還可以提供一些圖片等佐證資料，這樣就提高了采購問題的解決效率。

1.2 有助于EPC總承包企業做出正確的采購決策。采購物資質量的高低主要取決于所選供應商的好壞。因而，采購之前最為重要的步驟就是對不同的供應商進行分析，從而選擇出口碑較好、誠信度較高、服務質量較高的供應商。而采購管理信息系統可以廣泛搜集有關供應商的信息，并自動做出分析，為企業提供較為科學、準確的分析結果。另外，采購物資的庫存情況、使用情況、保管情況以及設備的維護維修情況等信息都可以通過管理信息系統進行儲存、記錄，從而有助于總承包企業根據以上信息做出正確決策。

1.3 可以對EPC總承包項目的采購過程實施動態監控。采購工作在EPC總承包中占據著非常重要的地位，貫穿于總承包項目的全過程。一方面采購物資或設備價格的高低將直接影響總承包項目的盈利水平。另一方面采購物資或設備質量的高低將直接影響總承包項目的質量水平。通過采購管理信息系統可以對采購價格、采購審批、采購招投標、物資運輸、物資驗收等情況時刻進行跟蹤監控。

2 采購管理信息系統的幾個關鍵問題研究

2.1 對采購過程進行有效跟蹤和控制

主要是同供應商訂立采購合同之后，對物資或設備的發貨情況進行跟蹤和監控。一方面是對物資或設備的質量情況進行跟蹤、監控。另一方面是對物資或設備的發貨速度進行跟蹤、監控。如果供應商沒有按照合同發貨時間發貨，信息管理部門應該及時通知相關部門進行催交。交貨時間可以分為三種，一種是合同交貨時間，一種是雙方商定的交貨時間，還有一種是實際到貨時間。一般是先按照合同時間進行交貨，如果由于客觀因素不能交貨，雙方協商重新制定了交貨時間，采購信息管理系統對此應及時更新。另外，對于重要物資和設備的催交情況應及時登記于信息管理系統。

2.2 采購信息的共享

采購信息共享可以提高電力工程總承包項目的建設效率，實行采購管理信息系統之前，人們很難掌握采購的情況，不知道物資什么時候到、不知道何時領料、不知道何時生產，必須要派一個人專門負責搜集采購相關信息才能解決以上問題，這種做法顯然費時費力。而實行采購管理信息系統并進行信息共享的話，卻可以節約采購信息傳遞的時間。主要是因為管理信息系統將對采購訂單信息進行跟蹤，當物資或設備發出、到達時，管理信息系統會自動向相關負責人發出信息，同時向相關負責人提供庫存物資的信息，這樣相關負責人就可以快速決定領料時間以及生產時間。

2.3 采購信息的安全訪問

為了防止重要的采購信息被盜竊或被泄露，必須做好采購信息系統的安全訪問工作，不能隨便允許不相關的人進入采購管理信息系統。具體從以下幾個方面加強采購信息的安全訪問管理：首先，只授權相關的負責人訪問采購信息管理信息系統，比如總承包管理信息系統負責人、采購部門負責人、生產部門負責人等，相關人員只能通過賬戶名和密碼登陸進去之后才能獲得訪問權限。因而，應加強對賬戶名和密碼的管理；其次，擁有訪問權限的訪問者在訪問完采購信息管理系統之后應及時清空訪問痕跡，尤其是訪問賬戶名和密碼必須清除掉，防止一些無關者利用遺留的信息登錄到系統。

3 EPC總承包采購管理信息系統設計的建議

3.1 總承包采購管理信息系統設計應遵循四個原則

四個原則分別為：第一，階段性原則。采購管理信息系統的設計并不是一蹴而就的，不能只追求速度而忽視質量。因而，應分階段完成信息系統的設計，只有這樣才能保證采購管理信息系統的連續性、可靠性。通常來說首先要完成的是整體架構以及信息技術設計，第二階段要完成的是最緊要任務的系統設計，第三階段是次要任務的系統設計；第二，先進性原則。采購管理信息系統一定要保證是當前最為先進的，具體包括設備的先進性以及信息技術的先進性；第三，擴展性原則。總承包項目通常時間比較長，因而可能會面臨企業內外部環境的變化，這就要求采購管理信息系統具有彈性，能夠快速適應變化的環境；第四，實用性原則。采購管理信息系統必須要和總承包項目的實際情況相結合而設計，建成之后能夠提高總承包企業的采購效率。同時，還要具有可操作性，不能太過復雜和難以理解。

3.2 重要模塊的設計

第一，招標管理模塊的設計。招標的目的是選擇良好的供應商，通過招標管理模塊可以招標說明書；可以了解投標供應商的申請信息，并對其審核和篩選等。此模塊的設計主要是招標網站設計，招標網站必須具備信息、下載信息、上傳標書的功能；第二，合格供應商管理模塊。合作一段時間之后，企業可能會對供應商的服務水平、供貨質量、誠信度等進行重新審核和評價，將不合格的供應商從信息系統里清除掉，將新選擇的供應商添加進去；第三，合同管理模塊。采購合同在維護總承包企業的權益方面發揮著重要作用，因而應加強對采購合同的管理。通過采購管理模塊，可以了解和編輯采購合同、變更采購合同、合同結算、合同支付等信息。

篇10

為加強合同管理，維護公司合法權益，樹立企業誠實守信的良好形象，公司制定實施了《許昌煙機公司合同管理辦法》并不斷修訂完善。對合同的審核和管理進行了詳細的規定，確保合同的規范性、合法性和科學性。

根據《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》規定，在簽合同前，對采購物資進行招標。與中標單位擬訂合同后，由采購部門填寫“合同審簽表”，并由公司主管領導和總經理審簽。“合同審簽表”與合同一起送審計部門審核，未經審計的合同不得加蓋合同章，合同不生效，財務部門不予結算和付款。健全的合同審計制度，規范的操作，不僅使審計人員在開展合同審計時有章可循，審計工作程序更加合理，而且大大提升了審計工作質量。

二、對合同主體進行審計

合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業經濟損失，必須對合同主體資格、經營范圍、履約能力等進行審計。

審查簽訂合同的主體。重點審查合同主體是否是依法登記的企業法人，或依法產生、存在的組織。不與不能獨立享有經濟權利和承擔義務的、不具備法定條件的經濟組織（如內部車間、分廠等）簽訂合同。

審查合同對方經營范圍。重點審查其經營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍，是否無照經營。

審查合同對方主體有無履約能力。對對方的資質等進行調查，不與無履約能力的主體簽訂合同。

審查授權委托人的資格是否合法。經公司法人授權后的委托人方可代表本公司對外簽訂合同。委托人必須按照《合同法》及其他有關法規的規定，本著公平互利的原則，在委托權限及其期限范圍內，依法簽訂合同。

三、合同簽訂前進行招標比價審計

1、注重對價格信息的收集。根據物資采購合同審計的合法性、公平性原則及“貨比三家、比質比價”的原則，物資采購合同審計的重點之一就是價格審計。

建立合同審計臺賬，進行整理歸檔，對材料及產品價格、供應商信息進行跟蹤管理。

做好市場調查，通過報紙、互聯網了解價格信息的變動情況，及時掌握第一手資料，防止物資采購中的“暗箱操作”。

2、注重對信息化管理手段的運用。為使合同價格審計更便捷、更規范，公司信息管理中心的計算機專業人員，為我們在ERP管理軟件上建立了專門的“合同審計管理系統”及“物資采購招標系統”。事先將歷次采購物資的價格、數量、供應商、合同訂單號等情況按物料編碼存入系統，形成采購情況分析曲線圖。每次審計合同時，把需要采購的物料編碼輸入，該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應商、訂單號及審核日期、審核人情況就被自動顯示出來，如價格比原購入價格高，系統會自動提示，以便再次核實該物料價格。如價格沒問題，通過審計后在設定的時期內有效。這大大地方便了我們的工作，避免了人工操作可能出現的誤差，減少了差錯率，提高了合同審計工作效率，保證了審計工作質量。

3、注重對招標過程的審查監督。根據《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》的規定，在一般情況下，小量、小額采購“貨比三家”，在ERP管理系統上進行價格比較；批量、大額采購進行公開招標，由審計部門牽頭，成立由采購部門、使用部門、技術部門、質量部門為主的評標委員會進行評標。由監察室、財務部、工會組成的監督組對招標全過程進行監督。

審查招標程序的合法性及操作的規范性。采購招標是一項嚴肅認真的工作，其程序是否合法、操作是否規范，直接關系到招標結果的公正性。審計中重點審查評標委員會是否嚴格按照國家有關規定及《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》開展工作，有無主觀性、隨意性。并在審查合同時將合同與招標結果相核對，確保招標結果落到實處。

審查招標文件的完整性。招標文件是簽訂采購合同的重要依據，內容完整的招標文件是簽訂采購合同的基礎。應重點審查招標文件中對投標方主體資格、資質、履約能力的要求，以及采購物資數量、規格、技術要求、付款方式等重要內容。并在招標文件中明確規定“投標文件是中標后簽訂合同的一個組成部分，與合同具有同等法律效力”，為以后采購合同的審計奠定基礎。

審查評標辦法的合理性。嚴格按照《許昌煙機公司評標委員會和評標方法暫行規定》執行，出臺合理的項目采購招標評標辦法。本著公平、公正、科學、擇優的原則，對投標單位進行評價、比較、分析，選出信譽好、能夠保證質量、按時供貨的供應商，這對于保證供貨質量、降低采購成本有著至關重要的作用。

審查中標價格的公正性。為公平起見，我們把各投標商的投標價格輸入ERP“物資招標系統”，在保證質量、保證售后服務的前提下，遵循“成本最低原則”，系統自動篩選出最低投標價為中標價，并保存在系統中，作為下次招標的參考價。這樣，既保證了采購物資的質優價廉，又避免了在物資采購過程中舞弊的發生。

四、對合同條款的審計

1、對合同內容的審計。根據《許昌煙機公司合同管理辦法》的規定，對采購合同內容的真實性、合法性、有效性及可行性進行嚴格審查。在合同審計中，發現合同有缺陷、合同遺漏必要條款和有不利條款的情況，就及時指出并要求送審部門予以補正；對于不符合審批送審條件的合同，及時對送審部門予以說明并要求送審部門補辦手續后再送審；對于可行性有疑問的合同，會同技術、生產等有關部門慎重研究，得出一致意見，確保采購合同簽訂的可行性、合理性；對違反國家法律，損害企業利益，顯失公平的“霸王合同”，嚴格把關，堅決查處，避免因該類合同給企業帶來風險，造成損失。

2、對合同條款的審計。合同是一種法律文書。依法簽訂的合同，對雙方當事人具有法律約束力，當事人應該按照約定履行自己的義務。嚴密的合同條款是履行合同的前提，對采購合同條款進行審計，不僅有利于全面、及時履行合同，而且也可以減少雙方在執行合同時發生爭執，避免合同糾紛，從而有效降低合同風險。

當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權利和義務的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致。

標的。標的指采購的物資、設備、備品備件等，沒有標的的合同是無法成立、無法履行的。審計時，重點審查合同標的物資是否與中標物資相符，是否按公司計劃采購，查實是否屬于無計劃或超計劃采購，型號規格是否齊全規范。

數量及質量要求。該條款是確定雙方權利、義務、責任大小的關鍵條款，合同上必須清楚具體地寫明。必須注明確切的數量及單位，如單位為套、對、盒等，要注明具體數量。質量要求要明確，如國家標準、行業標準、技術標準等。

價款或報酬。是指買方獲得標的向賣方以貨幣形式支付的代價，包括單價、總價。該條款是采購合同的核心條款。審計時要重點審查是否按招標中標結果簽訂合同，是否進行市場調查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價。如價格過高，駁回合同，采購部門應查明原因，與賣方再次進行商談，力爭以公道價格采購到高質量的物資，最大限度地降低采購成本。

結算方式及期限。采購合同應明確結算方式和付款期限，不得含糊其辭，同時審查是否按公司結算規定執行。公司規定采購合同簽訂原則上都是驗貨付款，如遇特殊情況需辦理預付款，必須先經公司領導簽批方可辦理。付款期限應明確是一次性付清，還是分期付款。成套設備及重要備件是否留有一定比例的質保金，質保金什么時候付清等。

交付標的物的方式、時間、地點。采購合同應明確交貨方式、交貨時間、交貨地點。如貨物運輸是鐵路還是公路；交貨時間是否具體；交貨地點是許昌站還是公司等。

驗收標準、方法、地點及期限。驗收標準應注明是用國家標準、行業標準還是所簽訂的技術標準；是在賣方現場驗收還是到貨后在買方驗收；驗收期限是否約定。

違約責任及解決辦法。訂立合同時要做到“先小人，后君子”，對采購合同中能夠預見到的各種不利因素要以條款的方式加以防范，運用法律保護企業的合法權益。審計時要注意違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍等。解決爭議的方式是否確定，如協商、仲裁、還是訴訟。