導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇智慧檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負責的內容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據各自職位級別進行相應的管理，以保證各層級管理質量，做到環環相扣，相互監督。結合智慧檔案管理系統的資源掌握更全面的管理內容，明確管理方向，并不斷優化現代檔案管理功能，實現智能化、科學化的管理模式，智慧檔案管理系統中各項功能對管理水平提升有著良好的促進作用，值得進一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統的層次

1.1機構檔案信息管理層。機構檔案信息管理層主要是針對本單位的生產、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎工作，而這一道工作的質量直接影響后續工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構檔案信息傳播管理層。是以基礎管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉換成具有生產力的可利用信息，進而發揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構以及相關部門中應用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價值、信息管理方法、相關信息、競爭發展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現實生活、生產中，體現價值，為實現某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負責解決實際問題，如現實生活生產中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關聯與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構信息對照以及信息應用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發揮應有的價值與作用。檔案信息管理系統的功能設計實際上可以根據各機構的應用需求而合理設計，以保證檔案信息在機構中能夠以有利用價值的地位出現，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結構有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統的資源

2.1原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，其數字智慧檔案管理系統的層次與功能設計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。2.2原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3智慧檔案管理系統功能設計分析

3.1安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統檢索中關鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關檔案資源信息，選擇關聯度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內容中與用戶所需更為接近化。系統中針對具有保密性的文章應設置專用的權限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機構在某時間段進行保密信息開放，實現既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務。在智慧檔案管理系統中，用戶評介、互操作功能的設計主要是為給用戶、系統之間提供交互平臺，實現用戶與系統或者系統于系統之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統者的身份出現，對系統中出現的問題進行有效解答，同時也可以對系統提出問題，系統會自動將問題和答案收納于幫助系統中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統的幫助。

用戶評介與互操作服務功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關題目以及獲取方式即可，這一程序的實現需要系統互聯支持。

作者:王冬梅

篇2

對于我來說是不平凡的一年，這一年我從云南大學畢業后非常幸運的來到了三環中化。一開始從事硫酸生產工作，面對新的工作環境、新的工作崗位，我沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是在陌生的領域里積極探索并迎難而上。我努力學習硫酸專業知識，在工作中我積極主動、認真負責、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動，我在“共慶祖國60華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時，我非常熱愛團隊工作，通過競選成為硫酸團支部宣傳委員，協助硫酸團支部書記做好團支部各項工作，為把硫酸團支部建成一個團結活潑、充滿朝氣的群體而努力。

從6月份，公司倡導創建“誠信自律”班組活動以來，我與班組人員一同認真學習公司創建“誠信自律”班組的有關內容。經過學習和內部試運行，我認真編寫了硫酸廠生產工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規章制度，通過一年來不斷的學習、改進，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領導的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產崗位中涌現出的典型事跡、安全生產、質量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，我認真排版校對，在自己負責的范圍內避免稿件的失誤，因表現突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”。

7月1日，我通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，主要負責公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執著、堅毅的我。平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時間內熟悉各項檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點，發揚優點，再接再厲把工作做的更好。

總結一年的工作，盡管有了一定的進步，但在一些方面還存在著不足。比如有創造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進。在以后日子里，我將更加認真學習，努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。

最后，誠摯的感謝部門領導和同事在工作中對我的幫助和關心，我將會在以后的工作中更加努力。發揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學苦練,在自己平凡的崗位上創造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻自己的全部智慧和力量。

篇3

一、文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10.外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9.相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處 理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

七、綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

八、檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

篇4

（二）管理方法滯后，無法滿足參保人群急速增多、業務量劇增和社會保險制度改革的快節奏。近年來隨著社會保險業務量的逐步加大，部分實施了檔案信息化管理，但由于軟、硬件建設及人員配置等方面沒有統一協調，缺乏必要的軟硬件支持，缺乏專業人才，未能發揮應有效能。相關信息未及時錄入計算機系統，不便于業務檔案快速準確地檢索使用。

（三）業務檔案管理缺乏規范性。業務檔案分類模糊，檔案管理缺乏科學性，造成重要的業務檔案遺失或未納入管理范圍，檔案材料紙張樣式大小不一，裝訂不規范，裝具不達標，封皮目錄填寫不規范，給業務檔案的集中管理和查閱利用造成困難。

（四）業務檔案管理人員缺乏系統的專業培訓，業務素質有待提高。部分人員程度不同地存在技能單一、知識老化、專業知識缺乏、業務工作能力不足等問題，不能滿足工作的需要。隨著社會保險事業的發展，社會保險業務檔案數量的劇增，社會保險業務檔案管理不能停留在一般水平上，應充分利用現代化信息化手段優化管理流程，不斷提升服務質量。

二、加強社會保險檔案管理勢在必行

社會保險業務檔案管理是社會保險管理服務的基礎工作，在社會保險工作中發揮著不可替代的作用。社會保險業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。

（一）深化社會保險制度改革的迫切需要。隨著社會保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，就要求我們建立完整安全的個人信息系統，即安全有序的社會保險檔案系統。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

（二）規范社會保險業務管理的必然要求。一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細信息，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

（三）提高社會保險工作質量和辦事效率的根本保證。檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。

三、全面做好新時期社會保險檔案管理工作責無旁貸

隨著社會保險覆蓋范圍的不斷擴大，參保人數的不斷增多，社會保險檔案數量急速增加，如何實現社會保險檔案的規范化管理，保證社會保險業務檔案的完整、安全和有效使用，是社會保險部門必須解決的現時問題，責任重大，任重而道遠。

（一）提高思想認識，提供全面保障。加大對社會保險檔案工作的重視程度，加強政策宣傳，及時解決工作中出現的問題和困難，積極爭取各級領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題，為建設和完善社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織社會保險工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

（二）理順工作機制，規范操作流程。加強社會保險檔案的科學化、標準化、制度化、規范化建設，實行社會保險檔案的管理科學規范。強化對社會保險檔案的形成、整理、保管、利用等各工作環節的研究，制定操作性強、科學統一的社會保險檔案管理規范，努力促進社會保險檔案信息資源的整合與共享，提高社會保險檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。工作中形成的文字材料、業務報表等及時歸檔，按照集中統一管理的工作要求登記造冊。加強保險業務部門的溝通、交流、合作，避免重復勞動，實現保險檔案的統一集中管理。

（三）加強信息化管理，實現軟硬件與人統一協調。不斷推進社會保險業務檔案管理信息化，實現社保業務檔案管理信息化與社保經辦業務處理信息化實時對接，做到業務檔案歸檔實時化，管理電子化。通過采取自動化手段，在不斷提高業務檔案服務效能的同時，充分發揮業務檔案主動防范風險、保證社保經辦整體安全的職能。逐步實現檔案的自動快速編目、檔案信息的自動檢索以及檔案資料的快速統計。堅持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進管理方法，全方位為參保職工提供服務。

篇5

⒈指揮部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、會議紀要、報表、計劃、總結等），具有保存價值的，均屬文書檔案。

⒉各部門應指定專人負責收集本部門歸檔材料，并與次年2月底前交至指揮部辦公室整理歸檔。不可分散保管在各部門或個人處。

⒊各部門要積極配合檔案工作，主動提供資料，收集材料要齊全、完整，注重文件材料平時整理與年終統一歸檔相結合，便于保管和利用。

（二）工程建設檔案

⒈工程建設過程中形成的有關材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察設計、施工、監理技術文件材料以及竣工圖等竣工驗收文件材料等），具有保存價值的，均屬工程建設檔案。

⒉工程部要協調、督促好工程建設單位嚴格執行《市城市建設檔案管理辦法》等相關法律、法規。

⒊凡城北城市建設開發投資有限公司實施的工程建設項目中形成的建設檔案，由工程部負責收集、整理、歸檔。待工程竣工驗收合格后移交市城建檔案館。

⒊其他納入管理的各建設單位，由工程部定期派人或配合城建檔案館對其進行協調、指導、督促，以保證工程建設過程中資料的收集齊全。待工程竣工驗收合格，工程部應及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（三）拆遷檔案

⒈在拆遷工作中形成的有關材料（如申辦房屋拆遷許可證的有關材料、被拆遷房屋評估報告、拆遷情況總結、拆遷結案表、決、強制拆遷的有關文件等），具有保存價值的，均屬拆遷檔案。

⒉由城北房屋拆遷有限公司實施的拆遷項目中形成的企業、居民等拆遷檔案，應由各拆遷小組收集、整理齊全后交本部門辦公室統一保管，待工程全部結束后委托市城建檔案館整理歸檔并移交。

⒊納入管理拆遷范圍的拆遷項目，由拆遷部指定專人定期指導、協調、督促，以保證拆遷過程中資料的收集齊全。待拆遷項目完成并驗收合格后，拆遷部應及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（四）聲像檔案

⒈指揮部在各種會議及大型活動中形成的聲像資料（如照片、錄音、錄像等），具有保存價值的，均屬聲像檔案。

⒉各部門要積極提供線索并與辦公室協調，委托市城建檔案館拍攝、制作。

⒊各部門自行形成的聲像資料，參照文書檔案年終一并交由辦公室整理歸檔。

（五）財務檔案

⒈財務部在日常工作中形成的財務資料（如憑證、帳簿、報表、合同協議等），具有保存價值的，均屬財務檔案。

⒉財務部按會計檔案歸檔要求收集、整理、立卷，按時報送檔案室歸檔。

二、檔案的利用

⒈為防止檔案的失泄密現象發生，凡查檔案者，必須嚴格履行借閱手續，檔案不得拿出單位，因工作需要必須借出時，應辦理手續，并限期歸還。

⒉借閱有密級的檔案，須經領導批準，并登記備案。

⒊借閱檔案須嚴守機密，愛護檔案。不能私自拆卷、抽頁、涂改，應按查閱內容利用檔案，不得轉借他人。凡抄錄、復印、拍照檔案材料，須經領導同意。

⒋歸檔以外的文件材料，不得自行處理，應統一交至文印室銷毀。

三、檔案的保管

⒈加強對永久、長期檔案的科學管理，嚴防潮濕、污染、霉爛、蟲蛀，最大限度地延長檔案壽命。

篇6

二、檔案管理機構完全可以充任高水平智庫

為有效打造好決策的智庫功能，檔案管理機構在認真履行檔案管理職能的同時，還需樹立智庫意識，相應進行屬于智庫機構的如下必要素質準備：

（一）依據檔案管理機構的業務特點，進行智庫功能的準確定位。

就一個地區而言，可以說檔案管理資料內容浩瀚，內存具有一定時空跨度的大量信息，對實施科學決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機構可在所有領域發揮決策的智庫作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機構的智庫作用應著重從以下三個方面發揮：一是在地區性經濟社會發展戰略的決策方面；二是在區域經濟社會發展一體化定位的決策方面；三是在特別重大的發展項目決策方面。在這三個方面，檔案管理機構應為決策機關從歷史發展的延續性、各類條件是否成熟性、環境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據。至于諸如人事任免，一般性項目的決策，有關具體項目引進或限制，相關政府職能部門更為專業，這類決策參謀就交由他們發揮。而檔案管理機構在這方面智庫作用的發揮，也不應是全程包攬所有智庫功能，而是從檔案管理的特殊功能出發，為決策層提供一方面的決策依據。

（二）安排熱心智庫的工作人員，進行決策科學的定向培訓。

通過培訓，讓他們逐步具備決策人員應有的素質。使檔案管理人員在決策參謀作用發揮方面，具備“四能”業務技能，達到“四嚴”素質水平和“四求”工作質量標準。“四能”就是要具備綜合分析、文字表達、編研整理和計算機操作四種能力。“四嚴”就是具有嚴肅的工作態度、嚴謹的工作作風、嚴明的組織紀律和嚴格的自我約束。工作質量的“四求”標準。一是求準：就是圍繞決策議題，準確把握領導思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問題，能引起決策成員的深度思考。二是求實：就是實事求是地提供能夠反映矛盾和問題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報。三是求深：就是能深入發掘檔案資料中與決策課題密切相關的資訊材料，進行深度分析與加工，從制度、體制、機制層面提供相關依據，讓領導能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現狀，不固守傳統觀念，對現存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認識去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

篇7

隨著國家相關部門對職業病統計重視程度的不斷提高，職業健康監護檔案的管理也引起了各企業領導部門的高度重視。在過去的時間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當，從而導致此方面的管理水平下降，健康監護檔案的作用無法得到充分發揮。然而，隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，也給企業的職業健康監護檔案管理工作帶來的福音，使其實現了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。

一、監護檔案計算機單機管理的作用與局限性

縱觀我國職業健康監護檔案管理工作的開展來看，大致經歷了3個發展階段，即全紙質管理階段、計算機管理階段和網絡信息系統管理階段。作為全紙質管理階段向網絡信息系統管理階段的過渡期，計算機單機管理階段在檔案管理發展中具有重要意義，但同時也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監護檔案計算機單機管理的作用與局限性進行簡要分析和探討。

1.監護檔案計算機單機管理的作用

計算機單機管理與傳統的全紙質管理相比，在硬件設施上得到了很大的提升，實現了部分環節的自動化，一方面減少了管理人員的工作量，節省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數據庫索引系統是1999年開始應用的管理方法，該系統將1976年以來的數以萬計的監護檔案錄入計算機，采用一人一號一檔終身使用，并在此基礎上用數據庫命令來進行條件索引，方便使用者對所需的檔案進行查找，索引的關鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業病危害因素以及體檢時間等。與此同時，該系統還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對紙質檔案資料的調閱、對勞動者健康情況變化進行動態觀察等。除此之外，使用者若想將該系統中的體驗人員的一般情況批量導出，只需要核對一般信息接著錄入體檢結果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。

2.監護檔案計算機單機管理的局限性

計算機單機管理雖然在一定程度上實現了管理工作的自動化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導致了這種管理模式或多或少會存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現在以下幾個方面：（1）盡管利用計算機技術可以使體檢人員盡快得到體檢號碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會導致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監護門診進行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會集中在監護門診中，導致人員擁擠，目前，監護門診環節已經成為了體檢中最受關注的問題；（3）在體檢之后，企業健康監護檔案管理人員需要對各個員工的檢查單進行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會出現由于人工失誤而導致的差錯出現，同時，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機管理，所以醫生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數據庫兩者是相互分離的。因此，對于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質檔案里查詢到；（5）監護檔案計算機單機管理時期，對于身份的識別有賴于每個檢查環節核對身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現象發生。

二、職業健康監護檔案信息化管理的優勢

在信息技術不斷發展的今天，信息化管理已經成為了職業健康監護檔案管理的必然趨勢。與全紙質管理和計算機單機管理相比，信息化管理具有諸多優勢，主要體現在以下幾個方面：

1.全面提升了職業健康監護的工作效率

自從信息化管理系統研制成功并投入使用之后，基本上可以將計算機單機管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優勢更為明顯：（1）改變了傳統全紙質管理模式，使得檔案的存放空間進一步縮小，提檔歸檔的事時間和人力也得到了大幅度節約；（2）體檢流程得到了優化，體檢人員在領取到體檢任務之后，需要前往不同的科室進行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應；（3）對于體檢人員的攝像信息會在第一時間傳達到各個科室內，以此來有效防止冒名頂替的問題發生，確保了體檢資料的真實性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設備的應用，以此來確保各項檢查工作可以以最短的時間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時間，提高了工作效率；（5）對與體檢人員相關的檢查結果的整理和錄入，直接由負責檢查的醫師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結果的準確性；（6）檔案室和各個檢查室的工作均錄入或傳輸到信息化系統中，受檢者的一般信息和歷次體檢結果完整保存并動態續加新內容。

2.信息化管理符合職業健康監護的工作要求

對于為企業提供職業健康監護技術服務的衛生部門來說，其主要任務就是對出具的個體報告進行統計和保管。在信息化管理系統模式下，職業健康監護工作應該具備以下幾項功能：（1）不同人員在操作權限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據自己的權限開展管理工作；（2）針對每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關的體檢時間、報告生成時間等信息都是系統自動生成的，具有極強的時效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號為依據的，實行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動而導致的檔案資料不連貫的問題發生；（5）對于體檢者的檢查報告，通常以PDF的形式打印出來，并進行存檔，不能對其進行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴謹、客觀和真實性，達到了維護勞動者和企業雙方權益的目的。

3.對檔案室工作人員的業務素質提出了新要求

與傳統的全紙質檔案管理模式相比，檔案信息化管理對管理者的業務素質也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對健康檔案進行整理和統計，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對企業單位批量在崗定期體檢，依據監護醫師制定的體檢項目方案，轉化為信息系統里新的體檢計劃分組，對體檢名單進行分組之后，將其編號后導入管理系統中。再次，動態掌握體檢進度、體檢項目完成情況，及時反饋到企業，以便企業督促員工按時完成體檢，提高受檢率。最后，對上、轉、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業病危害因素類別，根據職業病危害因素選擇相應的體檢項目，即時掛號、劃價、攝像、打印導診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。

三、結語

綜上所述，職業健康監護檔案管理是企業發展中的一項重要管理工作，是企業對員工身體健康狀況進行全面了解的重要依據。近年來，隨著計算機技術和網絡技術的不斷普及與推廣，實現健康監護檔案管理信息化也成為了企業發展中的一項重要工作。實現管理信息化，不僅可以提高健康監護檔案的利用率，將其作用最大限度的發揮出來，而且還可以從整體上提高企業的管理水平，更好的促進企業的可持續發展。

篇8

1．社會救助工作及其管理體制

社會救助，是指國家對依靠自身努力難以滿足其生存基本需求的公民給予的物質幫助和服務。社會救助以居民最低生活保障為基本內容，并根據實際情況實施專項救助(含醫療、教育、司法、住房救助)、自然災害救助(含受災人員應急生活救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助)、臨時救助以及國家確定的其他救助。社會救助工作的業務主管部門為民政部，財政、教育、衛生、住房和城鄉建設等部門在各自職責范圍內管理相應的社會救助工作。縣級以上地方各級人民政府有關部門在各自職責范圍內管理本行政區域的社會救助工作。鄉鎮人民政府和街道辦事處負責社會救助的申請、調查和審核等工作；居(村)委會受委托，協助做好社會救助的申請、調查和審核工作，以及救助金發放和救助對象日常管理等工作。

2．民政社會救助檔案的概念

廣義上講，民政社會救助檔案指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案、會計檔案，也包括救助專業檔案。本文從狹義上講，民政社會救助檔案專指救助專業檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉鎮人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區)在居民最低生活保障救助、低收入家庭醫療救助、貧困孤殘人員供養救助、特殊困難人員臨時救助、災后災民生活救助及災區倒塌民房恢復重建救助的審核、審批、日常管理和服務工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護機構和救助管理機構)在對求助的流浪乞討人員實施救助過程中形成的、具有保存價值的、整理歸檔的各種文件材料。

3．民政社會救助檔案的特點

種類多。按救助工作的性質，可分為基本生活救助、專項救助、臨時救助檔案等；按救助對象的特點，可分為城鄉居民最低生活保障、農村五保供養、城鄉醫療救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助、臨時生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉鎮政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。

基礎性、工具性強。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎信息，是各項救助工作延續的基礎和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞討人員救助檔案外，其他救助檔案材料都包括申請審批材料、日常管理材料。

二、民政社會救助檔案管理的管理體制和原則

1．管理體制

救助檔案屬于民政部門的專業檔案，民政社會救助檔案工作由民政部統一領導，業務上接受國家檔案局的監督、指導。省級民政廳(局)和檔案局負責本行政區域社會救助檔案工作的指導，結合本地區的實際，共同制定相應的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉鎮人民政府和救助站應有專(兼)職人員負責救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區)應協助做好職責范圍內的救助檔案工作。

2．管理原則

依法管理。救助檔案屬于專業檔案，其管理無法可依，必須加強調研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規定，規范救助檔案的管理。

分類管理。農村五保供養檔案、城鄉醫療救助檔案、臨時生活救助檔案、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助在文件材料的形成上有共同的特點，都是待遇審批和待遇批準后救助金的一次性發放，形成的材料比較簡單，這幾類檔案可以出臺一個管理規定；對流浪乞討人員的救助不實行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進行甄別和實施救助過程的真實記錄，所以這類檔案應當單獨搞一個管理規定；最低生活保障檔案管理比較復雜，它是一個動態管理的過程，業務主管部門應當結合《關于加強最低生活保障檔案管理的通知》實施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。

分級管理、基層為主、形成單位為主。根據救助工作的有關規定，各級民政部門和鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站的救助工作職責范圍不同，形成與其職能相關的救助檔案也有區別。省市級民政部門負責制定救助檔案管理的政策性文件和指導、監督、檢查工作，縣級民政都門、鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站負責各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實體的管理。

三、民政救助檔案的保管、利用與移交

1．保管。救助檔案分散形成于縣、鄉(鎮)街道、居(村)三級機構和救助站，雖然各單位的條件不同，但應積極創造條件，使救助檔案的保管達到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。

篇9

檔案管理的社會化是指檔案是全社會的共同財富,檔案管理是一種社會各級各類組織、機構和個人的共同行為,其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來,形成一個社會性的開放管理系統。我國檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門的執法權,是實現檔案管理社會化的基本條件,較為完整的國家檔案管理網絡是檔案管理社會化的可靠基礎,檔案館是檔案管理社會化的基本形式,而文件中心、檔案事務所、檔案寄存中心和其他商業化運作的檔案中介機構則是檔案管理社會化的有效補充。

一、檔案管理的社會化與建立“兩個體系”的關系

檔案管理的社會化的本質屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業發展的主體內容。就“兩個體系”建設而言,又具有特殊的意義:(1)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的關鍵環節,實現“兩個轉變”。建立“兩個體系”的重點是檔案資源的重新配置和檔案公共服務產品的再分配,關鍵就在于實現政府檔案管理的社會化職能的調整與完善。(2)檔案管理的社會化是“兩個體系”核心理念的重要體現。建立“兩個體系”的核心思想是以人為本,強化檔案管理的社會化職能,根本目的就是要通過轉變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發展服務,是以人為本的政府管理服務理念在檔案領域的具體體現。(3)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的根本辦法。建立“兩個體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機制、服務方式等各方面的改革與創新。管理的社會化不僅為推進建立“兩個體系”提供了科學的理論指導,并以其系統性、規范性、實踐性成為實現“兩個體系”建設目標的根本方法。檔案管理的社會化不到位,“兩個體系”就無從談起,“兩個體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會化職能的不斷強化。

二、建立符合社會發展需求的檔案中介機構

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現了檔案管理的社會化,現階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實現檔案管理的社會化,要建立符合社會發展需求的檔案中介機構。檔案中介機構,是當前一個非常熱門的話題。從名稱來看,有“檔案事務所”、“檔案咨詢服務中心”、“檔案事務服務中心”、“檔案技術服務中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國目前的檔案中介機構按生成途徑和運作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設立的、面向社會的公共性檔案中介機構和以法人資格存在的、以市場化運作的商業性檔案中介機構。我國首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產企業、社會團體、個人在工作、生產、經營等各項活動中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對于傳統的檔案機構來說,總體呈現弱勢。

市場經濟條件下,需要的檔案中介機構需具備以下條件:(1)政企分開、權責明晰、獨立經營、自負盈虧。首先政企分開、權責明晰要求檔案中介機構必須與檔案行政管理部門在人員、財務、職能等方面完全脫鉤,以獨立經濟法人身份參與市場競爭,不得再承擔原有的行政職能,即真正實現組織中介性。其次要做到獨經營、自負盈虧,必須保持檔案中介服務機構的獨立性、完整性和客觀性。獨立性可以使檔案中介機構不受行政部門影響,在檔案服務中保持獨立,不損害客戶的利益。(2)遵紀守法、規范經營、誠實守信、優質服務。從某義上講,規范化程度不夠是影響檔案中介機構職能發揮的最大障礙。檔案中介機構的規范化實質上涉及的是其與服務對象的信用關系問題,檔案中介機構如果不規范,其信用度將大打折扣。從外部來說,檔案中介機構應自覺接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監管,前者是依據《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》對其經營活動進行依法登記注冊、年檢審計;后者是依照《檔案法》等法規對其業務活動進行監管,以實現外部規范化管理。從自身來說。檔案中介機構應體現社會服務性、技術知識性和商業經營性。社會服務性指檔案中介機構能為企業、社會組織或個人提供全方位的檔案服務,包括檔案咨詢、檔案達標升級整理、檔案保管、檔案設備引進等。技術知識性指檔案中介機構進行的各項檔案業務如技術咨詢服務、傳授檔案工作理論知識和技能、檔案價值鑒定等是建立在對檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術服務之上的。商業經營性指檔案中介機構作為一個經工商注冊的企業,有明確的服務方向和經營范圍,有企業行為參與市場競爭,通過各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務,獲得收益,求得生存和發展。

篇10

近年來，我國會計電算化事業發展迅速，越來越多的單位會計工作已經電算化，配套的會計檔案管理工作也發生了很大的變化。筆者根據企、事業單位會計電算化工作的實踐，就如何加強會計電算化之后會計檔案的管理工作，談談個人看法。

一、會計電算化后會計檔案的變化

如今的電算化會計檔案，包括存貯會計數據（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤及其他存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證。與傳統的會計檔案相比，會計電算化后會計檔案一般具有如下幾個特點：

1.內涵更廣泛。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

2．存貯形式多，存放條件高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。

3．磁性介質或光盤上的會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。

4．磁性介質或光盤上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

5．磁性介質或光盤上的會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多。

二、加強會計電算化后會計檔案管理的措施

由于會計電算化后會計檔案發生上述變化，在會計電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應采取以下措施，加強會計電算化后會計檔案管理：

1．加強對會計檔案中軟件文檔的管理

軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，更重要的是保存完整的軟件文檔，在軟件系統產生一些問題時，它對系統的維護是至關重要的。

2.加強對磁性介質質量和存放環境的管理

在選用保存會計檔案的存貯介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的磁性介質，存貯介質的質量關系到會計檔案能否被有效地使用。對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所。對存放往年會計檔案的介質應定期復制，每次復制最好復制雙份，存放在不同的地點。對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換。對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

3．加強對磁性介質或光盤上的會計檔案安全性的管理

對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。經常采用的安全保密措施包括用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案；操作日志管理應由系統自動進行操作登記，建立加密的機內操作日志，監督系統操作，留下審計線索；數據存取權限限制，對安全保密程度不等的數據，應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份，分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據帶來問題。

4．加強對會計電算化軟件的管理