導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案管理分類，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案具有原始信息記錄的作用，同時(shí)這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現(xiàn)象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產(chǎn)生而存在的，人類社會特有的現(xiàn)象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。針對當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴(kuò)大或縮小。《規(guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全是指作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們在進(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對分類文件要有明確的標(biāo)識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

結(jié)束語

檔案在我們社會和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

篇2

[關(guān)鍵詞]合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

1 企業(yè)合同檔案的基本特征

對風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2 憑證性

近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當(dāng)?shù)母偁幨侄危瑥亩鴰碓S多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，對企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評標(biāo)報(bào)告、會議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制

建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號

篇3

當(dāng)家庭之舟開始在生活的海洋中遠(yuǎn)航之時(shí)，真實(shí)記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談?wù)劥譁\看法。

一、家庭檔案管理的作用和意義

1、家庭檔案是社會檔案財(cái)富的組成部份

作為社會“細(xì)胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個(gè)家庭的社會實(shí)踐和家庭事務(wù)活動(dòng)情況，而且也較真實(shí)地反映了整個(gè)社會局部地區(qū)的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區(qū)的歷史狀況，制定本地區(qū)的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)家、私營企業(yè)主以及廣大社會個(gè)體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r、社會風(fēng)貌的典型資料。

2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據(jù)

俗話說“清官難斷家務(wù)事”。原因之一就是因?yàn)樵诩彝ゼm紛中，當(dāng)事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實(shí)據(jù)來。譬如，在現(xiàn)實(shí)生活中，兄弟分家多年后又為家庭財(cái)產(chǎn)分配問題發(fā)生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設(shè)，兄弟分別把分家時(shí)的財(cái)產(chǎn)分配清單保存下來，那就不致于會發(fā)生上述糾紛了，即使發(fā)生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。

3、家庭檔案是家庭日常生活的助手

隨著社會生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經(jīng)普及各個(gè)家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護(hù)這些家電，就需要把有關(guān)的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現(xiàn)什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。

4、休閑文化的一個(gè)重要組成部份

利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現(xiàn)在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進(jìn)行教育。節(jié)假日或其他空余時(shí)間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實(shí)地記錄了長輩們在家庭事務(wù)和社會實(shí)踐活動(dòng)中的一些經(jīng)歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。

二、家庭檔案的分類整理與保管

（一）家庭檔案的收集

1、財(cái)產(chǎn)檔案――理財(cái)、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價(jià)證券、工資條、水電費(fèi)支出記錄、保險(xiǎn)憑據(jù)、借條、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票等。

2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產(chǎn)證、土地證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨(dú)生子女證和技術(shù)資格等級證書等。

3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點(diǎn)、聯(lián)系電話等。

4、音像檔案――逝去的點(diǎn)滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個(gè)時(shí)期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動(dòng)形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。

5、保健檔案――創(chuàng)造幸福生活的基礎(chǔ)。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、B超、x光、cT等檢查結(jié)果及片子，心腦電圖、化驗(yàn)單、體檢表、血型報(bào)告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。

6、交友聯(lián)誼檔案――親情友誼連結(jié)的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學(xué)名錄、來往書信、賀卡、明信片等。

7、個(gè)人履歷檔案――記錄下人生道路的堅(jiān)實(shí)步伐。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、應(yīng)聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)拢鞣N考試的成績單。

8、榮譽(yù)檔案――熠熠如生、催人奮進(jìn)。包括各種榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)證明、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯等。

9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養(yǎng)性的載體。包括家庭成員個(gè)人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學(xué)術(shù)論文、專著、在各類報(bào)刊發(fā)表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術(shù)品收藏，書報(bào)刊物收藏等等。

10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點(diǎn)門票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機(jī)票、游覽日記等。

三、家庭檔案的整理與保管

1、家庭檔案的整理

篇4

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時(shí)間的不同將全歸檔文件進(jìn)行實(shí)體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機(jī)的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理人員不能滿足新時(shí)期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時(shí)有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動(dòng)頻繁，且不能及時(shí)的進(jìn)行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責(zé)任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進(jìn)檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。

其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)機(jī)制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。

2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善

現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細(xì)節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實(shí)際過程中，大多數(shù)只會歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導(dǎo)，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實(shí)際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責(zé)沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。

3.檔案管理?xiàng)l件比較簡陋

檔案室簡陋已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案工作的正常進(jìn)行，甚至個(gè)別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路

檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應(yīng)該注重以下幾個(gè)方面：

1.檔案分類的采標(biāo)

就檔案分類而言，有諸多的標(biāo)準(zhǔn)可以指導(dǎo)其分類，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標(biāo)工作。假設(shè)某個(gè)單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標(biāo)準(zhǔn)，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，或者兼顧兩種檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標(biāo)準(zhǔn)都要以實(shí)際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時(shí)候個(gè)別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實(shí)際上也無法滿足現(xiàn)實(shí)工作的需求。

2.檔案分類的完善

在采標(biāo)慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對各個(gè)部門、各個(gè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實(shí)監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責(zé)分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進(jìn)而對其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實(shí)際上需要花費(fèi)較多的經(jīng)歷和時(shí)間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的、完整的檔案分類管理。

3.檔案分類的簡化

在檔案分類進(jìn)行調(diào)整和完善的過程中，應(yīng)該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進(jìn)行了變革，按件整理的方法實(shí)際上將很多復(fù)雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計(jì)算機(jī)檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應(yīng)該財(cái)務(wù)文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應(yīng)該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強(qiáng)調(diào)在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機(jī)關(guān)來源為基礎(chǔ)。

4.依法科學(xué)管理

提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學(xué)的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進(jìn)，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當(dāng)中充分運(yùn)用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動(dòng)在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進(jìn)性和標(biāo)準(zhǔn)性，為后期實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動(dòng)化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點(diǎn)，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點(diǎn)，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計(jì)、硬件配置不統(tǒng)一等做法。

5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊(duì)伍

檔案分類管理工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學(xué)性的開展檔案的分類管理工作，增強(qiáng)檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔(dān)任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強(qiáng)對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓(xùn)工作落實(shí)到位，尤其是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面，是培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時(shí)，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進(jìn)、聘用高級人才。

三、檔案分類管理的意義

首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個(gè)人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對這些信息進(jìn)行篩選，并對有效信息進(jìn)行充分利用，這才是信息化時(shí)代對檔案的要求。

其次，時(shí)代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時(shí)代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。

最后，我國是一個(gè)人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細(xì)化的分支，有助于該專業(yè)的學(xué)生向更深層次的方向?qū)W習(xí)和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實(shí)現(xiàn)的，這是一個(gè)復(fù)雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時(shí)也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地?cái)U(kuò)充自己的知識領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時(shí)候做到深入細(xì)致，就一定可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳慧.試論煤化工項(xiàng)目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

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近幾年結(jié)合“兩基”工作驗(yàn)收督查，就云南省部分地區(qū)中小學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)的一些問題，綜合起來主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、教師檔案意識不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

長期以來，在中小學(xué)教育過程中還是認(rèn)識不到檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，使得學(xué)校檔案管理嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大多對學(xué)生檔案不夠重視，總認(rèn)為學(xué)生檔案在學(xué)校工作中無足輕重，學(xué)生只要學(xué)習(xí)上出類拔萃，分?jǐn)?shù)令人滿意就行。所以必然就會出現(xiàn)學(xué)生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認(rèn)為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個(gè)人工作之外，忽視學(xué)生檔案管理對學(xué)校工作的促進(jìn)作用，對學(xué)生的學(xué)籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統(tǒng)統(tǒng)丟棄，有時(shí)學(xué)校想找點(diǎn)班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領(lǐng)導(dǎo)對此做法也只是睜只眼閉只眼。

2、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理分工不明

一般中小學(xué)的檔案管理人員是教師兼職或臨時(shí)配備的，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是被動(dòng)的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時(shí)整理歸檔，臨到用時(shí)才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學(xué)校行政內(nèi)務(wù)、上級下發(fā)文件文案、教師集體或個(gè)人檔案、學(xué)生類別檔案統(tǒng)統(tǒng)歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規(guī)范化管理。

3、檔案資料收集不完整，利用率較低

由于受多種因素制約，大多數(shù)學(xué)校只重視學(xué)生的考分和社會效應(yīng)，對檔案管理方面的認(rèn)識不足，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子大多也只是注重抓眼前教學(xué)工作而忽略了對學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，造成學(xué)校檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高的局面。中小學(xué)校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學(xué)生檔案資料雜亂無章，尤其對優(yōu)秀課堂教學(xué)、課題研究成果等有保存價(jià)值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實(shí)物貧乏。二是檔案室只負(fù)責(zé)把自認(rèn)為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調(diào)信息難度較大。有時(shí)想找點(diǎn)學(xué)生的成長記錄或獲獎(jiǎng)資料，還得到處打電話、捎口信讓學(xué)生從家里帶來（而有的學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)）。三是缺少必要的監(jiān)管機(jī)制，造成資料收集不及時(shí)、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象，甚至有些學(xué)校因工作人員工作調(diào)動(dòng)，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學(xué)校檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性，使得檔案的價(jià)值大打折扣，根本就談不上有效利用。

二、增強(qiáng)時(shí)代感，改進(jìn)中小學(xué)校檔案管理工作的思考

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入學(xué)校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓。學(xué)校檔案管理工作是教育部門的一項(xiàng)長期任務(wù)。中小學(xué)校要將其作為一項(xiàng)重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項(xiàng)工作成為全體教職工的自覺行動(dòng)，而且還要大力宣傳學(xué)校檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使之成為中小學(xué)校常規(guī)管理與建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

篇6

一深入學(xué)習(xí)

八十年代末以來，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標(biāo)準(zhǔn)化的步伐，學(xué)習(xí)了一些有關(guān)分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的著作和分類法。經(jīng)常反復(fù)學(xué)習(xí)的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標(biāo)引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復(fù)學(xué)習(xí)中使用，又在使用中反復(fù)學(xué)習(xí)才能做好分類標(biāo)引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標(biāo)引工作起步較早，當(dāng)時(shí)只能按《中檔法》第一版做粗標(biāo)引。待《中檔法》第二版出來時(shí)，絕大部分庫存檔案已著錄標(biāo)引完畢，并輸入了計(jì)算機(jī)。粗標(biāo)引的結(jié)果是成百上千個(gè)案卷標(biāo)的是同一個(gè)分類號，很難達(dá)到分類檢索的要求。《中檔法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細(xì)目，原來的粗標(biāo)引必須返工作細(xì)標(biāo)引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結(jié)構(gòu)、類別也有所調(diào)整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復(fù)分表，增加了科技檔案復(fù)分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動(dòng)。這意味著，按第一版標(biāo)引的不少類號必須報(bào)廢，重新按修改后的類目號標(biāo)引。

我院的檔案內(nèi)容涉及到《中檔法》A至U19個(gè)基本大類（其中工業(yè)基本大類N又分21個(gè)類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機(jī)打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機(jī)上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個(gè)單位確定做分類標(biāo)引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標(biāo)上分類號，否則建立的分類目錄或數(shù)據(jù)庫將是殘缺不全的，進(jìn)行分類檢索時(shí)，未被標(biāo)引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標(biāo)引手冊》中說分類法編制應(yīng)做到：“有檔應(yīng)有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中。”我們在實(shí)際標(biāo)引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到“有檔應(yīng)有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標(biāo)引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標(biāo)引人員最為難的一個(gè)問題。標(biāo)引操作上還有一大難題是不必要的重復(fù)類目太多。一個(gè)事物或問題設(shè)了多個(gè)不同的類目，使標(biāo)引人員弄不準(zhǔn)用哪個(gè)類目號標(biāo)引才對。

下面就談一下我們解決這兩個(gè)問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

1采用上位類號標(biāo)引。例如：關(guān)于人才開發(fā)問題的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)BC4人事。又如：寶鋼燒結(jié)廠煙囪設(shè)計(jì)，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標(biāo)NG6133燒結(jié)廠燃燒系統(tǒng)。

2采用靠類標(biāo)引。例如：關(guān)于法人代表的確定和變更的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設(shè)計(jì)，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設(shè)計(jì)中均無“車庫”類目號，可靠標(biāo)NW6243水泥廠運(yùn)輸基建。

3采用“其他”類號標(biāo)引。在上位標(biāo)引和靠類標(biāo)引都不宜表達(dá)時(shí)，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標(biāo)引，住宅小區(qū)的鍋爐房建筑只能標(biāo)R4121作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區(qū)的供暖鍋爐房只能標(biāo)R41421作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質(zhì)的建筑標(biāo)成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設(shè)計(jì)類號標(biāo)引，就能達(dá)到同樣事物用同一類號標(biāo)引的要求。

（二）重復(fù)類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因?yàn)闄n案分類是按職能分工設(shè)類，在不同職能類中不能共用一個(gè)相同的類目號標(biāo)引。例如：干部任免”在A黨務(wù)、BC行政、D軍事三個(gè)類目中都設(shè)了類目，就是必要的重復(fù)類目。但是，分類表中實(shí)際上還存在大量不必要的重復(fù)類目。之所以說它們是不必要的重復(fù)類目，筆者認(rèn)為是編表時(shí)未嚴(yán)格按“共性集中”的原則設(shè)類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復(fù)設(shè)類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個(gè)就行了，但實(shí)際卻在5個(gè)大類中設(shè)了5個(gè)類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設(shè)了11個(gè)類目（有的還分若干細(xì)目）。R類本來就是建設(shè)檔案類，其中檔案館、居住建筑都設(shè)有類目，它們的共性都很強(qiáng)，用R類標(biāo)引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標(biāo)引，就不可能達(dá)到標(biāo)引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

1在主題專業(yè)大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標(biāo)引。例如，R類是“城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設(shè)各該專業(yè)的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業(yè)系統(tǒng)的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細(xì)目）標(biāo)引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛(wèi)生、體育、科研、商業(yè)各大類下都設(shè)有居住建筑類目，這些系統(tǒng)用各自的居住類號標(biāo)引他們的基建檔案也不為錯(cuò)，但設(shè)計(jì)、施工部門為上列各系統(tǒng)做的居住設(shè)計(jì)、施工檔案就可能都用R類標(biāo)引，這就出現(xiàn)了不一致問題。

2主題專業(yè)類目中雖有相應(yīng)類目號，但若太粗，也可不用，而用相關(guān)大類中的具體類號標(biāo)引。例如：R4124為“教育及科研建設(shè)”，但下邊并無科研建筑細(xì)目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實(shí)驗(yàn)室等，實(shí)驗(yàn)室建筑就可用HA622標(biāo)引。科研用房不多的單位也可用R4124做粗標(biāo)引。這也要出現(xiàn)同一事物用不同類號標(biāo)引問題。

篇7

管理員現(xiàn)代科技水平較低；缺乏信息處理能力；最重要的一點(diǎn)是管理員沒有用正確的心態(tài)看待檔案分類管理這件事，所以人們應(yīng)加強(qiáng)管理員的人文精神教育。因?yàn)槿宋木竦臐B透能夠促進(jìn)檔案分類管理工作，加強(qiáng)管理員檔案分類管理素質(zhì)，讓管理者孜孜不倦的完成管理工作，節(jié)約檔案尋找的速度及準(zhǔn)確性。

二、人文精神滲透到檔案分類管理的有效途徑

管理員為了在需要某一檔案時(shí)能夠準(zhǔn)確迅速的找到其所在之處，可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強(qiáng)檔案分類管理。其滲透到檔案分類管理中的有效途徑主要有以下兩方面：

1.優(yōu)化管理程序細(xì)節(jié)決定成敗。所以管理員需優(yōu)化檔案分類管理，注重其細(xì)節(jié)之處，掌握檔案具體存放的大致位置，以便于能夠準(zhǔn)確快速找到檔案，以及保證檔案室的整潔和信息完整，并把檔案資料及時(shí)存入計(jì)算機(jī)中。

2.提升檔案分類管理質(zhì)量檔案分類管理是一種繁重?zé)o趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉(zhuǎn)變自己的工作情緒，用認(rèn)真仔細(xì)的態(tài)度對待工作，用專業(yè)知識完成工作。而為了保證人文精神有效的滲透到檔案分類管理中，管理員需要做到幾個(gè)方面：①敬業(yè)，在檔案分類工作中，管理員需要用一絲不茍的態(tài)度來面對工作；②終身學(xué)習(xí)。活到老學(xué)到老，現(xiàn)代生活在不斷進(jìn)步，人們又學(xué)不完的知識，所以管理員需要保證活到老學(xué)到老的人生態(tài)度，讓自己適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展；③實(shí)事求是。用實(shí)事求是的工作態(tài)度來分類管理檔案，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透，提升工作效率，保證檔案能夠快速準(zhǔn)確的找到。

篇8

在整個(gè)人口和計(jì)生工作中，對于基層人口和計(jì)劃生育檔案管理的工作是最基礎(chǔ)的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重視不薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。相關(guān)部門沒有意識到基層檔案管理工作的重要性，不重視檔案管理工作，因此工作的中心和工作議程都集中在了其他的工作上，忽視檔案管理工作的重要性勢必會造成檔案的損壞甚至流失，長久以往最后會影響到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的不真實(shí)不準(zhǔn)確，影響國家政府做出決策。具體表現(xiàn)在對于檔案管理工作的工作人員的選擇隨意性，不考慮人員的鉆也是否符合檔案管理工作；人口和計(jì)生工作的工作內(nèi)容考核并有沒檔案管理工作這一項(xiàng)；檔案管理部門缺乏甚至不具備規(guī)范的管理制度，這些相關(guān)部門不重視人口和計(jì)生檔案管理工作的表現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理工作人員對檔案管理工作極大的隨意性，而無法將檔案管理工作處理妥當(dāng)。

（二）檔案管理工作的客觀條件差

目前的檔案管理工作的條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到《檔案法》規(guī)定的要求。檔案管理人員由于缺乏專業(yè)的訓(xùn)練培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)并沒有達(dá)到檔案管理工作的要求。隨之產(chǎn)生基層檔案管理工作雜亂無章，沒有同意的規(guī)范，管理隨意等問題。檔案管理工作人員混亂，沒有統(tǒng)一規(guī)范的編制，導(dǎo)致整體管理工作混亂不合理，工作內(nèi)容無法細(xì)分，工作責(zé)任無處落實(shí)。還有許多基層部門檔案管理的條件明顯欠缺，無論的必需的檔案管理設(shè)備還是檔案存放的庫房都所有缺乏或者存在明顯的安全問題和隱患。缺少統(tǒng)一嚴(yán)格的規(guī)章制度，缺乏穩(wěn)定專用的資金支持，使得檔案管理工作無法正常進(jìn)行發(fā)展，導(dǎo)致檔案資料的損壞甚至流失。

二、完善和加強(qiáng)檔案管理工作的措施

（一）全面普查

數(shù)據(jù)整合為避免原有檔案管理工作的不足和失誤造成的數(shù)據(jù)缺失和不準(zhǔn)確，在完善檔案管理工作的準(zhǔn)備階段，需要對數(shù)據(jù)安全進(jìn)行重新普查和整理。于原有的數(shù)據(jù)和案卷要取其精華去其糟粕，選取可靠的有利用價(jià)值的安全重新整合，以達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。對于無法確定準(zhǔn)確性的數(shù)據(jù)和案卷有選擇行的就行數(shù)據(jù)整理，保留有價(jià)值的部分，刪除不合格的數(shù)據(jù)案卷。

（二）確定類目

統(tǒng)一分類檔案在統(tǒng)計(jì)和存放的時(shí)候要搞好類別統(tǒng)計(jì)，在籌備之初要確定分類類別，新納入數(shù)據(jù)和案卷的時(shí)候進(jìn)行有效的判斷分類，有依據(jù)的進(jìn)行分類存放。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立完善的數(shù)據(jù)庫分類功能，確保數(shù)據(jù)檢索功能的有效利用。在檔案分類的過程中，對分類有規(guī)范性的進(jìn)行題名，確保檔案的分類號是唯一的有可查性的，對每一份數(shù)據(jù)和案卷有具有唯一的分類號和題名以方便查找。

（三）分級分次錄入

人口與計(jì)劃生育檔案管理工作也隨著信息化時(shí)代的要求變得科學(xué)化和數(shù)據(jù)化，在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案案卷錄入的過程中要注意對案卷進(jìn)行分類分層次著錄。對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中報(bào)表等信息選擇圖標(biāo)著入，使得數(shù)據(jù)在使用過程中形象具體；對于音頻視頻類信息采用刻盤的方式錄入，方便保存；對于重要的文件類信息采用高級別的文件級著；而對于那些利用價(jià)值不高，問題單一的文件信息選擇案卷類著錄。針對各種檔案的具體性質(zhì)分類分次分級錄入可以從大體上統(tǒng)計(jì)分類類別，減少著錄條目，還能大略的揭示不同類別檔案的大致內(nèi)容和特征，從一定程度上有效的提高了信息的完整性和檔案管理工作的工作效率。

（四）分門別類

在對具有較好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持的案卷和具備完整目標(biāo)的案卷進(jìn)行錄入的時(shí)候可以直接在全引目錄上面進(jìn)行標(biāo)記分類。還有一些特殊形式的檔案案卷諸如案件、病例等，可以利用人名、地址、時(shí)間等索引進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)之后再錄入。計(jì)算機(jī)會自動(dòng)給出統(tǒng)一的分類號，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案目錄基礎(chǔ)，分門別類，可以有效的減少不必要的繁瑣著錄環(huán)節(jié)，從而達(dá)到有效提高著錄速度的目的。

（五）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作工作人員是否具有良好的專業(yè)知識和技能直接影響到檔案管理工作的工作效果，提高檔案管理工作人員的思想素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)的工作技能和工作知識是做好人口與計(jì)劃工作科學(xué)管理工作的前提。通過積極組織檔案管理工作人員參加技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于提高檔案管理工作人員的知識水平，改善檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)。同時(shí)還應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理工作人員對于檔案信息重要性的認(rèn)識。目前檔案管理工作逐漸信息化系統(tǒng)化科學(xué)化，這就要求管理工作人員需要較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和情報(bào)學(xué)知識。利用新知識新技能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化科學(xué)化既從效率提高了檔案的管理工作又使得檔案管理工作體制逐漸得到完善。

篇9

1.促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

檔案管理基礎(chǔ)工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎(chǔ)工作主要是對檔案資料進(jìn)行分類、整理、保管等一系列操作，認(rèn)真、準(zhǔn)確的完成檔案基礎(chǔ)工作可以簡化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質(zhì)量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號，方便進(jìn)行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。

2.提高檔案資料的準(zhǔn)確性。

檔案管理基礎(chǔ)工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，提高檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性會對后續(xù)工作的進(jìn)行有很好的幫助。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然的趨勢，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準(zhǔn)確性就變的更加重要。

3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

當(dāng)代社會，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎(chǔ)工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是相輔相成的關(guān)系，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的引擎和運(yùn)算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調(diào)取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作量，保障了資料錄入的準(zhǔn)確性。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作中常見的問題

檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行整理和分類時(shí)，檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度非常大，往往忽視了對檔案資料的檢查，在加上檔案管理機(jī)構(gòu)對于檔案管理基礎(chǔ)工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。

1.檔案管理基礎(chǔ)工作不受重視。

檔案管理基礎(chǔ)工作是對檔案資料進(jìn)行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎(chǔ)工作往往工作強(qiáng)度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺，從而引起對工作的抵觸或者是應(yīng)付了事。此外，許多檔案管理機(jī)構(gòu)對檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性認(rèn)識不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發(fā)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，給后續(xù)整理工作造成影響。

2.檔案的分類不合理。

檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎(chǔ)工作中常出現(xiàn)的問題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機(jī)構(gòu)管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機(jī)構(gòu)沒有規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案分類時(shí)往往是盲目的按時(shí)間分類，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy，增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。

3.檔案的編號不準(zhǔn)確。

檔案編號就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨(dú)一無二的，但是在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)一個(gè)編號多份檔案或者是一份檔案多個(gè)編號的問題，嚴(yán)重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。

4.缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。

許多檔案管理機(jī)構(gòu)不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質(zhì)檔案管理人員嚴(yán)重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無法理解和應(yīng)用信息化的檔案管理方法，對數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的方法

檔案管理基礎(chǔ)工作對于整個(gè)檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須采取科學(xué)有效的措施來加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進(jìn)行。

1.提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識。

在檔案管理工作中由于檔案管理機(jī)構(gòu)的不重視或者是檔案資料基礎(chǔ)工作工作強(qiáng)度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要加強(qiáng)對工作人員的教育和培訓(xùn)，要讓每一個(gè)工作人員認(rèn)識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準(zhǔn)確和規(guī)范。

2.加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。

檔案管理工作主要是對檔案進(jìn)行分類、整理等一系列的工作過程，在對龐大的檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，往往會由于管理不到位而產(chǎn)生錯(cuò)誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機(jī)構(gòu)的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案資料的傳遞和共享時(shí)，會產(chǎn)生許多的問題。因此，必須要加強(qiáng)檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。國家和各級政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)本單位的正規(guī)化建設(shè)，完善自身的管理體系，加強(qiáng)檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。

3.強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)。

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4.提高檔案管理的安全性。

確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎(chǔ)工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行管理時(shí)會非常的困難，一些檔案管理工作人員會疏忽對檔案資料的檢查，無法及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設(shè)，要定期的對檔案資料進(jìn)行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對于有條件的管理機(jī)構(gòu)，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。

篇10

現(xiàn)如今，企業(yè)在發(fā)展過程中不僅要注重獲取經(jīng)濟(jì)效益，還應(yīng)高度重視開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，在管理過程中對于隨意性的工作行為以及不認(rèn)真歸檔的人員，按照規(guī)定予以嚴(yán)厲處罰，起到警示作用，使負(fù)責(zé)整理檔案的人員增強(qiáng)責(zé)任感，明確做好本職工作的重要性，從而認(rèn)真、負(fù)責(zé)分類、備案、整理養(yǎng)老保險(xiǎn)文件等等，有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、以往企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

以往企業(yè)發(fā)展過于關(guān)注效益，忽視加強(qiáng)管理檔案工作，由于疏于監(jiān)管，沒有發(fā)現(xiàn)管理工作中未結(jié)合不同的檔案分類整理其中的內(nèi)容，致使各種檔案混亂，當(dāng)需要某個(gè)檔案資料時(shí)，不能快速找到職工文件，出現(xiàn)檔案丟失的問題，進(jìn)而難以依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的決策，有損職工的根本利益。然而，對于這一現(xiàn)狀，很多企業(yè)沒有高度重視，使檔案管理制度不完善不具體，沒有明確提出應(yīng)遵守的規(guī)定，無法增強(qiáng)約束力，久而久之，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的行為，針對不同的文件、檔案，不注重記錄、歸檔整理，導(dǎo)致一些有價(jià)值的資料不齊全，內(nèi)容不完整，不能盡快核對職工的情況，不利于企業(yè)的發(fā)展。再就是所運(yùn)用的管理方式不先進(jìn)，仍然依靠人力歸檔，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還不利于提高效率。對此，以下文章提出了行之有效的解決對策，必然會改變這一現(xiàn)狀，解決存在的問題。

二、企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的有效途徑

（一）健全檔案管理制度。當(dāng)前，企業(yè)在發(fā)展各個(gè)時(shí)期，對于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)提高重視程度，健全檔案管理制度，管理人員在實(shí)際的工作中應(yīng)遵守規(guī)章制度，嚴(yán)格依照規(guī)定規(guī)范工作行為，認(rèn)真歸類各種檔案，并根據(jù)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)所交的費(fèi)用，詳細(xì)記錄，以便于日后查找與核對，體現(xiàn)出檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)對待本職工作的重要性。檔案管理人員只有充分意識到檔案丟失需承擔(dān)責(zé)任，才能明確管理職責(zé)，落實(shí)完善的監(jiān)管制度，時(shí)刻約束和管理自我，工作中依據(jù)檔案法和管理機(jī)制中提出的要求，結(jié)合職工繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)的時(shí)間以及基本信息，整理成文件，而后，統(tǒng)一歸檔、分類，當(dāng)需某個(gè)檔案時(shí)，就可快速找到文件，依據(jù)資料顯示的內(nèi)容，在規(guī)定的日期發(fā)放養(yǎng)老金，促使職工的根本利益得到保護(hù)。因此，制定完善的檔案管理機(jī)制非常重要，這樣才能提高檔案的完整性，并確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。（二）采用信息化的管理方式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，逐漸推出了信息技術(shù)，廣泛應(yīng)用于企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理之中，創(chuàng)新了管理模式，在整理檔案時(shí)，減輕了人力負(fù)擔(dān)，管理人員無需浪費(fèi)很長時(shí)間歸檔，通過運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，靈活操作電腦，登錄檔案管理軟件，查找到各類檔案，依據(jù)不同的文件、資料、信息、檔案，快速分類整理在文件夾中保存的珍貴文檔。過去紙質(zhì)的檔案，長時(shí)間保存會泛黃，致使上面的字跡不清楚，有時(shí)難以快速找到所需的檔案，在短時(shí)間內(nèi)無法確定應(yīng)發(fā)放多少養(yǎng)老金。想要提高檔案管理效率，管理人員應(yīng)緊跟時(shí)展的步伐，積極運(yùn)用信息技術(shù)，以信息化的管理方式，高效率歸類諸多的檔案。在實(shí)際的工作中，可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，快速查詢和檢索，找到原始的檔案，了解詳細(xì)的養(yǎng)老金，根據(jù)現(xiàn)實(shí)的數(shù)據(jù)信息，發(fā)放相應(yīng)的養(yǎng)老金，體現(xiàn)出采用信息技術(shù)管理檔案能有效提高檔案管理工作的效率。（三）做好檔案分類和整理工作。現(xiàn)階段，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作之前，要選用工作能力較強(qiáng)的管理人員，確保管理過程中不出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化開展。管理時(shí)認(rèn)真分類，結(jié)合不同的檔案，保存在不同的文檔之中，做到針對性地整理，使各種文件、資料分類保存起來，便于日后查找所需的檔案，從根本上避免出現(xiàn)檔案找不到的情況。因此，聘用符合崗位要求的管理人員非常重要，促使分類和整理工作按照規(guī)定進(jìn)行，做到正確歸類，高效整理檔案，體現(xiàn)出檔案管理工作效率有所提高，可節(jié)省大量的時(shí)間，辦理業(yè)務(wù)、發(fā)放養(yǎng)老金等等。由此可知，檔案整理和分類工作是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)依據(jù)檔案內(nèi)容、文件類型合理歸檔，這樣才能提高檔案的完整性。