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Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.

Keywords: office automation; Documents; File management; geological

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號

地質礦產局在辦公自動化的環境中，文書檔案的歸檔管理工作分為電子文件的歸檔與紙質文件的歸檔兩個部份，這就要求文書檔案的管理工作必須貫穿文件的產生、流轉、處理、歸檔的全過程。在一定程度上，辦公自動化對文書檔案管理工作提出了更高的要求。

一、文書檔案應用辦公自動化管理的優勢

1.1辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結果往往費時費力。計算機管理軟件應用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷、有序。

1.2實現信息資源的充分交流與共享

運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，對所調閱的信息資源做出適時響應和脫機處理，保證其查全率和查準率。同時，通過網絡服務平臺可以及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態。

1.3提高文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，傳統文件傳遞一般是靠郵政系統負責郵發，受到距離長短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。而應用計算機網絡技術，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點，可直接通過網絡進行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、辦公自動化環境下的文書檔案管理所存在的問題

辦公自動化在文書檔案管理領域的普及應用，極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負擔。但同時也出現了一些問題，主要表現為以下四個方面。

2.1管理制度不健全、設備落后

雖然各個文書檔案部門都制定了相關的檔案管理制度，但仍然存在著檔案管理制度不健全的現象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是保管制度不健全、基本設施不完善，造成檔案的損毀和遺失檔案現象屢屢發生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值，而有的檔案卻莫名流失。此外，不少地質科研部門只重視科研項目、科研經費的管理工作，而對文書檔案的管理重視不夠，文書檔案的基礎設施落后，設備設施陳舊。

2.2電子化的檔案文件保密性受限制

與傳統的文書檔案管理不同的是，辦公自動化環境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據實際需要而將電子文件以不同的字號和字體輸出。因此，也就無法再根據字跡來辨別其原始性。此外，由于不能對電子文件進行簽名或蓋印，因而無法根據字跡或印章來分辨電子文件是否為原件。由此可見，這些問題都對電子文件的保密性帶了極大的困難。盡管網絡竊密技術不斷地完善，但是仍然無法對進入網絡中的電子文件進行絕對保密。

2.3電子化的檔案文件對管理人員要求高

隨著科技的發展和進步，辦公自動化環境下的文書檔案管理對管理人員提出了更高的要求。一方面，僅僅懂得傳統的紙質檔案管理原則、理論、技術以及方法的管理人員，將難以勝任對電子文件進行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。另一方面，如果僅僅懂得計算機技術和網絡通信技術的人員也無法勝任。因此，要實現文書檔案管理的辦公自動化，就必須有相應的現代化高素質人才，要求管理人員不僅具有相應的計算機操作水平，同時還要具有較高的知識層次和先進的管理水平。然而，當前許多檔案部門往往缺乏這樣的具有現代高技術的管理人才。這樣，導致即使引進再先進的現代化設備，也無法發揮其相應的作用，這對辦公管理人員的技術水平及業務素質等提出了更高的要求。

2.4信息化水平低

隨著計算機和網絡技術的引入，文書檔案的載體發生了巨大的變化，由原來單一的紙質發展為紙質、電子等多種載體共存的局面。然而不少文書檔案管理信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴重影響了地質科研檔案查找利用的效率，大大降低了檔案的利用價值。

三、針對文書檔案管理中存在問題的應對措施

3. 1提高單位管理人員對文書檔案管理的認識

認識轉變是提高管理能力的思想基礎和保證，只有在思想認識上給予足夠的重視，才能保證管理工作積極有效的開展。檔案工作者一定要做好檔案管理重要性的宣傳工作，提高單位員工尤其是領導對文書檔案工作的重視，讓他們對于該項工作有足夠的了解和認識，一方面，加大對管理工作的物質投入，在物質上保證文書檔案管理工作的信息化和規范化；另一方面，在工作安排中將文書檔案管理納入到單位全年工作中去，提高單位文書檔案管理工作的地位與影響。

3.2做好檔案工作與文書工作之間的銜接

由于文書工作質量的好壞對于檔案管理工作質量的好壞將會產生直接的影響。因此，在實際工作中，如果不能保證高質量的文書工作，就無法實現科學有效的檔案管理。這就需要切實做好檔案工作和文書工作之間的銜接。單位中的文書人員一定要具備較強的檔案意識，做好對文書材料的歸檔工作，并且在文書處理的過程中，要力求實現檔案和文書工作一體化運行。

3.3提高檔案員的專業素質和工作能力

科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的、更高的要求，檔案干部要自覺學習新知識、新業務、堅持素質教育、終生教育的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，努力成為管理型、技術型和復合型人才，努力為領導和員工提供方便、快捷、高效的服務.

四、加強文書檔案保密與利用工作

4.1 文書檔案管理人員的職責

文書檔案管理人員的職責是要維護檔案資料的完整與安全。貫徹落實《保密法》和《關于開展地質資料清理工作的通知》的精神，這既是文書檔案管理人員基本要求，也是文書檔案工作當前主要任務。對于地質科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂，還要保證地質資料實體安全和文書檔案資料的安全。

4.2正確處理的文書檔案保密與利用的關系

日常工作中，文書檔案管理人員十分重視文書檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，文書檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，由此產生一些弊端：大批文書檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的文書檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成文書檔案浪費；不能有效地利用文書檔案，失去文書檔案的價值。

五、對文書檔案管理工作的建議

建立電子文檔信息一體的管理系統。在檔案現代化管理邁向數字化、信息化的今天，依托信息網，建立文件管理和檔案管理合一的信息網絡管理系統。使歸檔文件的真實性、完整性、有效性以及鑒定、編目、著錄等在文件生成和處理階段進行和控制。提升檔案管理人員全面素質，堅持可持續發展。面對新時代全新管理理念，面對信息化快速發展的逼人形勢，面對行業的需求，檔案管理工作者要具備比較寬廣學科知識，具有對文件信息進行二三次開發能力，具有較高的組織、管理能力；要有崇高的敬業精神和良好的服務意識及較高的計算機操作能力。運用現代化手段快捷便利地提供服務，滿足利用者的目的。加強檔案資源的開發和利用，要突破習性思維，把握規律性，實現理論創新，服務創新，管理創新，做好檔案工作，從而促進檔案事業持續、健康、快速發展，努力開創地勘單位檔案工作的新局面。

總結

文書檔案管理者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，文書檔案管理工作才能跟上時代的步伐，才能在地質調查、礦產勘探、探測試驗、專題研究等生產技術活動中發揮更大的作用。

參考文獻

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文書檔案管理工作是指機關團體、企事業等單位針對履行自身職責過程中形成的文件轉化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎上，最大限度的發揮文書檔案的價值。隨著信息技術在社會生活各方面的應用，文書檔案管理工作也要緊跟時代的發展，繼承和發揚傳統檔案管理積累的成功經驗，充分利用辦公自動化普及的契機，提升文書檔案管理工作的效能。

1 辦公自動化環境能夠有效提升傳統文書檔案管理工作的時效性

在紙質檔案環境下，文書檔案的實體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時效。比如在歸檔環節，部分還會使用的文件在年度歸檔的時候可能無法正常歸檔，無法保證后續按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質量。再比如借閱和利用相關的檔案必須到檔案室，履行規定的手續，完成相關的登記，才能完成整個利用過程，對于尚處于機關檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實現利用。這些都影響到文書檔案信息價值的發揮。辦公自動化平臺的成熟和普遍運用，對于利用這來說，實現了文書檔案實體和檔案信息的分離。平臺內的文書檔案信息可以保持24小時在線，利用者通過網絡實現適時查閱利用。由于平臺的系統提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進行檢索，實現文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數據技術的應用，系統可以在完成檔案信息檢索的同時，對信息利用者的需求、利用習慣等進行記錄，通過數據分析可以定期主動為利用者提供相關的信息內容，將單項被動的信息利用變成雙向互動的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質的提升。

2 辦公自動化環境能夠從根本上改變傳統文書檔案的保存形態

在傳統文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質的物理形態存在的。紙質材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進行修復，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環境要素有明確的要求，而對紙質文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續文書檔案的物理實體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財力、物力和人力，對于機關檔案室來說是一項重要的投入。辦公自動化平臺的運用最直接的效果就是文書檔案的物理實體更加多樣，在確保紙質的基礎上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統文書檔案，通過數字化將其信息和載體分離，實現不動用實體提供利用，使紙質文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質保存外，絕大多數電子文件不要制作紙質文件，節約了辦公經費，同時使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。

3 辦公自動化環境能夠有效簡化傳統文書檔案工作的流程

傳統模式的文書檔案管理一般`屬于機關的辦公室，由于受到機關編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項頭緒繁多、要求嚴格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質量的完成相關工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關手續等等。在辦公自動化環境下，自動化基礎下的文書檔案管理工作主要是網絡作為工具，有了檔案管理系統的協助，借助計算機和網絡操作上也不需要耗費太多的時間和精力。在辦公自動化系統中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統一歸檔，這樣既節省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。很多工作內容通過計算機數據庫之間的關聯就可以完成，使得原本復雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質量，減少時間和空間，快速地對不同的信息進行搜集和分類以及統計，推動使用工作的開展。在辦公自動化條件下，檔案工作自身形成的管理系統也包括在內，這個系統可以使文書檔案的利用效率和質量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應，并且還可以對其進行脫機處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率，同時可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態。

4 辦公自動化環境能夠加速文書檔案工作標準化進程

辦公自動化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統工作內容的簡單照搬到網絡上的，而是根據文書檔案管理工作的實際，通過新技術的發明和應用能夠促進文書檔案的管理工作朝著標準化和規范化的方向發展，推動規范文檔管理體制的形成，統一技術操作標準，最終實現管理工作的科學化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規范的文書管理體制是實現自動化的基礎。在辦公自動化環境下，必須實行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環節都在檔案部門的統一監督指導下進行，真正實現本單位文件管理與檔案管理統一領導、統一規劃、統一落實，使文件和檔案工作共同發展。在辦公自動化系統設計的過程中，文書檔案相應的數據接口標準、數據安全標準以及不同類型數據轉化的標準必須進行明確，規范技術參數，從而實現不同類型的電子文件從辦公自動化系統向檔案管理系統的無縫流轉和安全管理。

5 辦公自動化環境能夠推動檔案工作法律體系的完善

從文書檔案工作的發展趨勢來看，辦公自動化系統是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當前檔案工作的法律法規基本上還是立足于傳統的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發現，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規范，只有通過法律規范了電子檔案的管理細節，才能有效的幫助電子檔案的管理和發展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執行，做到有法必依、執法必嚴。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進行修訂，從宏觀上為檔案工作的發展奠定法律保證。在行政法規層面，國家檔案局制定了《數字檔案館（室）建設指南》等，指導辦公自動化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅實的基礎。

參考文獻

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文書檔案整理是醫院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發展、人員的交替、榮譽以及財務歷史賬單等，是醫院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應用較少，遠遠落后于醫院臨床電子檔案的電子化應用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現代化要求，醫院文書檔案實現電子化管理勢在必行。

一、醫院文書檔案管理現狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級專科醫院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復借閱、使用不可避免出現原件受損或遺失，而很多20年前的紙質存檔文件則已經出現發黃、破損等問題。

（二）文件缺失嚴重。醫院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經出現污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結合相關檔案文件要求然后根據個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業水平決定檔案整理水平，不可避免出現文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。

（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復印，遇到缺失的檔案或年份不詳的檔案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫院辦公室文書檔案實現電子化管理的必要性

（一）實現存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應用電腦掃描、照相等手段，實現檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統檔案只有紙質化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現醫院文書檔案的價值，實現檔案資源的整合和共享。辦公室文件經院領導批示后需相關科室傳閱，文件不僅經常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫院局域網實現院內共享，提高了檔案的時效性、應用價值以及應用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節省時間，提高工作效率。

三、實現辦公室文書檔案管理電子化的障礙

辦公室文書檔案的電子化建設是一項長期任務，隨著醫院發展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現有傳統方式，利用材料提交系統、文件管理系統、數據庫管理系統等應用軟件及計算機自帶的關鍵詞查找功能等實現檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規范化管理，建立全面的檔案數據庫，但在實現電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業素質、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。

（一）主管文書檔案人員的專業素養與計算機應用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術的應用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現有狀態，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應用計算機技術但在專業素養上又有所欠缺，無法將紙質檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關的技術培訓，并隨著技術的更新需要M行定期的相關知識培訓，其次上網絡系統、信息管理系統等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節規范化和軟件升級等都需要相關人員跟進服務。

（三）檔案電子化后，由于存儲設備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現故障，就可能造成系統無法工作，丟失部分資料，與此同時設備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設備損壞，便無法獲取文件。

四、實現辦公室文書檔案電子化的對策

辦公室電子文件檔案建設比紙質文件整理的技術性要求更高、工作更細致。在做好紙質檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數據化系統，通過不定期的培訓與交流，取長補短，結合本醫院的實際，結合數據化系統與紙質檔案的分類標準，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發文與本院發文實行電子目錄登記與紙質版登記雙管齊下，并將上級發文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關科室查詢，對于本院發文按發文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統性，文件查詢更便捷。

（二）加快文書檔案信息化、網絡化的步伐，爭取領導在人力物力財力方面的最大支持。實現部分檔案資源在內部局域網資源共享，通過建立web為基礎的服務體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務，適時與院內外相關機構進行交流與合作，為院內職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉變思維，爭取醫院領導支持，使相關科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現紙質檔案和照片、實物檔案的數字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領導看到電子檔案更規范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。

（三）實現辦公室工作人員隊伍年輕化，轉變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現文書檔案管理理念的創新、管理流程的規范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現文書檔案管理的網絡化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網絡和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限進行安全設置，對移動存儲安裝嚴格把關，定期檢測系統，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定，此外，對電子文件和計算機設備的保管設施和環境也要嚴格按照檔案保管要求選擇，預防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。

五、Y語

綜上所述，隨著我國醫療衛生事業的發展和醫院信息化的迅速發展，醫院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫院文書檔案的電子化建設需要我們積極分析現階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創新，提高對電子文書數據化系統的應用能力，從而盡快實現醫院文書檔案管理的電子化、現代化。

【參考文獻】

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文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，文件是法定機關、團體、企業事業單位和個人在各種活動中，為互相聯系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一談自己的見解。

一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.實現信息共享

在手工操作管理中，單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。

2.提高工作時效

傳統的文書管理工作有“三難”。一是立卷難，二是管理工作難，三是提供利用效率低下，查準率不高。由于檔案管理的人工操作，查找文件就是一大難事。首先，查找文件時必須先說明要查什么文件、什么問題、在那一年度，然后，檔案管理人員才能根據要求查找案卷目錄、按卷內目錄查找文件。這時，如果因文檔人員立卷水平不高，出現組卷不合理、所擬案卷標題不能準確提示卷內文件內容，查找起來就困難了。知識經濟時代的今天，現代網絡系統提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，提高了歸檔質量，檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。工作不再是累人的差事，而成為其樂無窮的視野開拓。

3.提高檔案管理工作的質量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作，處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案進行辦公自動化管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。

2.對檔案綜合管理人員要求高

實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3.檔案標準化、規范化水平有待提高

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多、亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。

三、對策

1.辦公自動化系統內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。

3.檔案標準化、規范化管理

檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

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科技的不斷進步、信息技術的廣泛應用為我國文書檔案的管理變革打下了良好的基礎，這場前所未有的改革，勢必會對企業的文書檔案管理產生巨大影響。將網絡技術、計算機技術應用到對我國文書檔案的管理中，是時展的需要，是社會進步的必然結果。這種具有正面意義的改變，使企業能夠實現辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質量，在企業的管理層面和今后的長期發展上意義重大。下面就對我國文書檔案管理實現辦公自動化談一談我個人的認識以及看法。

一、文書檔案管理實現辦公的自動化

（一）促進了文件和檔案的統一管理

在我國傳統的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項工作，只有文書的質量得到保障，才能夠促進檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區別，聯系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢必會導致整個工作不能正常運行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場經濟活動收集起來的，具有雜亂、零散的特點。將其按照一定的規律，系統的進行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個工作環節中尤其重要。在實現辦公的自動化之后，文件和檔案之間的界限就不會再那么分明了，有統一的系統對文件和檔案進行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計算機檢索，準確的找到想要的資料，也能夠通過管理達到資源的共享，最終實現文檔的統一。

（二）共同參與文書檔案的管理

在實現文書檔案管理的辦公自動化之后，文書檔案的管理將關系到企業的各個部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動化環境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對獨立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進入歸檔管理環節，文書處理環節形成的文件基本信息如文件標題、作者、形成日期等，可以直接進入檔案管理環節生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。

（三）規范的文書檔案管理制度

在文書檔案管理實現了辦公的自動化之后，歸檔的過程將發生變化，文件的歸檔將會出現紙質文件和網絡歸檔文件。這就對文書檔案的管理流程提出了新的要求，對文書檔案管理的各個環節都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運轉等等。要實現這一點就必須要形成一個統一規范化的管理操作流程，尤其要對歸檔的環節加以重視，對參與到這些流程中的每個部門都要有明確的分工及權限設置。這些問題都要在最初對系統的設計上表現出來，才能夠保證辦公自動化環境下的文書檔案管理的順利進行。

（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效

辦公自動化實現了數據的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發、編號、著錄、等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統到檔案管理系統的歸檔工作。需要利用時，利用人員只需根據訪問權限進行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內容，檔案資源通過辦公平臺實現了共享。辦公自動化系統可以提供多種查詢檢索勸能，可實現檔案信息自動分類、自動標引、自動編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

二、對辦公自動化環境下文書檔案份理工作的建議

（一）將檔案管理系統納入到辦公自動化系統統籌考慮

目前，很多單位在設計開發辦公自動化系統時，檔案部門不能及時參與其設計規劃，文件管理系統與檔案管理系統“各自為政”，缺少統一規劃，使文件管理系統的設計功能無法滿足檔案管理系統的歸檔需求，導致檔案管理系統難以有效投入使用，或者出現辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容的現象。這就要求我們必需充分認識到文檔一體化的重要性和可行性，在進行辦公自動化系統設計時，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來。同時，我們還應樹立前端控制思想，在設計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設計提出具體的要求。

（二）統一規范的操作流程

要做好辦公自動化環境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規范化的管理體制；其次，要有一個統一的流程對其進行規范，對文件的處理、管理上要有嚴格的要求，其細節可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對管理人員進行業務培訓，讓他們能夠全面的掌握自動化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對文件和檔案進行分類、管理的能力。

（三）培養檔案管理人員的素質

要想真正實現文書檔案管理的辦公自動化，對從事文書檔案管理的人員的素質培訓必不可少。隨著現代化進程的不斷推進，科學技術已經廣泛的運用到了各個階層，不管是哪行哪業都或多或少的會提出一些技術性的要求。在文書檔案的管理中，要實現辦公的自動化，提高工作效率，就必須從對管理人員的培養入手，要求管理人員在擁有專業的檔案管理知識還需要具備對計算機網技術的掌握，適應時展的潮流，不斷的更新個人認識，擴展自身的知識面，全方位的對文書檔案管理工作進行了解和分析，更好的將先進的網絡技術、計算機技術與文書檔案的管理進行融合，實現文書檔案辦公的自動化和文書檔案管理的一體化。

三、結束語

總之，辦公自動化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，檔案管理部門應抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創新局面?！?/p>

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1辦公自動化的概述

所謂的辦公自動化技術就是在應用電子計算機的基礎上,將現代的辦公技術、設備與之相結合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現代的辦公自動化技術,可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發展帶來很大的變化.例如,辦公自動化的應用可以為文書檔案的儲存模式、管理方式以及工作人員對其的管理工作等方面提供豐富的實踐經驗,從而為后期能夠順利的運用這項技術奠定基礎.但是,電子文件檔案的運用過程中需要結合很多的技術參數,才能保障其有效的功能,因此它在使用時也極具復雜.所以說,辦公自動化在文書檔案管理工作中的實際應用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動化環境下文書檔案管理的優點

2．1提高工作效率

由于計算機擁有強大的信息處理技術,近幾年由于它的介入,使得文書檔案的管理工作在一定程度上實現了全方面的自動化.在以往傳統技術手段下的文書檔案管理工作,管理人員每天的工作任務量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進行工作,使得檔案管理工作的過程變得極其復雜.現如今計算機和先進技術的引入,使得這一工作過程變得簡單、有序.

2．2實現信息資源的共享

在檔案進行管理工作的過程中,結合計算機技術所形成的管理體系,可以使其在利用時的效率和質量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應,并且還可以對其進行脫機處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率.其次,可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態.

2．3提高穩定性和使用周期

在以往傳統的紙質管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會導致發生遺失和損壞等現象.但是,辦公自動化下的電子類型的檔案就不會出現這種問題,隨著文件儲存、取讀等工具設備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需,這些載體相對來說都非常方便存、讀,以及有較長的存儲時間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環境因素的影響,不容易損壞,具有較強的穩定性.

3文書檔案管理中辦公自動化的具體應用

3．1規范管理體制

按照目前的發展狀況來講,很多單位對文書和檔案依舊實行不同部門的管理體制,這種部門的管理體制,使得文書檔案的管理工作不能夠統一化.因此,為了保證文書檔案管理工作的有序進行,對它的管理體制進行完善和規劃是無可避免的,無論是前期還是后期,文書檔案的管理工作都應該要歸屬于檔案管理部門,并對其實施統一的監督管理.

3．2操作的統一化

辦公自動化件不僅具有要較強的兼容性,并且還要具備良好的應用性能.所以,在它應用的過程中除了要有強大的功能系統外,還將需要規范一些標準.比如,確保數據的安全使用,促使電子文書檔案能夠在辦公自動化的環境下安全穩定的運行.

4辦公自動化的環境下文書檔案的管理工作

在辦公自動化的環境影響下,管理人員在技術和素質方面都需要進一步的提高和加強,雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷,容易增刪改動,但同時它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗,在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術和扎實的素質水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關專業知識的同時,還將要具備計算機網絡技術或者是其他技術,要緊跟時代的發展步伐不斷地提高自身的素質.比如,采用先進的信息安全技術,要定期的對存檔的電子文件進行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.

5結束語

綜上所述,辦公自動化在今后的文書檔案管理工作中,有著廣闊的發展前景和應用空間.實現檔案管理信息化、系統化是檔案工作的首要任務,它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結合辦公自動化的技術下進行文書檔案管理工作的時候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統一的流程標準,只有這樣才能充分的發揮出辦公自動化的優越性,促使文書檔案管理工作能夠做得更好.

作者:陳慶杰 單位:長春財經學院

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文書檔案資源，對于企業單位領導決策有直接影響，也關系著企業單位未來的發展方向。在改革開放政策全面落實和深入發展的今天，文書資源管理工作走向了新的紀元。信息化辦公模式的形成與應用，給文書檔案管理工作現代化提供了基礎。信息與現代化的文書資源管理模式，讓文書檔案管理工作結果更加準確，也讓工作人員的整體能力得以提升。

1 文書檔案資源管理的辦公信息化應用難點

1.1 自動化管理模式下文書資源安全性下降

文書檔案管理的辦公自動化，需要對文書檔案進行電子化轉變。與過去的傳統檔案相比，信息檔案的格式和內容更容易變化，也就是說，計算機檔案極易被他人不留痕跡地更改。電子檔案沒有個性化的字跡，操作者可以通過字號與字體的變化對電子檔案內容進行隨意調節。另外，電子檔案也沒有相關人員專屬的簽名或者蓋章。計算機檔案的保存上具有優勢，也具有劣勢。紙制文檔諸多特性的消失，讓文書檔案的特性消失，安全性不強。電子檔案是不是原始檔案，很難保證。

1.2 自動化管理模式下文書檔案管理難度提升

筆者所在的企業已經將文書檔案梳理工作自動化落實有八年之久，在這些年里，文書檔案梳理者體會到了辦公現代化的技術困難。電子檔案的整理與歸檔是專業性與技術性較強的任務，文書檔案梳理者只有具有較高的計算機操作素養，才能應用文書檔案梳理自動化工作。日前，相當多企業單位中的文書檔案梳理者缺少計算機專業知識，也沒有系統地學習過文書資源信息化管理方法，實際工作困難重重。

1.3 自動化管理模式應用對硬件設施要求較高

文書資源梳理的辦公自動化發展，無疑需要得到諸多硬件設施的支持。在過去的文書資源梳理工作中，管理人員用手工整理的方法對文書檔案進行歸檔處理。而現在，電子檔案的整理需要利用電腦、掃描儀器、打印機等諸多現代化辦公機器。為了控制成本，許多企業并沒有采購符合文書檔案管理工作需求的硬件設施，影響了文書資源梳理辦公信息化改革。

2 文書資源梳理的辦公自動化應用對策

2.1 重視信息化辦公硬件設施建設

文書資源梳理的辦公信息化，需要得到硬件設施支持?；ヂ摼W、計算機與各類數字設備，都是文書檔案管理辦公現代化發展過程中必不可少的硬件設施。企業要給予文書資源梳理環節以支持，就要重視硬件設施的采購與良好硬件環境的建設。做好硬件環境建設，改善文書資源的辦公現代化環境，才能激發文書資源梳理工作者工作熱情。硬件環境的優化，能夠促進文書資源梳理工作積極去學習，開發資源梳理者的潛能。

2.2 重視文書資源梳理者自動化辦公能力提升

資源梳理工作者，是文書資源梳理辦公改革工作的主要落實者。檔案梳理者的個人專業素養，對于企業文書資源梳理辦公自動化改革有著較大影響。在傳統的文書資源梳理工作中，工作人員利用手工管理方法實施工作。在辦公現代化改革的這幾年中，文書資源梳理者感受到了科學技術的力量，也遇到了許多工作問題。計算機操作水平不足的文書資源梳理者，出現了焦躁工作情緒。硬件設備的引入，是服務于文書資源梳理辦公便捷化的，不是給管理者出難題的。重視文書資源梳理工作人員的培訓，是讓企業自動化文書資源梳理工作順利落實的重中之重。

在社會經濟發展的新形勢下，企業管理者需要重視文書資源梳理者的培養。首先，要做好辦公自動化專業技能培訓。邀請信息技術專家到企業內為文書資源梳理工作者講解計算機、掃描儀以及其它各類數字設備的使用方法以及注意事項，將文書資源梳理工作者培養成為設備使用小能手。企業可以利用專業技能大賽，激發文書資源梳理工作者的學習熱情。其次，要做好內部思想政治教育工作。讓每一位文書資源梳理工作者意識自動化辦公的意義，建立責任感，將文書資源自動化處理工作目標的實現與個人價值目標實現結合起來，做合格的文書資源梳理者。

2.3 采取有效措施提升文書檔案管理安全性

保證文書資源的安全性，是文書檔案管理工作之重點。解決安全問題，才能使一切文書資源梳理行為具有意義。

首先，文書資源管理者可以應用用縮微技術將紙制檔案的特征轉移到電子檔案上。將字跡相對模糊，具有負責人簽名或者蓋章的紙制文書檔案以掃描或者拍照的形式存檔，存留特性明顯的電子檔案文件，有利于提高安全性。保留個性特征的文書檔案不易被他人篡改，也能使原始檔案得以保存。其次，企業可以采購正版安全軟件或者保密軟件，對電子文書資源進行加密處理，明確電子文書資源的瀏覽與使用權限，促進文書資源自動化管理安全性的提高。最后，要重視電子文書檔案的備份工作，以此來減小檔案丟失或者失真給企業決策帶來的不良影響。

3 結語

綜上所述，對于企業來講，文書檔案管理是對企業發展歷程的管理。文書檔案資源包括企業的發展歷史與基本工作記錄，這些資源對于企業未來發展決策的制定有重要的參考作用。對自動化辦公模式進行有效應用，針對文書資源梳理工作的特點實施自動化管理，保證文書檔案資源的安全性，才能促進文書資源梳理工作的優化。

參考文獻

[1]張寧紅. 淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J]. 黑龍江檔案，2011，01：26.

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傳統的文書檔案管理模式，檔案資料的共享性比較低，在利用的過程中查找具有很大的困難，其所具有的服務功能比較低。利用辦公自動化技術可以將傳統的紙質載體檔案資料，轉變為電子文件數據，通過建立檔案數據庫，使得在應用時可以通過網絡搜索來完成，大大提高其應用效率和服務功能。通過計算機的利用，可以改變傳統檔案粗放式管理，通過精細化管理，將檔案服務功能由單途徑轉變為體系化。另外，通過計算機網絡技術還可以價格檔案信息與載體進行分離并與網路系統進行共聯，擴大了信息的橫向與縱向的深度，實現了檔案信息的共享與在線服務，有效的優化了檔案服務功能。

2.提高存儲質量

隨著辦公自動化技術在文書檔案管理工作中的應用，傳統的紙質檔案逐漸由電子檔案代替，企業在運營過程中生成了越來越多的電子文檔，與傳統文檔資料相比存儲更為方便。同時，還可以根據具體需要將電子文檔與紙質文檔進行轉換。另外，傳統文書檔案在傳遞與應用上具有很強的不方便性，并且在傳遞與存儲的過程中容易出現損壞與丟失現象。通過辦公自動化技術的應用可以將紙質檔案轉變為電子檔案來保存和傳遞，不但保護了文檔的完整性，同時在傳遞與保存上更為方便和安全。

二、辦公自動化技術在文書檔案管理中應用現狀分析

1.專業人員比較少

辦公自動化技術在文書檔案管理工作的應用，將計算機技術與檔案管理專業融為一體，這就對工作人員提出了更高的要求，要求其不但需要具備文書檔案管理的能力，同時還需要具備辦公自動化技術應用的能力。對工作人員逐漸由傳統的單一技能要求轉變為綜合能力要求，要求工作人員為復合型人才。但是就現狀來看，大部分企業文書檔案管理工作崗位上缺少相應的綜合性人才，既掌握傳統檔案管理理論、原則、方法與技術，又能夠熟練掌握計算機技術的人才相對較少，并不能完全滿足工作開展的要求。

2.檔案保密性較低

辦公自動化技術在文書檔案工作中的應用，主要就是通過計算機來完成，但是計算機網絡具有很大的不安全性，對文檔這種保密性比較強的資料數據來說是一個巨大的挑戰。與傳統紙質檔案相比，電子文檔在修改與傳遞上都更方便，任何人都可以通過計算機對文檔內容進行修改，并且修改的內容與原有內容沒有任何明顯的區別，這樣就不能確定拿到手的檔案是否為源文件，檔案保密性相對較低。紙質文檔在修改后具有明顯的痕跡，在收集到應用整個過程中對文檔內容可以一目了然，如果發現問題可以及時進行解決。而電子文檔這方面卻比較薄弱，降低了文檔的安全性。

三、文書檔案中自動化技術應用實施策略分析

1.加強網絡管理

辦公自動化技術在文書檔案中應用的載體就是計算機網絡，根據電子文檔的特點，為保證檔案數據的安全性和保密性，首先要做的就是要加強對網絡安全的管理。企業可以加強對內、外網的研究管理，在辦公自動化網絡內部與外網之間實現內外網隔離，通過隔離防護措施通過路由器過濾掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允許的地址才可進入到辦公自動化網絡中。同時，具有隔離保護作用的還有防火墻，其防火墻所具有的特點，如對進出網絡數據進行過濾、對進出網行為進行管理以及對存在的網絡攻擊進行檢測和警告，可以在原有程度上提高電子文檔存在的安全性，增強了文檔數據的保密性。

2.加強對電子文檔的技術處理

在文書檔案管理工作中應用辦公自動化技術，為更好的保證文檔內容數據的準確性，并提高工作效率，還需要加強對電子文檔的技術處理。隨著辦公自化技術在文檔管理工作中的應用，會不斷涌現出更多新型文件材料，而電子文檔的歸檔勢在必行，為提高工作效率，就需要工作人員不斷加深對文件資源的研究。對電子文檔進行技術處理，主要是對其接收、處置、以及存儲等工作進行指導，在保證文檔內容的原始性基礎上，對文檔進行有效管理。通過對電子文檔的技術處理，可以將其轉變為只讀文件，即可以讀但是不能對其進行修改，進而可以確定文件的原始性，提高電子文檔的可靠性和安全性。另外，電子文檔主要存于計算機，為避免計算機出現故障而導致文檔的丟失，必須要對文檔資料進行備份處理，并且對于存儲文檔的計算機必須要進行加密處理，只有通過限制的人員才可使用，避免文檔的流失。

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“歸檔”，雖然作為檔案專業術語，無論是在教科書，還是在檔案學詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認識，卻與我接觸到的基層檔案工作實踐密切相關，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

辦公自動化，是指以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。辦公自動化為人類社會進入知識經濟時代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。

文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

1 應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.1 辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

1.3 電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

2 應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

2.1 電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.2 對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3 針對在實踐應用過程中遇到的一些問題提出了幾點方法

3.1 辦公自動化系統內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

3.2 提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。

二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。

三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

3、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮效用。

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隨著中國特色社會主義建設日新月異的發展，我國檔案事業得到了前所未有的迅速發展，文書檔案管理也進入了飛速發展的時代。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息滿足社會各方面的需求，從而實現文書檔案管理自動化，是文書檔案工作亟待解決的問題之一。下面，筆者就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談點粗淺的認識。

一、應用辦公自動化進行文書檔案管理優勢

（一）辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結果往往費時費力。計算機管理軟件應用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷、有序。

（二）實現信息資源的充分交流與共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，對所調信息資源做出適時響應和脫機處理，保證其查全率和查準率。同時，通過網絡服務平臺可以及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態。

（三）提高文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，傳統文件傳遞一般是靠郵政系統負責郵發，受到距離長短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。而應用計算機網絡技術，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點，可直接通過網絡進行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、應用辦公自動化在文書檔案管理中制約因素

（一）電子文件保密性受限制。由于電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術在一定程度上可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都是對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。

（二）對檔案綜合管理人員要求較高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出了更高的要求。要實現檔案信息辦公自動化，檔案管理人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，要具備較高的知識儲備和先進技術水平，從目前情況來看，許多檔案部門缺乏檔案綜合管理人才，大部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，但不能充分發揮作用。

三、文書檔案應用辦公自動化管理的對策

（一）辦公自動化系統內外網隔離在內部辦公自動化網絡和外網之間設置物理隔離，以實現內外網隔離，是保護辦公自動化網絡安全的最有效、最實用的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP 地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。