導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇辦公檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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（一）電子檔案優點

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環保

利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優點和缺點

（一）紙式檔案的優點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量

紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

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在現今社會信息化的今天，很多地方對網絡及自動化聯網的應用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動化聯網也被引入到了辦公領域。首先我們先對辦公領域中的專業文檔處理、辦公事務等簡單進行了解。在一些機要部門，包括一些私營企業，整個企業中最重要的部門之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個部門或者企業的重要信息還存儲著企業部門人員的相關信息，檔案室屬于一個企業的內部部門，所以管理好檔案室是一項重要的工作。而辦公室中的自動化聯網是說在一定程度上用現在的計算機及網絡信息技術來實現非人工的操作以及管理應用，通過計算機的操作，在一定上減少人力的利用，為企業可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運作成本，另一方面，由計算機進行操作的過程，少了人工參與，增強了真實性也提高了信息傳達和積累的效率性。部門或企業的檔案室是容納一個企業整體的客觀物資及一些其他數據資料的重要資料庫，計算機由于它配備的功能齊全，例如從物力來看，文檔檔案管理體系、全自動錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實現信息化管理和經營。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發展，這一點從負責的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業的老人值得信任，有多年的工作經驗人才能勝任，現今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。

2.客觀性

辦公的自動化聯網利于文件管理的齊全性和機密文件的安全性。如果檔案室實現自動化聯網并由專業人士進行計算機方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進行同步操作和管理，企業發展的每個階段的文件的收發及處理都有一臺或者幾臺計算機進行管理，由專業部門將必要信息進行存儲，按日期類別分類好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調用的過程中都能很方便并快速地將有用信息進行快速的提取，為存儲及整理等環節提供了更多安全性的保障的同時又提高了工作的效率性并對文件有了很好的保密性。

二、實現辦公中的現代信息化管理與自動化聯網的相關操作

1.管理人員理念要現代

當今檔案管理若要實現現代化管理，首先本企業或者部門的首要管理者要有現代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動所管理的員工對企業實現現代化管理及自動化聯網的應用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個企業的關鍵點，是企業及其員工檔案室自動化聯網實現的必須要走出的一步。現代社會中，由于信息時代的高速發展，員工可以通過網絡及自動化聯網不再受到時間、地域等太多的現實因素的限制。比如文件的簽署、審查、發送等都可以借助網絡自動化聯網而非人力就可以快速完成。除此之外，對于信息檢查的人員來說，對于他們最重要的是關注信息的價值性及高度濃縮性，利用計算機網絡自動化聯網可以將來自不同計算機的閱讀內容及形式進行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發生，并且對各種資料的應用以及調動都會大大提高效率。所以只有使這種計算機閱讀形式的檔案管理擁有整體性、直觀性、具有高價值性的性能，用戶才能通過信息自動化聯網更快速地真實地體驗到各種服務的有效性及真實性。此時如果企業管理者的思想仍不能隨著時代而改變，那么必然將會被用戶及這個信息時代落在后面，所以在企業實現改革之前，管理者的思想的改變及實施是最為重要的。

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由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業務檔案的管理

業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

4加強信息化管理

隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

5人力資源和社會保障管理

檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。

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在機關事業單位的發展過程中，對于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實早在黨的十四大會議上，對其職能所屬進行了明確的定位，這為檔案管理工作的發展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機關單位發展歷程中的一個重要的轉折。傳統的檔案管理工作模式，主要依靠單位領導的指示，對各單位的工作匯報資料進行有效的收集和整理，在經濟市場中，這種模式已經開始顯現出一定的弊端，對于日程的工作在質量和效率方面開始出現不良的影響，對于機關單位高層進行決策不能提供科學的參考依據。

要將檔案管理工作作為機關單位辦公室的一項重要職能，為領導的決策提供依據和基礎。在辦公室工作中，對檔案管理工作要設立一個相對獨立的管理機制，實現檔案資料管理的獨立性，并與其他工作部門進行協調統一，充分實現其服務性，并促進其作用最大程度地發揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領導進行科學決策的重要依據。在一個單位，尤其在國企機關單位中，決策層的工作任務主要有兩個方面：首先是對單位發展和運行的基本情況進行全面的了解。其次就是進行科學、客觀的政策的制定工作，而這也對檔案管理和制定決策之間的關系進行了闡述和明確。查閱單位發展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進而才能為科學、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國企機關單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對單位發展歷程中的業績、榮譽、重要事件以及一般的成長歷程的一個重要的文字記錄，在進行決策的制定過程中，能夠發揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時也為決策部門職能的發揮起著重要的指導作用。新時期下，檔案管理工作模式已經突破傳統模式中的對文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對收集的信息文件進行科學有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數據信息網絡的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進其現代化建設工作的開展，進而促進事業單位對一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財務等后勤工作的現代化、信息化以及數字化發展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實現單位發展對勞動力的解放的同時，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會提供優質服務。

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1.1 實現檔案管理和辦公自動化的一體化

在全面推進醫院改革的過程中，傳統的醫院檔案管理模式難以滿足醫院對檔案管理效率和質量的要求，進而造成管理上問題不斷。在辦公自動化的環境下，自動化辦公模式可以充分發揮其高效快速及全面等特點，將其與醫院的檔案管理工作結合起來，形成醫院檔案管理一體化，必然能不斷完善醫院服務，確保檔案管理工作高效完成。

1.2 實現醫院檔案歸檔的規范化和標準化

醫院檔案的歸檔包括電子檔案和紙質檔案兩部分的內容。在辦公自動化環境下，先進的信息技術和計算機網絡平臺能夠確保檔案歸檔工作高效率和高標準的完成，在計算機技術和網絡平臺建設的輔助之下，醫院的檔案歸檔各個環節都能夠進行規范管理，從而大幅提高檔案歸檔工作的綜合水平。

1.3 促進醫院各部門之間的相互協作

在辦公自動化環境之下，醫院的檔案管理工作的系統性特征更加明顯。電子檔案歸檔除了要求醫院檔案管理部門協調工作之外，還需要信息技術部以及其他部門的通力協作，這樣才能夠確保檔案的完整性。在辦公自動化實現的前期階段，但管理工作需要得到進一步的延伸，無論是前端控制還是設計階段，都要確保系統性管理。

2、辦公自動化下醫院檔案管理策略

2.1 改變傳統的檔案管理模式

在辦公自動化環境下，醫院檔案管理的各項文件是相對獨立的。傳統的醫院檔案歸檔工作主要是由部門或者是個人完成，在實現辦公自動化之后，自動化的醫院檔案管理則以文件為單位，直接將處理完成的文件進行歸檔。在這樣的改變之下，電子檔案歸檔不再是一個部門的工作，他需要信息技術部和檔案管理部門共同協作，無論是哪一個環節出問題都會造成檔案的完整性。在辦公自動化的要求之下，醫院必須改變傳統的檔案管理方式，在自動化辦公系統建立的前期階段就必須要將檔案管理進行延伸，并且與系統設計緊密結合。另外為了確保醫院檔案管理的系統性發展，自動化辦公系統的功能設置必須涉及前端控制。

2.2 全面完善檔案管理系統

在自動化辦公的影響下，醫院的檔案管理部門必須不斷完善檔案管理系統，確保檔案管理的各項工作能夠系統化的完成。在完善醫院的檔案管理系統過程之中，必須根據醫院的實際發展情況，在現有系統平臺的基礎之上，構建檔案管理子系統，從而確保電子檔案管理工作和電子公文運轉的高效配合和共同完成。與此同時，在進行設計時，醫院首先需要對自身的業務經營管理特點進行全面的分析和研究，根據管理的實際特征進行系統管理平臺的設計和完善，確保管理系統平臺設計能夠與其他的管理組件相互融合，提高管理系統的整體適用性，同時為實現文檔一體化管理的目標創造良好的條件。

2.3 建設檔案管理工作隊伍

我國的醫療衛生事業正處在全面發展時期，這一時期醫院的檔案類型和數量持續增多，這對醫院的檔案管理工作帶來了極大的挑戰，也給檔案管理的工作人員提出了更高的要求。在辦公自動化環境下，醫院在開展檔案管理工作時需要結合辦公自動化的特點，根據工作需求建設檔案管理工作隊伍，加強管理人才培養工作，有效提高檔案管理人員的素質，滿足醫院辦公自動化的要求。一方面由于辦公自動化的發展速度逐步加快，那么醫院的檔案管理工作就必須跟上科技和信息化發展的步調，重視人才的培養和更新，加強對檔案管理人員的專業技能培訓和職業素養教育，確保檔案管理人員的知識和技能得到更新和發展。另一方面，醫院要引進先進的人員考核制度，積極推進激勵制度，將職稱和員工業績關聯起來，充分激發工作人員的工作熱情，提高檔案管理人員的整體管理水平以及醫院的整體服務質量。

2.4 建立和完善檔案管理標準

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二、文書類檔案在辦公中的具體應用

目前，在我國的各大辦公中，對于工作人員的文書類檔案的管理，辦公的相關檔案管理部門通過電子管理軟件，將整個檔案管理分為收集登錄、輔助立卷、檔案檢索以及目錄打印等部分。這樣，在進行工作人員檔案管理檔案的查閱時，能夠提高檔案的查閱速度，同時還可以對檔案管理進行科學合理地統計，這對于提高辦公的檔案管理具有極其重要的作用。就目前的發展階段來說，雖然電子檔案管理技術還處于初始階段，但是如果我們將其有效運用到辦公的自動化辦公系統中，與傳統的檔案管理方式相結合，就能夠有效地實現電子檔案的管理。與此同時，實行電子檔案管理，在建立相關的計算機網絡系統之后，還可以在網上進行借閱，有助于各個辦公之間進行交流。最后，電子檔案管理檔案還可以延長工作人員的保存時間以及保存價值。

三、推進電子檔案管理檔案應用的對策

1.建立完善的備份機制

隨著科學技術的不斷發展，計算機技術獲得了飛速進步，但同時，一些違背計算機使用道德的不法分子也隨之增多。對于電子檔案管理來說，極其容易受到黑客以及病毒的攻擊。此外，在有些情況下，機器出現故障，這些因素都會導致計算機中的檔案信息丟失，從而給辦公的檔案管理造成極大阻礙。為解決這一難題，必須建立健全完善的備份機制，對電子檔案管理進行及時備份，減小由于不良攻擊或者機器故障造成檔案信息丟失而帶來的危害。除此之外，還應該安裝相應的安全軟件以及設備，防止黑客的攻擊以及病毒的侵犯，保證整個電子檔案管理檔案的安全性。

2.提高檔案管理管理人員的素質

要加強電子檔案管理檔案在辦公檔案管理中的應用，必須提高檔案管理人員的素質。對于檔案管理人員來說，不僅要求他們具有深厚的檔案管理專業知識和檔案管理能力，能夠熟練運用計算機技術和網絡技術，促進電子檔案管理在辦公中的應用。要實現這一目標，可以在招聘時引進一批知識深厚、檔案管理能力強以及計算機技術熟練地復合型人才。另外，可以對專業人員進行相關培訓，對他們的辦公知識、檔案管理管理能力以及計算機技術進行統一培訓，培養出一批檔案管理能力強、計算機技術熟練的復合型人才。此外，檔案管理人員還應該通過各種有效途徑學習新理論、新知識以及新技能，提高自身的業務能力和管理水平）對于各個辦公之間，可以加強辦公之間的交流，通過頻繁的檔案交流進行取長補短，完善自身技術，彌補管理中的不足，從整體上提高辦公檔案管理管理人員的素質。

3.及時修補管理軟件的安全漏洞

為了及時修補管理軟件的安全漏洞，可以及時對計算機上的防火墻以及殺毒軟件進行升級，保證檔案管理在上傳、查閱以及借閱時的安全性。除此之外，還要對電子檔案管理檔案的使用環境以及計算機設備進行完善，強化整個防磁化設施，減少因為管理軟件出現安全漏洞而造成的電子檔案管理檔案的管理問題。

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信息技術的發展，計算機網絡已經成了社會生活中的重要組成部分。特別是在辦公領域，因計算機技術的有效利用而實現了辦公自動化，數字化信息技術成了日常辦公管理工作中的重要基礎。檔案管理作為日常工作中的關鍵環節，其工作程序之煩瑣，工作量之大，勞動強度之高，如果按照傳統的工作模式，必然使工作處于低效率操作狀態，非常不適應于現代化的高質量、快節奏工作要求。引入辦公自動化聯網技術，不但優化了檔案管理程序，而且推動了檔案管理工作的創新。

一、強化自動化檔案管理的必要性

檔案是極具保存價值的資料，其所記載的是單位發展歷程中所產生的，涉及各項工作的信息。實施檔案管理工作，就是對于檔案實體實施系統化管理，以利于檔案信息能夠為各項業務提供有價值的服務。在檔案管理工作中，運用辦公自動化技術輔助，并建立計算機網絡平臺，可以塑造新型的檔案管理環境。

從安全的角度而言，檔案資料不僅僅具有保存價值，而且是推動發展的重要依據。由于檔案資料多數為紙質保存，因此需要妥善管理，并做好各種防御措施，以避免遭到不同程度的損壞。為了避免受到水災、火患和蟲害的威脅，單位要對于檔案管理加大力度，但是，單一的管理方式導致檔案資料一旦遭到損害，就很難于補救，導致檔案資料的遺失。

部分單位對于檔案采用了電子化處管理的方式，當紙質的檔案經過掃描錄入后，形成電子文件，以利于電子化的保護和管理，更為方便查閱。從目前檔案電子化管理狀況來看，電子檔案的管理依然存在著諸多的問題。面對諸多的管理軟件，要選擇適合的管理方式才能夠實施電子檔案的有效管理，以實施保護功能。對于電子文檔的保護，目的是提高檔案管理的服務功能，這就有必要建立統一的檔案管理體系，實施標準化管理，提高檔案管理的整體水平。鑒于電子化檔案管理硬件設施上所存在的問題，要使其在電子檔案處理中發揮功能性的作用，就要采取必要的措施，強化自身建設，將硬件設備以及管理軟件的各種優勢充分地發揮出來。實施網絡化、信息化管理成了一種必然。

二、檔案管理與辦公自動化之間是相輔相成的關系

（一）檔案管理與辦公自動化之間具有相互促進的作用

處于信息化時代，辦公自動化在各行業中很普及。檔案管理是一項復雜而煩瑣的工作，采用辦公自動化設備實施管理，可以促進檔案工作的系統化。因此，辦公自動化設備的使用，對于捋順檔案管理程序，促進檔案規范化管理具有重要的作用。與此同時，檔案管理對于辦公自動化網絡技術也具有一定的推進作用。隨著檔案的辦公自動化管理的興起，開闊了自動化軟件技術的開發領域，自動化網絡技術、檔案數據庫技術等等，都成了促進自動化軟件研發的方向。檔案管理與辦公自動化的相互促進和發展，為雙方的動作提供了更多的便利和迅速的發展的保障。從學科角度而言，檔案文件本身就是一種信息形式的存在，而辦公自動化是處理信息和傳遞信息的工具。因此，辦公自動化與檔案管理是有過程和結果的關系。

（二）檔案管理與辦公自動化之間存在著差異性

傳統的檔案處理方式主要是針對紙質資料而言，多數為紙質文件、照片、光盤以及獎杯等等的實體信息。辦公自動化的檔案處理則是電子技術手段的應用。采用先進的信息技術，運用網絡進行文件信息的交流，從而形成了實現無紙化辦公的趨勢。

三、實現檔案管理與辦公自動化的有效融合

（一）對于檔案管理實施標準化建設

從管理體制方面入手，對于檔案文件實施協調管理。將文件的前期處理工作納入到檔案管理工作職責范圍中，為檔案管理打下良好的基礎。對于檔案管理要制定規范的流程，包括檔案文件的前期處理、著錄以及電子文檔格式等等，都要進行標準化處理。在設計檔案信息管理系統的過程中，要考慮到各項技術參數，包括數據接口標準、不同類型數據轉化標準等等，實施規范化設置，以提高工作效率。

（二）加強辦公自動化系統的安全維護工作

檔案管理部門要確保計算機自動化設備在安全的環境下運行，以使檔案信息的傳送安全可靠。為了防止檔案軟件受到病毒或者黑客的侵擾，安裝病毒防護軟件之后，要注意實時更新，以確保信息的高效傳輸。辦公自動化系統平臺被設置在內部網絡中，與外網建立起連接。為了提高檔案管理的安全性，要進行辦公自動化系統的安全維護工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地質，然后對于允許訪問的地址進行重新設置連接。其次是接入防護墻，以對外網進入的數據進行認證，實施有效過濾。禁止操作的業務，防火墻會予以禁止，即便是有信息通過，也會在防火墻信息內容中有所記載。此外，防火墻還可以對于網絡系統進行檢測，并針對系統的運行狀態予以提示。

四、結論

綜上所述，信息技術的進步，使傳統的檔案管理已經不再適應時代的要求。為了提高檔案管理的工作效率，引進辦公自動化網絡，不但能夠提高檔案工作質量，而且還完善了電子檔案管理建設，以利于檔案管理工作的進一步發展。參考文獻：

[1] 陳文珊.簡述檔案管理與辦公自動化的融合[J].信息與電腦，2012（01）.

[2] 朱麗華.淺談檔案管理與辦公自動化[J].城建檔案，2013（02）.

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1.1 辦公自動化的基本概念。辦公自動化主要指使用計算機、網絡等現代化技術對辦公室工作以及相關信息進行相應處理，能夠實現信息傳輸、自動發送、存儲以及接收。能夠將信息的流動速度進行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實性。

1.2 辦公自動化的特點

1.2.1 工作效率高。在目前實際的辦公自動化過程中，由于醫院各個部門功能以及作用的不同，檔案分類為人事、病歷、文書、專題以及實物等，涵蓋有教學、財務、基礎設施等影響醫院運作的各個方面相關信息。能夠將常規的檔案管理工作逐漸進行科學化以及合理化處理，更好實現信息的檢索效果。

1.2.2 存儲方式安全可靠。傳統的紙質醫院檔案在實際實施管理過程中，往往無法較好地進行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會對紙質檔案造成極大威脅。通過使用辦公自動化形式，能夠縮小檔案存儲空間，也能夠更好地讓檔案管理過程趨于便捷，延長檔案實際壽命，這對于檔案管理以及使用有著極為重要意義。

1.2.3 能夠實現資源共享的效果。辦公自動化在實施檔案管理過程中進行計算機技術使用，能夠幫助檔案管理更加科學化以及規范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實際效果。也能夠實現較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實現資源共享，增強了檔案管理過程中的安全性。

2 在實施辦公自動化環境中醫院檔案管理的問題和改善策略

2.1 在實施辦公自動化環境下檔案管理的問題。目前，最為常見的問題就是檔案管理人員自身水平不高，無法較好地進行辦公自動化過程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統一標準，容易出現較多問題，影響到檔案管理質量以及效率。在目前的辦公自動化過程中，系統開發不規范，運行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實際使用效果不佳。

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隨著我國信息化的不斷加強，檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發展為當前的綜合檔案，計算機及信息數字技術推動了辦公自動化的普及，辦公自動化給檔案管理帶來巨大的便利，我們可以隨時進行調用的重要資源。因此，解決目前檔案管理方面的問題，實現合理、有效的辦公自動化管理，已成為當前檔案工作的重要部分。

1 傳統的檔案管理存在的問題

傳統的檔案管理的保存工作不容易做好，造成檔案資料容易出現不同程度的遺失、由于多數文件檔案需要長期保存，為了改善文件存儲的環境，避免可能造成檔案紙張受潮、蟲蝕或火災等災害，相關單位每年都需要投入大量的文檔保管費用。此外，由于認為翻閱而產生資料和信息的遺失現象也市場發生，這會給相關單位帶來不同程度的損失。此外，由于檔案需要反復查閱，有需要時還有帶出查閱場所，這樣就存在元件受損或者遺失的可能性，影響了檔案保管與利用管理工作的順利進行。傳統的檔案管理方式存儲檔案的數量極其有限，而當今社會由于科技和文化的迅速發展，檔案的種類和數量也在不斷增加，涉及的方面也很廣，當信息大量、頻繁的產生時，則會使歸檔工作難度加大，是管理工作的效率極大地降低。根據傳統檔案管理存在的上述問題，我們可以清楚的看到傳統的檔案管理方式已不適合當今的情況，我們需要對傳統的管理方式進行改革，實行檔案管理的辦公自動化，這樣才能更好的做好檔案管理工作。

2 辦公自動化對檔案管理的影響

2.1 對檔案工作的規范化標準化要求更高

辦公自動化的應用要求檔案工作必須做到規范化及標準化，只有規范的檔案信息才能用電腦處理，才能在公共網絡上實現交流與共享。所以，檔案管理的各項基礎工作必須實行標準化。

2.2 有助于實現文件與檔案管理一體化

辦公自動化中文件處理和檔案管理直觀地表現為一個連續的過程。例如，在電視臺所有的公文都需辦公室處理，當辦公室接到貢文化，除了要在電腦上對其特征進行著錄，利用數據庫編制檢索工具還要對文件內容和主體進行分類確定其內容特征標識，完成標引過程。這就是文檔一體、隨辦隨歸的檔案綜合管理。這種管理模式極大地降低了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和質量。

2.3 對檔案保管條件要求更高

辦公自動化對檔案管理和保管環境有很高的要求。機讀檔案對保管環境的溫度要求在20士2℃，對相對濕度的要求在50士5%；此外，歸檔的磁盤需要寫保護措施，磁盤按編號順序豎放到專門的載體上，使用時，不能用手直接觸摸磁盤的處，也不能彎折磁盤、用硬筆在保護套上劃寫，以防止機械損傷。

2.4 對管理人員的素質要求更高

辦公自動化要求檔案管理人員不斷提高自身素質及科學文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護知識是管理不好新型載體檔案的，只要及時更新自己的知識體系，學習新知識、掌握新技術，了解和熟悉新設備的工作原理、特點、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業務能力，才能適應現代管理工作和科學技術發展的需求。

3 辦公自動化往檔案管理中的應用

3.1 電子檔案的收集工作

在辦公自動化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統設計階段，這就要求相關檔案部門積極參與檔案管理的辦公自動化的開發中，以功能合理的文件管理管好電子文件。

3.2 電子檔案的整理工作

電子文件的整理是指根據有關原則和方法，把收集積累的電子文件進行分類處理。具體到某一單位，首先，此單位各部門的文書人員根據紙質檔案的歸檔范圍將需要歸檔的電子文件進行分類、劃分保管期限；然后，定期歸入檔案庫及檔案數據庫的文件，檔案人員可以隨時檢查文書人員所做的分類和保管期限是否正確，并及時作出更正，并在年終進行計算機輔助組卷，之后系統會自動生成各種檢索目錄，這樣不僅完成了電子檔案的整理工作，也形成了各種檢索目錄。

3.3 電子檔案的保管工作

電子文件的特征不同于紙質文件，任何做好保護和維護工作，使其安全可靠并長期處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。

3.3.1 要保證電子檔案載體物理上的安全

通常情況下，電子檔案以脫機的方式存儲到一定介質中，此時需要創設一個適宜其保護的環境，比如溫濕度的控制；并保證避光、防變形的需求；遠離有害氣體等。

3.3.2 要保證電子檔案內容邏輯上的準確

電子檔案的存儲必須依賴一定的計算機硬件平臺，將其以人們能夠直接閱讀的格式展現在讀者面前，所以，在運用電子檔案時，不僅要保護好電子檔案，更重要的是對電子檔案所依賴的技術、數據系統及相關定義參數進行保存。

3.3.3 要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護

對于電子檔案的檢測與維護，一定要綜合考慮技術、人員、環境、設備與電子檔案自身的特性，根據它們的綜合因素來確定技術方案和管理模式，以確保電子檔案能更安全、更可靠地進行保存與管理，能夠長期處于可準確提供利用的狀態。

3.4 電子檔案的利用工作

相比于紙質檔案，電子檔案存在更便捷的特性。但此特性是建立在電子檔案所依賴的技術上的，只有采取一定的管理手段才能實現。電子檔案提供利用的方法有：提供拷貝、通信傳輸、直接利用等。

總之，隨著科技的進步，計算機技術的廣泛使用，檔案管理的辦公自動化逐步變為一種發展趨勢，我們也能清楚的得知辦公自動化具有更多的優勢，其能極大地改善傳統檔案管理的許多缺陷，查閱者能夠更快速、更便捷的獲取他們所需的資料，從而提高了查閱速度和工作效率。因此，在不久的將來，檔案管理的自動化勢必會被更多的單位所利用，受到更多工作者的青睞。

參考文獻

[1]尚文宇.企業檔案管理中存在的問題與對策[J].現代經濟信息，2013（11）：101.

[2]張M.檔案管理的辦公自動化初探[J].辦公室業務，2012（01）：53.

[3]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案，2011（01）：26.

[4]于海英.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].才智，2010（11）：267.

篇10

前言

作為醫院管理的主要內容，檔案管理內容多涉及醫院醫療技術、科研成果以及相關設施運行等內容，是推動醫療事業水平提高的關鍵。但從現行大多辦公自動化醫院，其在檔案管理工作方面仍表現出一定的滯后性，難與醫院整體信息化建設速度保持同步，無論在檔案管理制度或人員配備等各方面都表現出一定的缺失狀態，無法起到服務于醫院發展的作用。因此，如何做好檔案管理工作成為現行辦公自動化環境下醫院需考慮的重要內容。

一、醫院辦公自動化環境對檔案管理的具體要求

在辦公自動化條件下，其要求醫院在經營管理活動中都應滿足自動化、信息化等特征。其中在檔案管理方面首先需保證其具備較高的工作時效。從醫院檔案的具體分類看，多表現為設施建設、財務、教學以及醫療等所有相關資料內容，通過辦公自動化管理，需在實踐操作中保證管理程序以及檢索功能等得以充分發揮。其次要求管理人員綜合素質較高。由于辦公自動化環境中，所有管理工作都需依托于互聯網、計算機等實現，醫院工作者除掌握基本檔案管理內容外還需對設計算機操作技能等熟練掌握，滿足自動化環境中檔案管理水平得以提高。再次，標準管理體系的構建。自動化的基礎在于標準化體系的構建。辦公自動化檔案管理中需做到明確檔案管理標準，利用統一管理方式推動管理建設。最后，采用多樣式的存儲方式，徹底改變以往完全依托于紙質形式的存儲方式，需利用過多實物載體如影響或電子文本等，既可是檔案管理空間得以提升也可使檔案使用周期得以保障[1]。

二、檔案管理存在的弊端分析

（一）從檔案管理標準角度

辦公自動化是醫院信息化建設的重要環節，其在設備應用方面都較為先進，但卻使檔案存檔產生較為嚴重的問題，如自動化后的存檔資料多以正式文件形式為主，原始底稿丟失或漏存等。同時歸檔中完全將復印件或打印材料作為底稿的情況也較為普遍，充分說明管理中不具備規范化、標準化等特征。事實上，辦公自動化條件下，關于檔案管理更要求體現數字化特征，確保檔案材料收集、處理歸檔以及檢索利用更為便捷，而這些目標的實現都要求做好檔案管理標準的構建。

（二）從人員素質角度

以往以紙質為主的檔案管理過程中，對管理人員不做學歷或知識程度等方面的要求，但在辦公自動化環境下，許多歸檔文件在存儲形式上表現出多樣化特征，要求結合一定的技術與原則對檔案進行管理。而現有管理人員素質很難滿足辦公自動化管理要求，很多檔案管理人員不具備計算機或網絡操作相關知識，而引用專業計算機技術人員卻又無法快速適應檔案管理工作，這種情況下辦公自動化環境中復合型人才的缺失成為主要問題。

（三）從辦公自動化系統角度

盡管醫院建設中逐步引入辦公自動化系統，但受技術水平限制，系統開發質量很難保障，許多開發商為提高系統集成度往往忽視對用戶實際需要的考慮，造成醫院檔案管理中辦公自動化系統的應用常出現問題。以OA管理系統為例，其在設計過程中便容易忽視與檔案管理軟件間的聯系，管理人員無法利用其進行全程管理與監控文件的流程[2]。

三、完善醫院檔案管理的具體策略

（一）檔案管理標準的確定

檔案管理標準確定中，首先需明確醫院檔案管理涉及的主要內容，如收集、整理、檢索等。在此基礎上將歸檔材料做好檢查工作，通過有效的鑒別使檔案信息資源價值得以保證。同時，在檔案管理標準中，還需結合辦公自動化程度，適時做出檔案管理標準的修改與完善，尤其應將相關管理人員的職責進行明確，這樣可使檔案得到規范化管理。

（二）人才培養機制的構建

醫療衛生事業的快速發展是檔案類型出現較多變化且數量持續增多，為檔案工作人員帶來沉重的負擔。醫院應結合辦公自動化系統特征，適時開展檔案管理人才培養工作，保證其基本檔案管理知識夯實的基礎上做好計算機技術能力培養工作，并引入相應的考核機制，有利于促進檔案管理人員素質的整體提高，滿足醫院自動化辦公的基本需求。

（三）管理系統的完善

在管理系統完善過程中，要求根據現有系統平臺進行管理子系統的構建，其目標在于使電子檔案的管理可配合電子公文運轉一同完成。同時在設計過程中要求根據醫院實際業務經營管理特征，確保系統工作平臺設計的基礎上，其他基礎組件包括權限管理以及表單等都可融入其中，確保系統整體適用性得以提高，有利于實現文檔一體化的目標[3]。

結論

檔案管理水平的提高是適應醫院信息化建設的關鍵所在。實際管理中應結合辦公自動化實際特征，立足于現行檔案管理中存在的問題，從人才培養機制構建、管理標準明確以及管理系統完善等各方面使信息化建設水平得以提高，為醫院的持續發展奠定基礎。

參考文獻：

[1]薛理花.基于辦公自動化環境的醫院檔案管理探析[J].商,2015,25:79+36.