導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理中的合同管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）合同檔案管理工作不受企業重視

目前很多企業的領導重視業績高于一切，以為檔案管理就是結束工作后的收集資料，也沒有專設檔案部門，這種不重視企業檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現的問題沒有及時認真的產生防范意識，導致部門和個人都沒有明確的崗位責任心，更加沒有監督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導致不必要的經濟損失。此外，現在的合同管理人員大多是兼職，不是專業的合同人員，他們對自己的工作性質存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經常會出現由于不及時歸檔合同資料導致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當事人信息、標的、數量、質量、價款、履行方式、違約責任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復雜環節。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產生合同檔案收集中斷、或是意見不統一又要重復協商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規范

大部分中小企業沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業合同管理中，合同內容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導致合同內容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規范，對合同檔案的質量也有影響，合同承辦人不盡責，缺乏責任心，在工作中經常會出現地址、數字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應的合同管理專業制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業檔案管理工作改進意見

（一）統一企業合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設企業為例，合同可以分為勘察、設計、設備采購、建安施工和監理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設計、采購、建安工程、監理、技術服務和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執行文件分成三個類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現代化的數據庫及信息索引技術可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內容等信息。

（二）明確企業合同檔案的責任人和責任部門

根據《企業檔案工作規范》中的規定，本項目負責人和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統性；項目文件形成者和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，應負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質量負責。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業未來的發展，企業領導應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現問題的部門及個人予以適當的懲罰，對于業績優秀的人員應予以嘉獎，以此來調動員工的主觀積極性，培養更多熱愛檔案事業的年輕人。

（三）加強合同歸檔管理人員專業技能培訓

企業管理人員應該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業務綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領導能夠及時發現檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業的合同歸檔管理人員應盡可能保持固定，培養專業人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續性。

篇2

結合檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由于受到計算機網絡及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特征。傳統檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結合電子檔案與傳統紙質檔案的特征及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成后可在計算機網絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網絡及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。

3 ?子檔案與傳統紙質檔案之間的聯系

篇3

中小企業ERP管理系統貫穿企業生產管理的全過程，其中客戶關系管理是其重要的組成部分，其中存在著大量的客戶檔案信息，是企業重要的戰略資源。

客戶檔案信息指的是存在于企業客戶關系管理系統中以數據資料的形式存在的信息。它是企業在與客戶的業務中形成的專門數據，企業在這些數據的基礎上，整合客戶的資料和數據最后形成了客戶檔案信息。企業客戶檔案信息不僅記錄了客戶的基本信息，也記錄了一些對客戶信息進行綜合分析的數據結果，是企業相當重要的信息資源。

1 ERP管理系統客戶檔案信息管理的重要意義

為進一步加強企業信息化建設，提升企業信息化建設水平和依靠信息化加強企業的決策及管理能力，一般企業都部署實施ERP管理系統，雖然目前各ERP管理系統形態萬千，但其基本功能都趨于一致，基本上都覆蓋了客戶、項目、庫存和采購供應等管理工作，貫穿企業的進銷存全過程，通過優化企業資源達到資源效益最大化。

客戶檔案信息不僅是企業重要的經營資源，其本身也是客戶重要的個人信息，具有一定的社會屬性，它的安全管理同時具有重要的社會責任。由于企業員工個人素質、企業歸屬感的不同，其對于信息的保密意識也存在很大的差異。同時由于系統設計、應用以及管理等各方面的因素，系統中客戶檔案資料面臨著來自各方面的威脅，安全隱患不容忽視。

2 ERP管理系統客戶檔案信息的內容及管理流程

2.1 ERP管理系統中客戶檔案信息的內容

目前ERP管理系統中，客戶檔案信息一般主要由客戶的基本信息、經營水平、日常服務信息等模塊組成，含有多個字段。這些信息模塊和字段的原始信息維護，由不同崗位人員完成，對應的崗位人員對檔案信息有錄入、修改和查詢等權限。

2.2 ERP管理系統中客戶檔案信息的管理流程

2.2.1 客戶檔案信息的獲取

客戶檔案信息一般采用業務過程中的采集，或者由客戶提供的一些相關材料等方式獲取，然后統一錄入到ERP管理系統的CRM系統中。

客戶檔案從采集到錄入，嚴格按照流程進行管理，層層審核，步步完善。在流程管理過程中不斷完善客戶在CRM管理系統中的檔案信息。

2.2.2 客戶檔案信息變更

客戶檔案信息的變更，一般都通過現場實地考察來確定。在客戶信息變更過程中，企業的客戶關系管理人員有著很大的變更權限，經過嚴格把關審核后，最終實現客戶檔案的信息變更。

3 ERP管理系統客戶檔案信息的安全隱患

ERP管理系統的數據主要有丟失和泄露等方面的安全隱患。ERP管理系統的數據安全，是指存在于系統內的客戶檔案信息存儲載體處于良好的保管狀態，在一定范圍內被知曉，并可隨時還原、處理、復制出載體中所包含的客戶檔案的信息內容用于企業經營業務，但不能被隨意泄露，導致客戶檔案信息的公開，從而為不法人員利用，形成對客戶的危害。客戶檔案信息的安全問題涉及許多方面，存儲這些數據的載體的多樣性加上利用的多樣性，以及人員管理的復雜性，使得客戶檔案信息要面對許多的問題。總結起來，影響客戶檔案信息安全的因素包括以下幾點：

3.1 客觀方面存在的隱患

3.1.1 計算機網絡病毒的入侵

隨著計算機網絡的不斷發展，網絡病毒層出不窮，變化多端，防不勝防。客戶檔案信息的采集、錄入、整理等，都依賴于計算機處理，以至計算機硬盤上存儲了大量的數據信息，所以必須防御計算機網絡病毒的入侵和破壞。此外，在進行客戶檔案信息維護的時候，無論聯網還是不聯網，外接存儲介質仍可能將病毒植入而破壞系統的重要數據，從而造成巨大的損失。

3.1.2 應用系統的設計缺陷

應用系統不可能是完美無缺的，一般的應用系統都會存在設計缺陷。目前，客戶檔案信息的錄入、維護和變更等都依賴于CRM管理系統，系統本身設計的缺陷將對數據本身造成一定的威脅。由于系統的架構很難有統一的標準和普遍適用性，以及技術原因和使用領域不同，在技術設計上肯定存在不一致現象，用不同的字段抽取，獲取的數據也存在差異。這些系統設計存在的缺陷，給客戶檔案信息的安全埋下一定的隱患。

3.1.3 人員素質的參差不齊

由于員工的受教育程度不同，文化層次存在差距，以至于員工的綜合素質參差不齊。相關人員對系統的應用水平和領會能力也存在差異，同時由于人員管理的復雜性，內部人員的信息泄露成為客戶檔案信息安全管理重點考慮的內容之一。

3.2 主觀應用方面存在的隱患

3.2.1 數據利用監管不夠

（1）客戶檔案信息查詢權限的限制機制不健全。企業相關人員可以隨意在系統中查詢客戶資料，并能獲取電子版本，隨意復制，無關人員接觸這些信息無人監管。

（2）客戶檔案信息的查詢、調用審批程序不完善。目前，多數企業對客戶檔案信息的查詢、調用無審批和監管流程，相關人員如有需要，只要獲取相應的角色權限即可，缺少數據查詢、調用的審批手續。

3.2.2 流程管理監管缺失

（1）在客戶信息新增過程中，無論是信息錄入人員還是信息審核人員，都能看到錄入的原始信息，每個環節都有可能造成信息的泄漏。所以加強每個環節、每個節點的監管和保密管理對于信息的安全也是至關重要的。不但要小心外部人員有目的的竊取和盜用，還要防止內部人員的有意識或無意識的信息泄漏。

（2）客戶檔案信息的變更過程中，審核流程一般都不完善，缺少監管流程。操作人員操作失誤或者有意無意泄露客戶信息，都會給客戶檔案信息的安全帶來很大威脅。

4 ERP管理系統客戶檔案信息的管理措施

針對ERP管理系統客戶檔案信息的管理流程和安全隱患，應采取相應的管理措施，來加強對客戶檔案信息的安全管理。具體為：

（1）加強計算機網絡安全管理。采取部署殺毒軟件和管理策略等相應的技術和管理措施，確保整體網絡環境的安全，避免網絡病毒的侵擾。

（2）嚴格管理客戶檔案信息的存儲載體。加強對存儲載體的管理尤為重要。要定期檢測存儲設備，檢測存儲載體上的數據有效性，確保這些載體不受到損壞，在出現意外情況時這些載體的信息能夠被完全、真實的還原出來。

（3）做好客戶檔案信息的基礎數據庫建設。客戶檔案信息基礎數據庫建設，必須提前設定各項數據采集項，整個管理環節要采用適用的軟件。在具體日常數據的維護和采集中，注意客戶檔案信息的保管和整合。對于不斷增加和更新的基礎數據庫中的數據要及時進行備份，并保證備份資料的有效性。

（4）加強科技創新，不斷完善系統功能及設計架構。根據應用過程中發現的問題和缺陷，及時升級系統版本，整改設計缺陷，完善系統功能。相關人員在修改完善客戶檔案信息時，做到修改有痕跡，完善有記錄。其他人員只能查詢瀏覽信息，不能修改不能復制，并且有網絡訪問流量的統計記錄。

（5）加強數據利用監管，提高數據利用的規范性和安全性。 1）建立有效的客戶檔案信息的管理規章制度，提高數據安全管理。客戶檔案信息的管理必須依據嚴格的規章制度，確保檢查、督促、獎懲等措施的落實。客戶檔案管理人員的數據安全意識尤為重要，提高這些人的數據安全意識，加強防范措施是最重要的。確保人員具備了安全意識才能從根本上杜絕威脅數據安全的隱患。2）嚴格控制客戶檔案信息的知曉范圍以及查詢權限。客戶檔案信息的知曉人員及其查詢權限應該有嚴格的限制，尤其是那些重要的信息必須嚴格控制知曉范圍。做到無關人員不得接觸客戶檔案信息，不得查詢，不得復制。3）嚴格管理客戶檔案資料的查閱、調用等環節。客戶檔案信息的利用都應按照相應的規定做好各種登記、審批工作，對于重要的客戶信息的查閱還應注明查閱人身份、查詢用途等。做到重要數據信息在辦理審批手續之后方可進行調用。內部工作人員要本著不擴大知悉范圍和安全利用的原則。這些利用環節的管理要有專人負責，做好監督、監管工作。

（6）強化流程管理監管，完善流程管理的審批流程和監管措施。1）提高相關人員的安全意識，做好賬號和口令的保密工作。避免對外泄露自己的賬號、密碼，造成客戶資料外泄，誰泄露誰負責。定期進行系統賬戶進行梳理，對不再涉及業務系統使用的人員賬號予以收回禁用。2）規范使用人員的操作權限分配，不同崗位分配不同的角色，對應不同的操作權限。嚴格規范權限分配，做到角色一致、權責統一。

篇4

各區（縣）勞動和社會保障局、各職業介紹服務中心：

    為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經研究，在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現將有關問題通知如下：

    一、辦理在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員按提前退休工種退休的有關工作，按照我局《關于嚴格按照國家規定辦理企業職工退休有關問題的通知》（京勞社養發〔1999〕63號）的有關規定執行。

    二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業介紹服務中心或街道（鎮）勞動科按規定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區、縣勞動和社會保障局審批。

    三、各單位在審批時，要嚴格進行審查，以存檔前或失業前的檔案明確記載為準，后補的材料無效。

篇5

1.1對火電廠工程合同檔案管理工作的認知缺陷火電廠普遍存在多項工程同時進行、項目跨專業等特點，這給合同檔案管理帶來相當的難度。

1.2火電廠工程合同檔案管理工作的缺陷由于電廠內部各個項目所在部門只注重合同對正在進行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及歸檔。這樣一來，合同檔案材料由于人為等因素會損害了有效文字等情況。

1.3各類火電廠工程合同檔案文件資料的缺陷在合同檔案的管理過程中，我們往往只關注合同檔案的收集、保存、歸檔、管理等環節，而忽略了合同本身的質量，必須確保各類合同文件資料的完整性和真實性。不少合同缺少某些重要的條款，在實施過程造成工程缺陷和漏洞，影響工程質量，運行后造成不安全事件發生。

2.加強火電廠工程合同檔案管理的措施

2.1提高對火電廠工程合同檔案管理工作的重視程度在合同簽訂之前施工單位應對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行火電廠工程合同的策劃，為報價、工程預算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。當合同簽訂后，應該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施保證體系。第一，建立外包工程管理平臺。各有關單位的所有合同檔案管理專職人員及時錄入工程立項、資質審查、入場管理、施工監督和竣工驗收等管理環節信息，對各項施工工程進行在線管理和監督，確保各項合同檔案信息準確、完整。第二，建立合同網絡審核體系。確保簽訂的合同符合《合同法》及與其他法律、法規有關的內容以及所涉及到合同的規定，明確發承包雙方各自的權利義務，保證工程施工質量，不發生合同糾紛。

2.2各類火電廠工程合同檔案文件資料必須真實完整合同檔案是工程建設檔案的重要組成部分，是反映工程建設真實情況的基本資料，是工程項目竣工驗收的重要依據。第一，建立合同管理平臺。將合同的基本信息，如檔號、合同名稱、合同編號、簽定日期、合同多方責任者、合同屬性、合同金額、履行情況、合同整理互見號等子目錄項進行詳細著錄，在同一個工程的各類合同后用括號統一著錄工程的名稱或統一的工程編號，確保火電廠工程合同收集完整，歸檔及時。實行發包單位和承包單位分級管理，除做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作外，要建立起一個與企業組織機構及管理模式相適應的、信息暢通的、穩定的合同管理人員網絡體系，確保人員有效到位，保障工程施工合同歸檔渠道的暢順。第二，加強合同管理人員培訓，使檔案人員應充分利用信息時代的資源，通過計算機對合同檔案特別是建設工程施工合同、大、小修技改項目施工合同檔案進行管理，并實時錄入、更新管理過程的信息，確保合同檔案信息性便捷和準確。與此同時，合同檔案管理人員還應提高防范意識，加強合同檔案管理的保密工作，維護火電廠自身的合法權益。

2.3火電廠工程合同檔案管理工作必須規范有序合同檔案管理是一個環環相扣的過程化管理，任意一個環節不規范就可能造成檔案的失實或缺失。為此，各有關單位相關專業管理部門應通力協作，共同做好相關的工作。第一，合同履約責任部門負責收集、整理合同履行過程中的各類原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權利義務終止后，及時將全套合同資料提交合同主管部門歸檔。第二，合同主管部門按規定及時將合同檔案移交公司檔案室存檔。合同檔案資料包括合同協議書、合同條款、有關紀要等文件。招標項目還應包括招投標的全套檔案資料。第三，基建火電廠工程合同由合同主管部門整理按規定及時移交公司檔案室，歸入基建檔案，機組大、小修和部分日常維護項目，外包合同由生產技術部整理成冊移交公司檔案室，歸入生產檔案。合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時，要按規定辦理好借閱手續，并及時回收，以免檔案遺失或損毀。

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Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。

2 企業合同檔案建立的必要性

企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環境的影響

隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。

2.2 內部發展的需求

企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。

3.2 合同檔案的管理不規范

現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。

3.3 合同檔案質量有待加強

現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。

4 深化企業合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。

4.2 規范企業合同檔案科學管理

現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。

在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。

企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系

《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。

5 結束語

在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。

參考文獻

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[2]《中華人民共和國合同法》

[3]盧麗云 《芻議合同檔案管理工作中問題和改進措施》 企業文化 2014（04）

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[9]樊抒婷 《論檔案信息化建設》 長安學刊 2010年第1卷第1期

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筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。

篇8

合同管理是保障建設工程勘察設計有序進行的依據，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設工程行業中，也在合同管理方面提出了新的規章、規范，充分發揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項重點的工作，與合同應用存在直接的聯系，建設工程勘察設計中，必須全面落實合同管理措施，便于完善合同的實踐應用。

一、建設工程勘察設計的合同管理措施

建設工程中，為了規范勘察設計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實《建筑工程勘察設計合同管理辦法》，要求建設工程嚴格按照管理辦法控制勘察設計。建設工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點分析建設工程中，勘察設計合同管理的措施。

1、細化合同管理的辦法

合同管理措施中，需根據建設工程勘察設計的實際情況，細化合同管理的辦法，嚴格劃分勘察設計中的技術責任，利用合同的方式規定相關的權益，同時確保權益的合法性[1]。首先建設工程在勘察設計中，依照規定內容，要求雙方簽訂合同，合同內的條例對工程中的新建、改建等都存在規范性；然后按照建設工程市場的實況，規定合同管理，以免合同中出現違規的內容，確保合同管理的細節部分；最后依照合同中的條例，細化雙方的責任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進行約束，主要是針對可能發生的糾紛，提前進行規范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設工程勘察設計的實踐需求。

2、強化合同管理監督職能

監督職能是合同管理中的有效措施，發揮合同在建設工程勘察設計中的作用。由于建設工程現場的環境、地質不同，所以不同建設工程內，勘察設計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監督職能的方法，有利于輔助合同內容，為建設工程勘察設計提供指導策略，促使勘察設計能夠與周圍的自然環境、地質環境保持和諧性[2]。

3、深化合同管理的法規控制

法規控制是勘察設計合同管理中的一項方法，因為建設工程勘察設計中，雙方簽訂合同后，合同已經具有法律效應，采用法規控制的方法管理合同，可以充分發揮行政部門的責任，維護勘察設計現場的秩序。建設勘察設計中出現違法行為時，行政部門可以要求司法機關依照合同進行審判，如果當事人對處罰有異議，也可實行復議或訴訟，表明法規控制管理方法的公平、公正，也能體現出合同的執行權力。目前，各地區建設工程勘察設計中的合同管理，非常重視法規控制的應用，以此來規范合同的管理方法，提高合同管理在建設工程勘察設計中的規范性水平。

二、建設工程勘察設計合同的檔案管理方法

建設工程勘察設計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務的特性，而公款支付、經濟處理等事務，都是由勘察設計合同進行調解的，為了提高建設工程勘察設計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實檔案管理方法，服務合同管理措施的應用。

1、收集合同檔案的資料

檔案資料收集，是合同管理的基礎部分，全面收集合同中的資料、內容，考慮到經營業務的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應該保障勘察設計的真實性，以便確保收集資料的完整性，預防合同丟失或缺陷[3]。建設工程勘察設計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規劃檔案中的材料內容，隨時做好接收資料的準備。

建設工程勘察設計單位，遵循資料收集的相關要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發揮合同管理的實踐價值。一般情況下，建設工程勘察設計中的合同管理，進行收集的材料有：（1）勘察中標時的資料，包括勘察地點、費用以及方案，經相關部門簽字認可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。

2、歸檔合同管理的資料

合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設工程勘察設計的合同管理中，不僅要管理合同的相關事宜，還要對文件資料進行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內容的主要依據。因為勘察設計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經辦部門，沒有實現系統性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實現合同管理的系統化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進行收集，以免合同資料管理時出現缺陷。

合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實性，存有缺失的合同資料，不能進行歸檔管理，要求經辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。

三、建設工程勘察設計合同管理的實踐分析

建設工程勘察設計合同管理的實踐，規范了合同管理的行為，一方面維護合同本身的價值，另一方面規劃合同管理的手段。

1、委托方的合同管理

合同中規定，建設工程勘察設計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負責工作資料的真實性。合同管理時，根據委托的內容，執行相關的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術的規劃，并且附圖，提供勘察設計中的技術資料。

2、承包方的合同管理

承包方的資質、能力要符合委托方的要求，由建設工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關系。委托方的合同管理中，應該遵循合同的現行標準，承擔相應的設計工作，如承包方違反合同而造成經濟所示，按照合同中的違約規定進行賠償。

3、合同文件的編制管理

建設工程勘察設計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負責承包方實際工作中的增加費用，嚴謹管理由合同變更引起的費用或責任問題。

4、勘察合同的監督管理

監督管理實踐中，落實勘察設計合同中的內容，監督合同管理的執行力，保障雙方的權益，體現合同管理的實踐職責，完善合同管理中的實踐活動，保障建設工程勘察設計的優質行為。

結束語：

合同管理對建設工程勘察設計具有基礎維護作用，輔助解決勘察設計中的合同糾紛，提供相關的依據。合同管理的工作內容，符合勘察設計的特殊性，在管理措施中實行檔案管理方法，同時結合條例應用，強化合同管理的工作內容，發揮合同管理的作用，體現合同管理措施應用的積極性。

參考文獻：

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中圖分類號：K826.16 文獻標識碼：A 文章編號：

建設工程合同是承包人進行工程建設，發包人支付價款的合同。是指由承包人進行工程建設，發包人支付價款的合同，通常包括建設工程勘察、設計、施工合同。

一、建設工程合同的管理內容

在我國建設工程項目從立項開工到竣工檢查過程中，工程合同管理工作需做到以下幾點。

（1）建立工程合同管理的體系及管理制度，同時建立健全相關的合同管理檔案制度。

（2）在建立工程合同簽訂關系之前，需持以認真嚴謹的工作態度，以事前做好相應的市場預測、資訊調研等準備工作。

（3）在工程合同簽訂中，需要進行嚴格管理。由于簽訂工程合同是一種法律行為，簽字雙方要擔負一定的權責，責任雙方必須以嚴謹的態度擬定合同的內容條款，同時確保工程合同的合法、公平原則。

（4）在責任雙方簽訂工程合同后，要認真履行合同相關的內容要求，按照合同內容對在建設過程中發生的相關變更索賠事件和合同糾紛事件予以及時處理。

二、建設工程合同的分類及要求

工程合同通常都貫穿于工程項目的整個建設過程中，尤其是大、中型建設項目，需要從立項開始經歷一個異常繁雜的過程。我國建設工程中合同類型可分為以下4 種。

（1）建筑工程勘察設計合同。建設項目的項目責任人要在與設計單位代表完成事前的勘察及設計任務后，明確責任雙方的權利及義務，合同內容通常涉及有關的基礎資料、勘察設計文件、質量控制要求及實體工程造價等。

（2）建設工程委托監理合同。建設單位派請具有相關資質的監理機構代表為權利代表，對工程項目實體建設過程進行全程監督與管理。簽訂的建設工程委托監理合同的內容一般涉及監理對象、雙方責任主體的權利以及其他一些相關的內容，而合同要求的工作內容是通過監理機構為建設項目提供高質量的技術服務。

（3）建設工程承包施工合同。建設工程承包施工合同是承包責任人履行施工任務的依據性文件，其內容主要包括工程范圍、施工工期、開工與竣工時間、工程施工質量及驗收標準、工程造價成本、技術資料的交付時間、材料及設備的供應、質量保修范圍、保質期和雙方互相協作條款等。

（4）建設工程物資采購合同。建設工程項目的物資采購合同具有一般合同的法律約束力，它指的是具有平等主體的自然法人、其他物資組織之間為實現建設工程項目的物資買賣關系而建立的關于供求雙方相互權利與義務關系的文本協議。

建設工程合同管理要求。建設工程合同需要合法的管理與維護，以防范在建設工程中出現的合同風險，這也對相應的工程合同管理工作提出了一定要求。簽訂工程合同的主體必須具有相應的法人資質，并且要求法人必須是能夠獨立承擔風險責任的企業組織。不具有資質的其他部門、機構以及自然人不能私自簽訂合同。因此，在簽訂合同之前應對簽訂合同的當事人的資質和資信能力進行全面調查，以確保簽字的法人單位有能力履約工程合同；簽訂的工程合同需以書面形式表達，其內容要包括當事人的名稱、住所，合同的抬頭、落款、公章以及簽字當事人提供的資信情況與載明的當事人的法人名稱、住址要保持一致。

三、建設工程合同在工程中的作用

本文主要以建設施工合同為例分析建設工程合同在工程中的重要作用。建設施工合同是建設項目業主與承包人需共同遵守的具有法律效力的技術經濟文件，具有特殊性和繁雜性。在簽訂施工合同之后，為實現工程建設目標，建設單位與施工單位在協議中都會明確雙方的相互權責與義務關系，因此，在履約過程中都要以施工合同的內容要求作為主要依據，并將其作為業主單位進行項目建設，撥付計量款，控制施工質量、工期和成本，以順利促進工程建設項目活動的重要憑據。由此可見，一份內容全面的施工合同將對實現質量、進度和成本目標起到事半功倍的效果，同時也會對規范工程管理和提高管理效率起到較好的促進作用。

四、加強工程合同管理的措施

為加強合同管理，提高合同質量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業的合法權益和提高企業經濟效益，應做好以下幾方面的工作：

（1）增強管理人員的檔案意識

做好工程合同的管理工作，意識是關鍵。首先要爭取項目經理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務，以及依法利用合同檔案的權利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質與要求，對合同管理工作起著至關鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎和基礎前提。

（2）建立完善的管理制度

企業必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設就應該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設置相關的機構部門與管理人員，并構建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應建立一套可靠的管理方針和實施細則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責，保證日常工作的規范，充分發揮工程合同在工程各個方面的作用。

（3）加強合同信息化建設

伴隨現代化科學技術的飛速發展，計算機網絡技術和新型載體的應用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術建立合同管理系統，如合同檔案庫、合同分析系統等。工程建設應該運用這點，充分利用先進的科學技術，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數據庫，加快合同信息化建設的節奏，全面提升工程的檔案管理水平。

（4）加強專業知識的培訓

要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質、能力的培養不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業知識，全面了解合同的內容、特點、規律和方法，又要學習了解相關的管理法規，增強對工作崗位的責任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現行合同管理專業知識的培訓工作，使工程從由始至終都規范化、標準化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質量。

（5）嚴格控制竣工驗收關

一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應有的作用發揮出來。

五、結論

對于工程建設項目，需要事前分析施工合同履約過程中的風險因素，對風險大的工程更要強化合同分析工作，以避免或減少合同風險因素帶來的問題。

參考文獻：

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一、企業合同管理制度的內容

1.合同審批制度

企業合同的審核內容主要包括：（1）合同簽訂的根據是否可靠，準備的文件與材料是否齊全；（2）合同涉及的項目條款是否到位，資金是否合理合法；（3）合同之中的相關指標與技術是否與國家規定相符；（4）合同約定之中的費用是否與有關規定相符，是否能夠達到合同目的；（5）簽約對方是否具備簽約資格，如有簽約人看其信譽如何；（6）合同中的具體條款中的權利與義務對簽約雙方是否公平等。

2.授權制度

企業的合同管理制度是在合同的簽訂與履行中逐漸樹立起來的，對于合同的談判、簽署等都應該有具體的履行、負責人，而且一定要有實際可行的具體規范。根據合同的性質與標準開展權力的劃分，明確授權的對象與范圍，實現權責統一，確保合同管理的科學性與有序性，有助于對合同開展綜合的管理，便于以后追究相關責任。

3.合同報告制度

合同報告制度是有效確保企業健康運行的一個有效方法。合同報告制度主要包括：在企業會議中實施匯報制度；在合同訂立階段，有關部門應根據擬定的合同、具體的職員與相關分配等，在會議中向決策領導予以匯報；在合同起草時期，相關部門應把草擬中出現的問題向有關部門進行請示與匯報；在合同談判時期，相關負責部門與工作人員應該對談判的對象予以主體資格審查并予以匯報。只有建立起報告制度，才可以有效確保企業合同管理的高效性與透明性，有效避免相應的風險問題。

二、企業合同簽訂要點和履行中的管理

1.合同簽訂的注意事項

如果企業合同簽訂的流程不夠規范，簽訂的合同之中相關約定不夠清晰，或者文字的表述不夠準確，將會使企業落入合同詐騙的陷阱，導致經濟與責任的糾紛，從而給企業帶來巨大的損失。所以，在合同簽訂過程中，一定要予以注意。（1）合同簽訂之前應該由企業風險控制部門草擬合同的范本，然后由合同的主管單位依據實際情況在合同之中填寫金額、數量、單價以及費率等信息。（2）由合同談判以及合同主辦部門確認合同內容。如果是重大的合同，則需要風險控制部門相關人員加入到合同談判之中。合同談判牽涉到別的部門的情況下，其他部門的人員也應該積極配合。對于已有模板的合同且合同內容與條款和實際業務符合時，則應該由合同的主辦部門填寫合同，合同一定要通過書面形式確認。

2.合同履行過程中的監督管理

通過監督管理合同的履行情況，能夠在第一時間了解合同的執行狀況及合同中存在的問題，能及時掌握出現的問題，從而為風險控制提供一定的時間，能有效減少甚至避免違約情況的出現。合同履行的監管主要包括以下內容：（1）合同簽訂之后，合同的主管部門應即刻與相關部門聯系，準備并履行合同的相關工作；（2）合同在簽字、蓋章，而且在約定的生效條件實現之前，不可以實際履行。在簽訂的合同生效之后，合同相關人員應全面履行合同內容；（3）公司任何人員發現當事人不根據合同約定履行義務時，應該即刻通知主辦部門，然后主辦部門應該根據相關法律對當事人進行書面催促或者提出索賠等。在提出催促函或者提出索賠時，都應該經過風險管控部門的審核；（4）各部門或人員在收到對方的催促函與索賠函時，都應該馬上交至合同主辦部門，然后由風險管控部門協調主辦部門予以適當處理。

三、企業合同檔案管理的主要環節

1.建立合同檔案范圍

合同檔案管理首先應該確定合同檔案的范圍，主要包括：合同的正本與附件的原件以及復印件；合同審核材料；資信調查材料；合同談判、簽訂一直到履行過程中的信函、電子郵件、傳真等；爭議處理中產生的和解協議書、決定書、民事談判書；合同履行中所簽訂的補充協議等。這些資料都應該以存檔的形式保存下來。

2.履行合同檔案保管的要求

在企業合同履行完成或者合同的權利與義務終止之后，相關主管部門應及時整理出合同檔案，然后根據合同編號，備全合同檔案資料，然后向相關行政部門提交一份材料清單，通過行政部門確定之后，由合同的主辦部門移交給相關行政部門合同原件，然后由行政部門予以裝訂保存。

四、結語

現代企業合同管理制度已經不是約定、承諾以及簽訂等簡單的內容，其是科學、全方位的企業管理制度中的一個重要組成部分。科學、有效的企業合同管理制度能夠提高企業的管理水平，為企業帶來較大的經濟效益。

作者:張薇 單位:中國航發四川燃氣渦輪研究院

參考文獻：