導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇干部檔案管理的重要性，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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一、信息化視角下干部檔案管理的重要性

隨著我國干部管理水平不斷提升，干部檔案管理的重要性也日趨凸顯，干部檔案的科學管理和規范決策，對于企業管理起著重要作用。

1.1干部檔案信息化有利于提升檔案工作服務質量

干部檔案工作的服務質量主要體現在能夠從以往的被動服務當中轉化為主動服務意識的提升，建立檔案的主要目的是利用檔案服務于管理，進而滿足企業管理的具體需求，這也是檔案管理的靈魂所在。在信息化的背景下進行檔案管理，能夠提升檔案搜查的速度、改進查閱的方式，有利于提升工作服務質量的同時進行嚴格保密。

1.2干部檔案信息化有利于提升干部信息整合水平

信息化的干部檔案主要依賴于電子計算機和網絡進行分析處理數據，能夠最大程度的實現檔案信息的批量化科學化處理整合，這一方面能夠令檔案管理人員提升工作效率，另一方面也能夠提升工作信息整合的準確性。整合水平的提升主要體現在干部個人信息的準確性和運轉速度的提升上。Ⅲ

1.3干部檔案信息化有利于提升檔案保存價值

信息化的管理有利于完整進行檔案信息的開發和研究，進行檔案保存價值的挖掘和分析，同時也能夠通過建立信息庫的方式進行及時更新和存儲維護，真正令干部檔案信息成為一種具有保存價值的資源。通過電子計算機的方式進行信息處理，有利于提升干部檔案信息的保存價值、完善其保存體系，提升工作的準確性和時效性，推動企業管理質量的提升。

二、信息化視角下干部檔案管理創新機制探討

由于我國信息技術領域不斷取得進步，干部檔案信息化的程度也在不斷加深，這就引起了信息化視角下干部檔案管理創新機制的探討，創新也是當前干部檔案管理中不容忽視的重點問題之一，規章制度的完善是進一步提升干部檔案管理水平的基礎，經費、人員等軟硬件的提升也是檔案管理的重要前提，要推動信息化視角下干部檔案管理機制的創新，首先就要從以下幾個渠道人手，推動干部檔案信息的建設和發展。

2.1組織領導管理創新機制

通常，企業管理中干部檔案信息化過程中會存在工作內容繁雜、工作難度偏高，這就需要組織領導管理的創新，這樣才能夠保障信息化視角下干部檔案管理的創新發展。確立起科學的干部管理信息化流程，成立完整的權責分明的信息化工作小組，對于工作中發現的問題進行及時溝通和止損，保障領導機制的完整性和科學性，防止問題的發生。從多個角度進行資金的補充和籌措，保障干部檔案建設和系統經費來源的穩定。

2.2標準規范創新機制

對于干部檔案管理而言，建設的標準規范的科學程度、數據庫穩定性、協議的安全性，都直接影響到干部檔案管理的質量，尤其在當前，發展干部人事檔案系統當中，應當堅持以下幾個原則，建立完整準確的電子檔案規范要求，明確檔案的項目、質量和規格大小：其次應當建立完善的數據保護協議，建立科學的照片存儲技術標準；再次應當進行編程協議管理；最后要制定統一合理的的網絡傳輸協議。

2.3系統日常管理和維護創新機制

在進行干部檔案日常管理和維護的過程中，應當根據方便實用的原則進行維護，盡量發揮出電子信息系統的優勢，對于干部任免表格、調動表格以及工資年限考核表格進行加密處理，重視人動對于系統的重要意義，認識到年度考核以及退休年齡可能導致的數據變動。保障干部實現常態化和精確化更新，保障資料能夠得到日常管理和維護創新。

2.4系統安全管理創新機制

對于系統的關注點，首先應當放在安全問題上，與此相對應的是，干部檔案的信息共享是進行檔案建設的一個重要目標。在進行信息化處理的過程當中，發生檔案信息泄露的問題風險也在不斷提升，相關的技術主要包括虛擬網絡技術等，其中任何一個環節都可能成為系統安全管理的臨界點，為干部檔案管理帶來安全威脅。

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檔案管理工作是單位進行人力管理等各方面活動的基礎，而關于老干部的檔案管理工作更是其中的重點。尤其是一些退休老干部，在實際進行檔案管理工作的過程中，由于相關的人員已經不在崗位，極容易出現檔案管理中的疏漏。這種情況下檔案管理人員就難以對遺漏的人員進行檔案資料的更新和有效管理，最終就會影響對退休干部的管理和服務。下面就檔案管理在退休干部管理工作中的作用進行分析。

一、檔案管理工作在退休干部管理中的作用

通過有效的實施檔案管理，能夠使退休干部的檔案資料的保密性得到保證。另外加強對退休干部的檔案管理工作，能夠保證檔案的有效性和及時更新，這樣就能確保相關的政策能夠落實到每一位退休干部。最后，加強檔案管理能夠使退休干部的合法權益得到保證，這樣就能使其的正常的生活得到保障。

二、強化退休干部檔案管理工作的措施

1.強化對退休干部檔案管理工作的意識

從目前單位對于退休干部的檔案管理工作現狀來看，相關的管理部門普遍對退休干部的檔案管理工作沒有引起足夠的重視。這就需要在實際的工作中，首先提高單位在檔案管理方面的認識，具體可以通過在單位進行相關知識的宣傳和培訓，對普通干部在檔案管理的重要性方面要進行講解，這樣就能使單位在檔案管理工作中引起高度的重視，尤其是針對一些退休干部，需要將相關的檔案管理制度進行講述，這樣就能使退休干部感受到單位對其的關心，對促進單位更好的發展有積極的作用。

2.提高檔案管理工作人員的整體素質

就我國當前對于退休干部的檔案管理工作來看，普遍存在管理人員綜合素質低下的情況，專業技能幾乎都存在相當大的差異。針對這一問題，在實際的工作中，首先需要對檔案管理部門的所有工作人員進行清查，對于工作經驗較長，并且具有一定工作能力的工作人員需要加強培訓，通過這種方式能夠促進其更進一步的提升自身的工作能力以及綜合素質，對于存在的不能早做到“在其位謀其事”的工作人員，需要從管理部門進行清除，這樣才能使檔案管理部門工作人員的整體素質得到保證，對促進檔案管理工作質量以及效率的提高有積極的意義。除此之外，還需要進行一定的激勵制度的建立，通過建立激勵制度能夠激發員工的工作積極性，對促進其工作水平的提高也有一定的促進作用。

3.檔案管理制度的完善

由于當前關于退休干部的檔案管理工作沒有一個健全的管理制度，這種情況下就很難實現對退休干部檔案的有效管理。針對這一問題，相關部門必須充分的認識到關于退休干部檔案管理工作的重要性，確保能夠為其建立一套完善的檔案管理制度，這樣才能保證在進行檔案管理的過程中做到有章可循，有據可依，從而就能有效的促進退休干部檔案管理工作質量的提升主要的制度有：在具體的實施中，首先需要對檔案的歸檔制度建立相應的制度，對于歸檔的范圍、時間以及相關的工作要求都需要進行明確。另外，對檔案管理工作進行保管制度的建立和健全，進行檔案保管制度的建立，具體包含在檔案的存放、保護和相關設備的管理等。關于檔案的保密制度也是一個相當重要的部分，在實際的工作中，需要根據不同的檔案類型，對其的調閱權限等進行分別設定，同時還需要注意關于檔案內容方面的加密問題。最后，在檔案的利用方面需要進行相關制度的建立，使檔案利用的具體范圍、手續以及方式等能夠得到保證。

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檔案管理工作的一個重點內容就是對干部人事檔案的管理，特別是在當前的新時期下，關于干部人事檔案的管理工作需要進行逐步的創新與發展。因為，當前的干部人事檔案管理的文件形式已經進行相應的改版了，而對于干部人事檔案材料的整理與收集的方式也發生了一定的變化。因此針對于此，在新時期下，改變傳統的干部人事檔案的身份性和體制性的弊端，適當引入科學的人事檔案制度是一項勢在必行的工作。在新時期下做好干部的人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案管理工作的指導作用，不但能夠促進我國干部人事檔案管理工作的順利進行，還能夠為干部工作提供重要的基礎作用。

一、 干部人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是干部人事工作的重要內容，是公道正派選人用人的重要基礎，在現代人事管理中具有十分重要的地位。其所涉及的是對干部信息資源管理的工作。其中，干部人事檔案是對干部的各種人事活動的實際情況進行詳盡細致的記錄，是干部個人的成長過程及業務水平以及各種獎勵懲罰等情況詳細的記錄。人事檔案記錄著每個人的成長歷程，是每一個人成長階段最真實的寫照。可以毫不夸張的說，人事檔案管理早已經成為了現如今人力資源管理的重要工作內容之一。

干部人事檔案管理工作則是對干部的各種成長資料進行整理、收集和統計保管的一系列工作。所以，干部人事檔案管理的內容應該包括各個干部歷年的工作經歷以及其職稱等各方面的內容。在各個單位辦理離退休或者保險事宜的時候也需要應用到干部的人事檔案。因此，在新時期人力資源管理工作方面，干部的人事管理工作具有十分重要的實踐意義與現實意義。

二、新時期干部人事檔案的問題

（一）對人事檔案改“年齡”

目前干部人事檔案的管理工作中存在著很多的問題，其主要表現為對人事檔案中的“三齡兩厲”進行隨意的更改。這里所說的“三齡”具體指的是干部的出生年齡、工齡及黨齡。在干部人事檔案造假的過程中，對這“三齡兩厲”進行任意的修改是最為常見的。因為，很多干部在面臨提拔任用或者是離退休的時候，對于這些“年齡“往往都有時間長短的限制條件。所以，很多干部為了達到個人私利，往往對自己人事檔案中的“年齡”進行隨意的修改，更有甚者將自己的履歷進行美化，經不起一點推敲。例如，翻看一些干部的人事檔案資料會發現有些干部甚至還在讀初中的時候就已經開始參加工作計算工齡了;有些為了能趕上提拔任職的年齡，利用職務之便違規串通管理人員更改干部檔案原始材料;這些令人啼笑皆非的造假都是目前干部人事檔案管理中存在的造假現象。

（二）對人事檔案改“兩歷”

目前，對于干部人事檔案管理工作中存在的問題還包括部分干部對自己的“兩歷”進行任意的更改。這里所說的“兩歷”具體指的是干部人員的履歷和學歷。很多的干部為了達到個人目的，往往就會利用其跨地區調動的時機對自己的學歷和履歷進行造假。因為往往在進行干部跨地區選撥和任用的過程中，會對干部的學歷或者是在基層任職的時間有著一些特殊的要求。而在此時，有的學歷不夠或者是基層時間工作不夠的干部就會突擊造假，在自己的人事檔案中虛構一些基層工作經歷或者是捏造一個假文憑。由于此后干部就將到異地任職，審核人員對于干部之前的履歷也不甚清楚，這樣就導致了很多的異地上任的干部在“神不知鬼不覺”的情況下讓自己的履歷豐富了很多或者是讓自己的學歷高了不少。

（三）對人事檔案改“身份”

目前，干部人事檔案管理工作中存在的問題還包括改“身份”這一現象。這里所說的“改身份”指的是部分干部為了使自己的親屬或者是子女等能夠進入公務員行列，而采取的一種的造假手法。例如，在過去某干部要讓自己的女兒進入某政府部門，其首先讓其女兒冒充成為某倒閉國企的職工，然后憑借其國企人員的身份進入事業單位工作。最后等到時機成熟后，在通過借調、交流等方式使其進入政府部門并納入公務員編制。

三、新時期干部人事檔案管理的方法

（一）加大檔案管理工作的重視度

新時期下，要想做好干部人事檔案管理工作就必須對干部人事檔案工作保持高度的重視。首先，要加強對檔案管理的重視程度就必須讓檔案的管理人員在較短時間內對各個干部的工作履歷等進行一個較為詳細的了解;其次，還應該對干部人事管理工作進行相對長期與短期的工作規劃和專業學習培訓;最后，對干部人事檔案管理工作中出現的各種問題要進行及時的解決，杜絕問題的嚴重化、擴大化。

（二）提高檔案管理人員綜合素質

新時期下，要想做好干部人事檔案管理工作就必須全面地提升干部人事檔案管理人員的綜合素質。因為，干部人事檔案管理人員的綜合素質和業務能力的高低直接決定著檔案管理工作的成效與否。因此，只有具備扎實工作能力、強烈責任心且具有奉獻精神的人才能很好地完成干部人事檔案的管理工作。這種職業的客觀要求首先使得從事干部人事檔案管理的工作人員必須從主觀上熱愛自己所從事的這項工作，因為只有喜歡這份工作，才能給予這份工作足夠的重視。

其次，需要人事檔案管理人員不斷地提升自己的能力素養，并在工作中嚴格遵守各項法律法規、規章制度，嚴防檔案的人為造假或泄密。

再次，干部人事檔案管理人員還必須緊跟時代的步伐，更新自己的知識架構，學習和掌握與計算機和網絡技術有關的知識，以適應新時期下數字化檔案管理的新要求。

最后，人事檔案管理的主管單位還要定期對從事干部人事檔案管理工作人員進行相應的培訓，使得這些檔案管理人員通過培訓增強自身的工作能力，從而使得單位的干部人事檔案管理水平更上一個臺階。

（三）加快檔案管理工作的現代化進程

新時期下，要想做好干部人事檔案管理工作，加快檔案管理工作的現代化進程是一個必不可少的重要環節。首先，各個單位應該根據自身的情況，加大對于現代化檔案管理設備的投入，逐步為單位的干部人事檔案管理建立起相應的數據系統。

其次，干部人事檔案管理人員可以利用計算機或網絡等信息設備開展一些更高層次的服務，同時還可以啟動干部人事管理檔案的電子信息化管理系統，以此來提高單位干部人事檔案管理的現代化水平和信息化水平。

最后，在加快干部人事檔案管理的現代化進程中，應該加大對于檔案管理軟件系統的使用力度，因為軟件系統的使用既能夠有效地提高檔案管理的檢索速度和查詢速度，還能夠使得檔案管理人員在不接觸檔案的過程中就能完成相應的工作。這樣就能大大地提高了干部人事檔案的安全性和保密性。

（四）加強干部檔案專項審核工作

新時期下，要想做好干部人事的檔案管理工作還需要加強對干部檔案的專項審核工作的力度。首先，各個檔案管理單位和管理人員要嚴格遵守各項管理制度，嚴格把關檔案審核的每個環節;嚴格執行“三齡兩歷”等方面的審核工作。對于干部人事檔案材料上涂改或者是造假等問題予以一律嚴查。

結束語

在新時期下，干部人事檔案管理對于每個單位的人事管理工作都有著極其重要的作用。因此，面對如今人事制度改革的新局面就必須要求單位及相應的檔案管理人員對干部人事檔案管理中存在的問題進行及時的調整，并在檔案管理的過程中盡量多使用信息化的設施設備，只有這樣才能使得我國的干部人事檔案管理工作的整體水平得以提升。（作者單位：貴州省貞豐縣人力資源和社會保障局）

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2015年8月28日

一、機關事業單位干部人事檔案管理現狀

山東省機關事業單位目前仍沿用傳統的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權限，由主管的組織或人事部門進行統一管理，多數單位是由負責人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統的手工模式層面，尚未大規模采用現代化的電子技術手段建立電子檔案數據庫，導致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復勞動現象嚴重。在檔案審核和干部基本信息認定方面，很多地方和單位仍沿用舊時的標準，未能及時更新檔案管理人員的知識技能，導致某些干部的基本情況和個人經歷等信息不準確，甚至不真實。

2014年底，省委組織部下發了《全省干部人事檔案專項審核工作實施方案》，全面部署了針對山東省公務員、參照公務員法管理人員、國有企事業單位人員的檔案專項審核工作，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員及社會關系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實準確，對干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。

二、機關事業單位干部人事檔案管理中存在的問題

（一）有關方面對人事檔案重要性的認識程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認識不充分。檔案管理工作常常被認為僅僅是紙質材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務。導致檔案工作常常處于被動應付狀態，用哪本查哪本，調哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對檔案不夠重視。有些干部認為自己沒有晉升空間，檔案對自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會入檔，因此填寫時態度較隨意，經常有誤填漏填現象。殊不知檔案信息與個人的工資獎金、福利待遇、勞動保障、組織關系等密切相關，更關系到干部的晉升、調動、退休等重要環節，具有法律效用。

（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項專業性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實則對從業人員素質要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責任心，又要有檔案工作和人事工作的經驗背景，還需要優秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業的庫房和硬件設備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業人員年齡兩極分化嚴重，大多沒有檔案管理的專業知識，上崗后也未受過系統的檔案管理培訓，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎性工作，對干部信息的甄別、審核、認定等重要環節的工作力不從心。

（三）檔案材料的完整性、準確性、真實性有待提高

1、檔案材料填寫不規范，內容不一致。干部人事檔案中最重要的內容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），學歷學位、工作經歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個人填寫的檔案材料中，經常出現以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認定工作增加了不必要的麻煩。

2、檔案中基本信息有涂改造假現象。隨著近些年干部人事檔案造假現象屢屢曝光，干部檔案的真實性問題成為關注焦點。有些干部早年因為入團、參軍或招工年齡不夠將年齡改大，工作后又將年齡改小；有些干部為了達到爭取提拔機會、延長任期等目的借助職務之便將年齡改小、學歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調動，從企業到事業單位再到機關，一步步解決編制問題。檔案造假現象之所以層出不窮，一是因為違規成本低，發現造假一般僅是黨紀處理，甚至只是政治前途暫時受阻；二是因為缺乏糾錯機制，一旦發現問題，怎樣啟動調查程序、由誰調查、怎樣調查，整個過程執行起來隨意性較大，缺乏制度化、標準化的流程。

3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實際情況有出入。檔案材料內容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實完善檔案內容，才能客觀地全面反映干部的真實情況。檔案的常規材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎勵材料等，非常規材料有干部在職上學取得的學歷學位材料，職務職稱調整、調動形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個環節出現問題，都會影響檔案材料的完整性。例如，學歷材料一般要有入學、上學、畢業三個環節的系列材料才算完備，有的干部檔案中學歷材料只有畢業生登記表或者畢業證書復印件，材料不完備導致學歷認定工作較為困難。

4、檔案轉遞及材料收集過程中審核、把關不嚴格。干部人事檔案管理中會出現材料不完備、不真實的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴把關。一方面雖然管檔單位都會制定人事檔案管理制度，但是實際操作中往往執行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉入轉出干部檔案時，不出具介紹信，不辦理查借閱手續，不按要求填寫檔案轉遞單，不及時回復回執單等，形成檔案管理漏洞，導致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現象時有發生；另一方面由于檔案管理人員業務不夠精通、經驗不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準確、不真實的情況時，或沒有能力判斷甄別，或當時發現卻沒有及時處理，導致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續的檔案管理工作帶來一系列麻煩。

（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務也處于被動、滯后的服務狀態。有些單位甚至沒有專業化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術人才、建立先進的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數據更新維護不及時，經常出現各個庫的信息互相矛盾的現象。因此，當前干部人事檔案信息開發利用最大的難點在于能否開發一款可以整合信息、實現資源共享，方便更新維護、可操作性強的信息管理系統軟件。

三、解決干部人事檔案管理問題的對策建議

（一）提高檔案管理人員專業素養和業務水平，確保干部人事檔案的完整性、準確性、真實性

1、成立檔案管理中心，設置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業性和保密性，建議機關事業單位以局為單位，設立檔案管理中心，將全局檔案統一收集保管，配備專業的檔案庫房、整檔工具以及實現電子檔案信息化所需的硬件軟件設施。設置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護、信息錄入等工作。在人員選擇標準上，必須滿足政治覺悟高、責任心強、工作作風踏實嚴謹條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進行檔案和計算機方面的上崗培訓，建立一支專業的檔案管理隊伍。

2、嚴把檔案材料入口關，確保檔案材料及時收集、歸檔。在機關事業單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進行嚴格審核把關，按照干部人事檔案管理規范，把需要完備、需要補充的檔案材料及時通知到單位或個人，限期補充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規范和要求，應當制定詳細的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時應強調入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時歸入個人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時，應做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實、準確的個人信息。

3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉遞順暢。檔案管理部門在與干部個人溝通時，經常會出現干部不愿配合查找原始資料或補充欠缺材料的現象，有的是怕麻煩，有的是認為檔案不重要，缺材料也沒關系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時補充收集檔案材料。此外，還應當加強檔案管理部門與紀檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協調，加強本單位內部各工作機構在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協調，確保人事檔案及檔案材料轉遞順暢、收集齊全、歸檔及時。

（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統

1、做好檔案管理信息化前期準備，即做好紙質檔案的完善工作，這是建立電子檔案數據庫的依據和基礎。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進行二級分類，即將推行的電子檔案數據庫也將在檔案二級分類的基礎上進行。

2、著手建設干部人事檔案數據庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應該按照機關事業單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統，并對檔案管理人員進行相關的計算機技術培訓，使之熟練掌握數據庫的操作、使用和維護。

3、加強人事檔案信息動態管理，提高數據庫使用價值。檔案管理部門應制定規范的工作流程，及時做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實現信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對于上級部門要求報送的信息和數據，加快統計上報時效性。

4、嚴格安全保密制度，迎接網絡環境挑戰。檔案管理人員應嚴格遵守人事檔案管理的相關政策，對檔案資料的保密級別進行細分界定，運用計算機的加密功能對不同保密級別的信息進行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護工作，確保檔案資料的安全和完整。

主要參考文獻：

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檔案管理工作是單位進行人力管理等各方面活動的基礎，而關于老干部的檔案管理工作更是其中的重點。尤其是一些退休老干部，在實際進行檔案管理工作的過程中，由于相關的人員已經不在崗位，極容易出現檔案管理中的疏漏。這種情況下檔案管理人員就難以對遺漏的人員進行檔案資料的更新和有效管理，最終就會影響對退休干部的管理和服務。下面就檔案管理在退休干部管理工作中的作用進行分析。

一、檔案管理工作在退休干部管理中的作用

通過有效的實施檔案管理，能夠使退休干部的檔案資料的保密性得到保證。另外加強對退休干部的檔案管理工作，能夠保證檔案的有效性和及時更新，這樣就能確保相關的政策能夠落實到每一位退休干部。最后，加強檔案管理能夠使退休干部的合法權益得到保證，這樣就能使其的正常的生活得到保障。

二、強化退休干部檔案管理工作的措施

1.強化對退休干部檔案管理工作的意識

從目前單位對于退休干部的檔案管理工作現狀來看，相關的管理部門普遍對退休干部的檔案管理工作沒有引起足夠的重視。這就需要在實際的工作中，首先提高單位在檔案管理方面的認識，具體可以通過在單位進行相關知識的宣傳和培訓，對普通干部在檔案管理的重要性方面要進行講解，這樣就能使單位在檔案管理工作中引起高度的重視，尤其是針對一些退休干部，需要將相關的檔案管理制度進行講述，這樣就能使退休干部感受到單位對其的關心，對促進單位更好的發展有積極的作用。

2.提高檔案管理工作人員的整體素質

就我國當前對于退休干部的檔案管理工作來看，普遍存在管理人員綜合素質低下的情況，專業技能幾乎都存在相當大的差異。針對這一問題，在實際的工作中，首先需要對檔案管理部門的所有工作人員進行清查，對于工作經驗較長，并且具有一定工作能力的工作人員需要加強培訓，通過這種方式能夠促進其更進一步的提升自身的工作能力以及綜合素質，對于存在的不能早做到“在其位謀其事”的工作人員，需要從管理部門進行清除，這樣才能使檔案管理部門工作人員的整體素質得到保證，對促進檔案管理工作質量以及效率的提高有積極的意義。除此之外，還需要進行一定的激勵制度的建立，通過建立激勵制度能夠激發員工的工作積極性，對促進其工作水平的提高也有一定的促進作用。

3.檔案管理制度的完善

由于當前關于退休干部的檔案管理工作沒有一個健全的管理制度，這種情況下就很難實現對退休干部檔案的有效管理。針對這一問題，相關部門必須充分的認識到關于退休干部檔案管理工作的重要性，確保能夠為其建立一套完善的檔案管理制度，這樣才能保證在進行檔案管理的過程中做到有章可循，有據可依，從而就能有效的促進退休干部檔案管理工作質量的提升主要的制度有：在具體的實施中，首先需要對檔案的歸檔制度建立相應的制度，對于歸檔的范圍、時間以及相關的工作要求都需要進行明確。另外，對檔案管理工作進行保管制度的建立和健全，進行檔案保管制度的建立，具體包含在檔案的存放、保護和相關設備的管理等。關于檔案的保密制度也是一個相當重要的部分，在實際的工作中，需要根據不同的檔案類型，對其的調閱權限等進行分別設定，同時還需要注意關于檔案內容方面的加密問題。最后，在檔案的利用方面需要進行相關制度的建立，使檔案利用的具體范圍、手續以及方式等能夠得到保證。

4.檔案管理的信息化建設

在當前信息技術不斷發展的社會背景下，信息技術已經在越來越多的范圍內得到了應用，通過這種方式能夠有效的促進工作方式的不斷提高。因此在退休干部的檔案管理工作中也應該實現信息化，這樣就能有效的提高檔案管理工作的質量和效率。因為檔案管理工作本身就具有一定的繁雜性，如果單純的進行人工管理，不僅會造成時間的浪費，準確率也難以得到保證。綜上所述，在當前社會的不斷發展中，相關的政策也在不斷的完善，對于退休干部檔案管理工作的有效進行，能夠使退休干部的權益得到有效的保證，同時單位也能夠更加明確退休干部的相關信息，對促進單位更好的發展有積極的促進作用。

作者:陸江 單位:吉林省白山市江源區人力資源和社會保障局

參考文獻:

[1]鄭亞輝.高校干部人事檔案“三齡一歷”失真現象研究[J].淮北師范大學學報(哲學社會科學版),2014(6)

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（一）干部人事檔案改革管理制度不太全面。??前，缺乏全面的管理制度就不能正確對待管理工作，也無法達到預期的管理目的，更難以全面改革管理方式，導致人事資源管理中資源配置優化流程受到影響，難以提升高素質人才的流動效率，特別是高素質人才的流動直接影響企業人事干部檔案管理工作質量，所以說，人事干部檔案改革管理制度的不完善直接影響企業的檔案管理工作，從而影響企業的健康發展。

（二）干部人事檔案分類準確性不太高。分類就是將干部人事檔案材料，按照材料的主要內容或用途確定類別，干部人事檔案材料有的是按材料內容的主次關系來進行分類，有的是按形成時間來進行分類。干部人事檔案管理分類的不準確不利于企業干部人事檔案的利用及相關查閱工作的開展，同時對其進行整理過程中，檔案管理人員也極易造成干部人事檔案分類的不合理與不準確等現象。

（三）干部人事檔案信息化管理水平不太高。在實踐工作當中，干部人事檔案管理工作的信息化水平不高。管理工作人員自身的計算機能力薄弱，對于管理系統的了解不全面也不深入，所以，嚴重制約了檔案管理工作的開展。同時，干部人事檔案管理人員不能夠充分利用先進的技術手段，難以使計算機在檔案管理工作中發揮自身的價值。部分企業在干部人事檔案管理工作中加強了對電子管理系統的使用，但是它僅在對工作人員的基本信息記錄工作中發揮作用，卻很難對工作原件進行相應的收錄工作等，使用效率較低，所以，干部人事檔案的利用很難充分展現管理系統自身的實用性，這對于干部人事檔案保管工作的開展十分不利，而且會影響到工作開展的效率。

二、加強企業檔案整理工作的對策

（一）積極落實責任追究制度。為避免檔案的改動與丟失問題，用人單位應當積極構建檔案工作管理機制，確保責任追究制度的落實。同時，企業還應該加強對檔案材料轉入、接受等的記錄工作。首先，在借閱檔案時，應該由兩人以上持單位開具的證明向相關檔案管理部門進行檔案借閱申請，之后由相關領導對其進行相應的審批工作；其次，為了提高對檔案的使用效率及管理效果，企業各部門之間應該加強對檔案相關工作的協調溝通工作；最后，對于檔案的轉入和轉出，一定要確保其密封性，蓋密封章，另外，在各級審查單位審核完成以后，需要再次蓋密封蓋章。

（二）加強對檔案管理質量的提升。領導重視是做好檔案管理工作的關鍵，在此次干部人事檔案改版升級工作中，企業領導高度重視，加大了對干部人事檔案管理工作的支持保障力度。同時，對于干部人事檔案管理工作人員及領導進行明確安排，提高檔案管理工作人員的責任意識，明確其崗位的重要性，根據干部人事檔案改版升級，加強對檔案管理工作規范性及高效性的管理，從而提高企業檔案管理的整體水平。

（三）提升檔案管理信息化水平。我國檔案管理改革部門必須要提升其信息化管理水平，首先，要摒棄傳統紙質化管理模式，積極應用計算機管理設備與網絡信息技術；其次，企業相關領導及管理人員應該意識到干部人事管理電子化建設的重要性，加強對檔案管理工作中信息技術的應用，從而提高檔案管理工作效率；最后，檔案管理人員應該重視檔案管理電子化的建設工作，提升管理工作效率與質量，同時，還要提升人事干部人事檔案閱讀軟件質量，增強我國人事干部人事檔案管理改革工作效果。

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中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）1-279-01

加強干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據的基本信息。它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映[1]。

1 醫院人事檔案管理的重要性

醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。探討新時期醫院人事檔案管理的好方法，醫院領導要將干部人事檔案工作納入議事議程，為醫院領導決策等提供檔案信息服務。當前醫療體制改革在不斷深化，作為改革核心內容的人事制度改革也在不斷深人進行，醫院人事檔案管理是醫院人事管理的一個重要組成部分，它為醫院建設提供各類人才信息和用人依據，是醫院人才開發的重要資源，是醫院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。把干部人事檔案工作與醫院各項工作聯系起來，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，在主動服務和開發利用上下功夫。

2 建立醫院人事檔案管理制度

醫院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項必不可少的基礎工作。建立健全檔案管理的各項規章制度。加強人事檔案管理，促進檔案規范化，發揮好人力資源的管理作用，使人事檔案整理工作有章可循。但就整體而言，進一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責任制度，加大對人事檔案工作的監督檢查力，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，更好地發揮干部人事檔案的作用。我院按照上級《干部檔案工作條例》的規定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進行。

3 加強檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員要對檔案工作細致入微，建立接收檔案材料登記薄、借閱檔案登記薄，確保歸檔材料真實完整。做好檔案的管理工作，開發檔案信息資源和加速管理現代化的步伐，對于提高本單位管理水平，加快工作效率，利用檔案來為醫院建設服務，都具有積極的促進作用。提高檔案管理人員的素質、加強檔案人員的事業心、責任感，加強學習，提高業務素質，提高鑒別能力，對收集的材料要認真核實，做到認真、及時、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質量關，保證檔案的真實性、可靠性、完整性。

4 加快人事檔案管理的現代化

在人事檔案管理領域，須按照國家標準和行業標準來實現人事檔案管理現代化，也是人事檔案服務于人事工作和人事制度改革和發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，人事檔案工作的科學化、現代化包括管理手段和管理理念的科學化、現代化。充分借助計算機技術這一現代化手段，應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數據庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓、激勵計劃等，提升人力資源管理水平[2]。

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。醫院人事檔案管理數據庫、人事信息系統的建設是一項長期的任務，人事檔案管理作為人事管理的一部分，需要專人管理、單獨存放。甄別檔案的虛假等，建立起一整套比較完善的管理體制，推動醫院人事檔案管理，加強檔案管理的現代化手段，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。

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從醫院人事檔案管理來看，其真實性及個人資料的完整性還有待進一步的確定，且管理制度及理念較為傳統、陳舊。不能適應醫院的改革發展，在醫院內管理人事檔案的工作人員其綜合素質有待進一步的提升。且大都非本專業的人才。如下對醫院人事管理現存問題具體說明。

1、人事檔案資料的真實性和完整性不足

人事檔案是由醫院工作人員的各方面信息組合而成的，收集信息是檔案管理工作的重要內容之一，在人事檔案的記載過程之中，由于涉及到很多過往的信息，信息的真實性和準確性無從考察，并且在填寫的過程中容易由于書寫不規范等造成信息的不準確、不完整的現象，使人事檔案管理的真實性和可靠性降低。目前大多數檔案仍以記載經歷性的資料為主，記載的是工作人員的過往，不能完整、客觀的反映出工作人員的整體素質，比如醫德醫風、門診工作量、工作能力、服務態度等等，這些都需要在長時期的考察中才能得出，并且應該作為醫院任賢用能的重要依據，而人事檔案中很少有所體現。

2、人事檔案管理制度較為陳舊

隨著社會的進步與發展，社會對人才的需求量日益增加，人才的流動性也日趨頻繁，合理的人才流動有利于醫院人才資源的更新，對醫院的發展有利，但是受到傳統觀念的影響，醫院的人事檔案管理制度較為陳舊，已經不適應人事制度改革的要求。人事制度的改革對人事管理工作提出了新的要求，但是有些醫院的人事檔案管理制度并沒有及時更新和完善，檔案管理者沒有認識到檔案的重要作用，甚至存在隨意修改檔案的事情。

3、檔案管理人員的素質有待提高

在傳統的醫院檔案管理中，人們對人事檔案管理認識不清。在對檔案的歸檔及存放管理中，沒有意識到其重要性及嚴謹性。另外在醫院的總體管理中對于檔案管理人員的任職上，沒有過高的要求。這促使整體醫院人事檔案管理人員的水平參差不齊。但是從檔案管理工作實際看，嚴謹性及重要性都要求非常高。且對工作人員的個人素質、責任心都有一定的要求。綜合來說醫院現存的人事檔案管理人員問題，在實際上對于醫院的改革發展有嚴重的阻礙作用。

二、如何進一步做好人事檔案管理工作

綜合醫院人事檔案管理中存在的問題來看要想全面的解決，必須加強對醫院人事檔案管理工作的認識。并建立科學管理的規范化制度，充分的融入信息技術，將檔案管理工作真正的改革創新。

1、加強人事檔案規范化、科學化管理醫院檔案管理是醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，是不斷提高醫院基礎管理水平的需要，并在醫院建設和醫療事業發展中發揮著越來越重要的作用。

（1）加強檔案管理認識增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導要重視檔案管理，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展，從人力、財力上積極支持檔案管理部門，從根本上消除以往檔案管理工作受到的冷遇，提高各級干部對檔案工作的認識，使檔案工作順利開展。

（2）建立科學管理制度醫院結合實際工作以《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等法律、法規來制定一套比較科學、完整、系統、可行檔案管理制度。將醫院所有職工的人事檔案集中統一保管，用統一的標準和規范系統地分類、整理，建立多種檢索方式，以利于醫院檔案實行規范化、標準化、科學化管理，以利于檔案信息資源的開發利用。

2、以人為本，提高檔案管理人員綜合素質建設的措施檔案工作服務質量的好壞其關鍵在于服務人員的素質。在檔案工作不斷深入發展過程中，管理人員的素質內涵要不斷豐富，才能適應人事檔案管理發展的需要。人員素質包括思想政治素質、業務能力素質、職業道德素質。

（1）思想政治素質要求檔案管理人員具備的思想政治素質是指其必須具有較強的黨性原則，必須具有正確的政治方向、政治立場和政治觀點，樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，有強烈的事業心和責任感。醫院檔案管理部門領導應該經常對檔案管理人員進行人生觀、價值觀、榮辱觀的教育。人事檔案干部在改革開放的新形勢下要增強檔案意識，充分認識干部人事檔案工作在黨員干部工作的地位和作用，忠于職守，恪守檔案工作紀律。

（2）業務能力素質檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案管理人員應接受專業的教育培訓，應掌握檔案專業理論知識和方法，才能勝任此項工作。為適應新時期知識、技術日異月新的變化，醫院檔案管理工作者應樹立“活到老，學到老”的終身受教育的理念，不斷學習新理論、新知識、新技術，不斷拓展自己的知識面，提高學歷層次。

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醫院檔案記載著這個醫院發展史上的優秀成果，對研究本醫院的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理， 是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。

現我院檔案管理正向著規范化管理的軌道健康發展。領導重視是檔案管理工作的關鍵；加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎；對檔案工作重要性的認識，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網絡，是檔案管理工作的保證；建立健全各項規章制度，是檔案規范化管理的根本；檔案開發利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫院檔案管理工作能更好地為醫療衛生改革和醫院事業發展服務，必須重視醫院檔案管理人員的充實和培養，實現醫院檔案管理的現代化。

1 加強學習，增強意識

加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。

2 重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

3 健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。 檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要充實檔案管理人員并將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。

4 開發檔案資源，實現檔案的現代化管理

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一、現行醫院檔案管理中存在的問題

一是檔案管理意識不強。絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式，大多數檔案人員都是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來的，對檔案工作精力投入不足，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。因此會嚴重影響了檔案管理水平。

二是檔案管理人員業務水平不高。 在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

三是管理制度不健全，檔案收集效率不高，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

四是檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發，造成檔案保管不符合標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后。

二、加強鄉鎮醫院檔案管理的對策

一是加強領導、宣傳，增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。醫院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔民醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

二是領導重視是檔案目標管理的關鍵。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展; 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。