導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇社聯檔案管理部，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

使社聯在各社團之間真正起到領導和推動作用，使社聯和社團在學校有一定的影響力，社聯辦公室工作計劃。

二、具體內容：

1、明確各部門工作職能，讓各部門能夠協調發展，做到分工明確，責任到人，使每個人都有自己的事做，防止在工作時胡亂安排，工作安排要做到有條理、有計劃、有方案。

2、配合主席團做好社聯章程的修改和制度的完善，讓每一件事都有據可依，有章可查。

3、做好社聯和社團辦公室新干部的培訓，讓每一名新干部在已進入社聯就得到好的鍛煉和培養，也讓新干部能夠盡快的投入到工作中來，同時也好讓社團的辦公室的成員能夠真正起到對社團發展的積極作用。

4、為進一步加大社聯和社團的影響力，也使社聯和社團在工作上真正銜接起來，我們見配合組織部組織好社聯和社團的迎新晚會。

三、工作細則：

十月份：1、社聯辦公室將做好社聯辦公室的布置，規范好社聯辦公室的管理制度，給每一個社聯和社團提供一個好的辦公環境;

2、做好各社團和社聯的招新工作，再招新之后組織各部門對社聯干部進行好培訓，讓每一個社聯人都有好的業務素質，有獨立判斷的能力。

十一月份：1、完成社聯的培訓并組織培訓考試，組織各社團辦公室的成員進行培訓，使各社團的辦公室明確自己的職責，并在培訓后組織培訓考試。

2、協助組織部辦好社聯和社團的迎新晚會，并在結束后做好活動的總結并組織好檔案。

十二月份：1、做好社聯和社團的檔案管理，把各類檔案分好類，為以后查閱提供方便。

2、收集各社團的半學期的活動素材，籌備一期社團活動展。

一月份：聯合各部門和各社團辦好社團活動展，并做好一學期工作總結。

四、注意事項：

1、規范好社聯的財務管理，要做到每一筆開支明確，做到社聯財務公開，讓每一個會員知道自己的會費用在什么地方。

2、辦事效率要高，每一個人要對自己所負責的時相當明確，能在最短的時間里以最好水平完成每一件事情，防止出現一件事長期沒人理，工作計劃《社聯辦公室工作計劃》。

3、值班時要做好值班記錄，讓后面值班的人知道前面值班的人到底做過些什么事，不要出現兩天值班的人完全脫了節。

4、檔案管理一定要規范，不要再不要時亂放，在需要時又找不到。

1、負責會議的通知，記錄，考勤，日常管理、檔案工作。

2、統籌安排各社團活動,協調各社團之間的關系.

3、監督收繳工作總結、工作計劃和匯報活動經費的情況。

4、及時做好經費預算工作，做到開支合理，帳目清楚。

5、做好各部門辦公用品的采購工作.

6、在現在新的形勢下,做好新干事的選拔工作,盡快讓新干熟悉我們社聯的各項工作

社團評選將在每學期的結束，社團聯合會將召開成員大會，為獲優秀社團的社團公布(得到團委統一之后)。社團聯合會的體制：***集中制。社團聯合會在實際的工作中采用了***集中制，主要事件都召開全體社團大會進行討論。社團聯合會將這種優良的傳統繼承下來，并繼續完善。所有社團有義務配合其辦公室將本社團的基本材料和其他檔案管理整理完整、清楚，以備上級檢查。

篇2

“一網三站”是吉林省檔案局聯合省農委等三個部門聯合下發的《農業農村檔案工作“一網三站”實施方案》中明確提出的。即建立農業農村科技檔案信息網、建立農民建檔用檔服務指導站，農業科技信息傳遞站、農業現行文件查閱咨詢站。通過搭建農業農村檔案信息網絡平臺，制作農業科技檔案信息網頁，為農業、農村和農民提供檔案信息服務創造條件，逐步達到由檔案技術信息交流向相關信息交流發展，最終實現農業科技檔案信息資源社會共享。以縣（區）檔案行政管理部門、農業技術推廣站、鄉政府檔案館（室）為主，幫助各涉農部門和農戶做好檔案立卷、整理和開發利用工作。把先進的農業科技檔案信息通過各種形式和載體傳遞給廣大的農民，讓他們了解和掌握先進的農業科技信息，指導科學種田，為農業增產、農村增收、農民致富提供有效的信息服務。把已公開的涉及農、林、水、土地、糧食、畜牧、氣象等方面的現行文件和檔案資料收集齊全，提供給農民，使農民及時了解黨和國家各項法律法規文件，為農民提供政策支持。以引導農民客觀識檔、規范建檔和有效用檔。

加強農民合作社檔案管理

深化服務新農村建設檔案工作要體現大發展、快發展的要求。突出“深化服務”。要始終堅持檔案工作為“三農”服務這個根本方向，緊緊圍繞新農村建設這一主題開展工作。隨著農村經濟的繁榮，農民認識到單門獨戶小規模經營已不能適應市場經濟發展需要，農民合作經濟組織在悄然興起，很多專業戶自發地組織了各種形式的合作經濟組織。梨樹縣建立的農民合作經濟組織在全省也是先例。農民合作經濟組織是農民專業合作社的統稱。為了規范管理，縣政府制定了《農民專業合作經濟組織暫行規定》，明確界定了農民專業合作經濟組織的法律性質和含義。目前，全縣已形成各種類型的農村合作經濟組織138個，4.3萬農民為合作社社員，涉及11個行業。農民合作經濟組織在生產和經營中形成了大量的原始檔案材料，這些材料真實地記錄了合作社經濟活動的歷程，非常重要，必須認真加以保存、歸檔。但農民不會管理，檔案部門要制定出切實可行的具體措施，直接深入到合作社進行指導。一是會同縣涉農部門制定出指導全縣的具體實施方案。二是在鄉鎮黨委、政府的配合下深入到農民合作社進行具體指導。三是針對材料量大，內容雜、類型多的特點，分門別類地制定具體措施。

農民合作經濟組織是在專業戶基礎上發展起來的，所以應以村為基礎，合作社和專業戶為重點。合作社和專業戶有很多相似之處。在指導農民合作經濟組織建檔時可參照專業戶檔案管理方式，按照統一模式開展工作。

（1）選定重點建檔對象。對有代表性、規模大、效益好作為建檔對象。（2）確定指導類型。主要選定5種類型。即：種植型、養殖型、農機服務型、飼料加工型、資金互助型。（3）統一建檔內容。根據各類專業戶、合作社的特點，主要應歸納有：文書類、財務類、聲像類、農業科技類、基礎建設類、資料類等。各類別內容要根據材料收集的情況而定。（4）要制定建檔標準。要分別制定《農村專業戶檔案管理暫行辦法》和《農民合作經濟組織檔案管理暫行辦法》（試行）。從管理體制，建檔原則、建檔內容、歸檔方法、開發利用等方面進行詳細規定，使指導建檔有依據和標準。

新農村建設檔案工作要有長久之計

新農村建設不是在一年之間蓋起幾棟新房，修幾條新路就是標志。那么，檔案工作也不是幫著裝幾盒檔案資料就是服務，這是一項長期的甚至是艱苦的工作，要有長期作戰打持久戰的思想準備。

第一，各級檔案行政管理部門要明確檔案部門要深化服務新農村建設這個主題。不斷創新服務機制，拓寬服務方式，制定出適應本地區特點的具有長期指導意義的中遠期規劃，并不斷去發展、完善。

第二，要加強協調，尋求支援。各級檔案行政管理部門要在當地黨委、政府的領導下，求得對檔案部門的重視和支持。同時，要加強同農、林、水、牧等涉農部門的協調，成立相應組織，聯發有關“細則”、“辦法”等，組織相關檢查，調研，召開各種形式的現場交流會，以點帶面，以達到預期效果。

篇3

管理與哲學兩者相輔相成，聯系密切。管理哲學作為 社會管理學與哲學兩種學科的交叉領域，在20世紀的人文 科學的發展中顯示出勃勃生機。管理哲學不僅成為一門 獨立的學科，并日益發揮其在解決社會各領域管理問題中 的優勢。對于我國當前高校檔案管理事業的發展，管理哲 學同樣可以留下一些啟示。高校檔案管理的任務就是通 過各種有形的文字資料和聲像電子記錄來揭示數據背后 高校教育事業發展和管理當中所出現的問題，同時揭示那 些使相關管理問題不斷產生和轉化的生成機制。我國高 校檔案管理在其發展伊始就其思想本身而言，就與哲學有 著千絲萬縷的聯系。我國高校檔案管理建設秉承了由儒 家思想傳承而來的理性傳統，并在多個方面體現出其與哲 學思想相關的維度。中國高校檔案管理相對于西方起步 較晚，但在其自身的發展道路當中形成了系統性、社會性、 辯證性等特點，并在認識論上呈現出新的特色。在相當一 段時期，我國高校檔案管理始終堅持著在摸索中形成的傳 統管理體制路線。傳統的高校檔案管理要么只關注于檔 案管理流程當中的客觀物理結構，要么只一味地強調形式 上的管理建構機制，往往使部門管理在體制建設方面受到 阻滯。這種落后的管理方法只會讓高校檔案管理建設在 當前社會和經濟體制走向信息化的大背景下逐漸失去其 活力。探索高校檔案管理與管理哲學的聯系由來與相互 間的影響，對改善中國管理哲學的發展現狀和進行高校檔 案管理理念的革新有著積極的作用.

一　高校檔案管理的系統性 高校檔案管理事業是我國高校教育管理事業當中重 要的一環，不僅肩負著整合高校自身教育資源的任務，還 肩負著引導高校透過數據進行自我分析，挖掘自身優勢， 在日益激烈的競爭中謀求發展的任務。高校作為國家教 育事業的有力個體單位，在其不斷發展的進程中，漸漸形 成其自身復雜的有機系統。在這個系統當中，每一個要素 的活動都會影響到系統中其他環節的運行。人類自從進 入信息化時代以來，隨著科技的不斷進步，有形距離的概 念在不斷被瓦解，社會之間的聯系卻在不斷的加強。這種 形勢同樣體現在高校環境中。隨著網絡技術的引入，高校 各個部門在空間上共同發展的領域不斷被擴大，各部門之 間的交往也日益依賴于數字網絡，高校各工作團體之間聯 系，不但沒有因此減弱反而大大增強。一個部門決策上的 小的失誤往往會牽一發而動全身，影響到其他部門進而是 整個高校的決策實施。因此，對高校管理系統有一個整體 綜合的清楚認知，了解高校有機管理系統當中的每一個環 節以及各個環節之間所形成的聯系就變得十分必要了.

這對高校形成正確的整體決策和有針對性地、順利地將決 策在各部門進行實施有著很好的指導作用.

在高校管理系統當中一個很重要的表現就是管理體 制下的等級結構。早在幾千年前，中國儒家思想就提出只 有效仿前人建立有效的并非不可逾越的等級制度，才能防 止人們不會為了只滿足自己的私欲而引發紛爭的觀點.

圣哲孔子更是大力地頌揚堯舜治世，在《論語·八佾》中就 曾贊道:“周監于二代，郁郁乎文哉，吾從周。”要維持一個 系統的穩定性，首先就要維持嚴格的系統等級結構。通過 這種系統等級結構的劃分，各個部門各司其職，完成所屬 環節的責任。在遵守系統運行所規定的細則下，每個部門 都有自己權限和自由發展空間。而同樣的道理，管理相關 人員可以通過自身的努力，不斷提高自身的專業素養，實 現人才的開發和結構性的選拔。這樣一來，高校管理系統 中的等級結構就成了相對的管理結構，而不是絕對。也正 是應為如此，高校管理系統在等級結構的相對自由和穩定 發展的統一中得到優化.

同樣的觀點，法國著名的社會學家和哲學家布迪厄也 在其作品中推崇過。布迪厄認為，正是靠結構主義才使社 會科學變成人們尊敬和主導性的學科[1]。著名管理學家 法約爾更是曾說過:“管理，就是實行計劃、組織、智慧、協 調和控制。”[2]在有機管理系統當中，一個要素只有與其他 要素相結合才能構成某個系統，而具體的一個要素也只有 在特定的系統中才能實現自身的意義，發揮應有的功能.

系統中每一個環節的特征都是透過各個環節之間，環節與 系統之間的作用和關系表現出來的。無論是系統結構如 黨群組織還是行政管理之間，還是同等要素如院系教學信 息和科研資料整理之間，一旦離開了管理體制的系統性， 就如同失去了連接行動者和各環節交互作用與影響的紐 帶，必定會在組織工作中陷入混亂.

二　高校檔案管理的社會聯系維度 高校作為國家教育事業的有效實體單位，不僅具有其 自身的系統性，還體現著濃厚的社會性。縱觀高校的活動 主體，黨群組織、各級行政單位、教員以及學員，各單位之 間往來活動頻繁，影響廣泛，如同一個小型社會。從宏觀 上說，社會作為一個建立在個人實體之間普遍聯系之上的 有機整體，本身就體現著聯系的普遍性與交叉性。無論是 自然社會還是人造社會，聯系都無處不在無時不有，自然 社會與人造社會之間也存在著微妙的聯系。從微觀上說， 社會主體單位個人之間也存在著無法隔滯的聯系。社會 由無限多個個人實體組成，他們不僅體現著自身的屬性和 特征，還映射出自己與他人的各種聯系的綜合。個體不能 離開社會發展，而社會有機體的發展離開了個人也無從談 起。這種普遍聯系的特性使得高校檔案管理事業勢必是 社會與人聯系的一種集中表現形式。高校管理系統是一 個復雜而且開放的系統，是一個獨立的系統但并不抽象.

維持這個系統的一體化和精誠合作是使這個系統得以協 調運作的根本法則。高校管理系統統一于社會與人的聯 系，在更大的外部環境當中甚至存在著競爭。但正如同管 理學下的企業系統一樣，通過管理者采取一定的管理手段 使系統和諧運作是系統的社會功能之一。在日本企業管 理界有這么一個代名詞“內和外爭”，指的正是內部精誠和 諧運作以應對外部日益激烈的競爭。面對著同樣處境的 中國高校檔案管理應當從中汲取經驗，以社會與人的聯系 為突破口，謀求自身更好的發展.

高校管理者應當提高自身的社會意識，形成熟練的社 會性思維方式，即聯系著的思維方式，從“關系性”的角度 來理解社會[3]。形成社會的是各種主體之間的聯系，而人 正是維系社會的主體要素，是連接社會意識與個人意識的 紐帶。人作為存在于社會當中的具體的、歷史的實體要 素，對社會系統的作用是不可估量的，人的發展帶動著社 會有機體的發展。將這種聯系的普遍性歸納到高校檔案 管理事業中來，勢必會體現出人與社會系統乃至高校管理 系統聯系的辯證特色:以人的發展為核心引導社會系統乃 至高校管理系統的發展，同時人作為系統有機體的要素， 為社會進行服務來實現對社會的反哺。這種辯證的發展 原則體現在高校管理事業的層層面面。忽略了單個實體 與系統有機體的聯系，個體的管理能力只能夠在有限的范 圍內實現有限的發展。高校檔案管理體系當中各單位和 部門之間形成的普遍的聯系和普遍的需求促進了普遍的 聯系的交換。個體不僅得到了全面的發展，系統有機體也 實現了優化。也正是在這種情形下，人的社會性得到全面 的體現，系統的社會聯系充分地發揮其交換功能。當前我 國在教育框架下堅持的以人為本的指導思想也正是這其 中社會聯系維度的集中體現。人是社會發展的核心，社會 在不斷進步的同時也要實現人的全面發展。人的全面發 展就是在人的普遍社會聯系的基礎上所建立的全面社會 分工。 高校檔案管理體

系依據社會聯系的維度所建立的 分工正是這種社會分工在社會教育當中的一個典型的 縮影.

三　認識論下的高校檔案管理 我國自古以來在管理哲學方面的發展就有其理性主 義傳統。先儒圣賢孔子就曾有言:“無為而治者其舜也與? 夫何為哉?恭以正南面而已矣。”(《論語·衛靈公》)孔子 對無為而治這一在中國傳承了數千年的理性管理觀進行 了生動的描述。孔子認為對國家的管理和對人的管理都 應當順應禮法自然。無為而治的思想在漢唐治世更是被 推崇備至。儒家的管理方式并不是一種放任不管的思維 模式，而是在理性思維的基礎上融入一種“假設的混沌 觀。”[4]這種思想更是結合了道家以及后來的佛學思想的 妙諦，逐漸形成一種管理的傳統。《道德經》言“道法自 然”，佛家追求清靜無為，對后世的管理思想都形成了很大 的影響.

這種理性傳統首先表現為管理思想在認識論上的一 種反思傳統。哲學作為對周圍外部環境以及對自身存在 的認識的結果，是人類智慧的最高形式，是一種通過“反 思”的方式達到的智慧[5]。關于高校檔案管理哲學維度的 這一命題的解答方式，首先在于管理觀的反思性思維。高 校檔案管理在發展自身的過程中，不僅可以借鑒當前百家 爭鳴的各種學術情景和學術領域，汲取相關的理論沉淀， 還可以跳出來反思自身。從系統論下的等級管理制度到 具體的法規細則;從法規細則到各個高校的具體習慣和策 略;從先進的技術引進到科學的理論理念支撐;這些都是 使管理思想通過各種手段更好地為管理者進行服務。在 進行高校管理事業的理論探討時，要始終保持一種反思性 的態度:由于高校管理事業的研究主體各部門之間存在著 直接密切的聯系，在進行理論實踐的時候，必須針對變化 著的情況不斷調整自身。值得注意的是，在提到管理思想 的反思性的時候，反思性并不是指對具體理論觀點的全面 否定，而是相對的修正。正面認識管理思想的反思性是從 認識論上對高校管理事業設定的一層保障。中國管理思 想的理性傳統在認識論上值得當前高校檔案管理事業借 鑒的另一個支點就是和諧的傳統。早在幾千年前先賢孔 子就曾有言:“丘也聞:有國有家者，不患寡而患不均，不患 貧而患不安。蓋均無貧，和無寡，安無傾。”國家管理上的 和諧統治是孔子一生的政治理想。管理的和諧在于安民， 不僅體現在政治方面也同樣體現在經濟方面。國家高校 檔案管理同樣應該堅守和諧的理性管理模式，資源分配要 均勻，權責要明確，嚴厲管制部門之間相互推諉、組織不力 的現象，保證管理人員的良好工作待遇和管理熱情，才能 實現管理體制上下團結，通力和諧的良性發展，增強高校 自身的競爭力。退而觀之，高校管理事業發展到今天，不 僅依賴于高效率的管理機制，還依賴于管理當中的人文理 念。這種理性的管理傳統也必將對當前我國隨著社會體 制轉型進行體制改革的教育事業的發展起到很好的推進 作用.

四　結語 綜上所述，可以得出兩點結論:首先，我國高校檔案管 理事業在理論的發展上尤其是在其自身哲學維度的理論 探討方面依然存在著理論空白，我國高校檔案管理事業尚 處于起步階段，理論發展不全面勢所難免。管理與哲學是 相輔相成的兩個學科領域，高校檔案管理事業應當汲取管 理哲學中的有利理論因素，為實現自身全面發展奠定理論 基礎。其次，當前我國高校檔案管理理論研究與實踐本身 相脫節，這與我國地方高校管理事業資源的復雜分布情況 和具體實施問題不無聯系。針對這種情況，地方高校應當 深入了解自身發展狀況和存在的問題，加大自身管理政策 上的靈活性和機動性，加大對管理人才的培養力度，集思 廣益，多聽取基層意見，不斷提高管理手段的可實行性和 易操作性.

參考文獻 [1]宮留記.布迪厄社會理論的哲學維度[J].社會科學論 壇， 2006(12).

[2]法約爾·H.工業管理與一般管理[M].北京:中國社 會科學出版社， 1998.

篇4

檔案管理員日常工作的自我呈現及檔案管理員個體的表達（因而連同他給人造成印象的能力），這種包括兩種根本不同的符號活動：身體表達和身份表達。前者包括各種詞語符號或它們的替代物，后者則包括了被他人是為行為者的某種征兆的范圍廣泛的行動。

一、身體表現

米歇爾?福柯認為，身體總是卷入了政治領域中，權力關系總是直接控制它，干預它，強迫它完成某些任務、表現某些儀式和發出某些信號。而檔案管理員日常工作中的高度而又低技術性的重復性和節奏性在專業技術人員中是不多見的，與此同時，其工作量化的可操作性和準確性也是相對較高的。

目前，陜西職業技術學院檔案管理員的主要日常工作可以分為兩大塊，一是常規的檔案工作，包括檔案收集、整理、歸檔等，二是將檔案中的文字、圖片輸入電腦，使檔案由紙質版轉化為電子版，即文字、圖片信息數字化，三是統一使用規范的檔案網絡系統，并與辦公自動化OA系統鏈接，實現文檔一體化管理，如辦公自動化OA系統內的文書材料經過篩選、甄別后可直接銜接歸入學院檔案管理系統，以便于在全校范圍內實現檔案資源的全面利用。其中，后兩項工作是當前檔案工作的主要內容，這也是高校檔案工作這一時期以來的重點。

因此，檔案管理員日常工作的身體呈現就以掃描、輸入為主。掃描、輸入的主要特點是就是獨立、持續時間長、反復。長期的“掃描”“輸入”等身體表達，使作為個體的檔案管理員不用時常處于他人面前，也就更不用引起他人的注意。而其他工作崗位的人員顯然比檔案管理員更多地需要互動，并在互動過程中表達出他所希望傳遞的內容。也因此，檔案管理員不僅不需要表現出自己所聲稱的各種能力，也不需要在互動的過程中追求自身能力與舉止一致來迎合或反差來糾正他人對自己的主觀印象。

可以說，教授、醫生、財務等工作崗位的活動被允許有多種多樣的戲劇性的自我表現，以致他們當中一些模范的實踐者得以被賦予一些特殊的位置。相較之下，檔案管理員幾乎是最不需要以某些身份進行戲劇化表演的工作。

二、身份表達

目前，高職院校的檔案管理員崗位普遍設置在黨政辦公室之內，黨政辦公室是學院的行政管理的中心，而檔案工作與中心相去甚遠，也因此，檔案管理員的身份呈現出一個既重要又不重要的尷尬狀態。

身份，指個人在社會中的位置，即地位。每個人都有一種身份的焦慮存在。即擔憂自身處在無法與社會設定的成功典范保持一致的危險中，從而被奪去尊嚴和尊重，這種擔憂的破壞力足以摧毀我們生活的松緊度，以及擔憂我們當下所處的社會等級過于平庸，或者會墮至更低的等級。

這種焦慮由同事間的聊天中提到的晉升、職稱評定、退休等消息引起，而承認這種焦慮的存在如同承認自己嫉妒別人一樣，由于表現出自己焦慮的程度在社交中是一種輕率之舉，這種對自身身份的焦慮通常會被隱藏起來。

檔案管理員同樣也有身份的焦慮，一方面，其遠離高校教學、行政管理，偏安一隅，處于與世隔絕的狀態中，其身份焦慮或者淡然、或者濃郁。淡然者，由身份帶來的影響很小，或許連物質意義上的不如意都談不上，相反，他們主要在于他們意識到了自己身份的低下危機自尊感；濃郁者，渴望被他人注意、被他人關懷、渴望得到他人的同情、贊美和支持，而這都是檔案管理員不易得到的。

檔案及檔案工作的價值毋庸置疑，檔案管理員不必妄自菲薄。它會體現在每個領導、同事、學生急需的時刻，它是職工工作的查考憑據、參考依據，是教工科學研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材，又是維護國家、集體和個人權益的有力武器。而高校檔案還具有更明顯的文化特征，是校園文化建設的重要組成部分。高校文化因檔案而有效積淀，凝聚為系統，并最終成為高校文化傳統；高校文化歷史可借助檔案而重演，使高校文化歷史活化、鮮化，成為教育教學研究資源；高校檔案還連接其歷史、現在與未來文化，可以為整個高校文化體系的容納與壯大提供支撐。

盡管，檔案管理員對身份的需求是毋庸置疑的，但在滿足對身份的需求時面臨著諸多選擇，其有自由認識到身份焦慮完全取決于一定的社會群體，檔案管理員應該可以充分理解和尊重這個社會群體的判斷方法。身份的焦慮只有在一種情況下才是成問題的，那就是遵循這些導致焦慮的價值觀念，僅僅是因為異常膽小怕事、循規蹈矩，或僅僅因為思維已經被完全麻痹，以至于認為這些價值觀念是天經地義的，或因為周圍的人對此心醉神迷，或因為想象力變得局限，而想不到還有其他的選擇。

參考文獻：

[1]歐文?戈夫曼.日常生活中的自我呈現[M].北京大學出版社，2008

篇5

        知識經濟社會快速發展，需要大量的信息為其支撐，疾控檔案管理如何才能達到將人類社會知識的積累和作為科技成果的信息的檔案快速、準確地提供給社會服務的目的，惟一的辦法就是充分運用現代技術手段科學地管理檔案。為了適應現代社會發展的需要，檔案部門正積極地將各種現代信息技術運用于疾控檔案管理工作中。

        1 管理手段的現代化

        現代信息技術運用于疾控檔案管理工作，在傳統的檔案工作的各個環節中，現代疾控檔案管理手段替代了傳統管理手段。

        利用計算機完成文檔一體化管理，計算機輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內容信息的存儲與檢索，檔案自動標引、編目、統計、借閱，檔案庫房管理等，并且在進行管理時，計算機可以不分各個業務管理環節的先后順序，使傳統疾控檔案管理的有時間先后的各個業務環節實現了無縫銜接，從而提高了檔案工作的效率和質量。

        運用多媒體技術將靜態圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數字形式存人計算機，對檔案進行綜合處理，使利用者能隨時查詢文字、照片、聲音、影像等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統檔案都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲，難以有機地結合起來的局限，促進了檔案信息處理效率的提高。利用多媒體技術實現多種類型檔案信息的綜合性管理。

        網絡化是檔案工作步入現代化的最好的技術手段。網絡技術和虛擬技術的運用，改變了傳統檔案館檔案收集、歸檔和信息利用的方式。

        自動控制技術的運用在疾控檔案管理中尤其是在對庫房進行自動化管理中發揮重大的作用，比如自動監控庫房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動控制防火、警衛等。條碼技術運用于檔案庫房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來的檔案放錯位置、缺檔的問題，提高了工作效率。

        運用數字電子影像技術，將傳統的紙質等檔案載體的文字、圖片、影像等直讀信息轉換為數字代碼信息，結合運用計算機管理軟件、數據庫技術、數據壓縮技術、海量存儲技術，對數字化檔案信息進行存儲、管理、索引，以代替紙張等傳統存儲和管理方式。具有大量文件快速錄入、文檔海量儲存備份、查詢方便快速、節省存儲空間與成本、文檔資料的共享、保持原始資料和憑證的原始風貌、大大提高檔案的使用壽命等優點，解決了疾控檔案管理中保存困難、管理成本高、檢索困難的問題。

        傳統紙質檔案信息的保密比較簡單，只要載體不受損壞，疾控檔案管理人員遵守職業道德，嚴守檔案機密，就能使檔案信息的安全性等到保證。而電子檔案由于其自身的特點，保護好載體不受損壞，僅只是最基本的要求，電子檔案信息的保密需要采取多種現代技術方法和手段來實施。網絡系統運用于疾控檔案管理中，檔案館中最寶貴的不是各種網絡硬件，而是網絡上存儲的檔案數據，如果無法保證網絡數據的安全，那么檔案的網絡管理就失去了意義。目前普遍使用的網絡安全技術主要有：防火墻技術、網絡入侵檢測技術、網絡防病毒技術、網絡文件備份技術等。

        2 管理方法的現代化

        疾控檔案管理對象的數字化必然要求其管理模式與方法的相應變革。隨著現代科技、生產和管理活動的發展，伴隨著辦公自動化、信息技術應用的不斷發展，電子文件、電子疾控檔案管理的新課題已經提出。現代信息技術為以電子檔案為對象的疾控檔案管理工作提供了一個嶄新的平臺，疾控檔案管理工作的模式與方法也發生了巨大的變化。

        (1)文件歸檔的新模式

        電子文件的歸檔模式一種是在單機環境下形成的電子文件，歸檔是檔案載體的歸檔，其工作模式與紙質文件大致相同；另一種是基于網絡環境下形成的電子文件，采取網絡移交的方式進行歸檔，即由計算機網絡系統自動完成其積累，形成相應的電子檔案數據庫，也就是通常所說的“文檔一體化”管理模式。文檔一體化的實施是通過運用計算機網絡技術把各文書處理部門聯結起來，各部門起草的電子文件由計算機網絡傳輸到檔案部門，檔案部門通過計算機主機對信息自動判斷，完成從文件起草、管理，到文書自動組卷、同步著錄標引、編目、歸檔等文書處理工作和歸檔的全部業務工作。

        (2)檔案移交與接收程序的新模式

        網絡環境下生成的電子文件則可以隨辦隨歸，只要辦理完畢就可以完成電子文件的邏輯歸檔，打破了檔案移交和接收的時限，既減輕了機關檔案室的工作量，也使檔案館成為真正意義上的信息中心。

        (3)檔案整理工作新模式

        在計算機網絡環境下生成的電子檔案，其整理工作是通過計算機和網絡技術實現對虛擬檔案信息的整理，這與傳統的以紙質等檔案實體為對象的手工整理工作模式相比，發生了巨大的變革。主要體現在以下幾個方面：

        1)以“件”為單位整理立卷的變革。電子文檔是“虛擬”的，電子文檔的整理是“非實體”的在整個整理過程中，傳統“案卷”的概念在電子文檔中已經消亡，傳統的手工立卷、組卷、裝訂等整理方式也將成為歷史。

        2)“全過程管理模式”。所謂“全過程管理”就是指對電子文件從產生到最終銷毀或永久保存進行全過程的監控和管理。在電子文件時代，電子文件從產生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，而且各個運動階段之間的界限不再像紙質文件那樣明顯、容易區分，這就更加需要對電子文件從生成、運轉到保管、利用和銷毀的整個生命過程實行實時監控，以確保電子文件的完整性、真實可靠性、安全性和可讀性。

        3)“前端控制理論”。在網絡環境下，電子文件與疾控檔案管理的各個工作環節之問界限已變得模糊，疾控檔案管理不再是從文件歸檔轉化為檔案開始，而是延伸到文件的形成階段，在電子文件管理系統設計之時就積極介入其中，把電子文件(包括歸檔電子文件)的管理要求融入系統功能設計之中。

       4)整理工作的質量。由于電子文檔的整理是在計算機上完成的，其整理質量不再像紙質文檔那樣僅僅取決于檔案整理人員的水平和敬業精神，而是有賴于疾控檔案管理軟件。因此，電子文檔整理時既要設計好分類方案，又要開發出先進科學的疾控檔案管理信息系統，從而達到提高整理工作水平的目的。

        (4)檔案鑒定工作新內容

        電子檔案內容鑒定的原則、標準和方法與紙質檔案大體相同，根據檔案內容判定其保存價值，并根據其價值的大小確定不同的保管期限；技術鑒定則是從信息技術的角度對它的可存取性、安全性及生成時的環境條件進行鑒定。主要包括可讀性鑒定、病毒鑒定、介質(存儲載體)狀況鑒定、軟硬件環境鑒定，電子檔案的鑒定工作將逐漸轉變到以技術鑒定為主。

        (5)檔案庫房自動化管理新模式

        運用計算機、網絡等技術進行檔案庫房的全新管理模式，即自動化檔案庫房管理。自動化庫房管理主要包括兩方面的內容：一是利用疾控檔案管理數據庫與檔案庫房建立邏輯關聯，由計算機對入庫檔案和庫房設備的有關數據進行分析，隨時反映庫房情況，例如庫房的空間利用情況、庫存檔案材料的類型、保管狀況等；二是由計算機自動調節庫房的溫濕度、庫房供暖、自動控制照明、自動防火、智能報警系統等。

        (6)檔案保護新思路

        電子檔案載體的保護，主要是要保證電子檔案載體有一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫度的控制要適當，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，滿足避光、防塵、防變形等的要求，并遠離強磁場和有害氣體等要求。由于電子檔案載體，特別是磁性載體，一般保存時間為10～20年，因此，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。對于電子檔案的檢測與維護，要進行嚴格管理，因為任何一項誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成無法彌補的損失，所以，必須對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作而造成不必要的重復勞動。

        (7)統計工作的自動化

        由于電子檔案立足于計算機管理，其統計工作變得非常簡單，一般的疾控檔案管理信息系統都具備自動統計功能，依賴于計算機管理的檔案統計工作準確性高、工作量小。

        (8)檔案利用的網絡化

        計算機網絡技術為檔案信息能超越時間、空間、機構等提供了便利。通過建立檔案信息網站，將檔案信息網聯入互聯網或公眾信息網，不僅實現了檔案部門間的信息交流和資源共享，而且拓展檔案利用服務的范圍，使檔案服務從封閉的機要服務轉向開放服務，從為單純國家機構服務擴展到為全社會服務，從單純為政府官員服務擴展到為廣大民眾服務。在檔案服務工作中完全以電子計算機和網絡技術進行信息的組織，以檔案信息管理系統實現檢索功能，向利用者提供內容豐富、形式多樣的檔案信息，使檔案服務工作中的時間與空間概念發生了巨大變化。現代信息技術為檔案信息資源共享提供了條件。

        3 檔案工作的新模式

        隨著信息技術在疾控檔案管理工作中的運用，檔案工作的模式發生了巨大的變革。利用先進的管理手段，推動檔案事業的發展，使檔案工作向深度和廣度上發展，大大提高檔案工作的效率，保護檔案，延長其壽命，使疾控檔案管理逐步實現由傳統的手工管理模式向現代化、網絡化管理模式轉變。 

篇6

文件檔案是檔案管理工作的重要組成部分，它記載了社會發展的歷史過程，客觀地反映著各個時期的問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面的過程和成果。隨著社會的進步、形勢的發展，如何提高文件檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文件檔案管理工作的新課題，而文件檔案管理的辦公自動化又為檔案工作揭開了新的篇章。下面就文件檔案管理的辦公自動化問題談一點粗淺的認識。

1 文件檔案辦公自動化管理的基本概念

科學技術的發展特別是辦公自動化的應用，給文件檔案管理帶來了巨大的變化。對電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，這種電子文件涉及到了檔案管理的工作，同時也豐富了檔案管理工作的內容。我們講不管是對紙質文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實是：“歸檔”使文件轉化為檔案，“文件轉化為檔案也算是一事物轉化為另一事物的質變”。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則。如文件的立卷歸檔制度；文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文件工作和檔案工作的結合點。文件形成后，由文件部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。

而辦公自動化是指以電子計算機為核心的各種現代化辦公技術與設備，并且能夠迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。應用計算機后，電子文件取代了以往的紙質文字材料，它是由擬稿者直接“寫”在硬盤上，并在硬盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員、決策人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機硬盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以硬盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。辦公自動化為人類社會進入知識經濟時代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。

文件檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

2 文件檔案辦公自動化管理的優點

2.1 辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的文件檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果是又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，保證了很高的查全率和查準率，且不受空間的限制。還可以通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案管理部門的概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

2.3 電于文件保存的穩定性

與紙質文件檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在文件檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

3 文件檔案辦公自動化管理存在的問題

3.1 電子文件保密性受很大的限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增加內容和刪改內容，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難增大。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

3.2 對文件檔案的管理人員要求更高

對電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，管理人員要有較高的知識層次和先進的計算機技術，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前情況來看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理的復合型人才更是奇缺，大部分檔案管理人員的現代化計算機水平偏低，甚至還有現代文盲現象。盡管我們引進了現代化計算機設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。

4 文件檔案辦公自動化管理技術的探討

4.1 辦公自動化系統內、外網隔離技術

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全最主要、最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些有規定的地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

4.2 提高文件檔案管理人員的綜合素質

文件檔案管理人員的綜合素質，不是一個簡單的問題，我們認為；一是要從硬件建設上下功夫，不斷改善計算機的硬環境，尤其是計算機的運算速度、傳輸能力、存儲容量、局域網的服務器、防火墻屏蔽隔離效果、密碼設置技術等等都要不斷更新。二是以“自學為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續終身教育機制，保證檔案人員計算機技術，隨時代變化而不斷提高。通過培訓不斷學習獲取、更新文件檔案的計算機管理技術，直至熟練運用達到增強業務技能、提高管理水平的效果。三是加大檔案部門之間、區域之間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

4.3 做好電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件進行接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮效用。

4.4 做好文件檔案專用計算機的反病毒技術防護工作

文件檔案的辦公自動化管理工作，其主要應用工具就是我們的計算機，網絡、服務器，而計算機的反病毒技術防護工作即非常重要、又多種多樣，這里主要介紹我們經常使用的和非常重要的幾種防護技術：（1）進行主動的反病毒軟件設置；使用諸如卡巴斯一類的反病毒軟件，對我們的計算機進行有效保護；進行文件、郵件，Wed的反病毒設置，以及建立“主動防護”措施的“程序活動分析”、“程序完整性保護”、“注冊表防護”。（2）建立計算機病毒防范措施；利用硬件設置始終從硬盤啟動計算機、避免文件對拷、慎重對待下載程序、警惕電子郵件及其附件、防范宏病毒、注意文件的備份與還原技術。（3）進行計算機安全的高級別設置。（4）賬戶及其密碼管理；禁止Guest賬戶、限制賬戶的個數、開啟用戶策略、設置屏幕保護密碼。（5）進行數據文件安全設置；禁用默認共享、經常備份、正確設置文件共享權限、防止文件名欺騙。

5 結語

根據辦公自動化文件檔案管理存在的問題，做好電子文件的技術處理及其保護工作，實施電子文件管理的新技術，新思想和新戰略，為提高檔案管理人員的業務技能奠定基礎，的確是非常必要的，又是非常重要的。

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關鍵詞:

檔案管理；管理辦法；重要性；重點內容；檔案登記表；固定資產；臺賬

1前言

檔案管理從宏觀上說，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。在醫學裝備管理中，檔案管理是醫學裝備管理的重要內容，它是醫學裝備購入時的原始資料以及在使用過程中的所有情況進行登記備案的資料，也是醫院管理工作中最基本的組成部分。

2檔案管理工作的基本組成

2．1檔案的作用概述

醫學裝備管理工作大體分為計劃采購、維修、經濟效益分析和其他一些日常管理工作，例如質量管理、器械不良事件管理、計量管理和報廢管理等。要做好這些工作，前提是必須對每臺設備的全生命周期有著充分的認知度，我們可以從每臺設備的檔案里，了解每一次維修和工藝結構上的改造，了解設備的使用情況，了解生產廠家和維修工程師的最新動向，了解設備更新換代的情況等。這樣，才能更好地將這臺設備充分利用，為醫院獲得最大的社會和經濟效益，也為下一次采購同類設備做好準備。

2．2檔案管理工作的結構組成

檔案管理工作在硬件設施上，包括檔案室、現代化信息設備(例如電腦、打印機等)，如果有條件，可以加入檔案管理軟件;在人員配置上，需要專職或兼職的檔案管理員;在內容形式上，是根據衛生部最新下發的《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》中規定的醫學裝備(是指醫療衛生機構中用于醫療、教學、科研、預防、保健等工作，具有衛生專業技術特征的儀器設備、器械、耗材和醫學信息系統等的總稱)，及其他裝備的完整資料，即設備全生命周期的完整資料。

3實例展示

為了使檔案管理工作的重要性闡述的更清楚明白，我抽取4個科室，每個科室抽取5份檔案資料進行統計，并結合我院實際情況，以2007年和2010年作為兩個醫學裝備購進時間結點，因為2007年前后是檔案資料收集全面與否的轉折點。而2010年則是我們醫院的檔案管理工作正式開始的起點。具體統計如表1。

4討論

4．1從表

1中可以看出以下幾個問題，并就這些問題進行分析討論(1)2007年之前購進的醫學裝備檔案基本缺失，這部分設備管理維護困難，因為購進年代較久，卻仍在使用，檔案里沒有廠家聯系電話，也無法核實當時的供貨商是誰，導致有些設備就此閑置或報廢。(2)2007年后購進的醫學裝備的使用說明書基本齊全，但是由于沒有專業化統一管理，一些資料，例如論證報告、批復文件等沒有收集齊全，那么查此部分設備的購進渠道和購進原由時就無法查清，導致有些設備后期管理過程中出現問題，比如某臺設備到報廢年限時，最初是由哪個科室提出論證申請購買的，購進后有無調撥，目前存放地點在哪里等都不明確，進而無法進行正常的報廢流程。(3)自2010年以來，通過學習衛生部下發的《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》，其中依據第四章，第三十條至第三十二條，我們制定并逐步完善本院的醫學裝備檔案管理制度，明確全院醫學裝備的檔案管理的內容，之后批復文件、論證報告、技術協議和合同之類的原始資料基本保存完整。

4．2總結

通過這些年對檔案管理工作的逐步細化、加深，我院的設備使用率大大提高，一臺設備的使用人員由于退休或其它原因，離開本院，下一位使用人員通過調取該設備檔案，查看說明書、咨詢廠家等方式獲得了該設備的使用方法和耗材成本等一系列信息，重新將此臺設備利用起來，沒有出現無人會用、機器閑置等現象，而是繼續為患者治療，為科室提高效益。而且后續的設備維修效果良好，經濟效益分析準確，質量控制評估合理。可見，檔案管理工作在醫學裝備管理的重點工作中占有一席之位。

5檔案管理工作的重點內容

5．1根據醫院的實際情況，編制檔案管理制度，制定固定資產臺賬

在制度的約束下，收集設備資料，做好統計，放入檔案盒存檔。所有醫學裝備，要按照《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》中規定的，依據《全國衛生行業醫療器械、儀器設備(商品、物資)分類與代碼》對每臺設備進行編碼，建立全院固定資產總臺帳。固定資產臺賬是動態的，實時更新的，檔案管理工作也要隨著臺賬的變化而變化。我院的固定資產總臺賬是每年年底更新一次，由專人建立，截止日期是每年的12月31日，分戶臺賬則是發給全院各科室分級管理。臺賬的編制要與時俱進，越來越完善。圖1和圖2是我們醫院2008年和2013年以后的兩個固定資產臺帳表的對比。從圖1和圖2可以看出，改良后的表較之前的表多了很多規范化的內容:(1)增加了醫院資產代碼。醫院資產代碼是根據《全國衛生行業醫療器械、儀器設備(商品、物資)分類與代碼》查找編制的，符合《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》中的相關規定。(2)能看出我院對固定資產管理基本形成了分級管理。保管科室是使用科室，管理科室是設備科，科室主任是科室第一負責人，每一臺設備都有專門的設備管理責任人負責，最終由設備主管院長簽字認可，做到了醫院，醫學裝備管理部門，使用科室三級管理。(3)去掉了存放地點和金額，增加了備注欄。存放地點或其他需要備注的信息，如果需要填寫，可以由使用科室增加到備注欄里，提高了表格的靈活性。去掉設備的原值，是為了讓使用科室有問題直接聯系醫院設備管理部門，例如設備科，由專業管理人員告知目前此設備最準確的現狀分析，比如折舊費、折舊年限和資產凈值等，而不是武斷地得出錯誤的結果。

5．2做好檔案登記表

在一份設備檔案里，檔案登記表好比這份檔案的臉面，它被設計得好，會讓翻閱的人一目了然，目的明確的快速找到相關信息。在檔案登記表的設計當中，需要注意以下幾點:(1)檔案登記表里的表單種類不能過多，內容不要重復，盡量在一張表上完成所有的基礎信息，內容上要完整、緊湊。(2)其他資料，例如設備驗收報告可以設備廠家出具的驗收報告單為主，將客戶聯或復印件留存，一一按順序插在檔案登記表的后面。(3)相關人員簽字的區域要劃分清晰，分欄設計，并注明需要誰簽字，否則容易混淆簽錯。如圖3所示。

5．3編制檔案目錄

并按照檔案目錄，依次收集整理所有資料，例如論證報告、技術協議、投標文件、中標合同、安裝驗收單等。資料必須真實、可靠。在時間上要有可追溯性。第四，繼續提高檔案管理人員的素質水平，增強檔案管理意識。檔案管理人員在平時工作中要認真負責，懂得并遵循保密原則，并提高檔案管理權限。經常參加類似檔案管理、固定資產管理等的培訓。

6結論

綜上所述，檔案管理工作是基礎，是重點，要在實際工作中總結經驗教訓并有所改善。

6．1檔案管理制度還需再完善，工作內容還需再細化

檔案管理制度不是一經制定，永不改變的，而是隨著工作成熟程度的加深在逐步完善，在其他制度的襯托和有效執行下，檔案資料管理制度才有它的實際意義。所以，檔案管理工作不僅是在醫學裝備安裝驗收完成之后進行，還要在設備未進入醫院之前開展，比如將調研資料、論證會議紀要、各種簽字留檔的文件等都要保存妥當，除此之外，還有申請某些大型醫療設備的配置和一些投資金額較大的項目都會有批復文件，也要保存好。設備使用中期，維修資料，使用過程中的借調、改造、再培訓等資料都要在日常工作中收集完整并存檔。

6．2檔案要分類存放

在用設備和報廢設備的資料要分開存放，報廢設備的資料要根據實際情況，經過院里討論后，決定是繼續保存還是廢止;醫院正常采購的固定資產檔案和非正常渠道進入醫院(例如租借、外單位調撥等)的醫學裝備檔案要分開存放，便于后期管理。

6．3檔案調取的制度和流程要更規范

檔案調取要經過檔案管理員確定后方可執行。如果要外借，需要在使用科室主任認可后，簽署借條，限定歸還時間后借取，并將借條存檔并登記，確保檔案安全、妥當的運用。

6．4定期對檔案室的資料進行整理

檔案管理員定期對檔案室的資料進行檢查，重復或者作廢的資料要及時取出銷毀，新入的資料要按時間順序插入檔案，有問題的資料要及時匯報上級主管領導，及時解決并記錄，要時刻保持檔案的真實性和新鮮性。

6．5繼續提高檔案管理人員的素質水平，增強檔案管理意識

醫院首先要明白檔案管理工作的重要性，加大宣傳力度，讓檔案管理人員參加各類培訓，不斷提升檔案管理工作的能力，不斷改進檔案管理工作的方法，使檔案管理工作更加規范。檔案管理工作是一項常態化工作，時間久了，會產生疲乏感，要不時地在工作中加入創新理念，提高員工積極性，讓檔案管理工作持續、創新的進行下去。

參考文獻:

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［3］楊樸．淺談如何做好醫院檔案管理工作———建立檔案管理系統［J］．飲食保健，2007，4(01):275

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中圖分類號：G623文獻標識碼： A

1、前言

隨著經濟的發展，我國的機動車總量迅速增長，交通社會化、車輛私有化、管理法制化的趨勢日益明顯的今天，對于車輛的管理要求也越來越高，應用計算機網絡技術對機動車和駕駛員進行管理是未來公安車輛檔案管理工作發展的必然方向，所以對此研究具有非常重要的意義。本文以下內容將計算機網絡系統在公安車輛管理業務中的應用進行分析和研究，以供參考。

2、公安車輛管理計算機網絡系統設計

公安車輛管理計算機網絡系統設計主要包含如下幾個方面：第一，網絡系統。網絡系統分為廣域網和局域網兩部分，廣域網可以采用中國聯通公司提供的數字中繼服務，物理連接線路均為光纖，其設備均采用光接入設備，為今后帶寬的不斷增加，提供技術保證。第二，服務器系統。數據庫服務器系統采用分布式集群數據庫服務器方式，設置兩臺中心數據庫服務器，一臺用于文字信息的集中存儲，一臺雙機磁盤陣列存儲系統用于圖像信息的集中存儲，對于分所來說，可以設置子數據庫服務器，用于存儲本地區的圖像信息。數據的分布情況是，文字信息為集中存儲，不設子數據庫，這樣可確保數據的實時一致性。由于采用客戶機-服務器的工作方式，需要在網上傳送的文字信息數據量很小，不會產生擁塞現象，圖像信息由于數據量大，不宜采用實時網上傳送的方式，而且圖片數據的刷新頻率均在一個月以上，為此采用集中存儲、分布應用的方式，即各個分所的圖片在夜間傳送至中心數據庫，中心數據庫進行整理后將更新包發回各分所，這種存儲、工作方式，可使圖片的查找、打開速度小于1秒。第三，軟件系統。服務器的系統軟件可以采用UNIX操作系統和TRUECLUSTER系統軟件，數據庫軟件采用ORACLE8i，并采用了并行數據庫系統軟件，這些系統軟件均可以在市場上買到。第四，其他系統功能。首先是網絡電話功能，利用覆蓋各所的光纖路由，通過遠程接入方式，組成虛擬交換網絡電話通訊系統；其次是安全監控功能，利用互聯網的光線路由，在各分所的業務大廳安裝了攝像監控設備，可以以384K的速率在網上傳送，該功能不僅可以實現對業務窗口的實時監督，而且加強了夜間的安全防范措施。

3、公安車管檔案二級庫管理系統主要技術應用

其主要應用體現在如下幾個方面：第一，按照實際檔案室與檔案柜的分布與結構，在數據庫中分別存儲檔案室、檔案柜信息，并根據每個檔案柜的行數、列數自動生成庫容信息。第二，庫容信息中包含全部檔案柜單元格目前的屬性及檔案存儲信息，如該單元格的行號、列號、是否可用、存儲何種牌照類型的檔案，該單元格的存儲容量、已存儲檔案數量及該格最大檔案編號等信息。第三，如果新建檔案室或添加檔案柜，需要重新生成庫容信息，原來的庫容信息不會覆蓋，只會增加新的庫容信息。第四，所有新生成的檔案編號存儲在檔案編號管理表中，該表中包含機動車號牌信息，用來與機動車信息主表失聯，可實現通過檔案編號查詢機動車檔案信息。第五，機動車信息主表中同時存儲檔案編號，可實現通過機動車號牌信息或序號查詢檔案編號，獲取檔案存儲信息。

4、公安車管檔案應具備的功能

根據檔案管理的一般要求，檔案管理應具備如下幾種功能：第一，權限管理。其是為不同部門或者具有不同分工的人員登陸到檔案管理系統而設計的，它規定了不同分工人員對檔案的操作權限。第二，檔案的錄入管理。錄入時一個相當復雜的過程，包括掃描檔案圖像、文字錄入檔案關鍵字、圖像數據的轉換與壓縮，數據的轉存等過程。第三，檔案的審核管理。在集中錄入檔案時，需要必要的審核管理，即對錄入的檔案逐個進行調閱，確認檔案圖像的有效性及正確性，然后將確認合格的檔案在數據庫中做標記。第四，檔案的數據管理。管理包含了檔案的修改、檔案的注銷等，做這些特殊工作的人員要配備相應的權限。第五，檔案的數據存儲。集中錄入的檔案數據經過系統處理后，先存放到一個用于錄入管理的NT服務器中，等檔案儲存到一定量的時候，通過車管所局域網傳輸到服務器的磁盤陣列柜中，各分所檔案錄入數據存儲到分所服務器中，備份存儲時通過光盤刻錄機轉刻到CD-R只讀光盤上，作為永久的保存，分所錄入單元在掃描檔案圖像后，直接將圖像存儲在分所服務器數據庫中。第六，檔案的查詢管理。檔案影像系統最主要的功能是方便車務民警查詢、核對檔案，代替人工查檔，并以此進一步來推動無紙化辦公。

5、結尾

本文以上內容首先對公安車輛管理計算機網絡系統設計進行了論述，隨后介紹了公安車管檔案二級庫管理系統主要技術應用，并對公安車管檔案應具備的功能進行了探討，表達了觀點和見解，但作為一名技術人員，深刻認識到計算機技術發展的迅速，在今后的工作中，必將緊跟技術發展潮流，為更加普及計算機技術的實際應用作出更大的貢獻。

【參考文獻】

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一、找準位置，有為有位

位置影響發展，發展憑借實力。近年來，縣檔案局從以下三個方面鑄就發展實力。

（一）夯實陣地，搭舞臺。陣地是事業發展的舞臺，是干事創業的基礎。為了徹底改變原平昌縣檔案館破敗落后的面貌，經過艱辛的努力，平昌新館建設被納入了全國中西部地區縣級綜合檔案館建設項目。項目總投資1068萬元，建筑面積5176.03平方米。于2012年3月正式開工建設， 2013年7月全面建成投入使用，新館配套完善、功能齊備，能滿足今后50年內永久、長期檔案進館需求。通過“部門+鄉鎮”綜合檔案室建設對口幫扶措施，近年來，全縣新增設綜合檔案室252個2190平方米，購置安裝檔案密集架5320立方米，新購置檔案鐵皮柜2260個，安裝使用四川省電子文檔管理系統270多套，配備檔案專用計算機220臺，新添置了空調、去濕機等降溫除濕設備100多臺套。筑牢了檔案事業發展之基，為想干事者提供了平臺，為干成事者搭建了舞臺。

（二）提升素質，建隊伍。干部隊伍是事業發展的基石、加快發展的關鍵。為建設一支招之即來、來之能戰、戰之必勝的檔案干部隊伍。縣檔案局采取縣內自訓、外送培訓、建點實訓的工作方法，強力提升全縣檔案干部隊伍素質。在2013年由縣委組織部分三批次在縣委黨校對全縣350名專兼職檔案管理干部進行集中調訓。此次培訓涵蓋全縣所有立檔單位，包括各中小學、衛生院。培訓以提高實踐操作技能為重點，以“雙向評估”為手段，以授課答疑、動手操作為方式，著力增強培訓效果；2012年選派11名優秀縣級部門檔案專兼職人員分別前往云南昆明、廣西桂林參加國家檔案局舉辦“機關檔案信息化業務研討會”學習培訓；近三年來，先后13批次選送207名檔案管理人員到成都、瀘州等地參加由省檔案局組織的檔案業務專題培訓；2014年，組織檔案干部分兩批到綿竹市檔案局、重慶大學檔案館、重慶市檔案局進行參觀學習。對全縣檔案專兼職人員的管理、培訓和考核實行人員變動報告、登記備案制度，建立專兼職檔案工作人員基本信息數據庫。通過強化培訓、加強管理，使全縣檔案干部隊伍素質得到全面提升，為全縣檔案事業科學發展、加快發展提供了堅強保障。

（三）走出深閨，讓人識。“酒香也怕巷子深”，廣泛深入的宣傳報道既是讓檔案走出深閨、走進人們生活的重要途徑，也是在廣大公眾中樹立檔案部門形象的重要手段。近年來平昌縣檔案局以日常宣傳、專題宣傳、典型宣傳“三種”宣傳方式相結合，利用電視、報紙、網絡、雜志等不同形式的宣傳載體，在“新”字上下功夫，走全面特色宣傳之路，著力提升全社會檔案法治意識。在2014年“6·9”國際檔案日宣傳活動中，舉辦了以“走進檔案天地、見證平昌發展”為主題，以“輝煌的平昌、崛起的檔案、檔案法律法規、館藏珍品檔案”四大版塊為主要內容的檔案宣傳展覽活動，全面展示平昌經濟社會發展狀況和檔案事業取得的顯著成果，充分體現檔案“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的重要作用。此次展覽持續一周，近萬名觀眾到現場參觀，發送宣傳手冊近7000本。通過宣傳引導，讓檔案以更親民的方式走出深閨,讓歷史以更智慧的方式走向大眾，切實增強了社會公眾對檔案工作的認知感、增強了對檔案部門的認同感。

二、實現價值，有滋有味

服務中心是檔案工作永恒的主題,也是體現檔案工作價值所在。只有檔案工作與全縣經濟社會科學發展的要求同頻共振，與改善民生的步伐齊頭并進，與促進和諧的目標合拍相應，才能展現全新魅力，體現檔案工作的價值。

（一）緊貼新村建設，創示范。為更好地為全縣新農村建設工作做好配套服務，2013年，平昌縣開展了全國新農村建設檔案工作示范縣創建活動。采取“四個強化”完善創建體系（強化領導體系、強化宣傳體系、強化考核體系、強化聯動體系、）、“三個重點”做實創建工作（集中調查摸清家底、培育典型做示范、強化執法促提升）、“五化標準”提升創建水平（館室建設標準化、檔案管理規范化、檔案利用信息化、管理機制制度化、管理隊伍專職化）的工作方法，全力以赴抓創建。通過短短一年時間的創建，各單位綜合檔案室硬件建設從無到有，從有到優，煥然一新。檔案業務建設實現跨越發展，檔案走出了深閨，走進了農民的生產生活，讓群眾充分享受到了農村檔案信息資源的好處和作用，減少了各種矛盾糾紛。2013年11月平昌縣全國新農村建設檔案工作示范縣活動通過國家檔案局、民政部、農業部聯合組成的國家驗收組驗收合格，被國家驗收組譽為“邊遠山區、革命老區、貧困地區”開展社會主義新農村建設檔案工作的“平昌模式”。駟馬鎮、白衣鎮等6個鄉鎮成功創建為全省新農村建設檔案工作示范鄉鎮。

（二）緊貼項目建設，抓服務。為更好地服務于全縣產業興縣工業強縣戰略。縣檔案局指派業務人員深入各項目業主和施工單位進行一對一、面對面業務指導和業務培訓，認真履行監督、指導職責。會同縣發改局制訂出臺《關于規范建設工程項目檔案管理工作的通知》，對健全項目檔案管理體制，規范項目檔案收集、整理、移交提出明確規定和要求，進一步規范全縣項目檔案管理行為。截止目前，全省重點建設項目—牛角坑水庫建設項目和雙灘水電站建設項目檔案工作通過了由省檔案局組織的專家組驗收合格。四川兆潤摩托車制造有限公司年產40萬輛摩托車、60萬臺發動機基礎設施項目和四川同凱能源科技發展有限公司第一期建設項目檔案已通過市檔案局專項驗收合格。

（三）緊貼資源建設，優結構。檔案資源是開展檔案工作為民服務的基礎條件，接收到期檔案進館是豐富館藏資源的重要途徑。為切實做好2014年檔案接收進館工作，平昌縣委、縣政府聯合印發了《關于做好超期檔案移交進館工作的通知》，明確移交單位、移交范圍、移交時間以及移交檔案的質量標準，縣委目督辦將超期檔案移交進館工作納入縣委、縣政府重點交辦事項進行考核，實行年終目標倒扣分制，對拒不按規定期限和標準進行移交的單位和個人由縣監察局、縣人社局、縣檔案局聯合按照《檔案管理違法違紀行為處分規定》進行問責處理。截止年底，已完成縣委、縣政府等92個單位61354卷（件）超期檔案接收進館工作，并將文件級目錄錄入《四川省電子文檔管理系統》，錄入率占100%。

（四）緊貼留守檔案，創特色。給留守兒童（學生）、留守老人建檔,不但能隨時掌握了解留守兒童（學生）、留守老人的健康狀況,也是優化醫療服務方式的一種延續,更是社會管理方式的一種創新，體現了檔案工作者的社會責任擔當。2014年縣檔案局通過前期調查了解，在巖口鄉衛生院扎實開展留守學生（兒童）、留守老人建檔試點工作，按照“一人一檔”的工作方法，對全鄉9個行政村、641 個留守學生（兒童）、656 個留守老人建立了個人留守檔案。并對全鄉村級衛生人員進行建檔業務培訓。使留守兒童離開父母、留守老人離開兒女不乏親情，留守在家不乏關愛。

（五）緊貼利用編研，見實效。檔案資源的利用和編研是保存檔案的最終目的。2014年，縣檔案局在查檔接待窗口積極開展了“聽民聲、知民情、幫民困、解民憂”實踐活動，積極探索創新服務機制，進一步規范窗口服務行為。將以往“你來我查”的被動服務模式轉變為主動的遠程服務、跟蹤服務。近三年來，縣檔案館共接待查閱利用人員5700多人/次，利用檔案資料近萬卷（冊）。并收集匯編了《眾志成城抗洪魔，凝心聚力建家園—2011年平昌縣抗洪搶險紀實》、《民生政策文件匯編（民政篇）》等7種檔案編研資料。充分發揮了檔案在維護群眾合法權益、解決矛盾糾紛、維護社會穩定和促進經濟發展等方面的積極作用。

三、贏得尊嚴，有聲有色

奮斗改變命運，自強贏得尊嚴。檔案部門作為一個社會上公認的弱勢單位和部門，要由弱勢變強勢，依法治檔，以法立威是必行之路。近年來平昌縣檔案局提出了“調思路實基礎，下深水查問題，留影像鎖證據，出重拳抓整改，聯部門借力量”的檔案行政執法檢查工作思路，維護了檔案法律法規的尊嚴，開創了全縣檔案工作新局面，推動了全縣檔案事業健康快速發展。

（一）樹立“三種”意識，更新工作思路。近年來，縣檔案局明確提出了要全面樹立“法治工作全局化，全局工作法治化”的檔案法制建設理念。明確要求，要樹立超越意識、擔當意識和創新意識，要用發展的思維看待檔案法制建設，用有效的方法解決檔案事業前進中的矛盾和問題，以檔案法制建設立威樹形象。

篇10

1.1、現金科目設兩個子目---貨款戶和費用戶，具體核算見第二章。

1.2、出納應保證庫存現金的日清日結，月末應編制銀行存款余額調整表，以保證銀行日記賬賬實相符。貨款現金必須送存銀行，不準坐支。

1.3、庫存現金定額核定為5000元，如有多余費用現金應該及時送存銀行，保證現金安全。

1.4、會計應定期、不定期對庫存現金進行監盤，每月至少監盤三次，編制“庫存現金盤點表”；審核出納編制的“銀行余額調整表”，對未達事項進行落實。

2、銀行存款管理

2.1、銷售分公司資金實行收支兩條線的原則。各銷售分公司必須開設收支兩個銀行賬戶，即貨款戶和費用戶；賬戶資料交股份公司財務部備案。貨款賬戶只收不支，所有貨款回籠到該賬戶；費用賬戶用于銷售分公司的各項費用、稅金等支出結算。

2.2、新開賬戶。銷售分公司不得隨意開設銀行賬戶，若因業務需要而必須開設新的銀行賬戶，需報告股份公司財務部同意。銀行賬戶要及時進行清理，對于用途不大的銀行賬戶要及時消戶，并報股份公司財務部備案。

2.3、回款。對于銷售回款要及時匯入總部銀行賬戶，銷售分公司的貨款賬戶余額達到2萬元時，或貨款停留達一周以上，必須即時匯入股份公司總部指定賬戶，每月25號前必須把所有貨款賬戶的余額匯入總部賬戶。

2.4、費用賬戶。銷售分公司的費用開支等所需資金由股份公司財務部根據月度預算下撥至各分公司的支出賬戶，具體辦法詳見《費用管理制度》。

2.5、支票管理。凡不能用現金收付款的各項業務，一律應通過銀行轉帳進行結算。

（1）公司支票的購買由出納員負責，并填寫支票備查簿，支票備查簿由銷售公司財務經理保管。

（2）空白支票由出納員負責保管，簽發支票所需的財務章由財務經理保管，人名章由出納保管。

（3）現金支票只能由出納員從銀行提取現金時使用，公司與其他單位之間金額在結算起點以上的經濟業務往來，一律使用轉帳支票。

（4）各部門或個人因工作需要領用支票時，應填制規定的借款單，由部門經理和財務部門經理審核簽字，并報分公司總經理批準后，由出納人員簽發。借款人應在支票領用之日起，十日內到財務部辦理報銷手續，其程序與現金支出報銷程序一樣。支票領用人應妥善保管已簽發的支票，如有丟失應立即通知財務部門并對造成的后果承擔責任。

（5）出納員不得簽發不確定的日期的支票，不得簽發任何種類的空白支票，當付款金額無法確定時，可簽發限額轉帳支票，并寫明用途和收款單位。

（6）財務人員不得在支票簽發前預先加蓋簽發支票的印章，簽發支票時必須按編號序順使用，對簽錯的支票或退票必須加蓋“作廢”戳記并與存根一起保管。

（7）應及時登記支票登記簿，與銀行及時核對存款余額。

3、銀行承兌匯票的管理規定

3.1分公司收取銀行承兌匯票必須經股份公司財務部（書面報告）才能收取，嚴禁收取省轄的銀行承兌匯票及注有“不得轉讓”字樣的銀行承兌匯票。

3.2銀行承兌匯票的票面要素必須齊全：日期大寫；金額大、小寫要一至；并必須有銀行的“匯票專用章”的鋼印或紅印（目前只有農行為鋼印，其他銀行均為紅印）。銀行承兌匯票下面左邊“承兌申請人蓋章”處必須由承兌匯票申請單位（即出票單位）蓋上預留銀行印簽，出票人的全稱與出票人簽章的財務專用章必須完全一致，一字不漏，收款人的全稱、賬號、開戶行必須核對無誤。

3.3銀行承匯票的出票人必須具備下列條件：A、在承兌銀行開立存款賬戶的法人以及其他組織；B、與承兌銀行具有真實的委托付款關系；C、資信狀況良好，具有支付匯票金額的可靠資金來源。

3.4銀行承兌匯票期限最長不得超過六個月，即其出票日期與到期日不得超過六個月（含六個月，但不能多出一天）。轉賬背書回股份公司的銀行承兌匯票，必須取得連續背書，第一背書人必須同票面收款人全稱完全一致，一字不漏；第二背書人同第一背書人相同，依次前后銜接，最后一次背書轉讓的被背書人是票據的最后持票人。

3.5信用社無開具銀行承兌匯票的資格，因此信用社出具的銀行承兌匯票為無效銀行承兌匯票。各分公司收取的銀行承兌匯票必須在當地向開票銀行查詢確認其為有效的銀行承兌匯票，并確信開票銀行到期有能力付款（支行級的銀行），才能發貨。

3.6分公司收取的銀行承兌匯票除了通過分公司開戶行向開票銀行查詢外，還必須帶銀行承兌匯票到分公司開戶行找銀行票據的專業人士辨別銀行承兌匯票的真實性及有效性。如收到的銀行承兌匯票是同城銀行開出的，要求財務經理親自到出票行落實該票據的真實性和有效性。

3.7分公司收取的銀行承兌匯票以分公司為收款人（或被背書人），且必須在收取銀行承兌匯票的二個工作日內將所收取的銀行承兌匯票背書寄回股份公司財務審計部。在背書欄蓋分公司銀行印鑒章的同時，必須注明被背書人的全稱，以免銀行承兌匯票遺失給總公司造成損失，如在背書欄內蓋章，而沒有注明被背書人的全稱，如果該銀行承兌匯票遺失，任何單位或個人即可將該銀行承兌匯票送往銀行解付或貼現。

4、借支制度。公司人員借支應該根據需要核定額度，填寫借支單，由財務經理和銷售分公司經理審批。上一筆借支未清賬，不得再次借支。公司員工出差借時需附經審批后的《出差申報單》。

5、關于嚴禁非授權人員向經銷商（客戶）收（借）取“錢、物”的規定

為防范風險，防止經濟糾紛，現就關于禁止分公司員工到經銷商（客戶）處借款、借貨事宜規定如下：

1、股份公司嚴厲禁止銷售分公司任何人員到公司的任何經銷商（客戶）處借款、借貨；禁止業務人員為任何經銷商（客戶）帶款、帶貨。

2、銷售分公司財務經理要負責給與分公司有往來關系的每一個經銷商法人發一份書面函件（一式二份并蓋公司財務章，由分公司總經理簽發，經銷商法人簽章確認后，分公司財務部回收一份存檔備查，經銷商自留一份），明確股份公司嚴禁業務員到經銷商（客戶）處借款、借貨及其他任何經手錢、物的事情。

二、往來賬管理制度

1、應收賬款的管理

為了進一步規范銷售，減少經營風險，保證公司的財產安全，最大限度在減少呆賬、壞賬，對銷售分公司應收賬款的管理作出如下的規定：

1.1公司的產品銷售規定是：“現款現貨、款到發貨”的原則，所以原則上銷售分公司月末不允許有應收貨款余額。

1.2各銷售分公司原則上不允許賒銷，對確需賒銷的，應先向股份公司財務部提出書面報告，報告中必須要說明出現應收賬款單位的資信狀況（包括其經營資格、資信狀況及經營能力等）并有分公司總經理、財務經理簽署意見，報告經股份公司財務部、銷售總監、總經理審批，且該應收賬款的期限不能超過一個月。對應收賬款超過一個月的單位，分公司必須及時書面報告股份公司財務部并采取措施，并指定專人負責解決。

1.3有應收賬款的分公司財務經理每月應編報“應收賬款賬齡分析明細表”對分公司的對外應收賬款作詳細的分析，不得只報余額不作賬齡分析。每月末都必須與經銷商對賬，并獲得經銷假商簽字、蓋章的確認書。

1.4銷售分公司不得以“應收賬款”來調節銷售額，任何虛增虛減“應收賬款”發生額、人為提高或降低銷售業績的做法，均屬做假賬的違規行為，一經查出將按違反財經紀律從嚴處理分公司總經理和財務經理，分公司必須要加強對應收賬款的管理，堅決杜絕呆、壞賬的發生，特別是分公司財務經理，絕不能做假賬，否則，股份公司將追究當事人的經濟責任，直至免職。

2、內部往來管理

內部往來科目核算分公司與股份公司貨款、費用等經濟業務往來的結算，各銷售分公司之間不能有任何往來掛賬。

2.1、本科目按單位設置明細科目:

2.1.1當收到大連分公司開具的稅票時,按稅票上的價款借記“庫存商品”，按稅票上的稅額借記“應交稅金--應交增值稅（進項稅額）”，按稅票總額貸記“內部往來”。當分公司把貨款劃回股份公司總部時，借記“內部往來”，貸記“銀行存款—貨款戶”。

2.1.2股份公司撥付給各銷售分公司費用時，分公司借記“銀行存款—費用戶”，貸記本科目。

2.2、為了保證股份公司與大連分公司、各銷售分公司的往來賬項清楚準確，有據可查，所有往來賬項均需使用有編號的一式三聯的《轉賬通知單》，《轉賬通知單》由經濟業務發生的單位填寫，并送交雙方同時入賬。內部往來業務必須每月核對，根據總公司的對賬單編制一式兩份的《內部往來調節表》，雙方各執一份存檔備查，調節項目只允許是時間差的調節，并要及時查明原因給予調整。

三、固定資產及低值易耗品管理制度

1、會計政策：固定資產的入賬原則及折舊政策詳見會計政策部分；低值易耗品的會計政策詳見會計政策部分。

2、管理部門：銷售分公司的固定資產由分公司財務部統一管理。固定資產取得后，即由財務部門依其類別及會計科目予以分類編號并貼粘標簽；低值易耗品由倉庫保管。

3、移交：對于固定資產應按所列使用部門詳細列清冊辦理移交。低值易耗品的領用按照庫存商品出庫程序審批后領用。

5、盤點：銷售分公司固定資產應由財務部門會同使用部門每年盤點一次。另外應該于每季度就固定資產的項目中根據登記卡冊，每一類別至少抽點十項，盤點后應填造“盤點表“一式三份注明盈虧原因，一份自存，一份報分公司總經理，一份送股份公司總部財務部門。財務部門對于盤盈或盤虧除應專門說明原因報股份公司總部財務部，根據盤盈盤虧原因做出相應處理。

6、購置審批程序及相關手續：銷售分公司無權購置任何固定資產，若需購置，必須向股份公司財務部在月度預算中列出預算，并專項報告，經股份公司總經理和相關權力部門批準后購置。低值易耗品在月度預算中申請，在物料消耗中列支。

7、保險：根據固定資產的使用要求辦理財產保險。

8、費用承擔：固定資產折舊及其他使用費由分公司承擔。

四、發票管理制度

為加強各銷售公司購、銷貨發票的管理，制訂本制度。

1、對外銷售開具發票的規定

1.1、各銷售分公司根據稅法等有關規定，由分公司財務經理或會計專人辦理發票的領購、開具和保管業務。

1.2、發票上的客戶名稱，要依據客戶在稅務部門注冊登記單位全稱為準，不得寫錯別字，不得寫單位簡稱；客戶為自然人的，要如實填寫姓名。

1.3、已開具的發票，須有經辦人按發票全部聯次一次性簽字，經辦人是客戶的，還需注明客戶的身份證號碼，然后由業務員簽字確認，或附該客戶的單位介紹信，隨同發票記賬聯交財務部門辦理入賬或歸檔管理。

1.4、發票由業務員親自送達的，須向對方索取簽收證明，并有收到人簽字和單位蓋章，該證明要及時送交公司財務部門，附發票記賬聯后入賬。

1.5、所有對外出具的發票，均得經辦人在發票登記簿上簽字登記。

1.6、凡是已實現銷售，客戶未索取發票的，必須開具普通發票附于記賬憑證后，并計提銷項稅，客戶聯單獨由會計保管，并在發票登記簿登記。

1.7、對于賒銷的，除經特殊審批外，欠款未收回前，不能將發票出具給客戶。

2、對外開具增值稅發票的規定

對外開具增值稅發票除嚴格按照以上規定執行外，還要遵守以下規定：

2.1、增值稅專用發票的開具對象僅限于具有一般納稅人資格的公司，對一般納稅人以外的任何單位和個人不得開具增值稅專用發票。

2.2、需要開具增值稅專用發票的單位，須提供該單位的稅務登記證副本復印件，并在復印件上加蓋單位公章，同時提供在稅務機關備案的單位電話號碼，開戶銀行名稱和銀行賬號。

2.3、公司具體經辦業務員依據財務開具的收款收據，或對方的收貨單據，或收回的普通發票等，按稅務登記證上的單位名稱，編制開票申請單（開票申請單附后），要做到字跡清楚，項目齊全，計算準確；由對方的具體經辦人員來辦的，應由來人簽字并填寫其身份證號碼，公司業務人員簽字確認后，送公司經理審批，然后由財務經理審批，審核無誤后的開票申請單才能開票，開票申請單和發票記賬聯一同作為記賬憑證附件。

2.4、開出的增值稅專用發票一定要具體經辦人員全部聯次一次性簽字，不得遺漏。

2.5、開票申請單要附增值稅專用發票記賬聯入賬。

2.6、對于增值稅發票上的記載事項有變動的，客戶要及時提供變更證明，以利業務結算；變更證明要即及時作附件入賬或歸檔管理。

2.7、退貨發票的處理：對于批準的退貨，將已開具給客戶的蘭字銷售發票聯及抵扣聯（購貨方未作賬務處理或原未交給客戶的發票聯及抵扣聯）或購貨方主管稅務機關出具的《銷售退回及折讓證明單》（購貨方已作賬務處理），粘附在紅字發票存根聯后，作為開具紅字發票的依據，并按照退回單據開具相應的紅字發票（附紅字記賬聯外，其他聯次均不得撕下），編制通用記賬憑證，并在紅字發票存根聯注明原蘭字發票及紅字發票的記賬聯存放地點。

3、接受發票的管理規定

3.1、接受發票要嚴格按照國家關于《違反發票管理的處罰》的條款進行審核。

3.2、接受的發票要依實際交易的金額為準，票面要整潔，項目填寫齊全，字跡清楚，蓋章清晰，手續齊備，計算準確，并與所附的其他資料相符。

3.3、交易合同或協議的單位名稱要與關于該單位的往來款項的單位名稱，及提供發票的單位名稱相一致；如果名稱等記載事項發生變更，對方一定要提供變更證明，并加蓋單位公章，作附件入賬或存檔備查。

3.4、對于接受的增值稅專用發票除參照以上規定審核外，應先到稅務機關及時辦理認證手續，然后再辦理業務結算手續；

3.5、接受發票要根據業務的性質和實際情況索取具有抵扣作用的發票，以降低成本、費用；對無法提供具有抵扣作用的發票或無資格提供該類發票的單位，可以讓其提供無抵扣作用的發票，但要以扣除稅額后的金額結算。

3.6、業務人員取得符合抵扣條件的增值稅發票后，應及時辦理實物入庫、票據入賬手續，不得拖延，暫時無法完成貨物品質鑒定的，可先辦理入庫、入賬手續，但須通知財務部門暫不作為付款依據。

3.7、運輸行業專用發票。列支裝卸運輸費必須取得“運輸行業專用發票”，“運輸行業專用發票”是指鐵路、民用航空、公路和水上運輸單位開具的貨票，以及從事貨物運輸的各類運輸單位開具的套印全國統一發票監制章的貨票。貨物業的發票和定額發票不予抵扣。合規的運輸發票，按照結算金額的7%的抵扣率計算進項稅額（或根據稅務局要求進行調整），隨同運費支付的裝卸費、保險費等雜費不得計算扣除進項稅額。

3.8、無法按規定取得合法發票的，應向當地稅務局要求代開發票，并征詢當地稅局抵扣應當具備的條件，全項詳細填寫。

4、違反公司發票管理規定的處罰

對于已開具的發票未按規定程序操作的，將對經銷公司有關直接責任人處以100-200元的罰款；違反規定觸犯刑法的，后果自負；違反規定接受或開具發票造成公司少抵或多繳稅款的，或者因接受或開具發票造成往來結算損失的，直接責任人要負賠償責任。五、存貨管理制度

1、分公司要貨申請

1.1分公司的庫存管理應堅持“庫存合理、加快周轉”的原則，盡可能降低庫存風險。

1.2分公司在要貨時須根據銷售計劃，結合實際需求，合理安排訂貨次數及數量，在合理庫存內保證銷售的需要。

1.3根據上述要求，分公司計劃員要填好《要貨申請表》，《要貨申請表》經分公司財務經理審核、分公司總經理審批，并通過傳真給大連分公司銷售部，經銷售部和財務部審核無誤后，辦理發貨程序。

2、存貨入庫流程。首先由申請人填寫入庫申請單，入庫單至少有下列內容：

產品品種貨位號數量（）單價金額（元）備注

申請人持填寫好的入庫單，填寫好由檢驗員（或庫管員）檢驗后簽字，并由庫管員核實入庫數量登記。入庫單至少一式四份，第一聯、存根，第二聯、庫房留存，第三聯、財務核算，第四聯、申請人留存。入庫時要求嚴把質量關，做好各項記錄，以備查用。財務部門根據入庫單財務核算聯和其他相關單據入賬。

3、存貨出庫流程。存貨出庫的方式主要有3種：客戶自提、委托發貨和公司送貨。第一種：客戶自提。是客戶自己派人或派車來公司的庫房來提貨；第二種：委托發貨；第三種：公司派自己的貨車，給客戶送貨。無論采用哪種出貨的方式，都要填寫出庫單。出庫單（或銷售單）至少有下列內容：發貨單位、發貨時間、出庫品種、出庫數量、金額、出庫方式選擇、結算方式、提貨人簽字、成品庫主管簽字。如下表：

發貨單位：出庫日期

產品品種產品數量金額備注

出庫方式選擇1、客戶自提2、委托發貨3、公司送貨

運費結算方式1、公司代墊運費2、貨到付款

出庫單（或銷售單）也是一式四份：第一聯，存根；第二聯，成品庫留存；第三聯，財務核算；第四聯，提單，提貨人留存。提貨的車到達倉庫后，出示出庫單據在庫房人員協調下，按指定的貨位、品種、數量搬運貨物裝到車上。保管人員做好出庫質量管理，嚴防破損，做好數量記錄，核實品種、數量和提單。

4、存貨盤點。分公司財務部每月底要協同庫管員對庫存商品進行一次盤點，對于盤盈、盤虧、毀損等要查明原因，上報股份公司財務部進行相應處理。

六、銷售分公司財務人員管理制度

1、下屬各銷售分公司的財務人員在人事關系上屬于股份公司總部，任何部門無權聘用和解聘財務人員。下屬各銷售分公司財務負責人由股份公司總部財務審計部經理提名，報股份公司總經理批準后聘任或解聘。

2、下屬各銷售分公司核定財務人員的工資福利等相關待遇由股份公司總部財務審計部統一管理和發放；財務人員為銷售分公司辦公或出差等而發生的費用由各銷售分公司承擔；財務人員的培訓及其他相關費用由股份公司總部承擔。

3、下屬各銷售分公司的財務人員必須嚴格執行股份公司的各項財務管理制度，在業務上接受股份公司總部財務審計部的指導；總部財務審計部對其財務活動進行定期審計和不定期專項核查，對于違反財務制度和財經紀律的，公司總部將對其作出相應處理，對于違返國家法律的，將移送司法機關處理。

4、下屬各銷售分公司的財務人員必須協助所在公司領導搞好經營管理，及時提供真實、有效的財務信息，積極為分公司領導的經營決策出謀劃策。

5、下屬各銷售分公司財務負責人定期向總部財務審計部述職，在日常財務管理工作中要不斷創新，提高公司財務管理水平，鼓勵多提合理化建議。

6、股份公司總部將定期對財務人員進行考核，以此作為年終獎金和工資標準的考評依據。

七、崗位職責

分公司財務崗位責任制是一種管理制度，現關于分公司每個財務工作人員的職責、任務、權限、完成任務的標準作出明確的規定，根據分公司財務人員履行崗位職責的優劣作為對財務人員的晉升、獎懲依據。

1、分公司財務經理的崗位職責

1.1在股份公司財務部的領導下,嚴格遵守財經紀律與股份公司的各項規章制度,要隨時檢查各項制度在分公司的執行情況,發現違反財經紀律的行為給予制止,并及時書面報告股份公司財務部.

1.2審核分公司的會計原始憑證是否符合會計工作規范的要求,是否符合國家的稅務、會計法規及股份公司的有關規定，對不合理、不合法、不合規的原始憑證拒絕受理，并且退回經辦人，堅持“收支兩條線”的原則。

1.3審核上報股份公司的財務資料,確保上報資料的真實性、規范性和準確性。編制分公司經營費用的預算，并就經營費用預算的執行差異進行分析，然后報分公司總經理及股份公司財務部。

1.4復核記賬憑證、登記總賬、核對明細賬、編制會計報表、編寫財務分析報告，按股份公司的要求審核分公司的會計報表，并在限期內寄回股份公司財務部。

1.5嚴格審核分公司物料收發憑證，堅持“現款現貨、款到發貨”的原則，對分公司的實物（包括庫存商品、物料、固定資產等）與貨幣資金進行定期或不定期的盤點，并核對賬實是否相符。

1.6在堅持股份公司的各項規章制度的前提下，積極地配合銷售分公司總理推動分公司銷售業務的提升，做好分公司總經理的參謀。

1.7做好分公司的物流、資金流的安全保障措施，確保分布在分公司內、外的財產安全與完整。

1.8妥善保管、歸檔會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，協調好與當地稅務部門的關系。

1.9按股份公司的規定管好、用好分公司的印章，并做好分公司簽訂的所有合同的審核、備案工作。

1.10協調好分公司的財務崗位工作，并組織好分公司財務每月的工作小結會,總結分公司財務工作中存在的問題和不足，并書面上報股份公司財務部。根據財務內控制度，安排好分公司節假、雙休日財務人員的值班，堅持服務與監督并重的原則。

1.11按時完成股份公司財務部交付的其他臨時性工作，同時以身作則組織與帶好分公司財務隊伍，將分公司財務工作做好。

2、分公司會計的崗位職責

2.1按照國家會計法規制度和股份公司的有關規章制度，編制記賬憑證、登記會計明細賬（不包括現金日記賬與銀行日記賬）和結賬、對賬，做到賬務處理手續完備、數字準確、賬目清楚，對不合法的原始憑證應拒絕編制記賬憑證并及時報告分公司財務經理。

2.2登記好有關備查賬簿；定期和不定期對賬，使賬賬、賬實相符。

2.3與庫管員共同驗收分公司物料入庫，并填制入庫憑證。

2.4根據有關資料編制會計報表的附表。

2.5月初裝訂分公司上月的記賬憑證、物料收發憑證并歸檔（財務資料歸檔管理）。

2.6負責稅務申報及稅控系統的維護。

2.7按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。

3、分公司出納的崗位職責

3.1嚴格、認真執行國務院關于現金管理的制度。

3.2嚴格執行庫存現金的限額，超過部分必須及時送存銀行，不坐支貨款，不能白條抵押現金，堅持貨款現金與費用現金分管的原則。必須是堅持“收支兩條線”的原則。

3.3嚴格執行支票管理制度，使用支票必須經分公司總經理、財務經理兩人簽同意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業務的依據，必須根據會計（財務經理）編制的，并經審核無誤的憑證。

3.4建立、建全現金、銀行存款的各種賬目，出納員每辦理一筆收付款業務前，必須堅持復核每一筆收付款憑證所反映的經濟內容和金額，對不完整、不合法的憑證應拒絕付款，并及時向分公司財務經理或股份公司財務審計部反映。

3.5月末分公司銀行存款余額與銀行對賬單核對，要及時編制“銀行存款余額調節表”，使賬面余額與銀行對賬單上的余額相符。對未達賬款要及時查詢，并督促有關人員及時處理。

3.6為了確保安全，分公司向銀行提取或存入現金時，應由分公司財務經理配備人員同行，采取相應的安全措施，同時保險柜密碼嚴格保密，鑰匙要妥善保管不得丟失，不得交給他人。

3.7不得將出納工作隨意交代他人代管，如確有原因離崗時，必須由分公司財務經理指派他人代管，而且交接手續雙方必須清楚。

3.8出納員使用的各種印章，如支票印鑒、“現金收訖”、“現金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”等都要妥善保管。為了分清責任，支票印鑒必須堅持分管的原則。任何時侯都不能一個人保管和使用支票的所有印鑒。

3.9加強有價證券的管理，有價證券必須存放在保險柜中并設立備查賬，保護有價證券安全、完整不受損（要轉回股份公司的必須及時辦理手續轉回）。

3.10出納人員不能兼任會計稽核、會計檔案保管、收入費用、債權債務的賬簿登記工作。

3.11按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。

注：銷售分公司未設會計崗位的，由財務經理兼任會計工作崗位。

八、會計檔案管理制度

1、為加強會計檔案管理，特制定本管理辦法。

2、本公司的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、稅務申報資料、會計報告、審計報告、驗資報告、資產評估報告、財務管理制度以及與經營管理有關的其它重要文件，如合同、章程等各種會計資料。

3、會計檔案的保存。

財務部應有專人負責保存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，整理裝訂后按順序立卷登記。

會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見本制度第七條。

會計檔案應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經部門經理審查，股份公司財務部批準，并報上級有關部門批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由股份公司財務審計部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。

4、會計檔案的借用。

財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。

公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。

會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印時，必須經財務部經理批準，并限期歸還。

5、由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

6、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。

7、會計檔案保管期限

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

(一)會計憑證類:

(1)、原始憑證、記帳憑證匯總憑證15年

(2)、銀行存款余額調節表和銀行對賬單5年

(二)會計帳簿類：

(1)、日記帳15年

其中：現金和銀行存款日記帳25年

(2)、明細帳、總帳、輔助帳15年

(3)、固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管5年

(三)會計報表類：

(1)、主要財務指標報表（包括文字分析）3年

(2)、月、季度會計報表（包括文字分析）5年

(3)、年度會計報表（包括文字分析）永久

(四)其他類：

(1)、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久

(2)、財務成本計劃3年

(3)、主要財務會計文件、合同、協議永久