導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇企業(yè)檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計算機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構(gòu)各項職能的業(yè)務(wù)活動。這些信息系統(tǒng)在企業(yè)辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應(yīng)用崗位人員眾多、數(shù)據(jù)庫功能強大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺。同時，信息系統(tǒng)的建立為機構(gòu)業(yè)務(wù)活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上了一個新的臺階。

二、流程創(chuàng)新

在紙質(zhì)文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺。企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

三、管理創(chuàng)新

應(yīng)有適應(yīng)時展的管理手段，對于企業(yè)檔案部門來說，采用科學(xué)的管理手段，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)是非常必要的。信息化時代，計算機設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

信息管理通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。信息工作人員管理主要是加強對信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊伍”。

四、制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理密不可分。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

五、服務(wù)創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

六、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

篇2

中圖分類號:F208 文獻標(biāo)識碼:B文章編號:1009-9166(2010)017(C)-0252-01

檔案是對企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營等活動全面反映的真實記錄。對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層而言,檔案是他們了解企業(yè)經(jīng)營狀況和調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略的重要依據(jù);同時檔案也是社會各界了解企業(yè)經(jīng)營成果的重要依據(jù)。強化企業(yè)檔案管理對提升企業(yè)的核心競爭力,促進企業(yè)全面發(fā)展有著不容忽視的作用。因此,企業(yè)全方位、多角度入手,強化檔案管理。

一、強化管理意識

科技發(fā)展帶動行業(yè)革命,隨著企業(yè)檔案管理手段的革新,為了適應(yīng)全新的管理模式,企業(yè)檔案管理部門必須解放思想,采取積極有效的措施,提升全體員工的檔案意識:首先通過大力對檔案管理正面和負面案例的對比宣傳,強化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識,增強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視。其次是要通過各種形式的培訓(xùn),使領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理的重要性、基本內(nèi)容、注意事項。

二、完善管理機制

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分之一。企業(yè)要想取得長足的發(fā)展,完善企業(yè)檔案管理的機制勢在必行。首先,要為檔案管理創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件,加大資金的投入,從硬件設(shè)施上給予足夠的支持;其次,要依照相關(guān)的法律法規(guī)建立檔案,堅決貫徹執(zhí)行《檔案法》,將檔案管理制度落到實處,改變傳統(tǒng)檔案管理中分散管理,多處存放的模式,將公司的一切檔案集中統(tǒng)一管理。再次,是要從實際出發(fā),制定合理的檔案工作發(fā)展計劃,并按一定步驟,逐步實施。結(jié)合企業(yè)自身實際,將檔案管理工作的重點放在如何利用檔案信息為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)上。最后,建立健全激勵機制,全面調(diào)動檔案管理人員的工作積極性,將檔案管理的成效與工作人員的薪資、提干、評優(yōu)等掛鉤。

三、更新管理手段

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理的手段也是日新月異,同時,市場競爭愈漸激烈,也使企業(yè)對檔案信息的需求不斷增加。在信息時代,為了給企業(yè)發(fā)展提供更新、更全、更準(zhǔn)的檔案信息,檔案管理部門必須加快檔案管理的信息化進程,大膽采用各種先進的檔案管理技術(shù)手段,做好企業(yè)發(fā)展的“信息參謀”。

四、樹立信息服務(wù)理念

隨著社會信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,信息用戶對信息服務(wù)也有了越來越高的要求。因此,企業(yè)檔案管理人員必須樹立起主動服務(wù)的理念,積極利用技術(shù)手段,歸納總結(jié),將信息資源的及其相關(guān)的信息轉(zhuǎn)變、制作成信息產(chǎn)品。信息服務(wù)具體來說需要檔案管理部門做好以下幾點:一是要充分考慮客戶的信息利用需求,為客戶建立專門的信息服務(wù)平臺,使用戶的信息使用更加簡單,便捷;二是要對收集的檔案信息進行歸納整理,進行深加工,制作成簡單易查的信息庫,使領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門可以快速、準(zhǔn)確的查找相關(guān)信息;三是要加快遠程信息系統(tǒng)的建設(shè),為有需求的用戶提供遠程信息服務(wù)。

五、加強人員培訓(xùn)

無論什么工作,它的操作者都是人,就企業(yè)檔案管理而言,企業(yè)檔案管理人員的工作能力和綜合素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量水平。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該把提高員工綜合素質(zhì)和工作能力當(dāng)成重點任務(wù)來抓。為了完成這一目標(biāo),企業(yè)要加強對員工的培訓(xùn)力度:首先,企業(yè)可以在檔案管理部門舉辦專門檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,使員工掌握檔案管理工作中的各種辦公設(shè)備和相關(guān)的辦公軟件應(yīng)用;其次,組織檔案管理人員與友好企業(yè)的同行進行業(yè)務(wù)上的經(jīng)驗交流,互通有無;再次,鼓勵檔案管理人員自學(xué),企業(yè)出資為檔案管理人員配置相應(yīng)的行業(yè)書籍、軟件,為檔案管理人員的自學(xué)提供便利;最后,定期對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進行考核,將考核結(jié)果列為員工加薪、升職的重要考察因素,刺激檔案管理人員提升自我的業(yè)務(wù)水平。

總之,檔案是企業(yè)的“信息參謀”,企業(yè)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定企業(yè)發(fā)展計劃的正確性,關(guān)系著社會各界對企業(yè)經(jīng)營成果認識的真實性。一個成功的企業(yè),離不開成功的企業(yè)檔案管理,檔案工作要跟上時代的發(fā)展,要努力為企業(yè)的發(fā)展提供信息支持。

作者單位:四川省華芝房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司

作者簡介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,職稱:館員,學(xué)歷:大專,研究方向:檔案管理。

篇3

摘 要 企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)過程中各種社會活動直接形成的各種原始記錄資料。主要記錄企業(yè)內(nèi)部一些經(jīng)濟生產(chǎn)活動和人事關(guān)系。近年來隨著時代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理方面出現(xiàn)了相應(yīng)的變化，部分企業(yè)檔案管理方面相對制度化、完善化，但不容忽視的是仍有部分企業(yè)在這反面仍存在嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和弊端。本文將著重對此問題進行探析和研究。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 管理 研究

企業(yè)檔案是企業(yè)各種活動的歷史記錄，從內(nèi)容上來講主要分為企業(yè)經(jīng)濟活動檔案和企業(yè)員工人事檔案。就檔案的載體來而言，形式多種多樣，一般企業(yè)檔案的載體多數(shù)為紙質(zhì)檔案和圖像檔案，其中圖像檔案以照片的形式展現(xiàn)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項事務(wù)中最基礎(chǔ)的一項工作，因為，企業(yè)檔案有利于在經(jīng)濟活動中維護企業(yè)的經(jīng)濟利益和合法權(quán)益。企業(yè)在國民經(jīng)濟中的重要性，也體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作在企業(yè)活動中的重要性。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案意識和檔案管理薄弱

目前，企業(yè)很多領(lǐng)導(dǎo)干部對企業(yè)檔案管理方面重視程度不夠，過于重視企業(yè)自身經(jīng)濟上的建設(shè)，而忽視企業(yè)自身檔案管理工作的建設(shè)。很多企業(yè)至今沒有正的檔案室和檔案管理員，對于企業(yè)自身的一些檔案資料管理出現(xiàn)了所謂“各自為政”的情況，即各個科室和部門把檔案放在本部門的情況，甚至有些檔案沒有進行分門別類。而一些有正規(guī)檔案室的企業(yè)，情況也不容樂觀，有的檔案沒有相應(yīng)的設(shè)施與設(shè)備，檔案隨意丟棄，甚至有很多檔案除了沒有進行分類外，有些企業(yè)檔案甚至連專門的卷宗都沒有。而部分企業(yè)專門的檔案管理人員很多是非專業(yè)人員出身，有的雖然從事這項工作很長時間，但是由于知識陳舊和文化水平較低的關(guān)系，很多檔案管理人員不懂電腦等新科技，導(dǎo)致對企業(yè)檔案的信息化產(chǎn)生了消極影響，嚴(yán)重制約了相關(guān)企業(yè)的檔案信息化進程。而在一些老企業(yè)，特別是建國后改革開放前創(chuàng)立的企業(yè)，很多企業(yè)的檔案由于時間的因素，過去的一些紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)潮和損害的情況，個別情況出現(xiàn)了原始檔案丟失的情況，這些從另一面給企業(yè)的發(fā)展帶來了無形的損失。

（二）檔案棄而不用的現(xiàn)象嚴(yán)重

目前，有些企業(yè)自身建立檔案管理室，也有相關(guān)的管理制度。但是很多還是走向形式。很多檔案放在檔案室里束之高閣，而在管理層面，出現(xiàn)對企業(yè)檔案管理采取不聞不問的態(tài)度。而很多方面對檔案的管理上，信息化程度不高，這也制約了企業(yè)檔案管理工作上的效率。有些企業(yè)沒有專門的檔案管理卷宗，最后只是將相關(guān)檔案放進麻袋處理。曾經(jīng)有新聞報道，有位老太太十幾年前去銀行存款，銀行居然查找不到記錄，最后引發(fā)官司，而銀行最后花費九牛二虎之力才從過去的檔案中查找到這筆存款記錄，而那些檔案全部裝進麻袋里面。這件事對相關(guān)企業(yè)也要有很大的教訓(xùn)：檔案管理的缺乏規(guī)范化的管理，除了給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失外，一定程度上也會給企業(yè)增加不必要的社會成本和人力成本。

二、企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉(zhuǎn)變

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展、計算機技術(shù)的普及，過去的一些企業(yè)重要檔案例如批示、會議記錄、公告、人事任免等，逐漸由過去的手寫的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)向了打印的紙質(zhì)載體，而這些也可以通過相應(yīng)技術(shù)進行了數(shù)字化的處理。此外，傳統(tǒng)的檔案借閱仍然需要人工手工的方式進行，這樣的弊端是不光費時費力，而且很容易引發(fā)檔案的丟失和錯漏，此外紙質(zhì)檔案因其本身的物質(zhì)屬性，需要很大的空間進行管理儲藏。多元化載體技術(shù)的發(fā)展，可以解決上述的弊端，電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的發(fā)展，是檔案管理發(fā)展的新趨向。這一組合模式，可以提高檔案的使用效率，無論過去的傳統(tǒng)檔案還是現(xiàn)在的電子檔案，只要通過信息資源的搜索，就可以查到企業(yè)需要尋找的相關(guān)資料。同時，這樣也使企業(yè)減少檔案管理成本，充分實現(xiàn)檔案資源合理利用。

（二）強化人員管理和提高管理效率

在時展的大背景下，知識更新速度不斷加快的前提下，企業(yè)要加強企業(yè)檔案管理專業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，企業(yè)檔案管理工作人員本身也要參與企業(yè)的檔案管理當(dāng)中。企業(yè)檔案人員管理自身的職業(yè)素養(yǎng)將決定著企業(yè)檔案管理的成敗。各企業(yè)應(yīng)該重視企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，以強化企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識和管理意識。同時企業(yè)本身內(nèi)部應(yīng)強化檔案管理工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容就是加強企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的技能培訓(xùn)上，能讓企業(yè)檔案管理人員在檔案管理中工作水平得以有效提高。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該不斷加強企業(yè)檔案管理人員計算機技術(shù)的能力，特別是在檔案管理工作上，能更好地運用計算機技術(shù)，以提高工作效率和質(zhì)量。此外，在舊檔案的管理上，也要培養(yǎng)檔案修補人才。目前很多紙質(zhì)檔案由于歷史時間原因遭到很嚴(yán)重的損壞，并且這些過去的老檔案走向數(shù)字化已經(jīng)刻不容緩。但是這方面仍有大量的人才缺口，企業(yè)在這方面的培養(yǎng)仍然有很大的發(fā)展空間。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，我國企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營模式不斷發(fā)生變化，而企業(yè)檔案管理的模式也正在發(fā)展中探索。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理正面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)檔案的管理應(yīng)隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會轉(zhuǎn)型期的變化，根據(jù)企業(yè)自身的實際情況來進行檔案管理體制的改革。企業(yè)檔案管理體制的完善，有助于企業(yè)在未來的市場經(jīng)濟條件下有效的提高競爭力，并且使企業(yè)在穩(wěn)定中得到可持續(xù)、長足發(fā)展。

參考文獻：

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2當(dāng)前企業(yè)檔案管理創(chuàng)新現(xiàn)狀

2.1企業(yè)高層檔案管理創(chuàng)新意識不強

我國上市企業(yè)的檔案管理工作中，有些工作人員大局觀念不強，對于檔案管理的工作不夠重視，認為檔案管理只需要檔案部門的人來完成即可。但是在企業(yè)的實際檔案記錄的工作中，由于的檔案部門的人無法將企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展情況與檔案本身結(jié)合在一起，無法將記錄的企業(yè)檔案與企業(yè)的建設(shè)結(jié)合在一起。很多企業(yè)都不能正確認識這一問題，相關(guān)部門的的工作在企業(yè)中得不到關(guān)注。

2.2企業(yè)高層對新時期檔案工作的本質(zhì)屬性缺乏全面的認識

檔案部門的工作人員對于新時期檔案部門的工作本質(zhì)和屬性缺乏全面的認識，就會造成對企業(yè)的各類信息編排不合理，使信息混淆性增大，給企業(yè)造成不必要的損失。另一方面，由于企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)不夠，檔案工作創(chuàng)新發(fā)生停滯，造成企業(yè)設(shè)置的檔案管理窗口作用弱化。對于企業(yè)來說，高層對于檔案管理的重視程度是管理人員能否對檔案工作進行有效創(chuàng)新和管理的基本出發(fā)點，但當(dāng)前我國企業(yè)在這方面的發(fā)展還存在欠缺。

2.3企業(yè)檔案管理機制及體系不完善

不能適應(yīng)新時期的需要我國企業(yè)的檔案管理功能工作還處于初級階段，對于一些企業(yè)來說，雖然企業(yè)設(shè)置了檔案管理，但是企業(yè)的檔案管理體系還不夠健全，制度還不夠完善，并且對于企業(yè)來說，現(xiàn)擁有的檔案管理工作并不能滿足企業(yè)日益發(fā)展的信息要求，對于企業(yè)的內(nèi)部信息以及指標(biāo)來說，由于企業(yè)對檔案管理工作創(chuàng)新沒有具備一定的發(fā)展?jié)摿Γ瑳]有對檔案管理的發(fā)展提供足夠的支持，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，無法達到企業(yè)的與市場進行及時溝通，制約了企業(yè)的進一步發(fā)展，因此傳統(tǒng)的檔案管理制度早已無法適應(yīng)于新時期的需求。

2.4企業(yè)員工檔案管理責(zé)任心不強

企業(yè)內(nèi)部人員對企業(yè)的檔案管理工作并不重視，認為檔案管理無非就是記錄本企業(yè)日常發(fā)展的各項信息，毫無技術(shù)性可言。企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)人員不夠重視的現(xiàn)象，對于企業(yè)工作，沒有按照上級指示或者要求去做，絕大多數(shù)對其自己的工作態(tài)度就是干完自己的就行，安于現(xiàn)狀，小富即安，毫無進取心。特別是一些檔案工作人員認為自己的工作就是公司中邊緣部分的工作，自認為檔案部分比其他部門低一等級，缺乏自信心，更是一種沒有責(zé)任心的表現(xiàn)。

3檔案管理工作的創(chuàng)新對策

3.1企業(yè)高層要在思想上創(chuàng)新

增強檔案意識檔案管理要想改變上市公司檔案管理創(chuàng)新意識不夠的現(xiàn)狀，就必須要在思想上進行創(chuàng)新，首先要擁有一個新穎的具體想法，即檔案管理工作要怎么樣展開新的改革，要發(fā)展什么樣的創(chuàng)新。對于我國上市公司檔案管理方案來說，可以引用同行業(yè)企業(yè)的檔案管理方式或者引入國外的先進檔案管理工作，從上市公司的實際情況出發(fā)，進行先思想上創(chuàng)新，帶動實績。再進行檔案管理工作的創(chuàng)新，在企業(yè)內(nèi)部增強員工的檔案管理意識。企業(yè)員工培養(yǎng)思想創(chuàng)新能力，增強檔案意識是企業(yè)有效進行檔案管理創(chuàng)新工作的重要對策。

3.2企業(yè)高層要普及檔案工作創(chuàng)新的本質(zhì)屬性認識

檔案管理的主要工作人員是檔案部門的管理人員。因此，增強檔案管理人員對檔案管理創(chuàng)新工作的本質(zhì)認識和重要性是解決檔案管理人員對檔案管理創(chuàng)新基本技能不了解的重要方法。檔案管理工作是一份枯燥的工作，他要求比較有責(zé)任心的員工來進行開展。對于上市公司開說，要想將本上市公司的檔案管理工作順利穩(wěn)定有效的進行開展，普及檔案管理相關(guān)的知識是不可或缺的工作環(huán)節(jié)，一方面，工作人員要對檔案管理工作具有良好的熟悉性；另一方面，要求上市公司該領(lǐng)域相關(guān)人員要對這份工作進行熟練地掌握，給檔案管理工作的創(chuàng)新提供扎實的基礎(chǔ)。

3.3企業(yè)要建立新的管理機制和管理體系

檔案管理工作需要一個科學(xué)的管理環(huán)境，這就需要上市公司為檔案管理工作制定一套有效的監(jiān)督機制和完整的管理體系，只有在一個整體體系中檔案管理工作人員才會充分發(fā)揮該領(lǐng)域人員的熱情和創(chuàng)新意識，檔案管理工作才會更有效率的進行，才會適應(yīng)連續(xù)以及快速的指標(biāo)。

3.4員工要強化責(zé)任意識，提高自身素質(zhì)

檔案管理工作是一個上市公司總體管理情況甚至上市公司的經(jīng)濟發(fā)展情況的一個縮影。因此，高效檔案管理工作對整個上市公司的運營來說具有十分關(guān)鍵的作用。首先，管檔案管理工作既需要特定的工作程序和科學(xué)的管理方式，同時還需要企業(yè)員工樹立起社會意識，檔案管理工作需要擺脫思想保守、的態(tài)度；同時還需要工作人員強化對檔案管理工作的訓(xùn)練，掌握基本的檔案管理工作技能，做到觀念意識和自身工作素質(zhì)同時提高。對于檔案管理來說，員工增強責(zé)任意識，提高自身素質(zhì)是檔案管理創(chuàng)新工作的重中之重。

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摘 要 企業(yè)檔案是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營具有重要參考價值的文件資料。企業(yè)檔案工作最終目的都是最大限度發(fā)揮檔案信息，以更好為企業(yè)服務(wù)。本文主要探討現(xiàn)代企業(yè)所需要的檔案管理模式，為各企業(yè)的發(fā)展提供可行性意見。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 檔案管理 檔案管理模式

當(dāng)今社會已經(jīng)進入信息時代，信息資源作為無形資產(chǎn)，有著極其重要的價值。企業(yè)檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，記錄著企業(yè)的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)技術(shù)等，檔案管理工作影響著企業(yè)管理工作的高效發(fā)展，因此，需要選擇一種合理的檔案管理模式，服務(wù)企業(yè)。

一、企業(yè)檔案管理模式多元化發(fā)展

（一）企業(yè)管理模式

1.檔案分散管理模式。一些小微企業(yè)和部分民營企業(yè)，因其人員和財力的有限性，成立專門的檔案相關(guān)部門有一定的困難，所以就把檔案分散，不集中在一起，也就是根據(jù)檔案的來源，由企業(yè)各個部門管理各自的檔案。例如，財務(wù)部門保存會計檔案，生產(chǎn)技術(shù)部門保存科技檔案，人事部門保存人事檔案。這種模式雖然有了明確的分工，但是缺少系統(tǒng)的規(guī)劃，容易在不同類別檔案的管理方面出現(xiàn)空白或交叉管理的情況，使檔案資源得不到共享，無法確保檔案的安全性，發(fā)揮不了檔案信息的有效利用價值。

2.檔案集中統(tǒng)一管理模式。一些中小型企業(yè)會設(shè)立專門的檔案管理部門，由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一的檔案管理制度下，對檔案進行集中管理。從理論上講，不管何種類型的企業(yè)，均可以應(yīng)用此種管理模式，但從具體實施中也會遇到一些問題，例如企業(yè)規(guī)模的大小、企業(yè)管理體制的差別、企業(yè)技術(shù)水平高低，會導(dǎo)致集中統(tǒng)一管理的程度不同。這種管理模式可以確保檔案信息資源的安全性和完整性，使其信息資源能得到充分的利用。

3.集中統(tǒng)一與分散管理相結(jié)合的模式。大中型企業(yè)或企業(yè)集團由于資金雄厚，部門多，檔案材料多樣化，所以可以成立一個專門負責(zé)檔案管理的部門或中心，檔案中心也可設(shè)立相關(guān)的分部門，其中心重點保管產(chǎn)品營銷、科研項目、行政管理等檔案，分室主要保管員工檔案、設(shè)備檔案等其他檔案。企業(yè)集團除了生產(chǎn)經(jīng)營管理外，還進行資本運作，國內(nèi)外市場的開拓，以及技術(shù)合作與交流。企業(yè)集團具有多層次的組織結(jié)構(gòu)，因此，檔案的管理不但要針對集團內(nèi)部，還要包括各成員單位。總公司保管資產(chǎn)運作相關(guān)的檔案，各子公司分別保管本單位形成的檔案。這種模式不僅體現(xiàn)了檔案管理的靈活性，也提高了相關(guān)部門對檔案管理的意識。

4.圖、情、檔一體化管理模式。社會經(jīng)濟的發(fā)展促進了企業(yè)經(jīng)營體制的轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理模式也需不斷創(chuàng)新。在當(dāng)今的經(jīng)濟形勢下，企業(yè)想要長久發(fā)展，需要快速準(zhǔn)確地掌握大量信息資源，建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案信息資源管理系統(tǒng)，結(jié)合自身情況，進行資源整合，使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。已經(jīng)有部分企業(yè)初步嘗試了圖書、情報、檔案一體化管理模式，鑒于大部分企業(yè)所掌握的信息資源有限，實現(xiàn)這種模式還有一定差距。

（二）社會管理模式

1.企業(yè)檔案協(xié)會。一般來講，企業(yè)檔案協(xié)會是各企業(yè)自愿聯(lián)合形成的協(xié)作組織，是全國或地方性的檔案專業(yè)團體。企業(yè)檔案協(xié)會應(yīng)作為企業(yè)文化的一部分，它可以加強企業(yè)檔案工作者之間的合作，例如通過舉辦全國企業(yè)檔案年會、論壇等多種形式的交流活動來進行業(yè)務(wù)交流和學(xué)術(shù)研究，也可以向檔案管理機關(guān)和檔案館提供咨詢建議。檔案行政管理部門也應(yīng)以行業(yè)協(xié)會為依托，去約束和引導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作。

2.檔案中介機構(gòu)。檔案中介機構(gòu)是按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)則或者程序委托人提供中介服務(wù)，并收取相應(yīng)費用的組織。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)要跟上社會發(fā)展的腳步，會將檔案相關(guān)工作交給專門的機構(gòu)去管理，企業(yè)不需要成立自己的檔案部門及配備相應(yīng)的管理人員，從而減少運營成本，從而使企業(yè)有更多的時間和精力去進行生產(chǎn)經(jīng)營活動。檔案中介機構(gòu)以其特有的社會服務(wù)功能在檔案管理部門與個人、企業(yè)間提供服務(wù)，是一個具有監(jiān)督、溝通、協(xié)調(diào)作用的法人組織，具有中介性、服務(wù)性、營利性、自律性的特點。

3.企業(yè)檔案托管機構(gòu)。企業(yè)檔案托管機構(gòu)是一個能夠進行獨立核算的社會服務(wù)機構(gòu)，是針對于檔案相關(guān)工作而設(shè)立的，并收取相應(yīng)費用來維護機構(gòu)自身的運營。對于有些規(guī)模較小或者不具備保管條件的企業(yè)，其檔案可由托管機構(gòu)來保管。在進行托管前，雙方要簽訂合同，會明確合同雙方的義務(wù)或違約責(zé)任，因此檔案信息資源不會泄露，企業(yè)檔案的安全性得到提高。檔案托管機構(gòu)還能夠提供更深層次的服務(wù)，如，對檔案的鑒定管理、企業(yè)內(nèi)部文件的收集及數(shù)字化處理等。

二、企業(yè)檔案管理模式發(fā)展趨勢

（一）管理形式的轉(zhuǎn)變

企I檔案管理最初是一種實體管理，當(dāng)前已經(jīng)轉(zhuǎn)為信息管理。顧名思義，實體管理就是對實際存在的檔案實體進行管理，其目的是使檔案管理有序化。在企業(yè)開始建立檔案時的管理要求是保證檔案的系統(tǒng)性和安全性，是企業(yè)日常工作的組成部分。社會信息化發(fā)展，各企業(yè)也在不斷摸索中轉(zhuǎn)變經(jīng)營體制，信息的價值已逐漸體現(xiàn)出來，各企業(yè)檔案相關(guān)工作部門意識到信息資源的價值，于是檔案實體管理開始轉(zhuǎn)向以信息開發(fā)利用為目的的信息管理，以更好指導(dǎo)檔案管理工作。

（二）管理方式的轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案在管理方式已呈現(xiàn)規(guī)模化，思想觀念已經(jīng)轉(zhuǎn)變，管理目標(biāo)已走向知識化和信息化。檔案管理方式具有管理的社會化特點，開始向檔案員和用戶的管理轉(zhuǎn)變，能夠優(yōu)化資源配置，節(jié)省人力物力，獲得更大經(jīng)濟效益，符合“精而全”的要求。

三、結(jié)語

本文對當(dāng)前企業(yè)管理模式是一種現(xiàn)象的研究，各企業(yè)可根據(jù)自身情況，來選擇適合自身發(fā)展的檔案管理模式，提高企業(yè)的核心競爭力。

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二、電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑

1.供電企業(yè)思想觀念要創(chuàng)新。創(chuàng)新就是要打破許多舊的思想障礙和條條框框。在當(dāng)今社會，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題，沒有現(xiàn)成的答案，也沒有經(jīng)驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創(chuàng)新中發(fā)展。隨著社會信息化進程的不斷加快，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也全面鋪開。搞信息化數(shù)字檔案建設(shè)，設(shè)備是基礎(chǔ)，而人是決定因素。因此，培養(yǎng)和造就一批檔案信息化建設(shè)的人才，建立一支能夠掌握信息技術(shù)、精通信息管理、結(jié)構(gòu)合理、工作高效、適應(yīng)信息化建設(shè)和管理需要的企業(yè)檔案信息工作隊伍成了重中之重。不但要提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)知識，還要增強他們的法律和安全意識，才能使檔案工作者在檔案資料數(shù)字化的今天立于不敗之地。

2.創(chuàng)新對客戶的服務(wù)方式。開拓創(chuàng)新做好檔案服務(wù)工作主動、超前服務(wù)，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意。建立完善的客戶管理機制，在對客戶資料產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。

3.注重提高檔案利用效率。切實把提高檔案利用作為檔案管理的最終落腳點，走出檔案為收集而收集的誤區(qū)，提高檔案利用水平，真正發(fā)揮企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)中心工作的意義和價值。一是要拓展利用途徑。充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)，使之成為廣大員工檔案利用的窗口。進一步編制適用的檢索工具，編制各類索引目錄，方便大家查詢利用；二是優(yōu)化利用服務(wù)。檔案人員要熱情主動，耐心細致地提供檔案利用服務(wù)。認真建立檔案利用登記和利用效果登記；三是提升利用層次。進一步大力開展檔案編研工作，充分挖掘檔案的潛在價值。積極宣傳和鼓勵各專業(yè)部門、檔案人員利用現(xiàn)有檔案進行編研工作，對現(xiàn)有的檔案資料進行研究、分析和深加工，形成編研成果，指導(dǎo)和促進工作實踐，提升檔案管理的內(nèi)涵。

4.創(chuàng)新電力企業(yè)檔案服務(wù)模式。電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的建立從一定程度上要求在電力企業(yè)檔案服務(wù)模式上面要不斷強化信息化建設(shè)的力度，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的普及和發(fā)展，已經(jīng)成為各行各業(yè)人們獲取知識和信息的重要來源。電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新也應(yīng)該緊跟信息化建設(shè)的腳步，不斷的完善和創(chuàng)新當(dāng)前電力企業(yè)信息化檔案建設(shè)工作。使電力企業(yè)的檔案信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)這樣一個重要的資源來實現(xiàn)網(wǎng)上查詢和信息的共享。對于電力企業(yè)而言，信息化建設(shè)的進程已經(jīng)比較完善，但是對于電力企業(yè)的信息化服務(wù)模式建設(shè)，還處于起步的階段，在這個階段中就需要電力企業(yè)不斷的加大對電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的探索。

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Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現(xiàn)今社會大環(huán)境下，企業(yè)為了維護自身的權(quán)益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進行經(jīng)濟活動的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對企業(yè)合同檔案的管理進行闡述。

2 企業(yè)合同檔案建立的必要性

企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實現(xiàn)某種經(jīng)濟目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險。作為一家核電企業(yè)集團下的二級子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環(huán)境的影響

隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發(fā)展核電，對本企業(yè)的發(fā)展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強法制法律觀念，處理國際關(guān)系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風(fēng)險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營，提供技術(shù)服務(wù)時會簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機制③。

2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求

企業(yè)每一項經(jīng)濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當(dāng)事人，對合同當(dāng)事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當(dāng)然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當(dāng)事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負責(zé)商務(wù)活動的部門進行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負責(zé)。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。

3.2 合同檔案的管理不規(guī)范

現(xiàn)國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。

3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強

現(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機構(gòu)進行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機構(gòu)，但其職責(zé)并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進行負責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。

4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。

企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識和簽約技巧，增強企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責(zé)任感；另一方面加強業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識和法律意識，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定：當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會涉及當(dāng)事人的一些重要機密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項工作⑩。

5 結(jié)束語

在經(jīng)濟快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。

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[9]樊抒婷 《論檔案信息化建設(shè)》 長安學(xué)刊 2010年第1卷第1期

篇8

企業(yè)在創(chuàng)新過程中對信息需求量很大，只有全面了解企業(yè)的信息需求，檔案部門才能提供具有針對性、有效、適用的檔案信息服務(wù)。在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新過程中，企業(yè)檔案是一項重要的信息源。檔案是保存和傳承企業(yè)文化的載體，因此，開發(fā)利用檔案信息資源可以達到弘揚傳播企業(yè)文化的目的。檔案只有轉(zhuǎn)化為信息，建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源庫，才能真正實現(xiàn)檔案的價值。

2 企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理模式落后

目前很多企業(yè)檔案部門在管理上還處在對檔案實體的收集、整理、保管利用的初級階段，還沒有進入對科技檔案進行數(shù)字信息化管理的高級階段，因此多年來企業(yè)科技檔案管理停滯不前，關(guān)鍵在于沒有認識到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性。在現(xiàn)代數(shù)字信息化時代，科技檔案的類別、內(nèi)容、載體、信息等將不斷增加，在當(dāng)前社會，科技檔案的數(shù)字信息化管理模式必將取代傳統(tǒng)的科技檔案實體管理模式。

2.2 服務(wù)手段滯后

企業(yè)檔案部門很難采購先進的計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)碼設(shè)備，只能對科技檔案案卷、專題目錄進行簡單編輯整理，不能運用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進行科技成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，因而對科技檔案信息資源的開發(fā)利用較低。

2.3 服務(wù)方式被動

以往企業(yè)檔案部門通常懷著按部就班的心態(tài)，坐等上門，被動的等待有人將檔案資料送來，因此其服務(wù)內(nèi)容比較單一，一定程度上，限制了其所服務(wù)的范圍，服務(wù)方式也顯得較為單一，同時，與外界缺乏溝通與交流，所服務(wù)的對象僅僅局限于在企業(yè)內(nèi)部借閱和復(fù)制。

2.4 專職人員稀缺

很多企業(yè)在發(fā)展壯大到一定程度時，為了節(jié)省成本，不得不在企業(yè)內(nèi)部采取全面深化改革措施。裁員成為企業(yè)改革中通常的做法，而其中一些非必要部門譬如檔案部門往往首當(dāng)其沖，各大企業(yè)裁員大軍中，專職檔案工作人員最先被大量裁員精簡，因此企業(yè)檔案管理人員通常情況下由本單位的辦公室文案人員或者后勤人員進行兼職，由于其本身工作就很繁瑣，加之沒有接受過檔案管理方面的專業(yè)訓(xùn)練，在面對科技檔案的具體工作時，常常顯得力不從心，只能對日常文件資料進行簡單的收集整理工作，很難應(yīng)對科技檔案信息的精細化工作。

3 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新

3.1 創(chuàng)新思想觀念

檔案部門在一家企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，其思想觀念一定程度上影響著一家企業(yè)對未來市場的判斷與決策，因此檔案部門一定要具備高瞻遠矚的創(chuàng)新型思維，與時俱進，轉(zhuǎn)變觀念，要有組織有規(guī)劃的有條不紊地進行科技檔案信息化建設(shè)。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費也納入年度財務(wù)預(yù)算的范圍，適當(dāng)增加經(jīng)費投入，配置高性能電腦、同時激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數(shù)碼像機、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等設(shè)施設(shè)備也是必不可少的，以此來解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等根本性問題。

3.2 創(chuàng)新組織機構(gòu)

創(chuàng)新檔案組織機構(gòu)建設(shè)，要從企業(yè)抓起，首先要建立專門的檔案室，并配齊經(jīng)驗豐富的檔案工作人員，根據(jù)實際情況完善既有的檔案規(guī)章制度，真正切實重點抓好科技檔案管理工作。同時要積極大力引進檔案信息化管理相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才，以擴充檔案人員隊伍建設(shè)；其次檔案人員要注重專業(yè)知識的積累，企業(yè)要對檔案人員加強計算機應(yīng)用能力方面培訓(xùn)，使其能熟練掌握計算機方面的基本知識，不斷提升自己的電腦網(wǎng)絡(luò)操作技能，提高檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)水平，從而使科技檔案管理手段向技術(shù)型，創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變。

3.3 創(chuàng)新管理模式

在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的模式。建立層次分明，高效，緊湊的管理模式，企業(yè)檔案部門對本單位履行宏觀領(lǐng)導(dǎo)和管理職能，對所屬單位負責(zé)監(jiān)督、檢查和建設(shè)性指導(dǎo)，從而避免科技檔案因為有單獨部門或個人的疏忽或者責(zé)任心的缺少，導(dǎo)致重要檔案的丟失，造成不可挽回的損失，確保科技檔案完整、準(zhǔn)確和齊全，是創(chuàng)新性管理模式的基本目標(biāo)。在管理機制上，要把管理模式的創(chuàng)新，放在一個重要位置，形成一個理念，同時營造要時刻追求理念創(chuàng)新，管理創(chuàng)新的環(huán)境，自上而下，實行總經(jīng)理負責(zé)、總工程師分管、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機制，形成多級梯度分層管理，堅持不懈持之以恒，真正抓好落實好管理創(chuàng)新這個理念。

企業(yè)要對科技檔案信息化建設(shè)工作大力支持，大膽革新管理方式。要應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，整合科技檔案信息資源，實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的科技檔案管理方式，從而提供高質(zhì)量服務(wù)。逐步實現(xiàn)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實體的數(shù)字化、現(xiàn)代化信息管理的科學(xué)高效的檔案管理方式。

3.4 創(chuàng)新管理方法

建立現(xiàn)代化數(shù)字網(wǎng)絡(luò)信息化的科技檔案管理中心。一是要選擇合適的企業(yè)檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊都要符合檔案信息化建設(shè)的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

篇9

1 檔案管理創(chuàng)新的意義

1.1 檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)的要求

檔案工作是企業(yè)發(fā)展工作的組成部分，它與企業(yè)建立起共存、互助協(xié)調(diào)的關(guān)系，隨著企業(yè)改革的不斷深化，企業(yè)檔案管理工作已不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的必然要求。

1.2 檔案管理創(chuàng)新是加強檔案資源建設(shè)的需要

隨著企業(yè)的快速發(fā)展，目前單調(diào)、貧乏的存檔案室已經(jīng)無法滿足企業(yè)日益增長的需求，因此，構(gòu)建多元化、多層次的檔案資源結(jié)構(gòu)，已是當(dāng)務(wù)之急。通過實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，加強檔案資源的建設(shè)，為企業(yè)提供更好的利用服務(wù)。

2 檔案管理創(chuàng)新中的思維障礙

2.1 創(chuàng)新思維障礙定義

所謂思維障礙，是指客觀事物是紛繁復(fù)雜的，而人的大腦思維卻相對簡單，其特點就是一旦長時間沿著一定方向、按照一定次序進行思考后，久而久之，就會形成一種習(xí)慣或慣性，這種情況叫“思維慣性”。如果對于自己長期從事的事情或日常生活中經(jīng)常發(fā)生的事物產(chǎn)生了思維慣性，并多次以這種慣性來對待客觀事物，這形成了非常固定的思維模式，即人們常說的：“思維定勢”。思維慣性和思維定勢合起來，就稱為“思維障礙”。

所謂創(chuàng)新思維是指，在客觀需要的推動下，以獲得的新信息和已儲存的知識為基礎(chǔ)，綜合運用各種思維方式，創(chuàng)造出新理論、新觀點、新方法、新形象，從而使知識和實踐取得突破性進展的思維活動。創(chuàng)新的前提是突破常規(guī)，超越思維的慣常定勢，在日常生活中，許多慣常定勢成為想問題，辦事情的條條框框，束縛著人們的思想，不打破條條框框，就不可能有創(chuàng)新思維。顯然，思維障礙阻礙了我們創(chuàng)造性地解決問題，對于創(chuàng)新是非常不利的，所以我們要進行創(chuàng)新，首先必須突破由“思維慣性”和“思維定勢”而形成的思維障礙。

2.2 檔案管理工作上的思維障礙

2.2.1 觀念固定，創(chuàng)新思維缺乏變通

當(dāng)某種觀念為人們普遍接受以后，會在人們的心腦中相對固定下來，成為一種固定的觀念。人們常說的傳統(tǒng)觀念就是固定觀念的一種重要表現(xiàn)形式。目前，檔案工作者的思想觀念跟不上形勢發(fā)展，在計劃條件下形成的許多思維定勢，成為了檔案工作的思想障礙和框框套套。企業(yè)檔案工作與經(jīng)濟工作脫離。檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關(guān)系上猶豫彷徨，有的片面強調(diào)原則，習(xí)慣照既定的框框辦事，有的片面強調(diào)繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的做法一味照搬照套，這些在不同程度上都影響著檔案工作的改革與創(chuàng)新。

企業(yè)檔案工作中現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)制度與實際情況不適應(yīng)。檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，部分已不適合企業(yè)制度的要求，特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大，檔案工作還按照過去的方法進行，存在依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和實際工作的不和諧。

企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展不同步。隨著企業(yè)的深化改革，特別是處于資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)重組的企業(yè)，企業(yè)檔案沒有納入企業(yè)的改革規(guī)劃中，企業(yè)檔案處置工作跟不上，導(dǎo)致檔案流失嚴(yán)重，檔案得不到安全保護。

2.2.2 意識狹隘，創(chuàng)新思維缺乏動力意識狹隘是很常見的創(chuàng)新思維障礙。檔案管理意識不強，管理模式較陳舊，檢索效率不高，檔案利用率低。長期以來，許多企業(yè)對室存檔案重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。檔案的服務(wù)手段不適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展，大部分的檢索方式還處于傳統(tǒng)的手工檢索，盡管各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多，檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

2.2.3 知識匱乏，創(chuàng)新思維缺乏能力知識匱乏是創(chuàng)新思維的絆腳石，要創(chuàng)新，就必須具有創(chuàng)新能力。由于檔案工作的單一性，乏味性，令大部分的檔案工作者知識結(jié)構(gòu)斷層、老化、單一，思維的惰性，墨守陳規(guī)，被傳統(tǒng)的條條框框和管理模式所束縛，缺乏創(chuàng)新的能力。

3 突破思維障礙，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新

3.1 樹立超越意識，實現(xiàn)管理意識的創(chuàng)新

創(chuàng)新思維的實質(zhì)是對原有思維模式的超越，是對創(chuàng)新主體頭腦中原有知識、經(jīng)驗、觀念、方法等進行新的組合，新的組合必然突破原有知識、經(jīng)驗、觀念、方法內(nèi)部及互相間的組合方式。而舊的組合方式就會本能阻擾這種突破，成為思維創(chuàng)新的障礙。不突破這些障礙，既無法進行創(chuàng)新思維，更無法提高創(chuàng)新能力。因此，要實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，首先要實現(xiàn)管理意識的創(chuàng)新，這要求檔案工作者從根本上轉(zhuǎn)變觀念，樹立超越自我意識，隨著的，檔案工作必須進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，檔案工作者在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些膽魄與果斷，多一些敏捷和睿智，善于超前性地發(fā)現(xiàn)問題，獨到性地思考問題，創(chuàng)造性地回答問題，敢于否定自我，敢于棄舊迎新，不斷變革檔案工作職能和方法，實現(xiàn)檔案管理制度、管理方式、服務(wù)手段創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的以藏為主、重藏輕用、被動服務(wù)的局面。

3.2 擴展思維視覺，實現(xiàn)檔案思維的創(chuàng)新

要突破思維障礙，就需要自覺地轉(zhuǎn)換看問題的角度，擴展思維視角。要實現(xiàn)檔案思維的創(chuàng)新，就要求檔案工作者拓寬視野，豐富知識，培養(yǎng)多方面的興趣。及時了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，學(xué)會運用創(chuàng)新思維的原理和方法，解決新形勢下檔案工作出現(xiàn)的新問題，運用檔案的新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，利用機技術(shù)，共享檔案信息資源，提供遠程服務(wù)，使檔案利用服務(wù)手段多層次、多樣化，服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。

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2 、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3 、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4 、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5 、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

二、歸檔制度

1 、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4 、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5 、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6 、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。

7 、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

8 、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

三、檔案保管制度

1 、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3 、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6 、檔案管理人員要熟悉所負責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7 、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

8 、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9 、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10 、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

四、檔案借閱制度

1 、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2 、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。

3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4 、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準(zhǔn)。