導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理意識，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）是社會公眾對檔案部門的要求。檔案本身作為一種紀錄歷史的資料，在當前社會不斷進步、經濟飛速發展的背景下越來越受到人們的重視，人們對檔案部門的要求、呼聲也越來越高。對此，檔案部門應積極突破傳統檔案管理理念的束縛，踴躍去探索檔案管理、服務的新思路，充分挖掘自身的潛力，致力于尋找檔案管理與社會發展的最佳結合點。

（二）是檔案工作自身發展的需要。檔案工作本身是為社會提供檔案保管與服務的工作，其基本屬性就是服務性，而服務性本身也是檔案工作能夠生存與發展的重要基礎。要讓檔案工作充分發揮出其自身的價值，檔案部門就必須要將服務放在當前工作的首要位置。檔案工作的開展必須要緊緊圍繞著社會中心工作服務，在檔案工作的全過程都貫穿服務，為此必須要切實做好檔案需求服務，對服務質量進行改善，積極轉變服務形式，創新服務內容，并對管理理念、管理模式、管理手段以及方法進行充分創新，只有這樣才能夠讓檔案的存憑、留史、育人、資政等作用得到充分的發揮。

二、提升檔案服務意識，改善檔案管理質量

（一）樹立起“以人為本，一切為利用者服務”的理念。當前，現代檔案管理工作受到市場的嚴峻考驗，為此，必須要從市場的實際情況出發，對檔案服務的目標與內容進行明確，從利用者的實際需求出發，制定出具有針對性的計劃，更好地為廣大的群體服務。伴隨著各種先進信息技術的運用，電子檔案的使用越來越廣泛，也有越來越多的利用者迫切希望可以利用計算機來對檔案進行快速檢索。有鑒于此，必須要做好充足的準備，盡可能地為利用者提供一個舒適、高科技的環境，以便于利用者能夠快速、安心地獲取自己需要的檔案。?c此同時，檔案工作人員自身還需要積極地改變服務理念，從市場角度、高科技角度出發，為利用者提供更高水平的服務。

（二）不斷拓寬服務方式，充分發揮檔案的社會效益與經濟效益。檔案工作開展的目的就在于讓社會大眾能夠更加方便地獲取各種信息，以便能夠為經濟、文化工作的開展提供參考研究，從這里能夠看出檔案的實際意義就是能夠為其他各個領域提供支持。檔案是一種非常重要的參考憑證，檔案有著相當深刻的時代性，能夠對當時的社會與經濟水平進行充分的體現，通過對各個時期相同類別檔案的比較，能夠從其中發現各種規律，進而為社會與經濟等領域的不斷進步提供重要借鑒。例如生產、科研這方面的檔案，可能對當代經濟的發展有促進的作用，也具有十分強的操作性，但是檔案的經濟效益與此有所不同，檔案所獨具的參考作用使得更多領域能夠從中獲益，從而為其發展起到巨大的推動作用。隨著檔案工作的開展，需要檔案管理工作人員對服務的方式進行不斷改進，通過多元化、精深的服務改善檔案部門的服務水平，為廣大利用者提供良好的服務，充分發揮出檔案的價值。

（三）加強檔案資源的開發，為利用者主動提供服務創造條件。對于檔案部門來講，最大的優勢就是豐富的信息資源，因此檔案部門不能僅僅成為檔案的守護者，同時還必須要成為檔案信息資源的開發者以及傳播者。檔案管理人員通過挖掘信息資源，從而為利用者提供服務，這也是檔案工作人員做好檔案服務的重要前提。檔案信息資源開發的基本手段之一即是檔案的編研工作，根據利用者的需求，為他們提供良好的二次、三次文獻服務，例如編制出專題匯編、專題文摘等等。面對快速發展的信息技術，檔案工作人員需要擁有良好的超前意識、創新意識、信息意識以及市場意識，充分認識到檔案本身不僅可以用來對過去的問題進行分析，同時還能夠為現實工作提供重要的信息支持。以科研類檔案為例，在經濟方面存在潛在的價值，能夠將檔案信息資源轉化為現代化的生產力，對此，就需要檔案工作人員合理開發信息資源，以為經濟建設提供服務。同時還應該充分利用自身館藏優勢，定期舉辦專題展覽以達到宣傳、思想教育的功能，從而將檔案信息資源的作用最大限度地發揮出來。

篇2

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著我國經濟社會的發展， 城市化進程的加快， 城建檔案管理工作也面臨著新的形勢， 承擔著新的任務。客觀環境要求城建檔案管理工作必須發揮自身積極性、 主動性， 由封閉型向開放型發展， 變被動服務為主動服務。突出服務意識， 既是城建檔案管理工作其服務部門性質決定， 更是其自身的發展要求所決定。服務意識的體現，關鍵是落實， 需要從不斷提高檔案管理的軟件和硬件配置兩個方面著手。

1、 提高檔案管理工作的軟件配置， 就是抓檔案管理工作的管理機制建設、 人員隊伍建設。隨著我國經濟社會不斷進步， 城市建設不斷發展， 新事物、新情況不斷涌現，我們的城建檔案管理所處的社會背景大環境，以及社會的服務要求也發生了較大變化。要想在變化發展中充分發揮城建檔案管理工作服務社會發展的功能，承擔推動社會發展的歷史重任， 城建檔案管理工作自身就需要與時俱進， 跟上時展的步伐，使自身提供的服務始終符合發展變化中的社會需求。

1.1 檔案管理工作管理機制建設。

首先，城建檔案管理部門要不斷加強自身體制建設。體制順， 好比脈絡通。體制建設， 對于部門理順內部關系，發揮對外服務職能具有重要作用。這就需要檔案管理部門根據新時期檔案管理工作變化發展的新情況，適時調整管理部門的科室和人員配置， 消減不符合客觀現實需要的科室， 科學合理的增設具有新職能的新科室，實現現有的機構編制和人員編制更好的服務當前經濟社會發展。

其次， 要不斷加強城建檔案部門規范化、 標準化建設。完善制度， 結合本地實際， 對本地區的城建檔案地方性規章及時進行修訂和完善，建立健全配套完善的城建檔案法律法規體系， 確保城建檔案管理工作有法可依， 健康發展。嚴格管理， 有法必依， 有章必循， 這是確保檔案管理規范化、 標準化建設的根本前提。城建檔案管理工作的各個環節， 都要嚴格按照相關規章制度辦理，確保檔案管理不出疏漏，不出差錯。同時， 相應簡化檔案使用的相關手續， 提高城建檔案的利用率， 增強城建檔案的社會服務功能。

1.2 案管理工作人員隊伍建設。

人員隊伍建設，是指不斷提高城建檔案管理工作人員的思想政治素質和業務素質。任何工作的開展都離不開人， 能否做好城建檔案管理工作， 城建檔案管理工作能否為城市建設保好駕、護好航，很重要的一個方面取決于是否擁有一支高素質的人員隊伍。

首先要提高工作人員的思想政治素質。就是要不斷學習黨在新時期的理論思想和路線方針政策，深刻領會新時期社會發展 “以人為本” 理念的內涵， 牢固樹立以人為本的服務理念。

其次要提高工作人員的業務素質。就是要求城建檔案管理人員不斷學習業務知識， 鉆研業務技能， 在熟練掌握自身工作所需要基本知識技能之外，還要掌握檔案管理新知識、新技

術， 借鑒發達國家城建檔案管理工作好的經驗。

總之， 城建檔案管理部門工作人員管理上要抓思想作風， 強業務素質， 圍繞當前城市建設工作的中心， 緊貼社會、 服務大局，激發干事創業的工作熱情，為我國經濟社會發展提供全面、 及時、 高效的服務。

2、 提高城建檔案管理工作硬件配置， 就是指加強檔案管理部門的場館配置和設備配置，當代城建檔案管理逐步向業務規范化、標準化，技術現代化、 信息化， 服務社會化、 多元化方向發展。城建檔案管理工作今后必然也要強化其對社會服務的功能，提高社會服務的服務水平， 拓寬社會服務的服務層面。對比我國城建檔案管理工作的現狀， 要實現上述目標， 需要做的工作還有很多。

2.1 加強檔案管理部門的場館配置。

檔案管理部門的場館配置，包括檔案保存場館和對外服務場館。我國城建檔案保存場館基本滿足我國的城市建設發展要求， 但是要真正做到城建案服務的社會化、 多元化， 僅僅做到這一點是遠遠不夠的。在具備了檔案保存場館條件的同時，我們還必須具有齊備的服務場館。齊備的服務場館，可以使城建案管理部門的行使對外服務職能時，挖掘服務資源，拓展服務層面。我們可以建設像城市發展展示館等類似社會公益場館，利用展館向社會展示城市發展各個時期的資料以及遠景規劃資料， 讓市民詳實了解城市的發展歷程， 歷史文化、 人文風情以及美好的發展前景。同時， 通過展示展館的建設， 還可以起到對外展示城市良好形象的作用。

2.2 加強檔案管理工作的設備的配置。

當前， 我國城市建設發展已經駛入快車道， 城建檔案資料日益繁雜， 資料應用范圍逐漸增廣，利用頻率逐漸增強，真正保存好、 管理好、利用好這些檔案， 做到對歷史負責，為現實服務， 加強檔案管理業務的規范化、 標準化， 服務的社會化、 多元化是必不可少的， 但是這一切離不開技術的現代化、 信息化， 更離不開現代化的管理設備。城建檔案管理部門應緊跟檔案管理發展潮流， 增加檔案管理的技術含量， 引入當前檔案管理的新技術、 新設備、 加快檔案信息化建設。信息化已經成為當前檔案管理工作的發展潮流， 它的建立， 必然使城建檔案管理更科學、 對外服務更便捷、 更高效。我國城建檔案管理部門舊有的管理、 辦公設備大部分已經不具備這些新功能，更新設備已經成為城建檔案工作發展的當務之急。

嚴謹而科學的管理機制，作風與技術同樣過硬的人員隊伍，現代化的硬件設施，必將更好的發揮城建檔案管理部門的服務職能，更好的為我國城市建設及經濟社會各項事業發展保駕護航。同時，我們也堅信， 城建檔案管理部門只要時刻突出服務意識， 圍繞服務社會這個主題開展工作，也必將推動自身各方面的發展， 開創城建案管理事業發展的美好未來。

參考文獻

篇3

二、高校檔案管理工作在服務方面存在的問題和不足之處

（一）高校檔案管理工作的服務意識不足

在服務意識上，大部分高校的檔案管理工作，仍然停留在“自己上門，自找自查”的方式上，即需要檔案信息查閱與使用的師生，必須自己跑到學校的檔案室，然后自己在檔案室眾多的文件中進信息查找，根本就沒有體現出檔案管理工作人員的工作價值與崗位責任。出現這一問題的原因，筆者認為主要受到了三個方面的影響：一是高校檔案管理工作人員自身工作意識、責任意識、服務意識的不足，沒有想到為需求者提供什么服務；二是高校管理層對高校檔案管理工作的服務要求不明確，導致檔案室工作人員在服務上不知道從何下手；三是高校師生對檔案管理工作的服務沒有積極的提出個人建議，助長了檔案室管理人員不作為的氣焰。

（二）高校檔案管理工作的服務管理不到位

服務管理主要指的是對高校檔案管理工作人員為檔案信息需求者提供的服務效率與服務質量的管理，由于高校領導對高校檔案管理工作的不重視，高校管理層對檔案管理工作的服務管理也就不到位，具體體現在三個方面：一是沒有有針對性的對高校檔案管理工作的服務方式、服務質量進行管理；二是對高校檔案管理工作的服務管理過于形式化，通常就是走個過場式的看一下，只有在領導明確要求檢查的時候，才對檔案室管理人員作出要求，然后“表演“一下；三是在培訓檔案管理工作人員的服務思路方面的工作不落實，沒有具體的對檔案管理工作的服務管理作出正確的指導。因此，上述三個原因導致了高校檔案管理工作的服務管理不到位，導致檔案管理人員不能夠為師生提供高質量的服務。

（三）高校檔案管理工作的服務方式單一

以目前高校檔案管理工作的服務方式來看，主要還是以人工服務為主，一定的計算機信息查詢服務為輔，當然，這一情況還是針對某些已經進行了檔案信息電腦輸入、檢索服務的高校而言，一部分根本就沒有用上計算機技術的檔案管理工作，就只有檔案管理人員的單一指導服務。檔案管理人員的服務能力是有限的，由于實體檔案數量多，檔案信息量大，所以檔案室管理人員所提供的服務也比較局限，只能給檔案信息需求者指出一個大概的查詢范圍，然后由需求者自己去查找；有些將檔案信息輸入到電腦中的高校，在信息的輸入量上也比較有限，主要是重要的檔案文件，且應用到的計算機技術，通常只是簡單的信息輸入、編輯、目錄制定、內容檢索的服務，對需求者的幫助不大。

（四）高校檔案管理工作的服務研究工作未開展

高校檔案管理工作的服務質量與服務效率始終不能得以提升，在很大程度上，是由于高校檔案管理工作的服務研究工作沒有具體落實，而導致這一情況出現的原因，則是高校管理層對檔案管理工作不重視，對檔案管理工作的服務管理不到位，且檔案管理人員對服務存在懶惰心理，自身的工作意識與責任意識不高，不對師生主動積極的提供檔案查閱服務。高校檔案管理工作的服務研究，應當由高校管理層、檔案管理人員、相關專家共同努力，致力于對高校檔案管理工作的服務理念與服務方式完善，不僅要研究如何提升檔案管理人員的服務意識，同時也要研究如何更好的將信息技術、網絡技術結合到高校檔案管理工作中，為師生提供更加便捷、高效的檔案信息查詢功能。

三、提升服務意識，加強高校檔案管理工作的合理策略

（一）加強高校檔案管理工作人員的工作意識與責任意識教育

高校檔案管理工作效率的提升，首先應該強化的，就是高校檔案管理工作人員的工作意識與責任意識，只有檔案管理工作人員明確了自身工作任務的重要性，清晰的認識到了自身所肩負的責任，才會使檔案管理人員在工作上轉變懶惰的服務意識，積極主動的為師生提供檔案管理服務，并通過多種手段來提高檔案管理工作的效率，不斷的縮短師生查閱檔案信息所需要的時間，提高師生查閱檔案的效率，在自身工作崗位上發光發熱。

（二）完善高校檔案管理工作制度與加強監管力度

高校檔案管理工作，應當建立起一套完善的工作制度，主要包括檔案的收集模式、檔案的質量考評模式、檔案信息提供的服務模式，以及檔案管理人員的監管模式。通過高校檔案管理工作制度的不同模式，形成有層次、有順序的檔案管理工作的管理，進而提高檔案管理工作的服務質量。另外，還要對檔案管理工作的監管力度進行加強，糾正以往高校管理人員對檔案管理工作的忽視問題，采取正確、合理的管理措施來推動那檔案管理工作的進步。

（三）創新高校檔案管理工作的服務思路與服務方式

高校檔案管理工作的服務思路也應該不斷完善與創新，一是要加強的檔案管理工作人員對服務的理解，二是向檔案管理工作人員展示部分高校先進的服務形式，三是明確提出檔案管理工作人員在服務方面的改進要求，促使檔案管理人員的服務思路得以完善。其次是要對檔案管理工作的服務方式進行創新，要擺脫單一的人工查找服務，多利用計算機技術與網絡信息技術等，并設計與提供檔案資料共享、宣傳教育等服務，在服務方式上獲得師生的認可和喜愛。

（四）加深國內外高校的檔案管理工作的服務經驗交流與學習

國外高校的檔案管理工作與國內這方面的工作相比，要遠遠領先于國內高校，這主要是國外高校對檔案管理工作十分看重，因為他們將學校的發展和檔案作為一種榮譽，鼓勵師生進行檔案查閱與收集提供，不斷豐富了館藏；并且，國外高校還有充足的管理人員進行檔案管理、分類排列、指引查閱，以及信息輸入與資源共享服務等，這是我國高校尚無法達到的。因此，要加深國內外高校的檔案管理工作的服務經驗交流與學習，取長補短，不斷完善我國高校的檔案管理工作的服務思路與創新服務形式，在人力資源與信息資源上保障檔案信息管理工作的正常有序開展。

篇4

長期以來，病歷的管理與利用多停留在經驗和習慣要求的層面上，其實病歷作為醫務人員在醫療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像等資料的總和，它除了要受相關醫療衛生技術規范的約束，還應該受到《中華人民共和國檔案法》及相關法規的調整， 所以病歷檔案的管理與利用，它必須依法管理。

1病歷檔案管理的重要性

病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準確性。又有自己的專業特殊性[1]：一是病歷檔案的完整性與連續性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數據及圖像材料構成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責任者為若干醫療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫生完成，除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責任者。三是一個病人入院到出院即構成一件病歷檔案。四是病歷檔案產生和形成很快、數量大，是臨床、教學、科研和醫院管理不可缺少的資料，是醫療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據，也是溝通協調醫患關系、體現患者的知情權和醫療權的重要手段。依據病歷檔案，醫師可迅速正確診斷與治療患者，醫院亦可據之申請醫保給付、理清法律責任等。

2病歷檔案的依法管理

病歷檔案的依法管理應該包括兩個方面的內容，即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理[2]。

2.1病歷形成過程中的依法管理

病歷是病人接受醫務入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發生、發展和轉歸等診療過程的原始記錄，能為醫療教學、科研和醫療管理提供重要的信息資料，在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發生醫療糾紛時，病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據，特別當最高人民法院在《關于民事訴訟證據的若干規定》中明確規定醫療糾紛的民事訴訟實行舉證責任倒置后，病歷更是醫院或醫務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據材料。

2.2病歷形成后的依法管理

病歷是醫務人員對病人診治過程的書面記載，因此，病歷書寫的主體必須是有關法規規定的人員。顯然這里的醫務人員指的是取得醫師執業證書并對病人實施診治的人員，不是病人的經治醫師或未參加病人檢查、治療的醫務人員不得書寫病歷。病歷的內容應該符合客觀、真實、準確的要求，在臨床醫療中許多醫務人員也為病人書寫了病歷，但由于缺乏與病歷相關的法律問題的知識導致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷，如醫師“敷衍了事，未仔細詢問病史，憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立，故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等，這樣的病歷無論是作為醫療、教學、科研的原始資料還是作為訴訟的證據其價值和作用都大打折扣。衛生部在《病歷書寫基本規范》第三條中明確指出:“病歷書寫應當客觀、真實、準確。”病歷記錄的客觀、真實準確，表面上是對病歷內容的要求，實質上是對醫務人員的執業要求。這體現在《執業醫師法》第二十三條、第三十七條的規定中:醫師“不得隱匿、偽造醫學文書及有關資料”，否則要承擔相應的法律責任。

2.2病歷形成后的依法管理

病歷的書寫應按規定時限完成并符合相關衛生法規、規章的要求醫師每天要診治許多病人，如若不是每次診治后及時記錄，則有可能造成記憶的遺漏或混淆，萬一有醫療糾紛發生或訴訟發生再去補寫，其真實性和可信度必將受到懷疑，因此，病歷及時完成是保證病歷公證性的前提。《病歷書寫基本規范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細明確的規定，如規定:“住院志、入院記錄應當于患者入院后24小時內完成;24小時內出、入院記錄應當于患者出院后24小時內完成;24小時內入院死亡記錄應當在患者死亡后24小時內完成;首次病程記錄應當在患者入院8小時內完成;死亡記錄應在患者死亡后24小時內完成”等等，這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外，《病歷書寫基本規范》還具體規定了以下幾個方面的內容:①病歷的涂改、修改的規定:“書寫過程中出現錯字時，應當用雙線劃在錯字上，不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫務人員有審查修改下級醫務人員書寫的病歷的責任。修改時，應當注明修改日期，修改人員簽名，并保持原記錄清楚、可辨，醫囑不得涂改，需要取消時，應當使用紅色墨水標注‘取消’字樣并簽名，這些規定，解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統一、不規范的作法，明確了什么是病歷的的合法涂改，為判斷病歷涂改的合法與否提供了標準。②體現在病歷中有關知情同意的規定:“特殊檢查治療等醫療活動應當由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時，應當由其法定人簽字;患者因病無法簽字時，應當由其近親屬簽字，沒有近親屬的，由其關系人簽字;為搶救患者，在法定人或近親屬、關系人無法及時簽字的情況下，可由醫療機構負責人或者被授權的負責人簽字”、“因實施保護性醫療措施不宜向患者說明情況的，應當將有關情況通知患者近親屬，由患者近親屬簽署同意書，并及時記錄。”這方面的規定與我國的相關法律法規相銜接、相一致[3]。

3法律知識缺乏造成醫患糾紛[3]

我國正逐步進入法制社會，依法行醫是每個醫務人員應該自覺遵守的準則。每個醫務人員應該認真學習《執業醫師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等，針對醫務人員所立的各項法律、法規。用各種法律條例規范自己的職業行為與道德規范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護自己和醫院不受損失[4]。例如，從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫生自我保護意識不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應從病歷記載中有所反映。應考慮病歷記載對肇事雙方負責，對醫生本人負責，更應對醫院負責。以便為交警，司法部門調查立案提供可靠的證據，并為當事的雙方爭得法律上的主動。

參考文獻

[1]劉寧，孫素玲.關于病案書寫中潛在性法律問題的探討[J].中國醫院管理，2001，21(3):45-46

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中圖分類號：C93 文獻標識碼： A

引言

學校檔案管理是學校決策、學校職能的重要體現，同時也是學校做好決策工作和體現學校職能的重要基礎。新時期，學校檔案管理工作出現了環境、機制和結構的新情況，需要對學校檔案管理工作進行認真思考。本研究對于學校檔案管理工作中現存的認識不足、現代化水平不高、管理質量不高、力度不足等問題進行了分析，提供了在提高認識、加強基礎、注重工作細節、挖掘檔案功能、推行學校檔案管理信息化等方法和措施。

一、提高對學校檔案管理工作的認識

學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，是辦好學校的一項最基礎的工作，是學校管理工作不可缺少的重要環節。重視檔案管理工作是中央、省、市各級黨委、政府的要求，也是各級各類學校建設與發展的客觀要求。要充分認識學校檔案就是學校寶貴的財富，學校檔案管理工作就是學校自身形象和價值觀建設工作的重要組成部分，從而進一步重視和加強學校檔案管理工作，把學校檔案管理工作納入學校整體發展規劃和工作計劃，納入學校管理制度，納入有關人員職責范圍。做到學校布置工作與安排相關文件、資料的歸檔同步，檢查工作與檢查相關檔案、資料的歸檔同步，總結工作與總結相關檔案管理工作同步，實現學校檔案集中統一管理，確保學校檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

二、存在于學校檔案管理工作的典型性問題

1、對學校檔案管理重要性認知不足

學校檔案管理工作具有專業性和幕后性的特點，屬于基礎型工作，既不能像教學工作那樣容易引起關注，也不能做到工作績效的顯著體現。這會降低學校領導和教師對學校檔案管理的重視程度，錯誤地對學校檔案管理工作認知也就隨之產生，他們將學校檔案管理看作只是簡單的資料收集和存放，一旦這樣的印象形成，就會使學校檔案管理工作陷入被動的狀態，不能夠為學校建設和教育改革提供內容豐富和形式多樣的服務與支撐。

2、學校檔案管理存在支撐力量上的不足

學校檔案管理工作在專業發展上缺乏必要的力量支撐，特別是在很多環節和工作中學校檔案管理工作不能做到被廣大教師和主要領導的高度重視，進而出現支撐力量的不足，導致學校檔案管理工作存在系統性缺乏，并且出現學校檔案管理工作價值的降低。

3、學校檔案管理質量不高

當前，學校檔案管理工作人員一般由各類教育教學人員兼任，而這些人員的精力一般放在了教育教學工作上，繁重的工作致使人員的疲憊，進而降低了學校檔案管理工作的投入，這會在學校檔案管理中表現出系統性的缺乏，并且容易出現學校檔案管理信息準確程度的降低，既不利于學校檔案信息的有效利用，也不利于有效對學校檔案進行進一步開發和價值挖掘。

4、學校檔案管理的現代化水平不高

學校檔案管理工作應該隨著科學技術和管理手段的更新而發展，當前學校各項工作已經得到了信息化、現代化的發展，而很多學校的檔案管理工作還停留在手工操作上，這不但不利于學校檔案管理工作困難程度的降低，而且會在基礎上形成對學校檔案管理工作的影響，不能夠將學校檔案管理和檔案信息等優勢進行挖掘，失去了對學校各項工作的支持作用。

三、學校檔案的規范化管理對策

1、注重學校檔案材料的收集整理

領導在處理學校工作時，往往會根據一些檔案材料來安排、部署、決策工作。檔案材料的完整性是由文件材料的收集為前提，是學校工作有序開展的直接證明。過去，學校的檔案材料收集工作并不規范，存在著資料不完整、短缺等問題，尤其是學校的一些文件材料，比如會議記錄、計劃、總結、名冊、合同等等，都沒有科學地進行歸檔整理。因而，具體來說學校應該要盡早每年制定一個考評表，其內容就是針對學校各個科室的檔案資料整理、歸檔，以責任制來確定科室檔案資料的規范管理負責人，將這些工作和教職工的年終考核、評優等結合起來。如果相關的管理人員不能保管好檔案資料，檔案沒有及時歸檔，就不發年終獎，而那些在檔案管理中成就突出的部門和個人，應該獲得一定的獎勵，以規范管理促進檔案工作順利進行。學校的檔案材料的完整收集還與上級的檔案管理要求密切相關，根據上級要求及時傳閱、歸檔文件材料，適時清查檔案材料，才能保證檔案材料的完整性。并且，學校應該注重文書管理，認真收集活動中的文件材料，努力發揮材料的作用。檔案管理者要認真查詢那些沒有請示、批復的文件材料，以確保這些材料的歸檔及時。檔案人員對于那些有價值的復印文件應該在歸檔時保存好原件，便于以后歸檔時使用。

2、、重視學校檔案的開發利用

檔案管理工作的有效開展能夠促進學校教育事業發展，分而言之，要做好兩個方面的工作：一是深入發掘檔案信息資源，擴寬檔案收集范圍，根據當前的檔案信息做好超前服務。學校檔案室有很多有價值的信息材料，例如關于教學研究、調查報告、規章制度、實驗、管理經驗等等，這些文書檔案能促進學校管理質量、教學質量提升。管理人員需要認真了解室藏，通過超前服務工作來分類編制或者整理這些有價值的檔案內容，將其制作成專題資料或者專題目錄。也可以用計算機進行掃描，用網絡信息技術將檔案內容制作成光盤來收藏，或者整理到專題網中，讓教職工在校園網上便捷使用。二是做好學校檔案的編研工作。這是一項信息層次高的開發工作，通過檔案編研提高材料的檔次，深入地挖掘可以用來服務于教職工作，幫助學校管理層在決策時獲得準確的決策信息。檔案人員要敢于打破常規的檔案編研方法，積極開發高價值的、關系到教育教學的檔案材料。另外，檔案管理人員應該根據黨政重點工作、學校教職員工十分關注的問題來開發檔案資源，整理檔案信息，為學校的教育教學提供共享信息資源。

3、完善學校檔案規范管理制度

要保證學校檔案規范化管理工作的有效開展，就應該加強相關的檔案管理制度。學校應該從本校的實際情況出發，規范檔案管理機制，完善檔案管理制度，學校可以根據檔案室、檔案人員、檔案管理工作及保密內容、檔案利用和保管等方面來制定管理制度，提高學校的檔案管理意識。并對在檔案編制中對文件材料進行分類保管，制定相應的管理制度，使之成為檔案管理的依據。學校要有針對性地規范管理檔案，以制度規范管理程序，以方法保證管理過程。檔案保管按照程序進行有效地落實。檔案管理科室在規范化的制度中明確職責，根據制度來確定檔案管理范圍，并以制度為依據，對檔案的立卷、借閱、保密進行詳細規定，以便于檔案的開發利用，幫助學校做好檔案規范化管理工作，促進學校的教育教學事業發展。

4、強化學校檔案管理人員的整體素質

要想加強學校檔案管理工作，就要要求檔案管理人員要做到政治強、業務精、作風正，切實履行檔案管理人員的工作職責：一要堅持原則，作風正派，做黨的政策的模范執行者。二要忠于職守，遵紀守法，確保檔案的絕對安全。三要掌握檔案工作專業理論，精通檔案工作業務。四要不斷提高管理水平，加強檔案人員自身業務建設，積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，更新知識，適應形勢發展需要。檔案工作者要立足本職默默奉獻，干一行、愛一行、專一行，在平凡的工作崗位上建功立業，成為檔案管理的行家里手，為構建和諧社會，為學校檔案事業作出積極貢獻。

結束語

在學校深化改革和發展的背景下，如何將這種具有十分重要意義的檔案管理工作做好具有十分重要的現實意義。然而就目前的學校檔案管理而言其無論是在管理體制管理規范還是在管理理念上都或多或少地存在一些問題，而這些問題在與相關管理素質并不高管理人員的綜合作用之下，實際上極大地降低了整體檔案管理效率從而對后續與其工作的開展設定了一定的阻礙。當然這些阻礙是不可能長期存在的相反的其總是需要運用相關措施及時地加以應對。

參考文獻

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電力檔案是電力工程建設的真實歷史記錄和反映,是工程建設和竣工驗收的必備條件,更是投產后管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據。電力檔案作為電力科技的詳細資料,對整個電力的運營和維護都有著重要的現實意義,如果電力檔案科學、規范、詳細、信息化程度高,就會對今后的電力運營與維護起到很好的促進作用,反之,則會給這些工作帶來很大的麻煩,造成不必要的損失。

1　增強服務創新意識

增強服務創新意識,需要檔案部門檔案工作者解放思想,更新觀念,多渠道,全方位地為利用者服務。

電力企業作為知識型,技術密集型的企業,電力安全生產和經營建設的發展對企業檔案工作提出了更新,更高的要求,企業的檔案提供,利用亦發生了深刻地轉變,因此,電力企業檔案管理工作應一切以企業的安全生產,經營管理為中心,批準檔案工作為企業服務的切人點。做到把正確的信息,在正確的時間,以正確的方式,傳遞給正確的對象。首先,檔案工作者必須改變那種“躲進小樓成一統,管它春夏與秋冬”埋頭業務,把自己的工作僅限于本單位,不與外界交流的狹隘做法,要以積極的姿態主動迎接挑戰,吸取一切有益的做法,將檔案工作做得更好。其次,要對以往的檔案服務工作進行反思,只有反思才會有進步,才會有發展。要客觀地實事求是地總結檔案服務工作發展的歷史和現狀,既充分肯定成績,又看到存在的不足和問題,并正確分析取得成績和存在問題的原因,認清創新意識在檔案服務工作發展中的重要作用,再次,要與相關專業或其他專業進行比較,取其精華,去其糟粕,認真地學習文博。圖書事業服務工作的發展經驗,從中得到有益的啟示,同時,也要注重學習各地檔案部門服務創新的先進經驗,從而增強危機感和緊迫感,積極主動地迎接挑戰,更好地創新檔案服務工作。

2　拓展服務創新途徑

2.1變被動服務為主動服務

檔案服務工作要想有活力,要想有生命力,必須擺脫“看攤守堆”的被動局面,想利用者急,送利用者之需,圍繞電力企業中心工作,主動開展服務,一是要破除“甘當配角”的觀念,主動深入到各項活動中層示檔案工作的風采,檔案工作是服務性工作,在電力企業中僅是個配角,同時,檔案的效用是隱形的,信息是潛在的,不容易引起領導的重視和支持及社會的關注和理解,因此,需要破除“等,靠,要”等舊的思想觀念,敢于創新,爭取主動,變“配角”為“主角”。積極奮發向上,以突出的貢獻爭取領導的重視和關懷,以優質的服務贏得企業的支持和配合,二是要密切關注當前的電力工作重點和今后的發展方向,針對當前正在和將要解決的重要問題,有預見性地開展服務。作為電力企業,隨著電網和電源建設的快速發展,各種新技術,新設備,新工藝不斷投入應用,在此過程中,大量的工程圖紙,科技資料形成檔案。我們知道,任何一項科研技術成果都離不開對前人或他人研究成果的借鑒與汲取,如果企業開展檔案信息跟蹤服務,把過去的,現有的,別人的技術成果匯集起來,經過綜合分析整理,精心加工,匯集起來,就可以及時幫助技術人員解決重要的工程技術問題。三是檔案人員要具有敏銳的思想,善于快速捕捉有用的信息,及時找準服務的切入點,提供有效服務,并且及時了解和把握檔案對維護權益的作用,學會適時提供檔案,使電力企業的資產,財產免遭不必要的損失。

2.2拓寬服務領域,完善服務功能

檔案工作無論從收集,整理,檢索,利用等每個環節,始終都蘊含著“服務”這個主體,電力企業檔案工作必須立足于這個主體,緊緊圍繞電力改造發展這一大局,深入開展多形式,全方位的服務活動。一是拓寬服務領域,擴大檔案工作的影響,改變過去”檔案是保密的,僅限于本單位使用”的觀點,對于一些不保密的技術文件等,可進行開架閱覽,對外單位需要的檔案信息,在不違反規定和不影響檔案安全的情況下,可進行有償服務。比如,可在檔案室的基礎上建立信息中心,實現檔案,圖書,資料信息一體化管理,最大限度地發揮信息的作用,還可將檔案館建設成為“電力企業成就展覽中心”,“電力科技教育基地”,或利用資源優勢,開展企業圖片展,各項事業成就展以及編研各類資料等等,不斷練就服務的內功。增強電力檔案服務工作的感召力。而是建立開放的,現代的電力企業檔案工作體系,適應電力企業發展的需要,拓寬服務渠道,改善服務功能,變從屬性為主動性和預見性,樹立”大檔案”觀念,服務到電力企業的經營發展,服務到領導的決策中去。要選好主動服務的突破口,越是重要的項目和工作,檔案工作就延伸到那兒,檔案信息就提供到那里,越是人們關注的事情,檔案工作越要居身其中。同時,要進一步開放利用檔案信息資源,要用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求,為利用者提高超前服務。只有這樣,檔案工作才能在服務企業中進一步擴大其影響,檔案信息才能成為“源頭活水”。三是適應我國鍵人世貿組織的新形勢以及從根本上改變粗放型經濟發展方式的要求,做好檔案服務工作,為電力在中國,在東南亞以及更大范圍,更廣領域,更高層次上參與國際經濟技術合作和競爭提供有效服務。總之,檔案服務工作要圍繞建立現代企業制度,加強企業管理,推動科技進步,開展廠務公開,企業戰略調整和企業的法律事務等方面開展主動服務。

2.3以現代化管理方法為主要服務手段

提高檔案利用效率,必須改革傳統的手工方式,代之于現代化管理方法和手段來提高檔案信息傳遞速度,實現真正意義上的信息共享。要在充分利用現有的現代化管理方法(諸如目標管理,質量管理等)和手段(計算機,縮微,光盤等)基礎上,引進市場鏈,需求側等其他專業先進的管理方法和手段,提高服務質量和水平。

2.4營造以人為本的服務氛圍

堅持以人為本,加快培育造就一支責任心強,業務精,有干勁,會管理的檔案專業人才隊伍。檔案工作的服務對象是人。一個吸引人的檔案部門不僅在于室藏檔案所蘊含的信息量,更重要的還在于其軟硬環境能體現出一種“以人為本”的氛圍,讓利用者消除陌生感,感到舒適方便,讓檔案部門“門前冷落鞍馬稀”成為歷史,讓具有非凡價值的檔案不再“養在深閨無人識”。使檔案作真正成為人們必需的信息資源,使檔案室成為人們想去,愿意去的地方。

3　提高服務創新能力

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1.企業要從戰略發展的高度考慮檔案信息化向題

從歷史經驗來看，檔案絕不單單是企業運行情況相關資料的‘儲藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應是流水帳式的簡單管理，對于檔案的管理理應成為企業運行管理中很重要的一個環節。大多數企業領導已經充分認識到，開發利用檔案信息資源是進行科學決策和管理的根本需要，但各企業實際情況不同，如何建設并利用好這樣一個管理咨詢信息系統，不同企業應靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿足企業各部門對檔案利用需求，不但需要企業高層領導的高度重視并積極協調，更需要企業領導具備戰略的眼光和務實的作風，將檔案信息化建設納入企業信息化總體規劃之中，將檔案建設納人企業內部各部門的崗位職責范圍之內，有計劃、有組織、有安排，做到層層落實，項目清晰，并應當投人甲定資金予以支持。

2.企業檔案信息化管理的主要內容

企業檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發展并指導著具體工作。其主要內容包括:

(1)檔案資源技術信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發利用，實現檔案資源的社會共享。其主要內容包括:一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

(2)檔案管理方法科學化。檔案借巡匡作方法科學化，就是根據信息社會的特點和檔案工作的客勸珠見律進行合理的組織計劃和控制。白然科學和社會科學的最新研究成果運用到檔案管理中，如在系統論、控制論等的指導下作出正確的決策。此外，管理方法的科學化還包括正確恰當地運用經濟手段和行政手段按照管理對象的實際和它自身固有的規律來決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學化是旁彬勢下管理現代化的核心。

(3)管理人員素質酬弋化。信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業務知識、科學技術知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質結構等。

(4)檔案月賂的社會化。隨著社會檔案意識的增強及檔案效益的顯現，檔案利用從用戶對象上正在發生著明顯的變化，非官方組織與社會公眾對檔案的利用不斷增長，經濟活動利用明顯上升。隨著檔案進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現跨地域、跨行業的局面，突破時空界限，真正實現資源共享。

3．抓住機遇，全面推進企業檔案信息化建設

企業檔案信息化建設正面臨著難得的發展機遇，而且現代信息化技術的發展也提供了十分優越的客觀條件，因此，必須統籌謀劃，精心實施，在秉承傳統工作的基礎上，做好以下幾點:

(1)建立健全制度，規范檔案管理。企業檔案部門要把握信息化帶來的企業管理的新思維、新模式，樹立創新意識，運用先進的技術手段，實現企業檔案制度創新。建立健全適應企業信息化環境下的檔案管理制度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下扎實有序發展，完善企業檔案的收集范圍，及時調整和擴展企業檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對企業可持續發展具有潛在價值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業文件材料的歸檔制度;建立數字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數據儲存及利用的安全。 轉貼于

(2)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。對企業發展至關重要的檔案信息要格外予以重視，適當勿二大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關系密切的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業檔案的收集要充分利用現代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉向企業自身形成的材料和與企業經營有直接關系的文件。

要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業為了定價，就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略，就必須了解產品銷售周期性及市場競爭狀況;為了發掘新產品，就必須全面了解生產廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料(數據、文字、圖表等)，就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。

(3)加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環境。社會的發展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業利學發展的關鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專業人員歷經時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。

要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養的制度與機制，加快檔案復合型人才培養，對不合理的崗位設置應及時予以調整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵;要挑選一批思想政治覺悟高，業務能力強，熱愛檔案事業，具有一定企業管理業務水平的人員充實到檔案隊伍中來。

(4)加強理論知識學習，增強責任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專業素質，開拓思路，勇于進取，超前介人企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身有機融人到信息系統中，使檔案工作與五處業設計、生產、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。檔案工作者還要積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現文件、檔案的制度化、規范化管理，主動配合企業計算機人員，建立和完善企業檔案自動化系統。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。

(5)積極推進，盡快實現檔案管理數字化。檔案管理數字化是一項艱巨而又緊迫的任務。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規范的企業中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備;其次，根據企業館藏特點，結合行業通用標準，及時編制出索引工具，以實現檔案的自動化檢索功能。

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摘 要：高校檔案管理工作作為推動高校發展、加強高校建設過程的基礎和不可或缺的一部分，它對高校維持高效的可持續發展具有重大意義.根據目前我國大多數高校檔案管理工作的現狀，依然存在著不少的問題和阻礙，而最大的問題就是在服務方面缺乏充分的研究和創新.其中包括：缺乏服務意識；管理、方式等等的研究和創新，導致整個高校檔案管理工作受到阻滯，拉低工作效率，影響其工作質量.因此，本文就服務意識下的高校檔案管理工作進行探討與研究，從高校檔案管理工作的現狀入手，分析其在服務方面面臨的問題和存在的不足，提出相應的解決對策，從多方面進行創新，促進高校檔案管理工作的可持續發展，推動高校整體教學質量的發展.

關鍵詞 ：服務意識；高校檔案管理；解決對策；服務創新

中圖分類號：G273文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0142-03

檔案管理作為我國檔案事業的一部分，它通過檔案室工作人員對檔案資料的管理，為有需求的人或團體提供相應的服務.為了充分體現高校檔案管理工作的價值，高校領導以及所有工作人員需充分明白服務意識的必要性和重要性，在提高檔案管理工作的效率，充分加強管理工作的同時，也要對相關服務意識、服務內容、服務手段進行創新和研究，將服務工作做到最好.

但就目前高校檔案管理工作的現狀而言，它的情況并不理想，由于高校對服務意識缺乏創新，從而導致檔案管理工作服務意識落后、服務設備的不完善與缺乏、高校檔案的循環利用性極低.這些情況的出現，在一定程度上對我國高校檔案管理工作造成影響，阻礙了其可持續發展.因此，為了解決這些問題，應從理論知識研究出發，首先制定相應的解決方案，再通過實踐來得出相關結論，將理論和實踐相互融合，提高高校檔案管理工作的服務意識和服務水平，促進高校檔案管理工作的發展.

1 高校檔案管理工作現狀分析

高校檔案管理工作是將教育教學過程中所創造的具有價值性的內容進行記錄和保存.從而變成一種具有高校歷史性見證的產物，為師生對學校的認知提供有利條件.就目前我國高校檔案管理工作的現狀而言，它包括如下四個方面：

1.1 高校檔案管理工作缺乏重視，在高校管理中地位不高

高校檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是卻存在不受重視、地位不高的問題，與其他高校管理工作相比，毫無地位可言，因此容易被人忽視.這在一定程度上，造成了我國高校檔案管理工作的阻滯.

1.2 傳統管理方式的局限性

隨著社會的不斷進步、科技的迅速發展，電子化、信息數字化等技術已經在人們的生活、學習、工作中得到普及，然而少數高校的檔案管理形式，仍局限于傳統的紙質管理形式，使得檔案管理工作難以進行，存在局限性.其局限性主要體現在:（1）由于高校的不斷發展，檔案資料信息也越來越多，紙質檔案所需的保存空間也越來越大，這在一定程度上，造成了高校資源的浪費，且不利于進行有效管理.（2）紙質檔案不利于長期保存，將會影響高校檔案資料的完整性，造成高校檔案資源的丟失.（3）紙質檔案的整體與收集耗費人力、物力以及時間，且在一定程度上，降低了檔案管理工作的工作效率.

1.3 檔案管理工作人員現狀

1.3.1 人員分配不合理

大多數高校在檔案管理工作的人員分配環節，缺乏科學性，為檔案管理工作安排的工作人員數量太少，甚至只安排一個工作人員，影響整個檔案管理工作的工作效率.

1.3.2 缺乏基本職業素養

在高校檔案管理工作中，大多數工作人員管理意識不夠，對檔案管理工作重視程度不夠，缺乏工作基本素養.主要表現在：對工作不負責任、工作態度懶散、不夠仔細認真、耐心不夠等等方面.這在一定程度上導致了對工作的疏忽，造成檔案遺失、檔案信息記錄錯誤等現象，無法實現檔案管理工作的價值，讓其變得可有可無，導致檔案管理工作無法被學校領導、師生們所重視.

1.3.3 缺乏專業性人才

隨著社會的不斷進步、科技的迅速發展，電子化、信息數字化等技術在眾多領域已進行了普及，高校檔案管理工作也不例外.為了順應社會的發展，計算機網絡技術在高校檔案管理中被廣泛應用，由于其具有的高效、技術性特征，一般的工作人員無法進行實際操作，因此專業的技術人員必不可少，但是就目前大多數高校而言，它們缺乏專業技術人才，無法將檔案管理工作的知識理論與計算機網絡等技術進行完美融合，拖慢檔案管理工作的進程，阻礙其進行有效發展.

2 高校檔案管理工作在服務方面存在的問題不足

2.1 服務意識不夠

服務意識不夠是當前高校檔案管理工作在服務方面存在的主要問題，就目前大部分高校而言，它們仍處于被動服務狀態，浪費服務對象們的時間、精力.沒有做到“以服務對象為主”的原則，無法體現自己的工作職責和價值.這類問題的成因包括以下三個方面：（1）工作人員缺乏基本工作素養，工作意識不足，導致其態度馬虎，行為懶散；服務意識不夠，無法遵守服務原則，缺乏主動服務意識；責任意識不足，對工作不負責任，對自己不負責任，沒有體現自身的工作價值.（2）高校領導對高校檔案管理工作的服務需求不清晰，造成工作人員無法順利開展服務工作.（3）高校師生不及時給予有效建議，助長工作人員懶散的氣焰.

2.2 服務管理不夠完善

服務管理，即對高校檔案管理工作人員服務對象提供的服務進行管理，其中包括對服務態度、服務質量、服務效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務管理不到位、不完善，具體體現在：（1）缺乏一套完整的服務管理體系.原本的服務管理體系無法支撐目前的管理，缺乏針對性，導致整個管理流程不夠規范，影響在服務過程中，對工作人員的管理.（2）服務管理缺乏具體化.目前大多數高校對檔案管理工作的服務管理太過形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過簡單化，抱著草草了事的心態，僅僅為了應付上級領導的監督檢查，而稍稍重視，之后又維持現狀.（3）服務思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務思路不清晰，影響工作的正常落實，缺乏主動意識性，無法給予服務工作有效性建議.使得服務管理工作無法進行具體落實，缺乏具體化.

2.3 服務方法不全面，太過單一

就目前現狀而言，高校檔案管理工作的服務方法，以人工服務為主，以信息搜索、查詢為輔，但這僅僅針對于網絡設備完善、基本網絡服務已啟動、高校檔案資料已完整入庫的高校，少數無法適應社會變化、沒有及時進行資料更新的高校就只能依靠單一的服務方法進行服務管理工作的開展.

然而，由于紙質檔案種類數量繁多且信息量過大，而檔案管理工作人員的人數和能力都存在一定的局限性，導致無法給予服務對象優質的服務，無法確保服務質量，達不到服務對象的目的，無法滿足其需求，造成服務管理工作的失職.

2.4 未開展服務研究

服務工作本身就需要不斷進行研究，使之不斷優化和進步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務研究，這在一定程度上，無法提升其服務管理水平，無法促進高校檔案管理工作的發展.造成這種情形出現的原因如下：（1）對高校檔案管理工作不夠重視.（2）服務管理不到位.（3）工作人員工作意識不夠.

因此，高校檔案管理工作的服務研究需要高校的每一個人相互配合、共同努力，在完善服務方式的同時，還需進一步加強對工作人員服務意識的培養，同時，也要對服務管理進行更深層次地研究，為促進高校檔案管理工作的發展作貢獻.

3 高校檔案管理工作中服務方面的有效措施

3.1 提高工作人員的服務意識

為了讓高校檔案管理工作更好地進行，第一個需要強化提升的就是檔案管理人員的服務意識，其中包括責任認知意識和工作意識.首先工作人員應明白自身所肩負的職責所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變原本懶散的工作度，提高主動積極的服務意識，然后用最大工作熱忱去創造自我價值，為服務對象提供最全面的服務.最終達到促進高校檔案管理工作發展的目的.

3.2 建立健全的服務管理制度

為了方便高效管理工作中服務管理的有效進行，應建立一套完整的服務管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務工作的同時，進一步強化自己的服務意識，以達到促進高校檔案管理工作發展的目的.通過服務管理制度，對工作人員進行監督，同時也可設立合理的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務管理的有效進行.

3.3 創新服務思路，采用多種服務方式

為了迎合社會的發展和科技的進步，高校檔案管理工作的服務管理也應該不斷地發展和完善，這樣才能創新服務思路，運用不同的服務方式進行工作.（1）提高工作人員對服務管理的相關認知.（2）引進外校先進的服務方式.（3）強化、完善工作人員的服務思路.（4）利用計算機網絡等技術，進行服務創新.

3.4 引進國外高校先進的服務管理方式，時常進行人才交流

國內高校的檔案管理工作遠不如國外的先進，導致這種情況的最主要因素是國外對檔案管理工作的重視程度比國內高，他們將高校檔案管理作為學校的榮譽體現和辦學成果體現，為學校營造了良好的檔案管理氛圍.且國外的檔案管理人才充足，他們在一定程度上，推動了檔案管理工作的發展.因此，時常與國外盡心個人才交流必不可少，在交流的過程中，不斷取長補短，引進他們的先進技術和管理方式，完善我國高校檔案管理工作的服務管理制度，同時，促進我國高校檔案管理工作的發展.

3.5 增加基礎設備方面的資金投入

結合高校檔案管理工作的實際情況，提升自身的基礎設備水平，不斷進行更新.用最全面的基礎設備結合理論知識，將高校檔案管理中的服務管理做到最好，提高檔案管理工作的服務質量.

4 高校檔案管理服務方面的創新

4.1 高校檔案管理服務意識的創新

隨著社會、科技的發展與進步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發展，為了與時俱進，迎合現代化的教育潮流，就必須對高校檔案管理進行不斷創新，而意識創新作為管理創新的基礎，因此只有通過對高校檔案管理服務意識進行創新，才能實現高校檔案管理服務的創新.

為此，應將創新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個環節，加強工作的創新性和主動性，從行為認知上改變人們對檔案工作的了解，將原本被動的服務意識變成主動，對檔案信息資料進行不斷完善和更新，不斷強化創新能力，提高創新意識，促進高校檔案管理事業的可持續發展.

4.2 高校檔案管理服務內容的創新

在進行檔案管理工作的過程中，必須跟上時代變化的腳步，不斷地進行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計劃地對檔案資源進行實時收集和更新，使其更實時、高效地為服務對象提供需求和服務.

4.3 高校檔案管理服務方式的創新

改變原先傳統的服務形式，進行改革創新，充分發掘高校自身的潛能，結合自身所有的技術設備和管理理論，不斷進行完善、創新，采用多種多樣的服務方式去滿足用戶的需求，將服務內容提升等級，以達到促進高校檔案管理工作快速發展的目標.

4.4 高校檔案管理服務手段的創新

4.4.1 利用計算機網絡技術，建立健全的現代化管理機構

充分利用高校原有的有利因素，應用計算機網絡等技術，建立健全的現代化管理機構，將最全面、完整的高校檔案資料信息上傳到自身的局域網內，設置網絡查詢系統，方便用戶快速及時地進行信息查詢，讓網絡變成檔案管理服務的重要方式.提高檔案管理的工作質量和效率，另外還需加強網絡的安全建設，確保高校資源信息的安全性和保密性.

4.4.2 利用現代化技術，進行現代化管理

為了與時俱進，應和社會發展，檔案管理工作，應利用現代化技術，進行現代管理，建立科學的檔案系統，不斷更新現代化基礎設備，如：打印機、掃描儀、投影儀等等基礎設備，為學校的發展奠定基礎.

5 結束語

服務意識是高校檔案管理工作中必不可少的一部分，也是促進其可持續發展的重要因素，本文通過高校檔案管理工作現狀分析，以及在服務方面面臨的種種問題進行深入探討，提出相應的解決對策，并結合高校檔案管理服務方面的創新，提高檔案管理工作的服務意識和服務能力，促進我國高校檔案管理工作的可持續發展.

參考文獻：

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1.現代高校檔案管理中存在的憂患

A.工作人員思想觀念陳舊，檔案館藏的種類比較單一

據調查顯示，目前我國高校檔案管理人員的思想觀念比較傳統、陳舊，具體檔案館藏的種類也比較單一。由于受傳統思想的影響，過去高校檔案管理的意義在于為政治服務，很少有現代的服務意識。傳統高校檔案管理工作的方式仍以行政為主，根本沒有將其納入現代科學管理和法制管理的軌道。這主要是人為因素的影響，同時也是管理人員思想觀念陳舊的具體表現；此外，從高校的檔案庫藏現狀看，有關科研、教學以及那些時代信息含量高的資料所占的比例非常小，而行政方面的信息資料卻比較多。自《檔案法》頒布實施以后，雖然高校檔案館藏種類有所增多，但是仍不能滿足現代高校發展的需求。

B.管理方式和手段有待進一步改進

從實踐來看，在目前我國許多高校檔案管理工作中仍然采用著傳統的手工方式，在網絡技術如此發達的今天，其自動化程度依然不高。究其原因，主要表現在以下兩個方面：高校檔案管理工作人員的業務素質普遍偏低，缺乏工作積極性，因此很難發揮主觀能動性去為學校的發展貢獻力量。由于沒有這種主動服務的意識，因此成為檔案管理工作的桎梏；由于管理人員的素質較低，再加上現代化的辦公設備配備不到位，因此現代網絡信息技術和手段很難在高校檔案管理工作中得到廣泛的應用和推廣，從而限制了高校檔案管理的價值體現。

C.高校檔案管理保密工作面臨新的挑戰

由于現代高校管理中的領域比較多，從而增大了檔案的保密管理難度。隨著社會經濟不斷發展，各級黨委政府和教育部門下發的高密文件、高校領導和專家擬定的學校發展規劃和決策性文件以及各種社會輿論信息材料等，使高校檔案管理的層面逐漸多元化，從而使高校檔案管理的保密工作難度增大；隨著計算機網絡技術的不斷應用和推廣，高校檔案資源之間的共享日漸頻繁，同時也使檔案保密管理工作變得更加復雜。從目前來看，現代高校都在踐行著開放合作的教育理念，高校之間通過網絡的聯系和交流，不斷加強彼此之間的檔案資源共享。雖然多元化的交流形式值得提倡，但在此過程中也不可避免地造成了高校檔案資料信息的不斷泄露，從而加大了高校檔案管理工作的難度。

2.傳統憂患意識對現代高校檔案管理工作的啟示

基于以上對目前我國高校檔案管理中普遍存在的問題分析，筆者認為，傳統憂患意識對現代高校檔案管理工作以深刻的啟迪，主要表現在以下幾個方面：

A.轉變傳統觀念，提高管理人員的綜合素質

自以上分析可知，現代高校檔案管理工作人員的綜合素質普遍偏低，而且受傳統思想觀念的影響比較嚴重，在現有的狀態下很難實現管理工作的創新。因此應首先轉變傳統思想觀念，不斷提高綜合素質，跟上現代高校發展的步伐。具體做法是：要加強領導重視。高校領導應正確認識到檔案管理工作的意義，必須在檔案管理人才隊伍的建設和人才培養上加大資金投入力度，從根本上改變檔案工作誰都能做、可有可無、做好做壞一個樣的錯誤觀念；建立健全激勵機制，充分調動工作人員的積極性。要建立健全競爭機制和考核制度，將檔案管理人員的綜合素質納入績效考核之中，把工作的實績與職稱的評聘和工資的提升掛鉤，從而充分調動管理人員的積極性和創造性；檔案管理工作人員應當不斷提高自身的思想修養和專業技能。提高管理人員的思想修養和業務水平是現代高校檔案管理工作實現新突破的重要基礎和保障。對高校檔案管理工作人員而言，要努力做好以下三個方面的工作：應熟練掌握檔案管理各個環節的具體管理方法；要能掌握現代檔案網絡化管理的知識，并熟練運用計算機等網絡設備；要做全能型人才，不但懂得社會科學方面的知識，而且還懂得自然科學方面的知識，既有人文素養，又有創新意識與能力。因此，不斷轉變傳統的思想觀念，提高管理人員的綜合素質，成為實現高校檔案管理工作現代化的關鍵。

B.充分利用現代計算機技術，加快檔案管理數字化建設進程

信息化時代的到來，不僅加快了社會發展的進程，而且使人類社會各個領域的工作方式也發生了根本性變化。隨著全球化進程的不斷加快，計算機網絡信息技術和多媒體技術逐漸被應用于各個領域，高校檔案管理也不例外。從實踐來看，檔案作為高校的主要信息資源，也正在向著數字化方向快速發展。據筆者所知，辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）系統可以使高校檔案管理更加現代化，這主要表現在四個方面：辦公自動化能實現檔案信息資源的共享。利用OA系統對檔案信息進行處理后，檔案的管理升級為體系管理；檔案管理效率大大提高。OA系統強大的信息處理能力使文件資料的收集、儲存、分類、統計以及查閱等都變得方便、快捷；檔案資料的傳遞速度與安全性提高。利用OA系統，能夠避免傳統信息管理過程中的種種弊端，通過網絡傳遞更加快速、安全；電子文件的保存比較穩定。較之于紙質文件的保存壽命而言，電子文件可以通過郵箱、U盤以及硬盤等保存，受環境影響較小，保存比較穩定。因此，充分利用現代計算機技術，加快檔案管理數字化建設進程勢在必行。

C.建立和完善檔案資料信息保障體系

建立和完善檔案資料信息保障體系，應做好兩方面的工作：檔案信息存儲時，要加強檔案資料信息安全及計算機網絡安全使用意識，采取有效的措施和管理技術，認真做好身份認證與密碼管理工作，加強對檔案管理系統的實時監控；同時還要對辦公設備安裝殺毒軟件，以免出現木馬和中毒問題；檔案信息利用時，要堅持利用與保密并重的管理原則，必要時可對網上內容設置訪問權限。只有通過加強以上具體環節的管理，建立和完善檔案資料信息保障體系，才能為高校檔案管理工作的正常運行保駕護航。

[1]陳 丹.高校檔案管理基礎工作與檔案管理現代化[J]黑龍江科技信息.2011.30

[2]苗麗娟.高校檔案管理保密工作的重要性[J]科技與生活.2010.13

篇10

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）09-277-02

近年來，隨著計算機網絡技術和現代通信傳輸技術的發展與進步，各種載體形式大量增加，對檔案系統發生了深刻的影響，傳統形式的紙質檔案正在被電子檔案所代替。為適應這一未來檔案工作發展的基本趨向，提高檔案的管理水平，必須加強健全與完善醫院人事檔案信息管理系統，全面推進檔案現代化，實現人事檔案信息化、數字化，促進醫院人事檔案事業健康發展。

一、電子信息化是醫院人事檔案管理現代化的標志

醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，是人事工作全面、歷史地考察一個人的依據。醫院人事檔案管理信息化是人事檔案管理建設與發展的必然趨勢，也是人事檔案管理現代化的主要標志。然而，長期以來，醫院人事檔案管理創新滯后于經濟改革。特別是基礎設施差，管理手段落后的問題一直得不到解決。不少醫院沒有單獨的人事檔案室，常和人事辦公室擠在一起。人事檔案存放以紙質文件材料為主要載體。距離無紙化、電子化、網絡化還有一定距離。因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，檔案管理人員的收集、整理、歸類、編目、檢索等工作還一直停留在手工操作階段，以至影響人事檔案材料歸檔整理的及時性與完整性。檔案工作人員由于缺乏電子檔案的管理經驗，嚴重影響了案卷質量和收集效率及檔案利用率。案卷中缺乏反映個人工作能力和實績的動態信息資料，一些職務、職稱晉升、工資變動等連續性信息甚至出現斷檔現象。

實現人事檔案信息化、數字化可以通過數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段的利用，有效彌補以上問題和不足，提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，為醫院領導及人事部門準確提供各類人才信息和用人依據，繼而告別傳統的人事檔案信息的管理與利用的手工方式，實現現代化層面的轉變。

1.完整的保存效果。作為新生事物的電子文件，與計算機技術和通信技術有著密不可分的聯系。與紙質文件相比，其具有容量龐大、利用率高、信息傳遞快、利用價值大的特點。撰寫工具為計算機，存貯方式是磁盤，可以將形成的信息資料原始地、完美無缺地保存下來。醫院應建立以現有人事檔案管理人員為主，各科室輔助配合的電子文檔歸檔制度。充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院人事檔案管理系統.并利用電子信息管理醫院人事檔案。

電子信息化人事檔案管理，最大的優點就是有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，有利于檔案壽命的延長，實現長時期的完整保存。

2.快捷的檢索速度。加強醫院人事檔案信息化建設，是實現醫療事業管理及辦公自動化標準化的基礎，是信息化和現代化的需要。傳統的醫院人事檔案手工操作的管理模式查找不便，既影響檔案資料的準確性和完整性，還浪費人力和時間。實現檔案信息化管理后，從電子人事檔案的生成、采集、驗證、歸檔、入數據庫到檢索查找等一條龍服務可以全部實現自動化操作，完成了人事檔案管理工作向智能化的轉變。同手工操作相比，計算機的數字化管理系統信息存儲量大，運算速度快，計算精度高，可以有足夠的信息基礎實現高效、精確的檢索，可以應對各種復雜條件的精確查詢。既減輕檔案工作人員的重復性勞動，又節省大量人力和時間，有效推動了檔案現代化管理水平的提升。

3.高效的信息流動。要實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化，以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的醫院人事檔案信息通用數據庫。將信息數據庫進行分類，盡可能地實現人事檔案的數據化。通過數據庫建設可以進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等，實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享，進而實現信息的高效率流動,為眾多檔案人員、管理人員及技術人員所共享。

二、電子信息化管理有助管理效能的提高

醫院人事檔案的儲存管理之效能與其管理方式密切相關。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。電子信息化管理具有快捷、嚴密的特點，有助管理效能的提高。

1.一方收集，多方共享。人力資源信息的收集旨在信息資源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。醫院人事檔案信息化建設就是通過先進的檔案管理軟件和現有的辦公網絡相連，以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，從而實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，使檔案管理趨于規范。以考核系統為例，在完成與人事信息系統的連接后，人力資源部可以直接通過網絡系統將考核結果傳發給各個科室，醫療保險系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，醫務、科研、教學及黨、政、工、團系統也可以直接從人事信息系統中收益，從中得到諸多的信息和幫助。

2.服務決策，準確快速。醫院人事檔案材料所具有的專業性、機密性、政治性三大特點決定了它可以為決策者提供有價值的信息參考。譬如，人才的培養和提拔，可以從人事檔案電子版材料迅速提取當事人的學歷、專業、經歷、成果等人事資料，通過準確、全面的相關信息的了解，使決策者作出正確抉擇。

3.節約資源，經濟實惠。人事檔案的電子信息化建設還具有一定經濟意義和節約價值。傳統的管理模式，要想全面完整地保存好檔案資料，需要較大的檔案館庫和設備，需要投入大量的費用和人員，而且需要購置大量防霉、防蟲、防鼠，以及防氧化藥物。利用計算機管理醫院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、光存儲介質及硬盤上，一是可以節約場地和紙張，二是可以節約費用和人員，提高工作效率，使檔案人員從繁重的勞動中解放出來。

三、電子信息化管理需要適應性跟進

醫院的電子信息化管理是一項系統工程，設施、人員及機制必須適應性跟進，在短期內形成一個完整而規范的運作體系。

1.硬件設施的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設的加強，首先需要硬件設施的跟進。醫院在建設醫院信息系統時，應把人事檔案管理信息化一并考慮，統籌安排，進行整體設計；并購置檔案管理硬件設備，建設專用場館，購買空調、檔案密集架和電腦等附屬設施，設置防火、防盜的自動監控系統；還有計算機管理軟件的引進，人事檔案的信息存儲和檢索系統的建立，為人事檔案資源的合理配置和利用、優秀人才的選拔培植創造良好條件。特別是通過高效的科技檔案管理系統的建立，實現醫院人事檔案功能與作用的大幅擴展。

2.人員素質的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設還需要人員素質的跟進。要注重人事檔案管理人員的知識更新，加大對檔案人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業務學習和業務培訓。采取在職學習、短期培訓等多種形式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，不斷提高檔案人員的業務素質，彌補在職人員現代科學知識和管理科學知識不足的弱點。或引人競爭機制，擇優錄用，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，形成一支懂管理、懂技術的復合型人事檔案管理隊伍。

3.維護機制的完善。隨著醫院人事檔案管理信息化的建設和電子文件人事檔案資料的產生，加之多媒體集成性及其組成和結構的復雜性，難免給人事檔案的建設與管理帶來一系列新的問題，諸如原始性的鑒定、保密方式的創新、設備的維修，以及故障的處理等，都需要妥善處理，以確保其安全可靠運行。

參考文獻：