導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案信息，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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電子文件是按照確定的某種標準規則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統環境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內容，所以電子文件對產生的標準規則及軟硬件系統環境有極強的依賴性。隨著信息技術的發展，原標準規則及計算機軟硬件技術發展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。

1.2存儲的高密度性

電子信息的發展和數量，呈幾何倍數增漲，海量的數據需要大容量的存儲介質，隨著記錄技術的快速發展，數字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術的應用，可以記錄數百GB數據。光盤上構成0和1數據刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節約空間、拓展應用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數量巨大的檔案信息遭到破壞。

1.3信息與載體之間的可分離性

傳統檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環境，但按一定的規則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內容不被人為篡改。

2檔案信息的保護目標

電子文件技術隨著整個計算機信息技術的發展而發展，電子文件的產生環境、文件格式、存儲介質在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。

3電子檔案保護的技術措施

3.1電子檔案系統安全

電子檔案系統安全，一般是由硬件系統和軟件系統構成。硬件系統本身的安全稱為物理安全，軟件系統的安全主要有操作系統的安全、網絡系統的安全、數據庫系統安全及各種功能的應用軟件系統安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：1）設備層的安全管理。設備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災保護，電源的穩定與凈化，重要服務設備的冗余設計，安全可靠的存儲，以及信息系統的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規范和措施提供安全技術方案，使設備免受外來攻擊造成意外損失。2）網絡層的安全管理。網絡層的安全任務主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數據被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統的網絡與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網絡上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網上出現了越來越多的應用。外網的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術設置、防火墻、入侵防御系統等網絡安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應用層的安全管理。應用層的安全主要通過使用網絡監控與恢復技術，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術，上網行為管理等對網絡安全進行掃描、實時監控、權限控制、自動報警，并對計算機信息網絡系統的使用情況建立日志記錄，及時發現系統中的異常情況。

3.2電子檔案信息內容安全

確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數據10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術上的發展與改進，軟件環鏡與硬件系統的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉存、文件存儲格式的轉換等維護。這一過程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續電子檔案保存期限，確保檔案內容的安全。另外，應用軟件系統中針對用戶權限的管理；檔案數據密級劃分，目錄和文件的讀寫權限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統重點思考解決的問題。

4電子檔案信息的災難恢復

4.1災難恢復含義

《信息安全技術信息系統災難恢復規范》（GB/T20988—2007）中表述災難恢復是指將信息系統從災難造成的故障或癱瘓狀態恢復到可正常運行狀態，并將其支持的業務功能從災難造成的不正常狀態恢復到可接受狀態。將災難圈定為由于人為或自然災害，技術風險、設備故障等原因，造成信息系統運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術和方案有數據的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。

4.2災難恢復前的存儲備份方式

信息數據的存儲、備份，是災難恢復的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統中相關軟件、數據全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數據只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數據；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數據。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復操作最簡單，當系統中數據量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來比較麻煩，但每次的備份任務少，系統資源占用最少；差分備份相對節省存儲空間，恢復較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據他們各自的特點靈活使用。在實際應用中，采用的備份方式常是以上幾種的結合。

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二、檔案信息電子化有其不可替代的優勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠對現有的微機進行利用，提高其使用效率。現在很多的檔案館里面的計算機設備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當時的科技不發達，另一方面也是有其可取之處，但是就當前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產出的模式，能夠節約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經費比較多，而且不能夠多次產出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領導和需要的部門，拓寬了服務范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。

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2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

檔案信息電子化的益處

可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。檔案事業超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

慎重選定技術路線，信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機口工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

實事求是地改進管理體制

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電子檔案歸檔工作是檔案管理部門重要的內容之一，但是當前仍然存在一些問題，下面對幾種常見問題進行說明：其一，電子檔案獨立性較差。當前多數企?I的電子檔案均由紙質檔案生成，獨立性較差，并且多數企業對電子檔案管理工作過的重視程度不夠，隨意更改和丟失等情況時有發生，導致電子檔案的真實性和完整性明顯減低；其二，電子檔案歸檔流程存在問題。電子檔案歸檔主要指工作人員對整理完成的電子文件的屬性進行判斷，之后對其進行拷貝，進而實現長期存儲的目標，但是當前一些企業在電子檔案歸檔過程中不能嚴格按照相關流程進行，例如：未對電子檔案真實性和屬性等進行判斷便直接進行歸檔處理，這種情況導致歸檔工作雜亂無章，工作效率和效果較差；其三，檔案管理人員專業水平有限。電子檔案歸檔工作對工作人員的專業知識和技術有較高的要求，但是當前工作人員在專業水平上存在較低的問題，在實際工作過程中會出現一些人為失誤，導致電子檔案歸檔工作無法取得預期效果。

2 提高電子檔案歸檔工作效果的措施

第一，構建合理的電子檔案歸檔管理體系。為了對電子檔案歸檔的合理性進行提升，檔案管理部門需要根據實際情況對歸檔管理體系進行構建，主要包括如下內容：其一，所有待歸檔的文件不能分散保存，需要及時進行歸檔；其二，制定科學、統一的整理方法，在正式歸檔前工作人員需要做好電子文件整理、鑒定及監測工作，此工作由文件形成部門負責；其三，對電子文件載體質量，格式以及規格等進行明確規定，讓各部門對待歸檔文件按照規定要求進行調整；其四，制定責任制度，保證電子檔案歸檔中每一項工作均有直接負責人，保證每項工作可以落實到實處，從而使電子檔案歸檔工作保質保量的完成。

第二，對電子檔案的真實性和完整性進行嚴格檢查。在電子檔案歸檔前工作人員需要對其真實性及完整性進行嚴格的檢查，檢查內容主要包括：對其同紙質文件內容是否相同及文件載體、格式和規格是否符合規定要求等進行判斷，進而為其真實性提供更多保障。為了實現上述目標工作人員可以從如下幾點著手：其一，在收集電子檔案時需要對一些重要文件的原本進行保留，如果后期需要修改必須在保留原本的情況下進行，此種做法可以保留多種不同版本的電子檔案，可以為后期真實性檢查工作提供便利條件；其二，對一些新式的設備和軟件進行合理應用，使用其對電子檔案中數據計算是否準確進行檢驗，在發現問題后可依及時進行調整，從而對其準確性進行提升。

第三，對電子檔案歸檔方法進行合理選擇。現階段電子檔案歸檔方法主要有物理歸檔、邏輯歸檔和雙套制歸檔三種，下面分別進行說明：其一，物理歸檔。物理歸檔方法又分為介質歸檔和網絡歸檔，前者主要指文書部門將整理完成的電子文件儲存在相應的介質后上交至檔案管理部門，后者主要指在網絡平臺上將電子文件傳送至檔案管理部門相應的設備上。其二，邏輯歸檔。邏輯歸檔主要指文書部門將電子文件相對應的邏輯地址發送給檔案管理部門，其在網絡上對電子檔案進行管控，此種歸檔方法能夠保存電子檔案原有的物理存在位置，并且不能進行隨意更改，電子檔案完整性較好。其三，雙套制歸檔。雙套制歸檔主要將上述兩種方法進行聯合使用，并且需要將相應的電子檔案制成紙質版同時進行歸檔，此種方法能夠對電子檔案丟失后造成的影響進行規避，可以根據紙質版再次生成電子文件。在實際歸檔過程中檔案管理部門需要根據電子檔案的類型對歸檔方法進行合理選擇，從而保證歸檔工作的質量和效果。

3 加快檔案信息化建設速度的措施

第一，構建電子檔案管理記錄系統。為了更好的保證電子檔案的真實性和完整性，檔案部門需要對構建電子檔案管理記錄系統工作產生足夠的重視，利用此系統可以自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進行準確記錄，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現的可能，同時可以為檔案信息化建設工作提供更多的數據支持，加快建設速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數據庫，在數據庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。

第二，對檔案信息化技術水平進行提升。通過提高信息化技術水平可以為檔案信息化建設工作奠定堅實的基礎，檔案管理部門可以從如下幾方面進行：其一，加大基礎設施投入力度。檔案管理部門需要根據實際情況對計算機，路由器，掃描儀以及服務器等基礎設備進行合理配備，以供工作人員開展各類工作進行使用，通過配備上述基礎設備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數字信息錄入工作產生更多重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對數據和信息錯誤的情況進行杜絕，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時可以最大程度的減少工作量。其三，設定相應的權限。檔案管理部門首先需要對密級標準進行合理制定，在制定完成后嚴格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，主要包括公開檔案、內部檔案和機密檔案等，之后需要設置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機密電子檔案時需要進行身份驗證，在驗證成功后才能進行一些服務，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現象出現的可能。

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一、電子檔案載體

目前電子檔案保存的載體，涉及最多的有四大類，即硬盤、移動硬盤與U盤、光盤。這四類相對于其它類型更為穩定與普及，我們依次根據這幾類的情況分別做詳細介紹。

（一）硬盤載體的保護

硬盤是電子檔案存儲中非常重要的一部分，電子檔案的大部分基礎數據都保存在硬盤中，所以做好硬盤保護是電子檔案保存的重點。

硬盤的損壞原因很多，如存放環境的溫度與濕度不合理都可造成硬盤發生損壞；另外，供電系統的不穩定也極其容易造成硬盤短路，數據丟失；當然，最直接的損壞即為人為操作不當造成的損壞。

基于以上原因，我們總結，要想將信息保護得更好，在硬盤使用時，應注意認真維護。

1、保持良好的環境。注意控制存放硬盤的環境溫度與濕度，在存放室中放一塊溫濕度計，注意觀察其指標的變化，如濕度過大，要及時通風。也要注意一些極端天氣變化所帶來的不利影響，如冬季室內溫度可能會較干；而夏季多雨，連雨過后要降低屋內濕度等。

2、保持供電穩定性。硬盤非常忌諱供電系統的不穩定，這會造成數據的丟失，由于硬盤工作與運轉存在周期性，所以如果供電忽然切斷時，硬盤可能還未將一些數據進行周期性存儲，數據即丟失；更嚴重者，可能供電的切斷會將造成硬盤的短路。

3、防止人為操作不當。在平時使用時，要注意盡量減少頻繁進行開關機的操作，避免產生過度消耗；在擺放機箱時，根據要求與位置合理擺放，要在其周圍留有空間，同時注意遠離強電源電壓等，防止驅動與機箱會產生振動。

（二）移動硬盤與U盤載體的保護

移動硬盤與U盤相對于原始的電子檔案載體中的軟盤，已經可以算得上相當穩定了。移動硬盤的特點是可以存儲大量的數據與文件，其容量基本接近硬盤，但比硬盤體積小，對環境要求不高，極具便利性；U盤與移動硬盤相似，只是數據容量較小些，但穩定性也非常高。

1、保護移動硬盤與U盤時，要注意盡量不要反復地進行讀寫，因為任何一種電子載體都有其讀寫的極值，無謂的隨意讀寫，對移動硬盤與U盤本身是一種消耗。

2、攜帶時，請給移動硬盤套上保護套，因為通常移動硬盤的損壞，都是由于外力撞擊或磕碰造成的，一旦過力，可能會造成無法挽回的重大損失。

3、防止病毒的入侵，不要隨便將存有重要資料的移動硬盤與U盤在公共使用的電腦上使用，這樣可能會遇到病毒危害，除了損壞設施以外，數據可能會外泄，導致更嚴重的事件。

（三）光盤載體的保護

光盤的保護要求與硬盤相似，它對于環境溫濕度要求較高，如果保護不好，可能會造成光盤鐳射面的損傷，數據無法讀取。

1、光盤也應盡量減少讀取次數，因為每一次讀取，都是一種自然消耗的過程，使用時，會受到熱力、摩擦力影響，累計到一定的使用次數，光盤可能就會導致變形、分解等，它的壽命即會終止。

2、由于光盤的鐳射面外露，所以要嚴格控制空氣中的溫度與濕度，不當的存放，會加速其表面性質的改變，尤其是會改變光盤入射與反射光波場分布規律，造成信噪比下降的后果，直接威脅光盤使用壽命。

3、由于光盤表面需要做一些記錄，所以可能會或貼或寫標簽于光盤正面。但光盤正面的涂層也較薄，反復涂寫依然會造成光盤的損壞，所以要盡量一次性完成標記工作，不可反復涂改。

4、保護套必須要柔軟。一定要給光盤配以合適的保護套，這樣才能減少光盤與外界的摩擦，光盤由于較薄，鐳射面又面積大，很容易摩擦刮花，這種情況一定會造成數據無法讀取，往往是丟失數據的根源。

二、電子檔案信息保護

電子檔案的信息保護具有非常重要的意義，因為隨著電子化與信息化，檔案資料已經經由各種載體被保存成電子格式，這種格式雖然在保存與查閱方面為我們帶來了極大的便利，但仍存在許多不足，一旦信息丟失，將會造成無法彌補的損失，所以，做好電子檔案的信息保護工作，是目前的最要課題。

（一）嚴防病毒

病毒是一種在信息時代最有威脅與無處不在的產物。它的存在可能會導致電子檔案載體的損壞，甚至嚴重者可能會竊取重要信息，導致高保密文件與數據的流失。

要想防止病毒危害電子檔案，應首先在硬件中安裝防火墻軟件，為電子檔案信息設置第一層屏障；同時，可攜帶設備也應盡量減少在公共計算機中讀寫與使用，防止病毒趁機入侵；最后，要定期查毒與更新防火墻工具，保證電子檔案信息的安全。

（二）注意系統及時升級

為了防止數據與載體的匹配度，應注意及時更新系統，只有完善的系統才是信息保護的基礎，可以為信息帶來更高效的處理速度與保存方法。

（三）備份是電子檔案信息保護基礎

多做備份永遠沒有錯。備份可以為電子檔案信息帶來可靠的信心保證，提供安全感。即使一部分設備由于不可抗力原因受到損害，也不會造成巨大的損失，所以，電子檔案信息必須要做好基礎備份工作。

三、結束語

電子檔案載體與信息保護是檔案目前面臨的重要問題。但做好提前預防，就不會出現數據無法讀取或丟失以及泄密的問題，防患于未燃，是電子檔案信息保護的重要手段。

參考文獻：

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當前，人們生活中越來越離不開電子計算機，具有多種多樣的功能，這為企事業單位、政府機關的辦公帶來了巨大的變革，提高了效率，使政府機關、企事業單位辦公變得更加方便快捷。在信息技術時代，最新的檔案管理方式就是電子信息檔案的管理，它對政府機關、企事業單位在高科技方面的創新意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致政府機關、企事業單位的數據被盜，所以，政府機關、企事業單位在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最有效的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：

1.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，政府機關、企事業單位尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

2.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

3.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

4.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企事業單位、政府機關要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度。

二、緩解風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多單位開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企事業單位、政府機關都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。

三、分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企事業單位、政府機關造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風險的措施

當風險來臨后，企事業單位、政府機關最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企事業單位、政府機關管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企事業單位、政府機關在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企事業單位、政府機關防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。

總之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。

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科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。

1 文書檔案信息電子化的作用

1.1 充分利用和發揮計算機的潛能，提高利用率

目前大多數單位檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。

1.2 提高檔案信息的時效性

檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

1.3 檔案信息可多份復制，拓寬了服務范圍。

2 文書檔案信息電子化的優點

2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整，出現漏抄，字跡不工整等問題，節約了人力也提高了準確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.2 電子傳輸，實現資源共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以及時了解檔案室概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

2.3 電子文件保存具有很強的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時有發生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

3.1 電子檔案真實性難以保障

因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

3.2 電子檔案的安全性問題日益突出

目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

3.3 電子文件兼容問題

電腦軟件開發的通用性差，不同系統生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，為管理人員增加了轉換電子文件格式的工作量，同時也增加了經費的支出，要購買多種格式的軟件，以便使用。

3.4 要求檔案管理人員應具備較高的綜合素質

實現檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4 改革措施和解決辦法探討

文書檔案信息電子化的應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。

4.1 信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

4.2 提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案人員業務技能。二是要不斷加強自我學習，逐步提升業務能力，自覺樹立學習意識、責任意識、安全意識。四是加大檔案部門間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

5 做好文書檔案管理工作的重要意義

單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時了解單位整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。

參考文獻

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[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社

[3]劉濤《談談檔案工作的“有為”與“有位”》，[J]，《科技咨詢導報》，2006年第14期。

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伴隨著企業電子商務時代的到來，企業檔案管理也伴隨著企業信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。企業檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的企業內部網而擴展到地區、國內及至國際范圍內的整個網絡。在這一新的網絡環境下，檔案人員除了繼續做好企業檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業需求，擴大服務內容。一方面配合現代企業的營銷手段，檔案人員應同企業領導及專業人員一道，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，宣傳自己和展示自己。吸引客戶和占領市場；另一方面從網上獲取有效信息為企業領導經營決策、為企業生產建設發展提供服務，主動的、全過程地提、供、銷、科技、質量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業檔案信息管理體系。這的確給企業檔案工作者提出又一次挑戰。

二、企業信息集成系統下的檔案工作

現代企業的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業生產管理活動的方方面面。計算機進行產品的輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數控編程(CAPP)，計算機參與企業管理系統的制作文件、統計和數據處理，進而發展到把集合3C的產品數據管理系統(PDM)與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(MIS)和制造資源計劃系統(MRP)等組合在一起的企業信息集成系統。

置身于企業信息集成系統中，企業檔案工作者將發現企業檔案發生了巨大變化。

首先是企業檔案載體的轉變。在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業檔案的分類變化。舊有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規范。

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二、影響電子檔案信息安全的因素

影響電子檔案信息安全的原因有很多，本文從以下幾個因素進行分析。

1.環境因素。與紙質檔案一樣，環境因素會對電子檔案的信息安全產生很大的的影響。首先，電子檔案信息安全受自然環境影響。所有的電子檔案都是存儲在大自然中的，一些自然災害，如洪災、火災、地震、雷電等等，都會影響電子檔案的信息安全。其次，電子檔案信息安全受保管環境影響。電子檔案信息安全也會受到存儲電子檔案的設備、庫房等保管環境的影響。“環境條件不符合有關標準會對檔案信息造成危害，如檔案信息網絡控制中心機房場地和工作站的環境不合要求:電源質量差，溫濕度不適應,無抗靜電、抗磁場干擾和無防塵、防火、防水、防雷電、防漏電、防盜竊的設施和措施，以及光、空氣污染物及害蟲、霉菌等有害生物都會給檔案信息帶來不利的影響。”

2.技術因素。技術因素是威脅電子檔案信息安全的一個主要因素。在技術層面，對于傳統的紙質檔案，主要是紙張本身的耐久性和書寫字跡的耐久性問題會影響檔案信息的安全。而對于電子檔案，其存儲載體質量、讀取技術、網絡技術、計算機技術等都會影響檔案信息的安全。電子檔案是在數字設備上進行存儲、閱讀和利用的，可通過網絡進行傳輸。我們一般都利用光盤、磁盤、磁帶等存儲電子檔案信息，但是這些載體具有脆弱性和易壞性的特點，容易受到破壞，導致檔案信息的無法讀取，甚至丟失.并且隨著技術的不斷發展，這些物質載體也陸續的更新換代，容易造成檔案信息的丟失。與此同時，電子檔案的信息與載體是可分離的，其信息可以實現在不同介質中轉存、拷貝，在拷貝、傳遞的過程中，由于技術的不完善也會導致檔案信息的丟失、泄露。計算機病毒和電腦黑客的侵害對電子檔案信息安全也構成很大威脅“。由于移動存儲介質體積小、方便攜帶，人們不僅能輕而易舉地將大量的、含有完整機密信息的電子文件傳播出去，而且極易因內外網間交叉混用，遭受病毒、黑客的攻擊，造成重要數據流失。”計算機病毒具有種類多、危害大的特點，存儲電子檔案的計算機一旦感染了病毒，就會導致電腦指令出現問題，甚至是導致電子檔案信息的丟失。當存儲電子檔案信息的計算機在網絡中運行時，可能遭到電腦黑客的入侵，導致電子檔案信息被篡改、泄露或者丟失。

3.管理因素。紙質檔案從收集、整理到利用、服務整個過程中都有很完善的檔案管理制度與標準，這就在一定程度上保證了紙質檔案信息的安全性。與紙質檔案相比，電子檔案的管理流程標準還不是十分的完善。如果沒有嚴格的操作方法與管理制度、檔案管理人員不具備檔案信息安全意識、沒有應急處理預案等等，這些都會會威脅到電子檔案的信息安全。“從檔案部門來看，我國還缺少一個國家級的與國家信息化進程相匹配的檔案信息安全工程規劃。地方檔案信息組織管理機制也是不健全的，使管理檔案信息的機構、人員未能落實到位，乃至政出多門，出現誰都在管但又管不好、管不了的局面，執法不力。”由此可見，我國的檔案信息安全管理制度還不夠完善，有待提高，國家應建立一套健全的電子檔案信息安全管理機制，為電子檔案信息安全做好管理制度支撐。

4.人為因素。人為因素也是影響電子檔案信息安全的一個重要因素，應逐漸引起人們的重視。我認為人為因素可以分為兩種：一是故意破壞，二是操作失誤。無論是操作失誤還是故意破壞，都會威脅到電子檔案的信息安全。故意破壞就是在有意識的前提下,故意篡改、竊取、損毀電子檔案信息內容，如黑客等；操作失誤就是電子檔案管理人員由于對電子檔案管理操作流程不熟悉、操作不規范、電子檔案信息安全意識不強等原因，在管理電子檔案時產生操作失誤，破壞了電子檔案信息。目前很多檔案部門對檔案信息安全的重要性認識不夠深入，檔案管理人員的操作不規范、檔案信息安全意識薄弱、不關心檔案信息的安全性。同時，社會大眾對于檔案信息安全的了解也不多，在利用檔案信息的時候，有時會忽略檔案信息的安全問題。這些情況都會給檔案信息安全帶來很大隱患。

三、保障電子檔案信息安全的措施

1.加強檔案信息安全意識。電子檔案信息作為信息資源的一種，具有很大的價值，包括憑證價值、參考價值、文化價值等等，是我們寶貴的財富，因此，保障電子檔案信息安全，是十分重要的任務。要想確保電子檔案的信息安全，我們必須加強人們的檔案信息安全意識。這里說的加強電子檔案信息安全意識包含兩方面，一是加強檔案工作者的檔案信息安全意識，二是加強社會公眾的檔案信息安全意識。檔案工作者是否具備較好的檔案信息安全意識，會影響到電子檔案信息的安全與否。很多檔案工作者對于檔案信息安全的了解還局限于紙質檔案，并不了解保證電子檔案信息安全的重要性。如果檔案工作者在工作中不注重對電子檔案信息的保密，對檔案信息安全技術不了解，那就無法保證電子檔案信息的安全。因此，檔案部門應該認真的學習相關的電子檔案信息安全知識，提高檔案工作者的檔案信息安全意識，確保電子檔案信息的安全。同時，我們還應該增強社會大眾對電子檔案的信息安全意識。電子檔案可以同時為很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大價值。相關部門也要向社會公眾宣傳保障檔案信息安全的重要性，通過展覽、講座、宣傳板等方式，提高社會公眾的電子檔案信息安全意識。