導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇高校檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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中圖分類號：G647　文獻標識碼：A

收錄日期：2012年5月7日

各高校依據《普通高等學校檔案管理辦法》規定了本高校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責任制、檔案立卷歸檔制度、庫房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統計制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規章制度。從部分高校的《檔案實體分類方案》、《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高?；n案的歸檔范圍和保管期限都依據《基本建設項目資料管理暫行規定》，即規定了基本建設項目資料是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應當保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘探、設計、施工、竣工、改建、擴建等各階段形成的文字材料、圖表、計算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長期、永久三種。其中，長期保管的材料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。但在現實工作中，這種歸檔范圍和保管期限的設置并不完全適應高?；n案管理。

一、高校檔案管理的重要性

高校檔案信息是整個檔案信息資源中的重要組成部分，是國家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富，是推動社會文明進步的寶貴資源。高等學校是傳播知識、培養人才的場所，高校檔案中的科學研究類檔案信息及博士、碩士學位論文中的很大一部分都代表了相關學科研究的最新動態。這部分檔案信息對于指引社會進步及變知識為生產力有積極的作用。高校檔案信息真實記載了學校的發展進程，高等學校要想在日益復雜的環境中爭創一流和更好地發展，就離不開高校檔案信息的支持。隨著我國高校布局的變化，產生了許多新的學校。新高校規模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。此外，高校檔案信息來源于學校的日常管理活動，它廣泛存在于學校的各個部門。如何將高校檔案信息互聯起來，形成一個集成的系統，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）制度不嚴，缺少保障制度或措施。學校每年用于檔案的專項費用很少或沒有，保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。面對如此多且又復雜的材料，收集就需格外地細心和專業，但檔案部門由于任務重，收集材料的人員往往是新來的或是部門的文書人員，業務不熟悉，檔案管理業務也不熟悉，對整個材料構成不很了解，容易造成材料的缺失。同時，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個人管好幾個類別，對業務和進程也不夠熟悉，很少會到部門去指導檔案管理工作。以上種種現象都會影響高校檔案的規范歸檔。再加上部門的兼職檔案管理員變動較為頻繁，更加重了這種現象。檔案的電子文件的增多還牽涉到檔案館的計算機專業人員的配備問題，因為檔案信息化、數字化的建設離不開計算機人才，只有計算機專業人員的保證。才能保證管理系統的運行正常和服務器的維護。

（二）檔案隊伍建設缺乏科學性和穩定性，人員整體素質低下。知識經濟時代對檔案工作者的素質提出了較高的要求，而在現階段的高校檔案工作者中，還有相當一部分人達不到上述要求，他們中有的是在單位競聘上崗過程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于其他原因工作調動而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學校分配來的學生。這支隊伍在數量上雖能充其數，但在質量上還不能適應當今檔案工作的開展，其整體綜合素質低下，嚴重影響檔案管理工作的水平，如在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時顛倒卷內文件的先后順序；案卷標題擬寫不準確；案卷之間問題交叉，等等。因此，這樣的檔案人員隊伍，必然存在著知識結構、職稱結構、年齡結構不甚合理現象，在知識結構方面，具備檔案專業知識的人員數量極少，且專職檔案工作者中也大都存在知識老化的現象，其理論水平、業務水平亦尚需提高，而適應當今知識經濟時代要求的復合型人才更是嚴重匱乏，如現今計算機的使用已深入到各行各業，檔案工作的國際間交流也日漸頻繁，但既精通軟件設計又深諳檔案業務的復合型人才卻并不多見，精通外語的檔案部門人才則更是鳳毛麟角。在職稱結構方面，檔案工作者中高級職稱比率與其他部門相比明顯較少，比率偏低。

三、高校檔案管理對策

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      21世紀以來，科學技術發展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據不完全統計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]?？蒲袡n案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，真實記錄了高校科研活動的全過程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質低下等問題，制約了高?？蒲泄ぷ鳌Ｈ绾纹平饪蒲袡n案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學者關注的一個重要話題。

一、高?？蒲袡n案管理的特點

據國家檔案局的規定：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料?！盵3]高校科研檔案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，是凝結廣大高校科研工作者智力勞動的結晶，具備著一定的學術價值，具備以下特點4: 

1、歷史階段性與成套性的矛盾統一

高?？蒲袡n案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現了高?？蒲泄ぷ鞯钠位蛘麄€過程、發展軌跡。科研檔案管理，可以體現出一個學校的學術研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區別，又依靠總體的科研程序和科研內容緊密銜接，構成了一個反映該項科研活動的文件整體。

     2、現行性與保密性的矛盾統一

有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯系階段，具有現行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內仍然具有很強的現實效用。而與此同時，隨著信息技術的發展，信息日益成為一種重要的戰略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權和相關利益。在市場經濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性。總之科研檔案，是現行性和保密性的統一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。  

3、科研檔案專業性與管理人員知識單一性的矛盾統一

科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業務內容和職責，具有很強的專業性。我國高等學?？蒲虚T類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應的科技檔案工作內容，在搜集、保管環節均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結構存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業專業知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業知識和實踐經驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。

二、高?？蒲袡n案管理存在的問題5

根據筆者了解和掌握的情況，結合杭州市多所本科院校調研的基礎上，高?？蒲袡n案管理還存在以下問題:

第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高?？茖W技術研究的效果。多數科研人員在科研過程中，重視結果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術檔案據為己有，造成檔案歸檔難。

第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數高校的科研檔案工作并沒有得到應有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內容、范圍，各種規章制度形同虛設，沒有落到實處。

第三，管理機構不完善，管理人員不穩定。我國大多數高校都設立檔案館等管理結構，卻主要是針對文書檔案而言?？蒲袡n案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業專業知識；大部分出生理工科，多數是兼職，檔案專業知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。

第三，檔案保管條件差，管理設備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質檔案多電子檔案少，傳統設備多現代化管理工具少。多數高校科研檔案并沒有進行嚴格規范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。 

第四，科研檔案利用率不高，開發效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設輕利用、重管理輕開發的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊?？蒲袡n案本身具備著經濟效益和社會效益，而目前高?？蒲袡n案的利用處于真空狀態。

   三、加強高?？蒲袡n案管理的對策

上述科研檔案管理的現狀和問題，需要高校管理者統籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：

一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度

首先，應該要得到學校領導的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。

其次，應當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發制度等。制定規范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現狀，予以有力制度保證。   

再次要明確科研檔案管理內容，采取最優管理模式。應采取多元化視角和文件連續體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現科研檔案的社會價值。7

二、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質

在信息化、數字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務，既是科研證據的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構建者。科研檔案工作人員要加強學習，成為復合型管理人才，有必要掌握一些相關法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網絡化手段，實現檔案資料查詢和檢索的數字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。

三、轉變工作思路，提高科研檔案的社會效益

在信息共享時代，高?？蒲袡n案工作應該擴大社會服務職能，體現科研檔案的社會價值，發揮科研檔案的作用和價值。高?？蒲袡n案管理者必須轉變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現認識和構建高?？蒲袡n案工作。應該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理思想，積極開發和利用科研檔案的經濟效益和社會效益。

四、積極主動上門，加強科研檔案的動態管理

科研檔案管理應該建立在動態的全員參與基礎上，而非純粹的靜態控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發，加強校內外科研技術合作，邊保存邊開發，使高?？蒲袡n案管理工作在良性循環的模式下運行。

參考文獻：

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1 本文是杭州師范大學中青年培育項目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果

2 高杰等.我國高?？萍汲晒D化的現狀、影響因素與對策研究[J] 中國科技信息 2005,23.

3 國際檔案局.科技技術研究檔案管理暫行規定[Z]. 國檔發[1987]6號.

4 林光斌.從辯證思維角度分析高?？萍紮n案工作「D].成都理工大學碩士學位論文.2011,5

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［關鍵詞］

信息化；高校；檔案管理

1前言

隨著我國教育事業的深化改革、全球范圍內網絡信息化的不斷普及和飛速發展，高校系統的檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰。如何能夠在競爭日趨激烈的信息化大潮中鼎立潮頭，化挑戰為機遇，實現突破式發展，是擺在高校檔案管理人員面前的一項艱難而又不得不去完成的考題，也直接關系我國高等教育事業的發展進程。因此，必須直面挑戰，攻堅克難，以時不我待的緊迫感抓好這項工作，加速實現信息化時代高校檔案管理改革。

2信息化時代高校檔案管理改革的重大現實意義

高校擁有大量的教學資源和研究成果，如何管理好、利用好這些資源，最大限度發揮高校檔案管理的資源優勢，需要以改革的雄心壯志認清形勢，全力推進。

2.1適應高校檔案管理工作新形勢的需要高校是傳播現代文化、傳承當代文明的重要載體，高校的檔案管理工作是挖掘高校自身文化積淀、總結高校發展歷史、凝聚高校發展共識、革新高校發展理念的重要渠道和必要方式。一方面，檔案門類目錄不斷增加，新式檔案日益涌現，內容上紛繁復雜，數量持續增多；另一方面，隨著電子政務日益普及，新式載體式樣增多、單個載體容量增大，管理不穩定性也隨之增加，亟需妥善應對。

2.2提升高校檔案管理服務效率和水平的需要高校集中了大量的現代前沿信息，是知識創新的重要基地。高效共享并發揮這些信息的功能，為學術研究和科技發展服務，為經濟社會發展服務，就要求檔案管理部門不斷加大網絡化和信息化建設，使之在資源提供方面功能更強大、使用更便捷、檢索更高效，真正使高校成為信息采集和輸出的先導平臺。

2.3提高檔案管理人員自身素質的需要科技的迅猛發展對檔案管理人員提出了更高工作標準。不學習就無法勝任工作，不改革就無法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。檔案管理工作者必須更新知識和技能，跟上時代步伐，使自身知識結構和能力結構全面適應新形勢新要求。

2.4節約資金支出和工作成本的需要紙質檔案收集、歸檔和監管投入比較大。推進檔案管理信息化，不僅能使辦公經費得以節約，特別是紙張使用和打印費用大大降低，而且可進一步縮減人員數量，降低勞動強度，提高工作效率，可謂事半功倍。

3當前高校檔案管理工作中的問題

3.1基礎水平參差不齊高校檔案管理體系構成繁雜，特點多樣，管理分散，可以說各具特色，參差不齊，各自為政，缺乏標準。各高?；A情況和財力狀況不同，導致了各高校檔案管理無論是硬件配備還是軟件水平都不在一個統一的標準和平臺上，更無法實現高校間或高校與其他機構間的共查共享。

3.2隊伍建設相對滯后信息化條件下的檔案管理，需要的是復合型人才?？萍嫉陌l展帶來了檔案管理操作難度和復雜度的上升，大量的計算機技術應用，讓一些高校從事檔案管理的“老人”無所適從，甚至自暴自棄。長期以來，檔案管理部門特別是高校檔案管理部門往往被扣以“冷衙門”的帽子，待遇不高、管理渙散、人員構成復雜，造成“老人不會干，新人不想干，高人進不來”的畸形局面。

3.3財政投入嚴重不足信息化時代高校的檔案管理工作，需要與之相匹配的電腦、掃描儀、打印復印等設備，完善的網絡基本保障和機要保密設施，也需要周期性的必備技能培訓，這些都需要充足的資金進行保障。目前很多高校設備老化不足，配置低端等問題嚴重干擾工作開展。

4加快高校檔案管理改革的思路對策

高校檔案管理的改革是一項系統工程，已時不我待。高校理應高度重視，真正拿出切實可行的改革方案，各方聯動，下定決心，大刀闊斧，全力以赴，方可實現。

4.1提高對檔案管理重視程度高校領導要切實把檔案管理工作提高到講政治的高度來認識、來落實、來保障，切實從思想上重視起來，從措施上強化起來。還要從組織體制上和制度設計上保證檔案管理工作的正常開展，定期聽取專項匯報，研究現實困難，全面清空發展障礙。

4.2推進檔案管理標準化建設高校領導要認真參考《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定出可操作性強的執行標準、評價標準和建設標準，制定出符合高校實際的具體執行規程和業務流程。通過大力推進檔案管理標準化、制度化和規范化建設，確保任何一項檔案管理業務都有據可查、有章可循、有的放矢。

4.3建設一支與檔案管理信息化改革相適應的人才隊伍一是傾力營造尊重人才的良好氛圍，保證庸者下、能者上；二是暢通人才進出渠道，避免將檔案管理部門辦成“養老院”；三是嚴格業務技能考核，確保步步緊跟當前信息化發展潮流；四是加大培訓力度，開闊眼界，增長本領；五是嚴抓工作監管，加強檔案管理人員工作紀律和保密意識教育。

4.4為檔案管理實現信息化提供充足的基礎投入一是按照防潮、防火、防盜、防竊密的標準配備好庫房和安保系統；二是建立高質量的網絡支持和數據支持系統；三是提供計算機、打印復印機等必要裝備。經費要切實做到年初有預算，使用有保證，?？顚Ｓ?，重點保障。

主要參考文獻

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中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等學校檔案管理與服務是以樹立高校自我發展的形象和價值為主線，其目的是為高校的發展、建設服務并提供給他人所需的可借鑒的科學依據，其核心價值在于保障服務對象的權利，其宗旨也是與時俱進的。

在新的歷史及現時階段中，高校檔案管理與服務卻面臨著新的機遇與挑戰，而如何加強高校檔案管理與服務工作，最大限度地發揮職能作用，是檔案專業技術人員所面臨的課題。高校檔案又不同與國家各級檔案館（室），高校檔案是記錄和反映高校歷史及現代活動，保存備查各種文件、材料的綜合。當然，高校的發展建設是具有鮮明的時代背景的。因此，高校檔案管理也就是高校建設中一個必不可少的十分重要的組成部分，同時，它又是為高校管理者提供決策的一個載體。所以說，檔案的管理與服務功能是顯而易見的。

1 高校對檔案管理重視的程度有待加強

高校檔案管理，較長的一個時期處于學校校長辦公室隸屬管轄范疇，雖然設置了專職檔案員（有些高校還不是檔案專業人員），但是所設置的檔案室與各室（部）、人事處、教務處資料室的檔案保存又存在矛盾，有些文件、材料歸檔、存檔又具有重復性，而教師的業務檔案及個人信息，又歸教務處管理（或各部室）專門人員監管。筆者以我校為例，教師及各專業技術人員晉升職稱的個人有價值的信息、材料的歸檔，又隸屬科教處管理；因此，各職能部門又各行其實，這樣就給高校檔案管理工作者帶來了諸多問題，怎樣解決，我們應加以探討。但是檔案管理，是依照國家《檔案法》和《檔案分類法》來管理編目。既要分兩類，又要立卷。長期以來，教育行政部門及高校領導者，對高校檔案管理與服務工作的重要意義認識不足，因為導致高校檔案一些具有歷史價值的文件、文獻資料流失，尤其是見校歷史比較久遠的高校，一些重要的檔案材料，或者解放前遺留下來的珍貴檔案的丟失，包括“”中流失的重要檔案，這都給高校的發展建設留下了不可彌補的損失，我們應該引以為戒，并加強管理。

2 加強高校檔案管理及創新理念

2.1 完善高校檔案管理綜合體系

高校檔案管理要變分散管理為綜合管理，學校設立的檔案室要按照《檔案管理制度》設置素質高、保密性強、專業能力突出的檔案。專業技術人員來管理（黨員更好），避免“學的不用，用的不學”的現象法神。在職能上要隸屬于學校的直接領導下工作，參照檔案館的管理體系來管理，維護人權增強檔案部門的職能作用，為高校師生服務。

2.2 檔案館員制度要加強并賦予其人性化

首先，檔案館員要更新觀念，具備現代管理檔案技能，要充分發揮檔案館員的專業優勢，樹立為高校發展、建設、為決策這當好參謀的服務理念，要把檔案管理與服務有機的結合起來，各類材料立卷、歸檔有序，紙質檔案與電子檔案有機的結合歸檔管理，使利用者在危機中一目了然，下載便捷。（當然，具有保密性質的文件、材料除外、特批查詢除外）使檔案工作有法可依。有據可查；并發揮其主觀能動性，為服務對象提供最佳服務、不斷提高檔案管理與服務的觀念、人文及學術地位。其次，檔案工作者要端正行業部門作風，檔案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存檔案并對檔案進行分類鑒定和編目，并通過諸多形式開發檔案的信息資源。為社會、為高校的發展建設服務。

再者，由于高校檔案管理的特殊性，高校檔案記錄在案的都是一些特定的對象，國家憲法和法律所賦予公民享有的權利，也應在此體現；同時，檔案館員要掌握好檔案使用中的政策界限和保密工作的分寸，視服務對象而靈活掌握。歸根結底，檔案工作，是要用人來管理的，一切工作要“以人為本”并創造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”內涵，注重細節，細節決定成敗。

高校檔案管理與服務，二者相輔相承，不可或缺。檔案管理不近需科學地管好，而且還要適應的形式下的對外技術交流工作，最大限度地調動高校檔案工作人員的積極性，創造性，把各項制度落在實處，從而建立起高校檔案管理與服務的有效機制，為社會服務。

總之，高等學校檔案管理與服務工作，雖然有它的局限性，但卻是在社會大背景下存在的產物，它的屬性是特殊的；它的價值取向是明確的；它的主線是為人服務的。因此，在當今信息資源極其豐富而又公開的時代，我們更要賦予它新的內涵，要把握好時代的脈搏，把現代化的高校檔案管理與服務、工作提高到一個新的層面，為社會、為高校的發展建設和《檔案法》實施與普及，做出一個檔案工作者的應有奉獻。

參考文獻

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高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。

1系部教學檔案的內容

(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。

(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。

(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。

(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。

2教學檔案的特點

教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:

(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。

(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。

(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。

(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。

3教學檔案管理中存在的問題

(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。

(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。

(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。

(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。

4加強教學檔案的規范化管理

(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。

(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。

(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。

(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。

(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。

(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。

參考文獻

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一、檔案管理的內容和性質

（一）檔案管理的內容

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計檔案、藝術檔案、人事檔案、教學檔案和外交檔案等。

（二）檔案管理的性質和特點

檔案管理是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐服務的一項工作?；救蝿帐强茖W地管理好有價值的檔案，以滿足社會對檔案信息的需要。

檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負責管理各部門檔案的一種獨立的業務工作，是國家科學文化事業的組成部分。與此同時，針對特定的部門來說，檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分，如會計檔案管理是財務管理工作的一部分，干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是生產管理、技術管理和科研管理的重要組成部分等。

二、檔案管理的地位和作用

檔案工作是國家各項建設事業必不可少的環節。檔案工作的發展受國家各項建設事業的制約和影響；同樣，國家各項建設事業的發展也會受檔案工作的影響。從檔案工作與國家各項建設的關系來說，檔案工作處于服務地位，是條件性的工作，即為國家的政治、經濟、科學、文化活動提供必要的資料，創造必要的條件。但在一定情況下，檔案工作也起決定性的作用。

三、知識經濟時代檔案管理工作的特點

知識經濟與農業經濟和工業經濟相比，在下列幾方面有顯著不同：一是主導要素不同。農業經濟的主導要素是土地；工業經濟的主導要素是資；知識經濟的主導要素則是人才，人才是經濟增產的決定力量，是社會財富的源泉。二是競爭的對象不同。農業經濟條件下，競爭的對象是土地；工業經濟條件下，競爭的對象是自然資源和勞動力成本；而在知識經濟條件下，競爭的對象是人才、知識和信息，誰擁有了人才、知識和信息，誰就能在這場競爭中取勝。三是投資的重點不同。工業經濟條件下，投資的重點是機器、設備、生產線等有形資產，追求規模效益；而在知識經濟條件下，投資的重點是人力資源開發，提高產品的科技含量，加大人才培訓力度，發展知識型企業。四是資源形態不同。農業經濟和工業經濟條件下，自然物質資源是資源的基礎，它是有限的，人類對它的索取是有限度的，必須考慮自然生態與人類生態之間的平衡；而知識經濟的資源是知識、智慧、發明、管理、技術之類，它是無限的，不受地域和國別的限制。

四、實現高校檔案管理模式的三大轉變

（一）由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變

檔案管理強調以人為本，包括作為服務客體的用戶和作為服務主體的檔案人。在以往的檔案管理中，較多注重于服務客體的讀者用戶的層面，認為以人為本只是指面向用戶、方便用戶、以用戶為中心，而對服務主體的檔案人重視不夠。在知識經濟條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供信息，更是檔案信息資源建造者和維護者，是檔案信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識含量信息產品的設計者、生產者與操作者。不言而喻，檔案人在檔案的保管和提供利用方面，扮演了越來越重要的角色。因此，必須樹立“檔案人”與“用戶”并重的管理理念，切不可忽視“檔案人”這一關鍵要素。只有實現這一轉變，才能更好地發揮檔案人的積極性、主動性與創造性，才能在檔案的管理和各個業務環節中更充分地體現出檔案人的主體作用，從而適應知識經濟給整個人類社會帶來的改變。

（二）由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉變

要使檔案信息資源在知識經濟時揮應有的作用，我們必須強化對檔案信息資源的科學管理功能，變傳統的經驗管理為現代的知識管理；變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識含量、價值含量，提供所產生的社會和經濟效益來衡量館藏檔案的情況，從而使檔案信息資源不斷適應社會主義市場經濟的要求，適應廣大人民群眾對檔案利用的需求。顯然，這種軟性管理能使檔案信息資源隨市場經濟的發展而不斷加快自己的開發戰略，從而增強自己的生命力。

（三）由區域性管理向全方位、網絡化管理轉變

檔案部門的主要優勢是收藏了大量的原始檔案，是國家的重要信息資源，對其加速開發利用勢在必行。近年來，我國檔案界相繼建立了區域性的管理網絡，使某一地區、某一行業或某一系統的檔案實現了資源共享。在此基礎上，我們必須變區域性管理為全方位、網絡化管理。一方面進行縱向聯系，就是在同行業之間建立起互通、互補檔案信息的新型關系，打破物理意義上的館藏資源概念，使同行業之間利用網絡分發信息，交流工作動態，進行遠程存取的信息服務；另一方面進行橫向聯系，就是要與各行各業保持聯系，實現從單一信息向綜合性信息的方向拓展，把檔案部門與圖書、情報、數據中心連接起來，形成全國性的聯機服務網絡。

參考文獻：

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一、高校檔案管理現狀

目前高校檔案管理面臨的主要問題是在于傳統的管理思路和管理辦法與日益龐大且變更頻繁的檔案信息形成了巨大落差，導致檔案管理被動的淪為形式化的步驟。也就是說，高校其他管理工作中對檔案管理的需求其實是巨大的，但由于檔案管理體系無法滿足這一需求，才導致檔案管理處于食之無味棄之可惜的窘境。在這樣的現實壓力下，突破傳統的檔案管理思路是當前的首要任務。

二、高校檔案管理存在的問題

1.檔案室保管條件不統一

很多高校的檔案管理離統一規劃，距離整齊、規范統一的要求還有一定的差距。甚至部分檔案室變成儲藏室凌亂不堪，并沒有充分利用起來。管理體制不完善，致使部分檔案受到損壞。從客觀因素上看，有些學校設置獨立的檔案辦公室的確存在困難。然而，一些機構對檔案的放置并沒有系統管理，胡亂擺放，造成了檔案的分散性。這一系列的源頭問題根本原因就是因為對檔案工作認識不足，檔案管理制度落實不夠。雖然現在部分高校條件越來越好，計算機微機管理也得到了廣泛運用，但對于高科技術與實際管理應用方面的探索還有很長一段路要走。

2.檔案工作重視程度不夠

在日常工作管理中，部分高校對于學校的重要單干甚至是機密檔案都沒有制定科學合理的管理體系，而是隨處亂丟，沒有形成統一管理。針對此類問題的存在，為了加強這些高效的檔案管理意識，應該適當地進行懲罰措施，以此來督促檔案管理人員將檔案按照等級進行層次劃分和科學存檔。與編研工作人員進行全面對比，可以看出高校檔案館與公共檔案館之間存在的差距，已經相差甚遠。在一方面來看，只有個別工作人員維持檔案館的整個運行;另一方面，因為檔案館的工作人員的嚴重欠缺導致檔案管理工作進展停滯。長此以往，使得工作人員養成了消極的工作態度，檔案分類系統管理意識淡薄，導致諸多檔案無人問津。

3.工作人員業務能力尚待提高

高校檔案館的管理工作人員應該與時俱進，具備多方面的管理素質。一般管理素質指的是，自身具備檔案管理方面的知識、素養以及管理能力;特使管理素質指的是面對檔案管理的特殊要求或者遇到特殊困難時具備解決突發事件和疑難問題的能力。檔案管理工作政策性非常強，而且對專業技術要求很高，對工作人員的專業素養要求很高。很多檔案管理人員對于檔案管理的重視程度不夠，管理意識淡薄，也發生過多次檔案管理失誤問題。最后因不及時整理歸總造成不同程度的拖拉和堆積影響了檔案工作發展。

三、提高檔案管理工作的辦法

1.加強改善檔案室保管條件

檔案管理是一項政策性很強的工作，而且是一項專業性、技術性很強的工作，如果管理體制不完善，勢必要造成檔案資料的遺失與損壞。這一系列的根本原因在于對檔案工作認識不足，管理制度落實不夠。現階段首要任務是文武兩頭抓，于文全面普及《檔案法》和《檔案法實施辦法》通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部群眾充分認識檔案工作的重要性，落實改善檔案保管設施，提升辦公環境。于武建立激勵機制，和鐵血一般的管理制度，加強檔案管理人員的法律意識，沒有免費的付出，只有永恒的制度。

2.提高工作人員素質

要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，努力打造一支強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業隊伍。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，而且是一項專業性、技術性很強的工作，我們需要檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。對于現代檔案工作人員來說，應具備一般才能和特殊才能。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，加強再教育，為教學科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的化、多元化和優質高?；?/p>

四、檔案管理創新體系建設

1.加強檔案管理創新體系建設

（1）模式創新

模擬創新顧名思義是尋求門面上的一種改變，現如今適應主義大行其道。但多屬換湯不換藥。高校檔案館雖屬機關部門，但在結構上多為掛靠而非獨立，在職能上多為執行少為決策。這與如今辦學要求相差甚遠，促進高校檔案管理變革刻不容緩。在高校機構改革中，先后將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策。在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，必須把握前瞻性才能為檔案工作創造一個良好的氛圍。只有這樣，才能讓高校檔案事業不斷發展，使檔案機構高效、安全的行駛。

（2）思維創新

管理創新的前提在于思維創新，思維一般可理解為觀念上的變化，其首要任務是要解放思想。不要片面的追求全面被動服務，封閉自導，要始終貫穿著觀念創新的思想。今后的檔案管理工作目標應該是知識化、社會化，創新化。管理創新技術的更新已迫在眉睫，要用現代化管理手段替代傳統的手工管理。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。而檔案管理人員要有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

2.高校檔案管理創新與實踐

（1）引進人本管理理念開展資源整合

對于現代檔案人員來說，應具備“一般才能”和“特殊才能”。其管理的核心為人本管理。發揮館員主觀能動性，及時購買檔案管理軟件，擴大對于及數字信息的發掘、整理、組織及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。這樣才能加強信息資源建設優化組合，提高檔案利用率。

（2）人才資源管理

統一實行全員聘任競爭上崗，通過崗位的設置和工資透明化的分級，調動不同工作人員的積極性;建立激勵機制，鼓勵館員輪崗，增加績效比重，從而帶動知識在館內流動，在工作中成長，做好傳幫帶，多于他人分享自己知識和專業技術;本著對黨對人民高度政治責任，要加強館員在職培訓繼續教育，“活到老，學到老”保證專業知識的更新和擴充，防止其原地踏步或停滯不前，不提升就是落后;建立保密制度，高校檔案中部分內部機密是不能公開的，要行使好保密監督權力，絕不容許威脅國家的政治安全及人民切身利益。

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一、電子檔案的定義及特點

電子檔案包括電子文件、電子信息、電子報表和電子圖紙等。具有實時共享性的特點，可以避免時間和空間的限制，可以隨時隨地進行遠距離信息共享。同時，電子檔案是通過計算機進行閱覽的，體積小、容易保存及攜帶。

二、電子檔案的優勢和弊端

（一）電子檔案的優勢

1.提高工作效率。依靠計算機的信息處理能力，可以大大提高工作效率。電子檔案的使用可以使檔案資料在收集、儲存、分類、統計和查閱的環節更加方便快捷。在一定程度上也減輕了檔案工作人員的勞動強度。例如，在查找檔案信息時，就可以直接在計算機相應的文件中搜索文件分類號，快速找到所要的文件信息。通過電子檔案，使檔案可以快速高校的歸檔。

2.提高檔案安全性。電子檔案的利用避免了過去整卷查找信息的方式，有效保證了檔案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接觸檔案，只需要通過計算機目錄進行檢索，減少了對原始檔案的翻閱次數，對檔案原件的保護得到了保證。縮短了查詢時間，又提高了檔案的利用率。所有文件都可以及時歸檔，文件不完整時也可以及時補漏，降低了紙質檔案的人力物力進行整理裝訂的工作量，還可以有效避免檔案被認為篡改的行為。

（二）電子檔案的弊端

1.初期投資較大。電子檔案需要的磁盤、光盤等均是高科技產品，對環境的濕度、溫度都有一點的要求。并且電子檔案前期需要高校配備計算機及外圍輸入和輸出設備，要對電子檔案的管理者進行相關的培訓工作。這樣就造成了電子檔案建立初期的投資費用過大。

2.網絡安全性差。計算機網絡技術的開發與利用帶來便利的同時，也存在一定的安全威脅。黑客和網絡病毒會對電子檔案的真實性和完整性造成威脅。因為電子檔案沒有手寫的字跡，就不利于區分檔案的真假，在傳輸過程中容易出現被篡改、盜用的情況。因此，電子檔案的網絡安全問題也是不可忽略的一個方面。

三、電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）加強電子檔案的存儲設備及網絡安全性

高校要定期對計算機軟件和硬件進行更新和系統維護，要保障電子檔案的存儲設備的安全，保證做到專機專用，使存儲設備要時刻保持良好狀態。并且定期對電子檔案進行更新備份，防止在意外情況下丟失。要加強網絡防火墻的更新建設提升設備的安全性，最大限度地保證電子檔案的網絡安全性和保密性。

（二）完善相關制度，規范操作流程

國家要盡快完善規章制度和工作標準，結合《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》規定，使高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。要強化檔案管理工作人員的安全保密意識，提高檔案管理工作人員的職業道德和職業素養。定期對相關工作人員進行電子檔案應用操作的培訓，同時建立完善的監控系統制度。使檔案資料的安全得到保證，并且最大限度上做好服務工作。

（三）優化服務方式，拓寬服務功能

高校檔案管理工作人員要充分結合多媒體技術、信息技術、光盤制作技術等，堅持以快捷個性的服務為宗旨，使電子資源真正實現以安全為基礎的信息共享。另外，可以構建在線檔案查詢服務的平臺，為電子檔案的用戶提供私人的便捷的在線咨詢服務。通過對知識面的擴展，及時溝通新的學習技術，為用戶提供高品質的電子檔案查詢服務，使高校檔案管理工作為社會效益和經濟效益的提高起到更大的作用。同時，在建立完善的網上電子檔案咨詢服務后，要對網絡平臺的工作規范嚴格管理，積極實施管理糾紛，加強數字化檔案的工作質量檢查。

（四）規范檔案儲存與利用的方式

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一、高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析

隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足現代的新形勢需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。

高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設是檔案開發利用，在服務中實現方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。

二、高校檔案館數字化建設中存在的問題

現在各高校檔案管理的意識還較為薄弱，對建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。雖然一些高校已經有專門的檔案機構，也制定了一定的檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案管理疏松。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也較為淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦力度不夠。

高校學生檔案管理工作和其他工作一樣，要有安排，有計劃，有貫徹有檢查和督促。對高校學生檔案造假，無論多與少都直接影響了檔案的客觀性，不真實的檔案也就沒有了其作為參考和依據的價值。由于現在現實社會情況較為復雜社會不正之風的影響或者是由于工作中出現的馬虎，高校學生檔案造假情況時有發生。為了不影響畢業生的考研究生、考公務員、和就業，在校期間的未及格科目和處分不入檔的事時有發生。有的甚至到私造獎勵內容，在應聘會上同一班級出現很團支書、班長的現象更是家常便飯。這種情況的出現不僅造成了用人單位對高校學生檔案真實性的懷疑，使得真實的高校學生檔案的利用率受到一定影響，更使得用人單位對畢業生的誠信度受到影響。如學生在畢業時所填寫的高等院校畢業就業推薦表中，有各個科目成績，有鑒定，有組織評語等，很多時候學校、院系的鑒定意見并非來自學校和學院的只能鑒定部門的管理人員，而是學生們相互之間互相鑒定意見。所以有些問題都是缺乏相應的監督制約機制。

三.改善高校學生檔案管理意見

隨著信息網絡技術的日益深化，高校學生檔案管理工作信息化、網路化格局逐漸形成，高校學生檔案管理工作也應不斷適應科技快速發展的趨勢，提高現代化管理水平。隨著計算機技術在各個領域中的廣泛應用，高校在新生錄取、學生畢業等多個環節逐步信息化和網絡化。這位電子檔案的形成奠定了良好的基礎。

電子檔案的歸集與管理已經形成了未來高校檔案學生管理的主要方法。充分的利用電子計算機的現代技術手段為核心，有計劃，有步驟的把高校學生檔案分類歸檔，進一步實現高校學生檔案的數字化網絡管理。有效的利用成熟的計算機技術，將高校學生檔案文件中的文本、照片、聲音、影像及作品等進一步的信息化管理，制成高校學生電子檔案，從而建立高校學生檔案信息數據庫，實現檔案信息化和網絡化。因此，高校應根據其需要有效的建立紙質檔案和電子檔案相結合的學生檔案管理模式。

加強制度化建設對學生檔案管理具有十分重要的作用。根據學生情況、辦學特點、管理要求等，建立適應網絡教育的規章制度，使網絡教育學生檔案管理規范化、制度化。使學生檔案管理部門擺脫日常的事務性工作，采取學分制和柔性管理相結合的學生檔案管理方式，充分調動學生在學習過程中的積極性、主動性，學分制是學生檔案管理制度改革中的難點，需要有一個富有彈性的教學計劃和一套靈活的管理體制、運行機制，才能使學習者變被動為主動學習，更好地培養出適應工作需要且綜合素質較高的應用型人才。

學生檔案管理是一項具體細致、繁瑣復雜而且原則性和服務性很強的業務管理工作，政策性強，從事這項工作不僅要付出艱辛的勞動，而且必須要有強烈的事業心和高度的責任感。網絡教育學生檔案管理區別于普通高校學生檔案管理，它主要體現在管理方式更加多元化，管理人員具有很強的信息素養和溝通協調能力，要能熟練掌握現代信息技術，可以通過網絡與學生、教師進行全方位的交流，能夠指導學生在學期間通過網絡遠程交互通訊方式完成如選課、查詢、報考等，這就要求學生檔案管理人員要轉變思想、提高工作效率、有較強的服務意識。

總之，在這個高度信息化的時代,信息技術無疑為檔案管理,特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網絡資源化建設,充分利用信息高速路的優越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。

參考文獻：

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在經濟飛速發展的今天，先進的網絡技術已經逐步滲透到社會的各個領域，高校檔案管理是學校管理的重要組成部分，體現著學校的管理水平。當今時代，信息技術快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發揮出其獨特的優勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點

所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網絡進行檔案管理，用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應用電子計算機系統進行讀取、處理，并通過網絡技術傳輸文件、儲存資料，實現資源共享的檔案管理系統。其具有如下特點：

1、電子檔案管理的優勢

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術來完成，減少了紙質檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統計、儲存等各個環節的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發揮出了明顯的優勢；其次，電子檔案管理高效地實現了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網絡進行快速傳輸，實現了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩定。電子檔案管理用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環境的影響小，信息穩定、信息量大、儲存時間長。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統完成，借助于計算機操作系統才能實現，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統必須及時進行新系統轉換或更新，甚至根據需要保留原來的舊管理系統，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統出現故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網絡傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。電子檔案管理應用統一的系統程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真偽的鑒別，造成檔案信息被侵害卻無從發現。高校檔案資料是在教育教學、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉變

紙質材料是傳統檔案工作的主要對象，然而普及計算機應用之后，電子檔案就取代了過去的紙質檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據需要進行適當修改、補充、保存，當然，也體現出電子檔案管理對計算機的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉變

電子檔案實現了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內容與形式的轉變

檔案首先要體現其原始性，是原始記錄，檔案內容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區別于其它信息資料的主要依據，具有法律效應。電子檔案管理則在計算機應用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據系統處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲設備的檢測

電子檔案在網絡傳輸中具有一定的風險性，所以，要保證電子檔案存儲設備的安全檢測，培訓專職電子檔案技術檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統網絡進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護

高校電子檔案管理是高校教育管理與發展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術處理，將電子檔案資料設為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強高校電子檔案管理員的技術指導

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術指導，優化檔案管理員的知識結構，通過各種培訓方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術水平，以適應高校電子檔案管理的發展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責任，具備熟練的電子檔案系統操作技能和較高的職業素質，推進高校電子檔案管理的現代化進程。

四、小結

隨著時代的發展，電子檔案管理在高校檔案管理中發揮著越來越重要的作用，我們應敢于創新，充分認識電子檔案管理的發展優勢，正確認識并克服電子檔案管理的缺陷，優化管理方式，提高高校檔案管理水平。