導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案分類方式，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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檔案保護一般劃分為兩個層級：一是針對檔案實體的原生性保護；二是針對檔案內容的再生性保護。前者的目標是保持檔案原貌，既強調檔案實體的保護，又注重內容的保護；后者通常使用縮微拍攝、數字化、仿真等形式呈現檔案信息，方便利用。雖然上述各種類型的再生性保護措施都可以脫離原件來保護其內容和信息，但是仍然需要依托原件實現信息轉化或復制，即完整的原件是信息再現的基礎。

（一）檔案信息化建設背景下，檔案實體價值與檔案保護現狀之間矛盾凸顯

隨著檔案信息化建設的推進，數字化進程中和完成數字化以后，對原件保護（檔案實體）的討論逐漸增多，主要有整體性保護、擯棄保護、弱化保護等觀點。盡管觀點不同，但實體檔案所具有的無可替代的價值和作用是毋庸置疑的。因此，無論再生性保護手段有多少種，技術多么先進，對檔案實體的保護都不應該放松。然而目前由于多種原因，不同的檔案實體逐漸呈現出老化、破損、褪變等趨勢，甚至部分已經處于或者臨近瀕危，嚴重者已經失去了保存意義和利用價值。

（二）現有檔案實體老化速度加快，破損量大且破損較為嚴重

由于裝訂形式不規范，生銹、脫開、折裂、起翹現象較為普遍，導致現存民國檔案出現了大量破損。除了民國檔案，20世紀80年代之前形成的檔案，保存現狀也不容樂觀，紙張、字跡、案卷外觀、裝幀等均有程度不同的破損。同時，紙張酸化導致紙質檔案實體壽命下降也需要引起重視。美國國會圖書館普通類和政法類圖書為酸性，其中80%紙張pH值在5.0以下，屬于嚴重酸化；中國國家圖書館善本特藏文獻pH值在6.0以下的約占70%；第二歷史檔案館抗戰前和抗戰后新聞紙pH值在3.7～4.7；美國國會圖書館1700萬冊藏書中約35%發生脆化現象；日本圖書館發脆不能翻動的圖書約占20%；西藏檔案館館藏300余萬卷檔案，其中約33%出現破損，因酸化發脆檔案約占47.3%，嚴重者已為片渣狀。

綜上，筆者在參考《中華人民共和國文物保護法》《文物保護法實施細則》等法律規范的基礎上，特別是考慮到其中關于古籍文獻的文物定級標準以及文化部已經頒布的多項分級標準及規范，如《古籍特藏破損定級標準》《古籍定級標準》等，并結合我國目前的檔案保存狀態、實體檔案的價值等情況，認為在檔案搶救和保護實踐中需要開展實體分級或分類保護。分級保護是依據檔案實體破損情況，將破損檔案劃分在不同的等級范圍內，開展不同級別的保護活動，優先搶救破損程度最為嚴重的檔案。換句話說，分級保護主要是針對出現病害狀況的大批量檔案采取的保護行為。保存現狀、病害特點、破損等級劃分、分級保護措施等問題都需要理論和應用的深入研究，越細化越具體，實際單位越容易操作。分類保護是按照檔案實體的價值、重要程度、獨特性等，創造不同的保管條件并開展保護活動，比如對特藏和珍藏檔案創造最為理想的保存條件，及時開展科學的搶救。一般而言，由于特藏、珍藏檔案數量不大，容易劃分和篩選，因此，實際單位便于實施分類保護。

二、檔案實體的分級保護

在檔案破損數量大、保護條件和技術力量有限的情況下，通過開展檔案實體分級保護，可以優先搶救瀕危狀態的檔案。分級保護程序首先是對館藏檔案保存現狀進行調查，摸清檔案病害狀況；依據檔案病害種類和破損程度，制定破損等級標準；在預防性保護和治理性保護方面分級采取措施。摸底調查是分級保護的前提，劃分破損等級是實施保護和搶救的基礎，分級保護是實施搶救的主要方式。

為全面了解和掌握各級各類檔案館所藏檔案保存現狀、破損程度、館庫條件和保管情況等，需要開展全面調查，建立檔案保存現狀信息數據庫。對檔案個體調查是對檔案紙張和字跡種類、保存現狀、病害種類、病害程度、案卷外觀狀況等相關問題進行的全面調查。主要包括：檔案形成時間、檔案來源、紙張種類、字跡材料種類、酸化、霉變、蟲蛀、老化、污染、撕裂、殘缺、糟朽、粘連、皺褶、字跡洇化或擴散、字跡褪色或酸蝕、字跡磨損（紙頁中間和邊緣）、不規范折疊。

破損等級劃分是依據檔案實體保存現狀和老化情況，通過定量測量或定性分析病害，綜合判斷其破損程度，考察的主要病害因子為：酸化、粘連、殘缺、污染、紙張糟朽、紙張撕裂、字跡洇化擴散、字跡褪色或酸蝕、霉變、蟲蛀、老化、不規范折疊等。依據病害類型和程度可將檔案實體破損等級分為：特殘破損、嚴重破損、中度破損、輕度破損。檔案實體病害程度盡可能量化，只要其中一項病害因子達到等級范圍，即可確定其等級類型。以紙張酸化程度為例，比如紙張的pH≤4.0，不用考慮其他病害程度，即可確定該份檔案屬于特殘等級；4.0

分級保護包括預防性分級保護和治理性分級保護。預防性分級保護的范圍覆蓋整個館藏檔案，屬于全程性維護和保管。預防性保護在先且最為重要，涉及庫房建筑、保護制度、環境監測與調控、安全維護等，是對館藏檔案批量進行的保護行為，產生效率高，作用明顯。而治理性保護是在其后開展的搶救性活動，針對個體進行病害診斷和治理，只需要對破損的檔案進行修復，不需要普遍開展，因此，工作開展涉及面較小。治理性保護實施需要考慮修復的技術條件成熟與否、資金支持、技術力量、人員修復水平、修復材料等眾多因素。在具體實施過程中，兩者互補，是保護工作中不可或缺的部分。同時，兩者也面臨相似的困境，館藏的豐富性、復雜性，決定了預防性分級保護和治理性分級保護對象的多樣性和復雜性，使得各種分級嘗試難以實踐。如何得出客觀、準確、簡單易行的分級辦法是保護工作面臨的難題。

三、檔案實體的分類保護

檔案分類保護是針對檔案的重要程度或價值或獨特性等分別采取不同的保護和修復措施。檔案的重要程度需要考慮檔案內容、形成時間和在不同歷史階段對社會發揮的作用等，一般分為一般檔案、珍藏檔案、特藏檔案。其具體保護措施如下：

（一）一般檔案的保護方法

檔案館中保存數量最多的是一般檔案，普通庫房即可存放一般檔案。一般檔案的保護需要嚴格執行國家檔案行業標準《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010）中有關溫濕度、防光等規定。比如，溫度為14℃～24℃±2℃，相對濕度為45%～60%±5%。

（二）珍藏檔案和特藏檔案的保護方法

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1.1 檔案數量急劇增加。以一個學生規模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量凈增15000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數量。案卷數量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

1.2 動態管理難度加大。以人為單位組卷需動態管理，即學生在校期間陸續產生的檔案，要逐一補充到各自相應的案卷中。動態管理使檔案管理難度增加。

1.3 重復歸檔很難避免。一份涉及N名學生信息的文件，歸檔時為滿足不同案卷需要，該份文件須重復歸檔N次。

1.4 保管期限難以確定。學生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價值不同，本應確定不同的保管期限，但因為是一人一卷，只能就高確定保管期限。這樣勢必增加庫房壓力和管理成本。

1.5 檔案分類層級太多。為甄別同名同姓學生，須增加分類層級，有人建議把學生所在學院、系別、專業、班級等信息，甚至學生姓名作為二級以下類目號處理。類目層級太多，不利于管理。

2 學生類檔案分類組卷需考慮的問題

2.1 利用原有管理基礎。學生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學生檔案整合而成，因此，學生類檔案的建立并不是“從無到有”的過程，而是“變零為整”的過程。正因為如此，學生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護和管理工作延續性角度考慮，筆者認為，在制訂分類組卷方案時，應充分利用原有管理基礎。

2.2 延續部門立卷習慣。部門立卷制度在高校實行多年，既提高了立卷質量又減輕了專職檔案員工作量，現已達成共識并形成習慣。為延續下去，就要盡量避免多個部門材料組合立卷。學生類檔案來源于學校多個部門，確定組卷方案時尤其要注意這一點。

2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，

使檔案管理人為復雜化的分類與組卷方式都不可取。學生類檔案數量龐大，涉及學生人數眾多，利用價值大，這些特點決定了學生類檔案無論管理還是利用，都要耗費檔案員很多時間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學生類檔案更有必要實行簡單化管理。

3 學生類檔案的分類、組卷與管理

3.1 按檔案形成領域分類。根據《高等學校檔案實體分類法》，高等學校檔案采用檔案形成領域分類標準。學生檔案因當時未單獨成類，依其形成領域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實。《辦法》頒布后，從利用學生檔案原有管理基礎和延續部門立卷習慣角度出發，筆者認為，在設置學生類檔案二級類目時，應繼續沿用檔案形成領域這一分類標準。具體做法見下表。

各校可根據本校學生檔案組成的實際情況，調整二級類目設置，比如基建、產品、設備、出版等類別，如確系無學生檔案形成，可不予設置。

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（一）電子文件分類有利于提高電子檔案檢索效率。電子文件只有做到科學分類，才能實現檢索高效、便捷。計算機檢索的原理就是利用計算機將用戶所提出的文檔信息檢索標識與計算機檢索系統中的標引標識進行比較，并將檔案數據庫符合條件匹配的檔案信息作為檢索結果提供給用戶利用。如果，城建檔案管理部門沒有制定電子文件分類方案，對形成的電子文件進行科學的分類標引，歸檔的城建電子檔案索引則雜亂無章，制約了機檢速度和檔案的查準率和查全率。

（二）電子文件分類是電子檔案存儲與備份的基礎。城建電子文件的分類，就是把立檔單位在城建檔案信息數據的一體化管理系統所形成的文件，按照文件形成的領域范疇、項目、時間、來源、內容和形式上的聯系，分成若干層次和類別，構成有機的體系。城建檔案分類的內容廣泛，例如，城市建設工程檔案分類有：工業、民用建筑工程；市政基礎設施工程；公用基礎設施工程；通信、電力、交通基礎設施工程；園林建設、風景名勝建設工程；市容環境衛生設施建設工程；城市防洪、抗震工程等范疇。如果電子文件形成單位沒有制定分類策略，歸檔的各類城建電子檔案在服務器的存儲物理位置，不能按照電子檔案的保存價值分別劃分物理存儲空間，也不能實現留其精華、刪除無保存價值電子文件的科學管理方法。電子文件分類是城建電子檔案存儲與備份的基礎，主要體現在以下三個方面：一是分類是保持電子文件有機聯系的重要舉措。一個城建檔案館的所有電子文件，如不經過分類，難免是一堆雜亂無章的電子數據。其存儲在文檔服務器的數據是呈現出無序排列的現象，只有對其進行合理的分類，不但能夠揭示出電子文件之間的內在聯系，而且真正使城建檔案館的電子檔案成為一個有機整體，便于系統存儲、備份和系統提供利用。二是電子文件分類是后續整理城建電子檔案環節有序開展的基本前提。就整個電子文件整理工作的程序而言，只有經過分類，城建電子檔案管理其后的一系列環節才易于著手和逐步深入。三是電子文件分類的優化可為城建電子檔案的全面管理創造有利條件。文檔服務器存儲與備份策略的制定，都與電子文件的分類方案和分類的質量密切相關。所以，各級城建檔案管理部門對電子文件分類的優化，可為各類城建電子檔案的有序、有效管理奠定基礎。

制定合理的電子檔案的存儲與備份策略

（一）歸檔電子城建檔案數據大集中的存儲策略各級城建檔案館應根據電子文件分類方案，制定電子檔案存儲與備份策略，對歸檔的電子檔案數據進行科學組合，合理劃分存儲服務器的數據存儲區域，便于備份工作的開展。為實現城建檔案信息數據資源的共享，城建檔案信息資源庫的建設，必須打破目前小而全的數據管理方式，應采取城建檔案數據大集中方式，即將分散到各分支機構城建檔案數據庫，集中存儲到上屬主管單位城建檔案部門控制的計算機服務器中，建設符合國家電子檔案管理規范與統一數據標準的城建檔案信息數據資源庫。

（二）根據分類標準，合理進行城建電子檔案數據組合根據電子文件分類方案，歸檔的電子檔案需要按一定的規則組合到計算機存儲服務器或者脫機保存的光盤、硬盤、磁帶等存儲載體。由于光盤，特別是DVD光盤的存儲海量化和日趨成熟，歸檔電子檔案的脫機保存一般可采用DVD光盤。對不同類型、不同作用的檔案要有不同的存儲策略，如依據電子檔案利用與保存價值從不同角度可分為：內部與外部使用(封閉與開放系統)；永久、30年、10年；重要與不重要；項目與重點工程建設、憑證與非憑證；保密與非保密；遷徙與非遷徙。從保持文件的自然聯系和方便管理利用出發，遵循一些基本規則對歸檔的電子檔案數據進行合理組合：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同保管期限定期拷貝，以延長歸檔電子檔案的保管壽命；二是將同一密級的文件組合，以便于保密管理；三是將同一分支機構的城建檔案歸檔部門的項目文件組合，以便于查找利用和復制。四是將同一類型的文件組合，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、視頻文件、多媒體鏈接文件分別組盤，以便于借助特定的技術環境進行閱讀利用。

（三）城建檔案信息管理系統的數據存儲與備份策略歸檔城建電子檔案數據采用微型計算機硬盤和DVD光盤的方式存儲與備份，已適應不了采用城建檔案數據集成化管理方式的需求，其存儲和備份的數據由單機版城建文檔管理的案卷級和文件級的數據，擴展到城建電子管理系統生成經鑒定歸檔的全文數據、多媒體文件、圖像文件、檢測數據等技術因素元數據。為有效地進行海量城建檔案數據的存儲與備份，必須合理制定存儲與備份策略。一是合理劃分存儲空間。按照城建檔案分類屬性、建設項目、歸檔年度、保管期限對數據進行存儲空間分配，按照來源關系，如城市規劃、通信、電力、橋梁、道路、園林、環境衛生、市政、公用、房地產管理、人防等，對歸檔的城建電子檔案數據進行科學排序。同時利用虛擬存儲技術提高硬件的綜合利用率。例如采用SAN的虛擬存儲技術，將所有異構環境的存儲資源，在一個統一的控制器控制下，做一個統一的分配與調度，可使存儲空間從40%提高到80%。二是根據城建電子文檔管理需求，采用切合實際的備份方式。在城建檔案信息一體化管理系統生成的數據，可根據本單位的數據管理財力和文檔人員、計算機技術人員配備情況，采用如下備份方式：磁帶庫、光盤庫備份。由文檔人員和計算機技術人員按照本單位數據生成和保管歸檔需求，設計備份時間，在規定的時間內，由生產機實時向備份機發送關鍵數據，將數據傳送到遠程備份中心制作完整的備份磁帶或光盤的復制工作。遠程數據庫異地備份。根據《電子公文歸檔暫行辦法》和《電子文件歸檔管理規范》的有關規定，歸檔的電子公文，實現異地保管。就是在與本單位主數據庫所在生產機相分離的備份機上建立主數據庫的一套備份。網絡數據鏡像備份。這種方式是對文檔管理系統的數據庫數據和所需跟蹤的重要目標文件的更新進行監控與跟蹤，并將更新日志實時通過網絡傳送到備份系統，備份系統則根據日志對磁盤進行更新。遠程鏡像磁盤異地備份。通過高速光纖通道線路和磁盤控制技術，將鏡像磁盤延伸到遠離生產機的地方，更新方式為同步或異步，其鏡像磁盤數據與主磁盤數據完全一致，。采用不同方式文檔數據備份，必須要考慮到數據恢復的問題，包括采用雙機熱備、磁盤鏡像或容錯、備份磁帶異地存放、關鍵部件多套備件等多種災難預防措施。這些措施能夠在系統發生故障后對文檔數據進行系統恢復。

檔案部門應積極參與電

子文件分類與電子檔案存儲、備份工作建立一個完善的電子文件分類、存儲與備份系統，城建檔案部門要從城建電子文檔系統的使用者轉變為參與者，這就要求檔案工作者必須深入到現行電子文件管理工作領域，對本單位產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲、備份工作進行指導，將電子文件分類知識融合到城建檔案數據存儲與備份工作中。

（一）根據城建檔案信息管理系統生成的電子文件屬性，如文本文件、數據文件、計算機程序文件、圖形文件、設計文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結文件等,設定固定的類別代碼，，用以指導計算機技術人員結合分類編碼、保管期限合理設計數據存儲與備份的策略。

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檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產生而存在的，人類社會特有的現象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想，因此傳統機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規范性，要求檔案整理的準確性而非規范性，因此，傳統檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業化。據調查表現，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業性，專業化檔案整理是發揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業化具體表現為：一是機關檔案管理缺乏專業化整理人員；二是缺乏專業化整理方法；三是機關內部缺乏專業化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

結束語

檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環節的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。

參考文獻

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二、知識管理模式：知識庫的建立與知識管理平臺的建構

我們曾經建立了檔案庫、信息庫，以滿足人們對檔案材料和檔案信息的需求。知識庫所儲存的不是一個個的實體和信息，而是一個個的知識單元和知識群落。知識庫和信息庫、實體庫；知識管理和信息管理、實體管理是并行的幾種數據庫和管理模式，知識的管理和信息的管理一樣，不是事實上的實體管理，更多的是一種邏輯的管理。盡管從實體到信息再到知識在對象上逐漸趨向高端，但并不是對原有管理模式的取代。至少在目前來看，三種管理模式都是必須保留而且應當高度重視的。

1.知識庫的層級

知識庫作為來自檔案的知識保管地，與檔案庫一樣，應對知識分類分級管理。筆者以為，對于知識的分類，完全不同于檔案的分類，同時，由于知識管理的邏輯管理性質，我們也不必局限于一種分類方式，多種分類方式共存，將更有利于貼近社會公眾的知識獲取渠道，有利于知識服務和知識共享。知識的分類方式，主要有以下幾種：

（1）按領域劃分：可以分為哲學知識、社會科學知識、自然科學知識。

（2）按用途劃分：可以分為科學知識、技術知識、文化知識。

（3）美國俄亥俄州立大學教授Towers等將知識作如下分類：描述性知識、規范性知識、實踐性知識、形式性知識。

（4）世界經濟合作與發展組織把知識分為以下四種：知事類、知因類、知能類、知人類。以上列舉幾種分類方式，并不能夠完全適應各級各類檔案館的實際館藏情況，可以根據自身特點選擇合適的分類方式進行知識庫的建構。當然，分類也不能止步于此，各類下還可根據實際情況增加屬類，對知識進行細化分類，從而建構層級分明、屬類完全的知識庫體系。比如在一級分類采取按領域分為哲學知識、社會科學知識和自然科學知識，那么在其下還可以按照學科進行進一步的二級分類；如果一級分類按用途分為科學知識、技術知識和文化知識，其下還可以按行業進行下一步的分類。通常來講，一級分類、二級分類以及其下的屬類應該具有合邏輯的對應關系。

2.知識管理平臺的建構

建構知識管理平臺應該實現以下管理功能：

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科技檔案作為一種科研、生產、工程建設和管理過程中形成的具有保存價值的，且具有各種形式的歷史紀錄．如何在快速發展的經濟建設中發揮其內在價值和利用價值，是我們檔案工作者應探討的課題。檔案部門要“大力開發檔案信息資源，使檔案工作更好地為黨的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質文明和精神文明服務”。在進入信息時代的今天，檔案作為一種信息面臨的是市場經濟所帶來的機遇與挑戰，特別是科技檔案，如何把握機遇，迎接挑戰．在不斷前進的經濟建設中發揮其內在價值和利用價值，是擺在我們檔案工作者面前的重要課題。然而，有的檔案工作者忽視了如何更好地提高對科技檔案的利用工作。我們應當審時度勢，不斷探索新的方式，利用新手段，及時開發科技檔案信息，提供優質服務，使科技檔案在經濟建設中更好地發揮自身的價值和作用。

1.提高對科技檔案利用工作的認識

做好科技檔案工作的最終目的就是開發檔案信息資源，提供檔案為各項工作服務，由此決定了科技檔案利用工作在檔案工作中占有重要地位。也就是說，我們檔案工作從收集、鑒定、分類、整理、立卷、保管等所有工作，都是為了提供利用，檔案工作者應把提供利用放在工作的首位，把檔案利用工作開展是否及時、準確、系統地提供檔案，看成是衡量檔案工作者的工作能力、業務能力的重要尺度。

1.1正確認識科技檔案利用工作及其重要意義是做好科技檔案工作的前提

要認識到科技檔案利用的重要性以及如何搞好科技檔案的利用工作，首先應了解檔案利用工作利用檔案的概念及其相互之間的關系。“檔案利用工作”是指檔案部門以館藏檔案信息資源為服務的手段，采取多種形式和方法，開發和直接提供檔案為工程管理、設計等服務的工作，稱為檔案利用工作或檔案的提供利用，也就是開發檔案信息資源的工作。“利用檔案”是指利用者為了研究和解決各種問題來檔案室使用檔案。“利用檔案”和“檔案利用工作”是密切聯系而又不同的兩個概念，兩者之間的區別在于：前者是利用者，后者是檔案工作者。兩者之間的聯系是：有了利用檔案的需要，才有檔案利用工作，有了檔案利用工作才能實現利用檔案，檔案利用工作是利用檔案的條件，利用檔案是檔案利用工作的內容，只有兩者結合，才能充分發揮檔案的作用。

1.2開展科技檔案利用工作是實現檔案應有價值的必由之路

檔案發揮價值作用由兩個因素決定：一是社會需要，二是檔案自身滿足社會需要的可能。科技檔案作為一種重要信息，本身是一個動態事物，如不充分利用它，就會始終處于靜態之中，不能成為真正的信息，信息之所以能增值，是因為它置于流動之中。“秘而不宜，鎖之為廢”，檔案的價值平時顯現不出來，只有在利用時，才能發揮它應有的價值作用。隨著經濟建設的不斷發展，科技檔案的利用價值不斷顯現，利用檔案帶來的經濟效益的示例不勝枚舉，例如，我礦新建研石山工程施工過程中，就遇到過重復征地等問題，通過查檔案資料后都逐一得到了核實，不但為我礦挽回了經濟損失，而且還增強了企業形象。實踐證明，開展科技檔案利用工作是實現檔案應有價值的必經之路。

2.開展科技檔案利用工作要有熟練掌握庫藏的過硬本領

科技檔案利用工作的開展，一般是由兩個因素決定的，一方面是現實中各項工作要利用檔案，另一方面是檔案庫中有這樣的檔案可以提供利用，因此開發檔案利用就要求檔案工作者要有熟練掌握庫藏的過硬本領。科技檔案經過多年的積累形成了龐大的“隊伍”，要及時準確地提供利用服務，必須要求檔案工作者熟悉保存的檔案，它是檔案工作者的一項重要任務和基本功，同時也是搞好利用工作的保證。

2.1要有認真和嚴謹的服務態度

有句話說的好“態度決定一切”，科技檔案利用工作是一項非常重要的工作，服務性很強，要求檔案工作者要有認真和嚴謹的服務態度。認真是指檔案工作者在提供利用工作中，熱心服務，態度端正，即要有耐心，要細心，不怕麻煩。嚴謹是指檔案工作者嚴格執行科技檔案借閱規定，該借閱的借閱，不該借閱的一律不予借閱，把好借閱關。

2.2熟練掌握科技檔案分類標準

任何一個單位的科技檔案必定按照一定的分類方案進行分類保管。一般來說，科技檔案分別有以下幾個大類：地質勘測類按專業設置；基本建設類按工程項目性質設置；科學技術研究類按專業設置；設備儀器類、產品類按種類和專業用途設置。大類下面有二級類目，每一名科技檔案工作人員，都應當熟練地掌握本單位的分類方案和分類標準， 因為，只有熟記和掌握的分類標準，才能快捷、方便地提供科技檔案利用，而且在整理檔案進行檔案分類時能夠使分類快速準確，提高工作效率。

3.科技檔案提供利用的方式方法

科技檔案利用服務方式，就是檔案部門向利用者提供科技檔案材料的方法。科技檔案利用服務方式是實現科技檔案利用的重要手段，在科技檔案提供利用上有各種各樣的方式方法。從利用科技檔案的實際情況來看，主要有以下幾種：

3.1閱覽是檔案室提供利用服務的主要方式

閱覽是檔案室提供利用服務最普遍的方式，其特點是利用者直接到檔案室閱覽。科技檔案是原始記錄材料，多為單份，有些檔案在內容上還具有機密性，這就決定了檔案原件不外借，主要在閱覽室內供利用者閱覽。閱覽利用一般有兩種情況：一是所查問題比較簡單，看一下就能解決；二是查閱數量大、范圍廣，借出利用不方便，采用閱覽方式比較好。

3.2外借服務是科技檔案提供利用服務不可缺少的方式

檔案一般不借出檔案室，由于借出的檔案完全脫離了檔案工作者的監督，容易發生意外，但由于情況特殊，為了解決一定的問題，需要檔案材料借出利用，例如，我們經常遇到的需要檔案原件作為憑證，或者需要底圖以及其他不便在閱覽室利用檔案時可以暫時外借。外借服務也是提供科技檔案利用的一種方式，但對外借檔案一定要從嚴掌握，一般不輕易借出，對檔案借出利用，一定要嚴格審批手續，并提出相應的要求，主要有：第一，利用者要事先提出借檔案申請，說明借出檔案的充足理由和調卷范圍。第二，借出檔案要進行認真的登記，注明借出時間、借出人姓名、借出檔案的名稱、件數等。第三，借檔人應負責保護檔案的完整與安全，不得轉借拆散、調換、抽取、污損、加注標記等。

3.3復制服務是科技檔案提供利用的重要手段

隨著科技進步和經濟的快速發展，利用者對檔案復制件的需求日益增長，檔案復制服務成為提供利用工作中一種重要的服務方式。復印件就是根據現存檔案文件重新復制而成的同樣形式、同樣內容的文件。復制件的利用目前比較普遍，也很受利用者歡迎。檔案復制服務的優點是：第一，提高了科技檔案的利用率，能滿足各方面的需要。第二，能節省時間，方便利用。檔案室采用現代化的復制技術，可以減輕過去手抄的繁重勞動，利用者邊查閱、邊復制。第三，用檔案復制本提供利用，可以減少對檔案原件的磨損，有利于延長檔案的壽命。

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此外，檔案管理部門要建立健全社會養老保險檔案管理制度和標準，要建立能夠將所有工作環節包括在內的檔案管理制度。以文件的實際來源和自身價值為依據，進一步確定檔案管理的方式方法、具體流程、檔案資料分類方式等。這些方案的確定要嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》等現行法律的規定，以城鄉居民社會養老保險的實際狀況為重要依據，不斷健全檔案管理分類制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過程中，要做到每一個檔案管理部門都能夠嚴格遵守規章制度，以實現檔案管理的規范化和標準化，實現社會養老保險檔案的科學分類、集中管理、規范有序等，不斷完善我國社會養老保險制度。

2信息化檔案管理

信息技術的快速發展和不斷進步，使得各行各業的工作效率都在不斷提高，以完全人工的方式完成城鄉居民社會養老保險檔案管理工作已經不能滿足時代的要求。人工的方式不僅會耗費大量的人力、物力，也會限制工作效率。傳統的社會養老保險檔案管理方式大都為紙質書面記錄和個人檔案的存放，這樣不僅占據了大量的工作時間，也占據了較大的空間存放資料，并且這些紙質資料不易保存，隨著時間的推移，會出現紙質泛黃、篩選困難等問題。信息化的社會養老保險檔案管理不僅能夠改變傳統的紙質化檔案管理工作方式，使其成為信息化、數字化的信息，做到檔案管理電子化，還能夠完全代替人工實現檔案的查詢和檢索，大大地提高信息檢索的效率和準確度。信息化的檔案管理方式使大量的原始書面資料被有效地壓縮和快速記錄，在節省了空間的同時也大大地延長了資料、檔案保存的時間，并且有效地降低了保存難度。同時，存檔和編碼社會養老保險檔案并且建立計算機檢索信息系統，能夠徹底實現檔案管理的改革和創新。由計算機檢索、掃描獲得信息代替人工查找、翻閱檔案資料原件，節省了大量的時間，并且在很大程度上提高了工作的準確度和效率。

社會養老保險部門在分類和管理檔案時，要科學歸檔，提高工作質量，要注意記錄存檔的時間和類型。普通的業務文件、退休記錄和審計等資料的存檔時間為次年的年中，即6月底，而社會養老保險的結息時間為每年的6月份，會計的管理存檔時間為隔年存檔，基本信息的檔案歸檔時間為所有業務項目結束之后。其中，最重要的是影音資料和照片等資料檔案。這些資料要在第一時間內存檔處理，以合理的歸類方式完成檔案資料的選取、收集和初步記錄，根據一定的規律，比如參保人的參保時間或是其他特點建立、記錄和合理存放檔案，確保再次查找時的準確度，提高檔案管理工作的效率和質量。在檔案管理的過程中，要實現檔案的科學分類和存檔，做到存檔、歸檔有律可循，避免無序存檔的情況發生，切實提高檔案管理工作的有效性。

3實用化檔案管理

社會養老保險檔案的創建和存儲是為了為之后的查找和檢索工作提供便利，使參保人與社會養老保險管理部門及時、準確地找到所需要的信息進行核對和審查等。有關檔案管理示意圖的繪制也是為了檔案存儲能夠更加便捷。因此，檔案管理部門應當制訂科學、有效的社會養老保險查詢和檢索工具，比如創建全引式的目錄、建立專題形式的索引和編寫案卷形式的目錄等。在檔案管理工作人員的工作過程中，有關部門要配備適應性強的社會養老保險檔案管理軟件和系統，使信息化的檔案管理形式和計算機信息檢索方式能夠為其提供方便。這樣，不僅能夠為工作人員的信息檢索、查詢工作減輕負擔，還能夠有針對性地保護社會養老保險檔案。為了實現社會養老保險檔案管理工作服務社會的目標，有關部門要提升工作人員的專業素質和工作能力。新形勢背景下的檔案管理工作需要具有較高工作水平的工作人員完成檔案管理工作。檔案管理部門在分配具體的管理工作和責任的同時，應要求工作人員具有能夠完成業務辦理和檔案管理雙重工作任務的能力。要將這兩項工作任務在年初分配，并將其歸入工作任務考核內容中，明確工作職責和標準，明確要求工作人員具備較高的工作素質和政治覺悟，在創新的同時具備專業的工作能力。只有不斷提升工作人員的素質，才能為社會養老保險檔案管理工作打下堅實的基礎，加快檔案管理實用化的步伐，達到檔案管理工作為社會服務的目的。

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從全球看，檔案信息化建設從20世紀50年代開始，以美國為首的西方發達國家開始嘗試應用計算機技術對檔案信息進行處理，實現不同程度的自動編目和檢索。到了20世紀90年代初，美國建成了檔案信息導航系統(NAIL)，在全球掀起了檔案信息化建設的浪潮，世界各國紛紛開始加入檔案信息化建設的大潮。我國也在這股浪潮的影響下開始了檔案信息化建設，2002年國家檔案局制定了《全國檔案信息化建設實施綱要》。從此，全國各地區、各行業開始了轟轟烈烈的檔案信息化建設。2003年，青島市數字檔案館啟用，深圳市數字檔案館二期于2008年通過成果鑒定，2004年，全國第一個企業數字檔案館――江蘇省電力公司數字檔案館正式投入使用，檔案網站更是如雨后春筍般涌現，各地的檔案局、檔案館紛紛建立了自己的檔案網站，檔案工作開始進入了信息時代、數字時代。

為了加強對檔案信鼠化建設的規范、統一，國家相繼出臺了許多檔案信息化建設業務標準規范和技術標準規范。業務標準規范定義了檔案信息化建設相關的術語標準、資源的標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔及管理規范》，以及國家檔案局正在制定的《電子郵件公文歸檔與管理規則》、《檔案數字資源加工規范》、《電子文件元數據標準》、《電子文件檔案著錄規則》、《電子文件保管期限表》、《電子文件檔案鑒定標準》等。目前正在制定的檔案技術標準有：《檔案信息應用系統技術標準》、《檔案信息數據存儲、壓縮格式規范》、《數據加密算法規范》、《數字水印標準》、《電子文件／檔案存儲格式與載體規范》、《照片檔案數字化技術規范》、《錄音與檔案化技術規范》等。

二、檔案信息化建設中遇到的問題

我國檔案信息化建設雖然取得了不錯的成效，但其中也存在不少問題。首先，國家檔案局制定的《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確了檔案信息化建設的目標和任務，但是實施綱要只是給出了檔案信息化建設的基本原則，而具體的業務規范和技術規范制定相對滯后，很多與檔案信息化建設相關的業務規范和技術規范還沒有制定或正在制定中，導致檔案信息化建設過程中缺乏統一的標準。

其次，對檔案信息化建設認識不足，不少人將檔案信息化建設與檔案數字化等同起來，認為檔案信息化建設就是將館藏檔案數字化處理后上網，提供檢索和查閱。

第三，目前的大部分數字檔案系統普遍注重的是業務層面的整理功能，利用功能則主要表現為在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計算機上，這樣的數字檔案系統只能算是檔案輔助整理系統。

三、檔案信息化建設中企業數字檔案系統的建設

信息化時代，信息平臺正成為企事業單位業務運行的基本方式，對檔案管理活動而言，面臨著思維方式、管理方式的改變，檔案管理系統亟待需要從數字化檔案整理系統向數字檔案管理系統轉變，具體表現為：

1.建設一體化平臺，整合信息資源，實現系統之間信息交換。江蘇省電力公司按照國家電網公司信息化建設要求，構筑了企業級一體化信息集成平臺，統一數據交換方式，數據可以實時交換。各專業應用系統從幾百個整合到8大業務應用系統，各業務應用系統之間數據交換已初步建成了“縱向貫通，橫向集成”。信息化建設規范化為檔案管理系統與各業務應用系統之間實現數據及時交換提供必要基礎，為實現檔案前端控制提供條件。檔案管理者需要超前提出檔案專業管理要求，建立檔案對各業務系統數據標準，才能保證歸檔的源數據真實完整準確。

2.加強檔案管理工作，實現業務監督指導職能。《檔案法》第一條明確了檔案管理的目的是“加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務”。目前數字管理系統多數停留在檔案整理功能，可以達到查閱利用，但檔案的管理和收集工作尚不足。因此，數字檔案管理系統應當將檔案管理的手段和收集要求納入信息化管理手段，明確單位或部門職責，明細劃分歸檔范圍。在信息化的條件下，將檔案管理和收集工作納入信息化管理過程推進檔案管理方式改變，也促進檔案管理者重新認識原有檔案管理方式存在的缺陷，促進檔案管理職能劃分更加合理，收集管理更加細化，有利于企業實現精細化管理，實現檔案管理工作從粗放式管理向精細化管理方式的轉變。

3.加強標準化建設，統一電子文件格式，實現永久保存。目前的數字技術還不能徹底解決電子文件的真實、永久保存問題，但是一個企業每天都會大量地產生各種格式的電子文件。檔案部門應站在全局的角度，根據國家標準《電子文件歸檔及管理規范》，結合本單位的實際情況，制定電子文件歸檔及管理規定，明確歸檔電子文件的格式、大小、尺寸，制定電子檔案元數據標準，使電子文件能夠脫離原有的軟件和存儲介質長期保存，并將這些標準通過數字檔案管理系統固化，從而確保歸檔的電子文件統一、規范、真實，達到永久保存的目的。

4.追根求源，挖掘數據庫文件歸檔，便于今后分析利用。由于企業信息化的迅速普及，大量的企業應用系統覆蓋了企業的各個專業、各種流程環節，大量的數據以數據庫記錄的形式存儲在各個應用系統中。這些數據大部分是中間數據，并不是需要歸檔的數據，但是具有歸檔價值的數據也同樣隱藏在數據的海洋中，他們是從這些數據的海洋中經過計算、匯總、統計的結果數據，且他們往往并不獨立存在。作為檔案管理部門。需要將檔案管理的觸角前移到各個應用系統中，明確各個應用系統中應當歸檔的數據范圍、數據要求，并以不可更改的文件格式通過歸檔接口或服務發送到數字檔案系統。這樣做的效果，一是避免了歸檔的數據文件依賴原有的數據庫系統和應用系統，甚至系統的運行環境；二是確保了應用系統中具有保存價值的數據不會被丟棄。一個應用系統穩定運行后，系統中產生的具有保存價值的數據相對穩定，通過在各個應用系統中固化歸檔流程節點和歸檔數據，能有效保證企業歸檔數據的齊全性；三是相當一部分數據通過系統自動生成和歸檔，減輕了檔案人員的收集工作。

5.使數字檔案系統成為檔案專家系統，真正成為檔案管理人員的幫手。可以將企

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檔案數據庫是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合。在長期實踐中，數據庫以其獨特的優點已經證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在數據冗余度、管理效率、數據完整性控制等方面都有良好的表現。事實上，檔案數據庫是各類檔案信息系統正常運行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎工作之一。

1 檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

檔案管理是針對于檔案分類而言，進行的一種管理方式，其主要目的就是為了檔案信息的管理規范化，流程分類的有序化。檔案管理的形式多樣且復雜多變，所以在進行管理過程中要尤其注意檔案的分類，劃分。將不同的檔案按照一定的原則進行分類，可以從大的方向向小的方向逐漸分類區分，再從小的方向進行細致的分類，這樣做的主要目的不僅僅能夠將龐大的檔案進行有效的劃分和管理，還能夠為日后的查詢奠定基礎。

傳統意義上將檔案進行分類的過程中主要是依據標準進行的，并沒有一個清晰準確的概念和界定。也有一種方法是將檔案按照時間，保存時間的長久進行有效的合理分類，這種分類方式可以有效的針對事件存儲的時間對檔案有一個整體的宏觀把握。強調的是一種以現實為基準的生態分析，更加貼近于事實的本身。現實來講，這種分類方式是一種歸于全宗形式的原則分類，有助于了解檔案的整體發展內容，這也是有別于數據庫管理分類的一個重要特征，所以某種程度上將，傳統的分類方式與現代的分類方式所說不同，但兩者之間也是相互獨立存在的，不能被取而代之。

2 數據庫在檔案管理中應用的現狀與不足

隨著各個行業的不斷發展壯大，傳統的檔案管理方式已經很難適應時代社會發展的需要，對此必須加強改革。利用現代化信息技術手段完善檔案數據的管理。計算機作為未來發展建設的主流，在整個信息化時代起到了至關重要的推動作用，檔案信息化的出現更加說明了數據庫建設在檔案中的作用。原有的檔案信息管理都是通過紙質媒介進行記載，這在很大程度上存在著一定的缺陷，檔案管理人員很容易因自己的失誤而出現檔案登記錯誤等現象，這將嚴重影響檔案的使用。不僅僅工作效率差，而且還容易浪費大量的人力，物力，財力，這就說明在進行檔案數據管理的同時，也要針對檔案人員進行合理的培訓，豐富他們的專業知識以及計算機的使用能力。避免因操作人員失誤而出現的各種問題，影響檔案的發展。在未來的發展過程中，信息化將占據主導地位，檔案將越來越規范化。數據化技術將在檔案管理中起到越來越重要的作用，對此，必須建立完善的數據庫管理體系，促進檔案事業的發展。促進經濟建設中對于檔案管理的重視。

3 全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數據庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。良好的數據庫設計可以將全宗原則的諸多思想在檔案數據庫建設中實現，包括全宗內部管理層次、管理聯系等。像文書立卷工作中要求的“保持文件之間的歷史聯系”、科技檔案管理中的“成套性原則”等思想都可以通過數據庫的設計得以體現。

4 依據全宗理論進行檔案數據庫建設，有利于數據庫的建設與維護工作

全宗理論是在檔案集中管理過程中產生的，是隨檔案工作的發展而不斷完善的。全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯系在一起的。在數據不斷變化發展的同時，按照一定的順序，可以將全宗理念應用于其中，這樣不僅僅能夠促進數據庫的發展，而且對于管理者來講也將是一種很好的管理，數據的集合不僅僅可以節省大量的資金更加能夠有效的提供工作效率。

5 電子文件管理理論為檔案數據庫的未來發展提供營養

電子文件管理已經成為目前檔案信息化進程中不可回避的課題。電子文件是信息化環境中業務過程和業務成果的真實記錄，因此保證電子文件的真實、完整、可用具有非常重要的意義。電子文件生命周期理論認為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運動過程，對電子文件生命全程的管理和監控措施應當前置到電子文件管理系統的設計之中，包括對其運動全程的狀態記錄。檔案數據庫在電子文件管理環境中如何發揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。

與傳統檔案進行事后管理不同，現代文件檔案管理倡導的前端控制原則要求將整個文件管理過程的目標、要求、規則等進行系統分析，將需要在文件形成階段實現的功能盡可能進行整合。這就要求對文件數據結構的設計要考慮到整個文件管理活動的需要，實時收集需要進行前期控制的數據元素，為確保電子文件的真實可靠、完整安全、長期可讀提供保障。換言之，檔案數據庫不能像傳統方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實性有案可查的情況下開始數據建設，而是要在第一時間規劃完畢，伴隨文件生命周期進行動態跟蹤，將各個環節需要記錄的數據各就其位，構成一個完整的數據鏈條，為該文件的描述、利用、驗證、保存等提供信息。在電子文件環境中，對元數據予以明確規定，有助于設計和實施在文件生成之際自動截獲元數據的系統，確保文件在轉載、傳輸過程中相伴產生的元數據的完整。

電子文件，顧名思義與傳統的紙質媒介文件不同，它是利用計算機技術進行對資源的一種整個，在很大程度上不僅僅提高了工作效率，還對于數據管理進行了合理的使用，可以利用數據最基本的元素對象建立一定關系的數量圖表對檔案進行管理，嚴格意義上，這種電子呈現方式更能簡潔明了的對檔案進行查詢搜集，在數據庫進行建立的同時，可以利用一定的信息軟件技術，這樣能夠更加合理的保存檔案數據。

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近年來，檔案網站充分運用先進信息技術，按照一定原則、規范及標準，實現了一定范圍內檔案信息資源的抓取與優化，成為檔案信息資源整合的重要平臺。這種重在共享的邏輯整合，有效破解了檔案信息資源分散、封閉與用戶需求綜合、便捷之間的矛盾。

檔案信息資源整合包括內容整合、技術整合、管理整合、服務整合等多方面，內容整合是其中最核心的部分。本文試以《中國檔案報》（2011年11月14日）公布的2011年度綜合排名前十位的天津、北京、遼寧、江蘇、江西、安徽、吉林、上海、湖北、浙江等省級檔案網站為例，著重探討國內省級檔案網站信息資源整合的內容及其呈現形式。

1 國內省級檔案網站信息資源整合的內容類型

國內省級檔案網站的信息資源通常以一級類目形式來集中體現，換言之，國內省級檔案網站的一級類目正是對其所擁有的信息資源進行分類的結果。

從表1統計的數據可以看出，省級檔案網站一級類目設置最多為15個，最少為4個，平均10個。使用頻率較高的一級類目名稱為：“政務信息”9個、“館藏介紹”7個、“檔案業務”7個、“查閱利用”5個、“網上展廳”5個。分析這些一級類目，發現其所指信息資源既包括內容信息，也包括形式信息、功能信息。單從內容角度看，可分為四種類型：

1.1 數字環境下直接生成的電子文件。電子文件數據分布廣泛，增長迅速，更新飛快，是檔案網站亟須整合的重要信息資源。這些信息并非全部直接由檔案部門產生，而是由檔案機構進行收集并在網站的政府機關、企事業單位電子文件。國內省級檔案網站欄目中的“政務信息”、“政策法規”等屬于此類。

1.2 館藏實體檔案數字化產品。借助掃描儀、數碼相機等現代辦公設備，運用文字識別、數碼影像等技術，將館藏實體檔案中的信息轉換成計算機可識讀的數字化產品，這類信息是檔案網站開展信息資源整合的重要基礎。網站中提供檢索、利用服務的“檔案目錄”與“檔案全文”是此類信息的典型代表。

1.3 區域特色信息。從區域信息或館藏檔案中提取出反映本省（市）特色或館藏珍品的內容予以突出展示，如天津檔案網“津沽史料”、江西檔案網“贛域風情”以及浙江檔案網“珍品博覽”、上海檔案網“珍檔薈萃”等。此類信息重在展現、宣傳本省（市）、本館特色，發揮歷史教育、文化娛樂等功能，目前國內省級檔案網站區域特色信息正漸成體系。

1.4 編研成果。以館藏檔案為對象，以滿足用戶需求為目的，由專業人員匯編出版，經數字化處理在檔案網站傳播利用的史料、參考資料等信息。這類信息在一定程度上體現了知識挖掘，具有較高利用價值，同樣是檔案網站整合的重要信息資源。部分省級檔案網站有“編研成果”專欄。

上述分類旨在揭示國內省級檔案網站網上、網下檔案信息資源的密切關系，凸顯各類信息的特征。

2 國內省級檔案網站信息資源整合后的呈現形式

從網站可用性層面看，網站界面設計包括交互方式、路徑方式、反饋方式、信息呈現方式等四類表現形式。[1]相對而言，檔案網站更多是對用戶進行信息呈現，因而信息呈現方式在檔案網站信息資源整合中起著舉足輕重的作用。

2.1 信息構架。網站信息構架，可采用三欄、二欄、一欄等形式。2011年度國內綜合排名前十位的省級檔案網站所采用的信息構架如表2所示：

(1)三欄式。一般左側小幅面為注冊、快捷窗口等，中間大幅面為動態新聞展示、子頁面窗口等，右側小幅面為多媒體檔案展示、友情鏈接等，是現今用得最多的網站信息構架，排名前十位的省級檔案網站中有6個使用三欄式。三欄式頁面信息飽滿而豐富，但有時會給用戶造成無從看起的困擾。(2)二欄式。一般左側小幅面為導航，右側大幅面為內容。主次分布清晰明朗，令用戶不會迷失在信息中，但頁面呈現信息量不及三欄式網站豐富。(3)一欄式。一般上方為導航條，下方大片為內容。這種垂直構架雖然單一，但強化了信息的比重，體現了檔案網站的“伸縮自如”，給人以“想象”空間，只是客觀上要求用戶行為盡可能“一致化”。

2.2 呈現樣式。有的采用檢索窗樣式，有的采用目錄樹樣式，有的采用檢索瀏覽相結合樣式，各有特色。

(1)檢索窗樣式。此樣式是數據庫形成后給用戶提供利用較為簡便的方式。當用戶輸入檢索關鍵詞發出檢索指令時，搜索引擎通過預先設定的程序檢索整合的數據庫資源，然后返回檢索結果給用戶。排名前十位的省級檔案網站全部使用了檢索窗樣式，但有的只設關鍵詞檢索，有的則提供高級檢索。如，在北京檔案網高級檢索中，用戶可選擇檔號、題名、起止時間等檢索項進行復合檢索。