導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理數字化建設，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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【關鍵詞】

城建檔案；數字化建設；思考

引言

在城市建設和發展的過程中，城建檔案是非常重要的依據和參考，它記錄城市建設活動中的重要信息和事件，在社會進入了信息化時代之后，城建檔案管理工作也開始向著全面落實數字化的趨勢轉變，實現檔案管理的數字化，能夠克服檔案檔案管理中存在的諸多問題，同時也能夠緩解當前檔案管理的諸多壓力，促進城建檔案工作的可持續發展。

1.城建檔案管理數字化建設中存在的問題

任何事物的發展都不是一帆風順的，在構建城建檔案管理信息化的過程中，也會遭遇很多問題，管理人員必須要客觀看待這些問題，并積極去解決這些問題，才能夠更快、更好的實現檔案數字化，下面針對城建檔案管理數字化建設中存在的問題進行幾點分析：

1.1我國在檔案管理過程中，長期存在技術落后、管理制度不完善的問題，在實現數字化管理也是如此，計算機軟件與硬件建設方面也非常薄弱，不能做到及時更新。信息時代檔案資源更新換代非常快速，如果基礎性建設不完善，那么數字檔案信息也很難及時更新，同時也不利于信息儲存的安全性與規范性。

1.2從城建檔案管理的特點來看，其具有一定的法律價值，在以往的管理中，紙質檔案是主要的記錄載體，檔案信息在被記錄之后，改變比較困難，因此在保密性和安全性方面與數字化檔案相比，存在明顯優勢。但是實行了數字化管理之后，網絡技術本身存在很多安全隱患，加之我國在網絡管理以及數字化檔案管理方面的法律比較欠缺，數字檔案信息的安全性得不到有力保障。

1.3數字化檔案信息具有一定的共享性，也可以說信息共享是數字化管理的一個突出特征，實現了信息共享，就可以全面提升管理的效率和質量，可以節約大量溝通交流的時間，對于檔案管理工作的意義非凡。但是實現共享的前提是數字檔案形式的規范和統一，必須要統一所有的數字檔案形式，才能夠實現共享。但是目前我國并不具備統一的數字檔案格式和規范，同時在數字化建設方面也比較欠缺，這樣必然會影響日后的資源共享。

1.4傳統檔案雖然管理任務重，但是在保存上相對安全，并且也具有良好的穩定性，保存時間很長，因此傳統的紙質檔案與電子檔案相比具有一定的優勢。而數字化檔案雖然實現了管理空間以及時間上的優化，為管理人員提供了極大的便利，但是缺乏對管理環境依賴性較大，必須要借助完善的信息化系統以及設備來實現，一旦系統環境出現了問題，信息數據就非常容易丟失，電子檔案的穩定性與保存期限都不及傳統檔案，這也成為了我國城建檔案數字化建設中的一大難題。

2.對做好城建檔案數字化建設的基點思考

基于以上對城建數字化建設中存在問題的研究，可以看到制定更加完善的數字化策略已經非常迫切，在信息化的背景下，數字化建設在城建檔案管理中的落實和普及已經成為了一個不可逆轉的趨勢，因此有計劃、有目的的制定建設措施是非常必要的。

2.1前期的全面規劃。全面、科學的規劃是進行城建檔案數字化建設的前提，科學的規劃能夠提成數字化建設的速度，也能夠保障數字化管理的順利進行。首先，要將有價值的紙質檔案進行數字化文檔的轉化，這個轉化工作的工作量非常大，因此管理人員必須要對整體館藏有全面、具體的了解，做好調查分析，在這個前提下，對數字化檔案的轉化工作進行全面規劃，轉化需要依據一定的規范和程序進行，要掌握重點，主次分明，因此做好調查，合理規劃是不可缺少的環節。

2.2加強標準規范建設。由于我國缺乏數字化檔案管理的規范和依據，因此在建設方面遭遇了很多問題。所以在進行數字化建設的同時，必須要強化數字化建設的標準。針對文檔資源共享的需求，建立相關的標準以及規范體系。具體來說包括信息化標準規范、數字檔案的規范等等。

2.3加強信息系統建設。城建檔案的數字化管理主要是依靠計算機網絡，創建出一個檔案信息系統不僅需要一定的設備，還要有相應的軟件，建立一個獨立的網絡平臺紀合檔案的管理和共享在這里要注意信息系統的安全性使用者或者管理者在訪問網站時要進行安全認證和身份認證，以免發生信息被盜或者毀壞等情況的發生保障信息系統和檔案信息的安全。

2.4完善資源渾的建設。城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設這里包括目錄數據、目錄中心、全文數據庫以及多媒體數據庫等的建設為了提高數字檔案的專業性河以將工作的重點放在特色資源庫的建設上將各個專業和類型的檔案信息資料建立專門的數據庫使數據庫變得更加條理清晰一目了然提高數字檔案的實用性肩利于檔案管理工作的順利進行。

2.5提高檔案的使用效益。城建檔案作為相關城市資料的提供者除了憑證需要還有應起到其應有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值城建檔案數字化應滿足建設部門以及社會對于相關檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務，以實現檔案的最佳使用效益。

結束語

城市建設的過程中城建檔案的數字化建設是不可忽視的重要方面，并且發揮著不缺取代的作用。為了能夠促進城市建設發展，必須要積極完善城建檔案數字化建設的制度和規范，客觀看待存在于建設過程中的問題，有目的、有針對性的制定建設措施，這樣才能夠以最快的速度實現城建檔案的數字化建設，為城市的建設規范提供更加完善的數據支持。

作者：楊桂榕 單位：黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉建設局城建處

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1.國土資源檔案數字化的內涵

國土資源檔案數字化是指利用較為新型的數字化技術及設備，包括掃描儀、計算機、圖像處理技術等，處置、管理普通載體的國土資源檔案，是指最后成為數字檔案信息資源。對國土資源檔案進行有效的管理，能夠促進國土管理工作的順利推進，達到良好的管理效果，包括妥善解決土地糾紛、已發管理土地資源、合理開發資源、制定土地利用規劃方案等，還更好的開展土地租金及國有土地使用稅的繳納[1]。

2.國土資源檔案管理數字化建設的意義

2.1提高工作效率

實現檔案數字化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。傳統的檔案一般需要管理人員親自進行各項工作，包括檔案保管、檢索、利用等，其效率較低，而現代的檔案數量巨大，信息儲量越來越大，導致人員工作量大，容易出現失誤，無法適應現代國土管理工作的發展，需要利用先進的信息技術，進行檔案的管理工作，包括電子文件的采集、整理、分類、歸檔，有效的提升檔案管理各項工作的效率及質量。

2.2國土歸檔的工作要求

各種土地檔案文件材料，是在國土管理工作中逐步形成的，其也能夠為國土管理的日常工作提供相應的材料，要實現數字化國土管理，就需要構建數字檔案室。將電子文件妥善的整理歸檔，逐步成為了檔案數字化建設的主要部分，且現代國土管理工作的辦公自動化程度越來越高，且網上辦公逐漸普及，包括土地申報、項目審批等，需要檔案工作加快數字化進程。

2.3適應社會發展

過去對于檔案的需求屬于點信息及片信息，不具有連續性及整體性，為現代社會對于信息的利用更加深入，對檔案的需求逐步轉化為全面化的信息需求。現代城市的規劃、建設等，均需要以土地資源為基礎，所需全面的土地信息對其進行評估判斷，需要大量的信息。要達到上述要求，需要做好數字化檔案工作，才能適應社會的發展[2]。

3.國土管理檔案數字化建設

3.1網絡系統建設

信息各項活動均需要以網絡作為依托，包括信息的傳輸、交換、信息資源共享等。因此需要建設國土管理檔案數字化網絡系統，其建設過程可以分為以下幾點：①推廣普及網絡系統 當前的國土管理系統已經逐步構建了土地管理信息系統，其內容包括當前的土地利用情況、土地利用規劃、遙感動態監測土地的使用情況、補充耕地、地籍數據庫等，并有針對性的研發出了各種管理軟件，如綜合統計軟件、大調查項目管理軟件。各個國土管理部門需要靈活的運用該系統，并不斷進行推廣，在實踐中積累經驗，收集反饋信息，完善其功能，規范操作程序，并制定統一數據庫標準，更好的發揮出系統的效能；②構建內部局域網 現在投入使用的辦公自動化系統中，采用微機與局域網模式，有效的處理國土管理部門的內部信息資源，且你能夠實現信息共享；③數字化建設 利用多種現代化技術實現檔案處理的數字化，包括多媒體技術、光處理技術、數據庫技術、數字化信息傳播技術等，實現信息的傳遞、資源共享等更加方便、快捷。另外在進行國土管理檔案數字化建設時還需要做好安全保密工作，可以采用現代較為先進且可靠的安全技術，保障信息系統的順利運轉及安全，避免信息泄露[3]。

3.2數字化標準體系建設

各個地區及等級的國土部門在土地管理檔案的數字化建設方面的力度及水平均有較大的區別，許多部門還是處于初步探索的階段，其運用方法也有所不同，因此很有必要構建完善的標準體系，其是保障國土管理檔案數字化工程建設質量及效果的基本條件之一。在實踐中構建統一的國土管理檔案數字化技術標準體系時，需要嚴格遵循一定的原則，即主要是進行標準化建設，兼顧制度管理，并要求以internet網絡的信息管理平臺為就基礎標準科學合理的建設標準體系，并具有實際的可操作性，實用性強。

3.3構建檔案數據庫及網站

構建檔案數據庫及網站是數字化建設的重要內容，具體措施如下：①檔案數據庫的構建。首先需要將案卷級及文件級目錄輸入數據庫。國土管理的所有檔案資料均需要把案卷級目錄、文件級目錄完整的錄入數據庫，保障檔案數據庫的全面性、準確性、真實性。還需要利用現代的設備將源文件的信息逐漸轉變為數字化，包括掃描儀、數碼相機等；②檔案網站的建立。構建檔案網站的作用在于，政府及社會人員能夠利用互聯網技術查詢到檔案信息及相關的政策法規。國土檔案管理部門也可以吧經濟及建設、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互聯網進行展覽。該網站需要和地方政府政務網及公眾網進行聯網，可以充分的利用信息資源[4]。

3.4數字化人才培養

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（一）病歷檔案信息資料的數字化是數字化病歷檔案存在的基礎

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎工作。將病歷檔案信息資料數字化是數字化病歷檔案室存在的基礎。數字化病歷檔案是傳統病歷檔案管理通過“應用數字技術處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發展階段的不同上的區別。在電子病歷后時代，數字化病歷檔案室是傳統病歷檔案室發展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數字化來源包括：

1.病歷檔案數字化影像處理系統:主要是將傳統的紙質病歷檔案進行影像化處理，然后以文檔和數據庫的方式存儲并配以加工、管理、應用的體系。目前我國紙質病歷檔案數字化技術主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結合三種方案。數字化影像處理系統將紙質病歷檔案數字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現。一般醫院都采用PDF格式存儲。

2．電子病歷系統：這是未來數字化病歷檔案室數據來源的主要形式。電子病歷是指醫務人員在醫療活動過程中，使用醫療機構信息系統生成的文字、符號、圖表、圖形、數據、影像等數字化信息，并能實現存儲、管理、傳輸和重現的醫療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應用程序。在電子病歷系統中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當前處理結構化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫院都采用PDF來實現數字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數字化病歷檔案的較理想存儲格式。

3.病歷檔案數字化影像處理系統與電子病歷系統相結合形成一份完整的電子化病歷。根據衛生部電子病歷基本規范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫療信息資料，可以采取措施使之信息數字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數字化病歷檔案管理系統包括了數字化影像處理系統與電子病歷這兩種存儲方式。

（二）數字化病歷檔案的管理與服務參照傳統病歷檔案管理及三級醫院評審要求，數字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務的應用應包括如下幾系統：

1.病歷檔案管理系統：對病歷檔案資料、病歷檔案服務及對象進行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務系統：提供病歷檔案復印、復制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復印的病歷檔案資料項目登記及服務收費登記等。

3.智能數據平臺。這是數字化病歷檔案室的終極目標。它是一個使用方便、界面友好的通用數字化病歷檔案智能信息服務平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統、電子醫學圖書館、電子醫學期刊及相關醫療信息及醫療法律法規等有關電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進行二次開發，包括針對科學研究及統計分析建立的智能專題病歷檔案信息數據庫。其功能包括：數據檢索權限管理、智能數據應用導航、專題病歷檔案數據檢索系統、自定義數據庫設計及智能知識庫檢索系統等。當然，在醫院數字化病歷檔案室的基礎上，未來，還可建立區域數字化病歷檔案室。

（三）數據化病歷檔案室的實踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應用系統有：

1.電子病歷檔案管理系統集成了如下幾子系統：電子病歷系統、醫囑子系統、手術麻醉子系統、檢驗系統、影像系統、護理系統、臨床路徑、日間手術等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導入功能：對不能電子化的紙質病歷檔案案如知情同意書等進行掃描或拍攝導入電子病歷系統，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數據化病歷檔案應用系統目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會

數字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務能力，它是數字化醫院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業化的人力資源隊伍是實現數字化病歷檔案室的基礎。我院是一所新發展起來的專科“三甲”婦幼保健醫院，其病歷檔案室成員的專業化與年輕化是它的主要特點；和其它醫院相比，它少了老醫院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創新及病歷檔案信息新技術和主動服務技巧；同時，科室文化倡導積極主動的學習與參與意識，積極參與醫院的各種有關病歷檔案建設；同時，努力按照PDCA管理模式精細化管理病歷檔案，力爭打造一個服務型、學術型病歷檔案管理隊伍。

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1.1檔案數字化建設是信息時代的發展要求

隨著科技的進步以及信息時代的飛速發展。人們的生活、學習、以及工作都在這信息化浪潮中發生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應時代的發展需求，檔案管理從傳統的管理模式走向了信息化管理的發展道路。數字化建設比傳統的管理模式更加迅速和準確。

1.2檔案數字化建設是社會發展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經濟價值。當今的人們已經越來越開始關注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統檔案載體相比較，數字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應社會發展的實際需要，應該盡快改變傳統的管理模式，加快檔案數字化建設的步伐，準確及時的為各個領域提供便利，實現檔案信息資源的共享。

1.3檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢

檔案數字化建設之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統的管理和數字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統的紙質檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復。而數字化檔案載體成本低、容量大，數字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內容。最重要的差別是數字化檔案可以滿足人們在建筑設計和科研等方面的多維需求，這是傳統模式不能相比的。

1.4檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎

如果能將檔案的數字化工作做的出色，就能實現檔案信息資源的合理開發。開發檔案信息資源的目的是為國家更好的服務，達到社會資源共享的效果。檔案數字化建設之所以說是開發和利用信息資源的基礎，是因為數字化建設可以克服地域的限制，實現大規模檔案信息資源的服務和使用，確保檔案信息資源的準確、時效性。因此，應該加快檔案的數字化建設，使檔案信息資源得到最大限度的開發和利用，為社會主義現代化的建設事業服務。

2.提高檔案數字化管理的對策

2.1建設系統工程，實現信息共亨

檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。

2.2提供科學技術保障措施

在技術上進行不斷改進和創新，技術創新要多樣化，譬如信息加密技術，數字簽名技術，防火墻技術，操作系統安全內核技術，入侵檢測技術和長期可存取技術等。只有技術的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數字化建設的安全性，提供科學有效的技術保障，促進檔案數字化管理的順利進行。

2.3實現數字檔案統一管理

針對檔案數字化建設中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發。主要包括對管理體系的加強、提升體系標準化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統運行環境安全管理制度等。在建立檔案數字化建設標準體系時，必須依據國家確定的國家信息化相關規定來制定，同時還要與行業和地方的相關政策、辦法相結合，使之形成嚴密的體系，從而使整個數字化建設標準統一，步調一致，有利于部門之間、單位之間、系統之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯。

2.4完善紙質檔案規范處理

由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。

2.5加強數據系統設施建設

數據庫建設已成為信息資源開發的重要手段之一，其建設在數字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎設施的優化，需要配備適應數字檔案信息發展所需的軟硬件。檔案部門應根據實際情況、配備適應檔案數字化工作需要的辦公設備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數字化管理全過程的需要，努力實現網絡、應用、技術和產業的良性互動，促進網絡融合，實現資源優化配置和信息資源共享，充分利用數據庫技術對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數據庫管理系統軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了開發效率。

2.6建立檔案安全保障體系

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數字化時代背景下，檔案管理工作的模式與內容發生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設。數字化時代下檔案工作人員應該樹立信息服務的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進檔案管理信息化建設，充分滿足客戶不同階段的需求。

一、檔案管理信息化的必要性

新時期下各行業領域都發生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發展為基礎，改革檔案管理工作，有效改變傳統管理方法的局限與不足。數字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內容、人事資料、重大舉措及發展狀況等。檔案管理工作有助于協調內部工作、提高工作效率，整理、歸類、統計及保存原始檔案信息。目前企業改制不斷深入，面臨著新機遇與新挑戰，相關企業要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創新工作機制。接下來筆者主要分析數字化時代下檔案管理信息化建設現狀及存在問題。

二、檔案信息化建設現狀與問題

數字化時代下檔案管理信息化建設過程中存在一些問題，筆者結合實際工作經驗將這些問題歸納總結如下。

（一）資金規模有限

檔案信息化建設以基礎設施投資與建設為基礎，也是實現檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎設施建設質量與水平直接影響到信息化建設成敗與高低。信息化建設過程中需要購入大量基礎設備與設施，但這些設備與設施價值較高，檔案部門往往經費來源有限，造成相關配置與設置較低，不能滿足網絡信息化建設的標準要求，阻礙檔案信息化建設。

（二）缺乏系統規劃

檔案信息化建設很長時間以來，缺乏統一的規劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業務與技術缺乏通用性，對檔案信息共享產生阻礙。分析市場中存在的檔案管理軟件，可以發現多以單機版為主，并沒有聯網功能，不能滿足數字化與網絡化發展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統。

（三）安全意識缺失

檔案信息化建設需要信息技術的支持，而信息技術的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護意識，都簡單的以為只要有了安全防護體系就能確保信息安全，必要的風險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數字化工作外包給相關信息企業進行，沒有嚴格的管理制度，不能進行實時監控，容易發生信息泄密和丟失的危險。

（四）業務素質不足

目前大多數檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態度，要求其具備一定的計算機知識以滿足工作需求。但現階段從事檔案管理工作的人員來源復雜，專業素質存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責，造成實際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計算機時，受到自身學識限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現代化設備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。

三、數字化時代檔案管理信息化建設途徑

數字化時代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據上文分析中存在的問題，給出具體的應對解決措施。分別從五個角度展開分析：拓寬資金渠道、規范建設方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質。

（一）拓寬資金渠道

檔案管理部門在原有資金來源的基礎上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預算中納入檔案信息化建設，可以通過擴大電子政務建設規模增加專項資金的規模，保證信息化建設過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設過程中可以引入社會組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費網絡資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術及資源等因素支持。

（二）規范建設方式

需要建立統一標準與規范進行檔案信息化建設，有效整合內外資源，實現資源共享，實現檔案資源的長期保存。信息資源整理、數據庫建設及網絡建設等都需要得到相關標準規范。現階段需要不斷完善與優化建設標準，推動檔案信息化建設工作，實現共享、共用檔案信息，優化檔案業務流程，提高檔案管理整體水平。

（三）保證資源安全

在信息化建設過程中由于計算機技術和應用網絡的使用，導致網絡安全問題經常發生，對數據庫和操作系統產生嚴重損壞，面對這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風險防范意識，處理好相關方面的安全建設工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關系，做好重要數據的備份處理工作，提高系統安全防范。

（四）完善備份管理

對于企業檔案信息，完善檔案數據的備份機制非常重要。首先，精細化檔案數據備份流程，明確檔案人員的備份工作職責。檔案人員應當重視日常檔案數據的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規則，建立數據備份和恢復方案。企業檔案數據的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數據備份的重要性，缺乏完善的備份機制；最后，制定數據一致性監控方案。企業檔案業務日趨復雜，業務量也越來越大，檔案數據存在數據修正等情況，或是出現資料類型合并增減等數據屬性變更的情況，從而備份數據和生產數據的結構和數值可能有所不同。

（五）提高人員素質

控制檔案從業人員素質，聘用具有相關從業資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經驗與高素質，在內部形成良好的工作氛圍，人人按照規則辦事，樹立正確的職業觀與道德觀，通過制度規范行為避免發生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓工作，確認檔案管理人員熟練掌握檔案管理實務技能，從業資格證并不能說明相關人員具備相應的實務能力，各類人員素質參差不齊，企業在聘用后加強培養，提高檔案管理技能以適應企業檔案管理工作方式。與此同時，企業明確各部門職責，推行崗位責任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執行工作力度，提升互聯網實際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實現檔案管理工作與數字化時代有效結合，促進檔案管理工作更好發展。

四、結語

總而言之，檔案信息化建設過程中應用高科技技術，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優質的服務，這也是現代社會發展的必然趨勢。除此之外，提高檔案信息化安全建設、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動檔案管信息化建設。

參考文獻：

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[2]李濤.如何做好大數據時代的檔案管理工作[J].黑龍江檔案.2016（06）：45.

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檔案是人類文化遺產的重要組成部分，是人類社會實踐和社會文明進步的歷史記錄，也是發展先進生產力、建設先進文化的基礎性工作和重要支柱。其中，大力推進檔案信息化建設，是當前做好檔案工作的重要任務之一。

一、檔案管理信息化數字化的內涵和要求

1.檔案信息標準化，是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中，所必須依賴的業務規范和技術標準。這些規范和標準應該由檔案管理部門統一制定、頒布、施行。檔案信息的標準化主要包括檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息管理標準化、檔案信息網絡標準化、檔案信息管理軟件標準化等五個方面的內容。

2.電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會對檔案信息利用的要求。檔案信息數字化主要包括四個方面的內容：檔案目錄數字化、檔案編研成果數字化、檔案全文數字化、檔案實體圖片化，其中檔案全文數字化是檔案數字化的核心問題。

3.檔案信息網絡化，是指將檔案資源進行數字化處理后，通過互聯網、局域網等計算機網絡技術，建立檔案信息網站，供公眾進行檔案信息查詢和資源共享，以實現檔案信息的開放式、交互式、社會化利用。檔案信息網絡化具有強大的優勢，可使檔案資源成為社會的共享資源和共同財富，實現不同地點的多個用戶同時受益，大大提高信息服務功能和利用效益。

二、檔案信息化數字化建設中存在的問題

1.建設任務繁重，工作見效難。在檔案信息化進程中，一要對現存館藏檔案資源進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用；三要對客戶提供網上利用平臺，搞好遠程服務；四要采取電磁屏蔽，內外網物理隔離、數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止網絡黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。要實現檔案信息化，建成數字檔案館，在財政投入沒有一個大的突破和復制技術沒有大幅度提高的情況下，也許需要數年、近十年或者更長的時間。

2.資金投入規模大，籌集資金難。加快檔案信息化建設，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備、打印、復印等設備，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續維修、更換、升級費用有多大可想而知。

3.隊伍建設要求高，適用人才難求。檔案信息化，檔案人員要與計算機、網絡打交道，是一種高層次的工作，對人的思想觀念、專業技能、寫作水平及綜合素質都有較高的要求。工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能，有獲取判斷運用信息的能力，要有精通的檔案業務知識。那種既懂檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才大受歡迎。但受傳統用人體制的制約，使人才競爭難以順利展開，加上檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。

三、積極推進檔案管理信息化數字化的對策

1.在工作目標的制訂執行上，要堅持長期目標與近期目標相結合。要按照總體要求，遵循“科學、實用、適用”的原則確定長期工作目標和近期工作目標。長期目標要做到站在制高點上，提綱挈領，通盤考慮，保持高質量和統一性，為技術發展留下兼容和擴充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費。近期目標注重實用和可行。基礎業務建設要按標準化要求進行檔案整理和電子計算機著錄與標引工作。具體工作要做細，要精益求精，不馬虎從事。要通過落實近期目標，摸索經驗，修訂和完善長期目標，改進工作，循序漸進。

對于館藏檔案和新歸檔檔案的數據處理，要區別輕重緩急予以對待。對于新舊檔案的數據處理，可按照先新、后舊的原則，對新歸檔新入館的檔案采用新的辦法進行數據處理，舊檔案放到第二步。對于館藏檔案，可按照先重點后一般的原則，在對現有館藏進行分析的基礎上，對有重要價值的檔案先進行數字化處理。借此時機對庫藏檔案進行清理，對于已經失去保存價值的檔案資料予以按程序批準銷毀，以減少重復勞動。

2.在方案的實施過程中，要堅持統籌規劃與分步實施相結合。在財力支持有限的情況下，要依據當地經濟發展水平和與檔案部門可爭取的財力，制定一個長短結合的硬件設施建設方案，先添置部分先行設備，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在計算機等硬件的配置上，應根據業務需要和人員計算機操作水平，按高中低不同檔次配置。硬件設施配置中堅持高配置服務器，低配置終端的策略，硬件替換中將高配置的新機作服務器，低配置的舊機作終端。

3.在人力資源的開發上，堅持注重引進與加強培訓相結合。要注重引進既具有計算機操作能力又懂檔案管理的復合型人才，改善人才結構。同時注意選送骨干到高等院校、專業培訓班培訓，鼓勵崗位練兵和自學成才，邊用邊學，以用促學，提高業務素質和綜合素質。

4.在資金的籌措上，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合。實現檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財政，檔案館不創造物質財富，也無創收渠道，經費只能由財政供給。檔案部門要理直氣壯地爭取領導重視和支持，將其列入政府信息化工程，解決預算經費，一次難以到位的可確定基數，分年兌現。同時，注意發揮自身的主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。

5.推進檔案信息化的法制建設。在檔案信息化建設過程中，越來越表現出對法制化的依賴。加強檔案法制化建設，是適應新時期檔案工作發展的新形勢，推動檔案事業協調、可持續發展的重要保證。要加快推進檔案信息化法制建設，適時提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設主要包括以下幾個方面的內容：一是對現有檔案法規、國家和行業標準加以貫徹執行。據有關資料顯示，在制定的技術規范中，貫徹標準的只在少數。采標率很低，大部分單位對已經頒布實施的國家和行業標準毫不了解。根據這種狀況，應以法律法規的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會的發展日新月異，檔案信息化進程不斷加快，需要對新的領域、新的載體、新的檔案關系和新的檔案管理主體進行立法，同時修改、廢止不適應發展要求的檔案法規。三是大量電子檔案能否發揮其應有使用價值缺乏法律依據。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，就需要制定相關法律加以界定，從而更好地發揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設還應包括檔案安全法規建設。現代信息社會中，檔案管理的網絡化使檔案存在一定的安全隱患，在推進檔案信息化進程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。

6.在工作成果上，堅持長期效益與當前效益相結合。同樣，檔案信息化也要講求效益，在建設過程中要做到邊投入，邊建設，邊見效，從部分信息化到全部信息化。設備的購置，先考慮辦公和檔案館目錄數據庫輸入的需要。在檔案數據處理上先輸入重要的利用率高的檔案，再輸入一般的檔案。在網站建設上先作為檔案工作的宣傳窗口和現行文件開放服務的窗口，再根據信息化進程擴展到網上檔案查詢利用服務。

參考文獻：

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1引言

在信息數字化時代，企事業人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業職工的個人經歷、綜合素質、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯系。因此，基于大數據的人事檔案數字化管理系統，能夠有效革新傳統人事檔案的管理模式，實現人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數據的數字化管理系統，主要是通過采集所需數據，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數據庫，方便未來工作時的信息數據提取以及深度分析，實現數據價值效應化[2]。因此，在大數據環境下，對企事業人事檔案進行數字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數據，充分提高利用率。在傳統人事檔案管理模式下，查詢人事檔案需要企事業單位各級職能部門相互協調，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續工作的時效性[3]。基于大數據的人事檔案管理，主要是將企事業員工的各類信息進行技術處理，實現人事檔案相關信息的數字化。與此同時，在大數據環境下，人事檔案會存入特定的數據庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。基于大數據的人事檔案數字化管理模式，通過對人數檔案數據信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數據的人事檔案數字化管理的質量，需要配備適宜的軟硬件設施。

2當前人事檔案數字化管理現狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數字化管理平臺，無法對輸入數據的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數字化管理平臺遭受網絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數據信息的利用率產生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業單位的人工成本。在傳統的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環節的真實性。

2.3數字化建設重視程度不足

部分企事業單位對人事檔案數字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現其真正的服務價值[7]。人事檔案數字化管理模式受傳統管理觀念的影響，各類人事檔案數字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數字化管理困難重重。由于企事業單位的人事檔案數量非常多，不僅需要數字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數字化管理已有制作數字檔案的規定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數據的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統的人事檔案數字化管理模式限制了其信息化的發展，甚至引發人事檔案相關數據信息的保密問題。當前，人事檔案數字化管理平臺，只支持人事檔案部門內部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數據權限共享的過程中，各層級部門未能實現信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據當前人事檔案數字化管理現狀，可以通過引入大數據技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現人事檔案相關數據的共享[8]。

3基于大數據的數字化管理系統設計

隨著大數據技術的快速發展，企事業單位的人事檔案數字化管理，不僅包括數字、符號等結構式人事檔案數據，還可以包括人事檔案的半結構式數據。創建基于大數據技術的人事檔案數字化管理系統，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數字化管理提供分析以及評估，構建管理系統框架見圖1。

3.1系統硬件設計

檔案數字化管理系統選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統環境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內存8G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。

3.2系統軟件設計

3.2.1管理權限模塊基于大數據的人事檔案數字化管理，為了規范人事檔案數據共享的權利及義務，需要明確數字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數字化人事檔案相關數據的共享層級。通過分析企事業內部不同的數字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數字化人事檔案的前提下，只有經過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業單位內部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數據技術環境下，形成局域網連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數據的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業單位內部的人事檔案具有保密性，不能將企事業單位的內部信息直接放在公共網絡。因此，在數字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。

4結語

基于大數據的人事檔案數字化管理系統，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數據、信息互聯網以及云計算等相關技術，實現人事檔案管理框架化、數字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續相關工作效率，是人事檔案數字化管理的關鍵。此外，由于企事業人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。

【參考文獻】

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[4]薛愛芹.新時期背景下企事業單位人事檔案的數字化管理[J].就業與保障，2021(3):168-169.

[5]周潔，呂東陽.數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用研究[J].蘭臺內外，2021(1):1-3.

[6]肖理婷，鄭斯予.數字化背景下干部人事檔案管理思考與探析[J].辦公室業務，2020(22):160-161.

篇8

中圖分類號：G275文獻標識碼： A

引言

隨著科學技術的發展，數字化信息技術極大地影響、促進了檔案管理工作，但從另一方面來說，檔案管理的數字化建設也為信息技術的發展提出新的要求和改革方向。為了更好地實現信息管理和服務功能，必須加快檔案管理的數字化建設，從而滿足城建的需要。

一、城建檔案管理數字化建設的意義

傳統的城建檔案主要是利用人工進行管理和檢索的紙質檔案，存儲時占據很大的面積，而且大多數的城建檔案信息只建立了檔案的分類目錄和全宗目錄，調閱時必須依靠人工查找，致使調閱的速度較慢，效率也不高。另外，由于檔案存放的分散性，使得信息資源只能借助人工進行查找和整合; 并且傳統的紙質檔案很容易在掉調閱時損壞，特別是年代較久的檔案被損壞的可能性更大; 一旦有火災或者水災發生，這些檔案就會受到滅頂之災; 城建檔案信息缺乏一定的系統性和完整性，在深度、廣度上也存在著局限性; 城建檔案信息是在各個館室內完成調閱以及保管，無法進行遠程調閱，因此不能實現資源共享，無法達到信息的交換。由于以上問題的存在，使得城建檔案的應用有了很大障礙，而且一些資源需要重復保存，這樣就會浪費很多存儲空間。而數字化檔案信息有效的避免了這些問題，它是在數字技術的基礎上，根據計算機網絡及存儲技術，能夠實現資源共享，使檔案信息能夠充分的發揮其查詢和使用的功能。

二、城建檔案數字化建設的步驟

1、建立城建檔案數據庫。第一步，將文件級目錄輸入。在建立數據庫的時候，可邊輸入邊打印，一方面將卷內文件目錄補齊，另一方面對輸入的正確性進行檢驗，以保證城建檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。

2、加強電子文件的收集與積累。電子文件有電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數字城建檔案的主要來源。為保證所形成的電子文件不會丟失，確保電子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要對所形成的電子文件及時收集積累。電子文件的收集積累，不但能確保電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性，并且也防止了信息內容的載體在個人手中丟失、損壞的現象，很好地保護了電子文件的安全，為電子文件的歸檔奠定基礎。

電子文件的收集積累范圍，應按國家有關規定嚴格執行。用載體傳遞的電子文件，要按規定登記、簽署，需要更改的，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，以防有差錯。

3、城建檔案數字化與上網利用同步。城建檔案數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。

數字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯網，建立城建檔案資料網站，實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。

三、城建檔案管理數字化建設中存在的問題

對于城建檔案來說，最重要的問題就是長期存取。隨著我國科學、技術的不斷進步，計算機的軟件、硬件技術不斷的更新，直接影響城建檔案信息的長期存取。數字城建檔案信息的需要在物質載體上進行記錄，物質載體的性能越好，存儲的時間越長，反之，物質載體的性能越差，存儲的時間越短。所以檔案信息存儲物質載體能夠直接決定數字信息的存取期限，在進行存儲載體的選擇時要注意載體的穩定性和使用壽命。

基于城建檔案的特殊性質，使得城建檔案信息具有一定的法律價值。在傳統的非信息化的檔案，即紙質檔案中，檔案信息存儲的載體是紙張，不容易被改變，所以能夠保證信息的完好，其在法律上小的效力也很強。但是在電子檔案中，一些檔案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始檔案信息，其法律價值也需要一定的時間才能得到認可。

數字檔案需要進行資源共享，信息資源共享的前提就是數字檔案應具有一個統一標準，標準的格式和規范，以實現各檔案館的檔案信息共享。但是當前，檔案館中對于數字檔案的相關規范和建設缺乏統一，一定程度上影響日后的資源共享，更不能實現信息資源的交換。

傳統的紙質檔案的存儲穩定性和保存的時間期限都比較好，所以、傳統的紙質檔案具有一定的可靠性。而信息數字化的檔案的存儲載體主要靠技術設備，又比較高的環境條件限制，缺乏穩定性，如果技術設備或者存儲載體出現問題，數字檔案就無法使用。

四、城建檔案管理數字化建設的策略

（一）大力推進數字城建檔案館建設

大力推進數字城建檔案館建設是城建檔案管理數字化建設的重要環節。城建檔案館是集中管理城建檔案的地方，應加大對數字城建檔案館的建設力度，大力推進數字城建檔案館建設。在城建檔案管理中，通過數字化建設，可以實現信息服務模式由被動“轉化”為“主動”。數字城建檔案館建設應以城建檔案信息資源利用為目的，實現檔案信息資源共享的數字信息系統。在大力推進數字化城建檔案館建設中，城建檔案部門是社會資源消費的一個系統，數字化城建檔案管理系統建設，將實施數字化檔案館建設列為重點內容，應以面向館外的“統一門戶”和面向館內的“管理統一平臺”為核心，以城建檔案信息資源利用為目的，加快數字城建檔案館建設。

（二）加大硬件投入，擴大軟件推廣

目前數字化檔案管理工作存在硬件建設低下、軟件重復開發的問題。具體體現在大部分單位的還停留在低水平的建設上，機房、網絡設備和安全設施存在諸多問題，檔案網絡建設滯后；許多單位為了率先實現數字化管理，紛紛與軟件開發公司定制檔案管理系統，導致檔案管理系統質量參差不齊，數據類型不一致，數據庫之間不能轉換，信息共享受限，浪費資源。因此，必須有計劃有步驟地進行微機硬件配置、網絡設備更新和安全設施添置，盡可能取得財政支持，營造最大限度的檔案硬件環境；隨著信息時代的到來，檔案管理數字化已成為時展的必然趨勢，因此軟件選擇是檔案管理數字化中尤為重要的一點。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發方面，建議盡快建立一套檔案數字化管理方面的軟件設計方案，迫使粗制濫造、不符合實際的軟件退出市場，并將優質的、符合現實需求的軟件推廣出去，建設一個相對統一的軟件環境。

（三）規范數字化建設，制定統一標準

檔案工作的標準化、規范化是實現數字化的必要前提和基礎，但目前我國電子檔案的標準化、規范化程度卻不高。首先，沒有形成統一的硬件環境，具體體現在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發也缺乏整體規劃性，嚴重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統一的分類編碼，降低了信息的規范性。最后，在技術方面，仍然沒有形成一個完整的集網絡技術和系統管理為一體的技術支持系統，進而導致業務性、管理性和技術性標準不統一。這些標準的不統一在不同程度和范圍內影響著信息交流的質量，阻礙著檔案管理數字化建設的步伐。因此，必須規范數字化建設，制定統一標準。具體做法是檔案管理部門必須遵循標準化原則，嚴格按照統一的標準，規范收集、編目及檢索等基礎性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關標準，為檔案管理數字化的標準化提供法律依據。

（四）提高人員素質，增強業務水平

提高人員素質，增強業務水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領導。具體措施是成立以主要領導為核心的工作領導小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務和責任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學決策、處理問題的能力，從而確保任務完成。另一個方面是加強人才隊伍建設。人才隊伍的建設分兩個方面，一是給組織內具有扎實專業知識功底和發展潛力的人才提供施展才華的舞臺，并對已經確定的重點培養人才加強培訓，促進其業務素質的提高；其二是根據檔案管理數字化的需要，組織還要積極引進具有技術專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。

結束語

城建檔案作為城市規劃、建設管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，因此我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展，從而為建立一套完備的數字化城建檔案管理系統奠定堅實的基礎。

參考文獻：

篇9

1.提高信息的利用率

長期以來圖書館的檔案其存在的形式都是通過紙質的實物形式存在，這對于檔案的保存、采集、利用都會帶來一定的弊端，但是對圖書館檔案進行數字化的管理，就可以將各種檔案信息加工成計算機可以識別的數字化信息資源，將檔案變成電子文獻，這樣就改變了傳統紙質檔案信息中存在的管理成本高、查詢困難、資源難共享等問題。

2.提高了管理的效率

對圖書館檔案管理進行數字化建設，就能改變之前只能靠人力來對檔案進行管理的狀況，減少不必要的、繁瑣的工作。對檔案進行數字化管理可以通過各種的高科技對檔案進行管理，例如計算機技術、數據庫技術、掃描技術等等，運用這些技術能更好的對圖書館的檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索、利用，這樣就能實現對圖書館檔案管理的自動化，從而節省了大量的人力、物力、財力，提高了對于檔案管理工作的水平和效率。

3.實現了真正的資源共享

圖書館其主要的目的就是服務群眾，為群眾提供相應的需求。對圖書館檔案管理進行數字化建設，就能通過網絡對信息進行傳遞，擴大圖書館信息資源共享的范圍，打破了地域的界限，實現了真正的資源共享。圖書館檔案管理數字化建設打破了時間和空間的限定，可以從不同的角度滿足不同用戶的不同需求，使得用戶能夠隨時隨地進行信息的交流和共享，這樣就能促進信息資源的合理流動。所以，在進行圖書館檔案管理數字化建設的過程中，不應該局限于本地區、本校園或者是本系統，應該擴大服務的范圍，為遠程的用戶也提供相應的服務。

二、圖書館檔案管理數字化建設的策略

1.完善圖書館檔案管理數字化建設的配套設施

要想真正的實現圖書館檔案管理的數字化，就必須要軟硬件一起抓，完善數字化建設的配套措施。在硬件方面，必須要建立相關的數字化設備體系，其中包括計算機、交換機、視頻音頻信息采集設備、掃描儀設備、服務器等，在建立起這些設別以后還需要對這些設備進行相應的跟蹤和檢測，在發現設備出現落后時立馬對其進行升級。而在于軟件方面就是需要對圖書館檔案管理的數字化建設中建立出一套相應的數字化管理系統，第一需要建立的就是就接收和采集系統，這個系統主要的目的就是保障檔案的真實、可靠性，其中就包括接收各部門的移交的電子檔案、電子目錄、檔案資料征集、工作管理等，在接收后再對其進行適當的管理。第二點需要建立的就是管理的儲存系統，這個系統主要的目的就是保障檔案的安全、完整性，其中包括檔案資料的動態管理、數據安全和維護、辦公自動化管理等。第三點需要建立的就是開發利用系統，這個系統的目的就是為了實現檔案管理的網絡化，其中就包括檔案的登記、調卷、加工、編排、檢索、檔案信息網站等。

2.檔案管理要重塑原文資源庫

原文資料包括了紙質資料、影像資料、聲音資料等，其實最主要的資料，具備著一定的權威性，因此，在對圖書館檔案管理進行數字化建設的過程中，不能只滿足于數字化的建設，還應該要加強對于原文資源庫的重塑，圖書館主要的目的還是為了滿足人們閱讀、查閱資料等需求，所以，在進行數字化建設的過程中，需要將原文的資料和開放檔案的用戶目錄數據所結合起來，這樣不僅能保證圖書館檔案資料的權威性，還能保障檔案資料的準確、科學性，實現圖書館資源數據資源最大程度的利用。

3.在進行數字化建設的過程中需要各部門之間的互相融合

篇10

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.119

[中圖分類號]G647.24；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

0 引 言

信息時代的到來，要求高校的檔案管理必須向檔案管理信息化轉變，必須注重計算機和網絡在檔案管理中的重要作用。而且，教育部和國家檔案局也共同提出要加快高校檔案管理信息化建設的進程，要求要不斷提高高校檔案管理的基礎業務水平。高校n案管理信息化主要是指通過運用計算機技術和信息網絡技術，將傳統的紙質版的檔案資料和音頻資料轉移到計算機等電子設備中，以實現檔案資料的網上管理。雖然各大高校也在落實政策，進行檔案管理的信息化建設，但是信息化建設的結果不是很理想，還存在許多需要改進和完善的地方，必須不斷對其進行優化，使其管理水平進一步得到提高。

1 當前高校檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 缺乏完備的基礎設備

硬軟件基礎設施是高校檔案管理信息化建設的基礎，沒有這些基礎的設施，檔案管理信息化建設也就失去其存在的物質載體。然而，各高校的硬軟件配備情況卻不是很理想，有的高校認為配備幾臺計算機就實現了檔案管理的信息化，而沒有對計算機進行相應程序系統的設置，也沒有配備其他相機、掃描儀等基礎電子設備。

1.2 未建立完整的檔案信息數據庫

高校檔案管理信息化建設中的一個關鍵方面，就是要建設一個完整和持續更新的檔案信息數據庫。而各大高校檔案信息數據庫的現實狀況是，錄入的檔案信息不完整，只是走形式象征性地錄入一些信息；錄入信息之后就不再管理，很少根據現實情況進行更新；錄入的信息未經嚴謹的核實，存在虛假的信息等。總之，各大高校所建立的檔案信息庫還存在不全面、不真實、更新不及時等問題。

1.3 缺少專業的檔案管理人員

高校檔案管理的信息化過程不同于傳統的檔案管理過程，其中必然會涉及電子計算機等網絡技術，因此，對檔案管理者的綜合素質有了更高的要求。檔案管理者不僅需要具備基本的檔案管理的業務能力，還需要具備熟練的計算機能力以及其他電子設備的使用能力。但是現實情況卻是各高校的檔案管理者要么具有基本業務能力，要么具有計算機使用能力，很少同時具有業務能力和電子設備使用能力。

1.4 未意識到檔案信息的安全問題

各高校在進行檔案信息化的建設過程中，很容易忽視的一個問題就是檔案信息的安全問題。因為在傳統的檔案管理中基本不會出現安全問題，而實現檔案管理信息化之后，就必須高度重視檔案信息的安全問題，防止黑客或其他人的惡意攻擊以及電腦病毒等帶來的信息丟失問題。

2 高校檔案管理信息化建設的優化渠道

2.1 完善檔案信息管理的基礎設施

各大高校要想真正實現檔案管理信息化就必須打好根基，也就是要完善檔案管理的各種硬軟件設施。檔案管理信息化過程是一個復雜的過程，涉及眾多信息的輸入、更新、交換和共享等，因此，配備的計算機必須是高端的而且要設置好相應的系統程序。同時，也要配備相機、掃描件、錄像機等其他電子設備，以用來進行圖文的拍照、掃描和錄像等。總之，就是要加大資金的投入，完善硬軟件基礎設施，為真正實現檔案管理信息化打下堅實的基礎。

2.2 加快檔案信息數字化的進程

要想真正實現檔案信息的數字化，首先，需要將所有人的檔案信息錄入電腦中，不僅包括文字信息還包括音頻信息等，保證信息的完整性；其次，需要將錄入的信息數據進行認真的核實，保證信息的真實性；最后，還要不斷更新和管理信息，保證信息的及時性。總之，加快檔案信息數字化的進程也就是保證信息完整性、真實性、及時性的過程。

2.3 培養專業的復合型檔案管理人才

檔案管理人才作為檔案管理信息化的核心，必須注重對其綜合素質的培養。檔案管理人員應該是同時具有計算機等電子設備使用能力和檔案管理基礎業務能力的復合型人才。一方面，對現在任職人員的實際情況進行相對應的專業培養，以彌補其所欠缺的方面；另一方面，專業培養一批同時掌握計算機技術和專業檔案管理技術的復合型人才。

2.4 提高檔案管理信息化中的安全意識

雖然高校通過檔案管理信息化的建設，檔案信息實現了網上共享，為管理檔案資料提供了巨大方便，但是檔案信息的安全問題是絕不可以忽略的。一方面，必須提高檔案管理人員的安全意識，提高其日常工作中的安全警覺性；另一方面，注重電腦自身系統的防護功能，避免黑客及其他人的惡意攻擊，及時備份檔案資料，避免因病毒等因素造成資料的丟失。

3 結 語

高校檔案管理信息化的建設過程是一個不斷完善的長久過程。高校必須針對目前出現的問題，采取對應的措施，如完善檔案信息管理的基礎設施、加快檔案信息數字化的進程、培養專業的復合型檔案管理人才及提高檔案管理信息化中的安全意識等，來推動高校檔案管理信息化的建設，來提高高校的檔案管理水平，從而使其更好地發揮作用。