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篇1

中圖分類號G2 文獻標識碼A 文章編號2095―6363（2017）03―0012―01

隨著計算機技術、網絡技術的普及，高校檔案管理服務也得到了創新發展，檔案管理形式由人工變為計算機系統管理，但這還需要管理人員創新服務模式、完善服務制度，繼而提高管理效率。

1高校檔案管理服務模式論述

1.1高校服務方法的必然選擇

21世紀的今天，智能化、大數據、數字化、立體化成為時展的新名詞。實行信息化技術、計算機技術是創新工作方法的必然選擇，所以，新形勢下高校檔案管理需要由傳統的紙質管理轉變為計算機系統管理，相對于傳統的管理形式，計算機系統管理具有儲存量大、內容完善、不易丟失等特點。另一方面，高校檔案管理服務模式對高校信息資源共享具有重要的作用，教師和學生通過資源共享搜索信息，方便快捷，這也是傳統檔案管理服務模式不可比擬的。

1.2社會發展的需求

隨著時代的變遷，社會的進步，如今我國高校教育制度實現了全面改革，無論從教育教學還是管理上實現了創新，而高校檔案管理作為學校管理的一部分，只有創新服務模式才能跟上現代教育的步伐，跟上社會的發展腳步。高校檔案信息服務模式創新增加檔案信息使用率，也是順應時代的發展

1.3高校檔案管理服務模式設施要求

高校檔案實現信息化管理不只是幾臺電腦就能夠實現檔案服務新模式的，而是需要在滿足硬件條件下兼備軟件設施。根據現階段高校檔案管理服務模式狀況看，多數學校雖然兼備硬件條件、軟件條件，但是依然沒有實現服務模式的轉型，究其原因，沒有充分利用這些基礎設施實行檔案管理服務模式，因此，高校檔案管理服務模式也是規劃化的要求，需要做到物盡其用才能全面實行檔案管理服務新模式。

2高校檔案管理服務模式方法

2.1創新管理服務內容

隨著網絡信息化發展，高校檔案管理也正在朝著信息化的步伐前進，通過引進現代技術提高管理服務效率。第一，高校檔案管理服務以服務為主導進行擴展，內容涉及較多，所以，需要凸顯高校檔案管理服務影響，跟上現代化發展步伐，實行現代化服務內容，進而提升服務水平，推動高校信息服務效率；第二，在現代化技術發展中，高校檔案管理需要對有關服務內容創新，實現高校優質化管理。

2.2管理服務形式的創新

高校檔案管理服務主要以服務高校為核心，因此，服務方法對高校檔案管理工作有著直接的影響。服務方法的錯誤將會影響高校的管理形勢。所以，現代化信息技術條件下，檔案管理工作需要在服務上創新。第一，檔案管理者需要具備較高的服務意識，創新服務方法，e極主動服務，進而展現檔案管理的服務人性化；第二，高校檔案管理服務創新需要立足于長遠發展，結合當下管理現狀、結合長遠發展目標，制定一套完善的管理機制；管理人員需要朝著多樣化、人性化發展模式，提高檔案管理服務效率；另一方面，高校檔案管理者在工作時需要抱有一顆積極向上、努力做好本職工作的態度，熟知檔案管理流程，確保檔案管理的有序進行，同時確保檔案管理服務的有效實施；做好資源共享配置，注重檔案管理、檔案服務，從根本上提升檔案管理效率。

2.3檔案管理者素養提升

高校檔案管理服務模式的提升需要管理者具有專業的管理經驗，管理者水平直接影響檔案管理情況，所以，現代化發展下需要提升檔案管理者的管理水平、專業知識、綜合素養等，只有這樣才能確保檔案管理的有效進行。但是怎樣提升管理者的管理水平，成為高校檔案管理工作的重點。基于此點，筆者將其總結為幾點：第一，管理者創新服務理念。一直以來，我國傳統觀念影響較重，在其管理方式、思想意識上傳統觀念根深蒂固，因此，想要提升檔案管理服務模式需要創新服務理念，從思想意識上轉變管理方式，凸顯自身管理能力，進而提升管理效率；第二，提高管理者業務能力，特別在現代化發展下，高校管理服務需要打破傳統單一的服務形式，轉為多元化服務方法，進而推動服務業務的多元化。如果管理人員管理水平低則會對學校檔案管理造成制約，影響管理水平的提升。所以，提升管理者的業務水平得到管理水平的提升。例如：提升管理者的計算機操作技巧、多媒體技術等，從根本上確保檔案管理業務水平跟上現代化發展形勢。學校需要培養一批高水平、高素質的管理團隊，為管理水平的提升提供前提保障。另一方面，培養具有創新意識的服務團隊，根據現代化形勢創新服務模式，提升高校檔案管理的服務水平。

2.4創新服務方法

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1.1基于云計算的檔案管理服務更加完善

計算機技術的不斷發展讓檔案管理服務水平也獲得提升，隨之上升的還有檔案管理的信息量。云計算技術下，應用軟件更加獨立，因此可以將零散儲存起來的檔案信息整合到一起，使用者可以通過統一的登錄方式查詢相關信息，操作更加便捷。此外，各種應用服務的集成可以為一站式服務提構建平臺，有效提高了檔案管理的服務水平。

1.2基于云計算的檔案管理服務具有可持續性

傳統的檔案管理一般將檔案信息儲存在固定的服務器上，如果服務器出現故障或是遭受惡意攻擊，管理者就不能利用網絡查詢以及管理檔案信息。而云計算管理的服務器集群非常強大，以此為支撐的檔案管理平臺可以將檔案信息以及相關數據分布到不同的服務器上。這樣即使服務器出現故障，也可以利用其它服務器將需要的數據備份到其它服務器上，繼續提供管理服務。

2.基于云計算的檔案管理服務創新

2.1實現資源共享

構建好云服務平臺之后，管理者可以將檔案信息儲存到“云”中，在自身優勢下實現特色資源以及數據庫信息的共享。此外，基于云計算的檔案管理服務平臺實現了資源共享服務的創新之后，可以根據讀者的需求實現靈活調度，彌補部分服務器資源不足的缺陷，讓資源更加充分地共享，讀者也因此可以及時獲取需要的資源，享受到更加全面的服務，最大限度地滿足讀者的信息需求。

2.2確保數據存儲的安全性

信息安全是信息時代最為重要的課題，因此也一直是信息技術的重點研究方向。云存儲方式可以讓基于云計算的檔案管理服務平臺通過集合應用軟件的方式讓他們發揮協同作用，同時為讀者提供業務訪問和數據存儲功能。用戶將數據存儲在“云”端，而應用程序則在服務器端運行，在提供無間斷服務的同時還可以并在這一基礎上確保數據存儲的安全性。

2.3靈活的定制服務

基于云計算的檔案管理平臺可以讓讀者根據自己的喜好和需求定制相應的服務以及應用，然后云服務管理平臺根據讀者的要求進行相應的部署。讀者定制服務以后如果不滿意也可以自行退訂或者刪除。

2.4高層次服務

信息技術的不斷發展那，人們的需求也更加多樣，要想獲得用戶的支持，需要全滿滿足用戶的各項需求。基于云計算的檔案管理平臺具有更加便于操作的特點，用戶很容易就可以掌握獲取需求信息的方法和途徑，用戶利用網絡搜索需要信息的意識也會得到加強。此外，基于云計算的管理服務平臺還可以將重要的信息知識分享到網上，以此來提高用戶的分析和發掘有效信息的能力，讓用戶享受到更加高層次的服務內容。

2.5智能推送服務

云計算的計算能力超強，這一優勢可以用于構建智能跟蹤平臺，根據讀者的搜索信息判斷讀者的喜好和習慣，然后利用推送服務為讀者提供可能需要的信息，充分體現出其服務的人性化。此外，云計算還可以支持檔案館利用移動服務商所提供的網頁瀏覽功能，為用戶在手機上訪問需要的WAP網站，讓服務更加全面，讀者也可以隨時隨地查詢需要的信息。

2.6針對

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中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）23-0023-02

科研檔案是在科研活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的歷史記錄，直接記錄了每一個研究活動的全過程，具有客觀真實性和完整成套性的特點，它既是科研項目的直接產物，又是繼續開展科研項目的基礎和階梯[1]。因此，對于科研檔案管理顯得尤為重要。然而，大數據時代的到來[2]，科研項目的復雜化以及科研用戶的檔案信息需求的轉變，促使傳統檔案管理服務模式的轉變；與此同時，檔案信息的來源廣泛、載體豐富、內容復雜，導致由傳統的檔案查閱服務逐漸轉向主動式服務，給數字檔案館的檔案管理實踐提出了新的挑戰。

一、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的需求

1.大數據時代的挑戰。大數據對國家的治理模式，對企業的業務模式、組織和業務流程，對個人生活都將產生巨大的影響。整個世界步入了大數據時代，這給檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化[3]。伴隨著大數據時代的到來，一方面，傳統檔案的紙質文件管理，已遠遠不適應信息發展的需要，同時各類文件的增多，庫房資源也成為檔案管理存儲的瓶頸；另一方面，傳統的檔案系統已無法滿足大數據檔案的管理，必須采用新技術對大數據檔案進行分布式存儲和快速化檢索。因此，全方位的平衡科研用戶的研究資源及其檔案處理工作，支持科研項目的順利推進，對檔案管理服務提出了新的要求。

2.科研項目的挑戰。信息技術的日新月異，各類學科的逐步交融，提升了科研項目的規模性[4]，必然促使著科研項目朝著復雜化的方向發展。科研項目覆蓋學科多，涉及人員多，更加注重全球性、跨領域的協同研究，使得研究過程中檔案的編研與分類工作具有極強的多變性和綜合性特征；另外，科研項目的復雜性要求科研用戶必須自己從得到的檔案信息中進行二次加工，增加了檔案用戶對信息理解和分析的工作量，同時也拉大了數字檔案管理主體與檔案服務對象的距離。因此，這種綜合性與交叉性的科研項目不斷促使著檔案管理的理論含義不斷擴展，檔案管理的技術手段不斷創新，檔案管理的業務環節不斷靈活，檔案管理的內容載體不斷豐富。

二、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的影響因素

科研用戶、檔案資源與檔案管理服務團隊是服務活動得以順利開展不可或缺的主體，只有把握三者之間的交互關系，才能充分發揮其相應的優勢，其中重要環節包括：（1）檔案管理服務團隊。面向科研全生命周期開展檔案管理服務工作，具有專業背景強、支撐材料復雜的特點，傳統被動的檔案查閱服務已阻礙了檔案管理服務的發展，因此，必須對檔案采取進一步的加工、轉換，因此，依靠專業化的檔案管理員和檔案信息分析師是檔案管理創新服務的重要條件。（2）科研用戶溝通機制。建立穩定的科研用戶溝通反饋機制是開展檔案管理服務的重要環節。事實上，此環節貫穿于科研項目的整個過程，需要多種服務溝通機制來保證服務模式的開展。因此，檔案管理服務團隊與科研用戶定期或不定期地開展交流會，及時收集科研用戶需求，輔助其完成檔案編研工作，保證檔案工作持續規范地推進，此外，在借助傳統面對面、電話等交流方式的基礎上，同時采用討論組、微博、論壇、微信等即時工具進行反饋交流[5]。（3）檔案分析利用模式。傳統的基于館藏檔案的手工整理、匯總和歸檔，已經不能滿足大數據環境下的檔案信息工作，在大數據時代，檔案管理將是在云平臺上建設云檔案系統，實現云存儲，并基于此，將支持檔案的各類有價值的信息資源進行不斷地整理、分析、挖掘，形成檔案的智慧分析庫，為科研項目的實施提供支持。

三、面向科研項目生命周期的檔案管理服務分析

科研項目生命周期包括項目開題、項目計劃、項目執行和項目結題，科研項目的檔案管理服務團隊根據不同層次用戶的研究進展，以合作的方式，獲取項目生命周期每個階段的實時檔案資源需求，同時以檔案資源集為基礎，建立檔案智慧分析庫，為其提供個性化的檔案分析與管理服務。檔案管理服務團隊圍繞科研項目的整個生命周期，對科研用戶的需求進行分析與獲取。首先，檔案管理服務團隊通過深入到科研用戶的物理場所，了解、分析和解答科研用戶的檔案編研等相關問題；其次，檔案管理服務團隊成為科研用戶的成員，共同參與到科研項目之中，在了解科研用戶檔案文獻資源需求的同時，能夠及時地提供檔案資源管理服務；最后，檔案管理服務團隊通過檔案信息管理系統，進行檔案資源的分析與服務[6]。這樣，通過多種方式的綜合應用和靈活轉化，確定科研用戶需求，并結合檔案管理服務團隊關于項目的具體推進情況，實時提供檔案管理的專業化服務。

1.相關檔案推薦。在科研項目選定過程中，由于科學項目具有一定的復雜性，檔案信息對于科研用戶對研究問題趨勢的了解和思路的梳理是很重要的。檔案管理服務團隊通過當前現狀的調查，向科研人員提供其支持項目研究發展的相關研究歷史檔案成果，為科研用戶提供系統化的檔案報告。

2.規劃檔案咨詢。由于科學的整體性、系統性和全局性，檔案管理服務團隊可以根據項目的總體規劃綱要，幫助科研用戶能對項目的檔案分析管理在一定程度上實現整體性的把控，同時，通過與科研用戶的溝通和反饋，提供個性化的檔案信息咨詢服務。從而，加快了科研用戶的技術路線報告、技術方案文件等檔案的編研工作進度，促進項目推進。

3.文件檔案分析[7]。在科研項目執行過程中，針對支持項目的數據檔案公共平臺，科研人員必須利用相關項目的檔案信息文件，從中發現問題的解決思路和經驗，防止重復性工作。而通過對具體相關科學領域檔案的組織，檔案的分析、支撐科研問題的檔案鑒別是檔案管理服務團隊的優勢。利用這一優勢可以減輕科研人員的負擔，能夠形成嚴格標準地面向過程監控的科研檔案集，其中包括和資源協調文件等相關文件檔案。

4.專題檔案總結。在大型科研項目結題過程中，由于檔案信息門類繁多，項目持續時間較長，因此，檔案管理服務團隊可以作為整個科研項目組的一員，依據數據生命周期全面分析整理并記錄科研用戶的紙質和數字檔案處理情況，同時，依據研究生命周期，細致總結各階段研究成果和檔案文件資源，并進行相關性的處理、統一的整理和歸檔，從而能夠進一步促進科研成果的總結與推廣。

四、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的挑戰

當然，面向科研項目生命周期的檔案管理服務工作，在實際過程中主要有兩方面的挑戰：

1.檔案信息安全性。檔案管理服務團隊對科研用戶的檔案信息是實時獲取的，并且與其進行深度的反饋，但是，一個完成的科研項目持續的時間比較長，在這整個時間段，由于人為或突發事件的影響，可能導致科研用戶的部分檔案信息遭到泄露。因此，檔案管理人員必須樹立檔案安全保密意識。另外，科研用戶在與檔案服務人員共享檔案的同時，應該及時告知檔案信息的重要程度以及存儲訪問方式，這樣，通過科研用戶與檔案服務人員的協同，就可以保證檔案信息的安全性。

2.檔案信息的深度整合[8]。檔案管理服務是在傳統相關檔案信息資源有序配置的基礎上進行分析的。因此，圍繞一個科研項目，所涉及的檔案信息種類繁雜，同時，參與項目的科研用戶也在不斷地更替和變化，加大了對于龐雜的檔案資源的有序整合難度。此外，為了支持項目的執行進度，還需要對相關檔案信息進行獲取、共享和分析，這又進一步增加了檔案信息的多層次整合的難度。

面向科研項目生命周期的檔案管理服務，能夠以綜合化的方式參與到科研用戶的檔案管理和服務過程中，深化了科研用戶的互動體驗。在充分了解用戶需求的基礎上，能夠發揮檔案管理人員的專業才能，為科研用戶提供基于實際問題的檔案知識資源方案[9]，此外，檔案管理服務團隊能夠與科研用戶進行充分的溝通與反饋，這樣可以對檔案管理服務進行跟蹤，從而有效增強檔案服務價值，提升用戶滿意度。

參考文獻：

[1]王淑改.企業科研檔案管理初探[J].北京檔案，2012，（1）：28-29.

[2]Big data：The next frontier for innovation，competition，and productivity[R/OL].[2013-01-11].http：///insights/mgi/research/technology_and_innovation/big_data_the_next_frontier_for_innovation.

[3]蘭祝剛，惠英，李剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案，2013，（9）：74-75.

[4]強伯勤.“大科學”與“小科學”的統一[J].中國醫學科學院學報，2007，（3）：291-292.

[5]鄧菲，李宏.嵌入科研的情報研究服務新模式探究[J].情報理論與實踐，2013，36（7）：10-14.

[6]初景利.學科館員對嵌入式學科服務的認知與解析[J].圖書情報研究，2012，（3）：1-8，33.

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云計算技術具有虛擬化、靈活定制、動態可擴展性、高可靠性和安全性、高性價比以及強大的計算、保存能力等諸多特點，在云計算技術中，主要是利用應用軟件來對硬件資源進行虛擬化管理，不同用戶可以根據需求定制各種服務資源，并隨時將自己的服務器加入到服務器群中，對提高云處理能力起到了重要作用。而且云計算服務器端還能夠為廣大用戶提供具有較高安全性的數據保存中心，用戶只需輸入用戶名和密碼就能夠實現對共享數據的訪問。另外，利用云計算技術只需使用定制軟件和服務模式，對硬件設備要求不高，能夠為用戶節約一定的成本。大量服務器共同組成的云計算云端，具有無法估量的存儲空間。

2 云計算創新檔案管理服務的優點及必要性

（一）云計算檔案管理服務的優點

一是服務全面性

計算機進行檔案管理，有利于進一步優化檔案管理服務質量和人員設置，使檔案管理工作的服務性能和操作效果更加完善。以云計算技術為依托，用戶通過軟件就能夠單獨進行操作，實現資源整合和合理配置，對檔案信息實現條理化儲存，為用戶進行檔案信息查詢提供更多便利。

二是保存持續性

云計算檔案管理工作中，采用集群的儲存方式來對檔案信息進行保存，有效保證了檔案信息的分配給可能通過。另外，各類檔案信息分類存儲于計算機服務器中，即使發生災害事件，檔案信息資源也不會受到影響，有效確保了檔案信息保存的持續性。

三是管理高效性

基于云計算基礎上，創新檔案管理服務，能夠使人員工作量大幅度降低，工作效率切實提高，有效提升檔案管理服務水平，實現檔案資源的高效配置，使檔案管理工作更具高效性、系統化。

（二）檔案管理服務創新的必要性

檔案管理工作的最終目的是為用戶提供更加優質、高效的服務，同?r檔案服務的質量還會直接關系到檔案管理工作的發展。因此在檔案管理工作中，檔案管理人員要加快創新檔案管理服務，充分以計算機技術為依托，加大對服務空間的開發力度，努力提高檔案管理服務質量和層次，更好滿足檔案需求對檔案信息查詢的需求。檔案管理人員還要具有較強的創新意識，才能在檔案管理服務中運用好現代化技術和設備，實現檔案信息的管理、存儲及服務等多方面的創新發展，努力提高檔案服務水平，更好滿足社會發展過程中對檔案信息的需求。

3 基于云計算的檔案管理服務創新措施

（一）靈活運用，實現檔案信息資源共享

云計算技術的使用，使檔案管理人員可以將數據等信息全部上傳到云計算中去，利用云計算本身的優勢做到信息共享的最大化。在檔案管理期間，要對服務進行靈活創新，根據用戶實際情況調整服務策略，保證資源完備性和實現用戶共享，從而為用戶提供最滿意的服務，使其能夠隨時通過云計算服務平臺了解信息數據等資料的查詢，實現資源利用率最大化。

（二）整合平臺，確保檔案信息存儲安全

檔案信息安全是信息時代的重要課題，這也是現代信息技術重點研究的目標。檔案管理運用云計算管理方式，將檔案管理服務中的各個平臺整合起來，共同發揮作用，更好為企業提供業務訪問和數據傳輸功能。它將用戶數據傳輸到云端，在多個服務器中進行儲存，有效的保證了數據的安全。可以隨時獲取想要的數據，保證檔案管理服務的同時，確保數據的安全性。

（三）加強學習，開啟檔案管理服務模式

基于云計算機的檔案管理服務平臺，可根據需要進行應用，滿足不同需求，并根據滿意與否隨時進行退訂。檔案管理是一種知識管理工作，隨著社會發展，檔案管理工作人員需要不斷加強檔案管理意識，要通過學習不斷實踐鞏固，樹立正確的人生觀和價值觀。還要認真學習有關法律，了解檔案的真實面貌。同時要熟練掌握檔案管理工作的技術，不斷提高自身專業性，也可適當提高檔案管理人員待遇，激發他們工作積極性。

（四）滿足需求，提供智能推送服務

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一、當前城建檔案建設管理模式的現狀

（一）資料滯后。

對于城市飛速發展的今天，城建檔案管理與城市建設存在不相適應，相應的資料的管理和城市的建設不能滿足現在社會的需要。城市建設竣工之后有些相關資料沒有及時地送到城市建設部門的檔案室，進行歸檔處理，使城市建設的整體文件不完善，導致工程資料在網絡系統中情況不明確，為城市建筑留下了嚴重的隱患。城建檔案的管理工作主要就是對工作的總結，也就是領導決策的參考，對于所發生的事情應該記錄在檔案，也就是社會活動的記錄，因此，城市檔案建設應該及時歸檔，使檔案能夠反映之前所發生的事情，更好地為城市建設提供方向。

（二）管理滯后。

城建檔案管理中沒有充分地體現現代化城市建設的要求，城市檔案對于城市經濟的發展具有直接的影響，檔案管理也就是對城市建設的認識，可以有效減少城市財力物力的浪費，提高城市經濟效益。檔案是反映城市管理的重要依據，城市建設管理工作最主要的就是對城市的環境和歷史文化的管理，同時也是十分復雜的系統工程，管理中的每個環節都需要準確的數據作為參考，對于這些數據的使用都是通過檔案得來，都需要及時地記錄。

（三）技術滯后。

城市檔案管理沒有達到現代化城市的要求，當前的城市檔案管理雖然使用了計算機先進技術，但是對于現代計算機技術的運用十分局限，沒有完全對計算機檔案模式進行數字化管理，沒有從根本上改變管理方式，對于檔案的管理本身也就存在嚴重問題，對于知識的占有和信息的轉化利用都停留在比較落后的基礎上，對于信息技術的適應沒有完全整合，城市檔案管理的發展需要更好地運用信息技術。

二、新形勢下城建檔案管理模式的對策

（一）觀念的轉變。

新模式的發展主要是受到思想觀念的沖擊，對于市場經濟的建設要從商業的發展模式進行研究，通過有效地履行自身的社會職責換取自身發展需要的環境，同時還要有效地從社會的自身使命出發樹立正確的指導思想，實現觀念的轉變，這樣才能更好地提高城市檔案管理模式。對城市的管理要建立更好的管理方法，與城市建設的實際情況保持一致，積極地建立檔案管理的新思路，提出城建檔案管理工作經濟的需要，更好地提出城市建設的檔案管理措施，管理信息轉變，通過對檔案服務綜合服務的改革，轉變思想觀念，不斷推進檔案管理工作的開展。

（二）城建檔案管理的制度化。

在檔案管理制度的建立過程中，城建檔案管理的主要原則就是進行制度化，隨著檔案室內部網絡的建設，也就可以充分地利用網絡技術提高檔案管理的服務，對檔案數據及時上傳，讓檔案信息能夠第一時間查閱到，為用戶提供更好的服務。城建檔案管理主要就是對檔案進行評估，健全城建檔案各個方面的內容，不斷豐富城建檔案中的內容。同時我們還要建立專業的檔案管理人員隊伍，對管理人員進行嚴格的檔案管理工作培訓，以更好地實現檔案的管理和利用。

（三）實現資源共享。

在對城建檔案資源建設中要更好地構建計算機檔案管理服務，管理者可以將檔案信息儲存到云計算中，通過自身的優勢實現數據信息的共享。在對檔案管理開展的過程中，主要是創新管理的觀念，在實現資源共享的檔案管理服務過程中，要根據人們生活中的需要進行調節，對部分資源不足的現象進行補充，更好地讓所擁有的資源進行共享，為企業提供所需要的資源，同時使其享受到更加全面的服務，實現信息利用的最大化。

（四）確保信息儲存的安全性。

城建檔案信息安全是信息時代重要的課題，這也是現代信息技術重點研究的目標，檔案管理運用云計算管理方式，就可以更好地將檔案管理服務中的各個平臺整合起來，讓它們共同地發揮作用，同時也能更好地為企業提供業務訪問和數據傳輸功能，將用戶數據傳輸到云端，保證數據的安全，可以在多個服務器中打開的方式進行儲存，使其可以隨時獲取想要的數據，保證檔案管理服務更加完善的同時確保了數據的安全性。

（五）搞好多元化服務。

隨著城建檔案管理力度的加強，社會對城建檔案建設的需求呈現多元化的趨勢，傳統的檔案管理也面臨巨大的挑戰。在信息技術不斷發展的今天，人們的需求也是多樣化的，想要得到人們的支持，也就要滿足企業的各項需求，基于計算機的檔案管理平臺也就應該更具有特色，使用戶更加容易掌握，能更好更快地找到需求的信息資源，有更強大的搜索功能。新形勢下計算機對檔案管理服務可以根據用戶所需進行分析，快速地將信息展現在用戶的眼前，讓用戶享受到高層次的服務。

三、結語

新形勢下城建檔案管理可以有效提升服務水平，可以更好地完善檔案管理服務，實現檔案管理服務創新具有十分重要的意義。保證檔案數據儲存的安全性，為人們提供不間斷的服務，通過對城建檔案管理服務的創新，能夠更全面地滿足企業日常多樣化的需求，更有效地提高檔案管理服務質量。

【參考文獻】

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1、數字檔案室建設。這是水文檔案管理服務信息化的核心要件。目前，國家正準備提出全國數字化檔案館（室）建設方案。因此，水文數字檔案室建設正當其時。作為水文檔案存放、整理和加工中心，水文數字檔案室應當根據需要配備必要的計算機系統工作站、掃描儀、刻錄機、光盤庫和中轉服務器等信息技術設施設備。同時，根據國家統一規范的數字檔案管理規則和標準，設置相應的管理服務軟件及其傳輸瀏覽等應用系統，從而真正建立起集信息收集、加工、館藏、交流、利用于一體的現代化數字檔案室。

2、信息化網絡建設。這是水文檔案管理服務信息化的基礎支撐。根據數字化歸檔的要求，需要在水文系統構建三個對接電子網絡。一是機關內部的局域網絡。在單位內部實現各部門之間和數字檔案室與各部門之間的有效對接，并在辦公自動化、無紙化的前提下實現資料文件的數字化歸檔。二是聯結各個基層水文站的數字信息傳輸網絡。各基層的自動化和數字化水文站點的文字、圖像等數字信息要適時同步地通過專用互聯網絡傳遞到水文信息處理中心，實現適時測報分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網絡。通過互聯網絡聯通，實現與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。

3、數字檔案資源建設。這是水文檔案管理服務信息化的重要基礎。首先，要根據實際需要和有關標準，對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進行數字化歸檔處理，以磁盤、光盤等介質進行分類陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運用歸檔整理應用軟件，對新生成電子文件和數字信息資料及時予以歸檔。第三，要盡可能地將有價值的數字檔案信息在外網空間，切實豐富外網水文信息資源的內容。

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一、現階段檔案管理服務存在的幾點問題

1.沒有意識到檔案管理的重要性

檔案信息資料是各單位的重要資源，合理使用能夠為單位帶來巨大的經濟效益與社會效益[1]。目前，很多單位還沒有充分意識到?n案的重要性，導致檔案部門薪資待遇水平偏低，很難招聘到專業性人才。因此，檔案管理工作進程緩慢，難以跟上社會發展當代步伐，不能發揮其重要作用。

2.檔案管理人員缺乏專業性

檔案管理工作內容復雜，需要專業工作人員加大時間與精力的投入，才能保障其工作效率與工作質量。但由于單位對檔案管理工作缺乏重視，使其工作崗位處于“可有可無”的狀態，難以提高工作人員的積極性。因此，大多數從事檔案管理工作的人員，基本都是非專業性人員，沒有檔案管理的系統知識與專業技能，不具備主動革新的管理理念，從而導致了檔案管理工作的發展緩慢，難以起到服務單位、創造價值的作用[2]。

3.檔案管理機制陳舊

21世紀是互聯網+時代，信息社會的發展迅猛，利用網絡建立檔案管理服務平臺是檔案管理工作發展的必然趨勢[3]。然而，目前還是有很多單位沒有采購相關的設備，依然是傳統的檔案管理辦法。人工記錄、核實、服務，極大地阻礙了信息的更新與發展，甚至由于人工疏漏而造成巨大的經濟損失。長此以往，導致檔案信息的可利用性不強，形成了惡性循環。除此以外，紙質檔案的缺點就更加明顯，不利于長期保存，可能出現問題，造成不必要的損失。

二、推進檔案管理工作的必要手段

1.加強檔案管理的重視，支持檔案管理服務的創新

各單位必須改變對檔案管理工作的態度，充分認識檔案管理工作的重要性。單位領導要支持檔案管理工作的創新，從資金上予以資助，從制度上輔助其進行改革，要為檔案管理工作提供便利[4]。例如，在單位內部大力宣傳檔案工作的重要性，讓單位員工能夠更全面的了解檔案的積極作用，從而增加檔案的可利用性。從領導到基層人員的充分肯定與幫助，能夠提高檔案管理工作人員的積極性，激發其工作熱情，對檔案管理工作的大力整改與創新具有重要推動作用。

2.提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作人員的專業性是檔案管理工作的第一要素，因此，各單位要積極引進檔案管理工作的專業性人才，構建專業的人才團隊，才能更好的促進檔案管理工作的創新。

首先，單位要嚴格考核聘用人員的專業性，杜絕“任人唯親”[5]，同時，要結合應聘人員的綜合素質再決定是否聘用；其次，要對原有的工作人員進行定期專業化培訓，提升團隊的整體工作能力；最后，單位要適當調整檔案管理工作人員的薪資待遇水平，如：運用賞罰機制，對培訓不認真、考核不合格的工作人員扣除機動獎金等。用這樣賞罰兼備的制度，提高工作人員的積極性，加速檔案管理工作的發展步伐。

三、新形勢下檔案管理的創新服務措施

1.創新服務理念

檔案管理工作的服務理念要創新。檔案管理工作人員要時刻跟隨市場潮流，判斷、分析市場需求，制定符合市場經濟發展的服務理念。如，分析不同檔案資料對市場的具體影響；分析檔案資料在不同市場中的具體應用；對檔案資料進行詳細化的分類等，更直觀、便捷的讓資源服務于大眾。

2.創新服務領域

首先，擴大服務主體范圍。新形勢背景下，是信息資源大爆炸的時代，各單位都有可能涉及到檔案服務，例如黨政機關、企事業單位或者個人等，無形中導致檔案的需求增高，急需檔案管理方面擴大服務范圍，以提高檔案資源的利用率。

其次，檔案需根據社會需求，形成產業化服務。發展檔案的產業化服務，能提高檔案資源的利用率，要以服務社會、遵守法制的情況下，對檔案資料予以開發，能夠推動檔案事業的可持續發展，是保障檔案管理工作的有效經濟來源。

最后，實現檔案資源的共享服務。由于很多珍貴檔案都束之高閣，沒有被合理利用，因此，建議檔案管理人員可以將有價值的檔案資源予以共享。積極建立大數據平臺，把利于單位、社會發展的寶貴檔案資料進行收集、分類、整理，再通過互聯網放入統一的平臺中，供單位全體上下人員的查閱、下載和分享，從而實現檔案的價值。

3.創新服務手段

由于紙質檔案的劣勢，各單位急需建立電子檔案管理庫。運用互聯網，建立單位私有的檔案館。可通過網站或者APP的形式，單位工作人員通過賬號、密碼，即可登錄到檔案館中；可通過搜索欄，利用關鍵詞查找自己所需的檔案，能實現在線閱讀或者下載后離線閱讀，或者分享等操作，極大的提高了工作效率。檔案管理人員也可以利用電子檔案管理庫，方便快捷地實現信息的整理與保存等操作，實現了檔案的數字化管理，提高了服務質量。

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2、信息化網絡建設。這是水文檔案管理服務信息化的基礎支撐。根據數字化歸檔的要求，需要在水文系統構建三個對接電子網絡。一是機關內部的局域網絡。在單位內部實現各部門之間和數字檔案室與各部門之間的有效對接，并在辦公自動化、無紙化的前提下實現資料文件的數字化歸檔。二是聯結各個基層水文站的數字信息傳輸網絡。各基層的自動化和數字化水文站點的文字、圖像等數字信息要適時同步地通過專用互聯網絡傳遞到水文信息處理中心，實現適時測報分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網絡。通過互聯網絡聯通，實現與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。

3、數字檔案資源建設。這是水文檔案管理服務信息化的重要基礎。首先，要根據實際需要和有關標準，對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進行數字化歸檔處理，以磁盤、光盤等介質進行分類陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運用歸檔整理應用軟件，對新生成電子文件和數字信息資料及時予以歸檔。第三，要盡可能地將有價值的數字檔案信息在外網空間，切實豐富外網水文信息資源的內容。

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社會各項事業的不斷發展促使了檔案事業的發展，只有創新檔案管理的服務才能適應社會發展的需要，才能使檔案工作充滿生機和活力。促進檔案管理服務的不斷創新與發展使其能跟上當今乃至未來世界發展的腳步。

一、檔案管理創新服務的涵義

管理不僅是門科學也是門藝術，管理本身就是生產力。創新則是一種經濟活動，它既包含了技術創新又包含了制度創新，這兩者都是創新的重要組成部分。

管理創新，換言之就是在管理理論、管理技術和管理方法等方面的標新立異。檔案管理創新則是檔案的開發者和利用者的創新，它是一種以科學知識為后盾的實踐活動。它既是一種精神更是一門學問，是管理工作者日常工作中不可或缺的一部分。

二、檔案管理工作創新的意義及必要性

1、檔案管理工作創新的意義

1.1檔案管理服務的創新是檔案工作所特有的工具和手段。檔案管理的創新不僅可以將檔案事業中的各要素緊密結合相互促進使其能夠在復雜的環境下順利進行工作而且能夠綜合的運用各種知識技能去探求成功的經驗和規律。除此之外，管理服務的創新還能有效地管理和開發游泳的檔案資源，最大可能的滿足信息時代和知識經濟對檔案信息個需求。

1.2在進入社會主義小康社會和網絡信息全球化的今天，檔案的現代化管理和創新服務建設的好壞直接影響到檔案事業的發展與興衰。隨著社會經濟的不斷發展，檔案事業受到了更多的重視，檔案的基礎設施的各種條件得到了極大的改善，對于檔案的制度與法規也在不斷的加強。可是檔案在管理與利用方面仍然存在著許多問題不能很好的適應社會現代化的發展，因此我們需要通過對檔案管理的創新服務來解決類似問題。

2、實行檔案管理服務創新的必要性

2.1檔案管理的創新服務是經濟全球化的客觀要求。在21世紀，全球進入信息時代，信息化是這一21世紀的時代特征，信息量的急速擴增對于信息行業是個嚴峻的挑戰。檔案管理工作作為利用檔案信息為社會提供服務的工作同樣也面臨這類問題。只有讓檔案管理服務實現其現代化，大力加強檔案信息化建設，發揮其自動化程度高、傳輸信息快。信息共享面廣等特點才能更好的適應于滿足社會發展的需要。現代科技的迅猛發展使得一些以電子為主的新型記錄工具的出現，使得以紙質為檔案載體為主的局面不復存在，大量電子文件的出現和廣泛使用意味著檔案管理的服務理念、模式、手段和機制在隨著社會的發展和科技的進步而不斷的創新與發展。檔案的發展與社會的進步緊密相關，因此要求檔案的管理服務的創新不斷適應社會形勢的變化與發展。

2.2創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的動力同時也是21世紀的時代主題，是我們一切事業活動能否取得成功的關鍵所在。因此檔案管理服務必須開展創新活動以適應社會和自身發展的需要。檔案管理工作的根本目的是建立在科學的管理及創新之上的，通過創新可以尋求到科學的管理規律能夠有力的推動管理工作向更高層次的邁進。

2.3具有創新意識有利于檔案事業的可持續發展。社會功能的改善和提高與經濟社會協調同步發展的同時必須要求檔案事業的可持續發展，這也需要我們從社會需求的角度來把握住檔案事業發展的方向和規模，以便大力提高檔案工作的工作效率和信息開發資源的利用率。實現檔案事業的可持續發展是建立在對于檔案管理服務不斷創新、不斷提高檔案工作的社會服務功能之上的。

2.4開展在線服務的創新。傳統的檔案利用方式在當今信息化時代下必然發生變化。社會的全面信息化改變了人們的生活環境，工作和學習方式，使得人們開始注重信息的時效性，希望利用網絡能夠得到更多有用的信息，因次以往的被動傳統的檔案管理方式已被現在現代化科技化的管理方式所替代。這也是時展的必然結果。

三、檔案管理服務創新過程中遇到的問題及其實現的途徑探討

1、在創新中遇到的問題

1.1對檔案的重視程度不夠。一直以來有一大部分人們認為檔案工作只是對文字資料的抄抄寫寫，保管的事務性的工作，這種工作不能夠給單位或企業帶來實質性的經濟效益。因此對檔案工作的創新不在乎和不重視，這使得檔案工作在實行創新的道路上多了一層人為的阻礙。

1.2檔案的管理制度不健全。管理制度的不健全體現在管理的不規范，導致在檔案工作的開展過程中沒有一套完備的設施去實行，同時也嚴重的損害了檔案的真實性和其可利用的價值。

1.3檔案的基礎設施的投入不夠。如今隨著科學技術的進步，世界早已進入了信息化的時代，計算機及網絡技術在管理中也被廣泛運用。但是我們隊檔案的硬件條件的投入不夠使得其管理跟不上科技的發展潮流，不能很好的對大批量的信息進行收集與保管，這將嚴重阻礙檔案管理的發展腳步。

1.4檔案工作人員的業務素質不高。目前在檔案管理專業人員隊伍中，文化程度、理論水平以及專業素質都不能達到高度統一。有些人員沒有具備檔案管理的專業知識。這跟時代的發展要求懸殊較大。

2、實現檔案管理服務創新的途徑探討

2.1思想觀念的創新。思想觀念的創新是管理創新的前提，被管理創新始終貫穿著。創新是時代的要求，而思想觀念的創新是各種其它創新的基礎和前提，只有思想觀念得到了創新才能談得上管理與服務的創新。管理創新必須以現代化的管理意識為前提樹立管理的知識化、網絡化和社會化的思想意識。思想觀念的創新是管理創新得以成功的保障。

自1978年以后檔案工作已發生了重大的改變，不僅要為政治服務還要為經濟建設、教學科研等其它各個方面服務。自社會主義市場經濟建立以后，檔案工作又被賦予了更高的新要求，在不斷發展的新的社會形勢下工作人員只有不斷的解放思想、開拓創新才能解決可能出現的新問題取得新突破。

2.2理論知識的創新。理論知識的創新是檔案管理活力的源泉。21世紀不僅是知識經濟時代也是信息時代，在這個日趨發展的時代中各行各業都發生著日新月異的變化，檔案管理服務只有不停的創新理論知識才能跟上時展的腳步。

在新的國內形勢下檔案工作的創新有著更為廣闊的發展空間。除此之外，由于我國經濟制度的建立和完善，政府的職能和行政管理模式也會隨之發生變化，檔案工作將涉及的問題會越來越多，工作也將會越來越繁重。這要求工作人員不僅在思想上引起重視更要在實踐上進行積極的創新與探索。這樣才能使檔案工作能很好的適應國內形勢的發展。

2.3管理方式的創新。自1949年以來，我國在檔案事業這方面制定了許多不同的法律法規及相關的管理制度，這對我國做好不同時期的檔案工作起到了積極的作用，可是隨著社會經濟的不斷發展，社會制度的不斷完善，在檔案事業上我們不能止步不前，應該隨著社會經濟制度和科技的發展而發展，這樣必須對傳統的檔案管理方式進行改革與創新。即要建立新的管理制度以代替過去那繁瑣、呆板的操作步驟。這也要求我們檔案管理工作者勤于動腦充分利用現代化的管理工具來簡化工作程序、提高工作效率和管理水平。

管理方式的創新不僅是在理論和思想上進行創新也要在管理技術上進行革新。檔案管理想要實現跨越式的發展就離不開科學的管理技術，將現代化科學技術和管理方法相結合融入到檔案管理中是促進年檔案管理工作全面發展的強勁動力。以計算機管理為主，手工管理為輔的管理模式是衡量檔案管理水平的重要標志。通過不斷的技術創新，檔案管理服務將逐漸實現現代化和科學化的發展方向。

2.4服務方式的創新。檔案服務的創新應該致力于兩個方面，一方面是服務的內容和范圍的創新而另一方面就是服務方式的創新。檔案工作是通過檔案服務才能發揮其相應的作用，檔案服務是檔案工作的中心。因此必須創新檔案管理服務的方式使檔案事業邁向充滿活力與生機的發展道路上。

2.5提高檔案工作人員的業務素質。社會發展要求檔案工作人員具有更加全面和強硬的專業知識以適應不斷進步的科技和時展的潮流。檔案工作人員應該具備相當扎實的檔案專業知識以便能夠輕松應對在檔案工作中出現的新問題。由于計算機網絡的快速發展使得檔案信息量激增，這也要求檔案工作者要相應具備計算機方面的知識和操作能力。社會在發展，檔案事業也在發展，檔案工作人員也要跟著不斷進步，不斷的充實新知識、新技術以提高檔案工作人員的業務水平更好的適應現代化檔案管理服務的需求。

檔案工作人員要按照“面向世界，放眼未來”的原則，建立創新思維、開展創新實踐，對檔案管理的現狀要了如指掌以端正自己的創新行為，做到在穩中前行。要注意取長補短，注意管理方式的推陳出新、放眼世界，多多參與國際檔案信息交流，以便滿足多方面利用的需要。

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中圖分類號：G25

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）06-030-01

隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作已經在社會生活的各個方而得到了廣泛應用，尤其是在政府信息公開方而，為政府與群眾搭建了溝通的橋梁。隨著群眾民主意識與參與意識的提高，傳統的檔案管理服務已經不能夠滿足他們的需求了。為了更好地實現檔案資源的共享，必然要實現檔案管理服務的創新，對新的變化與新的發展進行適應。

一、檔案管理中存在的問題

當前，檔案管理工作已經成為了社會經濟發展中不可缺少的重要組成部分，一方而有利于信息數據的控制發展，另一方而滿足了社會發展的相關需求。

（一）檔案管理水平與手段方面存在的問題

由于檔案管理人員白身綜合素質不高，導致檔案管理存在較多的問題。目前，我國大部分的檔案管理人員都屬于兼職，工作能力、工作精力等方而都存在問題，導致檔案管理的力度不足，不能夠確保檔案信息的可靠性與真實性。此外，檔案管理中所采用的管理手段也比較落后，導致檔案管理職能在發揮的過程中存在阻礙。

（二）檔案管理硬件環境方面存在的問題

當前，在檔案管理中已經實現了計算機硬件設備的應用，進一步實現了檔案管理工作質量的有效提高。但是在計算機硬件設備具體應用的過程中，由于環境設施方而的問題，導致計算機設備工作性能受到嚴重的影響，使檔案管理工作的效率不高，質量較差。

二、從服務手段方面實現檔案管理服務創新

通過檔案館網絡的建立，實現網上檔案管理服務。當前，檔案部門應該充分利用單位的網址制作檔案館網頁，通過數據與信息的上傳實現檔案信息網上檢索與查閱，為用戶提供更好的服務。當前，已經有很多檔案館利用互聯網開展了網上服務，成為了檔案管理創新服務的重要形式之一。此外，檔案部門還可以通過網絡實現在線服務的開展。在網頁中通過專題匯編、數據庫查詢、電子信箱等方式讓讀者與檔案館之間實現快速的溝通與交流，為服務對象提供更加便捷的查詢服務、資信服務。檔案管理工作中應該以網站為基礎，實現檔案信息資源信息庫的建設，實現檔案電子文件的有效管理與利用，實現檔案信息資源的數字化與信息化，實現檔案管理的網絡化與自動化。

三、從服務方式方面實現檔案管理服務創新

檔案管理工作包括多種途徑與環節，其中業務培訓是所有檔案管理工作中的重點內容。業務培訓在一定程度上是提高檔案工作質量與效率的關鍵起點，是檔案工作人員提高白身綜合素質的必由之路，是檔案管理工作管理水平整體提高的必然選擇。檔案業務培訓工作在不斷完善的過程中，應該與基層檔案館、檔案工作人員的自身需求相互結合，通過定點業務培訓方式實現業務培訓工作效率的提高。檔案管理工作應該注重自身服務領域的不斷拓展。與其他的工作相比，檔案管理工作在服務領域方而存在一定的特殊性，在機關、企事業單位、社區家庭中都有所分布，涉及的范圍非常廣、工作而特別大。因此，要注重檔案管理工作新領域的不斷開拓，從而真正實現檔案的價值，最大限度地實現檔案服務方式的創新。

四、從服務領域方面實現檔案管理服務創新