導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇畢業生的檔案，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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檔案管理工作是一項管理性、服務性工作，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節，深深植根于人類社會生活，與人類社會發展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟與科技發展、精神文明及和諧社會建設中發揮著越來越重要的作用。

在人事聘用制度的日趨完善以及畢業生就業“取消統一分配、實行雙向選擇”的大背景下，高校學生畢業后去向越來越復雜，相應的檔案管理方式亦越來越多，形式各種各樣，這對檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求。現筆者就新時期高職院校畢業生的檔案管理淺談如下：

一、新時期檔案管理的重要性

狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。高職院校畢業生檔案工作是高校工作的組成部分，是提高高職院校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌和學生切身利益的一項重要工作。

（一）檔案是社會發展的保障

檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案事業步入了新的歷史發展時期，走上了依法管理的軌道，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，檔案事業的宏觀管理得到全面加強，檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用。

（二）檔案是高職院校學生工作查考的依據

檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，是在社會實踐活動中直接形成的、客觀地紀錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學生檔案是學生在校期間學習成績、德智體發展和受嘉獎或處罰情況等歷史記錄，它可以為學生就業、升學、參軍及政府機關、企事業單位聘用人才提供備查的依據。

二、新時期高職院校畢業生檔案管理的特點及存在的問題

（一）新時期高職院校畢業生檔案管理的特點

1. 按照國家教育主管部門就高職院校畢業生檔案管理工作的相關規定，學生畢業離校后因各方面原因檔案暫時沒帶走，可由學校負責管理兩年，期滿之前學生必須將檔案轉到工作單位或各城市人才中心進行有償管理，否則后果自負。

2. 畢業生檔案管理專業化程度低。大部分高職院校沒有專業的部門和人員管理，均由學生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定，管理意識不強；絕大多數管理員沒有進行過專業培訓，業務能力差。

3. 學生檔案管理多樣化。自從國家實施大專院校學生畢業自謀出路政策后，畢業生檔案管理呈現出多樣化、復雜化。一是畢業生考上公務員或到事業單位工作檔案隨即調走的；二是參加專升本考試進入本科院校轉走的；三是畢業后直接轉到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的；四是在學校所在城市或其他城市企業工作暫時將檔案放在學校，兩年后轉到工作單位或企業所在相應城市的人才中心托管的；五是即不轉亦不帶、在學校寄存滿兩年后也不來拿走的。

（二）新時期高職院校畢業生檔案管理存在的問題

一是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開，各類中等專業學校通過合并或其他形式升格為高職大專院校，且在師資力量和硬件設施不足的情況下不斷擴大招生規模，由于人員不足或沒有專業的部門和人員負責，以致造成畢業生檔案工作被忽視，管理混亂，發生檔案袋沒封口、學習成績由學生自己到教務處打印裝袋、部門協調欠缺學生的部分資料沒有裝袋進檔等問題。

二是學生檔案材料質量差。隨著社會的進步，科學技術的發達，現代化辦公設備已逐漸替代了傳統的辦公用具。電腦、電傳、復印機等已經運用到社會的各個領域，它的普及使我們的社會有了一個新的飛躍，大大提高了辦公效益和辦公質量，與此同時也出現了一個不容忽視的問題：那就是由這些現代化辦公用具產生的文字材料耐久性差、易褪變。而學生檔案大多為電腦打印輸出、復印機復印的文件材料直接歸于檔案中，保存保質期短。

三、規范高職院校畢業學生檔案管理的意見與建議

檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現其工作的特有職能。

（一）領導重視，加強檔案管理

學校要把畢業生的檔案管理作為日常工作來抓，指派一名領導分管，成立專業部門，明確專人具體負責，切實把高職院校畢業生的檔案管理從以往的學生工作處或系部代管中脫離出來，實現檔案規范化、專業化、科學化。

（二）增大投入，加強檔案館庫建設

檔案館庫是檔案工作最基礎的保障，是實現檔案服務功能的必要前提。檔案館庫的地點、大小、結構、設施非常重要，在一定程度上影響到檔案館服務功能能否充分發揮。本著“功能運行20年不落后”的基本原則，館庫要按學校應屆畢業生數量最大規模進行建設，設備設施要按學生比例的120%進行配套。

（三）學習培訓，加強檔案隊伍建設

檔案工作要適應新形勢的發展需要，必須加強檔案人員隊伍建設。要加強培訓學習，學習科學發展觀和學生管理工作知識，學習檔案工作所需的各種新知識、新技能，做到學以致用，理論指導實踐，切實把高職院校畢業生檔案管理各項工作落到實處，避免出現學生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發生。

（四）規范管理，加快檔案信息化建設

檔案部門要加強檔案信息化基礎設施建設，按照學生所在系部、專業進行電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動畢業生檔案的數字和數據庫建設，建立健全學生檔案流動情況登記制度，做到隨時可查、隨要隨調。對畢業后檔案暫寄存在學校的學生，要明確專人對學生的畢業動向實施跟蹤管理，并在兩年寄存期滿前通知本人到校轉移檔案，從而實現檔案信息化管理整體推進。

（五）嚴把質量，實現檔案標準化

為較好地解決現代化辦公用具產生的字跡材料保存期限不長，易褪變的問題，確保學生檔案的安全，利于畢業學生的就業、創業和再深造，更好地服務于社會、服務于經濟。因此，學校在學生入學時即時對學生檔案所用紙張等材料作質量要求，幅面尺寸規格要統一、規范，符合國家標準，注重公文字跡是否牢固清晰，耐保存。

總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。搞好高職院校畢業學生檔案管理，是保障學生自身利益的具體表現，是政府機關、企事業單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進步、經濟發展提供更有效的檔案服務。

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[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校畢業生檔案管理的重要性

中國網絡電視臺CNTV報道，人力資源和社會保障部最新統計顯示，2012年全國普通高校畢業生預計680萬人，創歷史新高。近年來全國高校畢業生每年大體在600萬人左右，并且呈逐年遞增態勢，高校畢業生就業工作成為各級政府教育行政部門和人力資源和社會保障部門的重要工作。在高校畢業生就業工作中，檔案管理工作存在的問題日益突出，切實做好高校畢業生檔案移交和管理工作，對于做好高校畢業生的就業工作至關重要，因此有必要認真研究高校畢業生檔案管理存在的問題，有針對性地找出解決高校畢業生檔案管理的對策，是高校檔案管理部門和教育行政部門乃至人力資源和社會保障部門和用人單位的重要任務。

二、畢業生《報到證》的歷史作用

在自主擇業就業制度下，高校畢業生檔案管理存在的主要問題是《報到證》制度已經過時，根本不適應自主擇業就業制度的需要。

在統招統配制度下，高校畢業生《報到證》的作用：一是，《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業生的憑證；二是，《報到證》是畢業生到用人單位報到的憑證，憑《報到證》報到以后，方可開始計算工齡；三是，《報到證》是用人單位接收畢業生的重要文字證明；四是，《報到證》是任何一個合法的人才中心、檔案管理機構接收畢業生檔案的證明；五是，《報到證》是用人單位給畢業生落戶、接管檔案的重要憑證和依據；六是，《報到證》證明持證的畢業生是納入國家統一招生計劃的學生；七是，《報到證》是畢業生的干部身份證明；八是，《報到證》的有限期和畢業生的報到期限：畢業生報到的期限原則上為一個月，畢業生領取《報到證》以后，應盡快到工作單位或人事局報到，沒有特殊原因或延期報到的，所造成的一切后果由畢業生本人承擔。如果沒有《報到證》，畢業生將會失去干部身份，成為社會勞動人員（工人編制）；而且人才中心無法接收畢業生的檔案。按照我國目前的人事管理規定，由人事局管理干部（檔案一般放在人才中心），由勞動和社會保障局管理工人（檔案一般放在職介所）。《報到證》目前仍在中國人事管理體制中扮演著重要的角色，因此，畢業生們應注意保管好自己的《報到證》，不要丟失。《報到證》原則上不補辦，應屆畢業生如不慎遺失《報到證》，須及時向學校報告遺失過程，先由本人提出申請，再由畢業生所在院系負責人簽署意見后，由學校報請省畢業生就業指導中心核準后予以辦理新證。

三、關于畢業生《報到證》的建議

《報到證》制度是計劃經濟體制下，大學生統招統配制度下的產物，在當時歷史條件下對于人才合理調配起到了一定的作用。隨著市場經濟體系的逐步完善，用人制度真正實現了自主擇業雙向選擇，在當前市場經濟體制下，沿用計劃經濟時代的《報到證》制度，對于人才合理流動和高校畢業生就業絲毫促進作用也沒有，并且成為高校畢業生就業的一大障礙，建議立即予以廢除。

一是沒有法律依據。翻遍中國法律，找不到一條有關高校畢業生《報到證》的法律依據。

二是高校畢業生持有《報到證》無法報到。目前全國各個高校畢業生大體上在畢業前半年左右就開始為就業問題奔波，參加各種招聘會。一旦遇到適合的工作崗位就要履行報名、考試、面試，過五關斬六將，好不容易被用人單位選中，還要耐心等待教育行政部門頒發那個所謂的《報到證》，對于用人單位而言，有沒有那個《報到證》根本無所謂，他們需要的是真才實學，需要的是有能力、有水平的員工。一些限制戶籍的大城市用人單位，即便畢業生拿到高校出具蓋有鮮紅大印的《報到證》，也無法報到，因為該用人單位沒有進城戶籍指標，畢業生檔案還得打回原籍，交給戶籍所在地人才交流中心代管。

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中圖分類號：G217 文獻標識碼：A

隨著社會科學技術的不斷發展，信息化和網絡化的建設速度在不斷加快，這樣傳統的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術管理肯定也會逐漸代替傳統的檔案管理。本文主要對信息化技術對畢業生檔案管理的影響進行分析。

1信息化技術在高校畢業生檔案建立方式方面的改變

傳統的高校畢業生檔案的建立方式都是采用紙質的方式，而在現代社會當中，高校的畢業生檔案發生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網絡化。學生的相關信息不再是以前那種可感官的紙質信息，都已經開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時互聯網技術也能夠很好地實現這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對畢業生檔案進行管理的時候傳統的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數字檔案館，傳統檔案管理部門的工作方式也就會相應的發生改變。在構建高校數字檔案館的時候主要是根據師生的需求為導向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關的信息，而在高校的學生檔案方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。

2信息化技術使得畢業生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富

實現檔案信息擴大化最容易的手段就是網絡環境，網絡環境不僅能夠很好地突破傳統管理方式中的時間限制，同時網絡環境也能夠很好地實現地理環境限制的突破，能夠很好地實現空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在校園網上，實現資源的共享，對于高校師生以及社會各界人員在查詢相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數字檔案館當中的相關內容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現資源需求者對于資源共享的一些要求。所以高校在以后進行畢業生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。

3信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化

信息網絡對于畢業生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業生的檔案實現了信息化。其實高校的數據檔案館不僅僅使高校的畢業生檔案實現了完整化以及多元化，同時也在無形當中使高校學生檔案的吸引力和時效性增加了很多。高校的學生檔案原本是一種非常枯燥乏味的單一的保存方式，但是檔案的管理者可以通過網絡信息技術，把這種方式變得多種多樣，同時學生的個人信息也能夠更加充實，而且還可以使信息很好地實現可操作性、知識性以及趣味性，使得高校留存畢業生檔案的作用能夠真正發揮出來。

4信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸

現在很多高校在對畢業生檔案進行管理的時候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當中因為管理工作比較零碎，在管理的過程當中不能夠有效實現是比較具有代表性的一個問題。現在很多高校基本上還是由學生處在負責畢業生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個學院上報來完成。在對畢業生的各種信息進行收集和處理的時候基本上還是由各個學院負責，而一些具體的工作則是由輔導員來完成。在畢業生檔案的管理過程當中，院系的作用比較關鍵和重要，但是在實際的工作當中，各個院系對檔案管理工作都不是很重視，他們對于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學生快要畢業的時候才以突擊的方式來完成。如果畢業生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態度來完成的話，倉促和草率的程度就可想而知有多嚴重，這樣畢業生紙質檔案的管理就會出現混亂或者缺失的現象。采用信息技術之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業生電子檔案的時候，需要根據電子檔案的一些特征來具體地填寫統一格式的內容，而且因為系統時間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現，各個院系應該要在規定的時間內對學生的信息情況進行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業生的檔案管理工作能夠比較順利進行。

5結束語

隨著社會的不斷進步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務對象、服務內容以及服務方式都在發生著變化，面對這樣的形式，高校畢業檔案管理的工作人員就應該要用科學技術來不斷的提高自己，利用信息化技術來充實自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業生服務。

參考文獻

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[2] 鞏雅峰.信息化技術在檔案管理中的應用分析[J].華章，2012（2）.

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1.加強人事檔案重要性的宣傳與教育作為高職高專院校和人才服務機構，應該向畢業學生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對人事檔案的認知度，在畢業之后充分做好相關的檔案轉接工作，掌握檔案的所在地;及時與人才服務機構保持長期的聯系，進而有效地降低檔案的遺失和銷毀率。

2.做好充分的聯絡，保證人事檔案的完整性人才服務機構要強化責任意識，對人事檔案進行規范化管理，對來了解檔案去向的學生，要細心地服務，并做好檔案的調取工作。對已報到的學生，應做好相關的手續辦理登記工作，并與學生之間取得長期的聯系。對不能及時將畢業生檔案轉出的，應與用人單位和學生本人保持聯系，以便后期將檔案轉入。一旦畢業生的信息發生改變，應與人才服務機構及時取得聯系，并且需將畢業之后的各項信息也納入到人事檔案，保證人事檔案的完整性，并提升它的利用價值。

3.提升人事檔案的轉接質量造成檔案遺失的主要原因是人檔分離，而根本原因就是辦理檔案轉移的程序繁瑣，浪費經歷和時間。因此人才服務機構在人事檔案的轉移辦理方面要及時，或實行遠程辦理服務，通過郵寄來完成相關的辦理，進而提升學生的檔案管理意識。

4.完善人事檔案管理制度人事服務機構是在滿足社會發展需求的基礎上誕生的，它也可以視為一種社會流動人才管理部門。而人事檔案就是實施管理的重要依據。因此，必須完善人事檔案管理制度，使人事服務機構、畢業生以及高職高專院校之間保持聯系，完善人事的內容，對人事檔案的管理與轉移進行全方位，有效提升人力資源利用率。

5.改進檔案管理部門的服務質量與服務內容一般情況下，高職高專畢業生的人事檔案主要由人才服務機構代為保管。因此，人才服務機構必須掌握社會對人事檔案內容和信息的需求，及時和學校溝通，并填充內容，使其信息具有完整性，進而提升檔案的價值。在服務的內容和機制上，使其更加全面和完善，如參加各類考試資格審核、黨團組織關系管理、轉正定級、養老保險以及聘用合同簽證等，這樣才能體現出檔案的真正價值，使學生紛紛加入到存檔的隊伍之中來。

6.用人單位應重視檔案的建設與延續企事業單位應將高職高專畢業生在各個階段的個人信息及時記錄進去，包含的內容主要為業績、綜合素質與能力、評價、工作中的表現、經權威部門認定的業績考核信息以及工作的變更等。使個人的信息能夠完全被社會最大化地掌握，并使檔案的內容一直處于動態和不斷豐富的過程，提升它的實用價值。

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隨著我國市場經濟的發展,我國教育體制和用人制度進行了相應的改革,國家培養人才的方式方法發生了很大變化,大中專畢業生的就業制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養,統一分配的傳統做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優錄用的高校畢業生就業工作新機制。隨之而來的是高校畢業生的人事檔案管理的管理機構、檔案內容、轉遞渠道、管理方法、開發利用、重視程度等各方面出現了很多與市場經濟發展不協調的現象,出現了隨意涂改檔案內容、檔案自我管理、由于企業破產造成檔案丟失、企業員工不能辦理退休、因為檔案內容不全不能夠辦理社會保險繳納、轉移等諸多問題,大大制約了高校畢業生的就業與合理流動。近期,就進入我市就業的高校畢業生采取了座談交流會、書面統計和實地調查形式,對高校畢業生人事檔案管理的情況進行了深入調研。

1 我市高校畢業生檔案管理工作現狀

高等學校畢業生檔案是畢業生政治表現、學習成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業生,挑選人才,合理使用人才的重要依據。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業生的人事檔案管理工作,東營市畢業生就業辦公室和東營市人才服務中心是專門負責我市生源畢業生和來我市就業的大中專畢業生就業服務的專門機構。主要服務范圍是學生報道、檔案轉遞、就業協議簽訂、就業培訓、創業扶持、三支一扶考試、職業介紹、社會保險繳納等一系列針對畢業生就業的管理與服務工作。2009年,我市接收高校畢業生共計有12108人,登記就業10590人,未就業1518人,就業率達到87.5%。

2 存在的主要問題

(1)管理機構不統一

我市現管理高校畢業生檔案的部門大致有五類機構:一是考取了機關事業單位的高校畢業生,由用人單位上級行政部門進行管理。二是未就業或到非公企業就業的高校畢業生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務中心和職業介紹中心管理;三是師范類高校畢業生由教育行政部門進行管理;四是具有人事管理權限的國家企業或國有控服企業,例如:國有四大銀行、商業銀行、保險機構、電力部門等。五是由于學校和學生個人的原因,還有相當數量的學生檔案目前還存放在原學校、學生個人手中或非公企業人力資源部。

(2)轉遞渠道不規范

現在高校畢業生的檔案大部分由學校直接寄往學生畢業前所簽約單位所在城市的高校畢業生就業機構,然后再由畢業生就業機構根據高校畢業生畢業生所簽約單位所在市縣區將其人事檔案轉遞至所在市縣區人才服務機構。有的高校為了就業率,直接將學生檔案寄往學生所簽約用工單位。過了幾個月這個學生要求到其它企業工作時,企業把檔案扣住,造成嚴重混亂。有一部分在學生畢業前將檔案讓學生自帶回家。有一部分學生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學校。

(3)檔案內容更新不及時、內容簡單、檔案內容與檔案相對人不統一,個別有不真實的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發現同是研究生畢業的學生,有的有畢業設計書(論文)和學位認定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業生的人事檔案材料。還有的內容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學校畢業生的檔案內容,很不完善。轉入人才服務機構的學生檔案,后續檔案材料不全面,無法依據檔案材料為其出具社會化證明材料。

(4)學生的檔案意識不強,認為“可有可無”。有的學生畢業十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險、考資格證等各項社會化人才服務項目,結果耽誤了自己的職業發展。

3 對策建議

(1)統一管理機構,從制度上避免高校畢業生檔案多頭管理的現狀。大部分高校畢業生畢業后分布在在非公有制企業,屬流動人員范疇。人發【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確:流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。此《規定》的頒布明確了高校畢業生檔案的管理機構就是各地人才服務機構,其他任何機構不得擅自管理高校畢業生人事檔案,這為高校畢業生人事檔案價值的實現提供了制度保證。下一步工作中必須加強人才流動服務機構的檔案管理職能,加強人才流動服務機構與畢業生就業部門的工作銜接,切實維護高校畢業生人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才的合理流動。

(2)統一轉遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業生檔案管理混亂的局面。現在高校畢業生就業或未就業都必須在高校畢業生就業信息網上注冊個人信息后,才能夠離開學校。所以各級各類學校、各級畢業生就業管理部門要充分利用高校畢業生就業信息網,在學生網上注冊時,提前告知學生將其人事檔案轉遞到工作單位所在地人才服務機構或戶籍所在地人才服務機構,其他任何機構不得接收學生檔案。然后各級人才服務中心再根據實際情況再細分到縣區人才服務機構。這樣就不會出現學生找檔案,檔案找不到當事人的情況。學生畢業后,用到人事檔案時,會自覺到當地人才服務機構來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發揮人事檔案的價值。

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受科技進步的影響，國家在開展信息化建設的同時也加快建設網絡化的步伐，而傳統的大學畢業生檔案管理就在信息化的發展下暴露了弊端。在過去很長一段時間，大學畢業生檔案的管理一直使用傳統的人工管理方式，這種方式存在一定的滯后性，不利于大學生人才信息的交流，也為大學生去異地工作帶來了一定的不便。而且當代用人單位對于大學畢業生檔案的需求加大，因此效率較低的傳統檔案管理逐漸會被高效的信息化管理所取代。下面我們簡單分析下在使用信息技術之后，大學畢業生的檔案管理會有什么變化。

1 信息化技術在大學畢業生檔案建立方式方面的改變

大學生在畢業后都會有自己相應的檔案，需要由人才交流中心等相關單位保存并，且以往給大學畢業生建立的檔案都是紙質檔案。然而隨著信息化的發展，大學畢業生的檔案不再是紙質形式，而是一電子化的形式體現。而且學生的檔案信息也不是寫在紙上，而是采用虛擬的方式，記錄在電子檔案中。這種變化主要是因為當前的社會是信息化的社會，而且互聯網技術在發展，通過這些影響使學生的檔案實現電子化。

在對大學畢業生檔案進行管理的時候，傳統的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數字檔案館，傳統檔案管理部門的工作方式也就會相應的發生改變。在構建大學畢業生數字檔案館的時候主要是根據學生就業的需求為導向建立的，提供的信息包括了就業相關的信息，而在用人單位方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。

2 信息化技術使得畢業生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富

實現檔案信息擴大化最容易的手段就是網絡環境，網絡環境不僅能夠很好地突破傳統管理方式中的時間限制，同時網絡環境也能夠很好地實現地理環境限制的突破，能夠很好地實現空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在大學畢業生檔案信息網上，實現資源的共享，對于用人單位及社會各界人員在查詢大學畢業生相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數字檔案館當中的相關內容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現資源需求者對于資源共享的一些要求。所以在以后進行大學畢業生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。

大學畢業生檔案管理信息化可以實現檔案信息管理互聯網技術的研究運用。大學畢業生檔案管理單位通過網站建設等方式，在網站上建設檔案室網頁，公布有關信息，有關人員只需要通過電腦聯網，隨時隨地都可以查詢相關管理動態，這對促進大學畢業生檔案管理服務水平提升起到極其重要的作用。

3 信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化

網絡對于人們的工作有很大的影響，甚至是影響著畢業生的檔案。現在大學畢業生的檔案一般都由人才交流中心收集保管，并建立了相應的檔案館，而且這種檔案館基本都是信息化形式，通過檔案館可以讓大學畢業生的檔案得到很好的保存。學生在畢業之后，根據實際情況，個人的檔案可能會隨著學生到工作單位，也可能會回到學生的生源地。而人才交流中心建立的檔案館是在學生畢業之后，會有一份電子檔案保存在人才交流中心內。通過這種保存方式能夠讓畢業學生的檔案更加完整，讓檔案具有時效性。在使用信息技術的時候，檔案保管的方式較為多樣化，而且學生的信息也更真實，學生在畢業之后，自己的檔案就可以真實的反映有關信息，發揮畢業生檔案的應有作用。

4 信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸

部分單位在管理畢業生檔案的時候，存在著漏洞，而且有著這樣現象的單位不在少數，甚至是有一些問題很難去解決。在眾多問題中，最有代表性的問題就是在管理大學畢業生檔案的時候，管理工作分散，使檔案不能有效的實現價值。對大學畢業生的檔案管理工作有著直接影響的就是檔案管理人員，因此檔案管理人員要在檔案管理工作中發揮作用。但是在真正的工作中，大多數的檔案管理人員并不重視大學畢業生的檔案管理工作，在收集學生的信息上只是敷衍了事。有一些工作沒有在要求內完成，然后在任務期限截止時，匆忙的完成，草率的工作態度，簡單的處理，可想而知，管理工作上缺陷有多嚴重，由于之前學生信息統計工作做好不好，在后期的管理工作中會有很大的問題，甚至會出現管理的混亂。這是傳統方式管理存在的不足。但是在使用信息技術的時候，就可以避免了上述問題的出現，學生的檔案是電子的形式，在填寫信息的時候，可以按照具體的模式讓學生統一的填寫，然后再保存。在統計信息的時候，根據系統規定的時間進行填寫，這樣就不會出現突擊填寫的情況，而且還能讓各個部門在規定的時間內完成，收集信息不在那么倉促，這樣就可以有效的避免問題，使大學畢業生的檔案工作順利完成。

結束語

綜上所述，傳統的大學畢業生檔案管理方式在信息化的發展下，弊端增多，因此這種管理方式需要改變。現階段，檔案信息的服務對象更為具體，服務的方式也由單一變為多樣。在整體的檔案管理都發生變化的今天，大學畢業生檔案的管理方式也加入了信息技術，并且不斷的利用信息技術創新管理方式，使檔案管理工作更容易，也使學生在畢業后，檔案信息仍能為其服務。信息技術對于大學畢業生的檔案管理工作百利而無一害，因此可以在廣泛的應用。

參考文獻

[1]劉暉，張素麗，柳羽輝.淺談信息化技術在檔案管理中的應用[J].信息系統工程，2011（11）.

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一、高校畢業生檔案管理的重要性

檔案是一個反映學生在校活動的最原始的記錄，檔案是學生在校學習生活的最直接證明。借助檔案，可以更好地了解過去把握現在并預見未來。高校畢業生檔案作為我國認識檔案重要的組成部分，記錄著學生在校期間的種種活動，它是反映學生素質的一個最直觀依據。學生畢業不如社會，用人單位要想了解一個學生的綜合素質，借助其檔案就能有一個大致的把握。同時，檔案礙事學生在今后的職業生涯中進行單位選拔以及任用考核的關鍵依據。特別是在我國的企事業單位以及國企等，對于檔案非常的看重。很多學生在畢業之初并不重視檔案問題，在步入社會好幾年后，發現在職稱申請以及辦理各種保險手續時會有很大的麻煩，很大一部分原因就是因為當初畢業之際對于檔案的存放管理不加重視造成，導致后其產生很多的麻煩。認識到檔案管理的重要，采取妥善的檔案保管方式，對于今后的工作、生活等有著積極的幫助。

二、高校畢業生檔案意識弱化的表現

1、不關心檔案的去向，沒有檔案管理的意識。實際調查研究中會發現，當前高校學生畢業后，對于檔案的重視程度較差，有些學生根本沒有認識到檔案的價值，很多學生根本不關心其檔案的內容和具體去向。最為普遍的表現就是很多畢業生認為自己的檔案在今后的工作單位發揮不了什么作用，而有些學生就職于一些民營企業或者私營企業，更是用不上其檔案。所以學生多數懷著無所謂的態度，很多學生再到了需要檔案的時候，回學校相關部門進行查詢時，才發現其檔案已經寄回到生源地畢業生管理部門，在要查找的困難性就很大了。

2、高校畢業生不了解檔案制度。造成檔案材料的規范性中存在著很多的問題。所以建檔時就會有很多問題的存在。例如有些學生用繁體字簽名或者填寫表格時使用圓珠筆填寫，又得填寫時日期也不完整，文書資料的規范性較差，甚至出現信息不真實的狀況，造成檔案沒有一個完整的體系，檔案殘缺不堪，無法全面反應畢業學生的全貌，可無法向就業單位提供真實可靠的決策依據。

三、分析高校畢業生檔案意識弱化的原因

1、我國傳統檔案管理制度上存在著極大的缺陷。受到我國傳統制度的影響，人事檔案管理都是多頭管理，不僅組織人事部門對人才進行管理，人才管理機構、職業介紹機構以及人才管理服務機構等都會有涉及，這樣多頭的管理制度直接造成了檔案管理中的檔案流失，最為明顯的一個問題就是“棄檔”。而且因為人事檔案在管理內容上相對單一，檔案信息的可信度低，可利用性也低。當前的檔案中存放的大都是學生的學歷情況、政治面貌以及上學經歷等，檔案的內容標準化、單一化，對于畢業生的各種綜合技能，例如創造能力、協調能力以及個性特點和特殊才能等都沒有一個直觀的反應。僵化死板的人事檔案管理工作導致其根本無法發揮其服務功能，也就無法為學生提供正確的指引。為了吸納特殊人才和高層人才，有些單位甚至擅自為引進的人才重新建檔；為了阻止人員調動或者挽留人才，有些單位調扣壓檔案，不按相關規定轉交檔案，索要學生索性棄案，這也是造成棄檔和死檔的一個重要原因。

2、高校在檔案管理上存在不足的原因

2.1高校沒有健全完善的檔案管理體制做支撐。現如今，很多高校存在著學生檔案管理體制根本不統一的現狀，沒有強有力的規章制度對檔案進行管理，很多學校甚至在檔案管理的人員配置上存在著問題，沒有專門的人員進行這一工作，通常都是畢業生在離校前臨時突擊整理，完成畢業生檔案轉遞工作。正是由于對于檔案工作的漠視，導致高校畢業生對其自己的檔案重要性也認識不到。

2.2高校對于檔案管理部門的宣傳力度不夠。很多學校在檔案管理上，沒有有效的法規制度做約束，造成畢業學生對其檔案應該享有的權利和義務了解的內容特別少。當前普遍存在的一個問題就是當前很多高校的檔案管理一直處于默默無聞的狀態，檔案與學生之間有著一定的距離，所以造成無法對學生形成影響。受到傳統觀念的影響，有些檔案管理部門認為檔案與機密工作有著密切的聯系，造成實際工作中受到很大的約束性，不允許學生任意翻看檔案材料，最終對于檔案價值的發揮造成了制約。

2.2高校檔案管理人員沒有服務意識和責任心。很多高校在檔案管理上的投入不足，無法配備專職的檔案管理人員，所以很多檔案管理人員都是兼職的，無法將其全部精力投入到畢業生檔案管理工作中去，也就無法對畢業學生進行專業的服務。而且正是因為投入不足，無法形成科學化和規范化的管理理念，造成高校學生無法很好地適應人才市場對其檔案要求。

3、高校畢業生個人因素。受到當前嚴峻的競爭形勢的影響，很多畢業生為了能夠找到一份好的工作，忙于參加各種招聘會，積極進行面試，而且各種壓力的襲來，造成其根本無暇顧及其檔案問題。同時因為制度上的缺陷，導致很多畢業生其實檔案管理意識很薄弱，所以都忽視了對自身檔案問題的關注。都認為當前工作主要還是看能力，檔案所起的作用其實很小，所以很多涉及到檔案的問題都在需要時集中爆發出來。

四、強化高校畢業生檔案意識的對策

1、對現行的檔案管理制度進行革新，同時強化檔案管理的服務功能。進行檔案管理制度的革新，應當從檔案的開發利用上下功夫，加強檔案的服務功能才能更好地將其社會控制性加以淡化。對檔案內容進行豐富，可以提高檔案信息的簡潔化和準確化，還能對個人的信用和業績等加以補充，這樣檔案所有者的個人形象將更為豐滿。建立相關部門，可以由政府主導，對其進行劃區域管理不僅可以充分節約社會財力、物力，而且還能便捷其服務。總之，完善健全的檔案管理制度，對于檔案傳遞過程中的速度和安全都有極大的保障。也可以避免出現有些人沒有檔案、有檔案卻沒人的現象的出現。

2、強化對檔案管理的宣傳及引導。檔案能否得到妥善的管理和保護，直接取決于學生檔案意識的高低，而且檔案意識的高低還對檔案管理能否更穩健的推進有著極大的影響。加強對檔案管理服務機構的宣傳，運用多種形式多種渠道進行廣泛的引導和宣傳，切實提高檔案管理工作的透明度。在檔案管理中落實對學生求學、應聘以及社會保險的繳納、職稱的評定和社會活動等方面的考量。幫助畢業生更好地認識到檔案的重要性。在加強檔案管理的宣傳工作上，對于檔案法應當進行積極的宣傳，提高對檔案法規的徹底貫徹與執行。

3、積極推進信息化和網絡化的檔案建設。當前社會經濟技術不斷進步，科學技術水平也不斷提高，網絡技術和信息技術在人們生活的方方面面都有著很大的影響。檔案的管理工作中加強對新技術的運用，使用光盤、此案等大容量的載體保存檔案，建立電子檔案，實現檔案信息資源的共享，不僅能夠提高檔案管理的效率，后期的維護工作執行起來也較為便利。落實檔案管理的信息化和網絡化建設，對于檔案管理部門而言，既是機遇又是一種挑戰，如果能夠很好地把握住這一機遇，就能抓住工作中的主動權，開創全新的檔案管理模式，但是如果對網絡化和信息化接受程度較慢，認識也不夠深遠，就會落后于時代。

4、創新檔案管理的形式，建設個人業績及誠信的檔案管理。檔案是個人身份的最忠實記錄，也與個人的誠信和職業道德有著最密切的聯系。當前我國高校畢業生檔案管理中存在著一個比較明顯的問題就是無法對檔案進行即時信息的管理，學生在步入社會后的工作成績等無法進行動態化的反應，所以就無法適應當前人才市場多方面的需求。革新現在的檔案管理制度和方法，結合當前的市場環境和信息條件，實施動態化的檔案管理，將個人誠信和個人業績進行建檔，可以更好地發揮檔案管理的效率，最終服務與檔案工作，提供更加優質的服務。

結束語

綜上，高校畢業生檔案弱化，會帶來極大的不便，這就需要各方加強努力，高校檔案管理部門應當不斷更新其知識結構，切實服務好畢業生和用人單位，對于傳統檔案管理中存在的不足應當予以摒棄，采用新的管理理論和管理技術，提升高校檔案管理的效率。同時，畢業生自身也應當加強思想認識，從思想態度層面加強對檔案的重視，明確其檔案的去向，深刻認識到檔案在其學習、生活以及工作中不可或缺的作用，最終幫助其更好地成長就業。

參考文獻：

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高等教育會為社會提供大量的人才，滿足社會對人才的需求，促進社會發展。同時，高校也要根據市場的發展，以及自身實際的情況，適當調整，幫助學生就業，而檔案管理工作作為必不可少的環節之一，與畢業生就業緊密相關，因此，高校管理者必須彌補管理工作中的不足，提高管理水平。

一、高校畢業生檔案管理的現狀

檔案管理工作涉及了畢業身就業的方方面面，而檔案管理的側重點就是“管”與“理”，但國內很多高校的管理都存在過于傾向某一方面的特點，有的傾向于“管”，有的傾向于“理”但多以前者為主，有的檔案管理工作只是一種形式，無法為大學生就業提供服務，包括以下幾方面：

（一）檔案內容單一，沒有特色

目前，畢業生檔案的歸屬依然沒有得到解決，沒有明確的規定，可以由學校、個人或社會機構保管，而檔案中的內容基本相同，很難從中看出畢業生具有的優勢。另外，有的高校檔案管理人員會由其他部門的人員擔任，只是簡單的收集、整理資料，沒有核對檔案的真實性，讓檔案丟失。另外，沒有特色也會掩蓋學生本身的優勢。

（二）檔案造假，失去公平性

自從我國高校增加招生的數量后，社會畢業生逐年增加，加劇畢業生之間的競爭。畢業生為了滿足用人單位的要求，經常會填寫虛假的檔案信息，修改檔案中原有的成績，有的高校甚至會幫助學生填寫不真實的信息。雖然這么做可以讓畢業生順利找到工作，但檔案也失去了原有的公平性、嚴肅性。

（三）管理方式落實，工作效率較低

很多高校對畢業生檔案的管理方式過于陳舊，方法單一，特別是在畢業生畢業前期，會決定檔案的歸屬，需要大批量的移動檔案，但因為管理方式單一，人員不足，可能會造成檔案派遣混亂，讓檔案派遣出現錯誤，很多學生查詢不到檔案的歸屬。

（四）管理觀念落后，機制陳舊

當下，高校會根據市場對人才的需求，由市場主導人才的培養，隨著市場需求的變化，調整人才培養的方向。但高校的檔案管理人員因為受傳統觀念束縛，面對這一形式的變化，沒有認識到原有管理模式的不足，依然用原有的方法收集、整理檔案。另外，很多管理人員常常忽略畢業生就業服務檔案，把它放在檔案管理工作以外，管理機制存在漏洞。

二、建立高校畢業生檔案管理系統

針對上述不足，高校可以建立畢業生檔案管理系統，建立健全管理體系。該系統由不同部分組成，包括是個體數據測評、職業心理指導、普及就業政策與法律服務、創新管理方式，為畢業生就業提供服務。

（一）對個體數據進行測評

對畢業生檔案進行管理，其重點工作是了解學生的就業傾向，讓其形成良好的心理素養，會通過職業心理課程、EAP職業心理工作坊，搜集學生的心理數據，為數據檔案的建立打好基礎。

對于進入高校一年級的學生，可以讓其做職業傾向測評，了解其興趣和個性，對學生職業的選擇有初步的判斷。而大二的學生可以做人格測評，從測評中可以了解學生具有的優勢，發現學生身上的不足，讓其對自身有客觀的分析，并通過這一分析，挖掘自身的潛能，彌補自身的短處，形成優勢。同時，個體數據的測評會以圖表的形式，把結果直觀的呈現給學生，利用心理輔導讓學生形成自覺行動的意識，提升心理素養。

它可以讓學生有良好的精神素養，有豐富的職場心理資本，有正確的就業觀，根據自身的就業傾向，選擇適合自己的工作，畢業后順利就業。

（二）開展職業心理指導

目前，幾乎每個高校都會在畢業生畢業前，開設就業指導這門課程，校內會設立就業服務中心，幫助畢業生解答就業遇到的問題。但校內的就業指導中心忽略了市場對人才的需求，常常根據往年的指導內容進行指導，與市場脫節，給出的分析也只是針對普遍存在的情況，沒有根據畢業生遇到的問題加以解答，并未真正為畢業生就業服務。為此，高校的職業心理指導不可以只通過問答的形式，而是模擬真實的面試與工作場景，實際演練，在演練中讓畢業生了解自身存在的不足，加以分析，給出針對性的指導。比如，根據學生專業的不同，設置不同的場景，像是營銷專業，可以把班級內的學生分成數個小組，模擬營銷活動，解決營銷活動中的各項問題；或是經濟與會計專業，需要培養畢業生的洞察力，提高人際溝通的能力。

這一方式對畢業生就業的影響是：它可以鍛煉學生意志力，健全自己的人格，對工作有客觀的認識和理解，與市場變化接軌，行成正確的價值觀和正確的職業心理。

（三）普及就業政策和法律服務

高校的n案管理人員需要根據畢業生與企業簽署的勞動就業檔案，為畢業生就業提供服務。

校內就業指導教師可以在課上把勞動法的相關內容做成PPT的形式，用多媒體展示出來，通過這一方式，可以讓畢業生了解就業政策的相關內容，以及與就業有關的法律法規，可以用法律保護自己的權益，此外，高校還可以把這些內容做成宣傳畫冊，到校內論壇或微信公眾號上，借助網絡的優勢向外普及。另外，高校可以根據合作企業發出的信息，在畢業生檔案中找出與之相符的學生，讓其參與企業面試，為畢業生就業提供機會，而這一方式也可以讓高校和社會機構建立聯系，共享信息資源，為畢業生解決就業困難。

它增加了畢業生就業的機會，能夠讓畢業生用法律武器維護自己的利益，按照自身的選擇，擴大了就業信息來源的渠道。

（四） 管理機制的創新

隨著社會的發展，我們已經進入大數據時代，需要高校創新管理機制，提供檔案管理的水平與工作效率，深度挖掘檔案信息，發揮檔案的作用，實現創新，同時，也要明確畢業生畢業后檔案的最終歸屬，讓畢業生順利找到自己的檔案。

另外，大數據時代還要求高校建立檔案數據數據庫，由紙質檔案變為電子檔案，快速查閱、閱覽、向外傳遞，成為企業與畢業生溝通的橋梁，增加畢業生就業的概率。

實現管理機制的創新，可以完善畢業生檔案工作中的不足，提高管理的效率，讓高校畢業生檔案管理切實為畢業生就業提供服務。

三、探索與反思

根據上述內容，要求高校畢業生檔案管理必須符合社會發展的要求、符合企業提出的要求，根據高校的實際管理情況，以及校內專業的設置，為畢業生就業提供服務。

首先，符合社會的要求是指，高校要做好檔案管理工作，把為畢業生就業服務作為最終目標，給畢業生正確的引導，規范其行為，不要做出違背社會規范的行為，保持積極的就業心態。其次，符合企業提出的要求是說，高校的檔案管理工作必須根據市場也就是企業對人才的需求，創新培養人才的方式，隨著企業需求的改變適當調整。再次，高校幫助畢業生就業時，需要考慮畢業生個人的愿望，盡量滿足畢業生的要求。最后，每個高校專業的設置都有不同的側重點，高校可以根據不同專業畢業生對工作的要求，篩選出與專業相符的工作，及時給畢業生就業指導，以免出現違法亂紀的行為。

四、結語

總而言之，建立高校畢業生檔案管理系統為就業服務，是高校提高就業率的主要方式這一，因此，要充分認識到自身畢業生檔案管理工作中的不足，建立高校畢業生檔案管理系統，切實為畢業生就業提供服務，讓就業指導工作符合社會發展、企業提出的要求。

參考文獻：

[1]戴翠萍.建立高校畢業生檔案管理系統為就業服務[J].蘭臺世界，2012，（06）.

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作為已經步入成年的職業院校畢業學生，如果連最起碼的社會道德都不具備，那么就是教育的失敗，也是人才培養模式的失敗。目前，職業院校學生中出現的惡意拖欠學費，騙取助學補助，參與違法活動，就業頻繁違約等現象，都損害了他們的群體形象。學校應該加強學生誠信教育，幫助學生樹立“人無信不立”的信用道德觀念，讓他們懂得，誠信既是中華民族的傳統美德，又是經濟社會的道德底線。筆者在從事就業安置工作這幾年發現，職業院校學生的誠信狀況對其就業有較大影響。這幾年職業院校的學生就業前景樂觀，既有綜合素質，實操技能水平又較好的職業學校畢業生很受企業歡迎，但如果學生技術好，而誠信不好，企業也不太愛用，甚至從此不與本所學校合作。

另一方面，有些用人單位在職校進行招聘時提供虛假信息，在學生就業后的薪資待遇和社保等方面違背當初許諾，甚至拖欠工資，這些不僅影響了企業本身的聲譽，也給畢業生就業工作帶來不良影響。

通過建立健全畢業生和用人單位誠信檔案，形成并完善有效的記錄機制。既詳實記錄了畢業生在校期間課程學習、成績考核、行為表現、獎懲情況和身心發展等各方面內容。也詳細記錄了用人單位近幾年在學校招聘學生目前的發展情況和就業生意見反饋。通過這些記錄,企業、學校用人單位三方可以做到互相了解。

2.誠信檔案的內容

畢業生和用人單位誠信檔案就是全面、真實反映學校畢業生和用人單位信用狀況的一種電子檔案。該檔案由學生、學校、用人單位合作共建，包含的信息有個人維護信息、學校維護的信息和企業維護信息。該信用檔案與信用主體一一對應，具有特定結構空間和維護權限，全面、客觀、動態和多方共同記錄信用主體信用活動的電子數據庫，其中包括體現信用意愿和信用能力的指標。指標間邏輯清晰，相對獨立。同一份信用檔案必須按維護時間和維護主體不同相對獨立存放、互不影響，以實現信用信息的多方持續積累和資產增值。信用檔案主要由學生填寫部分、學校填寫部分和企業填寫部分等內容構成。

第一、學生維護填寫部分，內容包括：基本信息、教育經歷、培訓經歷、項目經驗、任職記錄、社會實踐、勤工儉學、工作履歷、證件證書等、對用人單位評價等；

第二、校方維護填寫部分，信息包括：學習成績、畢業評語、在校優良記錄、在校不良記錄、助學貸款記錄等；誠信檔案的重點，主要考查學生在校期間國家助學貸款的還款情況、助學補助的使用情況、學雜費交款情況、違反校規校紀情況、勤工助學情況、承擔責任及履行義務情況。檔案將依據記錄在案的經濟狀況，對學生誠信檔案進行終身、動態化管理，與學生的畢業推薦聯系起來。誠信檔案中不僅記錄學生的失信行為，也會記錄誠信行為。

第三、企業填寫部分，包括崗位表現、職務變動、培訓記錄、離職記錄，畢業生的素質和能力描述，畢業生的潛力開發及職業發展描述，畢業生職業道德評估。

第四、社會相關部門（如人才中心）填寫，包括檔案查詢記錄、調查、認證、評估、投訴與申訴記錄和其他與個人相關的信用信息記錄。

誠信檔案電子交互平臺，具有一整套完善、清晰的分級維護權限設置控制體系，分別設置不同層級的維護密碼控制權限，擁有相關密碼權限的學生、學校、企業才能通過各自的密碼授權，分級管理、審核、維護相關的檔案信息，并在后臺服務器和檔案日志管理系統中，分別實現永久隱性備份和顯現記載檔案維護、查詢、下載、更改、篡改、甚至惡意泄漏等相關紀錄。不僅保障檔案信息不會被惡意攻擊、篡改、泄漏，而且保障信用檔案信息的準確性、安全性和全面性。

3.誠信檔案的作用

首先、降低學生就業成本。信用檔案是學生在校期間信用狀況的綜合反映，也是各種資質、資格和有效證書原件錄入的定性鎖定，是用人單位評價學生在校各種表現的重要依據，該檔案不僅有利于減少學生的求職成本，還可以提高學生就業成功率。建立個人信用檔案，在第三方社會公共平臺上提供各類證明與信用報告，其中包括各類證書證件一攬子認證證明、各類優良記錄、任職記錄的認證證明。學生就不需再另行花費時間、費用往返母校或原單位開具各類證明。隨著電子信用檔案和紙質信用檔案將逐步取代個人求職簡歷以及各種證件證書，給學生求職就業帶來方便，節約就業成本，使學生就業贏在起跑線上。

其次、展示就業誠信意愿。建立信用檔案，起碼表明了畢業生和企業的誠信意愿和基本態度。實現與用人單位的便捷溝通，創造更多的就業機會。在企業與學生之間搭建了一個互相溝通、相互展示各自信用信息的平臺。

再次、提高誠信自律意識。建立個人信用檔案，保持良好的信用記錄、高的信用分值，可以累積誠信資產，大幅提高個人或用人單位的可信度。

最后、延續檔案維護價值。在第三方平臺建立終身的信用檔案，學校在學生離校后，仍然可以通過電子信用檔案互動平臺與學生進行實時的跟蹤與互動，延續了信用檔案的使用價值。

由此可見，對畢業生,誠信檔案記錄了他的工作和成長的經歷,有效地增加了他對企業的認同感,滿足了他的個人價值實現的需要,也為他的成長奠定了基礎。對企業,通過建立畢業生誠信檔案,有助于提高企業人力資源的管理水平,通過畢業生職業生涯發展規劃的制定,有針對性地對畢業生進行培訓,促進畢業生的成長;有助于加強企業與員工的溝通,有效地把握員工的主導需求并對其進行激勵,建立員工的滿意度和忠誠度;同時為建立企業人才庫準備基礎數據。對學校,通過畢業生和企業之間的誠信檔案，為今后學校更好開展德育工作、教學工作和就業指導工作提供了準確的參考依據，學校的教育教學和就業安置將更有規律可循。

4. 依據誠信檔案實施畢業生培訓方案

依據誠信檔案實施畢業生培訓方案共有9個步驟，它們形成一個封閉的“循環”，畢業生在“循環”中不斷成長。見圖1。

參考文獻：

[1]淺談高校教學檔案管理工作,劉艷娟,科技情報開發與經濟2010/20.

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隨著高校招生規模的擴大，每年的新生數量和畢業生數量都在逐年增加，給高校的學生檔案管理工作增加了難度。畢業生檔案轉遞工作是學生檔案管理工作中的重要組成部分，每年畢業季，都有大批量檔案要及時、準確地轉遞出去。畢業生檔案是畢業生的經歷、思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息的證明。因此，如何在短時間內將畢業生檔案準確地轉遞是我們學生檔案管理人員思考的主要問題。

畢業生檔案轉遞是一個繁雜、細致而且任務量大的工作，我們要依據派遣數據庫的信息，將檔案郵寄信息準確填寫在檔案信封上，而現在大多檔案接收單位還要求信封上要注明學生姓名、學生專業等信息，以便用人單位對所收到的檔案能對號入座。我剛接手此項工作時，負責原工作的老師教我用數據庫的方法，把固定編排好的命令套用打印郵寄地址等信息，但這套用的模式一遇到特殊情況，我們就變得束手無策了，因為大家只會機械地套用，并不會真正使用。通過摸索和實踐，我運用Excel表與Word郵件合并的方法，對畢業生檔案的信息排序、編輯、輸出，準確完成畢業生檔案轉遞。這種方法不僅提高了工作效率，而且簡單易懂，不易出錯，而且檔案上面還直接標注著學生姓名、學生專業等信息，清晰明了；最重要的是可以根據需要隨時調整輸出信息的種類，不用再為不會使用數據庫軟件而著急了。

現將EXCEL在我校畢業生檔案轉遞中的使用簡要介紹出來，供大家參考。

一、分類篩選功能的使用

我們要先對畢業生派遣信息庫進行數據核查，畢業生就業派遣數據庫與畢業生檔案轉遞密切相關，如果數據不準確，就沒辦法進行檔案郵寄工作，或郵寄出去的檔案不能準確、及時地轉遞到相應的接收單位，因此在畢業生派遣數據庫中，學生檔案轉遞單位的行政區劃、名稱、地址的填寫必須詳細、具體、準確。

將畢業生派遣數據文件數據轉換成EXCEL格式，對畢業生檔案轉遞信息進行分類，建立備注欄，標注清楚檔案轉遞方式，一般分為三類：暫留，派送、機要。轉遞去向為武漢市內的各大人才中心一般都采用專人專車送達，這樣的轉遞方式比較快捷、經濟和準確。本校畢業的專升本、考取本校研究生的檔案都要留下來，其余的都通過機要方式進行轉遞。這就要使用EXCEL進行篩選，選定要進行篩選的區域，點擊菜單欄“數據”按鈕，在下拉菜單中選擇“篩選”-自動篩選，根據需要，設定條件進行篩選。

使用此方法將檔案按照轉遞方式進行分類，篩選出來的暫留和派送的檔案如有需要，可根據去向的不同或是暫離的原因再進行二次分類篩選。篩選出來的機要檔案要使用郵件合并功能打印地址信息等。

二、郵件合并功能的使用

通過機要轉遞的檔案，因為畢業生檔案的郵寄信封上的信息是依據畢業生就業派遣數據庫里的信息進行郵件合并套打出來的，下面簡要介紹郵件合并的步驟

（1）新建一個Word文檔作為模板文檔，將模板文檔根據地址條的格式編排，排版后存盤，將此文檔作為郵件合并的模板文檔，打印的地址信息等根據此模板文檔格式輸出。

（2）打開模板文檔，在視圖的工具欄選項中，將郵件合并工具欄打開。

顯示郵件合并工具欄：

打開數據源：點擊“打開數據源” 按鈕，選擇畢業生就業部門提供的數據庫文件作為數據源文件。

插入域：根據地址條需要的信息，在數據庫源文件中選擇相應的信息插入。例如：要在模板文檔中姓名一欄插入學生姓名，就將光標點至姓名處，然后點擊“插入域” 按鈕，在數據源文件中找到姓名一欄，點擊插入，即可完成。其他的插入信息也據此法插入。在這里需要注意的是，就是一定要給我們的數據源文件編一個序號列，將此序號列信息也插入到模板文檔中，此項信息的作用是我們要將封裝好的檔案根據序號排序，以便我們和機要局交寄的時候，與機要交寄單的順序一一對應。

查看合并數據：插入所有的信息后，點擊“查看合并數據” 按鈕，查看插入的數據是否準確。

擴散標簽：點擊“擴散標簽” 按鈕，數據源中的每條學生信息都在模板文檔中對應生成一條新的記錄。

合并到新文檔：點擊“合并到新文檔” 按鈕，我們就可以對這個新文檔進行命名、保存再打印了。

三、EXCEL其他功能的使用