導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理基本流程，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01

會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經濟發展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務計劃的數據源，又是進行科學經濟決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經濟發展規律的文獻源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經驗、智慧和技術的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴重影響了會計檔案作用的發揮。借鑒全面質量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質量控制方法，對會計檔案進行全過程質量管理，是當前加強會計檔案建設，提高會計檔案管理質量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強的理論價值和現實意義。

一、會計檔案質量管理的基本依據

（一）理論依據

檔案管理學的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學的基本原理應當是會計檔案質量管理的重要理論依據之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質量管理必須遵循全面質量管理理論的要求，強調會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質量管理。會計檔案質量控制方法的研究應當建立在對會計檔案管理流程分析，質量要素分析及崗位職責分析的基礎之上。

（二）法規標準依據

遵循法規標準的規定和要求，是保證會計檔案質量的根本途徑。會計檔案管理的相關法規標準主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權條例》。

（三）實踐依據

在充分依據檔案學基礎理論和全面質量管理理論的基礎之上，加強會計檔案質量管理還必須具體分析會計業務實踐活動的基本特點，把握會計檔案的形成發展規律，緊密結合會計檔案管理實踐，制定行之有效、具備較強實踐操作性的質量控制方案。

二、基于過程的會計檔案質量控制方法

根據全面質量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質量控制方法進行具體研究。

（一）會計檔案收集階段的質量控制

第一，嚴格依據歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應結合本單位會計檔案形成的特點和規律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應嚴格遵照會計部門保管一年期滿應移交歸檔的規定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴格執行歸檔要求，確保檔案歸檔質量。各立檔單位根據會計檔案歸檔的宏觀規定以及本單位具體情況，制定明確而嚴格的具體要求，保會計檔案的歸檔質量。

（二）會計檔案鑒定階段的質量控制

第一，嚴格遵循標準規范，準確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴格遵循相關標準規范，對檔案的保管期限進行準確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴格遵守銷毀流程。各立檔單位應指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應當嚴格遵守銷毀工作流程。

（三）會計檔案整理階段的質量控制

在會計檔案整理階段，第一，嚴格遵循分類方案，準確定位檔案屬性，各立檔單位要根據會計檔案整理階段的質量要求，合理確定分類方案；第二，準確揭示文件內容，完整填寫卷內文件目錄；第三，準確擬制案卷題名，規范案卷編號。依據分類方案，排列案卷，全面反映案卷內容，完整填寫案卷目錄。

（四）會計檔案利用階段的質量控制

第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴格會計檔案借閱手續。各立檔單位應對檔案的利用范圍、利用方式、批準手續以及歸還案卷的檢查作出明確規定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務利用的多種途徑，根據利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網絡平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊

參考文獻：

[1][美]詹姆斯.R埃文斯,威廉.M.林賽.質量管理與質量控制[M].北京:中國人民大學出版社,2010.

[2]敖景.ISO9000：2000基于過程的質量管理體系策劃[M].北京:中國標準出版社,2004.

[3]孫磊.質量管理實戰全書[M].北京:人民有點出版社,2011.

[4]馮家春.企業會計檔案的收集整理[J].檔案與建設,2005,06.

[5]閆漢東.談會計檔案收集工作[J].檔案天地,2006,04.

[6]魏黎.會計檔案質量控制的基本途徑[J].黑龍江檔案,2009,04.

篇2

中圖分類號：TP393

文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2017）10-0064-02

1.概述

文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。

2.文書工作與文書檔案管理系統開發的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。

第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。

第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。

第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計

文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。

首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。

其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系y要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。

基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。

如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。

1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。

2）檔案掃描錄人：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。

3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。

4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。

5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。

6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。

7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。

1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。

2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。

3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。

在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。

3.4系統設定

篇3

2、現階段電子檔案管理技術分析

電子檔案管理系統功能需求的實現主要通過混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統維護功能、文件管理功能、編研開發功能、光盤制作功能以及數據導入功能等都是通過交互性的處理來實現，B/S模式通過"WEB/中間件/服務器"的J2EE技術架構實現。主要包含以下子系統：一是信息采集部分，主要是對數據采集的完成。采用數據一體化的接口，按照信息采集的相應流程和要求，把每個信息系統中等待歸檔的信息進行采集，淺談新時期電子檔案管理問題文/邢軍岐本文從探討新時期電子檔案管理的重要意義出發，詳細闡述了電子檔案管理的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現階段我國的電子檔案管理技術。最后，結合自身多年工作研究經驗，筆者進行了關于電子檔案管理的完善性策略分析。摘要再通過收集整編就可以實現分散式或集中式的檔案整理，通過導入數據功能，就可達到離線數據收集或歷史數據的導入。在進行電子檔案信息收集的過程中，會有實體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進行電子檔案業務流程的處理時，也會有與實體檔案相關的工作同時進行處理。二是檔案管理的部分，主要是對日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數據時，主要是對檔案信息日常管理工作的完成，管理過程要與實體檔案管理過程相統一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規則，再結合電子檔案的特點加以優化。檔案統計是完成檔案管理工作中各種統計的工作，也是管理的一部分。三是開發利用部分，主要是對檔案研發工作的完成，同時還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實體相關的檔案信息，還要通過網絡把各種檔案的檢索與利用提供出來，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業檢索主要是有針對性的對各業務系統的檔案信息進行專門的開發，并能提供系統的調用，給業務系統帶來專用的信息服務，提供很大的便利。四是系統維護的部分，主要是對系統運行的相關數據維護工作的完成。主要有各種數據結構的設置與維護，權限的管理，系統參數的設置與維護等。系統設置與維護給整個檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統提供了基礎性的平臺。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時，還使系統的擴展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標準化、規范化。除此之外，還對日常數據的維護提供了便利，對于系統管理員來講是個非常強大的工具包。

3、新時期電子檔案管理完善性策略分析

第一，建立規范的管理機制。第二，創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。第四是建設復合型管理隊伍。要想實現檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊伍的建設，這對于檔案信息化的發展質量與速度起著決定性的作用。無論是信息時代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過計算機來實現的，這也就對檔案管理人員提出更高的要求，不但要對電子文件的特征與電子檔案的全程規范非常熟悉，并且，還要對計算機系統網絡安全的防護知識進行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對自我學習的意識不斷強化，積極參加信息化教育的培訓，對專業知識不斷更新，才能使自身的業務素質與工作水平與信息化管理相適應，才能順利實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，培訓的主要內容有計算機、信息工程、網絡等方面的基礎知識。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對檔案發展的趨勢進行及時了解，對現代科學在檔案工作中的應用及時地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。

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2文書工作與文書檔案管理系統開發的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計

文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系統要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統設定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網上預訂網上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統計檔案狀態設定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統框架結構圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統設定系統設定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態的設定。

4總結

文書工作與文書檔案管理系統的設計，主要是以實際的文書檔案管理工作內容為需求，本著優化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務辦公室

參考文獻：

[1]王芳.關于檔案管理前端控制與文書工作的思考[J].蘭臺內外,2016(4):34-35.

[2]魏韓利.文書工作與文書檔案管理系統的設計與實現[J].辦公室業務,2016(8):109.

[3]李超.檔案管理系統在文書檔案工作中的應用[J].現代國企研究,2015(12):90-91.

篇5

1“互聯網+”時代醫院檔案管理特點

1.1便捷化查找檔案

在“互聯網+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計算機科學信息技術，將零散的信息進行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫務信息、護理信息、網絡信息以及人事信息等[1]。借助數字化檔案能在醫院各個科室之間建立資源數據共享的管理體系，有效整合并建構搜索引擎，維護檔案資料的應用效率。

1.2全面收集檔案

在“互聯網+”時代，醫院檔案管理要對各項業務、行政工作中的文件、影像等資料信息進行集中收集。在醫院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關鍵，是提升檔案使用價值的根本，能在節約存儲空間的基礎上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學技術不斷發展的背景下，醫院利用計算機科學信息技術就能對檔案進行電子化管理，維護其全面性、流動性以及機密性，也為及時優化信息記錄和信息管控效率奠定基礎。也就是說，借助電子化信息處理工作能夠在節約人力資源成本的同時，確保信息的全面性。

1.3管理服務的多元化

借助“互聯網+”模式能有效建立全過程化信息收集機制，在查找檔案信息的同時，確保能提高檔案工作的服務職能和應用綜合價值[2]。應用互聯網管理體系構建信息處理平臺，確保信息收集、信息歸納以及分類工作的完整性，也為資料存儲和檔案管控提供保障，有效借助信息網絡實現線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價值性奠定了堅實基礎。

2“互聯網+”時代醫院檔案管理存在的問題

盡管醫院已經認識到“互聯網+”醫院檔案管理工作的重要性，但是在具體執行體系建立的過程中依舊存在一些亟待解決的問題，需要引起相關部門的高度關注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術在不斷發展，但是，由于醫院內部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問題，所以還存在利用傳統方式和理念進行檔案管理的現象，管理工作沒有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數據的存儲位置，沒有對其進行數據化處理和電子信息庫的應用，數據依舊無法發揮其實際價值，也不能對醫院檔案管理工作的全面優化提供保障。第二，網絡設備應用完整度缺失，在醫院內應用電子化產品對于網絡設備資源有著較高的要求，但是，因為多數醫院更加關注醫療業務，往往對檔案管理工作較為忽視，就會造成自身管理模式不能完全順應醫院發展的問題出現，網絡設備配置不足、存儲功能欠缺、分析合理性不足、醫院信息檔案提取滯后等現象較為明顯，使得醫院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會對醫院的可持續發展造成制約。第三，管理人員綜合素質較低。在醫院檔案管理部門，多數工作人員的年齡較高，對于新技術和信息處理操作流程的認知度不足，加之自身專業能力和理論水平受到限制，就會出現實踐操作較差的問題。“互聯網+”視域下醫院檔案管理專業化人才數量不足，技術水平和操作體系不能滿足實際需求，就會導致發展模式落實不到位。另外，因為檔案管理工作人員的綜合素質較低，創新意識不足，就造成患者檔案管理和醫生檔案管控體系不能發揮其時效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫療問題[4]。

3“互聯網+”時代醫院檔案管理的路徑

3.1優化管理意識

在醫院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關鍵的問題，需要引起醫院管理層的高度關注，管理層要在集中優化醫療服務體系的基礎上，對醫院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動醫院檔案管理創新水平[5]。第一，領導部門要認識到“互聯網+”檔案管理體系對于醫院全面化管理的重要性，從而建立常態化管理監督機制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態化運維機制。第二，相關人員要結合醫院的實際情況和發展目標制定檔案管理規章制度，并且定期開展相應的督查工作，有效在檢查中發現問題并解決問題，提高檔案管理工作的常態化水平。針對整改流程要進行實時監督和管理，保證監管流程更加貼合醫院的發展需求。第三，醫院要組織內部檔案管理人員參與常規化培訓，不僅要提升其檔案管理專業知識，也要優化其崗位意識，合理性明確檔案管理部門中各個管理人員、科室部門的職責和任務。最重要的是，要確保管理人員能對相關檔案法律知識予以了解，利用定期考核和獎懲機制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過程中，檔案管理體系要將人員培訓項目、網絡設備購置項目和信息安全防護項目等進行聯合管理，建構一體化監督管理體系，維護管控流程的完整性[6]。與此同時，醫院內部相關領導也要將其納入到醫院基礎性預算體系內，確保能從根本上提升管理工作的節本水平和工作效率，維護管理流程的合理性。

3.2完善網絡設施

為了順應“互聯網+”視域下的管理趨勢，醫院要整合網絡設施管控工作流程，積極建立健全統籌性較好的監督機制，確保能依托網絡信息技術開展具體的工作，從而有效了解工作的進度和實踐要求[7]。一方面，醫院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫院檔案數字化管理的專項部門，及時進行設備設施的引進和改善，對一些陳舊的設備予以及時更換，以保證檔案數字化管理工作的完整程度貼合實際需求。另一方面，臨時領導部門要強化對檔案管理工作的重視程度，確保能結合醫院實際需求進行網絡設施架構體系的處理，落實具體的實施方案，維護設計檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請或者是培養專業工作人員對網絡軟件、硬件設施等進行應用性管理和創新性升級改革，從而順應時展要求，提高醫院檔案管理工作的基本水平[8]。

3.3優化管理水平

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重慶機場作為國內十大機場之一，伴隨近十年的穩定、高速發展，電子政務產生大量的電子文件，以及頻繁的庫存檔案實體利用需求，迫切需要建立一個能覆蓋全公司、互聯互通，能滿足各級單位檔案現代化管理、開放的、易于擴展的檔案管理平臺。為此，重慶機場集團有限公司辦公室檔案室經過多方面調研、學習，在上級主管部門及職能部門的支持和配合下，開始量身打造符合我公司實際情況的檔案管理系統。

1 前期準備階段

1、確定軟件供應商，自2013年年初開始，我公司與有關軟件供應商進行了解、溝通，通過對功能設計、開發費用、售后服務、后續優化等方面的比對，確定紫光檔案管理軟件作為我公司的檔案管理系統。

2、購置相應的硬件設施，在確定檔案管理軟件后，與軟件供應商進一步溝通，針對我公司現有庫存的檔案實體數量，以及今后預計的檔案增長量，擬定與該系統相匹配的數據庫服務器購置計劃。

3、確定數字化加工單位，按照《紙質檔案數字化技術規范》等相關技術標準，面向社會公開招標，經過與四家有專業資質條件的數字化加工單位進行競爭性談判，確定檔案數字化加工單位，保證了檔案數據的規范與安全。

2 項目實施階段

2.1 檔案管理系統設計

首先，對項目需求初步調研，主要對象為各個主要模塊的負責部門，主要內容為各模塊主流程的確認，各個部門角色的劃分。調研的主要方式通過現場實施顧問對系統主流程進行講解，各相關業務部門將現有的系統流程與自己的業務流程進行對比，找出其差異性，以便進行修正。另外各業務部門需流程的各個關鍵點的角色定位進行確定，以便進行人員的權限分配。

其次，紫光軟件公司通過單位全宗、檔案類型、檔案報表、人員和組織機構情況、權限分配、審批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系統原型，在該系統中對全宗、檔案目錄樹、檔案類型、系統編號規則、檔案分類方案、各類檔案報表、權限角色進行定義、設計，構建一個全面、有序的檔案管理系統。

基本功能：J2EE架構，符合SOA和OAIS設計要求，文件管理、收集整編、檔案管理、開發利用和系統維護等模塊，在設計上考慮了信息資源管理的發展趨勢，系統支持多模式歸檔文件整理，多全宗管理模式，跨庫檢索查詢等功能，

特色功能：

電子文件歸檔：與我公司現有的OA系統對接，該檔案系統為每個需要同步的文檔類型提供一個中間庫，當OA公文流轉結束后，會將原文和元數據寫入指定的中間庫，檔案系統定時和手動進行同步接受，實現文檔一體化管理。

模糊檢索：紫光全文搜索系統，用于數字化檔案的全文檢索；紫光在線OCR系統，對電子文件進行OCR文字識別，提取的文件內容可形成條目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通過以上兩項紫光自主研發產品，可對檔案數據庫所有內容，包括掃描圖片中可識別字體進行全方位的搜索，擴大對檔案信息的檢索范圍，提高檔案資源的利用率。

推送服務：在完善檔案管理系統的基本功能外，還深化服務功能，研發了檔案利用的推送服務模塊，即，檔案查閱人如不熟悉該系統，急需查閱某一檔案信息，檔案專、兼職人員可以在數據庫查找相關的檔案信息，放入“推送信息庫”，接著選擇人員名單發送，然后檔案查閱人登陸該系統中，可在“推送信息”一欄內看到自己需要查找的檔案信息，充分發揮了數據共享、快速利用的作用。

2.2 檔案數字化加工

在檔案系統設計、安裝完成后，下一步工作就是對庫存的紙質檔案進行數字化，我公司現有基建檔案5700多卷、文書檔案957卷、8800多件，數字化工作量巨大。

為保證檔案實體的安全，我公司與數字化加工單位簽定安全保密協議，明確規定所有加工人員均嚴格按照重慶市保密局相關要求進行保密知識培訓，加工電腦禁止連接互聯網，設置開機和屏幕保護密碼，并對所有的USB接口屏蔽，貼上封條；所有加工人員禁止使用手機數據線、MP3、優盤等移動存儲介質，禁止復印、打印、拷貝檔案資料；項目完工數據移交后所有電腦全部格式化；加工現場安裝監控設備，通過一系列安全措施保證了檔案實體的安全，避免加工數據的泄露。

在檔案數字化的過程中，我公司與數字化加工單位對出、入庫檔案進行詳細登記，做好交接的臺帳記錄，數字化加工單位按照專業技術標準、工藝流程，科學合理的對加工質量進行把控，每個環節對上一個工序進行監督及質量檢查，保證檔案、數據在每個工序順利流暢，確保檔案、數據準確、完整。

在檔案數字化加工每完成一批次，我們都對掃描后的檔案數據逐一審查、核對，通過檢查發現了加工過程中產生的少量問題，均進行了整改；同時對檔案實體進行檢查，包括檔案卷內紙張是否完整、檔案還原情況等，并做好相應的臺帳記錄。

2.3 數據掛接及備份

在完成了所有檔案的數字化工作后，紫光軟件公司協助數字化加工單位把大批量的檔案數據全部倒入系統，使系統可以提供豐富、準確的檔案數據進行查詢，同時，將所有數據進行兩套移動硬盤備份，從而搭建了統一管理、隨時利用、安全存儲的集團化檔案管理平臺。

3 后續完善階段

3.1 系統操作培訓

為保證檔案管理系統各項功能的正常使用，提高檔案數據利用率，規范我公司檔案管理工作，在系統上線試運行一周后，對各級部門開展了一次該系統的專項培訓，包括檔案系統登陸方法、錄入方法、查詢方法、下載審批及其他功能操作，經過培訓，各部門檔案系統使用人員能夠熟練的進行各種操作，基本滿足日常使用。

3.2 制度完善

在檔案管理系統構建完成后，出臺《檔案管理系統管理辦法》（試行），對各部門職責、檔案種類、數據標準、數據利用、使用權限等方面進行公示，并下發《數據化定點加工的通知》，對今后的入庫檔案提出數字化要求，保證了該系統中各類數據的順利掛接和規范化，為該系統充分發揮利用效果打好基礎。

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二、新形勢下事業單位檔案管理改革的必要性

數字化時代的到來讓很多數據的應用和儲存變得更加方便，是新時代的信息發展方向，應用新的技術改革事業單位的傳統檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業單位的工作質量。事業單位的檔案管理改革是建立在信息技術的基礎之上的，通過對檔案的數字化和信息化處理，能夠充分發揮檔案的管理職能，事業單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關的。

在互聯網技術不斷發展的時代下，各項信息處理的技術也在不斷地完善，比如云計算技術，這種高效率的信息管理方式在社會各個領域的應用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業單位檔案管理工作也應當將新的技術運用到工作中，適應社會的科技發展。不但事業單位檔案管理工作處于改革的期間，事業單位的體制也處于改革時期，改革需要運用新的信息化技術，建立信息化發展的平臺，因此加強對檔案管理的改革也是推進單位體制改革的有效方式。另外傳統的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點，新的檔案管理方式能夠加強對檔案的保存力度。因此新形勢下事業單位檔案管理改革是非常有必要的。

三、新形勢下事業單位檔案管理的現狀

（一）對檔案管理工作認識不到位

受傳統檔案管理工作觀念的影響，一些事業單位的管理者沒有認識到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發展重心都放在了如何提供社會服務上，沒有意識到檔案管理的重要性。很多事業單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認為檔案管理工作不能給單位的發展帶來經濟效益，這種整體的不正確意識導致在事業單位的發展過程中疏忽了對檔案的管理工作，造成對檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]

（二）檔案管理方式不科學

現代的科學技術不斷發展，信息的處理、儲存、傳播的方式也在逐漸現代化，在計算機技術的支持下，檔案管理工作應當變得更加先進快捷，創建檔案管理系統來幫助管理者進行檔案管理工作。在實際的檔案管理過程中，盡管大多數事業單位都采用了計算機系統來制定管理體系，但一些時候并沒有對檔案系統的數據進行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識和專業素質，使得電子信息技術沒有很好地應用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學。

（三）檔案管理工作人員的專業素質不高

檔案管理工作是一項有較強操作體系的工作，對從事的管理人員專業程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業知識，掌握專業的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調性，需要管理者在工作時適應這樣的工作環境，培養仔細程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業單位的重視，對檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴格，導致了很多工作人?T的專業素質都達不到良好管理檔案的要求，對檔案分類和整理缺乏專業性的認知，導致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規范，降低了檔案管理工作的效率。[2]

四、新形勢下事業單位檔案管理的改革措施

（一）完善檔案管理的業務流程

完善檔案管理的業務流程指要對檔案管理的流程進行重構，分析在檔案管理流程中每個環節的設計和工作效率，發現整個體系中存在的問題，并針對問題進行對該項環節的優化，通過信息技術實現對檔案管理也無流程的升級和改造革。新形勢下對信息管理提出的要求是從本質上改革，因此事業單位的檔案業務流程改革也要從本質上進行。

第一要優化業務流程，完善檔案管理內部部門之間的業務銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業單位部門之間的業務流程關系，動員全體員工投入到完善檔案管理業務流程的工作中來。對各項的檔案管理工作流程進行審核，如檔案的錄入、編排、維護、更新、查找、監管工作，對每個環節都要進行合理的規劃。第二，規范業務流程的標準，標準化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標準化的規定將檔案管理流程的體系固定下來，根據檔案管理的發展需求和實際情況，來分配職責和管理資源，明確每一位管理員工的職責和所在崗位所負責的范圍，將長遠發展的理念應用到對標準化流程的制定中。[3]

（二）擴展檔案管理服務能力

首先要對服務的功能進行擴展，原有的檔案服務功能大多數只是對信息的檢索和查看，在信息化技術不斷發展的時代中，檔案的服務功能要借助信息技術進行擴展，可以開發數據的整理功能，讓檔案數據能夠執自行的按類別規整、自動篩選、與其他信息建立一個清晰的對比模型，為需求者提供更多的服務。在檔案的服務過程中可以增加其他的服務功能，比如說根據所查找數據提供相應的檔案信息，在檢索中設置高級檢索，讓使用者能夠根據數據發生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對檔案的檢索功能更好地運用。其次要擴展服務的內容，傳統的檔案服務都是等需求者有需要時自己使用，檔案管理提供的只是一個數據倉庫，在新的服務模式中應當改善被動服務的局限性，逐漸朝著主動提供服務的方向發展。

（三）構建檔案管理平臺

構建檔案管理平臺分為兩個方面，第一個方面是加強硬件上的建設，檔案管理的平臺可以以事業單位發展的平臺為依托，建立屬于自己的發展平臺，結合檔案管理的職責設計具有針對性的功能平臺，建立更加科學更加快捷的檔案管理平臺，同時考慮事業單位對于檔案管理的實際需求，制定符合檔案管理發展目標的平臺。第二方面是實現對資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來實現，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來進行的，將檔案的管理工作融入整個的檔案平臺中來，借助管理平臺實現對檔案資源的整合，使檔案管理工作發揮最大的效益。

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1 我國社保檔案管理的現狀

1.1 參保人數激增。以2010年末為例，全國參加城鎮職工基本養老保險的人數為25707萬人，比2009年末增加了2157萬人。其中，農民工參保人數為3284萬人，比上年末增加了637萬人。參保人數的迅速增長，必然導致社會保險檔案的迅速增長，這也就對社會保險檔案高效科學規范的管理提出了更高的要求。

1.2 社會保險改革不斷深化。近年來，為適應現代社會發展的需要，我國社會保險制度頻繁改革。如2010年，流動就業人員基本醫療保險實現跨省轉移接續，2011年，企業繳納險種在養老、醫療、失業險的基礎上，新增了工傷和生育險。這些政策改革為社會保障事業的發展營造了更為廣闊的空間，提供了難得的機遇。

1.3 社保檔案管理機構分散。具體而言：養老、醫療、工傷等基本保障檔案由社保中心負責管理；社會救助、社會福利、社會優撫、低保等由民政局負責管理；個人商業保險由商業保險公司負責管理。管理機構的分散，既造成了政出多門、資源浪費的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時還使得整個社保體系出現了許多漏洞。于是，就有人開始利用這些漏洞來謀求個人私利，“社保”人死亡而保險金照領等現象的頻繁發生也就不足為奇了。

1.4 社保檔案管理工作的考核指標不健全。社保檔案數量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國既無統一的管理辦法和操作流程又無硬性的考核指標，使得負責檔案管理的工作人員無所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標準低，管理不規范。同時，負責社保檔案管理的各個部門各行其是，各自分別構建管理系統，各管理系統采用的標準和技術架構不統一，使得社保基本信息無法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統一管理使用設置了人為障礙。

1.5 社會保險的經辦效率不高。當今社會，網絡已經普及，人們已經習慣于足不出戶在網上辦理業務。傳統的紙質檔案管理體系手續復雜冗繁、辦理效率低下，人們對簡化申報手續、提供便捷高效的網上申報社保業務的呼聲越來越高。因此，在確保數據準確完全的基礎上，簡化申報手續，豐富申報途徑，提升經辦效率，已刻不容緩。

2 我國社保檔案管理系統存在的問題

2.1 管理體制不規范。目前，我國社保檔案管理工作還沒有統一的規范和標準，管理機構不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標準不規范等諸多問題，已經嚴重影響了我國社保檔案的管理質量。

2.2 存檔場所隱患多。受辦公場地和經費等問題的限制，許多地區的社保經辦機構沒有固定的檔案存放場所或存放場所條件簡陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。

2.3 管理標準不科學。當前執行的《企業職工檔案管理規定》是1992年制定的，其諸多規定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等已經不適應現實工作的需要。在新的統一的管理標準尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標準，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業類別的管理規范也是千差萬別。

3 社保檔案管理工作的發展方向

3.1 全面推行數字化檔案管理體系。在傳統的社保申報辦理過程中會出現大量的紙質材料或證明，既不便保存，又浪費空間，查詢起來也繁瑣。如果將這些紙質檔案轉變成數字檔案，既節約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經辦效率。

3.2 對社保檔案進行分類管理。根據不同門類的社保檔案，遵循文件的形成規律，按照各自的形成類型、存檔價值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實行分類管理，既方便儲存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。

3.3 統一社保管理規范標準。建立全國統一的社保檔案管理體系，規范檔案管理標準，強化社保檔案的監控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國統一的社保信息網絡查詢接口，既可方便公民查詢個人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對于推進社保事業的持續發展和完善是大有裨益的。

3.4 規范社保檔案管理機構。如設立全國社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關規章制度、操作流程、改革規劃等，統一社保檔案的管理標準和規范，結束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時，在各地設置分支機構負責公民社保檔案內容的增加和更新，并定期送交全國社保檔案管理中心統一保管。

參考文獻：

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中圖分類號：C93文獻標識碼： A

引言

檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對建立的檔案進行保管；狹義主要是指對已經入庫的檔案進行日常養護工作。而在我們日常的檔案管理中，除了妥善放置檔案和對檔案進行維護外，還有就是對于檔案內容信息進行管理。對于檔案內容的管理，其實是一種對于檔案內部具有使用價值的知識管理。

知識管理起源于商業管理，是誰具體提出知識管理這個概念重說紛紜，知識管理主要是管理團隊通過科學合理的管理方式，對于知識資源進行重組和分配，保證其得到有效利用。我國對于知識管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉化為更大的生產力。從上述定義可以看出，我們將知識管理定義為利用對于知識的有效管理和利用，提升企業的效益。

一、檔案管理和知識管理

（一）檔案管理和知識管理的相異點

從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對于檔案的管理，遵循嚴謹的制度，采取先進的管理技術，保證檔案的真實性和價值。在管理中，管理人員沒有自主地參與，完全遵從現有制度進行管理，一切符合檔案管理的程序。

知識管理不僅僅是對于檔案的管理，還包括對于檔案中的內容進行學習，然后通過管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進行重組，找到具有價值的信息并加以利用，來創造出更大財富或找到提高生產力的方式方法。對于知識管理來說，更加強調管理人員的參與性，管理人員的主觀能動性的參與部分非常多。

（二）檔案管理和知識管理的相同點

檔案管理和知識管理都是進行檔案或知識管理，并且通過良好的管理實現檔案或知識其本身的價值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個相同點：

（1）管理對象。不論是檔案管理還是知識管理，其管理的對象都具有知識的屬性。檔案管理的對象主要是由文字、圖標記錄的信息型知識，可以讀取或運用并找到最終利用價值；知識管理的對象是記錄型知識的顯性價值和隱形價值，通過管理人員的分析利用找到最終的利用價值。

（2）管理目的。我國《檔案法》中對于檔案的管理目的進行了明確規定，對檔案工作實行統一管理，保證檔案的完整性和真實性，從而提供詳實信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實性，是滿足社會或個人對于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識管理的目的則是通過群體的智慧找出信息的顯性價值和隱形價值，充分發揮出知識的自身價值來服務于社會。因此，不論是檔案管理還是知識管理，其最終的目的都是服務社會。

（3）管理流程。對于檔案管理的流程，基本分為以下六個步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統計，⑥利用。而知識管理的流程主要分為以下七個步驟：①知識產生，②收集，③存儲，④加工，⑤整理，⑥評價，⑦利用。不論是檔案管理還是知識管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。

（4）管理技術。隨著科學技術的發展，特別是計算機技術的發展，對于管理人員來說是一項福音。通過計算機強大的存儲能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識管理，都是以計算機為主要的管理技術進行管理。從而保證提供給客戶詳細、準確的信息。因此，二者的管理技術基本相同。

二、檔案管理與知識管理相近相通

（一）管理對象重疊

如今，在檔案管理中，對檔案的分類十分的細致，主要是按照文件或檔案的內容進行不同程度的劃分，而且并對不同年限的的檔案進行明細的標記，并且排列好順序，以方便讀者在進行閱讀時，可以詳細的對檔案進行了解。而知識管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對知識進行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎的組成部分。組織的知識的知識為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過組織自身工作和活動中逐步形成的非文件和收買其他各個組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數據庫等。目前在進行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進行知識管理。換句話說其實知識管理其實包含著檔案管理，而且在進行檔案管理和知識管理時，我們所面對的對象其實都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發展，這兩個不同的方式，都以及相互聯系和相互包含。

（二）管理目的相近

檔案是以知識形態為世界做出服務的一種方式，是為了滿足社會各界在需要某些知識時能夠提供到相應的檔案的一種管理模式。為組織各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應用中的主要出發點和落腳點。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此在知識管理過程中必須通過將知識模式應用在恰當的地方，更是能夠傳遞給需要這些知識的人們，以便于其在工作中能夠對其產生良好的幫助和制定出最佳決策。

（三）管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為六個環節：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對散布在各個角落的文件或知識進行識別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學習，實現其應有的價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。

（四）管理技術相同

受信息技術全球化的整體趨勢影響下，科學技術越來越發達，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復雜化。對于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質的文件和檔案，為了能在當前網絡一體化的管理模式下適應發展，應當對其進行數字化處理，使其所傳遞的知識能讓現代人所了解學習。同時也可以保證檔案管理工作和知識管理能夠進行綜合應用。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。

三、檔案管理與知識管理相輔相成

（一）知識管理提升檔案管理

1.知識管理可以拓展檔案管理的領域

傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。而在管理內容上，現今的大多數企業檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實這些對于企業的發展來說，已經成為過去式，并不能帶來太大的利用價值，在當今的時代潮流下，檔案管理應該服務于現實，與時俱進，積極的搜集各種有利于企業進步發展的信息，進而歸檔研究分析，最大的發揮檔案管理的作用，為企業創造更多的價值。

知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。

2.知識管理可以提升檔案管理的價值

傳統的企業檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時的，不能滿足企業發展的信息。而知識管理可以再分析研究知識的過程中發現新的信息，這樣一來，知識管理體現了檔案管理的意義，進而也提升了檔案管理的價值。。

（二）檔案管理促進知識管理

1.檔案管理有助于沉淀、積累知識

檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎上創新發展，這也是世界能夠得以發展的基礎。

2.檔案管理有助于傳播、交流知識

信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

在語言交流的過程中對檔案管理分析與應用是最為關鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對于書面交流來說，費時費力和文化限制又成為其主要的缺點。

3.檔案管理有助于理解、挖掘知識

檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則。也就是說文件是在何種條件下被誰用什么方式為達到哪種目的而產生出來的。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在。

四、檔案管理的業務指導

（一）提高有關領導及檔案管理工作人員認識

檔案記錄著本單位的各種活動，其中蘊藏著大量的有關本單位的經濟、政治、文化等信息，對本單位回顧歷史、總結經驗，有著不可或缺的作用。同時，檔案管理作為國家檔案事業的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對檔案的接收工作做的不及時，就會使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對日后的使用帶來困難。因此，有關領導及相關人員務必要提高警惕，加強對檔案管理工作重要性的認識，使本單位的資料檔案的管理有序。

（二）檔案管理的指導人員要加強自身的常規業務建設

管理人員要時刻注意自己的職責是指導與監督而不是參與具體的工作。平時要多在如何加強自身的指導藝術上下功夫，例如：可以在網上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網絡中一些專業的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項常規性、基礎性業務工作，搞好每年的年度立卷工作，對鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規范化目標管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導人員可以組織對新到的人員進行一個短期的培訓以增強他們的專業技能，減少因業務不熟練而造成的錯誤。[1]

（三）指導人員要對本檔案室的檔案工作情況做到心中有數

指導人員在加強自身的業務建設的同時還要對本館室的檔案做到心中有數，不能只是提高自身而忽略對基本工作的落實。對于工作中存在的問題要根據國家和省檔案主管部門出臺的各種業務規范性文件和辦法及時提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進行。對于因為由于理解不同而造成的問題，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會對“一事”理解掌握不準，甚至出現“一文一卷”的做法，針對這種情況，就要求指導人員及時利用年度立卷檢查、案卷質量抽查等各種機會做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯誤做法。

（四）建立完善網絡檔案管理

檔案工作具有點多、面廣、線長的特點，目前大多數檔案館室都面臨著人手不足，經費短缺的困境。建立網絡檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時也是“國家數字檔案建設與服務工程”項目建設的客觀要求。所謂檔案指導網絡，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網絡體系。通過檔案指導網絡的建設，有利于檔案工作的順利發展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經驗、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創建電子檔案管理時，要選拔那些網絡技術基礎好的工作人員，組成專門的指導與管理部門，以便從組織上保證這項技術含量高、復雜難度大的工作能夠準確落實。[2]

（五）指導人員要注意語言藝術

指導人員主要的交往對象是檔案管理人員，因此在指導時要注意語言的藝術性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準確傳達給對方，使對方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時，要有針對性，做到簡練、準確，做到對下屬的工作要心中有數，不能空口亂說；同時，還要注意個人的形象，堅持服務第一，奉獻至上，言必行，行必果的原則。

（六）指導人員的管理手段要與時俱進

社會不斷向前發展，新事物層出不窮，檔案管理事業也在不斷的發展中，這就要求檔案指導人員的指導手段要圍繞檔案工作的基本職能與時俱進，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業務水平。例如，化以前的紙質檔案收藏為如今的網絡管理，提高檔案的利用率；加強與其他檔案館的聯系，汲取他人長處，補充本館的不足，從而促進本館的發展。

五 結束語

以信息技術為基礎對檔案管理進行分析，合理的利用知識管理的關系，為檔案管理模式的提高和變更打下了基礎，為實現檔案管理中信息的共享和數據化模式的提高奠定了理論依據。檔案管理與知識管理也在互相滲入，相互補充，使得人類的文明得到很好的傳承與發展。

參考文獻：

篇10

疾病預防控制檔案所包含的內容較多，既有各種規章制度，也有統計數據、研究報告，還包括衛生監督相關資料，其管理的規范及利用具有重要的現實意義，特別是隨著社會公眾對政府服務信息公開期望的增強，這種規范化管理將為信息的公開和利用奠定堅實的基礎。

1.1疾病預防控制檔案規范化管理有利于推動各種法規制度的執行

疾病預防控制法規制度是檔案管理的重要內容，而規范其管理，既可以便于政府決策者、相關監督機構以及社會公眾查閱，而且這種系統性的存檔可以為執法過程中執法人員提供參考，從而便于制度法規得到執行。

1.2可以為決策者提供參考

疾病預防控制檔案中包含大量的調查報告、統計資料以及疾病材料，這些調查報告與材料既包含對以往數據的一種統計，可以發現各種疾病預防事件的發展規律，從而便于人們從規律中得到啟示，做出有針對性的安排，盡可能的推動疾病預防與控制，也包含當時針對疾病預防控制采取的舉措，取得的成效，可以為類似疾病出現后采取有針對性的措施提供參考。

1.3有利于強化衛生監督與管理

疾病預防控制檔案還包含對學校、對國境口岸的衛生監督資料，截止2012年，全國被監督學校達到22.4萬所，78.2%的學校已建立學生健康檔案，這些檔案的管理對于預防疾病控制，推動衛生監督與管理具有重要的價值。

2.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用的基本途徑

要對疾病預防控制檔案進行規范化管理，并推動其應用開發，必須把握好其基本途徑，只有這樣才能提高規范化管理與利用水平。但從實踐來看，目前這種開發應用還處于較為粗放的階段，檔案管理信息化程度不高、管理制度不夠健全，檔案服務決策、服務社會的作用尚未得到全面的發揮，這為未來進一步加強檔案規范化管理與應用提供了方向。

2.1疾病預防控制檔案規范化管理的基本途徑

疾病預防控制檔案包括檔案的建立、檔案的保存、檔案的查閱以及外借管理、檔案的銷毀等內容，其規范化管理的基本途徑主要包括三條。首先，管理制度的規范化，即要針對疾病預防控制的實際情況，制定細化的、針對性的管理制度，真正做到檔案管理的任意一個環節都有制度可依，有制度可執行。其次，管理流程的規范化，在實踐當中，涉及檔案管理的各個流程要規范，如檔案的存檔要有責任人簽字審核后依照一定的規則分類存檔，在檔案的借閱中要有負責人的簽字才能查閱，如果要外借必須履行完善的手續。通過流程的規范化推動管理的規范化。再次，管理服務的信息化，即要充分利用信息技術帶來的便利，利用電子檔案等方式將紙質檔案轉化為電子檔案，做到紙質檔案與電子檔案并存，以更好的保障檔案的完整性。同時這種電子化管理還可以為檔案查詢等提供便利。

2.2疾病預防控制檔案規范化利用的基本途徑

疾病預防控制檔案規范化利用包括供衛生、疾控部門利用，還包括供研究者、統計單位利用，其規范化的利用途徑也包括三個方面。首先，對檔案數據的開發利用，通過統計軟件或者統計手段，挖掘數據中隱藏的信息，通過數據挖掘找出疾病預防控制的內部規律、發展態勢，從而為相關個體提供參考。其次，對疾病預防控制經驗的對比總結，通過對同類疾病不同預防控制方案的比較，對不同疾病應對方案的比較，可以發現各方案的優劣，從而便于形成一套完善的應對方案，以提高疾病預防控制能力。再次，對疾病預防控制問題的查擺，通過對檔案的查詢，可以發現疾病預防控制中存在的突出問題，這就為問題的解決提供了方向。

3.促進疾病預防控制檔案規范化管理與利用的思考

疾病預防控制不僅事關政府部門各項工作，而且與群眾生活密切相關，因而規范其檔案管理是一項影響深遠的工作。實踐當中，要以基礎設施的完善為前提，以檔案管理的創新和檔案利用的創新為導向，積極推動檔案管理的規范化。

3.1完善基礎設施為檔案規范化管理與利用奠定基礎

檔案規范化管理與利用的前提是有完善的基礎設施做為保障，首先，要積極構建檔案管理場所，特別是基層疾病預防控制單位，要積極利用現有的辦公場地開設專門的檔案室，并購買檔案架、檔案袋等配套設施，通過設施的完備推動檔案管理的規范化，為檔案管理和利用提供便利。其次，要積極開發各種軟件設施，疾病預防控制部門要通過與檔案管理軟件供應商合作，開發出符合疾病預防控制部門實際的管理軟件，通過軟件實現檔案數據的查詢與管理。特別是，這一過程中要積極推動檔案的電子化管理，通過將紙質檔案進行編碼，并與電子檔案相對應，做到紙質檔案與電子檔案并存的管理模式。

3.2創新渠道推動疾病預防控制檔案管理規范化水平的提升