導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇畢業生檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。以創新的思路認真做好畢業生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養過程中的積極作用，特別是服務大學生成功就業的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質量和效益，是十分重要而又具有現實意義的。

二、高職畢業生人事檔案管理的現狀及問題

高校畢業生檔案的重要性決定了我們應該對其進行全面的規范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有三年，有五年，形成的學生檔案材料也不一致，因此我們的畢業生檔案管理仍存在很多問題，呈現出服務被動化、管理不規范、管理模式陳舊等管理現狀。

服務被動化。學生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，僅供查閱等單純的學籍資料歸檔作用上。對學生就業所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節現象，內容單調、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。

檔案管理不夠規范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執行過程中存在不夠嚴格的現象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。

（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學生檔案來源的廣泛性。有來源于教學管理部門的，有來自系部的，有來自學生本人的，還有來自校外相關部門的，這些材料數量龐大，單從人事或教學方面考慮學生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復，不利于學生檔案的完整和統一。二是檔案形成時間具有階段性。學生檔案一般是有季節性的特點，有的材料是在學生進校時形成的，有的是按學期形成的。到了畢業生集中離校期間，時間緊，工作任務特別重，往往到了要即將轉寄檔案材料時匆忙安排幾個學生幫忙整理，他們沒有經過專門的培訓，經驗缺乏，責任心不足，導致各種問題層出不窮。

（2）檔案材料用紙、書寫不規范。從學生檔案中發現，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學生學籍成績單》，各個系基本不統一，影響檔案的利用質量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。

管理方式落后。我校仍采用傳統的檔案管理方式，即以單一的紙質檔案管理為主，導致學校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務大學生就業的高校學生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統集中性和檔案材料服務就業的實用權威性等特點，這些特點對高校的學生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學生在校期間成長成才的行為表現形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。

三、實行畢業生檔案規范化管理的對策思考

加強畢業生檔案宣傳與教育，提高畢業生檔案意識。

由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學生檔案意識嚴重缺乏。根據近期我校開展的一項抽樣調查發現，只有極少數的同學認為自己比較了解，而超過七成的學生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學生不關心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學校的方式，導致大量的畢業生檔案滯留學校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學生的宣傳和教育。在新生入學上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學期間，在填寫檔案內容時要規范、準確、真實，不能弄虛作假。在學生畢業時，高校應把該項工作納入畢業生教育工作之中，讓畢業生知道畢業生檔案的形成規律與作用，畢業生檔案運轉的一些過程等，讓畢業生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服務觀念，樹立創新意識。

真正從服務大學生實現成功就業的要求來實施管理，杜絕畢業生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。

（1）工作中主動與畢業生檔案來源地多聯系與協調，及時收集、整理學生檔案。力求畢業生檔案來源內容與來源渠道的安全。學生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。

（2）定期做好館藏畢業生檔案的管理情況統計，熟悉所藏的畢業生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。

加強高素質和復合型檔案管理人才的培養

目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業素質不強，因此，首先要轉變管理人員的管理理念，提高畢業生檔案服務于就業的意識，將檔案管理納入學校整體的規劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓，并定期考核，不僅包括業務知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應的電子信息管理技術；再次，要提高管理人員的職業道德水平，增強工作責任感和積極性。

有步驟、分重點推進畢業生檔案信息化管理

在信息化時代，對畢業生檔案管理工作也提出了新的挑戰，原有的單一的管理模式已經很難適應現時檔案工作的發展要求，因此畢業生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善畢業生檔案數據管理系統。沒有信息化的操作平臺，談論信息化建設只是空想。因此要對各類操作設備進行升級換代，加快對軟件系統的升級更新，建立一套完整的數據管理系統。

篇2

二、畢業生檔案管理存在的問題

1.管理主體多元化

（1）高校仍然存留畢業生檔案。畢業生檔案滯留學校，一方面原因是學校沒有統一規范要求，另一方面是學生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業在畢業生就業去向占有相當大比重，而中小企業一般不具備保管人事檔案的資質，也就不要求畢業生轉寄檔案。而畢業生通過網上簽約或書面協議均不能反映出檔案轉遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學校的方式。（2）畢業生存留個人檔案。畢業生檔案應該通過機要部門轉寄。但是個別高校為了節約經費，甚至采取讓學生自帶檔案的方式。畢業生擔心檔案丟失或是不清楚檔案應該存放何處，就會自己處置。畢業后留學或到國外工作的學生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構存放畢業生檔案。一是各地方人事機構作為經政府人事部門批準的人才服務機構有償保存未就業生源地學生檔案；二是人事機構與無人事檔案保管職能的民營企業簽訂職工檔案有償保管協議；三是畢業生檔案在人事機構，但是畢業生本人不是生源地學生，也不是代管單位職工。

2.管理流程簡單化

（1）管理模式不完善。目前高校學生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學校檔案館（室）統一管理，各院系按期將學生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學校統一轉遞畢業生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續煩瑣，不能充分體現學生檔案的服務功能。第二種模式是新生入校后，學生檔案隨學生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導員負責管理，學院統一轉遞畢業生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內容簡單化。目前的學生檔案在內容上仍存在簡單化、公式化的現象。如學生承擔社會工作，參加科技創新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務等的情況不能充分體現在檔案中；學生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內容普遍沒有建立；學生心理健康檔案未納入到收集范圍。學生檔案內容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統化，缺乏針對性描述，生動性差。

3.服務功能弱化

學生檔案的服務功能主要體現在四個方面：一是服務學生成材，二是服務教育教學，三是服務學生就業，四是服務用人單位。但是由于畢業生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業生檔案看到的是中學階段的檔案材料。

三、解決畢業生檔案管理失范的路徑探析

1.提高檔案意識，理順檔案管理機制

27號令把領導體制提升到“總則”中，首次規定了高校內部檔案工作由高校校長領導，并明確了其主要職責，進一步確立了學生檔案的價值和保存任務，明確了學校各級領導及工作人員在學生檔案管理過程中的職責。各高校應深入開展學習貫徹教育部27號令的活動，提高從學校領導、基層工作者到全體學生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業生檔案管理多元化的問題，是在市場經濟條件下，多種所有制經濟并存及單位與職工雙向選擇的現實決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業務主管部門在高校檔案管理的領導體制和職責上的不明確，進一步強化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責任和檔案行政部門的業務指導監督義務。通過加強對畢業生檔案管理的監督和對托管畢業生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機構的畢業生檔案得到動態更新，減少“棄檔”現象，為畢業生進一步就業打下基礎。

2.加強制度建設，引入檔案管理質量體系

高校應嚴格按照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》的要求，結合學校工作實際，制定有關學生檔案管理的規范性文件，包括《高等學校學生檔案收集制度》、《高等學校學生檔案歸檔內容與范圍》、《高等學校學生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業生檔案整理、轉遞等不同時段的工作明確工作要求，制定具體、詳細、切實可行的管理辦法。為了保證畢業生檔案管理工作的質量，應當引入ISO9000質量管理體系。利用其先進的質量管理理念，豐富和完善檔案質量管理理論，規范檔案管理，促進檔案質量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進行質量控制，對體系中的檔案過程控制進行優化，從而改革高校傳統檔案質量管理的觀念與模式，構建適應當前需要的檔案質量管理體系，完善并規范檔案管理流程，不斷提高高校學生檔案質量。

3.完善管理模式，提高檔案工作隊伍素質

高校應結合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責任制，規范檔案流轉的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規模較小的學校，可以實行檔案集中管理，但必須委派經驗豐富、責任心強、素質過硬的專業人員進行管理。對于招生規模較大的學校，可以由學校統一招聘、統一培訓學生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊伍的綜合素質的問題上，要吸引人才，留住人才。加強檔案人員的業務培訓和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業務的基礎上，主動學習相關領域專業知識，掌握計算機、網絡、電子政務及辦公自動化、信息開發和數字檔案館建設等現代化管理知識，全面提高綜合素質。要轉變管理理念，澄清畢業生檔案的重要性及其服務于學生成長發展、服務于教育培養、服務于就業單位的意識。

篇3

關鍵詞 大學生 檔案管理 誤區

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會的發展，人才的流動性日益加強，部分大學生認為人事檔案并不重要，因而出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。

一、學籍檔案和人事檔案的關系

大學畢業生檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取和順利完成學業的大中專院校學生的檔案，包括學籍檔案和人事檔案兩部分。

畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，才得以實現。

二、大學畢業生檔案管理的現狀

我國的人事管理實行用人單位直接管理職工檔案和縣級以上人才市場人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機關 、全民事業單位、國有大中型企業、當地政府人事部門所屬的人才服務中心等。

對于升學和找到就業單位的畢業生，檔案直接轉遞到所就讀學校和用人單位的相關部門，而畢業生所就業單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業即在畢業離校辦理派遣手續時，尚未落實就業單位，根據畢業生本人意愿，依據《人國普通高等學校本?？飘厴I生就業報到證》，將檔案及戶口轉至其入學前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續。

另外，允許少數學生如支援西部建設的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。

三、大學生對檔案管理的認知與處理的誤區

從目前的情況看，大學生對學籍檔案與人事檔案二者間的關系認識并不太清楚，尤其是對人事檔案的認識和處理方式，還存在著諸多誤區。這主要體現在以下兩個方面：

一是檔案不交人才交流機構托管。國家相關政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。這N認識對大學畢業生的個人發展有著極不利的影響?，F在，企事業單位招聘員工、國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據。學校免費保存的只是學籍檔案，不是真正發揮作用的人事檔案。

二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會就業方式和就業渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認識在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現象屢屢發生。很多人認為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學校、人才市場或放在自己手中。

四、檔案管理不善的危害及補救

遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補和更新，會對個人的生存與發展帶來許多麻煩或損失，主要表現在以下兩個方面：

一是影響個人利益。在辦理社會保險、領取失業金、養老金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。如退休時需要依據檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養老金金額和一系列有關事項。

二是影響個人的職場發展。畢業生的職稱、調動、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學畢業后，學生檔案需要經過轉正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調動，才能在未來領取養老金等，未辦這個手續，無法評職稱，無法調動。

如果出現“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補救措施有以下幾種：

1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務機構咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認。

2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續的，要與原單位協商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交。

篇4

中圖分類號：G715 文獻標識碼：A1 我校高職畢業生檔案的管屬部門及內含

高職畢業生的檔案管理有的學校放在綜合管理部門，實行綜合管理；有的院校放在學生工作管理系統，由學生處統一管理；而有些院校放在各個學院、系部，實行分散管理。我校由各系專人負責、輔導員監管，畢業生提取檔案需要攜帶畢業證、身份證、報到證等相關證件到系里領取。在特殊情況下，畢業生檔案暫時不能轉走，比如：處分未撤銷緩發畢業證者；欠學費者；處分未撤銷緩發畢業證者，成績不合格者。監管學生檔案的輔導員老師在學生領取檔案時告知學生應該注意的事項有：第一，學生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學生個人不得自行拆封，應由就業單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業生檔案是指已經完成教育部、學校、各專業人才培養方案中所有需要完成的項目學生個人的干部身份檔案。我校高職畢業生檔案里面的內容有：高中學籍表；高考電子檔案；學生黨團關系；每個學期學生綜合素質考核表；各種評優登記表；實習成績考核表；畢業論文答辯開題報告；畢業論文答辯成績單；畢業生登記表；綜合成績單；學生誠信檔案；全國普通高校專科畢業生就業通知書等材料。

2 高職院校畢業生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強，管理不規范

高職院校檔案管理和建設主體的重視程度不夠，意識不強，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實際工作中，存在著輕視此項工作，不少檔案管理部門只遵循下發的《干部人事檔案材料收集規定》，并沒有形成自己的檔案細則和規定。在執行過程中，存在不及時歸檔、亂歸檔等現象，檔案不能避免有丟失情況，等發現后再補材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導致人事檔案缺乏嚴肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現象逐年增多

口袋檔案是指畢業生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現象的產生一方面是因為畢業生急于就業，并沒有簽訂正式的勞動協議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業生畢業以后長期將檔案放在學校，好像“永遠”沒有檔案一樣，增加了學校檔案管理者的工作復雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設備不先進

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導員和學生檔案填寫材料歸檔不及時，目前大多數高職院校仍以傳統的手工操作為主，整檔材料繁瑣復雜，加上每個學期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時間考慮開發案宗的內在信息，計算機現代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現象存在

有的畢業生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現，比如：教師評語、思想品德、畢業答辯成績等，在沒有聽清輔導員老師或者檔案管理員的要求和強調時，就已經將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現和成績不算優秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學在學期間表現不是太優秀，個別學生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉交和查詢管理不規范

高職院校還沒有形成統一的標準，造成發放檔案的過程隨意性很大，很不規范。有些學生的檔案采取機要傳遞方式，有些采取校方送達，有些學生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統一造成檔案發放的混亂，有時會出現“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業生檔案管理工作完善措施

（1）加強領導，保證畢業生的檔案質量。學校應該統一各個部門各個學院系部意見，綜合討論人才培養方案，制定全校統一的載入學生檔案材料的全部內容，做好對外宣傳等工作。另外，各學院、系部、各專業、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業宣傳出去。規定學校專門派一名領導直接掛帥管理，各學院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強化學生的檔案意識。從教育入手，使學生重視個人檔案。使學生從入學教育就懂得檔案的重要性，跟學生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業生應樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險、升遷、轉正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認識，加強檔案管理者的素質提升。從樹立責任心和端正工作態度開始，檔案管理者必須有較強的保密意識。學校應經常組織檔案管理校內外的培訓交流，全面提高檔案管理者的素質，從技術手段上提高管理檔案的科學性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補充填入記錄制度等。每學年進行學校檔案管理評比活動，及時表揚先進，對表現不足的環節提出建議，進行修改。每學期定期進行補充材料，歸檔材料入檔，畢業學期進行全面大檢查，進行查漏補缺等工作，保證畢業生檔案質量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進行科學管理。在現階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們如果認識到紙質檔案管理的弊端，花費的人力、物力、財力較大。如果我們推行或者實施紙質檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實提高服務意識。

總之，高職院校畢業生檔案管理的好壞，直接影響到學校的聲譽和學生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領，做好管理的科學化、規范化，為學校服務，為畢業生和用人單位服務。

L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業抗挫力培養研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學生就業抗挫力培養路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

參考文獻

[1]　韓振英.論高校學生檔案管理與大學生就業[J].中國成人教育,2007(3).

[2]　尹恒寧.高校畢業生檔案對大學生就業的影響[J].重慶科技學院學報(社會科學版),2009(5).

篇5

高職院校畢業生檔案管理工作也是高職院校畢業生就業工作的一個重要環節。一所學校畢業生檔案管理工作是否制度化、規范化，不但事關高職畢業生的切身利益，也衡量著學校畢業生就業工作的整體管理水平。

一、高職院校畢業生檔案管理存在的問題

1.缺乏畢業生檔案管理的相關規章制度。健全的規章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標志，是學校規范化管理的基礎，也是開展工作的政策基礎。與學校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業生檔案管理制度。以為例，全區37所高職院校中，目前僅有3所學校制定了畢業生檔案管理相關規章制度，其它學校在這方面基本處于空白。

2.畢業生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業生檔案管理工作，多將其作為年度畢業生就業工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業生檔案管理看作是畢業生就業工作的邊緣化工作，在畢業生檔案管理部門的設定方面存在諸多問題?，F在許多高職院校畢業生檔案管理部門多為就業工作部門和各系部兩級管理；也有的是由就業工作部門或由系部單獨管理；個別院校甚至沒有固定管理部門，由校領導臨時指定部門管理。由于政出多門，給畢業生檔案規范化管理造成了障礙。

3.畢業生檔案整理不規范。由于高職院校畢業生檔案管理部門非學校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業生檔案管理規章制度和專業檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業生檔案整理不規范，突出問題在畢業生檔案資料歸檔方面。由于對檔案管理業務不熟，缺乏統一的標準，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業務不熟悉，導致畢業生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業生，其檔案資料標準不一，相差甚遠，給用人單位選用、任用畢業生造成了一定障礙。

4.畢業生檔案保管不規范。畢業生檔案保管是畢業生檔案管理工作的重要環節，卻也是高職院校畢業生檔案管理的一個弊端。由于學校每年都有未就業畢業生，也有一些用人單位不接收畢業生檔案的情況，致使一部分畢業生檔案留在了學校由學校保管。為解除未就業畢業生的后顧之憂，讓他們安心地繼續尋找工作，教育部規定，未就業畢業生檔案其學校應免費為其保管兩年。這是學校為畢業生做好后繼服務的重要舉措，但這項便生措施并未得到很好的落實。一些畢業生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉遞事宜，由于一些高職院校畢業生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業生檔案成為“死檔”，失去了檔案應有的功能，甚至一些畢業生的檔案由于年頭較長，出現了檔案丟失的情況。

二、規范高職院校畢業生檔案管理的措施

1.制定畢業生檔案管理規章制度。高職院校必須將畢業生檔案管理規章制度建設作為規范畢業生檔案管理的首要問題去抓。要適應新時期高校畢業生就業體制改革的需要，適時制定學校畢業生檔案管理相關制度，對諸如畢業生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉遞、留校檔案管理等問題在規章制度中予以明確規定，用制度去規范學校畢業生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。

2.加強畢業生檔案管理人員的培養。畢業生檔案管理工作是一項認真細致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識和工作經驗，還必須熟悉高校畢業生就業工作流程且認真負責，細致耐心。由于目前多數高職院校都沒有設置檔案館，專職檔案管理人員相對較少，如果將畢業生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題?；谶@種情況，高職院校應立足現實，以學生管理人員及畢業生就業指導人員為根基，通過校內外多種途徑，加強他們的檔案知識及業務培訓，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識，成為合格的畢業生檔案管理人員。

3.積極探索畢業生檔案管理的新模式。隨著我國社會主義市場經濟的確立，我國高校畢業生就業體制發生了根本性的變革，畢業生就業渠道呈現出多元化模式，這給高職院校畢業生檔案管理造成了新的問題，傳統的畢業生檔案管理模式已無法適應現行的畢業生就業體制，亟待創新。

篇6

人事檔案是客觀記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發、使用的重要依據。

近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統人事體制的產物早已風光不再，尤其在高校畢業生中，涌現了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業生檔案中存在著內容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業生在就業、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續的辦理和各項證明的出具等方面。

高校畢業生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：

1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。

2、檔案管理落后。高校畢業生的檔案無論是在校期間還是畢業后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。

3、轉移手續繁瑣。隨著我國經濟的發展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區在檔案轉移和管理上要求不統一。嚴格的地區在辦理手續上需要十個以上的程序，不嚴格的地區甚至存在現用現管的現象。對檔案轉移的要求不同，導致轉移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環節。檔案轉移手續的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區交接轉移。

4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區人才交流中心為例，學生轉正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規定時間繳納寄存費而變成“死檔”。

5、檔案管理意識不強。畢業生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉要求。有些畢業生認為，一證（畢業證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。

那么，檔案真的已經可有可無了嗎？

目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發揮著不可替代的作用，主要表現在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業經歷的相關資料以及解除勞動關系的材料將是領取失業保險金的必要手續。檔案中的招工材料和從業資料是計算和領取養老保險金的最為重要的依據。2、在正規單位的招聘和任用中，檔案的流轉手續和材料的完備程度或將成為成功與否的關鍵一環。3、檔案材料的完備與否，決定著轉正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據。在現有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。

針對高校畢業生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：

一、高校在就業指導環節需加強對檔案重要性的講解，提高畢業生對檔案管理的重視。

在教育部要求下，各高校都開設了就業指導課，但更多的是灌輸一些就業形勢、面試技巧、就業協定等相關內容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉遞的流程和查詢辦法等內容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關注。

二、檔案管理部門應加大規范檔案管理的力度。

由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現填寫不規范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規范檔案管理。

三、提高檔案管理人員素質和業務水平。

檔案管理是一項專業性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續教育與培訓，提高其道德品質和政治素養，提高業務水平，根據不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質量。

四、加快建設檔案的信息化、網絡化。

隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質檔案和人工查閱已經遠遠的落后于社會的發展，檔案管理的信息化、網絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉遞手續的繁瑣，同時便于紙質檔案的保存。

高校畢業生的檔案管理問題已經逐步的引起高校、畢業生及用人單位的廣泛關注，為避免檔案問題成為制約高校畢業生發展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經刻不容緩。

【參考文獻】

[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀橋，2011（11）：151-152.

篇7

檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或實物，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發展，科技進步，檔案的載體發生了變化，出現了電子檔案。電子檔案不同于傳統的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業、部門都采用了電子檔案管理系統，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現在以下幾個方面：

（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統對于大多數中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。

（2）技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統的安裝配置與系統管理都需要有較高的專業知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發商的依賴性很大。

（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際使用當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

高職學院畢業生信息管理是學院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計算機技術還不發達的年代，主要是靠紙質的學籍卡來保存畢業生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計算機技術和管理信息系統的發展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統的紙質管理模式。使用畢業生檔案管理系統來管理畢業生信息，具有手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優點能夠極大地提高學生畢業生信息的管理效率。該系統使用B/S模式Web服務器端的開發環境，它可以產生和運行動態的、交互的、高性能的應用程序。本系統對檔案管理系統的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統在ASP的開發環境下，使用SQL server 數據庫，實現了學校畢業生畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統從需求分析、系統的設計、具體功能的實現都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。

下面簡要介紹畢業生檔案管理系統的設計。

1、需求分析

為了提高畢業生檔案管理的水平，信息管理員需要對學生信息進行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統的主要目的就是利用軟件實現學生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業學生信息要求準確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學生的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。

2、用戶身份級別要求

根據用戶身份的不同從而對系統的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能。

系統管理員：使用本系統的信息管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統的所有權限。主要負責對畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統的一般用戶，能夠對畢業生信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業生信息的權限。

3、系統功能模塊設置

具體操作：對畢業生信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。

（1）畢業生信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業生信息，需按畢業生實際信息錄入；

（2）畢業生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在畢業生信息發生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使畢業生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業生信息；

（3）畢業生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業生信息，系統提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規查詢，如按姓名、性別、專業、工作單位等信息可以直接查詢；

（4）畢業生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業生畢業生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

（5）畢業生信息的打?。汗芾韱T和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的畢業生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業生信息進行打印。為方便管理統計畢業生信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有畢業生列表，對其畢業生列表進行打印。

（6）管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：系統由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統的全部功能，一般用戶就能對畢業生信息的修改、查詢、打印的功能。

3、系統開發的其他方面

篇8

高等教育會為社會提供大量的人才，滿足社會對人才的需求，促進社會發展。同時，高校也要根據市場的發展，以及自身實際的情況，適當調整，幫助學生就業，而檔案管理工作作為必不可少的環節之一，與畢業生就業緊密相關，因此，高校管理者必須彌補管理工作中的不足，提高管理水平。

一、高校畢業生檔案管理的現狀

檔案管理工作涉及了畢業身就業的方方面面，而檔案管理的側重點就是“管”與“理”，但國內很多高校的管理都存在過于傾向某一方面的特點，有的傾向于“管”，有的傾向于“理”但多以前者為主，有的檔案管理工作只是一種形式，無法為大學生就業提供服務，包括以下幾方面：

（一）檔案內容單一，沒有特色

目前，畢業生檔案的歸屬依然沒有得到解決，沒有明確的規定，可以由學校、個人或社會機構保管，而檔案中的內容基本相同，很難從中看出畢業生具有的優勢。另外，有的高校檔案管理人員會由其他部門的人員擔任，只是簡單的收集、整理資料，沒有核對檔案的真實性，讓檔案丟失。另外，沒有特色也會掩蓋學生本身的優勢。

（二）檔案造假，失去公平性

自從我國高校增加招生的數量后，社會畢業生逐年增加，加劇畢業生之間的競爭。畢業生為了滿足用人單位的要求，經常會填寫虛假的檔案信息，修改檔案中原有的成績，有的高校甚至會幫助學生填寫不真實的信息。雖然這么做可以讓畢業生順利找到工作，但檔案也失去了原有的公平性、嚴肅性。

（三）管理方式落實，工作效率較低

很多高校對畢業生檔案的管理方式過于陳舊，方法單一，特別是在畢業生畢業前期，會決定檔案的歸屬，需要大批量的移動檔案，但因為管理方式單一，人員不足，可能會造成檔案派遣混亂，讓檔案派遣出現錯誤，很多學生查詢不到檔案的歸屬。

（四）管理觀念落后，機制陳舊

當下，高校會根據市場對人才的需求，由市場主導人才的培養，隨著市場需求的變化，調整人才培養的方向。但高校的檔案管理人員因為受傳統觀念束縛，面對這一形式的變化，沒有認識到原有管理模式的不足，依然用原有的方法收集、整理檔案。另外，很多管理人員常常忽略畢業生就業服務檔案，把它放在檔案管理工作以外，管理機制存在漏洞。

二、建立高校畢業生檔案管理系統

針對上述不足，高校可以建立畢業生檔案管理系統，建立健全管理體系。該系統由不同部分組成，包括是個體數據測評、職業心理指導、普及就業政策與法律服務、創新管理方式，為畢業生就業提供服務。

（一）對個體數據進行測評

對畢業生檔案進行管理，其重點工作是了解學生的就業傾向，讓其形成良好的心理素養，會通過職業心理課程、EAP職業心理工作坊，搜集學生的心理數據，為數據檔案的建立打好基礎。

對于進入高校一年級的學生，可以讓其做職業傾向測評，了解其興趣和個性，對學生職業的選擇有初步的判斷。而大二的學生可以做人格測評，從測評中可以了解學生具有的優勢，發現學生身上的不足，讓其對自身有客觀的分析，并通過這一分析，挖掘自身的潛能，彌補自身的短處，形成優勢。同時，個體數據的測評會以圖表的形式，把結果直觀的呈現給學生，利用心理輔導讓學生形成自覺行動的意識，提升心理素養。

它可以讓學生有良好的精神素養，有豐富的職場心理資本，有正確的就業觀，根據自身的就業傾向，選擇適合自己的工作，畢業后順利就業。

（二）開展職業心理指導

目前，幾乎每個高校都會在畢業生畢業前，開設就業指導這門課程，校內會設立就業服務中心，幫助畢業生解答就業遇到的問題。但校內的就業指導中心忽略了市場對人才的需求，常常根據往年的指導內容進行指導，與市場脫節，給出的分析也只是針對普遍存在的情況，沒有根據畢業生遇到的問題加以解答，并未真正為畢業生就業服務。為此，高校的職業心理指導不可以只通過問答的形式，而是模擬真實的面試與工作場景，實際演練，在演練中讓畢業生了解自身存在的不足，加以分析，給出針對性的指導。比如，根據學生專業的不同，設置不同的場景，像是營銷專業，可以把班級內的學生分成數個小組，模擬營銷活動，解決營銷活動中的各項問題；或是經濟與會計專業，需要培養畢業生的洞察力，提高人際溝通的能力。

這一方式對畢業生就業的影響是：它可以鍛煉學生意志力，健全自己的人格，對工作有客觀的認識和理解，與市場變化接軌，行成正確的價值觀和正確的職業心理。

（三）普及就業政策和法律服務

高校的n案管理人員需要根據畢業生與企業簽署的勞動就業檔案，為畢業生就業提供服務。

校內就業指導教師可以在課上把勞動法的相關內容做成PPT的形式，用多媒體展示出來，通過這一方式，可以讓畢業生了解就業政策的相關內容，以及與就業有關的法律法規，可以用法律保護自己的權益，此外，高校還可以把這些內容做成宣傳畫冊，到校內論壇或微信公眾號上，借助網絡的優勢向外普及。另外，高校可以根據合作企業發出的信息，在畢業生檔案中找出與之相符的學生，讓其參與企業面試，為畢業生就業提供機會，而這一方式也可以讓高校和社會機構建立聯系，共享信息資源，為畢業生解決就業困難。

它增加了畢業生就業的機會，能夠讓畢業生用法律武器維護自己的利益，按照自身的選擇，擴大了就業信息來源的渠道。

（四） 管理機制的創新

隨著社會的發展，我們已經進入大數據時代，需要高校創新管理機制，提供檔案管理的水平與工作效率，深度挖掘檔案信息，發揮檔案的作用，實現創新，同時，也要明確畢業生畢業后檔案的最終歸屬，讓畢業生順利找到自己的檔案。

另外，大數據時代還要求高校建立檔案數據數據庫，由紙質檔案變為電子檔案，快速查閱、閱覽、向外傳遞，成為企業與畢業生溝通的橋梁，增加畢業生就業的概率。

實現管理機制的創新，可以完善畢業生檔案工作中的不足，提高管理的效率，讓高校畢業生檔案管理切實為畢業生就業提供服務。

三、探索與反思

根據上述內容，要求高校畢業生檔案管理必須符合社會發展的要求、符合企業提出的要求，根據高校的實際管理情況，以及校內專業的設置，為畢業生就業提供服務。

首先，符合社會的要求是指，高校要做好檔案管理工作，把為畢業生就業服務作為最終目標，給畢業生正確的引導，規范其行為，不要做出違背社會規范的行為，保持積極的就業心態。其次，符合企業提出的要求是說，高校的檔案管理工作必須根據市場也就是企業對人才的需求，創新培養人才的方式，隨著企業需求的改變適當調整。再次，高校幫助畢業生就業時，需要考慮畢業生個人的愿望，盡量滿足畢業生的要求。最后，每個高校專業的設置都有不同的側重點，高?？梢愿鶕煌瑢I畢業生對工作的要求，篩選出與專業相符的工作，及時給畢業生就業指導，以免出現違法亂紀的行為。

四、結語

總而言之，建立高校畢業生檔案管理系統為就業服務，是高校提高就業率的主要方式這一，因此，要充分認識到自身畢業生檔案管理工作中的不足，建立高校畢業生檔案管理系統，切實為畢業生就業提供服務，讓就業指導工作符合社會發展、企業提出的要求。

參考文獻：

[1]戴翠萍.建立高校畢業生檔案管理系統為就業服務[J].蘭臺世界，2012，（06）.

篇9

近年來,隨著高校的擴招,高校畢業人數不斷增加,畢業生檔案不斷膨脹,傳統的畢業生檔案管理方式已不能適應形勢發展的需要,直接影響了高校畢業生檔案管理部門的辦事效率。學院對于畢業生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統一的管理系統,學生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費力、費時、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統能為本院提供一個高質量、高效率的畢業生檔案管理系統,實現畢業生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化,并且適應學院發展需要,開創通過校園局域網實現畢業生檔案信息管理無紙辦公協同工作的時代。

1系統架構與技術分析

1.1 系統架構

系統是基于web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層b/s(browser/server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。

1.2 技術分析

本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用b/s體系結構。在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受web服務器傳遞的web頁面數據;web服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的sql語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給web服務器,web服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,b/s結構的系統開放性好,易維護、易擴展?？蛻舳藶g覽器只跟web服務器交換數據,數據安全性比較高。

2系統需求分析

針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。

3系統功能設計

由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。

系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。

(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護—— 按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護—— 根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、ip地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。

(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況word文檔表格的形式打印并予以留存。

4數據庫設計及系統實現

4.1 數據庫設計

根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況—— 含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間—— 畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼—— 高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號—— 檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執—— 由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。

由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。

4.2 系統實現

本系統基于asp.net平臺開發,用visualstudio.net2005作為開發環境, 界面設計采用了dreamweave,iis作為web服務器,數據存儲采用access,通過編程實現了系統的功能,系統中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。

5結語

本系統提高了我校畢業生檔案管理的工作效率,方便了畢業生對檔案情況的及時了解及其傳遞,加強了畢業生與我校畢業生檔案管理部門的交流。通過以上對高校畢業生檔案管理系統創建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學生檔案管理的規范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。

參考文獻

篇10

二、民辦院校就業檔案服務程序

1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別

民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。

四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。