導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著信息化浪潮涌現，信息化從理論方式技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程，不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們要正視這種發展與變化，準確地反握新時期檔案管理現代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現代化。

近年來，雖然檔案工作得到較快的發展，檔案管理現代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現代化的步伐。

1檔案工作現代化的必要性

實現檔案工作現代化是社會主義市場經濟對檔案工作的要求。在建設社會主義市場經濟的過程中，要從總體上提高現代化水平，必須摸清國際國內的動態，了解過去和現狀，以及今后的發展趨勢，才能確定今后努力的目標和方向。而要做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現代化所需的檔案材料。面傳統的管理方法則無法滿足這種需要，春有采用現代化手段，才能在較短時間內，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實現檔案工作現代化，是適應我國實現現代化，趕超世界先進水平的必然要求。

實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要。隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業的發展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能為實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。

2檔案管理工作現代化的主要內容

新時期檔案管理現代化是一個相對的、運態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期檔案管理現代化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理現代化理論和工作體系正逐漸形成和發展。

2．1檔案工作技術現代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作，并把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。

2．2檔案工作組織與管理現代化

檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

2．3檔案干部知識化

由于設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。

2．4檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。

2．5檔案保護現代化

傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

2．6檔案管理標準化

檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

3檔案工作現代化的作用

利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。

利用計算機和現代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。

篇2

1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。

僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同

互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。

政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。

實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰略成為信息化核心內容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。

從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。

2、多種類型數字化信息的檔案化問題

在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。

（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，

支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。

（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。

雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。

4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。

網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。

③⑥《2006年中國信息化發展報告》。

篇3

即使是用數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術日益發展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統檔案管理就可以避免這類事情的發生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點

現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現代化檔案管理方面，自己很想學好新知識、新技術，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業業，對工作認真負責，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統的升級接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們去一份一份的收集原稿，就有點困難了。大學的檔案管理專業畢業生基本上都是到政府機關和國有單位，起碼來說現階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應該比較現實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現代化檔案管理的步伐。

篇4

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）10-0331-01

雖然檔案管理工作現階段取得了許多新突破，建立完善了檔案管理的各項規章制度，初步建立了檔案目錄計算機檢索功能，提高了工作效率，但仍存在許多問題：

一、開放意識與創新意識不強

檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”等舊觀念。

二、許多基層單位重“藏”輕“用”

一些部門在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發不足，造成大量信息資源閑置。

三、檔案收集工作缺乏力度

收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作處于被動地位，一般是移交什么就接收什么，應該歸檔的材料散失在個人手中，檔案缺失嚴重。

四、檔案管理與服務存在脫節現象

由于公司檔案資源不夠豐富。只注重產品、基建、設備、人事、文書等檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業務有關的資料的收集整理，影響了公司檔案的系統性和完整性；檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代或者缺失現象。

五、檔案管理人員少，專業素質不高、工作積極性不高

檔案專業人員所占比例小，多數為傳統檔案工作“傳、幫、帶”的“繼任者”或長期沿襲下來的工作經驗。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。

通觀檔案工作中諸多問題，不難發現，要想檔案管理工作走上系統化、規范化、標準化、正規化的道路，必須從以下幾方面入手：

（一）要有效地推進檔案的系統化管理

需要建立新的檔案工作機制，進行部門整合，設立檔案中心，加強檔案行政管理部門在公司行政管理職能的組織地位。檔案中心應在傳統的產品、會計、人事等檔案管理職能中增設底圖保管職能和曬圖職能，這樣集中統一管理，藍底不分家，檔案中心直接掌握曬制底圖的部門、數量、流向，全程監控公司技術檔案資料完整與安全，防止失密和泄密，檔案中心具有檔案實體保管和業務監督指導雙重職能。

（二）完善檔案管理制度

要想企業走的更遠、更穩，必須有完善的制度做支撐，要從領導、部門、員工三方面進行努力：

1、要有效地推進檔案的規范化、標準化管理，最關鍵的是領導要有重視檔案的意識。單位領導或主管和分管檔案部門的領導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、經驗交流會，從而增加對檔案的了解，檔案意識就會進一步提高。才能帶頭去遵守檔案管理制度，為員工樹立標桿，這才是推進檔案規范化、標準化管理的重中之重。

2、要有效地推進檔案的規范化管理，必須要建立健全檔案中心管理制度和與各相關部門之間的工作制度。做到有章可循，有法可依。具體有以下兩方面：

（1）內部管理。建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度，使檔案管理的各項工作環節都按一定的標準來進行。如制定案卷質量標準，使分類組卷達到最佳水平；制定檔案接收標準，以確保進室質量；制定整理、鑒定、檢索、利用等標準，使各項管理工作規范化、統一化。建立健全檔案管理工作流程管理制度。通過抓好各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。

（2）外部協調。督促和領導相關部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關業務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。督促和領導本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行為和歸檔的權利，保證檔案工作的順利進行。同時，建立與相關部門的資源共享制度。每個人的人事檔案是動態的不斷變化的，人事部門隨時會產生任免、調資等歸檔材料需要及時放入個人檔案袋中，面對檔案工作人員少，工作量大的情況，對這些材料進行整理、編號的過程是一個重復費力的環節。如果人事部門信息庫增加“人事檔案號”項目，使打印出來的人事檔案材料直接帶上檔案號，可以大大提高工作效率

3、要有效地推進檔案的正規化管理，必須要加強檔案工作人員的管理和培訓：

（1）檔案工作人員必須要有較高的政治素質，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，必須忠誠可靠，意志堅定，嚴守公司秘密，這是由檔案工作的性質和特點決定的。檔案工作人員也要履行《檔案法》賦予的權利，對檔案的前期控制工作進行監督、指導、檢查。

（2）適時舉辦檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到先進單位學習檔案管理先進經驗和操作技能，以促進檔案工作健康、平衡發展。

綜上所述，要想有效的推進檔案工作的系統化、規范化、標準化、正規化管理，需要領導、員工、職能部門三方面的努力，缺一不可。

參考文獻

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隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。

第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數字化管理現狀分析

近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。

2.1 管理制度不完善

國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。

與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。

2.3 安全隱患嚴重

數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強照片檔案數字化管理的對策

3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度

數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機制

歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。

3.3 加強安全保護

各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。

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（二）傳統檔案管理不能適應信息化發展需要，隨著信息技術在企業經營管理中的廣泛應用，傳統的檔案管理方式與所采用的技術手段已經不能很好的適應企業現代化發展需要。尤其是在辦公自動化應用趨勢的加快，企業所產生的數字檔案資料正義驚人的速度增長。很多大型企業內部已經逐步實現使用電子郵件在企業內部傳遞的聯系方式。基于此，企業檔案信息化建設工作成為了檔案管理工作的主要環節。

二、企業檔案管理潛在的信息化要求

（一）現代企業市場開發信息需求現代企業市場開發工作中對企業競爭力的控制不僅僅在于對企業整體質量的控制方面，而且還體現在提高企業市場競爭能力的有效性方面。所以，強化企業對技術競爭的優勢作用，提高企業進入、占領市場的速度，同時獲得市場信息調控權利，為企業市場開拓提供強有力的基礎支撐。

（二）企業發展政策信息需求企業發展過程中，不但需要結合國家發展的基本國情以及國家整體發展趨勢，同時還要重視國家政策以及國家資金調控對企業在整體技術創新方面的約束，把握好企業技術創新的各個環節。而只有企業具備與發展政策信息化同步時，才能實時掌握企業政策信息，為企業的發展提供內部動力。

（三）企業檔案管理的技術信息在企業檔案管理的信息化建設過程中，為了防止信息閉塞對企業整體發展造成的不利影響，同時調整企業檔案管理工作中的一些重復性建設工作，并避免在檔案管理技術創新過程中出現的失敗，必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關人員掌握了信息化技術之后，才能對企業的前景控制起到一定的提高，這樣才能從本質上提高企業檔案管理的創新質量。

（四）潛在的人才信息現代企業經濟和技術方面的競爭從根本上講是人才的競爭，是能夠在企業內部經營管理過程中發揮作用的人才的數量和質量。在檔案管理信息化建設工作中，不但要強化檔案管理信息化建設的技術性人才培養，而且還要對各類人才的信息檔案進行基本控制。所以，在現代企業信息化人才建設過程中，人才檔案的信息化管理成為了企業人才資源建設的基礎性工作。綜上所述，在企業的檔案管理信息化建設工作中，企業的檔案管理工作不但需要對企業整體的技術性設施進行信息化管理，而且還要針對檔案管理工作中的信息資源開發、傳播進行合理控制。這樣才能在資源建設過程中最大程度的給企業的發展提供精確、超前的信息資料。通過調控的方式提升企業檔案管理的信息化水平。

三、企業檔案管理信息化的建設策略

（一）符合企業檔案信息化建設發展的基本方向企業不同階段所產生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關心的資料內容，因此在檔案管理工作中必須對所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進行整理，同時價值更高的綜合檔案信息為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統性，必須對檔案信息進行精選，只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務。隨著信息技術的快速發展，現代企業的檔案的生成方式發生了對應的變化，例如，可以在計算機、通訊過程中進行文件起草、簽發、管理以及歸檔等工作。因此，對應的檔案管理機制也必須與之相對應。在檔案管理現代化建設工作中建立起滿足多種機讀形式的檔案管理體系。

（二）創新企業檔案管理手段現代企業的檔案管理工作必須要朝著新技術的應用以及多手段的檔案管理方向發展，而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中，檔案管理部門必須堅持檔案的信息化發展方向，通過利用多種信息技術及手段，逐步拓展信息化發展建設的寬度和廣度，積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如，在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統紙質檔案數字化處理的方式，而且還必須將電子信息交流過程中產生的信息檔案化，增強檔案管理的深度。

（三）整合信息檔案網絡，實現資源共享企業的傳統檔案管理工作中因為缺乏合理有效的信息溝通，這主要是因為部門之間的割裂導致的。因此，在檔案信息化建設工作中，首先要建立起具有統一著錄格式與編排方式的當那管理體系，在各個檔案部門之間通過規章制度的方式建立其統一的檔案管理方式。同時，還要實現企業內部信息資源的共享，讓更多的信息利用者能夠獲得數量更多、范圍更廣的檔案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企業檔案信息，在服務企業成員的同時，間接的推動了企業的發展。

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中圖分類號:F407.474 文獻標識碼：A

引言

隨著社會經濟的不斷發展和科學技術的迅猛進步，我們社會已經金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設以成為各行各業的必然要求。船舶檔案能夠較為準確的反映航道及水運的發展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設對航道的維護、建設等具有更加重要的作用。

一、創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化的積極作用

（一）提高船舶檔案管理的辦公效率

在傳統的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環節都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準確性，進而達到節省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。

（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享

傳統手工式的檔案大多僅有一份，復制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現船舶信息資源的共享。而實現了船舶管理的信息化后，對計算機、網絡、大型數據庫等技術的應用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。

（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩定性保存

傳統的紙質檔案在保存方面的穩定性不夠高，尤其是紙質的信息特別容易受到外界環境如火災、水災、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴重影響。即使不受外界環境的影響，經過較長時間后紙質檔案必然會出現各種自然損耗現象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現異質分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。

（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性

在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統的郵政系統手段，一方面傳送時間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網絡技術進行管理，則可以直接通過網絡進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、創新檔案管理理念，實現船舶管理信息化的有效措施

（一）深化對船舶檔案管理的認識，加強組織領導

要想創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化，首先應當深化相關工作人員對船舶檔案管理的認識。這就要求各局、分局及船間的各級領導尤其是主管領導必須加強檔案管理的責任意識，充分認識到船舶檔案管理在航道事業發展過程中的重要意義。其次，應加大船舶檔案管理的硬件設施建設的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復印機等現代化辦公設備。

（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制

除深化對檔案管理的認識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創新檔案管理理念、實現船舶檔案管理信息化的關鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責，實現管理的制度化、規范化。其一，明確檔案管理督導員職責，即制訂相關管理規定及規章制度，負責各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養方案、計劃，督促員工按操作規程行駛船艇和按規定對船舶進行保養、維修；制訂各種應急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結果及時歸檔；加強對船舶動態監控，及時對駛入非運營水域附近的船舶、違反安全管理規定的船舶發出警告并及時采取有效措施；發生水上交通事故立即向船務部主管領導報告并接受海事部門的調查處理等。其三明確船舶崗位人員職責，即協助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業，并及時記錄相關信息；協助健全各種管理制度等。

（三）進一步推進船舶檔案管理的現代化進程

隨著社會經濟的發展和科學技術的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學的管理思想，并不斷創新管理方式。尤其是面對信息網絡時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術檔案管理的收集、傳遞、開發和利用，充分發揮計算機技術在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術將各個船只的機械設備進行編碼，然后統一錄入計算機數據庫。這樣就可以利用數據庫管理技術對各個船只的使用情況、維修保養情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質量及效果。

（四）加大對船舶信息的開發力度

加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術檔案的利用率及對信息的開發力度，也可以加快檔案管理的信息化建設。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務的宗旨，針對航道生產及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務的內容及領域，并提高檔案服務額質量和水平。

（五）引進并培養檔案信息化管理的人才

提高船舶設備檔案管理人員素質也是實現船舶技術檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質培養，可定期組織開展一些檔案管理的學術交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學習。其次，提高檔案管理人員的政治素質，使檔案管理工作人員要有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律， 避免失密和泄密現象的發生。再者，應提高檔案管理人員的綜合業務素質。尤其是深造計算機應用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩定。

結語

綜上所述，創新檔案管理李奶奶，實現船舶檔案管理的信息化建設對船舶行業的進一步發展具有重要意義。因此，我們必須從深化認識，引進和培養信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現船舶管理信息化的有效途徑。

參考文獻

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檔案的存放和分類是很重要的，所以說管理檔案的工作人員是需要工作責任心、細心、沉著冷靜等這些基本素質的，當然擁有較高工作責任心是遠遠不夠的，還要時刻提醒自己不能玩忽職守，需要重視工作。檔案管理工作可以運用檔案管理原則進行指導和開展。以下就通過各要點重點介紹檔案管理原理：

1.1標準化

根據不同的標準原則把檔案管理標準化原理分為三種：基礎標準、技術標準、管理標準。所謂的基礎標準就是憑借在基本、具有大眾指導標準下去進行檔案管理。技術標準指的是通過多種先進技術手段比如網絡電子信息技術等進行檔案管理。管理標準指的是在不越界、不違法的基礎上，安全有效的進行檔案管理。

1.2統一化

檔案管理工作的出發點和最終目的都是為了保護好檔案，只有按類型、按一定的順序、按規定的安排統一進行梳理和管理，才能讓檔案管理工作具有規范性和合理性。檔案管理統一化原理分為以下三點：（1）實行統一的管理規范，使檔案管理具備規范性和合理性的特點。（2）不同分工的人員都應該實行統一管理，不能特殊對待，要公平的進行統一管理。（3）新舊交替是理所應當的，舊的東西注定要被新的事物所替代，進行新舊更替。

1.3簡潔化

瑣碎的東西多了就會讓簡單的事情變得復雜，只有在不影響基本檔案管理的情況下，合理地將檔案管理的數目和類型進行減少，這將大大減輕管理人員的工作壓力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復、多余的環節便可將檔案管理向著簡潔、明了、高效的趨勢發展。

1.4通用化

為了不讓繁瑣的系統制約工作人員，最好是用一種通用的技術手段去進行檔案整理、檔案標引、檔案保護等，從而有效的去進行檔案管理。一切按照秩序開展，通用技術手段便可使檔案管理更加有序的進行。

1.5最優化

如今隨著科學技術高速發展，“優化”這個詞逐步深入人心。實現檔案管理的最優化，要在檔案管理人員個人技術過關、更新的基礎上，才能穩步開展。檔案管理人員不僅要有較高的責任心和吃苦耐勞的精神，還要有敢于創新、不斷超越自我的良好品格，這樣才能充分為檔案管理工作發揮其優越性。

2.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析

在經濟全球化和文化全球化的大環境下，網絡信息技術全球化的趨勢也越發明顯。網絡作為一種主要的交際工具，高速發展的經濟讓網絡信息技術在全球范圍內迅速傳播。通過現代化的管理模式，不僅能讓繁瑣的人工手段變得簡潔明了并具有安全性，又可以讓先進的信息技術在其間得以發展，從而提高管理人員個人的管理素養和技術手段。檔案管理智能化的開展，讓枯燥的管理環境變得生動，現代化的管理手段可以讓檔案管理更加安全、更加便捷，讓管理任務變得輕松而又規范。

2.1系統管理

系統管理可以讓雜亂無章的東西歸總并且有序，局部的管理僅僅代表的是片面，整體的規范管理才是較系統的管理思路。標準化是系統管理的基礎，統一化是系統管理的規范，簡潔化是系統管理的要求，通用化是系統管理的目的，最優化是系統管理的催化劑。每一項都是檔案管理不可缺少的部分，如果缺少了標準化，根基不在何以繼續開展工程；如果少了統一化，沒有了標榜，就沒有了秩序；如果沒有了簡潔化，繁瑣的雜事便能讓管理工作滯步不前，沒有效率可言；如果沒有通用化，管理工作就不能有序的進行；如果沒有最優化，（就）不能與時代接軌，便是與新理念脫節，不能做到全面、高效的發展。所以說想要系統管理得到優化和快速的開展，五項原則缺一不可，只有互補發展，才能使系統管理更加全面、安全、可靠的進行。

2.2合理組合

任何大事物都是從每個小事物發展而來的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰當的安排進行組合，從而能夠將大事物做好并且優化。當然檔案管理也是一樣，將細小的事物按照標準化、統一化、簡潔化、通用化、最優化原理進行合理組合，便可讓檔案管理的效率和規范得到更大的提高。

2.3反饋整理

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2.系統化管理原理

檔案管理現代化核心基礎理論為系統化管理，為提升現代化工作水平，工作人員應全面突破小生產分割模式，創建形成系統化管理思想，基于整體觀念，做好系統項目管控。各區域均為總部門的組成內容，僅有樹立系統化管理思想，方能全面激發系統之中各個分支價值，實現全面融合，提升實踐工作效率。各區域應全面重視檔案管理，為現代社會經濟建設、文化事業、產業化發展提供有價值的資料信息。通過資源全面深入開發，方能有效節約人力以及物力資源，最大化創設經濟效益。

3.整分合原理以及反饋原理

管理學研究專家明確，在對工作實施細化分解后，應將其劃分為小部分，并做合理的組織安排，進而全面提升實踐工作效率。由該視角來講，應針對事物發展環節做細化了解及明確整體面貌并分析其中的規律，了解具體功能以及核心價值。有效組織即依照事物發展規律在確保最大化效益的基礎上做有效的排列組合。當前高效管理工作的重要途徑在于有效的分工整合，也就是整分合原理。檔案管理由現實實踐來講可包含整理、統計分析、編研應用等部分。由宏觀視角來講，則包含檔案室、科研教育以及檔案館工作等。為使各項職能全面發揮出來，各級部門應依照自身權責明確年度目標，做好職責劃分，提升實踐工作效率。

檔案管理信息反饋目標在于明確自身價值，只有令檔案信息創設的經濟、社會效益整體全面反饋出來，方能明確檔案管理重要性。輸出檔案信息后不僅要接受社會評估檢驗，還應快速對缺陷問題進行及時反饋，工作人員應依照客觀要求對檔案資源做持續的改進以及豐富處理。

4.基于檔案管理原理做好檔案管理保護

基于檔案原理發揮管理保護作用進程中，不僅應提升重視力度，做好各機構權責職能劃分，還用注重其完成輸出后社會各方的反饋。為確保檔案管理面向全社會服務，創造更大效益，應強化檔案資源保存管理。做好員工專業化教育培訓。從當前工作人員現狀水平審視，他們多為非專業人員，因此欠缺一定的專業知識以及高水平技能。伴隨檔案管理現代化發展，其展現形式、管理存儲要求漸漸轉變，如果工作人員單純應用已有技術較難契合現代化發展目標。為此，應吸引工作人員主動參與培訓學習活動，掌握新型檔案載體管理保護技術。

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檔案管理工作對于企業和單位的發展具有非常重要的意義，隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作量的不斷增加，使得檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴峻。信息化時代的到來，人們對信息資源的需求不斷增加，對信息深度和準確度的要求不斷提高，借助先進的計算機設備實現對檔案資料的高效管理，是當前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。本文就現代化檔案管理工作展開分析和論述，指出當前檔案工作者所存在的主要問題，并提出合理的改善建議，希望對于檔案管理起到一定的推動作用。

檔案管理作為一項具有較高機密性、專業性的管理工作，對于企業發展以及社會建設都有著非常積極的作用。隨著科學技術的不斷發展，計算機技術的應用和推廣，對各個行業和領域都起到了非常積極的影響，實現了生產力和有效創新，也促進了社會的快速變革。現代化的檔案管理也是基于計算機技術的基礎上發展而來的管理模式，對傳統檔案管理工作起到了有效的完善和加強，并對檔案工作者提出了更高的要求。對于檔案工作者而言，必須要正確認識和看待現代化檔案管理，了解和掌握現代化的檔案管理手段，加強自我約束和自我學習，使現代化檔案管理工作能夠發揮更大作用。

1 當前檔案工作者所存在的問題分析

1.1 對現代化檔案管理的認識不足 就當前檔案工作者來說，對于現代化的檔案管理還存在一定的片面認識，導致現代化檔案管理的時效性和發展受到較大約束。首先，現代化的檔案管理并非單純地借助計算機技術對檔案資料進行收集和保管，而是逐漸形成一種全新的檔案管理模式和管理思想，現代化的檔案管理不僅需求檔案工作者具有豐富的檔案管理專業知識，還應該掌握現代化管理設備的操作流程，明確檔案資料的知識載體，了解檔案資料的社會效益和經濟價值，才能夠真正實現現代化檔案管理工作的有序開展。但就當前檔案工作者來說，對現代化的檔案管理人士存在一定的局限性，檔案管理的方法和手段上較為單一，沒有充分認識到現代化檔案管理的作用，無法借助現代化檔案管理解決新的問題。

1.2 檔案管理知識的缺乏 作為一名檔案工作者，必須要掌握相關檔案管理知識，才能夠確保良好的工作效率。目前由于對檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案工作者的水平存在很大差距，許多檔案工作者不具備專業的知識能力，從而導致許多檔案管理問題的發生。此外，對于檔案工作者來說，不僅需要用具良好的專業知識，還應該掌握其他知識和能力，如文史類知識、統計學知識，并且懂得如何熟練操作計算機設備，這樣才能夠真正確保現代化檔案管理工作的有效開展。但目前多數檔案工作者并不具備這些技能，檔案管理工作依舊以傳統的檔案管理手段為主，這就使得檔案管理工作的創新和發展受到嚴重制約。

1.3 個人素質問題 對于一名檔案工作人員來說，必須要正確看待個人所存在的問題和不足，并且具備優秀的個人素質，才能夠勝任檔案管理工作。隨著信息時代的不斷發展，對檔案工作者的要求不斷提升，檔案工作者的日常事務不再是保管檔案，而是最大化地發揮檔案資料的作用，并保證檔案資料的保密性。但由于檔案工作者個人素質問題，使得創新能力不足，分析事物的能力非常欠缺，檔案管理工作的發展受到限制，現代化檔案管理工作無法有效開展。

2 現代化檔案管理下檔案工作者的發展建議

2.1 提高自我學習意識 首先，作為一名檔案工作者，必須要正確看待現代化檔案管理，對現代化檔案管理工作有一個清晰的認識，才能夠真正滿足現代化檔案管理工作的需求。傳統檔案管理工作只是對檔案資料的抄寫、收集和保管，檔案工作者的要求也相對較低，隨著科學技術的不斷發展，檔案資料的社會價值和經濟價值不斷凸顯，檔案工作者必須要對自身工作有著一個更為清醒的認識，重視檔案管理的保密性和專業性，加強對現代化檔案管理知識的學習。