導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案管理專業(yè)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

民航專業(yè)檔案工作是民航各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分，是記錄和維護(hù)中國民航事業(yè)發(fā)展真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。隨著民航事業(yè)高速發(fā)展，民航專業(yè)檔案管理的信息保障作用日益顯著。本文通過闡述民航專業(yè)檔案管理的重要性，分析民航專業(yè)檔案工作面臨的新形勢，進(jìn)而提出促進(jìn)民航專業(yè)檔案管理水平提升的具體措施。

一、民航專業(yè)檔案管理的重要性

民航各行業(yè)活動中形成的文件、記錄、表格，是民航工作的真實(shí)記載，歸檔后成為民航專業(yè)檔案資源的重要構(gòu)成之一，在民航工作中發(fā)揮著重要作用。

（一）民航專業(yè)檔案的有效管理，為業(yè)務(wù)管理提供質(zhì)量保證。文件是民航各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理的重要依據(jù)，文件控制是業(yè)務(wù)管理過程的一項(xiàng)重要活動。現(xiàn)階段，文件過程控制被納入到檔案管理范圍之中，將民航專業(yè)文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入業(yè)務(wù)部門人員職責(zé)中，形成嚴(yán)密、高效的文檔管理網(wǎng)，實(shí)時(shí)跟蹤業(yè)務(wù)流程，評估業(yè)務(wù)活動質(zhì)量，通過歸檔、查閱等方式，考核業(yè)務(wù)工作是否按照民航規(guī)定和程序完成，對民航業(yè)務(wù)管理起到監(jiān)督、檢查的作用，從而提供質(zhì)量保證。

（二）檔案部門的通力協(xié)作，為業(yè)務(wù)管理提供信息支持。檔案部門作為基礎(chǔ)性管理部門，在民航管理體系中受到了特別的重視，擔(dān)負(fù)著重要職能。民航各專業(yè)的日常工作中，檔案部門均要參與其中，全面負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)文件和資料的組織和歸口管理，一方面有利于民航業(yè)務(wù)管理體系能夠正常、高效的運(yùn)行，提高民航管理層次；另一方面促使民航專業(yè)檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為業(yè)務(wù)管理提供強(qiáng)有力的信息支持。

二、新形勢下民航專業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

民航專業(yè)檔案是各行業(yè)履行職責(zé)、開展工作的信息支持和保障，成為民航的核心信息資源。新形勢下，對傳統(tǒng)民航專業(yè)檔案的管理范圍、管理形式等方面提出了更高的要求。

（一）對民航專業(yè)檔案管理范圍提出新要求。作為文件資料和質(zhì)量記錄的歸口管理部門，要求檔案部門深入基層，了解各業(yè)務(wù)專業(yè)文件的形成，既要負(fù)責(zé)檢查文件資料是否完整準(zhǔn)確，又要對歸檔的各類文件進(jìn)行最終驗(yàn)收，并按照程序規(guī)定對過程文件、記錄予以管理和監(jiān)督，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料完整、系統(tǒng)。文檔管理中所說的質(zhì)量要求，通常是對文件和檔案的歸檔數(shù)量、保管狀況、保護(hù)修復(fù)等日常工作的要求，而在現(xiàn)階段，除強(qiáng)調(diào)上述內(nèi)容外，更主要的是對文檔信息的權(quán)威性、全面性、準(zhǔn)確性及實(shí)用性等內(nèi)容方面的要求。檔案管理人員的工作重點(diǎn)要從傳統(tǒng)的“管理員角色”轉(zhuǎn)換為“業(yè)務(wù)信息員角色”，在民航各業(yè)務(wù)活動中起到不可或缺的參謀作用。

以“飛行校驗(yàn)報(bào)告”為例：飛行校驗(yàn)是指為保證飛行安全，使用裝有專門校驗(yàn)設(shè)備的飛行校驗(yàn)飛機(jī)，按照飛行校驗(yàn)的有關(guān)規(guī)范，檢查和評估各種導(dǎo)航、雷達(dá)、通信等設(shè)備的空間信號的質(zhì)量及其容限，以及機(jī)場的進(jìn)、離港飛行程序，并依據(jù)檢查和評估的結(jié)果出具飛行校驗(yàn)報(bào)告的過程。飛行校驗(yàn)報(bào)告是校驗(yàn)員執(zhí)行任務(wù)完畢后，在作業(yè)場所出示校驗(yàn)報(bào)告作為本次校驗(yàn)科目的有效憑證。在專業(yè)檔案管理過程中中，檔案人員通過和飛行員、校驗(yàn)員分析、討論，重新對校驗(yàn)報(bào)告內(nèi)容加以規(guī)范，按照校驗(yàn)科目分別制定了ILS（儀表著陸系統(tǒng)）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板、NDB（無方向性信標(biāo)）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板、V/D（全向信標(biāo)/測距儀）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板、PAPI（助航燈光）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板等，重新審核修改了模版內(nèi)容，如NDB（無方向性信標(biāo)）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板中要求列出機(jī)場名稱、臺站名稱、校驗(yàn)種類、圓周飛行校驗(yàn)結(jié)果（發(fā)射機(jī)號、檢查高度、檢查半徑、指針擺動、覆蓋范圍）、徑向飛行校驗(yàn)結(jié)果（徑向線用途、方位、開始位置距臺距離、結(jié)束位置距臺距離、識別、語音、過臺等）；此外，重新規(guī)定了必須由機(jī)長和校驗(yàn)員同時(shí)簽字確認(rèn)方可生效的管理規(guī)定。以上做法可以確保飛行校驗(yàn)專業(yè)檔案的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、權(quán)威性，促進(jìn)檔案管理水平提升。

（二）對民航專業(yè)檔案管理形式提出新要求。為配合民航業(yè)務(wù)管理模塊，一是要求民航專業(yè)檔案管理推進(jìn)信息化工作，適應(yīng)新形式，調(diào)整新方法。民航各行業(yè)要積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)或信息部門的支持，建立專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，積極應(yīng)用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)開展日常專業(yè)檔案工作，做到專業(yè)檔案與業(yè)務(wù)流程無縫連接。二是要求加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，要以“消化存量、消滅增量”為目標(biāo)，將專業(yè)檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)常態(tài)性工作，要以“需求為導(dǎo)向、必要為原則”，將重要的專業(yè)檔案優(yōu)先數(shù)字化，以便于適應(yīng)民航業(yè)務(wù)管理需要。

以校驗(yàn)飛行FOC航班控制運(yùn)行系統(tǒng)為例，此系統(tǒng)經(jīng)過三年的技術(shù)研發(fā)，于2012年正式上線運(yùn)行。FOC系統(tǒng)用于校驗(yàn)飛行前運(yùn)行簽派、航行情報(bào)等工作，在該系統(tǒng)中完成飛行信息內(nèi)容填寫、任務(wù)下達(dá)等操作環(huán)節(jié)。技術(shù)研發(fā)時(shí)，檔案人員參與在內(nèi)，提出系統(tǒng)要自動生成業(yè)務(wù)文件，并完成自動歸檔，行政專業(yè)檔案，從而實(shí)現(xiàn)飛行校驗(yàn)業(yè)務(wù)操作與專業(yè)檔案管理的無縫連接。目前該系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)良好，專業(yè)檔案存儲有序、完整，便于日常利用查閱。

三、新形勢下提高民航專業(yè)檔案管理水平的具體措施

新形勢下民航檔案工作的總體要求主要是服務(wù)于民航改革發(fā)展大局，緊緊圍繞民航安全等中心工作，以檔案收集齊全完整、管理科學(xué)有效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)到位為目標(biāo)，結(jié)合各門類檔案實(shí)際，規(guī)范基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升民航專業(yè)檔案工作的能力和水平。檔案部門應(yīng)從以下幾方面著手，提升民航專業(yè)檔案管理水平。

（一）規(guī)范隊(duì)伍建設(shè)，打造專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。各單位應(yīng)建立黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案部門歸口管理、各部門共同協(xié)作的檔案工作機(jī)制，明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專兼職檔案人員，打造一支愛崗敬業(yè)、技術(shù)過硬的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，積極穩(wěn)妥開展專業(yè)檔案管理工作。此外，各單位應(yīng)明確1名分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，每年至少聽取1次檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中遇到的困難與問題，為檔案工作順利開展提供人力、物力、財(cái)力等方面的保障。

（二）加強(qiáng)宣傳教育，提高專業(yè)檔案管理意識。民航專業(yè)檔案管理最大的問題是員工檔案意識不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集工作難以快速提高，極大影響了檔案工作的進(jìn)展和質(zhì)量。

可以以單位成立紀(jì)念日、“國際檔案日”等為契機(jī)，創(chuàng)新宣傳內(nèi)容，拓寬宣傳渠道，從實(shí)際出發(fā)，以豐富的檔案資源為依托，通過舉辦展覽、座談會等多種形式的宣傳活動，充分展現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價(jià)值，充分發(fā)揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的重要作用。通過檔案宣傳，可提高員工專業(yè)檔案管理意識，既可明確專業(yè)檔案在民航工作各項(xiàng)活動中不可或缺的重要地位以及對民航管理的重大影響，同時(shí)也可提高業(yè)務(wù)人員對檔案管理的重視程度。

（三）提高培訓(xùn)力度，增強(qiáng)專業(yè)檔案管理技能。各單位應(yīng)加大培訓(xùn)投資力度，提高業(yè)務(wù)人員專業(yè)檔案管理新技能，加強(qiáng)創(chuàng)新意識、創(chuàng)新方法，實(shí)現(xiàn)民航專業(yè)檔案管理新常態(tài)。

1.加強(qiáng)檔案管理人員督導(dǎo)能力。民航業(yè)務(wù)工作內(nèi)容繁瑣、程序復(fù)雜，檔案部門只有保持深入基層的連貫性和持久性，才能保證文檔的準(zhǔn)確性和完整性。通過培訓(xùn)，使檔案工作者及時(shí)了解各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要保存的原始記錄，從源頭掌握歸檔范圍，掌握第一手資料，履行好監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的作用，確保能夠反映業(yè)務(wù)全貌的文件資料及時(shí)歸檔。

2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員檔案管理技能。各單位可規(guī)定業(yè)務(wù)活動中生成的技術(shù)和管理記錄要由業(yè)務(wù)人員親自歸檔，這更有利于業(yè)務(wù)人員了解文件、記錄在中心質(zhì)量管理中的重要作用，增強(qiáng)了全員的檔案意識，使人人都成為“檔案員”，并且將業(yè)務(wù)文件的收集整理工作作為日常工作，并納入到工作職責(zé)中，作為年底考核內(nèi)容之一，一方面可以確保業(yè)務(wù)文件及時(shí)有效歸檔，另一方面可以為業(yè)務(wù)人員提供有力的信息保障。

（四）完善過程管理，實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案閉環(huán)控制。民航業(yè)務(wù)管理的關(guān)鍵在于全過程的閉環(huán)控制，文件控制作為貫穿業(yè)務(wù)活動全過程的關(guān)鍵要素，在各項(xiàng)工作實(shí)踐中極為重要。

1.通過對文件和資料進(jìn)行全程控制，將文件控制納入檔案工作的管理范疇，使檔案工作從孤立的“歸檔后”管理擴(kuò)展到文檔運(yùn)動周期全過程的管控，真正實(shí)現(xiàn)民航專業(yè)檔案的閉環(huán)管理。民航專業(yè)檔案管理注重文件的現(xiàn)場管理與質(zhì)量記錄的憑證作用，強(qiáng)化了文件資料的連續(xù)性，是保證文件資料收集、整理的一項(xiàng)十分有效的措施。

2.對業(yè)務(wù)日常文件進(jìn)行合理分類和編號，細(xì)化日常文件管理要求。因分類編號的規(guī)范程度能夠反應(yīng)日常文件管控的科學(xué)性和系統(tǒng)性，所以分類編號既要符合民航業(yè)務(wù)管理體系規(guī)定，又要符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。為此，各單位可根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，制定《業(yè)務(wù)文件編號規(guī)則》，對規(guī)范現(xiàn)行文件管理、確保歸檔文件準(zhǔn)確性和完整性起到重要作用。

（五）嚴(yán)格歸檔管控，確保專業(yè)檔案資源質(zhì)量。文件的歸檔是文件轉(zhuǎn)化成檔案的最后環(huán)節(jié)，不可掉以輕心。民航專業(yè)檔案管理規(guī)定了歸檔范圍，也明確了業(yè)務(wù)人員的歸檔職責(zé)。檔案部門應(yīng)變被動為主動，及時(shí)了解各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況，督促相關(guān)部門對各階段的文件資料進(jìn)行歸檔，保證在民航業(yè)務(wù)活動中能夠準(zhǔn)確、及時(shí)的提供檔案信息，主動地、最大限度地發(fā)揮檔案部門在民航各項(xiàng)工作中的重要作用，提高專業(yè)檔案質(zhì)量。

（六）樹立競爭意識，展現(xiàn)檔案人員職業(yè)修養(yǎng)。檔案人員的綜合素質(zhì)，決定了專業(yè)檔案工作的質(zhì)量。高質(zhì)量的專業(yè)檔案管理，為民航的發(fā)展提供科學(xué)可靠的歷史憑證。新形勢下，應(yīng)從以下幾方面提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。

1.樹立職業(yè)競爭意識。現(xiàn)如今，檔案人員思想過于安逸，毫無競爭壓力，缺乏提高自身修養(yǎng)的意識和動力。檔案人員應(yīng)增強(qiáng)危機(jī)意識，在競爭中求生存，在競爭中謀發(fā)展。各單位應(yīng)加大激勵機(jī)制，將檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化，形成競爭上崗的良好態(tài)勢，促進(jìn)專業(yè)檔案工作平穩(wěn)、有序開展。

篇2

基層專業(yè)檔案的存在，是檔案工作直接服務(wù)于基層的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對其進(jìn)行合理的管理，可以很好地實(shí)現(xiàn)對于基層的了解，更好的將信息進(jìn)行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業(yè)檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進(jìn)行合理的發(fā)揮，就要首先對于其管理中存在的主要問題進(jìn)行分析，有針對性的制定解決策略，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對于基層專業(yè)檔案的管理和利用，更好的實(shí)現(xiàn)其存在價(jià)值。

1 基層專業(yè)檔案管理混亂的原因分析

1.1 普遍原因分析

基層專業(yè)檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質(zhì)差距較大，在管理制度上也沒有進(jìn)行統(tǒng)一，導(dǎo)致基層專業(yè)檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領(lǐng)導(dǎo)，并沒有對于基層專業(yè)檔案的存在進(jìn)行重視，存在對于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴(yán)重破壞，并且由于沒有專業(yè)的管理以及規(guī)范，對于基層專業(yè)檔案出現(xiàn)的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責(zé)沒有進(jìn)行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行，給檔案管理工作的混亂提供了契機(jī)。

1.2 稅收檔案管理問題分析

稅收檔案主要是指各個(gè)國家機(jī)關(guān)、政府以及村鎮(zhèn)之間與稅收有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機(jī)關(guān)在進(jìn)行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個(gè)人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權(quán)利時(shí)形成的稅收檔案，主要包含的人口統(tǒng)計(jì)以及企業(yè)納稅監(jiān)管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：

（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進(jìn)行篡改的問題較為嚴(yán)重，對數(shù)的問題出現(xiàn)是由于受到個(gè)人利益驅(qū)使，是為了增加個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益，做出的損害國家利益的行為。

（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監(jiān)管部門進(jìn)行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進(jìn)行的過程中，并沒有設(shè)置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現(xiàn)，在進(jìn)行交接的時(shí)候，往往沒有辦法進(jìn)行正常的交接。

1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析

行政單位有單一職能的單位，也有復(fù)雜功能的單位，他們經(jīng)政府授權(quán)以后，從事的都是政府某一項(xiàng)專門職能，因此這些部門的管理往往相對專業(yè)，也能夠?qū)崿F(xiàn)專事專管和條線交流的目的，所以很少出現(xiàn)專業(yè)檔案積壓和隨意毀棄的現(xiàn)象。而對于綜合性辦公機(jī)構(gòu)，比如政府辦、發(fā)改委等這樣的機(jī)構(gòu)，管理的往往是一個(gè)地區(qū)的綜合性事務(wù)，這些事務(wù)多數(shù)是政策性事務(wù)，一項(xiàng)工作結(jié)束以后很少具有連續(xù)性，所以有些政策性工作結(jié)束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結(jié)到某一門類而移送到檔案管理部門進(jìn)行管理。因此，在實(shí)務(wù)中出現(xiàn)了混亂放置甚至隨意丟棄的現(xiàn)象。

1.4 法律檔案問題分析

（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀(jì)律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業(yè)的法律機(jī)關(guān)形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機(jī)關(guān)，因此在管理上能夠具有系統(tǒng)性和規(guī)范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會產(chǎn)生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關(guān)系進(jìn)行篡改，還有人可以對公安機(jī)關(guān)從事的戶籍管理檔案進(jìn)篡改，嚴(yán)重影響了社會秩序。

（2）行政部門和自治機(jī)關(guān)形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區(qū)矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機(jī)構(gòu)，從事管理的人員多為社區(qū)人員或者普通的社區(qū)民警，他們往往缺少責(zé)任意識和管理的保密意識，會造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內(nèi)容的情況。

1.5 病歷檔案的管理問題分析

病歷檔案是指一個(gè)人在就醫(yī)等活動的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業(yè)檔案的重要部分，也是近些年產(chǎn)生糾紛的主要檔案形式。在目前的規(guī)范體系下，病歷檔案的管理責(zé)任屬于醫(yī)院，但是并沒有規(guī)范具體的執(zhí)行主體，由于病歷檔案的復(fù)雜形式和形成環(huán)節(jié)的多樣性，其保管責(zé)任更加不清晰。在當(dāng)前，病歷檔案管理主要由醫(yī)生和出具專業(yè)檔案的人員進(jìn)行，然而，由于這些人都是從事醫(yī)療一線的人員，將主要精力都放在了醫(yī)療上，因此不能對病歷檔案進(jìn)行有效的管理，出現(xiàn)了一些諸如檔案遺失、事后改動等問題，甚至還有些地方發(fā)生了出賣病歷檔案的情況。

2 做好基層檔案管理工作的對策分析

2.1 做好宣傳教育工作

發(fā)揮現(xiàn)代新媒體通訊渠道對于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺，開展宣傳教育活動，使檔案管理工作人員能夠提高對檔案管理工作的重視，并切實(shí)發(fā)揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務(wù)理念，基層單位其他部門及人員，應(yīng)積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時(shí)主動的送交相關(guān)檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應(yīng)做到自覺保護(hù)檔案完整與安全，并在用后及時(shí)歸還。

2.2 加強(qiáng)檔案管理的法制化

一方面，應(yīng)全面樹立依法治檔的理念，加強(qiáng)檔案管理人員對于《檔案法》的學(xué)習(xí)與掌握，并要以《檔案法》為依據(jù)，建立完善的檔案管理制度體系，規(guī)范檔案管理工作中的各項(xiàng)行為，明確對檔案管理違規(guī)違法行為的處罰辦法，對于嚴(yán)重失責(zé)的行為應(yīng)堅(jiān)決以制度予以追責(zé)，從而在法律與制度的約束與指導(dǎo)下，保證檔案管理工作的良好開展。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

應(yīng)結(jié)合時(shí)展的趨勢，加強(qiáng)對檔案管理信息化的建設(shè)，加大投入完善信息化管理軟硬件系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時(shí)也要加強(qiáng)對信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)對現(xiàn)有工作隊(duì)伍的信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍成員的綜合素質(zhì)與管理能力，并要加強(qiáng)對檔案管理綜合型人才的引進(jìn)，提高人才在檔案管理隊(duì)伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統(tǒng)功能優(yōu)勢的良好發(fā)揮。

3 結(jié)論

基層的專業(yè)檔案包含種類較多，所以在管理中較為復(fù)雜，其分布面太廣，給統(tǒng)一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國對于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規(guī)范的流程以及模式，所以在進(jìn)行管理的時(shí)候，很多管理人員會由于無據(jù)可依，在管理中態(tài)度敷衍，最后給基層的專業(yè)檔案管理帶來很不好的負(fù)面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴(yán)重影響了管理工作的有序、穩(wěn)定進(jìn)行，并且給社會以及公民信息安全造成了嚴(yán)重的不良影響。所以在對于基礎(chǔ)專業(yè)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，要不斷的加強(qiáng)管理的力度，盡快的增強(qiáng)基層專業(yè)管理的規(guī)范合理化，盡可能的將負(fù)面的影響進(jìn)行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。

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中圖分類號:G642文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)15-0260-02

專業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系有廣義和狹義之分。廣義的專業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系是由專業(yè)實(shí)踐教學(xué)活動的各要素構(gòu)成的有機(jī)聯(lián)系整體。具體包括實(shí)踐教學(xué)活動的目標(biāo)、內(nèi)容、管理和條件等要素。狹義的專業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系則是指專業(yè)實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容體系,即圍繞專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo),在制訂教學(xué)計(jì)劃時(shí)通過合理的課程設(shè)置和各個(gè)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)(實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、創(chuàng)新制作、社會實(shí)踐等)的合理配置,建立起來的與理論教學(xué)體系相輔相成的教學(xué)內(nèi)容體系。通常在教學(xué)中我們對專業(yè)的實(shí)踐教學(xué)是從狹義來理解的,也就是說與理論教學(xué)相對的實(shí)踐教學(xué)[1]。每次實(shí)踐教學(xué)的經(jīng)驗(yàn)與成果對以后的實(shí)踐教學(xué)和系部學(xué)科建設(shè)都具有重要意義,因此,建立實(shí)踐教學(xué)檔案是必不可少的。

眾所周知,信息化已是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢,它在各個(gè)領(lǐng)域展現(xiàn)出其獨(dú)特的魅力,成了現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。實(shí)踐教學(xué)的檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案管理的信息化,充分發(fā)揮其為專業(yè)的師生服務(wù)應(yīng)有的作用。

一、專業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化的重要性

實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化是指運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)高校實(shí)踐教學(xué)檔案資源的收集、整理、開發(fā)和利用,是同一種教學(xué)信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程[2]。將信息技術(shù)應(yīng)用于高校教學(xué)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié),采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理和保存檔案信息,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供更好的服務(wù)方式,進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值,為高校的教學(xué)改革服務(wù),已經(jīng)成為教學(xué)檔案管理必然的發(fā)展趨勢。伴隨著信息量的不斷遞增,如何利用信息技術(shù)提高教學(xué)檔案管理工作效率,創(chuàng)新高校檔案管理模式,是高校檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問題。

1.實(shí)踐教學(xué)檔案管理的規(guī)范化能促進(jìn)教學(xué)的日益規(guī)范化。信息技術(shù)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)儲存功能和完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為教學(xué)檔案管理的高效、規(guī)范、準(zhǔn)確與安全提供了可靠保證,大大提高了檔案管理工作效率。實(shí)踐教學(xué)檔案信息化管理有利于將各種實(shí)踐教學(xué)資料按照教學(xué)管理目錄進(jìn)行分檔歸類管理,特別是電子數(shù)據(jù)的易保存、易核對的特點(diǎn),有利于對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新和修改,保證整個(gè)實(shí)踐教學(xué)資料規(guī)范管理。同時(shí)有助于檢查實(shí)踐教學(xué)及其活動過程的工作是否完善,對現(xiàn)在的理論教學(xué)進(jìn)程起到隨時(shí)的監(jiān)控作用,并根據(jù)監(jiān)督的結(jié)果進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)缺填漏、揚(yáng)長去短[3]。

2.實(shí)踐教學(xué)檔案的充分利用,能豐富專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)手段。完善的實(shí)踐教學(xué)檔案管理的信息系統(tǒng),能夠滿足學(xué)生、學(xué)校和社會不同群體對檔案的需求,只要權(quán)限許可,通過檔案的信息檢索、查找,就能實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案資源的共享。將各種資料、數(shù)據(jù)以電子數(shù)據(jù)的方式存貯,并借助電腦進(jìn)行加工整理,加大了教學(xué)內(nèi)容信息量,同時(shí)可以將各種動作和要領(lǐng)攝錄下來,借助現(xiàn)代化的多媒體視頻技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)工具向?qū)W生展示,使整個(gè)枯燥的講解變成了精彩的多媒體演示。將室外教學(xué)和室內(nèi)教學(xué)、現(xiàn)場演示和視頻展示有機(jī)地結(jié)合起來,滿足學(xué)生對現(xiàn)代職業(yè)技能學(xué)習(xí)的要求。

3.加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)檔案管理有助于培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)能力和創(chuàng)新能力。專業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理有助于培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)能力和激發(fā)創(chuàng)新精神,是培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)新能力的有效形式。如學(xué)生在酒店實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)中,從親自動手的過程中,掌握了基本技能的操作手段,加深了對理論知識理解和實(shí)際操作的應(yīng)用,提高了他們的實(shí)踐操作技能水平,就可以自覺地去發(fā)現(xiàn)問題,對酒店服務(wù)實(shí)踐中出現(xiàn)的問題提出大膽的猜想,提出解決問題的思路和見解并付諸實(shí)施,能更好的促進(jìn)酒店服務(wù)業(yè)的良好發(fā)展。

二、當(dāng)前專業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化過程中的主要問題

1.檔案管理人員的素質(zhì)不夠高,不能勝任現(xiàn)代檔案管理信息化的要求。檔案管理現(xiàn)代化需要高管理水平和高素質(zhì)的專業(yè)化檔案人才隊(duì)伍。但從檔案管理人員狀況來看,檔案管理現(xiàn)代化意識不強(qiáng),普遍缺少現(xiàn)代化管理的基本知識和缺乏操作現(xiàn)代化設(shè)備的技能,導(dǎo)致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上,不能從信息化的角度去提高檔案管理水平。有些地方還是停留在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,對實(shí)踐教學(xué)的檔案管理更是缺乏。另外,很少有專職的實(shí)踐教學(xué)檔案管理人員,通常是由教學(xué)秘書兼任,而檔案管理工作十分煩瑣,這自然影響到對實(shí)踐教學(xué)檔案的有效利用。

2.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視,缺乏對實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)的重要性、緊迫性缺乏認(rèn)識。從現(xiàn)今的現(xiàn)狀來看,很多的學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對實(shí)踐教學(xué)的檔案管理僅僅是停留在應(yīng)付教學(xué)評估的層面上,通常是在評估檢查組來臨時(shí)隨便拿幾個(gè)紙質(zhì)的實(shí)踐教學(xué)檔案應(yīng)付評審組成員,對實(shí)踐教學(xué)檔案的重視管理程度不夠,對實(shí)踐教學(xué)檔案的信息化的更是欠缺戰(zhàn)略性的眼光。

3.缺乏必要的財(cái)力物力支撐。要把實(shí)踐教學(xué)檔案信息化需要有大量的財(cái)力物力的投入。首先是用于檔案信息化軟硬件設(shè)備及輔助設(shè)施的投入,但現(xiàn)實(shí)是用于這方面的經(jīng)費(fèi)緊缺,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)無法加強(qiáng),因而要實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案的信息化便無從談起。另外,檔案信息不能真正實(shí)現(xiàn)資源共享,而且建成的數(shù)據(jù)庫在與外界網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng)時(shí)很少從信息安全的角度考慮,未采取保密措施和檔案數(shù)據(jù)庫的信息安全管理措施[4]。

4.實(shí)踐教學(xué)的檔案歸檔制度不健全、不系統(tǒng)。系統(tǒng)、完整是實(shí)踐教學(xué)檔案工作的基本要求,只有完整的檔案材料,才能真實(shí)準(zhǔn)確地反映歷史、延續(xù)歷史,否則只能是一些支離破碎的記憶。這些問題具體表現(xiàn)在,一是文件材料收集不及時(shí),從而導(dǎo)致材料遺漏、材料收集不全面、不系統(tǒng)。二是各種教學(xué)檔案中的記錄不一致。比如,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)出處甚多,不一致現(xiàn)象嚴(yán)重。三是收集、歸檔制度未能落實(shí)到教學(xué)、科研等各個(gè)環(huán)節(jié)。如在實(shí)踐教學(xué)檔案積累中,實(shí)踐教學(xué)日志是一個(gè)重要組成部分,它能全面、準(zhǔn)確、具體地反映教學(xué)情況,包括實(shí)踐教學(xué)課程安排的形式、實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容和效果、學(xué)生的參與程度和動手能力、實(shí)踐教學(xué)的進(jìn)程、實(shí)踐教學(xué)單位反映意見、存在的問題等等。四是實(shí)踐教學(xué)檔案的編研工作滯后,很多院校根本沒有意識到這項(xiàng)工作的重要性。

5.許多實(shí)踐教學(xué)的檔案應(yīng)當(dāng)信息化的而沒有信息化或者是信息化的資源相對分散。由于工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平參差不齊,因而存在著一些教師不能把應(yīng)該電子化的檔案電子化,還有的教師對檔案電子化認(rèn)識不足,沒有及時(shí)把應(yīng)該電子化的檔案電子化,這就給檔案館工作人員加重了工作負(fù)擔(dān),遲滯了教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程,甚至丟失掉珍貴的檔案資料。另外,隨著教學(xué)辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè),產(chǎn)生了大量的電子公文,這些都需要及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地被檔案管理系統(tǒng)所接收,但是很多教學(xué)檔案館的檔案管理系統(tǒng)無法與學(xué)校的整體自動化系統(tǒng)兼容,其結(jié)果是各部門產(chǎn)生的越來越多的電子文件資源分散在各個(gè)部門,致使信息化檔案接收的任務(wù)變得越來越重,那些電子文件資源不能在檔案館保存和共享。

三、實(shí)現(xiàn)專業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化的途徑

1.在思想上高度重視,建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu),健全相關(guān)的檔案管理信息化的制度。實(shí)踐教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分,學(xué)校必須把它納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級人員的管理責(zé)任制中,作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先是領(lǐng)導(dǎo)要重視實(shí)踐教學(xué)檔案的信息化管理,對檔案管理工作中的實(shí)踐教學(xué)管理工作要落實(shí)到專門有人負(fù)責(zé),同時(shí)擬定出相關(guān)的制度,便于規(guī)范化管理。專業(yè)教師應(yīng)該嚴(yán)格遵循相關(guān)的制度,及時(shí)對相關(guān)實(shí)踐教學(xué)資料和內(nèi)容進(jìn)行信息化歸檔,要求資料翔實(shí)完整。檔案管理人員更要重視對實(shí)踐教學(xué)資料的信息化管理,明確自己的責(zé)任,嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對相關(guān)資料進(jìn)行編碼、輸入、貯存、借出歸還登記。同時(shí)對部分內(nèi)容進(jìn)行有效的保密工作。

2.加大對檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度,完善檔案信息化必要的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施,做到檔案管理信息化裝備的現(xiàn)代化。加快硬件設(shè)施建設(shè),實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化即實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案信息的數(shù)字化、實(shí)踐教學(xué)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)踐教學(xué)檔案管理技術(shù)的自動化[5]。

3.提高實(shí)踐教學(xué)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。教學(xué)檔案管理人員是系部的重要資源,在檔案工作中應(yīng)高度重視人的因素,必須盡快培養(yǎng)出既懂專業(yè)知識,又懂信息技術(shù),具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才,為加速檔案管理現(xiàn)代化提供人才保障。因此,檔案工作人員首先需要提高科學(xué)素質(zhì),熟練掌握檔案專業(yè)知識,時(shí)刻關(guān)注檔案管理的新動向、新趨勢,掌握一定的檔案現(xiàn)代化管理知識,不斷更新管理技術(shù)和方法;其次是努力提高檔案管理人員的人文素質(zhì)、政治素質(zhì)和具備較強(qiáng)的責(zé)任感,這是做好檔案工作的根本保證。

4.利用現(xiàn)代化管理手段和科技技術(shù)推進(jìn)實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。抓好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作,盡快建立實(shí)踐教學(xué)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。實(shí)踐教學(xué)檔案業(yè)務(wù)工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。對于專業(yè)而言,相關(guān)技能操作與運(yùn)用,實(shí)習(xí)基地的基本情況,以往學(xué)生的實(shí)踐表現(xiàn)等一系列的信息必須趕緊建立一個(gè)內(nèi)容全面方便可查的信息數(shù)據(jù)庫,可為學(xué)校節(jié)約不少的信息搜集費(fèi)用,同時(shí)將不可控因素盡量降到最低。只有加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模,使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化,才能對館藏檔案信息作進(jìn)一步深入開發(fā),從而提高師生的實(shí)踐教與學(xué)的能力。當(dāng)前,應(yīng)重點(diǎn)解決信息化建設(shè)的“瓶頸”問題,廣泛開展檔案的文件級著錄標(biāo)引并錄入微機(jī),以建立檢索系統(tǒng)為突破口,實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案信息的深入開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn):

[1]呂妍.專業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系構(gòu)建探析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2009,(32).

[2]劉萍,楊俊.高校教學(xué)檔案信息化管理分析[J].管理觀察,2009,(5).

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二、專業(yè)技術(shù)檔案的構(gòu)成

我院是一所集醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、社區(qū)服務(wù)與康復(fù)為一體的省級腫瘤防治研究機(jī)構(gòu)和三級甲等專科醫(yī)院，是廣西醫(yī)科大學(xué)的碩士、博士點(diǎn)、臨床醫(yī)學(xué)博士后科研流動站的單位。因此，技術(shù)檔案是專業(yè)技術(shù)人員在醫(yī)療、科研、教學(xué)和其他各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，是醫(yī)院諸方面綜合能力的具體體現(xiàn)，是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，對促進(jìn)醫(yī)院的各項(xiàng)工作開展具有十分重要的意義。然而，專業(yè)技術(shù)檔案是一個(gè)不斷變化的有機(jī)體，具有動態(tài)性，其伴隨著專業(yè)技術(shù)人員的基本信息，學(xué)歷學(xué)位情況，專業(yè)技術(shù)資格情況，參加學(xué)術(shù)團(tuán)體及社會兼職情況，獎懲情況，國內(nèi)外學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、進(jìn)修情況，教學(xué)工作情況，科研課題及成果情況，著作論文情況，工作總結(jié)，工作業(yè)績，繼續(xù)教育培訓(xùn)，技術(shù)工作報(bào)告等不斷形成而變化，因此需要我們及時(shí)加以收集和補(bǔ)充完善。

三、目前專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題

第一，檔案意識薄弱，缺乏足夠的重視，在收集專業(yè)技術(shù)人員的科研與論文、考核獎懲、到基層單位工作考核情況等信息過程中，專業(yè)技術(shù)人員存在檔案意識薄弱，對檔案的作用認(rèn)識模糊，認(rèn)為材料放在自己身邊安全、保險(xiǎn)，用起來方便，存在個(gè)人檔案資料（ 如有關(guān)證件、證書等）自己保管，不及時(shí)歸檔。

第二，檔案信息不規(guī)范，有些職能部門仍然停留在主要通過紙質(zhì)來記錄和保存資料，處于一種無序、零散存放狀態(tài)，經(jīng)常會出現(xiàn)丟失現(xiàn)象;有的雖已通過電子載體記錄和保存信息，但缺乏信息格式的統(tǒng)一;這些因素嚴(yán)重影響專業(yè)技術(shù)檔案的質(zhì)量，難以充分發(fā)揮它的作用，特別是檔案系統(tǒng)不能及時(shí)進(jìn)行整合數(shù)據(jù)時(shí)，不利于提高工作效率，也不能保證數(shù)據(jù)材料的真實(shí)和完整。

第三，管理制度有待“廢、改、立”。檔案管理制度存在不健全，有些已經(jīng)不能用于管理現(xiàn)狀工作，導(dǎo)致工作積極性不高，存在收集歸檔材料及信息整理過程緩慢，對檔案信息深層次的開發(fā)利用不夠。由于醫(yī)院的人員類別和崗位性質(zhì)繁多，檔案資料管理分散，存在多個(gè)部門收集和管理，如人事部門、醫(yī)務(wù)科、科研科、教務(wù)科、護(hù)理部、質(zhì)控科、病案室等分別管理專業(yè)技術(shù)人員的部分檔案資料，多部門管理且范圍不明確，內(nèi)容界定不清，人事部門收集檔案存在一定的困難，收集的材料質(zhì)量不高，不能及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)。

四、加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案的管理及工作思路

我院1999年首次申報(bào)“三甲”醫(yī)院時(shí)就建立了專業(yè)技術(shù)檔案，當(dāng)時(shí)檔案基本是紙質(zhì)資料，日積月累，材料堆積如山，除了檔案資料難以保管外，還需人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備各方面給予保證，才能完成日常工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，仍無法滿足需求信息大、提供數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確等多方面的要求;隨著社會信息化程度越來越高，檔案的管理內(nèi)涵和外延均發(fā)生了很大的變化，提出了醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案信息化的建設(shè)，現(xiàn)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，交流探討一些做法。

第一，加快完善醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建完備的信息資料，整合和優(yōu)化現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，對檔案事務(wù)實(shí)現(xiàn)電子化，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動化程度的提高，聲像載體檔案如照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、光盤等不同載體的文件材料越來越多，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，將技術(shù)人員的技術(shù)檔案全部信息化，并利用計(jì)算機(jī)的檢索功能，獲取各種信息，滿足各方面的需要。

第二，建立一套完整的檔案管理制度，如檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔辦法，以及檔案的保密、對檔案人員的相應(yīng)要求，檔案統(tǒng)計(jì)制度，檔案的利用制度，崗位責(zé)任制度等，由人事部門檔案管理員負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)檔案。

第三，以使用目的為導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)體，完善專業(yè)技術(shù)檔案電子基本信息的構(gòu)成，要求檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施，檔案材料必須標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。有效預(yù)防、及時(shí)處理和解決檔案管理工作中的突發(fā)事件，達(dá)到快速有效救援，減少損失，確保檔案資源安全。

第四，檔案管理人員的素質(zhì)要求。檔案管理人員需忠于職守，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識及管理知識，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會科學(xué)方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力，提高服務(wù)水平。

第五，專業(yè)技術(shù)檔案的建立與管理并不是一時(shí)或短期的任務(wù)，在工作中，確保專業(yè)技術(shù)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，提高信息使用過程中的信度與效度，醫(yī)院將專業(yè)技術(shù)檔案的各項(xiàng)管理工作納入制度化管理軌道，通過有序、高效、高質(zhì)量的管理，為檔案管理工作的開展，提供良好的條件和環(huán)境。

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（一）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容

事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個(gè)人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學(xué)歷及繼續(xù)教育情況，包括學(xué)歷、學(xué)位證書、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)證書等；3.專業(yè)技術(shù)材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。

（二）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案特點(diǎn)

事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案有著以下特點(diǎn)，一是真實(shí)性，檔案要能真實(shí)體現(xiàn)技術(shù)人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術(shù)人員的全部內(nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證檔案材料的時(shí)效性。四是機(jī)密性，檔案是技術(shù)人員個(gè)人自身情況和人生軌跡的真實(shí)記載，不能隨意泄露。

二、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)況

（一）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識較弱

目前事業(yè)單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到專業(yè)技術(shù)人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理進(jìn)行規(guī)范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業(yè)技術(shù)人員的檔案斷節(jié)、缺項(xiàng)、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。

（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案收集范圍不全

部分事業(yè)單位雖然對專業(yè)技術(shù)人員建立了個(gè)人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個(gè)人履歷、家庭及個(gè)人基本信息、學(xué)歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業(yè)技術(shù)人員的獲獎情況、科研項(xiàng)目情況、、專利申請等內(nèi)容進(jìn)行歸檔。這部分資料對判斷專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。

（三）專業(yè)技術(shù)人員檔案歸類不規(guī)范

在對專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒有按照技術(shù)人員的個(gè)人進(jìn)行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個(gè)地方，甚至多個(gè)部門里面。例如將基本情況、個(gè)人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓(xùn)進(jìn)修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術(shù)材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術(shù)部門等等。一旦需要的時(shí)候，查找和整理非常不便，而且有可能導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的遺失。

三、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理改善措施

（一）提高事業(yè)單位對專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識

要把事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強(qiáng)化對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的創(chuàng)新和建設(shè)工作。落實(shí)檔案管理的人員和機(jī)構(gòu)，安排具備專業(yè)知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責(zé)任和義務(wù)。建立健全專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)要讓專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個(gè)人專業(yè)論文、獲獎材料、科研項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行上交。

（二）對專業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行動態(tài)管理，及時(shí)更新

要時(shí)刻關(guān)注單位專業(yè)技術(shù)人員變動情況，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的更新工作。每年度進(jìn)行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方面的資料進(jìn)行歸檔處理。也要與技術(shù)部門或者專業(yè)技術(shù)人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術(shù)人員的各類檔案資料。還要利用職稱報(bào)考、年度考核的時(shí)機(jī)，收集他們的各類基本資料和技術(shù)資料。在年終進(jìn)行一次定期整理，審核個(gè)人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。

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在醫(yī)院方面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳力度，促使內(nèi)部檔案管理工作人員的責(zé)任意識得到充分培養(yǎng)，加強(qiáng)院內(nèi)檔案管理工作人員的責(zé)任感，繼而保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的水平和質(zhì)量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化、法制化、保密化管理的重要性。在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員方面，應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)其對檔案管理工作的認(rèn)識，引導(dǎo)其自覺配合并參與到檔案管理工作中。除此之外，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)檔案管理者的保密意識，通過加強(qiáng)檔案保密法制教育來培育院內(nèi)醫(yī)務(wù)人員的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。

二、加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)

為了提升專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作水平和質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面著手。具體來說，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)努力爭取部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，加強(qiáng)財(cái)力、人力、物力投入力度，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存與管理?xiàng)l件得到顯著提升。應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存室，保證檔案保存室、檔案閱覽室、行政辦公室能夠分開管理。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)配備鐵質(zhì)材料的檔案貯存柜，在紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案保存室內(nèi)配備空調(diào)、除濕器、滅火器等設(shè)備，保證檔案儲存室能夠得到有效的管理和維護(hù)，加強(qiáng)對檔案儲存室防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施的檢查和管理，為專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的安全提供有力保障。

三、加大檔案管理信息化建設(shè)力度

推進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)對專業(yè)技術(shù)人員管理工作的順利開展具有重要作用，并且全力促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)也是醫(yī)院人事制度改革、創(chuàng)新的根本需求。因此，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取有效措施促進(jìn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到顯著提升，促使醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員信息得到準(zhǔn)確、及時(shí)的傳輸和運(yùn)用，從而保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化管理的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備以及先進(jìn)的技術(shù)促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案資料得以信息化整理和輸入，并借助信息處理技術(shù)將檔案中的文字、圖片以及聲像等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案紙質(zhì)資料與電子資料得以并存，結(jié)合實(shí)際需求能夠在屏幕上查找和閱覽相關(guān)內(nèi)容。

四、加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)

醫(yī)院若想保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作能夠順利開展，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部溝通交流，使其能夠在溝通中分享交流經(jīng)驗(yàn)，促使檔案管理隊(duì)伍整體水平得到較為顯著的提高。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)階段性地組織院內(nèi)檔案管理工作人員參與到各項(xiàng)教育培訓(xùn)活動中，豐富其專業(yè)知識的積累，提高其信息化管理水平，促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量地完成，杜絕檔案泄密事件的發(fā)生。例如：醫(yī)院可以開展相關(guān)的專業(yè)知識培訓(xùn)班、設(shè)置信息化技術(shù)培訓(xùn)課程、組織開展思想道德素養(yǎng)的相關(guān)培訓(xùn)活動等。另外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對院內(nèi)檔案管理者思想政治素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其具備較高的思想意識和敏銳的政治責(zé)任感，始終堅(jiān)持正確的政治立場和原則，發(fā)自內(nèi)心地?zé)釔蹤n案管理工作，通過嚴(yán)格實(shí)施檔案保密工作為醫(yī)院和諧發(fā)展、社會和諧穩(wěn)定提供強(qiáng)有力的支持。

五、加強(qiáng)對檔案保密性監(jiān)管力度

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Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼A 文章編號

引言：測繪與勘察專業(yè)電子文件作為建筑企業(yè)的數(shù)據(jù)核心有著其重要性和不可替代性。而近年來，我國的測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理也是投入大量的財(cái)力和人力，也是希望能夠讓自己的核心數(shù)據(jù)能夠安全以及保密。而且，由于其電子文件的專業(yè)性以及形成的特性，在對電子文件的保護(hù)上又是有所不同的，不僅僅應(yīng)該側(cè)重于計(jì)算機(jī)安全的保護(hù)，在本身的文件保護(hù)上也應(yīng)該有所不同，不過，著都市這都擁有一個(gè)共同的目的，那就是保證測繪與勘察的電子文件檔案的實(shí)用性和安全性，這對建筑企業(yè)來說也是有著重要的現(xiàn)實(shí)意義的。

1.測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的特性

測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案在整個(gè)檔案的管理的體系中有著其特殊的地位，同樣也有著其不一樣的性質(zhì)，這不一樣的性質(zhì)也就是特性決定了其檔案管理的重要性與不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就對此作一個(gè)詳細(xì)的分析。

首先，測繪與勘察專業(yè)的電子文件對外部設(shè)備的依賴性很強(qiáng)。由于為電子文件檔案，所以最重要的那就是對計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴，也就是說計(jì)算機(jī)設(shè)備已經(jīng)成為其電子檔案的不可分割的一部分，離開了計(jì)算機(jī)設(shè)備也就沒有了測繪與勘察專業(yè)電子文件的生存余地。

其次，測繪與勘察專業(yè)電子文件與記錄載體的可分離性, 這也就是說測繪與勘察專業(yè)電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài),，其存儲的位置是可變的,而且還是一種可以能夠從一種記錄載體轉(zhuǎn)移到另一種記錄載體上, 但是其內(nèi)容卻沒有變化。

第三，測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的專業(yè)性。測繪與勘察專業(yè)電子文件主要用于記錄建筑企業(yè)在工程建筑上的一些極為機(jī)密以及對建筑工程息息相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，所以，記載的東西是對建筑工程的負(fù)責(zé)，所以是極其專業(yè)的。

第四，測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的不安全性。這是針對電子文件檔案的本身而言的。對于電子文件來說，計(jì)算機(jī)的設(shè)備這就制約著電子文件的安全，而且主要的不安全也是有電子文件本身易于改動，存儲載體不安全還有現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)本身的不安全構(gòu)成的，這些都會讓測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案沒有足夠的安全保護(hù)。

2.測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理和維護(hù)

通過上文的測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的特性我們就知道如果要對其進(jìn)行管理那么就應(yīng)該從電子文件檔案的特性作為出發(fā)點(diǎn)，而對其進(jìn)行探討分析，下面就從測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理和維護(hù)的四個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

2.1對測繪與勘察專業(yè)電子文件要保持良好的保管環(huán)境

保持良好的保管環(huán)境這主要是針對測繪與勘察專業(yè)的電子文件檔案的載體介質(zhì)而實(shí)際采取實(shí)管理措施,這樣做的目的是為了不使測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案因?yàn)楦鞣N介質(zhì)的損壞而使得無法讀出進(jìn)行調(diào)用。實(shí)際采取的措施首先那就是應(yīng)該將測繪與勘察專業(yè)的電子文件的保存介質(zhì)盡量的使用一次性寫入光盤,其次那就是對于光盤檔案的保管環(huán)境應(yīng)該要做到要在溫度方面保持在17 e~ 20 e 之間, 而在空氣的相對濕度應(yīng)該保持在35% ~ 45% 之間，最后要注意的就是要遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和各種強(qiáng)磁場。另外還有應(yīng)該做到記錄的光盤不

得擦洗、刻劃和不應(yīng)該去觸摸盤片處以及不得彎曲、擠壓和摔打盤片，特別值得注意的那就是應(yīng)該防止盤片沾染灰塵和污垢,以及避免陽光直射。這些就是測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的保管環(huán)境了。

2.2對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的定期檢測

第測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的管理不僅僅要做到保持良好的保管環(huán)境也應(yīng)該做到對文件檔案的定期檢測，這是保證測與繪勘察電子文件檔案的完整性以及可用性。具體的做法那就是要對測繪與勘察專業(yè)的電子文件檔案進(jìn)行不定期的機(jī)讀抽檢一次,而且要規(guī)定電子文件檔案的抽檢率不低于40%, 當(dāng)抽檢是如果發(fā)現(xiàn)記錄的光盤損壞或者出現(xiàn)了問題,那么應(yīng)該利用備份的電子文件檔案盤及時(shí)拷貝,另外還有那就是在抽檢時(shí)同時(shí)要做好測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的檢查情況記錄。不僅如此，隨著我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新,在對測繪與勘察專業(yè)的電子文件的檔案在更新時(shí)也應(yīng)該要做到記錄的載體與新設(shè)備的兼容性的檢測, 如果不兼容,那么就應(yīng)該采取措施，也就是要做到不能讓測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案丟失。

2.3對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的維護(hù)

通過上文的測繪與勘察專業(yè)電子文件特性我們可以知道對于電子文件來說計(jì)算機(jī)是其運(yùn)行的主要平臺，所以計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)問題也就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案格式的讀取問題，要做到真正的維護(hù)，下面就從四個(gè)方面對這個(gè)格式的讀取問題的解決進(jìn)行探討分析：

第一，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的格式更新。這個(gè)最重要的目的為了防止測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的存儲媒體過時(shí)或者失效。這個(gè)具體的做法也就是將電子檔案內(nèi)容從舊儲存媒體復(fù)制到新儲存媒體中，這樣能夠預(yù)防測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案存儲媒體的可能損壞，但無法做到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和硬件的設(shè)備進(jìn)步而帶來的問題。

第二，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案轉(zhuǎn)置。這個(gè)主要是解決其電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件過時(shí)或失效而帶來的問題。具體的做法那就把測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換, 而使得能夠在日后可正常的讀取作業(yè)程序也就是做到軟硬件改朝換代時(shí),將電子檔案格式轉(zhuǎn)換,這就是測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的轉(zhuǎn)置, 這可以使得資料的遺失率降至最低。

第三，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案模擬。具體做法那就是在現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)技術(shù)環(huán)境下,將電子文件檔案的數(shù)字資料恢復(fù)到其原始操作環(huán)境, 以呈現(xiàn)出原有資料。但是由于這種操作需要高層次的軟件以及硬件模擬技術(shù),實(shí)際應(yīng)用幾率不高。

第四，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案封裝。具體做法那就是將測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案及其詮釋資料,用包裹方式進(jìn)行儲存。這主要的目的也就是能夠保證法測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的各種信息的完整性以及可用性。

結(jié)束語：總而言之，在對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的管理上，主要那就是要安全為重。在以安全作為出發(fā)點(diǎn)而采取一些措施。另外，那就是測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理不僅僅對企業(yè)的檔案部門來說，而且對于測繪與勘察專業(yè)電子文件形成部門來說都具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此測繪與勘察專業(yè)電子文件的檔案部門在應(yīng)該聯(lián)合公司的技術(shù)部門以及法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切相關(guān)的配合, 而做到加強(qiáng)測繪與勘察專業(yè)電子文件的檔案管理工作目的的同時(shí), 還能夠確保測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理工作順利開展, 為其電子文件檔案管理作出貢獻(xiàn)。

參考資料：

[1] 劉新喻. 唐育清. 論電子文件檔案化管理[J]. 黑龍江科技信息. 2009(12)

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高校房產(chǎn)管理是高等學(xué)校的房管部門對學(xué)校房屋財(cái)產(chǎn)、教職工住房以及與之相關(guān)一系列事務(wù)進(jìn)行的管理工作，是高校管理機(jī)構(gòu)的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產(chǎn)檔案，是學(xué)校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)在高校管理中的普遍應(yīng)用，如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價(jià)值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。

1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難

1．1領(lǐng)導(dǎo)重視不足

重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進(jìn)一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識不足，許多檔案資料其實(shí)只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。

1．2技術(shù)手段落后

目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式雖然已經(jīng)有運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來。

1．3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個(gè)部門不及時(shí)更新信息，沒有專人維護(hù)，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個(gè)辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達(dá)到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。

2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

2．1提高對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識

要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認(rèn)識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時(shí)代的變革，我們應(yīng)認(rèn)識到，以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進(jìn)行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會進(jìn)步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。

2．2推進(jìn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進(jìn)程

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點(diǎn)有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費(fèi)。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。

2．3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)

為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。

2．4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。

2．5提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實(shí)現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時(shí)地提升自己的政治理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。

3．小結(jié)

房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入．降低了聯(lián)系渠道的費(fèi)用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時(shí)間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

參考資料：

[1]玄藝蘭．論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設(shè)[J]．中華教育周刊，2003，(6)．

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這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，學(xué)生與教師之間的互動。即通過實(shí)驗(yàn)去體會或感覺在理論授課過程中的某些知識點(diǎn)或程序，教師在課程實(shí)驗(yàn)中的作用相對比較突出。其二，學(xué)生與學(xué)生之間的互動。應(yīng)用文科專業(yè)大部分都是與社會管理實(shí)踐活動相關(guān)的專業(yè)，鍛煉學(xué)生之間的溝通能力、協(xié)調(diào)能力與應(yīng)急反應(yīng)能力成為課程實(shí)驗(yàn)主要訓(xùn)練的內(nèi)容。

（二）注重過程，強(qiáng)調(diào)經(jīng)驗(yàn)積累

應(yīng)用文科專業(yè)大部分課程的實(shí)驗(yàn)都是對某種專業(yè)管理過程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)。實(shí)驗(yàn)課的設(shè)置不僅要讓學(xué)生通過實(shí)驗(yàn)提升自身對專業(yè)知識的掌握能力以及訓(xùn)練相關(guān)專業(yè)技能，還培養(yǎng)學(xué)生對某些專業(yè)實(shí)踐活動過程的了解與感受。也就是說應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)不僅是專業(yè)知識與技能傳授與演練的課程，更是教會學(xué)生了解、感受專業(yè)實(shí)踐過程的課程。

（三）注重應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)學(xué)以致用

與理工科專業(yè)實(shí)驗(yàn)注重培養(yǎng)學(xué)生科學(xué)研究方法與敏銳科學(xué)研究視角不同的是，應(yīng)用文科專業(yè)實(shí)驗(yàn)的主要目的在于對學(xué)生某項(xiàng)專業(yè)技能的訓(xùn)練與培養(yǎng)，即通過實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)使學(xué)生具備某種專業(yè)技能，以此作為從事社會實(shí)踐，生存于社會的資本。而課程實(shí)驗(yàn)則是培養(yǎng)學(xué)生這種專業(yè)技能的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)更加注重實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的應(yīng)用性與實(shí)用性。

（四）注重引導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)躬親示范

應(yīng)用文科專業(yè)的設(shè)置雖然側(cè)重于社會應(yīng)用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專業(yè)主要研習(xí)的是人文社會中的各種社會實(shí)踐活動和社會現(xiàn)象，因此在專業(yè)課程教學(xué)活動中更加注重教師對學(xué)生學(xué)習(xí)行為的指引與指導(dǎo)。教師在課程實(shí)驗(yàn)過程中的角色定位是應(yīng)用文科專業(yè)的特色之一，它擴(kuò)大了傳統(tǒng)文科專業(yè)實(shí)驗(yàn)過程中教師的作用，更加強(qiáng)調(diào)教師躬親示范對學(xué)生把握專業(yè)知識的引導(dǎo)作用。

二、應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)思路

（一）以能力為導(dǎo)向，增加實(shí)驗(yàn)課內(nèi)容的深度與廣度

首先，要對課程所涉及的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容進(jìn)行拆解與細(xì)分，明確不同實(shí)驗(yàn)內(nèi)容所針對的知識點(diǎn)與技能點(diǎn)，充分對實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的豐富程度與學(xué)生操作的難易度進(jìn)行論證；其次，實(shí)驗(yàn)內(nèi)容設(shè)計(jì)要與學(xué)生專業(yè)技能培養(yǎng)的連貫性相一致，既要符合學(xué)生專業(yè)技能養(yǎng)成的基本規(guī)律，又要遵循循序漸進(jìn)的知識吸收規(guī)律；再次，注重實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的層次性，難易結(jié)合，動手和思考結(jié)合，實(shí)驗(yàn)和實(shí)訓(xùn)結(jié)合。筆者在設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容過程中，充分論證了學(xué)生對專業(yè)知識把握的程度，分門別類地對實(shí)驗(yàn)內(nèi)容要求、考核標(biāo)準(zhǔn)與所包含知識點(diǎn)進(jìn)行組配，設(shè)計(jì)了5組12類共25次實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，基本上涵蓋了從文書撰寫、制作到文書處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過程，并通過實(shí)驗(yàn)與實(shí)驗(yàn)之間的銜接，打造了文件與檔案管理實(shí)驗(yàn)體系，這在一定程度上增強(qiáng)了學(xué)生對文件與檔案管理知識與技能的整體了解與培養(yǎng)。

（二）以職業(yè)為導(dǎo)向，凸顯實(shí)驗(yàn)的專業(yè)性與職業(yè)性

應(yīng)用文科專業(yè)的設(shè)置是以社會實(shí)踐活動的職業(yè)分工為依據(jù)的，以職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩。由此，準(zhǔn)確的職業(yè)定位和專業(yè)的職業(yè)導(dǎo)向是專業(yè)課程體系建設(shè)過程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要凸顯職業(yè)性，即實(shí)驗(yàn)內(nèi)容要與職業(yè)接軌，與職業(yè)發(fā)展趨勢保持一致；其次，豐富實(shí)驗(yàn)課程的授課形式，突出專業(yè)的職業(yè)特色，如實(shí)驗(yàn)課程可邀請專業(yè)從業(yè)人員進(jìn)行講解與指導(dǎo)，或?qū)嶒?yàn)課程直接開設(shè)在專業(yè)的從業(yè)機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步提升實(shí)驗(yàn)課程的仿真感；再次，定期利用實(shí)驗(yàn)課程對學(xué)生的職業(yè)規(guī)劃進(jìn)行指導(dǎo)，增強(qiáng)學(xué)生的專業(yè)感與職業(yè)感。

（三）以活用為導(dǎo)向，提高學(xué)生的專業(yè)技能

課程實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)要遵循“感受—理解—鞏固—應(yīng)用”四階段的教學(xué)規(guī)律，并在實(shí)際教學(xué)過程中，有目的、有計(jì)劃地應(yīng)用這一教學(xué)規(guī)律，使學(xué)生各種專業(yè)技能在不同課程的實(shí)驗(yàn)中得到均衡和協(xié)調(diào)的發(fā)展。首先，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要與理論授課內(nèi)容相互吻合，并互為補(bǔ)充，要引導(dǎo)學(xué)生在課程實(shí)驗(yàn)過程中去驗(yàn)證和解答在理論授課過程中存在的疑問，養(yǎng)成學(xué)生專業(yè)思考能力；其次，課程實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的設(shè)計(jì)要具有實(shí)用性，能夠與職業(yè)定位相結(jié)合，突出學(xué)生專業(yè)基礎(chǔ)能力與實(shí)際操作能力的培養(yǎng)；再次，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要突出學(xué)生自主創(chuàng)新能力，結(jié)合職業(yè)發(fā)展方向設(shè)計(jì)多樣化的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，鼓勵學(xué)生在專業(yè)實(shí)踐范疇內(nèi)自主選擇安排實(shí)驗(yàn)，完成實(shí)驗(yàn)。

（四）以體驗(yàn)為導(dǎo)向，培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)認(rèn)同感

應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)要設(shè)計(jì)以專業(yè)體驗(yàn)為核心的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，例如參觀、考察、采訪、座談等方式，讓學(xué)生直接與專業(yè)人士接觸、對話和工作，這種職業(yè)體驗(yàn)的方式不但能夠增進(jìn)學(xué)生與一線工作者的交流，更能營造課程學(xué)習(xí)的氛圍，培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)情感。筆者在課程實(shí)驗(yàn)中增加了對黑龍江大學(xué)檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類型檔案館的實(shí)地參觀和職業(yè)體驗(yàn)的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，學(xué)生不僅了解到了不同類型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過程中提升了自身對檔案職業(yè)魅力的認(rèn)知，增強(qiáng)了其對檔案學(xué)專業(yè)的歸屬感。

三、應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)開發(fā)與建設(shè)的策略

（一）實(shí)景模擬，現(xiàn)場互動

應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)注重理論成果的實(shí)踐轉(zhuǎn)化，即學(xué)生通過課程實(shí)驗(yàn)來體會、把握理論課講授的知識點(diǎn)，但傳統(tǒng)的文科實(shí)驗(yàn)課程相對枯燥、呆板，實(shí)驗(yàn)互動性不強(qiáng)，缺少一定的專業(yè)實(shí)踐的真實(shí)性與層次感。應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要注重開發(fā)學(xué)生的專業(yè)認(rèn)知潛力，通過模擬專業(yè)工作現(xiàn)場或搭建實(shí)景演練場所的方式，增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)場景的逼真性，以此提高課程實(shí)驗(yàn)的質(zhì)量。同時(shí)，教師在課程實(shí)驗(yàn)過程中要積極引導(dǎo)學(xué)生展開互動，通過實(shí)景模擬和現(xiàn)場互動的方式，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，提高學(xué)生理論知識的實(shí)踐轉(zhuǎn)化率。如不具備實(shí)景模擬實(shí)驗(yàn)條件的課程，可采取專業(yè)實(shí)習(xí)或?qū)嵺`的替代方式融入相關(guān)課程的實(shí)驗(yàn)，以此彌補(bǔ)課程實(shí)驗(yàn)資源方面的不足。筆者在課程實(shí)驗(yàn)開發(fā)與建設(shè)實(shí)踐中，嘗試搭建模擬辦公室環(huán)境，并采用學(xué)生分工協(xié)作的方式，模擬演練文書處理實(shí)驗(yàn)和檔案整理實(shí)驗(yàn)，非參與學(xué)生對模擬過程進(jìn)行挑錯(cuò)、打分的形式展開互動。

（二）豐富實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，注重課程間的銜接

在課程實(shí)驗(yàn)開發(fā)與建設(shè)過程中，教師首先要對課程實(shí)驗(yàn)從整體上進(jìn)行把握，并分成相互獨(dú)立卻又相互聯(lián)系的單節(jié)實(shí)驗(yàn)；其次，要對單節(jié)實(shí)驗(yàn)之間的銜接關(guān)系進(jìn)行分析，在理論授課過程中把握實(shí)驗(yàn)課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書學(xué)”與“檔案管理學(xué)”課程分為兩個(gè)學(xué)期開設(shè)，“文書學(xué)”課程實(shí)驗(yàn)要求學(xué)生根據(jù)最新的公文格式和教師提供的公文寫作模板進(jìn)行12—15次的不同文種的文件寫作，第二學(xué)期“檔案管理學(xué)”課程將對上學(xué)期制作的文件進(jìn)行檔案整理的一系列實(shí)驗(yàn)。同時(shí)筆者根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)將“檔案管理學(xué)”課程實(shí)驗(yàn)細(xì)分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實(shí)地參觀等7個(gè)專題實(shí)驗(yàn)，通過前后兩個(gè)學(xué)期的實(shí)驗(yàn)，學(xué)生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。

（三）個(gè)人與團(tuán)隊(duì)實(shí)驗(yàn)穿插，注重培養(yǎng)個(gè)人能力與團(tuán)隊(duì)意識

應(yīng)用文科課程實(shí)驗(yàn)強(qiáng)調(diào)學(xué)生的參與性，這種參與的形式主要表現(xiàn)在學(xué)生個(gè)體參與和團(tuán)隊(duì)協(xié)作兩種。所謂個(gè)體參與，是指學(xué)生在教師的引導(dǎo)下自行參與實(shí)驗(yàn)的過程；所謂團(tuán)隊(duì)協(xié)作，是指學(xué)生以3—4人的團(tuán)隊(duì)形式開展實(shí)驗(yàn)的過程。應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)要結(jié)合實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，設(shè)計(jì)由個(gè)體參與和團(tuán)隊(duì)協(xié)作組成的課程實(shí)驗(yàn)體系，一方面通過學(xué)生個(gè)體參與，提高學(xué)生自己對知識的理解與轉(zhuǎn)化能力；另一方面通過團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高學(xué)生的角色意識與團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，使學(xué)生就業(yè)后能盡快適應(yīng)工作團(tuán)隊(duì)的環(huán)境與要求。在教學(xué)實(shí)踐過程中，筆者在學(xué)生個(gè)體參與的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容基礎(chǔ)上，開發(fā)并設(shè)計(jì)了三個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作實(shí)驗(yàn)，即“文件收文與發(fā)文處理實(shí)驗(yàn)”“檔案鑒定與銷毀實(shí)驗(yàn)”“檔案編研與出版實(shí)驗(yàn)”，學(xué)生以小組形式，分工協(xié)作按照實(shí)驗(yàn)要求自主設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，學(xué)生參與程度高，反響較好。

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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-5349（2017）05-0071-01

一、藝術(shù)類專業(yè)教學(xué)檔案包括范圍

藝術(shù)檔案包括的范圍很廣，加之藝術(shù)類別的不同，內(nèi)容繁雜。

（1）藝術(shù)類專業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案。從學(xué)生一進(jìn)校后，就產(chǎn)生了相關(guān)的學(xué)籍檔案材料，學(xué)生高考檔案、進(jìn)校后新生學(xué)籍核對、電子注冊學(xué)籍信息、各類等級考試成績、期末考試成績、學(xué)籍變化相關(guān)材料、作弊違紀(jì)處分材料等。

（2）藝術(shù)類教學(xué)管理檔案。在教學(xué)過程中產(chǎn)生的與教學(xué)有關(guān)的檔案材料，比如相關(guān)的教學(xué)實(shí)踐活動材料、教師教學(xué)活動的材料、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教案、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生考試產(chǎn)生的試卷、記分冊、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)等。

（3）藝術(shù)類學(xué)科競賽作品。各類參加學(xué)科競賽的活動檔案，報(bào)名表、指導(dǎo)教師指導(dǎo)過程、參賽作品、照片、獲獎證書等；教師和學(xué)生公開發(fā)表的論文；教師和學(xué)生在公開場合進(jìn)行的藝術(shù)展演活動檔案。

二、藝術(shù)類專業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理的意識不強(qiáng)

長期以來，教師、領(lǐng)導(dǎo)都將大部分精力用于教學(xué)、科研活動過程上，而忽略了對教學(xué)檔案進(jìn)行收集和歸檔。在思想上對檔案工作沒有引起高度的重視，同時(shí)教學(xué)檔案是一個(gè)長期形成的過程，需要時(shí)刻保留好檔案。人們往往意識不到教學(xué)檔案的重要性，同時(shí)部分二級系院領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)檔案管理工作比較懈怠，沒有意識到完善檔案管理的重要性，很多藝術(shù)專業(yè)檔案往往都保存在創(chuàng)作者手中，沒能及時(shí)歸檔到各檔案管理部門。

2.檔案管理員專業(yè)性不高

各二級學(xué)院的檔案管理員往往是由各學(xué)院的教學(xué)秘書擔(dān)任，大部分的檔案管理員并不具備檔案相關(guān)專業(yè)的學(xué)科背景，學(xué)科背景的缺失意味著從結(jié)構(gòu)上就決定了檔案管理人員的專業(yè)性不足。而且相對于其他專業(yè)的檔案而言，藝術(shù)專業(yè)的檔案內(nèi)容更加繁瑣，保存方法更加細(xì)致，工作難度更大，需要注意的細(xì)節(jié)更加繁雜，而藝術(shù)專業(yè)的檔案有著自身的特殊性，因此對檔案管理員的職業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)要求更高。藝術(shù)專業(yè)檔案有別于其他類別、傳統(tǒng)意義上的單純文本檔案。教學(xué)秘書大多時(shí)候已經(jīng)忙于教學(xué)工作，很少有精力來系統(tǒng)地收集管理檔案，加上檔案的特殊性，如果缺乏基本的藝術(shù)修養(yǎng)，缺乏藝術(shù)檔案的鑒別能力，容易發(fā)生分類錯(cuò)誤的問題。

3.藝術(shù)專業(yè)檔案管理難度大

由于藝術(shù)專業(yè)的特殊性，產(chǎn)生的藝術(shù)檔案的形式和方式也是多元化的。例如，美術(shù)專業(yè)的繪畫作品就有大、中、小不同的尺寸和規(guī)格，舞蹈專業(yè)學(xué)生跳舞的視頻，播音專業(yè)的音頻檔案，影視專業(yè)的戲劇視頻檔案，等等，加上有些檔案對溫度、濕度等都有要求，這就對存放這些檔案的地點(diǎn)有著一定要求。但是地方高校有別于專門的藝術(shù)高校，藝術(shù)檔案的保存地點(diǎn)和存放設(shè)施不能符合要求。

三、加強(qiáng)藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案管理的措施

1.對藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案歸檔建章立制

從制度上，應(yīng)該建立和完善一套完整的收集存檔的體制。因?yàn)樗囆g(shù)專業(yè)的特殊性，所以在對檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，應(yīng)該明確保管檔案的范圍，什么檔案需要存檔、怎么存檔、存檔年限都應(yīng)該有具體的實(shí)施指導(dǎo)方案。明確領(lǐng)導(dǎo)、教師、檔案管理員的職責(zé)，在整個(gè)過程中應(yīng)承擔(dān)的工作，從制度上給予保障。檔案管理員要動態(tài)和定點(diǎn)兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)收集相結(jié)合。加大對藝術(shù)檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)的力度，培養(yǎng)教職工自覺保存和上交檔案材料的意識。

2.藝術(shù)教學(xué)檔案的數(shù)字化管理

目前處于大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)展，數(shù)字化的管理方式應(yīng)該應(yīng)用到對藝術(shù)教學(xué)檔案的管理中來，這能夠最大限度地延長藝術(shù)檔案的生命，使得查閱資料變得簡單輕松，有利于避免藝術(shù)檔案隨著時(shí)間的流逝而消失，也提高了藝術(shù)檔案信息資源的利用率，避免了藝術(shù)檔案處于沉睡的狀態(tài)。

3.培養(yǎng)一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

注重提升檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能，通過各種渠道，如邀請藝術(shù)專家來講座、外出培訓(xùn)等方式，提升管理人員的藝術(shù)修養(yǎng)和文化素養(yǎng)，提升他們在工作中的鑒別能力。在當(dāng)前所處的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，由于互聯(lián)網(wǎng)的普及，對教學(xué)檔案人員的計(jì)算機(jī)使用水平也提出了要求，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)在很多教學(xué)檔案都是通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞，越來越多的是電子檔案的使用，所以熟練掌握信息管理技術(shù)是必然的要求。教學(xué)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)這方面的培訓(xùn)，提升自身的計(jì)算機(jī)水平。

藝術(shù)教學(xué)檔案內(nèi)容和種類豐富多彩，精彩紛呈，收集和保護(hù)好檔案是學(xué)校教學(xué)工作的重要部分，應(yīng)最大限度地對師生開放，發(fā)揮藝術(shù)教學(xué)檔案數(shù)字化的作用。

參考文獻(xiàn)：