導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案安全管理工作，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0014-01

一、加強檔案管理工作安全的必然性

檔案是一種社會現象，從整體來說，檔案是黨和國家活動的原始記錄，是寶貴的文化財富；具體來看，檔案是機關、組織和個人在社會活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會的發展和時間的推移，一方面檔案的數量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現象也頻頻發生。

無論是針對工作中日益增多的形式內容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來確保其完整和價值。因此，檔案管理工作的安全性問題迫在眉睫。

二、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理人員的素質不高

1.1 專業能力、鑒別能力不足

檔案管理是對信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。現今，在各企事業單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業務素質偏低、專業性不高，以其他部門轉崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人T嚴重缺乏。因此，在對檔案信息的鑒定與識別方面存在很大的問題，有的檔案價值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價值具有潛在性，只有等待某一時機才能由潛在價值轉化為現實價值。如果管理人員不能透過現象抓住本質，深入分析檔案的隱含價值，那么極有可能導致一部分有價值的檔案流失。

1.2 錯誤的思想認識

在實際工作中，檔案管理人員對于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應信息時代檔案的需求標準。在過去的檔案工作中，曾經有過重政治、輕業務、重宏觀、輕微觀以及某些盲目現象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿足社會需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發展空間較窄，管理人員的工資福利沒有與其專業貢獻直接掛鉤，這也導致其工作中凝聚力不強，協作力不夠，對檔案的安全性缺乏準確的認識。甚至在有些人看來，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫的雜活，既沒有技術性，也不需要投入過多精力，只要不出錯就夠了。這種錯誤的意識嚴重影響著檔案工作的進行。

2.檔案管理安全措施不完善

2.1 保密工作不完善

信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類、形式也越來越多。保存檔案的目的是為社會主義事業服務，提供檔案給各方面使用，充分發揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險柜里，長期禁錮起來不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國家以及各單位的機密。因此，保護重要機密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴重的威脅，管理工作也會陷入空前嚴峻的狀態。因此，保密是手工條件下檔案安全保護工作的主要任務。

2.2 資金不足，保管設備落后

在檔案管理工作中，先進的技術、配套的設備、專業的知識、熟練的操作缺一不可。但大多數單位都因資金投入力度不夠而不能盡數完備。一方面是由于對檔案管理的安全意識不夠，沒有認識到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來不受關注與重視。目前在檔案管理工作當中有著許多亟待解決的問題。由于自然和社會的各種原因，檔案一直處于漸進性的自毀過程中，或者可能遭受到突發性的破壞。

三、提高檔案管理的安全性措施

1.增強檔案工作者的工作水平

1.1 培養檔案人員的工作能力

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1 做好農機檔案管理工作

1.1提供參考數據

農機檔案建設管理工作是一項復雜的工作，農機檔案記錄了農機的具體型號、本地區農機手真實有效的信息，在登記造冊中需要大量人力物力。農機局可以根據本地區現有的農機情況合理指導本地區的農機發展方向，可以建立網上電子檔案，實現快速有效管理。有了電子檔案，不用親自去機戶實地了解，打開電子檔案，農機數量、型號都一目了然。根據統計數據可以安排農機掛牌年檢，安排農機手培訓，提高上牌率、持證率和檢驗率。

1.2提供考核依據

和其他工作一樣，農機監理工作也需要進行考核。有了農機檔案，可以據此為廣大使用者提供查詢服務，為監督者提供本區的機械情況，還可以系統掌握農機安全監理的開展情況。監理工作是否扎實有效，農機監理是否依法開展，貫徹本地區指導意見是否徹底上，監理檔案可以發揮不可替代的作用。

1.3提供教育素材

建立安全監理檔案在一定程度上可以減少農機事故的發生，為農機手提供教育素材。一方面，安全檔案記載了此前部分農機手的作業情況，對作業中的不規范、違反安全規則甚至是肇事都有詳盡的記載；另一方面，這些看起來很遙遠的事件都是身邊事、身邊人，具有很大的說服力和教育意義。

1.4提供事實證據

農業機械安全管理要依法進行，做到有法可依，讓機主真正認識到自己的錯誤。有的農機手不隨車攜帶農機駕駛證，甚至出現無證駕駛的惡劣情況，在安全監理部門執法時，參照電子檔案可以輕松解決這類問題。電子檔案上的各種信息都是真實有效的，參照檔案可以判斷實際的情況。農機手在出現意外情況時，也可以根據手中監理檔案維護自己的權益。

2 檔案管理出現的問題

在檔案建設管理中，按照一定的順序，從農機審核登記到數據建立入庫，實現了數據的有效性。在數據建立的規范操作、檔案詳細信息的記錄及信息核對上都取得了良好的成績。面對檔案管理的新形勢，還有一些不足要改進。

2.1關注力度不大

我國的農業人口眾多，耕地的利用類型不一而足。從南方到北方，從東部沿海到西部內陸，機械檔案的管理都不是只有一種內容、一種模式。面對農機安全管理的復雜情況，要全力協調各登記部門，在數據建設中做到互相配合。一些部門不重視檔案管理，沒有形成固定的管理制度，甚至導致檔案丟失、內容不全，不利于檔案建設和安全管理進行。

2.2投入力度不足

在農業生產領域，農機的投入是非常大的。作為農機安全管理部門，要把安全管理、檔案建設放在重要地位，加大重視和投入。檔案管理建立需要人力物力各方面的投入，檔案的使用，尤其是電子檔案的建立更需要從硬件上給予保障。不能讓數據躺在資料庫里“睡大覺”，這樣不能有效發揮檔案的作用。

2.3專業人才缺乏

農業機械安全監理涉及機械、計算機和其他相關知識，對執法、行政人員的要求很高。既要能夠深入農村建立檔案，又能在電子檔案的運用上大力施行，還要在行政執法中做到嚴格依法執行，這種復合型人才是檔案管理所需要的，也是最缺乏的。現在的檔案管理，主要是單純的檔案管理者，對農機的知識和行政水平還有待提高。

3 提高檔案管理水平建議

3.1提高關注力度

檔案管理工作的價值不只是在于記錄，更在于運用。要認識到檔案管理工作的重要性，要在思想上有責任感和使命感。檔案眾多，在歸納整理分類上要有充分的認識，把工作做到扎實細致，不留下任何的死角。在檔案建立和數據庫錄入中要嚴格按照標準和程序進行。

3.2加大資金投入

檔案的建立需要大量的資金保障，在數據運行也需要維護。從推動農業機械化角度，要重視基本設備設施的購買和使用，建立獨立的檔案管理室。管理室的計算機、打印機要配備齊全，安全管理也要做到位。定期對紙質檔案和硬件設施進行檢查。

3.3加強專業培訓

檔案管理的專業程度很高，要做好人才建設和培養，保證監理檔案人才為我所用。在檔案管理專業化程度上也要不斷下功夫，對已有人員進行培訓，對新上崗人員由專業人員進行指導，對工作人員實行考核。在人員的思想建設、專業能力提高和業務熟練上不斷促使他們進步，做到專業化。

4 結語

綜上所述，農業發展需要機械化，提高農機安全監理檔案管理水平對促進農業發展有很重要的意義。要在安全監理和檔案管理上實現進步，保證機械化的順利進行。在農業機械檔案管理上要加大投入，提高對檔案管理的認識，加大對農機管理的宣傳，真正為機械化提供保障。

參考文獻：

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1.建立和完善網絡環境下的信息反饋渠道

檔案利用后的信息回饋可以體現檔案管理的價值及意義，通過信息的反饋可以實現檔案管理的目的，提高管理工作人員的責任心和義務感，并提高對檔案管理工作繼續擴展的信心。所以相關管理人員及工作者應利用網絡信息加強對檔案信息回饋渠道的建設，在提高工作人員職業道德、責任心及服務意識等同時，讓其提高社會利用檔案后進行信息反饋的工作效率。

2.強化和創新檔案信息服務的觀念

在網絡信息廣泛利用的情況下，傳統檔案信息的利用已不能滿足人們的需求，檔案管理部門應隨網絡技術的不斷發展，主動的將檔案管理內容、信息等資源進行信息共享，以達到人們的利用要求，同時不斷對網絡共享模式及服務情況進行分析和調查，總結全面信息，并進行不斷改進，打破被動的服務模式，提高檔案信息服務的創新觀念。

3.強化檔案信息服務體系的建設

檔案管理的持續發展應從整體發展的方位思考，建立綜合發展的管理體系，將不同領域的檔案文件統一規劃，進行綜合分類和整理，同時利用網絡建立整體資源共享，提高檔案為社會人們服務的效率。

4.完善檔案信息的安全防范

檔案管理隨網絡的不斷發達進行與時俱進的革新是適應社會發展的，但在大量的檔案信息管理中，除了利用網絡為人們提供便利的檔案信息服務，還應加強對網絡檔案信息的安全管理，為避免其被改動或遭到其他破壞，應利用網絡技術進行加密設置、身份認證、安全檢測等，以此來提高安全防范工作。

二、網絡環境下檔案管理工作的創新內容與模式

1.開展在線服務

在網絡盛行的環境下，人們的生活、學習、工作等方面均隨之發生了較大改變，人們可以利用網絡在計算機上查找到各種各樣的信息，不僅提高了使用的及時性、高效性而且具有較高的參考價值，網絡搜索代替了傳統的翻閱式查找，提高了人們的利用率，檔案管理部門還應加強網絡在線服務的設置，并適時在網頁上建立專欄區，提高為人們信息服務的效率。

2.實現信息共享

網絡技術可以為人們提供各種便利的信息或知識等各項資源，檔案管理逐步走向了數字化網絡時代，為人們提供了信息資源共享的服務，但人們隨著網絡環境的不斷發展，對檔案信息的管理要求也不斷提升，因此，檔案管理部門應該摒棄傳統的各自當值的工作方式，逐步形成一個總體化管理的方式，實現檔案管理一體化管理的特點。

3.縱深化服務領域

網絡實現了信息共享，為人們提供了便利的信息查詢和利用的效率，因此，檔案管理也應該改變單純的信息供給方式，向縱深化服務不斷擴展，統一傳統的檔案、經驗、情報或文件等資源，實現其信息的公開利用率，這樣不僅可以提高工作人員的服務意識、責任意識，更可以體現檔案管理網絡時代的利用效率。

三、網絡環境下檔案管理的安全防護措施

1.確保檔案管理網絡系統的完整性

檔案管理的網絡應用，將大量的檔案信息通過一個內存較大的系統進行信息鏈接與共享，各類信息之間均存在著較大的邏輯關系和一致性，所以在檔案信息向網絡傳輸過程中，數據之間、數據庫之間及先后運行過程中，會形成一個整體的數據系統，它的完整性影響整個數據系統的穩定。

2.保證電子檔案的長期可讀性

網絡信息廣泛應用的環境下，檔案信息的錄入與應用是需要一定格式約束的，這樣可以確保計算機軟件對其的兼容，實現其預覽和借鑒的功能。所以在檔案信息輸入完成后，保存的模式要與計算機系統的兼容一致，同時在計算機系統進行更新后，應及時對檔案信息瀏覽的系統進行更新，確保其與計算機體統兼容的模式一致，才可以保證檔案信息的閱讀性和時效性。

3.保證檔案管理網絡化系統的安全性

檔案管理的安全應用取決于計算機網絡系統的安全使用，網絡的使用存在不安全因素，各類系統軟件均存在潛在的不確定性，而檔案管理在相應的軟件下利用科學的設計實現了網絡應用服務，為了確保其安全使用，應保證網絡系統管理的安全性，包括信息傳輸的安全、儲存的安全、共享的安全等，可以通過計算機病毒檢查提高安全性，或通過設置訪問權限進行安全保護等。

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隨著生活水平和消費需求的日益提高，人們對網絡與信息提出了更高的要求。對于具有龐大信息數據量的醫院檔案管理工作而言，如何才能更好的利用現有信息資源和信息網絡進行全面的管理和調度，從而使醫院檔案工作達到真正的“無紙化”已引起檔案管理工作者的高度關注。筆者認為，加強“無紙化”管理主要應該從以下幾方面人手。

1絕對保證網絡安全，堅決杜絕病毒侵入

要想保證網絡系統及信息數據的正常運行，首當其沖的工作就是要保障系統的安全性。如果讓病毒侵入了系統，對于整個企業乃至整個網絡的損失可以說是毀滅性的，是無法衡量的。與生物病毒相比，計算機病毒具有隱蔽性更強，傳播速度更快、更廣，破壞強度更大的特點，如果文件或系統網絡被病毒感染，整個網絡就會被不法之徒所操控，所有的資料和文檔就會被暴露。特別是在經濟飛速發展和數字化集成化高度發展的今天，保護好整個網絡的安全已經和整個企業乃至整個社會的生命緊密的聯系在了一起。要保證網絡安全，具體實施步驟大體分為：(1)嚴防網絡病毒的入侵，安裝硬件及軟件防火墻，定期升級更新。(2)對系統盤、數據盤及時粘貼標簽并采取系列保護措施，做到非緊急狀況不外借，歸還后及時殺毒檢測。(3)對機密文件及檔案卷宗進行加密封存，及時做好備份。(4)對系統及其終端設備進行定期保養和維護。(5)制定安全的規章制度，定期進行機房、資料、軟件等各方面的考核檢查[1]。

2保證電子檔案文件及文字性資料的持續性和資料性

由于電子檔案的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子檔案的讀取軟件至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處[2]。

3落實醫療系統電子檔案的編研原始來源，確保其真實有效

醫院檔案工作首先反映了醫院的基本業務活動，理應服務于醫院的發展建設。多年來，隨著我國經濟體制改革的深入開展，醫療事業的信息化改造也在有條不紊的大踏步前進，各個醫院都進行了大膽的嘗試和摸索，同時也積累了寶貴的經驗和教訓。確保電子檔案的原始性和準確性，可以說是諸多檔案編研問題中的首要問題，因為檔案在法律上的憑證作用就是基于它的原始性。另外，電子文件在形成和傳輸過程中被修改也是一個不容忽視的問題。因此，配備專業的人員進行規范化、細節化、有條理、有步驟地實時監督，及時糾正確保資料的原始性、正確率是一個非常行之有效的辦法[3]。

4減少單位辦公開支，實現醫院網絡共享

“網絡共享”一詞，可以說是現階段計算機網絡發展的必經之路。有了網絡共享，就可以大大減少紙面文件的傳送和收發，縮短了信息文件的傳送速度，可以大幅提升工作效率，減少單位的辦公日常費用的開支。在訪問級別允許的情況下，可以隨時訪問查詢，增刪內容。因此，在整個醫療系統乃至全國醫療行業建立局域網或者城域網便可以真正實現所謂的“運籌帷幄之中，決勝千里之外”，實現同級之間互訪、上下級之間互聯的現代化信息模式，更好地為醫院檔案工作提供一個取長補短、互通有無，接受各級領導工作檢查等的渠道[4]。

5電子文件對檔案工作的影響及對策

傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文件材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限，電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統[5]。

此外，由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類[6]。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。因此，關于電子文件對檔案工作影響的對策，筆者認為大致可以簡要從以下幾點考慮：(1)做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。一是轉變觀念，加深對電子文件歸檔工作的認識，二是電子文件與紙質文件同步歸檔。(2)解決好電子文件的保存問題。影響電子文件安全與保密的因素主要有兩個方面。一是技術方面，措施主要有加密技術；訪問控制技術，具體包括入網訪問控制、權限控制、防火墻控制；簽署技術；防寫措施；建立備份與恢復系統。二是管理方面，具體措施是電子文件的制作過程要職責分明；電子文件形成后應及時進行積累，防止信息損失和變化；建立和執行科學的歸檔制度；制定和嚴格執行保管戰略；加強對電子文件利用活動的管理；建立電子文件管理的記錄系統；培養專業技術人員，維護網絡的正常運行。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。(3)使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，利用工作和其他基礎工作構成了一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體式的管理結構。(4)檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。對電子文件的管理，是一項極其艱巨的任務。這絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。要求檔案管理工作者必須全方位地積累和掌握多方面的知識和技能，既要懂檔案管理的基礎知識，又要懂計算機和自然科學的基礎知識；既要懂國際標準化知識，又要懂相關外語知識。所以必須采取措施抓好知識更新，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

6與時俱進，打造檔案智能化網絡化的新時代

隨著我國新時期新思路發展理念的順利實施，打造一個智能化、網絡化的現代化醫院格局，已經是時展的必然趨勢。因此，檔案管理的電子化對管理人員提出了更高的要求，要堅持黨的方針政策，與時俱進。充實和提高自己的檔案管理和計算機業務水平，更新觀念，抓住機遇，迎接挑戰。

參考文獻

[1] 孟慶勇.現代化管理在醫院檔案中的應用[J].臨床合理用藥雜志，2011，11(9)：153.

[2] 孫奇，孫富國，張斌.醫院檔案現代化管理之淺析[J].白求恩軍醫學院學報，2011，11(3)：220-221.

[3] 李琳.計算機技術在醫院檔案管理工作中的應用[J].醫學信息，2009，9(9)：7-9.

[4] 許劍波，姚云華.醫院檔案信息化建設的現狀與對策[J].中國現代醫生，2010，48(1)：87-88.

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關鍵詞 安全管理；實施路徑；發展趨勢

筆者擬通過對安全管理的應用與方式進行研究，結合檔案室安全管理特性，分析檔案機構的安全管理模式，探索新興技術、管理手段在檔案機構安全體系建設運用中的必要性、可行性及具體實施路徑，達到保護檔案安全、維護社會穩定的目的。

一、現代安全管理的內涵

現代安全管理是一門技術科學，它是介于基礎科學與工程技術之間的綜合性科學。它強調理論與實踐的結合，更重視科學與技術的全面發展。現代安全管理的特點是把人、物、環境三者進行有機聯系，試圖控制人的不安全行為、物的不安全狀態和環境的不安全條件，解決人、物、環境之間不協調的矛盾，排除影響工作效益的人和物質的阻礙事件。從科學性和技術性這兩方面，給現代安全管理下定義：現代安全管理是研究人、物、環境三者之間的協調性，對安全工作進行決策、計劃、組織、控制和協調；在法律制度、組織管理、技術和教育等方面采取綜合措施，控制人、物、環境的不安全因素，以實現安全生產為目的的一門綜合性學科。安全管理在解決系統中的安全問題上從兩個方面考慮：一是借助于法律制度、組織管理和教育控制人的不安全行為。二是借助于技術措施和管理控制物的不安全因素，改善作業環境。安全管理實質上就是對人、物、環境的系統管理。

二、現代安全管理在檔案機構管理中的應用

檔案室的安全管理作為檔案安全的組成部分之一，既遵循管理的普遍規律、服從管理的基本原理，又有其特殊的原理。檔案室的安全管理逐步由原來的事故管理發展到現在的隱患管理，凸出強化超前和預防管理，從建立在事故致因理論基礎上的管理發展到現代科學管理，從傳統的行政手段、經濟手段以及常規的監督檢查發展到現代的法治手段、科學手段和文化手段，從基本的標準化、規范化管理發展到以人為本、科學管理的技巧與方法，使檔案室在安全管理上有質的飛躍。同時，檔案室還需通過制定一系列安全管理法規及標準和較為嚴謹的安全管理體系，如：安全管理組織體系、安全責任體系、安全管理信息體系、安全管理制度體系等，確立了“安全第一、預防為主”的安全方針，通過建立健全檔案部門、檔案室安全管理組織架構，對促進檔案安全管理起重要作用。下面以企業單位檔案部門、室為例來談談檔案安全管理。

現今，各大企業單位檔案室也是我國檔案管理體系和網絡中不可忽視的分支，它既豐富了檔案資源、又便于收集、保管和利用，是公共檔案館外的補充與延伸。它不但是企業檔案的重要組成部分，也直接關系企業的傳承與創新。目前企業檔案部門、檔案室的安全管理防火、防盜、防災害事故工作均由企業安全職能部門負責指導。由于多數企業檔案庫房由辦公室改建而成，往往因資金問題修建不達標，造成線路老化、消防設施缺損等安全隱患。雖制定了各類安全管理制度，但有章不循、有法不依，使制度多流于形式，淪為表面文章。此外，檔案交接時手續不嚴格，易造成檔案損壞和散失。檔案部門、檔案室工作人員安全意識淡漠，責任心不強，也是企業檔案的安全問題之一。目前，企業檔案部門已意識到了自身的不足，基本加強了防盜設施建設，安裝了防盜門窗，有些檔案室在重點部位加設紅外線防盜報警系統及防盜視頻監控系統。企業安全職能部門也加大了夜間值班巡邏，對庫房管理嚴格實行雙人制，對電氣設備和電線電路進行統一管理，加大了檢查力度，強化了安全管理。如：我公司在檔案安全管理上做得比較好，在檔案室進出的門上設有專職人員的門禁卡及紅外線報警裝置系統，并在主要通道上裝有探測點，8 小時以外有公司保安人員每隔1 小時定點刷卡，做好巡視檢查記錄。檔案室的安全要素不僅僅限于傳統意義上的選址安全、室庫建筑、門禁系統、消防系統、防盜監控系統、溫濕度監測調控系統、給排水設施、電源電器、檔案裝具、信息化管理系統、數據安全、機構人員、規章制度、管理措施等，還應增添突發應急防范預案、安防技術革新運用等關鍵要素。在結合現代安全管理理念的基礎上，打造行之有效的安全管理體系，從而確保檔案安全與社會穩定。構建與完善安全管理體系。檔案部門、室的安全建設原則是“以防為主，防治結合”。保障安全、防范風險是實踐之所需的各項工作之前提。

一是提高技術防范手段，加強安全管理。門禁系統、消防系統、防盜監控系統為檔案室筑起了三道安全防護屏障，構成了檔案室技防的堅實基礎。然而檔案室由于室藏數量大、類目繁多、齊全，進出人員頻繁等特點，對三大系統的安全指數又提出了更為嚴苛的要求。現行的門禁按識別方式可分為感應ID/IC 卡門禁；生物識別門禁如：指紋識別門禁、人臉（面相）識別門禁、掌紋（掌形）識別門禁和虹膜識別門禁等；磁卡識別門禁和密碼識別門禁。門禁按數據的處理方式可分為獨立式門禁（無門禁數據存儲和智能控制管理功能）和聯網式門禁（具有門禁數據存儲功能，配備管理軟件，可進行智能控制管理），聯網式門禁主機又分為門禁一體機和門禁分體控制器。由于計算機處理指紋時，只是涉及了指紋的一些有限信息，而且比對算法并不是精確匹配，其結果也不能保證100% 準確。但其安全性比相同可靠性級別的“用戶ID+密碼”方案的安全性高得多。在現實工作中，我們較多采用一個有效的辦法是比對兩個或更多的指紋，從而在不損失易用性的同時，極大地提高了系統安全性。目前檔案室內較多采用雙指紋門禁系統和獨立式門禁。如：人臉識別是門禁管理系統信息技術、電子通訊技術和生物識別技術發展的產物，是實現安全防范管理的有效措施，它具有獲取信息直接、隱蔽、安全性高等特點，是一種易被人們接受的非侵犯人權識別方法，將其使用于門禁系統，能進一步加強安全管理，消除安全隱患。人臉識別的引入，能規范外來人員出入，做好員工進出辦公樓及庫房記錄、甚至可以完善考勤功能。門禁系統的技術革新，不僅能有效預防外來人員隨意進出現象，更能使安全級別上升，提高員工遵章守紀意識，大大提升工作效能。目前檔案館的防盜監控系統多以視頻安防監控系統為主，采用硬盤錄像機為核心的第二代準數字化視頻監控系統，利用視頻探測技術、監視設防區域并實時顯示、記錄現場圖像，它主要包含前端設備、傳輸設備、處理/ 控制設備和記錄/ 顯示設備四部分。與傳統的模擬監控模式相比，基于數字硬盤錄像機的準數字化視頻監控系統不亞于一次飛躍，擺脫了傳統模擬監控必須敷設光纜的局限性，使系統結構大為簡化。但是，由于其本身技術架構的局限性，數字硬盤錄像機始終無法解決基于網絡的遠程集中監控應用中的圖像傳輸延時過長、無法實現多路同時監控、集成性差等問題。

二是在消防系統方面，嚴格按標準要求辦事。按照檔案室建筑性質、面積和高度，設置室內外消防栓系統、水噴淋系統及重要部位的氣體滅火系統，按設置要求配備消防水箱、消防泵、消火栓、報警閥組、噴頭、水流指示器、壓力開關及煙霧報警系統等。在2014 年2 月，美國數據安全企業鐵山公司(Iron Mountain) 位于阿根廷首都布宜諾斯艾利斯市的檔案資料倉庫于當地時間5 日上午起火坍塌，致9 人遇難、6 人重傷。2014 年，藏有大量英國官方歷史文獻的英國國家檔案館附近發生火災，該檔案館隨后宣布暫時停止對公眾開放，以進一步處理善后工作。所以檔案部門、檔案室消防設置時，應充分結合科技強消，通過物聯網、云計算，強化防范和監督管理措施的技術含量，確保檔案室消防標準有一定的前瞻性；并結合消防安全“四個能力”的建設，在強化檔案部門、檔案工作人員自身消防安全能力上下功夫，從人防、技防，硬件、軟件等方面制定管用的措施，切實增強標準的有效性。

三是構建各類規章制度，落實責任。檔案工作的收集準確性與完整性也和企業的生存有著密切的關系，它為企業生產的盈利穩定做出了積極貢獻。也許很多人會不甚理解，檔案工作不就是保管一下文件資料嗎？顯然，這個觀點已不合時宜。隨著時代的發展、社會的進步，無論是企業單位還是廣大民眾，他們對檔案工作提出了更多的服務要求。也越來越依賴查閱檔案的真實記錄。因此，檔案工作的職能不僅僅局限于保管，更重要的是將檔案資源進行開發和利用，將“死檔案”變成“活檔案”，讓有限的檔案資源充分發揮作用。所以，我作為一名企業基層檔案工作人員，不僅是保管檔案資料，更重要的是如何準確地、完整地提供檔案的信息，為廣大利用者服務。也是鑒定我平時檔案工作中收集質量的重要依據，其重要性是不言而喻的。提供正確的信息，直接影響檔案的內在利用效果，檔案資料收集后必須安全保管，制訂詳細的計劃，做到有章可循，有法可依。明確責任主體，來強化檔案工作人員的責任性，不斷地提高自身素質，充分發揮檔案的利用價值。

不斷加強檔案工作軟件和硬件建設。面對辦公條件有限、經費有限等狀況，因地制宜，想方設法，把檔案部門、室建設得小而精、功能全，小中見大，小中透雅，服務于廣大利用者。同時必須提前規劃重要檔案重要區域的安全防護體系，做到“人防、物防、技防”三合一。在資源可控、經費允許的前提下，適時引用新技術，超前布防，消除隱患、降低災禍，達到守護檔案萬無一失的最終目的。

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（1）社保類基金和專項資金：新型農村居民社會養老保險基金、城鎮職工養老保險基金、城鎮居民養老保險基金、城鎮職工醫療保險基金、城鎮居民醫療保險基金、新型農村合作醫療基金、失業保險基金、工傷保險基金、城鎮企業職工生育保險基金、城鄉居民最低生活保障資金、被征地居民社會保障資金、撫恤社救專款資金、農村孕產婦免費住院分娩資金、兒童和孕產婦健康管理項目資金等。

（2）經建農財等基金和專項資金：個體私營發展基金、糧食風險基金、糧食事業費資金、國儲糧利費補貼資金、農業發展基金、農業綜合開發資金、財政扶貧資金、農村飲水專項資金、惠農補貼資金、糧食直補資金、農業專項資金、物價調節基金、縣政府土地收益資金、廉租住房資金、住房公積金、城市建設配套費、房屋維修基金、城鎮居民住房災后重建資金等。

以上各類基金和專項資金主要檢查年1月至年2月安全管理使用情況。根據檢查工作需要，必要時可延伸檢查相關單位和追溯以前年度。

2、檢查內容：

（1）組織領導方面：單位領導是否重視資金的安全管理，是否對加強財政資金安全管理提出明確要求，是否能及時了解并掌握資金收付關鍵崗位工作人員的思想動態，以及可能對資金安全構成潛在風險的不良嗜好等；是否定期開展財政資金安全管理方面的教育培訓；近年是否組織過內部或下級單位財政資金安全檢查工作。

（2）制度建設和內控管理方面：是否按照有關要求制定資金安全管理相關制度；是否實行嚴格的內部稽核制度；是否建立規范的內部制衡和糾錯機制；是否建立相關崗位的考評制度、獎懲制度和輪崗制度；從事資金收付管理的工作人員是否實行回避制度。

（3）崗位設置和人員配備方面：財政資金撥付管理是否嚴格執行撥付、復核、稽查和單位主管領導審核把關的分工負責制；是否按照工作任務明確規定各崗位的職責權限；是否明確規定撥款人員不得同時負責稽核、賬務或檔案管理工作。

（4）資金收付管理方面:是否建立了科學規范的財政資金收付管理流程；對財政直接支付業務是否要求預算單位按規定提供票據、合同等相關附件；對財政授權支付業務是否建立嚴格的額度控制機制；撥款人員是否對各類請款憑證及其附件的所有要素進行全面規范審核，復核人員是否對撥款人員提交的憑證、單據進行全面復核。

（5）賬務處理方面:辦理資金支付的相關原始憑證及報表是否及時轉交記賬人員保管，記賬人員是否全面核對后按日及時登錄賬務；相關會計憑證、會計賬薄、會計報表和其他會計資料，是否按規定建立檔案、妥善保管；是否進行年終結賬。

（6）對賬管理方面：是否建立了內部定期或不定期對賬制度；是否進行賬證、賬賬、賬實核對；是否建立與預算單位、銀行之間的定期或不定期對賬制度；銀行之間對賬，是否做到銀行存款余額與資金收付明細賬全部核對。

（7）財政資金專戶管理方面：專戶是否在規定的銀行范圍開設；專戶是否納入財政國庫部門統一管理；是否建立了財政資金專戶管理檔案制度。

（8）印鑒和票據管理方面：是否建立了嚴格的印鑒和票據管理制度；撥款印章是否安排專人負責管理，是否實行分人分印管理；是否對印章的保管采取了必要的安全措施，能否做到人走章鎖；資金收付相關票據、憑證是否安排專人負責保管，是否采取了必要的安全防護措施，是否建立了嚴格的領用和核銷制度。

（9）銀行管理方面：是否與銀行簽訂了規范的委托協議；是否就相關憑證、單據、報表等的傳遞簽訂了規范的服務協議，是否嚴格執行專人送取、交接簽字制度；是否建立與銀行之間的相互制約機制和相互糾錯機制。

二、檢查時間與方法

1、檢查時間：

（1）自查階段。各鄉鎮、各部門要按照檢查的內容，對本單位資金管理使用組織開展自查。

（2）檢查階段。由縣政府統一組織檢查組對全縣政府性基金等專項資金安全管理使用情況進行重點檢查和抽查。

（3）總結階段。各鄉鎮、各部門對自查、檢查中發現的問題進行整改落實，解決問題，完善制度，規范管理。同時，對自查、檢查進行認真總結，總結材料于3月14日前報送縣政府辦公室。

2、檢查方法：主要采取聽取匯報、查驗賬目、翻閱檔案、召開座談會等形式，進行重點檢查或抽查。

三、檢查的組織實施

為使檢查工作有序有效開展，縣政府成立政府性基金等專項資金檢查工作領導小組。

篇7

 

電力作為國民經濟的基礎設施行業，在服務國家經濟發展、服務百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著信息網絡技術在電力企業規劃、建設、生產、經營、科研等方面的應用，電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發現。企業大量檔案信息通過網絡傳輸、應用和存儲，對電力企業黨政綜合管理部門的信息安全工作提出了新的挑戰。因此，在充分發揮檔案信息網絡在企業管理中快速、高效、方便等優勢的同時，電力企業黨政綜合部門必須高度重視、認真解決的一個新課題。企業管理實踐證明，只有加強檔案信息安全工作，才能保障電力企業實現科學發展、安全發展、和諧發展的目標。

 

一、如何加強電力企業檔案管理的認識

 

(一)提高對檔案工作重要性的認識

 

領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。

 

(二)管理機制健全是做好檔案管理的保證

 

要按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》，結合電力企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程，嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，部門和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡。

 

二、改進電力檔案管理的措施與途徑

 

(一)領導要提高對檔案工作重要性的認識

 

領導要重視檔案工作，充分認識到檔案管理對電力的生產經營提供重要的信息資源作用，讓領導更好地了解過去、把握現在、預見未來。電力檔案充分體現了它的特殊的、不可替代的特性。領導要不斷提高對檔案工作重要地位的認識，切實加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事議程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。

 

(二)加強法制宣傳，提高“依法治檔”的自覺性

 

眾所周知，市場經濟是法制經濟，電力建設檔案工作同樣也要納入法制軌道。新的管理體制要求把電力檔案工作納入電力機關的自律行為范圍之內。檔案管理部門的宏觀管理主要通過制定法規和執法監督來體現。首先，要通過宣傳貫徹、落實國家有關機關檔案工作的內部管理體制及管理行為，強化檔案法制教育，不斷增強企業領導和檔案工作人員的檔案法制觀念。其次，市場經濟體制下的電力檔案，必須自覺依法治檔，用檔案管理部門機有關行業部門的相關政策、法規來約束自己的檔案行為，接受有關部門的監督檢查。同時，檔案管理部門要正確認識和處理行政執法與業務知道的關系，依據所有制多元化的特點，規范檔案管理工作。

 

三、深刻認識電力企業黨政綜合管理部門信息安全工作的重要意義

 

(一)電力企業在國民經濟發展中具有極其重要的地位

 

當今時代下，電力是社會和經濟運行的總開關，沒有電，一切就會迅速陷入全面癱瘓。2008年初，南方數省所發生的雨雪冰凍災害，把中國“煤電運”這種資源依賴性的弱點暴露無遺，充分體現出缺了電就沒有正常的社會生活。在現代化戰爭中摧毀電網就是克敵制勝的法寶，這絕非危言聳聽。因此，電力行業始終是國內外敵對勢力窺視的重點，近年來，針對電力企業的檔案信息安全攻擊的案例越來越多，這就要求我們切實增強檔案信息安全保密的自覺性，時刻保持警惕性。

 

(二)電力企業在市場經濟條件下必須保守商業秘密

 

多年以來，電力行業始終不渝地進行體制改革，電力企業作為競爭的主體逐步走向市場，以此來煥發企業的生命力。在全球經濟一體化的形勢下，市場經濟的主要特征之一就是優勝劣汰，而競爭的手段是五花八門眼花繚亂的，其中千方百計地獲取競爭對手的信息則是其中的主要手段之一。近年來，電力企業的國內外競爭對手出于各方面的考慮，特別是在經濟利益的驅使下，利用檔案信息管理工作的漏洞及失誤，竊取電力企業的一些商業信息。事實證明，保護檔案信息安全就是保護自己企業的利益。

 

四、加強有效防控，確保網絡檔案信息安全

 

電力企業已建立了統一的企業信息系統平臺，員工通過平臺，可以不用到檔案室就能隨時查詢檔案資料，大大突破了時空限制。因此在方便電子檔案信息查詢的同時，加強電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。第一，在工作中要實行內部局域網和一切外網的物理隔離，確保檔案信息網絡傳輸的安全;第二，登陸企業信息系統平臺要設置使用權限和密碼，超時自動斷開;第三，非涉密計算機不能使用涉密移動存儲介質;第四，計算機要安裝“防火墻”及防病毒軟件并及時更新;第五，電子檔案庫房環境要符合溫度、濕度等相關標準，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強檢驗鑒定等等。

 

五、總結

 

篇8

高度重視 統籌謀劃

朝陽區檔案局領導班子統一思想、超前謀劃、提前介入、全程監管，多次召開專題會議研究部署奧運檔案工作，保證檔案工作不失位、不斷檔，始終把做好奧運檔案工作擺在突出位置。

建立領導體制，靠前指揮，為全面做好奧運工作奠定了堅強的組織保障。在區奧運工作籌辦之初，區檔案局就專門成立了奧運檔案工作領導小組，全面負責奧運檔案工作。局長申璽朝同志以超前的意識和高度的責任感，統籌謀劃，主動與區奧運工作總指揮部聯系，使檔案工作與奧運工作同時規劃、同時部署；并在工作中靠前指揮，親自帶隊深入到奧運森林公園、朝陽體育中心等重點奧運建設工程一線進行實地調研、現場辦公，確定奧運檔案管理方案，為奧運工程建設奠定了堅實的檔案基礎。

及時調整日常工作安排，積極服務街鄉賽時保障階段奧運工作。朝陽區43個街、鄉同時又是區各地區奧運服務保障指揮中心，任務十分繁重。區檔案局換位思考，主動調整今年街、鄉檔案接收進館時間，將檔案行政執法檢查、檔案繼續教育和法制培訓調整到奧運結束后進行，并且加強對街、鄉形成的奧運工作檔案的指導，確保完整收集各種籌辦活動中的檔案資料。

顧全大局，抽調人員，為奧運提供堅實的人力資源保障。隨著奧運工作的深入開展，區檔案局已陸續派出7名同志分別到北京奧運會開閉幕式運營中心、奧林匹克公園北區場館群、區奧運工作總指揮部、區奧運交通保障指揮中心等奧運一線，做到對奧運檔案全程管理。下一步將根據奧運賽時階段的工作需要，選派在工作中表現突出的3名干部作為奧運志愿者充實到奧運一線。

提前介入 全程監管

奧運檔案的臨時性和不可復制性，決定了這部分檔案的珍貴性。幾年來，區檔案局通過制發規范性文件、實施檢查驗收、開展全方位指導、組織業務培訓、舉辦奧運圖片展覽等方式，織起了嚴密的奧運檔案工作網，全力做好奧運檔案的監管和服務工作，為奪取奧運決勝提供了堅實的檔案服務保障。

制發規范性文件，確保奧運檔案工作有章可循。在調研的基礎上，出臺切實可行的檔案規范性文件，為奧運檔案的標準化、制度化、規范化管理奠定了基礎。一是加強奧運管理指揮機構的檔案制度化建設。2006年，適應奧運工作的需要，制定了《關于加強朝陽區奧運工作檔案管理的意見》；今年，與區組建奧運賽時保障體系工作同步，又及時下發了《關于進一步加強朝陽區奧運籌辦和賽時保障工作檔案管理的通知》，兩個文件明確了各涉奧單位和臨時工作機構對檔案工作的管理職責，對奧運檔案的收集、整理、保管、移交等工作提出了明確要求，對區奧運籌辦和賽時保障工作檔案歸檔范圍做出了具體規定，努力做到奧運檔案全覆蓋。二是對奧運工程建設檔案驗收工作提出明確規定。2007年，以區政府辦公室的名義制發了《關于做好重大建設項目檔案驗收工作的通知》，規范區奧運工程建設等區政府投資的重大建設項目檔案的驗收工作。

加強檢查驗收，確保奧運工程檔案工作落到實處。區檔案局扎實推進奧運工程檔案監管工作，重點檢查了建設單位在項目立項、施工建設、竣工驗收等各個階段形成的檔案材料，對發現的問題及時提出整改措施并跟蹤復查，發揮了檔案在打造奧運陽光工程中的重要作用。一是定期開展對奧運工程項目檔案工作的監督檢查。落實“陽光工程”的各項責任和措施，朝陽區專門組建了由建委、發改委、審計局、監察局、檔案局等七部門組成的聯合檢查組，呂玫副局長帶隊先后6次參加了檢查組對奧運森林公園等重點奧運項目的檢查，對檔案工作提出具體意見。二是對奧運工程建設檔案進行專項檢查驗收。按照區政府《重大建設項目檔案驗收辦法》的有關要求，對區承擔的奧運重點道路建設項目朝陽公園路、工體西路進行了項目檔案驗收。并與市2008辦、市檔案局等單位共同對朝陽公園沙灘排球場、朝陽體育中心、朝陽體育館等工程的竣工檔案進行檢查驗收。三是邀請區人大代表、政協委員視察奧運工程建設檔案工作。代表和委員視察后，對全區檔案工作在依法治檔、規范管理、有效服務奧運方面給予高度評價。

強化指導培訓，確保奧運檔案工作萬無一失。一是深入奧運工程建設單位具體指導。針對奧運工程建設單位在檔案工作中遇到的困難，局長申璽朝同志親臨一線，并專門派出3人工作組進駐奧運森林公園管委會，歷時一個多月，對奧運森林公園建設工程的全部檔案材料進行了監督指導和現場整理；選派專人對朝陽體育中心基建檔案進行業務操作輔導。二是加強指揮部奧運工作檔案的指導培訓。針對奧運工作總指揮部及下設機構檔案人員檔案職責不清、業務不熟、人員不穩定的特點，多次舉辦奧運檔案歸檔和整理專題培訓，明確檔案歸檔范圍和保管期限，并適時對檔案工作加強指導。

隆重推出《朝陽人民迎奧運》大型圖片展。為再現朝陽人民7年來在奧運籌備中取得的成績，區檔案館在利用館藏檔案的基礎上，歷經4個月的精心籌備，收集了大量的照片、資料等素材，在距奧運會開幕100天時舉辦了《朝陽人民迎奧運》大型圖片展，真實生動地記錄了朝陽人民在區委、區政府的領導下，萬眾一心，扎實工作，舉全區之力，奪奧運決勝，全力服務奧運的精神風貌和工作成效，營造了喜迎奧運的熱烈氛圍。展覽在區政府機關大院展出后，陸續深入街、鄉、社區、行政村和中小學進行巡回展覽，現已累計接待參觀4000人次。

服務奧運盛會，積極做好檔案利用服務工作。檔案利用工作圍繞服務奧運的主題，充分發揮了檔案的依據憑證和歷史研究作用。一是征地拆遷檔案為平安奧運建設保駕護航。區檔案館先后為國家奧林匹克體育中心、區市政管委、區平房鄉等單位查閱征地拆遷檔案400余卷次，為解決奧運環境建設中的征地拆遷問題提供了準確翔實的信息，有效避免了許多不必要的糾紛，在切實維護群眾利益的同時，也保證了平安奧運建設。二是館藏珍貴照片助推奧運宣傳。為朝陽有線電視臺提供珍貴照片63張，為其籌備迎接奧運盛會的《朝陽檔案》欄目提供了故居舊貌、風土人情、民間典故等信息。

超前思維 繼續推進

當前，朝陽區已全部進入賽時狀態。朝陽區檔案局將進一步把奧運檔案的各項工作做精、做細、做實，全面做好奧運賽時和奧運后檔案工作，為成功舉辦一屆“有特色、高水平”的奧運會作出應有的貢獻。

篇9

一、我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面存在不足呢

檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。檔案管理人員對檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；由于受專業和時間限制檔案交接手續不嚴密，重視不夠，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。 檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

2、檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。檔案交接手續不嚴密，重視不夠。

3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現電力檔案管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、選用準確的文件

選用準確的文件是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行檔案管理時出現重復與低效率的情況等問題。

1、優化館藏、科學保管，提高電力檔案利用效率

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行電力管理檔案后的利用效率。

2、健全檔案管理制度

健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。建章立制，有章可循，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到檔案的依據作用。積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護檔案的真實性、可靠性、完整性。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上電力管理檔案又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案電力管理工作有很大的提高。

3、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

4、健全規范化和科學化的工作程序

由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清輕重緩急，循序漸進 ，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現電力管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

三、結束語

加強電力檔案管理的發展，使檔案工作有新的進展和突破，就要形成一整套新的檔案思想、檔案觀念抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，才能適應檔案事業的發展，才能符合電力檔案管理的需要。

參考文獻：

篇10

前言：在我國的房地產交易中，其中對房地產產權檔案的管理工作是完成房產交易的重要基石。同時因為房地產交易工作的數量劇增，交易環節結尾復雜，所以我國對于房產交易的流程上也呈現出一個規范化的趨勢，這項工作從意義本質上是為了維護國家和人民群眾的利益，避免因為房產交易中出現的問題而產生矛盾和糾紛，而這其中，如何做好房地產產權檔案的管理是解決突況和應對糾紛時的關鍵步驟。

房產的檔案管理同時也要與時俱進，在這個科技飛速發展的時代，數據化的優勢也慢慢領先紙質化，特別是數據化的便捷性是紙質化無法與之比較的，所以房地產檔案的管理工作同時也要緊跟時代的發展，本文旨在對房地產產權檔案管理工作上進行研究。

房地產檔案整理

1 、房地產檔案種類

房地產檔案是指在一系列房產活動當中，形成的各種能夠決定產權人身份的房屋歸屬權，使用情況的，土地用途的各種文件，資料類的檔案，設立的本質目的是為了在日益增多的房產交易中將房產交易變得規模化，有序化。因為在房產交易中，它的買賣，交換，贈予等等權屬變更情況不斷在發生轉移和變化，所以房產檔案的管理也需要用更高效的方式才能確保房地產檔案時效性，真實性和連續性[1]。

2 、房地產檔案的建立

在房地產檔案管理中如何在確保真實性，可靠性的前提下建立起完善的房地產檔案是決定房地產檔案管理工作能否完善的基礎。

（1 ）在房地產檔案資料收集過程中，要保證對每次房產交易過程中登記、變更和實施一系列產權活動的材料的完整，準確，詳細，且每一份材料都必須要采用統一的標準格式，所有的指標以及材料的驗收標準都必須要做到一致化，特別是在現代化進程的現在，要拒絕檔案單一的形式，重視其他能夠完成檔案材料的載體形式，例如光再提檔案與磁性載體檔案。

（2 ）在歸檔材料中，所有形式產權的文件和材料都一定要保證足夠完善和齊全。收集的范圍包括反映測繪工作的圖紙，產權登記證明，產權變更證明，產權來源證明，基礎建設拆遷審批工作的文件材料等等一系列的完善的材料。

（3 ）就歸檔時間而言，因為房地產材料的特殊性，已經完善的房地產資料和材料可以立即歸檔，尚未提交完全的房地產材料可以再資料完善后定期歸檔，為了方便這些材料的完整度，安全程度。所以在歸檔材料時間上，通常可以采用實時歸檔和不定時歸檔[2]。

3 、房地產檔案的整理和變更

房地產的整理工作就是將繁雜的房地產檔案進行規范化，進行重新分類，組合，將房產檔案的資料系統化，整潔化。這樣的作用是在調取或者需要相關資料證明時時能夠在第一時間進行資料的提取工作。在整理過程中要做到材料的統一分類，細致排列，保管期限的具體時間等等。

在房地產檔案的整理工作中，有兩項工作是十分鐘重要的，首先是分類，它的目的是為了讓檔案系統更加的規范有序。在分類過程中，要充分考慮到房產交易的復雜性和種類性、以及分類完成后的嚴密性。將復雜的、繁多的檔案資料變得簡潔化，簡單化。其次是房地產檔案中的立卷工作，立卷的作用是對房地產檔案整理工作的再細致化，將每一份材料都更細致的分類，通過對文件的編號，目錄以及名稱的撰寫實施檔案的精細化管理。

房地產檔案的現代化管理

1 、房產產權檔案管理的數據化，信息化

在這個時代的科學技術的進步當中，數據化，信息化的技術也漸漸深入到人們的生活中，而它對于房地產檔案管理工作也具有較為深遠的意義，所以在這樣的形勢下，如何將房產檔案管理工作與數據化，信息化的方式相結合，是我國房地產檔案管理工作的重點[3]。

在房地產檔案數據化過程中，要采用科學合理的方式，首先，要依照之前的檔案管理模式，把之前的房地產整理工作證的分類和分卷模式運用到數據化當中，然后將已經完成的房地產檔案，采用統一的錄入方式集中錄入進電腦系統中，將正在發生的，現行的房產資料檔案先進行歸檔，然后在將其錄入進現有房地產產權檔案管理的規范化系統中，這樣的舉措可以有效避免在新的房產系統錄入的同時發生紊亂和不確定性。既能夠對之前的檔案進行合理的保護，又對新得檔案材料管理實施了規范化。能夠實現對數據化，信息化技術的高效利用。

2 、房地產產權檔案的革新

在傳統的房地產產權檔案管理當中，往往是需要提供房產的目錄，然后才能進行查詢和借閱服務，相對來說比較繁瑣。但是在現行的信息化和數據化的模式下，訪問者可以在網絡上完善自己身份信息證明后。能夠通過在房產交易中心進行關鍵詞：的檢索服務，就可以快速高效的獲取相應的文件材料。相較于之前的老舊管理模式，這樣的方式顯然更具有效率性。

3 、房地產檔案管理部門的作用

房地產產權檔案的管理工作是關系到房產交易的規范化，但是很多民眾有時候卻意識不到這一點，所以，房地產檔案管理部門，應該做好自身的自省工作，從民眾出發，主動的對民眾進行宣傳工作，讓民眾更多的了解到房地產檔案管理的價值。另一方面，要從內部出發，做好內部管理的工作，為社會的經濟建設提供安全，高效的服務工作。

（1 ）在房地產權屬登記中，要牢記產權檔案的時效性，它是隨著所有權的變更而轉移。產權的歸屬問題是房地產產權管理中最為權威的信息，也是房產交易中判決房地產交易過程是否合法的重要依據。

（2 ）在發生糾紛時，通常都以房產產權檔案管理中心的實際檔案材料為準。特別是近幾年，我國的房產糾紛案件越來越多，而對法院最后的判決起決定性證據的往往就是房產管理中心的檔案材料為事實依據。

（3 ）從國家的宏觀政策上出發，為國家對于房產的統計和住宅建設等等的經濟上、規模上提供有效的信息。

（4 ）避免違法犯罪分子鉆漏洞，因為房產交易管理中心的規范化，所以在現行的交易模式下，可以充分規避違法犯罪分子利用其中的漏洞造成房產交易的不穩定現象。

房地產檔案工作的管理人員要求

因為房地產檔案管理工作的特殊性，因此，對于房地產產權檔案中心的工作人員的素質高低，是決定檔案管理工作能夠實現有效化，高價值化的基礎與核心。

1 、檔案管理人員應該具備一定的政治素養，具有良好的思想覺悟和自我反省意識，從行為上要規范自身，從思想上要嚴于律己，并且要肩負抱有責任心，充分的法律意識，要樹立起服務社會的新的理念。

2 、要能夠實現對工作的細致化，做到工作當中一絲不茍，把在檔案管理工作當中出現問題的風險降低到最小化。同時一定要加強對自我知識體系的提高，以應對社會高速發展帶來的各種變化。

3 、擁有數據管理經驗，相應的計算機知識，網絡知識，對房地產材料的檔案整理歸類工作有一定的熟練度，要在傳統的檔案管理工作和數字化檔案管理工作中間切換自如。

結語：

為了維護我國房地產交易的穩定性，為了完善我國房地產交易的便捷性，為了保證我國房地產交易的威嚴性，如何做好房地產檔案的管理工作是維持這些基本現象的基礎，也是根本。它對于規范化房產交易，推動整個行業的發展起到一個重要的作用，因此，要在房產產權檔案管理的過程中，早日實現現代化，數據化管理，提高管理水平，從而達到推動我國現代化進程發展的目的。

參考文獻