導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案資料論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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所謂導查就是檔案館工作人員利用其本身職業的熟知度、對檔案館館藏內容的了解,引導利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當一個人第一次來到一個極不熟悉的環境,自己置身于很陌生的領域中時,如有人為其引導,那當然是利用者求之不得的好事情。需要導查的對象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。

接待室導查的方法通常是:1、主動詢問式,即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內容的線索,如所查檔案內容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式,主要包括本館現有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內容、查找使用方法、查檔應注意事項等的介紹。3、主動告知式,即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項等。4、主動引導式,也就是當利用者自己不能順利地查找所需檔案內容時,作為接待人員,就應主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時,作為檔案館接待工作者,不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機聯系,包括文件之間的流轉關系,如請示與批復、收文與發文的關系等;各文件之間的包含關系,如工作總結、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內容;文件之間的辦理程序關系,如會議記錄與發文,一般是先研究后發文的程序;信息不同載體之間的互補關系,如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補等。其次,梳理利用者所需檔案所在機構的歷史沿革情況,如過去與現在隸屬關系的變更,內部機構的設置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級各類檔案館(室)的保管內容、范圍、功能與區別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業務;二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對待每一位查檔利用者應一視同仁,要有足夠的耐心與細心,盡職盡責的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業務。代查是在新的形勢下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場行為,是一種有償服務方式。代查可分為三種,1、現場代查,這又分為兩種,一種是被動現場代查,即利用者因為查閱檔案業務上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動現場代查,指利用者因為查檔行為上的障礙,需檔案館工作人員主動代查,這主要是指那些卻需社會給予關愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對這部分特殊群體不僅要我們主動給予熱情關愛,而且要盡可能給予無償服務,給他們以人文上的關懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網絡委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業務,利用者和檔案館雙方就建立了一種簡單的勞務合同關系。3、協議代查。機關、企業、鄉、鎮、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協議,檔案館根據其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費、復印費、代查勞務費,這叫協議代查。代查程序為:接收受理、告知利用事項(包括保密要求、收費項目和標準、完成時間期限等)、收取費用、送達所查資料。

四、做好協查工作

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城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：超級秘書網

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

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Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.

Keywords: the library; File; File material; Management; use

中圖分類號：G250文獻標識碼：A 文章編號：

一、前言

檔案及文件資料的特殊之處在于其法律上和行政上的效能，它們因自身具有憑證價值而被保存，在實際利用中，作為辨別事非的原始證據，它們不可或缺。而圖書館工作離不開有關圖書館檔案及文件資料的咨詢參謀作用。在制定和完善規章制度、決策某方面重大問題、搞好總結等工作中，常需要查找參閱有關圖書館的檔案及文件資料，而有時由于這方面工作管理不規范，致使急需的材料找不全，嚴重影響了工作的順利進行，因此加強圖書館檔案及文件資料管理的研究，不斷提高其管理水平，充分發揮其作用，適應當前圖書館創新發展，優化圖書館工作效果，就顯得非常重要。文章對加強圖書館檔案及文件資料管理的重要意義，工作內容及管理方法進行了論述。

二、加強圖書館檔案及文件資料管理的重要意義

圖書館檔案及文件資料管理工作相對還不是很被大家重視，目前圖書館檔案及文件資料管理實踐和經驗相對較少。圖書館工作要不斷改革，提出有效的創新發展措施，以提高工作質量和工作規范化水平。要實現其目標，就不可能離開檔案及文件資料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整個圖書館工作管理水平的高低。因為在制定圖書館工作計劃，圖書、期刊采購征訂計劃，實現網絡系統管理、電子圖書期刊借閱制度、館員隊伍建設以及搞好某方面工作的總結等等，需要經常參照同行的有關做法等資料，為圖書館評估、決策某項事情和工作做重要的參考依據。筆者認為，圖書館本身每年積累的重要工作資料更十分珍貴，圖書館工作可以通過這些資料看到以往工作的成績和所存在的問題，結合當前新形勢發展和任務提出改進措施，制定新的工作方案和有關規章制度，切實可行地搞好圖書館工作。因此，對圖書館檔案及文件資料的科學有序管理，充分發揮它的重要性及作用，對提高整個圖書館工作的管理水平和效果有著重要的實際作用。

三、圖書館檔案及文件資料管理的內容

圖書館檔案及文件資料管理的內容十分豐富，面較廣泛，而且性質、類別、層次較為復雜，但彼此又是相互聯系、互為補充的統一體，都在為完成圖書館工作任務發揮重要的咨詢作用。應該根據圖書館工作的內容要求以及所要達到的目標確定圖書館文件及檔案資料管理的具體內容。筆者認為有以下幾點：

（1）上級有關部門下發的方針政策方面的文件和有關圖書管理工作的文件材料。如：關于專業技術職評聘的有關規定及圖書館工作暫行規定，圖書館評估標準。

（2）上級或兄弟單位發的各種來函文件、有關各學會學術研討、交流的會議通知及交流的有關資料。包括省內外各圖書館建設發展的前景、群體工作總結、經驗匯編、圖書館學術論文報告會的論文等。這些對于溝通兄弟圖書館工作信息，取長補短，互相學習，完善改進提高本單位的工作，起著十分重要的作用，也是我們文件及檔案資料管理的重要內容。

（3）圖書館本身制定的一系列的計劃、規劃、規章制度是圖書館檔案及文件資料最基本的內容。它應包括：首先是圖書館的總體規劃和近期計劃，檢查評估要求，以及館員業務進修和研討活動等有關規定；其次是圖書館管理人員的有關規定，例如：職務晉升考評要求，崗位責任制的規定等等；再次就是圖書情報、期刊及設備器材征訂預購函件的歸檔，也是不容忽視的，它對溝通信息、掌握學術動態、圖書動態及設備器材的發展趨勢，銷售行情，避免時間和經費的浪費有著重要的作用。

（4）本單位制發的有關圖書管理工作的文件材料；本單位圖書館發展概況、館藏圖書目錄；圖書經費的使用情況及每年度購進的圖書目錄；高校圖書管理工作的年度工作計劃及總結和在圖書管理工作中形成的重要實物資料（包括各種獎勵證書及獎牌等）。

（5）本部門自己制訂和下發的通知要求及有關信息資料等。

上述幾點是圖書館檔案及文件資料管理中不容忽視的內容，對完善改進提高圖書館的工作，有積極影響和促進作用。

四、加強圖書館檔案及文件資料的管理措施

（1）要及時制定有關圖書館文件檔案資料的具體管理規定和措施。圖書館檔案及文件資料的管理是一項專業性很強的工作，圖書館應建立健全文件材料歸檔制度，將各工作環節中所形成、積累的各種文件材料收集齊全。為了便于檔案及文件資料的管理，必須制訂了一系列有關檔案工作的規章制度和責任制，建立了全引目錄、分類目錄、總目錄、移交清單、借閱登記等制度。工作人員按照檔案及文件資料管理的要求，認真做了檔案及文件資料防火、防光、防潮、防霉、防盜、防高溫、防有害氣體侵蝕和防止機械磨損的八防工作,以最大限度地延長檔案的壽命，更好地為圖書館工作和國家文化建設服務。

（2）健全圖書館檔案及文件資料管理人員的崗位責任制，并安排有事業心強、熟悉檔案資料管理業務及有一定工作經驗的人員來做此項工作。隨著管理者檔案及文件資料管理意識的增強，全館人員都會進一步重視檔案及文件資料管理工作，關注檔案及文件資料的收集和利用，檔案作用亦因此而得以發揮。反之，檔案及文件資料管理意識薄弱，不了解檔案及文件資料的用處，即使有檔案及文件資料也不知道使用，勢必影響檔案及文件資料作用的發揮。

（3）管理人員要優選本圖書館文件及資料的存檔內容。筆者認為應該遵循下述原則：首先選擇中央、省市下發的有關文件，因為層次超高文件相對越少，而且是越重要；其次是選擇和我們圖書館工作管理最為密切的文件資料；再次是要選擇近期的內容；最后就是根據文件資料的歷史價值、發揮作用的時間，不斷更新、取舍或按要求向有關部門進行移交部分檔案及文件資料。

（4）要按文檔資料發放單位的層次、按圖書館各項工作的任務和性質分類、編號、立卷、歸檔。如：中央、省、市的文件層次不同，要分開。有關圖書館工作、群體管理工作、業務研究工作、職稱評定的文件及評估材料都要有條理地分類、歸檔。

（5）要創造必要的文檔管理條件，也就是要有文檔管理室及堅固可靠的文檔管理卷柜，特別對保密文件同、材料要重要妥善保管。

（6）要有嚴格的文檔資料管理借閱制度，這一點是最為重要的，要發揮文檔管理人員的職權作用，在聽取群體人員意見的基礎上制定文檔管理借閱制度。決不能因為出借手續不健全或借閱者不負責任而造成某些檔案及文件資料特別是重要資料的遺失及損壞。此外增強圖書館工作人員對檔案及文件資料管理的意識，處理好與圖書館本身工作的關系，圖書館管理工作繁多，容易忽視對文件檔案資料的收集和積累，時間一長，對立卷工作帶來困難。尤其當前圖書館工作不斷向現代化、科學化、社會化發展。信息的交流、辦公自動化的提高及資源共享的實現，更離不開各種檔案資料及文件的支撐。實踐證明，只有重視圖書館文件檔案資料的收集和保存，處理好圖書館正常工作與檔案管理的矛盾，及時積累素材，節約時間，存檔有序，才能使圖書館管理工作產生更大的經濟效益和社會效益。同時還要注意到應該遵循的宗旨就是充分發揮文檔資料的作用，能使這些死的文件及檔案資料變成活的財富，充分發揮它的參謀咨詢作用。方便大家查閱及使用，要提高文件及檔案資料的使用效率，為搞好圖書館全面工作服務。

五、圖書館檔案及文件資料的利用

加強圖書館檔案及文件資料管理的最終目的在于利用，只有積極主動地開發利用檔案信息資源，為圖書館和其他各項工作服務，圖書館檔案才富有生命力。筆者認為，圖書館檔案的利用工作可從以下三個方面開展：第一，配合領導決策，及時準確地提供檔案信息，迅速為領導提供必要的服務。這樣，領導決策和制訂計劃及總結工作時就有了可靠的參考和依據。圖書館工作活動的不斷開展，一方面使其檔案的內容不斷得到豐富和完善；另一方面，在滿足領導利用檔案需求方面,也有取之不盡的信息資源，這無疑會大大促進圖書館工作的有序運轉和正常運行。第二，配合館內各項工作，積極提供檔案資料，要做到檢索便捷、傳輸快捷，為圖書館工作打開新局面起到積極的推動作用。第三，完整的圖書館檔案資料,也為圖書館爭創榮譽提供了必要的參考依據。

六、結束語

總之，隨著科學的發展及進程，圖書館文件及檔案資料的管理顯得越來越重要和突出，在圖書館管理工作中，我們應按照國家檔案法的規定和要求，把更多的新內容充實歸檔，確保檔案質量和齊全；在新的實踐中不斷加以研究和探索，積累經驗，充分發揮其文件和檔案資料的效益，為圖書館的管理工作再上新臺階。

參考文獻：

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檔案是黨和國家的寶貴財富,是一種重要的信息資源,是歷史的真實記錄,具有重要的憑證作用和情報價值,必須永久或長期的加以保存。字跡材料是記錄和反映檔案內容的重要物質材料,其耐久性直接關系到檔案內容的保存壽命。為了最大限度地延長檔案的壽命,在形成檔案時就應該使用耐久性較好的字跡材料,如:碳素墨水、墨汁、藍黑墨水等,杜絕使用圓珠筆或復寫紙等不耐久的字跡材料。

一、各種字跡材料耐久性的分析

字跡材料的耐久性主要是取決于色素成分的耐久性及轉移的固定方式,即與紙張結合的方式。耐久的字跡材料,其色素成分是為碳黑或顏料,轉移的固定方式是結膜或吸收;不耐久的字跡材料,其色素是染料,轉移的固定方式是濡附。

二、造成字跡材料耐久性差的原因

1.碳素墨水一般是采用碳黑、蟲膠、硼砂、甘油、酒精、氨水和水等配置而成,屬于溶液狀態使用的字跡材料。其色素是最為穩定的無機顏料中的單質顏料碳黑,而少量的甘油則作為液態墨水的穩定劑和字跡的干燥速度調節劑。書寫的時候,碳黑顆粒隨著液體對紙張的侵潤被攜帶到紙張纖維表面,但絕大部分無法進行纖維內部,原因主要是碳黑的大顆粒徑限制了它的被攜帶能力。伴隨著液體的揮發,蟲膠等大分子有機物質就在字跡表面逐漸凝結形成皮膜。可見碳素墨水字跡的形成過程是表層吸附和結膜兩種方式的運用。這樣的字跡極不易因環境的影響而蛻變而又不易擴散,雖然偶有磨損的現象,但實踐證明不失為耐久性很好的字跡。

2.藍黑墨水形成的檔案量是相當大的。其中起色素作用的原始成分是硫酸和沒食子酸亞鐵,它們在墨水中存在時是無色的,寫在紙上的時候就被空氣中的氧氧化成耐水、低黑度的鞣酸鐵和耐光、高黑度的沒食子酸鐵,它們都是有機顏料,兩者互為補充則使字跡的黑度、耐水性、耐光度取得最佳效果,可以說是較耐久的字跡色素。藍黑墨水字跡的轉移固定方式是深層吸收,與紙張結合較為牢固,其原因是比較明顯的;藍黑墨水同樣是以溶液狀態使用的字跡材料,起色素作用的原始成分都具有一定的極限和較小的粒徑,容易被液體攜帶深入紙張纖維內部;而添加的適量甘油成分除了潤濕筆尖調節字跡干燥程度等積極作用外并不足以攜帶色素顆粒進行遷移,所以正常條件喜愛不會出現長久保管擴散問題。但是我們發現這種字跡在長期潮濕環境下仍會擴散,其原因是為使墨水顯色而加入的少量著色劑是一種不穩定的有機染料,遇水會溶解擴散;它的另一不足在于過多的酸性物質易造成紙張纖維素水解。但此種字跡褪色后可采用化學方法恢復的獨特優勢大大彌補了這些不足,使之成為較合格的檔案字跡材料。

3.激光打印字跡。信息社會的發展,迫使檔案人員越來越頻繁地面對它,所以必須認真思考所帶來的問題,激光打印所用的字跡材料是墨粉,而檔案字跡一般都采用黑色墨粉,其主要成分有色素碳黑、起黏結和成膜作用的熱塑性樹脂、樹脂增塑劑石蠟以及電荷控制劑等。這種字跡的色素穩定性是毋庸置疑的,那么色素與打印紙的結合是否牢固呢?現通過激光打印和字跡形成過程進行分析:首先由計算機輸出文字或圖像信號來控制激光光束閃爍并經過三棱鏡折射到光鼓上形成靜電潛影,然后用帶有異種電荷的墨粉顯影,此時再以黏附的方式將墨粉影像從感光鼓上轉移到打印紙上,最后用熱加熱,此時墨粉中的熱塑性樹脂融化并冷卻成膜將墨粉字跡牢牢地固結在紙張上,此即所謂的定影。如果檔案保管不慎產生局部高溫、高濕或高壓就可能接近它的軟化點,長時間作用就會導致表皮膜變軟出現黏性;另外如果與其他含有增塑劑的物品密切接觸,這些增塑劑就會向字跡的樹脂皮膜遷移進一步降低它的軟化點從而使其甚至在正常的保管條件下就會軟化黏連或黏脫。而這除了提醒我們對其保管條件還很欠缺外并不能說明別的問題。

三、從根本上解決檔案字跡材料的耐久性

各種各樣的書寫字跡材料,其耐久性千差萬別,選用不好就會給檔案壽命帶來隱患,面對這種狀況,有關部門應該采取下列措施:

1.積極宣傳《檔案法》,宣傳檔案工作的重要性。工程建設是“百年大計,質量第一”,檔案工作更是如此。編制好建設工程竣工檔案是“功在當代,利在千秋”的大問題。所以書寫檔案的字跡材料,應該使用耐久性的字跡材料。

2.開發新的計算機應用軟件,直接運用計算機書寫技術材料,逐步使竣工檔案工作由手工操作方式向計算機操作方式轉變,這樣做就從源頭上解決了檔案字跡材料的耐久性問題。

3.針對施工攀位存在的普遍使用普通圓珠筆、復寫紙書寫施工文件材料的問題,上級主管部門應該采取適當的措施,逐步改變這一狀況,并進一步強調,必須使用耐久性的字跡材料書寫檔案材料,從根本上解決工程檔案保護工作中的這一難點問題。

綜上所述,各有關單位要高度重視,大力宣傳檔案保護工作的基本知識,宣傳字跡材料對于檔案保護工作的重要性。當然要從根本上解決字跡材料的耐久性問題,還有待于科學技術的不斷提高。因為字跡材料品種繁多,配方多變,原料穩定性懸殊,質量不易保證,所以檔案字跡材料的耐久性是一個較為復雜的問題。影響字跡材料耐久性的因素很多,如何保證檔案字跡不褪不變、長期耐久,是我們檔案工作者在保護技術工作方面的一項極其艱巨的任務。

參考文獻:

[1]崔秀琴.淺談檔案復印字跡的耐久性[J].浙江檔案,2003,(10).

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2工程檔案管理的信息化是發展方向

高速公路工程檔案的管理必須與工程管理相協調，而隨著工程管理方式的不斷優化，傳統粗放式由人工對工程檔案的管理已經不能滿足現代化工程管理的要求。隨著高速公路建設更加復雜化、施工要求更加嚴格化，工程檔案的管理面臨著越來越多的問題，如果這些問題得不到有效的解決，不僅會制約正在建設的高速公路的進程和質量，更會對未來高速公路的發展產生不利的影響。所以，不僅高速公路的建設和管理需要信息化的技術手段，而且提升高速公路工程檔案的管理水平更需要信息化的管理方式來解決。工程檔案管理的信息化指的是利用現代的網絡技術、通信技術、計算機技術等高科技的技術手段來解決工程資料的收集、整理、歸檔、利用等問題。而隨著信息化在高速公路工程檔案管理的發展，很多人工不能解決的技術難題在信息化過程中將得以解決。現代工程管理以及工程檔案的管理的信息化，必將使未來高速公路發展更加的科學化、人性化。高速公路工程資料過程控制、工程檔案管理的信息化要達到如下所要求的目標:

(1)實現高速公路工程資料整理以及歸檔的規范化。

高速公路管理的規范化與工程資料的過程控制表格(abs)和工程檔案管理流程(eamp)相結合，簡化資料的過程控制步驟與檔案管理的操作流程，提高現場資料以及檔案管理的規范化、科學化。

(2)形成一套高效的工程檔案的管理體系。

動態的工程檔案管理體系，使得現場不同建設階段的工程資料同工程進度與變更相結合，分別對建設前的工程設計、建設中的工序控制、建設后的工程養護維護進行管理，形成三位一體或者多位一體的管理體系。通過施行這種管理方式，將會使工程資料的過程控制以及工程檔案的管理更加的便捷和靈活。

(3)建立一套完善的針對工程資料、工程檔案管理的信息化軟件系統。

通過這種信息化系統，工程資料可自動的整理和上傳到信息化系統的數據庫當中，而數據庫根據規范和系統的固定程序對不同建設階段的工程資料進行匯總，自動匯編成工程檔案。這套系統避免人工整理的繁瑣性，只需要在工程資料上傳之前對相關參數進行設定即可完成整套的工程檔案管理流程。

3高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統發展方向探討

高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統主要包括以下兩個方面，一個是對正在建設工程的設計、施工、后期維護養護相關階段資料的錄入、整理、收集，一個是對已完工工程檔案材料的管理。以上兩方面則完全可用信息化系統的對接模式來完成工程檔案管理工作，一是采用CSI模式開發，將系統的收集層(C)，整理層(S)和導入層(I)有效分割，可使系統內部的資源配置更加合理以及布局更加規范;二是采用工作流引擎技術，即采用國際上通用的wfmc標準，用戶可根據自身的工程特點對工序流程化定義;三是采用靈活的通用報表，通用報表系統包括報表模式自定義組、數據處理自定義組、報表模塊引擎，即MDYMA、ADP、RME三大集成組。系統采用智能化動態調整報表結構，對工程材料進行系統化定義和分類，通過引擎加載項對系統模塊進行高效分解和整合，進而滿足使用者需求;四是信息化軟件系統的可拓展性，開放式的系統結構，使系統在外界環境改變的條件下仍能與其他系統互聯，同時系統建立對外開放的數據接口，支持其他軟件在信息化系統中的運行。

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在鐵路工程竣工資料編制工作開始之前，首先要做的是對資料編制人員的確定。因為竣工資料的收集、整理、編制，是一項長久、復雜的工作，需要相關工作人員有充足的精力和時間來完成這一項工作。在編制人員上崗前，還需要對編制人員進行培訓，以確保竣工資料編制的質量。在鐵路工程的資料編制中，還需要提前按照編制要求，制定資料填寫規范，所有資料按照統一的格式完成，確保竣工資料的標準和規范。在編制竣工資料表格時，要注意表格包含內容的全面性，能夠將竣工資料所有需要填寫的內容概括進去。在竣工資料的編制過程中，要對資料編制人員進行持續的培訓，以解決資料編制人員在竣工資料編制過程中出現的新問題。

1.2竣工資料編制過程中存在的問題

在鐵路工程竣工資料的編制中，因為人員責任缺失和培訓欠缺，編制竣工資料的過程中，往往存在著這樣那樣的問題。資料編制中，存在對工程資料的收集不夠全面，導致資料欠缺的現象。竣工資料的收集整理，包括了工程項目從設計、實施、質檢的所有內容，如果沒有在工程開始就介入到工程資料的整理編制，很容易出現工程竣工資料編制不全面的問題。如果沒有相關規范，資料編制往往會隨著編制人員單獨的個人意志進行，沒有規范性，導致竣工資料難以閱讀。其次，在竣工資料的編寫中，相關資料編制單位，沒有固定專人對工程資料進行編制，不僅僅使竣工資料的編制時間拖長，效率低下，還加大了竣工資料出現問題的幾率。

1.3鐵路竣工資料的編制

鐵路竣工資料的編制，在做好相關準備工作之后，著手對鐵路工程的竣工資料進行編制。在編制的過程中，首先對竣工資料進行編制整理。竣工資料包括鐵路工程的開工申請、施工設計方案、施工工藝、合同等，對涉及到本項目的內容，都需要進行編制整理。竣工資料還包括最主要的工程建設中的施工過程記錄、所使用原材料的報驗報告和合格證、試驗報告及試驗記錄等，施工過程中所有事件的相關材料。在工程通過驗收之后，還需要將工程的驗收材料和竣工圖紙、竣工驗收報告等，全部整理編制進入竣工資料。在收集整理完竣工資料編制所需的原始材料之后，開始對竣工資料進行編制整理。將收集到的竣工資料，按照鐵路工程的施工專業進行劃分，再將劃分好的資料，根據施工單位的不同，進行分別保管。對已經收集整理好的施工文件，編排好文件次序，裝訂成冊。施工日志的編制整理，要檢查其內容的完整性和正確性，如果施工日志存在空白頁或者內容錯誤的情況，尋找相關責任人進行更正補充，完成更正補充之后，裝訂成冊，做好竣工資料的編制。對已經收集整理好的文件，按照相關要求和標準，對資料文件做好排序整理。

2竣工資料編制及檔案管理

竣工資料編制及管理，在工程建設初期，一般采用及時跟進的方式進行管理。在管理中，按照檔案管理時間，對檔案采取三種劃分，分別為前期檔案、中期施工過程檔案和后期檔案。前期檔案一般包括工程建設前期調查、建設方案、開工報告等初期資料，中期檔案一般在工程建設中產生，包括工程建設的施工記錄、設計圖紙、計量資料、過程檢查記錄等，而后期臨時檔案則以所有收尾資料為主要內容。對于鐵路工程建設的檔案管理，還包括合同檔案的管理，對建設工程所涉及的有關協議、合同等內容資料，要在施工過程中逐步整理，分類管理，在最后入檔的時候，做好篩選工作，將真正有價值的資料，完整地保存。鐵路施工過程中，涉及的財務內容，也要完整記錄并做好原始憑證的保存，做到每筆帳均有出處。在鐵路建設過程中，對于涉及的月度財務報告、款項清查報告等，及時歸檔整理，加強日常工作的成效，做好財務檔案的整理。將所有的檔案整理完結之后，把臨時檔案、合同檔案和財務檔案，按照檔案整理規則，整理成為可進行永久保存的鐵路工程檔案，統一管理。

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【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-7526（2012）12-0434-02

教學檔案是在教學管理、教學研究、教師教學和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文本等不同形式的文件材料或信息載體，它是教學活動過程中的真實記錄。狹義上，教學檔案包括教學文件、課件、教案、試卷、試題、論文、輔助教材、圖書等；廣義而論，除上述資料以外，還包括“教師”、“學生”、“專題性網絡課程”、“專題輔導”、“問答”、“作品”等資源。教學檔案管理不只是為了收集、整理、借、存、管理教學過程形成的有價值的文件材料，更主要的是給教學決策、教學管理、教學科研提供良好的服務。在臨床教學中，教學檔案對臨床醫學教學工作的影響不可估量，值得臨床醫學教學工作者高度重視。

1 教學檔案在臨床教學中的作用

1.1 提高臨床教學質量與水平：教學質量好壞的評價形式主要以學生、同行及專家的評價為依據，是在教師教學質量檔案（如教案、課件、問卷表格等）的某礎之上，加上同行評教、學生抽樣調查、考核等手段實施的。教學水平的提高也要依據教學檔案，尤其是對既往教學成功經驗和失敗教訓進行分析總結。因此，教學檔案的質量，并可反映臨床教學質量.并可為教學水平的提高提供重要參考依據。

1.2 為改革教學手段和方法提供素材：教學手段與方法的優劣，直接影響教師的教學質量與學生學習積極性。現代電子信息網絡技術的運用使我們積累豐富的電子教學檔案成為可能，包括紙質、電子、實物等形式在內的完整的教學檔案，可以為教學手段與方法的多樣性、形象性、生動性改革提供豐富、便捷的素材；豐富的電子教學檔案可以通過電子網絡成為共享資源。教學檔案為教學改革、教學活動提供了必要的依據和豐富的經驗。因為檔案記載了歷年教學工作積累下來的寶貴經驗，更是進行現代化教學、規范化管理的重要根據。充分利用教學檔案，是促進提高教學管理水平的重要手段之一。

1.3 為教學管理與評估提供依據：教學檔案對教學管理的作用是眾所周知的；評估是管理的重要方式，在教學評估中，評估的大部分材料來源于教學檔案，教學檔案資料的充足與完善與否對評估的結論有很大的影響。根據教學計劃書、教學大綱、學生人數來制定教學工作計劃和教學計劃，合理地安排教學內容與師資力量，抽出合適的臨床醫師進行脫產帶教是教研室教學管理的主要任務，而這一切都離不開教學檔案。教學檔案是科學研究的基礎和條件。科學就是對某一現象的學科領域所特有的某一矛盾的研究，一切科學都是研究事物發展客觀規律現象。無論是研究哪一領域，首先者必須只有材料，這是不可缺少的重要條件。那么，檔案是原始記錄，它就是為進行醫學教育研究，繼承教學研究的成果，吸收有益的經驗教訓提供原始資料，以便管理工作人員從檔案資料中熟悉和掌握各項工作的關系和來龍去脈，為我們更進一步研討教學工作中的規律，使教學管理工作逐步向科學化、規范化、標準化的推進提供有效依據。

1.4 為編寫教材、撰寫論文和教育名人事跡提：供原始材料教學檔案真實的記載了教學和科研發生、發展的全過程，為撰寫論文提供真實而很有價值的參考文獻資料。教學圖片、照片、錄像、課件、圖書等資料不但為教師備課、制作教學課件提供了豐富的素材，而且可為編寫教材、撰寫論文提供重要的參考資料。教學檔案也是編寫教育名人先進事跡的第一手史料，它詳細記載著“名師”的教學理念、教學方法、學術成果、先進事跡等。

2 臨床教學醫院在教學檔案管理中存在的問題

盡管教學檔案在教學工作的各方面起著很大的作用，但在實際教學活動過程中，教學檔案的作用仍沒有得到充分的發揮。臨床教學醫院教學檔案管理存在下列問題。

2.1 教學檔案管理設備陳舊：現代化的教學手段要求現代化的工具收集和管理教學檔案，以往將教學檔案資料用手工進行處理、以紙質形式保存不符合現代化教學的要求。臨床教學檔案資料絕大部分來源于臨床教學過程，許多授課教師同時又是臨床一線的醫師，雖平時在臨床工作中他們遇到許許多多典型的教學病例或可用于教學的標本素材，但要收集這些教學素材，往往苦于找不到相應的工具（如數碼相機或攝像機）而流失。

2.2 教學檔案資料收集不及時，影響教學檔案的完整性、連續性：臨床教學檔案絕大部分來源于從事臨床教學工作的教師和在院學生。一方面，由于擔任臨床教學的教師還肩負著繁重的醫療、科研任務，醫學學生由于醫學課程設置量大，同時兼有基礎課程學習和臨床生產實習任務，常常導致教師和學生本人撰寫的文件材料只有單份，在沒有收集之前，長期保存在教師和學生個人手中極易丟失。同時，擔任臨床教學的教師大多是從臨床醫療一線臨時脫產進行教學，生產實習的在院學生也是輪科實習，導致了他們流動的頻繁性，如不及時收集，將容易引起流失和各學年教學檔案的不連貫。

3 加強臨床教學醫院教學檔案管理的建議

3.1 強化教學檔案管理意識，健全教學管理制度：加大檔案管理的宣傳，對教學工作人員強化檔案信息的保密、傳播和更新轉換意識，使教學領導或教學工作人員對重要的文件資料及時歸檔。在人員調離崗位時，應進行交接手續，使這些寶貴教學檔案資料不遺失或被隨意處理。

3.2 做到定期收集和隨時收集相結合，確保相關材料的齊全完整：對教學指導性的文件、各種教學規章制度性文件、教學通知、教學計劃、教學總結、教學周歷、教案、講稿、課件、試卷、試題庫、試題分析、教學活動記錄、作業、成績表、病歷書寫記錄、教學素材等資料做到隨時收集，對教學課題申報原始記錄、論文、教材、圖書、師資管理、學生管理等材料定時收集。對一些重要教學工作和重大教學活動及時保存完整材料并整理相關記錄。

3.3 檢查遺缺，及時補漏：定期檢查檔案材料，如發現應有而缺少的教學檔案資料，應及時通過各種形式收集補齊，使之齊全完整。

3.4 充分利用現代檔案收集管理器材，確保檔案收集的完整：文獻檢索主要依據書目、索引、文摘、傳記資料和專題綜述及工具書、復印稿件、網絡資源等工具來完成。檢索的文獻通過拷貝、復印、專題索引等方法來整理、分析，并不斷的加以積累進行歸檔處理。臨床教學活動中有如集體備課、授課預講、專家示范性教學、課外輔導、臨床見習帶教的示范演示及生產實習臨床基本技能操作示范操作，除有教學活動記錄外，還應對教學活動過程中教師的教學行為、學生參與教學的狀態及師生互動的狀況進行攝影、錄音、錄像，制成圖片、影像、錄音帶作為教學歷史檔案資料保存。醫學院校的教師隨時將平時適合于臨床教學的文獻資料、圖片、影像等進行及時整理并不斷的積累保存，為日后的教學備課、編寫教材、撰寫論文提供素材。

3.5 嚴格把關，確保教學檔案質量：教學檔案文件應定時檢查質量，對所有規范的文件統一格式，如時間、文章標頭、文尾的落款等。并對檢查出來的質量問題及時解決。

3.6 合理歸檔，系統排列：教學檔案應按學年度與年度進行分別歸檔，以利于檔案的立卷和卷寫目錄。對紙質的教學檔案（照片、書籍等）應防蟲防潮保管，非紙質的（光盤、軟盤錄像帶）應妥善防磁防濕保存。

3.7 高校教學檔案收集四法則

3.7.1 常規收集法：是通過教學管理部門和教學業務機構，將教學工作活動中產生和處理完畢的檔案材料，由產生與形成的單位或個人，按照學校檔案部門的歸檔要求，在規定的時間內向檔案館（室）移交。完成這種方法，要具備以下具體的完整的配套實施方法：指定各類檔案材料的歸檔范圍和要求；規定歸檔的工作程序和手續；建立教學檔案工作網絡，明確直接向檔案館（室）歸檔的單位或部門負責人名單和職責范圍；規定立卷（件）的質量標準與要求；規定歸檔的時間。這種方法是教學檔案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是對教學工作網絡中規定的單位與部門不能按時完成或遺漏的檔案材料的收集。這是對屬于歸檔的教學檔案材料的一種隨機收集方法。一般適用情形有：教學管理部門組織的臨時性大型的、重要的中心工作及重要活動；撤銷的機構，職能沒有機構代替，其工作活動中產生和形成的教學檔案材料的收集；高校教學活動中典型事件和重大教學事故。

3.7.3 積極主動收集法：即教學檔案工作機構（館、室）認真履行職責，積極主動開展收集活動和機關的檔案業務工作，并以優質、高效的工作信譽，贏得全校教職員工的信賴和支持，增強他們的檔案意識，力爭獲得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切機會，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作在高校教學活動中的意義和作用，宣傳教學檔案工作的基本知識；在校內定期舉辦檔案工作講座或培訓班，培訓學校檔案網絡中具體負責積累、收集、立卷歸檔的專職或兼職檔案工作人員，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能；定期召開工作會議，交流經驗，提出解決工作中存在的一些問題，表彰檔案工作中有突出成績者；高校檔案館（室）要主動開展服務，積極為教學科研等各項工作提供利用，以完整、系統、全面的館（室）藏為他們排憂解難，幫助利用者解決問題，使他們認識到在工作中離不開教學檔案，做好檔案資料歸檔工作是他們的需要。

3.7.4 激勵協作收集法：通常采用一些做法是通過成立教學檔案管理委員會，把學校的一些主要教學管理職能部門和教學人員吸收過來，明確他們的責任和義務，使其主動地配合校檔案機構做好教學檔案工作，并將各部門教學檔案收集列入歸檔計劃，年終做通報，把平時立卷與歸檔工作作為高校教學管理部門負責人和專、兼職檔案員年終考核依據，以此激發他們的工作積極性、協作性，更好地服務于教學檔案工作。

總之，教學檔案來源于教學過程不斷積累，并能反饋到教學過程，使廣大師生受益。因此，我們要不斷加強教學檔案的收集與管理，使之充分的為教學發揮應有的作用。

參考文獻

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2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則 

首先，要堅持實事求是的原則。搜集檔案資料必須真實、客觀地抄錄有用資料，做到真實存史。其次，要堅持全面查找的原則。全面查找與題目有關的檔案全宗與類別，在搜集查找過程中，廣征博采，巨細皆收，做到“寧多勿漏”“橫不缺項”“縱不斷線”，避免“依據孤證作出結論，武斷歷史”。按照這一要求則應對檔案資料進行全面搜集，為下一步選材、編纂工作提供一個比較完整、系統的資料基礎。如果搜集檔案資料時漏一份與題目有關的材料往往要輾轉復查。特別是在史志編纂工作中所涉及的資料浩繁，有時竟難以復得。因此要做到查找宜寬，選材宜嚴。最后，要堅持為現實服務的原則。搜集檔案資料時，本著為歷史負責，既要搜集反映成績和經驗的資料，也要有反映失誤和教訓的資料，以借鑒歷史、開拓未來、服務社會。 

3 史志編纂工作中檔案資料查找的方式 

3.1 分清先后緩急，循序漸進。分藏在若干全宗的反映同一題目的檔案資料，在各個全宗中保存的數量有多寡之分，與題目的關系有直接和間接之別。因此，在查找檔案資料時，應首先查找與題目有直接關系的藏量較豐富的全宗，然后再推及與題目有間接關系的藏量較少的全宗。這種“循序漸進”的查找方法，是可以避免重復勞動節省查找時間的。因為“直接”的全宗，常常保存的是與題目有關的檔案的正本或原稿，具有一定的“權威性”。而“間接”的全宗則往往藏有同一檔案的抄件。先查到正本原稿檔案材料，抄本則可不收。如果按相反的次序查找，則事倍功半，影響編纂工作的質量和進度，做一些不必要的重復勞動。 

3.2 注意把握檔案資料的線索，跟蹤追跡。在史志編纂工作中，所涉及的題目或者人物的活動，總有一定的時間期限。從大的范圍講，編纂一個歷史時期某一方面的題目，就可以從保存這一時期的若干檔案全宗中去查找；就小的范圍講，一個題目屬于某一年或者某一事件，就應該從當年或與這一事件有關的檔案中去搜尋。具體的題目中闡明的事件或人物的活動，又總有一定的地區或單位的范圍，按地區或者單位的線索查找檔案資料也是常用的方法。此外，還要注意從各級檔案館的新、舊檔案文獻匯編中發現新的材料線索。編纂人員在利用檔案匯編時，要注意這些材料中引文的出處，以發現新的資料線索。這對史志編纂工作中查找檔案資料趨于全面深入，是大有益處的。 

3.3 科學組織查找力量，搞好分工協作。在編纂修志工作中，一般參加查找、搜集資料的人員較多。為提高工作效率，節省時間，在查找檔案資料時應對資料搜集人員進行科學的分工。一般可以按檔案資料的分布特點組織力量，即按與篇目有關的檔案資料所藏的不同館（室）、全宗、類別組織力量分頭查找。這種分工方法，就要求各專業志的編纂人員，對該專業志的整個篇目內容和與其有關的檔案材料的分布情況進行摸底，有一個全面的了解，以明確查找方向。另外，還可以按各專業志篇目內容的特點，把較大的題目劃分為幾個階段或幾個問題，針對不同的階段或問題對有關的檔案資料進行分工查找。無論采用何種分工方法，在查找檔案資料的過程中，都應該注意互通情報，緊密配合，以避免出現漏查和重收現象。 

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檔案是原始性文件，它是一種無標價的信息源。尤其是高校教職工教學的檔案資料文獻，是教師們長期在學校的教學、科研實踐中積累的寶貴文獻，它在教學活動中產生，同時又服務于教學，是教學活動的成果和產物，是評價教學成果，總結教學經驗的依據，也是維護高校教學歷史的重要憑證之一。因此，整理好教學檔案，是高校檔案工作中非常重要的任務。

一、我校教職工教學檔案的現狀

目前我校的教學檔案收集管理中存在許多不足之處。不可否認，各個學院各自做過一些這方面的工作，但是也存在著許多問題。如：有些文獻資料即使收集了，但內容填寫有遺漏，書寫不符合要求等。究其原因，主要是對教學檔案作用的認識和了解不夠，意識薄弱，遠遠落后于現代化發展的要求。為了更好地發揮教學檔案在教學中的作用，為了切實提高教學檔案的質量，逐步實現教學檔案管理的標準化、規范化和現代化，在高校教學檔案管理工作中應重視以下問題。

長期以來，我校即未設立過管理教職工教學資料的專業機構和人員(基本是各個學院各自保存)，也沒有任何機構把它有價值的文獻當作一種信息源來揭示信息內涵的工作。以至多年來，許多優秀的教學檔案沒有發揮出它應有的作用。例如，已故的化學專家朱景梓教授五六十年代的圓弧齒輪方面的教學資料；已故的化學專家徐文腸教授在承擔國際863重點科研項目催化劑方面的教學資料；固體力學專家楊桂通在固體力學方面的教學資料；煤化工專家謝克昌院士在煤化工方面的教學資料。現在有31位，2003-2010年的國家級、省級教學名師的教學資料；24門，2003-2010年的國家級、省級精品課程的教學資料；21個，2004-2010年的國家級、省級特色專業的教學資料。這些寶貴的、反映學校不同時期的、不同領域內的教學資料，都沒有很好的保存、重視、宣傳。有部分原件，現在可能已經很難收藏完整，所以盡快開展整理我校教職工教學資料的工作，并且應該引起學校和檔案館領導的重視。

二、整理我校教職工教學檔案的范圍和方法

收藏范圍：由于我校歷史悠久，人才眾多，各個歷史時期的教師教學檔案種類繁多。如果我們對所有教職工的教學檔案不分主次地兼收，那樣就太繁雜，不會顯示出收藏的最高水平。所以我們要根據建校以來各個歷史時期，針對影響較大的、反映個人教學水平高的教學檔案，去粗取精，進行收藏。具體的收藏范圍，需要認真研究再定。但對于教學名師、精品課程、特色專業的教學資料文獻要重點收集。收藏方法：教職工的教學檔案資料和其他的文獻有不同之處，它屬于非賣品，因此收集教師教學檔案資料的方法和途徑不能照搬圖書、期刊等文獻的方法。筆者認為主要有以下兩種方式收集：(1)建立嚴格的校內教師教學資料檔案保存制度，尤其是教學名師、精品課程、特色專業和高級職稱以上教師的教學檔案。以前，對于保存教師教學資料檔案保存的重要性認識不足，因此學校沒有明確的呈交制度，現在，既然我們已經認識到它的重要性，就應由學校頒發專門文件，就校內教師教學資料檔案的繳送數量、繳送方式、繳送期限、接收單位、獎懲的內容做出明確的規定，校內所有教師教學資料檔案，都應當嚴格按規定的要求，在教學任務完成后的一定期限內，向學校接收單位繳送規定的資料文獻。學校應當建立各學院、檔案館兩級組成的管理委員會，監檢查教師教學資料的繳送與接收等工作的進行情況。(2)廣泛宣傳收藏本校教師教學資料檔案的重要性，積極動員廣大教師，尤其是教學名師、精品課程、特色專業的教師，要積極、主動、按時繳納個人的教學資料檔案。

三、建立我校教師教學資料檔案數據庫

隨著信息社會的不斷進步和各種學術成果的迅速發展，檔案館對學術文獻應該改變原有的傳統管理模式，可以考慮建立我校教師教學資料檔案數據庫來管理我校教師教學資料。圍繞教師教學資料檔案數據庫的建設，談談我個人的一些設想。

有關文獻數據庫方面，我國截至目前已陸續建成了中國學術期刊全文數據庫(CNKI遠程)、中國優秀碩士學位論文全文數據庫(CNKI)、中國博士學位論文全文數據庫(CNKI)、中國重要報紙全文數據庫(CNKI遠程)、學術會議論文全文數據庫(萬方)、學術會議論文全文數據庫(萬方)、專利文獻數據庫(萬方)、外文文獻數據庫(萬方)、中外標準文獻數據庫(萬方)、科技成果數據庫(萬方)、法律法規數據庫(萬方)11個不同行業類型的文獻庫。對于高校教師教學資料檔案建立數據庫，還不多見。同時，粗略統計我校高級職稱以上教師教學資料每年都在200篇以上，以上這些條件給檔案館開展這項工作創造了十分有利的條件，檔案館要抓住有利時機開展這項工作。

數據庫的建設首先要從質量建設抓起，目前國際上還沒有一個公認的統一質量評價指標體系作為檢驗數據庫的標準，但是它已引起人們越來越多的關注，為了少走彎路，盡量保持和世界水平相同，我們在這方面要狠抓質量建設。抓質量，我認為要從教學資料檔案的著錄特點、檢索特點這兩方面著手。(1)著錄特點：教學資料著錄項目要規范，基本字段要齊全。例如，一般文獻庫具有的著錄項目——題目、作者、文獻源、語種、教學日期、主題詞、館藏號、文獻順序號，這些反映文獻的基本類型和特征的著錄字段，教學資料檔案數據庫均應采用；要加強教學資料檔案的描述，突出檢索功能。例如。增加對教學資料性質和內部特征——數字、圖標、表格、新發現、專業的描述和著錄。(2)檢索特點：眾所周知，文獻的標引詞匯和檢索語言一致；文獻的查全率和查準率；文獻標引深度與檢索難度是建文獻數據庫時會遇到的三對矛盾，搞數據庫的同志要對這三對矛盾作有益的探索，較好地解決標引的前后一致，標準詞匯和檢索語言的前后一致，要嚴格執行有關的國家標準，保證數據庫的規范化和科學化。

總之，在我校教師教學資料檔案數據庫研制過程中，會有許多問題有待深入探討，希望能得到我校計算機專家和圖書館專家的大量幫助和指導。

參考文獻

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檔案信息化、網絡化是指在檔案管理過程中全面應用現代化信息網絡技術，對檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務的工作。檔案資料實現信息化、網絡化要經過三步處理：首先是檔案資料數字化；其次是檔案信息存儲、傳遞和提供利用一體化；最后是檔案信息的網絡化。醫院檔案資料是醫院的信息載體，對醫院管理有重要的參考價值，也記載了醫院的發展歷史，具有重要的歷史和現實價值。檔案資料資源做為醫院最為寶貴的非物質財產，能否對其加以妥善保存、管理以及充分利用，將直接影響到醫院的生存與發展。隨著有中國特色社會主義事業和社會主義市場經濟的發展，計算機技術已經廣泛應用于包括醫院在內的各個部門。包括文書檔案、人事檔案、病歷檔案、圖書館檔案、設備和后勤管理檔案等醫院檔案的傳統的工作模式和管理方法已不適應新形式的需要，迫切需要現代化。目前各醫院已經不同程度地將計算機技術應用于本部門的檔案管理。但是由于各部門使用不同的軟件進行檔案管理，對于醫院各部門信息的整合造成一定的困難。

1.醫院檔案信息化、網絡化建設的主要內容

1.1 文書檔案的信息化、網絡化

文書工作是檔案工作的基礎。為適應新形勢下的工作需求，把收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在網絡內傳閱，并設定傳閱時間和批辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會向預先設定的郵件地址及移動通訊工具發出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行自動管理，以減少檔案人員年終的工作量。由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發人簽發—辦公室修改、繕印、蓋章、分發—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天，現在幾十分鐘、幾小時就可以實現，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔，縮短了決策時間，節約了成本，使得醫院決策的效率大大提高。

1.2 人事檔案的信息化、網絡化

隨著社會信息化進程的加快、社會人員流動性大大增加，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要。科技論文。根據人事檔案的特點，運用現代化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網絡化建設，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。不但便于管理部門管理、監督，也便于個人對自己檔案的了解。科技論文。[1]

1.3 病歷檔案的信息化、網絡化

隨著醫學事業的發展，各種新的治療手段不斷出現。將各種微創性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行分類，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況進行分類匯總，通過網絡提供給各臨床科室，便于醫院人員查詢、分析、討論，進行統計后編寫相關的學術論文。病歷檔案也包括醫學影像圖片的儲存和查詢，使得醫護人員及患者可以方便的查詢。

1. 4醫院圖書館的信息化、網絡化

隨著圖書館業務的拓展，圖書館不僅是圖書資源的管理部門，也是醫學情報的提供和搜集部門。對在工作中形成的經驗和認識以及在各個環節中自然形成和產生的知識、數據、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地實現檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

1.5 設備和后勤管理檔案的信息化、網絡化

設備和后勤所管理的醫療及后勤設備是醫院固定資產的重要組成部分，對于醫院投入產出分析、醫院資產匯總管理具有重要作用。對于這些設備的采購時間、采購價格、維修情況、出借情況、報廢處理的資料形成檔案，輸入計算機系統，通過網絡達到有權限的共享，不但便于設備和后勤科室對于醫療和后勤設備的管理，也便于各使用科室對本科室設備的管理。[2]

2.醫院檔案信息化、網絡化建設面臨的主要問題

2.1基礎設施有待完善

大部分醫院的局域網建設還不夠完善，有的辦公自動化系統尚未開始實施，無法形成醫院檔案體系，檔案信息化管理受此制約。

2.2信息化建設人才缺乏

由于對檔案信息化、網絡化建設重視程度不夠，醫院信息化、網絡化人才梯隊建設不夠完善，不能滿足當前醫院發展的要求。科技論文。

2.3電子文件保密性受限制

電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大。檔案的本質屬性是原始記錄性。紙質文件內容原始性很容易被確認，電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多。計算機內存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區別，一旦被刪改，復制或纂改內容都很難被識別。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

3.醫院檔案信息化、網絡化建設的對策

3.1提高領導認識，加大投入

要拓寬各級領導的知識領域，在提高領導信息化水平方面多進行一些培訓工作，改變現有的知識結構，以適應信息化建設的需要。要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。檔案主管部門，要與相關部門溝通協商，共同提出解決辦法，使檔案信息化建設得到更快的發展。

3.2引進和培養信息化建設人才

從目前醫院檔案人員學歷上看，大專院校畢業的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，必要的方法就是調入大專院校畢業生，改變隊伍素質結構，以適應新的工作需要。培養懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障。

3.3加大經濟和技術投入，確保醫院電子文件的安全

專用網是最徹底的解決檔案管理安全的方法。其成本較高，也帶來了很大的不便，比如離開鋪設物理網絡的區域就不能查詢網絡檔案。保存在互聯網上的檔案，主要通過如下三點保證檔案的安全：一是安裝新一代防火墻。防火墻須具備強大的病毒掃除功能、適應IP加密的需求、開發新型安全協議、推廣單向防火墻、增強對網絡攻擊的檢測和預警功能、完善安全管理工具,特別是可疑活動的日志分析工具等。二是生物識別技術。指紋識別技術是行之有效的生物識別技術，具有不可復制性。三是加密及數字簽名技術。

總之，社會信息化建設步伐的不斷推進，帶動了醫院檔案工作的進步。雖然醫院檔案的信息化、網絡化建設仍存在一些問題，但已經產生了巨大的經濟和社會效益。隨著投入增加、人才引進及安全性的增加，醫院檔案的信息化、網絡化建設必將為醫院的發展產生巨大和深遠的作用。

【參考文獻】

[1]林衛華. 電子文件檔案管理存在的問題及對策分析[J],2010,(1).

[2]牟峰等. 淺談醫院信息化與電子檔案管理[J].中國醫療前沿,2007,(14).