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煤礦企業的檔案管理工作滲透在企業運行的各個方面以及各個環節，對于煤礦企業的發展起著至關重要的作用，能夠幫助煤礦企業在發展過程當中明晰過往經驗，增強工作能力，為未來的發展奠定良好的基礎。煤礦企業的檔案管理人員應該深入了解企業發展的具體狀況，并結合企業的發展愿景，制定科學、合理的管理措施，加強煤礦企業管理的專業性和科學性。隨著當前信息技術的飛速發展，煤礦企業的檔案管理工作應該結合時代發展優勢，不斷創新管理工作模式，將信息化管理滲透在檔案管理工作的具體環節當中，不斷增強檔案管理的科學性和高效性。基于企業的預期目標和長遠目標，精細化的煤礦企業檔案管理能夠幫助企業及時發現檔案管理過程中存在的問題并改進，進而增強煤礦企業檔案管理的高效性，降低檔案管理的失誤，不斷優化煤礦企業檔案管理，促進企業的長久健康發展。

一、當前煤礦企業檔案管理工作現狀

為了保證煤礦企業工作的順利進行，陜煤集團神木紅柳林礦業有限公司（以下簡稱紅柳林礦業公司）從項目開始籌備就將檔案管理工作列入議事日程，成立了項目檔案領導小組，由公司總經理任組長，主管檔案工作，領導小組下設辦公室，由綜合部經理任主任，專職檔案員任專干，具體負責檔案管理的日常事務，及時協調解決檔案工作中存在的問題。另外，公司嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《煤炭工業基本建設項目檔案管理規范》等有關規定，把檔案工作作為一項重要工作來抓，同時納入公司各項管理和發展規劃中，與項目建設的進度、質量、安全管理工作同部署、同安排、同組織、同考核。實行了統一管理、統一標準、統一要求，各負其責、同步進行的管理模式，建立了各參建單位檔案管理網絡。除此之外，公司專門建立了專項檔案管理制度，以及較為完善的檔案管理制度，如《檔案管理人員崗位職責》《庫房管理制度》《檔案安全保密制度》《檔案借閱制度》《檔案管理制度》《檔案獎罰管理辦法》《檔案工作“三納入”“四參加”制度》等。此外，公司還為檔案管理工作配備了專門的硬件設施，實現了檔案庫房閱覽、檔案人員辦公室分開，還優化升級了檔案管理設備。但是，檔案管理信息化還沒在全公司完全覆蓋，而且檔案管理部門的人手不夠，導致企業的檔案管理信息化水平仍然沒有達到預期目標。

二、煤礦企業檔案管理信息化的意義

 1.信息技術發展的必然趨勢。當前飛速發展的信息技術已經廣泛應用于人們的生產生活實踐當中，為人們帶來了巨大的方便，節省了時間和精力。對于紅柳林礦業公司而言，推動檔案信息化建設是實現一流礦井建設目標的必然選擇，是解決當前檔案管理轉型升級的迫切需要，是推動企業高質量發展的有力抓手。將信息化的管理手段滲透在煤礦企業檔案管理工作過程中，能夠為企業節省更多的時間成本以及人力成本。信息技術的應用為煤礦企業發展帶來了巨大的便利，通過信息共享能夠實現煤礦企業檔案的快速閱讀以及快速共享，企業管理信息化是煤礦企業適應時代發展趨勢的必由之路。

2.使檔案管理工作簡單化。將信息化管理模式滲透在煤礦企業的檔案管理工作過程當中，可以告別傳統紙質檔案管理的煩瑣和復雜，也減少了傳統紙質檔案在存儲中會出現的丟失問題。將信息化管理用于煤礦企業，也可同時保存紙質檔案和電子檔案。首先，電子檔案的保存不再需要像紙質檔案保存時要考慮到自然因素，也不需要考慮檔案煩瑣的保存過程，過去保存檔案不僅需要花費大量的人力和物力，還需要大量的空間，而信息化管理不僅不再需要考慮環境因素，也不需要再為檔案管理工作配備眾多的人力以及財力。另外，檔案信息化管理可以有效連接紙質檔案和電子檔案，能夠擴充檔案管理的內容，優化檔案管理的路徑，豐富檔案管理模式，不斷增大檔案管理的完整性和高效性，將紙質檔案轉變為電子化的信息檔案，重要信息還可以實現多保存路徑，有效增大了檔案管理的完整性，不再害怕檔案數據丟失。

3.使檔案管理工作便捷化。檔案管理信息化不僅可以方便專業的檔案管理人員進行管理，還可以為企業員工查詢檔案帶來較大的便利。在煤礦企業發展運行過程當中可能需要調用過去的檔案，在以往的檔案管理中要翻找大量的紙質資料才能找到想要的檔案，但是借用信息化管理手段可以通過鼠標點擊的方式迅速查找到想要調用的檔案。通過建立電子檔案，還能夠實現煤礦企業檔案信息化管理，專業的管理人員會將煤礦企業進行科學分類，也可以通過企業專門的檔案管理系統實現員工資源共享。借助信息化的檔案管理平臺，也可以讓出差在外的員工登錄企業的內部網，迅速查找到想要閱讀的檔案，大大減少了時間成本。

 4.使檔案管理工作規范化。煤礦企業的檔案中，不僅包含了企業發展運行過程當中的各項數據和資料，也包含了對企業發展過程當中的各項數據分析和報告等。通過檔案管理信息化，能夠從檔案中科學分析企業預期風險，也可以為企業的長久發展制定科學合理的目標，還能夠為企業發展提供強大的數據支撐，不斷增強企業發展的科學性和方向性。煤礦企業檔案的規范化管理，對于重要的調用、數據分析都能起到準確及時的效用。另外，通過信息化管理，能夠設置查閱權限、登錄身份證步驟，甚至還可以將人臉識別設置到登錄系統中，能夠規范企業的檔案管理，也避免了在傳統人力管理方面的誤差。

 三、煤礦企業檔案管理信息化的特點

1.原始性。煤礦企業的檔案管理主要是管理過去工作過程中的檔案，檔案信息化過程當中一定要注重信息的來源，確保智能分析工作有法可依。因為檔案屬于過去工作的憑證，要注重對檔案記錄的方式，有的借助于文字資料，有的借助于錄像帶，還有的是U盤，為了確保檔案信息化管理之后，不丟失原本載體的原始性，所以企業應該設置多樣化的信息管理庫，根據檔案的存在形式不同，選擇不同的保存方式。

2.準確性。在企業檔案管理過程當中，無論是紙質資料，還是電子資料都有可能會存在數據偏差的風險，這樣會造成檔案資料的不準確。電子檔案很難恢復，所以在檔案管理信息化過程當中，一定要確保數據資料的準確性，才能降低錯誤的概率。

 3.豐富性。煤礦資料的檔案管理工作來源極其豐富，多元化的工作內容為煤礦企業檔案管理工作帶來了多樣化的特點。煤礦企業檔案管理不僅需要管理企業的人事檔案、行政檔案，甚至還要管理煤礦運行工作發展過程當中的具體工作內容，所以在實行檔案管理信息化過程當中，企業一定要注重多元化信息錄入時的審查工作，確保在審查過程當中不會出現失誤和偏差，為企業后期的工作提供有力的數據支撐。

4.服務型。實現煤礦企業檔案信息化管理的主要目的是利用，傳統的檔案資料管理形式不方便查找檔案，服務水平較低，實現信息化管理后要充分利用信息技術的特點，減少紙質檔案管理的煩瑣流程，開發出便于工作人員隨時調用或者查閱的信息管理系統，為企業的發展帶來更多的便利。

5.智能型。信息技術的發展為煤礦企業檔案資料的保存帶來了更多的便利，智能化的保存模式不再需要像傳統檔案保存那樣花費大量的時間和精力。并且，智能化的檔案保存還提升了檔案分類以及查找的精準度，檔案信息化也可以針對不同的用戶進行分析研究，減少了用戶在使用檔案過程當中的煩瑣流程，加強了檔案查找的準確性。

6.共享性。檔案管理信息化可以為檔案管理人員和煤礦企業的其他管理人員，甚至是一些用戶之間提供良好的溝通平臺，確保用戶通過大數據的網絡接口和終端，有效借用檔案資料，實現檔案管理信息化不僅實現了資源共享，還能夠廣泛延伸檔案資料收集渠道。

四、煤礦企業檔案管理信息化的難題

1.對于檔案管理信息化的覆蓋程度低。紅柳林礦業公司檔案管理主要還是借用紙質檔案記載企業運行發展中的各項資料和數據，雖然借助檔案管理系統對檔案進行了數字化的存貯，但是企業檔案的信息化覆蓋程度還是偏低。目前的檔案管理方式已經不適用于時代發展的需求，也不適用于煤礦企業的長久健康發展，所以企業要意識到檔案管理應該與時代發展大趨勢有機融合，煤礦企業應該有專業的、高素質的數字檔案管理團隊。信息化、高效化的數字檔案管理系統，能夠保障煤礦企業的各項檔案資料準確、完整的保存，不僅能夠為企業的發展提供完整的記錄，還可以為企業的未來發展提供有效的參考。就目前煤礦企業的發展狀況而言，大多數煤礦企業的信息化系統建設仍然處于起步階段甚至是規劃階段，長時間的數據信息積累會導致在轉變電子管理過程當中要花費巨大的人力、物力和財力。另外，檔案管理工作人員沒有意識到信息化管理對于自身工作的便捷性和高效性，仍然沿襲紙質檔案管理模式，忽視了對檔案信息化建設的學習，不能真正認識自身工作急需轉變的迫切性，也不能切實發揮信息化管理模式對于煤礦企業發展的效用。

2.管理方法有待提升，專業性有待加強。紅柳林礦業公司已經認識到了管理信息化的重要性，但是執行力度很低。目前，公司檔案管理信息化僅僅停留在查詢文獻上，很多時候仍然是人力翻找檔案，并不能借用信息化管理模式解決生產中的各種難題。另外，檔案信息化建設沒有配備專業的管理人員，對于收集來的檔案只是簡單地將其轉變為電子文檔，而沒有進行科學的篩選和分類，在錄入時也只是簡單的文字錄入，并沒有后期加工。由于將紙質檔案轉變為電子檔案需要很多時間，并且轉變周期較長，見效緩慢，所以企業對于檔案管理信息化的重視程度普遍較低，甚至不愿意花費資金引進技術，導致企業不能真正實現檔案信息化管理，更沒有專業的技術人員提供技術支撐。

3.檔案管理信息化工作安全系數較低。由于對檔案管理信息化的重視程度還不夠，導致設備不能夠及時更新，甚至存在一定的缺陷，直接影響了信息管理的安全。許多企業在檔案管理人員配備方面忽視了年齡結構，年紀大的員工不能夠熟練掌握新設備，也容易在信息錄入中存在偏差。還有很多企業缺乏對相關人員的培訓，檔案管理人員不能夠掌握最新的信息化管理模式，導致工作出現差錯。

五、提升煤礦企業檔案管理信息化的策略

 1.進一步提升煤礦企業檔案管理信息化建設。不管是煤礦企業的管理層還是專門的檔案管理人員，都應該加強對于檔案管理信息化的重視，一定要借助新時代的信息管理技術，實行企業檔案管理，保證檔案館的規范化和智能化。第一，在企業內可以建立檔案管理專門數據庫，只有專業檔案管理人員才有進入數據庫的權限，保證檔案管理的安全，提高檔案信息的利用率。第二，企業應該加大投資力度，引入專業的檔案管理人才，配備專業的檔案管理信息化設備設施，采用先進的信息技術，加強檔案管理信息化的專業性和高效性。第三，檔案管理工作人員應不斷加強自身的業務能力和專業水平，要熟練使用檔案信息管理系統以及各項軟件，在檔案管理信息化平臺上，還要適度公開檔案信息，優化檔案查閱方式，最大限度地發揮信息化檔案管理的優勢作用。

 2.紙質檔案電子化，完善技術支撐。將企業傳統的紙質檔案轉變為電子檔案需要花費一定的時間，陳舊的檔案進行歸納整理之后，還要進行檔案錄入也需要花費大量的人力和物力。因此，開發檔案管理系統時，應保證系統使用的簡便性，最好可以借用便捷輸入的功能，減輕錄入電子信息時的工作負擔。專業的技術工程師根據企業發展的需求，設計專門的應用軟件，在對內開放軟件上，員工可以登錄系統進行查閱，這樣可以讓企業的內部員工及時了解企業的各項信息，員工在進行工作的會減少很多麻煩。另外，也要設立對外的查閱軟件，便于外界與煤礦企業內部實現溝通，為客戶以及其他用戶提供更多的便利。除此之外，還要及時更新并維護企業的各項軟硬件設施，以保證企業信息管理的水平和質量。

 3.優化升級檔案管理安全建設。在煤礦企業檔案管理信息化工作過程當中，最重要的是保證信息的安全性，從檔案的儲存手段和儲存位置到設立查閱密碼以及身份審核等工作都要密切關注檔案的安全性。檔案室使用的硬件設施和進入機房權限要進行全方位實時監控，對企業內部網絡進行登錄時，可以只供內部員工使用。另外，加密技術也是保證檔案安全性的一項重要舉措。4.配備更多專業的檔案管理信息化人才。要想加強煤礦企業檔案管理信息化的專業水平，一定要為此項工作配備專業的技術人員，企業應該引進熟練軟硬件開發的網絡專業人才，不斷提升檔案信息管理的高效性和安全性。另外，還要引進專業的檔案管理人才，對員工的工作能力進行培訓，幫助檔案管理人員能夠更快使用信息化管理流程，更快上手對檔案進行管理。另外，還要培養檔案管理人才，善于對檔案進行歸納和整理，不斷提升工作人員的分析總結能力，提升檔案管理的信息化水準。

六、結語

通過上述分析，紅柳林礦業公司要實現“行業第一、世界一流”現代煤炭企業愿景目標，就必須充分認識到煤礦企業實行檔案信息化管理的必要性和急切性，所以公司內部應該多方發力，不斷提升檔案管理的信息化水平，重視煤礦企業檔案管理信息化建設、實現紙質檔案電子化、完善技術支撐、加強檔案管理安全性建設、配備專業的檔案管理信息化人才等，借助多途徑提升檔案管理信息化水準。

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作者：文/高康 單位：陜煤集團神木紅柳林礦業有限公司