導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇圖書館辦公室工作，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

圖書館是高等教育院校的文獻信息中心，是服務于高等教育院校進行培訓教學與科技研究的學術部門。圖書館辦公室是高校圖書館的行政服務及業務管理部門，肩負著后勤保障、參加決策、信息匯集、上傳下達、左右協調、內外聯系的工作任務，辦公室工作對高校圖書館發揮著至關重要的作用。那么，做為圖書館辦公室秘書務必要做好協調館內各部門業務活動、整理匯總并妥善保管檔案資料、組織館內的工作會議、后勤服務、協調溝通內外關系、業務往來的聯系與接待等綜合性業務，努力提高自身綜合素質與處事能力，保障高校圖書館的高效運行及創新發展。

2 圖書館辦公室秘書的職能

2.1參加決策

圖書館辦公室秘書身兼館內領導之顧問與幫手的角色，身為秘書不僅要對圖書館的基礎信息、館藏信息、人事狀況、規章制度等了然于胸，更應深刻的調查研究工作基層中存在的問題及反映的建議，認真匯總并分析這些問題與建議，為館領導的決策與部署提供確鑿無誤的依據和資料，并協助管領導工作，為其出謀劃策，全心全意做好館領導的顧問與幫手。

2.2全面協調

圖書館辦公室要發揮上傳下達、左右協調、內外聯系的作用，營造優良的內外部境況方能保障圖書館的每項工作穩定妥當的展開。身為圖書館辦公室秘書要做好如下的協調工作，準確領悟領導的決策，協調館內各個部門貫徹落實，并及時將決策的貫徹落實情況匯報給管領導，主動協調解決各部門在執行決策時遇到的困難和問題；在高校各個職能部門的配合與幫助下，圖書館才能夠運行與發展，務必要協調好與學校各個職能部門的關系，另外，要加強與各個院系間的溝通，督促圖書館相關部門及時收錄與教學及科研有關的信息，保障圖書館對高校進行教學與科研工作的便捷服務；加深與其他高校圖書館的溝通交流，采取邀請其他高校圖書館領導蒞臨指導或彼此交流學習的方式，加強館際協作，實現資源共享，促進共同發展。

2.3后勤服務

圖書館的后勤服務大致包括：辦公用品的采購與發放工作、辦公設備與辦公家具的報修、補助及福利的發放等工作，辦公室秘書要為圖書館及館內員工做好后勤保障服務工作，另外，作為一名出色的辦公室秘書還要關心館內員工的生活，想員工之所想、急員工之所急，全心全意為每位員工服務。

3 如何做好高校圖書館辦公室秘書工作

3.1務須強化政治

政治決定立場與方向，政治是指引工作開展的風向標與指南針。圖書館辦公室秘書要積極學習國家出臺的教育政策以及黨的會議精神，提升自己的政治覺悟，主動與一切歪風邪氣作斗爭，以“三個代表”、“科學發展觀”、“中國夢”為指導思想，武裝自己的頭腦，與時俱進，保持較高的政治原則，充分認識高校制定的規章制度，并用規章制度約束自己的行為，提升組織紀律觀念與政治覺悟，這對開展與落實具有重大的指導意義，辦公室秘書擔負著高校圖書館的輔助管理工作，必須本著政治原則來處理館內業務以及對外的交流合作，一切以集體利益為首，輔佐領導做好圖書館的一切工作。

3.2不斷加強學習

伴隨信息技術的飛速發展，知識與信息的更新是日新月異的，身為圖書館辦公室秘書要加強學習，努力提升自己的業務能力與文化修養，才能處理好圖書館內日漸龐大的各種信息。當前，高校圖書館事業繁榮發展，工作中無疑會面對一些新問題與新情況，我們要正視這些新問題與新情況，結合實際工作，制定切實可行的學習計劃，不斷的吸納新知識、掌握現代化辦公技能、拓寬知識面、開闊視野，解決工作中遇到的難題，才能提高工作效率，在工作中表現的如魚得水，取得滿意的工作效果。

3.3提升協調與組織能力

辦公室工作對高校圖書館發揮著至關重要的作用，辦公室發揮著上傳下達、左右協調、內外聯系的作用，那么說，協調與組織能力便是圖書館對辦公室秘書的一項基本要求，需要具備駕馭全局的能力，要識大體、顧大局，總體籌劃，全面照顧，還需要掌握處理人際關系的方式，要學會尊重他人、相互理解、團結友愛。在工作中綜合各個部門的工作情況進行優勢互補，使各個部門協調配合，促進圖書館的整體發展，并且要盡可能的排解工作中的困難，深入到各個部門調查研究，進行具有實質性的協調工作，但是務必要做到參謀不越級，管理不讓位，服務不脫節，推動圖書館各項工作的穩定妥當開展。

3.4提升語言文字與溝通能力

作為高等教育院校的圖書館辦公室秘書，不僅要具備圖書館專業知識，提升語言表達與文字寫作能力對做好秘書工作乃是同樣尤為重要的。秘書的職能要執行上傳下達，很多匯報要通過文字的形式簡明扼要的傳遞給領導，很多決策要準確無誤傳達到各個職能部門，如果沒有豐富的語言表達能力和文字寫作能力，那么將會很難勝任秘書工作。辦公室秘書不僅要組織協調本館內的工作，同時還需要與高校內各個職能部門、各個院系以及其他高校圖書館進行溝通交流，所以做為圖書館辦公室秘書必須要有優秀的溝通交流能力，要時刻保持靈活的頭腦與謹慎的態度，還要鍛煉開朗的性格，面對溝通、交流、接待工作要彬彬有禮、熱情滿懷，還要不卑不亢、不屈不撓，使館領導放心，使客人愜心。

3.5樹立創新理念，加強創新意識，提升創新能力

篇2

圖書館作為高校校園的信息中心，不僅是為學科研究和老師教學提供學術的機構，同時也是社會信息化和高校信息化發展的重要基地。而辦公室作為高校圖書館發展中的辦事部門和行政管理機構，其工作中存在的任何問題都有可能影響到學生的健康發展和切身利益，與圖書館的發展效益有著直接的聯系。因此，我們應該正確認識辦公室所具有的政策性、專業性、管理性以及綜合性等特點，反思辦公室工作中存在的相關問題，及時采取有效措施加以解決，推動高校圖書館的長期有效發展。

一、辦公室工作中存在的問題

（一）缺乏一定的服務意識。圖書館是高校大學生除了教學之外的又一重大課堂，是高校學生們進行學習的公共場所，而辦公室作為圖書館管理的重要部門，其存在的各種問題都會影響學生的健康發展和切身利益，有時還會產生嚴重的負面影響。所以，需要辦公室人員具有較強的事業心和責任意識，而且在各項工作運行過程中做好有效的預防工作，避免各種不良問題的發生。而在具體的工作中，很多辦公室人員都沒有認識到這一點，通常都是被動執行上級領導的安排，在工作過程中缺乏足夠的主動性。而且也經常會出現拖沓、起哄、懶散、缺斤短兩等工作現象，沒有將“服務至上”思想觀念很好地融入到日常工作中去。

（二）缺乏系統性觀念。系統要素和子系統作為構成系統的重要要素，并不是最優的要素和最優的子系統就一定能夠形成最優化的系統功能。在圖書館管理工作中，辦公室主要負責咨詢參謀、后勤保障、承上啟下以及協調服務等工作內容，而在大部分的圖書館管理中，這些工作內容普遍存在著離散性的特點，每項工作都具有一定的獨立性，做完一項任務完成一項工作。事實上，圖書館中的每項工作內容之間都具有著一定的聯系性，需要工作人員經過系統的安排和全面的考慮才能高效完成，尤其是那些大規模的圖書館，如果缺乏系統性的全面考慮，那么就很難對復雜瑣碎的工作進行整體性的處理，不僅影響著工作的效率，同時還有可能降低工作的質量。

（三）辦公室人員業務素質低下。隨著高校教育水平的不斷提高，圖書館管理也越來越朝著現代化的方向發展，作為一名辦公室人員，不僅要掌握相關的行政和教育知識，同時還要善于運用各種信息化技術手段。但是，當前某些辦公室人員憑借自身豐富的工作經驗，不愿意接受和學習相關的計算機操作知識，依然堅持傳統模式的辦事方法。而且，在傳統方法和新方法出現矛盾時，他們經常會表現出一種非常強勢的態度，這經常會導致分歧現象，嚴重時甚至會出現爭吵，影響著圖書館在學生心目中的形象。在當前這個高速發展的時代，辦公室人員需要具備更加完善的職業技能和業務素養，這是推動圖書館持續發展的必然要求。

二、辦公室工作創新發展的有效對策

（一）創新制度建設，規范工作秩序。隨著高校圖書館的不斷發展和進步，辦公室需要進行一定的創新，其主要就是工作人員在已有的生活、生產環境中，建立各種更有創新性、激勵性的規章制度，推動辦公室工作的創新和變革，實現圖書館的可持續發展。辦公室在傳統形式的工作中，通常都是采用“人治”管理方法，其具有著不透明性和封閉性特點，制定的管理體系也缺乏一定的科學性，往往需要為了系統的穩定發展而投入更多的維護成本。新時期背景下，我們在辦公室工作中要想防止各種問題的出現，就要堅持公開、透明的原則，遵循圖書館的發展特點和實際情況，實事求是地制定管理制度，規范辦公室工作秩序和行為，從而提高辦公室工作的質量和水平。

（二）創新信息溝通模式，增強各部門之間的聯系。在圖書館管理中，與其他部門工作的最大差異就是辦公室工作內容涉及到館內的方方面面，在上傳下達的過程中進行信息傳遞工作，為上級和下級的良好溝通搭建橋梁，并且在這一過程中，將發現的問題及時地反映給上級領導，同時收集各種重要信息，為領導作出科學決策提供有力的參考和支持，方便各項工作的高效進行。創新辦公室信息溝通模式，其主要就是結合圖書館的工作流程、決策機制、部門構成、管理特點等，建設一套適用性強、靈活性高的信息交互系統，確保辦公室能夠非常精確地、及時地、順暢地獲取各種館內信息，并且實現對信息的有效處理和加工，完成上傳下達的工作任務。以東莞某高校圖書館為例，開發出“智能辦公”的微信企業號平臺，這一系統中主要包括通訊錄、會議管理、人事工作、消息中心等多種功能，在很大程度上實現了辦公室的自動化和信息化管理，這不僅節約了大部分的工作時間，同時還極大地提升了辦公室工作的質量和效率。

（三）創新學習途徑，提升業務素養。新時期發展環境中，對辦公室工作提出了更高、更新的要求，圖書館可以通過外出學習、在職進修以及館內培訓等形式加強辦公室人員的教育工作，不斷提升辦公室人員對公共知識以及專業知識的掌握能力。而辦公室人員自身則是要更加積極主動地投入到教育培訓中去，通過不斷的知識學習，實現自我完善和工作能力的提升。在信息化、智能化發展的今天，辦公室人員更應該充實自己，不斷學習各種先進的操作技術和管理知識，提升自身的知識水平和業務素養，從而更好地完成工作任務。例如，辦公室人員應該掌握各種辦公工具，將通信技術、網絡技術以及計算機技術等充分融入到日常工作中去，在提升工作質量和效率的同時，確保各項瑣碎工作能夠系統、有序地進行。此外，辦公室人員還要注重形象建設，樹立良好的事業心和責任意識，以飽滿的熱情服務每一位學生讀者和其他部門同事，實現與他人的和諧、友好相處，從而營造一個幽雅的圖書館環境，提升圖書館在學生心目中的形象。

三、結語

總而言之，隨著時代的不斷發展和進步，各種信息技術得到了越來越普遍的應用，對圖書館辦公室工作提出了更高、更新的要求。因此，在新時期發展背景下，我們通過反思正確認R辦公室工作中存在的問題，通過創新制度建設，規范工作秩序；創新信息溝通模式，增強各部門之間的聯系；創新學習途徑，提升業務素養等，不斷提升辦公室工作的整體質量和效率，從而推動高校圖書館的可持續發展。

【參考文獻】

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篇3

（1）被動工作，員工的責任意識不強。很多高校圖書館目前的辦公室工作往往是比較混亂的，往往會出現一些因為無序導致的突發事件。辦公室內的工作人員普遍責任感不強，遇事想到的總是推卸責任，只管自己的“一畝三分地”，一些不在其管轄范圍內的哪怕是舉手之勞的事都不愿參與，分內之事也往往敷衍了事，辦事只會墨守成規，毫無創新意識可言。

（2）服務意識跟不上時代。很多員工的概念里對對內工作僅僅是簡單的文件處理，發送和接收貨物，對固定資產進行管理，面向讀者的服務就是人工服務，這樣的工作往往缺乏工作效率，服務也是被動的。

（3）缺乏研究意識。整天在圖書館辦公室忙于日常事務的工作人員很少有機會學習和研究，辦公室之間缺少交流，相互之間的管理經驗無法得到推廣。客觀地講，現狀就是辦公室人員的培訓滯后，基本停留在只使用不培訓，導致無法充分發揮辦公室的職能。在知識總量不斷擴大的信息化社會，越來越多的信息需要辦公室接收和處理，作為辦公室工作人員應該對此有所作為，主動進行學習，持續提高自身素質和科學技術能力，強化自己的語言技能，熟悉和掌握現代辦公系統的各種技術手段。

（4）創新意識薄弱。很多員工不知道辦公室工作如何創新，認為辦公室工作的內容就是上傳下達。這種觀念已經不適用于現在這個社會，辦公室在協調，運營，服務的過程中，容易出現忙亂現象，對于簡單的問題無法做到及時的處理。缺乏獨立思考，無法單獨解決問題，無法充分發揮出主觀能動性，員工的工作效率過于低下，不具備超前的服務意識。

2.樹立創新服務意識

高校圖書館辦公室的工作需要進行創新，第一點需要進行轉變的就是員工對于辦公室工作的認識。要不斷進行創新，擁有創新意識，首先就應該對工作有一個清晰的認識，找到創新點，將服務創新由點到面，逐漸培養起來創新意識。傳統的圖書館辦公室認知應該被摒棄，用活躍的思維代替被動思維，樹立起創新服務意識。所謂的創新意識，指的就是遵循社會和個體發展的原則引發創作意圖，落實到行動上，實現體制或者手段的創新。這種工作方式是積極正面的，能夠充分挖掘人的創造性，可以以活動為出發點帶動內在動力，是實現創造性思維和創造力的前提。對高校圖書館辦公室的工作模式進行創新，需要轉變傳統觀念，鼓勵進行獨立思考，真正從解決問題出發，培養獨立思考的能力，繼而提高辦公室人員辦事能力；其次，要發揮工作人員的主觀能動性，重新認識圖書館工作，懂得在日常工作中不斷創新；最后，要懂得發掘業務中的創新點，將服務從點推廣到面，真正提高創新意識。

3.圖書館辦公室工作創新對策

（1）培養學習意識。如今這個信息飛速更新的年代，知識更迭非常迅速，作為高校辦公室工作人員需要學習更多的知識，以供日常工作中所需，所以，辦公室工作人員應當樹立起危機意識，意識到終身學習的必要性，按照自己所處的位置有針對性地學習新的知識，努力提高自身的專業素質。此外，辦公室內部也要定期組織全體館員參與各種學習和培訓，保證圖書館內部人員能夠不斷更新自己的知識量，更高效地完成工作。以筆者所在的圖書館為例，培訓人員出去參加學習回來后應向辦公室匯報學習成果，分享所學的知識和技能，能夠構建起一個良好的學習氛圍，從而有利于改變傳統意識，辦公室自己也可以組織一些基本的培訓，制定簡單的學習計劃和學習內容，逐漸形成學習系統，建設起學習型圖書館，以提高面向教師和學生的服務質量。

（2）剔除被動觀念，發揮主觀能動性。辦公室工作要想實現創新，首先應學會主動思考，如何提高辦公室工作效率，進一步提升完成度。對辦公室工作進行重新的認識和重新定位，找出內在激勵因素并加以合理利用，面對復雜的工作時學會自我調整，最大限度地提高工作效率。若沒有主動性，和超前的意識，純粹靠著被動意愿去工作和服務，可想而知服務的質量和效果都不會出色。優秀的管理需要結合維護和管理層面的創新，對所有涉及管理的活動進行創新，拓展工作思路，進行組織創新，技術創新，實現有序地組織工作，系統地歸納方法，具備更加有效的信息處理能力和應變能力。

篇4

一、圖書館辦公室工作的特點軍事院校圖書館辦公室工作，作為軍事工作的一個重要組成部分，它的工作對象主要包括軍事機關人員、教員、學員和其他非現役人員；它的工作內容主要包括會議組織服務工作、文書檔案工作、人事管理工作、數據統計工作、物資管理工作、安全保衛工作、環境衛生、內外部聯系、接待工作等等，這些工作可以概括為“細、雜、繁、忙”四個字。軍事院校圖書館辦公室工作雖然千頭萬緒、忙亂紛雜，但也有其自身的特點規律。主要有以下幾個特點：一是輔。可以說辦公室是領導的“參謀部”，對于圖書館業務工作、管理工作提出可行性、合理性的意見建議或者方案措施供領導選擇，并協助領導適時催辦、督辦檢查，對領導的工作起輔助作用。同時，為領導做出決策前，最大可能收集相關材料，提供可靠的數據信息，供領導參考。二是綜合性。圖書館辦公室工作涉及司、政、后、裝等各個部門，服務于干部、教員、學員、工勤人員等各類人員。辦公室工作必須綜合考慮，整體計劃，在工作末端上，要具體到每個環節、各個方向。因此，充分發揮好圖書館辦公室對外溝通、內部協調、上傳下達、服務推送、事務處理等方面的作用，是圖書館辦公室綜合管理水平的體現。這要求工作人員要有高度負責的工作態度、無私奉獻的工作精神以及出色的協調綜合能力，來勝任圖書館辦公室工作。三是服務性。圖書館是一個服務性部門。辦公室工作主要以本館文獻信息資源建設、讀者服務、信息數據維護為出發點，服務讀者、服務領導、服務圖書館各業務部門，做好全館后勤保障工作，做好協調工作人員與讀者之間的矛盾、讀者咨詢、讀者投訴、協調館際互借等方面的工作，從而促進圖書館為軍事院校教學科研服務這一最終目標。四是創新性。軍事圖書館辦公室工作重點是協調來自各方面的綜合因素，在工作中要注重情感的管理，以人為本，要在尊重、理解、關心的基礎上按原則辦事。工作上圍繞原則講靈活，因勢而變，不墨守成規。積極地處理各種矛盾的交點，做好化解和溝通工作。

二、圖書館辦公室工作的作用隨著現代信息化技術在軍事領域的發展和運用，戰爭的形態和作戰理念都發生了極大的變化。作為培養軍事指揮人才的“搖籃”，軍事院校圖書館在辦館理念、服務內容、服務方式等方面呈現出現代化、網絡化、規范化等特點，工作性質也發生了相應的變化。因此，軍事院校圖書館必須適應現代戰爭的要求和需要，發揮好“四員”作用，更好的服務保障“打勝仗”。一是“參謀員”。輔助領導對開展業務工作、行政管理工作、財務工作、對外工作等提供文件、資料。同時，通過調查、研究、論證并廣泛收集各方面的意見和建議，提出解決問題的有效建議、措施、方案供領導參考。而這些建議、措施、方案的可行性、科學性直接影響圖書館的發展。所以，發揮好“參謀員”的作用，做好領導的“謀士”，須具有敏銳的洞察能力、準確的判斷能力、獨立的思考能力、和勇于創新的魄力。二是“協調員”。圖書館各業務部門工作交叉，各服務窗口業務關聯。因此，辦公室工作對輔助領導協調全館各業務部門之間、行政與黨務之間、工作人員之間的關系起著承上啟下的作用。辦公室在全面協調、解決各種矛盾的過程中充分發揮橋梁紐帶作用，使圖書館各部門之間和諧共存。所以，發揮好“協調員”的作用，須具有良好的人際關系和靈活的協調處理事務的能力。三是“保障員”。辦公室綜合性、服務性的特點決定了從事辦公室工作的人員充當“保障員”這一角色，小到衛生清潔，環境綠化，消防安全，水電暖設備、電話及館舍維修等，大到財務票據、本館印章、檔案等的管理。圖書館辦公室人員要做好全館的后勤保障，解決領導和其他工作人員的后顧之憂，就要有“全心全意為人民服務”的思想，它要求工作人員必須具有高度的責任心，端正的工作態度以及縝密細致的工作養成。四是“服務員”。辦公室工作就是為全體館員創造更好的工作條件及服務環境，有效保障圖書館服務職能的發揮，為營造良好、健康的閱讀學習環境做好基礎工作。對館內各類編制人員一視同仁，為創造和諧、互助、融洽的內部環境服務。所以，做好“服務員”，須具有“三心”，互幫互助的熱心、持之以恒的恒心以及關愛他人的愛心。

三、做好辦公室工作應該具有的能力素質現代的軍隊院校圖書館辦公室要求現代化的館員與之相匹配，傳統的收發文件、口頭傳達通知要求已經遠遠不能適應現在的辦公室要求了。由于圖書館工作的特殊性，決定了圖書館辦公室工作既要有一般辦公室工作的性質和特點，又與圖書館專業有著密不可分的聯系。因此，圖書館辦公室工作人員應不斷改進和完善自身的能力素質，積極主動發揮作用。一是較強的組織協調能力。這是對辦公室工作人員最基本的能力素質要求。辦公室工作人員協調溝通能力的高低，直接決定了圖書館辦公室的工作效率和對外形象。要做好組織協調工作，必須掌握協調人際關系的技能，包括處理與同事之間的關系、上下級間關系、對外各單位之間關系等，要大事講原則，小事講風格；要有大局意識，處理問題從集體利益出發；在管理工作中懂得理解他人、尊重他人、團結他人，努力營造和諧的工作環境。而組織協調能力不是一朝一夕學習所能具備的，要求辦公室工作人員必須具有相關的理論基礎，同時在日常工作中注意積累人際關系、積累工作方法及經驗，并逐步運用到以后的具體工作中，從而達到理論付諸實踐，實踐指導理論的目的，做到工作“雙贏”。二是較強的業務素質。辦公室工作人員應具備全面的專業知識，過硬的業務技能，是現代化圖書館工作對辦公室工作提出的新要求。這不僅是對提高工作效率，改善工作質量的要求，而且還是對辦公室的管理與服務進一步有序、系統、科學的要求。因此，了解和掌握采訪、流通、技術甚至更高層次的情報信息服務方面的知識，是辦公室工作人員必備的業務素質；熟練計算機日常操作，熟悉圖書館系統管理軟件的使用及計算機和網絡進行信息的獲取和則是辦公室人員必要的業務能力。這些方面的能力素質較之比較容易掌握，辦公室工作人員可通過本單位集中的學習、參加培訓以及自學實踐加以熟練運用。三是強烈的服務意識。圖書館辦公室工作職能是服務，它是圖書館勇往直前的保證，是圖書館生機活力的所在，是圖書館永恒的主題。這就要求辦公室工作人員在平時的工作中積累經驗，增強服務意識，確保把工作落實到實處，把成效做到最大。只有具有強烈的服務意識，才能確保辦公室工作有序開展，圖書館工作永葆青春。圖書館通過傳、幫、帶，通過優秀的老同志言傳身教，通過各種學習講座，切實讓辦公室工作人員從思想上充分地、清楚地認識到服務的本質，只有思想上有了堅定地認識，才能確保行動上的一致性、統一性。四是強烈的職業道德。圖書館辦公室工作的特點及作用要求辦公室工作人員要具有奉獻精神、文明意識及高效、務實、嚴謹的職業風格，這體現了圖書館工作的風貌，是做好圖書館辦公室工作的必備條件。同時要注重政治素質的提高，通過自學閱讀和體會有關的政策和文件精神，樹立崇高的職業道德；通過收聽收看愛崗敬業、履職盡責先進事跡報告會、英模勞模巡回報告會進一步提升職業道德的基準點、落腳點，并把這種高度的職業道德感毫不保留的投入到自己的工作中去。圖書館辦公室是院校的窗口、橋梁和樞紐，它的工作是艱巨而復雜的，是一項服務性、專業性很強的工作，需要辦公室工作人員具有良好的專業知識、無私的奉獻精神、靈活的處事方法、開闊的視野思路，緊緊追隨現代化圖書館的發展趨勢，與時俱進、求真務實、踏實肯干，使軍隊院校圖書館辦公室工作向更高的層次和水平邁進。

參考文獻：

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[J].科技情報開發與經濟，2011，（12）：57-59.

[2]鄭麗.淺談高校圖書館辦公室工作人員的崗位職能和職業素養要求

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中圖分類號：G46 文獻標識碼：A

Talking about How University Library Information Services and

Administrative Offices Do Good Job in Logistics Support

FANG Dabin

(Library of Hubei University of Education, Wuhan, Hubei 430205)

Abstract How to improve the university library and improve the information service of the University Library are the common wish of library colleagues and university teachers and students. Presently the academia explores information service of University Library from first-line service department, such as reference consultation and circulation borrow etc. The article intends to look for other ways to explore the work from Library administrative offices, specifically speaking, namely how to do logistical support services of reader information service for Library administrative offices so that information service work can be carried out more smoothly, and teachers and students can be more satisfied in services.

Key words college library; reader service; information service; administrative work; innovative work

1 讀者信息服務工作內容

1.1 傳統書刊借閱

傳統的信息交流體系即作者創作作品，交由出版機制審核，審核通過后出版發行相關的圖書、期刊、報紙，之后由圖書館將其購買回來，然后再由圖書館提供這些文獻給讀者使用。

所以，高校圖書館為全校師生提供各種圖書、期刊、報紙等文獻的借閱服務是其一項重要信息服務。

1.2 多種信息咨詢服務

通過OICQ、E-MAIL、電話等接受全校師生關于各種圖書借閱、查找資料等的咨詢。建立咨詢臺服務，在總借還書臺處設立專門咨詢臺，每天按時在咨詢臺處接待讀者咨詢；每天接受咨詢時須攜帶《圖書館規章制度》、《讀者須知》及《讀者經常咨詢的問題》等資料，盡量按其予以回答；每接待一次讀者的咨詢都應記載在咨詢臺工作日志本上；不能立即回答的問題，可與讀者約個時間，待請示相關領導后再予答復，同時將該問題也記載在該工作本上，待統一請示相關領導后，再回復讀者，這些都應予以記載保存；部主任每周五下午定期檢查一次咨詢臺工作日志。

1.3 學科導航信息服務

定期對學校相關學科的學科動態、業內行情、發展趨勢進行跟蹤，通過整合網絡學術信息，建立與之相應的學科導航。

1.4 文獻傳遞信息服務

學校師生讀者如在從事科研時需要哪篇論文或圖書，本館館藏不能予以滿足的，將通過文獻傳遞向兄弟高校圖書館進行申請。

1.5 重點課題跟蹤信息服務

定期跟蹤學校的重大科研課題，力求給其提供從文獻到信息、知識等的服務，特別是可通過開展文獻傳遞對其所需要的外文資料予以滿足。

1.6 信息教育服務

為更好地應對新形勢對圖書館員的要求，提高職工的業務素質，以飽滿的精神狀態和嫻熟的業務技能為讀者提供高質量的文獻信息服務；同時也為了讓讀者更多更好地利用好圖書館的各種資源，可通過組建圖書館信息素養培訓教研室，加強對館員和讀者的信息素養培育服務。

1.7 讀者自我管理自我服務

高校圖書館可與學工部、學生會聯系，組成一個圖書館學生管理委員會，通過該委員會參與圖書館的管理與服務，了解學生的信息需求，了解學生對圖書館的意見及好的建議，并要求該委員會成員配合圖書館館員，定期在圖書館書庫巡庫，指導讀者借還書。通過該委員會的建立，在圖書館與讀者之間建立一座交流、溝通的橋梁。

1.8 學科信息服務

以教師為本，為教師的教學、科研服務；同時為畢業生撰寫論文提供資料查詢、信息咨詢服務。

為教師、畢業生進行服務時應重點注意提供高層次、高質量的文獻信息資源，注重服務的深入性，努力提供優質服務。根據不同的學科，將屬于各自學科的圖書、期刊、報紙等均按學科進行統一排架，這樣能最大限度地使教職員工在自己學科的架位前瀏覽該學科所有的書、刊、報，將使其得到最大的便利服務。同時提供紙本圖書、期刊、報紙復印、掃描服務 。

建立網絡特色文庫，包括：（1）本校師生、校友所著、所譯的學術著作和學術論文；（2）本校精品課程的教學改革方案、自編講義、實習指導書；（3）本校學生的優秀畢業論文；（4）收集與本校師生有關的學術會議文獻；（5）本校編輯的優秀期刊。

學科館員制建設。首先是與學科所在的院系黨政負責人及學科帶頭人取得聯系，向他們匯報在其學院開展學科館員制度及該制度對其學科建設將產生的重要意義，以獲得他們對該制度的支持。然后經常深入該學院，通過書面調查問卷和口頭訪談，了解其老師和學生們的文獻需求情況，組織他們圈選文獻，同時與該學院的學科帶頭人、教授一起將該學科的核心文獻、重點文獻、重要期刊劃定，由學科館員定期將這些意見形成文獻收集方案，交給文獻資源建設部及讀者服務部（現刊閱覽室）及時、優先將其購買。經常深入對口院系，與其老師特別是教授、專家保持密切聯系，了解其教學和科研動態，征詢其對電子資源的意見及信息需求，學科館員及時將其意見形成電子資源收集方案，交給數字化技術部及時、優先購買。與該學院教師、科研人員密切配合，結合其教學任務和科研項目，承擔代查待檢，開展定題和跟蹤等個性化學科服務。經常深入該學院為其學生和教師、科研人員進行相關的圖書館制度、信息素質、信息檢索、數據庫使用等教育與培訓工作。選擇該學科進行深度加工，形成質量較高的二、三次文獻。運用數字圖書館系統，建立該學科學術信息導航庫。為方便該學院師生與學科館員聯系，同時也為了更廣泛的宣傳這項服務，需將學科館員的個人相關信息印制成小名片，發給該院系的老師及輔導員、學生干部等。

為方便此項工作的開展，需得到館內相關部門的配合，如采訪人員、讀者服務部的現刊購買人員、數字化技術部的數據庫購買人員等需對學科館員提交的文獻采集方案予以重點、優先考慮。

2 行政辦公室如何做好相應的后勤保障

總的來說，高校圖書館二線部門應該圍繞一線讀者服務部門開展相關工作，即二線服務一線，一線服務讀者。

具體來說，行政辦公室可圍繞一線部門的讀者信息服務開展以下后勤保障工作。在傳統書刊借閱工作中，行政辦公室需保障借閱環境的干凈整潔、借閱設備的完好無損、借閱服務人員所用的相關用品如紙筆、代書板等的及時提供。在多種信息咨詢服務、學科導航中，行政辦公室需與技術部保障網絡的暢通、咨詢臺的配備、咨詢人員電話、電腦、復印機、掃描儀等的配備。

在文獻傳遞信息服務中，行政辦公室需與咨詢部一起與相關兄弟院校取得聯系，建立傳遞業務關系，并在文獻傳遞過程中相關費用的發生時提供相應的政策制度、經費保障。

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1顧全大局，全面發展

高校圖書館辦公室工作人員日常工作中事無巨細都要有全局意識，將圖書館的各項工作融入到學校發展戰略之中，納入圖書館發展的整體戰略之中。圖書館辦公室的工作雖然有一定的流程和規律，但是實施起來非常煩瑣，很容易使工作人員陷于事務性的工作而忽略全局性的工作。所以，辦公室的工作人員應當及時了解學校和圖書館的發展方向、發展目標，樹立全局觀念，根據學校的發展規劃，緊緊圍繞本部門的中心工作和計劃，協助館領導抓好落實。增強工作人員的全局意識，使之站在總攬全局的高度而不是從局部利益出發考慮問題，保證辦公室工作的重心始終與圖書館整體工作及學校中心工作保持一致，避免舍本逐末，一葉障目。

2增強服務意識，更新服務觀念

高校圖書館辦公室是行政職能部門，是館長領導下的綜合管理部門，其工作的特征就是服務，主要工作職能是基于服務而相應展開的。因此，辦公室在其工作中必須強化服務意識，明確服務范圍、服務內容、服務對象，而且在服務的方式、方法上要有不斷的改進，使服務工作上水平、上層次。

不斷創新服務意識，提高服務水平是搞好辦公室工作的切入點。辦公室要緊緊圍繞學校的發展規劃，建設圖書館辦公室工作的現代化，建設一個與高校圖書館相適應的、特色突出、設施先進、功能齊全、開放文明的辦公室，這是高校圖書館辦公室工作的定位目標。而服務意識的創新就是基于辦公室工作的定位目標，不斷解放思想，實事求是，開拓思路，變被動服務為主動服務，探索新形勢下做好辦公室工作的新思路，尋求解決問題的新途徑、新方法。先進的服務方式必須建立在規范服務行為、深化服務內容、提高服務質量、拓寬服務項目的基礎上。只有在以上幾個方面有所突破并扎實地開展工作，才能不斷探求服務方式的更新與創新，才能凸顯辦公室工作的職能，為打造圖書館的核心競爭力做出自己的貢獻。

圖書館辦公室的每個工作人員都要各司其職，增強自身的高效服務、主動服務的意識，切忌推諉扯皮、拖拖拉拉，實現服務效果最佳化。

3更新管理理念，實現科學化管理

圖書館辦公室作為館長實施行政的職能部門、業務工作的后勤補給與輔助部門，其工作也應加強科學的管理意識。圖書館辦公室在日常工作中面臨頭緒多而且瑣碎、紛雜的文字處理工作、數據的處理工作、通信工作、安全保衛工作、設備管理工作、后勤及生活補給等工作，各項工作處理的好壞及效率直接影響圖書館整體工作的開展，因此圖書館辦公室的工作需要強化管理，以提高辦公室工作的有序性和高效性。科學的管理意識應當將“以人為本”作為基本的價值內涵，要通過相應的管理方式，激發每個工作人員強烈的事業心，使其工作勤奮、作風嚴謹、誠摯待人，從而把辦公室工作目標變為群體的共同追求，在工作上形成合力，并以其過硬的工作能力得到全館上下的廣泛認同。同時，計算機等辦公自動化設備為提高管理效率創造了條件，充分利用各辦公自動化設備不僅可以改善辦公環境，還可以減少和消滅工作人員的重復性日常事務，提高管理質量和工作效率，使工作人員能有更多的時間從事創造性工作。辦公室運用計算機對各種文件、信息、數據、圖表等進行高效、快速、準確的處理，及時向學校相關部門、館領導及館內各部門反饋信息，為領導提供決策依據，為各部門開展工作提供信息依據。所以，圖書館辦公室管理理念的更新，工作的科學化，不但提高了辦公室的辦事效率和質量，而且也提高了圖書館整體的工作效率，推動圖書館的發展進程。

4做好溝通，處理好公共關系

圖書館辦公室是校內外聯系、宣傳的職能部門，因此在工作中與各相關單位要做好溝通，靈活運用公關手段，處理好每一件事務，為圖書館的發展奠定基礎。在瞬息萬變的社會中，圖書館要不斷塑造良好的自身形象、樹立品牌意識。因此圖書館辦公室要定期在圖書館舉辦多種形式的展覽、輔導講座、召開讀者見面會等方式對校內全體師生做好宣傳工作；密切聯系校內專家、學者和歷屆校友，為圖書館的未來建設與發展獻計獻策；還要不斷面向社會進行宣傳，積極舉行發動社會贈書、捐書活動，以此提高圖書館的知名度，促進圖書館事業的不斷發展。另外，辦公室人員還要在鞏固原有校內外關系的基礎上有所突破，要更加主動地溝通與外界的各種關系，以優質的服務、嚴密的組織和綜合協調能力，做好各項對外工作。辦公室應有意識地與同行互通經驗，取長補短，互相學習，通力合作，盡可能地在對外公共關系中創造良好形象和輿論環境。

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（數據來源2013年廣州市教育裝備中心統計）

同樣，我國大致以行政劃分設立的公共圖書館，造成分布不合理、功能重復交叉、服務多限于本館陣地、局限性大的局面，再加上交通的限制，讀者時間分配與圖書館開放時間沖突等，給讀者利用圖書館帶來諸多不便。如，廣州是按行政區劃，除了省立中山圖書館、廣州市圖書館外，基本上一區一館。但對住宅小區化、社區化建設趨勢越來越強的大城市而言，尤其不能適應。如果只是片面注重所謂標志性，搞集中建設，只能是事倍功半，不利于圖書館功能的發揮，也就不利于圖書館事業的發展。

公共圖書館與中小學圖書館在工作上有著相同的性質，以及不同程度的合作關系，但由于隸屬關系的不同，面向對象的不同，這種聯系與合作是淺層次的，發揮的作用極其有限，在短期內難以實現兩者有同一的隸屬管理部門，但筆者認為，仍然可以探索充分利用公共圖書館與中小學圖書館各自的優勢，進行深度合作。讓公共圖書館走進校園，讓中小學圖書館走出校園，建立青少年閱讀服務網絡，不僅可以發揮各自的作用，也可促進書香家庭、書香校園、書香社會的建設，“不斷提高城市文化軟實力”。

一、合作辦館的現實意義

合作辦館可以使中小學圖書館與公共圖書館資源共享、優勢互補，擴大讀者群、提高文獻利用率、提升自身軟實力，利用社會資源，不斷提高讀者服務水平。在學習型社會建設中，公共圖書館需更新服務理念，充分實現市民的閱讀文化權利。而中小學圖書館有著數量與地理位置上的優越性，克服公共館的地域限制。公共圖書館除了擁有豐富的文獻資源、雄厚的技術力量之外，相對部分中小學圖書館館員是由教師或者是其他的非專業人員擔任，擁有一支穩定的、龐大的、具有信息開發能力的工作人員隊伍，他們擁有豐富的工作經驗、扎實的專業基礎知識和精良的業務技能，有助于提高中小學圖書館館員的專業水平，促進學校圖書館館員與公共圖書館館員之間的相互了解，也為中小學圖書館及時提供相關所需信息。雙方如果能夠打破壁壘，開展深度合作，將有效地突破發展瓶頸，一舉數得，對學生的教育、對文明建設、對建立和諧社會都有著重要的作用和意義，讓圖書館成為終身學習的方式和場所。

二、少兒圖書館合作建設模式

筆者通過對廣州少兒圖書館的調查了解到公共圖書館和中小學圖書館的合作模式大體為：

1.總館和分館模式。把中小學圖書館既作為所在學校圖書館，又作為公共少兒圖書館分館，一個館兩塊牌子。在業務上的一體化管理，接受公共少兒圖書館的統一指導。在圖書資源上聯合采編，總館根據分館的實際需求，統一選購圖書，并進行統一著錄加工，配送至分館。在日常閱讀借閱服務工作中可以一卡通用與通借通還。資源共享，包括除了圖書文獻資源共享以外，網上信息資源也能分享。如自建數據庫、期刊文獻全文數據庫、數字圖書、影音資料等，都可以互相通用。包括總館和分館在內的圖書館的財政由總館統管。

2.汽車圖書館模式，又稱之為“流動圖書館”。為解決分館存在流動性不強的缺陷，根據服務網點的不同情況，汽車圖書館為讀者分別提供了集體外借、個人外借等形式的流通服務。它打破了地域的限制，通過現場借閱、集體借閱，利用汽車將圖書、期刊、多媒體視聽資料源源不斷地送進社區、學校、特殊教育單位及邊遠山區。也存在著活動區域相對有限，服務形式單一，服務時間短，服務周期長，易受天氣自然現象影響等。

3.合辦流通點模式。流通點是在介于總館和分館、汽車圖書館模式之間的模式。流通點既有總館和分館模式的圖書資源上聯合采編、資源共享、在開展讀書活動工作時可以因館制宜等優勢，也克服了汽車圖書館模式的活動區域，服務形式、時間等劣勢。此種合辦模式既能保持各成員相對的獨立性，又能通過資源的共建共享形式以較少的資金投入，實現較大的價值，盡可能的滿足學校師生以及公眾的信息需求。

4.24小時自助圖書館建設。在廣州市教育裝備中心提供設備和指導下，以學校提供場所，少兒圖書館提供可利用身份證、借書證等借閱書籍的方式建設24小時自助圖書館形式。現廣州市市屬中學中有10所學校在廣州市教育裝備中心指導下，作為第一批試點學校在校園內配置24小時自助圖書館。

廣州少年兒童圖書館自1996年開始開展館外服務始，至今已形成共有分館27間，流通點41個，汽車圖書館服務點9條線路13個單位的館外服務網絡，與廣州市10所中小學共建24小時自助圖書館。廣州市第二中學初中部流通點建設自2011年11月籌備合作意向，于2012年3月16日正式簽約運作，兩年內不定期形式更換圖書館5批次，高中部校區于2013年參加了第一批24小時自助圖書館建設。

三、合作辦館建設中存在的問題

1.事業組織多頭領導，造成行業內部關聯松散，相互割裂。從形式上看，雖然它們共屬于一個行業范圍，但實際卻是行政隸屬不同，因而各自為政，很難協調。我國的公共少兒圖書館和學校圖書館是分別由文化系統、教育系統系統等管理。

根據相關規定，公共圖書館只要在職責范圍之內，開展活動和服務具有一定的自主性。而中小學圖書館由于隸屬于各自學校，開展服務和活動受學校整體工作的制約，且無法在中小學生休息時間開展服務。

許多學校圖書館的圖書是由主管的教育局統一購買配置或指定幾家供貨商，而不知由于主辦人員的專業知識問題，抑或是利益關系上的原因，每所學校所配圖書幾乎一模一樣，抑或不適合學校使用內容的圖書，因而造成書源上的重復浪費。

2.人員素質和設備問題。

由于人員管理是相對獨立的，中小學圖書館屬于學校教學輔助部門，其開展工作要以教學服務作為中心，同時很多中小學對圖書館的工作重視不夠，就容易造成管理人員配備較少，現行服務基本限于傳統的借借還還，配合形勢需要搞搞讀書活動，這種服務形式可能會給讀者造成圖書館只是消遣性的閱讀和借書場所，而非信息提供、咨詢的地方，這將導致小讀者在成長以后需要查找資料或信息時不懂得想到圖書館，同時存在人員更換、流失等不穩定因素。由于使用各學校信息管理系統以校園網或局域網為服務形式，也容易影響合作辦館的協調性、持續性等。廣州市中小學各學校人員配備情況：

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（數據來源2013年廣州市教育裝備中心統計）

3.藏書質量不高，文獻資源建設缺乏協調整合。由于各自面向對象不同，采購文獻資源內容不同，分別加工處理，缺乏合作協調，易造成重復采購、資源浪費的現象，同時由于圖書館分類法的轉變，使得各自典藏管理發生巨大的變化，舊書如何有效管理的問題等等，沒有接觸到各學校之間差異性需求。

4.圖書配送問題。由于受到交通工具的影響以及政策法規影響，對圖書配送存在一定的不確定因素。

四、今后合作辦館的發展設想

1.領導重視。首先，雙方領導的重視，特別是雙方是不同隸屬關系情況下的相互合作之間的意義。學校圖書館除本身有這樣的設想之外，更需要學校領導和公共圖書館有同樣的設想。我校圖書館之所以成為廣州少兒圖書館流通點，最初的設想是在圖書館提出讓學生、甚至可能讓家長參與到圖書館建設中來，得到學校校長室支持，在合作策劃階段提出不同的建議，并得到家長委員會的支持。從而不把圖書流通點看作是裝裝門面、做做擺設的工具，而要給流通點的成長和發展創造各種有利條件。從而避免出現設立之初積極爭取、紅紅火火、聲勢浩大，但建成之后既不加強管理，也不正常開放，導致讀者越來越少，最后只能面臨無效果的結局，這與開辦圖書流通點的初衷大相徑庭，所以要能吸引讀者走進圖書館，利用圖書館。

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出版社的出版業務管理核心部門是總編辦。總編辦的性質，其一是出版社編輯部門的辦事機構，必須處理編輯部門的綜合性事務；其二是社長總編的秘書機構，時刻為其出版決策和出務管理工作提供數據支持；其三是上級出版管理部門和出版社政策執行監督的機構。其四是出版社圖書資料保存、管理的部門。總編辦的資料事務繁雜，種類也很多，工作量大，涉及圖書編輯出版的整個流程。多年來的出版工作實踐，出版社已基本上形成了一整套完整的行之有效的管理模式。數字化時代的來臨，出版行業發生了天翻地覆地的變化，圖書資料亦由紙質介質逐步被電聲數字化所代替。隨著數字化的推廣和普及，總編室的圖書資料管理工作也發生了新的變化，同時，也出現了一些新的問題。結合管理工作實踐，以下就結合數字化應對新情況的問題作一些探討。

二、數字化對總編辦圖書資料管理的影響

數字化新技術的應用，已深入到社會生活的各個方面。時下的在線閱讀、電子出版等，對出版行業的影響也是巨大的。

1.數字化管理的效能大大提高。傳統的管理模式轉變為數字化管理模式，促使工作程序更加科學合理化，流程速度加快，從而使工作效能大大的提高。管理系統的使用，最大限度地減少了案頭手工數據的處理。

2.管理方式和模式發生根本性變革。傳統圖書資料的管理方式變得更加系統、簡單、智能，大量手工的工作數字化后完全由計算機來處理，方便查詢、統計、分析圖書資料情況，能快速準確為社長總編的決策提供實際數據支持。

3.數字化要求管理人員具備一定的知識和操作技能，崗位素質比傳統管理下的要求要高得多，也促使管理人員知識的更新要加快。通過數字化系統應用，能騰出更多時間在服務管理上，而不再需要埋首于日常事務的處理中。

4.能夠真正發揮圖書資料的價值和作用，從不同的角度，借助于數字化系統，將生產情況、經營情況、發展情況等做出統計分析，為未來發展及項目決策做好參謀。

三、總編辦圖書資料管理工作中存在的問題

1.仍有相當多的圖書資料元數據未能達到數字化的要求標準，使數字化工作的后續工程無以為繼。如圖書出版后要求存檔的數字格式數字化文件文件，其的格式不一，有Word格式的，有PDF格式的，也有排版文件樣式的；有的是各部件并不齊全，或只有正文電子檔，或只有目錄而無內容電子檔，或無封面、無插圖等等。

2.版權意識淡薄，未能將數字出版銷售的權力請作者一并授予。國家新聞出版總署曾專門下發出版合同標準格式給各家出版單位，有相當一部分的出版單位認為合同條款過于冗長，將其簡化，只列出幾條重要的出版要約條款，恰好將應爭取的權力放棄了。

3.對于本版歷史的圖書資料數字化投入少，沒能更有效地應用數字化技術，將圖書資料進行數字化后，以電子產品的形式投放市場。當然，數字化后，有相當多的內容是可以二次或三次重復應用。

4.圖書資料重復的較多，在內容和形式上沒能創新，老是停留在低水平的雷同中，造成資源的巨大浪費。辟如說一個有思想的創意，抓住了市場的眼球，市場銷售反應突出，帶來了不錯的社會效益和經濟效益，跟風雷同之作立即層出不窮。

四、對策與建議

數字化時代要及時轉變思想，由過去的管理職能部門逐步轉變為服務為主、管理為輔的服務性機構。同充分發揮數字化系統的功能和優勢，可以有效地解決實際工作中產生的問題。

1.建立一套適合的數字化出版管理系統

（1）根據本社個體的實際，深入調研，從每個部門和崗位人員的實際工作需求出發，建立一套真正為第一線崗位人員量身定做的管理系統。（2）根據出版管理系統要求，制定好各種標準要求，規范要求存檔的圖書資料格式統一，由責任編輯負責作為出版操作流程中的一個環節，在系統中上傳，不必要安排專人上繳，也避免了其中的部件缺失。（3）根據數字化時代出版的特點和要求，重新審視產業動作方式，變革傳統出版產業鏈運營模式。用數字出版的思維做傳統出版。數字出版在內容策劃、編輯加工、承載方式、傳播渠道等諸多方面與傳統出版存在很大差異，在管理系統設計時要充分考慮到出版業的發展趨勢，將紙質圖書內容通過管理手段和系統功能的實現直接架構上新媒體載體，使出版社從內容服務商上升為內容提供商。

2.管理規范化，流程標準化

實現流程標準化，完全可以避免因編輯或管理人員的畏難情緒導致工作上的失誤。總編辦首先要完成角色的改變，引導業務編輯從內容編輯變身產品策劃師。要讓編輯們培養數字化的思維方式，根據市場需求、技術手段、閱讀方式，主動策劃投放不同渠道的產品；將圖書資料的價值充分體現出來，對資源進行二度創作，可以形成內容差異化的不同數字產品，而不是簡單地將已出版內容被動地提供給平臺商、渠道商。

3.加大數字化管理的投入

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第一，正確的思想理念。由于辦公室工作人員肩負輔助全館進行管理與改革的重任、肩負高校學科建設發展的重任，辦公室人員必須具有開拓精神，能夠在工作中不斷創新觀念，總結經驗，使得工作不斷完善發展。另外辦公室人員還需要有效的運用信息，將有價值的信息進行收集、加工以及整合，為全館的各項決策提供參考。

第二，良好的職業道德。由于高校圖書館辦公室的各項工作具有綜合性、復雜性，這就要求高校圖書館辦公室人員要具備良好的職業道德。良好的職業道德是辦公室開展各項工作的基礎，良好的職業道德應該是高校圖書館辦公室工作人員提升自我素養的內在需求。一個稱職的高校圖書館辦公室工作人員應該具備有較高的責任心，要積極開展工作，并對自己負責的工作負責到底。在工作中要敢于直言、大膽批評、任勞任怨，對人對事要熱情誠懇，并具備較強的事業心。

第三，豐富的學科文化知識。相較其他圖書館而言，高校圖書館更注重多學科文化的建設。高校圖書館是高校學科文化建設的陣地，因此高校圖書館在管理建設上要注重學科文化的建設。這就要求高校圖書館辦公室工作人員要具備相對豐富的學科文化知識，要對高校學科文化建設的發展方向具備高度的敏感性，才能夠正確的抓住高校圖書館的發展重點，并正確的管理高校圖書館的各項工作。

第四，較強的的管理才能。需要具有敏捷的思維能力、較強文字表達能力以及口語表達能力，能夠正確的處理人際關系，具有預見性的應變能力，才能夠將全館每個員工的積極性充分發揮，知人善用，團結協作，集中大家的智慧創設出融洽的群體工作環境。

二、利用科學設崗以實現高校圖書館辦公室科學管理的目標

管理科學的管理方法之一就是科學設崗，目標管理。由于高校圖書館辦公室特殊的工作性質，效率不等崗位不一，因此要根據辦公的任務與職能進行詳細的調查后定制出合理且具體的實施方案，設立必要的具體崗位，要做到具體的任務、考核方法以及獎勵標準，做到一人責任一人包干的科學管理體系。利用科學設崗實現真正的崗位目標管理，推動員工提高責任心與工作效率，使得在崗人員能夠清楚的知道自身需要干什么以及如何干才好。

三、高校圖書館辦公室科學管理的必要手段

就是現代化管理目前圖書館事業正在快速地由現代化自動服務型代替傳統手工服務型，高校圖書館也不例外。這樣根本性的改革，必定會使得高校圖書館出現深刻的革命。它不僅需要圖書館情報建設自動化，如書刊采購、流通、編目等系統、連續出版物的管理系統以及檢索查詢系統的數字化等，另外更要求圖書館行政管理不可避免的出現自動化趨勢。因此自動化與現代化的圖書館辦公室行政管理是箭在弦上，不得不發。要使廣大讀者在最短時間內獲得最準確以及最完整的信息需求，就必須充分利用現代化的軟件、設備以及手段等。而有目標、有計劃、有預見性地引進合理的操作性高的規范化以及科學化管理手段正是高校圖書館辦公室的重要任務。如何對于計算機這一現代工作需要充分利用，讓其能夠為圖書館業務、現代人事管理等自動化服務的實現提供更多的成功可能性，是高校圖書館辦公室實現行政管理現代化無可回避的問題。想要在高校圖書館辦公室業務以及人事管理等實現計算機自動化管理，并不是簡單地改變辦公手段，其本質是高校圖書館辦公室行政管理工作的質的飛躍，更是現代化辦公室的明顯標志，是建立新時期新型高校圖書館的重要組成環節。

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1.編目工作人員素質有待提高

館編目工作的開展會受到編目工作人員自身素質的影響，若工作人員具備較為精湛的專業水平，則能夠更好地明確編目工作具體要求以及發展方向，進而對文獻按照類別標引，或者是按照主題來進行標引[1]。而在日常工作中，編目工作人員很容易受諸多因素影響，因而書目數據的編制經常出現錯誤。根據主題標引工作效果可以真實地反映編目工作人員自身業務能力與知識水平。對絕大多數圖書館工作人員的配置狀況進行分析，編目工作通常選擇1-2人擔任，而其綜合素質并不高，缺乏溝通與交流，很難及時解決錯誤。

2.編目標準化不到位

現階段，很多圖書館都已經實現網絡化與信息化發展目標，與此同時，規范與標準也逐漸成為踐行網絡自動化不可或缺的條件。在圖書館編目工作當中，工作人員可以對外部數據源進行使用。但是，在實踐工作中，工作人員使用的分類方法、對機讀目錄格式以及著錄規則的理解方面都存在一定的差異，導致書目數據的編制存在不統一與不標準的情況。除此之外，標引工具使用的不同也使得數據存在不統一的情況。即便采用系統標準與規則，卻仍然無法合理地制定細則，致使著錄的內容難以保持一致[2]。

3.叢書與多卷書編目分散性明顯

在圖書館編目工作開展的過程中，工作人員對于叢書與多卷書編目已經形成了個人看法，將工作的重點放在集中與分散著錄中，特別是對分散著錄的重視程度更高。但是，多卷書編目不管采用的是集中亦或是分散著錄的方式，各分冊分類號通常都一致。但是，對于叢書而言，其編目工作十分重要，如果選擇使用分散著錄的方式，則必須要重視排架的集中性，也就是要把相同類號與種次號的叢書進行排架，與此同時，也可以實現種次號與分類號分離進行排架。

二、解決圖書館編目工作問題的有效途徑

1.有效增強編目工作人員素質

在圖書館經營發展的過程中，工作人員最主要的任務就是實現圖書情報專業技能與知識水平，與此同時，還需要具備圖情理論基礎，以保證與信息化時代的發展趨勢相適應，更好地滿足圖書信息管理工作的需求，為讀者提供高質量的服務。其中，計算機編目專業性特征十分明顯，且具有較高的嚴謹性，因而對于編目工作人員素質的要求不斷提高[3]。在新形勢背景下，圖書館編目工作人員必須要具備較強的專業知識，能夠熟練地操作計算機，不斷強化自身的服務意識，對新媒體特性予以準確地把握，為編目事務的處理提供有力保障。

2.構建圖書編目著錄檢查審校體系

目前，圖書館編目工作人員數量不多，所以，在編目錯誤查找方面存在較大的難度。為此，圖書館應積極構建編目質量檢查機制，進而規避編目著錄錯誤的發生。而在編目實踐當中，在保證著錄規范與標準的基礎上，還應當嚴格根據規則要求編目，與此同時，編目工作質量同樣需要達到標準要求。在這種情況下，需要對編目工作程序展開審查與校對。除此之外，在完成圖書編目工作以后，工作人員還應當及時粘貼書標與條碼，可以向中央數據庫中輸送相關數據信息，并且交由館藏工作人員進行審核與校正。如果審校中存在問題，像是分類號不正確亦或是與圖書館分類習慣不吻合的情況。然而，因數據已經輸入至中央數據庫當中，所以并不會自動形成相對應的種次號，必須要通過手動的方式對種次號進行適當地修改，與此同時，還應當將書標號進行修改，?S后輸出并將書標打印出來。將原有書標撕掉，將新的書標粘貼于其上。這樣一來，工作量就會不斷增加，致使人力資源出現嚴重的浪費。如果讀者與相關部門的工作人員發現圖書編目存在的問題，必須要及時反饋，以有效地降低差錯幾率，進一步增強館藏書目數據的質量[4]。

3.增強編目數據深度以及質量

要想進一步增強編目數據的質量，編目工作人員就應當合理地運用規范且標準的編目方法，以免編目出現文獻檢索點的非唯一性。要想達到這一目標，工作人員則應當構建規范化與標準化的記錄庫，根據實際情況對文檔編目進行相應的規范，始終根據機讀目錄格式以及文獻編目規則的要求，達到編目工作的目標。由于文獻學科信息復雜性明顯，包含內容諸多，所以，在著錄書目數據的時候，工作人員必須要全面彰顯文獻狀況，確保予以多個層次地分析，進而獲得更具價值的文獻信息內容[5]。

4.加大館藏書目數據庫的維護與管理力度