導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案歸納方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現(xiàn)象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產(chǎn)生而存在的，人類社會特有的現(xiàn)象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當(dāng)前機關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認為當(dāng)前機關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認為當(dāng)前機關(guān)檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：一是機關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應(yīng)對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復(fù)制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規(guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當(dāng)時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學(xué)取舍進行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

結(jié)束語

檔案在我們社會和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進行。

參考文獻

篇2

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指以計算機系統(tǒng)為平臺，對系統(tǒng)中的大量隨機數(shù)據(jù)進行分析、整理，從而提取出對商業(yè)發(fā)展有用的數(shù)據(jù)。既提高了企業(yè)檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率，又完善了信息化整合機制，對基本數(shù)據(jù)進行深入、差異化分析，為下一步工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的實際應(yīng)用

當(dāng)前社會，計算機信息技術(shù)在各行各業(yè)應(yīng)用十分廣泛，并且受到了社會各界的高度肯定和認可。以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為例，在檔案信息管理工作中該技術(shù)發(fā)揮了較大的優(yōu)勢，較好的完善了現(xiàn)有檔案工作中的不足與問題，應(yīng)用計算機平臺可以在保證信息安全的基礎(chǔ)上，做到了資源信息優(yōu)化管理，提煉出有意義的數(shù)據(jù)；在醫(yī)療檔案管理上，計算機平臺可以自主分析檔案的基本情況，醫(yī)生在就診時需，要利用計算機平臺對患者進行檔案記錄，以建立完善的檔案管理系統(tǒng)；對檔案信息管理而言，數(shù)據(jù)循環(huán)需要通過計算機對目標進行不斷的循環(huán)處理，以達到信息、篩選提取的目的。計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以數(shù)學(xué)方法為主，在一定條件下，工作人員通過計算機用一種具有高度概括性和邏輯性的語言，將事物的狀態(tài)過程關(guān)系表達出來。同時，在實際運算過程中，還會涉及演繹法和歸納法，以保證所收集數(shù)據(jù)的準確性，并且符合信息管理領(lǐng)域的基本原則。

2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的形式

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)所包含的知識十分廣闊，包括機器學(xué)知識、統(tǒng)計學(xué)知識、人工智能等相關(guān)技能，進一步通過計算機平臺對企業(yè)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)進行自動化分析，并且總結(jié)出潛在規(guī)律，以輔助工作人員做出合理的決策。針對計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的類型，本了以下三點分析：

2.1過程與分類

2.1.1基本過程系統(tǒng)在運行之前需要根據(jù)實際解決的問題，合理安排任務(wù)，以明確挖掘目標和基本程序，基本分為三個階段：準備階段、挖掘階段、解釋和評價篩選階段。首先，企業(yè)所提供的無序數(shù)據(jù)庫具有隨機性、模糊性，系統(tǒng)需要自主篩選并刪除其中重復(fù)的數(shù)據(jù)，根據(jù)得到的規(guī)律與異常原因做進一步篩選，最終選擇對應(yīng)的方法清理數(shù)據(jù)。其次，對于所收集的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以通過物理或者邏輯的方法分析其特點，并根據(jù)系統(tǒng)、軟件等差異性完成數(shù)據(jù)收集工作。最后，根據(jù)數(shù)據(jù)源自身的特點，系統(tǒng)篩選數(shù)據(jù)的方法是多種多樣的，包括線性分析、非線性分析、聚類分析等方法，再利用數(shù)學(xué)知識與統(tǒng)計學(xué)對其進行分析，挖掘內(nèi)在聯(lián)系，找出隱藏的規(guī)律。數(shù)據(jù)處理的最終目的是幫助企業(yè)找到有價值的數(shù)據(jù)信息，并且應(yīng)用到實際生產(chǎn)中，每次技術(shù)分析所得到的數(shù)據(jù)結(jié)果，不一定一四到位，需要工作人員對數(shù)據(jù)源進行反復(fù)甄別、提取，直到得到滿意的結(jié)果為止。并且數(shù)據(jù)處理的過程是十分復(fù)雜的，工作人員需保證每一步操作的結(jié)果，滿足預(yù)期要求，在此基礎(chǔ)上進行下一步操作，以獲得有價值的檔案信息資源。

2.1.2分類傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在操作過程中存在一定的不足與問題，因此需要不斷發(fā)展融合新的知識和元素，以為用戶提供最實用簡單的數(shù)據(jù)歸類方法。首先，計算機系統(tǒng)需要對數(shù)據(jù)庫內(nèi)龐大的信息源進行甄別、分析，并將其按不同的屬性進行分類、處理、劃分。在此基礎(chǔ)上，對所得數(shù)據(jù)進行處理、劃分、測試，對滿足要求達到指定目標的數(shù)據(jù)進行下一步分類。

2.2相關(guān)規(guī)則

相關(guān)規(guī)則是計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運行的基本原則，不僅要準確描述出系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)，而且要利用數(shù)學(xué)歸納法對所得的信息進行針對性分析，以用數(shù)學(xué)的語言描述出相同屬性的事物狀態(tài)、過程與關(guān)系。相關(guān)規(guī)則可以加大系統(tǒng)處理龐大數(shù)據(jù)庫的效率，利用有效的記錄方式，降低數(shù)據(jù)占用空間，進而分析總結(jié)出對企業(yè)發(fā)展有益的規(guī)律與信息。

2.3粗糙集

在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，粗糙集具有重要的意義和作用，是數(shù)據(jù)挖掘的最實用方法，是用來專門研究不具有穩(wěn)定性的數(shù)據(jù)源的基本工具，不僅運算方法簡潔，而且無須知曉額外信息，可操作性強。

3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的可行性

傳統(tǒng)的檔案管理水平已經(jīng)不能滿足時展的需求，需在技術(shù)上不斷創(chuàng)新，以提高檔案服務(wù)水平、效率與質(zhì)量。因此，現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)結(jié)合計算機挖掘技術(shù)，既節(jié)省了人力資源，又提取了海量數(shù)據(jù)源中的實質(zhì)信息，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的無縫對接。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)并不僅僅是一種信息處理技術(shù)，還可以使檔案信息更加科學(xué)化、合理化，提高了在檔案應(yīng)用中的可行性。

4計算機挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用意義

檔案信息資源在我們的生活中具有重要的地位，不僅涉及個人信息，還包括了歷史獎勵問題、處罰問題，根據(jù)內(nèi)容不同，密級等級也不同。當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮計算機挖掘技術(shù)的優(yōu)勢，從根本上提高了服務(wù)管理水平，優(yōu)化了檔案管理模式，為檔案的收集、整理、歸納提供了一定的便利。本文就挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用做了以下四點分析：

4.1提高了檔案信息的安全性

檔案信息所包含的信息源不僅復(fù)雜，而且內(nèi)容含量大，是對過去信息的分類、總結(jié)性記錄，是十分珍貴的文字資源。一方面這些資源為人們的工作、學(xué)習(xí)提供了專業(yè)的信息，需要盡可能長久保存，然而在實際使用儲存過程中，由于計算機系統(tǒng)或者人為因素造成了一定的信息損失。另一方面，檔案信息的資源牽涉廣泛，包括人員的教育背景、生活背景、工作背景，所接受獎勵情況、懲罰情況等等，是需要機密保存的，如果在檔案借閱過程中監(jiān)督不到位，會造成信息泄露，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以協(xié)助檔案信息管理系統(tǒng)統(tǒng)計檔案的借閱次數(shù)與內(nèi)容，從而監(jiān)督不恰當(dāng)?shù)慕栝喰袨椋⑶医y(tǒng)計分析惡意損害、利用檔案的情況，提高檔案的保密程度與安全性。

4.2提高了檔案信息的使用效率

檔案內(nèi)容不僅信息量大，而且所涉及的領(lǐng)域也十分復(fù)雜，大多帶有一定密級的，在借閱過程中需要嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，以保障檔案信息的安全。隨著時代的發(fā)展，國家也在一定程度上降低了檔案借閱的標準，提高了檔案信息的可利用性。但是在實際操作過程中，檔案借閱行為依然在法律法規(guī)的調(diào)控范圍內(nèi)，實際借閱效率并不是很高。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，檔案信息管理系統(tǒng)可以通過計算機平臺與借閱者進行溝通，了解其需求的基礎(chǔ)上，建立雙向檔案供需渠道，既提高了檔案部門的服務(wù)水平，提升了檔案信息利用效率，又保證了檔案信息在就業(yè)過程中的安全性，從而發(fā)揮了答案信息的最寶貴價值。

4.3為檔案鑒定工作提供了便利

檔案鑒定工作是檔案管理系統(tǒng)中難度系數(shù)最高的一道流程。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，檔案鑒定需要人為操作，受有個人能力與客觀因素的影響，容易受到人為失誤的影響，造成檔案資源的浪費，甚至某些有價值的檔案信息，也會由于人為偷的失誤未被保存下來。此時利用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的優(yōu)勢，可以從龐大的數(shù)據(jù)源中篩選、分析、比對出完整、清晰、有潛在價值的信息，已被系統(tǒng)提供有力的支撐依據(jù)，防止檔案信息丟失。其次，計算機系統(tǒng)可以彌補人為失誤與疏忽，在廣泛模糊的信息數(shù)據(jù)源中，挖掘出有一定規(guī)律的實質(zhì)信息，從而保護有關(guān)人員的隱私，對借閱者提供有針對性的幫助。

4.4降低檔案鑒定工作成本

檔案鑒定是檔案工作中的一項重要內(nèi)容，貫穿檔案工作的每一個環(huán)節(jié)，通過檔案鑒定對已知內(nèi)容信息的作用與用途進行研究，有價值的會交給檔案館永久保存，沒有價值的會被送進銷毀爐進行檔案的銷毀。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強工作人員的責(zé)任心，通過行政監(jiān)督指導(dǎo)，引導(dǎo)檔案鑒定人員高效、高質(zhì)地開展歸檔、保管、利用、統(tǒng)計等工作。通過計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以有效降低檔案鑒定的工作成本，通過科學(xué)合理的篩選，保證答案的真實程度。利用計算機系統(tǒng)的信息分析能力，對海量信息資源進行量化處理，從而為鑒定、歸納等環(huán)節(jié)提供基本依據(jù)。除此之外，計算機系統(tǒng)在實際運行過程中，可以針對信息資源進行管理維護，保障篩選工作的有效進行，避免出現(xiàn)檔案信息丟失等人為失誤。

5數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的詳細運用

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在20世紀80年代就已經(jīng)被開發(fā)利用，并逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域，但在檔案信息管理中還處于實驗階段，實際運用主要體現(xiàn)在以下三點：

5.1檔案信息的收集

檔案管理工作的第一步是對信息資源的收集，進而利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以數(shù)學(xué)角度分析數(shù)據(jù)的類型、屬性，最終獲得準確的模型。對海量數(shù)據(jù)資源進行分類是信息收集的第一步，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)。比如，檔案管理員利用計算機平臺向借閱者問卷調(diào)查，并將所得結(jié)果整理、歸納，錄入數(shù)據(jù)庫中。檔案管理平臺通過借閱者提供的數(shù)據(jù)信息對其檔案需求進行分析，提供針對性較強的信息，提高數(shù)據(jù)管理的個性化服務(wù)性能。

5.2檔案的分類與預(yù)測

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將整個區(qū)域劃分為不同的工作流程類別，進而按照挖掘系數(shù)與信息屬性進行分類和分析。提供一組不同屬性的數(shù)據(jù)，通過篩選將其分成良好的訓(xùn)練集，建立模型，幫助用戶利用計算機系統(tǒng)提取最原始的查詢信息，從而總結(jié)出用戶的特征。比如，借閱者利用網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案類別進行查詢，檔案信息管理系統(tǒng)可以通過用戶訪問網(wǎng)頁的情況，了解用戶的需求，進而推測出用戶的特征和喜好，包括搜索內(nèi)容、停留時間、訪問次數(shù)等。

5.3檔案信息的整合

篇3

在不同的時代中，人們的理論思維也存在著一定的差異，因此我們在對檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維進行構(gòu)建的時候，就要以當(dāng)前的時代背景為基礎(chǔ)，從而對相應(yīng)的理論思維進行控制研究。隨著時代的不斷變化，人們對檔案信息開發(fā)人員的要求也在逐漸的提高，這也使得檔案信息開發(fā)人員在工作中面對著許多的問題和挑戰(zhàn)。因此，為了有效的提高檔案信息開發(fā)人員的工作效率，解決在檔案信息工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發(fā)人員的思維模式進行科學(xué)性的培養(yǎng)，使得檔案信息開發(fā)人員在工作中，有著一定的創(chuàng)新思維和科學(xué)理念，從而促進我國檔案信息工作的發(fā)展。

一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式進行轉(zhuǎn)變

1、尋找問題思維方式

所謂的尋找問題思維方法是指出現(xiàn)問題時，人們就對其問題產(chǎn)生的原因進行分析。但是在檔案工作中，人們追求的是對工作中存在的問題進行快速的解決，降低這些問題對檔案工作的影響，因此這種尋找問題的思維模式在檔案信息管理工作中并不適合。這就需要人們在檔案工作中，采用另一種全新的思維模式對其中存在的問題進行處理。

2、如何解決問題思維方式

目前在檔案信息開發(fā)的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，這對檔案工作有著嚴重的影響。因此為了很好解決在檔案工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發(fā)人員的思維模式進行培養(yǎng)，從而尋找到一種全新的思維模式，對檔案信息開發(fā)中存在的問題進行有效的解決，如何解決問題思維方法就是其中的一種。如何解決問題思維方法是指在問題出現(xiàn)時，工作人員不對其問題發(fā)生的原因進行分析，而是尋找解決問題的方法，進而及時的解決問題。

3、由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉(zhuǎn)變的必要性

在檔案工作中，由于相關(guān)工作人員涉及到的工作量比較煩多，因此如果在工作中出現(xiàn)問題，工作人員考慮得更多的就是如何解決存在的問題，而不是對尋找問題產(chǎn)生的原因。這樣不僅可以提高檔案工作人員解決問題的效率，還有利于檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維的構(gòu)件。而且檔案工作人員在工程的時候必須要求根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，對其工作內(nèi)容以及程序進行嚴格的要求，這也使得人們在檔案工作中，對檔案收集整理的結(jié)果十分的重視，因此由尋找問題原因思維向如何解決問題思維是必然的。

二、由主觀性思維向客觀性思維轉(zhuǎn)變

1、主觀性思維

所謂的主觀性思維是指人們在對當(dāng)前信息進行接收的過程中，不是根據(jù)客觀的內(nèi)容進行研究，而是自身的經(jīng)驗、知識背景以及判斷能力對其信息內(nèi)容進行推動而得出結(jié)論，這就將原有信息的內(nèi)容進行了改變。

2、客觀性思維

客觀性思維和主觀性思維就存在著很大的不同，它主要是通過對信息自身的客觀表現(xiàn)以及內(nèi)容進行反映，沒有在其中加入檔案信息開發(fā)人員的主觀判斷。

3、強調(diào)客觀性思維培養(yǎng)的必要性

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標準都是非常客觀的，檔案信息開發(fā)人員必須從實際出發(fā)，客觀的實事求是的對其進行判斷，切勿加入個人的主觀臆斷。

另外，在實際的各項檔案工作中，客觀地表達檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內(nèi)容的誤判。同時客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學(xué)。所以說檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間， 還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息， 相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構(gòu)成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統(tǒng)計工作的步驟及檔案真?zhèn)蔚蔫b辨、 檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。

三、演繹思維與歸納思維模式的訓(xùn)練

1、演繹思維與歸納思維定義

所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現(xiàn)。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結(jié)概括。

2、演繹思維與歸納思維在檔案中的應(yīng)用

全宗內(nèi)文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般， 偏重于歸納法。因此，分類時要有一個整體設(shè)計方案，按著某種異同將全宗內(nèi)的全部文件，統(tǒng)一分成若干部分或?qū)哟危?而且一分到底。

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計檢索、 編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項工作井然有序的進行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要歸納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發(fā)中熟練應(yīng)用。這樣才能提高檔案信息開發(fā)的效率。

3、演繹思維與歸納思維的訓(xùn)練工具——思維導(dǎo)圖

3.1 思維導(dǎo)圖簡介。

思維導(dǎo)圖，又叫心智圖，是表達發(fā)射性思維的有效的圖形思維工具，它簡單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導(dǎo)圖運用圖文并重的技巧，把各級主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)的層級圖表現(xiàn)出來，把主題關(guān)鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導(dǎo)圖充分運用左右腦的機能，利用記憶、閱讀、思維的規(guī)律，協(xié)助人們在科學(xué)與藝術(shù)、邏輯與想象之間平衡發(fā)展，從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導(dǎo)圖因此具有人類思維的強大功能。

3.2 思維導(dǎo)圖在檔案信息開發(fā)中的應(yīng)用。

（1）如何制作檔案信息的思維導(dǎo)圖。檔案信息開發(fā)中， 最大檔案信息的主題 （ 檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現(xiàn)出來。把主題體現(xiàn)在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現(xiàn)出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現(xiàn)出來，有多少個主要的主題，就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關(guān)信息一目了然。

（2）檔案信息思維導(dǎo)圖要求：1）運用代碼小插圖不但可以更強化檔案信息每一個關(guān)鍵詞的記憶，同時也突出關(guān)鍵詞要表達的意思，而且還可以節(jié)省大量的記錄空間。2） 箭頭的連接在分析一些信息的時候，各主體之間會有信息相關(guān)聯(lián)的地方，這時，可以把有關(guān)聯(lián)的部分用箭頭把他們連起來，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯(lián)系了。3）只寫關(guān)鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導(dǎo)圖的記錄用的全都是關(guān)鍵詞，這些關(guān)鍵詞代表著信息的重點內(nèi)容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。

四、結(jié)束語

總而言之，在對檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維進行構(gòu)建，不僅可以有效的提高檔案工作的效率，還可以及時的解決在檔案管理工作中存在的問題，從而促進我國的檔案行業(yè)的發(fā)展。但是對檔案信息開發(fā)人員的科學(xué)思維進行培養(yǎng)是一個漫長的過程，這不僅需要科學(xué)的指導(dǎo)思想，還要對檔案信息開發(fā)人員的綜合素質(zhì)進行嚴格的要求，只有這樣才能使得檔案信息管理工作達到最大化的利用。

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（一）水庫設(shè)計規(guī)劃科技檔案。水庫設(shè)計規(guī)劃檔案主要是水庫前期工作的規(guī)劃設(shè)計方案、周圍土地質(zhì)量、勘測報告、施工規(guī)范要求、設(shè)計圖紙、地理圖片等。（二）水庫水情科技檔案。水庫水情科技檔案主要是針對水庫周圍水深程度、降水和蒸發(fā)量，水庫里的水進出量等有關(guān)方面的資料，還有就是水流速度、水流量、水庫橫面剖面的測量等資料。（三）水庫工作科技檔案。水庫工作科技檔案主要是對水庫在進行工作的時候，對它進行全面的觀察記錄資料，例如工作日志、安全檢查記錄、工作的數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表、工作分析歸納總結(jié)等資料。（四）水庫后期工作的科技檔案。水庫后期工作的科技檔案主要是對水庫進行維修維護工作的記錄資料。例如除險加固工作、日常基本的維修維護的工作計劃、管理承包市場化的合同書、施工技術(shù)的設(shè)計資料等有關(guān)水庫后期工作的資料。（五）水庫設(shè)施設(shè)備的科技檔案。水庫設(shè)施設(shè)備的科技檔案主要是有關(guān)于水庫設(shè)施設(shè)備的記錄資料。例如，設(shè)施設(shè)備的安裝使用說明、安裝調(diào)試的記錄資料、鑒定報告、日常對設(shè)施設(shè)備的保養(yǎng)記錄、操作技術(shù)流程等資料。

二、水庫科技檔案管理存在的問題及相應(yīng)措施

（一）科技檔案設(shè)備不完善，投資少

雖然我國在水庫工作方面投入了一定的資金，但是在科技檔案設(shè)備這一方面的投入量卻有一定的有限程度，導(dǎo)致了科技檔案設(shè)備不完善，管理工作效率效益不高的現(xiàn)象。其實水庫科技檔案的管理工作和管理設(shè)備都需要資金做強力的后盾，這樣才能提高科技檔案的管理水平，使管理更加的合理標準化和科學(xué)化。

（二）科技檔案管理人員專業(yè)知識匱乏，自身素質(zhì)有待加強

很多水庫的科技檔案管理人員一般都是用非檔案專業(yè)管理人員代替，這些工作人員沒有豐富的專業(yè)知識，也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，因此缺乏管理的專業(yè)知識技術(shù)，對科技檔案知識進行一般的收集整理、歸納存放等，電子科技檔案也是如此，致使科技檔案管理問題成為一個難題，無法充分發(fā)揮科技檔案的作用。

（三）有關(guān)部門管理意識薄弱，科技檔案管理人員責(zé)任不強

管理人員對科技檔案的管理工作不給予高度的重視，思想觀念還停留在傳統(tǒng)上面，只覺得科技檔案的管理工作沒有任何意義，就是對資料進行收集整理，歸納存放而已，而且又沒有任何經(jīng)濟價值。除此之外有關(guān)部門的管理意識不強，沒有對有關(guān)項目的各種資料進行管理，同時也沒有加強對資料的收集整理、歸納存放，等到項目工作完成后，才把大量且凌亂的資料拿給科技檔案管理人員。國家針對這些現(xiàn)象，應(yīng)該加強對管理工作人員的培訓(xùn)和對有關(guān)部門進行責(zé)任制，落實責(zé)任人，明確管理人員及有關(guān)人員的工作職責(zé)，嚴格要求按照“同步管理”的有關(guān)要求開展工作。

三、科技檔案在實踐中的利用

對科技檔案進行管理保存，其根本目的在于水庫對它的利用。由于科技檔案的利用價值非常高，運用范圍非常寬廣，我們就只選取幾個方面進行說明。

（一）在水庫大壩安全鑒定工作的利用價值

第一點就是要查閱科技檔案的資料，對水庫的歷史和工作運行有個全方面的了解熟知，提供了安全鑒定工作的可靠依據(jù)。第二就是很節(jié)約時間和資金，因為有了水庫大壩的各方面齊全的資料，就不需要有關(guān)工作人員再去勘測計量等，這樣既節(jié)約了時間，有節(jié)約了資金。

（二）在生活生產(chǎn)的利用價值

相關(guān)的技術(shù)人員可以調(diào)出科技檔案中的水情檔案各方面的資料進行認真的分類歸納總結(jié)，從而設(shè)計出灌溉用水使用的科學(xué)方案，從而滿足人們在生活生產(chǎn)對水的需求。并針對現(xiàn)有的科技檔案資料進行討論，可以對用水的調(diào)度設(shè)計方案不斷的修改，從而把它的利用價值全部發(fā)揮出來。

（三）在水庫規(guī)范管理的利用價值

眾所周知，水庫建立以后，對水庫管理必須要連續(xù)進行，而科技檔案也必須隨之連續(xù)，因此科技檔案管理工作是水庫管理工作的重要組成部分。科技檔案的管理工作順利開展，有助于水庫管理工作的標準化、科學(xué)化、合理化，從而提高水庫工作的管理水平。

四、水庫科技檔案管理與利用問題的解決措施

（一）加強管理工作人員的自身素質(zhì)，提高他們的綜合能力

第一，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對科技檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高他們專業(yè)知識的水平，例如，讓他們熟悉熟知《水利科學(xué)技術(shù)文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。第二，科技檔案管理人員必須加強自身素質(zhì)，不進要求具備豐富的專業(yè)知識，還要自覺的學(xué)習(xí)有關(guān)方面的專業(yè)技術(shù)。第三，由于科技檔案管理需要用到計算機做管理工具，因此這就要求科技檔案管理工作人員必須加強對計算機操作的學(xué)習(xí)。第四，有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該要求工作人員對有關(guān)水庫工程的水利方面基本知識的學(xué)習(xí)，這樣有助于準確無誤的找出檔案使用者需要的資料。第五，還應(yīng)該加強系統(tǒng)內(nèi)部管理人員的交流培訓(xùn)，借鑒優(yōu)秀的管理方法，摒棄不科學(xué)的管理方法，從而滿足實現(xiàn)水庫對科技檔案的工作需要。

（二）完善管理制度，落實責(zé)任人

有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強管理意識，投入相應(yīng)的資金在階級檔案管理的工作上，定期的對設(shè)施設(shè)備進行維修維護；同時還要樹立管理人員的管理意識，完管理制度，配置專門的管理人員對科技檔案進行管理，落實責(zé)任人，明確工作人員的職責(zé)范圍，除此之外，還要嚴格要求相關(guān)工作人員必須確保科技檔案與工程項目的“同步管理”。

（三）利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高科技檔案的管理水平

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中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)02-0260-02

在21世紀科技日益更新的年代，隨著網(wǎng)絡(luò)計算機的迅速普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫的日益成熟，人們在日常生活中收集數(shù)據(jù)的能力大幅度提高。隨著行業(yè)的不同，大量的數(shù)據(jù)庫被用于商業(yè)管理、政府辦公、科學(xué)研究和工程開發(fā)等各個行業(yè)。在促進我國社會發(fā)展的同時，也在一定程度上給人們的日常生活帶來了困擾。在這些困擾中，其核心在于數(shù)據(jù)豐富而知識貧乏。由此人們在分析數(shù)據(jù)的過程中，很難取得有價值的知識。隨著數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的研究應(yīng)用，在解決這一問題的同時，還在很大程度上推動了社會的發(fā)展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘的形式分析以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用等三個方面出發(fā)，針對檔案信息管理系統(tǒng)中，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，做以下分析。

1數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)

隨著社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)有的社會發(fā)展需求，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在提高數(shù)據(jù)收集質(zhì)量的同時，還在一定程度上促進了社會的發(fā)展。而在數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)應(yīng)用中，具體分析如下：

1.1數(shù)據(jù)挖掘的概念

隨著計算機的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘(DataMining，DM)，是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機器學(xué)習(xí)、統(tǒng)計學(xué)技術(shù)，高度自動化地分析企業(yè)原有的數(shù)據(jù)，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認為數(shù)據(jù)挖掘是數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)KDD的一個環(huán)節(jié)，是KDD中采用具體的數(shù)據(jù)挖掘算法從數(shù)據(jù)中自動高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產(chǎn)業(yè)界、媒體和數(shù)據(jù)庫研究界，“數(shù)據(jù)挖掘"比“數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對DM和KDD不作嚴格區(qū)分，而認為是等價的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數(shù)據(jù)集中識別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過程。

1.2數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)

在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，一般所采用的是數(shù)學(xué)方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數(shù)學(xué)的運用方法。除此之外，在整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運用演繹與歸納的方法進行數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運用的過程中，通過對相關(guān)數(shù)據(jù)的挖掘、收集以及分析等得出一定的結(jié)果，而這一挖掘結(jié)果在某些狀況下可以直接運用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過程控制以及數(shù)據(jù)維護等多個方面。與此同時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在應(yīng)用的過程中，鑒于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，不僅涉及到多門學(xué)科，同時還涉及到數(shù)據(jù)庫、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計、機器學(xué)習(xí)、可視化、并行計算等領(lǐng)域。且在很大程度上，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，經(jīng)常使用的技術(shù)主要包括人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、決策數(shù)、遺傳算法、規(guī)則歸納以及可視化等相應(yīng)的技術(shù)。

2數(shù)據(jù)挖掘的形式分析

數(shù)據(jù)挖掘在其使用的過程中，基于不同的數(shù)據(jù)收集，因而在使用的過程中需要使用與之相符的數(shù)據(jù)收集方法。在確保數(shù)據(jù)收集資質(zhì)量的同時，還能確保計算機整個系統(tǒng)的順利運行。而在數(shù)據(jù)挖掘形式分析的過程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：

2.1分類

在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，分類作為計算機挖掘技術(shù)中的核心形式，不僅關(guān)系著數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量，同時還關(guān)系著數(shù)據(jù)的收集屬性分析，因而在整個挖掘技術(shù)運用的過程中有著極其重要的作用。而分類作為整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的核心部分，在其運用的過程中，主要是通過分析相關(guān)程序的數(shù)據(jù)庫，將元組分為與之相對的幾個小組。而在其劃分的過程中，針對部分數(shù)據(jù)，則尤其根據(jù)相關(guān)人員的操作，對其進行集中處理劃分，在系統(tǒng)程序?qū)ζ浞治鲋螅上嚓P(guān)程序?qū)κＳ嗟臄?shù)據(jù)進行最終檢測，在達到檢測要求之后，按照相應(yīng)的規(guī)則進行分類。在其具體分類的過程中，典型的分類過程包括了確定分類范圍、選取目標屬性、形成訓(xùn)練集、屬性分析、選擇算法、分類運算、顯示結(jié)果、抽取測試集、驗證分類規(guī)則、分類規(guī)則輸出等l0個步驟。

2.2相關(guān)規(guī)則

在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，相關(guān)規(guī)則作為整個技術(shù)中既簡單又實用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則，不僅能將程序中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)準確的描述出來，同時還能針對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進行仔細的分析。而在其具體運用的過程中，主要是通過一個具體的事物描寫， 將同類事物中相同屬性的事物結(jié)合在一起，然后通過歸納總結(jié)，得出他們共有的屬性與模式。在關(guān)聯(lián)規(guī)則使用的過程中，一般將其直接用在事物的數(shù)據(jù)庫中，不同的事物在產(chǎn)生數(shù)據(jù)的過程中，都由同一個記錄將其記錄集合。而這種事物數(shù)據(jù)庫通常被概括為龐大的數(shù)據(jù)。由此就需要關(guān)聯(lián)規(guī)則在其使用的過程中，應(yīng)恰當(dāng)?shù)倪M行數(shù)據(jù)記錄，在減少數(shù)據(jù)占有空間的同時，還能在很大程度上完善整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)運行。

2.3粗糙集

在整個計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)使用的過程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識的數(shù)學(xué)工具，在整個系統(tǒng)使用的過程中有著極大的優(yōu)勢。主要包括以下幾個方面：首先，在整個粗糙集運行的過程中，無需知道相應(yīng)的信息，且在整個運算的過程中，算法簡單且易于操作，因而在很大程度上受到計算機用戶的青睞。其次，在整個數(shù)據(jù)挖掘研究的過程中，所面對的數(shù)據(jù)庫多為一系列的型號數(shù)據(jù)庫，而這種數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)收集的過程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)庫的規(guī)律，并通過相應(yīng)的表格歸納，將其列為決策表，方便了計算機用戶的查閱。最后，即使在現(xiàn)實世界，一些規(guī)則在使用的過程中也會發(fā)出不確定性，更何況虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界。而在數(shù)據(jù)庫使用的過程中，也會發(fā)現(xiàn)一些不確定性的知識，而這些都需要粗糙集方法對其進行解決。

3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

檔案信息在日常管理的過程中，不僅關(guān)系著相關(guān)人員的歷史記錄，同時還是相關(guān)人員智慧成果的最終反映。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案信息數(shù)據(jù)處理的過程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，不僅能從根本上提高檔案信息數(shù)據(jù)的管理效果，同時還能在很大程度上創(chuàng)新檔案管理模式。針對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用，具體分析如下：

3.1計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)用的重要性

3.1.1增強了檔案實體與內(nèi)容的安全保護

檔案信息關(guān)系著當(dāng)事人過去的勞動成果，同時還關(guān)系著相關(guān)人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關(guān)人員的隱私權(quán)，同時還對其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過程中，針對檔案信息，除了保密性嚴之外，還應(yīng)注重檔案的長期保存質(zhì)量。針對一些利用率較高的檔案，壽命必然會在原有的基礎(chǔ)上縮短，而針對檔案資料中的相關(guān)信息，若缺乏完善的監(jiān)控設(shè)備，將直接造成檔案內(nèi)容的泄密。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息效據(jù)管理，通過對異常借閱行為的分析統(tǒng)計，可以防范非正當(dāng)?shù)睦眯袨榘l(fā)生。從而更好地保護檔案實體及檔案信息內(nèi)容。

3.1.2提高檔案的利用服務(wù)水平

檔案工作人員在檔案管理的過程中，針對檔案的保密性，在其使用的過程中，其涉及的范圍往往比較小。如果將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息數(shù)據(jù)管理中，通過檔案利用情況分析，就可以加強與利用者溝通，發(fā)現(xiàn)潛在的用戶和利用方向。并通過針對性地提供檔案、加強相關(guān)檔案的收集、數(shù)字化和編研等形式，從而實現(xiàn)真正意義上的主動提供檔案利用服務(wù)。

3.1.3加強檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本

在檔案業(yè)務(wù)的整體工作環(huán)節(jié)中，檔案鑒定不僅關(guān)系著檔案的真實程度，同時還關(guān)系著檔案管理工作的整體性。然而在我國檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)驗來實現(xiàn)的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)處理中后，通過對利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點、規(guī)律和檔案利用范圍，從中發(fā)現(xiàn)檔案收集工作的薰點。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實現(xiàn)有據(jù)可依。

3.2計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

數(shù)據(jù)挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識的過程。在檔案信息管理中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過自身特有的信息分析能力，對檔案信息的調(diào)閱以及操作等各個流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行仔細的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點、規(guī)律以及檔案利用范圍之后，針對檔案信息活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行收集，并將其中的重點進行集中歸納。而這些重點，都是檔案鑒定的基本依據(jù)。

另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠在檔案信息管理的過程中，針對大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時的反饋到檔案信息的整體管理系統(tǒng)中，使其在處理的過程中及時的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴重的影響。除此之外，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運行的過程中，能夠針對檔案信息管理中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的管理以及維護，在確保檔案信息數(shù)據(jù)順利進行的同時，還能針對檔案信息自身存在的管理系統(tǒng)進行整理，以便能及時的發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中存在的問題，從而能及時的采取相關(guān)措施，避免相關(guān)檔案信息的流失。

4總結(jié)

綜上所述，隨著社會的發(fā)展以及科技的進步，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，不僅促進了計算機行業(yè)的發(fā)展，同時還在很大程度上推動了社會的進步。檔案信息管理中計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，在提高檔案信息管理水平的同時，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關(guān)人員在檔案信息管理的過程中，能夠準確的使用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在確保檔案信息管理質(zhì)量的同時，還能創(chuàng)新檔案信息的管理模式。

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篇6

【摘要】本文針對計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)問題，做以下幾方面論述。

關(guān)鍵詞 計算機；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案信息管理；形式分析；應(yīng)用

Computer Data Mining Technology in Archives Management System

Wei Jun-qiang

(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯鄲056000)

【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.

【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application

在21世紀科技日益更新的年代，隨著網(wǎng)絡(luò)計算機的迅速普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫的日益成熟，人們在日常生活中收集數(shù)據(jù)的能力大幅度提高。隨著行業(yè)的不同，大量的數(shù)據(jù)庫被用于商業(yè)管理、政府辦公、科學(xué)研究和工程開發(fā)等各個行業(yè)。在促進我國社會發(fā)展的同時，也在一定程度上給人們的日常生活帶來了困擾。在這些困擾中，其核心在于數(shù)據(jù)豐富而知識貧乏。由此人們在分析數(shù)據(jù)的過程中，很難取得有價值的知識。隨著數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的研究應(yīng)用，在解決這一問題的同時，還在很大程度上推動了社會的發(fā)展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘的形式分析以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用等三個方面出發(fā)，針對檔案信息管理系統(tǒng)中，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，做以下分析。

1. 數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)

隨著社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)有的社會發(fā)展需求，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在提高數(shù)據(jù)收集質(zhì)量的同時，還在一定程度上促進了社會的發(fā)展。而在數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)應(yīng)用中，具體分析如下：

1.1數(shù)據(jù)挖掘的概念。 隨著計算機的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘(DataMining,DM)，是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機器學(xué)習(xí)、統(tǒng)計學(xué)技術(shù)，高度自動化地分析企業(yè)原有的數(shù)據(jù)，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認為數(shù)據(jù)挖掘是數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)KDD的一個環(huán)節(jié)，是KDD中采用具體的數(shù)據(jù)挖掘算法從數(shù)據(jù)中自動高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產(chǎn)業(yè)界、媒體和數(shù)據(jù)庫研究界，“數(shù)據(jù)挖掘”比“數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對DM和KDD不作嚴格區(qū)分，而認為是等價的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數(shù)據(jù)集中識別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過程。

1.2數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)。 在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，一般所采用的是數(shù)學(xué)方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數(shù)學(xué)的運用方法。除此之外，在整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運用演繹與歸納的方法進行數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運用的過程中，通過對相關(guān)數(shù)據(jù)的挖掘、收集以及分析等得出一定的結(jié)果，而這一挖掘結(jié)果在某些狀況下可以直接運用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過程控制以及數(shù)據(jù)維護等多個方面。與此同時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在應(yīng)用的過程中，鑒于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，不僅涉及到多門學(xué)科，同時還涉及到數(shù)據(jù)庫、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計、機器學(xué)習(xí)、可視化、并行計算等領(lǐng)域。且在很大程度上，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，經(jīng)常使用的技術(shù)主要包括人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、決策數(shù)、遺傳算法、規(guī)則歸納以及可視化等相應(yīng)的技術(shù)。

2. 數(shù)據(jù)挖掘的形式分析

數(shù)據(jù)挖掘在其使用的過程中，基于不同的數(shù)據(jù)收集，因而在使用的過程中需要使用與之相符的數(shù)據(jù)收集方法。在確保數(shù)據(jù)收集資質(zhì)量的同時，還能確保計算機整個系統(tǒng)的順利運行。而在數(shù)據(jù)挖掘形式分析的過程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：

2.1分類。 在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，分類作為計算機挖掘技術(shù)中的核心形式，不僅關(guān)系著數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量，同時還關(guān)系著數(shù)據(jù)的收集屬性分析，因而在整個挖掘技術(shù)運用的過程中有著極其重要的作用。而分類作為整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的核心部分，在其運用的過程中，主要是通過分析相關(guān)程序的數(shù)據(jù)庫，將元組分為與之相對的幾個小組。而在其劃分的過程中，針對部分數(shù)據(jù)，則尤其根據(jù)相關(guān)人員的操作，對其進行集中處理劃分，在系統(tǒng)程序?qū)ζ浞治鲋螅上嚓P(guān)程序?qū)κＳ嗟臄?shù)據(jù)進行最終檢測，在達到檢測要求之后，按照相應(yīng)的規(guī)則進行分類。在其具體分類的過程中，典型的分類過程包括了確定分類范圍、選取目標屬性、形成訓(xùn)練集、屬性分析、選擇算法、分類運算、顯示結(jié)果、抽取測試集、驗證分類規(guī)則、分類規(guī)則輸出等10個步驟。

2.2相關(guān)規(guī)則。 在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，相關(guān)規(guī)則作為整個技術(shù)中既簡單又實用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則，不僅能將程序中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)準確的描述出來，同時還能針對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進行仔細的分析。而在其具體運用的過程中，主要是通過一個具體的事物描寫，將同類事物中相同屬性的事物結(jié)合在一起，然后通過歸納總結(jié)，得出他們共有的屬性與模式。在關(guān)聯(lián)規(guī)則使用的過程中，一般將其直接用在事物的數(shù)據(jù)庫中，不同的事物在產(chǎn)生數(shù)據(jù)的過程中，都由同一個記錄將其記錄集合。而這種事物數(shù)據(jù)庫通常被概括為龐大的數(shù)據(jù)。由此就需要關(guān)聯(lián)規(guī)則在其使用的過程中，應(yīng)恰當(dāng)?shù)倪M行數(shù)據(jù)記錄，在減少數(shù)據(jù)占有空間的同時，還能在很大程度上完善整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)運行。

2.3粗糙集。 在整個計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)使用的過程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識的數(shù)學(xué)工具，在整個系統(tǒng)使用的過程中有著極大的優(yōu)勢。主要包括以下幾個方面：首先，在整個粗糙集運行的過程中，無需知道相應(yīng)的信息，且在整個運算的過程中，算法簡單且易于操作，因而在很大程度上受到計算機用戶的青睞。其次，在整個數(shù)據(jù)挖掘研究的過程中，所面對的數(shù)據(jù)庫多為一系列的型號數(shù)據(jù)庫，而這種數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)收集的過程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)庫的規(guī)律，并通過相應(yīng)的表格歸納，將其列為決策表，方便了計算機用戶的查閱。最后，即使在現(xiàn)實世界，一些規(guī)則在使用的過程中也會發(fā)出不確定性，更何況虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界。而在數(shù)據(jù)庫使用的過程中，也會發(fā)現(xiàn)一些不確定性的知識，而這些都需要粗糙集方法對其進行解決。

3. 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

檔案信息在日常管理的過程中，不僅關(guān)系著相關(guān)人員的歷史記錄，同時還是相關(guān)人員智慧成果的最終反映。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案信息數(shù)據(jù)處理的過程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，不僅能從根本上提高檔案信息數(shù)據(jù)的管理效果，同時還能在很大程度上創(chuàng)新檔案管理模式。針對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用，具體分析如下：

3.1計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)用的重要性。

3.1.1增強了檔案實體與內(nèi)容的安全保護。 檔案信息關(guān)系著當(dāng)事人過去的勞動成果，同時還關(guān)系著相關(guān)人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關(guān)人員的隱私權(quán)，同時還對其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過程中，針對檔案信息，除了保密性嚴之外，還應(yīng)注重檔案的長期保存質(zhì)量。針對一些利用率較高的檔案，壽命必然會在原有的基礎(chǔ)上縮短，而針對檔案資料中的相關(guān)信息，若缺乏完善的監(jiān)控設(shè)備，將直接造成檔案內(nèi)容的泄密。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息效據(jù)管理，通過對異常借閱行為的分析統(tǒng)計，可以防范非正當(dāng)?shù)睦眯袨榘l(fā)生。從而更好地保護檔案實體及檔案信息內(nèi)容。

3.1.2提高檔案的利用服務(wù)水平。 檔案工作人員在檔案管理的過程中，針對檔案的保密性，在其使用的過程中。其涉及的范圍往往比較小。如果將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息數(shù)據(jù)管理中，通過檔案利用情況分析，就可以加強與利用者溝通，發(fā)現(xiàn)潛在的用戶和利用方向。并通過針對性地提供檔案、加強相關(guān)檔案的收集、數(shù)字化和編研等形式，從而實現(xiàn)真正意義上的主動提供檔案利用服務(wù)。

3.1.3加強檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本在檔案業(yè)務(wù)的整體工作環(huán)節(jié)中，檔案鑒定不僅關(guān)系著檔案的真實程度，同時還關(guān)系著檔案管理工作的整體性。然而在我國檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)驗來實現(xiàn)的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)處理中后，通過對利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點、規(guī)律和檔案利用范圍，從中發(fā)現(xiàn)檔案收集工作的薰點。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實現(xiàn)有據(jù)可依。

3.2計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用。 數(shù)據(jù)挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識的過程。在檔案信息管理中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過自身特有的信息分析能力，對檔案信息的調(diào)閱以及操作等各個流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行仔細的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點、規(guī)律以及檔案利用范圍之后，針對檔案信息活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行收集，并將其中的重點進行集中歸納。而這些重點，都是檔案鑒定的基本依據(jù)。另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠在檔案信息管理的過程中，針對大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時的反饋到檔案信息的整體管理系統(tǒng)中，使其在處理的過程中及時的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴重的影響。除此之外，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運行的過程中，能夠針對檔案信息管理中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的管理以及維護，在確保檔案信息數(shù)據(jù)順利進行的同時，還能針對檔案信息自身存在的管理系統(tǒng)進行整理，以便能及時的發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中存在的問題，從而能及時的采取相關(guān)措施，避免相關(guān)檔案信息的流失。

4. 總結(jié)

綜上所述，隨著社會的發(fā)展以及科技的進步，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，不僅促進了計算機行業(yè)的發(fā)展，同時還在很大程度上推動了社會的進步。檔案信息管理中計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，在提高檔案信息管理水平的同時，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關(guān)人員在檔案信息管理的過程中，能夠準確的使用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在確保檔案信息管理質(zhì)量的同時，還能創(chuàng)新檔案信息的管理模式。

參考文獻

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一、康有為的檔案鑒辨成就

康有為“二十七歲而盡讀漢、魏、六朝、唐、宋、明及國朝人傳注考據(jù)義理之學(xué)”。所以，康有為對中國傳統(tǒng)文化很有研究。他的成果主要有：

（一）《新學(xué)偽經(jīng)考》

1、《周禮》辨?zhèn)巍？涤袨檎J為，該書是劉歆偽撰，以欲“附成莽業(yè)”，因為書中“與莽所更法立制略同”就是證明。康有為有簡述《周禮》行世后，歷代學(xué)者尊、黜不一的情況。指出在劉歆偽作諸經(jīng)中，《周禮》之偽，“最易見”，“早為人窺破”。此外，他還指正《周禮》“原出于《管子》及《戴記》”的幾條證據(jù)，并指出劉歆“多見故書雅記”，所以作偽詳密、“證據(jù)深通”，這也是后儒因此“惑溺”的癥結(jié)。

2、《漢書》辨?zhèn)巍？涤袨檎J為：“《漢書》實出于歆，故皆為古學(xué)之偽說，聽其顛倒杜撰，無之不可，其第一事則偽造河間得書、共王壞壁也”他以為，劉歆偽竄《漢書》，可姑且不論，但是《史記》中不見有“古文經(jīng)”的記載，就極遭人質(zhì)疑。《史記?太史公自序》中明言，司馬遷曾向孔安國“問故”，又《史記?儒林傳》中說：“孔氏有《古文尚書》，而安國以今文讀之，因以起其家，逸書得十余篇，蓋《尚書》滋多于是矣”。這是針對孔壁發(fā)現(xiàn)《古文尚書》而言。又《仲尼弟子列傳》中有：“則論言弟子籍，出孔氏古文近是”。此外，《史記》中也不止一處引述古文經(jīng)說。對此，康有為都避而不談。

（二）《孔子改制考》

《孔子改制考》的序言長達千余言，其中集中表達了康有為作書的目的，用大同社會代替封建專制統(tǒng)治，向封建社會提出了挑戰(zhàn)。在書中，康有為猛烈抨擊了封建專制主義，表現(xiàn)了民主自立的思想。康有為認為，人類大同理想要到遙遠的太平盛世才能實現(xiàn)，“方今欏據(jù)亂之世’，只能言小康，不能言大同。”然而，康有為并不是消極地等待大同之世，而是主張積極爭取。實際上就是用維新變法的“孔子”打到因循守舊的“孔子”，從而為期維新變法打好基礎(chǔ)。

二、梁啟超檔案鑒辨成就

一是提出了文獻學(xué)的研究方法和原則。梁啟超認為，文獻學(xué)各個領(lǐng)域“各門有各門的特別資料和特別的研究法”。具體說來，文獻學(xué)的研究有五大原則：第一，用懷疑精神去發(fā)生問題；第二，用耐煩功夫去搜集資料；第三，用冷靜頭腦去鑒別資料；第四，用細密技術(shù)去整理資料；第五，用謙謹?shù)膽B(tài)度去判斷問題。據(jù)此五條原則，文獻學(xué)的研究才可客觀、科學(xué)。

二是提出“史學(xué)革命”，提倡新史學(xué)。梁啟超對封建傳統(tǒng)的史學(xué)進行了猛烈的批判，痛斥傳統(tǒng)史學(xué)“知有朝廷而不知有國家”，“知有個人而不知有群體”，“知有陳跡而不知有今務(wù)”和“知有事實而不知有理想”的四大弊病和“能鋪敘而不能別裁”和“能因襲而不能創(chuàng)作”量大弊端，以及由此而產(chǎn)生的難讀、難別擇和無感觸的三大惡果。他還介紹了西方史學(xué)，提出“史學(xué)革命”的主張。

三是分析偽書出現(xiàn)的原因和鑒辨方法。梁啟超分析了偽書出現(xiàn)的原因，主要分為“有意的”和“非有意的”兩種。有時輾轉(zhuǎn)流傳、散亂或誤解等也會造成古籍文獻的失真。梁啟超在其《中國歷史研究法》中歸納了鑒辨檔案史料的12條公例。這12條公例，是歷史上最具體和周密的鑒辨方。

四是總結(jié)了校勘史料的四種方法。梁啟超對歷代學(xué)者的校勘做了總結(jié)，、提出四種校勘方法：第一、那兩本對照，或根據(jù)前人征引，記其一同，擇善而從。第二、根據(jù)本書或他書的旁證反證。第三、發(fā)現(xiàn)著書人原定體例，根據(jù)它刊正訛誤。第四、根據(jù)別的資料校正原著者之錯或遺漏。

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由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代的檔案管理模式與過去相比，也有了很大的變化，也讓如今的檔案管理模式有了新的挑戰(zhàn)。讓人們對信息即時、大量地獲取是目前檔案管理工作和檔案管理系統(tǒng)急切需要解決的問題。

一、數(shù)據(jù)挖掘概述

（一）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘是指從大量的、不規(guī)則、亂序的數(shù)據(jù)中，進行分析歸納，得到隱藏的，未知的，但同時又含有較大價值的信息和知識。它主要對確定目標的有關(guān)信息，使用自動化和統(tǒng)計學(xué)等方法對信息進行預(yù)測、偏差分析和關(guān)聯(lián)分析等，從而得到合理的結(jié)論。在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠充分地發(fā)揮檔案管理的作用，從而達到良好的檔案管理工作效果。（二）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析的方法是多種多樣的，其主要方法有以下幾種：1.關(guān)聯(lián)分析。指從已經(jīng)知道的信息數(shù)據(jù)中，找到多次展現(xiàn)的信息數(shù)據(jù)，由信息的說明特征，從而得到具有相同屬性的事物特征。2.分類分析。利用信息數(shù)據(jù)的特征，歸納總結(jié)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，建立所需要的數(shù)據(jù)模型，從而來識別一些未知的信息數(shù)據(jù)。3.聚類分析。通過在確定的數(shù)據(jù)中，找尋信息的價值聯(lián)系，得到相應(yīng)的管理方案。4.序列分析。通過分析信息的前后因果關(guān)系，從而判斷信息之間可能出現(xiàn)的聯(lián)系。

二、數(shù)據(jù)挖掘的重要性

在進行現(xiàn)代檔案信息處理時，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足其管理的要求，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在這方面確有著顯著的優(yōu)勢。首先，檔案是較為重要的信息記錄，甚至有些檔案的重要性大到無價，因此對于此類的珍貴檔案，相關(guān)的檔案管理人員也是希望檔案本身及其價值一直保持下去。不過越是珍貴的檔案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很難得到保障，在檔案管理中運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以讓檔案的信息數(shù)據(jù)得到分析統(tǒng)計，歸納總結(jié)，不必次次實物查閱，這樣就極大地提升了檔案相關(guān)內(nèi)容的安全性，降低檔案的磨損率。并且可以對私密檔案進行加密，進行授權(quán)查閱，進一步提高檔案信息的安全性。其次，對檔案進行鑒定與甄別，這也是檔案工作中較困難的過程，過去做好這方面的工作主要依靠管理檔案管理員自己的能力和水平，主觀上的因素影響很大，但是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以及時對檔案進行編碼和收集，對檔案進行數(shù)字化的管理和規(guī)劃，解放人力資源，提升檔案利用的服務(wù)水平。第三，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以減少檔案的收集和保管成本，根據(jù)檔案的特點和規(guī)律建立的數(shù)據(jù)模型能為之后的工作人員建立一種標準，提升了檔案的鑒定效率。

三、檔案管理的數(shù)據(jù)挖掘運用

（一）檔案信息的收集。在實施檔案管理工作時，首先需要對檔案信息數(shù)據(jù)的收集。可以運用相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)資料，進行科學(xué)的分析，制定科學(xué)的說明方案，對確定的數(shù)據(jù)集合類型和一些相關(guān)概念的模型進行科學(xué)說明，利用這些數(shù)據(jù)說明，建立準確的數(shù)據(jù)模型，并以此數(shù)據(jù)模型作為標準，為檔案信息的快速分類以及整合奠定基礎(chǔ)。例如，在體育局的相關(guān)網(wǎng)站上提供問卷，利用問卷來得到的所需要的信息數(shù)據(jù)，導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中，讓數(shù)據(jù)庫模型中保有使用者的相關(guān)個人信息，通過對使用者的信息數(shù)據(jù)進行說明，從而判斷使用者可能的類型，提升服務(wù)的準確性。因此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為檔案信息的迅速有效收集，為檔案分類以及后續(xù)工作的順利展開，提供了有利條件，為個性化服務(wù)的實現(xiàn)提供了保證。（二）檔案信息的分類。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有的屬性分析能力，可以將數(shù)據(jù)庫中的信息進行分門別類，將信息的對象通過不同的特征，規(guī)劃為不同的分類。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理中時，可以簡單快速地找到想要的檔案數(shù)據(jù)，能根據(jù)數(shù)據(jù)中使用者的相關(guān)數(shù)據(jù)，找尋使用者在數(shù)據(jù)庫中的信息，使用數(shù)據(jù)模型的分析能力，分析出使用者的相關(guān)特征。利如，在使用者上網(wǎng)使用網(wǎng)址時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以充分利用使用者的搜索數(shù)據(jù)以及網(wǎng)站的訪問記錄，自動保存用戶的搜索信息、搜索內(nèi)容、下載次數(shù)、時間等，得到用戶的偏好和特征，對用戶可能存在的需求進行預(yù)測和分類，更加迅速和準確的，為用戶提供個性化的服務(wù)。（三）檔案信息的整合。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對新舊檔案的信息進行整合處理，可以較為簡單地將“死檔案”整合形成為“活檔案”，提供良好的檔案信息和有效的檔案管理。例如，對于企事業(yè)單位而言，培訓(xùn)新員工的成本往往比聘請老員工的成本要高出很多。對老員工的檔案信息情況進行全體整合，使檔案資源充分發(fā)揮作用，將檔案數(shù)據(jù)進行總結(jié)和規(guī)劃，根據(jù)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系確定老員工流失的原因，然后建立清晰、明白的數(shù)據(jù)庫，這樣可以防止人才流失，也能大大提高檔案管理的效率。

四、結(jié)語

綜上所述，在這個信息技術(shù)迅速跳躍發(fā)展的時代，將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理工作中是時展的需求與必然結(jié)果。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以使檔案管理工作的效率大大提升，不僅減少了搜索檔案信息的時間，節(jié)省人力物力，避免資源的浪費，還能幫助用戶在海量的信息數(shù)據(jù)中，快速找到所需的檔案數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，使靜態(tài)的檔案信息變成了可以“主動”為企事業(yè)單位的發(fā)展，提供有效的個性化服務(wù)的檔案管家，推動了社會的快速發(fā)展。

作者:于然 單位:揚州市體育局辦公室

【參考文獻】

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[摘要]檔案利用問題一直以來都是檔案工作者探討的問題，現(xiàn)如今，檔案管理者都在研究如何能夠讓檔案利用價值發(fā)揮到最大，如何能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效合理利用等。本文主要從幾大方面探討了檔案利用存在的幾種現(xiàn)象，希望能夠為檔案的合理、高效利用提供幫助。

[

關(guān)鍵詞 ]檔案利用；現(xiàn)象；歸納分析

我國檔案利用現(xiàn)正處于改革時期，這種改革不僅包括設(shè)備方面的改革，也包括檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。早期人們認為，檔案利用的次數(shù)越多，檔案利用價值就越高，但是實際上，并非如此，因為檔案合理與不合理的利用，多用與少用、有用與無用等都會影響到檔案實際的利用率。

1、有用檔案與無用檔案

檔案利用的基礎(chǔ)性原則，就是檔案的有用性。一般情況下，評價一個檔案是否具備有用性，主要有兩點，一點為檔案所具備的價值；另一點檔案是不是已經(jīng)被使用。檔案的有用與無用是辯證的，站在長遠角度來講，如果檔案有價值，未來一定有機會被利用，但是能夠被利用的檔案，并不代表現(xiàn)在就能夠被應(yīng)用，兩者并不對等。也正是因為如此，檔案利用現(xiàn)象需要進行歸納以及整理。現(xiàn)如今，檔案利用越加頻繁，從這一角度來講，檔案的有用性成逐漸上升的趨勢，但是隨著檔案種類以及數(shù)量的增多，很多檔案幾乎沒有被利用的機會，這就使得檔案無用性增加。檔案利用過程中，某些管理者通常是將檔案的有用與無用絕對化，這顯然不利于發(fā)揮檔案的最大利用價值，而且很有可能會錯過很多有價值的檔案。管理者在進行檔案管理時，功利心強，只考慮短期的檔案價值，或者是看重當(dāng)下的利用情況，這對檔案管理的后續(xù)發(fā)展十分不利。為此，檔案管理者在對待檔案有用與無用的問題上，一定要立足當(dāng)前的同時，考慮長遠效益。

2、多用檔案與少用檔案

現(xiàn)階段，檔案管理工作者都認為檔案應(yīng)用率比較低，與十幾、二十幾年前相比利用率非常低，這會讓現(xiàn)代檔案管理工作者心理上產(chǎn)生比較大的落差。而十幾、二十幾年前的檔案之所以利用率比較大，主要是因為我國的檔案管理工作檔案起步，一切都百廢待興，再加之，改革開放之后，要進行撥亂反正，必定需要檔案，而現(xiàn)代處于正常時期，檔案利用率自然下降。

從上述闡釋中就可以看出，檔案管理者將檔案的利用情況作為評價檔案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社會檔案利用次數(shù)越多，利用率也就越高，所發(fā)揮的作用自然也就越大。但是這并不能作為檔案利用率高低的全部方面。實際上，檔案利用率高，并不代表檔案效益高。比如檔案館藏數(shù)量少，也未做好收集整理工作，利用率也會提高，而且很多情況下，都是無效應(yīng)用，因此檔案利用效益卻很低。而隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，很多人都習(xí)慣通過網(wǎng)絡(luò)來利用檔案，檔案利用率也會降低，但是檔案利用效益卻在提高。當(dāng)然以檔案利用率的高低來評價檔案利用效益也同樣具有一定的科學(xué)性，不能完全否則這一理論。

再加之，檔案利用往往伴隨著成本，利用越高，成本就會越高，而利用越低，成本則會降低，因此如何將檔案利用與成本保持平衡，也是檔案利用要考慮的一個問題。

3、合理運用檔案與不合理運用檔案

檔案的用多與用少與檔案的利用價值并不完全有關(guān)，檔案用得多，但是應(yīng)用不合理，也會拉低檔案利用價值。不合理利用檔案，主要是指沒有任何正當(dāng)?shù)睦镁碗S便的利用應(yīng)用檔案，或者是檔案應(yīng)用結(jié)束之后，并沒有幫助利用者解決任何的問題，或者是檔案應(yīng)用之后，反而對檔案管理造成了一定的損害。這樣的檔案利用都可以稱之為不合理運用。一般情況下，檔案管理人員也將檔案合理運用稱之為的檔案真用，而不合理運用則稱之為檔案假用。

對檔案利用進行優(yōu)化控制，以保證利用的質(zhì)量。首先，要對檔案需求狀態(tài)實行優(yōu)化控制。檔案需求是引發(fā)檔案利用行為的直接動因，對檔案需求狀態(tài)的優(yōu)化控制是檔案利用優(yōu)化控制的邏輯起點，它包括三個方面：一是對檔案需求客觀狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點在于分析客觀的利用需求，找出檔案需求的規(guī)律；二是對檔案需求認識狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點在于通過引導(dǎo)使利用者處于主觀愿望與客觀需求相一致的最佳的檔案需求的認識狀態(tài)；三是對檔案需求表達的優(yōu)化控制，這種控制的重點在于規(guī)范利用者的需求表達，使其真正反映客觀的檔案需求。其次，要對檔案利用過程實行優(yōu)化控制。這是檔案利用優(yōu)化控制的核心所在，它也包括兩個方面：一是對檔案提供利用方式的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，強化檔案信息的傳播功能并防止檔案信息傳遞過程中的失真和量的損失；二是對供求雙方吻合程度的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是做到知己知彼，提高檔案利用的查準率。

4、可用檔案與不可用檔案

多年前，業(yè)界曾有人提出要滿足利用者的需求，現(xiàn)在又倡導(dǎo)“以人為本”，好像人人都應(yīng)同等或平等地利用檔案。事實上，這是做不到的。檔案利用服務(wù)雖說要面向社會，但同時又是分層次的。在檔案利用中，對不同的人，不同的檔案，有一個可用與不可用的界線問題。有的檔案對有的人來說從來都是可以用的；但對于另一些人來說則不然：也許過去不可以用，現(xiàn)在才可以用；也許現(xiàn)在不可以用，將來才可以用。由于檔案利用有限制要求和保密規(guī)定，因此，利用檔案不可能做到一視同仁，必須區(qū)別對待。當(dāng)然，從長遠來看，凡是檔案都是可以利用的，所以，可用與不可用的區(qū)別只是在一個相對的時間段上的區(qū)別。在一定的時間內(nèi)，不僅要分出什么人能用什么檔案，什么人不能用什么檔案來，還要分出誰先用誰后用的順序來。這不能被視為利用歧視，更不能受一般意義上平等信息權(quán)的干預(yù)，這是社會整體利益最大化的需要。

部分檔案涉及保密問題，需要限制利用，這是一種世界通行的現(xiàn)象。但講到保密和限制利用，供求雙方總會存在一些矛盾，這只能通過建立和健全保密、解密制度來調(diào)節(jié)，以便做到有章可循，有法可依。對于檔案部門來說，既有保守檔案機密的權(quán)力，同時也有依法解密和向社會開放檔案的義務(wù)；對于利用者來說，既有利用已開放檔案的權(quán)利，同時也有遵守保密法律和規(guī)定的義務(wù)。保密，說到底也是一種利用，只不過是一種限制了范圍的特殊形式的利用。保密原則與制度，要體現(xiàn)的是局部利益服從整體利益這樣一種關(guān)系。需要保密和限制利用的檔案，通常都是具有涉及國家安全和社會秩序的內(nèi)容。

5、結(jié)語

綜上所述，可知由于檔案管理者對檔案利用現(xiàn)象并沒有進行深入的分析，也未進行歸納總結(jié)，這使得我國這方面的研究文獻比較少見，正是基于此，筆者對檔案利用現(xiàn)象進行了歸納與總結(jié)，同時還研究了現(xiàn)如今檔案利用過程中，存在的一些錯誤的看法以及評價方法。本文是筆者對檔案利用現(xiàn)象研究經(jīng)驗的總結(jié)，僅供參考借鑒。

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[DOI]1013939/jcnkizgsc201810113

一般醫(yī)院在處理行政管理事務(wù)的活動的時候，會將普通式的文書轉(zhuǎn)為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內(nèi)容上關(guān)鍵的組成方面，針對醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景起到極其有效的作用。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設(shè)卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規(guī)范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識，以及針對不同檔案使用者的服務(wù)意識。所以我們要想通過檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關(guān)鍵的信息來源，就必須不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫(yī)院的健康有序進步。

1醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀

通過資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征有四個方面：第一，文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標準即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關(guān)鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經(jīng)過嚴格篩查。以此確保規(guī)范。第二，文件的標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準，并遵循一定的標準嚴格實施。整個環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴格的標準。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問題主要有：第一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導(dǎo)的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力。對檔案管理工作的懈怠，使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。第二，國家在法律層面匱缺完善的科學(xué)管理規(guī)章條例。而且針對醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學(xué)的檔案條例規(guī)定和準則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。第三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級領(lǐng)導(dǎo)沒有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是從其他工作部門調(diào)過來的，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實際需求，導(dǎo)致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。第四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。第五，信息化程度低。我國醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略

21材料的歸納整合工作

我們在進行文書檔案管理的任務(wù)時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產(chǎn)生過程，熟悉了檔案的形成標準，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷地收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含收到登記、檢查和核查、審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領(lǐng)導(dǎo)抓緊閱辦，而且對于上層領(lǐng)導(dǎo)批示下來的文件及時分發(fā)，在上情下達的實現(xiàn)上做一個好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時達成文件內(nèi)容要求。

22對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當(dāng)前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒有結(jié)束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分它們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新它們的重復(fù)率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規(guī)范準則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

23提升文書檔案管理人員專業(yè)水準，促進檔案的開發(fā)使用

促進整個檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級部門的決策和服務(wù)部門，主要針對醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示了整個醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動開發(fā)始終是文獻管理的最終目標。比如醫(yī)院在快速進步和規(guī)范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含等級醫(yī)院評審、資質(zhì)認定、資質(zhì)認定等級、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評價，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標準的表達。

目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進步，使得檔案的使用率持續(xù)地被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進程里，相關(guān)檔案人員需要主動依據(jù)醫(yī)院工作的開展而不斷進步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時對檔案中內(nèi)容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。 24健全文書檔案管理制度，完善文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計算機、互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數(shù)字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準則度。總的來說這樣的檔案信息管理的特征有下：①檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享；②醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升；③檔案資料的保存文件的時效性更強；④檔案資料文件在傳輸?shù)倪^程中更加高速，并且安全性得到有效的保證。

3結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作中，必須對文檔管理規(guī)則進行深入的改進，并對文件管理的標準規(guī)范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯地表達。中國的科學(xué)技術(shù)在持續(xù)進步，落后的管理方法已經(jīng)不能達到新的社會標準和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標準規(guī)范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標準化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次，更好地做好醫(yī)院文書工作。

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