導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案管理的優勢，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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而紙介文檔的生成需要通過人手書寫記錄內容，比較耗時，不利于操作，當在抄寫時出現錯誤需要修改或者需要增加內容時，只能重新抄寫或者直接在文檔上修改，紙介上就會出現修改痕跡，對有價值的文檔轉化成檔案后會影響文檔的整潔。同時，紙介文檔保管時間長，會出現紙張發黃、破損、字跡模糊等問題，需要對檔案進行修復或修補，既費時也不利于檔案保存和利用。

二、電子文檔的儲存

電子文檔形成后可以存放在多種存儲介質，例如磁盤、光盤、移動設備等，而且必須在計算機上讀取、處理。電子文檔存儲在特定的存儲介質上，就可以在不同的時間、地點通過特定的方式去閱讀、處理、保存，可以不受時間、空間的限制，但卻離不開計算機的軟硬件環境，只能在計算機上通過相應的軟件來進行讀寫。

但是電子文檔在儲存方面也存在一個比較大的劣勢，即在操作過程中，一旦管理員操作不當或違規進行操作，文件可能會因此出現損壞，甚至會丟失，影響文件歸檔。而紙介文檔只能存放在專門的庫房里保管，需要采取各種專門的技術措施去保護檔案，如復制、修裱、消毒、滅蟲、滅菌等措施去長期保存檔案，比較繁瑣；在查閱方面，也只能在特定的時間到檔案館去查閱，比較耗時，不利于檔案的利用。

三、電子文檔的安全與保密

在電子文檔案管理的過程中，單位和檔案員要加強對存儲介質的嚴格管理。由于電子文檔可以存儲于多種存儲介質，如光盤和移動硬盤等可以存儲大容量的電子文件；這些存儲介質都不受時間和空間的限制，可以在不同的計算機上讀取，因此，令到電子文件的安全性大大降低。同時，由于這些介質攜帶方便，因此亦更容易造成丟失或泄密，造成不可挽回的損失。

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《電子文件歸檔與管理規范》CGB/T188942002）中對電子文件的界定是：電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

由此我們可以得知：辦公白動化系統中產生、運轉的文檔，用數碼相機、數碼攝像機拍攝的照片、視頻，錄音筆錄制的音頻，掃描儀掃描后的圖像等都是電子文件。電子文件還包括對其生成、運轉的環境信息的記錄，產生、修改的過程記錄、修改內容及操作者的記錄等信息。因為每一份電子文件在生成、運轉的過程中都會生成元數據和背景信息。

2 明確電子文件的管理職責

想要切實做好電子文件管理工作，充分保障電子檔案的真實性和完整性，相關的檔案行政管理部門與檔案形成部門、職責部門等有關部門之間要進行良好的協調合作，并將各項指責俄進行明確的劃分，具體表現在以下幾個方面。

2.1 檔案行政管理部門

首先，檔案行政管理部門要與信息化主管部門進行溝通交流，共同對本區域內的電子文件歸檔工作進行管理與監督。并且，由于電子文件的發展時間不長，電子文件管理工作也正處于摸索中的階段，在實際工作過程中，難免會出現問題。因此，這就需要檔案行政管理部門要對電子文件檔案管理工作進行正確的指導，通過與信息化主管部門的合作，對電子文件進行有效的管理，并從一定程度上，大大提高了檔案歸檔工作的效率。

2.2 電子文件形成單位

在電子文件的全過程管理中，無論是從系統設計階段，還是最終電子文件的形成，電子文件的形成單位都要實施全程的管理，積極參與其中。同時，各個相關單位也要將自身的管理職責進行明確，制定出完善的電子文件歸檔管理制度，共同將電子文件歸檔文化歸檔工作做好。

2.2.1 檔案部門的職責檔案部門

該部門主要是與信息化工作部門、電子文件形成部門一同商議之后，建立出相應的電子文件歸檔制度，其中，主要內容包括了電子文件歸檔要求、保管期限、內容、形式等等。其次，還要加強與本單位信息化工作部門的協調交流，從而確保辦公系統與業務系統真正滿足于檔案管理需求。另外，檔案部門要結合當前本單位的檔案現代化管理情況，充分了解系統的開發程度，積極與信息化部門溝通，同時從確保電子文件真實完整性以及有效管理的方面提出具體的功能要求。

2.2.2 信息化工作部門的職責

要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術支持。具體包括：成為檔案部門與系統開發公司之問的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉為技術語言，并與系統開發的公司進行溝通，使其理解這些需求并在系統中得以實施；在系統日常運行中進行維護，確保安全；對系統內的電子文件進行備份；在系統軟硬件環境發生變化時對電子文件進行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴的硬件環境、軟件、操作系統、數據庫系統等信息。

2.3 電子文件形成部門的職責

電子文件形成部門在實際工作中，必須嚴格按照本單位檔案部門的規定要求，要對電子文件的積累、歸檔等工作進行完成。

實際上，電子文件有效管理工作并不是一個人、也不是一個部門就能夠做好的，這需要每一個相關部門的參與，只有真正意識到電子文件管理工作的重要性，積極主動的參與進來，才會為日后電子文件形成、保管、累積等工作奠定良好的基礎。

3 明確電子文件的管理原則

檔案部門對電子文件要實行前端和全程的控制，即要遵循“確保電子文件的真實、完整、安全、有效，并對電子文件實行全過程管理，確保電子文件歸檔的質量”這一管理原則。

電子文件的真實性是指對電子文件的內容、結構、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。即不論電子文件是由業務部門管理，還是由檔案人員管理，它白身的文件內容和相應的元數據、背景信息都要與剛辦結時的情況完全一致（管理時形成的新的元數據和背景信息除外），內容上沒有被非法修改，形式上也沒有發生改變。真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎。

電子文件的完整性是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會活動真實面貌所產生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內容全部信息及相關元數據、背景信息。

電子文件的有效性是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎，若保存的電子文件無法還原輸出，不能被識別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，失去了其存在的意義。

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1電子檔案的特點優勢分析

電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統紙質檔案數量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。針對傳統紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢，大量節約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優勢。當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統的紙質檔案仍更占據優勢。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對電子檔案管理的認識不足雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業務知識儲備，導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。

3加強檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規范，建立一定的檔案管理責任制度和監督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。

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方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統的紙質檔案管理模式，在事業單位的檔案管理工作中逐步推廣應用。但是，目前事業單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態，缺少制度規范，存在一些不足。本文從電子檔案的優勢、不足、對策三個方面進行了闡述，以加快事業單位電子檔案管理制度化、規范化進程。

一、電子檔案的優越性

1.電子檔案能有效降低辦公成本

傳統的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個環節的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項工作都需要手動完成，需要大量時間。而使用電子檔案，只需要一臺計算機、一個網絡管理平臺和熟悉計算機操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中，利用電子檔案管理平臺就可以快速完成，實現無紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問題。

2.電子檔案管理能進一步提高工作效率

電子建檔與傳統的手動建檔相比，用計算機工作代替了人力勞動，直接減少了檔案管理人員的勞動強度，能節省大量時間。電子檔案管理，把傳統的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補充的遺漏的檔案，或者刪除重復的檔案時，傳統的立卷方法只能一個一個查詢，打開整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢，修改一下檔案目錄就可以了。

3.電子檔案保密程度更高

傳統的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會看到，大大提高了保密程度。

4.電子檔案更有利于發揮檔案資料的價值

傳統的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個查找，費時費力，不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時，更需要時間和耐心，最后還不一定能查詢到。同時受檔案管理人員立卷習慣等因素的影響，傳統檔案的標準、質量也不盡相同，給檔案利用者帶來一定麻煩，所以一般都習慣從網絡上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標準統一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢時間，提高了檔案利用率。

二、電子檔案管理中遇到的問題

1.安全性問題

計算機給人們帶來方便、快捷的同時，其安全性不容忽視。機房、計算機、打印機等硬件設備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識不強，對移動硬盤、U盤、光盤等存儲設備重視程度不夠，都會直接影響電子檔案的安全。同時，電子檔案在發送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。

2.檔案管理人員認識問題

目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質立卷的傳統模式中解脫出來，只是安于現狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創新，導致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業務知識培訓不足，特別是仍在使用紙質檔案的事業單位，檔案管理人員的時間、精力都用在手動建檔上，研究檔案管理發展、開展業務知識培訓的投入嚴重不足。

3.電子檔案管理制度不健全

目前，已經使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等各個環節都缺少統一的標準，歸檔時間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級、技術指導、存儲格式、密碼設置、監控系統等都缺少制度規范，都還處于起步階段，處于無序管理的狀態。

三、電子檔案管理的對策及建議

1.完善電子檔案管理軟硬件設施，確保電子檔案安全

高質量的硬件設備、穩定安全的軟件和系統、相對獨立的電子檔案管理區域，是電子檔案能夠持續穩定發展的基礎。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設施設備，加強對計算機儲存設備的安全保護，實行專機專人用，對計算機的軟件和硬件設備進行定期的更新和維護，以保障計算機設備的正常運行。設置專門的電子檔案管理工作區域，安裝電子監控、防盜門窗等設施，確保設施設備安全。

2.培養專業的電子檔案管理人員

各事業單位抽調綜合素質高、責任心強、勇于創新、工作嚴謹的檔案管理人員，作為重點培養對象，通過自學、集體培訓、交流學習、先進經驗分享等形式，對電子檔案的法律法規、軟硬件操作技術、業務知識等進行全面的學習，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優勢，真正提高檔案管理人員的創新意識和業務能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.建立健全電子檔案管理的各項規章制度

電子檔案管理制度化、規范化管理，必須有健全完善的規章制度作為保障。事業單位要結合檔案法、檔案管理規定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等標準，促進崗位職責、硬件設備、軟件升級、人員培訓、保密協議等各項工作制度化、規范化，確保電子檔案管理工作安全有序發展。

結語：電子檔案管理的優勢明顯，也順應了時展的需要。但是目前事業單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調研，積極探索，提高業務能力和網絡操作技能，還需逐步完善硬件設施設備，建立健全規章制度，推動事業單位電子檔案管理工作逐步制度化、規范化，進一步發揮檔案資料的利用價值。

參考文獻：

[1]吳秀娟，淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理，管理視察，2013年第19期。

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【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0125-02

1 引言

在互聯網技術及數字化技術的影響下，我國企業逐漸朝著自動化、智能化和機械化的方向發展。電子檔案在企業內部管理中的應用對企業發展有著重要意義。隨著現代化企業的發展，電子檔案被廣泛應用到各個行業，企業的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術，保證電子檔案管理的高效性和安全性。

2 電子檔案概述

電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計算機磁盤等信息化技術設備進行儲存的，將電子圖像等文件進行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計算時代的發展過程中，一些信息化技術水平較高的企業則采用云端網絡空間進行儲存。

2.1 電子檔案的優勢

電子檔案的應用具有以下幾點優勢：

第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優勢能夠降低人工篩選檔案所耗費的時間，即節約了人力，同時又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。

第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術和計算機網絡技術的不斷發展，云技術和數字化技術在企業中的應用越來越廣泛，計算機網絡有著較大的儲存空間，電子檔案對企業信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。

第三，信息與載體之間是互相獨立的，具有可分離性，企業在利用云技術和數字化技術對檔案信息進行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨立的，電子檔案的儲存只是暫時性的借用云空間而已，企業隨時隨地都可以將電子檔案進行轉移，方便企業對檔案進行統籌管理。

2.2 ?子檔案管理工作的重要性

通過對電子檔案的優勢進行分析，可以清楚地發現，電子檔案在企業中具有較高的應用價值，可以實現資源利用的最大化，同時，也節約了企業在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統紙質檔案相比，還有著其他應用優勢：首先，相對于紙質檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會出現檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現象，給企業檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時展過程中，電子檔案管理的發展與應用，是企業與時俱進的標志，企業在查詢檔案時，利用電子檔案能夠節省人工查找的時間，且通過計算機備份技術，若電子檔案因設備故障而丟失，企業工作人員也可以通過備份進行找回，保證了檔案使用的安全性。

3 企業電子檔案管理存在的問題

3.1 電子檔案管理軟件通用性不足

我國企業在發展過程中，大都是采用傳統的紙質檔案管理方式對企業信息進行管理的。隨著信息化時代的發展，雖然一部分企業開始了檔案的信息化建設，但是對與電子檔案的應用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業內的其他型號電腦進行共享，無法實現檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產生了不利影響[1]。

3.2 檔案管理的保密性與安全性不高

當前，在大數據時代的影響下，人們上網信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業內部管理的一項工作，很多企業在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認為電子檔案不會被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進入到系統中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導致信息數據失真。此外，企業的電子檔案信息本身就有結構復雜、儲存信息多樣的特點，若計算機或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會發生商業糾紛，使得企業遭受巨大經濟損失[2]。

3.3 缺乏專業的技術人才

在企業電子檔案建設過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎。但是，在當前社會環境下，越來越多的人加大了對計算機網絡、通信技術的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統的維護管理工作缺乏一定的興趣，使得企業電子檔案管理招不到優秀的技術人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。

4 信息化時代下企業電子檔案管理的完善措施

4.1 進行動態管理

企業每天都在發展，也在不斷產生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準確性和及時性，企業需要對電子檔案進行實時動態管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業需劃定綜合檔案室、具體業務部門員工的崗位責任，制定相應的管理制度，明確管理責任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進行分類管理，并及時歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息?應做好電子掃描處理，依照行業特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。

4.2 劃分多級權限

為了保證企業電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業在檔案管理過程中應做好安保工作，劃分多級權限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據企業所屬行業的特征，檔案信息保密等級，設定必要的查閱權限；通過檔案信息管理軟件系統按憑證調整修改以及查詢應用權限。同時，企業在電子檔案查詢過程中，應嚴格界定瀏覽器應用權限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業還需要對電子檔案管理系統進行高級別的加密處理，嚴禁外部人員瀏覽，進而保證企業檔案信息的安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用[4，5]。

4.3 提高管理人員技術水平

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1、紙質檔案管理

紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯性操作，實現了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。

3、電子檔案與紙質檔案相比的優勢

對于現在的互聯網技術不斷發展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。

4、紙質檔案與電子檔案相比的優勢

一般的事業單位或者是企業管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合

隨著現在國家科技水平的不斷發展，各行各業也在進行不斷的發展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據；另一方面，延續電子檔案的優點。在現在科技的不斷發展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。

1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統

由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用，即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

2、實行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.

3、建立一套科學合理的管理制度

由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質

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醫院在工作中通過對護理、醫療、教學、管理活動的總結建立檔案，對具有價值的文字、研究、圖標與音像等進行記錄與保留，對于醫院以后的研究與調查提供資料與指導作用。隨著經濟的發展與社會的不斷進步，高新技術與計算機在醫院檔案管理中得到了廣泛的推廣與使用，其在提供很大便利的同時也帶來了比較多的問題。本文根據醫院電子檔案優點與缺點，結合醫院在管理工作中使用電子檔案應該注意的問題，論述在醫院檔案管理中電子檔案的重要性。

1.醫院電子檔案管理的現狀

近年來，國內醫院電子檔案管理得到了迅速的發展，醫院加大資金投入用于檔案的管理，充分的運用網絡技術，實現了檔案管理的網絡化與數字化，綜合檔案信息資源的管理取得了較大成就。然而科室管理還存在著一些問題，這些問題影響了醫院技術的提高與發展。

1.1檔案管理人員水平與素質缺乏

檔案管理并不只是單純的看管，一些醫院在進行檔案管理時由于存在認知的錯誤，對檔案管理的重要性不能充分的認識，檔案管理人員的選用上大多不是專業人員，這些人員由于對檔案管理知識的缺乏，在管理時存在著嚴重的失誤，分類不嚴密，管理不科學等問題廣泛存在，醫護人員需要檔案進行研究時，不能有效及時的提供，耽擱科研工作的進行。現代社會的發展，許多醫院實現了檔案管理的信息化管理，原有的管理人員在計算機操作水平上知識欠缺，不利于推動醫院電子檔案管理的數字化，影響了醫院推動信心化、數字化管理的進程。

1.2協調機構的空缺

現代醫院各部門的檔案管理相互分離，國內雖然醫院眾多，然而各醫院之間的資源相對獨立使用，資源獲得上來源較少，各醫院缺乏交流導致醫院資源的浪費，而國內目前尚未出現統一協調的機構來引導醫院之間實現資源共享，這導致醫院之間交流較少，不利于我國醫療科研結果的創新與發展。

1.3檔案管理水平較低，標準不統一

許多醫院的檔案管理硬件設施并不完善，規模較小的醫院沒有足夠的資金支持，而一些大醫院雖然硬件較先進，但是并不能滿足醫院眾多檔案管理的需要，且醫院不愿意投入更多的資金與人力進行檔案的管理，這就造成了檔案系統管理的不完善，人力與硬件的缺乏導致在數據輸入時出現差錯，且資源共享不能有效的實現，標準化較低是醫院采用網絡對電子檔案進行管理時存在的突出問題。

2.電子檔案管理的優點

首先電子檔案主要采取磁盤以及光盤等能夠被計算機讀取的介質為載體，當前計算機已經能夠達到每秒數億次的運算速度，從而有效的縮短了檔案檢索時間，同時方便了工作人員查閱檔案。

其次由于電子文本自身也屬于網絡資源一種方式，因此其也能夠采用電子網絡來進行有效傳輸。同時其還擁有傳統的傳輸方式所無法超越的優勢，具有比較快的傳播速度，能夠滿足當前人們高傳播速度的要求，帶來比較大的經濟效益。

最后電子檔案通過電子文本的方式來儲存，可以通過網絡來傳輸，一些相關的部門能夠依據網絡協議來科學有效的檢索電子檔案，從而發揮電子檔案的優越性。

3.解決電子檔案管理問題的對策

3.1加強檔案管理教育，增強管理人員的意識

檔案管理雖然在醫院發展中起著巨大的推進作用，然而醫院管理人員意識較淡薄，忽視了檔案管理的重要性，不利于檔案管理與醫院的發展。檔案管理者在管理中思想陳舊、單一，檔案只是用來收藏而不能得到有效的利用，且檔案管理人員的水品不足，導致電子檔案管理存在著嚴重的問題，針對這一現象，可以對管理人員進行專業知識的培訓，針對現代社會對檔案管理的要求，引進專業而又復合型人才，保證醫院電子檔案的科學發展。醫院要將電子檔案管理工作作為重要工作內容，對電子檔案管理的職能進行充分的完善，注重收集與使用。

3.2建立良好的規章制度

由于檔案工作屬于一項比較嚴肅的工作，尤其醫院檔案關系到人的生命安全，其權威性是確保檔案價值的主要前提與基礎。針對這種情況，需要醫院構建相關的制度，從而有效規范檔案部門的相關作業流程，來保證電子檔案真實性。

4.結束語

醫院電子檔案管理對于醫院的科研、提高醫院的醫療水平，改善護患關系有著重要的作用，因此，醫院在日常工作中要引起足夠的重視，提高醫院的其他業務水平的同時，加強科室管理，實現二者的共同發展。

參考文獻：

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社會的發展使得檔案管理的標準逐漸提高，在現代化的檔案管理中，計算機信息技術至關重要，只要發揮信息技術的優勢，與檔案管理工作進行有機融合，才能滿足新時期檔案管理工作的實際需要。因此，要重視檔案管理的信息化建設，注重設備更新和管理，在根本上實現對檔案管理的有力支持。

1 全面分析信息技術背景下檔案管理的主要特征

對于檔案管理工作，需要緊跟時代步伐，這也是當前檔案管理的重要發展方向。現代化檔案管理的基本要求及時要提高標準化的層次，形成標準的觀念，這就需要重視計算機信息技術，在當前的會計檔案發展中，會計信息全面實現了數字化，極大方便了會計日常工作，有利于會計檔案利用效率的提升，推動信息化建設速度，實現與相關系統的有效整合，更好地實現資源的共享。但是，數字化的會計信息會出現被修改的問題，甚至出現泄密，這主要源于信息儲存的介質，一旦出現病毒，大量檔案信息會出現損壞或者丟失，系統的穩定性被破壞，會計檔案數據會出現不同程度的毀壞。因此，在信息化環境下，會計檔案信息集中性較強，使得檔案命面臨被修改的隱患，同時，修改的痕跡又同時消失，很難實現數據的完整恢復。因此，在信息環境下，會計檔案在彰顯優勢的同時，也存在不足，需要正確對待，加強管理，缺乏電子檔案的安全性、可靠性與完整性，使得其能夠更好地發揮作用。

2 對當前檔案管理現狀的分析

2.1 檔案形式仍依賴紙質形式

在當前的檔案管理中，紙質形式應用仍較為普遍。在會計領域，原始憑證使用的仍是紙質的，其具有較高的真實性與準確性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，紙質很容易受到外界因素的影響，甚至是人為因素的破壞，在保存上存在難度。其次，會計原始憑證需要保存的時間較長，對使用者的查詢造成阻礙，需要較大的存儲空間。

2.2 檔案管理的模式仍比較傳統

在當前的會計檔案管理中，主要的管理方式仍比較傳統，需要進行歸檔，維持良好的順序。在這種模式的影響下，使得紙質和電子檔案出現相分離的情況，很難實現對相關資源的有效整合。同時，大量會計信息資源的存儲會占用大量的空間，管理成本增加，很滿足信息化的發展需要。

2.3 檔案的安全性有待提升

對于數字檔案而言，其存在的介質是網絡、信息系統和網絡，這也是安全問題比較集中的地方。首先，對于紙質檔案，長時間、重復使用會造成檔案本身的損壞，而對于電子信息形成的檔案，在保留的同時，還要進行相關數據的保存，使得資料檔案的安全系數降低，很容易被修改。其次，在信息技術的應用中，如果忽視權限以及相關的安全軟件，很難實現信息可靠性的保證，系統面臨威脅和風險。再次，在電子檔案管理中，一旦出現人為因素的破壞，就會引發電子檔案的失真情況。

3 如何將信息化技術更好地應用在檔案管理中

3.1 正確認識信息化技術在檔案管理中的價值

面對飛速發展的信息技術，需要會計領域對會計檔案管理思想和理念進行更新，勇于嘗試新的管理模式，將檔案信息化管理技術落到實處。要提高對會計檔案信息化建設的重視程度，強化管理的規范性，推踴峒頻蛋腹芾砣找娣ㄖ蘋。

3.2 加大會計檔案信息化管理人才的培養

為了有效推動會計檔案信息化建設，要重視人才隊伍建設。在遵循相關法律法規的同時，維護檔案的真實性與安全性，更新檔案管理的觀念，探索制度、技術以及管理模式方案的問題，發揮檔案信息化管理的作用，提高檔案管理的效率，實現服務品質的提升。為此，要加強對會計檔案管理人員的培訓和教育。

3.3 重視會計檔案信息化管理的相關設施的投入

為了推動會計檔案信息化建設，適合設施、設備和軟硬件必不缺少。在進行電算軟件選擇的時候，最佳的狀態是選擇帶有檔案管理輔助功能的軟件類型，同時，要積極進行信息環境下，會計檔案管理各種制度的完善。同時，要適當加大投入，購進更加先進的網絡設備，發揮先進網絡平臺的優勢，保證信息存儲狀態安全性，更好地發揮系統之間資源的共享性，在根本上推動檔案管理的科學性。

3.4 重視會計檔案管理信息平臺的建設

為了更好地促進檔案信息化進程，要重視對檔案管理信息化平臺建設，需要立足人員使用的習慣，同時，又要保障檔案的立體性、動態性與可靠性。借助會計檔案管理信息平臺，能夠使得相關單據的連續性傳遞，發揮電子單據的作用，減少紙質單據的使用，在根本上為檔案信息化建設奠定堅實的基礎。

3.5 重視風險防范體系的建立，維護電子檔案信息的安全性

防火墻技術的應用能夠有效防止不安因素的影響，保證系統運行的安全性，同時，要注重對工作流程、環節等的管理，保證會計信息運行的穩定性與安全性。系統管理人員需要做好流程管理，這是維護系統運行穩定性的關鍵性環節，能夠維持會計電子檔案的真實性，保證信息的完整性。為此，檔案管理人員需要重視流程管理，提高其自身的科學性。在信息化條件下，檔案管理工作的重點是信息文件的整理和提煉，正確處理工作的各個環節和內容，實現信息的統一化管理。因此，要建立更加完善的電子檔案信息安全保障體系，設置電子檔案數據中心，強化權限體系的建設，借助內外網絡的物理隔離，實現數據安全性的提升，同時，要做好相關設備的維護和保養。

3.6 將電子文件管理系統引入會計檔案管理領域

為了更好地促進檔案信息網絡建設，會計檔案管理的改革要突破內部的調整范圍，需要向前段擴張，也就是說，要實行文檔一體化建設。可以引入會計檔案電子文件管理系統，針對電子文件，直到對其進行運轉處理，最終形成會計電子檔案，滿足對會計檔案的管理和應用，借助網絡，實現對會計文件整個過程和周期的控制與管理。

3.7 實現檔案管理一體化

在當前的檔案管理中，計算機發揮了重要的作用，借助計算機，實現對文件的有機聯系，實現不同類型的系統處理，形成標準化的規范和標準，逐步實現對檔案信息的網絡共享。因此，檔案管理一體化建設十分重要，有利于提升檔案的利用時效。同時，借助計算機，能夠實現對文件的快速檢索，提高準確性，不需要進行文件的一一查閱。為了更好地實現檔案管理一體化建設，要依靠計算機進行資料的加工，形成檔案信息數據庫，借助網絡系統，實現傳輸，滿足使用者的需求。這也就在根本上使得檔案管理部門由管理型向服務性轉變。

4 結束語

綜上，信息技術的不斷發展使得會計檔案管理工作彰顯信息化的特點，借助電子化管理，能夠更好地發揮會計信息的作用。因此，管理人員需要重視信息技術的應用，發揮其自身的優勢，更好地服務與社會。

參考文獻

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（一）方便、高效、快捷

檔案管理工作作為事業單位最基礎的一項工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計算機技術，這不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網絡技術的應用，不僅檔案傳遞成本降低，而且網絡傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲時多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲介質上進行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案管理工作的最終目的是為了實現對檔案信息的開發利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統的紙質檔案管理工作中，檔案立卷時采用的都是紙張，立卷時工作人員根據自己怪信息的理解來進行操作，這就導致各份文檔卷宗標準很難統一，給檔案信息的質量和使用價值帶來較大的影響。電子檔案的出現，利用計算機來對檔案進行管理，這不僅使立卷工作有了統一的標準，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時間來對提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、強化事業單位電子檔案管理的策略

（一）建立健全電子檔案管理的各項規章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態，必須建立健全電子檔案管理的各項規章制度，進行規范化、科學化、高效化管理。國內大部分工商局雖然已經建立了企業電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯系，難以實現全市范圍內的企業電子檔案的集中調閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發揮電子檔案高效快捷優勢，提高工作效率的基礎。電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，事業單位可以根據單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環境

事業單位電子檔案管理工作中，對現代化技術和設備具有較高的要求，特別是在當前技術快速發展過程中，設備升級換代較快，電子檔案工作條件和設備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進一步對電子檔案管理環境進行改善，使事業單位電子檔案能夠更好的與現代化管理要求相適應。同時事業單位還需要協調工作，統一規劃、設計，開發出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財力的節約。

（三）培養專業的檔案管理人員

檔案管理人員的專業程度決定了電子檔案管理水平。培養專業的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次，管理人員要加強學習，更新知識結構，培養職業道德，熟悉信息技術，把自己培養成綜合素質高的復合型人才，適應電子檔案管理發展的要求。

（四）加強對基礎設施的管理

電子檔案管理質量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎性設施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩定性及技術的成熟度，所采用的軟件及系統要具有較強的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識，定期進行殺毒及安全體檢，設置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級工作。

（五）確保電子檔案管理工作的安全性

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關鍵詞 電子檔案；事業單位；檔案管理；重要作用

隨著電子計算機網絡技術的不斷更新，在我國事業單位的檔案管理中，電子檔案管理已經逐漸取代了紙質檔案的管理模式，并且逐漸居于主要的地位，可以說，這是對我國事業單位檔案管理工作的一次變革，它以自動化的辦公方式取代了純手工的辦公方式，提高了檔案管理人員的辦公效率，但是，任何事物在發展的過程中，都會存在一定的問題，這就需要我們進行不斷的探索，尋找出改善問題的方式與方法，只有這樣，才能更好地使得電子檔案發揮其在檔案管理中的有效作用。

一、電子檔案管理概述

目前，在大多數事業單位檔案管理的工作中，基本運用了電子檔案的管理方式，使得自動化辦公有了充分的發展空間，大大提高了工作人員的工作效率。在電子檔案管理工作中，工作人員只需要將檔案的信息輸入到計算機的系統之中，計算機便會將這些信息進行編排，形成電子文件，然后再通過電子計算機后臺的運作，將這些文件進行統一的處理。這樣不僅僅方便了工作人員的檔案管理工作，同時也為用戶的檔案查詢帶來了一定的便利。這樣有利于事業單位各部門的協調發展，促進我國事業單位的穩定發展。

二、電子檔案管理的優勢

在傳統的電子檔案管理工作中，事業單位的工作人員主要是以手工抄寫的方式來進行檔案的管理與編排工作，這種工作方式的效率極其低下，工作量浩大，而且這項工作又比較繁瑣，所以，比較浪費時間。同時，紙質的檔案還不容易保存，會隨著時間的變化而受到不同程度的損壞。因此，為了提高事業單位工作人員的工作效率，將計算機網絡和信息技術相結合運用到事業單位的檔案管理工作中，形成自動化的電子檔案管理模式，提高了工作人員的工作效率，同時也提高了事業單位對檔案信息的有效利用，體現了它獨特的優勢。

（一）高效、快捷。在事業單位的電子檔案管理工作中，利用先進的計算機管理技術，在很大程度上為電子檔案的歸檔工作提供了快捷的管理手段，為信息的利用提供了快速的途徑，免除了傳統的手工檔案管理中立卷歸檔、檢索查找的困難，達到減輕檔案管理工作人員工作量的目的，提高了檔案歸檔的質量和檢索的速度，使得檔案管理工作不再變得繁瑣與枯燥。另外，由于電子檔案實現了檔案的隨機管理，這就把集中的立卷工作變為了隨時整理立卷的工作，提高了立卷管理的水平，可以實現檔案隨時歸檔的目的。由此不難看出，高效與快捷是電子檔案管理的突出優勢。

（二）及時補漏增缺。在傳統的檔案管理工作中，如果一旦出現檔案相關的文件收集不齊的情況，要想進行補漏增缺，就一定要拆卷重做。而在電子檔案管理的工作中，如果出現類似的狀況，只要將檔案檢索出來，就可以隨時進行補漏增缺的工作了，這在很大程度上提高了事業單位工作人員的工作效率，使得他們有更多的時間去對其他的工作進行改善，不斷提高事業單位檔案管理的工作質量。

（三）提高檔案的利用效率。電子檔案的管理提高了檔案管理的工作質量，而檔案管理工作的本質就是在于利用。傳統的文書立卷工作是人為的，是工作人員根據自己的理解來進行的操作，具有一定的主觀性，對立卷工作的標準上很難實現統一，就會影響立卷的質量，為以后工作人員對檔案的利用工作帶來了極大的不便。而電子檔案管理的實施，就使得這些問題迎刃而解，使得檔案管理工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，使他們有更多的時間進行檔案其他工作的研究，進而提高了文書檔案在檔案管理中的工作效率，為用戶提供了更優質的服務，大大提高了檔案的使用效率。

三、電子檔案管理在事業單位檔案管理中的重要作用

（一）強化了廣大檔案管理人員的檔案意識。很多工作人員對自己的檔案根本就不重視，所以，不能使他們的檔案被很好地利用以及保護。而電子檔案出現之后，由于它快捷，便于操作，實現了員工對自己的檔案管理的實踐，事業單位提高了對檔案的利用率，這就使得員工認識到檔案對他們自身發展的重要性，進而強化了他們的檔案意識。

（二）充分認識電子計算機管理檔案工作的重要性。可以說，電子檔案管理在很大程度上使得事業單位檔案管理工作的質量得到了不斷的提高，尤其是在文件的管理上，運用電子計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件和檔案的歸檔利用工作，使得事業單位中從事檔案管理的工作人員，充分認識到電子檔案管理的重要性，進而促進了事業單位的檔案管理工作順利地進行，提高了檔案管理的質量。

參考文獻：

[1] 楊卉，劉敏. 淺談事業單位檔案管理的電子化建設[J]. 辦公室業務，2015，10（1）：75~76.