導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇采購檔案管理的重要性，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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醫用高值耗材對人體安全至關重要，通常多為植（置）入、介入性耗材，且價格昂貴，屬于嚴格控制的產品，具有種類規格多、價值高、使用風險大、流通使用環節特殊等特點。隨著科學技術的發展與醫療技術日新月異的創新，醫用高值耗材產品更新也較快，為加強醫用高值耗材規范管理，促進醫用高值耗材合理使用，本文從醫用高值耗材檔案管理工作這個基礎層面進行分析探討。

1醫用高值耗材檔案管理的內容

醫用高值耗材指直接作用于人體、對安全性有嚴格要求、生產使用必須嚴格控制、價值相對較高的消耗型耗材，主要包括心臟介入類、外周血管介入類、神經介入類、人工關節及脊柱等植入性骨科類、人工器官類、眼科材料（含人工晶體）類、人工、心臟起博器、支架等植入性器材。醫用高值耗材檔案管理是對所有醫用高值耗材的產品檔案、供應商檔案、采購檔案、出入庫記錄檔案、使用記錄檔案等的綜合檔案管理。高值醫用耗材的檔案做為臨床使用和質量追蹤的重要依據，其有效完善的管理也越來越體現其重要性[1]。

2醫用高值耗材檔案管理在現實工作中存在的幾個顯著問題

2.1醫用高值耗材的種類繁多、規格型號復雜、專科性強，醫院在編號歸檔時的依據不統一，且角度多維化，究竟按使用科室對高值耗材專科性進行分類編碼歸檔好，還是按醫用高值耗材的招標分類進行分類編碼好，或是其它標準分類，無法權衡。

2.2為規避醫院采購風險，醫院在采購醫用高值耗材時，多以省市招標的耗材目錄為依據，但醫用高值耗材產品更新速度快，每招一次標，生產廠家便以各種理由提高耗材投標價格，最常見的是一旦原產品的價格已被全省統一，利潤空間下降，便會停止生產原產品，而推出更新換代產品，從而提高新產品售價。但醫院在存檔此類高值耗材時，一般不會將兩個產品存在同一個檔案，而是當成新產品。建立醫用高值耗材檔案的關聯性是接下來檔案工作的一個課題，這有利于醫院掌握新增耗材與原產品的對比性，從而擇優選擇產品。

2.3醫用高值耗材供應商名稱的經常性變化增加了醫用高值耗材檔案歸檔的復雜性。有些供應商因累積銷售金額達到了一定的數量，導致稅率被提高，為了避稅，這些供應商會選擇重新注冊新公司，再取得權；還有些進口高值耗材因授權時間到期，而未取得續期銷售，導致產品在國內的商發生了變化。這便使得檔案專業人員在歸檔供應商檔案時會發現有些供應商的連貫性比較難銜接。供應商檔案管理是一個薄弱環節，暫時大部分只停留在單一的時效性管理上，建立供應商評價管理體系的檔案將是需要花氣力加強的一個方向。

2.4醫用高值耗材的各項記錄一般都有存檔，但是因實際工作中產生的一些障礙，尤其是高值耗材管理系統不是太完善的情況下，醫用高值耗材的采購檔案、入庫記錄檔案、使用記錄檔案、出庫記錄檔案與回收管理檔案沒有關聯性的存為一個檔案，而是單獨的分散在各項專類檔案中，不利于系統性歸檔，這需要一個檔案體系的構建。

2.5醫院對醫用高值耗材檔案管理的信息化重視程度還不夠高，醫用高值耗材檔案未全部實現電子化管理。而一旦未實現系統化的電子管理，對于相關資料的查詢是不便的。

3醫用高值耗材檔案管理的信息化

3.1檔案信息化建設就是在檔案管理活動中全面地應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供檔案的利用服務[3]。先進的醫院信息系統是醫用高值耗材檔案管理信息化的有力保障。醫用高值耗材的出入庫記錄資料有簽名的紙質版本存檔，但為了更好的追溯，電子記錄檔案是最有利的查詢方式，醫用高值耗材的電子流通過程記錄檔案不僅具有物流管理和財務管理的意義，同時也是醫院醫療服務信息的重要組成部分。

3.2我院醫用高值耗材檔案管理目前采用的是某醫像科技有限公司開發的一套信息管理系統，但被分成了3個系統：①條形碼系統，用于記錄送至我院的高值耗材，并為其打印條形碼；②HIS系統，用于記錄高值耗材使用收費；③物資系統，用于記錄高值耗材出入庫辦理。前兩個系統記載的醫用高值耗材記錄以電子存檔為主，最后一個物資系統記錄出入庫檔案則是以紙質檔案與電子檔案的形式共同存在的。

3.3檔案管理信息系統的優點

3.3.1名稱規范 信息系統中使用國家頒布的耗材目錄規范名稱、有招標目錄編碼、規格、單價、生產批號、有效期等，減少了誤歧，規范了醫用高值耗材檔案管理，也為HIS系統提供了準確、清晰的收費依據。

3.3.2流程完整，并可為反向追溯物資狀態提供依據 手術室固定一臺電腦終端內網均裝有物資系統，憑科室、人員、密碼登錄系統界面，領用審核人為科主任或護士長，既明確科室責任，又避免冒領行為。

3.3.3科學核算 出庫單完成后，醫用耗材管理部門和各臨床科室都可隨時在各自的電腦終端上查詢本科室醫用耗材領用情況，適時控制成本費用，并可對異常情況進行原因查找與分析。

4醫用高值耗材檔案管理的重要性

4.1醫用高值耗材與患者的生命安全息息相關，醫用高值耗材來源的合法性、質量的可靠性、功能的有效性等直接關系到患者的身體健康，醫用高值耗材檔案的建立對于醫用高值材來源的追溯性等具有基礎性意義。

4.2醫用高值耗材在醫院所有醫用耗材采購與使用中一般來說約占50%甚至更高，直接關系到醫院的經濟效益，對醫用高值耗材檔案的開發利用，有助于醫院物資成本的控制，減輕患者經濟負擔。

4.3《三級綜合醫院評審標準實施細則》中對醫用高值耗材管理的評定標準有明確要求，要加強醫用高值耗材（含植入類耗材）的采購記錄、溯源管理、儲存、銷毀記錄、不良事件檢測與報告管理，醫用高值耗材檔案管理可以給予有利保障。

檔案要服務于人們管理的需要，人們占有和利用檔案是為了獲得追求檔案的價值[4]。醫用高值耗材發展歷程較短，管理以粗放式為主，醫用高值耗材檔案管理的標準化、規范化、信息化和精細化還需要更多經驗的積累與科學的方法來促成，從而為醫院臨床提供更高醫用信息價值。

參考文獻：

[1]佟玉杰，張淼.淺談高值醫用耗材檔案管理[J].內蒙古科技與經濟，2013，1（2）.

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中圖分類號：C939 文獻標識碼：A

醫療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫院的生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在醫院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫院檔案工作中的一項重要內容。

隨著許多高新技術醫療設備的引進，醫療服務質量和診斷水平的提高。醫院采購管理工作成為不可或缺的重要環節，科學、規范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫療設備購置的歷史，在整個醫院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫療設備合同檔案管理的重要性

（一）現實憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發現，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫療設備合同檔案是處理醫療設備糾紛的依據。醫療設備管理中，難免發生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規程使用損壞設備或配件、經濟效益發揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發生。因此，在醫療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫院內部協調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。

（二）轉化參考作用

合同檔案可以為醫院再次購置同品牌同型號醫療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫院采購的歷史合同、兄弟醫院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫院在采購過程中節約大量的資金，保證以最優的價格購置需要的設備。

（三）潛在預備作用

當醫療設備突然出現故障時，為工程師判斷出現故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風險

（一）合同的規范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規范，是否能夠在現實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現在的醫療設備購置合同，很多都存在不規范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現它重要的憑證作用。醫院作為醫療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫院在訂立醫療設備采購合同時可能會存在的問題。

（二）檔案資料收集的完整性

對于醫院醫療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫療設備采購的合同檔案管理包括：醫療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫院大型醫療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規醫療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫院根本沒有將醫療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫院信息化的發展，紙質文件的保存已經跟不上現代化醫院發展的腳步，醫療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫院后期發展的需要。

三、關于醫療設備合同檔案管理的幾點建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規范醫療設備合同檔案管理

將醫療設備的合同檔案管理納入醫院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫療設備合同檔案是醫院發展的重要環節。

除此之外，制定完善的醫療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規范管理的重要保證。醫院只有制定醫療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫療設備合同的合理、合法及實現合同集中管理，才能實現合同檔案齊全收集及規范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時

通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫療設備合同檔案需要了解醫療設備的相關政策法規，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫療設備的合法性、合理性。基本醫療設備資料有醫療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發展的眼光來看待醫療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運用信息化手段管理醫療設備合同檔案

運用信息技術科學地管理醫療設備合同檔案，實現醫療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統，是針對合同的信息化管理系統，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統的紙質資料，更便于查詢、統計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫院管理中的一項重要內容，是維護醫院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫院的經營決策提供依據，有利于促進醫院的發展。隨著經濟生產和人們生活對醫療需求的增加，醫院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發揮合同檔案的重要作用，為醫院的良好發展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業的發展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰并存，基層的檔案事業發展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

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【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.

【Key words】Medical equipment，archives management，standardization

引 言

醫療設備管理工作是一門科學性、技術性很強的學科，它涉及到機械、電子、醫學、微機、光學、核醫學及商貿、統計等各個學科，是一門融技術性與科學性于一體的新型邊緣學科。現代科學技術的高速發展，加快了醫療設備的升級換代。近幾年來，大量高、精、尖設備投入使用，為醫院創造了極大的社會效益與經濟效益，同時，也對保障人民健康和加快醫療衛生事業的發展發揮了重要作用。現在，越來越多的醫院領導開始認識到：現代化醫院醫療技術的重要標志之一，是醫院所擁有設備的技術水平和設備的管理水平。如何保證醫院醫療設備正常運行，減少故障和停機時間，提高設備的完好率，這是設備檔案管理工作的重要任務。

1、基層醫院醫療設備檔案管理的現狀

醫療設備檔案工作是醫療設備管理的一項經常性工作，它是醫院醫療設備正常運轉的重要保證和技術支持。在現實工作中，一些醫院的管理部門片面強調對設備的論證和采購環節，只重視設備的考察和引進，設備管理的職能部門對新設備僅僅重視安裝和驗收和調試環節，忽視對醫療設備的相關資料的保存和檔案管理。而醫院的現實情況是，醫療設備的檔案管理工作涉及到設備管理部門、檔案保管部門、設備檔案使用部門等較多的部門[3]。在醫院的具體管理中，三者的責任和分工常常不是十分明確。工作不協調，未能深入挖掘部門的最大潛力和充分發揮各部門職能。加之醫院管理部門如何協調三者的關系，缺乏行之有效的管理和監督手段。特別是醫療設備檔案管理存在的問題不容忽視，醫療設備的檔案管理系統更是薄弱環節。設備檔案管理缺乏完善的規章制度，各部門的分工不明確，工作不協調;操作流程不規范，主觀隨意性較強，缺乏有效監管等諸多問題遲遲未能很好解決。

由于對醫療設備檔案管理工作的意義和重要性認識不足，使得檔案資料管理缺乏科學性，具體表現為檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，檔案管理人員更換或調動時移交手續不清楚。檔案資料保管分散，沒有專人保管，導致檔案資料收集不全，甚至相當一部分資料分散于各科室或個別人員手中，收集困難，甚至發生資料丟失。借閱和歸還手續不嚴格，久借未歸檔的資料沒有及時催還;更深層次的問題是，相當一部分醫院缺乏經過職業培訓的檔案管理專業技術人員。

2、增強對醫療設備檔案工作重要性認識

醫療設備檔案是醫院對固定資產管理的重要憑證。醫療設備在一定的時間內，從開始購置到正常運行，直至最終報廢，有一個循環周期的使用過程。醫療設備檔案是指所產生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種技術性和非技術性的載體資料。醫療設備檔案的主要價值，有著促進醫療水平可持續的發展，提高醫院的綜合管理優勢的作用[4]。

例如，在設備使用規劃中，醫療設備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫院主管領導的決策，合理配置醫療資源，防止貴重儀器閑置浪費、杜絕盲目引進和重復購置[5]。在設備采購及售后服務中，醫療設備檔案能夠提供具有法律依據的“合同書”，根據合同條款的約定，保障醫院的合法權益不受損害。在醫療設備日常運行中，醫療設備檔案能夠提供詳細的技術資料，為日常維護和故障檢修工作帶來極大的幫助，保證醫療設備的安全和穩定運行。在醫療設備報廢審核中，醫療設備檔案能夠提供真實的原始資料，發揮其功用，合理報廢資產，防止醫療資源浪費。真正把醫療設備的立項采購、基本情況、監測檢查、故障維修、日常維護、大型維修、報廢等情況真實地反映在設備檔案中。

所以，建立完整的醫療設備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發揮醫療設備檔案在醫療、教學、科研中的作用。為了保證醫療設備的正常運作，管好用好設備，在設備檔案具體管理中，要把醫療設備檔案視為晴雨表[6]。使其真正融入監督醫療設備管理、跟蹤醫療設備服務、維護、維修醫療設備正常運轉的整個環節和全過程中。

統一思想認識，充分意識到醫療設備檔案的重要性之后，就應該給檔案管理工作提供必要的物質條件，引進檔案管理專業的技術人才，成立專職的設備檔案管理機構，制訂完善的規章制度，規范工作流程，明確醫療設備檔案相關人員的分工，加強協作，才能使醫療設備檔案管理工作高效運轉。

3、規范操作流程，完善醫療設備檔案管理

3.1 制訂切實可行的醫療設備檔案管理規章制度

成立由相關管理人員和檔案管理人員共同組成的“醫療設備檔案管理小組”。它隸屬于醫療設備管理的職能部門，負責整個醫院的設備檔案管理工作，修訂、完善醫院檔案管理制度。檔案管理小組成員需認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》和《病案管理規定》等相關法律，增進依法治檔的意識。設置醫療設備檔案專職崗位，應聘用檔案管理的專業技術人員，負責檔案管理的日常工作。設置兼職崗位，可由相關科室負責人和儀器設備主要使用者，在一定時間內負責所在科室的檔案管理，定期查看、整理、核實醫療設備的使用記錄，匯總后送交設備管理部門，經審核后移交到設備檔案室保存[5,7]。

3.2 明確劃定醫療設備檔案的歸檔范圍

歸檔內容由兩部分組成:設備采購過程產生的文件和設備使用過程形成的資料。①申請及采購過程所產生的文件：采購申請和論證、公開招投標書或采購合同、商務談判記錄、評標和開標文件、中標通知書、正式采購合同、售后服務協議、發票復印件(原件保存在財務檔案中)、標準配置的裝箱單、貨物運輸單據、安裝調試結果、驗收檢測證明、設備操作說明、維修技術資料，生產制造許可證、注冊登記證、銷售許可證。屬于嚴格監管的特種設備，還需要有政府部門出具的技術鑒定和使用許可。屬于衛生部、省衛生廳嚴格配置的大型設備，必須要有醫療設備配置的許可證。屬于進口的設備，特別是享受國家免稅政策的進出口設備，還需要有機電設備的進口證明、海關免稅證明、報關單憑證、外貿合同、質量保證書、發票憑證、商品檢驗報告、注冊許可證等。②設備使用過程形成的資料有：設備的使用登記、開機負荷累積量、消耗品類型及數量統計、操作規程、故障維修記錄、固定資產的經濟效益分析、使用率與完好率統計、醫療診斷的陽性檢出率、報廢申請與審批記錄等等。

3.3 積極創新設備檔案的整理方法

檔案經過初步簡單粗略整理后，仍然處于條理不清的狀態。只有經過科學地整理，系統地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查閱使用。常規的整理過程是先按大類劃分并登記目錄，然后對每個類型進行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫療設備的檔案卷冊。對每份醫療設備文件進行編號，按規范對文件進行順序排列，最后編寫卷內目錄：序號、文件號、責任人、文件標題、日期、頁碼和備注。

查閱醫療設備檔案只需按類型瀏覽目錄，查詢某臺醫療設備的卷內目錄，就可了解該設備的檔案具體明細表，為查閱者提供極大方便。當然，隨著計算機管理信息系統的普遍應用，紙質檔案轉化為電子檔案，醫療設備檔案整理的方法需要管理人員去不斷創新[8]。例如，開發功能齊全的醫療設備檔案管理系統，建立醫療設備檔案數據庫，設計科學的檢索系統和針對不同需求的檢索工具，以適應差異化的信息需求;設計完善的統計分析功能，為管理工作提供匯總信息。這就要求管理人員不斷更新知識，接受新事物，才能適應新形勢的變化需要。

3.4 不斷拓展醫療設備檔案的應用領域

建立醫療設備檔案的工作目的和價值是廣泛被臨床醫務工作者應用，為醫院各項工作提供信息服務。檔案管理人員不僅要確保檔案資料的收集齊全，整理規范;同時更要求以認真、嚴謹、細致的工作作風，給醫療設備檔案使用者提供高效的服務。真正使醫療設備檔案在提升本院的綜合診療水平，為醫院管理決策部門了解最新動態及新技術的開展等方面，提供有重要價值的醫療信息[9]。因此進一步加強醫療設備檔案的科學管理，是醫院管理的重要標志，是促進醫院全面發展的必然要求。

結 語

醫療設備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續發展的基礎。檔案管理人員要不斷提高專業知識水平和工作責任心，以細致、周到的工作，保證檔案資料的有效性和完整性。在現今信息時代要加強醫療設備檔案動態管理，及時收集和分析信息資源，充分發揮檔案信息的作用，為有計劃引進設備及合理選型提供科學依據，促進醫院管理工作的發展，推動醫療服務水平的提升，更好地為廣大群眾服務。

參考文獻：

[1] 黃瑞峰 淺談醫院醫療設備檔案管理工作的現狀與對策 醫療裝備 2007,20(1):25-26.

[2] 朱水芳.淺談醫療設備檔案的管理 .中國現代醫生 2007,45(9):95-97.

[3] 李魁生.醫療設備的檔案管理淺論 新西部 下半月,2007(12X):117.

篇4

【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.

【Key words】Equipment management； Importance； File management

引 言

醫院作為救死扶傷的地方，醫療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件，此時醫院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環節，卻常被各醫院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫院的醫療質量、技術水平、經濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發揮其應有的作用[1]。現就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。

1.首先認識建立設備檔案的重要性醫療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養記錄、計量設備的相關合格證）等。如何管好用好醫院醫療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，對經常出現故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現象及維修經過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據，此時，設備檔案顯得尤為重要。

2.其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。我院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網絡。利用制定的監督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內容的檢查，將檢查結果納入科室每月的綜合質量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優掛鉤。我院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網絡。

3.設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續。監督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。

結 語

篇5

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2015）08-0309-02

Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.

Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations

隨著傳統漁業向現代漁業發展，檔案管理在現代漁業生產中的重要性日益突顯，本文就檔案管理在現代漁業生產中的應用進行探討。

1 檔案管理在漁業生產中的作用

1.1 檔案管理在選種選育中的應用

1.1.1 引種馴化。通過廣泛的天然魚類資源調查，根據養殖目的要求有選擇性地進行品種試養，確定其是否有養殖價值。這種方法可以較快地培育新品種。在調查中，要對天然魚類各品種進行系統資料記錄整理，包括魚種名稱、數量、來源地、水體水溫情況、生態情況、氣候條件等內容。在試養殖中，也要做好資料記錄整理，包括魚種名稱、數量、來源地、水體水溫情況、飼養管理情況、生長發育情況等內容。

1.1.2 選育提高。在魚類生長發育各階段，選擇優良性狀個體，淘汰劣質個體，避免近親引起的退化現象。這就需要有原品種完整的遺傳系譜檔案，包括個體編號、出生日期、來源、譜系、生長發育、繁殖、圖片等。

1.1.3 雜交培育。選用2種不同魚類進行雜交，利用雜交優勢產生所需的新品種。在雜交遺傳培育過程中，要詳細做好相關性狀的數據記錄及資料收集保存。

1.2 檔案管理在魚料研究中的應用

漁業養殖的規模化、集約化發展，在一定程度上促進了魚用飼料的研究和工廠化生產，檔案管理在魚料研究中有重要作用。

1.2.1 魚料原料品種情況調查。魚料在養殖生產中占50%以上成本。因此，對魚料原料品種情況的調查了解、檢測分析、記錄存檔顯得十分重要，這是確保配合魚料生產質量的基礎工作。如果沒有各原料品種的基礎檔案，比如含水量、粗蛋白質、能量、維生素等成分的分析檔案管理，就不可能研究出科學合理的魚料配方，就無法滿足魚類生長發育的需要，甚至造成魚料營養浪費[1-2]。

1.2.2 魚料原料或添加劑的采購與使用。魚料原料或添加劑生產供應方必須備有各種魚料原料或添加劑的質量清單檔案。魚料原料或添加劑采購方在采購各種魚料原料或添加劑時，必須向原料方索取相關質量清單，同時采樣檢測是否符合質量清單標注的指標，確認后方可采購，這樣才能確保采購的魚料原料或添加劑的質量與使用安全。

1.2.3 配合飼料。配合飼料是根據各魚類品種不同生長階段的營養需要，在充分了解掌握魚料原料成分的基礎上，經過科學合理搭配而成的全營養魚料，這一過程離不開建立或查閱相關檔案。

1.3 檔案管理在魚料生產、銷售與使用中的應用

每生產一批魚料都必須建立有營養成分比例、生產日期、保質期、添加有保健藥物的休藥期、使用說明等檔案。銷售過程中必須建立有進出庫時間和數量、保質期、客戶名稱地址等檔案。使用過程中必須建立有采購日期、保質期、使用數量和效果等檔案。

1.4 檔案管理在魚病防控中的應用

1.4.1 規模養魚場備案管理。漁業管理部門應當對規模養魚場進行備案登記管理，登記內容包括養殖場名稱、地點、業主姓名、魚類名稱、養殖面積、投放魚苗數量、產量等，并建立紙質文檔和電子文檔備查。

1.4.2 防疫檔案。漁業疫病防控機構應當建立養魚場防疫檔案，內容包括養魚場名稱、地址、魚類名稱及數量、預防藥品名稱、投藥方法、投藥日期、休藥期、處方人及投藥人姓名等。

1.4.3 疫病監測檔案。包括流行病學資料、魚病監測技術標準、規程、程序等相關資料。

1.4.4 疾病治療檔案。疾病治療檔案包括病魚所在池塘編號、臨床癥狀、實驗室檢測報告、確診病名，用藥名稱、用藥量、給藥方法、用藥時間、休藥期，治療效果以及處方人、用藥人姓名等。

1.4.5 病死魚處理檔案。包括魚死亡時間及原因、處理方式（深埋、焚燒、煮沸、化學處理、微生物處理等）、處理時間、負責人員等。

1.5 檔案管理在生產管理中的應用

建立完善的生產管理檔案，有利于規范管理及進行成本核算。

1.5.1 引種。建立品種、來源、規格、數量、健康情況等檔案。

1.5.2 生產檔案管理。養魚場應當建立養殖檔案，包括品種、來源、養殖數量、繁殖情況和進出場數量日期等檔案。

1.5.3 投入品管理和使用檔案。建立魚料、添加劑和藥物采購的來源、名稱、數量、入庫時間、領用名稱和時間、使用對象和用量、經手人等有關情況。

1.5.4 發展養魚戶檔案。包括農戶姓名、所在鄉村屯地址，品種名稱、數量、投放魚苗規格及日期，領用魚料和用藥情況，產量等。

1.5.5 產品銷售檔案。包括產品產地、業主名稱、養殖時間、用藥情況、產品數量、客戶名稱地址、銷售日期人、運輸車輛牌號等[3-4]。

2 檔案管理在漁業產品質量監管中的作用

建立和完善質量監管檔案，有利于確保產品質量安全及其可追溯。

2.1 生產環節質量監管檔案

包括引種來源，魚料、藥品等的采購與使用，防治情況，休藥期情況，銷售情況；崗位責任制及責任人；技術操作規程等等。

2.2 運輸環節質量監管檔案

包括裝載地點，運輸數量，卸載地點、時間，運輸車輛號牌，運輸人。

2.3 加工和銷售環節質量監管檔案

包括來源、數量、時間、用藥情況，檢疫情況，加工過程記錄，包裝儲藏記錄；銷售數量、時間、產品規格、客戶等。

3 檔案管理在漁業經濟運行分析中的作用

通過信息檔案留存分析，可以了解某一時期漁業發展動態、特點，從而預測某一階段發展趨勢，為政府提供決策依據，為生產者提供指導服務。

3.1 價格、銷售信息

包括市場價格動態信息、銷售動態信息等情況。

3.2 各類魚養殖面積

包括魚苗需求變化情況、養殖面積動態等。

3.3 各類魚產量

包括養殖、加工生產量及同比環比，與全國或相關省比較分析情況。

3.4 產值和增加值

包括各品種的產值和增加值及同比環比，與全國或相關省比較分析情況等。

4 漁業檔案管理現狀及存在的問題

4.1 重生產輕檔案管理

不管是傳統漁業生產，還是現代漁業生產，絕大多數養殖業主根本沒有檔案管理的概念，只注重如何擴大生產和銷售。由于缺乏檔案的管理，在成本效益、工作效率、開源節流等管理方面無從下手。隨著我國傳統漁業向現代漁業發展，特別是規模化、標準化、健康養殖的不斷發展，漁業生產的檔案管理工作逐步擺上了議事日程，但重生產輕檔案管理的現象依然普遍存在，無論是漁業監管部門還是養殖業主，絕大多數未建立相應檔案，即使建立有檔案，也存在較多的缺、漏項現象，記錄、整理、歸檔、保存不完整。由于各環節缺乏檔案管理，一旦發生事件時，無檔可查、無法追根溯源，嚴重者失信于消費者、失信于社會，最終損害自己的利益。

4.2 缺乏有效約束機制

漁業生產的檔案管理仍然是以業主自愿施行為原則，加上檔案管理是一項繁雜工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效約束機制，業主自然不愿開展此項工作，即便開展了檔案管理工作也是應付了事。

5 漁業檔案管理的建議

5.1 加大培訓宣傳力度

加大對漁業檔案管理重要性的輿論宣傳力度，營造漁業行業重視檔案管理的氛圍，加強對涉及檔案管理的相關人員進行系統檔案管理的業務培訓，提高對檔案管理重要性的認識和檔案管理的水平。

5.2 建立監管約束機制

辦理漁業相關許可、審批事項、相關證照時，必須強調相關檔案的完整性，否則，不予審批；在申報和審批漁業相關項目時，將檔案管理作為項目管理要求；將檔案管理作為檢查驗收項目的重要內容。

5.3 強化服務立法

制定漁業生產各環節的檔案管理技術規范；將檔案管理納入漁業相關法規規定內容。

6 參考文獻

[1] 王夢娉.漁業船舶技術檔案管理存在問題及對策[J].檔案與建設，2014（4）：86-87.

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Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中圖分類號：TH71 文獻標識碼：A 文章編號

儀器設備檔案管理的重要性

近幾年來,大多數的檢測機構都把儀器設備檔案管理作為本單位檔案管理的一個重要部分,落實措施,重點加強環節管理,使儀器設備檔案在日常的工作中起到了較好的作用。為了保證儀器設備的正常運作，管好用好儀器設備，在儀器設備檔案具體管理中，要把儀器設備檔案視為晴雨表、跟蹤器，使儀器設備檔案管理真正地融入監督管理、服務管理、維修管理的整個環節和全部過程。加強計量器具檔案管理,有利于掌握儀器設備運行狀況,有利于設備檔案資料保管的完整性和為儀器設備的及時維修提供依據。加強計量器具檔案管理是現代化質檢中心管理的需要。管理好儀器的設備檔案可發揮一定的管理效果和社會效益。

二、儀器設備資料檔案的作用

1. 有利于發揮檔案信息在計劃和采購環節中的調控作用

完整的檔案信息既能反映該設備使用狀況，也是相關單位制訂和審核設備采購計劃的重要依據。規范檔案信息有助于全面系統地反饋該設備各項性能指標、完好率、利用率以及售后服務水平等情況，這些信息將為今后的設備采購和管理提供指導性意見。如能很好地利用這些信息，就可制定出切實可行的采購計劃。采購前，完善的設備檔案管理制度可將不合格的設備，或者不講誠信的生產廠家拒之門外。

2、有利于提升人員素質

目前，國內公開發行的與儀器設備相關的雜志較多，而一般單位因資金和訂購重點的關系，往往僅能訂有限的幾種專業雜志。而建立儀器設備檔案必然要訂購相應的材料，儀器設備管理人員和工程技術人員通過閱讀和學習這些資料，可以及時的了解國內外儀器設備發展的最新動態、先進技術、管理經驗以及最新產品。工程技術人員可以通過雜志刊登的一些系列專題講座較系統的掌握各類儀器設備的結構、工作原理，這是除儀器設備培訓外的唯一的途徑；工程技術人員還可以通過專業雜志的維修事例分析和故障排除經驗的學習，來不斷提高分析、排除故障的能力。同時還可減少維修失誤，少走彎路。

3、有利于服務管理

儀器設備檔案是提高技術水平和保證工作質量的重要工具。現代化發展必須擁有與其功能業務相適應的儀器設備，但如何管好用好儀器設備，提高儀器設備的有效使用率，減少儀器設備突發故障和開機率低的狀況，只有查閱較為全面的儀器設備科技檔案，特別是通過儀器設備的使用記載，查閱設備的技術狀況――完好率、利用率、維修率、報廢率，從而提前報告和督促有關維修部門及時進行儀器設備維修，可以根據其維修記錄，對較為貴重的設備采取預防性維修，充分做好維修前的準備工作以縮短停機時間，減少修理費用，減少儀器設備對人身的傷殘。管好用好儀器設備檔案，能充分發揮其在日常工作中的作用，保證提高工作質量和技術水平，主動、及時、準確地為應用于服務當中，為搞好服務管理給領導決策提供有效憑證。另外，儀器設備檔案還有利于各方開展儀器設備的使用效益分析，通過效益分析，幫助使用單位綜合分析儀器設備運行狀態，開發儀器設備的新功能，盡量擴大儀器設備的服務范圍，提高設備的利用價值。

三、如何做好檔案管理工作

1、檔案資料內容要全面

(1)儀器設備購置階段。

儀器設備購置階段形成的資料有：設備的購置計劃、購置申請書、購置批準書、各廠家的報價單、設備購置技術論證結論材料（選中廠家的原因、生產廠家的資質和計量認證材料）、訂購合同、發票單據等。

（2）設備開箱驗收階段。

設備開箱驗收階段形成的文件資料有：（1）設備開箱驗收記錄、裝箱單、出廠檢定證書、出廠合格證書、保修單、設備結構原理圖、線路圖、使用說明書、設備的影（音）資料等所有隨機文件和隨機配件；（2）設備安裝調試記錄（應雙方或三方簽字認可）和移交接收記錄。（3）設備使用階段。

設備使用階段形成的資料有：a設備履歷書（包括設備的編號、類型、名稱、型號、規格、生產廠家、價格、設備的技術狀況、開箱驗收階段形成的文件資料目錄、驗收結論、操作規程、開始使用日期）；b檢定證書；c設備啟用評估資料；d啟用申請；e使用記錄；f保養、檢修、檢查記錄；g功能開發和技術改造記錄；h事故及損壞記錄；i停用記錄等等。

(4)設備報廢處理階段。

設備報廢處理階段形成的資料有：設備報廢申請與審批材料、設備報廢處理資料等。

由于部分儀器設備從購置、驗收到使用可以有幾十年的時間，在這幾十年的時間里，需要一直不停地追蹤收集整個設備的使用、維護、檢修記錄等材料，所以在這個漫長的過程中，我們必須持之以恒地高質量、高標準地做好設備檔案材料的收集工作。確保歸檔文件資料的完整性、準確性和系統性。

2、收集要及時

（1）對于外購設備在投入使用之后，應立即將設備申購、開箱驗收階段的相關資料以及設備的操作規程、檢定證書、設備啟用評估、啟用申請等相關資料交給本單位檔案管理員歸檔立卷。

（2）對于設備的周期檢定證書、使用記錄、維修記錄、保養記錄、檢修記錄、檢查記錄、停用申請等過程資料計量管理人員應及時交給本單位檔案管理員歸檔。

（3）整理要規范

設備儀器檔案的整理是按照科技檔案的整理要求進行的，所以，具體整理可參考“基建檔案整理要求”。

歸檔的設備儀器文件材料，必須完整、系統、真實地反映設備儀器從申購到報廢的全過程。對于同一生產廠家的相同型號的設備儀器應分開歸檔，嚴格落實“一機一檔一盒”的要求。

四、總結

儀器設備檔案管理是儀器設備管理中的一個重要組成部分，設備檔案是儀器設備管理的基礎，亦是一種重要的信息資源，具有不可低估的作用。我們要高度重視資料檔案管理，發揮其潛在功能，多策并舉，使其在儀器設備管理中發揮應有的作用。

參考文獻：

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1.1基層檔案管理人員對檔案管理現代化的認識不到位

大多數基層檔案管理人員在以往的工作過程中是使用傳統的方法來進行檔案的管理的，在他們的工作過程中由于對工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經在日常的工作過程中積累了一定的經驗，取得了較大的進步，因此這些檔案管理人員認為傳統的檔案管理方法已經十分先進，因此從內心地處檔案管理現代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現代化，但是對檔案管理現代化的認識會出現問題，他們認為檔案管理現代化就是買入一些先進的檔案管理設備，例如計算機，光盤，微縮機等設備。但是在實際的使用過程中，大多數檔案管理人員會因為缺乏檔案管理現代化的培訓而不會使用這些設備，因此在日常的檔案管理工作中也就會將這些設備閑置下來，造成較大的損失。而且對于檔案管理單位而言，也沒有重視對于基層檔案管理人員的培訓工作，大多數基層檔案管理人員就算已經了解到了檔案管理現代化的一些知識，希望使用檔案管理現代化來讓工作更加有效率，但是由于工作經驗以及專業知識的原因也無法很好地應用這些設備來進行檔案管理現代化的工作。

1.2檔案管理現代化的準備不充分

目前雖然一些檔案管理部門已經開始進行檔案管理現代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經開始使用采購的計算機等檔案管理現代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現代化的過程中必須有著高質量的數據輸入才能很好地實現，因此在這樣的情況下，檔案管理現代化工作人員在短期內無法進行很好的計算機數據輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現代化工作所輸入的數據量十分巨大，而且大多數是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現代化的工作顯然效果不好。

1.3檔案管理現代化的標準不統一以及發展不平衡

在進行檔案管理現代化的過程中，每個單位進行計算機的采購過程往往是不同的。一些單位采購的計算機價格實惠，但是性能較低，而且型號較老。另一些單位由于經濟較為寬裕等原因采購的計算機都是新型的高性能計算機。在這樣的情況下，由于計算機的型號性能等因素都不相同，因此在使用的過程中的通用性也就不好，大多數的數據由于這些原因無法共享，也就會缺乏一個全國性統一的標準檔案管理系統。而且對于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現代化設備的發展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經采購了高性能計算機，但是仍然有一些檔案管理單位沒有計算機用于檔案管理現代化。這也是導致我國的檔案館在進行檔案管理的過程中無法較好進行的一種主要原因。

2.如何解決檔案管理現代化中的問題

2.1對基層檔案管理人員進行定期培訓

為了保障在進行設備采購后的檔案管理現代化的質量，首先應該對基層檔案管理人員進行培訓。通過一系列的培訓能夠讓檔案管理人員名學應該如何使用計算機來進行檔案管理的方法，同時也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現代化的內涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業技術得到較好的提升。同時在進行實際的培訓過程中也需要讓基層檔案管理人員進行一定的實踐活動，通過這些實踐活動能夠讓檔案管理人員明確在實際的檔案管理過程中應該如何進行，并且對在使用計算機進行檔案管理過程中的各種問題進行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實際的工作中較好的使用檔案管理現代化設備來進行工作。并且對于一些不愿意使用檔案管理現代化的基層檔案管理人員要進行開導，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現代化對于檔案管理工作的意義。而且通過定期培訓的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實際的工作過程中應該如何進行高效率的工作，對于一些在實際工作過程中容易出現的問題也需要提前對基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過程中可能會遇到的各種問題，因此在工作中就能夠將這些問題著重的注意，避免問題的發生。同時對基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。

2.2加強檔案管理現代化的準備工作

在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現代化的專業知識。在這這之后就需要做好檔案管理現代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現代化的過程中必不可少的一個環節。雖然在進行檔案管理現代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現檔案管理現代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現代化準備的工作中，當地政府可以為檔案館準備一些現代化的檔案管理設施，例如新型的電腦等管理設備。也可以采購一些關于檔案現代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應有效果的情況。

2.3進行檔案管理現代化統一管理

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采供血機構作為為臨床提供安全血液的單位，儀器設備在采供血過程中起到相當重要的作用，它是保障血液質量的基本條件，因此做好儀器設備管理已成為采供血機構管理的重要內容，而儀器設備檔案管理是設備管理的基礎環節，其管理水平的好壞，將直接影響到血液質量，技術水平和社會和諧，并且防止國有資產的無意流失。

一、建立采供血機構儀器設備檔案的重要意義

采供血機構儀器設備檔案材料包括儀器設備的采購環節、驗收環節、使用環節、維修過程、開發環節等各個環節中形成的以紙質載體為主的材料。

從儀器設備檔案的特點來看，采供血機構儀器設備尤其是用于各項檢驗、制備分離、血液儲存的儀器設備不僅型號復雜，而且大多數屬于最新科技研究應用的精密儀器，涉及學科門類多，功能多，不僅硬件結構復雜，而且使用具有多種用途功能的軟件，操作為高度自動化，這些設備的隨機紙質文件較多，包含儀器設備的功能介紹、用法用途等。

從儀器設備檔案的內容來看，有關儀器設備采購的資料包括采購標書、中標通知書、合同、安裝圖紙、合格證書、隨機說明書和光盤、設備確認報告等。有關儀器設備到貨的資料：設備調試、驗收報告和記錄等。有關儀器設備使用的材料：設備的各種使用制度、維修與保養、使用記錄報告等。以上所有這些材料越詳細越好，這樣才方便查找。

隨著科學技術的進步和發展，采供血機構儀器設備不僅數量上越來越多，而且在規模上也是越來越大，技術含量也越來越高，如何管好用好儀器設備，提高其使用效率，減少設備故障，就必須建立齊全的設備檔案，并加之有效地管理，讓它貫穿整個設備管理工作中，這也是《采供血機構質量管理規范》的要求。因此，儀器設備檔案管理是采供血機構的重要組成部分，是管好設備的基本條件和依據，是保證儀器完好率、延長設備使用年限的有力措施，是維修保養的必備材料。所以，認清建立儀器設備檔案的重要性，對設備的正常運轉，充分發揮其經濟效益起著至關重要的作用。

二、加強采供血機構儀器設備檔案管理的力度

（一）首先檔案管理人員思想上要充分重視。要管理好檔案，首先需要樹立正確的檔案管理觀念，制定詳細的儀器設備管理制度，真正把儀器設備檔案管理工作落到實處。領導要重視，要有檔案管理意識，把儀器設備檔案管理工作提到日程上，領導要在各方面給予大力支持，為科學管理提供有力保障。并且在日常的工作中，要多詢問、多了解工作的進展情況，及時發現工作中存在的問題，并給予指導和糾正，保證檔案管理工作良好運轉，只有這樣，才能服務好采供血機構的采供血工作。

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隨著臨床安全輸血工作社會化地位的日益提高,安全輸血工作越來越受到人們的重視，對采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質量管理規范》頒布實施，對采供血機構質量管理提出了規范性的要求，其中對采供血質量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測的原始記錄應至少保存10年，從獻血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過程工作提出了具體的質量記錄管理要求。由于記錄可以被證實特定的標準已采用，因此各環節中原始記錄是血液質量的客觀依據，是一個血站采供血工作過程的真實反映，是質量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規范性就愈加重要。

1 《血站質量管理規范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級各類人員資質信息 凡從事與血液質量有關崗位工作人員的教育經歷、培訓、再培訓證明、專業技術資格、崗位資質、特殊崗位培訓證明、與質量崗位操作相關的批準、授權等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質量記錄 凡涉及到獻血者獻血信息、血液采集、成分制備、血液檢測、血液發放、運輸、使用、傳染病管理等記錄均應納入歸檔管理范圍。

1.3質量控制記錄 各種血液產品、關鍵設備、環節、工藝衛生、環境、物料等質量抽檢記錄等檔案。

1.4質量管理記錄 質量文件、記錄控制、內部審核、管理評審、過程控制、質量改進及確認、差錯管理、預防糾正措施、顧客滿意調查等檔案。

1.5 基礎設施、設備、耗材管理檔案 設備采購、確認、使用、維護、維修、報廢，耗材采購信息、采購過程及驗證、測量監視設備計量檢定，庫房管理等檔案。

1.6 科研、開發、新技術應用等檔案 科研立項、階段管理、結題、評審、鑒定、應用等技術文件檔案。

1.7采供血數據統計信息 財務報表、采供血工作量、數據統計分析及財務分析等檔案。

2采供血機構檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質量管理規范》沒頒布實施前，采供血檔案管理的現狀：一是對采供血質量檔案管理地位和重要性認識不到位，檔案的系統化正規化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導致在出現需出示各種質量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導致敗訴）時才意識到檔案管理的重要性。二是業務科室人員往往更重視其崗位工作的實際操作而輕視對工作的記錄，導致工作無記錄、記錄不全、不規范，缺乏采供血全過程工作的有效證明；三是缺乏責任感和主動作為意識，認為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對采供血各環節和過程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環節脫節，檔案管理缺乏堅實整體的暢通的管理流程。四是對檔案的儲存、查閱、借閱、轉存、銷毀等監管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統一的規范標準

采供血專業機構由于其業務工作的特殊性，決定了檔案管理的獨特性。目前國家和有關部門尚沒有采供血方面檔案管理的專業規范標準，現有的機關或醫院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對歸檔文件及質量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無標準，很多過期檔案不能及時銷毀，導致庫房漲滿，占用本就有限的庫存空間，很難實現規范化、標準化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現象，影響檔案的完整性和系統性。《血站質量管理規范》提出對血液采集、檢測、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個寬泛的保存范圍，但對于采供血各工作環節產生的眾多質量記錄并未規定一個較清晰的歸檔標準，各單位依據各自對規范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時限，造成檔案管理的不規范。

2.3 缺乏高素質的檔案管理專業人才

目前許多采供血機構的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔任，專業知識匱乏；各業務科室多沒有指定的檔案管理員，多未受過檔案管理方面的培訓，造成檔案產生源頭管理不力的現狀。很多單位配備了專業的檔案專業管理人員，但又缺乏對采供血業務工作流程的充分了解，不了解業務工作和文件產生過程，以及文件之間的聯系，整理立卷工作難度大。對重復過程、科室間的業務交接、與本科室職能無關的參考性材料等，往往被重復歸檔或忽視歸檔，案卷質量也難以保證。

2.4 對待非紙質檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強

近年來，非紙質檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網絡的安全使用、采供血數據定期備份、雙機備份、異地備份，電子文件的管理等也應納入血站檔案管理的范圍，但目前對這類檔案的重視和管理還不到位、不規范，影響檔案的完整性。目前對采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過對檔案信息的統計、分析，在對檔案信息安全保存的基礎上，為人們的社會實踐、科學研究服務最大化的實現檔案信息的作用。

3加強血站檔案管理應采取的措施

3.1 提高認識，加強管理領導和監管

把檔案管理工作擺上采供血質量管理的重要位置，落實到各項業務活動的每個環節。單位領導、檔案管理人員和采供血一線的業務人員提高對檔案管理工作重要性的認識。采供血各科室、各環節、各過程都應納入檔案管理的系統工程，在各科室和有關人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實到實處。

3.2 結合采供血行業特點，依法規范檔案管理

貫徹《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的規范要求，結合采供血行業工作特點，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機構及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理；采供血機構或檔案管理部門應制定一套適合血站特點的檔案管理標準和規章制度，依照《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質量記錄在內所有工作部門和流程的質量管理體系，規范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規范。建議進一步擴大檔案管理的覆蓋面，注重基礎性檔案的管理，將檔案材料形成的各個環節納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強對不歸檔材料的管理，妥善處理和及時銷毀不歸檔材料；應結合采供血工作特點，理順各類記錄、檔案產生、交接、保存的源頭、過程及部門規律，使檔案管理體現行業特色，逐步實現檔案工作法制化、規范化、科學化。

3.3提高檔案人員綜合素質，提高檔案管理水平

努力創造多種培訓、學習機會，除提高檔案管理知識水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業務知識的提高，并且注重全員對檔案管理知識的普及和培訓，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級部門和過程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強化人人重視檔案意識，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現代化，提高檔案信息利用率

應借助網絡化管理的條件和優勢，實現采供血檔案的電子信息化管理，對非紙質檔案、尤其是計算機網絡形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進一步加強檔案信息的開發和利用，開展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優質高效的服務。

參考文獻

[1]中華人民共和國衛生部.血站質量管理規范,2006.4.

篇10

（一）對檔案信息化建設的重要性認識不足，信息化意識薄弱。學校檔案的信息化建設，可以是學校的檔案資源得到有效利用，實現檔案信息的共享和遠程服務，有利于節省檔案管理過程中的人力物力資源，節約檔案管理成本。但是當前檔案管理的信息化建設還沒有引起足夠的重視，特別是采取舊有的檔案管理方法的工作人員，對檔案管理的信息化建設還有排斥心理，無法充分認識到信息化建設的重要性，不能接受信息化的檔案管理工作方法。檔案管理部門，對檔案信息管理安全性、高效性和信息資源的共享作用認識不足，信息化建設的意識淡薄。這些都造成學校檔案信息化建設無法得到有效展開。（二）檔案信息化建設的管理隊伍薄弱，配套設施不齊全。檔案管理的信息化建設需要有專業的信息化管理隊伍，這是學校檔案信息化建設的必要因素。同時，信息化建設需要有與檔案信息化管理相配套的信息化設施，從而提高信息化水平和檔案管理的效率。當前的學校檔案管理的信息化建設過程中，往往會利用以往的檔案管理人員進行檔案的信息化操作，這些管理人員往往缺乏必要的信息化知識，無法對檔案管理進行規范高效的信息化操作。現代的科學技術、計算機技術、互聯網技術發展迅速，知識技術的更新快，而學校的配套設施往往難以跟上檔案管理信息化建設的要求，設備老舊。這些都大大降低了檔案信息化建設的建設水平。（三）檔案信息化建設標準不規范。無論是傳統的檔案管理還是檔案的信息化管理，管理標準的規范化都是檔案管理的重要內容。特別是檔案管理的信息化建設，涉及到相關的計算機技術和信息技術的使用，規范化的管理標準和操作規則更成為檔案管理科學性、高效性的重要途徑。當前的學校檔案信息化建設過程中，對信息化建設標準還沒有嚴格統一的規范，有些學校的建設水平甚至僅僅停留在利用電腦進行文字和數據的輸入。檔案信息化建設標準的不規范，使得檔案信息的查閱、共享都很難實現。

二、學校檔案信息化建設的對策

（一）加強對檔案信息化建設的重要性認識，促進信息化意識的提高。學校檔案管理部門要充分了解和認識到學校檔案的信息化建設對提高學校檔案管理水平，加強檔案資源共享和學校之間的檔案交流的重要性。檔案管理的信息化建設，是提高學校教學水平和學生學習方法的重要措施，通過檔案信息化建設，學生和老師對學校的教學活動和學習活動都可以通過更加便捷的方式獲得。學校也可以通過信息的分享，加強學校之間的學習和交流，提高學校自身的建設水平。對檔案管理人員的信息化認知要加強培訓，促進檔案管理人員信息化管理意識的提高和檔案知識的更新換代。（二）加強信息化隊伍建設和信息化設施的配置。學校要加強檔案信息化建設的專業人才的培訓和選拔以及檔案管理人員的更新換代。信息化建設涉及到計算機、互聯網和信息通信技術等先進的技術的應用，這些都需要專業的技術人才。學校可以利用自身的優勢，在學校老師和學生中，選取專業的技術和管理人才，并通過對以往的管理人員的培訓工作，加強信息化管理隊伍的建設。同時，學校也要加強硬件設施的配置，促進信息化建設的安全、高效，加強計算機、掃描儀等硬件設施的采購和更換力度，建立穩定安全的學校局域網。對一些管理軟件的技術性和安全性要有充分的認識，在使用過程中注意操作的規范性。（三）規范檔案信息化標準體系。學校的檔案管理信息化標準要嚴格符合國家《電子文件歸檔與管理規范》等相關標準規范的具體規定和要求，在具體的實施過程中，要注意加強電子文件的歸檔與管理工作規范，做到及時登記、整理、編目、歸檔，并要建立和完善電子文件的接收、采集、保管、保護和利用等措施。標準體系的建設，有利于學校之間和學校檔案管理部門之間的有效溝通和良好的合作，有利于形成統一的檔案信息的分享系統，促進我國整體檔案管理信息化的建設發展。