導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇高級檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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前言

高級中學科研課題的檔案管理是學校科研課題研究的重要組成部分，也是一所學校對檔案工作重視與否的一個重要考查指標。它如實詳細地記載了學校內科研課題開展的全部過程，包括從課題的構思策劃、立項申報、過程研究到最后的結題工作。它不僅是課題成果的佐證材料和課題驗收時的重要依據，并且更是能否順利開展科研工作的有力保證，同時也是課題研究的基礎和依據，是實踐升華為理論的中介。課題材料的客觀、真實、可靠程度直接關系到課題研究的結論和成果的質量，是課題能否順利完成的重要因素和保證。因此，課題檔案的建立和管理就突顯得尤為重要。

1.加強與課題組的溝通聯系、注重檔案資料的收集與整理工作

1.1專人協助、專題負責

高級中學的學科較多，各課題組所研究的內容也非常豐富，如何加強與各課題組的溝通聯系，及時有效地將課題資料進行收集與整理是我們要認真考慮的問題。我們在實際的操作中建立了一套完整的管理制度，從課題開始的策化、立項到實際研究和結題都有專人進行跟蹤和協助，每一個課題都指定到專題專人負責，課題組的研究日程安排都要做到“心中要有數，文字、音像有記錄”，在整個課題研究過程中，及時地把各種材料和信息收錄在檔，這樣就避免了課題材料的遺漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真實性是全面性。

在學校課題研究的過程中，課題資料的占有量及資料的客觀性和真實性決定了課題研究成果的最終質量。所以全面收集整理和保存課題研究資料，是課題檔案管理的中心工作。

課題的研究資料一般包括事實資料、歷史資料和文獻資料。

課題的大量事實資料是通過在實際研究過程中逐漸積累起來的，是課題研究過程中的第一手材料，也是課題檔案的主題部分。如：教案、個案調查、觀察記錄、研究課實錄、學生心理測評資料、調查問卷、訪談記錄、考察資料，各種統計數據等都屬于事實資料。另外，如果對學生或被調查者進行了問卷調查，就需要對問卷進行認真系統的統計和分析，形成文字材料留檔保存。在課題研究的過程中還會出現一些影像和圖片、聲音資料，我們統稱為“多媒體資料”，這些資料的收集與保管也要做到及時和妥善。無論是什么資料，這里需要著重強調的是：收集事實資料必須做到原始、全面、完整和真實。而文獻資料則是課題研究的理論依據，它重點收集與課題研究相關的理論資料，比如：教育行政部門的文件、教育教學理論專著、報刊文章和會議資料等。文獻資料可以是原件，摘錄，節選，網絡下載、裁剪或文獻索引等。歷史資料則是指曾經在國內外教育史上發生過的與課題研究相關的材料，如對同類問題的觀點、認識、經驗、做法、教訓等。

我們要對收集到的資料，進行認真整理，在大量的原始資料中篩選出真實、典型、有用的資料，為課題研究得出科學結論打下良好基礎。

2.要細化課題檔案建立的范圍與類型

2.1細化課題研究的建檔范圍

對課題研究建檔的細化可以提高課題檔案管理的質量，加強和促進課題組對課題的研究工作。細化后的課題檔案應至少包括以下六個方面：

①立項選題階段（表1）、②實踐研究階段（表2）、③反思提高階段（表3）、④總結鑒定階段（表4）、⑤成果推廣階段（表5）⑥成果獲獎材料（表6）。

2.2細化課題的建檔類型

高中課題研究是屬于教育科研的一部分，課題檔案的建立具有其自身的特點，應該形成獨立的檔案體系，我校的基本做法是：

①獨立建檔，實施“一題一檔”制。學科的不同決定了課題研究的范圍和特點不同，而學校課題的建檔應與學校其它教育教學工作檔案區分開，實行獨立建檔，這是構建完整的教育課題檔案體系的基礎。

②分期建檔，體現課題研究軌跡。我們根據課題研究的不同階段，采用分期建檔的形式，分別建立前期、中期、后期檔案，便于通過課題檔案能更好地呈現出課題研究的整個軌跡。

前期檔案就是課題研究的準備階段所形成的各種檔案材料，主要包括：課題申報立項材料、開題論證材料、課題實施方案等。中期檔案是在課題研究的過程中所形成的檔案材料，它是課題研究過程中的真實材料，也是課題檔案的核心部分，主要包括：實驗記錄、實驗數據資料、教案、教學計劃、撰寫的論文、課堂實錄、中期報告等階段性成果等。后期檔案是課題研究結題驗收階段形成的檔案材料，主要包括：課題研究的總結、結題驗收材料、成果鑒定及推廣等。

③分卷建檔，形成檔案系列。在課題檔案的管理上，為了使檔案更加條理化、系統化，便于查閱和研究，我們將課題檔案應分主卷和副卷進行存檔保管。主卷是課題研究過程中的主要文件和階段性反思及總結材料，是永久保存的課題檔案。其中包括前期資料、中期資料和后期資料。副卷是課題研究過程中的形成的全部實驗資料，是形成主卷中結論、文件的原始依據，是主卷的佐證材料。如：作業、會議記錄、調查問卷、訪談紀實、備課筆記、實驗課錄像、學生試卷、考查記錄、文獻論文等等。

3.加強課題檔案管理工作、提高檔案對課題研究的促進作用

3.1課題檔案由課題負責人建立，應有專人負責收集、整理和保管

定期進行檢查，確保材料完整、準確、系統，凡歸檔的文字材料，要求格式統一，工整清晰、規范，便于保存和查閱，所有材料必須有紙質材料和電子文檔。歸檔工作要及時，一般一個階段結束后就要進行歸檔，待課題研究全部結束時，再一并綜合調整，把全部課題資料完整無缺地歸檔保管好。

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一、關于“技能”的新內涵

相對于觀念的間接影響和基礎而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現代化環境的直接因素和現實。當然“技能”一詞的涵義是動態的，而非靜態的。就象聯合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發展的信息語言和計算機操作技術。從檔案界整體人員的素質而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經到了刻不容緩的地步了。

二、加強培訓，掌握新技能

就整體而言，要真正實現檔案管理現代化，檔案界缺乏相關的專業技術人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結合程度不高；而至于兼具兩方面專業知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。

要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內舉外引之路，加強人才培養力度，培養一支有志獻身于檔案工作的專業人才隊伍。具體采取三個方面的措施：

第一，各高等院校的檔案專業教育，要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，要把檔案管理現代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置。總之，高等院校檔案專業要對檔案專業學生進行新知識與新技能的系統教育，盡快培養出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術運用的專業管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業加強專業管理人員的教育與培養，才是真正解決檔案管理現代化人才短缺問題的措施。

第二，加強檔案干部的再培養和繼續教育。目前，我國檔案部門已經普遍開展了檔案干部的繼續教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業素質與操作技能并舉的雙重效應。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進所需的專業人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。

現代高科技的運用與電子文件的大量產生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養，以主動適應工作對象、工作環境和工作手段的發展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學習計算機技術，學習電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應這種形勢。

三、檔案管理人員必備的知識技能

在檔案管理現代化環境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認為這與檔案管理現代化環境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。

（一）檔案管理基礎知識

1.檔案學概論

了解檔案的起源與發展，特別是中國檔案的產生與發展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分等。

2.檔案管理學

了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關信息的反饋技術和方法等。

3.檔案保護技術學

了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。

4. 文書學

了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

（二）計算機應用及自然科學基礎知識

1.自然科學基礎學科

學習高等數學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規律，掌握工程技術的設計方法、材料的物理化學性質、電子及電路原理等。

2. 微電子技術

微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現電子系統功能的技術專業學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規模型集成電路技術的發展而發展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成定電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。

3. 電子計算機技術

學習電子計算機技術，目的是了解與電子計算機技術的發展過程、分類及發展趨勢。懂得電子計算機的算術基礎、數理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。

4. 電子計算機軟件技術

目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5.現代通信及電子計算機網絡技術

如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛星及其他現代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成的覆蓋全球的電信網絡，就是現代社會的“神經系統”。學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規定的中級以上水平。

6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術

電子計算機在國家機關、社會團體及生產設計、制造等部門的應用，主要體現在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產生到運作的過程及規律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。

7. 電子計算機技術在檔案部門的應用知識

電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規定的中級以上水平。

8. 設備維護知識

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到電工、電子學等方面的專業知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養、維修設備的實際操作技能。

9. 標準化知識

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人事制度改革中需要大量的人事統計信息。例如：在高校的專業技術崗位設置中，高、中、初級的崗位結構比例，正高級與副高級崗位之間的比例，各專業技術崗位內部不同等級之間的結構比例，主管部門是要實行總量、結構比例和最高等級控制的。所以在設計本單位的崗位設置方案時先要了解本單位人員結構的現狀，已取得而未聘用的專業技術等級的情況，還要了解人員的專業結構等，才能做到心中有數，使本單位的崗位設置方案既能達到上級主管部門對人員比例控制的要求，又能留有一定空間為今后的人員聘任做好準備。這些資料都來源于人事檔案和信息統計工作，而且不是一次性的工作，每一次崗位聘任的實施都需要人事檔案管理和信息統計提供最新的資料，這直接影響到崗位聘任方案的制定統計聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在實施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統計信息

正在進行中的績效工資改革要求每個單位要制訂符合本單位實際情況的績效工資實施方案。這個方案既不能超出財政部門清理津補貼的標準和人社部門批復的績效工資總額，又要使績效實施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎勵性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準確人事檔案統計信息尤其是收入情況信息。

（三）剛剛完成的教職工基礎信息采集工作對檔案管理

的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會保障信息、專職教師的相關信息。其中對于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個空白。因為這個平臺是一個動態管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進行完善。

（四）住房補貼的摸底調查工作

住房補貼的摸底調查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時間的確認、本人應享受的住房面積，調動工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統計工作來提供大量的資料。

（五）職稱的評定

教職工最為關心的職稱的評定工作由于2011年新職稱評審辦法的實施發生了很大的變化，對教職工原職稱的取得和聘任時間都需要準確的確認，這也需要人事檔案管理和信息統計工作來提供準確的資料。

二、目前高校人事檔案管理和信息統計工作存在的問題

（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統計人員，信息統計和分析工作難于開展

人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個耗時耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統計知識人員都是難得，對人事檔案統計信息進行綜合分析更是無從談起。

（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統計工作難以滿足日常的工作需要

目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經常出現調動人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統計工作無法滿足目前的管理需要。

（三）人事檔案管理和信息統計的規章制度不健全

各高校對人事檔案管理和信息統計工作不夠重視，相應的規章制度建設也得不到應有的重視，對從事此項工作的人員也沒有相應的激勵制度，難以激發工作人員的積極性，這也導致了鮮有人員愿意從事這項寂寞的工作。

（四）人事檔案利用服務的方式還是傳統和被動的

長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個工作，提供服務的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務方式已難以滿足管理的需要。

三、如何做好高校人事檔案管理和信息統計工作

（一）提高對人事檔案管理和信息統計工作重要性的認識

在單位設立專職崗位、專職人員來做此項工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、輕統計分析”的思想。

（二）加大檔案管理和信息統計的投入，提高檔案管理和信息統計的信息化水平

傳統的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機、打眼機等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發展，計算機、打印機、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設施（設備、工具）還是軟件（人員、培訓）等的投入，都難以滿足工作的需要。

（三）建立健全人事檔案管理和信息統計工作制度

完善檔案歸檔整理和信息統計分析的動態管理制度，完善考評機制，調動從事此項工作人員的積極性。

（四）改變人事檔案管理和信息統計服務的方式

提升服務層次改變傳統和被動的服務方式，主動征求各部門對人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發揮人事檔案管理在統計、數據分析和預測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時耗力的工作，而此項工作是一個長期性的工作，需要長效管理，及時更新，為信息統計和分析提供基礎資料。同時，要完善考核制度，以激發檔案管理和信息統計工作人員工作的積極性，變被動的管理為主動的管理，提高檔案利用的效率。

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近年來，隨著我國職業教育的大力發展，高職院校擔負著培養社會主義經濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩定教學秩序、提高教學效果、優化育人環境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業、各個部門的競爭， 更是各類專業人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業生的就業與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環節帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的保證。科學化、正規化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度， 規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 “學籍管理規定”、“學籍收集整理制度”、 “學籍管理人員崗位職責”等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。

2. 搞好學籍檔案的開發利用，做好檔案信息的社會化服務

隨著計算機技術和網絡技術的發展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。

3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質

加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業務素質。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業，愛崗敬業，認真學習檔案法律法規，維護學籍檔案的真實面貌；其次，在業務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，還要努力學習檔案管理方面的專業知識和技能，熟練使用計算機等現代化管理設備，與時俱進，優化知識結構，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩定，關心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業心和責任感。學校要努力創造條件，充分調動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規范化、科學化和現代化。

總之，高職院校學籍檔案管理工作是一項涉及學生個人、高校、社會機構等多方面利益的服務工作，學生就業、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案，只有充分運用科學的管理方法、現代的管理技術、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發和利用，才能使高職院校學籍檔案的管理工作適應學校教學發展和社會發展的需要。

主要參考文獻

［1］ 李玉萍． 高校學籍檔案管理的問題與對策分析［J］． 齊齊哈爾醫學院學報，2008，29（17）．

［2］ 黃錦旺． 談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策［J］． 廣西大學學報：哲學社會科學版，2008（z2）．

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檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或實物，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發展，科技進步，檔案的載體發生了變化，出現了電子檔案。電子檔案不同于傳統的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業、部門都采用了電子檔案管理系統，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現在以下幾個方面：

（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統對于大多數中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。

（2）技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統的安裝配置與系統管理都需要有較高的專業知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發商的依賴性很大。

（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際使用當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

高職學院畢業生信息管理是學院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計算機技術還不發達的年代，主要是靠紙質的學籍卡來保存畢業生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計算機技術和管理信息系統的發展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統的紙質管理模式。使用畢業生檔案管理系統來管理畢業生信息，具有手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優點能夠極大地提高學生畢業生信息的管理效率。該系統使用B/S模式Web服務器端的開發環境，它可以產生和運行動態的、交互的、高性能的應用程序。本系統對檔案管理系統的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統在ASP的開發環境下，使用SQL server 數據庫，實現了學校畢業生畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統從需求分析、系統的設計、具體功能的實現都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。

下面簡要介紹畢業生檔案管理系統的設計。

1、需求分析

為了提高畢業生檔案管理的水平，信息管理員需要對學生信息進行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統的主要目的就是利用軟件實現學生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業學生信息要求準確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學生的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。

2、用戶身份級別要求

根據用戶身份的不同從而對系統的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能。

系統管理員：使用本系統的信息管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統的所有權限。主要負責對畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統的一般用戶，能夠對畢業生信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業生信息的權限。

3、系統功能模塊設置

具體操作：對畢業生信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。

（1）畢業生信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業生信息，需按畢業生實際信息錄入；

（2）畢業生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在畢業生信息發生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使畢業生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業生信息；

（3）畢業生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業生信息，系統提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規查詢，如按姓名、性別、專業、工作單位等信息可以直接查詢；

（4）畢業生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業生畢業生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

（5）畢業生信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的畢業生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業生信息進行打印。為方便管理統計畢業生信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有畢業生列表，對其畢業生列表進行打印。

（6）管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：系統由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統的全部功能，一般用戶就能對畢業生信息的修改、查詢、打印的功能。

3、系統開發的其他方面

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關鍵詞 ：高等學校；會計檔案；管理；現狀；對策

隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務部門業務量逐年加大，各種財務檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現。如何通過現代化高科技管理手段科學、規范的管理財務檔案，將是當前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學校會計檔案管理現狀

（一）對會計檔案管理的認識不足

長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質會計檔案的管理，認為財務部門只要資金管好，報賬準確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續工作、內務管理，沒有必要設置專人專崗進行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關注的往往是傳統手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護方面較為復雜，操作人員在思想上容易產生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現遺漏和重復歸檔的現象。若歸檔基礎工作不嚴謹、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進行歷史數據的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質量和服務水平。

（二）會計檔案管理制度不健全

高校的財務部門對資金預算、收入、支出等日常業務都制定相應的管理辦法，嚴格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業務標準和技術規范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態，致使許多應該歸檔的電子文件整理不規范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統一歸檔保存，正確維護，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態。沒有相應的檔案管理制度和標準化的歸檔程序，勢必導致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務檔案的信息資源整合與數據共享。

（三）會計檔案管理信息化程度不高

目前，高校財務檔案管理還未全部實現利用計算機進行處理和存儲，傳統的儲存及歸檔方式很難適應現代化檔案管理要求。因此，加強電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質的檔案通過信息化、數字化的轉換，錄入到數字檔案的數據庫，依托數字化校園平臺，經過各個系統間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數字檔案的歸檔、管理和服務及領用過程中都存在各種問題。具體表現：管理人員思想觀念保守、設備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎數據的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態的關注等。

（四）缺乏專職的會計檔案管理人員

目前高等學校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導致檔案管理人員的素質整體不高。

二、加強高等學校會計檔案管理的對策

（一）提高對會計檔案管理的認識

高校財務檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務檢查的重要證據。只有觀念轉變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，工作中不能有丁點閃失，半點馬虎。要實現高校會計檔案科學管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關于財務檔案管理工作的規定》的辦法實行財務檔案專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當規模的庫房和檔案專柜等專用設施，實行專人負責，做好紙質檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現高校檔案保管的標準化和現代化。

（二）建立健全會計檔案管理制度

在大數據時代，電子文檔蘊藏著更豐富的信息資源，做好各類財務檔案的收集、整理、保護和利用顯得越加重要。高校財務電子檔案的產生、移交、歸檔、管理、利用，各應用系統的互聯互通和數據信息共享，都是基于網絡傳輸信息而實現。要想系統得以安全運行，技術是保障，管理有方法。首先，要加強網絡信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強化高校會計電算化檔案工作人員的風險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進行分級管理和保護。在財務軟件方面，應注重系統自身功能建設，保證數據庫數據的真實性和完整性。面對客觀的數據相關人員不能隨意操作,篡改數據。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權限調用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務隱患。

（三）提高對會計檔案管理的信息化程度

傳統檔案大多以紙質為載體，財務檔案管理、財務查賬和財務審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發展相比，高校檔案信息化發展則相對滯后。信息化條件下，要實現高校檔案現代化管理，必須依托現有檔案，逐步建立完善財務檔案數據庫，將財務檔案資料無縫對接，通過轉換進入高校檔案管理數據庫，實現公共目錄查詢、遠程檢索服務和對數據匯總分析、財務檔案信息網絡交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務信息，通過運用計算機技術處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設置會計檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設備和軟件設施齊頭并進外，還要堅持以人為本，以科學發展觀為指導思想，建立一支與時俱進、素質高、相對穩定的檔案管理專業化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進行檔案知識、財務知識和相關技能的學習培訓或外出交流，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務檔案管理科學化、規范化。

總之，高校財務檔案是學校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設工作自身的創新發展，合理規避管理風險，采取科學有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進一步完善和發展。

參考文獻：

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一、高職院校學生學籍檔案在學校管理中的作用

學籍檔案是由學生在校學習、實習、參加社會實踐、畢業等方面的動態構成的，全面記錄了學生在學習期間的德、智、體、美、勞等方面的實際情況。它是學校對學生活動情況的掌握途徑，同時也是學校為實現合格人才培養目標，對學生進行規范化管理的主要依據。學籍檔案作為學校管理的重要組成部分，對高職院校提高管理水平和管理質量，加強完善學籍管理工作有至關重要的作用。另外學籍檔案還是社會用人單位對學生的能力、性格、優缺點等進行全面評價的重要依據。完備的學籍檔案對高職院校的畢業生就業服務有很好的輔助作用。

二、現階段高職院校學生學籍檔案管理中存在的問題

縱觀各大高職院校中的學籍檔案管理工作，都還是處于很不完善的狀態，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表現為以下幾個方面。

首先，高職院校的領導階層對學生的學籍檔案管理工作不夠重視。學生的學籍檔案在管理中和使用的時候具有潛在性和滯后性，再加上對它的投入往往不能夠達到立竿見影的效果，因此很容易被管理者忽視。

其次，高職院校學籍檔案管理工作人員的管理觀念落后，專業素質較低。目前高職院校學籍檔案管理還沒有形成一個統一的、詳細的規章制度，也沒有統一的標準，每個院校基本上還是沿用老模式，老方法進行學籍檔案的管理。另外，管理的不嚴格導致工作的隨意性比較大，檔案的保管保密性、信息利用和歸檔整理等工作都很不規范。隨著現代網絡信息技術的不斷發展，檔案管理也逐漸向網絡化發展，但是大多數檔案管理人員都沒有受過專業的培訓，對網絡管理手段不熟悉，這些因素都對高職院校的學生檔案管理工作帶來了不便。

再次，學籍檔案管理人員的隊伍不穩定。大多數高職院校由于對學籍檔案管理員的培訓和管理不重視，往往會導致管理人員的頻繁調動，再加上在管理的過程中又缺乏相應的規范制度，缺乏統一的標準，管理職責不清不楚，甚至還有一些部門只按照適合自己的方式進行學籍檔案管理，使學籍檔案管理出現脫節的現象。這些現象最終使學籍檔案的完整性、準確性和可利用性都受到了極大的影響。

最后，學籍檔案的開發利用還不夠充分。

三、高職院校學生學籍檔案管理模式進行創新的一些可行性措施

1.加強完善學籍檔案管理制度的完善，對學籍檔案進行規范化管理

高職院校學籍檔案管理是一項復雜且系統的工作，各大院校要采取科學、合理的措施完善學籍檔案管理有關的各項規章制度，實現管理的規范化和科學化。使學籍檔案管理能夠有章可循、有法可依。另外學籍檔案管理制度還要與高職院校的實際情況有效的結合起來，改革以教務部門管理為主的管理模式，使其實現以各個教學系為主實行管理過程。

2.加強宣傳力度，從學生、學校、管理人員等全方面加強學籍檔案管理意識

學籍檔案是學生在校學習情況的真實反映，同時也是教學水平的真實體現，對學校教學工作中有非常重要的作用。高職院校的領導要高度重視學籍檔案管理工作，有效的利用學籍檔案對學校的管理狀況進行分析和改善。同時還要加強對學生有關學籍檔案的重要性教育，使他們在進行檔案填寫的時候能夠更加的慎重、認真，保障學籍檔案的真實性和完整性。

3.加強檔案管理隊伍的建設工作，提高管理人員的專業素質

學籍檔案管理工作不僅是一項具有技術性特點的工作，同時也是一項服務性的工作，是學校對學生切身利益進行保護的體現。檔案管理隊伍在學生的檔案管理中起到關鍵作用。高職院校要通過對檔案管理人員進行宣傳和教育，使他們能夠充分認識到檔案管理工作的重要意義，樹立良好的管理意識，在學籍資料的整理中能夠認真、及時的對資料進行收集、歸檔和保管等工作，以確保學生學籍檔案的準確性和完整性。另外，還要對他們進行計算機技術的培訓，使他們能夠熟練的操作電子信息系統，對學生的學籍檔案進行更好的管理。

4.采用電子信息技術進行學籍檔案的管理

高職院校在進行管理模式創新的時候尤其要注重將電子信息技術應用到學籍檔案管理工作中，采用先進的軟件管理系統，通過計算機網絡建立學籍檔案管理平臺，并且通過教務管理等部門對學籍檔案的查詢和記錄進行授權，從而能夠實現檔案資源的共享、保密和一定程度的開放性，增強學籍檔案的利用率。學籍檔案從形成到使用要經過很多個環節的處理，我們要在檔案的登記和管理工作中對檔案備份、密碼設置、身份驗證等方面進行有效的設置，以保證檔案的真實性和原始性。

四、結語

總的來說，高職院校的學生學籍檔案管理是一項需要得到高度重視的工作，隨著社會的發展，電子信息技術滲透到各個領域，學生的檔案管理也不能例外。另外，高職院校還要加強對學校領導、學生以及檔案管理人員的教育工作，加強對檔案管理重要性的認識，不僅能夠有效的促進學校管理水平的提高，還對學生未來的就業提供了良好的保障。

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中圖分類號：G71 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）027-0000-01

高職院校相對于普通高等院校，主要是以培養技術型人才為主要目標。學校的職責主要使學生具備必要的理論知識和科學文化基礎，對所學技術熟練掌握和靈活應用，著重培養學生的表達溝通能力，強化學生職業技能的培訓。高職學生檔案是將學生在平日里的學習、技能活動等進行記錄，是對個人成長過程的一個完整體現，這不僅反映學生在校期間的表現優劣等情況，也是學生所在學校校紀校風的重要體現。因此，高職院校做好學生檔案管理的工作非常重要。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

高職院校對學生檔案管理有助于學校對學生進行統一的常規管理。學生在入校之后，隨之會帶來一些自身的材料，比如成績單、每學期的表現評價等，將這些材料整理歸檔，給學校和老師提供了一個考核標準和重要的參考價值。學生的檔案是學生在校期間直接形成的一個文件，而非編造的，是一個學生在校期間的表現的最直接的反映。高職院校的學生檔案的建立也可以為用人單位對該校學生的入職等事項提供一個重要的參考依據[1]。

二、高職院校檔案管理工作現狀及存在的問題

在人們的傳統觀念中，檔案管理工作就是一項技術含量比較低的工作，它的功能就是將學生資料進行整理保存，因此學校的檔案管理工作發展通常都比較落后和緩慢。另外，高職院校普遍創辦的時間并不長，加之國家對學校學生檔案的重視程度不夠，因此，高職院校在檔案管理方面存在著諸多問題亟待解決。

（一）缺乏必要的檔案意識

由于檔案管理工作未引起學校領導和教師、學生的重視，檔案意識比較薄弱。學生在填寫自己檔案時候，往往都是敷衍了事，事后教師也不會進行核對等必要的工作。另外，大多數高職院校并未安排專職人員從事學校學生檔案管理工作，且從事此工作的人員業務水平也普遍偏低。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

高職院校檔案管理工作未得到學校領導等相關人員的重視，缺乏系統的檔案管理制度。某些省市了一些檔案相關的文件資料，但在高職院校的大多檔案管理工作人員對國家檔案整理相關的法律、法規等重要文件沒有進行充分地學習和理解，導致出現檔案材料不全面、內容不完整等一系列問題。除此之外，為了避免個人隱私的泄漏，檔案的轉交是不允許本人遞交的，但通常高職院校的學生大多都是讓學生本人遞交，造成了泄密現象，有的檔案甚至出現材料改動的現象發生。

（三）高職院校檔案管理手段落后

隨著社會不斷發展，科技不斷進步，在信息化高速發展的時代，高職院校自從普遍建立以來，招生規模不斷擴大。隨著高職院校學生的增加，學生檔案材料的遞送數量也不斷加大。由于學生檔案存放時間較短，加之畢業之后的去向不一等，高職院校以相對落后的手工模式的檔案管理方式根本無法達到合理有序的進行檔案管理工作[2]。

三、改善高職院校檔案管理工作措施

高職院校的檔案管理工作和高職院校的建設息息相關。高校學生檔案從屬于人事檔案，大多數的人事檔案都始于學生檔案，因此，高職院校學生檔案的管理工作至關重要。

（一）加大檔案管理工作宣傳力度，強化檔案意識

為提高學校教師、學生的檔案工作的認識，就要大力宣傳學生檔案的重要性，強調歸檔材料以及各種歸檔文件資料的重要性，只有這樣才能充分調動學校領導和學生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高職院校的領導應該將檔案管理工作納入學校的整體發展規劃中，使廣大教職工了解檔案相關知識以及重要價值，調動他們的積極性，是教職工人員更多的自愿參與進學校學生檔案的收集、整理和保管等相關工作中。高職院校要樹立“檔案是鐵證”的理念，讓學校的每一個員工都認識到檔案的管理關系到每一個畢業生的就業、工作等重要事宜，也對學校的名譽有很大影響。

（二）提高檔案管理人員的業務素質，加強檔案管理團隊的建設

要想將學校的學生檔案管理工作搞好，建立一支強大的檔案管理團隊勢在必行。檔案管理工作人員需要有過硬的專業知識、信息化技能以及強大的責任心和耐心。隨著高職教育形式迅猛發展，學生檔案管理工作也隨之發生變化，這就需要學校對檔案管理工作人員定期進行培訓，使他們盡快掌握最新的現代化管理技術，用于學生檔案管理中。

（三）豐富學生檔案內容，提高檔案利用價值

高職院校主要是以培養高等技能應用型人才為主要目標，學生檔案內容也應該注重實際。學生在校期間的各方面表現都應該一一歸入個人檔案，保證學生檔案的全面、真實性，真實的反映出學生個體的成長經歷，同時也對一些不良行為起到一定的遏制作用。比如，學生在校期間如果因考試作弊、打架等受過處分，后來因表現優異處分撤銷等材料也應該完全歸入學生檔案，以便于為就業單位提供一個全面真實的參考依據。

（四）完善檔案管理制度，實現檔案信息化管理

“沒有規矩，不成方圓”，高職院校應該建立健全的檔案管理制度，學校領導等相關部門應該切實管理好檔案資料的收集、考核等工作。高職院校應該逐步實現學生檔案的信息化管理，運用計算機等現代化技術手段，將學生的檔案資料整理規范后錄入信息庫，并隨時錄入學生的的最新信息，定期對其進行維護和更新，以確保信息的完整、真實有效性。高職院校實現對學生檔案管理工作的規范合理化有利于檔案管理工作朝著更好的方向發展[3]。

四、結語

總而言之，高職院校需要進一步加強對學生檔案的管理工作，應該努力做到資料收集規范、歸檔及時有效等一系列相關事宜。合理運用現代科技手段對學生檔案進行整理保存，檔案管理工作人員要在思想、制度上充分認識到檔案管理的重要性，切實落實好本職工作，不斷促進高職院校教育事業的發展。

參考文獻：

[1]董林旭.高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中華建設，2014，09：94-95.

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【中圖分類號】G275.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）21-

一、高職院校檔案管理工作的現狀

高職院校的檔案管理是為了方便學校進行各方面的資源管理、信息記載、人員管理等工作，為學校提供一個良好的信息管理工作環境。然而伴隨著整個教育事業和高職院校的快速發展，當前，高職院校的檔案管理模式已經顯得陳舊和落后了。因而，改革并創新高職院校檔案管理工作模式，提出管理檔案的解決途徑就十分必要了。

那么高職院校檔案管理工作現在是怎樣的一種狀況呢？

首先，在部分高職院校中存在檔案管理制度不完善、不規范的現象。

1.檔案管理被輕視。相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄寫、保管之類的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益。這種輕視檔案工作的思想導致檔案管理人浮于事，工作不力。

2.管理制度不健全。部分高職院校的文件管理部門和檔案管理部門有各自為政的現象，學院缺乏有效的指導和督查的制度，以致文件的形成和文件歸檔的脫節。檔案資料的收集、整理及歸檔工作滯后。

3.日常管理不規范。部分高職院校檔案管理人員工作經驗不足，方法不當。有的甚至連起碼的保密意識都沒有，如查閱檔案資料時，不履行登記手續，從而造成泄密事故。

第二，檔案管理的方式落后，程序繁瑣。部分高職院校的檔案工作還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，管理人員的工作量大，效率低。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，安全性不高，且易受潮受損壞。

第三，部分高職院校檔案管理工作人員素質較低，專業管理水平不高。檔案的管理需要專業人才進行操作設計，但是在實際的檔案管理工作中，管理人員大多非科班出身，專業知識匱乏，工作能力不強，這將制約學校檔案管理工作的正常運行，以致不能及時、準確地給學校提供相關信息而貽誤學校的工作。

二、改進高職院校檔案管理工作的策略

1.完善檔案管理工作制度

一般來說，高職院校在檔案管理事務中要減少相關工作人員因個人原因而產生的人為失誤，要規范檔案管理人員的行為，以避免對學校造成的資源損失。高職院校在制定檔案管理制度前，應該先對檔案管理進行合理的價值定位，也就是說，高職院校要認識到檔案管理工作對學校工作的運行、管理的完善起著很重要的作用。檔案管理工作是衡量一個學校教學水平的重要參照標志，也是學生選擇學校的一個關鍵的參考標準。總而言之，檔案管理工作代表著高職院校的軟實力，因此，高職院校要不斷加強和完善檔案管理工作制度，提高高職院校的事務管理能力和水平。

檔案工作是一項具有很強的專業性和保密性的工作。沒有規矩不成方圓。高職院校要將國家檔案管理的有關法律、法規落到實處，營造依法治檔的良好氛圍，使學校的檔案工作在新的歷史時期做到有法可依、有章可循、有據可查。

在高等職業技術教育快速發展的今天，探索高職院校檔案管理的新思路、新辦法是時代的需要。要致力于自主創新，與時俱進，做好檔案信息資源體系建設、檔案信息服務體系建設、檔案信息化體系建設和檔案信息安全體系建設，規范學院檔案實體分類法。使學院檔案管理與全國高校檔案管理接軌。要參照《高等學校實體分類法》和《高等學校檔案管理規范》，結合高職院校自身的特點，因校制宜地編制本院校《檔案實體分類實施細則》，使其更具操作性和合理性，以提高學校檔案實體管理的科學化、規范化水平。

2.加強檔案管理的人才培養和軟硬件建設

檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。信息化為檔案的資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持。高職院校應加大投入，配齊檔案軟、硬件設備。檔案是由人來建立和管理的。所以檔案部門應配備素質高、業務精、作風硬的專職檔案人員，各部門宜配備一名固定的兼職檔案員，專兼職結合，以形成學院檔案工作的全方位管理。檔案部門要負責制定全院專兼職檔案員的培訓計劃，采取請進來，送出去，舉辦培訓班等多種形式，定期對其進行業務培訓、指導，切實提升檔案管理的水平，為檔案管理工作的正常運作和良性發展提供人才上和技術上的保障。

3.設立檔案管理監察機制

制度與監察是管理工作的兩個重要方面，二者相輔相成，要想把制度落實到實處，就需要有人來監督。因此，高職院校除了完善檔案管理工作制度以外，還要加強檢查和督促檔案管理人員的日常工作行為，要讓他們在平時的工作中就要養成良好的工作習慣。學校可以通過制定高職院校檔案管理條例、建立獎懲制度等來有效地進行檔案管理。把檔案工作納入領導的議事日程；納入各級領導和有關人員的崗位職責和工作考核內容；制定相關的考核評比獎罰辦法，要求人人關心檔案工作，人人參與檔案工作，樹立檔案為學院各項工作服務的大局觀念。在具體操作過程中，高職院校要在內部公開學校檔案的基本情況，讓全體檔案管理人員及時地了解高職院校的檔案動態，對他們進行愛崗敬業的職業道德教育、遵紀守法的紀律教育。對思想政治表現好，工作積極肯干，業務突出拔尖的檔案管理人員要予以獎勵，對違紀違規、經常曠工犯錯誤的人員要給予批評教育或者處罰。做到令行禁止，賞罰分明，使學校的檔案管理工作正常而有序地運行。高職院校在制定以上制度時，可以吸取其他高職院校檔案管理工作的經驗，并結合自身的情況制定相應的獎勵、處罰制度，使其實用，有效，利于學校的檔案管理工作。

4. 改革、創新檔案管理途徑與方式

（1）完善和建立新的檢索工具。在管理手段上，檔案部門要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，開展檔案信息平臺建設，創新現有檔案管理流程，研究解決文檔一體化問題。高級的檢索工具能夠保證檔案信息資料的共享以及信息傳輸的高效性，實現檢索工具的創新并滿足檔案管理工作的需求。利用現代計算機技術和信息科學網絡技術不斷的完善，建立新的檢索工具，從而逐步實現檔案管理工作檢索體系的自動化。

（2）開展網上利用服務。隨著檔案部門內部局域網的建立，檔案部門應充分利用本學院的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（3）自動收集、上傳電子文件。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案部門的服務器上歸檔。

（4）建立檔案數據管理中心。檔案部門與單位信息管理部門可密切配合，建立檔案數據管理中心。 該中心應設在單位檔案館部門，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

使用現代技術手段對高職院校檔案管理工作效率的提高、管理質量的改善都有著重要的意義。因此，高職院校要充分利用計算機來改革、創新檔案管理途徑與方式，這不僅可以節省檔案管理工作人員的時間和精力，利于快速、高效的進行檔案管理，極大地提高檔案管理的工作效率，而且還能在和其他單位交流檔案管理信息、實現資源共享等方面開拓一條快速通道。

總而言之，高職院校在檔案管理工作中不僅要完善檔案管理制度，健全檔案管理監察機制，而且還要充分利用現代高科技和現代化的管理手段，科技興檔，讓學校的檔案管理工作更加合理、更加科學，以更好地服務于學校的行政工作和教務工作。

參考文獻：

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高職院校以培養技術性人才為主要目標，擔負著培養面向生產、建設、服務、管理第一線需要的高技能、應用型專門人才的使命。檔案管理是一門實踐性、應用性較強的課程，旨在培養學生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務。但是從目前的實際來看，高職院校檔案管理課程的教學效果不甚理想，本文對其中的原因進行深入剖析，并就其改進方向提出了建議。

一、當前高職院校檔案管理課程教學存在的問題

1.教學目的偏離，無法實現學生的培養目標。雖然按照教學大綱的安排，將檔案管理課程的教學目標定位為“促使學生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實際教學工作的開展卻多是為了完成教學任務而進行教學，忽略了對學生實踐能力的培養。

2.教學方法單一，無法調動學生的學習興趣。當前，高職院校檔案管理課程的教學主要依靠理論教學，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學方法。根據心理學的研究，乏味的事務會導致厭煩感，長久累積下去，會造成學生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會降低學生的學習效率，還會導致對此門課程的強烈抵觸感。

3.教學條件落后，無法培養學生的動手能力。檔案管理課程的實踐性較強，如果沒有實際的操作經驗，當畢業生走上工作崗位初次面對成堆需要整理的文件時，會備感茫然，無從下手。

4.師資素質欠缺，無法滿足學校的教學要求。當前，從事檔案管理教學工作的教師主要有兩個來源：一是高校檔案專業畢業生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經歷過碩士或者博士研究生階段的系統學習，已經全面掌握了檔案學專業課程知識，理論基礎較為扎實，卻缺少檔案管理的實踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業出身的，他們較少接受過系統的檔案知識學習，雖然具有豐富的實踐經驗，但是又缺少對檔案基本理論知識進行系統闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學的需要。

5.考核方式死板，無法形成學生的檔案知識。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識點，在這種情況下，學生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學生從心理上卸下了心防，大大放松了對本門課程的重視，從而導致整門課程結束，學生的檔案知識并沒有明顯提升的不良后果。

二、高職院校檔案管理課程教學改進的方向

1.理順教學目標，把握人才培養方向。高職院校培養的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學目標在于使學生除了掌握必要的檔案理論基礎知識，應該更注重檔案知識的實際應用。因此，在教學過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學生未來的發展，在使學生掌握檔案管理基礎理論知識的同時，側重加強學生職業技能的訓練，力爭合格地培養出“厚基礎、寬口徑、高素質、強能力”的創造性人才。

2.改變教學方法，增強學生檔案素養。改變傳統教師“重教”的課堂教學觀念，轉移到學生“重學”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實踐”的“四步教學法”，逐步加深學生對檔案知識的吸收與消化能力，才能加強人才培養的效果。

第一步，課堂教學法。基礎知識的講授是前提，這是學生了解檔案知識的入門課。教師應該深入淺出地為學生講解什么是檔案、檔案的發展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內容，輔以身邊的真實案例，將扎實的理論寓教于樂，變成學生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識。

第二步，參觀教學法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強學生對檔案的直觀性認識，教學系部或任課教師可以與學校檔案室（館）聯系，在條件允許的范圍內，將學生引領到檔案（室）館進行實地參觀，使學生根據所學理論知識，對應了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計，讓學生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統計表等直觀性較強的實體。這樣，經過“眼見為實”，學生自然加深了對檔案與檔案工作的了解，對于檔案知識的消化吸收具有較強的促進作用。

第三步，模擬教學法。僅有參觀的經驗遠遠不夠，因為無法滿足學生動手的需求。鑒于此，模擬教學法顯得極為重要。可選擇檔案管理的某些工作環節，如檔案的查找過程，事先準備一些文件材料，借助學校的計算機機房，讓學生現場模擬根據規定的著錄條目對這些檔案進行著錄，然后根據多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學生有了切身體會，不僅深化了對檔案基礎知識的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。

第四步，實踐教學法。在學生經過模擬階段的操作后，可通過對其工作質量進行評判，針對其不合格的地方進行修正，使學生真正掌握檔案管理的扎實本領。此時，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺，在權限允許范圍內，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實的實踐基礎。

3.改善教學條件，強化課程教學效果。高職院校要為檔案實訓實踐環節的開展搭建良好的平臺，如建立檔案實訓室，購置必要的物品如打孔裝訂機、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學生模擬操作使用；安排學校機房讓學生練習檔案的計算機化管理；協調學校檔案室（館）安排學生參觀學習；通過校企合作建立校外實訓基地，為學生創造頂崗實習的機會等等。

4.注重師資配備，提升教師專業水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進和培養工作。檔案管理是一門專業性極強的課程，必須對任課教師的專業能力與綜合素質進行考量。對于新引進的教師，應要求是檔案專業出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實的理論功底，并具有一定的業務經驗和動手能力，能夠在教學過程中把抽象的理論知識與實際銜接起來并傳遞給學生。同時，要實施繼續教育制度，不定期地邀請檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強的高級人員來校對教師在教學、實踐等方面給予針對性的指導與培訓，并形成長效機制，不斷提升教師的專業水平。

5.調整考核方式，實現預期教學目標。要改變以往僵硬的理論知識閉卷考試方式，采取“理論+實踐”的靈活考查方法，既注重對學生基本理論知識掌握水平的考核，也要對其實際的動手能力進行現場測試。最可行的辦法是在實際操作的過程中進行結構化提問，對操作中所涉及的知識點進行多面考核，這樣就可以將理論與實踐融會貫通，達到理實一體化的效果，最終實現預期的教學目標。

綜上所述，為滿足社會對檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學改革已經勢在必行。這是一個逐步探索的過程，需要不斷的創新，高職院校應引起足夠重視，銳意進取， 突破傳統理念與方法的束縛，以期實現檔案管理課程的深入發展。

參考文獻

[1]馮榮珍 高職院校文秘專業檔案課程的教學教法研究.語文學刊，2011年，第12期，153、163頁。

[2]常悅 試論高職文秘專業檔案管理課程教學改革.黃河水利職業技術學院學報，2008，（7），第20卷，第3期，68―71頁。