導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的難點，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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一、引言

所謂城建聲像檔案，其全稱就是城市建設工程聲像檔案，就是在城市規劃、建設、管理的過程中產生的，存在著一定的保存意義的照片、底片、影片、錄像帶、光盤及磁性載體等等，以聲像為主，并且輔以文字說明的歷史記錄。城建聲像檔案能夠通過圖形、聲音、文字并茂的方式展示出城市的建設過程，對于城市建設發揮著舉足輕重的作用，尤其是在新城建設、舊城改造的過程中，城建聲像檔案能夠對于城市的傳統特色進行傳承和發展，有利于實現城市建設品味的大幅度提升。接下來，本文將首先從不同的角度來深入地探索城建聲像檔案管理的難點，主要包括：檔案的保存處置存在著較大的隨意性、不具備健全的管理制度和管理措施、城建聲像檔案拍攝工作不到位等等；在此基礎上，本文將提出解決城建聲像檔案管理的難點的對策。

二、城建聲像檔案管理的難點

1.檔案的保存處置存在著較大的隨意性

在當前形勢下，盡管許多城建聲像檔案已經實現了數字化管理，然而，還是面臨著檔案的保存處置存在著較大的隨意性的問題，導致城建聲像檔案的損毀或丟失，這就導致城建聲像檔案的收集面臨著一定的困難。

2.不具備健全的管理制度和管理措施

在城建聲像檔案管理的過程中，不具備健全的管理制度和管理措施。具體來說，在城建項目的建設過程中，一般都是將城建聲像檔案分散在不同的作業部門，缺乏一個統一的部門來對于城建聲像檔案開展集中管理。與此同時，沒有根據城建聲像檔案的種類、時間等各個方面的特性來加以分類管理，這就導致城建聲像檔案的價值不能夠得到科學有效地發揮。

3.城建聲像檔案拍攝工作不到位

城建聲像檔案收集工作具備非常強的專業性，這就要求城建聲像檔案拍攝工作者具備較強的工作技能。但是，在現階段，城建聲像檔案拍攝工作者工作技能低下的問題比較嚴重，這就導致城建聲像檔案的收集工作存在困難。具體來說，部分城建聲像檔案拍攝工作者是業余兼職人員，這就導致城建聲像檔案的拍攝時間很難得到保證，也很難確保城建聲像檔案的內容的有效性。

三、解決城建聲像檔案管理的難點的對策

1.進一步改善城建聲像檔案保存條件

城建聲像檔案的載體存在著特殊性，所以，在保存城建聲像檔案的過程中，必須遵守其特殊要求。例如，城建聲像檔案一定要利用聲像柜來進行單獨地保存，并且也一定要遠離光線、磁場等介質。進一步改善城建聲像檔案保存條件，從而實現城建聲像檔案的使用壽命的增長，有利于實現城建聲像檔案的集中管理。

2.進一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度

一方面，必須切實提升廣大的公眾對于城建聲像檔案集中管理的重要意義的認識程度。應該大力宣傳城建聲像檔案集中管理的重要意義，通過廣播、電視、散發宣傳小冊子等等各種各樣的途徑來切實保證廣大的公眾都真正意識到城建聲像檔案集中管理的重要意義。

另一方面，必須進一步建立健全檔案管理的法制建設，同時通過相關的制度來嚴格落實。對于分散在不同的業務部門的城建聲像檔案，必須通過制度的方式來增強城建聲像檔案管理部門的執法權力，保證檔案部門能夠依法跨部門收集聲像檔案，從而能夠在很短的時間之內有效地集中城建聲像檔案。另外，針對現階段城建聲像檔案保存分散的問題，必須督促各個保存單位統一建立相應的科學管理制度，實現城建聲像檔案資料的拍攝、收集和保存流程的完整性。在進一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度的過程中，也必須采取科學有效的獎懲方法來進行保障，通過這種方式，保證城建檔案聲像資料的歸檔和科學管理有序進行。

3.搞好城建聲像檔案集中管理的各個方面的保障工作

一方面，必須切實保障城建聲像檔案管理的資金需求。城建聲像檔案的采集、移交和管理，離不開大量的人員和專業設備，更是離不開足夠的資金保障。這就要求政府必須保證城建聲像檔案的資金投入，并且借助于向社會進行融資等一系列的方式來保障城建聲像檔案管理的資金需求。

另一方面，必須進一步加強對于城建聲像檔案管理工作者的業務技能培訓以及監督指導工作，通過這種方式，最大限度地提升城建聲像檔案管理工作者的職業素養。在現階段，城建聲像檔案實現集中統一管理依然面臨著很多困難，必須通過循序漸進的方式來進行管理，先在各工作項目部門形成該項目的完整聲像檔案的集中管理。由此看來，有必要對于各個項目部門設立專業人員、專門制度和專項經費，切實保障項目部門聲像檔案集中采集和管理工作的正常開展。

四、結束語

綜上所述，必須根據城建聲像檔案管理的難點，采取切實可行的對策來進行應對，以便促使城建聲像檔案管理工作的科學發展。在今后的城建聲像檔案管理工作的過程中，一定要想方設法來科學有效地應對城建聲像檔案管理的難點，切實搞好城建聲像檔案工作，為將來城市建設工作的開展奠定堅實的基礎。

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在建筑工程建造的全部過程中，檔案管理起著特別的作用，它不僅僅能夠客觀地記錄工程建造的全部信息、資料，還能為以后工程的維修等等工作起到一定的參考作用。現階段很多的建筑工程都沒有意識到檔案管理的優點，很多時候都忽略了檔案管理的工作。本文作者根據自身的經驗以及理解提出了以下一些看法與建議。

一、現階段建筑工程檔案管理中存在的難點

雖然已經有很多的建筑工程開始重視了檔案管理的工作，也開始逐步的實施了這項工作，可是在現實的建筑工程檔案管理工作中的難點有很多，作者將其主要分為了以下幾個方面，具體表現如下所示：

1.1檔案的收集過程復雜[1]。建筑工程檔案管理工作中最基礎的工作就是檔案的收集，一旦檔案的收集出了問題，那么之后的檔案管理也就會出現相應的問題了。許多的建筑工程在工程建造的過程中，由于工程量大、工程建設時間久等問題而忽略了檔案的收集，或者說在工程建造的過程中丟失了部分資料，這都會造成檔案收集的困難。

1.2很難實現對于建設工程的各個部門的監督管理。建筑工程的檔案管理是復雜而系統的，要想做好建筑工程的檔案管理就必須對于工程建設的各個部門進行監督管理。一般來說，建筑工程的施工是由多個部門共同實施的，在這種情況下很難實現對于所有部門進行管理，無法實現對于所有部門的監督就會導致檔案收集的不全面，這對于檔案管理來說是非常不利的。

1.3檔案的編制與組卷的工作比較困難[2]。在一項建筑工程的建設完成之后，檔案管理的工作人員需要進行整理資料，將檔案進行編制與裝訂成冊，這兩項工作的要求是非常高的，因為它需要工作人員擁有較高的專業素質。可是現階段檔案管理工作人員普遍面臨著專業素質不夠高的問題。

二、如何做好建筑工程的檔案管理工作

如何才能科學、有效地解決以上提到的建筑工程檔案管理中的難點，如何才能做好檔案管理的工作是目前建筑工程需要迫切解決的問題之一。本文作者根據自身的經驗以及理解，將解決的措施分為了以下幾點：

2.1完善建筑工程的檔案管理系統[3]。良好有效地檔案管理系統是進行有效地檔案管理工作的前提條件。建筑企業必須為檔案管理提供良好的環境，比如說將建設單位的各個部門結合起來，建立檔案管理系統，來避免收集資料困難的問題。除此之外，還應該全面的實行責任制度。這種責任制度是指將責任具體的劃分到檔案管理的每一位工作人員的身上，實現工作內容與責任相結合的制度，這樣的話哪一環節出現問題可以直接找到相應的負責人。這樣既可以快速的收集資料信息，還可以減少檔案管理中的失誤情況。所以建立完善的建筑工程檔案管理系統是非常有必要的。

2.2頒布相關的檔案管理的法律法規[4]，使得檔案管理工作“有法可依”。目前關于建筑工程檔案管理的相關法律法規相對來說還比較少，政府應該積極的頒布相關的法律來規范檔案管理的各項工作。比如說，在建筑工程檔案管理的過程中，應該嚴格按照《建筑工程資料管理規程》來進行一系列的工作，這樣的檔案管理才能更加的合理、有效。同時，頒布的相關檔案管理法律還應該嚴格的規定檔案管理的相關工作流程，讓這些法律起到真實的指導、管理作用。

2.3強化對于檔案管理工作人員的培訓，在培訓的基礎上對于工作人員進行認真的考核。建筑企業應該積極的對于檔案管理的工作人員進行培訓來提高工作人員的專業素質，可以開展檔案管理專業的課程，來教授檔案收集的方法、管理的方法等等內容，使其在將檔案進行編制等等的工作完成的更加出色。在對于工作人員進行培訓之后，還應該對其進行嚴格的考核，實施嚴格地考核制度。對于優秀的工作人員進行相應的獎勵，增加工作人員的信心與熱情；而對于工作表現不太好，能力不突出的檔案管理工作人員則要給與一定的懲罰，這種懲罰的目的并不是單純的懲罰，而是起到警醒的作用，是讓工作人員在以后的檔案管理工作中更加細心的目的。檔案管理的工作人員還應該積極地對于工作進行總結思考，努力將檔案管理工作做到最好。

2.4加強對于建筑工程的各項監督工作[5]，使得檔案管理工作人員能夠輕松的收集資料。面對檔案管理資料收集困難的問題，建筑工程只有對于建設過程的各方面進行嚴格的監督，對于各個參與建設的單位檔案進行監督才能切實的收集到相關資料。比如說，對于參與建設單位的實際情況進行監督；對于原材料的質量進行監督等等。但是在資料收集的過程中會出現不容易收集的部分，這種時候檔案管理工作人員應該特別注意，比如各類原材料的檢驗證書等等，這些尤其要注意收集管理，這樣才能為將來的工作提高保障。

2.5做好建筑工程檔案交底的各項工作。檔案交底的工作是非常重要的，它能夠進一步的對于建筑工程的檔案進行管理。尤其是在某些較大的施工建筑中，這項工作更是十分重要，一般來說都是由工程負責人、檔案管理負責人。技術人員等等一起舉辦交底的會議。很多情況下，交底主要是探討了以下幾個問題，具體如下：

2.5.1明確每個部門的責任，提出相應的檔案管理的工作方法。這一點主要是工程建設單位對于檔案管理的詳細情形進行交底，使得檔案管理順利進行。

2.5.2工程建設單位為其他部門或者是單位就工程的基本問題進行介紹。這里介紹的內容包括了工程的建設方案、預算工期等等。通過這一類介紹，檔案管理的工作人員可以迅速的了解需要收集的資料種類，也便于檔案管理者做好最終的檔案編制工作。

2.5.3監督部門就檔案的監督管理工作進行了明確的交底[6]。包括了檔案的歸類、整理等等部分。

三、結語

隨著社會的不斷發展與進步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都會進行改革，隨之建筑工程的檔案管理工作也會變得越來越困難，也需要進行一定的改革。本文作者認為，只有首先認識到了檔案管理中的難點才有可能克服這些難點，其次需要建筑部門、檔案管理人員等等各方面的努力，最后切實的做到了以上提出的幾點措施，建筑工程的檔案管理工作才能真正的有效地完成，最終建筑工程的發展才會更好。

參考文獻

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[3] 張亞紅. 淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作[J]. 科技信息. 2009（21）

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隨著社會的發展，城市建設也在日新月異，但是在城建檔案的管理上卻存在一系列的問題其主要的原因有以下幾點：（1）城建檔案管理的法律意識不夠，并且對城建檔案管理工作的重要性認識不夠。（2）檔案質量不夠高。（3）有些建設工程決算文件難以收集。（4）有很多施工建設后再“補，做”檔案的現象。（5）國家關于檔案管理的法律法規不完備。

1、城建檔案管理的法律意識不夠，并且對城建檔案管理工作的重要性認識不夠。

很多的建設單位和施工單位的管理人員對城建檔案管理的工作認識不夠清楚，往往都是重視建設工程的進度、質量輕視工程資料檔案。建設工程檔案必須包含完整，真實，原始等一些基本條件。但是在實際的工作中很多建設工程也沒有提交完整的檔案或者是提交的檔案存在著種種缺陷，這都是我們在檔案管理中經常會遇到的一些問題。

2、檔案質量不夠高。

由于一些施工建設單位不重視檔案日常的收集工作，就算是他們建立了檔案，其檔案的質量也往往不高。有些建設工程單位有時會將一些完全不符合規范的檔案移交給城建檔案管理部門，主要表現在工程檔案的資料不全、書寫不夠規范，竣工圖折疊不規范， 使用了一些不符合要求的材料，紙張嚴重破損，字跡潦草，這些情況都給檔案的管理帶來很大的影響。

3、有些建設工程決算文件難以收集。

有很多的建設施工單位對于檔案的忽視，總是遲遲不提交工程決算文件，這些單位對于檔案的管理有著錯誤的認識，導致建設工程檔案的不及時報送甚至是不去報送。據了解很多的建設、施工單位都沒有專門的檔案室和資料員，很多重要的建設工程文件材料在使用后也不及時歸檔，對于人員的變動也沒有做好檔案的交接工作，正是因為這些原因導致了檔案資料的缺失，給檔案資料管理產生了很大的難度。

4、有很多施工建設單位有先建工程后再“補、做”檔案的現象。

在城市的建設方面，往往都是強調加快建設工程的進度、質量，忽略了檔案管理問題。有些建設單位對城建檔案不重視，很多施工單位對檔案管理意識不強，在進行建設的過程中對標準、規范執行力度不夠，方案任意改變，檔案經常發生臨時拼湊的問題，建設工程檔案的完整收集很困難。有相當大的一部分檔案都是事后為了辦理竣工驗收手續而請人進行“補做”的資料，這種情況下做的檔案缺乏其真實性和準確性，也會造成大量的工程檔案資料丟失，造成的損失也很難進行彌補。

5、國家關于檔案管理的法律法規不完備。

隨著國家的發展，我國也陸續的頒布了一些關于檔案管理方面的法律、法規，但是這些法律、法規還不夠完備，從整體上來看，在我國城市建設檔案管理上還沒有形成完整的“城建檔案系統”，這都會影響到城建檔案的管理工作。在我看來，國家應該將城建檔案管理制成一套完整的系統，這樣才能更好的去完成這個工作，每一項工作都有一個度的參考。

2 如何加強城建檔案管理

既然我們已經清楚的明白了城建檔案管理的重要性，那么我們就要對癥下藥，找到解決方法。要加強城建檔案管理的工作需要的是以下幾點：（1）加強領導，落實責任。（2）加強城建檔案業務指導。（3）加強與相關單位的聯系和協調。（4）加大宣傳力度，提高對于社會檔案的意識。（5）完善城建檔案管理管理制度。（6）加強檔案的執法，對檔案的驗收把好關。

1、加強領導，落實責任。

領導的重視和支持是做好城建檔案管理的重中之重。各級領導應該在建設工作會議和相關的工程建設檢查上，著重強調城建檔案管理的“及時性、完整性、真實性、”的重要性，同時還應該要求建設單位在工程項目建設之前就將檔案管理人員，制度確定下來，將檔案管理的工作責任切實落實到工程管理的每個環節當中。

2、加強城建檔案業務指導。

城建檔案管理機構應該協助建設、施工單位做好檔案的業務指導管理工作，切實認真履行好自己的職責義務，幫助他們建立健全檔案管理制度，明確工程檔案收集的范圍及規范要求，幫助其解決一些工作上的問題。與此同時還可以舉辦關于檔案收集.管理.整檔的培訓，讓建設單位和施工單位更加清楚的了解關于檔案管理的流程。

3、加強與相關單位的聯系和協調。

城建檔案管理機構應該加強和其他相關單位的協調和聯系，盡最大的努力來促使城建檔案管理向更深層次發展。加強與這些部門的聯系，同時與他們進行溝通，讓他們在需要提交各種材料的時候及時提交，這樣才能保證城建檔案管理的系統性和完整性。

4、加大宣傳力度，提高社會對于城建檔案的意識。

城建檔案的管理對城市建設，社會經濟的發展起著重要的推動作用，我們應該重視城建檔案管理工作，努力去宣傳這個工作的重要性，讓社會上更多的人明白檔案收集管理的重要性，增強檔案意識，擴大城建檔案的知曉度。

5、完善城建檔案管理制度。

要轉變當前城建檔案管理的被動局面，必須要建立健全法律制度，然后依法進行管理。對于完善城建的檔案管理主要體現三個方面：（1）程序的規范。應該完善建設單位在工程 “簽訂報送責任書”之前，應該對其責任主體就工程檔案收集.整理等方面提出的相應要求。（2）建立檔案臨檢制度。建立檔案臨檢制度也就是在對建設單位在施工過程中檔案應該進行臨檢，及時指出在他們施工過程中檔案收集出現的一些問題。（3）建立檔案聯絡員的制度。應該在施工和建設單位增加檔案管理員，這樣可以定期與城建檔案館聯系，推進工作的進行。

6、加強檔案的執法，對檔案的驗收把好關。

沒有法律的制約這個社會是一盤散沙，對于城建檔案管理也是一樣的道理，城建檔案管理也同樣需要法律法規的制約，據我們調查很多建設、施工單位的檔案管理人員的工作流程并沒有按照國家規定的來做，最后導致檔案的損毀，這些都會對檔案資料造成巨大的損失，對以后的城市建設發展也會產生很多不利的影響。可想而知建立健全城建檔案管理的法律法規的重要性，我國應該加強對這一方面的規范，建立完善的制度，這樣管理人員可以做好各項工作，全面將法律法規貫徹落實的實際的工作當中。

3 城建檔案管理工作對城市建設和發展的意義

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當前城建檔案管理已經延伸、滲透到城市社會生活的各個領域，其收集、整理、編研、保管、利用以及執法等都已經逐漸完善，但隨著近些年城建行業的迅速崛起，城建檔案管理也面臨著諸多的問題亟待解決。

一、城建檔案管理存在的難點問題

（一）檔案收錄存在問題

檔案的收集存在著偏差，首先，從整體的收集資源上看，在進行城建檔案資料的收集過程中，地上部分收集的多，而地下部分收集較少。在實際的城建檔案收集過程中，實際上城建檔案管理部門很難將城市建設項目檔案收集齊全存在遺漏現象，有些收集上來的資料存在圖紙缺失，或審批手續缺失等問題，而且有些甚至收集上來的資料不是最終稿。其次，就管理權限方面來看，建設系統各專業部門，內部資料收集的多，而外部收集的較為欠缺。

（二）城建檔案管理工作人員觀念落后

現階段我國很大一部分城市檔案管理工作人員其觀念依然比較陳舊，仍停留在傳統的管理時代，并沒有及時更新管理觀念，無法跟上時代的步伐，欠缺主動服務的意識。當前已經進入了信息時代，然而城建檔案管理工作無法順應時代的發展，沒有主動的進行自我革新，無法為社會提供有效可靠的重要信息服務，城建檔案管理工作落后于高速發展的信息社會，似乎與外界的發展相隔離。從而無法體現城建檔案應有的價值，檔案管理工作人員也無法得到自身價值的體現。

（三）信息化建設滯后

檔案的信息化管理要求的是資源共享與快速的流轉，但當前的城建檔案管理一些硬件設施的配置及網絡的組建依然比較落后。當前各大院校的檔案管理基本已經實現信息化網絡化，軟件以及信息的開發應用已經趨近成熟，然而城建檔案管理其硬件配置以及網絡的組建結構仍然 比較滯后，單純地靠現有的人力進行檔案的收集、整理、保管以及利用顯然已經跟不上信息化的步伐

二、解決城建檔案管理問題的對策

（一）加大管理力度

城建檔案是整個城市建設工程完整的歷史資料，是城市建筑文化重要的組成部分。因此各級建設行業的管理部門應加大對建筑檔案管理的重視，加大對城建檔案管理的扶持力度。積極爭取上級領導及相關財政部門的支持，從而加大管理經費的投入力度，加強建筑檔案管理相關體制及相關編制的構建。隨著城市建設項目的增加、檔案管理工作量的加大，需要相應的從事檔案管理工作人員數量也會隨之增加，因此需要相關領導部門意識到這項工作的重要性，進而提供全力支撐。同時相關管理部門及領導還應將檔案管理工作列入相關考核內容，升級管理部門應進一步完善《城建檔案館目標管理認定辦法》。通過進行靈活有效的管理機制的制定，激勵管理人員、加強內部管理、充分調動起相關管理人員工作的積極性，從而推動城建檔案管理工作的進一步發展。

（二）強化管理意R

城建檔案管理工作是整個城市的大事，做好這項工作的關鍵就是要強化城建檔案的管理意識，尤其要提升城建檔案領導的管理意識，這是做好城建檔案管理工作的關鍵。各部門應加大管理力度，同時爭取新聞媒體的關注支持、加大宣傳的力度，提高市民的關注度，同時想方設法讓各級領導部門意識到城建檔案管理工作的重要性，創造出良好的管理氛圍。同時管理人員應革新思想，轉變陳舊的管理觀念，每年根據社會需求及社會的發展現狀以及當前的管理情況制定相應的管理辦法及管理目標，同時完善相應的檢查監督管理體系。

（三）加大城市檔案管理信息化建設力度

首先，根據當前的信息化需求，充分運用現有的現代化辦公設施，進行檔案資源流轉以及利用平臺的建立。從而提升檔案歸檔工作的效率，進一步提升城建檔案信息收集的準確性以及利用率。第二、積極地進行軟件管理系統的開發，合理地進行開發設計，對橫向及縱向檔案信息管理實施分步開發的策略，首先滿足當前小區既有檔案資源信息化的需求，同時兼顧到大區域信息化開發的過度，同時合理地進行大區域城建檔案管理信息化規劃，為整體城建檔案管理信息化提供強有力的支撐。第三、加大城建檔案管理信息化的宣傳力度，同時注重管理人才的培養，對管理人員采取予以培訓、學習、觀摩或參與研發等方式，提升管理人員的素質，從而切實轉變傳統的管理觀念，促進信息化建設的進程。

三、結語

城建檔案管理工作是城市發展過程中不可或缺的一項重要工作，其記錄著每一個城市的發展歷程，甚至每一個角落的變化，每一個瞬間的轉變都有著詳盡的記載。但在城建檔案管理工作的發展過程中，難免存在一些難點問題。因此應轉變傳統的管理觀念，提升管理意識，把握好正確的方向，突破難點，完善城建檔案管理工作，使其更好地為城市、為社會服務。

（作者單位為山東省威海市文登區建筑工程管理處）

參考文獻

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1 機關事業單位檔案管理工作的重要性

（一）有利于促進機關事業單位發展

在機關事業單位內部，檔案管理工作已經成為重要的工作，它不僅是單位員工信息資料的記錄，而且是事業單位發展的基礎。規范化的檔案管理是衡量事業單位管理能力的標準之一。事業單位檔案管理工作的水平高低，直接決定著事業單位領導能否清楚了解本單位的具體運行狀況，能否做出正確的決策。因此，加強機關事業單位檔案管理工作，提升檔案管理的規范化程度尤為重要。同時，加強機關事業單位檔案管理，提升檔案管理理念，探索新形勢下有效的檔案管理途徑，如實高效地將本單位的發展狀況反映出來，不僅能促進社會經濟的健全發展，而且對于提高機關事業單位的市場競爭力，促進機關事業單位健康發展有重要的作用。

（二）可以為機關事業單位的后期管理提供參考依據

機關事業單位的檔案資料不僅包含員工的各項信息，而且包含了單位發展中所取得的成果和總結，以及單位發展的全過程，是對單位集中管理的體現。通過對機關事業單位檔案信息的查詢和應用，能夠為機關事業單位后期的管理工作提供參考依據。同時，機關事業單位的檔案資料是單位發展和自身建設的重要記錄資料，是機關事業單位信息材料的總體匯總，對機關事業單位健康持續發展有重要的促進作用，因此，加強機關事業單位檔案管理工作尤為重要。

2 機關事業單位檔案管理工作的難點

（一）檔案管理人員素質有待提高

部分機關事業單位沒有配備合格的工作人員來專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數職，或是通過招聘臨時整檔人員來應對檔案管理的工作需要。專業人員不足的現狀，導致這些人員在繁雜而專業的檔案工作面前力不從心，錯誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時，即便是在配備有足夠專職人員的情況，檔案管理工作人員的工作態度也直接影響到檔案管理工作的實效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應付的態度，缺乏責任心和崗位自豪感，導致檔案無法整齊歸類，或是及時更新。又或是，在檔案管理人員變動的時候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

（二）機關事業單位內部缺乏科學規范的檔案管理和利用制度

規章制度和工作流程是機關事業單位工作順利開展的依據。然而，目前部分機關事業單位檔案管理還只是停留在依靠各個部門自己來進行管理的階段，導致檔案分散在各科室，缺乏統一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統的“信袋式”管理的階段，不能做到科學的專業管理，導致對信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質檔案管理方式和設備還存有不足。

（三）機關事業單位的檔案信息化管理程度不高

隨著互聯網以及網絡技術的應用日益普遍，社會的日常辦公以及檔案管理工作的面貌也為之一變。電子檔案較紙質檔案更能夠實現便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分機關事業單位已經實現了檔案的信息化管理，但是在檔案的保密制度建設上還有待加強。

3 加強機關事業單位檔案管理工作的對策

（一）健全檔案管理制度，明確檔案管理職責

首先，機關事業單位要依據自身發展的狀況建立一套完善詳細的檔案管理制度，合理劃分各個崗位人員的職責，嚴格依據檔案管理的制度進行檔案管理工作，嚴禁杜絕違法違紀行為。

其次，機關事業單位檔案管理人員要遵循“統一領導、分級管理”的原則，

遵守領導的安排，對檔案信息進行分級管理，依據制度要求進行分類管理，保證檔案管理的規范化。同時要將檔案管理工作列入重要日常工作中，在單位內部建立專門的檔案規范化管理小組，制定健全詳細的工作計劃，明確依據工作計劃開展工作，保證檔案規范化管理的有序進行。

（二）提升檔案管理工作者素質

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業性特征以及復雜性特征，檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質，檔案管理人員不僅要具備專業技能和知識，還要有很高的責任心和政治素養，可以說，檔案管理工作者自身素質直接影響到檔案管理工作的質量和水平。因此，機關事業單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質。機關事業單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動，使檔案管理隊伍具有很強的穩定性。此外，機關事業單位要加強檔案管理工作者的培訓和教育，促使工作者具備良好的綜合素質。由于檔案管理工作需要堅持與時俱進，所以，機關事業單位對工作者進行培訓和考核，促使工作者對原有知識進行不斷總結和更新，注重提升工作者的職業道德，提升工作者的職業道德觀念以及榮譽感，這些均能夠從本質上提升機關事業單位檔案管理工作的水平和質量。

（三）加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質量，不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作，還要在物質上對檔案管理工作進行支持。因此，事業單位必須要加大資金投入，促使檔案管理工作的基礎設施得以逐步完善，更加有序、安全以及科學的存放檔案資料。

首先，要求事業單位的領導層要高度重視檔案管理工作，對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進行高度重視，為檔案管理部門撥放充足的資金，逐漸完善檔案室基礎設施。促使檔案管理部門建設檔案庫房，做到防火防潮，還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進行妥善的保存，杜絕發生檔案材料損壞等情況。其次，要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎設施進行及時的檢查，包括檔案柜、空調、滅火設施等，一旦設施出現損壞，必須要及時上報，申請維修。

（四）充分運用現代化的設備，提高檔案管理的現代化程度

隨著社會經濟和科技的發展，計算機技術已經逐漸普及，通過計算機進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且可以促進檔案分類，為單位發展提供更加全面的資料信息。機關事業單位可以建立檔案共享平臺，通過檔案共享平臺進行檔案的查詢和登記工作，可以方便對檔案資料的利用。還可以通過計算機加強檔案信息的搜集力度，記錄更加全面清晰的檔案信息，爭取讓檔案信息涵蓋圖像、影音和文字等信息，提升檔案信息的全面性。另外，要加強對單位檔案管理人員的現代化知識培訓，提升檔案管理工作人員的積極性和效率，讓檔案管理人員通過現代化的設備進行檔案信息的完善，提升工作的效率和質量。

（五）開展檔案管理的創新服務，提升檔案管理的服務意識

檔案管理人員要摒棄傳統的管理理念和服務理念，積極開展新形勢下的創新理念，提高服務意識。可以依據目前網絡方便、快捷的優勢進行檔案信息的自主查詢功能、分類查詢功能的開展，對檔案信息進行及時的更新和補充，充分發揮檔案信息的有效性和準確性，為領導決策提供參考依據。也可以改變傳統的檔案管理模式，采用與單位發展相符的檔案管理模式，將單位發展的實際狀況融合進檔案管理制度的制定中，提升檔案管理的效率。檔案管理人員只有創新管理理念，轉變保守思想，開拓新的檔案管理方式，創新服務意識，才能提高檔案管理的效率和質量，促進檔案管理工作更上一層樓。

4 結語

綜上，機關事業單位要依據本單位具體的發展狀況建立全面的檔案管理體系，并針對目前檔案管理工作中存在的問題找出相對應的解決辦法，同時要提升檔案管理人員的素質和積極性，積極推進機關事業單位檔案管理的標準化和規范化進程，為機關事業單位高效發展提供保障。

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一、城市建設聲像檔案集中管理的難點及存在問題

1、拍攝難

一方面，表在對城市建設原貌拍攝上難以控制。據了解，不少城建開發公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表在對正在建設中的工程項目拍攝不完全。大多數單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環節進行拍攝。導致拍攝內容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規模設施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會；五是由于經費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態各異的高大建筑物和與之襯托的環境背景無法用陳舊的設備反映出來，直接影響了此項工作的開展。

2、收集難

主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產權。另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。

3、管理難

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高校檔案館是對高校檔案進行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠為高校以后的教學活動、科研活動提供較好的理論基礎，能夠真實地展現高校的歷史面貌。當前，隨著我國政府對教育事業的重視與發展，我國高等學校的教學規模越來越大，教學條件越來越好，學校的科研活動以及對外交流活動日益增多，因此，高校的檔案日益增多。高校檔案管理工作是高校建設中一項基礎工作，必須要重視高校檔案的管理工作。當前，我國高校檔案管理工作中存在一些難點，不利于高校檔案管理工作的開展，高校檔案管理工作有待進一步完善。本文將從高校檔案管理工作中的常見難點以及高校管理工作中的應對對策兩方面進行詳細闡述，以期促進高校檔案的管理工作。

一、高校檔案管理工作中的常見難點

1.高校檔案管理手段極其落后

當前，大部分高校在進行高校檔案管理工作時，都是采取人工方式。所謂人工方式，就是指高校檔案管理人員將所要記錄的高校信息以手工的方式將其錄入高校檔案，并對該高校檔案以手工的方式進行匯總整編，這種檔案錄入以及匯整方式，不僅使檔案管理人員的工作量大大增加，工作難度加大，延長了檔案管理人員的工作時間，而且還會使檔案管理人員無法分出精力來進行編研以及科學開發。同時，這種手工的檔案管理方式也給檔案查找者帶來不便。一方面檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時也相應地必須要采取手工方式，這種查找方式一方面會增大檔案檢索者的檢索時間，增大檢索能力，降低檢索效率；另一方面，由于檔案檢索者是手工查閱，因此，會在一定程度上造成高校檔案的磨損。隨著信息化的發展以及辦學條件的改善，計算機網絡技術在高校中得到廣泛利用。其中，很多高校將計算機網絡技術引入了高校檔案管理工作。很多高校都為本校的檔案館配置了相應地計算機設備并購入了檔案管理軟件，在很大程度上促進了高校檔案管理工作的發展，但是從其管理效果的實現來看，有待進一步完善。

2.高校檔案管理工作的重視程度不夠

由于受傳統檔案管理思想的影響，高校領導者往往不能正確認識高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經常會存在一些問題。高校領導普遍認為高效的主要任務就是辦好學、搞好科研、培育優秀人才，高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，在實際工作中，忽視高校檔案管理工作。高校領導認為高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，只是在形式上設置檔案館管理人員這個職位，并且通常職位數很少，造成高校檔案管理工作人手緊缺。部分學校部門認為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責，與自身無關，因此，在檔案材料的提交方面通常會存在滯后現象，導致高校檔案管理人員不能夠及時將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。高校檔案管理人員的待遇比較低、升遷機會不大，由此，高校檔案管理人員的工作積極性不高，不能夠認識到本工作的重要性。

3.高校檔案的利用率比較低

高校檔案館是對高校檔案進行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案存在的意義在于，它能夠為高校以后的教學活動、科研活動提供較好的理論基礎，能夠真實地展現高校的歷史面貌。但是在現實中，高校檔案的利用率卻比較低，不能夠充分發揮它的作用。高校檔案管理人員的管理意識以及管理觀念不能夠與時俱進，仍固守傳統的檔案管理思想，不能夠正確處理好高校檔案管理的開放性與保密性之間的關系。高校檔案管理人員的管理手段不能夠與時俱進，仍然固守以前傳統的手工錄入匯編方式，一方面會給檔案查找者帶來不便，檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時也相應地必須要采取手工方式，這種查找方式會增大檔案檢索者的檢索時間，增大檢索能力，降低檢索效率。檔案檢索的復雜性使一些檔案利用者不愿意進行檔案檢索，從而極大地降低了高校檔案管理的利用效率，不能夠充分發揮高校檔案管理的作用。

4.高校檔案管理人員素質不高

高校檔案管理人員素質不高是當前高效檔案管理工作中一個普遍存在的問題。高校檔案管理人員素質不高主要表現在以下幾方面：

第一，高校檔案管理人員沒有受過專業的檔案管理培訓，專業能力比較差，專業素質比較低；

第二，高校檔案管理人員不能熟練的操作計算機設備以及檔案管理系統，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進行檔案的錄入以及匯編。

二、高校檔案管理工作中的應對對策

1.加強對高校檔案管理人員的專業培訓，提高高校檔案管理人員的專業素質

第一，要注重培養高校檔案管理人員的社會責任感以及政治意識。高校檔案管理工作要求從事檔案管理的工作人員嚴守高校檔案的秘密，不得隨便告訴于人。為了保證高校檔案管理人員能夠更好地履行自己的職責，各高校必須要加強對相關管理人員的政治意識以及社會責任感的培養。

第二，要注重提高高校檔案管理人員的專業素質。當前，高校檔案管理人員沒有受過專業的檔案管理培訓，專業能力比較差，專業素質比較低，不能很好地勝任目前的管理工作，因此，各高校要定期對其進行專業培訓，組織相關管理人員積極學習相關專業知識。

第三，要注重提高高校檔案管理人員的計算機操作能力。當前高校檔案管理人員不能熟練的操作計算機設備以及檔案管理系統，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進行檔案的錄入以及匯編。高校領導必須組織高校管理人員進行計算機知識的學習，以提高高校檔案管理人員的計算機操作能力。

2.加強宣傳，重視高校檔案管理工作

由于受傳統檔案管理思想的影響，高校領導者往往不能正確認識高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經常會存在一些問題。高校普遍認為高校的主要任務就是辦好學、搞好科研、培育優秀人才，高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，在實際工作中，忽視高校檔案管理工作。必須要加強宣傳，重視高校檔案管理工作。一方面，高校領導應該轉變觀念，高校檔案管理工作是高校建設中一項基礎工作，必須要重視高校檔案的管理工作。另一方面，要增強師生的檔案形成意識。部分學校部門認為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責，與自身無關，因此，在檔案材料的提交方面通常會存在滯后現象，導致高校檔案管理人員不能夠及時將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。在現實中，要通過報紙、廣播等形式傳播檔案形成的重要性，增強師生的檔案形成意識。

結 語

高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠為高校以后的教學活動、科研活動提供較好的理論基礎，能夠真實地展現高校的歷史面貌。高校檔案管理工作是高校建設中一項基礎工作，必須要重視高校檔案的管理工作。

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在信息化、數字化浪潮洶涌而來的今天，我們供電企業在生產經營等各類活動中，使用數碼錄音和數碼照相機、攝像機，形成了大量的音頻、視頻文件和存儲載體…一光盤、錄音帶、等。 以及收集企業在生產、科研與經營活動中形成的照片、獎牌、獎狀、獎杯、獎旗、證書、錄音、錄像帶與光盤資料等，很大程度的真實的反映了企業的成長歷程，從而對聲像檔案也有了進一步的認識。

1. 企業聲像檔案管理工作的重要性

聲像檔案能將鮮活的現實場景原貌地保存下來，傳諸后世，再現于后人的視、聽覺感官，因此，較之其他載體材料的檔案，就顯現出自己優勢。

2. 企業聲像檔案管理工作存在的難點

2.1聲像檔案意識談薄。

在如何看待聲像檔案上，普遍存在著這樣兩種思想認識上的誤區：一種是部分人根本就不清楚聲像也是檔案。他們一直誤以為只有紙質的文件、資料、報告、總結、履歷等等才是檔案，而企業在生產經營或其他活動中形成的照片、錄音、錄像等，一旦拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，用完就算完了，怎么處理這些聲像資料屬于個人行為，還有個別人以個人版權為借口不交照片等等。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像資料長期在個人或業務部門內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的大量流失，導致企業檔案不齊全不完整，嚴重影響了企業聲像檔案的完整歸檔、長久保護和開發利用。

2.2收集整理歸檔不及時。

（1）管理分散，聲像檔案材料大多數保存在形成部門和個人手中，誰制作誰保管，只拍、錄，事后不按檔案的規范標準去進行整理，更不向檔案部門移交。致使大多數有價值的生產實踐工、科學實踐或有紀念意義的社會活動，往往不能留下完整、系統的聲像檔案資料。

（2）損失嚴重，有的單位對部分因時間較長、利用率相對較低的磁帶或錄像帶，私自沖洗掉改錄其他內容的現象較多。如事后發現又需用這些聲像檔案時而再進行補拍、補錄，這種離奇“制造”的資料，說它是贗品未免有些過分，但總會給人一種摻假的感覺，因此它已經失去了原汁原味的真實美和凝重的歷史感。此外，在保管條件上，有部分單位或部門因不具備保護聲像檔案的特殊條件，而嚴重影響了聲像檔案的壽命。

（3）遺留問題多，其一有的雖有聲像資料，但也只是集體合影、會議場景、人物發言一套程式化的、新聞導語式的內容，缺少有意義的特寫鏡頭，人物專訪和事件細節，沒有內涵和深度。其二有的聲像資料攝錄后，沒有及時輔以必要的文字說明（包括內容、時間、地點、任務和制作者等），相隔時間一長，時過境遷，人事更動，在就無法記憶和認知了。這種聲像資料的作用和價值必然受損，大打折扣。

現在，企業受檔案產生經濟效益不大的局限，不可能花大量資金投入到檔案的現代化建設中，結果就是沒有專門的保管庫房保存聲像檔案，即使有也不能享受和人事、科技檔案同樣的待遇。由于溫濕度無法保證控制在規定范圍內，致使聲像檔案難以長久保存。

3. 進一步加強本單位聲像檔案集中管理的對策

3.1加強領導，強化聲像檔案意識。

要積極爭取領導的重視和支持，將聲像檔案工作納入各單位工作計劃、規劃，列入領導議事日程，加大經費投入，確保足夠的人力、物力、資源的配備。通過媒體或舉辦聲像檔案展覽，向社會大力宣傳檔案工作的重要性，以提高全民的檔案意識，還要認真貫徹落實好《檔案法》，按照法律和政策規定，以對黨負責、對歷史負責，對人民負責的高度歷史責任感，切實做好這項工作。

3.2建立健全聲像檔案管理的各項制度。

3.2.1首先要制定一個管理辦法來規范聲像檔案歸檔工作。完善制度建設，確保聲像檔案的齊全、完整、系統。 完善聲像檔案的管理標準和有關人員崗位職責，檔案人員要直接參與聲像檔案內容的拍攝和制作，將這項工作也要納入檔案工作人員職責范圍，使聲像檔案管理工作更加制度化、標準化。

3.2.2檔案部門要運用行政手段和經濟手段，對聲像資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一整套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。

3.2.3主要渠道有：

（1）通過正常移交接收。業務部門移交檔案館。

（2）重點單位、重點部門重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通，及時掌握情況。

（3）重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除承擔本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。

（4）廣泛的社會征集。對散存在個人手中的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等多種方式廣泛征集。

（5）檔案部門直接征集。檔案人員參與各類重大活動的拍攝針對公司重大活動（重要會議）聲像檔案收集，由主辦單位通知檔室派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保公司重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面開發利用。

3.2.4此外，對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實，確保有關規章制度落到實處；必須制定有效的配套措施，明確與聲像檔案有關部門和人員的責任，做到有章可循、有法必依。還要加大宣傳力度，利用廣播、電視、報刊等多種形式宣傳聲像檔案的重要作用，增強企業員工的檔案意識，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案的歸檔質量和時效。

3.3結合實際，創造條件，力求妥善保管。

（1）企業聲像檔案保存條件普遍達不到要求，短時間內都設專室又不現實。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。按照《照片管理規范》的要求，底片控制在13～15℃，相對濕度在35～45%；照片控制在14～ 24℃.相對濕度在40～60%的環境中。磁帶一般要求其環境的溫度在25℃以下，濕度以50%左右為宜。保存的母帶，溫度在8一l2c|C，45～50%的濕度中保存。保存期間溫度的波動應該小于正負5℃，濕度波動小于正負l0%。光盤理想的貯藏條件是有溫度濕度控制的計算機房，環境溫度為20℃，濕度45%。

（2）從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。 首先，聲像檔案要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；再次，增加空調控制好溫濕度，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。2004年一次性投入資金30余萬元，為徹底改善各類檔案的保管條件，安裝密集架130組、底圖柜10個、電子文檔2柜個、購買了檔案管理專用電腦、快速掃描儀、復印機等先進儀器設備。設置了獨立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達到了防盜、防光、防火、防潮、防高 、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，做到警種長鳴，寧可千日無事故，不可一日不防范，確保萬無一失。為我公司在今后各類檔案的管理走向一個科學化、規范化的管理軌道打下一個堅實的基礎，讓館藏檔案更好地發揮作用。

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在工程設計過程中，一個工程項目需多個設計部門精誠合作才能完成。個別人員將職責范圍內的設計成果當作自己的私有財產，不及時向檔案部門移交，造成檔案不完整。

2、管理制度不健全

在設計檔案管理工作中，缺乏設計文件材料歸檔方面的制約措施，造成檔案資料不能及時歸檔，影響整個設計檔案工作的開展。

3、檔案重視程度不夠

個別人重設計輕歸檔，總以為檔案收集和管理是檔案人員的事，使檔案管理工作滯后于設計工作。因此，給檔案管理增加了難度，勢必影響到設計產品質量。

設計產品是設計人員運用基礎資料，先進技術、科研成果、實踐經驗進行集體創作的綜合技術成果，表現形式為技術文件、技術圖紙等。工程設計檔案直接記錄了設計人員的科技思想，科技方法和科技成果，真實地反映了設計實踐活動的歷史過程，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識和掌握它的各種特點及其管理要求，對加強工程設計檔案工作并充分發揮其作用十分重要。現就其工程設計檔案的主要特點，談一下觀點。

一、組成的成套性

一個單位或獨立的工程，一般都是作為一個建設項目來安排基本建設工作的，設計單位也就以一個獨立的工程項目作為設計工作對象，把不同專業的設計人員組成隊，按照嚴格的、科學的設計程序，一個環節緊扣一個環節有規律的展開設計工作，并相應形成具有嚴密的系統性和有機聯系不可分割的設計文件材料整體，從而決定了設計檔案的成套性，一項工程設計的全部設計技術文件材料的總和，包括設計依據材料廠、中間計成品和最終設計成品等，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中的每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程設計檔案的收集、配套整理、保管和開發利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約，并在設計管理工作中做到“三納入”、“三參加”和“四同步”，從而按照工程項目將設計文件材料收集齊全歸檔，有頭有尾、完整無缺；按工程項目進行配套整理，如實地、系統地反映出一項工程各個設計階段、各種設計專業技術活動的歷史過程，維護其歷史全貌；不同項目的圖紙文件一般不能混淆在一起，以便按項目完整、系統地排架保存，有利于按項目系統地、成套地、方便地提供利用。

二、形成的階段性

根據設計工作的基本程序，一項工程一般都要經過設計準備即前期）階段，初步設計階段，施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，每個設計階段的工作任務，工作內容，工作程序和工作環節，應具備的工作條件，以及必須形成的設計文件的內容及其深度，章節的組成、格式及審批權限等，也都在設計程序中有明確具體的規定。前一階段的設計工作沒有完成，或設計文件沒有經過有關部門審核批準，不得開展下一階段的設計工作。前一階段的設計文件經過批準成為后一階段的設計依據，后一階段的設計文件又是前一階段的設計的深化和發展。前后不同階段的設計文件之間，既有密不可分的有機聯系，雙有明顯的嚴格控制的階段區分。因此，每個設計階段各個專業的設計文件分別組成部分各自互相聯系的有機整體，并決定設計文件材料形成的階段性。根據這一特點，在管理工作上強調設計成品必須按階段歸檔并隨時復制向外分發使用，以便設計工作和基建采購、施工準備等緊密銜接，做到不間斷和不脫節。在整理、分類、立卷、編號時應將不同階段形成的技術文件材料區另開來。

三、內容的專業性

一項工程設計是由多種專業的設計人員按不同專業分別開展具體的設計作業，雙相互配合共同完成的，因此，一項工程的設計文件材料其形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程。各專業之間必須密切協調，以相互提供的設計條件作為依據而開展工作，其形成的設計文件之間也必然有著非常緊密的聯系。但每一專業設計文件必然是該專業技術活動的表達和存在形式，它所體現的科學技術內容、術語、符號和組成等都有專業特點，其利用多數也是有針對性地按專業來進行。目前我國的設計部門大體上分為建筑。一個設計單位承擔的某項工程設計也需要多種專業共同投入。每一個專業的設計文件又是其專業技術活動的產物，它反映了該專業設計實踐活動的規律及特點，記載著該專業學科的科技知識、科技思想和科技成果，體現了該專業設計活動的表達方式。因此工程設計檔案在分類、編號、編制檢索工具時，都要考慮到設計文件材料的專業性，以及各專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、編號的結構層次時，要考慮圖紙文件所屬關系。此外，還要求檔案人員學習本單位各專業的基本知識，了解各專業的業務范圍，能識別看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理水平。

四、修改和補充的多樣性

工程設計是從技術上和經濟上對擬建工程的全面規劃，所以設計工作形成的圖紙文件是設計人員科學技術構思的精神產品，是主觀范疇的東西，在施工安裝過程中經常發生設計變更，需要對設計文件進行必要的修改和補充。如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質等自然條件可能出現了新的情況等等。這些不可預見的意外情況都要多次地修改、補充，有的部分圖紙甚至成套圖紙作廢，要重新設計換版。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的，、必要的和允許的，但又應是嚴格的。這是工程設計檔案有別于其他檔案的重要特點。為此，設計單位必須及時重視對設計變更、修補充文件材料的管理，嚴格審批手續，建立健全修改制度，并加強檢查和監督工作。當設計變更時，按照有關規定及時修改原底圖與藍圖一致，圖紙與施工安裝現場一致。做好設計變更材料與該工程設計技術文件材料的配套整理，使工程設計檔案既反映工程設計活動的歷史狀況，確保檔案的準確、完整。檔案人員應當了解設計變更情況，避免對外提供已經作廢了的或已修改過的錯誤圖紙，以免生產建設中造成失誤。

五、使用的通用性

設計是一項繼承和創造性很強的工作，一般都是在繼承和借鑒前人設計成果的基礎上進行創造，而不可能是“全新”的設計。工程圖紙文件具有廣為復用的的條件，這些也就決定了工程設計檔案通用性的特點。工程設計圖紙文件除了用于某一特定的工程建設項目外，還用于本單位其它工程項目的設計工作中，或外單位生產建設中作參考和借鑒，套用其中一部分甚至全部圖紙。大大避免了重復勞動，縮短設計周期，為整個工程建設贏得了時間，提高了工程效益。鑒于工程設計檔案具有通用性的特點，設計單位在確定歸檔份數時，一般除了復制一套存檔外，還要多復制1-2套專門提供利用。同進還要建立一個規模較大的資料的接待、咨詢、借閱、復制、等工作系統，采用現代化程度較高的檔案管理手段。

六、經濟效益的社會性

設計單位的工程設計檔案，是從事工程設計技術活動的成果和產品。首先，它是為某具體工程項目的妨提供設計圖紙文件，作為施工的必要條件；其次，它是可供開發利用的設計技術資源，對內可參考復用，對外可供技術轉讓和交流。為此，保存工程設計檔案完全是為滿足生產建設的需要而向社會提供服務的。它的作用范圍、實現作用價值、發揮經濟效益等，主要不在本單位，而是在更大的范圍和廣闊的領域發揮社會效益，增加社會財富。因此，設計單位的設計的目的，是為工程建設取得了最大綜合效益，而不是以自身盈利為主要目的。

明確了工程設計檔案的這一特點，檔案管理工作中必須克服技術封鎖，保護主義，變封閉型為開放型，面向社會，面向技術市場，面向設計和生產第一線，面向廣大設計人員和現場施工人員，及時準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程設計檔案最大限度地在社會上更加廣闊的領域里充分發揮經濟效益。

七、作用價值的時效性

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醫院檔案是指醫院在醫療、教學、科研等活動中形成的各種資料的原始記錄，其涉及的方面非常廣泛，主要包括醫療、護理、研究、黨政管理、公共衛生等活動，對于臨床醫療和醫院行政管理決策或工作標準等方面的制定、問題和糾紛的處理等都提供了重要的參考依據，因此醫院檔案管理工作的意義十分重要。

1醫院檔案管理工作的問題和現狀

按照目前各醫院檔案管理工作實際來看，醫院檔案管理工作均依照各自的經驗進行，缺乏相對統一的標準和模式，醫院檔案管理工作容易產生混亂。有的醫院建有三級檔案管理網絡，但缺乏強有力的制度約束，檔案管理工作人員圖方便省事而隨意放置檔案的現象時有發生，存在著不能及時歸檔或被丟失的風險，對檔案管理工作的考核措施相對也不太健全。另外，目前多數醫院檔案管理工作者已經意識到通過計算機網絡是實現醫院檔案現代化管理的重要途徑，關于這方面的嘗試也不在少數[1]，不過由于檔案管理工作者不太能參與管理軟件的設計與開發工作，軟件開發方對檔案管理工作的專業要求了解不足，管理軟件的支持力度還有欠缺，有的管理軟件不僅不能體現快捷方便高效的優點，反而因設計不合理、不嚴謹而常常出現錯誤，影響工作效率。

2醫院檔案管理工作的難點

2.1檔案管理工作者自身工作能力不足 當前有部分醫院管理者錯誤的認為，醫院核心工作僅僅是向社會提供醫療服務，片面強調提升醫療服務質量以獲取更大的社會效益和經濟效益，認為檔案管理不能產生任何經濟利益，反而需要付出投資，因此忽略了對檔案管理工作者專業素養和工作能力的要求，再加上部分檔案管理工作者對自身工作的意義沒有清晰的認識，錯誤的將醫院檔案管理理解為簡單的檔案裝訂、收集、存放與調用，也就忽視了自身崗位理論知識和專業能力的提高。另外，醫院檔案管理工作人員多數并非檔案管理專業畢業的從業人員，大多是由醫療、護理或行政崗位改行到檔案管理室的，缺少系統的檔案專業培訓，業務能力相對薄弱，管理隊伍也不夠穩定，容易造成檔案管理工作的混亂。

2.2檔案管理手段不夠完善 醫院檔案管理的計算機軟件沒有統一的標準，在實際工作中不具有通用性，管理手段的標準化還有待加強。有些檔案管理軟件系統只注重了檔案專業流程研究，而忽視了與醫院辦公自動化OA系統的無縫銜接[2]。有些檔案管理工作者局限于檔案的收集和管理，滿足于傳統被動式工作模式，缺少主動開發檔案資源的意識，對醫院檔案深層次的開發和利用還不夠。有些檔案管理的手段、設備落后，工作環境較差，硬件陳舊，計算機等現代化管理設備相對匱乏，一些醫院的管理者認為增添這些硬件設備的投資過多，使得相當多檔案管理工作基本靠手工完成，不僅造成醫院檔案管理工作的效率低下，也容易造成檔案管理工作的混亂[3]。

2.3醫院檔案收集、借閱管理不合理 由于醫院對檔案管理工作重要性缺乏足夠的認識，因此在人員配備上，很多檔案管理人員專業度存在欠缺，有的甚至聘請兼職人員進行醫院檔案管理，同時，多數醫院各部門間檔案處于分室保管狀態，管理起來相對分散[4-5]，導致一些檔案資料長期未及時作歸檔整理，檔案的相應作用無法得到體現，同時也給檔案的查詢和使用造成了一定的困難。另外，目前多數醫院并未設立專門的檔案借閱室，僅僅只配備了檔案存放的庫房，在需調用檔案時，由于沒有專門的地方進行閱讀查看，只能由調用者借走，而往往借閱也沒有嚴格按照規章制度執行，有時借閱手續不齊全，歸還期限不明確，造成借出檔案的及時回收困難。若再加上醫院檔案管理者人員出現變動，交接不科學不合理，時間久遠有時檔案借閱者主動歸還的意識較差，往往容易造成檔案的丟失或損壞。

3醫院檔案管理工作難題的相應對策

3.1加強檔案管理工作者自身工作能力 醫院管理者應當摒棄檔案管理工作不能產生任何經濟利益，所以無需對此付出過多投入的錯誤觀念，應加強對檔案管理工作者專業素養和工作能力的要求，提高檔案管理工作者對自身工作重要性的認識，加大崗位理論知識和專業能力提高的力度。選拔檔案管理專業畢業的專業人員進行醫院檔案管理，盡量少用由醫療、護理、行政崗位改行到檔案管理室人員，加強系統的檔案專業培訓，建立穩定的專業管理隊伍，避免造成檔案管理工作的混亂。

3.2完善檔案管理手段 建立統一的醫院檔案管理計算機軟件標準，提高實際工作中的通用性，強化管理手段的標準化建設。注重檔案專業流程研究的同事建立檔案管理系統與醫院辦公自動化OA系統的無縫銜接[6]。形成主動開發檔案資源的服務意識，加強對醫院檔案深層次的開發和利用。加強些檔案管理設備、環境和硬件建設，配備計算機等現代化管理設備，能有效提高醫院檔案管理工作的效率，避免檔案管理工作出現混亂情況。檔案管理工作人員需要深入醫院各職能部門及臨床一線，深入了解在醫療、科研、教學等工作中對于檔案資料的需求，根據各類人員的各種不同特點，有針對性地為各職能科室人員提供檔案信息，在工作實踐中使其充分意識到檔案管理工作對他們的工作所能起到的積極作用。同時重視檔案資源的開發和合理利用，多途徑多手段多渠道地進行檔案信息資源的開發[7]。

3.3健全醫院檔案收集、借閱管理制度 應充分認識到醫院檔案管理工作的重要性，在人員配備上選用專業性強的檔案管理人員，杜絕非專業兼職人員。采取各部門檔案集中保管形式，實施集約化的檔案管理，避免部分檔案資料長期未及時歸檔整理的現象，使檔案的實際作用得以充分體現，為檔案的查詢和使用提供便利。設立專門的檔案借閱室，在需要調用檔案時，嚴格按照借閱規章制度執行，借閱者集中在專門的檔案借閱室查看，健全借閱手續，明確檔案歸還期限，以便于借出檔案的及時回收。檔案管理者人員若出現變動時，交接應科學合理，不僅需要交接鑰匙等物品，也要詳細交接檔案借閱、歸檔、存放等相關記錄，以免造成檔案的丟失或損壞。

3.4確保醫院檔案的齊全完整 檔案的收集、歸檔是醫院檔案管理工作的基礎和重點，其前提是醫院檔案的歸檔范圍明確。先要結合醫院檔案的具體特點以及形成的規律，按照院內各職能科室職責這根主線對醫院檔案歸檔范圍進行針對性的修訂，使醫院檔案歸檔重點明確，通過與各職能科室進行積極的溝通，完善并確定醫院檔案的歸檔范圍[8]。在醫院檔案管理的實際工作中明確區分文件與資料，特別是將內容、形式、作用等具有相似之處的文件資料進行區分，以降低醫院檔案管理工作的重復性和冗余度[4]。根據各類醫院檔案保管的期限明確劃分具體年限，如永久性、50年、20年、10年等，以適應檔案材料日益增長的數量以及鑒定銷毀的需求。要求檔案管理員認真對照檔案的歸檔范圍，進行文件資料的收集整理，追蹤檔案資料的去向等，確保醫院檔案資料齊全、完整、去向明確。

總之，目前在醫院檔案管理工作中的確還存在著一些難點問題，大體而言主要是由于醫院檔案管理人員專業能力不夠以及醫院對檔案管理工作重視程度不足引起的。近年來的大量經驗證明，只有醫院管理者對醫院檔案管理工作高度重視，建立健全科學合理的醫院檔案管理制度，任用專業程度高的醫院檔案管理人員，強化現代化高科技管理技術、設備的運用，加大檔案管理資金的投入度，改善醫院檔案管理工作軟、硬件環境，才能夠真正提高醫的檔案管理工作水平。

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