導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理概念，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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市場經濟體制改革以及社會信息化發展對企業檔案管理工作提出了新的要求，盡管當前我國企業在檔案管理方面積累了一定的經驗，但是檔案管理實際操作具有一定的復雜性，發展不平衡的現象時常出現，部分小規模企業的經濟效益并不樂觀，技術以及資金等都存在一定不足，甚至部分企業檔案管理工作出現孤立情，與企業內部各管理環節之間缺乏有效的銜接，此種情況下嚴重制約了企業的檔案管理效果，對企業的發展造成不利影響，因此加大力度對市場改制理念下的企業檔案管理新策略進行研究和分析，具有重要的現實意義。

1 加強企業檔案管理平臺創新

當今社會經濟和科技不斷發展，市場經濟改革是市場發展的總體趨勢，在此種情況下，為了更好的提高企業的自身實力和市場競爭力，應當積極加強檔案管理工作，實現管理平臺的創新，建立科學高效的檔案管理信息系統來承擔企業運行及發展過程中各項業務活動的信息，加強信息化建設，促進企業檔案管理工作效率的提升。在此基礎上積極優化企業內部各項業務活動的工作流程，在對數據庫管理技術以及軟件編程等技術進行有效應用的基礎上，促進企業檔案管理工作的順利開展，為企業電子文件的來源提供可靠的保障。

以企業辦公自動化系統為例，創建一個現代化的檔案管理平臺后，能夠實現檔案數據信息的登錄、流轉處理、收集歸檔以及保存利用的一體化，實現信息的高效傳遞，促進企業檔案管理工作的順利開展。以電子郵件系統為主要依據，建立機構內部通信，為企業檔案信息的交流提供一個良好的途徑。通過電子起草、傳閱、審核以及簽發和歸檔等電子流轉方式，來實現內外部收發文、簽報、文件管理、檔案管理以及合同管理等工作的順利開展，真正實現無紙化辦公。企業檔案管理平臺的創新，能夠促使企業檔案管理實踐邁上一個新的臺階。

2 加強企業檔案管理的創新

在企業運行及發展過程中，應當立足于市場經濟體制改革理念的基礎上，積極采用現代化的科技手段，來對企業內部計算機設備硬件等進行有效的防護，最大程度上減少企業檔案管理系統的安全隱患，促進管理效率的提升。與此同時，應當規范企業檔案管理的工作流程，加強檔案信息的管理，確保企業檔案信息得以安全穩定的流轉。

就企業檔案管理的實際情況來看，所謂流程管理，就是對企業檔案管理系統的整體運行狀態進行規范的監控，并明確企業各項任務活動的流轉、執行情況，并加強監督和管理，此種情況下，能夠保證系統所產生的電子文件的真實性和完整性，從而促進企業檔案管理效率的提升。在信息社會發展的大環境，企業在開展檔案管理工作的過程中，應當充分做好機構文件處理流程的梳理和提煉工作，將文件處理過程納入到企業檔案管理工作具體工作流程和環節中，進而從整體上提高企業的檔案管理效率。也就是說，文件信息的高效化管理，能夠實現對文件信息的全過程管理，對痕跡保留以及收文督辦和監控等進行科學化的管理。

3 實現企業檔案管理工作的制度創新

為了更好的提高企業檔案管理效果，提高企業的市場競爭力，就應當對信息系統進行科學化的應用，確保其能夠滿足不同階段以及不同類型客戶的實際需求，充分發貨企業檔案管理的最大效能，加強制度創新，促進企業的經濟效益和社會效益的提升。

從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。部分企業在辦公自動化系統的應用各階段，已建立或正在建立的制度有：《辦公自動化系統（OAK）應用及運行維護管理規定》內容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責分工；信息系統的身份確認、用戶權限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。《OAK系統電子文件管理細則》主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數據格式的內容。《文書檔案歸檔文件整理細則》對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程。《信息應用系統業務培訓管理辦法和程序》針對信息系統的正確、規范操作而設立。

4 服務創新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。

在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

結束語

就宏觀層面來看，市場改制理念下的企業檔案管理工作具有一定的特殊性，若想要切實提高企業檔案管理效率，實現長足發展，企業在開展檔案管理的過程中，就應當積極探索現代化的管理方式，轉變管理理念，實現檔案管理工作與企業發展創新保持協調一致，從而促進企業檔案管理工作的科技含量的提升，推進企業的現代化發展。

參考文獻

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一、檔案物理管理及邏輯管理的概念

物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質介質為管理對象，制造和使用實際可觸碰到的物質性工具的管理活動，比如消毒柜、計算機、檔案柜等一系列的物質工具。

邏輯，體現的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規律。人們在對外圍的認識過程中，借助于概念化的東西，進行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質，認識現實的結果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內容性的東西對對象或者為著手點，來進行對檔案的管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理特點的區別比較

（一）管理對象

在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。

在物理管理占據主導地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學》與《檔案保護技術學》等。傳統《檔案保護技術學》的基本內容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護方法、檔案文件損壞的生物因素及防護方法、檔案文件的修復技術、檔案文件的照相復制、檔案館的建筑和設備、技術圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學》則以“實體管理”為主要線索展開。

電子檔案產生之后，邏輯管理就占據了檔案管理中的主導地位。雖然檔案的物質介質還是存在且在未來相當長的一段時間里將繼續存在，但地位卻明顯的不如物理管理時期了。邏輯檔案管理時期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內容和它的內部信息。

（二）勞動特征

不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動，它們都主要屬于腦力勞動的范疇。但在具體表現上有所不同：

由于管理對象是實際的物質介質，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動外，管理人員也不得不進行一些與體力勞動有關的活動。也正是因為處于這樣的時代，以及人們思維方式的固化，使這時期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動部門，而忽略了在腦力勞動在管理活動中的支配地位，甚至想當然的把檔案管理工作歸結為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學的發展，人類思想的進步，我們應該認識到，這樣的想法是錯誤的，物理管理也應該是一種科學化的管理，傳統檔案保護技術學的發展，就是最好的佐證。

隨著信息技術的發展與普及，腦力勞動在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認可。由于管理對象是檔案的內容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時代，人們在檔案管理活動中的腦力勞動，慢慢地轉換成了計算機系統的勞動。計算機系統的程序勞動，是一種高級的腦力勞動，是人類腦力勞動的發展與延伸。

（三）方法特征

在電子檔案產生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機等等，但傳統檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變為完全自動化的計算機及計算機網絡系統的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計算機→檔案。

（四）思維特征

物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點，邏輯管理具有抽象思維的思維特點。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內涵及時間問題。

在物理管理中，人們在管理過程當中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內容等。

在物理管理時代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導地位的管理時期，人們在想到某些信息內容時，不會像在物理管理中那樣第一時間聯想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環節，腦袋中直接浮現出某某文件名或者具體的信息內容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態中查找并調閱想到的東西。

（五）哲學特征

檔案物理管理針對的是一個現實的物質世界；檔案的邏輯管理針對的是一個由概念組成的信息內容世界。虛擬檔案管理哲學對傳統實態檔案管理哲學的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現實物理管理的超越的基礎上的。

三、結束語

在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內容的兩個基本方面，或稱為矛盾的兩個方面。矛盾的這兩個方面誰具有主導地位，誰就規定了檔案管理工作的時代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出一邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為物理管理時代；而當檔案信息在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出以邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為邏輯管理時代。

在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質載體和信息內容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質性的信息被非本質的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨立與自由，在物質載體與信息內容的矛盾關系統一體中，物質載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當時物理管理占據主導地位，決定了人類社會的檔案管理首先經歷了一個漫長的物理管理時代。

參考文獻

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2、與國外檔案管理的差距要求檔案管理轉型與歐美檔案工作相比較，歐美的檔案管理現代化程度已經發展的比較高，并且明顯的表現為“三化”，即管理手段上簡易化，管理方式上社會化，管理原則上的法制化。因此，我國檔案管理需要向著現代化的程度、社會化的方向、法制化的進程向前邁進。歐美現代社會在論述檔案原則和實踐時提出應當實現從“國家模式”向“社會模式”的三個轉變。轉變之一，隨著檔案概念基礎的變化，檔案工作重點也發生了戲劇性的變化，由保管記錄活動的證據變為確保這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。轉變之二，社會應確定其自身的價值，檔案文件必須如實地反映這些價值。轉變之三，檔案進一步開放與信息的自動檢索。[2]由此可見，歐美國家的檔案管理已經走向擴大和社會化，而我國的檔案管理正在尋求向社會化轉型的路徑。比如英國的檔案管理已經步入社會化，實現了資源整合和依法治檔以及檔案擴大與服務公眾。在這個問題上存在著范式轉化的問題。首先，在管用的關系上，應該是管用并重，而不是現在存在的重管輕用。其次，我們需要國家推動和社會需求相結合，既要在國家力量下，也要在社會價值的取向下，推動檔案管理發展。最后，檔案保管與開放利用并重，它能夠體現檔案二維度下檔案學的豐富與改變。

3、從檔案管理的發展階段看要求檔案管理轉型在美國的信息資源管理學家馬爾香和克內斯萊英（J.C.KressLein）的信息管理理論中，將信息管理分為四個發展階段，即信息的物理控制階段，信息的技術管理階段，信息資源管理階段，知識管理階段。現在的歐美許多國家在信息資源管理上正處在向知識管理過渡的階段，檔案工作者也是朝著管理知識服務目的去推動的。正如庫克所說的：“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應答電子時代的挑戰，由保管時代向后保管時代過渡的要求。”與歐美檔案管理發展相比較，我國檔案管理表現為以下幾個特點：第一，檔案信息的物理控制在我國仍占主導地位；第二，對檔案信息的認識全社會還處在初步認識階段，未達到自覺行動的地步；第三，對檔案信息的開發利用還缺乏科學方法的有效組織，不能達到知識服務的目的；第四，在微觀上各類主體對信息資源的管理（包括檔案信息管理）缺少明確可行的規劃，更未將信息資源管理與其它各類規劃進行密切聯系。在我國，有人根據信息管理理論將檔案管理歸納為四個階段，即檔案的物理控制階段，檔案信息的技術管理階段，檔案信息資源管理階段，檔案知識管理階段。我國的檔案管理現正處在第一階段向第二階段的過渡階段，歐美諸國已經進入第四階段，可見我國檔案管理與歐美諸國在發展階段上的差距。

4、檔案概念性質的變化要求檔案管理轉型當前，我國正在進行之中的檔案管理轉型，主要內涵是從單純微觀管理到包括宏觀管理在內的全面管理，從只關注檔案的自然屬性到同時關注自然屬性和社會屬性，其外在表現除了檔案概念上的變化外，實踐中主要有以下方面：其一，檔案管理領域拓展，私人檔案資源納入管理范圍。其二，宏觀管理模式多樣化。由此可見，傳統的檔案管理已經不適應現代檔案概念和性質的變化，它需要由單一模式向二元模式轉型，才能適應當今國家和社會的需求。

二、檔案管理轉型的目標

我國檔案管理的轉型使得政府的檔案行政管理開始向宏觀層面轉向，由“國家模式”向“社會模式”轉向，由單一模式向雙元模式轉向，同時又使得檔案概念標準劃分更加細分，不只是微觀管理上的有限范圍，更多的注意到社會性劃分標準。簡單來說，檔案管理轉型的影響主要有以下三個方面：第一，動力來源實現社會化。檔案管理的動力來源不只是過去的那種單一的國家動力，隨著社會的發展和社會的需求，社會這個大的群體也逐漸成為檔案管理的動力來源。第二，服務對象實現社會化。為了滿足社會的需求和人民群眾的利益，本著“以民為本”的原則，服務對象實現了大眾化下的社會化，有利于實現知識管理和服務意識目的。第三，管理主體實現社會化。伴隨著檔案的管理和利用，檔案管理不只是簡簡單單的行政機構下的管理，當今更多的趨向于人民大眾下的管理，這也是社會主義國家人民的責任，是歷史主義意識下自覺的責任。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 115

[中圖分類號] G420 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0197- 02

0 引 言

每個學校經過了長期發展都會留下許多珍貴的檔案資料，隨著新媒體技術的廣泛應用，這些檔案資料逐漸從原有的紙質資料轉變為形式多樣的數字化信息資料，這種轉變不僅僅是高校檔案管理發展的需求，也同時體現了社會的進步和發展。但是高校的檔案具有十分明顯的多樣性，給檔案管理工作帶來很大的難度，因此高校檔案管理需要充分利用現有技術進行合理優化。

1 關于新媒體概念的介紹

要想利用新媒體技術，首先需要了解什么是新媒體，新媒體概念是相對于傳統媒體概念提出的，主要是由于現代化信息技術的發展形成了新的媒體傳播載體，比如網絡、手機以及數字電視的出現，新媒體的出現顛覆了傳統媒體的概念，也是在人群中廣泛傳播和使用的媒體形式，這些新的媒體形式正在向傳統媒體發出挑戰，從客戶的接受能力和接受速度來看正在快速占領媒體市場，新媒體多數利用數字化技術進行媒體信息的服務，相對于傳統媒體技術來講更容易被年輕人所接受，且對于信息的更新速度更快，傳播的速度也是傳統媒體無法企及的，新媒體在進行信息的傳播時能夠以更加豐富的數字信息呈現出來，視頻、音頻等形象化的信息給予客戶更加多元化的感官沖擊，在現代化的生活中新媒體已經成為一種不可替代的信息傳播途徑。

2 高校檔案管理在新媒體環境下所面臨的機遇和挑戰

2.1 新媒體的產生為高校檔案管理帶來的三大機遇

（1）從傳統的媒體形式管理模式向新媒體形式管理模式的轉變。傳統的媒體以實體經營為主，新媒體則是以人員管理為主。結合現代化的新媒體傳播特點，高校的檔案管理應該適當的改變傳統的檔案管理服務模式，以服務廣大師生為準。通過將檔案管理員和用戶同時引入到檔案管理服務當中，提升用戶在檔案管理中的參與度，有助于提高檔案管理服務人員的工作積極性，提升檔案管理服務水平。

（2）新媒體管理形式的介入使高校檔案管理工作更傾向于專業化。以新媒體角度開展高校檔案管理工作，充分發揮信息的作用，深度挖掘信息的價值，并做好信息的歸類整理工作，在大力提高高校檔案信息管理效率的同時，可以在管理中引入先進的信息化管理系統，將新技術和新管理理念相融合，建立高校的檔案管理系統，為檔案的使用者提供更為優質的服務。

（3）充分利用新媒體的優勢，突破傳統媒體傳播受到空間和時間形成的約束。形成跨地區之間的合作，將高校之間的檔案管理工作做好交互，能夠為用戶提供更加全面而多樣化的檔案服務，利用網絡進行數字化信息的傳輸，可以提高信息的共享程度，突破地域性的限制，使得信息具有更強的實用性，為高校檔案管理工作和科研工作提供信息支持和服務。

2.2 新媒體的產生為高校檔案管理帶來的挑戰

（1）從事檔案管理的人員欠缺，管理人員專業能力都待提高。在傳統的高校檔案管理隊伍中，專業的檔案管理人員很少，在上層管理者思想上普遍認為從業人員不需要專業化的培訓，且越來越多的年輕人不愿意從事檔案管理工作，認為這個行業缺少活力，這樣就導致高校檔案管理隊伍人員年齡偏大，從業素質較低，給新媒體的推進帶來一定阻礙。

（2）檔案管理人員對新媒體的了解不充分，無法推進新媒體在檔案管理中的應用。對于傳統的高校檔案管理人員來講，多數年齡較大，對于新媒體的了解不多，多數對于新媒體的應用存在排斥心理，這樣就無法使新媒體在檔案管理工作中高效率融入。

3 如何推進高校檔案管理工作的新媒體化進程

首先從領導層應該充分重視高校檔案管理工作的重要性，尤其是新媒體技術的應用需要被提到重點工作中。高校是培養人才，開展科研工作的重要機構，領導的支持對于相關工作的開展具有重要的推動作用，通過領導的努力幫助學校的檔案管理工作快速形成新媒體信息化管理模式，明確不同崗位職責，從人員和經費上予以支持，并加大新媒體化技術的宣傳，讓整個高校重視檔案管理的新媒體化管理。

最后就是提高新媒體背景下的檔案管理人員素質。要想從根本上提高高校檔案服務水平，就需要從檔案管理人員的素質入手，無論是檔案管理人員的專業能力還是檔案管理人員的道德水平都需要進一步提升。同時還應該注重檔案管理人員的道德水平，檔案工作需要充足的耐心，也需要秉公處理檔案借閱工作，對于檔案的借閱范圍需要嚴格管理，不能馬虎。

4 結 語

通過本文上述分析可以看出，高校的檔案管理工作在新媒體的發展形勢下面臨著機遇和挑戰，一方面新媒體的優勢幫助高校檔案利用率提高，交互性提高，另一方面也暴露了現有高校檔案管理工作中的問題，這些問題不解決就難以推動新媒體技術在檔案管理中的應用。因此需要高校充分重視檔案管理工作，引入新技術來推動檔案服務水平的提升。

主要參考文獻

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一、學校進行檔案管理信息化建設的必要性

1.檔案管理的信息化是時展的必然趨勢。隨著計算機網絡技術的普及應用，社會生活的方方面面，都已經無法離開計算機的幫助。同時，計算機技術應用在教育領域，具體表現為多媒體的應用，電化教學，以及檔案的信息化管理，這已經成為時展的必須趨勢。隨著改革開放的不斷深入，市場經濟得到前所未有的發展，競爭是市場經濟的本質，誰能夠把握事物發展的趨勢，并采取積極有效的手段去適應時代的發展，誰就能夠在未來的發展中取得競爭優勢，所以學校必須要加強檔案管理的信息化水平，以適應時展的需求。

2.能夠提高檔案的信息質量，更好的為決策提供基礎。學校事業的發展是基于領導干部的管理與決策，面對機遇或者挑戰，決策正確，管理得當，政令通暢，就能夠實現學校的平穩、健康的發展，使學校的各項工作都能夠走在同行業的前列；反之，錯誤的決策，會制約學校各項工作的順利開展，甚至會讓學校蒙受重要的經濟損失，而這些決策的制定又是基于學校內部所產生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項重要依據。因此，實現檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠為學校領導正確決策，打下堅實基礎。

3.使檔案管理的工作效率大幅度提高。學校在教學、科學研究以及日常管理的過程中，會形成大量有著重要保存價值的文件檔案、教務檔案、教學檔案以及學籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統的管理方式，可利用的價值十分有限，當對這些檔案進行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統的手工操作進入現代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現出檔案在推動教育事業發展方面的重大意義。

二、學校檔案管理信息化的途徑

檔案管理信息化是一項需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工作，本文從以下幾方面對如何實施這一工作進行簡要的闡述。

1.檔案標準化、規范化水平的提高。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件雜亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首先要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2.檔案原件的準備工作。從現有的技術條件和需求出發，信息化管理在學校檔案工作中的應用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現這兩方面的應用，必須首先對檔案文件進行預處理，它包括：

1）依據檔案文件或案卷的內部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現非全文的線索檢索。著錄質量的高低，直接影響到檢索結果的好壞。2）通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內容，并用規范化的主題詞，將其主題內容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內容的過程稱為主題標引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。

3.有重點地抓好數據庫的建設。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是檔案管理信息化的核心和基礎，是這項工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立 “活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。

4. 加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。其優點是：1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。3）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其它無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。

三、小結

知識經濟時代的今天，對學校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統的檔案管理模式和理念向現代管理模式和理念轉變，在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發揮出應有的效益。

參考文獻：

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中圖分類號：G327 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）29-0209-01

檔案管理工作是一項非常重要的管理內容，其在企業的發展過程中發揮著非常重要的作用，在傳統的檔案管理模式的基礎上，應用現代化的管理方法及管理模式實現檔案管理工作的現代化，是時展的必然需求，同時是檔案行業實現自身的突破與發展的需要，本文就主要對檔案管理的現代化進行簡單分析探討。

一、 檔案管理現代化的意義

隨著社會經濟的發展，各項技術都取得了進步與發展，各個行業都在科技的帶動下取得了一定的突破與進展，新時期發展背景下，檔案管理行業想要實現科學、高效的發展，就需要在時展過程中，不斷的完善自己，實現現代化發展，這樣才能保證在激烈的市場競爭中保持較強的競爭力水平，同時，檔案管理工作實現現代化發展也是時展的需求，現代社會中各個行業都在高科技水平下快速發展，如果檔案管理行業不能實現自身管理模式及管理方法的轉變，積極應用現代化的管理方式，那么其就難以跟上時代的發展腳步，容易與時代的發展脫軌，難以實現良好的發展前景，由此可見，現代社會中，實現檔案管理工作的現代化是非常必要的。

二、 檔案管理現代化的主要內容

檔案管理現代化是一個動態的、發展的、相對的概念，社會發展過程中，不同時期，對于檔案管理現代化的內容要求具有一定的差別，現代社會的檔案管理，從內容上來講，主要包括這樣幾方面的內容：檔案管理標準化、檔案管理手段的現代化、檔案保護的現代化、檔案資源的信息化，下面就對這幾方面的內容進行簡單分析。

1、 檔案管理的標準化

檔案管理工作中，要想實現現代化管理，其基礎就是要實現其管理工作的標準化，這主要是由于在檔案現代化管理工作中，要建立在廣泛協作、嚴密分工、先進技術的基礎之上，在實際的檔案管理工作中，要想實現其標準化的管理，應該根據實際的管理需求，制定出嚴格的標準與規范，并要在實際工作中積極貫徹相關的標準與規范，使得相關的分工協作及技術應用能夠遵循統一的標準與依據，最終實現檔案管理工作中各相工作的有機聯系與統一，并在相關的管理模式之下取得較好的經濟效益。

2、 檔案管理手段的現代化

要想實現檔案管理工作的現代化，就需要在現有基礎上，應用各種有效的現代化管理手段，這主要包含理論手段與技術手段兩方面的內容，首先對其現代化的理論手段進行簡單分析，這主要是指實現檔案管理方法理論的現代化以及其應用層面的現代化，在檔案管理過程中，要積極的學習與借鑒已經發展成熟的現代化管理方法及管理理論，并結合自身的檔案管理需求，在檔案管理實踐中不斷的提升自己，最終形成具有自身特色的檔案管理現代化理論體系。另一方面，要積極的將現代化先進技術手段應用于檔案管理工作中，在實際的檔案管理現代化實踐中，要能夠積極應用現代社會中的先進技術設備、技術手段及技術成果，最終高效、全面的實現檔案管理的自動化與專業化。

3、 檔案保護的現代化

傳統概念上的檔案保護現代化通常指的是：實現檔案載體保管保護、檔案管理設施、檔案庫房等的現代化，隨著各種先進科學技術的快速發展與廣泛應用，現代化信息技術及新型存儲介質快速發展，檔案信息的載體也表現出多樣化的發展趨勢，聲像檔案、電子檔案、機讀檔案等信息的檔案載體不斷應用于檔案信息管理工作中，與傳統的檔案信息存儲方式相比，新型檔案載體在檔案信息的記錄與存儲工作中，更加的高效、全面與方便，這也對檔案保護現代化提出了更高的要求，相關的檔案管理部門應該在現有技術上，對新型檔案的存儲及管理方式進行深入的研究，應用各種有效的保護方式，實現檔案保護的現代化。

4、 檔案資源的信息化

現代社會已經步入信息化時代，在這種大的時代背景之下，各行各業的發展都開始以信息化發展作為主導，先進的信息化技術在社會及國民經濟的發展過程中取得了越來越廣泛的應用，檔案管理工作中，應用各種高科技信息技術，實現其信息化發展是非常必要的，這就需要在實際的檔案管理工作中，應用科技化的手段對檔案管理程序及相關的檔案資源進行信息系統加工，使其能夠在計算機網絡中實現整體的傳輸與運轉，最終能夠有效的實現檔案管理資源的開發利用與合理配置，這對于檔案信息資源共享程度的提升具有非常重要的作用。

三、 檔案管理現代化的相關要求

1、 加強檔案館基礎工作的管理

檔案館基礎工作的有效管理是實現檔案管理現代化的基礎條件與基本保障，這就需要在實際的管理工作中，依據檔案館的運行特點及實際需求，全面、細致的做好其各項基礎工作，這對于檔案管理現代化的順利開展具有積極的作用。

2、 實現檔案館管理的現代化

實現檔案館管理的現代化，首先需要實現其管理思想的現代化，這就需要在思想上改變檔案管理人員對于現代化概念的認識，并要要求所有管理人員以勇于改革、更新觀念、認清形勢的思想作風開展檔案管理工作，并要在實際的工作中不斷的探索新的管理途徑與管理模式。

3、 對不同內容、不同載體的材料進行妥善管理

現代社會中，檔案館中各種檔案信息的種類多種多樣，其材料載體也是多種多樣的，除了傳統的紙質檔案，還有磁盤、錄音磁帶、錄像帶、照片等各種不同種類、不同載體的檔案信息，這就需要相關的管理人員在實際的管理工作中，應用合適的管理方法，保證其管理水平的提升。

4、 實現管理手段及保管條件的現代化

在檔案現代化管理中，對于管理手段及保管條件具有較高的要求，這就需要在實際的管理工作中，對檔案庫房的溫濕度進行有效控制，并要保證檔案載體材料的微小化、現代化，并要能夠應用計算機等實現存儲信息的檢索，這對于檔案管理的現代化發展是非常必要的。

結束語

隨著社會市場經濟的發展，檔案管理工作中，實現其現代化發展是非常必要的，本文就主要對檔案管理現代化的意義、內容及相關要求進行了簡單分析，對于檔案管理的現代化發展具有一定的參考價值。

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中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

一、基本概念及特點

（一）檔案管理信息化概念

檔案，是對企業、組織、機關甚至是個人進行社會活動的歷史記錄，通過文字、圖像、聲音等多種形式進行信息記錄和傳遞，是一種信息承載的形式。

隨著市場經濟體制的不斷發展和持續完善，數字信息化被越來越多的應用到各個行業，大數據時代正悄然來臨。而檔案管理工作也積極順應了社會信息化進程，在檔案記錄與管理保存中，檔案管理機構利用科學原理及靈活的運用方法，將傳統意義上的紙介質的相關檔案建立可信的數據信息，為檔案管理提供更好的載體和服務。

（二）公路檔案管理信息化特點

1檔案資料繁瑣，管理難度大。我國的公路發展歷史久遠，全國各地公路交通網也十分復雜。由于一條交通要道的修建，所要投資和進行的工程量耗大，特別是西南山區等地質條件較為復雜區域，其耗費的工程量是十分巨大的，這就造成了圖紙、概算工程、預決算編制等紙質資料繁瑣，使得檔案管理難度加大，且十分容易出錯。

2操作方式仍主要為手工，檔案管理效率較低。由于中國地緣遼闊，使得每一公路線路延伸長，點多卻十分分散，再加上其人員的流動性強等特點，使得公路檔案管理的效率較低，廣大用戶在查詢相關信息時，數據的傳輸時效性亦較差，甚至很多地區查詢資料仍然需要到檔案保管室里借閱，造成不必要的時間成本和諸多不便。

二、檔案管理信息化建設的現狀

（一）管理尚未標準化，缺乏規范性

公路檔案管理起步晚，缺乏基礎業務辦理的相關經驗，而管理制度也尚未形成一定標準，在實際操作中，容易造成管理混亂。這使得大部分的檔案管理工作在利用數據信息時質量不過硬，很多數據的引用和建立出現錯誤或者是明顯漏洞。由于缺乏規范性管理，也使得各個時期和各個類型的公路檔案信息之間兼容性差，在某些關鍵點上無法銜接與統一，造成重要資料以及關鍵數據的缺損與流失，這將是公路檔案管理信息化建設的一個重大挑戰。

（二）管理缺乏系統的數據庫信息

所謂數據化信息，其要求的就是對網絡數據的搜集、整理與運用的一體化和效率化。從目前我國公路檔案管理的現狀來看，信息傳遞不及時，共享仍存在一定難度，其很大原因在于將紙質信息轉化成數字化信息的能力不足，造成數據庫信息的缺乏。當用戶在通過計算機網絡進行數據檢索時，由于缺乏系統的數據，常常是找不到相應的信息，或者獲得相應的信息已超過時效，這些都是很普遍存在的問題。這個問題的存在一部分原因源于硬件設施跟不上，數據存儲不及時，但更多的是對數據的搜集、整理以及轉化能力差，無法更新和完善檔案數據。

（三）管理人員缺乏相應的專業素質

檔案管理信息化要求工作人員對數據的轉化和掌握要求較高，需要管理人員具有較高的專業水平和足夠的知識層面才能勝任。而公路檔案管理多年以來，一直存在工作人員流動性大，工作崗位不固定等特點，這使得檔案管理工作人員素質良莠不齊，大多數員工缺乏專業素質和職業素養，對數據信息化的工作模式和具體操作流程不熟悉，從而降低了檔案管理工作的效率，信息傳遞不及時，數據庫長期得不到更新，造成檔案管理信息化建設進程緩慢，成效不顯著。而少數管理人員綜合素質不突出，缺乏服務意識，主觀能動性不強，沒有創新精神，使得檔案管理信息化硬件等資源被浪費，制約著公路檔案管理信息化的建設。

三、檔案管理信息化的具體措施

（一）建立健全相關制度規范

無規矩，不成方圓，要想檔案管理數字化、信息化，最根本的措施是要建立健全管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴格的管理制度是規范管理行為的根本保證。因此，在檔案管理信息化的建設中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進行資料交接和保管過程中，建立嚴格的問責制度，保證人人崗責在身，營造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止關鍵資料和數據上掉鏈子等。建立健全的管理制度，更傾向于對執行能力的考核，各公路檔案管理機構，應該加強自身管理執行能力建設，切忌有制無度，造成“空談主義”，使得嚴格的制度變成一紙廢文。只有讓管理工作有據可依，才能讓工作人員甩開膀子開干，才能調動管理員工的積極性和能動性，在主觀上加強自身的創造思維，為公路檔案管理信息化的建設貢獻出力量。

（二）加強數據庫建設的硬件系統，實現數據共享

數據化時代，要求的是網絡數據的精確性及快速傳遞性，這一特性就對進行數據處理及數據搜索的硬件系統有著很高的要求。加強數據庫的網絡信息建設，淘汰落后的計算機設施，積極營造良好的應用系統環境，增強數據的精確性及傳遞性，積極實現數據共享。

（三）加強公路服務意識，引進和聘用專業技術人才

公路檔案管理人員的專業素質決定檔案管理信息化建設的質量。因此注重引進專業人才，培養綜合素質強的技術員工，是進行檔案管理信息化建設的關鍵。各級公路檔案管理部門應加強落實薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實的提升自身素質，積極投入到建設中去。對于各級管理層來說，要扭轉傳統意識，積極營造良好的職業氛圍，加強員工的公路服務意識，組織和聘請相關專業技術人員進行培訓講座，讓員工從開始熟悉業務流程開始到積極創造新思路為公路檔案管理信息化建設做出貢獻。

公路檔案管理信息化建設對我國公路建設和保養有著重大意義。因此，在順應市場經濟信息化的大趨勢下，公路檔案管理信息化建設必須從根本出發，在制度和人才引進上轉變傳統觀念，提高服務意識，增強創新能力，從而保證管理效率。

參考文獻

[1]徐峰.推進公路信息化建設的對策思考[J].科技資訊，2009（34） .

[2]劉文波.如何加快公路信息化建設的幾點思考[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2009（08）.

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引言：在進入人類信息化的社會以后，檔案管理對人們認識和了解客觀世界，對傳承古老的人類文明，對發展經濟和創新科技，具有著不可替代的作用與價值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會的步伐，把檔案管理信息化納入人類社會信息化的總格局中，大力推動檔案管理信息化建設，是檔案管理部門的重要任務和戰略之舉。

一、檔案管理信息化建設的概念

所謂檔案管理信息化，是指檔案管理從面向紙質檔案實體保管的模式，向數字化信息存儲模式過渡和轉變的過程。主要形式要實現檔案信息的數字信息化和網絡化；要實現信息化檔案的收發、存儲和查詢的一體化模式；要實現檔案信息的高度共享，而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應用現代信息化技術，對檔案原有信息類資源進行處理、計算、轉化和存儲管理并為檔案信息的查詢和使用提供信息化的服務，加快實現檔案管理信息化、現代化的進程。檔案管理信息化的過程會是一個長期快速的發展過程，在這一過程中，要不斷地更新現代信息技術、信息設備，充分運用科學的現代化技術手段，極大地提高檔案的管理、利用的現代信息化水平。

二、檔案管理信息化建設的必要性

在電子信息化技術高度發達的今天，發展和建設檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路，辦公自動化和辦公的無紙化等事物的發展和出現，使檔案的產生方式發生了巨大的變化，例如我們的辦公OA系統已將文件的起草、簽發、傳遞、歸檔等運作流程在計算機終端和網絡通訊線路中進行，這樣迫使檔案必須以計算機別的語言為主要存在形態，以計算機的計算為處理手段，以網絡的傳輸為傳遞方式，以存儲器的識別為儲存方式。電子信息化的檔案與傳統的手工紙質檔案的建立、儲存和查詢方式具有很大的差異。這種差異預示著檔案管理工作者會面對更多的計算機讀取、傳遞、存儲的電子檔案。檔案信息的內容，會更直接、準確無誤的被查詢到。檔案管理的信息化為檔案管理部門大量節省存儲空間，更環保，檢索更加方便快捷，且準確性大大提高，不但節省了大量的人工查詢時間和實體檔案的存儲物質和空間，對環境保護也起到了一定的積極作用。由此看來，對于任何一個單位來說能夠提供有價值的系統性、真實性電子檔案信息，就標志著這個單位已邁入了檔案管理信息化的新領域。

三、檔案管理信息化建設的建設過程

檔案管理信息化建設包括基礎設備的建設、檔案信息資源的建設、規范制度的建設、應用系統的建設和管理人才的建設等方面。

（一）基礎設施備的建設：主要包括服務器、終端計算機、網絡交換機、介質儲存器、操作系統及應用軟件等，其中是以終端計算機和網絡為核心，以服務器、介質存儲器為存儲手段，以網絡交換機等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。

（二）檔案信息資源的建設：一是原有檔案的數字信息化；二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統一的檔案管理數據庫應用系統中，從而建立生成更豐富更強大的電子檔案信息。

（三）規范制度的建設：能夠保障檔案管理信息化標準化、規范化、有序健康的發展。

（四）應用系統的建設：能夠為檔案管理信息提供建立、發展的平臺。

（五）管理人才的建設：能夠為檔案管理信息化提供技術支持。

四、檔案管理信息化建設的現狀和解決辦法

（一）檔案管理信息化的現狀：1、電子化檔案管理標準不夠規范、制度不夠完善；2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務對接，融入度較低；3、檔案電子信息資源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理體制的問題，檔案管理存在橫向溝通不暢，規范制度不能統一，從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對檔案管理的重要性認識不夠，使檔案信息化缺乏良好的信息化建設的推動力和發展環境。5、無法建立統一標準的規范制度，造成檔案管理信息化發展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識結構存在“老化”、“過時”的現象，沒有先進的信息化管理知識和意識。7、軟件應用系統的建設和應用技術的開發相對較薄弱，原有的工作基礎無法適應新時代信息化的要求。8、數據保護意識不夠，存在信息丟失的風險。

（二）解決辦法：1、利用現代的管理手段和先進的信息技術，加強檔案管理信息化建設，要加強組織和領導，提高專業認識，加大資金投入，增配軟、硬件設備，引進和培養先進的信息化建設人才和技術手段。2、提高對創新人才的培養的意識，提高檔案管理人員的知識結構。建立一支具有合理分工、科學結構、素質強硬的檔案管理隊伍。3、建立健全規范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問題。

檔案管理的信息化建設給予新時期檔案管理工作嶄新的形式與內容，為檔案管理工作帶來了新的發展機遇和挑戰。檔案管理的信息化建設是一項長期而又艱巨的任務，不可能一步到位，所以要逐步實施，抓住重點，講求時效，不斷持續發展和進步。

參考文獻：

1.檔案管理學陳智為中國人民大學出版社

2.檔案管理學原理王向明上海大學出版社

3.檔案學研究進展王新才武漢大學出版社

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（二）實物檔案的價值體現不足，利用效果不明顯。由于實物檔案的利用部門相對集中，多數人不了解甚至還不知道有這樣一類檔案，所以實物檔案的利用率較其他檔案來說相對就偏低一些，其有效價值也未能充分體現出來，實物檔案的歷史記錄性、憑證作用也沒有真正發揮出來。

（三）實物檔案的保管條件不符合要求，庫房容量嚴重不足。由于實物檔案不同于其它類別的檔案，它主要由獎牌、獎狀、獎杯、證書、錦旗等形態各異、大小不同的實物組成，是不能出現疊加堆放或擠壓碰撞等情況的。由于一些單位對實物檔案管理不夠重視，沒有專門的庫房去存放，因此造成收集來的實物檔案難以按管理標準擺放，嚴重影響了實物檔案管理與利用。

（四）文物成為檔案是有條件的。只有那些鑄刻了文字符號，從而記錄了特定社會生活內容的文物才是檔案。譬如金石檔案，所以被認可為檔案，理由不在文物本身，而在文物上的文字。這些文字實際上形成了一種文件，是鑄造或刻寫在實物上的特殊文件。而文物本身則是文字這種載體的載體。因此，文物成為檔案，其實質并不是實物成為檔案，而是附著于實物上的文字材料成為檔案。同時，把實物作為檔案是不符合檔案自身的發展規律的。如果將實物納入檔案管理范圍，那就只會是擴大管理空間，降低管理效益。

（五）“實物檔案”這一概念的出現，違背邏輯學原理，是種，屬概念的混淆。因為，“檔案”是屬概念，“實物檔案”是種概念。從種、屬概念的外延關系來看，每一個種概念的外延都完全被包含在它的屬概念的外延之中，屬概念的外延比它的每個種概念的外延要大。而作為種概念的“實物檔案”的外延卻比作為屬概念的“檔案”的處延大。“檔案”的外延只包括有原始記錄的實物，上面沒有原始記錄的實物，就不屬于檔案范疇。

從實物檔案的管理現狀分析可以看到企業實物檔案存在的諸多問題，阻礙了實物檔案管理水平的提升，嚴重限制了實物檔案價值體現。企業只有下大氣力不斷加強實物檔案的收集與管理，使實物檔案工作逐步步入制度化、規范化的建設軌道，才能更好地體現實物檔案的查考價值。

（一）加強收集工作，提高全員歸檔意識。建立健全企業的實物檔案管理制度，把實物檔案明確納入收集范圍，加強與相關單位的溝通，及時了解可能產生實物檔案的有關動向，積極采取年度收集與隨時收集相結合的方法，允許獲獎單位臨時擺放，但要定期移交到檔案管理部門。檔案管理部門要認真做好實物檔案的管理工作，增強工作的主動性和責任心，加強宣傳力度，全方位提高員工的歸檔意識，以確保實物檔案能夠及時完整的收集歸檔。

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隨著社會的進步，信息化時代的到來，信息資源逐漸進入社會生活的各個領域，成為戰略性資源。檔案作為一種原生的信息資源，實現其電子化、信息化的管理，對于社會經濟的發展有著十分重要的價值。所以，加強檔案信息資源的開發利用，推進檔案服務體制的創新，形成數字化、信息化管理已經成為迫切客觀要求。

1 檔案管理信息化的概念和內容

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化是指為了實現檔案材料由實體保管模式向數字化模式的轉變，由國家檔案的行政管理部門開展的，以現代技術作支持的信息化資源管理行為，其最基本的特點是服務具有全面性，并有著向集成化、合作化、專業化方向發展的趨勢。

1.2 檔案管理信息化的主要內容

（1）檔案資源技術的信息化：即運用電子計算機的網絡傳輸途徑所提供的保存技術以及信息系統的加工技術，將原有檔案的各項實體資源轉化為數字化、信息化的管理資源，從而實現各項資源的合理分配、社會共享，以便全面實現資源的開發利用的一種信息化形式。（2）檔案管理方法的科學化：科學的管理方法作為新形勢下檔案管理信息化的重要實現途徑，旨在利用檔案行業客觀規律以及社會信息特點實現有組織的、有計劃的對檔案的控制管理。（3）檔案管理人員的素質現代化：管理人員的專業化水平和知識水平，是判斷其的素質的重要標準。對于檔案的管理，不僅應該有知識淵博的管理人員，還應建立合理的組織結構，實現全面管理。（4）檔案服務的社會化：隨著電子時代的到來、檔案意識的增強以及檔案效益的顯現，我們不僅需要實現資源全社會共享，還要預見到檔案在未來世界的利用情況，比如用戶對象明顯變化、社會公眾和非官方組織對檔案利用范圍的增大，以及其在經濟活動方面的利用將明顯上升。

2 新形勢下檔案管理信息化的對策

2.1 轉變管理觀念，樹立信息化管理理念

在新形勢下，轉變傳統檔案信息化建設觀念已經成為迫切需求，從現在的發展狀況來看要完成觀念轉變，完成新觀念的建立要從以下方面進行努力：第一，管理人員需增強信息化意識，了解檔案管理的發展走向，以便為企業發展、社會進步提供更好的服務。第二，大力宣傳檔案管理信息化，例如提高企業領導對其關注度，讓高層管理者進一步了解檔案管理信息化的迫切需求，以便針對檔案管理的發展做出更科學的決策。最后，為了提高管理和服務效率，為企業謀求最系統、科學、全面的服務，提高數字檔案館建設效率，要不斷更新檔案管理理念，推進檔案管理的現代化水平和信息化程度。

2.2 加強制度建設，規范檔案信息化管理

為了認識檔案信息化管理的意義及目標，就需要我們完善管理檔案信息化的相關制度。對此，可以從宏觀角度和具體角度兩個方面來看，從宏觀上來說，信息化管理的主要目的是，在堅持效益原則、實用原則以及科學管理原則基礎上，實現各原則的協調統一，提高管理水平，促進部門穩定、健康的發展。而具體的來說，要將管理工作作為發展重點，提高資源管理服務質量，促進管理機制建設，即增強部門與部門之間獨立性，各個管理部門應明確各自職責，還應建立相應制度，以便在日常工作中能夠相互制約。

2.3 制定相關法律法規，提供法律保障

為了使信息資源的法律效力得到有效的實現，依法推進檔案管理信息化，實現電子資源、數字化檔案資源的建設、生成、利用、保管，完成信息化基礎設施的構建，信息安全的保障，就必須建立系統的、合理的法律體系，將信息化管理納入法律保障當中，保證檔案資源在信息化建設過程當中的安全、穩妥。

2.4 提高技術水平，實現科學化管理

提高檔案的科學化管理主要表現在提高檔案管理的信息化技術水平上，而這不僅要注重軟件、硬件設備的開發建設，完善信息化檔案管理系統的構建和高效率維護，完善路由器、計算機、數據庫系統，充分的利用現有設備的各方面優勢，并完成新設備的購置，還應該在快速建立信息數據庫之后進一步對其進行完善，從而實現信息資源的網絡共享和檢索。

2.5 打造高素質人才隊伍，提供智力支撐

檔案管理信息化人才是企業做好檔案管理信息化的關鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來執行的。為了給檔案管理提供全面的智力、人力支持，需要組建高素質的檔案信息化管理人才隊伍。在打造高素質人才隊伍，必須要以從實際情況出發，建立管理信息化理念，為員工提供各方面技能培訓，了解最新形勢下的管理模式，實現對信息化管理人才的合理分配。不僅如此，還需要加快對信息化管理人才的吸收，實現團隊的專業化，將復合型人才納入信息化管理團隊。

2.6 企業檔案管理信息化建設注意原則

企業檔案管理信息化建設注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設應該注意以下原則。第一，實用性原則。企業檔案管理信息化建設的目的在于促進企業檔案管理信息資源的共享，提高企業的社會效益以及經濟效益，促進企業檔案管理的科學化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業檔案管理信息化建設并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業投入大量的時間以及精力，企業應該抓住檔案管理信息化建設大好時機，實現企業管理與檔案管理信息化建設同步前進。第三，效益原則。企業進行檔案管理信息化建設的主要目的是為了獲得更多的利潤，一旦進行檔案管理信息化建設，企業應該將檔案管理信息化建設同企業的短期以及長期效益相結合。第四，全面協調發展。企業檔案管理信息化建設并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進行相應的合作，必須與企業的信息化建設和經濟基礎相協調，必須與企業的信息需求相協調， 必須與信息技術發展相協調， 必須與全國信息化工程相協調。

3 結語

在新的社會發展形勢下，實現檔案信息化管理已經成為迫切需求。而作為一名高素質的信息化管理人才，更應增強現代化、信息化的管理意識，提高自身各方面素質，從而完成我國的檔案管理向先進水平邁進，以便進一步適應社會發展需要。

參考文獻：