導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇律師檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計算機技術為代表的現代科技技術的普及與發展，學校利用計算機技術輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學校電子網絡管理系統。電子網絡管理產生了各式各樣的電子文件，面對繁多的電子文件，如何更好地進行整理、歸檔、保護并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。

一、正視困難，客觀分析學校檔案管理的現狀

當前學校檔案管理領域，信息技術僅僅應用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時共享，制約了檔案資料進一步拓展、應用空間和深度，有效利用率不高。

1.學校檔案電子化管理存在的問題

（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學校教育教學所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時間單位，按保存期限的長短分長期檔案、短期檔案、臨時檔案進行分類保存。計算機主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發揮作用。

（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學校的教育教學資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關資料由所屬部門分類保存。

（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實際工作中，文書檔案不對外，進館查閱的人很有限。除了少數教師在晉職、評優時用到，學校檔案的主要用途就是應對上級檢查、考核。真正使用時，由于檔案歸類不是按照事務而是按時間和時限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。

2.學校檔案電子化管理存在問題的原因

（1）思想認識沒有達到應有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認識到檔案的價值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質檔案到電子檔案改進的過程中轉變了一些觀念，但也是認為只要把檔案收集整理好，用時能拿出來，檢查時能通過，就是做好了檔案管理工作。

（2）電子化管理沒有達到應有的深度。一是學校硬件和軟件支持不到位，電子設備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習慣，實行管理人員建檔，電子保存保管，紙質信息流轉。三是對檔案管理沒有進行完整的探索研究，導致信息化在檔案管理上應用不廣不深。

二、科學創新，積極探索學校檔案電子化管理的新方法

學校教育教學方式的變革，也影響到學校檔案管理的變革。學校改革和發展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢在必行。而且，只有在管理創新上下功夫，才能在發展中求得生機與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。

1.科學思考，探索學校檔案電子化管理的思路

（1）加強對檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當成工作中的一個重要課題來研究，要深入學習關于檔案管理的專業知識，全面認識檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區分信息的有效性。對檔案的管理不能僅停留在一個收集、整理的階段，而要通過研究思考，對工作進行梳理細化，總結出對學校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應用深度。

（2）加強檔案電子化管理的規范建設。做好學校檔案電子化管理，首先應該確立一個標準，厘清分類方法，明確各部門責任，統一檔案工作各個環節的管理和技術操作，簡化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內部網絡移交學校檔案室，縮短交接時間，簡化交接方式，提高工作效率。

2.勇于實踐，創新學校檔案電子化管理方法

遵循“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學校特點的電子檔案管理運作機制，實現學校檔案的電子化管理。

（1）確立歸檔標準。大的方面沿用長期以來的學校檔案管理中約定俗成的時間期限要求，以時間為單位分類；每年度的長期、短期和臨時檔案中，再按部門分類，分成文書、財務、德育、教學等類別；在每個小類別下，再按事件進行分類，將學校內的各類教育教學事件條理清晰地歸類存檔。

（2）設定范圍密級。 檔案的收集范圍是按上級統一規定進行的，一般包括反映學校各項工作的文件通知、計劃方案、過程記錄、成果展示等；表現形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發文等。檔案密級的確定由學校領導負責，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網上不能查閱，除密級檔案外，其它檔案對學校內教職員工開放。

（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規定的時間內，按照規范檔案管理標準，將學校相關的檔案材料歸檔上交至學校檔案室。因為檔案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內容，只有部門具體負責人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通過采用數據遷移技術，實現了檔案管理系統與學校網絡平臺的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網、校園FTP等平臺中調取資料并形成電子檔案。對沒有電子文件的重要的紙質檔案，則掃描成圖片形式存檔。

（5）深層次利用檔案。各部門負責人和工作人員按不同權限，可在網絡上直接查閱檔案，實現了各部門信息共享，滿足了不同層次領導和教師的需求。

三、有效利用，努力提升學校檔案的利用率

學校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實現信息增值利用提供了便利。而要提高學校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個方面。

1.強化服務意識

檔案管理員要提高思想認識，熟記檔案管理的規范制度，熟知檔案的歸檔時間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務，千方百計地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。

2.加強宣傳力度

檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識，引導人們利用檔案，擴大檔案信息的利用范圍。

3.提升自身素質

加強政治學習與理念學習，掌握相關檔案管理知識，充分認識到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業觀，做到思想到位、職責到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅持原則，愛崗敬業，認真履行崗位職責。針對工作中出現的新問題，結合工作實際，積極探索，主動思考，盡職盡責做好工作。

隨著電子網絡技術的不斷發展，學校檔案電子化管理必將產生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強自身業務學習，與時俱進，在應用中發現問題，在思考中解決問題，將學校檔案電子化管理推向新的高度。

參考文獻：

[1]以創新推進檔案管理電子化[J]，殷華麗，中國船檢，2009年07期，100-102

篇2

事業單位的各項業務辦理在過程中都有相關資料留存，其人員檔案也是檔案管理的一個重要內容。由于檔案管理本身要占用一定的時間和精力，加上有些業務的開展需要對檔案進行查詢、核實等，因此檔案管理的效率關系著其他業務的效率，因此通過提高檔案管理工作效率可以促進整體運行效率的提高。

一、事業單位檔案管理現狀及存在的問題

（一）事業單位檔案管理現狀。在信息技術的應用促進下，事業單位的工作中也廣泛應用了電子計算機和網絡，所形成的各種檔案除了傳統的紙質檔案，也有越來越多的電子檔案，相應的檔案管理也增加了通過計算機管理的方式。但是紙質檔案仍然占有相當大的比重，有的紙質檔案與電子檔案存在著聯系，如何進行紙質檔案和電子檔案的管理給事業單位檔案管理帶來了雙重壓力，難度也大大增加了，使檔案管理工作產生了許多的問題，嚴重影響了檔案的利用。

（二）事業單位檔案管理存在的問題。主要問題如下：

1.缺乏對檔案管理的重視，檔案管理觀念落后。當前許多事業單位缺乏對檔案管理的重視，在實踐中有的沒有設置專門的部門或者專門的機構，而是各個部門獨自簡單地將檔案歸檔存放或者是由某個部門兼職配合。缺乏重視還表現在投入不足，包括設備和資金的不足，都影響著管理的正常運行和效率的提高。有的事業單位有專門的部門，但是在崗的管理人員在檔案管理觀念上卻十分落后，進行檔案管理實際上只能將現有資料進行統一存放或者在計算機中進行存檔，不是真正意義上的檔案管理。

2.檔案管理的信息化程度低。現代科學技術高度發達，在促進效率提高方面具有良好的表現，但是在目前事業單位的檔案管理中仍然沒有得到很好的應用，這就導致在許多業務中仍然大量要求用紙質文件資料，不但影響檔案管理的有效性，也影響事業單位的業務效率。對于一些電子檔案，事業單位檔案管理也是簡單地進行電子存檔，而沒有通過計算機進行整理分類，而且是在本部門內部存檔，在本部門或者其他部門需要時，查找起來還是不便，影響檔案資料的共享和利用，效率始終無法有效提高。

3.檔案管理人員素質水平較低。事業單位作為職能單位在業務開展方面工作量巨大，形成的各種檔案資料也十分龐大，加上事業單位檔案管理人員較少，大部分是年齡較大的人員，工作任務十分繁重，導致他們積極性不高，同時他們中的大多數不是專業的，在專業素質上存在很大的欠缺，缺乏專業的能力，在方法上也落后，掌握信息化能力不足，嚴重阻礙檔案管理效率的提高。

二、提高事業單位檔案管理效率的具體措施

（一）加強對檔案管理的重視，強化檔案管理的現代化管理理念。作為事業單位要從上至下加強對檔案管理的認識與重視，要設立專門的檔案管理部門或者機構，設置專門的崗位并進行專業人員配備，同時還要對各個部門進行思想強化，從檔案形成就開始重視。還要給予檔案管理部門必要的資金支持和設備支持，來保證其工作的開展和效率的提高。同時還要在人員結構上引進或者聘用檔案管理的專業人才，或者組織現有人員參加相應的培訓，鼓勵他們自學，培養專業技能，學習專業技術，例如學習如何利用現代網絡計算機進行檔案管理，從而促進效率的提升。

（二）提高事業單位檔案管理的信息化水平。鑒于現代網絡計算機的高效性，作為事業單位不但要在具體的業務辦理中引進并應用，還要在檔案管理中認識到這一點，并在實際中積極有效地利用信息技術，通過提高事業單位檔案管理的信息化水平來促進檔案管理效率的提升。當前事業單位的業務辦理越來越多地應用電子計算機，形成的許多檔案資料也開始電子化，在檔案管理信息化的提高下還能夠更廣泛地促進事業單位電子政務辦理。在利用信息化進行檔案管理的過程中，不僅是將所有檔案進行電子存檔，還要對檔案進行歸納、分類，并將整理好的檔案放在單位統一的管理系統中，這樣各個部門都能夠在需要時按照權限進行查找和利用，這也是計算機網絡的共享功能帶來檔案效性的提升。

（三）提高檔案管理人員的素質水平。針對當前事業單位檔案管理人員素質方面存在的問題，筆者認為應當從以下兩個方面進行改，首先，促進工作積極性的提高，這一點還要有賴于他們自身從思想觀念上進行改變，同時加強自身的責任感。其次，促進業務能力的提高，檔案管理工作是具有專業性的工作，要安排專業的人在相應的崗位，同時單位還要定期組織他們參加學習和培訓，學習信息化的有效利用。

三、結語

事業單位各個部門形成的檔案量大類廣、十分繁雜，進行檔案管理是通過有效的歸納、分類進行科學化的存檔和管理，以方便各個部門在日后需要時能夠及時地查找和利用。但是目前事業單位在檔案管理的具體工作中還存在著諸多的問題，只有通過加強對檔案管理的重視，提升現代信息技術的應用水平以及提高檔案管理人員的素質水平，才能實現檔案管理效率的提升。

篇3

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。

（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。

督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。

（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

篇4

隨著我國醫療服務水平的不斷提升，醫院人事檔案管理工作的效率已經得到一定提高，很好地滿足了醫院不斷發展的各種需求，在提高醫院人事檔案實用價值上有著重要影響，對于促進醫院整體管理水平不斷提升發揮著重要作用。

一、醫院人事檔案管理工作存在的主要問題

在信息技術應用范圍不斷擴大的過程中，醫院管理模式和管理方法都得到很大改善，使醫院人事檔案管理工作的效率有了進一步提高，在一定程度上推動我國醫院人事檔案管理工作的信息化、智能化和科學化發展。但是，在實踐過程中，醫院人事檔案管理工作仍然存在如下幾個方面的問題，必須給以高度重視，才能真正提高醫院人事檔案的使用效率。

（一）人事檔案管理工作基礎條件不充足

在開展醫院人事檔案管理工作時，相關配套設施、管理機制和管理條例等必須比較完善，才能確保醫院人事檔案管理工作順利進行。但是醫院沒有高度重視人事檔案管理工作，沒有給以一定的投入力度，使得醫院人事檔案管理的硬件設施和相關設備都不夠完善，并且沒有比較科學的管理條例，致使泄密、丟失等情況經常出現，大大降低了醫院人事檔案管理工作的效率。

（二）人事檔案管理工作人員配置不合理

一般情況下，醫院人事檔案管理工作涉及的范圍比較廣，需要檔案管理工作人員具備較高的專業技能、綜合素質和業務能力等，才能很好地滿足人事檔案管理工作的實際需求。但是，醫院在人事檔案管理工作上的重視力度不夠強，沒有注重檔案管理工作人員的合理配置，從而出現人事檔案管理工作人員責任心不強、綜合素質不高、執行能力差等情況，給醫院人事檔案管理工作的安全性帶來極大影響。

（三）人事檔案管理工作的信息化水平不夠高

在信息技術不斷推廣的過程中，醫院人事檔案管理工作的要求不斷提高，使各種管理方法的合理運用成為提高醫院人事檔案管理工作效率的重要手段。但是，在實踐過程中，部分醫院人事檔案管理工作出現信息化水平不夠高的問題，大大影響醫院人事檔案管理工作的信息化發展，導致人事信息的查詢、更新和維護等流程得不到有效簡化，最終影響醫院人事檔案管理工作效率的提高。

二、提高醫院人事檔案管理工作效率的策略

（一）注重醫院全體工作人員人事檔案管理意識的不斷增強

在醫院不斷發展的過程中，提高醫院人事檔案管理工作的效率，必須注重醫院全體工作人員人事檔案管理意識的不斷增強，讓他們充分認識到人事檔案管理工作的重要性，才能在加大宣傳力度和投入力度的情況下，促進醫院人事檔案管理工作水平不斷提升，最終推動醫院可持續發展。在實踐過程中，明確各部門工作崗位人員的工作職責，制定合適的考核機制、管理機制，讓人事檔案管理工作人員嚴格按照相關規定執行，以在提高人事檔案管理工作人員工作積極性的基礎上，促進醫院人事檔案管理工作規范化、信息化發展。

（二）有效完善醫院各部門的人事檔案管理工作機制和制度

在不斷提高醫院人事檔案管理工作效率的過程中，有效完善醫院各部門的人事檔案管理工作機制和制度，提高全體工作人員的法律意識和創新意識，才能有效調整醫院人事檔案管理結構，從而健全醫院人事檔案管理的各種規章制度。一般情況下，醫院人事檔案管理工作的有序、穩定開展，需要對人事檔案材料收集、人事檔案材料遞交、人事檔案查閱等給以高度重視，注重其規范化、標準化發展，才能為醫院開展各種人事活動提供重要參考依據，以確保醫院人事檔案資料的真實性、完整性和可靠性。因此，不斷加強相關機制的有效完善和合理應用，真正提高醫院人事檔案管理工作的效率，才能充分體現醫院人事檔案的使用價值，最終促進醫院經濟效益不斷提升。

（三）不斷提高人事檔案管理工作人員素質水平

在提高醫院人事檔案管理工作效率的過程中，人事檔案管理工作人員的專業技能、業務素質等有著重要影響，必須不斷提高他們的綜合素質水平，才能真正滿足醫院人事檔案管理工作的各種需求，從而促進醫院管理水平不斷提升。在實踐過程中，注重人事檔案管理工作人員計算機操作能力的不斷提高，不斷增強他們的責任意識和道德素質，才能確保醫院人事檔案管理工作的有效進行。與此同時，加強醫院人事檔案管理工作人員的培訓力度，制定合適的獎懲機制和人員選拔制度，并不斷擴張人事檔案管理工作人員的職業發展空間，才能真正吸收和培養出高素質、高水平的專業人才，最終有效提高醫院人事檔案管理工作的效率。另外，在開展各種培訓活動、評比活動等的時候，注重醫院人事檔案管理工作人員的薪酬待遇提升，才能避免優秀人才流失情況出現，以保障醫院人事檔案管理工作的穩定開展。

（四）全面提升醫院人事檔案管理工作信息化水平

在醫院不斷發展的過程中，信息技術的應用范圍越來越廣，正逐步深入到醫院各個部門的管理工作中，大大提高醫院各部門的工作效率。因此，全面提升醫院人事檔案管理工作信息化水平，不斷優化人事檔案信息收集、整理和更新等多個環節的流程，可以更好地提高人事檔案資料的利用效率，從而促進醫院人事檔案管理工作效率不斷提高。在實踐過程中，信息技術在醫院人事檔案管理工作中的合理應用，可以使各部門的人事組織工作更加有效開展，并全面掌握各工作崗位人員的實際工作情況，從而提高醫院人事檔案管理工作的質量和效率，真正降低醫院人事檔案管理的資金投入和運營成本。與此同時，通過信息技術的充分運用，醫院各部門的人事檔案可以通過電子檔案的形式存在，使醫院人事檔案信息的開放性不斷提高，對建立公正、公開和公平的人事檔案管理機制有著重要影響。通過人事檔案動態管理機制的合理運用，醫院每個工作人員的業務能力、工作情況、專業技能、綜合素質和培訓經歷等都可以得到清楚地掌握，并確保醫院每個工作人員的考核、錄用、晉升和競聘等多方面信息的真實性、可靠性，對提高醫院人事檔案管理工作人員的工作積極性有著重要影響。綜上所述，隨著我國市場經濟體制的不斷完善，醫院之間的競爭不斷加劇，給醫院人力資源管理提出了更高要求，以不斷提高醫院的市場競爭力，充分發揮醫院人事檔案的實用價值，從而促進醫院人事檔案管理工作效率不斷提高。因此，根據醫院人事檔案管理工作的實際情況，注重相關管理機制的不斷完善，增強人事檔案管理工作人員的綜合素質，不斷提高人事檔案管理工作的信息化水平，對提高醫院人事檔案管理水平有著重要現實意義。

參考文獻：

[1]周登振.試論如何發揮檔案管理在醫院發展中的作用[J].科技展望,2015,12:186.

[2]常玫.新醫療背景下加強醫院門診檔案管理的措施[J].企業改革與管理,2015,08:172.

[3]尹蕾.醫院人事檔案管理的現狀及對策[J].中國衛生標準管理,2015,10:5-7.

篇5

【關鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國企業單位辦公室工作的快速發展，企業工作對辦公室管理的完整性和連續性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對提升企業單位內部的工作質量有著至關重要的影響，相關人員必須認識到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進行。提高辦公室檔案管理工作效率對于提高企業工作水平和服務質量有著重要的現實意義。

一、辦公室檔案管理的現狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當下企業單位辦公室工作隊伍整合度的提升，相關企業單位均較大程度地擴大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數量的方法切實提升檔案管理的服務水準，逐步實現辦公室人才資源的優化配置。但由于部分企業內部仍然存在工作人員素質低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術含量低的現象，企業只注重“一線”業務、忽視后勤與檔案工作的現象，企業檔案制度不健全，檔案門類較多，達不到檔案管理的基本水準，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關措施進行解決，促進檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現一個企業單位的成長過程以及對其單位的未來發展和決策進行有效指導等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質量直接影響著辦公室的工作效果，對于提升企業單位內部的協調工作十分有效，檔案管理對于企業單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對管理者在制定企業規章制度或進行相關決策時查閱到足夠的資料，并依據檔案資料更好地了解企業狀況做出選擇，為企業其它工作部門的效率保障做好基礎，從而提升企業單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對當下部分企業單位存在的管理弊端，我們需要在正確認識檔案管理工作的基礎上采取相關措施，針對性地解決實際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個企業的發展將會失去積極性與生命力。因此，我們應當轉變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當下檔案管理的特點及規律，徹底改善傳統的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉變的切入點，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時，也需要積極創新檔案管理機制，通過對傳統聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項工作具有更好的工作動力及發展潛力。

（二）加強管理手段。

企業單位應當加強先進手段與技術的學習，定期進行現代化管理工作的交流與協調，還可以通過劃分區域、融入信息化管理手段的方法進行管理，要銘記“技術才是硬道理”的發展理念，學會用現代化的科技手段進行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數據，通過將單位服務對象擴大到社會，則可以通過檔案資源為不同個人與組織提供更為個性化以及特殊性的服務，以此更好地發揮檔案作用。

（三）創新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進而完善其他方面。我們應當不斷完善管理體制，增加管理手段，適當建立賞罰制度來激發工作人員的積極性與創造性，有效對管理體制進行創新，提高檔案的利用率，例如通過建立網絡檔案目錄、建立辦公室檔案服務反饋機制、開發適合本校的檔案管理軟件系統等方法對辦公室檔案實現高效管理，以便使其所具有的經濟效益與社會效益得到進一步提升，逐步改善檔案管理的規范性。

（四）重視人員管理。

企業單位必須不斷引進高素質的應用型人才，提高管理人員的專業技術水準，不斷拓寬資金來源，建立信息系統，才能提高工作人員的法律意識和責任意識，減少工作失誤。而對于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時積極地樹立服務意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務工作目標的正確建立將檔案管理思想同時代及本單位現實發展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養一支一專多能的隊伍，能夠將工作人員的潛在工作能力和良好的工作精神開發出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結束語

通過對以上內容的分析，我們對辦公室檔案管理的相關理論知識有了更深層次的了解，認識到辦公室檔案管理與辦公室各項工作密切相關，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業單位及相關工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會得到一定程度的提升，真正實現辦公室管理的規范化、科學化，促進企業單位的更高更快發展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責任公司

【參考文獻】

篇6

1 檔案管理的發展現狀及問題

1.1 檔案管理制度不盡完善

目前我國還沒有出臺統一的檔案管理發展規劃和標準，這就造成了檔案管理的無序性，標準化水平較低且共享性差。檔案管理還沒有形成標準化和制度化完善的體系，現有的檔案管理的規章制度對很多細節都沒有做出明確的規定，特別在一些基層單位檔案管理缺乏統一的標準和質量要求，責任追究和獎懲制度也沒有建立起來。由于檔案數據的龐雜又沒有完善的管理體系很容易造成卷宗混亂、檔案丟失以及檔案無序等不規范問題，這為檔案的查找和使用帶來了極大的不便。在電子檔案管理方面也由于缺乏完善的制度安排造成電子歸檔工作常常出現混亂，而且由于檔案容易被修改且無痕跡的性質很難避免檔案受到人為的篡改亦或破壞。

1.2 檔案管理的理念相對落后

人們普遍對檔案管理工作的認識存在許多誤區，認為檔案管理不產生直接的經濟效益，只要做好檔案的收集、整理、保管、編目和統計等工作，不丟失、不遺漏保障其安全就可以了。這種對檔案管理工作缺乏足夠的認識和重視的態度極易造成檔案管理工作的敷衍甚至是消極怠工，直接導致許多檔案管理工作還停留在比較原始的方式方法并不能適應相關部門甚至社會發展的要求。雖然檔案管理工作基本的要求是建好管好檔案，但檔案管理的最終目的在于利用，檔案的價值也恰恰在利用上。但目前很多檔案管理仍存在 “重藏輕用”的理念，各檔案管理機構也沒有很好的做到以用戶需要為導向來提升檔案管理的服務。檔案管理機構之間的溝通合作也比較欠缺，這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理向縱深發展。

1.3 檔案管理信息化建設水平較低

目前我國還有很多地區檔案管理還沿用傳統模式現代化水平還較低，雖然檔案管理系統開發與應用的軟件很多，但過于龐雜沒有統一的國際標準、數據不完整，致使大多數信息檔案共享性差。檔案管理的軟件系統也往往達不到現代信息技術發展的要求，而且各個單位根據自己的條件和歷史習慣選擇不同的硬件設備以及管理軟件，就使得標準化程度非常低。不僅造成了大量低水平的重復建設，阻礙了檔案管理朝現代化科學化方向發展的進程，而且計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上，不能發揮其應用的作用。這也嚴重影響了檔案檢索的效率，檔案的應用價值也隨之降低，同時也會給檔案網絡化建設和資源共享造成極大的隱患。

2 提高檔案管理效率的措施

2.1 完善檔案管理制度體系

加強檔案管理制度體系建設是提高檔案管理科學化水平的根本所在。在宏觀方面要完善立法制定有關法律法規和規章制度，使整個檔案管理工作規范化、制度化、標準化并推動檔案管理的自主創新。對檔案管理形成嚴格的制度約束和提高其管理科學化水平的政策導向體系。相關政府部門也要把推進檔案管理事業的科學化發展納入到中長期發展規劃當中。在微觀運行方面各單位也要從思想上重視檔案管理工作，設立相應工作機構配備合格的檔案管理工作人員。檔案管理部門要根據檔案管理不同環節的特點建立相應管理制度同時深化內部體制改革，并建立嚴格的業務考核、表彰獎勵、責任追究等制度，激發員工的責任感和工作活力。還要求建立更加完善的電子檔案管理制度體系，形成更大的信息檢索系統，建立惠及更廣泛用戶主體的檔案資源體系和更加便于檔案利用的體系，做好檔案的輸入和輸出兩方面的工作推動我國檔案工作最大限度地發揮其社會效益和經濟效益。

2.2 在檔案管理的理念上要不斷進行轉變

如何把“死檔案”變成“活檔案”是未來檔案管理需要面臨的重大課題，未來的檔案館應該包括“物理實體館+虛擬館”兩部分，檔案館的發展戰略也將更加注重信息存取而非館藏本身。因此，當前檔案管理的重點應該放在原有館藏資料的重新處理上，使“死資料”重新獲得使用價值，使用戶更加準確便捷的獲取需要的檔案資料。在服務上要從封閉型轉向開放型，面向的服務對象也由機構學者向普通社區和家庭延伸。在新的歷史時期檔案管理要能夠與時俱進適應社會不同群體的需求，這就要求檔案管理要在保證檔案資料的質量的同時還要注重對質量的提高、不斷轉變服務觀念改進服務方式方法，為用戶提供更全面細致的服務。在收集檔案資料時要進行整理、科學的分類、分主題的歸檔，并深入挖掘檔案價值。同時還要促進各檔案管理機構之間共享資源，更加系統全面便捷地為用戶提供服務。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質

在新形勢下檔案管理工作具有內容更加豐富、技術更加先進、分工更加專業等特點，這就對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰，不僅需要具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，而且還要掌握先進的科技手段和操作管理技術，同時還要具備深厚的職業情感、奉獻意識、敬業精神和勇于創新的基本品質和良好作風。相應的就要求在人員培訓方面不僅要注重基本業務知識和技能的學習，還要不斷提高檔案管理人員的自我管理能力和自我學習能力，逐步建設學習型的檔案管理隊伍。加強檔案管理隊伍的建設是一個系統工程，從前期檔案管理人員的選拔到后期業務培訓以及長期的思想教育入手，把檔案管理人員培養成為一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理以及具備敬業精神的高科技復合型人才，為檔案事業的持續穩定發展提供技術支持和人才保障。在實踐中由于知識更新越來越迅速，還要加強對檔案管理人員的繼續教育培訓，開展多層次、復合型的教育培訓，優化檔案管理人員的知識結構，促進檔案事業的健康迅速發展。

2.4 提高檔案管理信息化水平

當今社會的信息化發展趨勢對檔案管理提出了運用新的管理方法和手段來提升檔案管理水平，以實現信息化管理的新要求。與此同時檔案管理的信息化也是檔案工作不斷進步、提升科學化水平的重要手段。首先要加大對檔案管理硬件的投入，強化檔案管理的基礎設施促進檔案載體的多樣化；其次要通過計算機的廣泛應用，促進檔案的電子化、自動化水平，建立計算機檔案管理系統。并在強調共性的同時也要重視適應具體單位對檔案信息管理的需求，以便更好的發揮出檔案管理的作用，以便更好地為單位服務。但是在互聯網時代更要強調檔案的保密工作。在檔案開放利用的過程中，要從建立健全檔案管理相關規章制度對檔案管理工作進行嚴格的監督，并加強檔案管理工作人員的思想意識等方面來減少在檔案開放利用的過程中造成的檔案泄密。

3 結論

檔案管理科學化是一項長期的系統工程，需要各組成部分相互協調積極配合，完成好每一個環節的任務。政府部門要建立健全相關的規章制度；檔案管理結構要嚴格執行相關制度規定、制定合理的發展戰略、積極組織人員培訓、更新硬件軟件設備等；管理從業者必須要轉變傳統的管理理念樹立適應知識時代運作的新觀念，增強服務社會服務人民群眾的意識，探索服務工作的新模式和新方法，充分掌握現代信息技術，不斷提高服務水平，才能更好地滿足社會需求，把握機遇跟上時代的步伐迎接新的挑戰。

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檔案對于處于紛繁社會關系中的我們來說是十分重要的，因此作為檔案管理人員的我們要充分運用專業技能來管理好檔案，將這項工作做好。檔案的管理工作并不只是將檔案進行簡單的分類、存檔，而是一項復雜而且繁重的工作，要想真正做好這項工作并不是一件簡單的事。這要求檔案工作人員不僅要有專業技能，而且還要不斷地積累經驗，采取更加有效的手段來提高檔案管理效率。如何有效提高檔案管理效率是一項長期的課題，所以，我們應該對此問題加以重視。

一、切實加強自己的專業素養

作為檔案管理人員，我們要想做好自己的檔案管理工作，一定要有良好的素質和專業素養。良好的政治素質是一個人從事任何工作所必須具有的思想前提。檔案管理工作由于其特有的政治性以及服務大眾的性質，更加決定了檔案專業人員必須具有良好的政治素質。對于一名檔案專業人員來說，無論是在企業還是在政府單位，良好的政治素質都是必不可少的。每一名檔案管理工作者在工作中一定要恪守職責，遵守相關的法律法規，同時也必須充分認識到檔案工作的重要性，為成為一名優秀檔案工作者而努力奮斗。檔案管理工作對專業的知識素養也有一定的要求，檔案工作絕不是普通人所認知的簡單的存、放、取工作，而是一項涵蓋數種專業（如數學、統計學、圖書管理學等）的基礎工作。如果沒有相關的檔案專業知識儲備，想要勝任這樣看似簡單的工作也絕非易事，檔案專業人員必須具備檔案專業知識、科學文化知識和良好的政治素質。檔案專業人員必須系統地、嚴格地學習檔案知識，并且在理論基礎上培養全面的實踐技能。檔案管理的實踐技能需要在不斷的實際工作中逐漸培養，而在實際工作中又不免穿插著檔案學理論知識，如對檔案資料進行收集、整理、研究、保存的過程需要檔案專業理論知識的指導。因此，檔案專業人員只有在深厚的理論知識作前提的條件下，才能在實際的工作中有所發現，并能提供合理的解決方案。對于文史知識，檔案工作要做記錄，因此對于檔案工作者的文學知識有一定要求，語言表達能力的強弱直接關系到檔案內容的清晰與否，只有了解歷史，對于歷史知識有相關見解，才能對檔案的歷史背景、內容有理解；對于學科知識，科技的進步直接影響著文化的發展，現代化管理學理念滲入各行各業，作為檔案管理者，對于管理學、圖書管理學也應該有所涉獵；對現代化管理技術，現代化技術為檔案管理工作提供了便利，如電子計算機以及聲音音像存儲設備的應用，檔案管理者一定要能熟練掌握這些技術；對于外語知識，隨著全球化與國際化的潮流，檔案專業人員具備一些外語知識對保證外語文獻資料的管理保存與應用能夠便利進行具有相當重要的意義。

檔案是一種重要的資源，它必然要與網絡化時代的高科技相結合，這要求著檔案工作者必須孜孜不倦地學習相關的知識，來提高自己的能力，進而提高檔案管理工作水平。檔案管理人員的專業知識素質決定著當前以及未來檔案管理事業的總體發展水平。因此，只有檔案管理人員具備一定的專業素養，才能為提高檔案管理工作效率打下基礎。

二、對自己的工作投入熱情

檔案管理工作是比較枯燥的。檔案管理工作者整天面對的是大量的檔案文字，更多地是將時間用在檔案的分類、整理、存儲上，難免有時候會感到枯燥。如何克服這種枯燥感呢？檔案管理工作者應該在工作中進行自我鼓勵，自發調動自己的積極性，充分認識到檔案管理工作的重要性，要時刻提醒自己：每個人的檔案都至關重要，保管好大家的檔案是一件非常有意義的事情，大家將檔案交予我們來進行管理，這不僅是一種社會規定的要求，同時也包含著信任的成分在里面。大家信任我們，將檔案交付我們進行管理，我們不應該辜負大家的信任，應采取積極有效的方法來將大家的檔案管理好。

領導也應該盡可能地采取積極措施來激發檔案管理工作者的積極性。因為檔案管理工作是枯燥乏味的，傳統的工作方式更是如此，倘若領導者不能夠及時調動其積極性，就會使工作效率難有保證。一些檔案管理工作者很多時候都不知道自己工作的意義所在，這就是一種純粹為了工作而工作的狀態，針對這一現象，領導應該加強這方面的宣傳和教育，讓他們對于工作有積極的認識，對自己的工作重新定位。領導應該在工作中引入競爭機制，以調動大家工作的積極性：對表現優秀的人員進行一定的獎勵政策，對于表現較差的人員也應該采取相應的懲罰措施，以最大限度地發揮個人的工作潛力，從而進一步為提升工作效率提供保障。

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二、旅游景區辦公室電子檔案管理的現狀分析

（一）旅游景區辦公室電子檔案管理的發展

旅游景區辦公室檔案管理要運用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區的運營過程的活動，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區辦公室的檔案管理要采取科學方法進行管理，使用計算機和網絡技術逐步提高檔案管理的信息化，為景區提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動態性的特點。電子檔案管理已經成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標準化，方便對檔案信息進行采集與存儲。電子檔案的輸入和應用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區辦公室電子檔案要對電子檔案數據庫進行動態性的實時更新，包括檔案信息采集、數據庫系統對數據的處理以及檔案數據的和利用等動態變化。

在信息化時代，旅游景區辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強化旅游景區管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠將旅游景區各種數據和信息進行及時準確統計，為旅游景區領導實時掌握景區發展狀況提供了資料依據。電子檔案管理涉及到了旅游景區的電子景務、景區信息公開指南、景區的管理制度、實物檔案整理、數碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內容。旅游景區辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區辦公室電子檔案方便了旅游質量監督管理部門對本景區的監督管理。在進行電子檔案管理的同時，也要保存好相關的紙質文件。檔案記錄要完整細致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區資源分類管理與評價。因此，電子檔案管理有助于旅游景區的開發建設，更好地提高旅游服務質量。

（二）旅游景區辦公室電子檔案管理存在的問題分析

一方面，旅游景區辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區辦公室的電子檔案管理應用程度還很低，這不能滿足旅游景區信息化管理的發展與要求。旅游景區辦公室的檔案管理舊有的模式要進行改變，一些辦公室人員對軟件應用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實現信息資源的價值，就必須有針對性地對各個部門進行服務，為這些部門提供建立電子檔案方法、業務管理制度等，這些工作還有待開展。

另一方面，旅游景區辦公室電子檔案還需要建設和完善。一些旅游景區辦公室檔案信息建設落后，檔案設施陳舊，難以滿足辦公室復雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數字信息資源的保存就容易出現丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應的管理制度與規范，就不能夠使電子檔案管理走向規范化，大多處于形式化和無序化狀態。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。

三、完善旅游景區辦公室電子檔案管理模式

首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質檔案管理逐漸轉變到電子檔案管理方式。要加強對全體員工的宣傳，提高景區員工對電子檔案的認識和利用程度。景區領導要加強電子檔案的組織保障，對旅游景區的旅游資源信息進行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區的建設發展與電子檔案管理同步。

其次，要加強電子檔案的技術設施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統，要通過計算機網絡技術對旅游景區辦公室的檔案管理軟件進行升級。要采購先進的網絡設備、文件數字化設備、基礎設備等，這樣才能確保電子檔案的穩定性和安全性。同時，要根據景區實際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發揮電子檔案的各項設施功能。

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保管好旅游實踐活動當中的各項文件和材料是旅游行業發展的要求，也是推動旅游事業進步的趨勢，要重視對相關的旅游材料文件進行整理和歸檔，并建立旅游檔案的綜合管理體系，奠定旅游檔案終身發展的基礎。旅游體系當中的各個部門和單位必須考慮到自身實際，采用行之有效的檔案管理策略來為檔案的利用和保護打下堅實根基。旅游檔案的管理可以從以下幾個方面著手：

第一，從根本上提高對旅游檔案的管理意識，樹立正確的信息觀念，進而明確組織領導關系，做好部門之間的協調，提高旅游檔案管理效力。旅游信息部門承載著旅游檔案管理的重要職能，要想做好旅游檔案信息資源的開發就需要從實際出發，樹立正確的檔案管理理念，積極構建與之相適應的檔案管理機構，如果條件允許的話可以構建開發中心以及完善的旅游信息網，從而做好旅游檔案資源的管理工作，提高組織和協調水平，切實滿足旅游檔案管理的實際需求，提高管理工作的運轉效率。

第二，有效做好旅游檔案管理的服務工作。我國的旅游業起步晚，而旅游檔案管理但是明顯滯后于旅游業的發展，還沒有形成一套行之有效的旅游檔案管理體系，那么要想做好新時期的旅游檔案管理工作就有了較大難度，尤其是檔案基礎建設和旅游業需求不相符。例如，檔案收集范圍存在局限性，內容整理有待規范，管理結構不夠科學等。為了轉變這一局面，提高檔案管理水平就要有效做好服務工作，做到和旅游業發展的同步，同時在進一步的規范檔案管理，形成一套系統化的管理策略。

第三，提高檔案管理基礎建設工作的成效。旅游檔案伴隨著旅游業的產生而逐步發展起來，當前的但管理規范當中并沒有對其給出明確的規范說明，而且也與旅游業的檔案管理需要不適應，如果一味的照抄照搬只能夠造成旅游檔案管理的混亂。因此，旅游檔案的管理必須從實際出發，結合當前工作的需要和規律來形成一套旅游檔案管理基礎規范，更加系統和綜合性的做好檔案管理，滿足旅游業發展對于信息資源的需求。

第四，有效提升旅游檔案管理人員的綜合素質。旅游檔案管理人員素質水平是影響到檔案管理質量的關鍵因素，而當前管理人員素質不高的問題較為普遍，這與旅游檔案事業發展歷史較晚有著直接關聯，而且旅游行業的檔案管理更新速度較快，必須要進行知識的不斷更新，才能夠滿足檔案管理需要。因此，要加強對檔案管理隊伍的綜合素質培養工作，提高他們的專業技術能力和職業素養，同時要做好知識的更新，真正做到與時俱進。

2 旅游檔案的利用方法

新時期做好旅游檔案管理的最終目的是要將其進行合理的利用，為旅游業的發展提供良好的服務。相關部門也要從根本上提高對檔案利用的重視，除了要做好檔案的收集和保管工作以外，還要在旅游事業的推進過程中利用好這一寶貴的旅游信息資源，最大化地發揮旅游檔案的價值。做好旅游檔案的利用工作需要從以下幾個方面著手：

第一，樹立良好的服務意識，提高服務質量，為旅游業的發展提供推動力。相關部門必須要具備為旅游業服務的思想理念，不斷改進服務態度和服務工作質量，除了要提高日常查閱以及借閱工作的質量以外，還可以利用網上服務，送貨上門等多樣化的形式來開放性的利用好郵檔案的各項信息，提高檔案利用效率。

第二，積極構建旅游檔案橫向聯系機制，提高檔案資源開發利用水平。在經濟體制全面改革的進程中，經濟之間的橫向聯系日益緊密，而旅游檔案的管理工作也需要走上改革之路，積極構建橫向聯系的途徑和制度，進一步強化旅游部間、地區間等的關聯，發揮各自的檔案利用優勢，進一步擴大檔案信息的影響以及服務范圍，使得我國的旅游事業走向蓬勃發展的新時期。我國的旅游資源種類豐富，而且分布范圍較廣，形成一種交錯存在局面，那么在建立橫向聯系機制以后，就可以發揮組織協調作用，做好綜合開發工作。

第三，對傳統的旅游檢索工具進行全面系統化的編制，使得旅游信息檔案的查找工作更加的便捷，信息涉及面積更加全面。除此以外，要加強對地區旅游業發展需要的研究和分析工作，并根據需求來編輯旅游景點的簡介資料，形成一個內容豐富和形式多樣的信息網絡，這樣在檔案利用的過程中就可以從檔案信息網絡中心當中快速獲取，為需求者提供開放性的檔案服務，從而提高檔案的利用率。

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近年來，呂梁市隨著太中銀鐵路全線通車以及新城區建設、呂梁大武機場、209國道、太佳高速等一批重大項目相繼建成，城市建設正面臨著前所未有的發展。呂梁因特殊的地理、人文環境，形成了人口流動規模大，人員結構年輕化的人口現狀，所以，每個階段形成的城市發展的檔案記錄都有其重要意義。而科學的檔案管理方法對于呂梁市城市規劃管理和城市經濟發展極其重要。在信息化技術高速發展的今天，對于城建檔案的管理也開始實現現代化，為進一步滿足社會對城市建設信息的需要，在呂梁市城建檔案管理工作中，相關部門應該從以下幾方面著手建設。

一、硬件設施建設

硬件設施建設即檔案信息數字化的基礎設備建設。特別是在信息資源收集、整理、傳輸以及共享階段，更是占據舉足輕重的地位。

在傳統的檔案管理理論的指導下，嚴格遵循收集、整理、保管、檢索、利用等管理模式，其中大部分的工作需要手工完成，不僅耗費大量的人力物力，效率低下，而且有時達不到應有的效果和作用。

很顯然，電子計算機是硬件設施建設的首選，其具有邏輯性強以及信息存儲量大的優點，在文件管理上，應以計算機技術為基礎，以便更為精準地找到相關文件，同時在文件借閱、歸還等方面也會更加方便，并可以在短時間內找出需要銷毀的文件，尤其是文件歸檔工作也將進行的更加順利。為了讓各項工作都能在網絡化的模式下更好地傳輸、共享，還要逐步建立健全局域網。

二、人才隊伍及思想建設

對于檔案管理這一重大課題的建設，專業人才建設是核心，技術是關鍵。計算機信息技術的應用，提高了檔案管理水平，但在實際工作中發現，檔案管理思想還較為落后，與現代信息化要求不相符，因此應重視檔案管理信息化建設，并創新檔案管理方式，以便滿足社會發展需要。

創新的管理思想需要專業的檔案管理人才來實踐，城建檔案管理工作專業性很強，對工作人員的專業素養要求較高。從目前的發展現狀分析來看，檔案管理存在機構不全、人員兼職過多、業務不熟、檔案意識缺乏，概念模糊等問題。所以，要注意人才培養，形成合理的專業人才篩選機制，定期專業化培訓，著重培養一支理論、實踐、技術兼備的高素質人才隊伍。

三、檔案管理系統建設

檔案管理系統是本文重點論述部分，其主要內容包括檔案信息的收集、歸檔、管理、利用等方面，是一個完整、高效、安全的系統平臺。現階段，無論是城建部門還是其他政府部門都采用較強獨立性的檔案管理系統，很少會與其他管理系統相聯系，嚴重影響信息資源的使用與共享。對于檔案管理工作來說，工作量很大，也十分復雜，所涉及部門也很多，這就需要各個部門能夠相互配合，并嚴格按照相關流程開展工作，但現代檔案管理還很難實現這一目標，因此需要根據實際情況進一步完善。

在此我簡單介紹一種基于地理信息的管理系統。GIS背景下的城市建設檔案管理系統是一個集MIS、GIS、OA和INTERNET為一體的綜合性系統。

GIS桌面軟件工具主要負責城建檔案的檔案空間數據和基礎地理數據的采集以及城建檔案圖形數據與屬性數據關聯建立、圖形數據格式轉換等工作。

GIS技術屬于綜合性技術，并被廣泛應用于現代社會各個重要領域，因此，為GIS技術構建城建檔案也就顯得十分重要，GIS技術建成以后不僅可使城市規劃更顯系統化，建設與管理也更將自動化，對于城建檔案管理工作的質量與工作效率也會有顯著提升，進而是檔案管理更加安全、可靠，真正發揮檔案應有作用，推動城市化建設與發展。城建檔案依托于地理信息系統GIS，結合檔案管理自身分類分級的管理模式，因此，基于GIS城建檔案管理系統在未來的發展中極具潛力。

四、檔案管理規范化建設

檔案管理工作要想實現信息化，更好地服務于城市建設，就必須制定完善的工作規范。目前各檔案部門具有的通病是所采用的計算機的規格、型號不統一，管理系統不兼容、經濟技術投入不足等。通過制定相應規范準則來對電子文件歸檔，傳統介質檔案數字化，如此數字化檔案的利用、傳遞和保管等工作才能更加規范化、秩序化和標準化，以減少重復建設、互不兼容等不良現象的發生。

【參考文獻】