導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案與合同管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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DCN（Data Communication Network，數據通信網絡）的建設對于信息化的推進起著至關重要的作用。實際上DCN數據傳輸網就是為信息化搭建一個平臺，一種環境、高速公路，讓各個管理系統都能在這個平臺上運行，它打破了各專業各自為政、信息自封、資源不能共享的局面，為同一個單位、同一個行業或特定的環境實現信息交流資源共享。

建設DCN數據傳輸網就是為了實現信息化、網絡化使資源共享最大化。當DCN建成后，在同一個單位內，各個專業管理系統的信息也就可以相互交流，實現資源共享。DCN網的建設為解決檔案管理接收各個專業管理的電子信息奠定了基礎條件，檔案管理系統就有可能與各個專業搭建渠道，實現電子檔案的接收，歸檔和利用等項具體工作了。

專業管理系統與檔案管理系統應用與存儲分析

專業管理系統在項目建設的設計中，對業務的分析、流程的分析，每個環節都會考慮得十分細致。如OA系統對收文處理的環節、發文處理的環節以及文書處理的每一個環節流程都會細致考慮。合同管理系統從合同項目的提出、多層次的審批、審核商務報告，技術報告，每一步、每一環節都考慮得十分細致。在專業管理系統中環節考慮得細，是因為從事專業的人對業務熟悉，業務分析得細，IT人員在此基礎上按分析做出了管理系統。

每一個專業都十分重視辦事的過程和最終的結果，結果就是工作集中表現，這是十分正確的。正如一個擬寫請示的人，希望看到批復，進行科研盼望的是成果一樣，這無可厚非，十分正常。但是通常在專業管理設計中往往忽略了管理系統最終形成的數據如何存放。這個問題在開始的一段時間還不明顯，總是等數據量到了膨脹時，問題才被重視起來。

檔案管理系統對辦理完畢需要歸檔的電子文件進行存儲、保管和提供利用，與其他專業管理系統有著明顯的不同特點。它是對歸檔的數據進行處理、保存和提供利用，它不產生數據，是對數據的利用。在文件的接收、處理管理過程中，主要由檔案管理部門執行。從流程環節來看豎線性流程長，橫向性流程短，在數據的處理環節來說較為穩定，復雜程度不及一些專業管理系統。

無論是人工管理檔案還是系統管理檔案，檔案工作的核心一是保管二是利用。保存好數據才可能利用數據，檔案數據是檔案工作賴以存在的根本。在檔案管理系統的設計中業務分析是不能缺少的環節，隨著檔案工作改革的深入，重利用破煩瑣新型思維的確定，為檔案管理系統的設計和運用簡化了人工干預的程度，最大限度依賴于系統的運行，檔案工作流程化、數據處理規范化使得檔案管理流程較為規范。

在不同的檔案管理系統中在對檔案管理流程方面各具特色，一般來說都能實現檔案管理的作用，但是在對各個專業管理系統數據的接收、轉化，乃至數據遷移上卻有著較大的差別。有的檔案管理系統本身就依附于某一管理系統，只是這個系統的一個模塊，從功能上、存儲能力上是無法滿足對其他專業系統的數據進行全方位的接收。有的檔案管理系統顯然是一個完整的系統，但是它沒有處在數據傳輸網絡中，不具備與其他專業系統的溝通和往來，只有處于信息傳輸網絡又是一個專門完整的檔案管理系統，才能與各專業管理系統進行溝通，接收數據進行交流對接能力，有足夠的存儲能量和能實現脫機存儲能力的檔案管理系統，才具備承擔網絡管理中檔案管理的功能。

檔案管理系統與各專業管理系統的相互關系

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，這個傳統的規則也體現了文件的形成和歸檔檔案管理間的關系。檔案管理系統是對各專業系統形成的具有保存價值的文件進行鑒定、加工、整理、保存提供利用工作，各專業管理系統是檔案數據形成的源泉，檔案管理系統是歸檔數據進行接收儲存、整合、備查的終端，形成了一個形成――保存――利用的循環關系。

當專業管理系統的數據傳入檔案管理系統后，無論檔案管理系統是否對數據進行整合，都不影響查詢利用，當檔案管理系統做了數據整合歸檔后，在文件查詢的信息中會增加文件實體的存放位置標準。當文件數據做了歸檔，完成邏輯歸檔和實體歸檔保存后，即會通知專業管理系統，專業管理系統即可對系統數據進行清理，刪除專業管理系統中已經向檔案管理系統做了移交的數據，減少專業管理系統的數據壓力。移交可以做批量移交，也可做隨時移交，檔案管理系統隨時都可進行文件數據的接收和文件數據的查詢工作。

檔案管理的主題是在文件數據接收之后開展的各項具體工作，但是有關文件的相關基礎數據應在各專業系統（例如：文件的頁數、文件主辦部門、文件保管期限、文件編碼等信息）文件的形成或承辦過程中標注出來，使檔案管理的基礎數據在文件辦理過程中形成，檔案管理要素前移，為后期的管理準備完整的數據。移交后的檔案數據經過檔案管理系統整合后進行有效保存，一套做隨機保存，另外一套做脫機保存，兩套數據保持一致。這樣整個網絡的數據就處于完全可靠的保管中，不會形成數據丟失無法彌補的情況，檔案管理系統實際上也就成為整個網絡的數據存儲中心。

建立網絡檔案管理系統是實現網絡系統正常運行的重要保證

網絡平臺提供了各種專業管理系統運行的條件，運行的專業管理系統自然會產生大量的數據，需要加工、保存、備查。專業管理系統一是不能長期保存批量數據，二是不能保存其他管理系統的數據。檔案管理系統需要具備數據處理功能，提供利用功能和具備數據儲存的能力。建立這樣的檔案管理系統，對整個網絡建設是十分必要完全可行的。

1.建立網絡檔案管理系統有利于各專業管理系統的正常運行，檔案管理系統接收各專業管理系統的數據后，專業管理系統數據壓力減輕，有利于系統的正常運行。

2.檔案管理系統接收網絡內專業系統的歸檔數據有利于數據的完整齊全。

3.建立檔案管理系統減輕專業系統的壓力，檔案的提供利用，檔案的安全保存有了可靠的保證。

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【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導致的風險

上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：

①合同格式錯誤與內容缺失

雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規避風險的具體措施

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隨著信息時代的到來，許多人都認為數字化檔案管理會在在很短時間內取代傳統檔案管理模式，這種想法導致許多的檔案機構在沒有足夠的技術支持和基礎條件下盲目地追求數字化檔案管理，結果不但沒有取得最初實現檔案更合理的利用的初衷，還導致許多的檔案出現模糊化、與事實不符的情況。為此筆者從醫院的檔案管理為線索，探討數字化與傳統檔案管理復合模式在檔案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.數字化檔案管理發展的不足

數字化檔案管理是隨著計算機技術的發展逐漸興起的，具有海量的信息量，快速的檢索、高度的信息共享性。這些優勢是傳統的檔案管理不具備的，但同時傳統檔案管理的有目的性整理、真實性等特點也是數字化檔案管理不可比擬的。

1.1技術的不夠完善，相關管理制度不健全

21世紀是信息的時代，是計算機的時代，建設數字化的檔案管理是必然的趨勢，但許多的單位的計算機基礎設施、應用軟件和相關技術人員發展的步伐與數字化檔案管理所需要的基礎條件不能同步。如此導致的結果是數字化檔案管理人人認可，一哄而上，造成所形成的檔案質量不高。正如我們所知道的，醫院的檔案管理是需要用文字、圖表、數據、照片和其他的反應病情的資料，沒有專業的熟悉計算的操作，掌握檔案管理的各個重點，勢必導致所記錄的檔案失去其重要的價值和真實性。此外，由于現階段國家的法律以及人們的普遍觀念，電子化的檔案是容易被篡改的，如果承認它的法律憑證效力，那么極有可能會被一些人利用，這樣傳統檔案的真實性以及完善性就顯得非常重要了。

1.2數字化檔案管理與保護研究成果保護的矛盾

現階段在醫院，大部分的醫學研究成果都是通過論文的方式發表的，并不能申請專利，這樣勢必導致各個不同的醫院對各自研究成果和取得的重大突破諱莫如深。數字化檔案管理需要高度的信息傳輸的能力，需要各個相關機構信息的共享。而傳統的觀點是先進的、成果較多的、有著完善科研技術的醫院不愿意與其他條件較差、科研水平較低的醫院共享重要的資源。沒有豐富的資源，數字化的檔案管理制度也就無法拓展傳統檔案管理的局限性，不能為科研和新技術的開發起到重大的作用。

1.3數字化檔案不具有原件，可能會出現信息缺失的情況

由于現階段的數字化檔案的記錄方式是在事件發生時就開始，記錄著整個事件的發展過程。這樣的記錄方式使得數字檔案是以檔案管理系統所捕獲的元數據來代表真實的數據，不具有原件，此外在記錄過程中有可能會發生的意外，例如：在醫院中，病人病情惡化，因此需要轉院治療，如果醫院不注重信息的收集的話，這樣就會導致數字化檔案的不完備。

2.數字化與傳統檔案管理的復合模式探討

由于數字化檔案管理與傳統的檔案管理在優缺點上正好可以互補。數字化檔案不具備真實性，傳統檔案具有真實性；傳統檔案檢索繁瑣、容易在轉移過程中出現破損，數字化檔案檢索方便、快捷。因此利用這種互補的優勢，讓數字化檔案管理和傳統檔案管理著兩種方式共存，對于科研以及及時的解決病人的痛苦有著重大的作用。一下就是對這種互補模式的幾點探討。

2.1利用電子化的檔案管理構建數據倉庫

傳統的檔案管理都是經過長期有意識、有目的的積累形成的，因此具有完備的系統性和價值。將傳統檔案中的各個信息利用計算機技術、條形碼技術、光盤技術等現代技術數字化，構成一個數據倉庫，容納各個醫院或者部門的研究成果和典型案例。當然在數字化檔案傳遞的過程中必定會出現信息會有模糊的可能，這樣就需要傳統的檔案作為原件，為數據倉庫的準確、可靠提供基礎。當然在發展電子化檔案數據倉庫的同時也要改變各個檔案管理機構各自為政、個立門戶的想法，盡量說服他們為科學研究貢獻自己機構檔案的力量。

2.2利用數據挖掘技術進行疾病的研究

數據挖掘技術是指通過每一個數據，從大量的數據中需找其規律的技術，主要有數據準備、規律需找和規律表示三個階段。在醫學上，許多的疾病是由于人們的不良習慣造成的，因此利用數字化的檔案管理快速的檢索的特點，可以在短時間內找到大量病情的案例，經過比較分析，得到疾病發生的基本條件以及可以導致疾病產生的不良習慣。例如：癌癥與心血管疾病都是人類的兩大殺手，但通過對已有的數據和案例進行分析，可以發現患癌癥的人都沒有換上心血管疾病，這種情況是否是巧合，還是有什么機理在其中，會不會通過此種研究發現治療兩種疾病的方法，這些都可以通過簡單的檢索，然后分析現象，大膽提出設想得到。如果利用傳統檔案進行這種索引必定會花費很多的時間和經歷在現象的發現上。然而當有了足夠的成果后，實踐是檢驗真理的唯一標準，為了證明這些研究成果就需要充分的證據和事實，而傳統的檔案便有法律憑證的效力可以作為資料來證明成果，這也是現階段中國與電子化檔案相比，傳統檔案無法比擬的優點。

2.3復合檔案管理需要提高檔案管理人員的綜合素質

21世紀是計算機的時代、是信息的時代，是知識經濟的時代。如果沒有相關檔案管理的技術人員對檔案進行有序、高效的管理，是無法滿足檔案合理數字化的需求，對于構建數據倉庫等檔案管理活動也有許多不利影響。因此為了復合檔案管理模式的合理開展，需要對傳統的檔案管理人才進行培訓，讓其在計算機技術以及信息技術方面提升，這樣才能滿足復合檔案管理模式的需求，成功的實現復合檔案管理模式。

3.小 結

信息時代的到來為許多的科學帶來了變革，在檔案管理上也是如此。數字化的檔案管理是勢不可擋，但在現階段，數字化的檔案管理還存在許多的不完善之處。與歷史長期有意識積累下來的傳統檔案相比，數字化的檔案管理模式還是有諸多弊端的，因此復合模式的檔案管理模式對于更好的利用檔案的信息，為科研的發展提供事實依據，為疾病的預防提供案例等方面都有重要的作用。

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隨著事業單位辦公自動化的形成，工作人員能夠利用信息技術和互聯網技術實現信息的共享和工作的協同。高效的信息采集與處理、便捷的操作與管理、形象直觀的數據分析等改變了事業單位過去手工辦公程序多、工作量大、效率低、錯誤率高的現象，提升了事業單位辦公的效率，實現了資源的高效利用。檔案管理工作也隨著事業單位信息技術的普及而得到優化，在數字檔案管理的基礎上提升了檔案管理系統，加大了檔案管理平臺建設，實現了檔案管理的智能化。雖然事業單位辦公系統與檔案管理的信息建設都取得了進步，然而二者之間并沒有實現真正的信息整合，造成了工作的重復和資源的浪費，增加了工作量，降低了工作效率。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合既有實施的可行性，也有應用的必要性。

一、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合概述

事業單位辦公系統與智能檔案管理工作的整合是基于大數據環境下，事業單位內部成熟的信息管理系統，提供建立信息的共享平臺和信息的交流通道，將檔案信息與辦公系統實現無縫化聯接，既保證了智能檔案管理在資源收集、歸類與整理中的優勢，也實現了商業單位內部的資源優化組合，強化了事業單位資源的配置優化和增值。

事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的內容不僅包括信息資源的整合，更包括了對技術標準的整合、系統運用的整合、實體的整合和人才配置的整合。其中信息資源的整合是在檔案管理保密工作的基礎上，針對檔案管理的保密分級有選擇地進行檔案信息的共享和分配；技術標準的整合是對智能檔案管理系統中信息的計算方法、數據結構、數據庫類型和文檔格式；系統的整合是針對辦公系統和智能檔案管理系統之間的兼容問題；實體整合是指在信息整合的背景下，實體檔案的存放位置、存放狀態和排列情況的整合。人才配置整合是指既要保證工作人員擁有相應的信息技術知識，又要保證其擁有檔案管理知識。

事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的目標是在保證“統一領導”和“分級管理”的形式下，優化單位內部的資源結構，完善辦公系統與檔案系統的功能，保證人才的供應，實現資源的充分利用。由于目前事業單位多數檔案管理信息與辦公系統沒有實現融合，從整體上來看其條塊的分割過于明顯，資源配置較為分散，形成了信息閉塞的現象。在互聯網時代下，信息的閉塞難以保證效率，也難以滿足時展的要求，增強事業單位信息的交流，消除辦公系統與智能檔案管理的隔閡是提升事業單位工作效率，使其更好地為人民服務的基礎。

二、事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的原則

（一）規范性原則。事業單位OA辦公系統的信息儲存格式、數據結構類型、信息加工算法、數據庫等與智能檔案管理系統有個別差異。不同的文本格式、算法阻礙了信息的轉換和交流。因此事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須以規范化為前提，二者只有實行統一的格式標準，實行統一的數據算法，配置統一的數據庫，在格式、操作和程序方面實行統一的規范，不同的部門之間采取的操作規范相同，才能實現信息的交流。

（二）信息安全性原則。無論是辦公系統還是智能檔案管理系統，其信息的搜集、整理、分析、分類工作是共享的前提。尤其是事業單位的智能檔案管理工作，信息共享和交流的前提是對檔案信息進行正確的整理與歸類，區別其保密分級。只能在保密級別范圍內實現信息的流轉，嚴格遵照信息公開條例和保密條例，在信息交流中做到信息的條理化。

（三）操作簡便性原則。事業單位工作涉及面廣，工作量大，辦公自動化系統已經應用成熟，工作人員操作OA非常熟練。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是為了實現資源的共享，以達到增強事業單位工作效率，提升工作水平的目的。因此，二者整合必須符合操作的便捷化原則。在應用程序上與之前的系統一致或者區別不大，操作流暢簡單明了、易于掌握，才能充分發揮整合的作用。

三、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合所需要解決的問題

（一）標準化建設問題。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合需要有共同的標準前提。雖然我國出臺了《中國檔案機讀目錄格式》《電子文件名詞術語》等相關標準為事業單位信息交流提供了依據，然而其中的相關標準多為推薦標準，事業單位不同的部門之間可根據自身的情況對其采用也可進行修改，也有許多人員對標準并不知情，其標準的約束力較弱。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合需要解決的第一個問題就是標準化建設問題。

（二）安全保障問題。沒有安全就沒有發展，對于檔案管理工作來說，信息的安全極其重要。檔案管理中不僅紙質檔案有保密級別之分，電子檔案也有保密規定。尤其是電子檔案的安全保障工作是近年來關注的重點。電子檔案的安全問題不僅需要設置系統的訪問攔截和管理制度的約束，還需要面對系統病毒、黑客、人為破壞與自然破壞等情況。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合中，信息的安全是其面臨的重要問題。

四、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合實施

（一）基礎設施的整合。事業單位中辦公自動化系統已經普及，智能檔案管理系統的建設實現了基礎設施的升級。在兩者的整合中，服務器、計算機設備、掃描設備等屬于管理的基礎設施，基礎設施的整合是二者整合的前提。二者在基礎設施方面的差異通過技術升級、設備升級的方式進行統一。提供基礎設施的升級、更新，為信息交流平臺的建設提供了基礎，也為信息安全加大了保障。

（二）人才的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須依靠人才的力量來完成，無論是檔案管理還是辦公操作都需要一定的技術性要求。在互聯網發展的背景下，只有擁有計算機技術、辦公知識和檔案管理專業知識和法律知識，才能勝任事業單位的辦公工作。因此，事業單位必須加強對工作人員的培訓力度，通過外出學習、同業交流和參加培訓班等形式，不斷提升自我的素質能力，不斷提升工作效率。只有工作人員素質提升，信息之間的溝通才能實現無誤、高效，才能從人員的角度解決安全威脅，保障信息正常交流。

（三）系統的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合必須要建立溝通橋梁和溝通平臺。因此，事業單位應積極與專業的軟件開發公司聯合研制符合自身需求的整合系統，通過技術升級、技術補充等形式實現資源的有序整合。

（四）制度的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是將二種不同類型的資源信息進行整合。通常情況下事業單位辦公系統的資源多為公開，而檔案管理卻有保密限制。所以在整合工作開展之前，需要根據事業單位內部的具體情況，制定出完善的整合管理制度，包括整合的規范、標準、操作流程和監督工作，充分保障檔案信息的安全。

【參考文獻】

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1.組織機構代碼管理系統及信息管理系統的應用優勢

組織機構代碼管理系統是對上萬條代碼進行信息化管理，易于實現資源共享。多少年來政府各部門及各企業都非常重視信息收集和整理工作，同時有相關的信息收集和整理制度，從而保證了機構信息的準確、全面。將這些信息輸入組織機構代碼管理系統，能夠實現管理功能的系統化，其優點也就充分體現。信息化時代的到來以及網絡通訊技術的快速發展，為組織機構代碼管理水平提供了機遇。不斷提高組織機構代碼管理及服務水平，提高辦公效率，實現資源共享，組織機構管理信息化勢在必行。

1.1組織機構代碼管理系統

組織機構代碼數據庫是以機構代碼為索引，由上萬條代碼數據組成的一個數據庫，數據量比較大，為了在政府管理企業應用中更好的發揮作用，數據質量一定要得到保證，錄入和查詢都要真實、快速、有效。全國有各種組織機構幾百萬，每個機構都需要辦理組織機構代碼證，而且政府對代碼證都要進行定期審驗。我們已經清楚，組織機構代碼管理系統是典型的管理信息系統。目前我國大中型城市已全面覆蓋和實現代碼網絡化管理，具有先進性、實用性、穩定性、可擴展性的代碼管理系統已成為當前代碼管理工作中不可或缺的重要的基礎內容。

1.2信息管理系統在組織機構代碼管理上的優越性

1.2.1在管理模式上采用先進的客戶機/服務器網絡通信方式進行各級代碼管理機構之間的數據交換，構建代碼信息網絡，交流數據簡潔方便。

1.2.2功能完備。包括組織機構代碼管理機構的局域網和廣域網的建立、網絡管理、組織機構代碼的管理業務、組織機構代碼IC卡的管理業務。

1.2.3在數據庫方面對數據庫用戶的訪問、使用權及數據對象的訪問和使用權，進行了嚴格的規定，對數據庫備份與恢復采用了先進可靠的措施，使系統的安全性能有了保證。

1.2.4保證數據質量。系統通過網絡對代碼數據采集進行監控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產生，保證了代碼數據的完整性、準確性和真實性。

1.2.5有效加強對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.組織機構代碼信息管理系統特征分析

2.1組織機構代碼信息管理系統需求分析

2.1.1管理模式上采用先進的客戶機/服務器網絡通信方式，進行各級代碼管理機構之間的數據交換，構建代碼信息網絡，交流數據簡潔方便。

2.1.2功能完備，包括組織機構代碼管理機構的局域網和廣域網的建立、網絡管理、組織機構代碼的管理業務、組織機構代碼IC卡的管理業務。

2.1.3在數據庫方面對數據庫用戶的訪問、使用權及數據對象的訪問和使用權：進行了嚴格的規定，對數據庫備份與恢復采用了先進可靠的措施，使系統的安全有了保障。

2.1.4保證了數據質量。系統通過網絡對代碼數據采集進行監控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產生，保證了代碼數據的完整性、準確性和真實性。

2.1.5加強了對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.1.6采用window界面，集菜單、控制條、工具欄、圖形顯示于一體，加強用戶界面可操作性和一致性，開發運用數據管理界面自動生成技術，簡化數據庫維護操作。

2.1.7提供多樣和豐富的報表輸出功能。

2.2安全性設計要求

2.2.1不同級別的資源和數據訪問，用來防止偶然性的破壞。

2.2.2訪問規則。定義網絡的口令保護策略和規則，把對服務器上文件的訪問權限按不同口令分為：不可讀寫執行、可讀可執行、只能讀或執行等。

2.2.3網絡聯網設備的訪問。考慮哪些設備應該鎖在集線室內，只允許哪些人員管理和使用這些設備。

2.2.4網絡互連的需求和訪問級別。在不同的子網中使用哪些路徑選擇路由器和網橋過濾器。在路由器和網橋內用硬件和軟件定義不同的訪問級別。

2.2.5軟件升級、審計和安裝策略。某些病毒是通過商用軟件傳播到網絡上的，因此由專門人員集中進行軟件升級和安裝，任何人不能擅自安裝或升級網絡上的通用應用軟件。

2.3組織機構代碼管理系統的流程分析

代碼業務豐要是面向企事業單位、機關和社會團體組織機構的，每個組織機構都必須辦理代碼證，代碼證是唯一表征各個單位及社會團體的“身份證”。我們國家要求代碼信息要真實、準確，并且要求每個單位和團體都要進行定期的檢驗。根據代碼業務特點而開發的組織機構代碼管理系統，既要做到信息采集準確無誤，又要按照企業要求隨時變更，并且將變更信息數據及時更換存儲到數據庫中，同時還要方便、檢索、查詢。

2.4可行性分析

目前我國有各種組織機構幾百萬，國家要求每個機構都需要辦理組織機構代碼證，而且每年代碼證都要定期審驗。我們原有代碼系統的數據庫龐大，代碼查詢很慢，在代碼辦理高峰期時很難適用于窗口的行政審批和各個機構進行年檢，這樣不可避免的會使部分機構出現重碼、錯碼，甚至是逃避機構年審，讓政府的行政審批捕獲不到準確無誤的機構信息。現在國家對代碼數據信息逐漸重視起來，原來的系統已經無法滿足現在的數據處理量。新的系統會大幅提高窗口的工作效率，既方便企業辦理代碼業務，也讓工作人員辦公流暢、準確、迅速，更重要是有利于政府捕獲到準確無誤的組織機構信息。近幾年不斷更新和研發的新系統不斷被應用與代碼管理的日常工作中，且優勢越來越明顯，不斷解決了舊有系統存在的遺憾。

3.組織機構代碼管理系統及其電子檔案管理系統流程改進

目前技術條件下，代碼管理系統和組織代碼的電子文件系統進行集成的工作并不難。第一，需要重新設計組織機構代碼的業務流程、協調和執行代碼業務和代碼電子檔案業務的同步進行確保滿足整合后的系統進程。第二，要確定新系統的軟件體系結構，特別是要注意選擇的軟件體系結構在軟件開發中的重要性，而軟件體系結構主要取決于功能的系統和應用程序環境和客戶的需求。

組織機構代碼管理系統和組織代碼電子檔案管理系統，具有不同的業務流程體系，因此在對兩者進行整合前，必須對其業務流程進行必要的優化和改進。整體業務組織機構代碼可以被視為信息采集終端和中心的數據庫之間的交互流數據流。在采集基本數據后進行處理上，再傳到數據庫進行處理。事實上。電子檔案的記錄管理過程應最終融化的代碼管理系統組織的業務流程。改進的過程中，電子檔案工作和不作為代碼的先決條件證書印刷工作，即進行響應數據傳輸的數據采集終端在中心，進行電子檔案商業組織，當信號的電子檔案服務返回的商業交易，代碼開始邁出的下一步即進行代碼證書打印。這一過程不僅保證同步代碼業務代碼電子檔案的服務組織，并可以對其進行有效保護，對于代碼總體業務而言具有積極作用和意義。

4.組織機構代碼管理系統及其電子檔案管理系統整合效能展望

組織機構代碼管理系統和組織機構代碼電子檔案管理系統的集成和整合，整體提升了代碼業務流程的更高效。代碼電子檔案業務融合進入代碼整體業務流程，進一步規范了代碼電子檔案。實現代碼業務系統進程的高效、統一和有序。

組織機構代碼管理系統和組織機構代碼電子檔案管理系統的集成和整合效能，在 BS模式下運行更方便，系統維修也更簡單。代碼管理系統和代碼電子檔案管理系統的組織、 資源利用也使得代碼業務流程更合理、 充分達到代碼業務數據共享的一體化。兩者的有效融合和整合也使得組織機構代碼工作將更高效、 有序、 快速發展助力我國經濟，從而提供積極作用。

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2011--2013年每年我區中小河流水文監測系統建設投資金額上億元，且每年的投資金額呈上升趨勢。為此全區各地迅速掀起了中小河流水文監測系統工程建設的，但由于水文工程建設項目點多面廣，建設周期短，工程建設檔案的管理也存在著諸多問題。本文就廣西中小河流水文監測系統工程建設項目基建檔案管理存在的問題進行分析，旨在找出解決這些問題的有效對策。

1基建檔案管理存在的問題

1.1前期手續不齊的現象普遍存在

由于部分一期中小河流水文監測系統工程建設項目前期工作沒有按正常程序進行，而是采取一些超常規方式完成的，導致后期工程建設存在一些問題和不足，尤其是體現在基建檔案管理工作方面。這為后期工程項目基建檔案的整理歸檔帶來大量整改工作。這種“先上車，后補票”的行為不僅給后期基建檔案的歸檔與整改帶來了不少的麻煩，同樣也給以后我區中小河流水文監測系統工程項目的竣工驗收帶來諸多不便。

1.2建設單位和施工單位的變更造成基建檔案的管理混亂

以2011年我區中小河流水文監測系統建設工程（欽州市部分）為例，2011年我區中小河流監測系統建設項目（欽州市部分）的建設單位名稱為廣西水文水資源欽州分局，負責協調與欽州市中小河流水文監測系統建設方面的相關事宜。如立項、征地、規劃、設計、監理招標、施工招標、開工建設、工程款的支付等均由廣西水文水資源欽州分局負責運作，相關手續、資料均由廣西水文水資源欽州分局負責保管。2010年根據自治區編委《關于水文機構有關機構編制問題的批復》，經自治區事業單位登記管理局核準，廣西壯族自治區水文水資源欽州分局更名為欽州市水文水資源局（增掛廣西沿海水環境監測中心牌子）。廣西水文水資源局欽州分局更名為欽州市水文水資源局，雖是同一單位，但由于項目建設的前期工作中用的名稱與更名后的單位名稱存在不一致，極容易導致工程竣工前后名稱不一致的現象出現。2011年中小河流水文監測系統建設工程（欽州市部分）的施工單位為濮陽水電有限責任公司，由于濮陽興河公司作為承建單位對項目的施工管理力度明顯不夠，施工組織管理不力，施工經驗匱乏，資金投入不足，且對項目的重視程度不夠，導致欽州市局中小河流水文監測系統工程項目建設進度緩慢。2012年欽州市水文水資源局終止與濮陽興河公司的施工合同，另行招標施工單位，同一工程建設，前后就出現了兩個施工單位。這樣建設單位名稱的變更和施工單位的變更都為后期基建檔案的歸檔整理和有效利用帶來諸多不便。

1.3各相關單位移交的基建檔案不規范

基建檔案是一項來源多元化的檔案，它包涵了建設、勘察、設計、施工、監理、審計等各單位的檔案。它即要保證建設項目基建檔案的成套性，又要保證單項工程的成套性，整理基建檔案是一個即系統，又全面的工程。由于我區中小河流水文監測系統建設工程建設單位和施工單位普遍存在“重施工、輕管理，重外業、輕內業”的項目管理通病，以及施工中標單位經常有分包現象，導致基建檔案的移交方面出現普遍不夠重視的現象，移交給工程建設檔案管理部門的檔案經常出現不規范的問題。

2基建檔案管理存在問題的對策

2.1追本溯源，要保證基建檔案的質量就應從“源頭”抓起，加強對在建項目組檔案管理有關人員的培訓力度。

自治區水利廳和自治區水文水資源局應針對我區中小河流水文監測系統建設項目中的存在問題不定期召集施工、監理、設計、勘察及各建設業主開辦免費講座或培訓班。對一些在基建檔案審查中時常會出現的共性問題進行講解，這樣即能夠保證提高移交檔案的質量，又能提高依法治檔的自覺性和歸檔意識，達到培養基建檔案管理工作人員良好的業務素質的目的，還能避免在施工、監理、設計、勘察等一些共性的問題屢次進行整改，來來回回奔波，造成不必要的人力、物力和財力的浪費，為后期竣工檔案的移交工作奠定良好的業務基礎，如果自治區水利廳、自治區水文水資源局和各市水文水資源局從基建檔案管理工作的源頭就開始抓起，為我區中小河流水文監測系統建設工程各單位負責項目的檔案管理人員進行強化培訓，這樣工程檔案移交前就保證了移交件的合格率，同樣也保證了工程檔案審查的效率。

2.2增強意識，建設項目檔案歸檔與工程尾款的支付和單位評先評優掛鉤，以提高各單位重視歸檔的積極性，及時、有效地完成歸檔工作。

為此，建議我區中小河流水文監測系統建設上級主管部門采取的一些激勵和制約的措施。諸如：基建檔案管理的好環與工程尾款相掛鉤、基建檔案理的好環與單位評先評優掛鉤等辦法，即各單位的竣工檔案未達到上級主管部門的檢查要求，工程尾款即實行一票否決，基建檔案收集整理不合格的，建設單位年度考評不得評先評優。

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【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

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隨著交通公路工程建設的發展，相應的合同管理工作也猶為重要。近兩年，我局對此也非常重視，特制定了《交通重點工程合同管理辦法》，以加強合同的管理。但合同檔案管理作為合同管理的組成部分，還存在著諸多問題。

（一）合同附件的流失

業務部門沒有把合同檔案工作納入部門職責范圍內，導致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方運輸合同的后續管理因為沒有責任到人而出現斷簽或漏簽，因而合同在實際履行過程中因為沒有制度的約束而重復付款，造成了不必要的經濟損失。

（二）合同原始資料不全

在日常活動中形成的大量合同附件檔案均分散保存，散失情況比較多。主要表現在，業務部門合同檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接導致了合同檔案信息的部分流失。

（三）管理比較混亂。雖然建立了相關的合同管理制度，但只著重于合同的簽署過程中的管理，而疏忽了對合同檔案的管理，也沒有建立合同檔案的借閱制度。

（四）管理人員職責不明確。今年我們共整理出各類工程合同資料780份，其合同資料的年度跨越之大令人瞠目，最早的簽屬日期為1988年，顯而易見，資料管理員把自已只看作了一個大倉庫，合同來一份接一份，而并沒有把它們分門別類進行妥善管理，就一個年度產生了多少份合同，管理人員也說不清楚。

二、解決交通工程合同檔案管理存在問題的具體辦法

為進一步加強工程合同及工程檔案管理工作，提高合同的科學化、高效化，確保施工工程和基他項目的資料齊全、完善、正確，我們的具體做法是建立健全合同檔案管理制度。根據《交通重點工程合同管理辦法》，結合交通工程實際情況和工程合同檔案的管理現狀，今年年初，我局特制定并印發了《合同管理補充規定》，建立了一套合同管理體系。整個合同管理的系統結構和流轉程度一目了然，所涉及到的對象、職能科室、參與人員環環相扣，職責明確。

（一）合同管理科室及人員

合同管理科室：項目牽頭科室、工程科、監察室、法規科、安全科、財審科、辦公室、局綜合檔案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由辦公室扎口管理，監察室參與所有合同的全過程。

合同管理小組：黨組副書記、紀檢組長、總工、項目分管領導、項目牽頭科室負責人、工程科長、監察室主任、法規科長、工程安全管理人員、財審科長。總工總負責，并負責正式合同簽訂工作。

（二）合同流轉職責

1、“工程談判”由黨組副書記牽頭，紀檢組長、總工、項目分管領導配合，項目牽頭科室、工程科、監察室人員參與。

2、“工程意向協議”由黨組副書記牽頭，項目分管領導、牽頭科室人參與。

3、“申請立項”由總工牽頭，項目牽頭科室人員辦理手續，辦公定規定起草申請文稿。

4、“工程招標”由紀檢組長牽頭，項目牽頭科室、工程科、監察室人員參與。

5、“起草合同草案”由項目牽頭科室人員負責，經項目分管領導審閱。

6、“合同草案征求對方意見”由項目牽頭科室人員負責，經項目分管領導審閱。

7、合同草案開始流轉后，分別由項目牽頭科室負責人、項目分管領導、工程科科長、工程安全管理人員、法規科科長、財審科科長、監察室主任、紀檢組長、總工、局主要審閱、簽署意見。要寫明“同意”或“不同意”。若不同意，要寫明理由；若修改的，寫修改條款和內容，并簽上審閱人姓名、審閱日期。

8、審閱人的“不同意”或修改意見，由項目牽頭科室人員匯總后再從流轉程序第一道，即“項目牽頭科室負責人’開始流轉。

9、如果合同草案流轉過程中意見不統一，由總工牽頭，流轉環節各審閱人參與，集中商定。

10、”簽訂正式合同“由總工負責、辦公室配合。合同正式簽訂時，要向對方講清合同草案是否修改、修改了哪些內容。若合同雙方意見不一致，由總工召集相關人員共同閱覽室。

11、正式合同一式8份，由辦公室負責分別送達合同對方4份，工程科、財審科各1份，局綜合檔案室2份。工程科、財審科、資料檔案要妥善保管好正式合同。同時綜合檔案室要及時分類、歸檔。

12、合同草案流轉程序中，流轉到哪一個環節，該環節審閱人原則上立即審閱批示，特殊情況不超過一個工作日。

13、辦公室指定專人對合同草案和正式合同進行傳遞、收繳、登記。登記的內容為流轉到審閱人時的時間、審閱時間，同時審閱人要在登記薄上簽字。

14、項目牽頭科室指定專人負責合同草案的起草、修改意見匯總工作。

15、監察室要全程監督合同的管理，特別對合同草案流轉過程進行經常性的監督檢查，確保合同高質量、快速度簽訂完成。

（四）合同管理失職處理

涉及合同管理的所有科室和人員，要按《交通重點工程合同管理辦法》和補充規定，認真做好相關工作。如因工作不負責任、粗心大意而造成合同錯誤、合同缺失、合同延誤，將按照責任追究制度進行責任追究。

（五）合同檔案的整理

局綜合檔案室做為合同資料流轉的最后一道環節，如何把它們及時整理、分類、歸檔好，也是一項艱巨的任務。具體做法是：

1、工程合同檔案的分類。根據工程合同檔案的特點，結合工程項目性質進行分類，具體分為：勘察設計合同、技術合同、重點工程道路、橋梁施工合同、道路養護改善合同、農路農橋施工合同、監理合同、綠化合同、拆遷合同、土地租用合同、土方合同合同、交通標志標線合同、路燈合同、供貨合同、招標合同等。

2、工程合同檔案的編號。以時間結合項目名稱進行排序編號。

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闡述和分析了合同檔案管理的相關問題。

關鍵詞：項目合同；合同檔案；管理

1 前 言

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。規范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進一步提升。

2 合同檔案的有效管理

2.1合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節；受內外因素的影響，合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”如果在合同用印環節即注意對合同建立臺賬并進行編號登記，作為追索合同文本的憑據，有助于提高合同收集歸檔率。

對一個企業單位而言，較為科學有效的方式是建立臺賬并實行統一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯存財務部門，作為記賬憑證；第三聯可由合同部門作為專項資料保留。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規范嚴謹。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。

2.2 合同檔案的整理

合同檔案按“先問題再時間”的原則組卷。案卷內反映同一個問題的合同文件應排列在一起。如果合同文件數量多，可按問題組成幾個卷，按時間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時，要聯系合同價值進行綜合分析。

例如，對一般經濟合同而言，合同標的、履行期限是重要參考指標；可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的管理

在國家機關和企業檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發，傳統做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要，與當前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少單位出于業務工作考慮，往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機構或工作人員發生調整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執行情況，加強對風險的控制能力，使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次，實現合同安全統一管理。建議由計劃部對合同檔案文本實行集中管理，統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。當然，機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

3 對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點，容易被忽視。事實上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應慎而處之。

《合同法》規定，當事人協商一致的，可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續的，依照其規定。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明，雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經濟糾紛或損失。

4合同檔案信息資源的開發

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筆者所在的公司實施總法律顧問制度，由公司一位高管擔任總法律顧問，下設法律事務管理部門，配備專業的企業法律顧問。法律事務管理部門在公司逐步實行綜合歸口與分級、分類相結合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業務的部門，設立了兼職合同管理人員，分類專項管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進行全方位、全過程的系統化網絡管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓等多個方面。

2.深入分析，健全合同管理制度；優化流程，強化合同管理職責分工。

法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實施中的效果、存在的問題進行了分析和評估。在此基礎上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權限和職責審查、合同履行與評估等方面進行明確和規范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內部控制的完善，旨在達成《內部控制指引》的目標要求，即規范和加強合同管理，確保合同談判、簽訂、執行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規范，防止未經授權的經濟行為，降低運營風險，保護公司合法權益。

3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。

有效的事前防范不僅可以為企業節約大量的管理成本，而且有助于企業全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項目責任部門、歸口管理部門、財務部、法律部等各個專業部門各司其職對合同進行把關，有效地將合同訂立納入公司的各項管理之中，有效地實現風險的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴格審查，重大項目則在項目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關。合同示范文本有利于規范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環節進行法律風險的防控。法律顧問堅持開展了相關合同示范文本的推行工作，根據公司合同種類合同業務量特點，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設備維修合同》及《技術開發合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進行歸類整理；然后提煉總結完成合同示范文本草案，再與相關部門進行了交流討論，最終修改定稿。以技術合同為例，示范文本不僅明確合同內容，還從法律專業的角度對簽訂和履行環節、技術項目進度、履行期限和方式、雙方權利義務、驗收標準和方式、價款支付以及在知識產權歸屬等重要內容上做出相應說明，包括合同簽訂內容表述指引和法律風險說明及提示。從管理的角度上，實現在合同內控管理流程與管理、研發的具體結合，提高合同簽訂的水平和效率。

4.細化合同專用章管理，嚴格公司合同檔案管理。

法律顧問的嚴謹與細致等優點，還應發揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環節之上。應明確合同專用章的用印審批相關要求，以及外帶合同專用章的原則、申請程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權利義務，在一定時期內具有重要的保存價值，生效的合同文本應納入經營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對于審結用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺帳，及時記錄合同編號、承辦部門、合同名稱及對方當事人等信息，并要求各業務部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關資料。形成便于查找的電子信息和紙質合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態。事實證明，完整合同檔案的建立，也便于總結合同履行情況，吸取經驗和教訓。

5.狠抓合同管理考核，加大公司內部合同管理檢查的力度。

為有效防范合同法律風險，公司法律事務部門形成了對各一級建制單位合同管理情況進行年度現場檢查的貫例。檢查內容主要涉及各單位內部的合同管理職責分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺帳管理、合同評估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關負責人和兼職合同管理員進行座談交流。檢查會形成《年度合同管理現場檢查情況通報》，逐一分析各單位在執行公司合同管理制度中尚存在的問題，評價相關部門合同管理工作，提出改進意見；重點是促進各業務單位對合同履行和合同評估、部門合同管理方面工作的開展和規范。對于不認真執行公司合同管理制度和審查程序的單位和個人，給予績效考核負評價。合同考核和現場檢查工作，能督促各單位執行公司合同管理制度，在合同履行中誠實守信和全面履行。合同經辦部門逐步重視對合同執行中的質量、安全、進度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權、同時履行抗辯權和不安抗辯權等合同履行原則，依法保障自身權益。

6.注重法律知識普及，加強合同管理人員培訓。

公司合同管理的每個環節涉及到不同部門的人員，人員的素質保證是合同管理的重點。筆者所在的公司在各單位設有兼職合同管理員30多人，法律顧問對合同兼職管理員和經辦人員建立了培訓機制，每年組織一次集中培訓。培訓圍繞“合同法律風險防范”的主題，結合實務、配合案例宣講基礎法律知識，剖析合同從簽訂到終結的全過程，針對各環節進行風險防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動畫片在公司內部宣傳媒介上播放，以強化學習效果，增強了法律意識。法律顧問對合同管理人員培訓的加強和重視，一方面促使公司合規文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內控體系。