導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案的數(shù)字化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1．標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。這是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、掃描、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程。房產(chǎn)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的房產(chǎn)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，具有重要的意義。

2．基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息化的整體效益。

3．應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要內(nèi)容包括房產(chǎn)檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關(guān)系到信息建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的效益和房產(chǎn)檔案信息服務(wù)的效果。

4．檔案信息化資源建設(shè)。主要內(nèi)容包括館藏檔案數(shù)字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化房產(chǎn)檔案全文及專門數(shù)據(jù)建設(shè)。

篇2

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來看，主要對其總結(jié)了以下這幾個方面特點:第一，學(xué)校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業(yè)生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動，此時檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點

過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進(jìn)行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲存在文檔的資料庫當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標(biāo)就能夠完成整個的統(tǒng)計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，對相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進(jìn)行統(tǒng)計這個環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動化的統(tǒng)計，可以節(jié)約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會對學(xué)校或者學(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強高校檔案的內(nèi)部管理，對學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲存模式當(dāng)中存在著很多的問題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學(xué)校帶來相當(dāng)大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級管理，請專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個完整的管理體系，每個人都要認(rèn)真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過程當(dāng)中，要時刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強防范意識。

篇3

0.前言

所謂檔案數(shù)字化具體指的是通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等手段，把傳統(tǒng)與當(dāng)前的社會組織、個人的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、宗教等活動所形成的對 國家與社會有較大利用價值，可以供社會共享的，將紙質(zhì)、聲像以及歸檔保存的檔案，都組織成一個有序的結(jié)構(gòu)，借助0與1數(shù)字編碼表達(dá)出檔案信息庫。待經(jīng)過數(shù)字化處理以后，不僅能夠大大提高計算機檢索信息的速度，而且也節(jié)省了不少檔案儲存空間，這樣一來，大大緩解了庫房擠壓的壓力，減少檔案因多次使用而出現(xiàn)磨損的現(xiàn)象，這樣一來，極大的發(fā)揮了檔案信息存儲的優(yōu)勢，增加網(wǎng)絡(luò)信息資源，與此同時，還要加大對檔案信息資源的開發(fā)和利用，這樣一來，更好的為檔案部門的特色服務(wù)打下牢固基礎(chǔ)。

1.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的概述

1.1檔案數(shù)字化的主要原因

近些年以來，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，獲取信息、處理各種事務(wù)以及人們?nèi)粘＝煌戎T多方面對網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機技術(shù)、其他現(xiàn)代化先進(jìn)的新興技術(shù)的依賴性越來越大。現(xiàn)代人們在進(jìn)行各種各樣的活動時，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機組成部分，作為重要的一種信息來源，檔案開始逐漸的受到越來越多人的重視和青睞，所以，為了促進(jìn)檔案資源利用率的提高，為了盡快實現(xiàn)檔案資源的信息共享，為了推動檔案資源信息傳遞的加快，實現(xiàn)事業(yè)單位以往傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作就顯得越來越迫切以及必要。除此之外，在事業(yè)單位的檔案實現(xiàn)數(shù)字化以后，能夠切實的保存好檔案的原件，在日常的運用當(dāng)中通過數(shù)字化的檔案資料，便能夠大大的促進(jìn)原始檔案的可靠保存。

1.2檔案數(shù)字化的內(nèi)在涵義

按照《現(xiàn)代漢語詞典》，可以將“數(shù)字化”當(dāng)中的“化”具體解釋成“轉(zhuǎn)變?yōu)槟撤N狀態(tài)或者某種性質(zhì)”，而所謂的“數(shù)字化”則指的是“轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”的意思，具體而言，“檔案數(shù)字化”的意思在字面上可以理解成“檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”，能夠把檔案數(shù)字化解釋成：把記錄方式不同以及載體形態(tài)不同的檔案信息借助于計算機設(shè)施處理、轉(zhuǎn)化以及錄入等多種多樣的形式，將聲音、圖像和文字等相關(guān)信息切實的轉(zhuǎn)變成由1與0組成的一系列數(shù)碼序列，進(jìn)而將這些數(shù)碼序列在光盤、磁盤等物理載體上進(jìn)行存儲的整個過程。

1.3檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

從總體上來看，檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容通常包含著不同的兩個層次，其中，一方面是檔案目錄的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)字化的主要目標(biāo)是對檔案目錄數(shù)據(jù)庫加以構(gòu)建，其中尤為關(guān)鍵的便是檔案著錄標(biāo)引的規(guī)范化，同時對檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)的選定；另一方面便是檔案全文的數(shù)字化，一般檔案全文的數(shù)字化能夠借助于掃描錄入的方式，把檔案全文根據(jù)其原貌逐項逐頁的以圖像文件的形式加以存儲，同時為其編制出有序的目錄索引，或者通過光學(xué)字符的技術(shù)識別以后，以文本的格式對檔案的內(nèi)容進(jìn)行存儲。在檔案數(shù)字化的整個過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)按照檔案自身所具備的諸多特點把這兩種不同的方式有機的結(jié)合起來。

1.4檔案數(shù)字化所存在的諸多風(fēng)險

就電子檔案而言，電子檔案的完整性與電子檔案的真實性是其作為電子檔案的形式所存在的重要條件，甚至可以說是最為重要的條件，檔案數(shù)字化所存在的風(fēng)險主要有以下幾個方面：

1.4.1人為修改所造成的風(fēng)險

通常數(shù)字檔案的可操作性會使諸多人為因素在電子檔案完整性及真實性上發(fā)揮著不可或缺的作用。在當(dāng)今電子檔案的使用過程當(dāng)中，極有可能通過無意的行為或者有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的本質(zhì)要素，而數(shù)字檔案所具備的可操作性的顯著特點則大大的決定了一旦數(shù)字信息被改變，那么必將難以辨別，不留痕跡，人們通常很難借助于表面現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)電子檔案信息所發(fā)生的一系列變化，而且也不能逆向的恢復(fù)電子檔案信息，所以電子檔案管理所面臨的難題之一便是電子檔案信息的完整性。為了將這一難題加以解決，通常可通過設(shè)局加密文件加密技術(shù)。

1.4.2信息遷移所帶來的風(fēng)險

正是因為數(shù)字信息讀寫的軟件和硬件始終處在不斷的發(fā)展當(dāng)中，需要對數(shù)字信息進(jìn)行長期性的保存，只要不斷的隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展來對信息技術(shù)平臺進(jìn)行不斷的遷移，從而使得舊技術(shù)環(huán)境當(dāng)中所形成的數(shù)字檔案信息能夠在現(xiàn)代化全新的讀寫技術(shù)當(dāng)中依舊能被讀出來，在數(shù)字信息遷移的進(jìn)程當(dāng)中，往往極有可能會導(dǎo)致信息的丟失，在不同程度上造成電子檔案完整性與真實性的破壞。

1.4.3網(wǎng)絡(luò)攻擊所帶來的風(fēng)險

由于數(shù)字信息有著較強的流動性，這便使得數(shù)字檔案在使用當(dāng)中不斷的遇到更多網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險，進(jìn)而對數(shù)字檔案的完整性與真實性帶來直接的影響。一方面，網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的開放性以及因特網(wǎng)信息傳輸?shù)膹V域性，使得因特網(wǎng)時常面臨十分嚴(yán)重的諸多不安全因素。以往傳統(tǒng)的計算機設(shè)備的使用，較多的都是數(shù)據(jù)的共享，并且促進(jìn)軍事部門、開發(fā)機構(gòu)、政府研究機構(gòu)和高等院校的科學(xué)研究方面的工作。當(dāng)時，能夠入網(wǎng)的單位和機構(gòu)往往被一致認(rèn)為是可信任的、可靠的，然而當(dāng)美國國家科學(xué)基金會將互聯(lián)網(wǎng)中不得進(jìn)行任何商業(yè)活動這一限制取消后，大大的增加了互聯(lián)網(wǎng)的機構(gòu)，從而使得很多不法分子想方設(shè)法的闖入到互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，對競爭者的商業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行恣意盜用，造成了資源的破壞，這便使得信息安全問題更為突出。在此類狀況下，入駐互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案也無法避免的被網(wǎng)絡(luò)黑客所攻擊；另一方面，由于因特網(wǎng)是資源共享的，除了處理信息與存儲信息以外，還需要對信息加以傳輸，這便使得因特網(wǎng)受到攻擊的可能性大大增加。網(wǎng)絡(luò)攻擊技術(shù)主要有：網(wǎng)絡(luò)偵查，也就是在進(jìn)行攻擊前需要竊取互聯(lián)網(wǎng)中的有關(guān)信息，一旦網(wǎng)絡(luò)偵查獲得成功，那么便會嚴(yán)重的威脅到正在傳輸中的以及系統(tǒng)中的電子檔案；拒絕服務(wù)攻擊，也就是服務(wù)器無法正常的工作及運行；程序攻擊，也就是木馬程度或者病毒的植入等等，進(jìn)而使得電子檔案的保存系統(tǒng)不能順利進(jìn)行；緩沖區(qū)溢出攻擊等。在以前的檔案管理中，最為常見的攻擊形式就是緩沖區(qū)溢出的安全漏洞，甚至緩沖區(qū)溢出漏洞會占據(jù)絕大多數(shù)的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)攻擊，此類攻擊能夠使匿名的因特網(wǎng)用戶趁機獲取主機的全部控制權(quán)或者部分控制權(quán)。

2.紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的基本現(xiàn)狀

從最初的人類發(fā)明了紙張后，紙質(zhì)檔案就開始替代了其它的載體檔案，是檔案管理的主宰體。然而，隨著紙質(zhì)檔案的不斷發(fā)展以及推廣和使用，充分證明了它的優(yōu)勢所在。其中這種優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，直讀性。人們直接利于視覺就能夠給讀取檔案信息。第二，易取性。有了紙張后，這便成為了傳遞信息的主要載體，這主要是由材質(zhì)的易取性所決定的，與此同時，也更好的解決了紙質(zhì)檔案長時間占據(jù)館藏檔案的主體地位。第三，便捷性。和其它檔案存儲類型相比，紙質(zhì)檔案不僅重量輕，而且所占用的空間也較小，同時，存儲的信息量也是非常大的，這樣一來，便利人們的攜帶。第四，穩(wěn)定性較強。和電子檔案相比較來說，紙質(zhì)檔案信息不容易讓他人修改與備份，表現(xiàn)出了較強的穩(wěn)定性。

上述這幾點都是利用紙質(zhì)檔案存儲的優(yōu)勢，從而人們更加偏愛這種存儲方式，使紙質(zhì)檔案長期的發(fā)展下去。但是，每一張事物都具有兩面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，紙質(zhì)檔案存儲也勢必會存在一定的問題。其中，紙質(zhì)檔案的存儲存在的缺陷是由本身的物理特性所決定的，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，有較強的易燃性。我們所使用的紙張都是由植物的纖維生產(chǎn)得到的，所以，有很強的易燃特性。這樣一來，防火安全也就成為了紙質(zhì)檔案管理首要解決的問題，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且過于持久。第二，耐用性能較差。耐用性指的是在搬運紙質(zhì)中保持原有品質(zhì)的程度。但是，由于人為搬運的疏忽，很容易使紙質(zhì)檔案難以長時間的保存下去。第三，紙質(zhì)檔案字跡褪色速度較快。這是由字跡色素的穩(wěn)定性所決定的，另外，和制造的干濕程度與酸堿程度都有密切的聯(lián)系。而字跡是人們獲得檔案信息的主要來源，一旦字跡被破壞，那么檔案信息也不夠完整。所以，人們在管理紙質(zhì)檔案時，最重要的是保存字跡免受其它因素影響。當(dāng)前，字跡褪色快是影響檔案實際使用價值最主要的威脅之一。由此看來，人們所高度關(guān)注的重要任務(wù)就是保存好紙質(zhì)檔案的字跡。第四，對周圍環(huán)境要求偏高。在檔案管理室內(nèi)，重點強調(diào)防火、防潮、防蟲等工作，而這些也都是持久保持紙質(zhì)檔案應(yīng)該必須滿足的環(huán)境條件。因此，對檔案存儲室建設(shè)、實施配置、管理等都要求非常高。第五，檔案查閱要到現(xiàn)場。長期以來，傳統(tǒng)檔案存在一定的局限性，并不能實現(xiàn)空間上的流動，所以，人們在查閱相關(guān)的紙質(zhì)檔案時，就必須要到檔案保管室，同時，同一檔案在同一時間只能供一人使用，所以，無論是在時間還是在空間上都給檔案使用者帶來了極大的不變。然而，如果是電子檔案，那么完全不存在此類弊端，在時間和空間上都可以隨時使用。通過上述的論述，我們必須要進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)，克服到檔案管理室查閱信息的弊端。可以說，無紙化辦公是一大型檔案辦公改革。

對于無紙化辦公來說，主要指的是利于網(wǎng)絡(luò)與計算機在網(wǎng)上進(jìn)行辦公，這樣一來，勢必會產(chǎn)生大量的電子檔案，從而逐漸取代紙質(zhì)檔案而快速發(fā)展起來。由此看來，紙質(zhì)檔案在逐漸被電子檔案所替代。然而，我們對數(shù)字化檔案運行的結(jié)果加以展望。第一種結(jié)果，大量的電子檔案應(yīng)該及時做好歸檔工作。將電子檔案進(jìn)行集中管理，就應(yīng)該建立電子檔案集群，等同于傳統(tǒng)檔案管理室。第二種結(jié)果，數(shù)字化的檔案管理表現(xiàn)出較強的虛擬特性，所以，我們不可以和讀紙質(zhì)檔案一樣，在不借助其它設(shè)備就可以查閱到相關(guān)的檔案信息資料。因此，由于長期受紙質(zhì)檔案管理的影響，因此，在短時間內(nèi)很難改變紙質(zhì)檔案閱讀的習(xí)慣。第三種結(jié)果，電子檔案代替紙質(zhì)檔案是發(fā)展的必然結(jié)果。人們不能確保電子檔案可以持久的適應(yīng)新設(shè)備的需求，所以，存在過多的顧慮。第四種結(jié)果，電子檔案穩(wěn)定性不強，例如：電子檔案的信息很容易被他人修改或者是復(fù)制，黑客又成為攻擊電腦的主要對象。和紙質(zhì)檔案相比較來說，我們在保管電子檔案還需要付出更多的代價，所以，電子檔案的使用特性需要經(jīng)歷一個較長的時期，所以，檔案管理人員在收集與管理電子檔案過程中，也必須相應(yīng)的保管好某些紙質(zhì)檔案。

總體來說，在一較長的發(fā)展階段內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在的局面是發(fā)展的一種必然趨勢。受兩方面因素影響，即電子檔案和紙質(zhì)檔案。對于電子檔案來說，計算機與網(wǎng)絡(luò)存在已經(jīng)成為事實，所以，很多電子檔案應(yīng)該及時進(jìn)行歸檔整理，這已是電子檔案的來源的唯一途徑。另外，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，勢必會產(chǎn)生很多相關(guān)的電子檔案。從紙質(zhì)檔案方面來看，已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案不會因電子檔案的存在就會銷毀，這是因為人們還沒有不理性到這種程度，并且這也是現(xiàn)實生活所不允許的。另外一方面，人們還沒有對電子檔案的保證性有充足的認(rèn)識，因此，人們在搜集和整理電子檔案時，更要不斷的搜集和整理、保管紙質(zhì)檔案。這屬于一種雙保險對策。所以，對于紙質(zhì)檔案或者是電子檔案來說，人們都應(yīng)該引起足夠的重視。傳統(tǒng)檔案的形式為紙質(zhì)檔案，因此，一定會長期存在下去；而對于電子檔案來說，是近幾年新興的一種檔案存儲形式，正有所起步，依然處在初級發(fā)展階段，所以，人們必須給與足夠的關(guān)注。

3.當(dāng)前的事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作中存在的諸多問題

3.1有關(guān)檔案數(shù)字化的硬件缺少

從硬件使用方面來考慮，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)該要有基本的三類設(shè)備，即信息采集設(shè)備、信息存儲設(shè)備、信息利用設(shè)備。但是，從當(dāng)前的發(fā)展情況來分析，檔案數(shù)字化硬件還是比較缺少的。

3.2關(guān)于檔案數(shù)字化軟件開發(fā)比較落后

從我國當(dāng)前檔案管理室使用的軟件來看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具備信息通用功能的。當(dāng)前，我國各地區(qū)的檔案管理部門使用的計算機型號并不相互一致，規(guī)格偏多，然而，對于自主研發(fā)或者是從市場中購買的軟件不具備通用的功能，到目前為止，還沒有出現(xiàn)不僅可以應(yīng)用到文件檢索，而且又能用于檔案信息管理的軟件。

3.3缺少一個統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理要實現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，然而，因長期受歷史因素的影響，檔案室存檔業(yè)務(wù)的數(shù)字化特性非常差，例如：信息的收集、存儲、管理等質(zhì)量都偏低，尤其是目前檔案目錄、細(xì)則等的相容性都非常差。除此之外，軟件的移植性也不是很強，檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)都沒有將計算機信息處理技術(shù)加以全面考慮，大多數(shù)歸檔都是以磁盤和優(yōu)盤的形式，然而，對當(dāng)前的檔案管理、分類等相關(guān)規(guī)定都完全不能適用。所以，使得檔案數(shù)字化缺少一個完善而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只是著眼于某個系統(tǒng)進(jìn)行研究，沒有得到全面推廣和使用，因此，這將對檔案數(shù)字化的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。

3.4檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低

由于當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)不是很高，想要真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必須要提升事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)，擁有較高的技術(shù)水平，既要滿足一般計算機的操作，同時又要滿足特殊計算機的操作。然而，從當(dāng)前的發(fā)展情況來看，我國的大多數(shù)檔案管理室缺少高素質(zhì)的技術(shù)人才，因此，復(fù)合型人才就更缺少了，由此看來，當(dāng)前事業(yè)單位檔案人員的數(shù)字化水平是非常低的。雖然從國外引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)，但是并沒用充分發(fā)揮出其內(nèi)在的作用，所以，我們也就更談不上實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化了。

4.常見問題的處理措施

4.1非掃描件與掃描件的區(qū)分

相關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范當(dāng)中對非掃描件與掃描件的區(qū)分為根據(jù)具體要求將相同案卷中的非掃描件和掃描件區(qū)分開來。區(qū)分普法性文件的基本原則為：要剔除重份文件和無關(guān)文件，可以不掃描有正式件文件的原稿。在數(shù)字化開展之前，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實的對其他單位的做法進(jìn)行熟悉和了解，對同時才能在草稿、定稿以及正本的檔案加以數(shù)字化掃描規(guī)定的具體范圍為僅僅掃描正本，而若不存在正本，那么就對定稿進(jìn)行掃描，既沒有定稿也沒有正本的則掃描草稿。然而，經(jīng)過大量的實踐可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形態(tài)檔案的一個有機組成部分，不可以將檔案前后形成的關(guān)系人為割裂。缺乏修改稿和草稿也便無法形成最終的正本，它們應(yīng)當(dāng)全部被劃分為掃描件。對于我國諸多事業(yè)單位的現(xiàn)狀，處理的對策主要包括：（1）只要是屬于文件內(nèi)容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必須進(jìn)行編號掃描；（2）不剔除與檔案內(nèi)容無關(guān)和重份文件，如果沒有進(jìn)行編號則不能夠采取掃描措施。

4.2檔案的裝訂和拆卷

現(xiàn)階段，根據(jù)裝訂的方式來劃分，通常可以將檔案分為兩類，其中，一類是2001年之前所立檔的文件，這些文件基本上都是根據(jù)三點一線裝訂加以案卷級整理組卷的，因而也被稱作“老規(guī)則”檔案；而另外一類則是2001年實施國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以后所實行的文件級的整理方法，也就是每一份檔案在進(jìn)行三點一線的裝訂以后裝盒，以便于避免裝訂案卷和立卷等諸多復(fù)雜的環(huán)節(jié)，簡單的來說就是人們經(jīng)常提到的“新規(guī)則”檔案。

對于檔案的數(shù)字化，在對掃描標(biāo)準(zhǔn)加以確定后，切實進(jìn)行具體的掃描工作之前，進(jìn)行拆卷掃描與否已經(jīng)成為當(dāng)前一個無法避免的重要問題。目前經(jīng)常采用的做法是無論屬于“新規(guī)則”檔案，還是“老規(guī)則”檔案，在選擇哪個數(shù)字化掃描前均需要拆卷，并且將裝訂物拆除，而在結(jié)束掃描以后再進(jìn)行重新裝訂。針對此類問題，需要我們立足于檔案的保護(hù)，若要進(jìn)行裝訂或者拆卷，因為相關(guān)操作人員的責(zé)任心以及熟練程度等一系列問題，往往難以真正的做到在原來裝訂的位置和原來打孔的位置加以裝訂，這便給檔案的壽命產(chǎn)生不同程度的影響，與此同時還會破壞檔案的保護(hù)。

在我國事業(yè)單位的數(shù)字化工作過程當(dāng)中，許多單位基本上都對檔案進(jìn)行了再次裝訂和拆卷的工作，切實的明確了掃描后重新裝訂、必須拆卷掃描等做法，其中優(yōu)點在于：（1）非常明顯的是，檔案拆卷以后掃描的畫幅質(zhì)量并非優(yōu)于不拆卷。比如很厚的一卷檔案，在對后部分或者前部分掃面時也許影響不是太大，而對中間位置的文件進(jìn)行掃描時，通常很難完整的掃描其內(nèi)容；對于內(nèi)容和裝訂線比較接近的文件，如果不拆卷也無法有效的將內(nèi)容完整的加以掃描；（2）借助于對檔案的拆卷，能夠?qū)妇懋?dāng)中頁碼順序較為混亂的不良狀況加以重新的更正，從根本上保證了文件的連續(xù)性；（3）如果檔案拆卷以后不采取再次裝訂措施，而僅僅是根據(jù)原來案卷的順序進(jìn)行存放，即使仿真復(fù)制檔案原件或者檔案利用等較為便捷，然而從保護(hù)檔案方面而言，仍然存在著一定的安全隱患，散放保存檔案，極易由于人為竊取或者整理人員的疏忽大意而導(dǎo)致內(nèi)容的缺失及混亂；（4）雖然看起來拆卷以后再重新裝訂比較費力費時，但是拆卷以后的檔案在進(jìn)行掃描時無論使用平板掃描儀，還是使用高速掃描儀，均能夠大大的節(jié)省為防止漏光而采取人工翻頁處理的精力以及時間，并且其速度也會得以明顯的提高。

4.3材料和密級文件的控制管理

事業(yè)單位檔案工作的底線及生命線就是檔案安全，檔案安全也是檔案部門的第一要務(wù)和基本任務(wù)，在數(shù)字化工作開始時期各個事業(yè)單位便著重強調(diào)檔案數(shù)字化必須重視檔案數(shù)據(jù)信息和檔案實體的安全。要想切實的將這一要務(wù)加以落實，從根本上確保文件以及密級文件的控制管理，那么就應(yīng)當(dāng)及時的制定行之有效的相關(guān)管理辦法，真正的做到：（1）嚴(yán)格的要求整理人員對秘密文件、機密文件和絕密文件填寫密級文件登記表，并且對這些檔案的文件標(biāo)題、案卷號、目錄號、全宗號等內(nèi)容加以詳細(xì)登記，然后再由相關(guān)部門組織進(jìn)行必要的鑒定，最后確定是否需要進(jìn)行數(shù)字化。

4.4涉及人名的檔案數(shù)字化

通常涉及人名的檔案大體上可以劃分為兩類：（1）有關(guān)人事處分、獎勵以及任免等文件當(dāng)中所涉及到的部分人員名單；（2）一個單位或者團(tuán)體眾多人員的名冊和名單等。根據(jù)檔案內(nèi)容重要性的程度、檔案利用率高低進(jìn)行提供利用以及方便查詢，處理的措施主要包括：在目錄著錄項當(dāng)中，請所應(yīng)用軟件系統(tǒng)系統(tǒng)公司加入“人名索引”一項，對表彰獎勵、職稱評定、人事任免等所涉及到個人利益的資料和文件，要求數(shù)字化加工公司在文件標(biāo)題錄入應(yīng)當(dāng)錄入的人員名稱，比如“題名”項字段已經(jīng)錄滿，那么就應(yīng)當(dāng)在“人名索引”項加以補充，以便于保證所有人員的查準(zhǔn)率和查全率切實達(dá)標(biāo)，進(jìn)而從根本上實現(xiàn)真正的有效利用。

4.5對案卷文件與檔案卷內(nèi)目錄不符的處理

在我國事業(yè)單位的數(shù)字化進(jìn)程當(dāng)中，往往難以避免的會遇到案卷文件內(nèi)容和檔案卷內(nèi)目錄不符的狀況，究其根本原因可以發(fā)現(xiàn)，一方面是由于立檔單位工作大意，另一方面則是事業(yè)單位早期檔案條目著錄疏忽而導(dǎo)致的。如果在進(jìn)行數(shù)字化時期沒有及時的修正此類錯誤，那么最終便無法達(dá)到數(shù)字化目的，并且也會逐漸失去檔案數(shù)字化管理的意義。因此，具體的處理措施是：借助于檔案數(shù)字化流程過程當(dāng)中的整理環(huán)節(jié)來進(jìn)一步修正和校對數(shù)字化檔案，對無目錄而有文件的應(yīng)當(dāng)對目錄進(jìn)行補充，對無文件而有目錄或者檔案缺頁、缺失的狀況，數(shù)字化公司應(yīng)當(dāng)對檔案登記備查表進(jìn)行如實的填寫，由保管部與管理中心相關(guān)人員加以認(rèn)可和簽字，同時在掃描檔案原件時把備查表掃描于缺失內(nèi)容的部位，以便于在對該卷檔案進(jìn)行查閱時，能夠?qū)Σ煌暾腿笔У那闆r做到一目了然，并且更好的體現(xiàn)出檔案信息的完整性。

數(shù)字化工作，不但要實現(xiàn)檔案內(nèi)容的電子化，便于檔案的利用和查閱，而且還應(yīng)當(dāng)通過數(shù)字化更細(xì)致的完善及整理工作方法，呈現(xiàn)出更為完整、更為詳細(xì)的情況信息，這也是確保數(shù)字化工作不同全宗、不同時期檔案數(shù)字化工作以及檔案數(shù)字化工作前后統(tǒng)一的必要手段。

5.強化當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效舉措

5.1歸檔和文書處理過程數(shù)字化管理的實現(xiàn)

日常事業(yè)單位的一項基本性工作就是文書工作，文書工作質(zhì)量的好壞及管理執(zhí)行的優(yōu)劣會對整體檔案的成果帶來直接的影響。因此，為了能夠更好的與當(dāng)前事業(yè)單位工作的迫切需求相適應(yīng)，我國的事業(yè)單位會無法避免的收到有待于處理的大量電子文件，比如文書文件的預(yù)處立卷的整理等等。除此之外，發(fā)文處理過程同樣也能夠借助于網(wǎng)絡(luò)加以進(jìn)行，可以由擬稿人員把稿件輸入到計算機當(dāng)中，再經(jīng)過辦公室審核、簽發(fā)人簽發(fā)、辦公室修改、辦公室蓋章及分發(fā)以及信息中心歸檔，以此便能夠大大的節(jié)省實踐的時間，還能夠有效的將辦公作業(yè)人員的工作量和負(fù)荷強度減輕。

5.2開發(fā)適宜的數(shù)字化檔案應(yīng)用硬件和軟件設(shè)施

事業(yè)單位要想促進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的加快，進(jìn)而促使檔案管理能夠切實的踏入組織管理效率化的重要運行軌道，那么就要求事業(yè)單位可以具備與單位自身管理和作業(yè)相適應(yīng)的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，只有這樣才可以正確的引導(dǎo)數(shù)字化檔案的作業(yè)和辦公。比如內(nèi)部局域網(wǎng)、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)、信息高速公路以及相配套的各種軟硬件設(shè)備，比如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，高性能服務(wù)器、大容量儲存設(shè)備、路由器、交換器的使用等等。

5.3制定科學(xué)有效的管理體系機制

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對數(shù)字化檔案管理工作的具體特點，制定和建立一個與自身單位辦公以及實際管理需求相適應(yīng)的檔案管理機制，因此，這便需要事業(yè)單位可以全面的保證網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機制等可以相互聯(lián)系，以此來實現(xiàn)一體化的檔案建設(shè)文檔。眾所周知，數(shù)字化檔案管理更為重視的是信息安全，只有真正的保證信息資源安全程度，才可以從根本上促進(jìn)系統(tǒng)軟硬件功能的發(fā)揮，從而為辦公作業(yè)效率化的實現(xiàn)提供前提，最大限度的防止機密檔案的竊取或者丟失、數(shù)據(jù)的惡意篡改、系統(tǒng)非法訪問的入侵，實現(xiàn)真正的信息安全。

5.4加強檔案信息安全程度

必須保證事業(yè)單位重要文件數(shù)據(jù)和檔案信息的網(wǎng)絡(luò)使用安全，只有這樣才可以確保文件數(shù)據(jù)及檔案信息的使用價值免受破壞和影響，促使事業(yè)單位再次突破檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。所以，檔案數(shù)字化模式下的檔案管理應(yīng)當(dāng)立足于實際，將后續(xù)防護(hù)墻的維護(hù)和訪問設(shè)置、殺毒軟件的安裝、電腦的殺毒和軟件的更新、重要數(shù)據(jù)及檔案的備份等諸多工作做好，以便于最大限度的避免因發(fā)生意外情況而發(fā)生無法挽回的被動局面。除此之外，還必須將檔案文件的保密工作做好，嚴(yán)格的要求可以例行數(shù)字化檔案的管理機制，其最終目的是保證檔案數(shù)字化建設(shè)可以切實的遵章辦事，盡可能的促進(jìn)檔案信息安全保密程度的提高，進(jìn)而將意外事件及人為破壞文件等不良情況的發(fā)生率減少的最小，全面的確保重要文獻(xiàn)、檔案以及系統(tǒng)的使用安全。

6.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所面臨的挑戰(zhàn)

6.1檔案管理技術(shù)與安全問題方面的挑戰(zhàn)

6.1.1檔案管理技術(shù)是不斷發(fā)展、堅持不懈的重要技術(shù)

把檔案數(shù)字化管理技術(shù)加以集成和綜合應(yīng)用是檔案數(shù)字化管理的一大特點。在建設(shè)事業(yè)單位的檔案管理信息化階段，應(yīng)當(dāng)積極的對電子檔案進(jìn)行構(gòu)建，還需要在集成和整合等方面狠下功夫。

6.1.2安全管理不可忽視

事業(yè)單位的檔案信息保密與安全有著較高的要求，有很多檔案信息是必須加以嚴(yán)格控制機使用的，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷的加強檔案數(shù)字化的安全管理。通常事業(yè)單位可以采取的策略可劃分為技術(shù)保證與制度管理兩大方面，事業(yè)單位在今后的檔案數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)及時的建立一套有效的管理制度體系，與此同時還應(yīng)當(dāng)由與之相應(yīng)的技術(shù)策略來對檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行自動控制，以便于使檔案的安全管理更加的嚴(yán)密。

6.2數(shù)字化工作人員和建設(shè)資金投入的挑戰(zhàn)

人才問題與檔案數(shù)字化建設(shè)有著直接的關(guān)系，當(dāng)前我國事業(yè)單位面臨著嚴(yán)峻的人才挑戰(zhàn)。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的建設(shè)是與新技術(shù)、新知識的普及密切相關(guān)的，因此，事業(yè)單位今后應(yīng)當(dāng)高度的重視各類相關(guān)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。除了人才挑戰(zhàn)以外，我國事業(yè)單位也面臨著檔案數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)資金投入問題，不可否認(rèn)的是，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)所必不可缺的物質(zhì)基礎(chǔ)就是建設(shè)性資金，因此，事業(yè)單位要想促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，那么就必須積極的拓展資金渠道，并且提高資金的利用率。

總而言之，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代的大背景下，我國事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實的滿足新時期網(wǎng)絡(luò)信息時代的多樣化要求，不斷的加強檔案信息化和檔案數(shù)字化建設(shè)，只有這樣才能夠逐漸的將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理檔案工作負(fù)荷擺脫，充分體現(xiàn)檔案的價值，提高檔案的功能，真正意義上促進(jìn)信息的管理、采集的實現(xiàn)以及檔案信息服務(wù)職能的轉(zhuǎn)化，從而提高事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

［1］王璐穎,軻鑫.檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制[J].檔案學(xué)研究,2011,(4).

篇4

信息經(jīng)濟(jì)已成為當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動力和新增長點，信息化成為各企業(yè)競爭的制高點。作為企業(yè)各個領(lǐng)域、各種生產(chǎn)和社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將成為未來5-10年內(nèi)新產(chǎn)生檔案的主體。面對這樣的形勢，如果缺乏完善的檔案館數(shù)字化解決方案，企業(yè)各領(lǐng)域的信息化發(fā)展必然也會受到制約。目前，要實現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理，我認(rèn)為要加強以下三個方面的工作。

二、 首先是檔案數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。

檔案數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心部分。檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計是檔案計算機處理系統(tǒng)設(shè)計的核心和基礎(chǔ)，其效能往往影響到整個系統(tǒng)的功能和效益。檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計要經(jīng)歷由現(xiàn)實世界經(jīng)過概念世界向機器世界轉(zhuǎn)換的過程。它要解決的問題是：針對一個檔案工作應(yīng)用領(lǐng)域，設(shè)計優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫邏

輯結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)，使之滿足用戶的信息管理要求和數(shù)據(jù)操作要求，有效地支持各種應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和運行。數(shù)據(jù)庫設(shè)計的目標(biāo)是為用戶和各種應(yīng)用系統(tǒng)提供一個高效率的運行環(huán)境。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計過程應(yīng)考慮的約束條件有：計算機軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的能力、用戶的需求及系統(tǒng)對完整性、安全性的要求。計算機管理檔案的實質(zhì)是用數(shù)據(jù)處理的方式管理檔案信息。檔案計算機管理要適應(yīng)資源共享的需要建立綜合性網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，應(yīng)遵循多個原則，側(cè)重于檔案管理與生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科技活動的銜接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)從檔案機讀目錄的管理到檔案原文信息的數(shù)字化管理。

三、 檔案數(shù)字化管理

在對館藏檔案資源進(jìn)行分級鑒定、有序整理的基礎(chǔ)上，有計劃地分期分批把紙質(zhì)檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，使這些信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫并網(wǎng)。在此筆者著重提及的是紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化。二者數(shù)字化的原理和技術(shù)相同。紙質(zhì)檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數(shù)字圖像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案文件以及照片、圖片、底片等通過輸入設(shè)備(數(shù)碼像機、掃描儀、數(shù)字?jǐn)z像機等)所獲得的并以數(shù)字格式存儲的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對圖像進(jìn)行各種技術(shù)處理，如對污損、殘缺圖像進(jìn)行修復(fù)、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質(zhì)量和現(xiàn)代化管理水平。對這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個完整的計算機數(shù)字圖像應(yīng)用系統(tǒng)包括輸入、存儲、處理、輸出等主要環(huán)節(jié)。基于輸入設(shè)備的核心技術(shù)主要有光點轉(zhuǎn)換技術(shù)、色彩管理技術(shù)、色彩校正技術(shù)、動態(tài)色彩樣正技術(shù)、三色同步掃描技術(shù)；處理技術(shù)主要有色彩增強技術(shù)、增強圖形技術(shù)、位增強技術(shù)、圖像處理軟件；存儲與檢索技術(shù)主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術(shù)；輸出技術(shù)可采用不同方法和設(shè)備進(jìn)行：屏幕顯示輸出、熱轉(zhuǎn)換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數(shù)碼擴(kuò)印技術(shù)、膠片記錄儀等。一個理想的數(shù)字圖像系統(tǒng)，不應(yīng)孤立地考慮某一個環(huán)節(jié)的處理方法和技術(shù)，而是要尋求整體綜合效果，系統(tǒng)的每一個環(huán)節(jié)都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數(shù)字化的設(shè)備的性能，決定了數(shù)字圖像的質(zhì)量。

三、是電子文件的收集與歸檔。

1.電子檔案的特點：

（1）、虛擬性：電子檔案是在計算機中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，在沒有與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及硬件、軟件相結(jié)合時，它是無法顯示出來的，是非實際的事物，因而具有虛擬性。

（2）、依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，離開計算機等設(shè)備電子檔案不可用。其對設(shè)備的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。

（3）、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

（4）、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。

（5）、信息共享性，傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息。

（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳___________輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題如：（一）數(shù)據(jù)的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動性；（四）信息的易出錯性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護(hù)、利用等方面有其自身的特殊要求。

2.電子檔案的收集。

電子文件從文書轉(zhuǎn)化為檔案過程中，無需分類，組卷，因為在計算機上可以多角度進(jìn)行分類、組合、檢索，可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系，因此無需專門分類、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，從網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交、在接收的過程中，需要必要的設(shè)備條件、技術(shù)條件和業(yè)務(wù)準(zhǔn)備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換以解決不同格式電子文件的識讀問題。

3.電子檔案的整理。

由于電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，可以根據(jù)不同的需要，利用自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機關(guān)單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對電子文件進(jìn)行了分類和編號，組織建立了數(shù)據(jù)庫。對于脫機保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

4.電子檔案的鑒定。

電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個方面，電子檔案內(nèi)容鑒定主要是對文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的技術(shù)分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定，無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。電子檔案的鑒定程序為歸檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時，進(jìn)行內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定，對未進(jìn)入檔案室的電子文件在保管一定時期后再鑒定，以確定其是否需要繼續(xù)保存。

5.電子檔案的保護(hù)。

電子檔案的保護(hù)是電子檔案管理工作中的重點。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場和電場的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計算機病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對磁性載體，推薦溫度為18℃，相對濕度為40%，光盤保存推薦溫度為14℃-24℃，相對溫度為45%-60%。（2）防止灰塵。灰塵可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等。灰塵是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。（3）防止外來磁場和機械震動的影響。外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等，并避免強烈的機械震動。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應(yīng)，使盤基老化、脆性增大、強度下降，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

6.電子檔案的利用。

篇5

近年來，房產(chǎn)市場不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進(jìn)社會發(fā)展功能。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷在檔案管理中得以運用，激發(fā)了檔案管理策略運用的多重性，促進(jìn)了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。

1 現(xiàn)階段我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務(wù)

1.1 形成數(shù)字化管理思維

我國住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉(zhuǎn)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型管理模式。在新形勢下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉(zhuǎn)變。基于此，要適應(yīng)社會的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。

1.2 明確各構(gòu)建階段的內(nèi)容與任務(wù)

數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個管理環(huán)節(jié)當(dāng)中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構(gòu)建分成不同的發(fā)展階段：

（1）檔案館業(yè)務(wù)自動化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化管理。

（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡(luò)，通過檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與保存。

（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)階段會將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。

1.3 制定與長期堅持構(gòu)建原則

實踐證明，改革與創(chuàng)新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點突出，將視野放長遠(yuǎn)，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導(dǎo)向，應(yīng)用促發(fā)展，明確構(gòu)建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務(wù)對，以及為什么要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理.

（3）整合資源，機制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實現(xiàn)。

（4）防管結(jié)合，保障安全，構(gòu)建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關(guān)注。

2 我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略

直管公房等保障房是我國房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點。

2.1 建立健全各項規(guī)章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設(shè)是檔案收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責(zé)任制、管理人員培訓(xùn)制度，等等。

2.2 加強檔案數(shù)字化工作

首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調(diào)查和搜集，對房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡潔，應(yīng)精簡檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應(yīng)對信息質(zhì)量進(jìn)行檢查。

2.3 實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問題、檔案的執(zhí)行憑證問題、數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規(guī)范化問題，等等。因此，必須在相當(dāng)時間內(nèi)，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。

2.4 加強前期資料的收集

據(jù)我國相關(guān)法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實準(zhǔn)確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時出現(xiàn)證據(jù)無效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴(yán)格把關(guān)：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎(chǔ)；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進(jìn)行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當(dāng)事人及時采取補救措施。

2.5 注重人才的培養(yǎng)

從直管公房等保障房檔案管理未來發(fā)展來看，只懂得計算機技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現(xiàn)代化發(fā)展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設(shè)具有專業(yè)管理能力的復(fù)合型人才隊伍，實現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實現(xiàn)減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務(wù)，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺

為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應(yīng)積極建設(shè)信息系統(tǒng)管理平臺，應(yīng)做到以下幾點：

（1）以網(wǎng)絡(luò)全程監(jiān)控，實行申請調(diào)查、審核登記、批準(zhǔn)發(fā)放等保障房申購程序的全面監(jiān)管。

（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。

（3）設(shè)置合理化保障標(biāo)準(zhǔn)及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。

（4）實行數(shù)據(jù)自定義管理，開通業(yè)務(wù)提醒，提倡業(yè)務(wù)流程查詢，時限控制系統(tǒng)。

（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強與其他相關(guān)房產(chǎn)管理機構(gòu)的溝通聯(lián)系。

參考文獻(xiàn)

[1]朱志明.住房保障檔案管理的問題分析及對策措施[J].中國管理信息化，2014（05）.

[2]玄藝.蘭論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設(shè)[J].中華教育周刊，2003（6）.

[3]黃禹康.關(guān)于房地產(chǎn)檔案館信息化建設(shè)的調(diào)查與思考[J].中國房地產(chǎn)，2004（04）.

作者簡介

篇6

信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟(jì)中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案管理部門應(yīng)提高網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下檔案信息管理的服務(wù)和創(chuàng)新意識，增強責(zé)任感和使命感，提高檔案管理者駕馭數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的技能，推進(jìn)各級檔案管理工作數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理與科技、時代的同步發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興檔案管理技術(shù)。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。

二、檔案管理數(shù)字化的必要性

1.檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟(jì)社會信息交流的必然需求

隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，社會各階層對檔案信息的需求日益增長，對檔案信息的要求也更加復(fù)雜，社會各階層、各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁，人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務(wù)，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流的平臺，實現(xiàn)檔案館際之間的檔案信息資源共享。當(dāng)前，數(shù)字化、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，在社會各界得到廣泛應(yīng)用，實行數(shù)字化檔案管理的需求不僅現(xiàn)實而且迫切。因此，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，是滿足經(jīng)濟(jì)社會各階層對檔案信息資源需求的必由之路。

2.檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)政府信息公開的迫切要求

《中華人民共和國信息公開條例》對檔案信息開放提出了新的挑戰(zhàn)，如何保障政府信息公開的順利實施是各級檔案館面臨的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，同時也是一種發(fā)展機遇。基于檔案館在保存政府公開信息方面具有的責(zé)任和優(yōu)勢，檔案信息管理無疑應(yīng)該對政府信息建立完整的數(shù)據(jù)庫，為社會各界對政府公開信息資源的需求提供便捷有效地檢索、查詢和服務(wù)。實行檔案管理數(shù)字化可以促成檔案數(shù)字信息庫與政府網(wǎng)站的對接，大大方便社會各界對政府公開信息的查詢需求。

3.檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段

當(dāng)今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐，瞄準(zhǔn)社會對檔案信息資源的需求加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著“金山”找飯吃，無疑是不現(xiàn)實的。因此，檔案工作只能堅持與時俱進(jìn)。積極改善檔案管理工作，加快服務(wù)創(chuàng)新，最大限度地發(fā)揮檔案信息的增值作用，服務(wù)社會需求是各級檔案管理部門的必然選擇。數(shù)字化檔案管理作為檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，使計算機通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)以及多媒體技術(shù)等現(xiàn)代科技在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，必將促進(jìn)檔案信息管理的巨大變革，也必然會促進(jìn)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足社會各種對檔案信息資源的需求，提升和發(fā)揮檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

三、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點

1.節(jié)省存儲空間，信息管理數(shù)字化

利用計算機的存儲空間，可以將紙質(zhì)檔案以數(shù)字形式存儲在計算機內(nèi)部，這就可以避免大量的紙質(zhì)檔案資料的堆積，轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存儲于計算機內(nèi)的檔案信息，不會因為長時間存放及翻閱而損壞或丟失。同時采用先進(jìn)數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。

2.提高檔案信息利用率，實現(xiàn)資源共享

檔案信息數(shù)字化后，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機及網(wǎng)絡(luò)的功能，將檔案信息成果通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給各級領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，可以提高檔案信息的利用率。同時通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，實現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。

3.縮短檔案查找時間，實現(xiàn)信息管理智能化

檔案信息數(shù)字化后，能迅速的通過相關(guān)字段查找所需的檔案信息材料，大大縮短檔案的查找時間。可以使利用者運用超文本及多媒體技術(shù)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進(jìn)行機密處理。

4.節(jié)約成本，提高工作效率

實施檔案信息數(shù)字化后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。

5.縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。

手工檔案信息加工通過選題、選材、編輯、出版這一流程來實現(xiàn)，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時間長，造成信息過時，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用價值受到嚴(yán)重影響。檔案信息數(shù)字化。可直接利用機讀形式的檔案，利用計算機的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時效性。

結(jié)束語：

隨著社會發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案越來越引起人們的重視，近年來我國已在各個省市陸續(xù)啟動了中國數(shù)字化檔案館工程，一個覆蓋全國、功能強大、方便快捷的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)正悄然形成。我們完全有理由相信，在科學(xué)發(fā)展觀的理論指引下，我國的數(shù)字化檔案管理一定可以不斷地取得成功。

參考文獻(xiàn)：

[1]張予軍.芻議數(shù)字化檔案管理[J].蘭臺世界，2011(8)

篇7

檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟(jì)社會信息交流的必然需求。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復(fù)雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務(wù)，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實現(xiàn)檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，當(dāng)今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準(zhǔn)社會對檔案信息資源的需求和加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現(xiàn)實的。因此檔案工作只能堅持與時俱進(jìn)。

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確的查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統(tǒng)管理，必須歸檔后才能查找，而通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理的數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數(shù)字化檔案事實上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。

數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動，數(shù)字化檔案的管理，研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)智能轉(zhuǎn)變。今后隨著計算機，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會得到更好的發(fā)展。

各國檔案館都在尋求相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案運作模式以增強自己在網(wǎng)絡(luò)社會中的競爭力，更好的為社會和讀者服務(wù)，成為未來社會的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經(jīng)完成檔案業(yè)務(wù)管理自動化建設(shè)，未來的重點應(yīng)該是檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

檔案數(shù)字化系統(tǒng)分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化閱讀系統(tǒng)三大部分組成。每個部分縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)到達(dá)一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力，部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成是不現(xiàn)實的，不可能齊步走。

日常業(yè)務(wù)管理包括文件查閱借閱登記，上級來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業(yè)務(wù)，這些有些部分已經(jīng)形成數(shù)字化管理，但是還有一些依然用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄。為了實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理就要一步一步盡量利用計算機進(jìn)行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業(yè)務(wù)管理工作的體系，依照體系將常用日常業(yè)務(wù)綜合起來，保證信息化數(shù)字化處理的時候能做到安全、準(zhǔn)確、無誤。

檔案的數(shù)字化采集系統(tǒng)指的是檔案在收集的時候把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存儲在電腦中進(jìn)行保管，轉(zhuǎn)化的途徑有專業(yè)的掃描儀，數(shù)碼相機，攝錄機等數(shù)字設(shè)備。實質(zhì)是檔案信息的數(shù)字化，它是指將檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計算機所能識別的數(shù)字代碼的過程。檔案數(shù)字化通常包括檔案數(shù)字化輸入；檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換；數(shù)字化檔案接收。將傳統(tǒng)檔案信息輸入計算機，由計算機提供檔案信息為社會服務(wù)。

數(shù)字化閱讀指的是，將數(shù)字化保存的文件提取，進(jìn)行閱讀。最重要的就是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實現(xiàn)了檔案數(shù)字化信息化的建設(shè)。

檔案網(wǎng)絡(luò)化是充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，進(jìn)行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態(tài)，它是檔案信息化的重要標(biāo)志。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)形成了融開放式與互動式于一體的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在此環(huán)境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會化的浪潮是必然趨勢；另一方面檔案管理可以突破傳統(tǒng)時空的局限，在空問上實現(xiàn)異地歸檔、查詢，在時間上真正實現(xiàn)全天候服務(wù)。

數(shù)字化檔案管理的好處：

1、提高整個部門的工作效率

實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。

2、提高整個部門的技術(shù)水平

企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和礦業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

3、有效的進(jìn)行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

4、有效的為科研服務(wù)

檔案管理的信息化，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。

5、有效的為決策服務(wù)

科技檔案是研究院最寶貴的無形資產(chǎn)，是研究院投入大量資金、經(jīng)過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書檔案通常是由院領(lǐng)導(dǎo)親自起草，親自下發(fā)的，是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對檔案進(jìn)行利用，為決策提供依據(jù)。

6、部門職能變保管為服務(wù)

檔案管理信息化以后，公司的無形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），為公司領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。

檔案數(shù)字化技術(shù)是為了順應(yīng)新時代新發(fā)展的時代潮流，是加強檔案管理效率提升的重要途徑，同時其也是目前檔案事業(yè)機構(gòu)應(yīng)值得推廣的一項先進(jìn)技術(shù)。另外為了使信息數(shù)字化檔案的使用價值更為高效，相關(guān)檔案管理機構(gòu)應(yīng)該積極學(xué)習(xí)計算機信息應(yīng)用的先進(jìn)技術(shù)，從而使檔案資料的使用價值能更好的為社會服務(wù)。

篇8

數(shù)字化檔案管理不僅通過采用先進(jìn)的數(shù)字化儲存技術(shù)對檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個高速、及時，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及計算機技術(shù)，實現(xiàn)了對以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對價值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲數(shù)字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進(jìn)行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進(jìn)廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。（2）加強檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實施，進(jìn)一步加強檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]姜亮，張宇陽.淺談數(shù)字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

篇9

數(shù)字化檔案管理是檔案館建設(shè)在信息時代的必然要求，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實力的體現(xiàn)。在具體實施過程中，對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新的檔案管理必然以數(shù)字化檔案管理的方式存在。

二、數(shù)字化檔案管理的重要性

當(dāng)前，計算機的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。

（一）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機讀檔案，從而節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，查閱起來方便迅速，避免了反復(fù)印制資料所造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化檔案管理查詢資料非常簡單，能使資料及時歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。

（二）數(shù)字化檔案管理的作用。在數(shù)字化檔案管理中，計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域廣泛使用，促進(jìn)了檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，實現(xiàn)了檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮了檔案信息的增值作用，進(jìn)一步發(fā)揮和提升了檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

（三）數(shù)字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經(jīng)常外借翻閱而產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工，各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護(hù)檔案實體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現(xiàn)資源共享。

三、實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路

（一）進(jìn)一步提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息分析也成為一項非常重要的工作，這就要求檔案管理隊伍素質(zhì)也隨之提高。有針對性地對廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識的培訓(xùn)、教育，堅持用新思路、新體制、新機制、新方式，堅持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。加快檔案數(shù)字化建設(shè)，在短時間內(nèi)培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，早日實現(xiàn)數(shù)字化檔案室。

篇10

房產(chǎn)檔案極具實用價值和保存價值，不僅直接關(guān)系到百姓的安居樂業(yè)，而且與國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會穩(wěn)定息息相關(guān)，在信息時代下，房產(chǎn)檔案管理必須與時俱進(jìn)，順應(yīng)潮流，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，以此提高房產(chǎn)檔案安全性，滿足社會服務(wù)需求。但我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理起步較晚，與發(fā)達(dá)國家的管理水平存在較大差距，因此我們必須加快房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程，提升房產(chǎn)檔案服務(wù)水平。

一、國內(nèi)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展形勢

1.國外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢

通訊技術(shù)和計算機技術(shù)的有效融合，促使世界檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，美國無疑是走在前列的國家，其普遍采用一體化管理模式，以三項基礎(chǔ)性文件綱要為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)提供了依據(jù)，并借助nail實現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息的網(wǎng)上查詢、檢索和利用，同時利用完善的管理制度和技術(shù)優(yōu)勢使房產(chǎn)檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國也不甘落后，通過推行《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》、《元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《鑒定和保護(hù)指南》等規(guī)定切實為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理提供了制定標(biāo)準(zhǔn)，并輔以合理規(guī)劃和技術(shù)支持，促使房產(chǎn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。總之，國外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢良好，值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。

2.國內(nèi)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢

相比之下，我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理由于缺乏先進(jìn)的理論指導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)驗，發(fā)展形勢不容樂觀，雖然部分地區(qū)取得了較大進(jìn)展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，此外還有不同程度的問題，如數(shù)字化管理意識不高、缺乏合理規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、房產(chǎn)檔案信息不完整、管理人員素質(zhì)不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴(yán)重制約著我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)進(jìn)程，因此我們必須吸收和借鑒先進(jìn)理念和經(jīng)驗，立足國情，解決現(xiàn)實問題，促進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理健康發(fā)展。

二、提高我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的策略探討

1.強化數(shù)字化管理意識，合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)立足于工作要求、社會需求和時展趨勢，提高對檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知，正確認(rèn)識其價值和意義，為后續(xù)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。在規(guī)劃階段，應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產(chǎn)檔案，然后對其發(fā)展作出合理規(guī)劃，值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長遠(yuǎn)規(guī)劃，又要立足當(dāng)下完善近期計劃，如針對新增檔案，應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下，可在發(fā)證后和實物歸檔前期間實施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫的利用價值，可首先對當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

2.規(guī)范檔案信息，完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范房產(chǎn)檔案信息是實現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，因此在建立檔案信息時，應(yīng)保證信息的真實性、連續(xù)性和完整性，具體應(yīng)涉及產(chǎn)權(quán)來源、姓名、身份證、房產(chǎn)類型、證號和面積、使用期限、界定位置圖、產(chǎn)權(quán)變更的時間、形式、證明等各項房產(chǎn)信息，而且字跡要清晰，排序應(yīng)規(guī)范，圖像、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無誤，以此保證房產(chǎn)權(quán)屬真實、可靠、合法。我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急就是建立一套針對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于利用價值、安全保密等因素進(jìn)行設(shè)置，如明確數(shù)字化管理的對象；就紙質(zhì)、圖像、聲像等不同的檔案載體的文件命名、存儲格式和類型、分辨率等予以統(tǒng)一規(guī)定，特別是要明確、詳細(xì)劃分?jǐn)?shù)據(jù)庫的建立標(biāo)準(zhǔn)；針對整理卷宗、目錄建庫、掃描數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、篩選分類、存儲信息、檢索和利用信息等流程和操作標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范；網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、系統(tǒng)安全設(shè)置等都應(yīng)予以明確，以此指導(dǎo)各地房產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)有序開展，優(yōu)化資源配置，提高房產(chǎn)檔案管理績效。

3.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供基

保障

房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)綜合考慮實際需求和自身實力，強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供物質(zhì)保障。應(yīng)以《電子信息系統(tǒng)機房建設(shè)規(guī)范》為依據(jù)，配備標(biāo)準(zhǔn)機房，并保證機房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關(guān)要求；配備必要的信息采集設(shè)備，如高性能的掃描儀等；在選擇基礎(chǔ)設(shè)備時，應(yīng)兼顧其實用性和可擴(kuò)展性，要立足于日常工作量、信息管理系統(tǒng)、房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢等進(jìn)行設(shè)備采購，在選用系統(tǒng)軟件時，應(yīng)注意系統(tǒng)的兼容性、接口的規(guī)范性、資源的共享性以及數(shù)據(jù)的安全性，盡量對其加以規(guī)范和統(tǒng)一，并根據(jù)實際需要對硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級換代，實現(xiàn)資源共享，從而為提高數(shù)字化管理利用價值打下堅實基礎(chǔ)。

4.提高管理人員綜合素質(zhì)，加強信息安全保護(hù)

一方面房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)加強對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人員的教育和培訓(xùn)，提高其職業(yè)素質(zhì)，尤其是保密意識，嚴(yán)禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴(yán)于律己，忠于職守；提高其業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，督促其及時更新理論內(nèi)容，熟悉房產(chǎn)電子檔案的特征和管理規(guī)范，掌握更多的現(xiàn)代管理技能和計算機技術(shù)，激發(fā)其創(chuàng)新潛力。同時還應(yīng)完善管理制度，包括培訓(xùn)、考核、獎懲等制度，以此約束和激勵員工做好本職工作。另一方面應(yīng)制定嚴(yán)格的安全體系，明確工作細(xì)節(jié)，如分離工作與休息區(qū)，嚴(yán)禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實行責(zé)任到人制；根據(jù)檔案的機密程度劃分等級和分類存檔，并設(shè)置訪問和使用權(quán)限等，針對機密性較強的信息，應(yīng)利用技術(shù)手段檢測其有無潛在威脅；應(yīng)充分利用防火墻、安全軟件、自主設(shè)計等保證系統(tǒng)安全運行；此外管理人員還應(yīng)加強監(jiān)督和檢查力度保證房產(chǎn)檔案安全、完整。

結(jié)束語：

總之，數(shù)字化管理必然是房產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的主流，我們只有把握機遇，敢于挑戰(zhàn)，著力構(gòu)建房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范，為其提供完善的基礎(chǔ)保障，方能實現(xiàn)數(shù)字化管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而推動房產(chǎn)檔案管理事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李明菊.淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理和應(yīng)用[j].科技視界，2012（07）.