導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇公司的檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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隨著同煤集團的擴容及企業的做大做強，以及基本建設規模的不斷擴大，對同煤的科技檔案管理提出了前所未有的挑戰。如何對科技檔案進行有效管理，是檔案工作的重要研究內容，科技檔案工作的根本目的，就是以各種方式、方法、開展和推進科技檔案的利用工作，使科技檔案在企業建設中產生更好的經濟效益和社會效益。實現科技檔案價值，使科技檔案更好地滿足社會需要。

1 領導十分重視檔案管理工作，認真抓好機構建設

有獨立的檔案處，同煤的各二級單位也分別設立檔案科，建成了，由集團公司分管領導領導的，以檔案處為中心，各二級單位的檔案科為主的檔案管理體系。檔案處承擔全局檔案工作的規劃、組織、協調、管理、指導。使檔案管理工作向科學化.標準化.規范化和管理現代化的方向發展。為保證檔案管理工作資金的需求各二級單位把檔案工作列入了年度財務計劃，納入了發展的總體規劃，這樣一來既保證了檔案管理工作的發展，又為做好檔案收集整理工作打下堅實的基礎。為確保檔案管理的質量，更好地為生產經營和設備管理各項工作服務，制定了有關檔案管理制度，抓好檔案材料的收集.整理.歸檔等環節的工作。

2 科技檔案的管理

1科技文件材料的歸檔：要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個部門產生的科技文件材料，由哪個部門負責歸檔。做到每一項生產、建設、科研、管理等工作活動完成后都有完整、準確、系統的科技文件材料，并按制度歸檔保存。

2科技檔案的整理：對歸檔的科技檔案要進行分類、編目、登記工作。整理程序，1、分類2、組卷3、卷內文件排列4、擬寫案卷標題5、復查定卷6、編頁號7、填寫卷內文件目錄8、填寫卷內備考表9、填寫案卷封面10、案卷裝訂11、案卷排列與檔號編制12、填寫卷盒、裝盒排架13、編制檢索工具

2.1科技檔案的分類，（一）基建檔案（二）設備檔案（三）科研檔案分類（四）產品檔案

2.2組卷，就是把一組有聯系的文件，以卷、冊、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達一個相對獨立的概念，以便于保管、保密和利用。組卷的要求1、一卷就是一組有密切聯系的文件，而不是雜亂無章地隨意堆積。2、每一卷都表達一個相對獨立的概念，不要一個概念（案卷標題）多個卷，卷與卷之間應當從題名到內容都是全異的關系。3、卷厚適度。一般不超過40mm。4、案卷內不應有重份文件。5、價值（保管期限）大體相同。

組卷方法.基建檔案：以單項工程即某一建筑物為單位組卷.（1）大中型建設項目a、文字表格類：按問題（專業）組卷。如：立項審批、征地拆遷、勘察設計、招投標、原材料試驗、化驗單、工程質檢、隱蔽工程記錄等。b、竣工圖類：按專業組卷。即建筑、結構、水、電、氣、暖等專業。（2）小型建設項目a、按階段組卷：即按準備（開工前階段）、監理、施工、竣工驗收這幾個階段組卷。b、直接按單項工程組卷：即1個工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙在后。

設備檔案：（1）大型設備按結構組卷：即按設備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。（2）普通設備儀器按單臺組卷：即1臺1卷。（3）小型設備儀器可酌情合并組卷：即2―3臺組1卷。

科研檔案：（1）科研成果檔案a、大型：按課題的階段問題組卷：準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段。b、小型：按單獨課題項目直接組卷。（2）科研論文：按年度或部門組卷，即1個年度的論文組1卷或1年中1個部門的論文組1卷。

產品檔案：（1）大型產品：按結構組卷，即組件、部件、零件或按立項、設計、試制、生產、銷售、創優等工作程序。（2）小型產品：按系列或單個產品組卷，即1個系列產品或1個產品組1卷。

2.3復查定卷就是對所組成的案卷，進行一次全面的審查，對不符合要求之處立即糾正，以確保案卷質量。復查內容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內文件是否齊全完整（3）卷內文件排列是否系統科學（4）案卷題名是否恰當。

2.4編制卷內文件頁號：除空白頁（卷內文件目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號。印刷成冊已有頁號的文件自成一卷時也可不重新編號。用鉛筆編寫阿拉伯數字，位置：正面――右下角、背面――左下角，同文檔相反。

2.5填寫卷內文件目錄

2.6填寫卷內備考表

2.7案卷裝訂：拆掉金屬物，用棉線三孔一線（8字裝訂法），圖紙折疊。a、要按A4圖紙大小折疊成手風琴式；b、卷內的圖紙左側要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時注意正面朝內，圖簽外露，以保護圖紙受磨損并便于查看利用。

2.8加蓋歸檔章：卷內的每一件文字材料和每一張圖紙，均在右上角空白處加蓋檔號章，

2.9對破損、小于A4規格的文字材料要修復與托裱，裝訂線外有字跡的要加邊。

2.10編制檢案工具。

3 科技檔案的數字化加工

包括圖像掃描；掃描件整理；數據壓縮，從掃描的文件中識別出相應的著錄信息；批量掛接，使文件名與條目的字段相關聯，自動掛接到條目下；光盤制作，將完整的檢索程序、數據庫文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤上，使光盤能脫機瀏覽。把這些紙質文檔通過數字化加工后后，掃成可檢索的圖像文件，采用文檔管理系統進行管理，極方便查詢和利用，

4 科技檔案保管

選擇正確的保管方法，創造良好的保管環境。要最大限度地延長科技檔案的壽命，必須注意檔案保管室的管理條件，為科技檔案創造適宜的保管環境。檔案庫房管理，要做到七防；防塵、防潮、防火、防盜、防蟲、防高溫、防光 ，并且堅固安全。遠離易燃易爆物和污染源；庫房門窗要密閉、堅固，應與辦公室、閱覽室、曬圖室分開；應具備安置空調、去濕機等有關設備的條件。除此外庫房管理還包括檔案的入庫管理、出庫管理、檔案歸還和檔案庫房的溫濕度度等。負責對檔案資料的安全管理。定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿；對檔案資料室內溫濕度按照要求進行調控，并及時對檔案資料進行除塵.消毒，定期清理庫房衛生，并進行安全檢查，不出現任何事故。

5 科技檔案的利用

利用服務是衡量企業科技檔案工作的最高標準，檔案的開發利用也是做好企業科技檔案工作的最終目的。在加強科技檔案工作的各項基礎管理的同時，應把主要精力放在科技檔案的服務利用上。

1、積極主動參與企業的生產經營和管理，把企業各階段重點工作作為檔案部門的重點工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業各項工作的動態，及時提供和介紹企業各相關工作所需的檔案資料，使檔案的技術和管理功能在各項生產經營、科技研究等活動中實現，提高經濟效益。

2、應用先進技術手段提高科技檔案利用服務質量。使用計算機全面輔助科技檔案管理，應用激光掃描、縮微技術將重要科技檔案存入計算機，利用計算機信息管理網絡傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達到方便、快捷、準確。

3、確通過電子圖紙數據庫查詢所需的備件圖。這是保證電子圖紙數據中電子圖紙與實物一致的必要的強制性規定。 圖、實不一致，為技術人員進行技術改造提供了良好的外部環境。為此，我們編制了備件圖管理規范，規范了電子圖紙的管理流程，為備件采購部門推動電子商務進程奠定了基礎，加快了其備件采購的無紙化進程，其要求是：―以前，每個企業都對紙質圖紙的動態管理非常頭痛，可以說無法做到，尤其是實行兩級管理的企業。我們通過研究和實踐，不僅做到了紙質圖紙的動態管理，而且做到了紙質圖紙相應的電子圖紙的動態管理。辦法的關鍵是由檔案部門實行審核歸檔，控制圖紙的更改，同時輔之以系統的管理，完全實現了紙質圖紙與電子圖紙以及與實物管理的高度統一，這一成果為企業解決了圖紙管理最大的難題保對電子圖紙有效地進行動態管理。

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二、做好縣級供電公司檔案管理的有效策略

做好檔案管理工作是縣級供電公司亟待解決的問題，要想真正的改變縣級供電公司檔案管理的現狀，就必須采取有效的策略，進行整改工作。

1.強化檔案管理工作意識，提高管理人員的綜合素質

對供電公司的檔案管理人員要提高管理意識，尤其是要強化高層領導的檔案意識。首先，領導要積極地帶領大家進行《檔案法》的學習，對檔案管理工作進行深入的了解，強化檔案管理的專業知識；加強檔案管理工作的宣傳力度，提高管理者的對檔案工作的認知度，將檔案管理工作納入日常工作范疇，認識到檔案管理工作的重要性。其次，要定期對檔案管理人員進行相關的業務培訓，提高管理者的工作能力和工作效率，對檔案管理人員的招聘工作進行嚴格的把關，建設專業性的管理團隊，提高工作人員的職業素養。作為檔案管理的領導者要定期對檔案管理工作進行監督檢查，給予一定的指導和建議。

2.建立完善的檔案管理制度

檔案管理是供電公司管理過程中的重要組成部分，因此檔案管理制度的完善對檔案管理工作有著重要作用，能夠促進檔案管理規范化，進而提高工作效率。首先，供電公司要大力支持檔案管理工作，無論是人力、還是財力都要為檔案管理工作創造條件，保證檔案管理工作的順利開展。其次，要制定有效的檔案管理制度。供電公司要結合自身的實際情況，積極采用先進的管理制度，條件允許的話可以實施三級網絡的管理辦法，提高工作效率；要落實好工作人員的崗位責任制，進行明確的分工，做到檔案管理工作依法遵規，提高檔案管理水平。最后，要組建綜合檔案室，便于檔案資料的查詢和歸檔，成立檔案管理領導小組，進行定期檢查監督工作，并且要定期組織相關會議，制定出完整、有效的工作計劃，形成統一的管理體系。

3.實施檔案信息化管理

在信息技術迅猛發展的今天，信息管理是企業發展中的重要手段，對于供電公司的檔案管理實現信息化管理是順應社會發展的必然產物，因此，建立完善的檔案管理數據庫是一種趨勢。作為縣級供電公司應積極引進先進的信息設備，實現信息化管理，然后要建立檔案檢索體系，編制檔案檢索目錄，便于資料的檢索，提高檔案資料的使用效率；對在職員工和新進員工建立電子檔案，形成一個統一的數據庫，強化了檔案管理效率，加強了檔案管理工作的便捷性，有效的對檔案進行保管，降低了風險，發揮了檔案管理的積極作用。

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一、變電站工程檔案管理的基本特點

1.1　歸檔內容繁雜，文檔數量多

眾所周知一個建設項目完整的設計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設計階段、總規設計階段、方案設計階段、擴初設計階段、施工圖設計階段、施工配合階段。前期、總規、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設計依據性文件、來往函件、設計文件四大類；其中設計依據性文件就很多，包含建設單位上級機關的任務批準文件、設計任務書或招標書、規劃部門批準的用地范圍及紅線圖、規劃設計要求通知單、建設單位上級機關的方案批準文件、建設單位對方案的修改意見、初步設計審批意見書、上級機關或主管部門批準的初設文件、消防、環保、交通、衛生、環衛、水、煤氣、電話、人防等部門的有關文件、地質勘察報告等；外加各階段設計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構）工程測量復核等測試記錄等等。。

1.2　時間跨度較長，材料變更快

在傳統檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設計項目面臨政府政策調整、源環境變化、資方后續資金不足等多種因素造成項目負成果或中途停建，作為設計方有必要進行文檔保存，一些項目在設計過程中甚至還會出現產能的擴大或縮減的調整，需要同步對設計做出相應調整，相應增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。

1.3　用戶范圍廣泛，應用程度高

設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業科學技術知識，體現了現實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業主、施工方參考應用。在實踐中，還存在項目建設完工之后的后續設計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設方、業主和城建、規劃、環保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業地產、住宅項目還需要為個體業主的裝修、維修等提供咨詢服務。

二、變電站工程檔案管理方式的基本趨勢

2.1　檔案內容由多元化向數字化轉變

傳統的設計檔案主要以工程圖紙和技術文件管理為主，內容多數量大，存儲與維護較難。信息技術廣泛應用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得變電站工程檔案管理從傳統的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。

2.2　管理手段由手工向計算機操作轉變

傳統的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發圖檔管理應用系統，實現了工程圖紙、設計文件等網上自動歸檔；完善了圖檔網絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現電力公司內部局域網在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3　管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變

傳統的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發展奠定了堅實基礎。

三、變電站工程檔案管理的創新策略

3.1大力推進觀念創新

一是要主動提高認識。充分認識企業信息化給檔案工作的傳統理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰，進一步深化檔案信息化建設的重要意義。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態化、圖紙歸檔網絡化、圖紙儲存數字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數字化、文檔一體化、信息標準化、服務網絡化發展，構建統一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。

3.2大力推進管理創新

認真執行國家檔案局檔案信息化建設規范和“十一五”期間全省信息化建設的有關規定，堅持以企業信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業期刊新出現的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業研究進展情況等相關信息。

3.3大力推進監管創新

高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、元數據管理等不同類型的檔案登記工具，按照規定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數據信息的真實性、完整性和可讀性。

3.4大力推進技術創新

按照“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統，即在其他計算機系統升級和功能的擴展中，檔案信息系統要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數字化轉換工作，重點突出電力公司歷年積累的紙質載體優秀設計成果、典型項目的數字化轉換，全力以赴創建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現檔案室庫藏特色與價值，這是電力公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障。三是充分應用局域網和互聯網功能。根據網絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。

四、結語

總之，供電公司檔案工作者要通過對檔案材料的消化和深加工，來開發信息資源。比如對現有檔案分專題、分門別類編輯成參考資料或專題集冊。同時，可以運用計算機技術將檔案內容、聲音、圖像、文字等實現一體化存儲，通過網絡，檢索和提供最新檔案信息，真正實現資源共享，使檔案信息能為社會經濟建設提供最快速度的優質服務。

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企業檔案信息化管理是企業基礎管理工作的一個重要組成部分，不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據，更是一種十分重要的信息資源，是關系企業經濟和發展的重要戰略資源。完整的檔案是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業生產、經營中必不可少的一項有效手段。

首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利于促進企業組織管理、經營決策的創新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累。

二、檔案管理信息化的基本內容

所謂檔案管理信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，用計算機對檔案信息進行收集、篩選和相應的加工，使之轉化為數字化形式的二次文獻信息供人們參考和利用的過程。

公司在生產運營的過程中每年都會產生大量的檔案資料，內容涉及文書、科技、合同、工程等等各種各樣的重要信息，這些信息真實地記錄了單位的發展歷史，利用計算機將這些信息轉化為數字化信息分類、存儲在計算機中，以方便公司進行管理。這就是公司的檔案管理信息化，實行檔案信息化管理，必將更好服務于企業的規劃與發展。

三、當前檔案管理信息化建設存在的問題及解決方案

（一）當前檔案管理信息化建設存在的問題。1.企業對檔案管理信息化的意識比較淡薄。企業檔案管理信息化是一項復雜的系統工程，投資比較高。有些企業會錯誤地認為檔案不能直接為企業產生經濟效益，他們將資金投入到設備改造、工程建設和產品銷售上，但對于為企業發展服務的檔案事業卻疏于管理和建設，對檔案信息數字化所需的設備不予配備或配備不齊，電子文件的整理和歸檔較為混亂。2.企業檔案管理人員水平有限。很多企業的現代管理理念不強。它們不注重檔案管理人員的業務培訓，導致了檔案管理人員的經驗不夠、服務意識不強，使他們的檔案管理水平、業務能力難以適應新時期檔案管理的要求。3.檔案信息安全保障體系不夠健全。如設備損壞、病毒危害、惡意攻擊和入侵、應用軟件漏洞等都屬于信息化安全范疇，在提供人事檔案信息服務以滿足利用需求時，非法用戶的進入人事檔案信息管理系統和傳輸過程中的信息被竊聽是常見的安全問題。

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[分類號]G275.9　F270.7

隨著知識成為重要的生產要素和機構的核心戰略資源，對知識轉移的探討研究也在不斷深入。而作為知識轉移重要第三方的咨詢公司，其知識轉移的內涵和要求有何不同，其基石是什么，知識轉移與咨詢公司檔案信息管理的關系如何，有何共通之處，又該如何把握和結合，都有必要認真探討研究。

1　知識轉移與咨詢公司檔案信息管理

1.1　知識轉移的內涵及其特征

從1977年Teeee提出知識轉移的概念起，國內外對知識轉移內涵的探討一直不斷深入。與知識管理興起于工商管理一樣，最初理解知識轉移是基于其對企業管理的功能和意義，由此產生了“功能說”，如Kogut等認為企業轉移知識的能力是企業存在的重要理由，知識轉移的目的是吸收新知識和有效利用新知識，通過知識轉移，將那些使組織獲益的知識加速應用，從而使組織獲得競爭優勢。

隨后產生了“過程說”，如斯德哥爾摩經濟學院的Hendrik等人提出知識轉移是一種知識傳遞者與知識接受者之間的溝通過程；Hansen也認為知識轉移是機構成員間的知識遷移和吸收；許強等認為知識轉移是知識從轉移方向知識接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過程；Davenport等提出“知識轉移=知識傳達+知識接收”，接收知識意味著對信息的充分理解并能夠據此采取行動；Krogh等認為知識轉移的過程分為初始化、轉移和整合三個階段；詹青龍等指出知識轉移是指知識勢能高的主體向知識勢能低的主體轉移知識的過程。

隨著研究的深入，對知識轉移的認識逐漸上升到本質和宏觀層面，如陸俠等認為知識轉移是指建立起技能傳授、學習和知識管理的體系，將戰略設計、組織和績效設計、管理流程設計、系統流程設計各方面知識在員工中進行貫徹，讓大家對相關知識消化吸收，保證系統的運行；施琴芬等認為知識的轉移是通過組織的地域維度、業務維度及職能維度來降低組織風險的不確定性，破除一些節點問題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國慶等撰文對此進行概括比較，他們認為知識轉移是一個特殊的知識傳播過程，是在受控環境中進行的，其根本作用是縮小人類個體或組織之間的知識差距并促進人類的共同發展。

根據以上學者的概念界定，可以看出知識轉移具有以下主要特征：

首先，知識轉移具有較強的目的性和主動性。與知識傳播和擴散不同，知識轉移是在組織機構有意識的主導下開展的，旨在促進個體和組織的共同可持續發展，因而更為主動和積極，更強調方法和策略的計劃性、針對性。如當企業自身不具備某類知識轉移條件時，就會選擇向咨詢公司等第三方尋求獲得知識源的策略。

其次，知識轉移活動是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識都能順利地實現轉移，只有可編碼的知識才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識轉移往往需要在受控環境中進行，這樣能保證知識轉移的效果和效率，還能更有效避免被動的知識外溢。由此機構需要設計可控的平臺系統，以保證對知識轉移的過程和結果進行控制。

再次，知識轉移的過程具有增值性和創新性。知識轉移不只是一個被動的接受和繼承的過程，而是一個創造性的同化和內化的過程。知識通過轉移產生增值、裂變、聚合后，進而就會形成新的知識。因而，知識轉移過程伴隨著知識使用價值的相應回報，轉移完成后往往能達到知識供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。

此外，知識轉移的對象更為廣泛和深刻。與傳統信息利用和傳播只關注顯性知識不同，知識轉移關注隱性知識的共享和擴散。劉麗萍指出，知識具有“波粒二相性”。知識“粒”是指作為實體的知識(即顯性知識)，知識的“波”是指作為過程的知識(即隱性知識)。因知識轉移產生的作用有知識結果的轉移和知識過程的轉移，而后者的影響將會更持久、更深遠。

1.2　檔案信息管理為咨詢公司知識轉移提供保障和支持

咨詢公司開展知識轉移活動的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識儲備。因而對于咨詢公司來說，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會計檔案、文書檔案等，還包括根據其業務范圍和服務導向建立的各類知識庫(即知識檔案)。在這個知識庫中不僅要有事實性的知識(Know-What)、原理性的知識(Know―Why)和技術性的知識(Know-How)，還要建立專家檔案。因為隨著客戶需求專業化和精細化程度的提高，任何公司都難以獨立完成咨詢課題和任務，只有掌握了“誰擁有知識(Know-Who)”，才能更好地實現知識轉移方與接受方的匹配。這對于中小型咨詢公司而言更是立命之本，楊文等在對福建36家管理咨詢公司進行調研時發現，絕大多數管理咨詢公司都無力聘請全職的管理咨詢師，只好聘請兼職顧問，在整個咨詢項目運作過程中，管理咨詢公司負責接單，再“下單”給管理咨詢師“生產”，而后公司負責“交貨”及“客服”。

1.3　知識轉移有利于咨詢公司檔案管理的發展和價值實現

檔案信息管理是基礎性工作，事關咨詢公司的生存和可持續發展，而檔案管理本身也是一個承上啟下的過程，需要建立素質優良、繼往開來的檔案工作團隊，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢公司的調研中發現，由于員工流動性較大，經常導致公司業務開展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對于原有檔案存放規律和技術不甚了解，相關信息無法及時查找；另一方面，大量的咨詢信息和客戶信息及時歸檔，存入知識庫，一旦業務員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對公司損失頗大。而知識轉移的提出，對咨詢公司及其檔案管理工作的發展都是極為有益和有利的。

2　面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理維度分析

所謂管理維度，是在對管理活動要素類型進行剖析的基礎上，對管理活動空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評價標準的表示，即對管理活動賴以存在的內外條件予以判定、描述和評價的概念集合。管理維度的分析與構架，一般要從兩個以上具有互斥性的視角進行，這無論對于管理理論研究，還是管理活動實踐的歸納和指導，都具有積極意義：一方面，有助于引導管理學研究的視角創新，一個新的管理維度的描繪，是建立在對管理活動的要素、環節和生存空間的重新認識和挖掘基礎之上的，必然帶來研究視角的重新發現和研究定位的修正，能拓展管理學的研究視野，推動管理學研究理念的創新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對管理維度的描述實質上是

對各類管理活動的內核分析，為分解和區別管理要素類型提供了思路和方法，并確定各類要素在管理中所司職責，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構建的前提和基礎，為其提供可資利用的方法和框架。

中國人民大學的胡鴻杰教授通過對管理活動機理層面的考察，提出任何管理活動都包括資源、方式和內容三個主要維度：

所謂管理內容，即指管理活動的對象及其所要實現的職能和任務，對于某一特定的管理活動和行為，其管理內容既可以是具體的對象標的，也可以是抽象的過程，還可以是具有更深內涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動中，對程序和職能的管理更是其日常工作的主要內容。如檔案管理活動中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內容，而對文件案卷的收集、整理等過程也是管理內容，此外檔案管理機構的職能同樣還是管理內容，只是考察的層面和范圍不同而已。

至于管理資源，一般認為無非就是“人力、物力、財力”資源，再加上近年來比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎性資源和“特有資源”兩個層次，前者有如人力資源、物力資源、財力資源和信息資源等，為管理活動提供外在保障，后者諸如規則、權力、人脈和文化等，為管理提供內在保障，管理活動中兩類資源都是不可或缺的。

管理方式是指依據管理內容的特點和要求，對管理資源進行整合、配置的方法與途徑，依據不同的標準管理方式有不同劃分，如根據是否產生口語或書面語行為，可以分為言語型與非言語型管理方式；根據發生的場合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據對資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語型、媒介管理方式，是社會與機構管理方式中最重要、最通用、最經濟的一種，具有確定性、規范性、可控性等比較優勢。

從這三個維度對檔案信息活動進行考察，不僅能引發對檔案管理活動的重新認識和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復建設，一定程度上改變對管理資源的浪費或漠視現象，從本源上促進管理資源的最優配置，還有助于管理方式的規范與創新，為解決當前諸多社會管理問題提供新的思路和方法，具有實踐意義和現實價值。三維度分析如圖1所示：

咨詢公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對其中的知識轉移相關問題進行分析和探討。

2.1　內容維度的知識轉移

一般認為，檔案信息管理的主要是文書檔案、會計檔案等傳統內容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點。和寶榮教授指出檔案信息具有聯系性和積累性的特點，李國慶指出檔案信息作為信息資源的一個重要組成部分，除了具有信息的一般特點外，最大優勢在于其真實性、可靠性、權威性和憑證性。在傳統環境下，這些特點通過固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數字環境下，則有賴于元數據信息了。當然圖書與情報類信息也需要元數據，但不同的是，這一類的元數據信息主要用于知識的組織和檢索，主要關注知識載體形式和內容分類關聯，而歸檔信息的元數據更側重于知識的來源信息及知識產生者的背景結構，借此來保證知識源的可靠性。

szulanski認為，在知識轉移的初始階段，知識源的可靠性、轉移的預期困難是影響知識轉移效率的重要因素。當知識源的可靠性沒有得到確證，即當知識源并不被認為是可信賴的、講信用的或有見識的時候，知識源的知識轉移將非常困難，它的建議和示范將被質疑并受到抵制，這也叫“知識作用的未實證性(unpmvenness)”。因而咨詢公司根據其業務范圍和服務導向所建立的各類知識庫，為了確保其真實可靠，必須依據檔案管理的要求和標準進行，自然也就是檔案信息管理內容的重要組成。

這一維度的知識轉移主要在咨詢公司和客戶之間進行，除了滿足用戶需求提供可靠的編碼化知識源之外，相應背景信息共享與遷移也是十分必要的。

2.2　資源維度的知識轉移

任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財力和信息等基礎性資源提供的外在保障，也需要權力、規則和文化等管理的“特有資源”提供內在保障，管理活動中這兩類資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢公司檔案信息管理也離不開人、財、物等資源的保障，如設備和裝具的配備、人員的培訓、信息的加工和服務等，同樣檔案管理水平的提升還需要權力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強調(特別是像北大縱橫等大型咨詢公司)，一則有利于各個部門的檔案信息整合；二則利用權力資源可以督促實現將存儲在員工個人電腦(乃至人腦)中的知識信息予以全面及時的轉移和歸檔，以豐富公司的財富和資本。

這一維度的知識轉移主要在咨詢公司內部進行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類知識轉移更要推廣到公司業務部門和相關領導，使他們形成概念、習得程序，最終養成大力支持檔案信息管理的習慣和氛圍。

2.3　方式維度的知識轉移

咨詢公司檔案信息門類較多，其機密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對檔案信息管理方式的知識轉移，以促進機構檔案工作的可持續發展。方式維度的知識轉移重點和難點在于管理技能和經驗等隱性知識，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡單的，但是具體的操作需要長期的經驗積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。

這一維度的知識轉移還存在于咨詢公司和客戶之間，不過這主要是指開展檔案管理咨詢業務和有檔案管理專業優勢的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機構――杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司，就針對機關、團體、企事業單位提供檔案咨詢與指導、檔案培訓、檔案技術推廣、檔案人才租賃等相關的專業服務，而方式維度的知識轉移即是此類公司的核心優勢之一。

3　面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理實現策略

如上文分析可見，不僅檔案信息管理在咨詢公司知識轉移中起著基礎性和關鍵性的作用，關注知識轉移對于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進。而實現面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強調和努力：

3.1　主動調研掌握公司檔案管理中知識轉移內容

首先是咨詢公司領導層要從宏觀上對檔案信息管理中的知識轉移有充分的認識和把握，深入調研公司管理中知識轉移的層次和范圍，明確哪些顯性知識必須按照檔案信息的標準和要求予以存儲、傳播和控制，哪些個體隱性知識應該顯性化為組織知識并予以

及時存檔，把握檔案信息管理各個維度的知識轉移內涵和要求；具體操作執行的檔案管理信息工作者更要積極主動，對具有潛在價值、有必要作為檔案信息保存的知識，與業務人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權限，業務人員也要認真配合，提出建設性意見和需求，以框定知識轉移的目標和范圍。

3.2　優化檔案信息管理中知識轉移的資源保障

所謂資源保障就是為知識轉移創造必要的軟硬件環境。一方面要在人、財、物等基礎性資源上對檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊建設上要引起足夠重視，盡早做好準備，有計劃、有步驟引導檔案專業人員間的業務交流和知識轉移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習得管理技術和技能，避免突然的工作移交帶來的措手不及；另一方面要利用權力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導和推動各類檔案信息知識轉移，不僅在信息管理人員中，更要在業務部門里，形成健康的知識存檔和歸檔意識，培育良好的知識轉移的習慣和氛圍。

3.3　量身打造面向知識轉移的檔案信息管理系統

咨詢公司要著力開發和建設面向知識轉移的檔案信息管理系統，一方面要依據和符合本公司的客觀實際，另一方面也要保證系統的可擴展性和通用性。如在設計知識采集功能模塊時，要對本公司業務流程予以梳理和考察，在各關鍵環節中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識的可靠性和可用性；而在知識傳播功能模塊中，要實現目錄信息開放的同時，對知識內容進行有效控制，這一方面是指利用技術手段嚴格控制資源使用權限；另一方面是指實現知識轉移環境的控制，以提高資源利用率和知識轉移效能。

3.4　有力控制、有序開發咨詢公司知識資產

在拓展和豐富檔案信息資源的類型、數量的同時，檔案管理人員要建立和完善公司資產檔案，特別是對無形資產的歸檔和建檔，不僅要及時接收和控制公司核心知識，保證其安全性和可用性，還要與業務人員積極配合，有條件地對之進行開發和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識轉移的吸引力和動力。

篇6

“戴明環”最顯著特點是通過大循環帶動若干個小循環。如果將新疆油田公司看做一個大的戴明環，那公司內部人事部、勘探事業部、宣傳部、財務部、檔案科等就是一個個小循環，通過每一次循環后會產生階梯式上升效果；通過每一次循環，解決好各個小循環中暴露出的問題，并將業已形成好的經驗繼續保留，總結設置出一定標準，再進入下一個循環周期，如此反復循環、不斷提升就會讓公司檔案管理不斷得到完善、規范。（見圖2）

在每一個循環中，A始終是核心，只有通過“行動”才能提煉出標準，起著總結過往成功經驗、布置下輪工作重點的“橋梁”作用。整個循環分為4個階段、8個步驟（見表1）

2 “戴明環”理論的可行性

檔案管理作為企業管理的一項基礎性工作，既要繼承前人先進的管理方法，也要與時俱進，把握新時期賦予石油企業檔案管理工作提出的新要求。石油企業檔案管理應該與整個企業管理總的發展基調保持一致，引入先進的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續改進。它包含了檔案管理工作計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個階段，其本身就是一個不斷更新、不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個循環來實現。其工作流程：如圖3。

3 “戴明環”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應用分析

按照“戴明環”理論的理念，可將石油企業檔案管理分為計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個方面，共同構成了石油企業檔案管理一個完整管理體系。但相對于整個檔案管理體系來說，其中四個部分又是相對獨立的。每一部分依據PDCA循環理論中的4個階段和8個步驟（見表1）經過不斷的“計劃——實施——確認——處置”循環提升（見圖2），最終實現石油企業檔案管理的近、中、遠期目標，促進石油企業管理水平提升（如圖4）。

3.1 P（Plan）階段——計劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個階段周期）石油企業檔案管理所要實現的階段性目標，以及為實現這一目標所制定的具體措施。首先是組建企業建檔工作領導小組，抽調企業人事、辦公室、檔案科等部門人員組成；其次，是預先設計和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對參與本次檔案工作的人員進行系統培訓，使其盡快熟悉工作內容；最后是在集團上下進行全員動員部署。

新疆油田公司在對上一年歸檔的檔案自查后發現許多新招錄的員工（尤其是剛剛入職的大學生）檔案不完整，諸如他們的在職學習經歷、入職培訓考核、社會實踐等能夠反映新員工綜合素質的檔案沒有及時被收集。還有相當一部分檔案材料記錄或者書寫不規范，如用鉛筆填寫、缺少印鑒章，等等（見表2）。

表2：某石油企業新招錄人員檔案質量影響因素頻數頻率統計表

針對以上出現問題，公司及時成立了新招錄人員檔案質量評查小組，由分管檔案工作的副經理和辦公室、檔案科以及各部門的負責人共同組成，協調評查公司招錄新進人員的檔案情況，明確小組組成人員的評查職責，做到分工明確，各司其職，并以公司內部相關的評查要求為依據，再制定具體的評查措施。

3.2 D（Do）階段——實施。D階段，也就實施階段，就是對第一階段——P階段所制定規劃方案付諸具體實踐，一般是通過把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計劃階段所設置各項目標任務。D階段是“戴明環”理論核心。首先，要提高公司人事部門以及檔案管理人員對新招錄人員相關檔案資料收集重要性認識。其次，要培育一支高素質檔案管理人才隊伍。與公司業務部門相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻的一個崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對傾斜的激勵措施以穩定這支隊伍。再次，要與時俱進，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結合新時期市場經濟發展對于員工的誠信檔案、員工階段性培訓檔案、地質勘探資料以及人才立體評價的多方位參考的現實需要，圍繞新時期石油公司經濟效益、社會形象評判標準不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實檔案管理方面的相關獎懲制度，把定期巡查結果作為檔案管理人員考核、評先評優、晉升的重要依據。

3.3 C（Check）階段——確認。C階段，即確認階段，其主要工作重心就是對照第一階段（P階段）所確定的目標，確認第二階段（D階段）的落實效果，及時將檔案管理制度在實際執行過程中發現的問題進行匯總確認。對于確認的結果不外乎兩種，一種是實現了預期目標，還有一種就是尚未完成預期目標。對于達到了預期設定目標的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對于沒有實現目標的，則要再從先前制定的計劃措施是否超過了檔案人員的實際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進行分析。

新疆油田公司將公司的檔案進行細致分類，把鉆井工程、測繪、測井技術、地球物理（化學）勘探等紙質檔案，巖心巖屑實物檔案等采取精細化管理，并全部實現信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據不同檔案管理特點，組建石油業務檔案管理小組，抽調一線業務人員擔當兼職管理人員，實現檔案管理專業化，專業檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統一納入企業檔案科管理。但也存在業務檔案“發現難、出口難”，即業務檔案重利用輕保護，信息化程度較低等問題。要求管理部門從源頭查找原因，并提出針對性措施加以應對。

3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對第三階段（C階段）兩種確認結果進行細致處理，對于檔案管理經驗較好的及時提煉和推廣，并對存在的問題及時總結，提出整改措施和方案，做到持續改進。在處置階段仍然沒有解決的問題，則可放入下一個“戴明環”繼續循環加以解決。從某種意義上說，處置階段也是為下一輪新的循環做好準備工作（見表3）。

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中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）17-0266-01

一、提供檔案信息與“知識產品”服務

檔案信息服務是指為利用者提供檔案信息服務所進行的各項業務活動，促進檔案信息流通。地鐵公司檔案部門最大化的開發檔案價值為公司的經濟發展提供服務，把隱藏于實體中的檔案信息轉化為“知識產品”提供對內服務。而在知識管理的背景條件下，檔案信息服務將不拘泥于傳統的、單一的方式，將所有創新并趨于多元化的發展。由傳統的被動提供服務向主動提供“知識產品”服務模式轉化。利用專業知識和技能在轉化服務過程中提供更多的潛在信息。另外，服務內容由單一向多元化發展，形成數字化檔案信息，通過網絡和數字載體，提供多元化的檔案內容的服務。

二、進行檔案信息資源的開發

檔案信息資源開發活動是為了獲取檔案信息資源的價值，提升檔案信息資源的價值。地鐵公司檔案信息資源的開發是為了公司重要經營活動服務，促進地鐵公司整體發展。地鐵公司檔案部門是不直接參與公司的生產經營活動，但是在促進公司生產發展中的作用與實踐價值是有目共睹的，有其重要的作用。地鐵公司檔案信息資源開發，就是“公司檔案部門及其合作伙伴，為保證公司內部或社會的利用需求，而通過編目、編研和提供利用等形式，將其有關檔案信息挖掘出來，以充分實現公司檔案價值的過程。”地鐵公司檔案信息資源開發的主體主要就是通過公司檔案管理部門與其他部門之間合作、溝通，做好開發利用工作。地鐵公司檔案信息資源開發可以實現地鐵公司檔案信息資源的價值作用。檔案信息資源作為一種信息資源，與其他物質資源相比，有一種特別的價值，即有用性。它需要與其它資源相結合才能發揮其重要的作用，而這種價值可以放大檔案資源本身的價值。在開發利用檔案信息資源給用戶利用的過程中，檔案信息資源本身的價值也得到提升。檔案信息資源的開發，為地鐵公司經營決策提供科學依據，經營決策的過程中，可以利用檔案資源，并運用科學系統的交流，可以提高正確決策的科學化和準確度。總之，對地鐵公司檔案信息資源進行開發利用，可以最大化的利用檔案信息為地鐵公司經營決策服務，提升地鐵公司檔案管理的整體水平，進而提升地鐵公司的整體競爭優勢。

三、構建地鐵公司知識庫

地鐵公司知識庫即包括公司人力資源的現狀、每個崗位需要的掌握的技能及評價方法、組織機構歷史上所發生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻、報告等眾多方面，且擁有動態的結構。在建立地鐵公司知識庫以后，應當采取措施將日常文檔的電子化作為公司制度固定下來，使各部門業務中新產生的知識在知識庫中得到積累。地鐵公司與外部機構合作或交易而產生及獲得的數據庫也鏈接到知識庫中。這樣的知識庫與以往的數據庫不同之處在于，它不僅包含了專業知識和業務數據，也成為管理流程的一部分而容納了管理過程文檔，由于鼓勵個人隱性知識的分享而容納了有針對性的技巧建議，知識庫的層次更豐富。地鐵公司知識庫的建立是實現知識共享與創新的要求，也是為地鐵公司提供科學決策和高效管理的需要，也為地鐵公司給各個部門同時提供知識服務提供了信息資源庫。地鐵公司知識庫是地鐵公司各類信息的有序整合的整體，包括與公司生產經營活動有關的信息知識，是把信息組合起來的有序集合，是人們獲取信息的有效渠道之一，在地鐵公司的日常活動中起著非常重要的作用。

四、公司知識管理的關鍵是對地鐵公司檔案信息的知識的收集與管理

以知識管理為導向進行創新拓展，實現從公司知識管理環境下的公司檔案收集與管理的過程，這是地鐵公司知識管理的發展的關鍵所在。公司知識管理過程中的檔案信息資源收集與整理，即公司檔案部門及有關部門對知識信息進行的收集與管理的環節。地鐵公司檔案信息管理過程中的以知識管理為手段進行管理手段與模式的創新發展，是地鐵公司從實現知識管理環境下的公司檔案收集與管理的過程，這也是公司知識管理的發展的關鍵所在。地鐵公司檔案管理的對象是對公司內部的顯性知識記錄的載體一文件、檔案進行管理。公司知識管理強調信息、知識資源的集成與整合，共享共建信息資源化平臺對地鐵公司業務管理活動服務。地鐵公司檔案信息管理過程中的以知識管理為手段進行管理手段與模式的創新發展，實現公司檔案信息知識的收集與管理，要求公司檔案工作人員重新審視傳統的文件歸檔和檔案收集的范圍，拓寬檔案收集整理的范圍，把隱含信息資源作為歸檔范圍進行有效地管理。地鐵公司知識管理要求整合公司生產經營過程中產生的全部信息、知識資源，以便于信息、知識共享與開發利用。通常意義而言，隱性知識比顯性知識價值重要，包含的信息量大，對公司經濟發展能提供更有效地幫助。但是隱性知識的隱蔽性、不穩定性使它難以被公司獲取、傳播與利用。隱性知識管理強調是隱性知識顯性化的過程，即將隱性知識“編碼化”或“固化”于文件資料之中，使之轉化成為可供使用的顯性知識，通過文件的傳遞與利用實現顯性知識的傳播與利用，實現隱性知識的價值。以知識管理為發展方向檔案管理，是檔案管理發展的必然趨勢。從地鐵公司檔案信息知識的收集與管理創新拓展成為知識積累，固化隱性知識；擴大文件歸檔范圍，控制內源顯性知識；收集外部信息，獲取外源顯性知識。現在越來越多的學者清楚地認識到，知識管理是檔案管理未來發展的必然方向，應該“以知識管理為導向創新拓展檔案管理”。

結論

把知識管理這一系統的管理與方法應用到地鐵公司檔案工作中，能夠有效地開發利用檔案信息資源，達到檔案信息資源的共享和提供利用服務。探討分析知識管理在地鐵公司檔案工作中的應用，對公司組織能力的提升起到重要的作用。

參考文獻

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[2] 齊虹，石慧敏.知識服務及其在檔案管理中的實現[J].北京檔案，2012（8）：20-22.

[3] 馮惠玲.電子文件時代新思維[J].檔案學通訊，2011（6）：47.

[4] 張中和.市場經濟與計劃經濟條件下的公司檔案比較研究[J].陜西檔案，2009 （5）.

篇8

【關鍵詞】

檔案管理;新觀念;新思路

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在構建和諧社會的實踐中,常常遇到因檔案管理工作不足,導致檔案服務與需求產生沖突,不能有效發揮檔案的功能及作用。因此,如何處理檔案服務與需求之間的矛盾是構建和諧社會實踐中一個值得我們重視的問題。 

一、當前檔案管理中存在的問題 

1、檔案管理人員專業素養有待提高

盡管我們已擁有穩定發展的檔案干部隊伍,但進入新世紀后,面臨眾多新的挑戰與新的問題,這支隊伍文化教育程度及專業培養的素質已不能適應新時期開展檔案工作的需要,尤其是那些不僅熟悉檔案內容,而且能夠針對檔案信息進行深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。 

2、檔案管理制度的規范性較為欠缺

盡管大多數企業或單位對于檔案管理工作的制度進行了必要的更新,但是在一些大型的企事業單位或專業檔案館卻仍然普遍存在管理制度欠缺,主要表現在一些細節問題的疏忽:例如,檔號缺失,散亂;案卷標題較為隨意,不規范;大部分案卷中缺乏卷內目錄;組卷混亂現象較為嚴重。

3、檔案管理的人為色彩較重

在理性的檔案管理工作中,因具體工作中政策實施過程中的人為色彩,易導致工作的公益性有失公平。

4、求多不精導致檢索效率低效

檔案檢索方式目前主要包括手工檢索和計算機檢索。但實際工作中傳統的手工檢索仍占有相當比重。為簡化檢索程序,節約時間,各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作,編制了多種形式的檢索工具,但編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象,誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高,反而導致實際操作過程中的效率低效。 

二、把握時代與實際工作要求,做好檔案管理工作的對策 

在新的目標要求下,我們一方面應該提高檔案管理工作的高效性,滿足不同人群對服務的訴求。另一方面,更重要的是實現檔案管理的規范化和建立公平正義檔案管理制度的工作目標。

1、加強檔案工作人員專業技能和素質的再深造

檔案管理工作深入化有利于經濟增長,也有利于社會進步、政治穩定、更重要的是與構建和諧社會密切相關。因此,檔案管理工作人員的專業技能與素質的提高是保證這一工作深化的基礎。要多充實有精湛專業知識及專業技術、技能的人才。但更切合實際的是加強現有人員的再深造教育。要使現有人員“不甘現狀”,認識到社會經濟的快速發展,新行業、新領域的不斷擴張,勢必沖擊原有的檔案業務的管理思路和服務工作。因而加強自身的業務及專業的再深化、再學習,拓寬視野,提升對所涉及工作領域的現狀及發展動態的了解,將檔案學科新理論、新技術引入現有工作中,對其進行相應的指導和改進,將傳統的單一思維轉化為多樣復合思維。與此同時,應制定相應的鼓勵政策,切實有效地推行專業繼續再教育。 

2、激發檔案管理人員的工作積極性 

(1)轉變服務意識。檔案工作人員面臨的工作是長期、單調且枯燥的,工作方法也相應地較為傳統而落后,如何應對市場變化的靈活性,超前服務于市場、社會和企業,成為檔案管理工作人員應關注的焦點。因此,改變工作人員的意識,將主觀意識中伸手的概念調整為先行和創造,即檔案工作人員由事后收集材料者轉變成為事前介入、事中參與的共同參與者,從而形成新的檔案工作理念。

(2)強化激勵機制。打破“鐵飯碗”,引進適宜競爭激勵機制,積極推行聘任合同制,通過這些手段對現有人員優勝劣汰,實行擇優上崗,使得能者上庸者下,從而激勵檔案工作者重新對自身工作有新的認識,激發個體的潛在工作活力,最大限度地發揮個人能力,開拓創新工作局面。

(3)重新定位,實現自我價值。由于對檔案工作重要性存在誤解,使得工作人員為工作而工作,忽視了自我價值及自我從事職業對社會影響的認知。因此,相關領導應加大對檔案管理工作重要性的宣傳和教育工作,使人們特別是檔案人員對工作有重新定位。促進檔案人員積極進取,糾正以往守攤看點,倉庫保管員的認識,提升自我職業認同,最大程度發揮自我能力,為檔案管理工作創造更豐厚的社會效益和經濟效益貢獻自身力量。 

3、加強信息化建設,發揮檔案工作在構建和諧社會中的作用

如今在激烈競爭的時代,人們對檔案服務的需求越來越高。我們的專業標準正在日益趨近發達國家,無論法律、技術、物質都要和國際接軌,我們要認真努力改變檔案服務的薄弱環節,努力滿足公眾需求。不能只做一些門面工程、形象工程。要給大眾提供其服務的實在性,面向公眾提供具體檔案查詢利用服務,使檔案的現代化與企業的信息化同步。為達到此目標,檔案部門應最大程度利用現代化電子技術,在適應檔案自身發展的基礎上,實現檔案的現代化管理。為防止電子檔案有誤對實踐工作帶來危害,應建立專職部門負責檢驗電子文件。

要糾正檔案的現代化建設就是簡單地用計算機代替手工勞動的觀念,更不能錯誤認識檔案的現代化建設就是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去。應正確的認識我們是借助現代化信息技術,結合先進管理理念,從而改革檔案管理中不適應時代要求發展的一些做法,它是更高層次的認識,因此要求我們不斷吸納接受新知識,使檔案管理工作在構建和諧社會中發揮重要作用。

4、與時俱進,開拓創新,確立檔案工作的新觀念

檔案信息使用周期加快,需求量增多,尤其是科技檔案和經濟類的法規文件的使用率大大提高。大多數科研部門面臨著改制,將有更多的科研成果走向市場,怎樣迅速地把科研成果轉變為生產力,需要檔案部門提供大量科技檔案資料和經濟類的法規文件,為領導決策、為生產、科研、經營管理等提供有價值的信息。同時,由于經濟的快速發展,要求政府工作提速,也要求檔案工作提速。

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【參考文獻】

李晶群.與時俱進開拓檔案管理工作的新思路.牡丹江師范學院學報(哲學社會科學版),2005.1.126-127.

[2] 李文娟.淺述學校檔案管理工作的新思路.安陽師范學院學報,2003.107-108.

篇9

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

隨著改革開放的不斷深化,經濟社會的不斷發展,在人民群眾生活水平逐漸提高的同時,仍有部分職工的生活遇到了暫時的困難。工會組織作為職工利益的代表者和維護者,大力發揚扶危濟困的精神,積極構建困難職工幫扶體系,而困難職工檔案正是各級工會組織掌握困難職工群體狀況,開展送溫暖活動和幫扶救助工作的一項重要基礎性工作。

一困難職工的困難原因分析

1、患大病所致。眾所周知，現在醫院的醫療費用十分昂貴，加之醫保報銷比例不高等原因，患了大病的職工難以承受。患傷風感冒之類，到醫院也需要數百元治療費，如果是大病、重病，其治療費用對于困難職工來說簡直就是天文數字，可望而不可及。對于來訪的職工尤其是困難職工，幫扶中心始終堅持“群眾利益無小事”的原則，傾心竭力地進行幫扶救助，最大限度地提供優質高效服務。

2、因子女上學所致。目前我國中小學雖然實現九年義務教育，但是義務教育階段衍生出來的費用、大學階段的費用對于困難職工家庭尤其是人均收入不足460元的特困職工家庭來說，確實難以承擔。一名大學生一年的費用需要上萬元，對于他們本身來說絕對是負擔不起的。但是為了子女的未來，東拼西湊借來了學費，家里也就一貧如洗。

3、因單親收入低所致。在單親家庭中，一個人收入有限，不但要承擔子女的撫養費，還要履行贍養父母的義務，生活上更是雪上加霜，難上加難。

二 、建檔范圍

困難職工檔案建檔范圍如下：

2.1、家庭人均收入低于當地最低生活保障線，經企業救助后生活仍十分困難的困難職工。

2.2、家庭人均收入略高于當地最低生活保障線，但由于疾病、子女教育或意外災難等原因，不能維持基本生活的困難職工。

2.3、因各類自然災害或重大意外事故等原因造成生活特別困難的困難職工。

2.4、因勞動經濟等合法權益受到侵害需要法律援助和就業遇到困難的困難職工。

2.5、殘疾職工

三、對困難職工檔案進行重新摸底或系統整理

3.1、建立正式檔案

（1）申報條件（2）提交審核材料（3）填表有關要求

3.2、建立臨時檔案

（1）家庭人均收入高于正式困難職工建檔條件，因為患大病及突發性事故等原因當年致困的在職職工，只進行臨時救助，建立臨時幫扶檔案。

（2）過去幫扶管理系統內已經接受過救助且人均收入高于建立正式困難職工檔案條件的職工，全部轉為臨時檔案。

（3）退休職工原則上不列入幫扶范圍內，確有特殊情況的，應建立臨時檔案。

3.3、建立檔案及整理檔案應避免的邏輯錯誤：

①性別。不得填錯性別；

②婚姻狀況。已婚的應當填寫家庭成員，單親的應當填寫撫養子女的姓名，離異且未再婚的不得填寫配偶姓名等；

③健康狀況。標明有大病的，應當注明患有何病，不得在健康狀況欄內填寫健康或良好,并將大病證明（掃描件）上傳到個人電子檔案附件；其它附件參照此辦理；

④收入狀況。家庭年收入等于家庭各成員月收入×12的總和。

四、 存在問題

4.1、資金籌集難。資金是困難職工幫扶中心開展工作的物質基礎，也是建立工會幫扶長效機制的基石。但是現在幫扶中心面臨的一個重要問題就是經濟基礎薄弱，缺乏持久經濟支撐，沒有穩定的資金來源渠道，制約了工會幫扶工作的進一步深化。

4.2、與社會保障體系缺乏有效溝通和銜接。困難職工幫扶中心作為工會幫扶工作的平臺，基本上是工會自己單獨運作和管理，與行政相關部門溝通和協調不夠。

4.3、幫扶力量有限。作為群眾組織，無論是在經濟上、政策上、信息上都無法與行政職能部門相比，幫扶的力度不夠，對困難職工不能從根本上給予扶貧救助。

五、幫扶工作主要做法

5.1、深入開展“三聯系”活動，進一步強化和完善維護救助體系。

5.2、積極探索建立困難群體幫扶救助長效機制。研究制定了《測井公司困難職工幫扶救助管理辦法》，對幫扶基金來源、融資方式、救助范圍、標準及資金使用管理進行規范。對基層困難和困難職工反映的問題做到能辦則辦，能幫則幫。

5.3、切實關心困難群體，特別是企業改革中新衍生出的困難群體。把弱勢群體的幫扶作為每年工會工作的重點，通過健全幫扶網絡，規范各類困難群體檔案，落實幫扶措施，不斷完善幫扶機制，加大扶貧幫困工作力度。

5.4、切實關心協解人員基本生活，積極推動協解人員再就業。公司成立了臨時用工管理辦公室和協解人員黨支部，具體負責協解人員的日常管理，幫助再就業。

5.5、在殘疾職工的幫扶方面：一是配合管理局工會開展了愛心復明工程和扶殘助行工程。二是用好國家政策，積極協調為殘疾職工退稅。三是結合全國助殘日，大力弘揚人道主義精神，倡導扶殘助殘的良好社會風尚，采取座談會和走訪部分殘疾家庭等方式進行慰問。

六加強檔案管理工作的思考和建議

6.1 加強領導，提高思想認識。一是加強領導。各級政府和部門，承擔起歷史的重任，加強對檔案工作的領導，以及檔案工作納入工作日程。一是轉變觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大力度依法治檔，并提高全社會，特別是各級領導對檔案工作重要性的認識和關注，用改革的精神研究新情況，解決新問題，不斷推進檔案事業。

6.2 完善的管理體系，提高管理水平。一是提高檔案管理組織網絡。檔案部門應加強自身建設，密切與企業領導，各部門承擔的重要職能，監督和指導，加強檔案管理人員的培訓，教育和能力培養。二是完善檔案管理規定。認真梳理當前各種檔案管理的具體規則和法規和行業標準，做各種文件可以及時歸檔，按時移交，確保重要文件分類收集齊全，整理規范。三是加強檔案管理隊伍建設。各級應配備必要的人員，通過各種途徑提高自己的專業水平，并穩定檔案管理人員。

6.3、完善基礎設施，優化硬件環境。一是要加快推進企業信息檔案中心的建設步伐。二是改善各級檔案室條件。6.4、加快信息化建設，提高服務能力。一是檔案管理部門要想方設法，創造條件，積極跟上信息化建設步伐。二是鼓勵有條件的部門、企業率先開展創建數字檔案室，加強單位電子文件的安全保存和規范管理，確保電子文件的安全。

七、新做法：建立幸福檔案，探索長效機制。

在摸清企業各個職工群眾家庭現實信息、建立相應電子檔案的基礎上，科學評價每個家庭的“幸福指數”，切實加大針對不同家庭的幫扶、關心和救助力度，努力探索形成“加強群眾工作，建設幸福測井”的長效機制。一是定期對困難群體進行統計調查摸底。建立困難家庭“幸福檔案”，落實幫扶措施。 建立“干部下基層，服務進家庭”工作機制，要求黨員干部在到困難家庭服務的過程中，必須做到“四知、三推動、一引領”，即知職工家庭基本情況，知職工家庭經濟情況，知職工家庭和諧情況，知職工家庭困難情況；努力推動職工家庭和諧更進一步，努力推動職工家庭困難有效解決，努力推動職工家庭更加積極踴躍地投入到公司生產經營建設；引領職工家庭牢固樹立共建共享建設“幸福測井”的理念。堅持落實干部做好群眾工作“一崗雙責”制度，健全干部包戶制度，做到領導掛點、部門（單位）包片、干部進戶，落實督查考核制度，量化細化考核目標，定期進行考核，定期公布考核結果。

結束語：

隨著改革開放的深入和經濟社會的發展，檔案工作已經越來越多地滲透到社會生活的各個方面，檔案所涉及的領域更加寬廣，內容更加豐富，載體更加多樣。檔案在各個領域的基礎性地位和服務日趨突出，對于推動經濟社會發展、促進精神文明建設和民主法制建設起著越來越重要的作用，尤其在信息網絡、文化產業、政務公開和社會民主發展進程不斷加快的新形勢下，作為信息、文化、政務工作一部分的檔案工作，其地位和作用更顯得重要。為此，做好檔案工作，有效地保護和利用檔案，與經濟社會發展相適應的具有先進水平的現代檔案事業體系。

參考文獻：

[1]朱玉媛.現代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社,2002.

[2]蔡秀萍.流動人員人事檔案管理面對面[J].中國人才,2006.

篇10

（一）需要配備高素質的檔案管理人員

在大多數灌區的工作人員都是水利技術人員，而灌區檔案管理人員也多數是在這些人員中抽調的，這就導致長期以來灌區的檔案管理人員具有較強的一線施工經驗，但對于檔案管理工作，由于缺乏系統的學習和培訓，所以對于檔案管理工作還有許多欠缺的地方，缺乏對灌區工程檔案管理工作的正確認識，覺得只是簡單把資料收集整理下就可以，對管理工作缺乏認真性和責任感，更沒有創新精神。目前我國處于社會快速發展的新時期，工程檔案管理與工程質量其重要性處于同一水平位置上，任何一個環節檔案材料的缺失都是對工程質量不負責任的表現。所在灌區需要加強檔案管理工作，做好檔案的收集和整理工作，加強檔案的開發和利用。這就需要在進行檔案管理人員配置時要選擇專業的人員，而且還要加強對人員的培訓，能夠嚴格履行檔案保密性的原則，遵守檔案管理職業道德，熟練掌握檔案管理的專業理論知識，明確各項工程中的歸檔要求，從而加快灌區檔案管理水平的提升。

（二）檔案室的配備

檔案管理工作還需要有一個良好的保存環境，即配備一個科學、合理，能夠滿足檔案各項防護工作的檔案室。因為在檔案管理工作中，不管前期收集和整理工作多么完整和合理，但都離不開后期的管理和保養工作。工程檔案資料許多都是紙質性質的檔案，這類檔案對保存環境具有較高的要求，否則在一定時期內，這部分紙質檔案則會發生霉變和蟲蛀的情況，這時檔案則無法滿足查看的需要，無法進行開發和利用，所以在進行工程檔案管理工作中，需要加強檔案室的建設和管理工作，配置合格的各項管理器材，而且在保管過程中，利用拷貝、掃描和復印等功能，確保檔案資料能夠滿足各項歸檔的要求，在新形勢下，進行檔案室建設管理工作中，確保其能夠滿足各項防護工作的需要。

二、加強灌區檔案管理的具體建議

（一）強化灌區檔案工作的組織領導

隨著形勢的發展和上級領導機關對檔案工作的要求也越來越高，我們更加清醒地認識到加強檔案管理工作對新形勢下提高灌區工作管理水平的重要性。所以灌區領導應本著對歷史負責、對后人負責、對法律負責的態度做好檔案管理工作。根據灌區管理的特點，把檔案工作納入全年工作計劃，做到年初與灌區管理工作一起研究、一起布置、一起安排。為把檔案工作落到實處，根據檔案管理要求，分管領導經常檢查檔案工作，當檔案室遇到工作困難時，能夠及時加以解決.

（二）進一步加大檔案安全保管力度

檔案工作安全保管工作重中之重是順利開展檔案管理工作的基礎。我們的檔案庫房在達到防蟲、防鼠、防潮、防塵、防盜、防強光、防高溫八防要求的基礎上，又更新了更加先進的防盜設備，安裝了紅外監控設施，確保了檔案庫房的絕對安全。增強檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。檔案工作人員能夠嚴格執行檔案安全保管制度、保密制度，堅持糾正和制止個別人員不遵守保密制度的現象，加強管理，確保了檔案安全。

（三）加快推進檔案電子化管理的進程。

隨著信息技術的發展，檔案管理電子化是檔案管理工作發展的重要方向。灌區應加大對檔案管理工作中軟、硬件設施的投入，加強計算機技術人才的培養，積極借鑒相關部門的成功經驗，

（四）加強檔案管理和利用的規范化