導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案信息論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

1檔案管理工作開展得比較好、有一定業務基礎。這類企業的檔案工作一般歸屬于總經理辦公室，由原中方檔案員兼管，檔案工作的開展基本按照國家規定的各項程序進行，建立了明確的檔案管理制度，對于檔案的收集、整理、登記、分類等工作做得比較規范。

2檔案工作剛剛起步，基礎比較薄弱。這類企業一般規模比較小，開辦時間也比較短，各崗位人員比較緊張，沒有配備專門的檔案人員。但企業領導具有一定的檔案意識，檔案工作處于初創階段，并為檔案工作創造了一些條件，這對企業今后檔案工作的發展還是有利的。

3檔案工作無人管理或無中方人員管理。這種類型的企業不少，其中又分為兩種情況：

其一，企業不重視檔案工作，領導缺乏檔案意識，不設檔案人員，企業在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。

其二，較大規模的外商獨資企業中，外方對檔案工作比較重視，也設有外方人員對檔案進行管理，但是中方無權對其檔案進行管理，造成這部分檔案信息的流失。

三資企業是改革開放后出現的新生事物，三資企業的檔案管理也對傳統的檔案管理理論提出了新的研究課題。究詰起來，造成三資企業檔案信息的流失這一問題的主要原因表現在以下幾個方面：

1檔案分散，所保存的檔案中原件少，復印件多，外方的檔案尤其是技術檔案，中方無法保管。對于外方來講，怕技術泄密是檔案分散保存的一個重要原因。從國外引進的重要技術資料、市場信息等科技檔案，一般都控制在外方手中，中方的檔案工作無法開展，沒有有效的控制手段。而企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記、合同公證等檔案掌管在相應的當事人手中，事后不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接導致檔案信息資源的部分流失，也使得檔案的憑證作用減低。

2檔案人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識。三資企業為提高工作效率，往往不設立專門的檔案人員，而采取兼職的辦法。三資企業中的人員一般來講綜合素質較高，但是缺乏檔案方面的系統理論和實踐知識。在企業中缺乏有效的檔案管理制度，沒有把檔案工作納入職責范圍。這也使得檔案工作在三資企業很難開展，導致一大部分檔案信息的流失。

3在三資企業中從投資者的角度看，檔案不能給企業帶來效益或者說短期內無法從對檔案的投入上獲得回報，所以索性不對檔案進行投入。尤其是從資方的角度看，企業建設速度越快，越早日投產，贏利越早，短時間內收回投資即已經達到目的，無須再額外投入，從一開始就沒有把檔案工作納入企業建設中去。這就使得檔案工作的發展置后于企業發展速度，也造成一部分檔案信息資源流失。

檔案信息是一種無形資產，是國家的寶貴財富，在改革開放的今天，對三資企業發展過程中檔案的管理，也是對國家財產的有效保護。為使檔案信息資源不流失，針對上述問題應主要采取以下對策：

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2檔案信息化發展的技術環境和政策環境

2.1檔案信息化發展的技術環境

從檔案信息化的進程上看，其技術環境主要是包括計算機網絡的普及以及各種辦公方式的優化，做好檔案信息的收集、整理以及存儲和利用工作是實現檔案信息管理的重要環節，在各個關節中都需要將先進的信息技術應用到其中。所以說，各種技術設備和方式的共同作用逐漸完善了檔案信息化的進程。另外，還需要提供良好的硬件設施，實現檔案信息的資源共享工作，同時保證檔案信息傳遞的快速和便捷。

2.2檔案信息化發展的政策環境

由于檔案管理的信息化實現給檔案管理工作帶來較多的便利，因此，國家對這一問題加強了重視。在相關的法律法規中提到了關于檔案信息化建設的重要內容。這些舉措都是為檔案信息化創設一個相對比較公平且開放的環境，使得檔案信息能夠發揮自身的優勢作用，實現全國性和規范性的特點。另外，檔案信息的真實性和準確性特點也需要科學的政策環境作為背景，各級單位或者是機關等都應該充分應用網絡的相關資源實現檔案管理的高效性。不得不提到的是，檔案信息的檢索功能越來越受到人們的高度重視，在實際的應用中，需要保證應用的快捷性。

3電子檔案信息管理存在的安全問題

檔案管理的安全問題直接影響到檔案管理機構的機密或者是相應工作的進展。因此，保證檔案管理工作的安全性，做好安全保證工作，能夠有效的解決電子檔案信息管理工作中出現的眾多問題。雖然檔案管理工作人員眾多，但是工作中出現的問題比較嚴重，其中包括以下幾個方面。

3.1物理安全問題

物理安全問題是檔案信息化中最為主要的問題，所謂的物理安全主要是指檔案信息存放的條件以及環境，檔案信息多以電子形式保存，因此，保存的溫度和濕度等都需要控制在相應的范圍內。盡量避免出現消磁，毀壞會這是盜竊的問題。從目前電子檔案的管理工作上看，出現破壞的可能性主要有表現在兩個方面，第一是計算機自身的軟件和硬件方面的問題，另一方面則是人為因素。可見保護電子檔案的安全性需要做好輻射的防護，提升工作人員的操作技能等等。

3.2軟件安全

軟件是計算機系統的重要組成部分，只有保證軟件的安全問題才能實現檔案信息的正常運行，提升利用程度。軟件和硬件都是比較重要的兩個方面，要在運行的過程中嚴格按照相應的標準以及規定來進行，同時對軟件的使用權限進行控制，同時還需要對電子檔案進行歸檔和整理，避免黑客對檔案信息進行拷貝和篡改。

3.3數據安全問題

數據安全才是檔案信息安全的基本，電子信息的保護就是要保證信息不被泄露。同時在電子檔案的軟硬件共同作用的前提下，需要更加注重對數據安全問題的重視。為了保證安全問題，需要將檔案信息進行備份處理。通過科學的介質來進行傳遞，提高其利用程度。還可以根據檔案信息的使用頻率來設置權限，這樣才能保證檔案信息的數據安全問題。

3.4網絡安全問題

在計算機系統應用的過程中，可能會受到網絡節點的制約，形成一定的破壞性，直接影響到計算機網絡的安全性，對于檔案信息的安全程度也會產生嚴重的影響。而且網絡問題的出現也會造成其他問題的產生，所以需要根據電子信息檔案的相關內容以及應用的特點來設置相應的防火墻結構，做好安全技術的推廣，對網絡安全問題進行嚴格地控制。在此過程中需要將網絡監管工作落到實處，選擇專業的工作人員來進行這一工作。

3.4.1單位的安全防范意識要加強

改進服務的方式增加新的舉措，提高創新性，在共享電子檔案信息資源的前提下，要加強安全性防范，在共享電子檔案信息的同時注意信息流失，除了給計算機各類用戶提供計算機網絡提供優質服務的同時，在技術時上要加強管理，最終做到信息服務的最優化。

3.4.2重視基礎設施的建設提高應用系統的維護

在提供了高效便捷的服務下，我們還要重視基礎設施的建設提高應用系統的維護。對那些突發性的災難，在安全上要有積極的應對措施，并最終達到綜合性和智能化的電子檔案管理。

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2數字檔案信息標準尚不健全

目前，影響數字檔案信息安全最大的瓶頸問題就是標準的不健全，造成這一問題原因主要有：首先，從橫向上看，部門與部門、單位與單位之間的藩籬，影響標準的統一性。國家檔案局雖然出臺了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《全國檔案信息化建設實施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》等文件標準，但總體來看，這些標準要求相對比較寬泛，缺乏可操作性，并允許各單位根據實際情況進行再次開發設計，降低了統一的規范性要求。不少單位就自搞一套，而相互間兼容性又不夠，導致數字檔案管理系統的通用性、共享性較差，無法實現單位間檔案信息的無縫交流，甚至出現“信息孤島”現象，如若該單位發生災害等情況時，檔案信息很難恢復重建，嚴重影響數字檔案信息的安全。其次，從縱向上看，不少單位為追求上項目、造聲勢，開發出管理軟件沒有充分考慮信息技術發展帶來的影響，一些看似當前管用、可用的管理系統，若干年后很難保證還可以繼續使用，若要重建或并入其它系統，原有檔案信息的格式多種多樣，很難保證在新系統中全部繼續可用。

3數字檔案信息網絡系統自身的安全漏洞

各種信息網絡系統都不同程度地存在有一些漏洞，給信息管理帶來安全隱患，數字檔案網絡系統也不例外，其自身的安全漏洞嚴重影響著數字檔案信息的安全。其一是網絡通信協議的安全漏洞。多數檔案信息網絡是依托開放的網絡平臺，所使用的網絡通信協議如TCP/IP協議等，也是大家所熟悉的，但這些協議大多帶有安全漏洞。其二是各類軟件的安全漏洞。檔案信息網絡所采用的系統及應用軟件，在開發過程中不可避免地都會存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后門，這些后門和漏洞極易被黑客所利用，造成對數字檔案信息的擴散、盜取、篡改等，嚴重時可導致整個系統的崩潰與癱瘓。其三是感染病毒。為方便信息查詢和利用，檔案信息網絡系統都提供有用戶登錄功能，有的還能自行下載保存檔案信息，這也為計算機病毒的傳播提供了便捷途徑，加之有些系統的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速傳播，給數字檔案信息系統造成較大的安全威脅。

4存儲介質的選擇及保存環境不當

數字信息存儲技術快速發展，使得存儲介質的存儲容量不斷翻新，而不同類型的檔案信息對介質的要求也不一樣，因此存儲介質的選擇成為了其中的關鍵。如何選擇存儲介質，也沒有絕對的標準，為了能使數字檔案信息長期安全地保存，應根據數字檔案信息自身的特殊要求，正確選擇符合實際、質量過硬的存儲載體。但有些單位在選擇存儲介質時，沒有全面考慮檔案信息的自身要求，更多由于受經濟承受能力的制約，選擇一些所謂"質優價廉"的產品，對存儲在其中的檔案信息造成極大威脅。存儲數字檔案信息的載體多為光電介質或磁電介質，這些載體對環境的適應力較差，受溫度、濕度、磁場強度等外部因素影響較大。因此，保存數字檔案信息的載體對物理環境的要求比傳統檔案保存環境更加苛刻，應滿足恒溫、恒濕、避免腐蝕性氣體、遠離靜電及磁場干擾等條件。但不少單位缺少這樣的環境條件，只能將這些載體置于普通環境中，這就加快了其老化速度，容易出現各種故障，使存儲在其中的信息讀取不出來。

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在當前的社會轉型期，社會治安形勢日益復雜，突出表現是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴峻形勢使公安機關面臨著極大的壓力，而公安機關檔案管理信息化建設，對于警務創新、提高執法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩定的過程中，發揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機關的檔案工作取得了很大進步。但是，我們也應該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應在實踐中努力解決。

1公安檔案信息化的現狀

目前，公安部正在實施金盾工程，大力進行信息化建設，從而使公安機關的檔案存儲方式發生了根本變化，由紙質檔案轉變為電子檔案。各地各警種分別建設了各自的數據庫來存儲相關的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監管人員、機動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護社會治安、打擊犯罪等工作中發揮了重要作用。如根據在逃人員數據庫進行網上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。

另一方面，由于公安檔案信息系統建設中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進行簡單查詢和統計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發揮，阻礙了警方工作效率的提高。

1．1各警務數據庫彼此缺乏聯系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網絡，然而由于種種原因，這些網絡未能有效互連，導致檔案信息不能在數據庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。

1．2警務數據庫中檔案數據的異構性問題突出。各地警方一般根據本地財力等條件進行金盾工程建設，信息化的標準、水平不一。目前各警務數據庫中檔案信息的種類繁多，且信息標準、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強，成為制約檔案信息共享的一大障礙。

1．3許多公安應用軟件不能充分滿足業務需要。表現在軟件開發環境不成熟，功能比較單一、運行不穩定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業務工作：有的公安機關投入了巨額資金建設信息網絡，卻因應用軟件不配套，只能進行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統的運行效率很低。

2知識發現技術對公安檔案信息化建設的意義

不可否認，公安檔案信息化建設取得了巨大成績，各警務數據庫已存儲了大量的檔案信息。能否充分發揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設成效的重要標準，也是提高警方工作效率的關鍵。如果將知識發現技術應用于警務數據庫系統，則能從海量的檔案數據中自動發現令人感興趣的知識，如自動發現原本需經領域專家分析才能得到的案件線索等，從而為警方進行科學決策提供必要的支持，這對于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進而提高公安檔案信息化建設水平都具有重要的意義。知識發現技術的作用具體體現在以下幾個方面：

2．1在案件偵破方面，總結各類案件的發生規律，預測未來的防范重點，指出可疑人的特點，劃定犯罪嫌疑人的范圍，對案件進行串案并案，為案件偵破提供偵查方向和線索。

2，2在交通管理方面，監測路面狀況和交通流量，總結交通事故的發生規律，及時制定對策，有效疏導交通，以及減少交通事故的發生。

2，3在警力配置方面，科學、合理地安排警力，以應對突發事件：在消防調度決策中對人員、車輛配置、水源安排、最佳路線選擇等提供最佳方案。

3知識發現技術發展與應用概況

數據庫中的知識發現(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又稱數據挖掘(DataMin-ing,DM)，是從海量的檔案數據中提取出需要的知識的技術，當今的世界正處于一個“數據爆炸”的時代，但是要從浩如煙海的檔案數據中獲取真正有用的或感興趣的知識卻非易事，即所謂“人們被數據淹沒了，卻饑餓于知識”，于是數據庫中的知識發現(KDD)技術應運而生。KDD一詞首次出現在1989年8月由美國人工智能協會組織的第11屆國際人工智能聯合學術會議上，此后，KDD研究吸引了越來越多的研究者。近年來，國內外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、機構競相投入大量資金以推動KDD的理論和應用研究，眾多企業也正在或將要實施以知識發現為基礎的商務智能項目。一個著名的例子是美國加州WalMart超市對長期積累的顧客購物檔案數據進行數據挖掘，結果發現購買紙尿布的顧客通常也會購買啤酒。經進一步調查發現，這一地區的不少已婚男子常在下班回家的路上幫太太買紙尿布，順便會買一些啤酒，于是銷售主管立即進行貨架調整，將紙尿布和啤酒的貨架擺在一起，并在附近擺放了許多佐酒的小食品，結果幾種商品的銷售量都顯著上升。

在警務領域，美國警方使用通用或商務數據挖掘工具，已實現了對知識發現技術的初步應用。如FBI將MicroStrategy商業智能平臺的報表及分析軟件應用于反恐及調查工作，以及警方將地理信息系統(GIS)與犯罪信息中心(NCIC)相結合，從中發現犯罪線索、總結發案規律和進行犯罪預防等。

我國警方現已初步建成了一些警務檔案信息系統，但目前這些系統并不支持真正意義上的知識發現任務，國內在警務領域對知識發現技術的研究離實際應用尚有相當遠的距離。

4實現警務領域知識發現所要解決的關鍵技術問題

知識發現研究的發展趨勢是強調面向領域、面向最終用戶和面向實際應用，在警務領域應重點研究解決以下問題：

4．1數據倉庫和元數據技術。通過運用數據倉庫技術來集中各個孤立的數據庫中的數據資源：通過元數據來管理異構的數據，最終可實現各部門的數據共享。

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我國已進入文化創意歷史時期，檔案信息管理創新對于文化創意有著重要的基礎作用和助推作用。

檔案資源是國家信息資源的重要組成部分，如何利用現代信息技術，特別是數字化網絡技術，實現文化創意實現深層次開發，是國家信息化建設給檔案行業所提出的新課題。因此，加快檔案信息系統化建設和管理就成為擺在我們面前的當務之急。

一、檔案信息化是文化創意的基礎

信息化包括六大要素，即信息資源、信息網絡、信息技術應用、信息產業、人才培養及信息政策法規。從這個意義上說，檔案信息化就是指檔案信息數字化、網絡化和自動化，從這個意義上說，檔案信息化就是指檔案信息數字化、網絡化和自動化，即在檔案收集、整理、編目、檢索和利用等各方面通過廣泛應用現代信息技術，全面開發檔案信息資源，加快實現檔案管理現代化的進程。承擔著人類“記憶”功能的各類檔案，是政治、經濟、文化等各項社會活動的原始記錄，是知識的積淀、智慧的結晶的階梯。它根植于人類社會的方方面面，產生于政府行政、軍事指揮、經濟籌劃、生產建設、社會治理、科技文教等各項活動。無論文化創意多么富有含金量和創新性，沒有這些學習資源的積累，再有能力創意與策劃者都是無源之水、無本之木。所謂長期積累，偶然得之，就是如此。

檔案信息內容的廣泛、多樣、豐富和本源性、回溯性和連續性等特征，在文化創意的思維活動中有著獨到的作用。檔案翔實地記錄著不同的歷史時期對社會具有保存價值的事實或數據、經驗或教訓、科技發明或理論構想，構成信息社會政治、經濟、科技、文教等活動賴以繼承、發展和創新的知識背景。它,與電臺、電視臺、報社、出版社、情報所、圖書館等各種信息生產、貯存、傳播的單位一樣，是知識經濟時代不可缺少的、十分重要的信息源單位，具有特殊的戰略價值。

我國即將迎來文化創意產業的期，加快檔案信息系統化建設和管理，對于文化創意不僅具有基礎性的支撐作用，同時，還具有創新意義。

二、檔案信息資源管理創新是文化創新的需要

總書記在黨的十七大報告中，提出了推動文化大發展、大繁榮的嶄新課題，意義重大，令全國人民振奮，令世界華人鼓舞。十七大政治報告用了相當的篇幅論述文化發展問題。“文化軟實力”、“文化創造活力”、“文化生產力”、“文化產業群”等新名詞頻頻閃現。報告提出，弘揚中華文化，建設中華民族共有精神家園是當今社會的一大主題。世界已經進入文化產業時代。以十七大為標志，我國已進入了文化創意產業這一新的歷史時期。文化創意產業已經成為我國支柱性產業之一，為了使文化創意產業更好的發展，迫切需要相應的理論跟進和指導，文化創意的特征和規律的研究具有理論價值和實踐價值。為了更好地為文化創意產業服務，我們有必要加強文化創意產業的基礎理論建設，也就是說，作為文化創意基礎建設的重要組成部分的檔案信息創新，也將有提到議事日程。

創意產業是以文化發展經濟為理念的，依靠的是文化資源優勢，使人文資源和文化優勢成為新的經濟增長點。文化是發展創意產業的靈魂。離開文化，創意產業如同沒有靈魂的軀殼。文化創意是對文化資源創造性的開發和利用，是文化對經濟社會發展滲透力、影響力的挖掘和拓展。高校既是培養高素質人才的重要基地，也是先進文化的創新基地和重要輻射源。高校作為社會文化、科學的中心，既是人類文化集中傳播的地方，也是新文化的誕生地。圖書館、檔案館等均為創意活動提供了良好的基礎平臺。

另外，文化創意產業歷史時期，歷史地把包括檔案信息資源在內的與信息業相關的行業、部門置于基礎的戰略地位，為帶動行業素質的提高和行業整體水平的全面進步，必然賦予檔案行政管理工作創新的任務和職責，檔案工作由于在文化創意歷史時期的新的使命，檔案信息工作的創新任務就凸現出來了。

三、為文化創意產業提供優質的信息資源的對策

現代社會在信息資源開發的廣度和深度、時間與空間上帶來規模化效益。因此,文化創意，無疑給傳統的信息行業帶來了全新的視角，檔案、圖書及其他文獻的存在形式和傳播方式,導致信息行業必須為文化創意提供準確、新穎的優質信息資源。

從目前的情況看，網上信息是檔案行政部門管理、指導、監督工作的“盲區”和“真空地帶”。從檔案信息資源為文化創意產業服務的要求出發，檔案行政部門應盡快行使對網上檔案信息管理的職能，加快建立檔案信息資源網,實施對網上信息資源的創新，用以適應時代的需要。

要加快實現檔案信息自動化系統和標準化、規范化建設。目前，主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。隨著文化創意產業的蓬勃發展，檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。并且一定要創新。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設的創新，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

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經濟的競爭和技術的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業內部受重視的人才的數量和人才的質量，對于整體的檔案建設中不僅僅是要加強檔案管理的技術性人才的培養和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強企業的檔案管理的人才信息檔案的培養，例如：整體的企業發展中的專長、教育背景等。

在企業的技術創新中，企業的檔案管理不僅僅是需要調控整體的技術性設施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發與傳播進行綜合性控制，這樣在調控資源建設中最大限度的為企業的發展提供準確、超前的資料信息，這樣在調控檔案信息的服務體系中進行管理與控制，這樣在調控中從而提升管理層面的控制，提高企業的現代化的管理水平。

企業技術創新中的檔案信息服務的發展方向

檔案信息化的建設服務是為了在特定的信息化管理中進行的檔案信息化控制的服務措施性建設，在檔案信息化服務當中，不僅需要調控企業發展的各個途徑的服務性建設，還能為企業的發展檔案管理提供系統化的信息管理，這樣提供系統化的信息服務。檔案的信息化管理不僅僅需要在調控資源建設中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調控信息資源建設，增強服務手段，并進而開拓服務領域，增強服務水平，提高整體的服務質量，為技術創新的服務體系創造有效地服務支撐，把握檔案管理的信息化服務方向。

1檔案信息數據庫開發服務。在企業的文獻管理檔案服務工作中，檔案的信息化調控不僅僅是擁有了服務的信息資源，還可以根據企業的整體性建設進行綜合性的調整，這樣建立有系統、完整的專題的數據庫，在信息資源建設中設立一定的平臺，為用戶提供特色的服務管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進行管理，這樣在檔案建設中不僅僅需要加強對信息資源的檢索控制，更重要的是企業的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。

2檔案信息咨詢分析與情報研究服務。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務管理模式，還需要對企業的檔案管理建設進行有效的技術性調控，這樣在基礎性情報管理中結合自身的發展情況，進行不同層次的進行研究與開發，對基礎性的調控進行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發展研究等，提出相應的對策，參與到企業管理隊伍里來。

3為檔案管理提供培訓服務。在檔案管理信息化建設中加強檔案的技術創新能力，作為企業整體的檔案服務部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓工作，還能利用電子定期的為企業提供一定的信息技術或者信息理論等方面的培訓工作，進而提高檔案培訓人員的素質水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進行調控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進行科學性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業自主創新和實施品牌的傳略服務。

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隨著現代網絡化進程的不斷深入，檔案管理信息化過程中對安全保密的要求越來越高。實施檔案信息化管理后，加強了自動化、效率化、網絡化的進程，數據經錄入后能夠被反復并且終身使用，提高了數據信息的共享，同時便于搜索，打破了傳統的“一本一本，一頁一頁”的檢索形式，實現了即時即地查詢，從而提高了工作的效率。

另外，數據檔案的信息化有利于信息數據的二次使用和研發，提供了整個工作的工作效能和市場的運用能力，使得檔案資料由單一的管理數據變成一種可再生能源。檔案信息化管理有利于提高整個單位的技術水平，為協助走向一體化的進程打下了堅實的基礎。

推進檔案信息化本身又是一把雙刃劍，資料的存儲與利用在實現高效便捷的同時也面臨黑客攻擊、設備老化、人員素質等諸多問題，一旦檔案信息特別是的重要檔案信息被泄露或遺失將造成重大政治影響和經濟損失。全力確保檔案信息安全成為檔案管理業界應當高度重視并認真加以研究解決的重要問題。

2 當前檔案信息化建設工作中應當引起高度重視的問題

檔案管理是一項具有機密性和專業性的工作。然而，在現實地檔案信息管理中由于制度不完善、信息系統漏洞、管理人員組織欠缺、故障原因等導致數據缺失或泄露，給檔案管理的安全保密帶來了不良的影響。

2.1 制度管理不完善

制度是檔案管理信息化的保障。然而，一直以來，我們國家在檔案信息化管理過程中的立法規范建設還存在一定的滯后性，尋找相關依據標準的時候不夠明確，另外，很多單位對檔案管理的重視程度不高，因此沒有形成健全的檔案管理的保密性法規制度，這為檔案管理過程中埋下了隱患。另外，管理規章制度不完善，借閱歸還手續沒有做好管理登記，人員流動的材料交接手續沒有按照正常的章程進行清點。

2.2 信息系統漏洞存在

現如今，安全形勢不容樂觀，人們往往關注硬件設備，而對信息系統的管理缺乏一個整體的規劃和系統的分析。此外，隨著攻擊手段和攻擊方式的不斷進步，原來的防御系統無法抵御日益強大的病毒和黑客，檔案管理系統的保密性越來越受到威脅。再者，硬件環境的不健全，為檔案信息化管理設置了障礙。比如，少數企業、事業單位的檔案信息化管理的存儲技術相對落后，用于檔案管理的基礎設施破舊，經常性發生故障，不僅不利于數據的更新，還會導致信息的缺失。

2.3 管理人員素質參差不齊

管理人員是檔案管理系統中的重要一部分。但是，一直以來的檔案管理人員所表現出來的品德缺失，職業素養不強越來越引起人們的關注。在過程中存在，管理人員保密意識不強、工作疏忽、監守自盜、惡意攻擊竊取等等現象。例如，有的人員容易將自私的思想帶到實際工作當中，缺乏大局觀念；有的人員對組織的忠誠度不夠，往往為了一己私欲將檔案數據占為己有，通過不正當的交易手段獲取錢財；有的人員由于生活習慣的偏差，經常性泄露信息；有的人員專業水平不夠，沒有經過專業的培訓，他們對計算機的操作能力不強，錯誤的使用導致硬件軟件破壞，數據缺失。例如，管理人員未經授權復制、偽造、銷毀相關檔案數據，影響信息的完整性和準確性。

2.4 故障導致數據丟失

在實踐過程中，由于運行環境的變化，硬件的破壞、系統的崩潰、不正當的操作或者病毒惡意的侵入和破壞等原因可能導致數據的殘缺或丟失。

3 破解檔案信息化帶來的保密安全難題應當采取的舉措

檔案信息化所帶來的保密安全問題直接聯系著一個單位的命脈。針對現在檔案信息化管理過程中存在的問題，通過分析研究，提出了要健全管理制度、完善信息系統、提高管理人員的素質（忠誠度、保密性、業務能力）、加強數據庫的定期備檔等方面的應對措施。

3.1 健全管理制度

國家要加強對檔案管理信息化的管理，通過制定一系列法律法規來規范檔案管理，為檔案管理的安全保密提供法律保障。各單位要根據信息化發展程度和工作實際，建立規范有效地信息化檔案管理機制。通過不斷地梳理檔案管理的業務流程，制定一套有利于發展的技術規范來細化工作流程和步驟。通過建立科學的、合理的、符合單位實際和特點的檔案信息化管理制度，制定可操作性強、便于更新的操作規程，形成約束力強、人性化的執行體系，落實責任歸屬制度，將檔案管理的職責權限分配到人，進一步明晰各種責任關系，做到賞罰分明。

3.2 完善信息系統

我們要按照“總體規劃、分步實施”的原則，除了要健全配置刻錄機、掃描儀、打印機等計算機硬件設備外，要不斷加強軟件的研制，廣泛運用現代化先進技術加強對計算機的監控管理程序、故障檢查和診斷程序、數據庫管理程序等研究和完善。通過網絡安全技術的鉆研和開發，為提高檔案管理信息化的保密性和安全性提供基礎保障條件；采用對訪問權限、網絡監測控制、防火墻的裝置等來加強對保密安全的管理。在實際的管理工作中，我們要按照自身的行業特點，依據單位實際情況，注重實效，深化管理，研發和推廣能夠適應單位檔案管理性質和特點，符合單位檔案管理職能需要的個性化信息化管理軟件，進而提高工作效率和使用程度。

3.3 提高管理人員的忠誠度和保密性及業務能力

管理人員隊伍建設是檔案信息化的關鍵，在很大程度上決定著檔案信息化發展的成效。檔案管理人員要更新現代化管理觀念，用發展的動態的眼光看問題，及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高管理人員的綜合能力和綜合素質，加強在計算機網絡、系統操作、工程技術等方面的培訓，同時要關注并重視管理人員的價值觀人生觀、對組織的認同感等的培養。例如，我們在檔案管理人員隊伍建設中，要加強人員的知識培訓，提高隊伍的綜合素質，完善整體的知識構架。同時，要招兵買馬，加強優秀管理人才的引進，尋找一些專業型、復合型人才，提升隊伍的綜合競爭實力。

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1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。

僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同

互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。

政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。

實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰略成為信息化核心內容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。

從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。

2、多種類型數字化信息的檔案化問題

在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。

（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，

支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。

（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。

雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。

4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。

網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。

③⑥《2006年中國信息化發展報告》。

④。

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2）檔案管理軟件及設備難以滿足現代化需求

而且軟件管理系統智能化、數字化水平較低，此外，由于缺乏足夠的靈活性，難以很好地適應機構調整對于檔案管理工作提出的要求，用戶查詢檔案信息的效率較低企業配置的軟件應用水平較差，實際管理過程中極易導致重要的檔案信息數據丟失。

3）管理軟件現代化程度不高

導致檔案查詢及使用軟件過程中出現難以查詢，或查詢信息錯誤等狀況。由此可見，亟需進一步深化檔案管理信息平臺的應用，加快構建統一、標準的檔案管理信息平臺，以解決這些問題。

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（二）城建檔案信息資源管理有待規范。城建檔案信息化建設的前提是管理的規范化和標準化。但是，在現實工作中城建檔案信息資源的管理還存在一定的不足。例如，在聲像檔案的保管方面，許多檔案館對已經處理過的數字化電子文件不重視，使得電子文件因空氣、溫度等影響而受損。同時，由于城建檔案在一定程度上實現了信息化。但是這種信息化的檔案恰恰是被束之高閣，而并沒有真正實現與網絡對接，轉變為“一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品”。這些管理方面的漏洞對城建檔案信息化建設帶來了壓力。

（三）城建檔案信息化建設資金有待投入。城建檔案的信息化、數字化建設需要相應的計算機、存儲、輸入輸出等設備，因此需要大量資金投入，這往往超出通常城建檔案部門所能承擔的范圍，再加上有的地方對檔案信息化建設不夠重視，導致檔案主管部門的撥款不足或是不能及時到位，使信息化建設進程緩慢或是不能有效開展信息化建設。

（四）城建檔案信息化工作人員素質有待提高。城建檔案信息化建設的關鍵在人。因此要推動信息化建設，工作人員首先要具備現代化網絡知識和專業知識，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現代技術水平偏低，缺乏相應的技術人才，尤其是城建檔案信息處理復合型人才。因此，盡管有的檔案館引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時，隨著城市建設的飛速發展，每年城建檔案館接收入館的檔案數量激增，由于目前的相應的工作人員數量有限，在檔案業務指導、查詢、利用等工作量已經飽和，根本沒有時間和精力去顧及檔案的信息化工作。

二、加強城建檔案信息化建設的對策

（一）積極開發城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據實際情況的需要積極開發適用于城建檔案信息化建設的軟件技術，建立安全穩定的信息軟件系統。在進行信息化處理過程中，要把安全、穩定和保密放在第一位，確保歸檔的數據和信息不被破壞和損毀。對于檔案，要采取嚴格的安全保護措施，一律不得與網絡連接；對于非文件，即使在網上查詢，也要采取身份確認、防火墻、數據備份等安全防護措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計算機病毒侵入造成數據破壞，確保軟件系統和和數據的安全。

（二）實現城建檔案信息管理規范化。在城建檔案信息管理實踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規范體系，建立管理、業務、技術三個層面的操作標準與規范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規范》、《城建檔案信息化技術保障細則》等規章制度，為城建檔案數字化管理提供制度保障。其次，要適應時代和社會發展的需要，積極探索網絡環境下的保護知識產權與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設評估體系，以評促建、以評促改，通過對城建檔案信息化建設與管理的評估來推動城建檔案信息管理規范化的落實。