導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案信息化管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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1學科技檔案的基本特征

醫院的科技檔案主要包括五個部分:公開發表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協作項目的協議書，技術轉讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：

1.1源廣泛

醫學本身是一個多專業的龐大科學體系，涵蓋了醫、藥、衛生、微生物、職業病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內容上還是形式上都十分散亂。此外，醫學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2利用價值高

醫學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內容包含了豐富的醫學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內外科研資料，包括成功或失敗的經驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。

2充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統。

根據醫院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為醫院建設中的重點問題之一。本文認為由于醫院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數、人力有限，醫院可充分利用醫院內部互聯網，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統，可促進充分發揮醫院科技檔案的作用。

醫院科技檔案管理系統可就以下幾個方面進行創建和完善：

2.1醫技人員個人信息管理

以科室為單位，將醫院醫技人員的個人科技檔案信息輸入醫院科技檔案管理系統。此系統可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執行匯報表、各項科研經費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。

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一是管理水平低下。街道辦檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。這大大制約了街道辦檔案的科學管理與有效利用率，無法滿足動態管理的需要，也無法實現信息共享。二是專業人才缺乏。要實現檔案信息化，必須要有與之相適應的專業人才，檔案信息化管理人員與計算機、電子軟件、網絡等打交道，不僅要有熟練的計算機操作技能，和獲取判斷運用信息的能力，還要精通檔案業務知識。從目前看，街道辦現有的部分檔案干部知識結構和專業水平難以應對新形勢的挑戰，極大地制約了縣級檔案部門檔案信息化建設工作的開展。

二、街道辦檔案信息化的優越性

一是方便快捷。無論是在街道建設中形成的，如衛生、計生、環境和文化建設等方面的內容，還是在街道服務工作中形成的，如服務機構、網絡設施、居民家庭、就業、培訓、救助、家政等方面的文件材料，都可以直接登記進入計算機，形成完整的、準確的街道辦轄區檔案數據庫。原始檔案數據進入計算機后，再利用其強大的分類組合、檢索、調閱、復制功能來建立完整的街道辦檔案管理系統，完全可以滿足社會的各項要求，凸現快捷、準確、方便、易于操作的效率優勢，能夠減少人力、物力和時間的極大浪費，使現代化設備物盡其用，群眾查閱立等可知，辦件事項不再是期盼和無休止的等待。實踐證明，街道辦檔案管理的網絡信息化運行，既提高了城市管理的檔次，又為創建和諧社會提供了服務保障，給社會經濟發展帶來了看得見，摸得著的效益和優越性。二是標準規范。制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現檔案信息化，應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象發生。三是安全可靠。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。為充分保證檔案信息的安全性，應采取物理安全策略；訪問控制策略；信息加密策略；網絡安全管理策略等，以確保系統的安全順利運行。

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二、企業科技檔案信息化建設面臨的主要問題

隨著我國檔案信息化建設的全面開展，企業、尤其是大型集團企業的檔案信息化建設相繼步入實踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設的逐步推進，一些制約企業科技檔案信息化建設順利發展的問題也逐漸顯現。

1．檔案分類整理基礎薄弱

由于大型企業或企業集團的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業性強、保管分散，加之現有的企業檔案分類規則定性不當、部分二級類目設置欠科學等，給企業科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導致企業普遍存在科技檔案分類整理基礎薄弱等問題。例如，目前企業檔案的分類整理多執行的是1991年7月4日的《工業企業檔案分類試行規則》[1]和2008年制定的國標《科學技術檔案案卷構成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設的發展，現行的分類和整理規則已不適應檔案信息化管理的需要，亟待進行修訂和完善。

2．缺乏統一的標準和規范

企業科技檔案專業性強、形式多樣、規格不一，且具有成套性等特點，其管理和數字化處理的業務標準和規范要求應與企業文書檔案有所區別。由于我國的科技檔案信息化建設總體上還處于起步探索階段，缺乏統一的技術標準和業務規范[3]，不同企業、不同專業、甚至同一行業內各企業的科技檔案信息管理系統異構，數據接口的通用性、兼容性差，不僅導致“信息孤島”現象的普遍存在，嚴重制約著科技檔案利用效率的提升，同時也加大了企業科技檔案管理系統建設和維護的成本。

3．檔案信息資源整合不力

據有關調查顯示，目前的企業檔案信息資源總體上處于分散管理狀態，尤其是企業科技檔案信息資源建設方面，企業與企業之間、行業與行業之間、地區與地區之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業科技檔案信息資源處于分散管理狀態，游離于信息化管理系統之外，嚴重制約著企業科技檔案信息資源的整合和有效開發利用，直接影響到企業科技檔案信息化建設的成效。

4．信息化建設人才極度匱乏

企業科技檔案信息化建設有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計算機網絡技術、具有信息化管理系統的研發能力，又精通檔案業務、通曉本企業科研生產常識的復合型專業技術人才。而目前的現狀是，企業檔案人員不具備信息化管理系統的研發能力，聘請的計算機網絡技術人員又不熟悉科技檔案動態管理的系統需求，加之通用的技術標準和規范并不完全適用于企業科技檔案信息化建設的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質、復合型人才匱乏已成為制約企業科技檔案信息化建設發展的瓶頸。

三、推進企業科技檔案信息化建設的措施

針對上述面臨的問題，筆者認為應從以下幾個方面采取措施，進一步推動企業科技檔案信息化建設的發展。

1．加快信息化標準體系建設

信息化標準體系建設不僅是社會信息化科學可持續發展的重要支撐，也是檔案信息化建設必不可少的重要保障。為此，國家有關部門應加強信息化標準體系建設。一是在現有的信息化標準規范基礎上，加快制定、修訂和完善有關信息化建設的標準、規范，加強信息化建設的通用標準體系建設。二是國家檔案行政管理部門應會同國家工信、科技、標準管理部門盡快研究制定、修訂有關檔案信息化建設的各種標準、規范，為檔案信息化建設保駕護航；三是各行各業行政管理部門，應根據本行業科技檔案的特點，研究制定各類企事業單位科技檔案信息化建設的專業標準、規范，使各行各業的檔案信息化建設更加有規可依。

2．加強企業科技檔案管理基礎工作

企業應根據本單位科技檔案的構成特點，加強科技檔案的基礎管理工作，使科技檔案管理分類科學、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應遵循企業科技檔案形成的特點和規律，注重科技檔案成套性、動態性保管及企業CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅實基礎。

3．整合信息資源進行科技檔案數據庫建設

數據庫建設是實現檔案信息化管理的基礎工作。大型企業或企業集團應根據所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業性強的特點，針對科技檔案實體管理分散的狀況，系統地分類整合企業檔案信息資源，加強各專業、各項目相關的科技檔案數據庫建設，為企業科技檔案信息化建設筑牢基礎。

4．注重研發企業科技檔案信息化管理系統

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當前電子信息技術的迅猛發展，在生活中普遍地應用到互聯網信息技術，在辦公中的應用是不斷趨于標準化、網絡化、自動化，大部分的工作都會依據計算機或是互聯網進行辦理，這對于工程的檔案管理工作帶來了新的要求，以往的傳統管理模式，已經不能適用于當今社會發展的步伐。因此對管理模式進行創新是對工程檔案管理的有效措施，構建健全的管理模式，將工程檔案存在的作用發揮到最大化。

一、工程檔案信息化管理的主要內容

對于工程檔案信息化理解主要以兩方面來闡述：一是工程檔案信息的網絡化與數字化進行有效的實現；二是有效地對工程檔案進行存儲、傳遞、接收和運用一體化；三是完成工程檔案的信息化的高度共享；四是要創新工程檔案的管理模式。如今，針對工程檔案信息化管理的內容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內容信息的存儲：工程檔案文件主題詞的自動標引；工程檔案的數據備份；工程檔案的文件目錄的打印；工程檔案的整理與文書立卷；工程檔案的保護以及庫房的管理；工程檔案的咨詢與借閱管理；工程數據處理的各個階段都依據有關行業的標準以及國家的政策作為構建依據的。

二、工程檔案信息化管理的必要性

因為工程檔案的反復查閱與長時間的保存，對于原件丟失或是損壞都是不可避免的，這對于工程檔案的利用和保管上帶來了極大的煩擾。通過對低檔平板掃描儀記錄的方式的應用，可以將大量文檔實現電子化存儲，對于問題的解決有著巨大的作用，在電子化存儲下，對于大量文檔的應用、查閱、管理方面還有待提升。信息化的管理模式的應用就是對于傳統的管理模式手抄記錄轉換為應用信息技術存儲工程檔案，這是工程檔案的管理取得的重要成果，還極大地提高了服務水平。可以說，信息化技術的運用是完成科學開發工程檔案資源的基礎。

三、當前工程檔案信息化管理面臨的問題

電子化信息的不斷發展，對于我國工程檔案管理帶來了新的機遇，但是同樣也產生了大量的問題有待解決。

（一）面臨安全與革新的挑戰

原本的工程檔案管理的中心主要就是為了運用、查詢，基于此來確保工程檔案管理具有更高的保密性。在檔案管理系統邁向新紀元發展空間中，會對應用系統進行有機整合，比如文檔管理一體化等。此類整合必須要應用新思維來處理各方之間的矛盾。除此之外，網絡本身與計算機系統之間還存在著一定的問題，不單單是硬件資源會受到自然的影響，還會受到人為破壞，并且數據信息與軟件資源容易受到病毒的侵害。在未采取相應的管理措施下，在安全意識方面也較為薄弱，這樣就給犯罪分子提供了可乘之機。

（二）面對標準化和法制化的挑戰

因為工程檔案自身的特點就比較復雜，最為突出的特點就是分散管理。因為多方面進行管理，各個部門都有屬于自已的一套標準，因此對管理標準化造成了巨大的困難。在工程檔案的立法方面也比較欠缺，致使眾多的工程檔案因為密集問題影響，而埋沒了自身存在的價值。

（三）技術支持不充分

第一，電子文件在實質上對于它的保管期限與保管條件等方面是存在著巨大的局限性，如果不能對其進行有效的解決，會造成適得其反的情況發生。第二，基于工程檔案信息化建設的初級階段，一些紙質的工程檔案經過電子儀器的掃描即可以轉化為電子檔案，盡管它的價格很便宜，但是掃描的時間較長，無法滿足將原始的紙質工程檔案快速地轉化為電子檔案。

（四）人員配備不合理

就當前的工程檔案管理人員而言，既有專業知識，又掌握信息技術的人很少，由于存檔的技術人員的知識較為單一，必然會出現專業與工作崗位不對口等問題。

四、推進工程檔案信息化的原則與措施

（一）工程檔案信息化應該遵守的原則

合理性原則。利用數字化方法來接受工程檔案文件，其應對規范性的原則要有持續性，構建于信息檔案有關的法律體系，只有這樣才會使電子文件順利地完成歸檔，對于傳統的工程檔案數字的保存與應用等工作來實現其標準化與規范化，避免重復建設、互不相容的狀況產生。安全性原則。由于網絡化、數字化的進程的不斷加快，網絡潛在的威脅也越見突出。所以，對于網絡安全技術的開發與研究力度一定要加大，要應用較強的安全措施，全面地保障工程檔案信息的安全。效益性原則。對于工程檔案信息數字化建設是一項艱巨的任務，在特定的環境下一定要遵守的是效益性原則，最為主要的是信息化工程的效益。選取數字化的內容主要是以經典為理念，核心要與社會應用的熱點進行有效的結合，把重要的工程檔案進行數字化處理，會收獲較大的社會及經濟效益；應用效果不大的對于工程檔案是是不需要數字化的，避免浪費財力、人力、物力。

（二）促進工程檔案信息化的措施

加強機讀數據的前期工作。如若想做好工程檔案信息化管理，那么機讀數據庫的存在是重要的組成部分。因為機讀數據的質量主要針對于管理系統的效率高低的決定，對機讀數據做好準備工作，提高對著錄、標引等方面的重視力度。檔案著錄的內容主要指檔案內容的選擇、分析、記錄的過程。形式特征主要是指檔案信息的外表，比如文種、標題、載體、形成時間等，內容特征是指依據檔案內容特點所揭示的項目，比如主題詞、分類號等。標引與著錄是對檔案內容的濃縮，這樣才會有效地將檔案信息輸入計算機中進行多方面的處理。重視光盤技術在工程檔案信息化管理中的運用。光盤主要是通過光電存貯技術、網絡技術不斷發展中的產物，是信息的檢索與信息存儲、電子化的歸屬。利用光盤進行存儲，其顯著的特點在于它的存儲密度高、可靠性強、壽命長等，它會把大量的工程資料刻入到一張光盤內，以此來實現計算機管理，對于原文件進行掃描錄入的方式，極大地減小了對庫房空間的占用，降低了存儲設備資金的投入，以此來減小成本。網絡化管理是工程檔案信息化管理的必然趨勢。網絡化是基于計算機管理模式快速發展下的必然產物，通過對網絡搜索，使工程檔案查詢速度非常快，也非常便利，它改變了傳統的借閱模式。計算機把網絡分為了上下級并且與各處室緊密相連，成為一個具有高效性的有機整體，來有效地銜接其他部門與檔案部門之間的各個業務，每一個部門都可以利用網絡進入到工程檔案信息庫中去查詢。網絡化的管理模式主要就是采用了內部網絡服務器在一定空間內對于工程的資源檔案進行存儲，簡稱為檔案存放區。為加強工程檔案數據的安全性，在進入系統時應該有一個用戶的口令才可以進入到工程檔案的數據庫中，只有隸屬于檔案部門工作人員才有權利更改已經入庫的檔案。為了確保工程檔案中的數據的安全性，要加大對系統的管理措施，在系統密碼的設置上可以設置雙層防護，這樣才會有效防止無關人員進入系統；在修改時在系統中一定要設置雙重密碼，以此來防止沒有權限的操作人員對數據進行更改，一定要確保數據是安全的、準確的、完整的。檔案信息化管理需加強病毒防治，來確保安全。對計算機病毒要加大防護力度，這是確保計算機系統正常運營的核心工作，如果計算機感染病毒，那么最為嚴重的狀態會導致整個系統出現癱瘓，因此要構建比較嚴格的管理機制，做預防工作。具體的要求是符合操作的規范性，同時還要定期對系統進行檢測與維護；為了防止突然狀況的發生一定要對數據隨做隨保存，做好重要資料的備份，以免產生不必要的影響；不要對來歷不明的程序進行拷貝，在拷貝之前一定要做好查毒殺毒的前期準備，以此來確保萬無一失。積極促進工程檔案管理部門實施信息化管理。第一，對基礎性工作進行強化，認真地構建實施計劃，只有基礎業務的工作做到規范化與標準化，才會有效地推進工程檔案信息化的管理。第二，強化人才建設，工程檔案信息化建設主要運用網絡技術與計算機來進行服務。作為當今信息化社會的工程檔案工作者一定要具備基礎的電子與計算機文件管理知識。這便要求工程檔案的管理人員要對自身文化、專業知識、人文素養的不斷提升，來有效地對工程檔案進行信息化管理。

五、結束語

工程檔案信息化管理是一項比較全面、長期且具體的工作，工程檔案的管理團隊對于工程檔案信息化的效率起著至關重要的作用，所以，加大工程檔案管理人員的專業技術是當前建設信息化管理的重中之重。信息化是當前社會發展的必然趨勢，工程檔案管理者只有不斷地總結經驗，自主上進，才會適應時代與社會的需求，以便更好地服務于社會。

作者:王穎慧 單位:天津市引灤工程黎河管理處

參考文獻：

[1]郭貴來.基建工程檔案信息化管理與建設研究[J].企業導報,2016,(18):36.

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1.2電子檔案管理意識淡薄很多人認為檔案管理對企業的發展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優化企業工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業儲備人才，了解人才資源發展的前沿信息。但是在現實環境中，企業檔案管理人員非但不能及時整理現有人員的基本資料，還經常發生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環節。此外，有些企業的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環節，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質量和完整度不高。

1.3思想上不重視檔案管理工作很多企業領導認為企業的檔案管理工作并不重要，只要提高生產技術便可以全面提高企業的發展。其實不然，企業人事檔案管理對提高企業發展具有重要意義。企業人事檔案管理可以優化企業的資源配置，提高企業人事管理效率，有效為企業吸收優秀人才。但是很多企業并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業其他崗位轉過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發揮檔案管理的優勢作用。

1.4信息化管理技術更新較慢目前，我國部分企業對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業并沒有根據發展需求對檔案管理系統進行更新和維護。電子檔案管理系統雖然有很多優勢，但是管理系統仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業發展，適應社會發展。然而我國的部分企業雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統經常出現問題，影響正常工作。

1.5工作人員綜合素質有限企業檔案管理曾經是最容易被企業忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業人員進行操作。這些工作人員要么是企業工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉過來的，根本沒有檔案管理的經驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業未能對檔案管理工作人員給予適當的培訓。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業知識，還要具備相應的計算機和網絡知識。原有的工作人員工作能力已經遠遠不能勝任現有的崗位，綜合素質亟待提高。

2企業人事檔案如何實施信息化管理

2.1不斷完善電子信息化系統要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統。該系統要對企業的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網絡實現信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業還要做好對檔案管理信息系統的升級維護工作，保證信息系統的正常運轉。

2.2建立企業人事檔案的信息數據庫人事檔案電子信息化的實現，首先需要把館藏多年的紙質文件的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是由于文件的數量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數據輸入、整理、更改、信息查詢及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實現信息資源的網絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區域化共享。

2.3轉變檔案管理人員的意識在企業人事檔案傳統的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規范標準，來使檔案得到規范化管理，從而提高檔案的使用效率。

2.4企業需要加強對檔案管理人員的培訓企業積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業現代化發展需求，企業應該對現有工作人員進行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質量。

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1何為檔案的信息化管理

1.1檔案信息化管理的內涵

檔案信息化管理的內涵包括兩個方面:一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理,以提高醫院的管理效率。二是用信息流來調控檔案物流,最終實現“無紙化”管理,促進管理創新。

1.2檔案信息化管理的內容

(1)數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入計算機,以備處理。

(2)工作流程信息化。通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序,為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人為調控和干預。為保證文檔一致性,醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。

(3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過醫院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

1.3檔案信息化管理的條件

一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統,向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務。

二是要加快醫院局域網絡的建設。

三是需要建立檔案用戶信息庫,及時分析、了解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統檔案信息,提高檔案利用率。

四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。

2醫院檔案信息化管理的重要性及必要性

2.1適應社會發展的需要

現代信息社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網絡實現檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作服務信息化的要求也相應地越來越高,傳統的檔案管理模式及各業務環節已不斷受到新的挑戰。

2.2提升檔案管理水平的需要

從總體上來看,醫院檔案管理現代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進的設備與技術,提高工作效率,實現管理的現代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.3確保醫療事業可持續發展的需要

檔案信息化管理不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務,而且將會大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發利用,同時可以延長檔案壽命。3醫院檔案信息化管理需要解決的問題

3.1需要大量資金投入

醫院檔案信息化的初期建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

3.2任務繁雜,工作量大

醫院檔案的信息化管理有很多優勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設需要完成的工作很多:(1)對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理,便于檢索利用。(3)要對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺,搞好遠程服務。(4)要采取數據備份,數據加密,設置防火墻等多種防護措施,確保檔案信息安全。(5)要根據電子信息技術的不斷完善與進步,要對電子文件進行轉換升級,使其處于可用狀態。(6)紙質檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。

3.3難以獲求滿足工作要求的人才

檔案信息化管理要求工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能,有獲取判斷運用信息的能力,要有精通的檔案業務知識。那種既會檔案管理、計算機操作,又懂衛生管理的復合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優秀人才難以吸引進來,進來后又難以留住,冗員又難以消化。

3.4需要轉變傳統的服務方式

傳統的檔案管理處于一種封閉的環境下,收集的也只是上級發來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務,服務方式是公開的透明的全方位的,服務質量要經得起網上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念,拓寬服務領域,提升服務質量。

4正視問題所在,加強醫院檔案信息化的建設

4.1醫院檔案信息化的問題所在

(1)基礎設施有待完善。大部分醫院的局域網建設還有待完善,有的辦公自動化系統尚未實施,形成不了醫院檔案專業體系,檔案信息化管理也由此受到制約。

(2)技術保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術措施還有待于相關法律、法規、規章和標準的引導,電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業務性和技術性標準。

(3)相關體系規范有待健全。檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺,但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設的步伐。

4.2醫院檔案信息化的措施

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2、醫院檔案管理信息化建設過程

2.1了解醫院檔案管理信息化的涵義

深入淺出的理解，檔案信息化是把傳統方式的用紙張、音像等媒介手段保存的資料改為使用網絡技術、計算機技術，把種種資料更改為數據。通過某種軟件管理系統來規范管理，利用數據庫合理的組織這些數據。總體的原則是對檔案數據的管理要遵循安全、高效、保持原貌的規則。

2.2建立醫院的檔案管理網頁或者網站

信息化的檔案管理不是僅僅用計算機管理。要實現數據資源的共享，要做好醫院的檔案管理信息公式，宣傳醫院檔案管理的重要性。而這些利用檔案管理網頁和網站，是必要的手段和方法。在網頁建設中，計算機技術因篇幅有限在本文就不一一贅述了。主要從檔案管理角度，分析檔案管理網站應該擁有的模塊。基本模塊應該包含醫務人員資料信息更新上傳模塊、機構簡介模塊、交流模塊、病歷管理模塊等等。

2.3信息化檔案管理系統

市場上已經有出售成型的檔案管理系統。可與軟件公司聯系，訂制符合醫院使用的檔案管理軟件系統。但缺點是費用較高。部分系統對硬件系統有較高要求。醫院也可以自主開發符合檔案管理的系統。優勢是專業優勢，對自身的需求了解深入。大部分醫院的檔案管理工作都需要能夠實現的功能：首先是具備大量數據信息的存儲功能。檔案需要存儲的數據繁雜，而且在不斷的積累和增長，所以必須具備數據存儲功能。其次是實現檔案管理的網絡化方式，這才是真正的實現檔案的信息化管理。最后對數據的管理一定要高效，有組織。規范科學管理。

3、醫院檔案信息化管理需要關注的問題和有效操作方法

3.1提高硬件設施建設，加大投入力度

醫院檔案信息化建設需要購買信息化設備，如計算機、網絡實驗室的建立。這些都需要大量的財政投入。同時財政投入也可以信息化建設快速進行。購買規范管理系統。實現網絡布線等工作流程。

3.2提升信息化技術普及率

信息化技術檔案管理，必須要掌握信息化技術。了解計算機，熟練掌握軟、硬件技術。如數據庫技術、計算機硬件維護技術、網絡常見故障排查與維護技術、計算機操作技術等等。

3.3挖掘內部潛力，增強創建力量

管理檔案人員少的矛盾日益突出，再抽調人員從事檔案升級工作相當困難。每天需要應付日常工作，很難抽出更多的精力搞創建。應成立創建工作領導小組，保證創建工作穩步推進。強化檔案管理，完善創建條件。現有的醫院檔案管理水平停留在原先省一級標準基礎上，對照省特一級標準差距較大，所以要不斷更新觀念，完善具體操作規程，推進規范化建設，進一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項管理制度；升檔案服務水平，為檔案管理升級提供基礎保證，要及時引進先進檔案管理設備。

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近年來，我國的建筑安裝工程無論是從規模上還是數量上都獲得了較大幅度的提升，并使得對應的工程檔案也隨之出現了較大的增長。而在這種新形勢下，企業對于工程檔案的管理也具有了更新的需求：不僅需要能夠做好基本的檔案儲存工作，還需要能夠保證檔案的快速整理。根據這種要求，就使得企業所具有的信息化管理系統已經出現了較為吃力的情況，不能夠很好的滿足現今企業檔案管理的需求，如檔案存儲的數據庫容量需求增大、原有數據庫容量不能滿足需求等等，并因此可能在工程開展后期會出現一定的數據溢出現象。另外，檔案數據管理的準確性、真實性不足，也是目前企業檔案信息化管理工作中經常會出現的一類問題。

1.2信息化管理制度不健全

對于企業的檔案信息化管理制度來說，其還不是非常的成熟，目前很多企業還沒有形成非常有效的一套管理體制。一般情況下，檔案管理人員更多的根據其之前所形成的經驗對這部分檔案開展整理以及管理工作，在管理的合理性以及系統性方面則存在著一定的缺乏現象。同時，過于重視工程施工、忽視檔案管理也是很多企業經常存在的問題，而正是這種忽視情況的存在，則會引起檔案資料同施工進度不一致的情況，并對工程的整體開展產生了較大的影響。另外，由于建筑安裝工程其施工周期通常較長，就需要企業的檔案管理人員能夠在工程剛剛開始時就能夠做好檔案管理的相關準備工作，并將檔案信息化管理真正的納入到整個建筑安裝工程中去，以此幫助檔案能夠在工程建設中發揮出更大的作用。

1.3檔案管理不夠細化

在工程檔案信息化這項工作中，其需要以合理化、系統化的方式開展工作，并將項目中所存在的每一個細節都努力納入到該管理系統中去，以此避免出現后期整理情況。但是，在實際工作開展的過程中，很多企業的管理系統往往因為建設的不夠健全而使其中所存儲的檔案記錄存在著一種混亂無序的情況。而在目前的建筑安裝工作中，其已經不是以往單一功能的實現，更多的是兼容較多領域、包含結構制作以及安裝等多因素的一種融合。而這種工程日漸豐富的元素，就使得現有的檔案信息化管理所存在的片面性更加明顯。

2建筑安裝工程檔案信息化管理優化措施

2.1完善信息化管理系統

對原有的檔案信息化管理系統進行完善是我們現今需要大力開展的一項工作。目前，具有檔案管理功能的軟件通常都會具有較大的應用范圍，但是其所具有的通用性卻非常的差，不僅對于數據所具有的存儲形式以及存儲格式具有較大的區別，對于數據存儲所使用的數據庫類型也各不相同。雖然目前所使用的軟件一般都能夠實現系統的登陸以及檔案信息的增、刪、改、查等功能，但是卻依然沒有對數據交換這項問題進行解決，這就使得系統很難將不同來源的數據信息以統一的方式存儲到數據平臺中實現共享。對此，就需要我們能夠在獲取安裝工程檔案管理需求的基礎上大力開發專門、獨立的檔案信息化管理軟件，以此軟件的開發使其能夠更好的實現不同數據間的互動與交流，并能夠在對網絡技術進行充分利用的基礎上實現數據的網絡化管理。

2.2加強檔案庫房信息化建設

對于目前的建筑企業檔案庫房來說，都已經安裝了密集架，但是還沒有真正的實現自動化電子控制。通過自動化電子控制系統的應用，則能夠在企業檔案數字化管理系統中更為明確的對某個檔案存放位置進行標明。通過這種方式，檔案的管理人員就能夠通過計算機的應用對其中所具有的檔案進行操作與控制，并以更為快速的方式對檔案進行利用。另外，智能環境自控儀也是我們檔案管理工作中較為有效的一項設備，能夠有效的對庫房實時狀態進行監測，并根據情況對庫房內部的濕度以及溫度進行自動調節，以此更好的對檔案起到保護的作用。

2.3提升檔案管理人員業務能力

對于檔案管理這項工作來說，其是一項復雜性、專業性、準確性都非常強的工作，需要檔案專項管理人員不僅需要具有豐富的專業知識，還能夠對不同學科的知識具有一定的掌握。只有我們對檔案管理隊伍人員所具有的知識結構、業務能力以及綜合素質都進行不斷的優化、提升其所具有的計算機現代化設備操作技能，才能夠使其具有更好的檔案管理效果。對此，就需要企業在日常工作開展的過程中以定期或者不定期的方式加強工作人員的培訓，并以專項講座以及專家講解的方式使其在學習的過程中不斷的提升自身綜合操作能力。與此同時，企業也需要建立起行之有效的考核方式，并在考核標準中對資料員檔案收集的時間、應用技術以及質量需求等進行明確，以此保障工作人員能夠以正確、高質量的方式完成檔案管理工作。除了技術的提升之外，工作意識的提升也是非常重要的一個環節。在對建筑安裝工程進行嚴格把關的同時，也需要施工單位加強參建單位的檔案管理工作，并以完善檔案制度、集中管理等方式建立起全面、完善的檔案管理網絡。另外也需要做好檔案原始材料形成、整理的檢查與監控工作，以此保障所收集的檔案材料具有更為真實、完整的特點。

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2.管理體制雜亂，相關人才短缺。雖然2008年8月20日出臺的《高等學校檔案管理辦法》明確指出學生檔案成為高校檔案管理工作的一個分支，但目前為止，國家方面并沒有下達使學生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現學生檔案管理部門雜錯、各行其是的歸口不統一局面。由于各高校自身的特點，檔案館、人事處、招生部門均有可能成為學生檔案管理部門，其中較為常見的是在粗放式管理下由各院系輔導員和專職檔案管理人員協同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關人才十分短缺。

3.管理制度缺位。國家雖然制定并頒布了不少法規條令，但就高校學生檔案管理這一項工作卻并未提及，導致科學規高校學生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學生檔案管理制度嚴重缺位。尤其是多個校區分散的綜合性高校，學生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉遞等流程缺乏統一標準，出現填寫時間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關不嚴格、移交手續不規范等問題，甚至造成學生檔案丟失甚至失真，從而無法發揮高校學生檔案的原始憑證作用。

4.高校學生檔案的管理手段滯后。現如今，由于種種原因，絕大多數高校的學生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機歸檔、紙質為主的進程中，未加以計算機和互聯網的輔助，造成管理手段滯后，嚴重制約了開發與利用學生檔案的信息資源。

二、高校學生檔案信息化管理對策分析

傳統的高校學生檔案管理模式已經無法適應現階段的工作需求，在科技飛速發展、社會多元化的今天，高校學生檔案管理工作應立足信息化背景從技術、制度、管理和服務等多種角度探求高校學生檔案信息化管理的新模式。

1.從思想根源著手，轉變態度，加強認識。學校領導和檔案管理人員應轉變對待學生檔案工作的思想誤區，提高重要性認識，貫徹實施學生檔案有利于學生工作開展、教育質量提高、人才全面發展的教育理念。與此同時，借助校園網、廣播站等媒介大力宣揚檔案的重要性，強化廣大師生的檔案意識。在信息化方面，必須摒棄認為利用幾臺計算機簡單存儲一些電子數據就是實現檔案管理信息化的錯誤理解。高校領導應積極帶領檔案管理工作人員認真研習有關檔案管理信息化的政策方針，并針對發現的問題組織開展專題討論，使各院系輔導員和專職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達成重要性和必要性的共識，為實現檔案管理工作智能數字化的健康持久發展美好愿景打下堅實基礎。

2.改革學生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門雜亂的情況，高校學生檔案應統一歸校檔案館管理并專職負責，同時要協調處理好檔案館與學生檔案形成的各相關部門如教務辦、學生工作部以及學院等之間的合作關系，結合高校自身實際情況，建立以各學院為基點向校檔案館過渡的科學系統的學生檔案管理體制，實行集中統蘭臺縱橫一管理。新生入學檔案、在校期間形成的文件資料、畢業生檔案信息等先經輔導員整理，之后提交到學校檔案館，由專業的檔案管理人員檢查，各部門之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學生從入學到畢業的成長資料，保證為有關部門單位呈現最真實可靠的原始學生檔案。

3.建立檔案管理制度。高校學生檔案由于具有連續性和周期性的特點，因此各高校應根據自身實際情況并結合人事檔案管理的相關規定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉遞等環節制定統一的標準，建立一套適合自身檔案管理特點的、比較完善的檔案管理制度來保障各個部門之間的工作銜接。建立紙質檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當今高校學生檔案管理工作的趨勢所在，是實現電子信息化的安全措施。因為信息網絡時代的到來，雖然顯著提高了錄入、查詢及利用學生檔案的工作效率，但在涉及轉遞檔案、出具檔案證明文件等關乎法律方面的重要活動時，仍要以紙質檔案作為基準。管理制度的建立應從以下收集歸檔、查閱借閱、轉遞等三方面具體開展：在學生檔案收集歸檔過程中，明確各部門檔案材料的歸檔時間和歸檔手續，輔導員也應積極主動地與其他形成檔案材料的部門溝通、合作，做到隨著檔案形成及時歸檔并錄入信息系統，使學生檔案盡量處于完整連貫和最新狀態，從而避免畢業時集中突擊整理，同時做到歸檔標準制度嚴格統一，推動學生檔案工作的規范化進程；在內容收集上，也應按照素質教育的人才培養方向，合理擴大范圍，將誠信檔案、心理檔案、科技創新參與情況等一并納入學生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現象，積極鼓勵師生及有關單位查閱檔案。高校應建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴格監督借閱人員辦理登記手續，同時借閱者也應提高自身素質，做到遵守保密制度，堅決杜絕隨意復印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現象。轉遞環節需要建立更為完善周詳的轉遞制度，以確保檔案在遞交過程中萬無一失。學生檔案在畢業時會面臨時間緊迫、數量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環節、方式和手續上嚴格轉遞制度勢在必行，從而消除安全隱患。

4.信息化系統開發。高校實施數字化檔案管理體系的前提是要投入專項資金，加強軟件、硬件建設，如購買電子計算機、引進開發數據庫等，在配套設施齊全的基礎上建立一套完善的有本校管理工作特點的學生檔案管理信息系統。基于上述提到的高校學生檔案由檔案館集中統一管理這一特點，并充分發揮校園局域網的網絡優勢，我們決定實施一套以Web為平臺的高校學生檔案管理信息系統。安裝應用非常便捷的Browser/Server架構，即支持多種操作系統的Web瀏覽器與運轉效率極高的ASP服務器客戶端協同工作，加以適應性超強的MSSQLServer數據庫進行數據交互，使得這套學生檔案管理系統在遵循實用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統模塊分為檔案館、教務處、學院以及學生四大類，按類型分配權限，不易出錯，解決了高校學生檔案材料來源廣、部門多帶來的工作繁瑣，實現了學生檔案在建立、收集、整理、轉遞以及查詢等環節真正意義上的信息化與數字化。

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1.1企業人事檔案信息化管理是現代企業發展的需求

如今，辦公自動化已經逐漸完善，企業在人事檔案管理和應用的過程中大部分數據的使用都是用計算機和網絡完成的。這就要求企業的人事檔案管理必須盡快實現信息化、無紙化，只有全面實現檔案管理信息化才能適應企業的現代化發展，提高企業的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案

傳統企業的人事檔案管理都是紙質檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網絡空間是無限制的，可以保存大量數據信息，這對保護企業的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

1.3完善企業內部管理的必然要求

通過計算機和網絡來完善企業的人事檔案管理，可以節省企業的人力、物力、財力，同時可以節省時間，提高工作效率，有效降低企業的運營成本，進而可以促進企業更好地發展，為客戶提供更加優越的服務。

2企業傳統人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業已經全面實施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內，而且存放設備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業技能，但是其綜合素質較低，無法科學管理、規劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識淡薄

很多人認為檔案管理對企業的發展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優化企業工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業儲備人才，了解人才資源發展的前沿信息。但是在現實環境中，企業檔案管理人員非但不能及時整理現有人員的基本資料，還經常發生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環節。此外，有些企業的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環節，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業領導認為企業的檔案管理工作并不重要，只要提高生產技術便可以全面提高企業的發展。其實不然，企業人事檔案管理對提高企業發展具有重要意義。企業人事檔案管理可以優化企業的資源配置，提高企業人事管理效率，有效為企業吸收優秀人才。但是很多企業并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業其他崗位轉過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發揮檔案管理的優勢作用。

2.4信息化管理技術更新較慢

目前，我國部分企業對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業并沒有根據發展需求對檔案管理系統進行更新和維護。電子檔案管理系統雖然有很多優勢，但是管理系統仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業發展，適應社會發展。然而我國的部分企業雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統經常出現問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質有限

企業檔案管理曾經是最容易被企業忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業人員進行操作。這些工作人員要么是企業工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉過來的，根本沒有檔案管理的經驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業未能對檔案管理工作人員給予適當的培訓。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業知識，還要具備相應的計算機和網絡知識。原有的工作人員工作能力已經遠遠不能勝任現有的崗位，綜合素質亟待提高。

3企業人事檔案如何實施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統

要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統。該系統要對企業的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網絡實現信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業還要做好對檔案管理信息系統的升級維護工作，保證信息系統的正常運轉。

3.2建立企業人事檔案的信息數據庫

人事檔案電子信息化的實現，首先需要把館藏多年的紙質文件的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是由于文件的數量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數據輸入、整理、更改、信息查詢及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實現信息資源的網絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區域化共享。

3.3轉變檔案管理人員的意識

在企業人事檔案傳統的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規范標準，來使檔案得到規范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業需要加強對檔案管理人員的培訓

企業積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業現代化發展需求，企業應該對現有工作人員進行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質量。