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高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項集政治性、政策性、專業性、技術性為一體的工作，涉及集體和個人雙重利益，在學校人事管理工作及學校發展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場的不斷擴展，對人事檔案管理規范化要求更加迫切，人事檔案基礎工作規范化，是實現干部人事檔案管理規范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實的信息，進而有利于高校干部人事管理工作的順利進行。基礎工作的規范能提升干部人事檔案的價值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現狀的一個真實反映，二十一世紀的競爭是人才的競爭，真實準確、完整系統的人事資源信息，有利于進一步與社會接軌，加快人才流動頻率，提高人們的就業自由度。

二、做好高校人事檔案基礎工作的方法

1.健全和完善人事檔案工作的各項規章制度

按照干部人事檔案管理工作的條例、規定，結合實際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《高校干部人事檔案整理工作細則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護、查（借）閱、轉遞等工作的規定、辦法、制度，實行依法治檔，依法管檔。

2.規范人事檔案材料的收集工作

人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個人形成的；基層單位形成的，上級機關形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，盡可能將各級層、各部門、社會群團組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調動審批表、干部轉正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學歷學位、教育、教學、科研材料，以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規律，時間性強，檔案管理人員必須抓住時機，第一時間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個月內及時歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數量要精選，內容質量要好，有一定保存價值。

人事檔案材料收集要真實準確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內容符合檔案人的客觀實際，材料內容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或對象不明確的材料不能歸檔。

收集的人事檔案材料要規范，手續要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務的批準機關、批準時間及批準文號。出國出境審批表須注明出去的任務、目的和往返時間等。

3.做好人事檔案的整理工作

首先，整理人事檔案時要根據材料形成的歷史條件、主要內容、用途，辯證唯物的甄別材料的真偽和保存價值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟，嚴格遵循《干部檔案整理工作細則》，嚴格把關，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規定》等有關規定為依據。

一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。

二是審查材料手續是否完備。凡不符合歸檔要求或手續不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統一到材料形成部門補辦手續后方可歸檔。

三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應歸入人事檔案的內容。有同名異人、張冠李戴者，及時糾正調整。有不屬于歸檔范圍的內容和重復的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規定集中銷毀，不得擅自處理。

四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，歸檔材料必須統一使用16開規格的辦公用紙，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料，可在維持原貌下進行必要的裱糊或復制。

干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學歷學位、職稱、職業資格、個人科研學術水平、培訓材料；政審、三個時間認定；黨、團組織材料；獎勵；處分；工資待遇（轉正定級、招聘、任免調動、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會、人代會、政協、派、群團會議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序為：干部（專業技術）職務變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質的材料，采取二級分類法排序，先將性質相同的材料集中后，再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內容和材料之間內在聯系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認真鑒別，準確歸類。

技術加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態下采用復印、掃描、拍攝、拆剪、補粘、折疊的方法進行復制、加工。在技術加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。

4.規范高校人事檔案的日常管理工作

人事檔案的日常管理是檔案基礎工作的環節之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護、查借閱、檔案檢索等，要嚴格按照干部人事檔案管理八項制度操作，實行依法管檔，科學管理。

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隨著我國教育事業不斷發展，高校不斷擴招，新時期高校的管理也需要不斷創新，這就對檔案管理工作提出了更高的要求，需要高校對檔案進行科學化的管理，深化管理改革，促進高校檔案管理的規范化，為高校的發展提供合理而有效的保障。

一、高校檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作受重視程度較低

目前我國的大部分高校的教師對檔案的重視程度不夠，大部分認為檔案管理工作就是簡單地收集一些過去的資料，檔案管理工作看不到管理的成效。學校的領導對檔案的管理意識也比較淡薄，教師也不注意對活動資料的收集，導致重要檔案資料的丟失。相對于其他比較重要的部門，檔案管理工作得不到重視。

2.建設經費投入不足，管理手段落后

現代化的檔案管理需要一定的經費投入，尤其是檔案信息化建設，更是需要資金的投入和技術的支持。但是目前很多高校對檔案管理工作投入的經費不足，也沒有準備專門的檔案室，管理手段落后，需要的相關硬件設施沒有配備，查閱檔案資料的時候還需要進行手工查找，嚴重影響了工作效率。

3.檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理的工作體系不夠健全，很多從事檔案管理工作的人員在對檔案進行收集、整理的時候，沒有歸檔意識，常常將檔案不按照規定的地方存放，導致原始資料的丟失。而且從事檔案管理的工作人員之間手續交接也存在問題，導致檔案的數量和責任不明晰。

4.檔案專業人才缺乏，檔案得不到合理利用

在高校從事檔案管理工作的人員大部分是兼職的，他們不是檔案管理專業畢業的學生，也沒有進行過檔案管理方面的專門培訓，職業素質相對來說并不高，而且高校對于檔案的利用方法也比較傳統，不能合理利用數字化信息檔案，這些都導致高校檔案管理工作難以快速向前發展。

二、高校檔案管理科學化的策略分析

1.重視檔案管理工作的質量，制定發展規劃

高校從事檔案管理工作的管理人員要積極加大對檔案工作的宣傳力度，提高重視程度，在制訂學校的長期規劃時，認真將檔案工作納入到領導的工作計劃當中去，年初有計劃，年中有檢查，年末有總結，為了避免在具體的工作中出現草率行事的情況，一定要不斷健全和完善檔案工作的各項規章制度，為檔案部門提供良好的工作環境，也只有這樣，才能不斷促進高校檔案管理工作向科學化、標準化發展。

2.加大基礎建設的經費投入力度， 推動高校的檔案信息化管理

積極提供檔案管理的硬件設施，安排專門對檔案進行保存、管理的檔案室，增加防火的必要措施，隨著我國檔案信息化的快速發展，檔案儲存方式從紙質發展轉變為圖文影像儲存，所以高校也要積極配備相應的設備。運用和借鑒當今社會先進的科學技術、多媒體技術，完善高校的信息化管理。

3.創新檔案管理模式

制定符合高校情況的檔案管理模式，由校領導帶頭組成工作小組，及時對應該歸檔的檔案進行整理，防止檔案的流失。創新檔案的管理制度，進一步規范化，進行檔案管理的激勵和競爭機制，優勝劣汰，使得高校的科學化檔案管理工作能夠充滿新鮮的活力，開創新的局面。

4.加強檔案管理人才的培養和吸收

高校從事檔案管理工作的人員缺乏，應該積極吸收一些相關專業畢業的人才從事這一工作，同時對于已經從事檔案管理工作的人員進行定期的培訓和學習，提高他們的業務工作素質和能力，加強他們對檔案管理工作的重視。

總之，新時期做好高校的檔案管理科學化工作十分重要，對于高校的長遠發展有著重要的意義，為學校提供寶貴的歷史經驗，有利于學校工作質量的評估，對整個學校的教育水平的提高有很大的促進作用。所以一定要加強對檔案管理工作的重視力度，加大經費的投入，不斷創新檔案管理的模式和檔案管理人才的培養，為我國高校檔案科學化管理工作做出貢獻。

參考文獻：

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目前高職院校的學院檔案室應該成為評估資料主要的“資源庫”，但事實上檔案室所提供的資料卻占不到整個評估資料的二十分之一。原因在于：學院的檔案管理與實際需要歸檔保存的資料存在“兩張皮”現象。一方面檔案室雖然制定實施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對各系（部）、處室實際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據新的高職教育發展需要采取及時修訂和完善的問題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對有些應該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學系統的管理，時間一長，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒有這樣的資料，也因為沒有嚴格的登記制度而查無實據，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無”的似是而非的判斷。由于沒有明確的責任人，也就沒有一個人為此而負責任，最后只有不了了之。

二、建立高職院校院系二級檔案資料管理模式

高職院校的學院檔案室是檔案管理的一級單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級單位，各系（部）因為工作需要，在條件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級檔案室要根據教高『2006116號文件（《關于全面開展高職高專院校人才培養工作水平評估的通知》）和教高[2008]5號文件（教育部關于印發《高等職業院校人才培養工作水平評估方案》的通知）有關規定，對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見和建議基礎上，形成學院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經學院領導班子審定后正式實施。各系（部）、處室要在規定的期限內向學院檔案室如數上交檔案，學院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴格履行檔案逐份交接手續。各系（部）、處室根據實際工作需要，在學院檔案室專業人員指導下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級檔案），建立相應的管理制度。各系（部）、處室二級檔案單獨編號。各系（部）、處室要將每年的二級檔案實際目錄索引上繳學院檔案室備案，學院檔案室要履行嚴格的交接手續。二級檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級檔案以3年為周期，各系部按照學生學制為周期），各系（部）、處室二級檔案保管不超過一個周期，周期滿后3個月內整體移交學院檔案室，學院檔案室嚴格履行交接手續，并對二級檔案進行“專區”管理。各系（部）、處室要設專兼職檔案管理員，學院檔案室負責對專兼職檔案員進行業務培訓和日常工作指導。實施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各系（部）、處室的工作職責，細化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實發揮檔案資料對教學和管理工作的資政、借鑒作用。

三、加強高職院校系級教學檔案資料管理，促進各項工作穩步發展

教學檔案資料是反映和評估教學質量和教學管理水平的重要依據，對教學檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級教學檔案資料，是指教學管理人員、教師、學生在系教學活動中直接形成的具備對日后全系教學工作有查考和利用價值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，培養方案、教學計劃、教學大綱、課程建設規劃、實驗室建設規劃，年度教學工作計劃與總結、教學研究計劃與總結，授課計劃、教案、試卷及其分析報告，講課課件、講課錄像、教學錄音、電教片，學生學籍情況、作業、學生成績報告單、實習（實驗）報告、畢業論文或畢業設計，教學管理制度、教學任務安排、教師培訓進修材料，教師課表等。這些檔案資料真實地記載著高校各系教學工作的內容、方法、途徑和效果等，是衡量一個系教學水平的重要標志之一，是制訂各類教學計劃、修改教學大綱、計算教學工作量、考核單位、個人教學水平的重要依據。高職院校系級教學檔案資料管理作為一個系統的工作，是高職院校教學管理的重要內容之一，對于加強系（部）教學基礎建設，深化教學改革，規范教學管理和實施素質教育以及推進教育現代化等方面起著積極的作用。

加強高職院校系級教學檔案資料管理是高職院校檔案建設的重要環節，也是促進各項工作穩步發展的有力舉措。近幾年來，高職院校各級領導、教師、學生對系級教學檔案資料管理重要性的認識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設措施，提高了系級教學檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。要解決這類問題，必須充分認清以下兩個問題。

第一，充分認清現代電子教學檔案資料在促進整個教學工作中有著比傳統紙質檔案資料更多的優越性。傳統的紙質教學檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復原狀，因而建設和管理上需要較大的資金、設施、技術、人力支持，建設和管理成本較高。另外，由于紙質教學檔案資料的數量多，體積大，建設、管理、查詢起來也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現代信息技術應運而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統紙質檔案資料所無法比擬的優點，它一產生便受到社會各界的歡迎。教學檔案資料的開發利用逐步向電子化、網絡化方向發展，實現檔案信息資源共享和網絡查詢服務將成為一種必然的發展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計算機技術，尤其是信息壓縮技術水平的不斷提高，電子介質的存儲密度還在以難以想象的速度繼續增加，這使得任何一個系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實驗室等單位的教學檔案資料全部存入。如果對教學視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數個大容量的移動硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲就可解決問題。電子教學檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統紙質檔案資料低廉，再裝上教學檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學檔案資料就成為一件十分簡便和快捷的事情，其查詢效率會比傳統方法大幅提高，這就為系級教學檔案資料建設和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學檔案資料建設在創建傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料。

第二，充分認清實現系級教學檔案資料供全系師生網絡查詢對促進教學上臺階具有十分重要的現實意義。高職院校系級教學檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開（少數不宜公開的在研項目和專利技術除外），其建設和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學”提供服務。第二種目的是最主要的，也是系級教學檔案資料理應經常發揮的功能。這就決定了系級教學檔案資料建設和管理必須設置和強化網上查詢功能，為全系師生服務，為全系教學上臺階服務。紙質教學檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進行。廣大師生在日常教學生活中希望隨時隨地獲得本系的教學檔案資料，師生如果查詢紙質檔案資料必須事先專門預約檔案資料管理員，屆時打開檔案資料室，才能進行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費時又費力。而在網絡環境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實現跨校區，乃至跨地域、國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網的計算機，就可以進入系里全日服務的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠都只是一個“副本”，不會引起檔案資料的損壞，而紙質檔案資料在借閱或復制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學檔案資料和查詢系統，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛入學的新生可以隨時獲取針對性最強，而在別的地方很難得到的教學檔案資料。這種便利而有針對性的教學檔案對搞好本系的“教”和“學”無疑是一個強勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數人查詢，遠未實現全系師生網上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會有力地推動教學上的借鑒和交流，極大地提高教學實效。

四、結束語

隨著高職院校辦學規模的不斷擴大，對其管理模式的要求也更加細化和規范化。本文從當前的實際情況出發對高職院校院系二級檔案管理工作進行了深入的探討。若要建立起一套切實可行的管理模式和制度，還需要做大量細致的工作，還需要在實際工作中按照具體情況做出必要的調整和修訂。

【參考文獻】

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中圖分類號：G271.6文獻標識碼：A文章編號：1002-7661（2011）09-0023-03

高校檔案資源的建設和利用是體現檔案存在價值的重要途徑，是檔案事業發展的動力源泉，也是檔案工作賴以存在的基本依據。加強“兩個體系”建設，提升檔案服務能力是當前建設和諧社會檔案管理工作的必然要求。

一、建立覆蓋全院師生的檔案資源體系是提升高職院校檔案工作服務能力的重要前提

檔案資源具有客觀性、真實性、有效性的特點，與其它信息資源相比，其主體優勢不言而喻，在領導決策中往往占有非常重要的不可替代的地位。因此，建立科學合理的檔案資源體系，全面開發檔案資源，有利于學校組織層面和領導層面進行科學決策和管理。

1.注重信息收集，加強檔案管理。一方面要根據學院檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學院活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。高職教育發展迅猛，一些新建或合并重組的高職院校，檔案工作普遍不規范，檔案館藏結構又不盡合理，檔案資源的現狀遠遠不能滿足廣大教職員工的需求。因此，應當對那些沒有多大利用價值的檔案材料及時清理，同時及時豐富與學校教學、科研、管理等工作密切相關的檔案信息資料，豐富與教職員工利益密切相關的檔案信息資料，將這些檔案資料優先整理編目，方便教職員工利用。

2.強化業務培訓，提高檔案管理能力。學院檔案管理工作的好壞，關鍵在于檔案工作人員的素質。因此，必須加強對檔案工作人員的業務培訓，尤其是對現代檔案管理知識的學習。這就要求檔案工作人員一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學院的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學院教學、科研和其他工作服務。

3.實施學院檔案二級管理模式。學院檔案室是檔案管理的一級單位，各處、室、系、部為檔案管理的二級單位。各系部因為工作需要，在條件允許的情況下，可考慮建立系部檔案室，院級檔案室對檔案歸檔范圍和歸檔目錄進行全面修訂和完善，在廣泛征求各處室系部意見和建議基礎上，形成學院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經學院領導班子審訂后正式實施，各處室系部要在規定期限內向學院檔案室如數上繳檔案，嚴格履行檔案逐份交接手續。各處室系部根據實際工作需要，在學院檔案室專業人員指導下，制定本處室系部檔案歸案范圍和歸檔目錄（二級檔案），建立相應的管理制度，處室系部檔案要單獨編號，將實際目錄索引上繳學院檔案室備案，二級檔案以3年為周期，周期滿后3個月整體移交院檔案室，進行專區管理。各處室系部要設專兼職檔案管理員，院檔案室負責對專兼職檔案員進行業務培訓和日常工作指導。實施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各處室系部的工作職責，細化管理，最大限度地保證檔案資料保全，切實發揮檔案資料對教學和管理工作的參考、借鑒作用。

4.推進檔案資料的標準化、規范化。適當擴大院校文印室規模，增加必要的設備，對工作人員進行必要的培訓，學院及各處室系部的文件經主管院領導或部門領導審核批準定稿后，向文印室提供電子稿，由文印室按照統一格式進行印刷，這樣既可以實現文件資料的標準化和規范化，又可節約紙張等能源，符合國家和省倡行的節能降耗的要求，更為重要的，可使檔案管理規范化，方便查閱。

二、建立方便全院師生的檔案利用體系是提升高職院校檔案工作服務能力的重要基礎

構建新時期覆蓋師生員工的高校檔案利用體系是高校檔案部門落實科學發展觀的集中體現，是促進檔案事業又好又快發展的必然要求。

1.一切以教職工為中心，加強教職工需求調研工作。檔案工作人員要經常深入基層，密切聯系全院師生，由于高職院校以教學育人為核心，以教師為主導，因而調研也要以教師為主，要充分了解教師群體的學術需求、實際需求和普遍需求，同時，也要區分學院不同類別的檔案用戶，需求也會有所不同，因此，調研要全面兼顧，而又不失針對性。

2.創新檔案服務機制，深化檔案資源的開發利用。學院檔案管理部門應當通過設立公共查閱室和網上公開等方式，為全院師生利用檔案創造便利條件。要加強檔案信息化建設，依托數字檔案館、電子文件中心等平臺，將不同部門的查卷檔案信息進行整合利用。要穩步推進實施檔案信息數據庫建設工程，按照“突出重點、分步實施、統一格式、整合共享”的要求，為建立全院統一的檔案資源體系打下扎實基礎。

3.把握學校工作規律，超前做好檔案信息收集整理工作。學校很多工作是有周期和規律性的，檔案部門要善于把握學校工作的周期性和規律性，提前做好相關信息的收集整理工作，就會在方便廣大教職員工利用方面取得較好成效。

三、完善檔案工作“兩個體系”建設的條件是提升高職院校檔案工作服務能力的重要保證

筆者認為，高職院校要充分發揮“兩個體系”建設在學院發展中的作用，關鍵是要強化檔案管理制度建設、建立一支素質優良的檔案工作隊伍和加快檔案工作信息化的進程。

1.加強檔案管理制度建設。切實建立起檔案管理“三納入，四同步”有效監督和保障機制?！叭{入”即把檔案管理工作納入學院及各處室系部的工作計劃，納入管理制度，納入專兼職檔案人員的職責范圍；“四同步”即學院及各處室系部在布置、檢查、總結、驗收工作的同時，要布置、檢查、總結、驗收檔案管理工作。

2.加強檔案工作隊伍建設。高校檔案人員要在不斷提高自身素質上下功夫，為做好檔案利用工作夯實基礎。首先要有超前意識，掌握新時期高校檔案工作規律，把握高校檔案工作動態，抓住時機，主動出擊，為學校各類利用主體提供優質服務。其次，要強化學習，通過學術交流等方式，不斷更新知識，提高自身分析問題和概括問題的能力，特別是檔案編研能力，提高檔案資源可利用的價值。再次，要與時俱進，特別是要掌握現代信息技術在檔案開發利用中的應用技能，提高檔案開發利用的本領。

3.加快檔案工作信息化建設。隨著計算機技術、網絡技術、通訊技術等高新技術手段的廣泛使用，高校各種信息逐步實現了網絡化、數字化，電子檔案與日俱增。高校檔案部門應充分采用現代化技術手段，將現有館藏檔案進行數字化處理，加快檔案局域網的建設進程；盡快做好與校園網和互聯網的有效鏈接，使檔案館通過聯機系統，實現檔案信息資源收集和傳遞方式的網絡化；通過多媒體技術改善利用電子檔案的環境，解決目前檔案信息提供少、傳遞慢、效率低的問題，進而提高服務速度和質量。

總之，高職院校檔案管理工作是學院基礎工作的重要組成部分，一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。因此，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又要做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現，使之在學校的發展中發揮出更大的作用。

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第二條本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。各高等學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。

第二章領導體制和機構設置

第四條高校檔案工作由各級教育行政管理部門和有關業務主管部門領導，同時接受國家各級檔案行政管理部門的指導、監督與檢查。

第五條各高等學校應在校（院）長統一領導下做好檔案工作，確定一名校（院）長分管，并根據學校的實際情況,建立綜合檔案室或檔案館。

綜合檔案室的建制應按學校規模確定。凡全日制在校生規模三千人以上為副處級，三千人以下為正科級，由校（院）長辦公室領導。

檔案館為系處級建制，由校（院）長直接領導。

高等學校設立檔案館須經主管部門批準，并報所在地檔案行政管理部門備案。應具備以下條件：

（一）建校歷史悠久，一般應在五十年以上；

（二）學校規模大，全日制在校生規模為五千人以上；

（三）已集中保管的檔案、資料在三萬卷（長度三百米）以上；

（四）具備符合要求的檔案庫房和管理設備。

第六條高等學校檔案館屬事業單位檔案館。它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。

第七條高校檔案部門的基本任務如下：

（一）貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作；

（二）制訂本校關于檔案工作的規章制度，并負責監督、指導和檢查執行情況；

（三）負責接收（征集）、整理、分類、鑒定、統計、保管全校的各類檔案及有關資料；

（四）開展檔案的開放或利用工作；

（五）負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案信息資源；

（六）參加檔案信息工作的整體化建設，開展多方面協作，進行檔案信息交流；

（七）負責對全校檔案工作人員的業務培訓；

（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動；

（九）開展檔案學術研究和交流活動。

第八條對于某些需特殊條件保管或利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可根據實際需要設立分室管理。分室是檔案部門的分支機構，受檔案部門和業務主管部門雙重領導。

高校附屬單位（如附屬醫院、校辦工廠等）的檔案工作受學校檔案部門和附屬單位雙重領導。其檔案機構的設立和檔案管理、移交等，由學校根據實際需要自行確定。

第九條高等學校各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至二名專（兼）職人員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。

第三章高校檔案工作人員

第十條高校檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，忠于職守、遵守紀律，具備檔案業務知識和一定的科學文化知識。

第十一條高等學校檔案館設館長一名，并視需要設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名（可由校長辦公室副主任兼任），副主任一名。

館長、副館長、綜合檔案室主任人選由認真執行黨的方針政策、熱心檔案事業、有館員（或相當館員）以上專業技術職務，有組織管理能力，身體健康的人員擔任。

第十二條高校檔案工作人員列入學校事業編制，其編制人數由學校根據本校規模及館藏檔案數量等實際情況確定。

第十三條高校檔案工作人員（包括檔案部門和各部門中的專職檔案工作人員以及以做檔案工作為主的兼職人員）屬檔案專業技術人員，按《檔案專業人員職務試行條例》（職改字[1986]第39號），實行專業技術職務聘任制。

第四章經費、庫房和設備

第十四條高校檔案工作所需經費，應單獨立項，列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門應對用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備，在其經費中給予支持。

第十五條高等學校必須為檔案部門提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。存放聲像等特殊載體檔案，應設有專門庫房并配置恒溫、恒濕設施。

凡設置檔案館的高校，應充分考慮學校的發展規模，館藏檔案的增加數量，適應現代化管理的需要，合理安排檔案館庫房建設。有條件的學校可單獨建設館庫，檔案庫房建設要符合《檔案館建筑設計規范》的要求。

第十六條高等學校應有計劃地為檔案部門配置復印、錄音、照相、錄像等設備。逐步實現電子計算機管理與檔案縮微化。

第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作

第十七條高等學校應建立和完善歸檔制度，并納入教學、科研和管理人員的職責范圍內，做到每項重要的教學、科研、黨政管理等工作，都有完整、準確、系統的文件材料歸檔保存。

第十八條高等學校應做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理，即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

第十九條高等學校對科研成果、產品規劃與試制、基建工程等進行鑒定、驗收時必須有檔案部門的人員參加。有關業務主管部門應會同檔案部門對應歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準確、系統的文件材料的項目，不予驗收，不予上報成果。

第二十條高等學校實行文件材料形成部門、課題組立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成規律，加以系統整理組卷，編排頁號或件號，填寫卷內目錄，交本部門檔案工作人員檢查、裝訂后向學校檔案部門移交。檔案部門應派人指導立卷工作。

第二十一條高等學校文件材料的歸檔范圍

（一）黨政管理類

主要包括高等學校黨委、行政、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄；各黨政部門的工作計劃、總結；上級機關與本校關于人事管理、行政管理、黨務管理的文件材料。

（二）教學類

主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》［（87）教辦字016號］執行。

（三）科研類

按國家科委、國家檔案局的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發［1987］6號）執行。

（四）基本建設類

按國家檔案局、國家計委的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發［1988］4號）執行。

（五）儀器設備類

主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在五萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

（六）產品生產類

主要包括學校自行研制、試制產品的文件材料及在生產過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。

（七）出版物類

主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

（八）外事類

主要包括學校有關人員出席國際學術會議（含在國內舉辦的）、出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料；授予中、外學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等。

（九）財會類

按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財預字（84）第85號）執行。

以上各類系指歸檔范圍。歸檔的文件材料包括紙質、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

第二十二條歸檔的文件材料應質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。

第二十三條歸檔時間應按以下要求：

（一）學校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應在次年六月底前歸檔：

（二）各教學部門和能按學年度歸檔的部門，應在次學年度寒假前歸檔：

（三）科研、基建等部門，應在項目完成后兩個月內歸檔。

第二十四條凡由本校與其他單位分工協作完成的項目，由主辦單位保存一整套檔案，協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應將復制件送交主辦單位保存。

第二十五條高校檔案原則上由各校檔案部門永久保管。在國家需要時，或學校所存部分檔案列入有關國家檔案館接收范圍時，應向有關國家檔案館提供所需部分檔案原件或復制件。

對因學校分立或合并，其分設或合并前的檔案，應本著集中保管、方便利用的原則，經協議由一?；蚝喜⒑蟮膶W校檔案部門統一保存。有關學校在利用這部分檔案時，應予優先照顧，并提供方便。

第二十六條高等學校中的個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向本校檔案部門移交，集中管理，任何個人不得據為己有。

對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料，高校檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行管理。對個人向本校檔案部門捐贈檔案的，學校應予以獎勵。

第二十七條高校檔案部門要注意向國內外征集與本校有關的各種檔案和資料。

第六章檔案管理

第二十八條高校檔案部門要對檔案進行分類、編號和排列。

高校檔案的分類方法另行規定。

第二十九條高校檔案部門應對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，應在征得有關部門同意，并造冊報經校領導批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第三十條高校檔案部門應指定專人負責進行下列統計工作：

（一）對檔案的收進和移出、全宗和案卷數量、檔案的利用等情況進行統計；

（二）按照有關規定，向所在地檔案行政管理部門和上級主管部門報送檔案工作基本情況統計報表。

第三十一條檔案庫房的技術管理工作，應有專人負責，建立和健全有關規章制度。

第三十二條高校檔案部門應研究和改進檔案保護技術。對已破損和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制。

第三十三條高校檔案部門應對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查，遇有特殊情況，應立即向校領導報告，及時處理。

第七章檔案的利用和開放

第三十四條高校檔案館應按照規定向全校和社會開放檔案。

高校檔案館開放檔案，應遵循下列規定：

（一）凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬于開放范圍的檔案，并可以摘錄和復制；

（二）利用者要求復制檔案，一般由檔案館負責辦理，并按規定合理收費；

（三）港澳和臺灣同胞、海外華僑要求利用檔案，須經有關主管部門介紹；

（四）外國機關或個人要求利用檔案，應按國家有關規定辦理；

（五）未經學校授權或上級主管機關批準，任何組織或個人無權公布檔案。

第三十五條高校檔案館應設立專門的閱覽室，并提供檔案目錄（屬開放范圍的）、全宗指南、檔案館指南等。

第三十六條館藏檔案屬下列情況之一者不宜開放：

（一）涉及黨和國家秘密的；

（二）涉及專利或技術秘密的；

（三）涉及個人隱私的；

（四）檔案形成部門規定限制利用的。

第三十七條對于要求查閱、摘錄、復制屬尚未開放的檔案，須經檔案館長同意；涉及未公開的技術問題須經科研主管部門負責人同意,必要時要報請校領導審查批準。

第三十八條高校綜合檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。如其他單位或個人需查閱時，應持介紹信，經綜合檔案室主任或校（院）長辦公室主任同意后，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問題或黨和國家秘密，須經校領導批準。

第三十九條高校檔案部門必須編制必要的檢索工具，著錄標準按國家標準3792.5～85《檔案著錄規則》執行。

第四十條高校檔案部門應積極開展檔案的編研工作。出版和公布檔案，須經檔案形成部門同意，并報請校領導批準。

第四十一條對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，須經檔案部門領導批準。

第四十二條高校檔案部門應采取多種形式，如舉辦檔案展覽、陳列等，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應在高年級開設有關檔案管理的選修課。

第八章考核、獎勵和處罰

第四十三條高校檔案部門應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責。對優秀的工作人員和突出的服務成果、研究成果給予獎勵。

第四十四條對于違反《中華人民共和國檔案法》的行為，應按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定的程序和處理方法予以處罰，并按有關規定建立備案制度。

第九章附則

第四十五條本辦法適用于普通高等學校。其他高等學?？蓞⒄請绦?。

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中圖分類號：G275；G647 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）23-0275-03

我國企業對其檔案工作的認識是伴隨著現代企業制度的確立與建設而逐步深化的，因此可以說，完整意義上的企業檔案工作是在20世紀80年代的中后期才真正出現的。當企業檔案工作的地位在企業中明確之后，企業檔案工作便與企業改革同步。企業檔案作為企業各項活動中的一種重要信息資源發揮著重要的作用。當今全球信息化趨勢愈演愈烈，我國的社會經濟信息化程度日益提高，企業檔案工作也始終處于不斷的探索和變革之中。而高校校辦企業，作為相對特殊的企業，依托于高等院校，既承載著高?？蒲腥藛T的科學研究、大學生的專業實習基地的使命，又擔負著力爭收獲經濟效益，為所屬高校增加創收的重任，可謂走在科技與信息化的前列。作為記錄校辦企業成長與發展的信息載體，為本企業和所屬高校服務的校辦企業檔案，在校辦企業的發展中發揮日益重要的作用，其管理問題便不容小覷。

一、高校校辦企業檔案管理問題現狀

（一）檔案管理意識薄弱

各行各業無不形成檔案，無不需要查考檔案。在各單位建立檔案館或者檔案室為本企業服務是比較普遍的現象。我國建立的企業檔案館體系中，除卻檔案處行駛行政管理職能外，檔案館一般具有集中管理企業檔案史料和開放與服務的職能，是企業檔案信息存貯和開發利用的中心。而統一管理本單位檔案以及主要為本單位服務，是檔案室區別于檔案館的本質特征。檔案室是機關、團體、企業、事業單位統一管理本單位檔案的內部組織機構，主要面向本單位內部，參與企業文件工作的管理，為本單位的工作經營、現實生產和科學研究服務。高等院校的校辦企業檔案室，一般屬于綜合性檔案室類型，便于統一管理本單位黨政團檔案、科研檔案（包括社會科學和自然科學）、生產經營檔案、財會檔案等，優于分設科技檔案檔案室和機關檔案室，利于檔案信息資源的綜合開發以及有效利用，也符合機構精簡原則。

但是，相對于高等學校一般有專門獨立的檔案管理部門，由于其所屬校辦企業以中小企業居多，故多數不設專門的檔案管理部門，且對檔案工作認識不足。許多企業錯誤地將檔案工作看作簡單的資料收集與整理，沒有專門的檔案室和檔案工作人員，更沒有建立嚴格的檔案管理制度。個別企業的檔案工作機構被設置到企業辦公室等其他部門之下，對企業信息的掌控能力和統籌運用能力較低。根據有關法律、法規的規定，企業檔案部門應列入企業編制系列，由企業有關負責人直接領導，而許多校辦企業的檔案工作人員由編外人員擔任，或者編制內員工兼任，缺乏扎實的專業基礎和專業技能。有的企業雖然意識到企業檔案的有效價值，設立了專門的檔案部門，安排專職人員，但檔案工作并沒有走上嚴格的制度化之路，只是成為企業文化建設的部分裝飾。實際上，規模較小的企業，即使不設專門的檔案機構，關于文件的形成、管理與歸檔要求也應在其他制度中體現出來，這樣才能保證校辦企業的正規化發展，才能夠面對市場競爭作出靈敏應對。

（二）檔案工作信息化滯后

企業對檔案的需求，要求提供的檔案信息集中、系統、準確、及時和方便，但校辦企業檔案管理水平由于受人和物諸因素的影響，目前存在信息滯后，沒有把檔案信息資源的開發利用升到相應的高度?，F階段信息形式呈現多樣化，企業檔案的記載手段多種多樣，目前除了紙質材料外，還存在包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等大量其他形式的載體，如照片、縮微膠片、錄音磁帶、錄像帶、磁盤、光盤等。這些非紙質材料的信息載體，通常被稱之為“新型載體檔案”，因為可通過文字、數字、聲像等形式，更加準確生動地記錄歷史，反映企業的生產經營活動。但是許多校辦企業對新型載體利用率低，所以存在諸如檔案鑒定水平低，檔案數量龐大而檔案信息質量不高；檔案保管不善，霉爛、變脆、蟲蝕、字跡褪色、污損等；檔案收集的不完整，缺失較多等問題，需求與檔案管理存在矛盾。部分企業檔案雖然利用了先進的新型載體，并運用現代通信技術，建立了局域網等。期望實現檔案信息傳遞網絡化。但是互聯網歸檔檢索并不成熟，數據庫規模小、功能少、不完備，尚不達到檔案—計算機—電訊三位一體的檔案工作階段水平，影響了檔案的有效、準確、快速利用，造成資源浪費，甚至影響了企業發展。

二 、提高校辦企業檔案管理效率的途徑

（一）統一領導、分級管理

信息化時代，在企業的運轉與發展中，信息資源發揮著越來越重要的作用，有些甚至是物質資源所無法比及的。面對日新月異的信息變化、不斷推進的社會經濟改革，忽視對信息資源進行收集、歸檔、開發利用，便難以在激烈的市場競爭中扎實地立足。而企業檔案工作屬于企業信息工作的重要內容，既要維護企業的經濟利益、合法權益和歷史真實面貌，同時也要為企業的正常運轉提供信息保障，是企業管理基礎工作的有機組成部分。校辦企業某種程度上作為企業的附屬物，其內部的各項管理活動均受到學校的干預與領導，因此需要加強高校和企業領導認知，提高檔案管理與保護的意識，重審企業檔案的地位，制定相應的檔案管理制度。

統一領導、分級管理是檔案工作的組織原則和管理體制，是檔案工作發展的基本要求。而一所高校的附屬校辦企業往往并非只有一個，如筆者所在高校的校辦企業集團即擁有酒店、加油站、機械部件加工廠、建筑公司、印刷廠、煤炭經營等多種產業類型企業，只有實行統一領導、分級管理，才能克服檔案分散保存弊端便于企業、學校方面的利用。校辦企業隸屬于高校，為實行統一領導、分級管理創造了極為有利的客觀條件，這同時要求相關領導意識到檔案工作的重要性。因為校辦企業的檔案貯存了大量知識，承載各種信息，既具有歷史的真實憑證作用，又具有可靠的廣泛的參考作用，或稱情報作用，是科學研究的可靠資料。而校辦企業的檔案工作，是管理檔案和提供檔案信息為企業、學校科研實踐服務的一項業務系統，囊括對企業內部的各職能機構在各項活動中形成的具有保存價值的檔案文件，進行收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、提供利用和統計等項工作，因此，檔案工作具有管理性、科學性、服務性、政治性、機要性等一般屬性。

同時，檔案工作系統具有整體性、相關性、目的性、有序性等特征，所以要求檔案工作系統的各個環節相互聯系，相互配合。 校辦企業由于隸屬于高校，既有學校事業編制人員，領導干部，又有編制外雇傭員工，既是學?？茖W技術研究和應用的基地，又作為企業，需要獲取最大限額的經濟利益。校辦企業的特殊性決定了其檔案，及含有人事部門在工作活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才表現等情況的人事檔案，又有在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音等科技檔案。只有各個分散部門相互協調，才能實現檔案工作總目標，達到信息資源的有效利用，將檔案資源轉化為現實生產力。

（二）加強工作人員素質

企業檔案工作者的思想素質和業務素質可謂是做好企業檔案工作任務的重要前提和保障。企業檔案工作者在工作中需要有較高的思想素養和職業道德，以科學的世界觀和方法論為指導，以為學校和企業服務為宗旨，自覺地貫徹國家有關檔案工作包括校辦企業檔案工作的法律法規、方針政策，熱愛本職工作，正確對待名利，立檔為公，勇于開拓。另一方面，企業檔案工作專業性強，業務內容很多，因此企業檔案工作者要高質量地完成本職工作任務，就必須努力學習，掌握廣博而扎實的理論知識，同時要理論聯系實際，要勤于實踐，不斷提高業務素質和水平。

校辦企業工作者依托高校優勢，科學文化知識水平高，但是企業檔案工作實踐性強，所以需要聯系實際，靈活運用，才能提高辦事能力和業務水平。工作人員素質的提高既需要自身的不斷努力，又有賴于企業及企業檔案部門的長期培養。從學校和企業角度看，企業檔案工作隊伍的建設，需要納入工作計劃，予以綜合考慮，加強員工素質培訓。從工作人員角度看，除了恪守職業道德具備一般的檔案專業知識外，信息化還對企業檔案工作者提出了一些新要求，這就需要及時補充和汲取計算機、網絡知識，以及錄音、錄像、攝影等方面知識，觀念上及早把新型載體檔案管理當成自己工作中的重要組成部分，特別是在制定各項規章制度時，要把這些檔案考慮在內，盡快適應檔案工作的不斷發展，并勇于創新。

（三）實行現代化管理

隨著信息產業的發展和信息技術特別是網絡化和數字化技術的普及應用，信息的載體愈來愈趨向現代化、科技化、數字化，信息服務的傳統方式被沖破，正在向電子化方向發展。

聲像等多種承載檔案信息的媒體，尤其是多媒體技術的出現，使以上各種信息媒體集成在同一文件中成為可能。面對檔案數量和載體等方面的變化，以及要求及時準確地獲取所需信息的需求方式的變化，要求傳統的檔案管理體制開始向檔案信息開發和服務為特征的新體制轉變。

校辦企業依托于學校的人才優勢，產學研結合，有便于信息化的優勢。對規模不大的校辦企業來說，人才的培養優于現代設備的引進。許多單位不可能撥出足夠的資金購買全套現代技術設備，所以在積極引進技術的同時，還要提倡工作人員的創新精神，進行技術革新。檔案管理技術手段越先進，對工作人員的專業化素質要求就越高。既運用電子計算機等現代技術手段實現檔案管理的自動化，又運用現代通信技術實現檔案信息傳遞網絡化，運用現代光學聲學技術實現檔案微縮化，提高檔案保護技術。只有加強信息化工作建設，才能為校辦企業乃至學校的發展，提供更加便捷、準確的信息服務，實現資源共享。

總之，檔案工作的發展是持續不斷的動態發展過程。在這個過程中，管理部門由非獨立到獨立，管理模式由簡單管理、經驗管理到復雜管理、科學管理，管理手段由手工到計算機，管理系統由封閉到開放。校辦企業的檔案工作也必須服從客觀事物的一般發展規律，在領導的統一決策下，提高工作人員素質，運用現代科學理論、方法與技術，積極開發檔案信息資源，廣泛輸出檔案信息，為企業經營和學校發展提供有力保障。

參考文獻：

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Analysis of the archives management in university running enterprises in the informatization age

ZHANG Qi-lin

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第二條本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。

第四條國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。

國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

第五條高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：

（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；

（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；

（三）建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；

（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

第二章機構設置與人員配備

第六條高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

（一）建校歷史在50年以上；

（二）全日制在校生規模在1萬人以上；

（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。

未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。

第七條高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。

第八條高校檔案機構的管理職責是：

（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

（二）擬訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；

（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；

（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；

（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

（六）開展檔案的開放和利用工作；

（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；

（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

（九）開展國內外檔案學術研究和交流活動。

有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。

第九條高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。

館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人），應當具備以下條件：

（一）熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；

（二）有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；

（三）年富力強，身體健康。

第十條高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。

高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

第十一條高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

第十二條高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第十三條高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。

第三章檔案管理

第十四條高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

第十五條高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

（一）黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。

（二）行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

（三）學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。

（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號）執行。

（六）基本建設類：按國家檔案局、原國家計委的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4號）執行。

（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

（八）產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（九）出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

（十）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

（十一）財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）執行。

高等學?？梢愿鶕W校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

第十六條高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。

第十七條歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。

第十八條高校檔案材料歸檔時間為：

（一）學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；

（二）各院系等應當在次學年寒假前歸檔；

（三）科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。

第十九條高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。

第二十條高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第二十一條高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。

第二十二條高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。

第二十三條高等學校與其他單位分工協作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。

第二十四條高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。

對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。

高校檔案機構對于與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。

第二十五條高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。

檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。

第二十六條高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。

第四章檔案的利用與公布

第二十七條高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。

屬下列情況之一者，不對外公布：

（一）涉及國家秘密的；

（二）涉及專利或者技術秘密的；

（三）涉及個人隱私的；

（四）檔案形成單位規定限制利用的。

第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。

第二十九條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準。

第三十條高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批準。

加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

第三十一條高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標準按《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）執行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。

第三十二條高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。

高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。

社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優先提供。

第三十三條寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。

第三十四條高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校長批準。

第三十五條高校檔案機構應當采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等），積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。

第五章條件保障

第三十六條高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。

第三十七條高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建。

存放檔案應當設有專門庫房。

存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

第三十八條高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

第六章獎勵與處罰

第三十九條高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：

（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

（二）在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；

（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；

（五）同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。

第四十條有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

（一），造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；

（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規的行為。

第七章附則

第四十一條本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校。

篇8

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設和發展的歷程，為高職院校的各項統計工作提供源頭的基礎數據，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養質量等的重要平臺，是領導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規化、標準化。①

1 高職院校二級學院檔案管理的范圍

高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。

1.1 黨務行政資料的歸檔

包括學校下發的黨務、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數據采集的報表;二級學院的工作設想、工作總結、會議記錄、規章制度、合同協議、榮譽證書等。

1.2 教學常規資料的歸檔

包括教學計劃、教學大綱、教學任務、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業設計論文;教學規劃、規定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業建設、課程申報、評獎評優資料等。

1.3 師資隊伍資料的歸檔

包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發明專利等。

1.4 實驗實訓資料的歸檔

包括實訓室建設方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優申報等。

1.5 學生管理資料的歸檔

包括各年級學生名冊、畢業生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業生就業去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。

2 高職院校二級學院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發展，高職院校的規模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規劃、方案、總結、紀要等原始資料都真實記載和反應了二級學院工作活動開展的過程和結果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學?？倷n案的完善和補充。根據高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎。目前，如何合理科學的建設和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發展中需要思考的迫在眉睫的問題。

3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題

（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領導小組，統一指導規范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務秘書歸檔、黨務行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統一梳理歸檔的意識欠缺。

（3）管理隊伍素質不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統的檔案管理的業務培訓和學習經驗，應用現代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續從事檔案管理的崗位工作經驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質量。

（4）管理沒有統一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業務板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質文檔的存檔，紙質檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現變質和老化、發霉、受潮的現象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。

4 高職院校二級學院檔案管理的建議

（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統計和考察借鑒提供了原始的數據，折射了二級學院在成長和發展過程中的不足和進步。在全校范圍內，要加強對相關文件的宣傳和學習，提高二級學院領導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。

（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統籌規劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩定性。

（3）規范檔案管理制度。規范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據之一。在二級學院教師范圍內，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設置專門的檔案室。統一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。

（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質和業務素質，讓他們系統的學習檔案管理的專業基礎知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應用現代化辦公技術，提高檔案工作的管理水平。③要根據檔案資源的時限和內容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業的蓬勃發展和內涵建設的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學校基礎工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。

注釋

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（一）高校檔案管理具有文化積淀功能。檔案作為人類文明發展和傳播的重要載體，在人類文化繼承和傳播方面有著重要的意義，所有文化的發展都離不開檔案文化的積淀。高校檔案是高校在發展歷程中形成的重要的產物，它不僅記錄了高校的辦學風格、校訓、教育思想、科研成果、辦學傳統以及精神風貌等，而且還記錄了大量的教學總結、經驗、心得。高校檔案管理文化的積淀功能，對于學校的發展和高校文化的傳承有著至關重要的作用。

（二）高校檔案管理具有文化教育功能。高校檔案是高校優秀文化發展歷程的重要載體，它的本質屬性決定了它具備一定的文化教育功能，利用檔案開展教育工作是高校素質教育工作的重要手段之一，同時也是教師向學生宣傳優秀思想文化的重要參考依據。

（三）存儲保管功能。學校的檔案室應按照相關法規的要求，將收集得來的檔案信息，經過分類、編號、加工做好檢索目錄后，做好檔案保管與存放，保證完整、安全地存儲好學校檔案。

（四）分析評價功能。學校檔案可以用來分析評價教學質量，這已得到教育管理部門和社會的公認，只是對其分析評價結果的重視和利用力度還不夠。另外，為學校今后制訂工作計劃提供有力的參考。

二、高校檔案管理功能的轉變

（一）觀念導向功能的轉變。由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變檔案管理強調以人為本，即包括作為服務客體的用戶與作為服務主體的檔案人。在以往的檔案管理中較多注重于服務客體的讀者用戶的層面，認為以人為本只是指面向用戶、方便用戶，以用戶為中心，而對服務主體的檔案人重視不夠。在知識經濟條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供利用檔案，更是檔案信息資源建造者和維護者。

（二）管理征集功能的轉變。高校的檔案管理應根據學校規模和檔案館（室）所藏檔案卷宗的數量設置檔案館（室），負責學校檔案信息資料的收集、立卷工作。通過調查發現，高校檔案館（室）征集管理功能普遍薄弱。有的還停留在各部門、單位交什么就收什么的狀態。據筆者了解有的高校基本建設工程圖紙、一些重大活動的圖片資料都沒有收進檔案館（室），學校需用時還要到上級有關部門借用，甚至另行購買，這給學校在經濟上造成很大的浪費。作為學校的檔案管理機構，就其收集檔案信息這一功能來講，其管理功能應表現在能夠及時、完整、準確地把具有憑證作用和保存價值的檔案資料全部、規范地征集到檔案館（室），這才是完全履行了自己的管理職責。

三、高校檔案文化新功能的構建途徑

（一）提高高校檔案管理人員基本素質。對于檔案管理工作，要選擇具有政治可靠、作風正派和責任心較強的人員負責，在職期間加強對他們的教育和培養，充分發揮其積極性與主動性。由于高校檔案工作人員素質與高校檔案管理工作有直接關系，因此檔案管理工作人員，應盡快提高自身的專業水平，通過培訓學習，提高檔案管理質量，才能為社會發展和經濟建設提供更多有價值的高校檔案信息資源

（二）改善高校檔案的功能。要做好檔案的管理工作，對檔案的功能必須重新進行定位，對傳統檔案的功能，應當保留的重要部分，需要加強，同時還需要進一步豐富與擴大新時期檔案管理工作的內涵，要積極創造條件改善新時期檔案的功能，不僅要滿足新時期對于檔案信息的需求，還必須完善并豐富檔案內容，在新時期，為建設小康社會，更好地為社會和廣大企業，為所需要的各類信息提供全面的檔案服務。

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隨著我國醫院的發展和醫學院教學改革的深化，借鑒國外醫院的成功經驗，研究其歷經百年，屢經戰火的考驗卻能不斷的豐富檔案內容及形式。醫學檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，為我國醫學研究及實踐工作者的醫學水平提高提供了很大的幫助，在人類歷史上也寫下了濃墨重彩的一筆。同時醫學檔案與其他檔案資料相比又有著極大的不同，所以醫學檔案管理的重要性及差別性也逐漸顯現出來。

一、醫院檔案

具體來說，醫學檔案是指臨床教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的，醫學檔案資料對于醫院來說，如同一面鏡子，它詳細真實地反映了一所醫院從建校初期到逐步發展的整個歷史過程，它能完整、準確、真實地反映醫院的全部面貌，直接為醫生學者的看診活動服務，是醫院進行醫學改革、提高醫學質量的可靠依據，也是進行醫學的必要條件，更是醫院進行教學評估工作的基礎和依據。從另一方面說醫學檔案始終是以人類的生存及健康聯系在一起的。醫學檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。醫學檔案是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。

二、醫學檔案管理現狀

當下醫院檔案管理工作存在的問題主要為一下幾點：

1.檔案管理人員素質參差不齊，思維觀念落后。目前從事醫院檔案管理的人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習慣于“坐等待收”的服務方式，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時展的要求懸殊較大，難以適應并開創新形勢下的檔案事業發展。

2.對新型的電子檔案的管理缺乏應用的專業技術能力。隨著檔案管理的數字化，電子文檔應運而生，這些文檔在歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質屬性、來源等方面都與紙質文件有很多不同。檔案管理者沒有受過專業培訓，不懂得電子文檔的使用方式以及維護系統，嚴重制約了醫院檔案的發展。

3.管理制度不健全，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

三、應對方法

要實現思想觀念上的一個大的轉變，需要大力倡導開拓創新精神，進一步形成推進醫學檔案工作創新的濃厚氛圍。要認真總結檔案工作好的經驗，準確把握醫學檔案工作特點和規律，用新觀念新思路解決新情況新問題。

1.健全檔案管理體制，規范檔案管理行為

當前很多醫院存在的問題，除少數高等醫院設立了綜合檔案室或檔案館外，多數醫院文書檔案室（多隸屬于黨委辦公室）和科技檔案室（多隸屬于院長辦公室或科研處）并存。這種體制造成領導力量分散，不能合理使用人力、物力、財力，不利于檔案的利用和現代化管理。

醫學檔案是醫院的寶貴財富，為病人的康復和醫院的發展發揮著越來越重要的作用。檔案制度的建立是檔案工作的生命線，隨著檔案的不斷開發和利用，檔案理應受到重視。醫學院校的檔案管理工作必須制定相應的制度，進一步明確工作職責，規范檔案管理行為。

2.增強創新意識，強化服務觀念

在管理好檔案的基礎上，醫學檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的醫學服務新途徑，以提高醫學檔案利用的質量和水平，把“死”醫檔案變成“活”醫檔案，更好地發揮其檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進醫學檔案事業的發展。

3.做好醫學檔案的文件分理工作。俗話說的好“檔案貴在活，而重在于用?！痹趯嶋H中，一些醫院對于檔案管理工作的投入較小，許多大量有價值的檔案被丟棄在偏遠的角落，而無價值的檔案卻堆積如山，雖然如今的檔案管理已打破了過去的概念，不是一個個簡單的鐵架子就能裝的下一切的檔案，各種新型的檔案格式及款式，諸如電子制檔案，卡片制檔案，芯片式檔案等大量的存在。但是無論是過去，如今還是未來的檔案管理事業，都是一件長期重要的醫學工作，做好檔案的分理工作特別重要。

4.建立醫學檔案的網絡信息管理模式。隨著現代信息技術的高速發展和國際互聯網絡的建立，我們邁進了一個全新的網絡時代，作為新時代的檔案管理者，必須具備超前的意識，要熟練掌握計算機應用的基本知識，要學會建立各類檔案數據庫，提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度。健全與完善醫院人事檔案信息管理系統，加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理，加強學習，建立一支高素質人事檔案管理隊伍。同時，借助于錄放機、監視器、多媒體電腦技術等手段，可以使檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

總結：綜上所述，醫院的檔案管理工作是一門高深的學問。？科學規范的醫學檔案管理只有跟上時代的腳步，與時俱進，才能適應新教育形勢的需要，開創醫學檔案管理工作的美好局面，為醫療經濟發展和社會醫學進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，這就要求我們必須把醫院檔案工作提高到歷史的、戰略的、基礎的高度來認識。給予高度重視，積極做好檔案工作。作為一名醫院的檔案工作者我們要把封閉保守的觀念轉換成為積極創新的觀念;把被動利用醫學檔案資料的觀念，轉換成有目的地主動開發醫學檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，這是深化醫院檔案工作的前提條件。其次，我們還應充分認識高校體制下檔案管理工作的新特點，探索醫院檔案管理的新模式。

參考文獻：