導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案館保管利用處，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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如今隨著信息化社會的不斷發展，檔案的保密與利用工作在如今已經成為了業界人士所關注的話題。對檔案的成果利用以及保密工作進行分析和探討，有利于檔案工作的有效開展，同時也有利于保障機密檔案的安全性。因此現階段的檔案保管部門應該對檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。

1 檔案保密的重要性及現階段存在的隱患

1.1 檔案保密工作的重要性

檔案作為記錄組織或個人重要信息的載體，在人們的日常生活當中有著極為重要的作用。首先對檔案的有效保密能夠保證個人信息不被他人非法竊取[1]。個人信息的重要性現在已經被人們所熟知，一旦個人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業或組織的檔案中所記錄的是企業或組織發展過程中的核心機密，一旦出現泄密的情況，就可能給組織或者企業造成不可估量的損失，輕則是企業或組織蒙受巨大的經濟損失，嚴重的甚至可能導致組織或企業的倒閉；最后，對于國家而言，機密檔案的丟失可能會威脅到國家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國家非法竊取，可能會使國家的科技發展受到巨大打擊，從而威脅國家的安全穩定。綜上所述，檔案的保密工作無論對于個人、集體還是國家都有著至關重要的作用，因此現階段的檔案部門應該加強對檔案的保密工作。

1.2 現階段檔案保密工作中存在的隱患

如今隨著科技的發展，檔案部門對檔案保密工作做的也越來越好，但是在現階段檔案保密工作的發展過程中，還是存在著以下幾點問題：首先，隨著科技的不斷發展，網絡入侵系統也不斷升級，但是現階段的部分檔案部門的網絡安全防護還沒有進行全面的升級，這就是檔案管理部門所保管的機密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質檔案袋的形式進行保管，這就導致在檔案的保管過程中可能會因為外界氣溫、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒有經受過專業的培訓，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識以及崗位責任意識沒有得到有效加強，一旦檔案保管的網絡遭受到不明攻擊，可能就會出現檔案管理人員不能及時發現攻擊來源以及破解方法而導致檔案丟失的情況。

2 檔案保密的有效措施

2.1 做好開放檔案的審查工作

由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經失去了其保密的意義，因此需要對公眾進行開放。在這一過程中，檔案的有關管理人員應該對需要開放的檔案做好審查工作，確保所開放的檔案是已經過了保密時期的檔案[2]。因此，在開放檔案之前，檔案管理人員應該對即將開放的檔案進行嚴格的審查，確保沒有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業之下。例如，檔案保管部門應該建立完善的開放檔案審查體制，在所開放檔案的審查過程中應該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對檔案進行初步審查，在審查的過程中基層審查人員應該做好相關檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級的審查部門。上級的審查部門在接到基層工作人員送來的信息后，應該對照表格信息對檔案進行復審，并將基層工作人員再審查過程中出現的失誤進行彌補，隨后將整理好的檔案送交最高領導。最高領導通過自身對檔案信息的了解，對檔案進行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開放的狀態。通過這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時期檔案的安全度，從而提升機密檔案的安全系數[3]。

2.2 做好檔案的解密工作

國家《保密法》為檔案的保密想作出了三個等級地劃分，即“絕密檔案”、“機密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個等級檔案的機密程度不一樣，因此在實際的操作過程中，對檔案的保管措施也不盡相同。隨著時間的流逝，由于檔案的機密程度具有一定的“時效性”，因此在對檔案進行解密時要根據不同檔案的機密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開，在檔案的保管過程中，就應該對不同機密等級的檔案保存在不同區域，同時做好相關記錄，在解密時就可以根據不同檔案的機密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門可以開設三個等級的解密工作小組，同時在保存檔案的過程中對不同機密等級的檔案實施不同區域的保管，一旦檔案過了有效期，就可以根據不同機密程度的檔案送交相應的解密人員手中。通過這種方式，能夠有效提升檔案保管部門的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過程中的安全性。

2.3 強化有關人員的保密與崗位責任意識

檔案的保密與利用工作最終也要落實到具體工作人員的肩上，因此在現階段檔案保管過程中，應該對檔案部門工作人員的專業素質以及崗位責任意識進行加強和培養，確保在檔案保管的過程中，機密檔案始終處于安全的狀態。對于檔案管理人員的培訓，可以采取培訓班的模式，對檔案的保管人員進行相應專業知識的培訓，使其意識到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過程中有強有力的安全保障。例如，在檔案部門進行系統升級后，可以聘請專門的信息技術人員對檔案的保管人員進行培訓，提高檔案管理人員的安全責任意識，一旦檔案部門的信息系統遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時做出應對，確保檔案的安全。

2.4 做好檔案利用前的準備工作

在檔案進行公開之前，檔案部門應該對檔案的利用做好相應的準備工作。所謂準備工作，其實就是在檔案進行公開之前，對所公開檔案進行備注、備份以及確認分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門應該對此加以重視。在當前的檔案利用前的準備工作中，最為重要的就是對檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個檔案管理部門的對檔案管理的系統性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過程中不會丟失的重要舉措，因此在現階段的檔案保管部門，有關部門應該加強對檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門建立自身的數據庫，在檔案利用之前對所有已經無需繼續保密的檔案進行分類保存。同時要對即將轉移的檔案進行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門能夠在最快的時間內將該檔案進行提取，以此來提升檔案部門的工作效率，保障檔案保管部門的工作質量。

3 結束語

隨著信息化社會的不斷發展以及大數據時代的來臨，檔案的安全性在一定程度上受到來自多方面的威脅，因此現階段對檔案的保管工作在現階段應該引起有關部門足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門方面還在不斷發展中，因此現階段距離實現檔案的絕對安全看起來不切合實際，對此，檔案管理部門應該加強內部的管理以及優化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。

參考文獻

[1]李志宏. 對檔案工作中正確處理保密與利用關系的思考[J]. 內蒙古統計，2014，03：49-50.

[2]劉曉玲. 談檔案利用與檔案保密[J]. 山|紡織經濟，2012，07：119-120.

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作為從歷史系畢業的學生，對檔案本身就有著莫名的情愫。在我內心里，我深深覺得——檔案，就如同史冊一樣，它看似普通，其實珍貴，“典謨訓誥，寶之無佚”；它看似平凡，其實偉大，“創業擴基，前軌可跡”；它看似平淡，其實精彩，“察往知，古為今用”。它描繪的是一幅幅客觀真實卻又絢麗美妙的歷史卷輻；它承載的是一個個支離破碎卻又燦爛輝煌的時空記憶，它積淀著人類歷史，傳承著古老明，服務著當今社會。

作為檔案館的工作人員，能親手接觸館藏檔案，就像看見一本本厚重的史冊一樣，能見證合肥這座城市的變遷，見證合肥經濟政治化變化的發展，工作的幸福感、使命感、責任感也油然而生。

所以，我毫不猶豫地選擇了與檔案為伍，毫不猶豫地在志愿上填寫了檔案局！

——這是無悔的選擇，因它是成長的歷練

2011年7月，我加入到合肥市檔案局這個優秀的集體，成為監督指導處的一名工作人員。通過這個處室的歷練，在我成長的詞典里加入了“精益求精，吃苦耐勞”兩個詞。

監督指導處工作任務重、人手少，加班制定細則是常事，出差指導培訓是常態。細則制度一般事關全市各級檔案室建設，不得馬虎。每一稿細則制度，我們都多次征求意見，多次修改完善，多次精益求精。

不管烈日炎炎，不管寒風凜冽，在偏遠的鄉鎮檔案室甚至村級檔案室里都能見到我們指導培訓的身影。

但，痛并快樂著。每當我的講解，能為基層檔案員們排憂解惑時，我就覺得自己再辛苦也是快樂的！每當熬夜加班制定出的檔案細則和辦法，能讓基層檔案工作有可循，我就覺得自己再辛苦也是快樂的；每當在我指導下各個鄉鎮綜合檔案室，能讓老百姓可以“小事不出村，大事不出鎮”查到所需要的檔案，我就覺得自己再辛苦也是快樂的。

201年崗位調整，領導將我調至保管利用處。新的工作也帶給了我新的挑戰。通過這個處室的歷練，在我成長的詞典里又加入了“享受工作，樂于奉獻，”兩個詞。

繁瑣的利用接待工作也曾讓年輕氣盛的我備受委屈；老百姓的誤解、嘲諷、謾罵也曾讓我流下眼淚；對無助的老百姓無法找到有力的檔案證明，也曾讓我感到深深自責。但幸福感遠遠大于委屈，當我幫助那些歷經滄桑的老知青找回下放時候的回憶，會看到他們眼里會噙著淚水；當我幫助下崗工人找回數十年的工齡，會看到他們眼角會帶著微笑；當我幫助“農轉非”的對象找到了曾經的證明，會看到他們眼里滿是感恩；當束之高閣的廢紙變成一擲千金的檔案，將幸福傳遞給有需求的人，能給他們帶實實在在的好處和利益，能換他們一聲實實在在的感謝時，我倍感欣慰，也越越享受工作。

默默在檔案館奉獻一生的領導們、同事們手把手地教我們為檔案歸檔、分類、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫頁號、蓋、編號、編目錄、裝盒時，叮囑我們對待檔案就像對待自己的孩子一樣，沉下身，要靜下心。那時，我們的雙手就像是魔術家的手，使一張張旮旯里的廢紙立馬身價百倍，變成一整齊珍貴的檔案。四年的歷練，也成就了今天的我，從一個檔案門外漢，成為一名合格的檔案工作者，成為一名享受工作的檔案工作者，成為一名樂于奉獻的檔案工作者。

——這是無悔的選擇，因它是榮譽的捍衛

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1．年度立卷不夠齊全。《機關檔案工作業務建設規范》要求，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。我們理解，案卷排列應在不同的保管期限下按照年度進行排序。但實際工作中，極少數單位的檔案存在著年度立卷不夠齊全的現象。如：有的單位早些年度的檔案早已立卷并進館，但這次單位撤銷，又清理出一些早年度的文書材料，這些材料多數都涉及一些重要問題，顯然是屬于歸檔范圍，應該立卷歸檔。但是，屬于這個年度的檔案早已整理歸檔，這樣就不可能再立卷排序到相對應的年度內。因此，只能是打破常規，另立案卷，致使個別全宗出現了立卷檔案年度排序混亂狀況，很不利于檔案的保管和利用。

2，檔案材料雜亂。其一，在極個別撤銷單位的檔案移交過程中，除應交的文書檔案登記在冊外，還有一些獎狀、獎杯、錦旗等實物，都一并列入了移交清單，轉交到檔案館。例如，單位內部舉辦活動的獎狀，群眾業余文體活動的錦旗、獎杯等，甚至還有的獎杯等實物已有損壞，如這種情況，筆者認為就不應該登記造冊進館。當然，一些能夠反映和見證本單位有關歷史活動的有保存價值的實物還是應該一并進館的。但是，進館物品一定要有標準，并不是所有的東西都要存放在檔案館。其二，極少數單位的移交人員，把一些未曾整理登記在冊的，平時積累的零星散落的文書材料、沒有任何說明的錄音錄像材料，也一并送交到檔案館。他們的愿望是好的，認為這些材料丟之可惜，放到檔案館以后有可能會有用處。豈不知這種做法會給檔案館造成很大的麻煩，因為檔案館的同志并不了解你單位，也不了解這些材料的具體情況，沒有“能力”來整理這些被本單位“遺棄”的東西。

3．分類標準不嚴。檔案的分類應按照檔案內容和載體的不同，根據有關標準進行統一分類。分類一般應采用年度一組織機構(或問題)歸檔。但是個別單位的檔案分類是按照不同的內設機構或業務工作單設目錄號，例如：工作、科研工作、勞動保障、計劃生育、職稱評定、紀檢等方面工作，都分別以單設目錄號來分類歸檔，致使一個全宗內包含了20幾個目錄號，一個目錄號內有的三至五卷，有的十到二十卷，使整個全宗內檔案零亂，即不符合歸檔分類標準，也不利于全宗檔案的管理。

4．以件為單位裝訂的歸檔文件存在的問題。2001年以來，隨著立卷制度的改革，機關單位立卷改為以件為單位的立卷方式。在我們接收的撤銷單位檔案中，就有部分改革后的以件為卷的檔案。發現的問題有：一是裝訂不規范、不科學。對于只是一頁或兩頁紙的文件，有的將兩份文件裝訂在了一起；還有的是把單頁紙的文件原樣存放。前者會給庫房管理造成麻煩，后者從理論上說是對的，但在利用過程中容易對文件造成損害，不利于檔案文件的保護。二是歸檔項目填寫不規范、不完整。歸檔文件首頁的歸檔章內容存在著填寫不完整不規范現象，如，歸檔章內的全宗號漏填寫，有的保管期限不寫，還有的件號用鉛筆填寫，且書寫潦草。這幾種情況都會不同程度地影響著檔案的利用和保管工作。

以上幾種問題，雖然只是極個別現象，并且我們在接收進館過程中也進行了必要的更改和整理規范，但通過這些問題反映出了某些工作環節存在的漏洞。因此，筆者認為，在此把問題提出來還是有必要的，以引起廣大檔案工作者的注意，避免類似問題繼續出現，確保案卷的規范性、科學性和完整性。

工作中應注意的幾個問題

1．增強工作責任心，保證歸檔案卷的質量。首先檔案工作人員要充分認識檔案工作的重要性，增強事業心和責任感。要了解熟悉本單位的工作職責范圍和主要業務工作情況。其次，要努力提高業務工作能力，熟練掌握檔案立卷整理的各個環節、步驟，嚴格執行檔案工作的有關標準，做好檔案的立卷管理工作。要發揚嚴謹細致、一絲不茍的工作作風，把工作做細做精做實。

2．提高工作主動性，做好平時立卷工作。檔案的管理是各單位綜合管理的一個重要方面，應有完善的管理制度與工作規范。如：檔案材料的收集范圍，檔案的整理方案等，都是做好檔案管理工作中不可缺少的制約條件。一是做好平時的材料收集、整理歸檔工作。要保證檔案的齊全完整，做好隨時收集是關鍵。應有意識地建立收集類別、收集范圍，注意把常規工作中形成的檔案材料積累下來整理入檔。二是年度立檔時要做好檢查工作，力求應歸檔材料齊全完整。尤其是年末年初，在把年度內處理完畢的文件材料進行立卷歸檔時，要對歸檔材料進行必要的檢查，看主要業務部門的材料是否齊全，看主要業務工作的材料是否齊全，要主動做好與各有關部門的溝通協調工作，避免應歸檔的材料不歸檔或不齊全。三是做好跟蹤收集。主要是一些臨時性活動、人員外出參加會議材料、調出人員手中的檔案材料等，一定要認真負責地及時地跟蹤收集歸檔。

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中圖分類號:TU242.3 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校數字檔案館建設的必要性

(一)高校檔案利用現代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經過規范化整理,編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統的手工操作,用戶利用檔案時,要反復調閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學必須有一流的管理和一流的信息服務,數字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學籍卡、校內外新聞錄像及專題片等數字化、數據庫化、信息化和網絡化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內通過校園網下載、打印。海內外校友也可通過互聯網將自己畢業后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯網可向全國、全世界宣傳自己的學校和學校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現代信息技術的普遍應用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統計報表,早就應用了計算機,這就產生了大量的電子文檔資料和各種信息數據庫等等。同時高校數字化校園環境的不斷完善,各單位都在校園網上建立了自己的網頁,這又制作了大量現行的網頁電子文檔。

二、高校數字檔案館建設的任務

(一)檔案信息資源建設。1、將現有館藏檔案信息資源數字化。其原則是“搶救優先、利用優先、逐步擴展”,指導部分檔案的全文數字化的實施。所謂搶救優先,就是在全文數字化中優先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導致部分損毀的檔案、紙質較差或酸度較高的檔案,優先進行了全文數字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數字化十分必要。所謂利用優生,就是根據目前高校利用的實際情況,優先把“涉民”檔案全文數字化。把那些涉及人民利益的如:學生學籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統一的數字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產生的電子文檔、網頁及時集、上傳,否則所產生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網站的建設(把數字檔案在網上出來)。提出控制論的數學家維納,在其著名的、包含人文關懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發展,盡量采取現代信息處理技術傳播檔案信息,以最大限度地發揮檔案的作用。各高校可以建立校園網、外部網、互聯網,同時把上述非保密的檔案信息通過互聯網,向全校各級領導、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務。(三)檔案信息化保障體系建設1、人才隊伍建設。人才隊伍建設包括:信息處理技術隊伍、計算機軟件應用與數據錄用隊伍、檔案信息開發利用隊伍的建設。建立數字化檔案館人才隊伍建設是關鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設,要對年輕的檔案人員進行繼續教育與培訓,提高業務水平,更新知識結構,另一方面,學校檔案館要不斷引進計算機專業人才,并對其進行檔案業務知識培訓,只有這樣才能使他們既懂業務又精通計算機技術的復合型人才。2、標準規范建設。標準規范建設猶如交通規則,這是數字檔案館能否有條不紊、順利建設的有力保障,現在各高校在建設數字檔案館時普遍存在的問題是管理系統不統一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經濟上的大量浪費,而且各高校之間的經驗交流也受阻,不利于發展。因此,名高校在建設數字檔案館時要強調標準規范。標準規范包括:管理性、業務性、技術性的標準規范。(四)檔案信息管理系統建設1、數字檔案館的概念結構。數字檔案館作為一種信息系統,它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結構最能體現數字檔案館信息的流向,在數字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數字檔案管的概念結構,說明了人與人之間的關系、人與計算機之間的關系。2、數字檔案館的軟件結構。數字檔案館作為一種信息系統必須依靠軟件才能實現其功能,數字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統。各高校要根據自己本單位的實際情況,選擇適合自己的軟件。當前國內從事數字檔案館軟件開發的廠商不少,不同的軟件其結構和功能均不一樣。3、數字檔案館的硬件結構。數字檔案館的硬件結構是數字檔案館的基礎結構,它主要由輸入子系統、輸出子系統、存儲子系統、服務系統等組成。其中的硬件投入各高校可根據自己的需要選擇,它主要是描述數字檔案館硬件的組成部分及其關系,硬件結構圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數字檔案館的規模及數據量而定,并沒有統一的標準。其中輸入子系統包涵著檔案數字化技術:由掃描儀、照片機、攝像機、視頻集等構成;輸出子系統包涵有數字化輸出技術:由打印機、彩噴機、畫圖儀、展覽、出版等構成;存儲系統包涵有數字化存儲技術:由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構成;服務系統包涵有數字化技術:由網上信息、新聞媒體構成。

作者單位:湖南人文科技學院

作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學院綜合檔案室。

參考文獻:

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一、實施“數字檔案館室一體化”項目的基本背景

(一)加強軟硬件建設，全面落實設施和人才保障

1.主動爭取政府支持，共創數字檔案室建設優良的軟硬件環境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設納入政府電子政務和信息化建設規劃，并統一實施。隨著信息化建設的全面推進，市政府投入大量資金，建設了較為完備的網絡設備、服務器、信息化加工等硬件設備和配套設施等，創造了較好的網絡環境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數字檔案室建設有一個統一可靠的檔案管理系統，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協作，共同開發了作為市政府統一的辦公自動化系統―_紹興市協同辦公系統組成部分的檔案管理系統，并不斷完善升級。此系統可以實現市級部門單位產生的電子文件從產生、交換、歸檔、整理、移交到數據中心存儲、利用、進館的網絡化集成化管理。2006年年底，該系統通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關72家部門(單位)使用。

2.加強培訓，全面提升檔案隊伍信息化素質。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設的基礎性內容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業務培訓。特別是2005年以來，全面實施檔案網上年檢，主動加壓，不斷創造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網上年檢，有效地實施了檔案工作行政監管，提升了機關企事業單位檔案人員信息化技能，加強了機關企事業單位檔案信息化建設。

(二)以標準規范和典型引路，全面務實數字檔案室建設業務基礎

1.開拓創新，形成統一的業務標準規范。紹興市檔案局(館)在調研的基礎上，先后制定了《紹興市市直機關、企事業單位檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式》、《紹興市數碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關單位檔案網上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設規范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數據格式、存儲、保管、利用等技術性標準。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關、企事業單位數字檔案室建設標準》，對管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用以及數字檔案登記備份做出了全面的具體規定，可操作性強，從而使數字檔案室建設走上科學規范、有章可循的軌道。

2.精心指導，成功創建一批可供示范的數字檔案室。數字檔案室建設基礎性的工作內容，主要包括檔案目錄數據庫建設、傳統檔案數字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數據庫建設是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數據庫，傳統檔案數字化主要是將傳統的紙質檔案、音像檔案、照片檔案轉換為數字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統上運行的電子文件導人到檔案管理系統進行歸檔，實現規范化管理。紹興市數字檔案室建設起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關、企事業單位檔案目錄數據庫建設任務。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎上，成功創建了一批示范數字檔案室。鑒于數字檔案室建設的復雜性，紹興市檔案局在工作中對照標準，穩扎穩打，力求管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用等業務全面推進，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進單位介紹數字檔案室建設的經驗。

(三)勇于探索創新，高標準推進數字檔案館建設

1.加強檔案館基礎平臺建設，創造良好的服務環境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數字檔案館建設試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導意見，對業已建成的數字檔案館進行系統分析，查找薄弱環節，合力組織攻關，以檔案全文數據庫建設為重點，全面推進目錄數據庫、全文數據庫、照片檔案數據庫和多媒體檔案數據庫建設，聯合開發檔案館綜合業務管理系統軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業務管理系統。系統應用兩年來，檔案館綜合業務做到了流程化、規范化管理，極大地提高了局(館)機關的運行效率，初步實現了局(館)綜合業務運行規范化、管理科學化、服務利用現代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術部組織的驗收。

2.加快數字化步伐，優化完善數字檔案館建設。紹興市數字檔案館建設起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業務管理系統，優化了儲存和利用服務功能，加快了館藏檔案的數字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數據共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數據庫共10個。形成了一整套數字檔案館工作規范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數字檔案館建設方案制定及應用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經驗介紹。

二、“數字檔案館室一體化”的初步實踐

2009年上半年，紹興市檔案局在全面調查的基礎上，形成了翔實的調研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數字化工作，原則上由市檔案局集中統一安排，所需經費由市財政統一解決，各相關部門(單位)不再自行承擔檔案數字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數字化工作，有利于加快推進數字檔案室建設步伐，有利于確保數字化工作質量以及安全管理，有利于實現檔案數字化設備設施的整合，有利于集約使用財政資金。

報告在報送市委、市政府有關領導后，引起重視。2010年2月，紹興市

發改委批復，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目，項目總投資1685萬元，建設資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設內容包括：1.數字檔案館室一體化建設；2.檔案館館藏檔案數字化處理；3.館、室藏數字化數據容災備份系統建設；4.網建設；5.電子數據登記備份建設。

與此同時，配合“數字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉發市檔案局關于《紹興市直部門、單位2010－2012年數字檔案室建設工作計劃》，對市直133個機關部門(單位)的數字檔案室建設做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數字檔案室建設及登記備份工作列入今年對市級機關部門崗位目標責任制的考核內容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數字化工作已經開展。

在數字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質量，明確要求數字化成果既要符合機關企事業單位檔案業務要求，也要符合檔案館業務標準，以實現館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監督指導處、技術處和保管利用處相關人員以及項目經理參加的工作例會，及時研究、統一有關業務要求與標準，制定了一整套有效的工作流程和規章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進展。預計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數字檔案室全面推進，紹興市數字檔案館建設水平也將大大得到提升，其中全文數據庫總量將會達到4500~頁。可以這樣說，實施“數字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設推進中的工作機制創新，也是構建區域性公共檔案信息資源管理和服務總平臺的有效路徑。

三、實施“數宇檔案館室一體化”項目的認識與思考

以實施“數字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設的總體目標是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標管理已通過省級認定的市直企事業單位，在2012年底前全面完成數字檔案室建設任務；縣(市、區)80％以上的機關、鄉鎮(街道)和國有企事業單位在“十二五”末完成數字檔案室建設任務。與數字檔案室建設同步，全面實施電子文件與數字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數字檔案館，實現數字檔案遠程服務功能，并根據國家容災要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認為，這是一個積極又穩妥的目標，經過努力是能夠實現的。尤其是“數字檔案館室一體化”項目的實施，為數字檔案館建設水平的進一步提高和市級部門(單位)數字檔案室建設的全面完成提供了保障。

(一)全面實現館室數字檔案業務銜接，為檔案館室建設奠定業務和技術基礎

據初步統計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質檔案就達到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數字化。這些部門與單位絕大多數屬于進館單位，室藏檔案遲早都要接收進市檔案館。如何避免檔案數字化工作“兩張皮”，既達到市級部門(單位)數字檔案室自身建設的要求，同時又滿足數字檔案館建設的各項業務需求，以避免重復勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關業務問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質量的統一等業務問題成為實施數字檔案館室一體化項目的重要內容，或者說是數字檔案館、室建設共同面I臨的任務。當然，引導和規范檔案數字化工作并有序管理，確保數字檔案的完整、系統、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應有之義。檔案數字化工作的成果――數字檔案，既是數字檔案室的主體，也將直接成為數字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應的電子文件與數字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數字化，再接收――再數字化這樣一種傳統數字檔案館建設的模式，從而促使數字檔案館建設走上可持續的良性發展軌道。

(二)加快推進數字檔案室建設步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質基礎

縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區域內具有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記認證和數據備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創新之舉。筆者認為，數字檔案室建設與檔案登記備份工作關系緊密，數字檔案室建設為檔案登記備份提供物質基礎，檔案登記備份工作又反過來促進數字檔案室建設。數字檔案即檔案數字化成果，是檔案登記備份的主要數據形式之一。紹興市出臺的數字檔案室建設業務標準規定，數字檔案室建成后，目錄數據庫、檔案數字化成果應制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份。現已有一批機關單位的數字檔案實施登記備份。目前，結合“數字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設所需的各種軟硬件設備設施正在陸續到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設所需要的系統軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數字檔案管理系統升級完善，實現市級各部門(單位)電子文件和數字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。

顯然，隨著“數字檔案館室一體化”項目的成功實施和數字檔案室建設任務的全面完成，電子文件與數字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進。

(三)實施雙向備份，共創雙贏格局，為實現檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑

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學校原因

1領導重視程度不高，檔案機構不健全，檔案利用宣傳不到位。一般而言，檔案機構主要為學校科研、教學等工作服務，而非主要的行政職能部門，領導重視不夠。鄭州地區的14所本科院校只有鄭州大學、河南工業大學、華北水利水電學院、鄭州輕工業學院、鄭州師范學院、黃河科技學院6所學校建立了獨立檔案館，其余學校一般都在黨政辦公室下面設立檔案科（室），也有未設置獨立檔案科（室），而是由黨政辦公室的副主任或者其他科（室）負責檔案工作的，具體情況見表1、表2。由于檔案科（室）不是獨立的管理機構，缺乏獨立的經費預算和系統的管理體制，工作人員的自主性不強，導致檔案利用宣傳力度不夠，宣傳方式單一。由于沒有把檔案的重要性和利用的相關政策宣傳出去，學生對檔案和相關規定了解甚少，甚至一無所知。如表3顯示，高達69%的同學認為檔案的價值只是參考價值，教育作用卻只有28%的同學選擇，可見，學生對檔案的價值和作用了解得不多；了解《高等學校檔案管理辦法》的同學僅占2%,98%的同學表示不太了解甚至不了解；對本院校檔案利用相關規定有所了解的也只占37%，均不足全部調查人數的二分之一；高達61%的人竟對本院校檔案館（室）館藏的基本情況一無所知。

2檔案機構門禁森嚴，工作人員服務意識淡薄，網上服務功能不完善。長期以來，檔案機構一直被視為機要部門，其神秘面紗始終難以揭開。加上檔案利用規定嚴格，造成學生對檔案機構的畏懼心理以及“無事不登三寶殿”的現象。此外，檔案管理人員“重藏輕用”的傳統觀念未得到根本性的改變，仍然將主要精力放在檔案的收集、整理和保管上，對于學生檔案的利用持被動態度，缺乏主動服務意識。調查顯示，在有檔案利用經歷的學生中，36%的人表示，檔案館（室）工作人員服務態度不夠友善，不理想的利用經歷嚴重影響學生本人及周邊人群對檔案的利用。在所調查的14所本科院校中，只有6所擁有獨立檔案館的學校建立了檔案網站，其他均無相關網上系統。在設有網站的6所學校中，只有河南工業大學和黃河科技學院有網上查詢服務功能，鄭州輕工業學院雖設有查詢端口，但鏈接出錯無法實現查詢，其他三所學校均無實際查詢功能。這造成學生個人以及用人單位網絡查詢困難，不能滿足網上查詢檔案信息的需求，必須到實地的檔案館（室）才能得以查證。

學生原因。學生，包括在校生和歷屆畢業生，都是學生檔案的主人，也是學生檔案利用的主要群體之一。在調查中發現，學生對檔案及檔案利用的意識極為薄弱。具體調查數據如表4所示。解，剩下80%的學生了解不多甚至不了解，對自己檔案的不知情進而導致63%的學生基本沒想過利用自己在校期間形成的最原始、最重要的記錄材料。在涉及具體問題時，如畢業后學籍檔案的查詢事宜，能正確選擇去檔案館（室）查詢的學生僅占所調查人數的19%。學生對檔案利用的不了解很大程度上源于本身對檔案信息的不關注，如調查所示，經常主動關注檔案相關信息的學生僅占4%，96%的學生不怎么關注。由此可見，學生的檔案意識淡薄、對檔案關注度不高是造成學生檔案利用率較低的另一個原因。

加強高校學生檔案利用工作的對策

重視學生檔案工作，完善基礎設施，注重檔案隊伍建設。

1檔案館（室）的基礎性建設是做好學生檔案管理及利用的最基本的條件。學校要加大資金投入，加快檔案館（室）的基建步伐，如現代化設備的添置與更新、學生檔案信息數據庫的建立與維護、檔案網站的開通與運行等。

2檔案工作人員是檔案工作的主體，是做好學生檔案利用工作的關鍵所在。領導的重視很大程度上能提高檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，學校主管領導可不定期召開檔案工作會議，加強檔案工作人員對學生檔案管理及利用重要性的認識，努力培養其愛崗敬業的精神，增強其責任感。同時，創造條件，增加檔案工作人員在職培訓、進修和與其他高校交流的機會，一則提高其競爭意識和檔案利用服務意識，二則提高其業務素質、工作能力，尤其是現代化管理知識和技能。總之，檔案工作人員要在理論學習和實際操作中，不斷發現新問題、探索新方法，變被動服務為主動服務，擴大學生檔案服務范圍，深化學生檔案服務內容，切實提高學生檔案利用的數量和質量，充分發揮學生檔案在其生活、就業等方面的作用。

擴大學生檔案宣傳面，加強學生檔案宣傳力度。檔案機構可結合本校實際情況，開展形式多樣、內容豐富的檔案利用宣傳活動，注意傳統方式與現代方式的有效結合，并注重實際效果。傳統宣傳方式一般是通過條幅、宣傳窗等校內媒體進行檔案相關法律法規、學校檔案利用的相關規定的宣傳。網絡信息時代，在做好傳統宣傳的基礎上，還要注重現代方式，在調查中，有64%的同學希望通過網絡及其他電子信息來了解檔案館（室）及相關信息，可見利用網絡手段進行宣傳備受歡迎。

1充分利用學生訪問較多的網站。將有關學生檔案的新聞和通知掛到學生處、校團委網頁上，而不僅僅公布在檔案館（室）主頁上。也可在這些網站上添加有效鏈接，以滿足用戶對檔案館（室）網站的訪問需求，尤其是校外用戶。另外，尚未建立獨立檔案館（室）網的高校可以在當前熱門的網站，如人人網、騰訊網等開通檔案相關頁面。用戶與之成為好友后便可隨時了解并獲取學生檔案利用的最新動態。

2嘗試高校通和QQ等新的交流工具。學校檔案部門工作人員可將院系檔案工作人員導入高校通和QQ好友中，院系檔案工作人員可將所在院系的學生導入好友中，形成學校-院系-學生三級溝通鏈，便可將最新檔案消息直接發送給學生，也能在用戶利用檔案遇到疑問之際進行實時在線咨詢。如此，既有利于在校生檔案意識的培養，也有利于歷屆畢業生對學生檔案信息的及時獲取。

加強學生檔案教育工作，培養和提高學生檔案意識。做好學生檔案教育工作是培養和提高學生檔案意識的重要途徑，但并不是通常意義上的檔案專業教育，而是指做好非檔案專業學生的通識教育，使學生能夠系統、全面地學習檔案知識，接受檔案教育，并基本掌握運用檔案信息的方法，[3]以此增強檔案利用意識。調查顯示，高達79%的學生有接受檔案教育的意愿，這表明多數學生認為檔案教育具有一定意義。如何開展學生檔案教育工作，可從多方面采取措施。

1要選擇理論基礎扎實、實踐經驗豐富的老師作為檔案通識教育的引導者。因為學生檔案工作相對比較枯燥，涉及內容比較單一，日常學習生活所牽涉的又比較少，所以要培養學生對該課程的興趣，必須選擇一位合適的老師。

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高等教育事業的不斷發展，對高校檔案工作提出了更高要求，學生檔案工作作為高校檔案工作的重要組成部分備受關注。學生檔案主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。[1]它是在高中畢業生升學考試檔案的基礎上建立的，又是干部人事檔案的前身。檔案利用是檔案管理的最終目的，是實現檔案價值的重要途徑。如何充分開發學生檔案信息資源，加強學生檔案的有效利用，切實做好學生檔案利用工作，是目前高校檔案工作面臨的重要課題。

1 調查情況

近年來，學生檔案的利用率偏低、利用效果不佳等現象普遍存在。鑒于此，筆者于2012年3月1日～25日通過網站瀏覽、電話訪問、問卷調查、實地訪問的形式對駐地在鄭州市的14所本科院校（由于信息工程大學的特殊性，未對其進行調查）學生檔案利用工作進行調查，并于6月17日、8月28日及10月12日進行追蹤調查，以確保信息的及時性和準確性。具體調查狀況如表1、表2所示。

網頁瀏覽和電話訪問情況如表1、表2所示。實地訪問了鄭州大學、河南工業大學、鄭州輕工業學院、河南農業大學、中原工學院5所學校。紙質版調查表以在校生為對象，共發放210份，鄭州大學60份，中原工學院、河南財經政法大學、河南工業大學、鄭州輕工業學院、河南農業大學各30份，回收200份，回收率為95.2%；電子版調查表以畢業生為對象，共發放130份，鄭州大學30份，中原工學院、河南財經政法大學、河南工業大學、河南農業大學、鄭州航空工業管理學院各20份，回收113份，回收率為86.9%。最終以200份紙質版調查表與100份電子版調查表為樣本，通過數據統計，對高校學生檔案利用工作現狀的原因進行認真分析并提出相應的對策。

2 高校學生檔案利用工作現狀的原因分析

2.1 社會原因。當前，社會上出現嚴重的棄檔現象，所謂棄檔，是指學生在畢業后，由于種種原因沒有按照檔案移交手續將在校期間形成并保存的檔案隨就業而轉移，對自己的檔案持漠視態度。[2]目前，非公企業發展迅速，這些企業多數沒有保管員工檔案的權利，對人事檔案管理又了解不多，對檔案查詢、檔案材料收集和用工手續辦理不夠及時和完善。有些小企業招聘看學生畢業證和相關資格證書以及實際工作能力就錄用了，并沒有較多地參考學生在校期間形成的檔案；有的企業收了學生檔案也只是放在人事部或者行政部門的辦公室，并不重視學生檔案的價值，進而導致年輕人對檔案產生錯誤認識，認為檔案里的記錄并不重要，也沒有利用的必要。

2.2 學校原因

2.2.1 領導重視程度不高，檔案機構不健全，檔案利用宣傳不到位。一般而言，檔案機構主要為學校科研、教學等工作服務，而非主要的行政職能部門，領導重視不夠。鄭州地區的14所本科院校只有鄭州大學、河南工業大學、華北水利水電學院、鄭州輕工業學院、鄭州師范學院、黃河科技學院6所學校建立了獨立檔案館，其余學校一般都在黨政辦公室下面設立檔案科（室），也有未設置獨立檔案科（室），而是由黨政辦公室的副主任或者其他科（室）負責檔案工作的，具體情況見表1、表2。由于檔案科（室）不是獨立的管理機構，缺乏獨立的經費預算和系統的管理體制，工作人員的自主性不強，導致檔案利用宣傳力度不夠，宣傳方式單一。由于沒有把檔案的重要性和利用的相關政策宣傳出去，學生對檔案和相關規定了解甚少，甚至一無所知。如表3顯示，高達69%的同學認為檔案的價值只是參考價值，教育作用卻只有28%的同學選擇，可見，學生對檔案的價值和作用了解得不多；了解《高等學校檔案管理辦法》的同學僅占2%，98%的同學表示不太了解甚至不了解；對本院校檔案利用相關規定有所了解的也只占37%，均不足全部調查人數的二分之一；高達61%的人竟對本院校檔案館（室）館藏的基本情況一無所知。

2.2.2 檔案機構門禁森嚴，工作人員服務意識淡薄，網上服務功能不完善。長期以來，檔案機構一直被視為機要部門，其神秘面紗始終難以揭開。加上檔案利用規定嚴格，造成學生對檔案機構的畏懼心理以及“無事不登三寶殿”的現象。此外，檔案管理人員“重藏輕用”的傳統觀念未得到根本性的改變，仍然將主要精力放在檔案的收集、整理和保管上，對于學生檔案的利用持被動態度，缺乏主動服務意識。調查顯示，在有檔案利用經歷的學生中，36%的人表示，檔案館（室）工作人員服務態度不夠友善，不理想的利用經歷嚴重影響學生本人及周邊人群對檔案的利用。在所調查的14所本科院校中，只有6所擁有獨立檔案館的學校建立了檔案網站，其他均無相關網上系統。在設有網站的6所學校中，只有河南工業大學和黃河科技學院有網上查詢服務功能，鄭州輕工業學院雖設有查詢端口，但鏈接出錯無法實現查詢，其他三所學校均無實際查詢功能。這造成學生個人以及用人單位網絡查詢困難，不能滿足網上查詢檔案信息的需求，必須到實地的檔案館（室）才能得以查證。

2.3 學生原因。學生，包括在校生和歷屆畢業生，都是學生檔案的主人，也是學生檔案利用的主要群體之一。在調查中發現，學生對檔案及檔案利用的意識極為薄弱。具體調查數據如表4所示。

由表4可知，只有20%的學生對自己的檔案較為了解，剩下80%的學生了解不多甚至不了解，對自己檔案的不知情進而導致63%的學生基本沒想過利用自己在校期間形成的最原始、最重要的記錄材料。在涉及具體問題時，如畢業后學籍檔案的查詢事宜，能正確選擇去檔案館（室）查詢的學生僅占所調查人數的19%。學生對檔案利用的不了解很大程度上源于本身對檔案信息的不關注，如調查所示，經常主動關注檔案相關信息的學生僅占4%，96%的學生不怎么關注。由此可見，學生的檔案意識淡薄、對檔案關注度不高是造成學生檔案利用率較低的另一個原因。

3 加強高校學生檔案利用工作的對策

消除社會因素對高校學生檔案利用的不利影響，不是僅憑校方努力就能改變的，還需國家相關政策的出臺以及社會用人單位對員工檔案管理和利用觀念的轉變。在此，僅從學校層面進行探討。

3.1 重視學生檔案工作，完善基礎設施，注重檔案隊伍建設

3.1.1 檔案館（室）的基礎性建設是做好學生檔案管理及利用的最基本的條件。學校要加大資金投入，加快檔案館（室）的基建步伐，如現代化設備的添置與更新、學生檔案信息數據庫的建立與維護、檔案網站的開通與運行等。

3.1.2 檔案工作人員是檔案工作的主體，是做好學生檔案利用工作的關鍵所在。領導的重視很大程度上能提高檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，學校主管領導可不定期召開檔案工作會議，加強檔案工作人員對學生檔案管理及利用重要性的認識，努力培養其愛崗敬業的精神，增強其責任感。同時，創造條件，增加檔案工作人員在職培訓、進修和與其他高校交流的機會，一則提高其競爭意識和檔案利用服務意識，二則提高其業務素質、工作能力，尤其是現代化管理知識和技能。總之，檔案工作人員要在理論學習和實際操作中，不斷發現新問題、探索新方法，變被動服務為主動服務，擴大學生檔案服務范圍，深化學生檔案服務內容，切實提高學生檔案利用的數量和質量，充分發揮學生檔案在其生活、就業等方面的作用。

3.2 擴大學生檔案宣傳面，加強學生檔案宣傳力度。檔案機構可結合本校實際情況，開展形式多樣、內容豐富的檔案利用宣傳活動，注意傳統方式與現代方式的有效結合，并注重實際效果。傳統宣傳方式一般是通過條幅、宣傳窗等校內媒體進行檔案相關法律法規、學校檔案利用的相關規定的宣傳。網絡信息時代，在做好傳統宣傳的基礎上，還要注重現代方式，在調查中，有64%的同學希望通過網絡及其他電子信息來了解檔案館（室）及相關信息，可見利用網絡手段進行宣傳備受歡迎。

3.2.1 充分利用學生訪問較多的網站。將有關學生檔案的新聞和通知掛到學生處、校團委網頁上，而不僅僅公布在檔案館（室）主頁上。也可在這些網站上添加有效鏈接，以滿足用戶對檔案館（室）網站的訪問需求，尤其是校外用戶。另外，尚未建立獨立檔案館（室）網的高校可以在當前熱門的網站，如人人網、騰訊網等開通檔案相關頁面。用戶與之成為好友后便可隨時了解并獲取學生檔案利用的最新動態。

3.2.2 嘗試高校通和QQ等新的交流工具。學校檔案部門工作人員可將院系檔案工作人員導入高校通和QQ好友中，院系檔案工作人員可將所在院系的學生導入好友中，形成學校-院系-學生三級溝通鏈，便可將最新檔案消息直接發送給學生，也能在用戶利用檔案遇到疑問之際進行實時在線咨詢。如此，既有利于在校生檔案意識的培養，也有利于歷屆畢業生對學生檔案信息的及時獲取。

3.3 加強學生檔案教育工作，培養和提高學生檔案意識。做好學生檔案教育工作是培養和提高學生檔案意識的重要途徑，但并不是通常意義上的檔案專業教育，而是指做好非檔案專業學生的通識教育，使學生能夠系統、全面地學習檔案知識，接受檔案教育，并基本掌握運用檔案信息的方法，[3]以此增強檔案利用意識。調查顯示，高達79%的學生有接受檔案教育的意愿，這表明多數學生認為檔案教育具有一定意義。如何開展學生檔案教育工作，可從多方面采取措施。

3.3.1 要選擇理論基礎扎實、實踐經驗豐富的老師作為檔案通識教育的引導者。因為學生檔案工作相對比較枯燥，涉及內容比較單一，日常學習生活所牽涉的又比較少，所以要培養學生對該課程的興趣，必須選擇一位合適的老師。

3.3.2 要注重講授的內容和方法。檔案教育不僅要傳授一定的理論知識，包括相關的法律法規、學校的有關規定、學生檔案包括的內容與重要作用，而且要注重實際操作能力的培養，尤其是學生檔案檢索的方法和技能的傳授。老師可在課堂上模擬檔案檢索的過程，并讓學生參與其中。形式多樣的教育方式既可提高學生上課的積極性，又能增強學生實際操作的能力，為今后的檔案利用打下良好基礎。

3.3.3 要分階段進行檔案教育。根據學生所處的階段特點分別開展內容、形式不同的教育，包括入學教育、常規教育、強化教育三個階段。入學教育是為了初步樹立學生的檔案意識；常規教育目的在于鞏固和深化檔案知識，增強檔案意識；強化教育則是在學生離校前將今后可能涉及的檔案問題進行分析，如檔案的傳遞、保管形式、在校的最長保管期限以及期滿后的去向等，幫助學生了解檔案的實際用處。[4]

參考文獻：

[1]《高等學校檔案管理辦法》，2008（8）.

[2]：http：///view/3586740.htm，（2012-10-8）.

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Abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. In this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.

Keywords : file management; informatization; construction

中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）

檔案信息化就是在檔案活動中全面應用通訊技術、網絡技術等現代化高科技手段，用信息科學技術對檔案信息資源進行處理、管理、開發和提供利用。究其實質，是檔案管理模式和利用方式，從傳統的以檔案實體保管為主，向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息的形式為社會提供服務的轉變過程。但是，由于該項技術在我國發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識還存有偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。

一、檔案管理信息化建設的重要性與必要性 （一）檔案管理信息化建設的重要性：

1、檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。

2、完整可靠的信息和快速的綜合分析能力是決策和管理的有力保證．

3、檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。

（二）檔案管理信息化建設的必要性1、檔案信息化建設是電子政務實施的要求 檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價值的文字、圖表、錄音、錄像等，現在連政府機構的信息都放到網上，政府與公眾的互動處理也放到網上實施電子政務了，網上形成了大量電子黨政管理類文件。 2、檔案信息化建設是數字化、網絡化發展的要求 檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數字化、網絡化的大潮中求生存求發展？保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體，如何最大限度地發揮作用？這些問題就使開發檔案信息，進行檔案信息化建設成為必然。 3、檔案信息化建設是開發利用檔案價值的要求 提出控制論的數學家維納，在其飽含人文關懷的著作《人有人的用處——控制論與社會》中明確地指出：信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。任何“意義”、“價值”一類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價值的。檔案價值的實現是要通過對檔案信息的開發、處理、傳遞與廣泛利用來實現的。檔案部門作為一個信息服務機構，只有實現了檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務利用網絡化，才可能最大限度地發揮檔案的作用。

4、檔案信息化建設是檔案館自身發展的要求 隨著社會文明進程的不斷發展，檔案案卷數量在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應新的形勢，檔案館自身建設必須加強。建設數字化檔案館，實現信息化管理，要求檔案館在自身建設上要從網絡與計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數據獲取與更新體系、檔案數據處理與存儲體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數據與信息傳播體系、檔案數據庫建設體系、檔案咨詢服務體系、檔案數字化專業人員體系、數字化檔案館用戶體系以及檔案標準與操作體系等方面著手實施，改變現有管理手段相對落后的現狀。

二、檔案管理的現狀 檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理。二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現代化管理打下基礎。隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術的進步，檔案管理的設施不斷得到完善、更新，但在實際工作中，檔案管理與社會的進步相比，仍然存在很大的問題，表現在：1、檔案工作人員素質偏低、待遇差、隊伍不穩定；2、領導重視不夠，檔案意識不強、經費不足、設備不全、硬件條件差、管理摸式呆板；3、宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面。

三、加強檔案管理信息化建設的途徑

(一) 制定規劃，突出重點，推進檔案信息化建設工作

檔案信息化建設工作應該首先破除對信息化建設工作中存在的認識誤區，堅持以利用為中心，充分發揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點，結合本單位信息化工作發展水平來開展。要從本單位實際出發，講求實效，做到建一個成一個，發揮效用，不能搞形式主義。

(二) 重視檔案業務流程的重組。

第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數據處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現文檔一體化，可以自動完成各類檔案資料的統計工作，繪出各類統計報表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網絡環境下將實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數檔案資源可通過計算機網絡進行查閱和對外提供服務。第三，檔案指導、編研從有形實體向虛擬網絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環境和作業環境，傳統檔案組織機構、業務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機構，從業務內容到業務流程進行有效重組，以適應變革的要求。

（三）增強保密意識，采取有效措施，構筑檔案信息的安全保障體系

檔案部門應樹立科學的正確的檔案信息安全觀念，堅持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規為依據，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中應樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

（四）加強組織協調，整合檔案信息資源，做好信息化建設的核心工作

作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設必須通過設置高效率的工作機構來協調其工作的開展。其工作機構應包括：信息化建設的組織管理機構、網絡系統的設計建造機構、網絡信息管理服務機構等。其中組織管理機構是建設的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網絡建設工程的組織效率；網絡系統設計建造機構是具體負責檔案信息網絡的規劃、技術設計和工程建造的機構；網絡信息管理服務機構是檔案信息網絡的實際運作者，負責網絡的運行維護和檔案信息的組織、與更新。

（五）加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性標準規范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業務性標準規范是對檔案文件信息化處理的規范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規范；技術性標準規范是指電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。

（六）調整檔案管理人員的知識結構，提高員工素質

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（一）檔案意識淡薄

長期以來，相當一部分人對高職院校人事檔案工作認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒什么關系，也不能為學校創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行。部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，很少有領導過問，使人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

（二）檔案存放分散

受校區分散的制約，高校合并中有的是相鄰學校的合并，有的是距離較遠的數校合并，客觀上導致了合并后人事檔案的分散性。我們學校是由四所學校合并而來，校區跨瀏陽、長沙、望城兩市一縣，合并后的前兩年，人事檔案分散在幾個不同的校區存放。管檔員因為工作的需要，常常不得不奔走于幾個校區之間。

（三）管理設施較差

合并后的高職院校檔案館大多基礎設施差，庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。檔案的收集、整理、歸類等工作還主要依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化程度低。

（四）管理制度不規范

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致人事檔案管理的相關制度不健全、落實不到位。有的學校沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統、完備的規章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實。比如由于管理規范不一，導致歸檔材料規格不一，我們學校合并前材料規格就有三種。檔案材料收集過程中紙張大小不一，沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。

（五）材料收集較難

高職院校合并后，機構、院系領導班子和教職工都做了適當調整，有些需歸檔的材料難以收集齊全，認為以往的資料沒有多少用處，隨便丟棄；或將一些珍貴資料留在個人手中，不按正常手續移交，給檔案收集工作帶來一定的難度。如教職工的年度考核表，以為沒什么用，合并時隨便丟棄，等通知歸檔時，有的不完整，有的根本找不到。我們學校南校區就是這樣，2002-2005四個年度的教職工年度考核表很多都找不到了，以前的也只能部分找到。又如有的教職工參加學歷和其他短期培訓后，認為有了畢業證或結業證就能證明自己達到了某種學歷或參加了某種培訓，而將培訓過程中的學籍和成績材料仍放在培訓單位或自己保管，造成檔案材料中學歷學籍資料、培訓資料不完整。還比如，有的專業技術人員職稱評審后，認為只要取得了資格證，加了工資就行，而真正反映他職務晉升的材料，如《專業技術人員職務評審表》等卻沒有歸檔，給學校平時查閱及以后的職務晉升帶來很大難度。

二、解決合并高職院校干部人事檔案管理問題的對策

（一）爭取領導的重視與支持

干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，在機構設置和人員編制上給以充分保證；還要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，要讓他們享受同等的升遷機會，這樣可以促進人事檔案工作績效的提高。

（二）檔案集中統一管理

高職院校合并后由于人員情況不熟悉，因此查閱、利用檔案較為頻繁，特別是涉及領導干部任免、職稱評定、工資制度改革時，需要大量查閱教職工的檔案材料，因此合并后應盡量將分散在各校區的檔案集中統一管理。只有這樣，才能更好地實現人事檔案為學校工作服務的功能。我們學校在合并后的第三年實現了三個校區的人事檔案集中統一到主校區管理。

（三）加強基礎設施建設

要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的檔案館，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。

（四）完善檔案管理制度

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檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環節，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。

一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性

檔案管理是機關單位管理的基礎環節。檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。檔案是文化事業的象征，是文化發展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。

二、當前事業單位檔案管理工作存在的問題

(一)檔案管理重視程度低

各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機關檔案管理雖有一定規模但內部管理與機關單位發展脫節，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態。大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學化水平低

隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。

三、檔案管理科學化的對策

(一)政府政策層面

1.積極完善和宣傳檔案法律法規

檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規，堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發揮以點帶面功效

精心選擇一些規模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。

3.積極開展業務培訓和指導

檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識，提高檔案人員的業務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。

4.積極提供檔案中介服務

通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規范的科學化的檔案管理，既節約管理成本，又能促進檔案管理科學化。

(二)機關單位自身層面

1.強化檔案意識，牢固效益觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業務指導與監督，主動抓好檔案工作。

2.構建科學化檔案管理機制

只要符合國家檔案法規，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發。建立檔案管理機制，關鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發展的需要，是否有利于檔案管理可持續發展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。