導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案專業論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

究其原因。一是歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內，儼然一個保密機關，較為封閉；二是《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來，檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。

社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。

新時期社會檔案意識的培養問題，我認為應從以下幾個方面入手。

一要探索新時期檔案宣傳的新方法。只有加強檔案宣傳，社會檔案意識才能得到提高?！熬坪靡才孪镒由睢?，檔案是一壇釀造多年又陳封許久的好酒，連聞名遐邇的國酒茅臺都做廣告，何況“養在深閨人未識”的檔案呢？

1、把開展宣傳貫穿到工作的始終，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，使工作與宣傳同步進行。

2、抓重點，不斷掀起宣傳工作的新。根據檔案工作的規律性，抓住重點時間、重點內容、重點形式，不斷掀起宣傳。要掌握好時間，不要錯過最佳宣傳時機；內容要典型生動，才能吸引觀眾；形式不能陳舊，否則會使人不屑一顧。例如：在《檔案法》頌布重點紀念日前后，開展規模較大的宣傳活動，內容上要集中宣傳檔案法規，除正面內容的宣傳外，配合一些違法案例宣傳，使人對法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不應僅搞搞展覽，展覽存在較大局限性，應考慮利用電視、報紙、網上、向各單位普發小冊子、向各鎮、街道提供宣傳內容要求他們在各社區、村居代為刊出宣傳板報等宣傳面廣的宣傳形式。

3、抓時機，把主管領導作為主要宣傳對象。各級主管領導對檔案工作的有效開展起著非常重要的作用。但主管領導一般不僅僅是檔案部門的主管領導，往往分管幾個口、多個部門。檔案部門應積極主動、搶抓時機，向主管領導匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題，以取得領導的重視與支持。在實際工作中應突出一個“勤”字，即勤請示、勤匯報、勤動腦，不失時機、千方百計地爭取領導的關注與支持；勤動手，經常把工作情況、計劃思路形成材料上報領導。檔案部門的重要工作和活動，要爭取主管領導參與，以便領導全面地了解檔案工作。

4、高瞻遠矚，把在校學生作為重點宣傳對象。學生是祖國的未來，檔案意識應從學生抓起，且學生量大面廣，是一個正在集中接受教育的龐大群體和后備力量，目前也是檔案宣傳的一個薄弱環節，應高度重視。

建立好愛國主義教育基地，充分發揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。

二要加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養。營造以法促規范，以法促發展的良好的工作氛圍，加強動態管理，完善執法機制，重拳強化檔案意識。

十多年來，經過各級檔案行政管理部門的努力，檔案行政執法工作取得的成績有目共睹。但客觀地分析，檔案行政執法工作與社會預期和檔案事業的客觀要求相比，還存在許多問題，并暴露出一些深層次的矛盾。首先，檔案違法現象與行為仍具有很大的普遍性。其次，檔案行政執法乏力，違法行為長期得不到有效制裁。檔案行政執法的對象有其特殊性，主要是各級黨政機關和企事業單位，在許多部門、單位面前，倒顯得檔案局這個執法主體是弱勢部門，加上檔案法律法規授予檔案行政管理部門的執法權非常有限，導致許多檔案行政管理部門因此畏縮不前。

因此，加快立法步伐，通過立法，進一步擴大行政處罰的范圍，授予檔案行政管理部門更大的執法權。對于普遍存在的同時危害很大的在機關、企事業單位出現的拒絕歸檔、拒絕檔案安全保管等進館之前的違法行為作為檔案法規調整的重點。因為這些檔案在進館之間遭受損失的可能性很大，進館這后倒相對安全了。

同時，要加強組織領導，積極開展專項執法，使執法工作的影響面日益擴大，努力推進檔案工作法治化。

三要加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。

四要重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數，一個地方其他檔案工作做得很好，農村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業單位的檔案工作，農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱，所以應格外關注。

在建設社會主義新農村的新的形勢下，各地應制定新農村建設檔案工作的總體規劃，全面推進村級檔案規范化建設，建立健全村居建設檔案、農村基礎設施檔案、土地承包檔案、農村專業合作社、農村龍頭企業檔案、村民檔案、農民素質培訓檔案、村務公開和民主管理檔案、農業科技檔案、農村文化檔案。在現實條件下，推廣“村檔鎮管”管理模式。主動加強服務，以規范化為抓手，全面提高農業和農村檔案工作整體水平，有力地促進全社會檔案意識的提高。

五要促進家庭檔案觀的樹立。家庭是社會的細胞，家庭檔案工作做好了，社會檔案意識真正會達到深入人心的境界。家庭檔案應成為檔案工作的新領域，檔案部門要積極倡導開展家庭建檔工作，更好地為和諧社會服務。

隨著生活的逐漸富裕，不管是城市居民還是農村農民，家庭建檔都有了一定的物質條件。各地應積極開展家庭檔案宣講活動，通過建立示范家庭檔案，舉辦家庭檔案展覽、講座、經驗交流會等，讓百姓通過自己的檔案感受生活的變化和祖國的進步。這是一項新工作，在建檔過程中還存在著一些困難和問題，檔案部門應積極提供技術指導。家庭檔案的建立會使百姓充分體會到家庭檔案與社會文明的密切聯系，更多地感悟“修身齊家”的中華古訓，這樣社會檔案意識也隨之提高。

六要全面推進民營企業檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業遍地開花，已成為經濟建設的一支強大力量，民營企業檔案意識的重要性日益突出。

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二、編寫原則

參照上述上崗教材中容易出現的問題，我們認為，上崗教材的編寫應遵循如下原則：

（一）簡約而不簡單上崗教材應更多地突出實用性，與實際工作相結合，減少理論部分的編寫，縮小涉獵范圍，突出檔案如何整理、如何組卷這些重點，做到教材內容簡約而不簡單。

（二）章節有效銜接不重復狹義的檔案工作包含收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節。而按檔案的內容來看，又通常將其分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專門檔案”。同時，還包括近年來逐漸興起的“聲像檔案”、“電子檔案”。這些內容大多相互交叉。所以在教材編寫時，我們要合理安排體系框架，設定好章節先后次序，不要出現重復編寫、交叉編寫、邏輯不清等問題。如遇到不同檔案類型的公共性問題，可單設章節統一講授。

（三）章節名稱明確且合理一個章節的名稱要能涵蓋本章內容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在編寫“文書檔案管理”和“科技檔案管理”前，介紹“文書文件”和“科技文件”的知識是必要的，且“文書文件”和“科技文件”檔案人員有機會能夠接觸到，故在此章節編寫中，加入“文書文件”和“科技文件”的基礎知識部分會更好，其名稱也可定為“文書文件與文書檔案管理”、“科技文件與科技檔案管理”，而不應是“文書檔案管理”或“科技檔案管理”。相反，就“會計檔案”和“人事檔案”而言，由于“會計文件”和“人事文件”檔案人員幾乎不接觸，故教材章節不用將其列入，標題則可直接定為“會計檔案管理”“、人事檔案管理”。

（四）針對性選取檔案門類就教材而言，檔案門類顯然不能全部涉及，要挑選普遍的檔案類型編寫。例如，僅就專門檔案來說，其內容包含有會計檔案、人事檔案、商標檔案、訴訟檔案等。因此，應挑選“會計檔案”、“人事檔案”，或本地區、本系統常見的檔案類型編入其中，有重點、有針對性地構建教材體系。

（五）合理組成教材體系第一，從整體到局部。比如，第一部分設定為綜合概述，有利于學員宏觀把握檔案行業的基本常識，為之后三個部分打好基礎。第二，邏輯明確。比如，將第二部分、第三部分分為“紙質檔案管理”和“非紙質檔案管理”，從邏輯上合理涵蓋了全部的檔案類別。其中，在“紙質檔案管理”章節，按檔案內容的標準，再次進行劃分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專業檔案”，這種劃分在檔案分類上也是符合邏輯的。第三，分和有序。比如，“會計檔案”、“人事檔案”、“電子檔案”、“聲像檔案”都有自身的特殊性，故這四個門類的檔案管理章節一次性編寫收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節內容。相反，“文書檔案”和“科技檔案”在收集、整理、鑒定環節各有特色，故在教材中分別編寫，而在統計、保管與保護、利用環節有較強的共通性，故在教材中作整合編寫，以此避免重復。

三、檔案專業在職上崗教材的體系組成

根據上述五個基本原則，筆者認為，一本檔案專業在職教育上崗教材的體系應由如下方面組成：

（一）第一部分的內容組成教材體系第一部分稱之為“綜合概述”，由“第一章：檔案概述”和“第二章：檔案工作概述”組成。其中，在第一章里，教材應基本涵蓋檔案的基本概念、特點、種類與劃分依據、價值與性質等內容；在第二章里，教材應基本涵蓋檔案工作的構成、內容、特點、性質、基本原則、注意事項、相關專業術語、廣義和狹義之分，以及檔案法等內容。需要注意的是，由于在職教材偏重于實操性的特點，第一部分作為綜合概論，不要過多涉及檔案的理論內容，如“檔案”一詞的詞源解釋、從古至今的檔案發展史等內容。

（二）第二部分的內容組成教材體系第二部分稱之為“紙質檔案管理”，由“第三章：文書文件與文書檔案管理”、“第四章：科技文件與科技檔案管理”，以及“第五章：專門檔案管理”組成。具體為：在第三章里，教材應細化為三個小節。首先是“文書文件基礎知識”，即涵蓋檔案前期（處于文件階段時）的相關內容；其次，依照文件級、案卷級的整理方法分別劃分為“以件為單位的檔案管理”、“以卷為單位的檔案管理”，并涵蓋其收集、整理、鑒定等內容，而“保管與保護”、“統計與利用”環節，由于其與科技檔案有共通性，故放在第四部分特別講授。在第四章里，教材應分為“科技文件基礎知識”、“科技檔案管理”兩節內容。其中，由于前者不是檔案人員的主要工作，向學員簡單介紹為主；后者為檔案人員的主要工作，故應作詳細講授，內容涵蓋收集、整理、鑒定等內容，“保管與保護”、“統計與利用”環節，與文書檔案在第四部分同講。在第五章里，教材應選取專門檔案中常用的兩個門類開設章節，即“會計檔案管理”、“人事檔案管理”，與第三章、第四章不同的是，由于專門檔案各門類間共通性不大，故本章一次性講授收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節內容。其中，由于“人事檔案”不屬于檔案部門直接的業務內容，故可以作適當說明或簡要介紹。

篇3

衛生防疫站在以開展衛生防病為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、會計、教學、聲像、實物等檔案材料。但由于衛生防疫是一項專業性很強的工作，故而反映與記錄此項工作的主要載體棗業務檔案也就具有了極強的專業性。此外，衛生防疫在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展公共衛生的監督監測的過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為站開展衛生防病、監督監測工作服務。

二、選題要圍繞業務上的主要任務

檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動。脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。為此，檔案人員應做到兩個了解和掌握。

1要了解和掌握單位的中心工作

在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。然而，對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務于中心工作。如我站近兩三年來的中心工作是為申報省市級一級站評審做準備工作，而等級站評審標準要求各科出具近十年、五年的監督監測數據的綜合分析。對此，檔案室及早做出反應，在制定編研計劃時，就安排編制反映這一內容的編研材料，為及時滿足全站的利用需要起到了積極的作用。

2要了解和掌握各項業務工作內容

衛生防疫站的主要業務是開展傳染病、地方病的預防和管理以及食品衛生、環境衛生、學校衛生、放射衛生、勞動衛生的監督監測。檔案人員在具體做各專業口的編研計劃時，應針對以上各業務工作的特點和內容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應經常深入科室，廣泛地與業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性并能符合業務需求的重要環節。

三、積極開發深層次的檔案編研材料

檔案部門在分析利用需求的基礎上，針對室藏檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。如各衛生防疫站的檔案中均有歷年來國務院、衛生部及北京市政府頒發的關于傳染病管理及五大衛生的法規、條例、程序及業務技術規范，而衛生防疫站做為衛生行政機關委托的執法機構，在履行其職權時必須依據有關的法規條例進行。檔案部門如能編制有關的業務依據性文件匯編，就會十分有效地滿足業務工作的需要。這種文件匯編既實用，做起來又不難。

然而，由于衛生防病業務是一項連續性很強的工作，在開展疫情的分析預測、制定防治策略以及對公共衛生實施監督監測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監督監測數據，特別是在開展預防醫學科學研究時，更需要以較長年度的相關數據做依據。因此，檔案部門如能將分散在各年檔案中的監督監測數據集中起來，做出有針對性的統計和分析，就可以使檔案的利用變得更系統更直觀，就可以極大地節省業務人員的時間。這就要求檔案人員對檔案信息除進行上述初次加工外，還應將編研工作的重點放在能系統地提供高度濃縮的檔案信息的二三次加工產品上。從實踐中看，根據各專業口的需要，開展專題性的統計分析更為適宜。如我站所編制的“1984－1995年北京市食物中毒發生情況分析”，“北京市五百例預防接種副反應分析”，“1985－1995年北京市流腦發病、死亡數統計與分析”，這類編研材料已經常地被業務人員應用于科研、專題調查等實際工作中，顯示了很強的實用性。

檔案部門在編制專題性統計分析材料時，應注意以下幾個問題：

1要積極爭取業務部門的配合

檔案部門根據所選題目，以站藏檔案為依據，在完成對各年度相關數據統計后，可交予業務科室，由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行，又有一定的深度。

2統計分析時間跨度要大

統計分析材料的時間跨度越大，越能揭示出規律性、本質性的信息，越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及公共衛生發展趨勢。如果所跨年度過短，就沒有多少實用的價值，不能為湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。

3統計數據真實準確完整

編研不是杜撰，它必須以檔案材料為依據，是在分析檔案原件內容的基礎上，根據選題對數據進行取舍。因此，如實地采用檔案數據，是決定編研質量及可靠程度的前提。有時，某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來，就需要檔案人員認真研究檔案材料，找到相關的數據進行計算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數據必須要準確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類，同類項目才能進行有關的計算。計算要正確，并要經過復核。

4形式新穎好看

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專業教學檔案作為一種特殊的檔案，不同于一般的人事檔案、城建檔案、組織發展檔案、民生檔案等等，具有自身諸多的特點。高職院校專業教學檔案專業性非常強，主要體現在高職院校涉及到很多學科的專業知識；高職院校專業教學檔案教育性很強，因為其直接涉及到諸多具體的教學內容與教學效果；高職院校專業教學檔案實用性很強，因為專業教學檔案直接關于實用學科的一些檔案資料。這些都是高職院校在推專業教學檔案信息化建設要好好把握的方面。

2、高職院校專業教學檔案的功能

高職院校專業教學檔案主要服務教學而存在，彰顯了其較強的教學功能與教育功能；同時，專業教學檔案也是一個反映和儲備教學相關資料的知識信息寶庫，能夠很好為教師進行專業教育的研究反思與相關專業發展的研究服務，具有很強的研究價值。作為學校的重要檔案之一，高職院校專業教學檔案能夠很好促進學校檔案事業的發展，其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和國際化發展的大趨勢。

二、當前高職院校專業教學檔案信息化建設面臨的問題及其成因

盡管專業教學檔案具有諸多的作用和功能，但是由于各個層面的原因，我國高職院校專業教學檔案信息化建設在價值取向與理念、模式與方式的選擇、內容與范圍的覆蓋、功能的拓展和發揮、管理人員的素質等方面均存在很多不適應信息化發展的方面，非常需要高職院校及時有效應對和切實處理。

1、當前高職院校專業教學檔案信息化建設面臨的問題。關于這方面主要體現體現以下幾個方面：從理念與價值取向問題上看，高職院校對專業教學檔案信息化發展的重要性沒有形成共識，國際化和信息化理念明顯不強。從內容和范疇視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，對專業相關的基礎檔案數據準備不夠，涉及到的專業范圍有待拓展。從模式與方式視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，沒有充分利用好網絡平臺，沒有整合好專業教學檔案的信息化模式與傳統模式的整合融合和創新發展。從功能的拓展視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，涉及到專業教學檔案開發利用不多，在某種程度上很缺位，彰顯了專業教學檔案信息化的功能開發不夠。從管理人員的素質與組織機構上看，高職院校在開展專業教學檔案信息化工作時，管理專業教學檔案人員的素質不高，而且檔案意識不強，一般都是教學秘書附帶在做；沒有成立專門的檔案管理機構，更不要說相應的專業教學檔案信息化的機制和體制建設。

2、引發高職院校專業教學檔案信息化建設問題的成因造成我國高職院校專業教學檔案信息建設存在各種問題的因素，來自學校層面、師生層面和管理人員等層面。一是學校層面的重視力度不夠，這主要體現在高職院校投放到專業教學檔案信息化建設工作的人力、物力和財力明顯不足，導致了專業教學檔案管理人員缺乏、管理設施設備陳舊落后。二是受到學校本身信息化建設的影響，主要體現在高職院校開展學校層面的信息化建設工作的力度不大，一種放眼全球和面向世界的態勢還沒有真正形成，這就嚴重影響了專業教學檔案借鑒國際高校專業教學檔案及其信息化建設的成功做法。三是教師和學生對專業教學檔案信息化的利用和開發不夠，主要體現在高職院校師生專業教學檔案意識不強，沒有認識到教學檔案與教學工作、學生專業學習成長的互動關系，導致專業教學檔案的信息化建設的精神支撐和內在驅動力不足。

三、提升高職院校專業教學檔案信息化建設水平的對策

針對高職院校專業教學檔案信息化建設過程存在的問題，我們應該積極借鑒和吸收國外大學專業教學檔案信息化建設的經驗教訓，構建國際化和科學化為主的價值取向和理念，緊跟高校教育發展的需要，不斷拓展和更新專業檔案信息化建設的內容，整合好專業檔案傳統模式與現代信息化模式的關系，充分調動專業教學檔案信息化的功能和作用，大力提升專業教學檔案管理員檔案學和專業學科的知識與視野，注重提升其檔案信息化管理的水平和能力。

1、努力構建信息化與國際化為主的價值取向與理念，推動高職院校專業教學檔案信息化工作科學發展。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時要從人才培養模式視角下，不斷拓展豐富自己的建設理念，不斷規范自己的價值取向。一是堅持質量理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要重視專業教學檔案信息化過程各個環節做到質量第一。二是堅持科學化和人性話的理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要遵循高職院校的教學規律、學生學習規律和檔案信息化發展的規律，將專業教學檔案信息化發展納入科學化和軌道；同時注重根據教師和學生的需求，不斷調整專業教學檔案的發展內容和范圍，力求服務于學校師生的成長發展。三是堅持國際化與標準化的理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要積極借鑒國外發達國家高校的專業教學檔案信息化建設的經驗和成功做法，努力與國際接軌，力求標準化發展。

2、與時俱進拓展專業教學檔案覆蓋的范圍與內容，不斷提升高職院校專業教學檔案信息化的覆蓋面和惠及面。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要根據高職院校本身發展的需要，根據教師和學生的需要，不斷延伸專業教學檔案信息化建設的覆蓋范圍，從而健全高職院校專業檔案信息化發展的內容體系，力爭囊括整個教學系統的各個方面和各個環節。

3、努力整合創新專業教學檔案的信息化模式與方式，提升高職院校專業教學檔案信息化發展的實效性和時效性。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要積極利用網絡平臺，大力推進專業教學檔案信息化建設模式；同時也要不斷更新傳統教學檔案管理模式，力促兩者形成整合互動的發展態勢，形成高職院校專業教學檔案信息化發展的合力。

4、不斷拓展專業教學檔案信息化的功能，努力增強高職院校專業教學檔案信息化的發展空間和平臺。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要通過各種方式，不斷宣傳專業教學檔案信息化的功能，讓之努力服務于高校。

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檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業創造更多利潤和財富，是企業持續發展的源動力，畢業生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業生人數越來越多，畢業生檔案數量和信息量越來越大，高校畢業生檔案管理、轉遞工作面臨挑戰。當前我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作現狀并不理想，各方面都有待完善。

一、高校畢業生檔案管理、轉送工作的意義

高校畢業生檔案屬于既要文件，記錄了學生主要經歷、政治面貌、社會關系、學歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業生社會活動的重要依據。畢業生檔案由學籍檔案轉換而來，由學校交轉遞畢業生就業單位或人才交流機構管理，若無就業單位則由學校免費保存兩年。畢業生檔案轉遞需要按照《就業協議書》簽發《報到證》，完成轉遞檔案[1]。若就業單位是國有企業或企業事業單位那么檔案轉遞到工作單位。如果是非公有企業，那么檔案轉遞到人才交流機構。若離校未就業，則轉遞到戶籍所在地。對于高校畢業生來說不論考研、出國、就業都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關證明。對于企業來說，通過畢業生檔案，用人單位可以對學生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據?？梢娮龊酶咝．厴I生檔案管理、轉遞工作的重要性和必要性。

二、當前高校畢業生檔案管理、轉遞工作存在的問題

（一）缺乏對高校畢業檔案特殊性的重視

高校畢業生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉速度快、流動性強等特點，管理復雜性要遠遠大于傳統檔案。通常情況下畢業生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應付等現象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業生檔案完整性。

（二）不規范

雖然我國已了《高等學校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業生檔案管理規定，當前我國在高校畢業生檔案管理、轉遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業檔案管理的系統培訓，并不具備專業檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉遞工作效率和質量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學生檔案的遺失、損壞。

（三）管理方式落后

隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業生數量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉遞工作復雜性也隨之提高。但當前大多機構在高校畢業生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術的運用[3]。傳統人工管理模式已無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，傳統人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。

三、高校畢業生檔案管理、轉遞工作改進思路

（一）正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作

想要提高我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，就必須正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作的特殊性，提高對畢業生檔案管理、轉遞工作的重視，積極改革畢業生檔案管理、轉遞工作，為其開展創造有利條件，加大投資力度強化對信息技術的應用，構建現代化管理工作模式，從而實現高校畢業生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。

（二）健全管理制度

高校畢業生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關系。想要提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作水平，就是建立起科學、合理、規范，符合畢業生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業生檔案管理、轉遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業生檔案管理、轉遞工作開展提供依據，更能夠有效協調各相關部門工作，使畢業生檔案管理、轉遞工作有條不紊的開展。

（三）提高管理工作人員綜合素質

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隨著招收研究生數量逐年增加，所形成的學位研究生論文檔案與日倶增。每年博士、碩士學位申請審批書及畢業論文全部移交檔案館存檔。學位論文檔案專業齊全，內容豐富，涉及面廣，有保存價值。學位研究生論文檔案既能反映研究生在本學科領域掌握的基礎理論和系統深入的專門知識程度，又能反映從事科學研究工作或獨立擔負專門技術工作的能力?？茖W研究是研究生教育的主要內容，而學位論文則是研究生攻讀學位期間取得的科學研究成果的集中體現。是在導師指導下研究生通過科學研究獨立完成的。這些論文檔案在每年學生搞畢業設計或撰寫論文，選擇研究方向時都有參考作用。外校及本校學生經常到檔案館參閱國內知名學者、專家的學位論文檔案。這有助于他們吸取別人的長處，了解論文在某些方面有所突破和提高需要從何處入手。學位論文檔案可直接用于生產，具有經濟和社會價值，在工程招標、中標設計競賽，實際工程設計，實際科研項目研究中，能直接為工程建設服務；還可給導師指導畢業設計提供詳實的參考資料，為專題寫作和完成論文積累材料創造條件。

二、學位研究生論文檔案在教育評估中的功能

學位研究生論文檔案在教育評估中起著舉足輕重的作用。在教育評估中需到檔案館索取碩士培養方案、計劃，掌握碩士學位論文質量及論文摘要，了解碩士生獨立從事工程設計、科研和教學的能力。在舉辦碩士教育評估展覽時，需借閱全部博士、碩士畢業論文目錄，查看存檔的研究生工程設計項目和學位論文選題。學位論文檔案對碩士教育評估提供了詳盡的資料，能反映研究生教育中的專業特點和學校特點?？傊?，檔案館提供的學位研究生論文檔案在教育評估中起到了重要的憑證、參考和指導作用，很受專家、學者和大學生的青睞，學位研究生論文檔案實現了社會價值。

三、研究生學位申請審批書檔案的利用價值

學位研究生論文檔案包括學生畢業論文及學位申請審批書。審批書的內容有在校學習成績考核單、本校導師和聘請外校教授對該生論文的評閱意見表，答辯委員會及校學位評定委員會決議。學位論文及答辯是對研究生學習成績的綜合考核，也是檢驗研究生學業質量的一個重要環節。學位論文檔案反映研究生在校期間取得的科研成果及學識水平。研究生出國進修、攻讀學位，需索取學位申請審批書及學業成績考核檔案并進行公證，證明學歷層次。另一方面對于在職攻讀學位的研究生，學位審批書檔案記載了導師對論文的評閱意見，填寫在職人員申請學位登記表時，必須以學位申請審批書檔案為依據，更重要的是目前申請科研項目評獎，必須查詢導師對學位論文評閱意見作為上報材料附件的依據，否則科研項目不能參加評獎。可見學位檔案的重要價值。

四、開發學位研究生論文檔案信息資源

學位論文檔案是研究生研究成果的文字載體，是科技信息傳遞和表達的主要形式。高校檔案館（室)是學校的信息儲備基地，應建立檔案信息中心，實現檔案管理現代化手段，建立檔案數據庫系統，完善檔案檢索體系，對學位研究生論文檔案進行案卷級輸入，對各類學位研究生論文檔案信息進行加工、存貯、濃縮檔案內容，應用現代化技術準確傳遞信息。定期將學位論文檔案目錄及論文摘要匯編出版，下發各院系專業資料室供學生查詢，拓寬研究生的視野和研究范圍。檔案信息中心保存的學位研究生論文檔案最全，而且是手稿，具有專業特色，能滿足利用者的需求。檔案信息中心為方便用戶查詢，擴大的服務范圍，有效地組織館際交流，應及時檔案信息，幫助用戶順利進入信息中心和相關文獻部門的檢索體系，提高檔案工作利用率。

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在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。

二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理

傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學?！痢良墶痢猎合担▽I）學生成績冊（畢業論文），××學?！痢翆谩痢猎合担▽I）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。

因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。

三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點

檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。

學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。

參考文獻：

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[2]錢愛華.高校教學檔案分類探討[J].安慶師范學院學報（社會科學版），2010，29（12）：100-103.

[3]王玉武.網絡環境下高校教學檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2011，（5）：52.

[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.

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我院每年都有大量的醫學科研，如何收集好、管理好醫學科研論文，使其能夠為提高醫院的科技實力和醫療工作水平服務[2]，是我們應當探討的問題。

一、醫學科研論文檔案的收集

醫學科研論文檔案主要是收集在國內外正規學術期刊上發表的論文，醫務人員外投科研論文，須經科主任簽字，由科教科審核登記同意后，出具推薦證明信，證明無一稿二投現象，方可投寄。后，要將論文復印件一式兩份報送科教科，科教科將有關數據輸入到科研論文檔案簡易數據庫， 并將一份論文復印件存入論文合訂本，另一份放入專業技術人員業務檔案中[3]。為了方便廣大醫務工作者檢索利用已有科研論文檔案，建立了醫學論文檔案題錄卡，包括標題、作者、科室、刊名、出版日期、主題詞等。并且建立相應的檢索目錄。

醫學科研論文檔案收集分為平時收集、定期收集、年終總匯，科教科平時多與臨床醫護人員交流，了解他們的研究動向及研究進展，督促他們早日將研究成果發表、出版、歸檔，對平時收集不及時的，根據醫護人員的研究進度，定期收集資料進行歸納匯總，聯系雜志社，協助他們。此外，可以利用年終績效考核將論文進行集中收集、分類、整理、歸檔。確保醫學科研論文檔案資料完整、齊全。

二、醫學科研論文檔案的管理

1、加強制度建設，完善科研論文檔案管理制度。

醫學科研論文檔案雖然很重要， 但是由于缺乏單位的足夠重視。

沒有建立行之有效的規章制度，單位應當根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規的要求，重視制度建設，建立科研獎勵制度，并將與個人年終績效考核和職稱晉升相掛鉤，運用行政手段和方法對醫學科研論文進行搜集、管理。提高科研檔案管理部門的監督、指導的職能，對醫學科研論文檔案進行規范化、系統化的搜集、管理與利用[4]。

2、提高歸檔意識和檔案管理人員的素質

醫學科研論文是廣大醫務工作者研究成果，許多醫務人員認為這是自己私有的東西，所以收集管理起來比較困難，平時應當加強對《檔案法》等相關法律法規的宣傳力度，使廣大醫務工作者意識到及時將自己的論文歸檔是自己的責任和義務，使檔案管理人員意識到將科研論文收集整理好、利用好是自己的職責，提高歸檔意識和檔案管理意識。

為適應飛速發展的信息時代，培養高素質的檔案管理人員也勢在必行，作為檔案管理人員應當具有良好的政治素質、職業道德和業務素質，應努力參加檔案局組織的培訓，學習檔案管理相關業務知識，增強自身業務能力，加強計算機的學習，熟練掌握檔案管理相關軟件的應用，使自己符合時展的要求。

3、加強醫學科研論文檔案信息化建設

傳統的依靠手工收集、檢索、查閱等手段已不能適應時代的飛速發展，傳統方式信息量少，查找速度緩慢，不利于檔案的利用[5]?，F在的論文寫作通常都是通過電腦來完成的，這為科研論文的歸檔創造了有利條件，可以利用已有的EXCEL表格及圖書管理軟件，對科研論文進行收集管理，將論文基本信息錄入EXCEL表格，再將表格與圖書管理軟件進行數據轉換，加以修訂與校對，就可以完成論文檔案庫的建立，使用者只需輸入檢索字段就可以查詢到自己需要的文章，這大大縮減了醫學論文的檢索及查閱時間。

醫學科研論文檔案的建立，需要全體醫護人員的共同參與配合，科研論文檔案能直接反映醫院的科研學術水平， 還能為醫務人員晉升職提供可靠的依據。

參考文獻

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2. 葛淑苑. 科技論文檔案的管理與利用[J] .中華醫院管理雜志，2001（8）

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高校檔案就是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高等學校檔案工作是高等學校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣、工作量大，因此，高等學校要把檔案工作納入學校的整體發展規劃，及時研究和解決工作中的重大問題。逐步改善工作條件，使檔案工作能與學校的各項工作協調發展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學校各部、系、所的崗位責任制，納入教學、科研和各項管理人員的職責范圍。加強有關檔案工作的宣傳，使廣大教職工進一步認識到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門做好工作。

目前，我國高等學校教學類檔案關于教材和畢業論文類目的歸檔范圍是1994年制定《高等學校實體分類法與檔案工作規范》時規定的，在長期的工作實踐中，我們覺得這兩個類目的歸檔范圍應做一些適當的調整或補充，才能適應今天不斷發展的工作需求。本文擬對這些需要調整或補充的問題加以討論。

歸檔的范圍要求歸檔的文件材料，必須對學校和社會有史料和研究價值，具有參考價值和憑證作用；歸檔的文件材料，必須反映學校各項活動的全過程，保證完整、準確、系統；歸檔的文件材料，必須遵循其自然形成規律，保持文件的原貌，保持彼此間的有機聯系和成套性特點。

《高等學校實體分類法與檔案工作規范》（以下簡稱：分類法和規范）在JX18教材類下只對自編和主編的教材進行歸檔。該分類法和規范制定之初，當時國內各方面的發展情況與現在大不相同，各高校在專業設置和人才培養上沒有面臨社會需求的巨大壓力，沒有市場的選擇，沒有辦學的競爭。然而今天卻不同，面對著社會的需求和畢業生就業的壓力，各高校為了自身的生存發展被迫要做出適應性的轉變。當初各高校在教材選擇上幾乎是統一的，除了統編教材，校內教師自編和主編的教材基本上可以滿足教學的需要，所以，該類目只收錄自編、主編的教材是可以理解的。可是現在各高校的專業設置越來越復雜多變，僅靠本校教師自編、主編的教材根本滿足不了教學的需要，必須向國內外引進大量的、適宜的優秀教材。這些教材在本校的教學活動中使用之后，也應當加以歸檔，不然，這些教學活動如何紀錄呢？現在該類目的名稱是：“自編、主編教材” ，建議修訂后的類目名稱能把“用于教學的外編教材” 包括進去。

JX18教材類之后是附錄：存系教學類檔案，其中第一條類目是本科生畢業論文及評審意見。分類法和規范制定之初設立該類目時，國內高校研究生、博士生很少，可是現在已經很多，時過八年之后，該類目同樣顯得不合時宜：一方面類目過窄使研究生和博士生論文放不下，同時又對本科生畢業論文不加限制地全部吸收，使本科生畢業論文的收藏數量急劇增加，造成了檔案存放架位緊張，浪費了檔案室寶貴的面積。如何對待本科生畢業論文的收藏，筆者認為：本科生畢業論文的收藏在本院校內部和圖書館是一個交叉收藏的類目，檔案室和圖書館都應收藏這類資料，但從這類資料的收藏價值和利用價值來看，檔案室和圖書館在收藏上應加以協調、有所選擇。這些資料如果都放到圖書館，檔案室就會缺藏；如果都放到檔案室則會限制讀者對這些資料的利用。最近幾年，由于高校招生規模迅速擴大，本科畢業生檔案在檔案室的收藏數量急劇增加，許多高校為了緩解庫房和架位緊張，便利廣大學生對畢業論文頻繁的借閱使用，將本科生的畢業論文全部放在圖書館收藏。實際上這種只重視利用、不重視存檔的做法同樣不可取，因為一方面畢業論文在圖書館的保存條件遠不及檔案室，另外圖書館對畢業論文的借閱沒有限制，極易造成丟失和損毀，畢業論文作為教學檔案的一部分在圖書館保存，最終造成流失是無法避免的。綜合各方面的有利因素，較為合適的做法應該是，檔案室只宜收藏一些優秀的本科生畢業論文，其副本和大量的普通本科生畢業論文應由圖書館收藏，這樣，檔案室即避免了本科生畢業論文在收藏上的過多過濫，又兼顧了廣大師生對本科生畢業論文的充分利用。現在該類目的名稱是：“本科生畢業論文及評審意見”，建議修訂后的類目名稱能改為：“博士生、碩士生、優秀本科生畢業論文及評審意見”。

從以上兩類目的設置情況來看，分類法和規范制定之初，限于當時教學的環境條件，對今天的教學發展無法予以充分考慮，在教材和畢業論文的類目設置上造成了類目過窄。長期以來由于該類目的限制，已經造成了教學過程中大量外編教材使用紀錄未予保存、研究生、博士生畢業論文放不下以及本科生畢業論文收藏混亂、丟失損毀的情況。本文在此所論，期望該類目的修訂能早日實現。

參考文獻：

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首先，選擇論題?？陀^上要求選有科學價值的，有現實意義的論題。其一是指那些對本專業，本學科的建設與發展能起先導作用，開拓作用，對各項工作起重要指導，推動作用的重大理論和問題。其二是指那些現實社會政治文化活動和經濟發展實踐中迫切需要解決的實際問題。具體來說，選題應該著重考慮的是人們在社會生活和工作中的重點，難點，疑點和人們關注的熱點，爭論的焦點問題。大的如各項工作中的主要矛盾，中心工作，亟待解決的大問題，事關全局的關鍵性，根本性問題等。細分如秘書專業的秘書工作性質，特點，內容，工作規律以及秘書職能，秘書，秘書角色，秘書價值，秘書禮儀，秘書的參謀和秘書的組織與協調等等問題。又如：秘書的檔案工作性質和程序，檔案的屬性和定義，檔案的鑒定，檔案的銷毀，檔案的分類，檔案的利用，電子檔案的利與弊等等問題。總之，在現實生活中，工作中的“老大難問題，人們議論紛紛，眾說紛紜，有不同見解的觀點，和爭論的焦點等等，所有這些問題都是切身的，近期的，是比較適合文秘專業學生考慮的選題，這樣選擇不僅具有現實性，適用性，即有價值有意義，同時，題目也會不大不小，容易把握，有助于順利完成論文的寫作。