導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案館理科工作計劃，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

1 什么是網絡化管理技術

所謂的網絡化管理技術是一種運用計算機技術，網絡技術的現代化管理辦法。它的基本原理是：按照一定程序把若干具有內在聯系而又獨立的點聯結起來，組成縱橫交錯的網絡系統，利用數學手段描述網絡系統的狀態及各點之間的相互聯系，通過信息反饋進行監督與控制，以保證達到預定的目標。將網絡化管理技術運用到檔案管理工作，就是將紙質的檔案資料轉化成數字語言，然后輸入計算機，利用網絡化管理達到資源共享。

2 科技檔案管理網絡化的必要性

科技檔案是一種信息資源，信息資源只有在開放、流通的環境中才能發揮它的作用。如果只是將其局限在紙質的基礎之上，那無疑會對這種資源造成浪費。信息資源的特點是：開放的面越廣，它的流通量就會越大，點也就越多；點與點，點與面之間的連接越緊密越會加快流通的速度，對于信息的共享作用是很大的。以前開展科技檔案管理工作具有很大的局限性，但是結合科技檔案具有的特點，將網絡信息化管理技術運用到科技檔案管理工作中去，對于單位而言，打破了部門與部門之間的界限；對于行業而言，打破了各行各業之間的界限；對于地區而言，更加大了地域之間的資源流通。不管是從深度上還是從廣度上都增加了科技檔案信息資源的開發范圍，信息資源流通的渠道更廣更暢通，達到信息資源共享的目的?？萍紮n案在流通過程中不僅促進了自身的更加完善和發展，網絡化的運用也會在信息資源流通過程中反應出問題，進而解決問題，而使得網絡管理技術在檔案管理運用中更加完善和成熟，最終形成科技檔案工作的良性循環和傳播。充分發揮了檔案信息資源的作用也使得企業獲得了最佳的經濟效益和社會效益。但是高新技術在檔案工作中的應用必然會引起傳統模式和現代技術的“碰撞”，科技檔案能否實行網絡化管理，還是需要經過一個理論與實踐的磨合期。

3 科技檔案管理工作采用網絡化技術的緊迫性

科技檔案在管理工作當中存在各種影響因素，由于單位、部門、行業、地域的限制，使得科技檔案在管理當中多具有封閉、內向式的缺點。由于現在檔案管理還沒有完全網絡化，絕大部分還是以手工作業為主，這就造成了巨大的檔案資源浪費：檔案資源大部分都處在一個沉睡的狀態，能夠運用到生產建設中去的也只是其中的一小部分而已，這樣對這些寶貴的資源造成很大程度上的浪費。

網絡化管理技術在檔案領域的應用將會大大促進檔案現代化的管理進程?？萍紮n案作為重要的開發信息資源，更迫切地需要網絡化管理來解決巨大的資源浪費問題。社會在不斷地進步，管理模式也應該隨著外部環境的變化而不斷調整和完善，只有拋棄滯后的管理模式，采用網絡化管理，才能提高管理水平和利用水平。為此，早些年，國家檔案局、國家經委、國家計委、國家科委首次聯合執法了《關于加強科學技術檔案工作的意見》，明確提出科技檔案要搞好三個轉變，即“在服務范圍上，要由內向外結合轉變；在服務方法上，要由被動向主動轉變；在服務方式上，要由封閉、半封閉向開放型轉變。”而要實現這三個轉變，網絡化管理是一種最好的管理模式，科技檔案管理實現網絡化便是一個必然。當今社會是競爭的時代，企業要在激烈競爭中取得勝利，關鍵要能創造出比其他企業更高的價值才行。這樣以來，如何做出正確的經營決策，如何推進技術的進步是企業決策者最先考慮的問題。要做到這些，就必須建立起高效準確的信息系統。占有信息的速度和數量，已成為當下企業興衰成敗的首要條件。企業中的科技檔案作為一種信息資源就是如此?？萍紮n案是企業維護和擴大再生產的決策依據，屬于企業的技術機密和獨有的知識。因此它屬于一筆資產，企業應該考慮如何正確地管理、保護、利用好這些資產。很顯然，我們現行的科技檔案管理辦法和管理手段，并不能很好地管理運用這些資產，甚至造成企業資源的巨大浪費，必須實行網絡化管理技術，才能為企業及時、準確地提供足夠的科技檔案信息，推動企業高速發展。

4 網絡化管理的幾項準備工作

4.1 不斷強化和完善本系統的科技檔案工作網絡組織 近幾年，不少企業的檔案管理網絡組織已逐步形成各自的規模，例如煤炭系統的檔案管理網絡是由省焦煤系統檔案館、局檔案館及各煤炭企事業二級單位三級網絡組成的。對于這類組織我們應鞏固推廣和提高，在組織程度、活動方式和活動內容等方面進一步大膽探索。

4.2 大力加強科技檔案的標準化 要實現網絡化管理，其中一個重要條件是要將科技檔案標準化，它也是提高檔案工作管理水平最重要的基礎工作。計算機是實現網絡化管理的重要工具，要使用這一技術手段首要問題就是要將書面化的語言轉換成電子計算機語言，缺乏標準化，是很難將檔案資料轉化為計算機語言的，科技檔案網絡化也變成無稽之談。但目前在檔案標準化這個環節仍然非常薄弱，需要結合現代化的技術要求，逐步制訂各項標準。

4.3 加快推廣應用先進設備和技術 采用微機、縮微、復印等先進設備和技術，是實現網絡化管理的決定性因素。目前大部分二級單位已搞定了微機管理，現在應抓好試點，吸取經驗，大力推廣，為以后的聯機成網打下堅實的基礎。

篇2

中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態提供服務。近年來，隨著辦公現代化設備的不斷發展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進而逐步的實現科技圖書檔案工作的現代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學有效地進行組織管理，協調管理，使之成為科技人員之家，充分發揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學技術的不斷進步和各項工作服務的作用。這是目前圖書檔案工作現代化建設一個十分重要而又需要加以研究的問題。

1 圖書檔案工作現代整體管理是兩者相互聯系共同發展的必然要求

1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎

隨著圖書管理走向規范化、科學化和現代化，檔案工作現代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。

隨著科學的進步，計算機廣泛應用于我們的生活工作和各個領域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進，為圖書檔案工作自動化管理創造了條件，我們可以通過電子計算機聯網，可以將同性質相互聯系的工作連為一體，就能實現圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復整理，重復向計算機輸入，這樣，計算機的優勢就得不到充分發揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進行。

1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理

隨著辦公自動化與檔案管理現代化的發展，使我們這些事業單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領導者的現代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現圖書檔案工作自動化的整體管理?？萍紙D書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現代化設備不配套，加之本地技術力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規模的開發實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統開發規模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。

2 對實現圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法

2.1 加強領導，統一規劃，為圖書檔案工作自動化的協調發展提供保證

市縣區各級領導尤其是主管圖書檔案的領導，應該開拓視野投入一定時間，了解關注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關人員對重點課題的研究、統籌安排各工作程序和工作環節之間的相互銜接，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。

2.2 統籌兼顧，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系

圖書檔案工作具體有形，專業學術方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎，也是圖書檔案工作的起點。起點至關重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進科技事業長足發展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應該著眼于長遠，圍繞檔案管理這個中心，根據檔案管理的要求，應當看到，圖書檔案管理實現自動化是社會發展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關檔案資料，圖書檔案的雙重服務給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結合起來的一種理想的配套服務。是科技人員可以信賴的綜合信息服務工作。因此，圖書檔案工作實現自動化迫在眉睫。

2.3 抓好標準化管理，實現圖書工作自動化與檔案工作自動化的統一協調

圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標準，使分工合作有統一的科學準則和依據，做到制度有規定，組織有保證，職責有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術上保持前后銜接的協調一致。從而達到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統內部各子系統達到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標準與檔案工作標準應協調配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標準化。

綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎，而自動化又是建立在標準化基礎之上的，因此，收集科研文獻力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統質量的優劣至關重要。因此，應大力加強圖書工作標準化，統一圖書檔案的標引語言，同時，要加強科學管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設打下堅實的基礎。

篇3

中圖分類號：C923

我國是世界第一人口大國，擁有世界總數四分之一的人口數量，并且人口數量依然持續增長，管理好人口和計劃生育檔案是計劃生育工作中重要的一環。隨著人口計劃生育工作的制度化、法制化、規范化，人口和計劃生育檔案管理也面臨著工作方式的轉化，由傳統的管理方法向“高、新、嚴、準”的科學方式轉變。探索科學管理新思維，創新管理方式，進一步提高檔案科學管理水平，對更好的服務政府決策以及提高社會管理工作水平有突出的作用。高效利用檔案，提高人口和計劃生育部門的效率和服務，在工作中發揮人的主動性是當前工作中的關鍵[1]。

一、當前存在問題

當前由于種種原因，例如對檔案管理認識不足、檔案管理不規范、管理人員管理意識缺乏、農村人口流動性大等等，這些客觀因素和主觀因素都影響了人口和計生檔案的管理工作的效率，嚴重制約了政府工作的開展，間接影響了和諧社會的建設進程。

1.1當前檔案管理中存在的問題

隨著人口的增多和人口流動量的增大，給人口與計生檔案管理工作帶來了困難，而且在管理工作方面，管理者對檔案工作的認識不足。在這方面主要存在兩個問題：一方面是沒有認識到人口與計生檔案管理的必要性和重要性，對工作的重要性存在認識偏差，在工作中不能全神貫注、盡職盡責的對待本職工作，忽視了檔案管理的重要意義，導致計生檔案的管理工作經常出現各種問題；另一方面的問題是出現在民眾，老百姓對計生工作往往存在偏見，他們認為計生檔案不能給他們提供有效的實質性幫助，因此在檔案管理工作中經常出現抵情緒，不配合相關人員的工作，給檔案管理工作帶來一定的困難和妨礙。

1.2 人員流動性

人員流動性大是人口與計生檔案工作的管理工作困難的另一個原因。改革開放以來，隨著社會經濟的高速發展，對農村剩余勞動力的需要急劇增大，各地用人單位用工模式逐步完善，刺激了勞工人員的流動，剩余勞動力從欠發達地區流向大城市，同時人才的交流更加頻繁，人口的分散性給人口與計生檔案的統計和管理的工作開展帶來了極大的不便[2]。此外在人口和計生檔案管理人由于工作調動、職位升遷等原因，使管理工作不流暢，存在著交接不清晰、檔案的缺失、資料分管不清楚等問題。這些問題的存在造成了人口和計生檔案管理中經常出現紕漏，增加了管理工作的難度。

1.3管理工作不規范、制度不健全

此外，人口與計生檔案管理工作不規范、制度不健全也制約著管理工作的開展。由于工作性質繁瑣、信息量大、管理方式不合理等原因，當前我國的人口與計生檔案管理工作，一直都處于一個無序、不規范、放任自流的狀態?；鶎庸ぷ魅藛T在檔案業務素質、檔案意識等方面達不到國家標準要求，管理者大都缺乏過硬的業務能力，對保管技術的專業知識也了解過少，很多從業者都是跨專業從事工作，因此容易造成管理的混亂。再者各級人員分工不明確、職責不清晰，部分領導對檔案管理工作不重視，導致管理工作效率低下，出現各部門推諉責任，出現工作的“真空區”。

1.4管理設備的陳舊

多數基層部門硬件設備上存在不容忽視的隱患，如保管條件簡陋，沒有升級保管設備，對檔案庫缺乏保護性措施。國家規定：國家、省、市級人口計生檔案都應配備齊全的管理設備，并嚴格執行檔案管理和規章制度，目前縣級檔案室仍然存在著設備陳舊、檔案室空間狹小、檔案堆積、辦公用品不合格等問題，造成檔案的污損、遺失等嚴重后果。

人口和計劃生育檔案管理的規范化、標準化和科學管理現代化

2.1 轉變觀念

檔案工作人員要重視檔案管理工作的重要性，徹底改變以往的工作觀念，要從保管人員轉為管理者，主動學習系統的檔案專業知識、現代管理知識，提高工作效率。利用先進的管理設備和手段，增強信息分析能力和捕捉能力，從繁瑣復雜的資料中提取有價值的信息，簡化信息量。并把提煉信息總結歸納，傳遞到知識生產和知識創新中，服務于政府決策，由保管人員轉變為知識提供者和決策咨詢者。相關領導也要重視檔案管理工作，給檔案管理提供更多的工作支持，監督整治工作中出現的紕漏，杜絕人為錯誤的發生。

2.2 更新檔案管理流程

檔案管理工作是復雜繁瑣的工程，耗費大量的人力物力，為了避免在人口計生檔案的管理過程中出現過多的資源浪費，就需要規范計生檔案管理工作，制定明確的工作流程和方案[3]，讓計生檔案管理工作保持有序、健康的發展。簡化更新原有的工作流程，對管理流程進行重組，在工作流程設計環節中融入隱形知識，并使隱形知識顯性化，在這過程中，人口和計劃生育檔案管理的參與者應該定義流程中與檔案相關的基本概念，對檔案的保存、流轉、鑒定提出具體要求，確保流程的科學性和高效性。

2.3重視流動人員管理

流動人員管理是檔案管理工作中重要的一環，因此要重視流動人員管理，加強分散人員的統計歸檔工作。當前，隨著經濟發展，流動人員已經成為一股不可忽視的群體，因此必須重視流動人口的有效管理。一方面，檔案管理從業人員要對自己負責地區的流動人員進行詳細的統計工作，這樣才能更好地進行流動人員的管理，另一方面，針對流動人員，成立專門的下屬職能部門，統籌負責人口的管理，對流動人口的數量、發展趨勢以及面臨的問題進行研究，設立相關的資料庫，為以后工作和決策提供咨詢。管理人員要走入基層，定時走訪調查，掌握及時有效的信息，透徹地分析問題的原因，以確保搜集信息準確及時。

2.4 加強計生檔案管理工作網絡系統化建設

網絡技術的發展給生活工作帶來了極大的便利，加強計生檔案管理工作網絡系統化建設可以節省了更多的人力和財力資源。計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認識做好檔案工作的重要性，把計生檔案工作作為一項重要工作內容，需要實現計生檔案工作管理系統網絡化[4]。實現網絡系統化，能夠有效地保證工作的正常運轉，不但減少工作人員的勞動量，提高工作效率，而且能更好地起到資料的交流和共享作用。這個網絡既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統體系，通過這個網絡平臺，可以實現更好的信息搜集和資源共享，同時也能更好的對計生檔案工作進行分配和部署，把計生檔案管理網絡系統作為日常建檔工作的重要依據，能夠促使計生檔案管理工作更加有效。

三、總結

總之，人口和計劃生育檔案工作在計劃生育工作中有重要的作用，是計劃生育工作和人員管理工作開展的重要基礎，關系到民生建設和和諧社會的建設，為國家的決策起到引導和咨詢作用。因此，相關的領導和工作人員應該重視檔案管理工作，徹底轉變觀念，提高工作人員的素質，努力提高工作水平和工作效率，精簡工作流程，利用新設備和新技術，提高科學管理水平。同時，國家和各級政府也應給予必要的投入，解決所需經費，為科學管理檔案工作創造良好的條件。參考文獻：

[1] 柳臨.論提升人口計生檔案管理水平與發揮檔案作用.社科論壇，2012年3月.

篇4

現代社會中科學技術是第一生產力，經濟要發展離不開科學技術資源的支持?，F代社會科學技術的發展日新月異，國與國之間的競爭早已演變為科學技術實力的競爭。我國各省也將科學技術放在本地區發展戰略的首要位置。由此可見，在新一輪競爭中，誰的科技優勢越明顯，準確把握機遇，誰就能有所作為，贏得競爭中的主動權，所以科技工作在國民經濟建設與發展中的地位十分重要。

一、科技計劃項目的概念

在2001年1月20日，科學技術部頒的第五號令《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中，第一章第二條明確規定：國家科技計劃項目是指在國家科技計劃中實施安排，單位或者個人承擔的，在一定時期內所進行的科學技術研究開發活動。

二、科技計劃項目檔案的形式與定義

所謂的國家科技計劃項目檔案是指科技項目在立項、實施、結題驗收或者成果轉化過程中，所形成的需要進行歸檔保存的各種類型、載體的文件，其列入國家科技計劃內，且研究經費以中央財政撥款為主。由上述定義可以看出，科技計劃項目檔案所形成的領域包括政府部門、社會組織以及個人；而科技計劃項目實施的整個過程可以從科技計劃項目檔案中體現出來；此外，在實施科技計劃項目過程中，直接形成了科技計劃項目檔案，其為原始記錄且具備相當的保存價值。

三、科技計劃項目檔案的管理

第一，檔案管理要服務于科技項目管理與監督服務。在科技管理過程中，項目檔案的作用越來越突出，項目檔案的管理也逐漸成為科研管理的一項重要內容與必要條件。在檔案管理過程中，政府科技主管部門和項目負責單位通過簽訂合同的方式明確雙方責任。按照合同內容由科技主管部門提出項目檔案管理要求，而項目負責單位則據合同條款如期、保質的完成項目研發工作，并且將科技主管部門提交完整的項目檔案文件。

第二，對項目執行加以規范以項目檔案為客觀依據。按照項目的運作規律，通常采用項目責任人制進行項目管理，即在項目檔案形成、積累以及歸檔的全過程中，該負責任擔負主要的領導責任。整個項目的研發過程均是通過項目檔案完整、忠實地記錄下來，根據檔案可以對項目的進展情況、存在的問題進行及時的了解，項目檔案的科學性、嚴肅性也得到了保證。在執行項目過程中，要保證各種原始記錄的配套性、準確性以及完整性，并將其作為項目管理的重要依據。

第三，項目檔案要具備充分的資源共享性。相關規定中有明確要求，各類國家科技計劃所建立的數據庫要具備兼容性，實現信息資源與數據資源最大化共享。項目檔案是項目執行單位記錄相關項目信息的主要載體，因此要求其具備資源共享性。要實現這些信息資源的共享，轉化為科技成果，為全社會利用，前提就是項目檔案標準化與規范化管理。

四、科技計劃項目檔案管理需要解決的問題

第一，項目檔案科學管理水平有待提高。項目檔案的形成過程對應了項目的運作過程中，項目各隊均會形成對應的文件，由此可見項目檔案是計劃項目立項、檢查以及驗收等研究活動的重要標志。項目檔案屬于科研過程的軟成果，對項目績效進行評估要以項目檔案為依據和前提，從這個意義上講，項目檔案的重要性與科研活動的硬成功作用相當。項目檔案管理是科學計劃項目管理的一個重要部分，要委派專職、專業的人員與機構進行實施，以保證其科學性。項目管理也是科技管理的一種重要形式與重要內容，只有尊重科學、尊重創新，充分認識到科技實踐、發展、再實踐、再發展的科學規律，對項目檔案進行科學管理，才能保證科技計劃項目整體的有效性。

第二，項目檔案管理機制有待完善。由于計劃項目的執行單位不僅限于屬地單位，因此無法適用原有的檔案管理屬地化模式，從而項目檔案管理過程中經常出現盲點或者空白。要進一步強化項目檔案管理，就要徹底改變這種屬地管理模式，采用履行合同的新模式，檔案管理的實施對象確定為項目執行單位。這種管理模式最顯著的特點就是不考慮項目執行單位的行政關系與隸屬關系，使得項目執行單位與項目檔案管理單位合而為一，這樣就不存在固有的領導關系，而屬地內行政管理部門的職能也更加明確，與項目檔案管理的客觀要求也相符。

第三，項目檔案的質量要有所保證。要進一步落實檔案管理責任制，使得項目檔案的質量有所保證，主要可以從以下兩方面著手：首先，科技管理部門要做好項目管理檔案，以滿足公眾的知情權，接受公眾監督。要按照項目的實際進度進行檢查、驗收、監理與審計，并確認發明權與知識產權的歸屬，這些工作均要以項目檔案作為憑證。其次，要保證項目執行者的合法權益。項目負責人對項目研發檔案負有領導責任，實行項目負責人制，保證了得技計劃研究活動可以按照規范建檔，對研究過程、研發狀況以及所得數據進行忠實的記錄。項目負責人要保證提供給監管方檔案的真實性、準確性以及完整性，這也是項目負責人的責任與義務。

第四，檔案工作監管職能的強化。項目檔案管理工作是一項專業性、系統性的工作，科技主管部門與檔案主管部門在監督、指導以及實施專業管理的過程中，有一定的難度。因此要基于行政改革的角度，以社會專業資源為依托，提高檔案管理的專業化程度。比如委托有專業資質的機構評估檔案的完整性與準確性；或者引入專家機制，以保證檔案管理監管的客觀性與公正性等。

參考文獻：

1.劉春澤,宋宇.關于科技計劃項目檔案若干問題的思考[J].社會,2011(10).

篇5

關鍵詞： 煤炭企業；檔案管理網絡；思考

Key words： coal enterprises；records management network；thinking

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）03-0178-02

0 引言

隨著煤炭企業改革開放的不斷深入發展，循環經濟得到較快發展，特別是立足煤、延伸煤、超越煤，拉長產業鏈條，形成了以煤炭生產為主多種產業結構并存的格局，煤炭企業紛紛成立了各大集團公司，這就使檔案館的工作必然擔負起集團公司下屬的各子、分公司、參股、控股公司的全部檔案管理工作的任務，建立怎樣檔案管理網絡？形成怎樣的工作體制、運行機制，是擺在我們面前的緊迫課題，需要深入思考，進行一一探討。

1 面臨的問題

1.1 檔案工作運行機制與煤炭企業發展脫軌 目前，不少煤炭企業總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業帶來直接、明顯的經濟利益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關部門的作用，不能有序形成以煤炭企業檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網點補充的三級檔案管理網絡。致使檔案管理混亂，機構變更、兼并重組、整合過程中出現檔案歸屬無著落，文件資料、技術資料流失的現象嚴重。很多企業決策者和管理者還未意識到煤炭企業檔案工作在企業的長遠利益中所起的重要作用，企業檔案工作被忽視。

1.2 檔案工作管理模式不適應煤炭企業發展需要 隨著煤炭企業改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規模大，而且子公司眾多，性質各異、區域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業，同時始終把循環經濟作為資源型企業，發展煤、電、油、化、硅五大產業為一體的現代化大型企業集團。現有企業檔案管理模式已不適應性企業內部管理體制，企業集團和股份制公司企業之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經逐步轉變為以資產為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業的生產關系、基本職能、組織機構、管理體制、經營方式、分配方式等都發生了深刻的變化，企業檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規律也發生了相應變化。再采用過去“大一統”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業個性化的要求，不利于現代企業檔案管理工作的開展。

1.3 檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應 檔案工作是一項十分專業的系統工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業各個職能部門工作性能，生產經營特點及相關的土建、安裝、礦建等等工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。而現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應煤炭企業檔案工作的需要。

2 煤炭企業檔案管理存在問題的成因

2.1 沒有形成一套強有力的管理網絡核心 形式多樣、性質各異的子、分公司存在，造成煤炭企業檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統一的檔案管理網絡核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責不明確。

2.2 沒有形成一套系統完備的檔案管理網絡制度 不少煤炭企業檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業特色的檔案管理網絡制度。這就給煤炭企業檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網絡監管不到位，某些企業工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導致重要文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，致使同一煤炭企業下的各立檔單位檔案分類管理沒有統一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統、有機聯系在一起。再如：沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，大型設備不經檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。

2.3 企業檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識 不少單位往往不設立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續不完備，必然導致檔案缺失。

2.4 在企業產權變動中，企業和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失 如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放；在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續；企業的設備檔案、基建檔案已被原企業辭職員工帶走；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續等，都會給國家、企業造成不可挽回的損失。

3 決解問題的辦法

3.1 建立健全檔案管理網絡體系，統一領導，分級管理 規范全宗管理，統一全宗號。充分發揮檔案核心管理體系，統一領導，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監督、指導，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業發展到哪里檔案工作就服務到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調查摸底，對符合構成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規范，并下發“關于潞安集團公司調整、變更檔案管理全宗號的通知”。構建了檔案管理網絡體系，形成檔案管理網絡有機整體，便于統一領導，分級管理，有效地保護和利用檔案。

3.2 健全檔案網絡工作體制，堅持依法辦事 建立健全煤炭企業單位檔案網絡工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據每年的工作目標，相應制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業務技能，增強為集團的服務意識。

3.3 創新管理模式 建立檔案協助方陣 為建立起“管理科學、服務高效、運轉協調，門類齊全、結構合理”的煤炭企業檔案資源管理利用新模式，實現檔案管理網絡化、檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化。潞安集團是山西五大煤炭企業集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區，規模增大，機構層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據各立檔單位的性質、職能、及地理位置，積極創新檔案管理模式。實施了檔案工作協作方陣管理。將90個立檔單位根據地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設有協作負責單位。這些單位是經公司檔案館深入摸底、調研、經過反復考慮，權衡管理水平、人員素質之后，才被列入負責單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學習和聯系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協調發展，提高檔案信息資源開發利用，推進公司檔案工作制度化、規范化、科學化、現代化建設，更好地為集團公司服務。

3.4 全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案工作走向規范化、標準化軌道 由于煤炭企業檔案工作發展不平衡，各種性質的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案作走向規范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯合，制定各項管理措施、下發各種針對性業務指導文件、建立檔案執法檢查制度，開展評比、達標活動。經過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執行、同時配備了相應的專職檔案管理員，制定了相應的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規范化、標準化、科學化打下良好基礎。

3.5 用檔案管理網路控制單位、控制人員，防止企業檔案流失 煤炭企業檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，根據自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發年報統計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產企業狀況，并精心組織、安排對關閉破產單位開展檔案指導工作，督促這些單位夯實責任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調動制度。

3.6 培訓檔案管理網絡圈內檔案人員，需建立靈活多樣培訓機制，提高人員素質 要有一批以煤炭企業檔案館為核心的管理網絡圈內的能勝任煤炭企業檔案工作的管理人員。培訓管理網絡圈內檔案管理人員，可根據本單位實際情況而定。一種方法：選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，穩定檔案專業隊伍。另一種方法：直接邀請上級檔案主管部門選派專業骨干人員深入基層，改變以往站在講臺理論教學模式，采用和學員互動教學或直接親自手把手教學，以干代訓，讓從事檔案工作人員盡快掌握檔案工作基本原則、工作流程、分類方法，同時熟悉了解本單位生產、經營、管理、安全、基建等等方面工作內容，提高檔案人員的綜合素質和服務本領。

參考文獻：

篇6

目前，不少煤炭企業總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業帶來直接、明顯的經濟利益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關部門的作用，不能有序形成以煤炭企業檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網點補充的三級檔案管理網絡。致使檔案管理混亂，機構變更、兼并重組、整合過程中出現檔案歸屬無著落，文件資料、技術資料流失的現象嚴重。很多企業決策者和管理者還未意識到煤炭企業檔案工作在企業的長遠利益中所起的重要作用，企業檔案工作被忽視。

1.2檔案工作管理模式不適應煤炭企業發展需要

隨著煤炭企業改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規模大，而且子公司眾多，性質各異、區域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業，同時始終把循環經濟作為資源型企業，發展煤、電、油、化、硅五大產業為一體的現代化大型企業集團。現有企業檔案管理模式已不適應性企業內部管理體制，企業集團和股份制公司企業之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經逐步轉變為以資產為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業的生產關系、基本職能、組織機構、管理體制、經營方式、分配方式等都發生了深刻的變化，企業檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規律也發生了相應變化。再采用過去“大一統”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業個性化的要求，不利于現代企業檔案管理工作的開展。

1.3檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應

檔案工作是一項十分專業的系統工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業各個職能部門工作性能，生產經營特點及相關的土建、安裝、礦建等等工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。而現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應煤炭企業檔案工作的需要。

2煤炭企業檔案管理存在問題的成因

2.1沒有形成一套強有力的管理網絡核心

形式多樣、性質各異的子、分公司存在，造成煤炭企業檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統一的檔案管理網絡核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責不明確。

2.2沒有形成一套系統完備的檔案管理網絡制度

不少煤炭企業檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業特色的檔案管理網絡制度。這就給煤炭企業檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網絡監管不到位，某些企業工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導致重要文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，致使同一煤炭企業下的各立檔單位檔案分類管理沒有統一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統、有機聯系在一起。再如：沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，大型設備不經檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。

2.3企業檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識

不少單位往往不設立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續不完備，必然導致檔案缺失。

2.4在企業產權變動中，企業和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放；在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續；企業的設備檔案、基建檔案已被原企業辭職員工帶走；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續等，都會給國家、企業造成不可挽回的損失。

3決解問題的辦法

3.1建立健全檔案管理網絡體系，統一領導，分級管理

規范全宗管理，統一全宗號。充分發揮檔案核心管理體系，統一領導，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監督、指導，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業發展到哪里檔案工作就服務到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調查摸底，對符合構成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規范，并下發“關于潞安集團公司調整、變更檔案管理全宗號的通知”。構建了檔案管理網絡體系，形成檔案管理網絡有機整體，便于統一領導，分級管理，有效地保護和利用檔案。

3.2健全檔案網絡工作體制，堅持依法辦事

建立健全煤炭企業單位檔案網絡工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據每年的工作目標，相應制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業務技能，增強為集團的服務意識。

3.3創新管理模式建立檔案協助方陣

為建立起“管理科學、服務高效、運轉協調，門類齊全、結構合理”的煤炭企業檔案資源管理利用新模式，實現檔案管理網絡化、檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化。潞安集團是山西五大煤炭企業集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區，規模增大，機構層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據各立檔單位的性質、職能、及地理位置，積極創新檔案管理模式。實施了檔案工作協作方陣管理。將90個立檔單位根據地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設有協作負責單位。這些單位是經公司檔案館深入摸底、調研、經過反復考慮，權衡管理水平、人員素質之后，才被列入負責單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學習和聯系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協調發展，提高檔案信息資源開發利用，推進公司檔案工作制度化、規范化、科學化、現代化建設，更好地為集團公司服務。

3.4全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案工作走向規范化、標準化軌道

由于煤炭企業檔案工作發展不平衡，各種性質的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案作走向規范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯合，制定各項管理措施、下發各種針對性業務指導文件、建立檔案執法檢查制度，開展評比、達標活動。經過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執行、同時配備了相應的專職檔案管理員，制定了相應的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規范化、標準化、科學化打下良好基礎。

3.5用檔案管理網路控制單位、控制人員，防止企業檔案流失

煤炭企業檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，根據自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發年報統計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產企業狀況，并精心組織、安排對關閉破產單位開展檔案指導工作，督促這些單位夯實責任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調動制度。

篇7

隨著專升本的成功標志著一所院校辦學層次的提升。它的辦學規模、硬件投入以及教師素質都達到了一定水平，但從管理模式上仍需進一步轉變和提高，以更好地適應本科院校的教育體制。系級教學檔案管理作為學校管理的一個組成部分，在向本科管理模式轉變過程中，地位更加重要，內容更加豐富。教學檔案的最終目的是服務于學校的教學管理，良好的教學檔案管理可以有效地促進教學、科研管理的科學化，進而加快學校向本科教育轉型的進程。反之，如果輕視教學檔案、疏于對教學檔案的管理，則極容易導致教學管理、科研管理處于無序狀態，使高校的轉型流于形式。本文就升本后加強系級教學檔案管理，充分發揮其在教學管理工作中的重要作用。

1、新升本院校系級教學檔案的內容、特點和作用

1.1 系級教學檔案的內容

由于教學管理和教學活動是一項復雜的實踐活動。因此，反映這一實踐活動的教學檔案的內容龐雜，且形式多樣。概括起來可分為以下七類：

(1)教學計劃管理方面：主要包括教學計劃、教學大綱、自編教材或講義、校歷、課程表等。(2)教學狀態管理方面：主要包括教學管理工作規章制度、選修課開課匯總表、教研室聽課表（或卡）、教學實訓、畢業實習資料（實習計劃、實習任務指導書、實習學生分組情況登記表、實結）、實驗教學文件（實驗教學計劃、實驗教學大綱、實驗儀器設備使用情況、實驗成績等）、學生課程設計、畢業論文（或設計）等內容。(3)考務管理方面：主要包括系內和學校期末考試試卷、考場及監考教師安排等內容。(4)學籍管理方面：主要包括學生入學學籍登記表（或卡）、學生學籍變動、獎懲記錄、考試成績等內容。(5)教師工作量及業務考核方面：主要包括教師授課情況、工作量計算、承擔科研及發表學術論文等內容。(6)教學工作年度總結和教研、教改總結等內容。(7)師資培養方面包括師資培養計劃、教師業務進修情況、師資隊伍建設材料。如學科帶頭人、骨干教師、學術梯隊建設；科研和教改實踐、學術研討等。

教學檔案是全院師生的勞動成果，是教學工作的重要信息資源，是系級教學歷史真實面貌，體現了一所學院成長、發展、壯大的歷史見證。

1.2 系級教學檔案管理的特點

系級教學檔案是教師、學生從事教學管理實踐活動中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是系級檔案管理工作的核心。它既不同于文書檔案,也不同于科研檔案,其特點如下:

(1)檔案來源的分散性。它來自于教學活動的各個環節和教學活動的全過程,由教與學兩方面材料轉化而來，一方面包括了教育改革、教學計劃、教學總結、專業建設和課程設置等文件,及政府教育主管部門、本校教學主管部門的有關教學工作的規章制度、數據統計、分析資料等,另一方面也包括了學生工作的總結、學生的實習鑒定、見習鑒定、學生的學習成績、實驗成績和畢業論文等。

(2)檔案的原始性。教學檔案是系級教學活動、教學管理、學生管理中所形成的歷史記錄。反映系級教學工作的全貌,記錄著教學管理活動的真實過程。它主要包括系級有關教學工作會議的記錄、簡報,以及各種教學制度、規定、辦法條例等教學工作文件。

(3)檔案的專業性。系級教學檔案工作既要遵循人才培養方案的共性,也要根據系級專業設置、課程設置教學內容、學時分配的不同,遵循其專業性特點。

(4)檔案資料的多樣性。由于教學活動內容的多樣性,在日常教學活動過程中,為了教學的需要,必然會形成不同形式的材料。除了紙質的文件材料、教材、學生學籍外,還包括音像、電子、照片、光盤等類材料。

1.3系級教學檔案的作用

(1)系級教學檔案是真實的原始資料。系級是高?；鶎拥慕虒W部門，系級教學檔案是在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料，真實、客觀地記錄了在教學改革、教學質量、師資隊伍建設等各個方面的教學管理工作，全面地反映了教學工作的進程和特點，是今后進行教學管理和教學研究活動不可缺少的，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的依據和參考。對今后各項工作的開展有重要的借鑒和指導意義。

(2)系級教學檔案是重要參考依據。為了有效地進行教學管理和開展教學活動，系領導和教研室主任必須切實掌握有關的檔案信息。在熟悉教學情況、總結教學經驗、制定教學計劃和處理存在問題時，不可能單純地只憑個人記憶，而是往往需要去查閱檔案記載。因此，教學管理、教學實踐和教學信息反饋都離不開教學檔案，它可以為這些教學工作提供比較詳盡的參考依據。

(3)系級教學檔案是教學評估的基礎。開展教育評估是現代教育的要求，也是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，無論國家對教學評價指標體系如何確定，高校在進行教學評估時，必然要通過查閱相關檔案，最終都要憑借大量的檔案材料，才能對某一高校作出客觀、全面、真實的評價，在對教學條件、教學狀態、教學效果進行跟蹤調查和分析時系級教學檔案可以提供比較完整、系統、真實可靠的信息和數據，是高校搞好教學評估工作的重要基礎。

2、新升本院校系級教學檔案管理工作存在的主要問題

新升本的院校一般是由?？茖W校升格而來,本科層次辦學時間短,由專科向本科的轉變需要一個過程,?？茖哟蔚臋n案管理發展到本科層次的檔案管理也需要有一個適應過程。加之檔案管理專業技術人員偏少,在教學檔案管理中難免會存在一定的問題。

(1)檔案管理制度不健全。建立和健全教學檔案的歸檔制度,是做好教學檔案管理工作的基礎。由于新升本院校重點考慮的是學科專業建設與師資隊伍建設,重點投入放在改善教學條件和提高教學質量上,對教學檔案管理沒有高度重視,也沒有制定相應的規章制度,檔案材料存在不全的現象,具體負責教學檔案的工作人員缺乏相應的專業業務體系指導和管理規章的約束。系級教學檔案應如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些應交由教務處或院校檔案部門保存?應如何整理文件材料? 沒有統一管理要求。

(2)檔案意識淡薄。系級檔案管理是一種事后行為很容易被人們忽視。系級檔案涉及教學、科研、學生等多種資料,絕大部分來源于教學一線的教師和學生。一方面,一些教師認為教學科研成果、文件材料等是個人的心血,沒有必要交給系級保存、歸檔；另一方面,學生的材料又分散在不同的部門,有的存放在學工處,有的存放在教務處,有的存放在招生就業處,有的分散在各系（學工大隊部）中,這樣就造成了教學檔案收集不夠完整,歸檔質量不高,一些在教學過程中形成的有價值的文獻資料丟失,難以發揮教學檔案應有的作用。

(3)教學檔案缺乏科學性、系統性和完整性。隨著新升本的院校辦學層次的提高,辦學規模的擴大,教學檔案的規模也在不斷擴大,工作量增加了但教學秘書隊伍的編制卻沒有增加,大多數還是一個人干。教學秘書往往兼職教學檔案員,由于工作量大,工作繁瑣,因而難以全身心投入到檔案管理工作中。由于無專人管理,無固定保管場所,大量的原始教學資料處于沒有規范整理、零散而不成體系的自然狀態。具體表現在該收集的材料沒有收集,或者是只重視紅頭文件的收集,而不重視各部門、各系在運行過程中自己所形成的具有保存價值的,原始的、真實的文件材料,致使教學檔案雜亂而無體系性,殘缺而無完整性,有些材料缺乏可靠性,嚴重影響了檔案的質量。

(4)檔案管理手段落后。不少檔案管理人員缺乏檔案管理專業知識，計算機管理的應用能力較弱,辦公自動化、管理科學化水平較低,對教學檔案的管理還是以傳統的管理方式為主,這在很大程度上影響了系級檔案管理的效率。

3、加強新升本院校系級教學檔案管理工作的措施

3.1 提高檔案意識,加強系級教學檔案工作的管理

系級教學檔案是院校教師及學生從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的原始材料,是院校教學工作方針、政策的真實寫照,是院校教學管理的重要內容,是教學活動不可缺少的重要依據和主要參考資料。在社會不斷發展的今天,檔案工作的范圍已不僅是搜集、保管和利用檔案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,這些職能的發揮很大程度上取決于領導對檔案工作的認識程度。

在院校中,檔案工作是否得到重視,檔案管理水平的高低,已成為評價一所院校管理質量優劣的重要指標。因此，各級領導要充分認識到教學檔案在院校教學管理中的作用,應重視和關心系級檔案管理工作,把教學檔案管理規范化工作真正納入系級教學工作計劃中,配備有一定管理水平且責任心強的檔案管理人員,切實提高系級教學檔案管理水平。

3.2 嚴格系級教學檔案的管理和歸檔制度

教學檔案管理工作作為一種動態的存在方式,僅靠檔案管理員的宣傳是不夠的,還需要制定嚴格的管理制度。在收集整理各類教學資料時,要做到完整、規范并及時進行編目統計,使教學檔案的收集工作同計劃管理相結合,保證能按時完成建檔工作。鑒于院校教學工作的連續性和長期性,可在每學期開學和期末兩個時間定期收集整理、歸檔。對參與教學活動的人員要明確責任和任務,規定時限要求,并進行相應的登記、考核和獎懲,使教學檔案管理工作收到實效。

3.3 系統、完整、科學地收集檔案材料,提高教學檔案的服務水平

要提供一份科學完整的教學檔案,必須從教學材料的收集開始。由于各院校辦學規模、辦學定位及內部管理模式的不同,教學檔案管理方式也有所不同。例如我院教學檔案主要由下列部門形成：招就處形成招生、就業情況信息；教務處形成學生個人基本狀況、學業成績、畢業和學位情況信息；學工處和系學工大隊形成學生在校表現狀況和獎懲信息；各系形成學生學習考試原始記載和專業實習、實訓狀況記載信息等等。加強系級檔案管理工作的根本目的是及時準確地提供檔案材料,發揮教學檔案的作用。因此，以江西警察學院為例應建立以檔案館為主導,教務處、學工處和各學工大隊、招就處、各系為主體的教學檔案收集網絡。在“分類法”與“工作規范”的指導下,明確各級管理內容、管理職責,實行分工合作,集中歸類,信息共享,把靜態的檔案轉換成動態的信息,為院校的教學和師生服務。

3.4 加強教學檔案的信息化建設,提高教學檔案的科學管理水平

教學檔案是院校的寶貴財富,教學檔案管理的目的是為了利用。在當今信息化時代里,如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上,是適應不了形勢發展需要的。隨著辦公自動化的普及,院校的檔案管理者要充分利用檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優勢,加強教學檔案的管理工作,逐步實現檔案管理和開發利用的數字化、網絡化,利用統一的網絡平臺整合檔案信息資料,使檔案信息的產生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、合理的網絡信息系統,最大限度地實現信息資源共享。

總而言之，系級教學檔案是學院檔案的重要組成部分，在學院由?？平逃虮究平逃D型的重要歷史時期，必須把教學檔案信息資源的開發作為日常工作的重要內容，使教學檔案，在學院的教學管理、優化人才培養和教育事業改革發展中發揮出積極作用。