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篇1

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）10-278-02

醫院人事檔案管理是為醫院人力資源管理和利用提供相關人事數據和信息支持的重要職能，在決策參考及人才培養選拔方面有著重要的作用和無可替代的利用價值。因此，增強檔案利用意識，更新人事檔案管理的服務理念，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發、挖掘和利用，使其發揮最大化的利用效力，將是人事檔案工作者的重要任務，也是今后醫院人事檔案改革的主導方向。

一、強化醫院人事檔案信息的利用意識

1.管理觀念的更新。提高醫院檔案管理人員對人事檔案信息的利用意識，積極主動地為醫院現代化建設服務，是當前人事檔案管理工作發展的方向。長期以來，由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導及人事檔案工作人員只滿足于人事檔案資料的收集和保存，停留在一般的查閱服務狀態，觀念守舊，業務單一。在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多不適應之處。新形勢賦予了人事檔案新的價值和功能，開始扮演新的角色。就必須強化檔案管理人員檔案利用意識。要深刻認識到，檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發和利用。管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎和前提，醫院檔案室應對現有的檔案管理方式作出相應的創新和改進。

2.管理職能的創新。在管理觀念更新的同時，人事檔案室的職責定位也必須轉移到信息資源的利用上來。從設備的配備、查閱速度的提升、信息的豐富性、管理的條理性等等，一切需圍繞利用服務，為利用創造良好的條件。不僅為領導利用提供方便，還要為各部門的共享提供方便，為學術科研提供方便。要記載利用次數，跟蹤利用效果，并將其列入檔案人員的考核范圍。

3.服務態度的改善。人事檔案管理人員要改被動服務為主動服務，隨時了解工作動向，及時掌握有關需求的信息。一是使檔案工作由被動存放、保管變為主動提供利用，不斷提高服務質量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。二是主動進行信息資源的開發和利用，醫院檔案工作人員可以對現有檔案進行歸檔加工整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。

二、為醫院提供人才資源信息的有效利用

干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理調配、人力的合理利用以及行政、醫療部門人才結構調配方面都將發揮重要作用，以確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。

1.基本信息資料的綜合利用。在長期檔案管理工作中，醫院儲存積累了專業技術及管理人員大量的檔案材料，形成詳盡的人事信息。一是個人基本的原始信息。包括學歷、學位、學績、培訓、工作經歷、專業技術情況等個人履歷資料; 二是加入黨、團、派及干部任免的政治性資料;三是工資待遇晉升晉級的相關切身利益性資料；四是考核獎懲、獎勵記過、違紀國法的功過性資料等等。為方便檢索利用，應通過管理軟件統一建立檔案材料目錄數據庫，編制代碼，實現檔案信息的數據化。

2.工作表現業績資料的全面分析。有效的人事檔案管理對分析醫院內人力資源狀況是否適應醫院的改革與發展的要求有積極的作用。不僅可以及時給醫院領導決策提供準確、全面的人事信息，為醫院的崗位設置、人員編制、工資套改、職稱評定、年度考核等提供準確的依據和信息參考，還可以為醫院的人員調整、人員開發、人員使用、人員培訓、人才的中長期規劃等諸多方面提供可靠、詳細的資料。醫院檔案工作人員不但要提供基本的個人信息資料，還應將查閱檔案材料與實際考察的業務水平、個人素質、思想言行、歷史情況等原始材料有機結合起來。考察其“德、能、勤、績”等情況，準確地了解個人的情況，提供完整的綜合評價分析資料，為人力資源的正確選拔和使用起到了參考作用，避免決策的偏頗與失誤。

3.實現信息資料的網絡化共享。隨著信息化時代的到來,一方面我們必須及時更新人事檔案管理的內容、范圍和方法,迎接新挑戰；另一方面加快人事檔案信息化建設,維護更新人事檔案信息庫,保證人事檔案的時效性、真實性和準確性,并逐步向規范化、科學化方向發展,使人事檔案工作逐步進入一個嶄新的檔案管理模式。電子文檔的發展為信息資料的網絡化共享創造了條件，然而，醫院電子文檔涉及的問題比較廣泛，僅靠主管科室很難完成，必須贏得其它部門的支持配合。可以采取主管科室、管理科室、業務科室相結合的辦法，共同協作來解決電子材料歸檔問題，特別是一些員工的業績考核和業務培訓資料要做到及時歸檔。各部門相關的職能要相互滲透，取長補短，發揮各自的優勢，在電子文檔歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔，實現資源的網絡化共享。以員工工資套改為例, 有完整準確的人事檔案信息作為基準和依據,即可以參閱每個員工的學歷、工齡、職稱、崗位以及日常業績考核等歷史性信息材料，對照相關政策,認真核對,使這一涉及大家切身利益的大事順利進行，圓滿完成。

三、為醫院臨床、教學和科研工作服務

隨著經濟建設的快速發展，醫院的競爭越發激烈。醫院要生存，要發展，人才是發展的焦點。形勢要求作為人力信息資源的人事檔案必須服務于經濟建設，充分發揮其在醫院臨床、教學和科研方面的作用。

1.加強向效益轉換的意識。醫院的人事檔案資料是廣大醫務、科研和管理人員長期從事實踐活動的縮影。但從目前看來，醫院對檔案資料的應用價值還沒有引起足夠的重視，對檔案信息資料如何為醫療、科研、管理服務還心中無底。人事檔案資料利用范圍還不夠廣泛，多數檔案只停留在保存價值階段，檔案信息資源不能有效地為醫院的醫、教、研、管服務，也不能服務于社會，以實現經濟價值的轉換。人事檔案管理人員應該以充分開發和利用人力資源信息為宗旨，加強效益轉換意識，使信息資源轉化為醫院的經濟效益。

2.專家技術業務信息的經濟轉換。醫院要實現人事檔案信息資源向經濟效益的轉換，必須注重專業技術人員檔案的建立。醫療技術水平及專家是醫院生存與發展的根本，這些信息應該走出檔案室，走出醫院，走向社會。醫療專家技術人員的檔案應包括基礎材料：學歷、學位證明等個人基本情況；繼續教育及專業技術進修證明、證書；專業技術工作總結；專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同；著作專題研究報告，學術論文(分級)，參加專業學術會議的證書、專業技術成果鑒定書等衛生技術成果材料；典型病歷、成功病案、手術分析等科研資料；醫德醫風評價材料、優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀等。這些專家及其技術人員技術業務檔案的建立，在為醫院管理提供準確信息的同時，還為醫院技術優勢的對外宣傳提供了方便。醫院應該注重這類信息的開發利用，使之為醫院的經濟創收與發展服務。

3.通過軟件等深層次的開發實現經濟轉換。檔案使用價值的提高，有待于通過人才信息軟件等深層次的開發等手段，實現人事信息的共享，進而為醫院的經濟發展提供必要的服務。一方面，檔案管理人員要強化服務意識，變封閉式管理為開放式服務，主動開發人力資源信息，使人事檔案信息資源向臨床、教學和科研工作等多領域的服務延伸。另一方面,可以積極探索醫療人事檔案的查詢服務，對于一些重要且可予以公開的涉及公共利益的醫療人事檔案，可以通過開展網上服務業務，如網上查詢、搜索和評價等公開查詢的方式,向社會公眾提供一些醫療資源的查詢服務。

參考文獻：

1.蟲山，豆敏.醫院人事檔案管理的現狀分析與設想.西部醫學，2007（5）

2.王萍，李詠梅.醫院人事檔案管理的現狀.中國新技術新產品，2009（7）

3.趙紅.淺談醫院人事檔案管理的現狀及規劃.中國新技術新產品，2012（1）